Metodika archivace a zálohování digitálních dat v orgánech veřejné moci

Mendelova univerzita v Brně Provozně ekonomická fakulta

Metodika archivace a zálohování digitálních dat v orgánech veřejné moci

Diplomová práce

Vedoucí práce: Ing. Oldřich Trenz, Ph.D.

JUDr. Bc. Libor Kyncl, Ph.D.

Brno 2013

Zadání diplomové práce

Poděkování Rád bych tímto poděkoval svému vedoucímu, Ing. Oldřichu Trenzovi, Ph.D., za ochotnou pomoc při konzultacích a velmi cenné informace, které mi pomohly k napsání této diplomové práce. Rád bych také poděkoval oběma svým rodičům a své nejbližší za vše, čím mi pomohli k vytvoření tohoto textu. Za dílčí podněty, které autorovi posloužily především v počáteční fázi psaní práce, děkuji Bc. Eleně Ransdorfová, vedoucí oddělení justiční metodiky a statistiky Ministerstva spravedlnosti České republiky, které bude předána finální verze práce. Také bych tímto rád zdůraznil, že názory, připomínky a náměty v textu obsažené jsou výhradně mé vlastní a nemusejí se shodovat s názory Eleny Ransdorfové a dalších osob, které mi poskytly součinnost a kterým bych rád též poděkoval. Pokud práce obsahuje jakoukoli nepřesnost týkající se interního uspořádání diskutované organizace, chyba je výhradně na mé straně.

Prohlašuji, že jsem tuto diplomovou práci vyřešil samostatně s použitím literatury, kterou uvádím v seznamu. V Brně dne 3. ledna 2013 ………………………………………….…. JUDr. Bc. Libor Kyncl, Ph.D.

Vzor citace práce KYNCL, Libor. Metodika archivace a zálohování digitálních dat v orgánech veřejné moci. Brno, 2013. Diplomová práce. Mendelova univerzita v Brně. Vedoucí práce Ing. Oldřich Trenz, Ph.D.

Abstrakt Cílem této diplomové práce je vytvořit metodiku pro zpracování, archivaci a dlouhodobé uchovávání elektronických dokumentů pro Ministerstvo spravedlnosti České republiky. Tato metodika shrnuje dohromady tři odlišné oblasti práce s daty ve velké organizaci – dlouhodobé uchovávání dat v elektronické podobě v rámci počítačových systémů a databází, způsoby předávání elektronických dat archivům a zálohování dat v době rutinního provozu informačního systému. Autor vyšel ze stávající konstrukce těchto tří procesů v rámci resortu Ministerstva spravedlnosti. Snažil se v práci obsáhnout významné části procesů v této oblasti a podrobil je analýze s použitím modelování v Unified Modelling Language. Grafické modely ilustrující provedenou analýzu a dosažená doporučení jsou obsahem jednotlivých částí práce včetně metodiky samotné. Z hlediska textu se tedy nejedná o návrh právního předpisu ani interního předpisu, neboť v souladu s metodikami modelování v oboru informatiky a ekonomické informatiky je nutno textový popis postupu doprovodit grafickými prvky. Autor předpokládá, že uvedenou metodiku bude možné využít jako námět a inspiraci pro interní organizační předpisy, zejména organizační pokyny a v odůvodněných případech instrukce, popřípadě pro dílčí modifikace stávajících organizačních postupů. Finální verze metodiky odevzdaná v této práci bude bezprostředně po jejím odevzdání v elektronické formě včetně všech zahrnutých diagramů předána Bc. Eleně Ransdorfové, vedoucí oddělení justiční metodiky a statistiky Ministerstva spravedlnosti České republiky. Ministerstvo spravedlnosti je oprávněno s uvedenou metodikou dále pracovat a na její text i grafickou podobu navázat. Klíčová slova zálohování, archivace, dokument, písemnost, digitální data, počítačové nástroje ke zpracování, analýza, UML, modelování, navržená metodika

