Digitální dokumenty a spisy. legislativa, metodika, správa, archivace

Digitální dokumenty a spisy legislativa, metodika, správa, archivace

Digitální dokumenty a spisy

• trendy-vize-koncepce • projekty automatizace (elektronizace) úředních a správních procesů • realita-úřední každodennost • rizika: problém odtržení technického rozvoje od každodenní úřední praxe problém subjektivního (personálního) faktoru problém efektivnosti vynaložených investic


Jak minimalizovat rizika: • vztah zadavatelů, uživatelů a tvůrců IS • obousměrné formování procesů a produktů • důsledné zohledňování legislativních pravidel a metodiky


Úskalí legislativy: • základní princip veřejné správy: co není výslovně nařízeno/povoleno je nepřípustné • Správní řád (zákon č. 500/2004 Sb. v platném znění) a jeho prováděcí předpisy • Zákon o archivnictví a spisové službě … (zákon č. 499/2004 Sb.) v platném znění • další „správní“ zákony (o účetnictví, o utajovaných informacích …) • zákony a nižší leg. normy „informatické“ • problém vzájemného souladu právních norem – rozdíly v pojmosloví i prosazovaných principech


Význam metodiky: • metodika úřadování a správy • metodika informatických řešení • nutnost důsledné kooperace obou metodik při tvorbě informatických projektů (min. ve fázi analýzy) • význam podrobné a důsledné analýzy (vč. personálních a subjektivních faktorů) • potřeba koordinace, standardizace, unifikace


Správní orgán nepracuje s jednotlivými

(izolovanými) daty (informacemi), nýbrž se strukturovanými a formalizovanými soubory dat (a „metadat“)

Klíčové pojmy: • elektronický (digitální) dokument • elektronický (digitální) spis • elekronický (digitální) spisový soubor Toto by mělo platit ve všech oblastech a oborech veřejné správy (dopis, smlouva, faktura=dokument)


Ukládání a uchování elektronických (digitálních) dokumentů a spisů: • problematika digitalizace – hromadná digitalizace • problematika sledování a evidence – metadata • problematika ukládání, uchování – ukládají se el. dokumenty a spisy, nikoli jen data-informace z nich

• problematika kontroly, statistiky, „zpětného“ vyhledávání dokumentů a spisů • problematika vyhledávání a využívání datinformací z dokumentů a spisů


Elektronická spisová služba: 1. Počítačová evidence oběhu papírových dokumentů (písemností) a spisů – aspekt propojení evidencí s fyzickými dokumenty

2. Oběh, evidence, předávání a sdílení elektronických dokumentů a spisů 3. Kombinovaná spisová služba (papírové + el. dokumenty a spisy) – tři vrstvy oběhu dokumentů • přijímání, vyřizování, vypravování dokumentů úřadem („vnější“ SSL) • oběh dokumentů uvnitř úřadu („vnitřní“ SSL) • celoměstská spisová služba


Problematika ukládání a uchování elektronických dokumentů: • aspekt uchování s bezpečnosti elektronických dokumentů (proti smazání, pozměňování-falsům) • úložiště elektronických dat – úložiště elektronických dokumentů a spisů • databáze (banka dat) - spisovna (registratura) – správní archiv – historický archiv


Problematika skartace - skartační řízení: • vyřazování nepotřebných dokumentů – jeho automatizovaná příprava • výběr dokumentů trvalé historické hodnoty • trvalá archivace elektronických dokumentů v historickém archivu • problém autenticity (originálu) elektronických dokumentů


Závěr: • Potřeba koncepčních komplexních řešení: - celoměstský a celostátní zřetel (e-Praha, e-stát) - potřeba přiměřenosti a reálnosti řešení – pluralita, specializace, individualizovaná řešení - potřeba kompatibility: standardizace, unifikace - propojenost a vzájemná komunikace systémů

• Potřeba důsledné koordinace: vyváženost faktoru technicko-informatického, legislativně-metodického, personálněkvalifikačního a investičně-finančního • Závěrečná otázka: jak toto nejlépe zajistit ?

Digitální dokumenty a spisy. legislativa, metodika, správa, archivace

Recommend Documents