Abstract The aim of this thesis is to develop a methodology for processing, archiving and long-term preservation of electronic documents for the Ministry of Justice of the Czech Republic. This methodology summarizes the three distinct areas of data processing in a large organization - long-term storage of data in computer systems and databases, methods for transmitting electronic data to the electronic official archives and for data backups during the routine operation of the information system. The existing structures of these three processes within the Ministry of Justice of the Czech Republic and its subordinate organizations have been incorporated into the text. The author tried to cover a significant part of the processes in this area. He also conducted the analysis of this area using the Unified Modelling Language. The graphical diagrams illustrate both the analysis and the methodology. The text of the methodology is not a legislative proposal or an internal regulation because the textual content of the methodology has to be accompanied by the graphical UML diagrams according to the computer science and economic informatics principles. The author assumes that the methodology may be used as the inspiration for the internal organizational regulations, in particular for the organizational guidelines and (if appropriate) for the instructions. The partial modification of the existing organizational processes may be considered. The final version of the methodology in the form of this thesis will be immediately sent to Mrs. Elena Ransdorfová, Head of the Department of Judicial Methodology and Statistics of the Ministry of Justice of the Czech Republic. The Ministry of Justice is authorized to further edit the methodology and to add its own derivative works to the text and to the graphic diagrams.

Key words backup, archiving, document, written document, digital data, computer based processing instruments, analysis, UML, modelling, proposed methodology

Obsah Úvod a cíl práce ........................................................................................... 8 Téma a jeho zdůvodnění ............................................................... 8 Cíl práce ....................................................................................... 8 Struktura práce a metodika zpracování......................................... 9 Teoretická východiska práce ...................................................................... 12 Přehled odborné literatury .......................................................... 12 Základní pojmy ........................................................................... 13 Archivace, zálohování a uchovávání dat ...................................... 15 Systémy a nosiče sloužící k zálohování ........................................ 20 Analýza problémové oblasti ........................................................................ 25 Požadavky na zálohování a archivaci dokumentů ........................ 25 Kontextová analýza ..................................................................... 26 Analýza organizačních procesů ................................................... 29 Analýza případů užití (use cases) ................................................ 32 Analýza tříd (classes) .................................................................. 33 Stavová analýza a analýza aktivit u elektronického dokumentu ... 36 Analýza komponent .................................................................... 39 Metodika archivace a zálohování ................................................................ 43 Diskuze a shrnutí ...................................................................................... 49 Možnosti dalšího rozšíření práce ................................................. 57 Závěr .......................................................................................... 58 Použité zdroje ............................................................................................ 60 Seznam použitých zkratek ......................................................................... 65 Seznam tabulek a obrázků ........................................................................ 66

Úvod a cíl práce Téma a jeho zdůvodnění Práce s elektronickými dokumenty v současné době tvoří základní součást metodiky práce v každé organizaci a v každé obchodní společnosti. Připravenost organizace pro práce s konkrétními údaji obsaženými v konkrétních dokumentech, které byly vytvořeny v minulosti, může významně ovlivnit schopnost organizace reagovat na vnější i vnitřní vlivy a fungovat efektivně. Dokumenty a data v nich je třeba dlouhodobě uchovávat, zálohovat pro případ ztráty dat, poruchy systému, selhání lidského faktoru a dalších rizik. Orgány veřejné moci a některé soukromé subjekty mají povinnost předávat své elektronické dokumenty archivu, tzv. archivovat. Orgány veřejné moci dokumenty, u nichž uplynula skartační lhůta a které nebyly předány archivu, skartují. Autor práce si toto téma vybral, neboť se oblastí elektronických dokumentů zabývá také jako právník a již na toto téma publikoval odborné články.1 Nyní vítá možnost se oblastí elektronických dokumentů ve veřejné správě zabývat i z pohledu technického a aplikovat technické poznatky na management veřejné správy. Cíl práce, struktura práce a metody zpracování práce jsou z důvodu přehlednosti uvedeny v samostatných podkapitolách.

Cíl práce Cílem této diplomové práce je vytvořit metodiku pro zpracování, archivaci a dlouhodobé uchovávání elektronických dokumentů pro Ministerstvo spravedlnosti České republiky. V souladu se zadáním práce bude práce obsahovat následující základní části: -

Analýza problematiky archivace a zálohování digitálních dat uvnitř orgánů veřejné moci. Tato analýza bude započata definicemi relevantních pojmů, zejména orgánu veřejné moci, digitálních dat či zálohování.

Kyncl, L. Electronic Document Storage - Legal, Technical and Economic Aspects. Masaryk University Journal of Law and Technology, Brno: Masarykova Univerzita, 1, 2, od s. 323-330, 8 s. ISSN 1802-5943. 2007. 1

-

Formulace obecných technických předpokladů archivačních a zálohovacích postupů v rámci organizace, v souvislosti s jejich zakotvením ve vnitro organizační metodice a v součinnosti s dostupnými technologiemi.

-

Metodika pro archivaci a zálohování digitálních dat vztažená ke zvolené organizaci. Pro podporu vlastního návrhu budou použity adekvátní UML diagramy.

-

Diskuze navrženého řešení a rozdíly oproti dosavadní praxi v organizaci, kde byla provedena implementace a s odborníky z předmětné oblasti.

-

Shrnutí přínosů a rizik navržené metodiky a možnosti dalšího vývoje.

Důležitou výzkumnou otázkou, kterou si autor položí v rámci analytické části, v rámci diskuze navrženého řešení a která bude zohledněna v metodice pro archivaci je, zda mají být všechna elektronická data ze soudních spisů obsažena v primárních transakčních systémech. Autor presumuje hypotézu, že je vhodnější část elektronických dat ze soudních spisů ponechat v záložních archivních systémech soudů, aby nebyly přehnaně zatěžovány primární transačkní systémy. V následujícím textu se bude snažit tuto hypotézu potvrdit či vyvrátit. Zvolenou organizací pro tuto diplomovou práci je Ministerstvo spravedlnosti České republiky. V rámci Ministerstva spravedlnosti bude tato práce konzultována s Bc. Elenou Ransdorfovou, vedoucí oddělení justiční metodiky a statistiky Ministerstva spravedlnosti České republiky. Do resortu Ministerstva spravedlnosti patří obecné soudy, státní zastupitelství, probační a mediační služba, Justiční akademie a další složky a nezávislé subjekty, které budou analyzovány v rámci kapitoly Kontextová analýza. V soudnictví tvoří výjimku Ústavní soud, který nepatří do resortu Ministerstva spravedlnosti, ale je samostatnou organizační složkou státu, proto nebude v rámci této práce vůbec zahrnut.

Struktura práce a metodika zpracování Struktura diplomové práce vychází z obecného cíle tvorby metodiky pro zpracování, archivaci a dlouhodobé uchovávání elektronických dokumentů a z pěti dílčích cílů, které byly autorovy dány v zadání práce. Lze ji rozdělit následovně: -

Práce začala základní rekapitulací tématu, u něhož autor též zdůvodnil volbu tohoto tématu. V části Cíl práce byl vymezen číl a byla stanovena základní hypotéza.

-

Následuje tato struktura práce. V podkapitole Metodika zpracování práce bude vysvětlena metodika, pomocí níž autor dojde od obecných teoretických poznatků aplikací principů modelování k vnitrorganizační metodice.

-

Následují teoretická východiska práce, kde jsou rekapitulovány základní prameny a z nich vycházející teoretické poznatky.

-

Na teoretická východiska navazuje samotná analýza problémové oblasti doprovázená diagramy. Důležitou část textu tvoří textová část analýzy, která shrnuje základní údaje, je doplněna obrazovými diagramy.

-

Následuje metodika archivace a zálohování dat, která bude strukturována formou textových doporučení a interních pravidel společně s relevantními diagramy.

-

Poslední částí textu je Diskuze, do níž autor zahrnul zhodnocení vlastního přínosu, možnosti dalšího rozšíření a závěr práce. V diskuzi autor zhodnotí závěry a zdůvodní zvolené varianty v metodice.

V rozsahu této práce je pouze vytvoření metodiky archivace, uchovávání dat a zálohování a dílčí doporučení k dalším částem informačního systému, komplexní návrh úpravy ostatních částí informačního systému nelze do tohoto rozsahu práce zahrnout. V grafické analýze bude využit jazyk Unified Modelling Language2 v notaci dle analytické metodiky Erikssona a Penkera dostupné v publikaci Business Modelling with UML – Business Patterns at Work.3 Autor bude při analýze postupovat v následujících krocích:

2

-

Kontextová analýza (analýza vnějšího i vnitřního okolí organizace),

-

Analýza organizačních procesů (s ohledem na povahu Ministerstva spravedlnosti jako organizace se nejedná o „business“, tedy obchodní, procesy, proto autor volí název organizačních procesů)

-

Analýza tříd – v rámci ní budou analyzovány jednotlivé objekty a jejich třídy, s nimiž se v rámci problémové oblasti pracuje, včetně aktorů, asociací a dalších typů,

Dále jen UML.

Eriksson, H., Penker, M. Business Modeling with UML : Business Patterns at Work. New York: John Wiley & Sons, 2000. 480 s. ISBN 0-471-29551-5. s. 105. 3

-

Analýza komponent – s pomocí této analýzy bude autor analyzovat jednotlivé technické systémy, které Ministerstvo spravedlnosti pro zálohování, archivaci a skartaci dat používá, jejich vzájemné souvislosti a jednotlivé technologie a nástroje, které jsou využity,

-

Analýza požadavků – v rámci ní budou probrány požadavky na jednotlivé komponenty při zálohování, archivaci a skartaci v současnosti i v budoucnu.

Uvedené analytické modely budou sloužit k především k popsání současného stavu zálohování a archivace dokumentů, ale místy budou též použity k ukázání potřeb, které je třeba zohlednit při tvorbě metodiky, která je obsahem kapitoly Metodika archivace a zálohování. Modelování bude prováděno tak, aby byly zohledněny požadavky vycházející z následujících dokumentů (další interní dokumenty uvedeny v analýze): -

Bezpečnostní politika Ministerstva spravedlnosti,

-

Instrukce Ministerstva spravedlnosti – Vnitřní kancelářský řád pro soudy,

-

Instrukce Ministerstva spravedlnosti – archivace a skartace dokumentů.

V diskuzi a shrnutí na konci práce bude obsažena diskuze nad vlastním přínosem k diskutované oblasti. Autor zrekapituluje, co bylo potřeba zohlednit v metodice a nevejde se jinde, také do diskuze Obsahem práce nebude vytvoření žádného programu, avšak provedenou analýzu by bylo možno použít k dokončení modelů potřebných pro vývoj software a k vytvoření aplikace pro zpracován dokumentů.

Teoretická východiska práce V teoretických východiscích práce jsou představena základní teoretická východiska a jsou vysvětleny souvislosti mezi jednotlivými oblastmi, se kterými autor v dalším textu pracuje. Obsahem teoretických východisek práce až na výjimky nejsou údaje, které se týkají konkrétního resortu a jeho částí, ty budou až obsahem jednotlivých analýz, metodiky a diskuze. Zdroje rekapitulující veřejně uvedené údaje o resortu Ministerstva spravedlnosti jsou tedy uváděny až v analýze samotné.

Přehled odborné literatury Autor bude vycházet ze tří skupin publikací, z nichž sestaví text celé práce. První skupinou publikací jsou publikace, které se věnují modelování obchodních, resp. organizačních procesů, z nichž autor použije zejména Business Modeling with UML: Business Patterns at Work od Hanse-Erika Erikssona a Magnuse Penkera. Tato kniha je jednou z knih týkající se modelování business procesů s použitím jazyka UML. Další knihou na téže téma, která bude využita, je Myslíme v jazyku UML od Josepha Schmullera.4 Druhou skupinou knih a dalších pramenů tvoří publikace týkající se uchovávání dat a data miningu, tedy získávání relevantních dat z velkých databází. Základní knihou týkající se archivace v technickém významu je Archivace a komprimace dat od Josefa Pecinovského, která se týká archivace dat v technickém smyslu a zálohování ve stejnojmenné kapitole.5 Poslední skupinou jsou právní předpisy a interní dokumenty, které odpovídají cíli práce, tedy upravují zacházení s dokumenty v resortu Ministerstva spravedlnosti. Obecné právní předpisy budou uvedeny a odkázány v základních pojmech, konkrétní fakta budou promítnuta přímo do analýzy. Důležitou knihou týkající se elektronických dokumentů z pohledu jejich podepisování pomocí infrastruktury veřejného klíče, je publikace Elektronický podpis a jeho aplikace v praxi od Petra Budiše. Z této knihy bude autor čerpat relevantní část ohledně uchovávání podpisů po jejich archivaci.

Schmuller, J. Myslíme v jazyku UML. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2000. 359 s. Knihovna programátora. ISBN 80-247-0029-8. s. 158 – 180. 4

Pecinovský, J. Archivace a komprimace dat. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2003. 116 s. Snadno a rychle. ISBN 80-247-0659-8. s. 12 – 21 a 84 – 113. 5

Další knihou, také o elektronických dokumentech, je Privacy Preserving Data Mining od autorského kolektivu pod vedením Jaideepa Vaidya. Tato kniha je zaměřena na zachování soukromí a zajištění ochrany osobních údajů při automatizovaném data miningu – při automatizovaném zpracování osobních údajů. Z hlediska archivace a zálohování je tato kniha relevantní vzhledem k ochraně soukromí u digitálních dat.6 Ochrana soukromí u digitálních dat, kterou všem orgánům veřejné moci předepisuje zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, se vztahuje na všechna data, která splňují definici osobního údaje fyzické osoby. Data v resortu justice mohou ovšem být i osobními údaji právnických osob, na které se tato ochrana nevztahuje. Oproti zadání autor bude používat v práci další publikace, které byly k tématu relevantní a které dohledal během rešerší k práci, například studii amerického NIST týkající se trvanlivosti CD nosičů, studii české Národní knihovny týkající se selektivní archivace hudebních a jiných médií, studii Google týkající se poruchovosti disků a další. Další dílčí publikace, které budou v diplomové práci využity, jsou zmíněny na příslušném místě v teoretických východiscích práce. Velmi přínosnou literaturou k tématu je zejména čtyřdílná australská studie týkající se archivace v centralizovaném archivu.

Základní pojmy Autor bude při analýze a modelování organizačních procesů v textu vycházet z výše uvedené knihy Business Modeling with UML: Business Patterns at Work,7 která je považována za jednu ze základních publikací v oblasti modelování organizačních procesů pomocí jazyka UML. Druhotně využívá teorii modelování organizačních procesů z Myslíme v jazyku UML od Josepha Schmullera.8 Unified Modelling Language umožňuje v modelu dosáhnout pomocí informatických metod patřičné zobecnění modelované oblasti činnosti organizace a očištění předmětné oblasti od detailů, především v obecném kontextovém procesním modelu a v diagramu případů užití. Na diagram případů užití navazuje diagram tříd, který identifikuje všechny objekty Vaidya J., Clifton Ch., Zhu M.: Privacy preserving data mining. New York: Springer, 2005. 120 s. ISBN 0387258868. s. 53 – 69. 6

Eriksson, H., Penker, M. Business Modeling with UML : Business Patterns at Work. New York: John Wiley & Sons, 2000. 480 s. ISBN 0-471-29551-5. s. 105. 7

Schmuller, J. Myslíme v jazyku UML. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2000. 359 s. Knihovna programátora. ISBN 80-247-0029-8. s. 158 – 180. 8

reálného života obsažené v předmětné oblasti. Pomocí podrobnějších modelů je posléze možno navázat na obecné modely a pomocí diagramu stavů, diagramu aktivit či diagramu komponent. Stranou stojí diagram požadavků, který je možno použít v jakékoli fázi modelování a který umožňuje zachytit požadavky zákazníka na informační systém či metodiku. Uvedené modely umožňují autorovi popsat obecně použití konkrétních organizačních úkonů při zpracování dokumentů, ukázat časovou souslednost jednotlivých úkonů a požadavky na jednotlivé vnitroorganizační i cizí aktory, kteří jsou do popisovaného procesu zapojeni.9 Základním pojmem, se kterým bude tato práce pracovat, je dokument. Dokument je jakýmkoli souborem informací, který je technicky shrnut do kompaktního celku. Obecně jsou dokumenty ve veřejné správě listinné a elektronické, s ohledem na cíl práce jsou relevantní elektronické dokumenty. Dokumenty mohou být převáděny mezi jednotlivými podobami pomocí autorizované konverze na žádost, pomocí autorizované konverze z moci úřední nebo neautorizovaně (prostý scan dokumentu nebo prostý výtisk dokumentu). Pokud bude v práci nadále využit pojem písemnost, autor jej pro účely této práce považuje za synonymum k dokumentu, i když podle různé judikatury písemnost nemusí vždy znamenat totéž, jako dokument. Na odlišnost těchto dvou pojmů upozorňuje Kunt: dokumenty jsou totiž v Informačním systému datových schránek pojmenovány jako písemnosti.10 Informačním systémem rozumíme dle Buchalcevové a dle metodiky MMDIS následujících osm prvků: hardware, technologie, data a informace, funkce a procesy, uživatelské rozhraní, struktura pracovníků, organizační a legislativní dimenze a v poslední řadě ekonomická dimenze.11 Informační systém je systémem tvořeným všemi uvedenými částmi, nelze ho tedy brát pouze jako software. V této diplomové práci se z důvodů uvedených výše klade důraz především na metodickou složku, na práci s lidskými zdroji a jejich řízení vzhledem k archivaci a zálohování digitálních dat. Dle názoru autora by změna Eriksson, H., Penker, M. Business Modeling with UML : Business Patterns at Work. New York: John Wiley & Sons, 2000. 480 s. ISBN 0-471-29551-5. s. 62. 9

Srov. Kunt, M. Elektronická spisová služba, datové schránky a konverze dokumentů. Upraveno 27. 5. 2009. Citováno 4. 12. 2012. Dostupný z: http://www.nacr.cz/zpravy/kunt.pdf. Slide 13. 10

Buchalcevová, A. Kritérium Rozsah metodiky. In Buchalcevová, A. Metodiky vývoje a údržby informačních systémů. 1. vyd. Praha: Grada, 2005. 163 s. Management v informační společnosti. ISBN 80-247-1075-7. s. 15. 11

metodiky a práce s lidskými zdroji vždy měla při správné analýze předcházet tvorbě software samotného. (Hrozí samoúčelné vytvoření software, který posléze nebude nikdo používat.) Důležitou částí metodiky v orgánu veřejné moci jsou právní předpisy, které danou oblast upravují, v tomto případě zejména zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Tyto právní předpisy mají přednost přes vnitroorganizačními metodikami, tedy metodika musí jejich ustanovení respektovat a zohlednit ve svém textu.

Archivace, zálohování a uchovávání dat Existují tři různé významy pojmu archivace – v této práci má autor na mysli zejména archivaci ve smyslu právním, tedy předání dokumentů nebo jiných předmětů, které jsou trvalé hodnoty, archivu k trvalému uchování na základě výběru ve veřejném zájmu.12 Tyto dokumenty nebo obdobné předměty, které se tímto stávají archiváliemi a jsou jako archiválie evidovány, jsou posléze v archivu zpřístupněny na základě žádosti badatelské veřejnosti k nahlédnutí dle § 34 zákona o archivnictví, jsou k dispozici pro orgány veřejné moci a mohou být využity i pro muzejní účely. Trvalá hodnota dokumentu je dána „politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem“13 daného dokumentu. Definice archiválie a archivace dokumentu v zákoně o archivnictví zahrnuje listinné dokumenty i elektronické dokumenty, přičemž zákon o archivnictví v § 3 odst. 4 požaduje po původcích archiválií zajištění následujících vlastností elektronických dokumentů: „věrohodnost původu dokumentů, neporušitelnost jejich obsahu a čitelnost“ - až do doby provedení výběru archiválií.14 Také je třeba pro tyto dokumenty vytvořit a spravovat metadata a připojit údaje prokazující existenci dokumentu v čase (tím může být např. časové razítko v okamžiku vytvoření dokumentu nebo nepřetržitá série časových razítek). Tyto vlastnosti musí být zachovány do doby provedení výběru archiválií archivem.15 Srov. § 2 písm. f) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. 12

Citace z § 2 písm. f) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. 13

Srov. § 3 odst. 4 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. 14

Srov. § 3 odst. 4 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. 15

Dle názoru autora u archiválií, které byly vybrány archivem, po provedení výběru archiválií přechází tato povinnost na archiv samotný. Archivace v druhém, technickém, slova smyslu naproti tomu znamená seskupení více souborů do archivu, aniž by docházelo ke kompresi dat (např. do souboru tar v Linuxu).16 Tento způsob archivace, který je mnohdy dílčím úkonem v rámci archivace v prvním významu, uvádí Pecinovský.17 Třetí, také technický, význam archivace představuje dlouhodobé uchování obsahu dokumentů, které zmiňuje Budiš v knize Elektronický podpis a jeho aplikace v praxi.18 Vedle elektronického podpisu se u elektronických dokumentů využívá též elektronická značka, kterou automatizovaný systém využívající kvalifikovaný systémový certifikát označkuje např. přijatý dokument nebo dokument vytvořený jako automatický výstup ze systému, kvalifikované časové razítko k doložení existence určitého dokumentu v čase. K podepisování elektronických dokumentů a pro ověření autenticity a přičitatelnosti dokumentu určitému autorovi slouží elektronický podpis, který se dále dělí na prostý elektronický podpis, zaručený elektronický podpis s komerčním certifikátem a zaručený elektronický podpis s kvalifikovaným certifikátem.19 Problémem všech uvedených nástrojů je časová omezenost platnosti příslušného certifikátu, který potvrzuje identitu držitele podpisového klíče. Jedná se o certifikát elektronického podpisu s obvyklou platností 1 rok nebo o systémový certifikát, který může mít delší platnost. Po jeho konci platnosti se podpis (nebo značka či razítko) považují za předpokladu platnosti v okamžiku podepsání za důvěryhodné, pokud se neprokáže opak.20 Standardizace dlouhodobé archivace elektronických dokumentů se pokouší dosáhnout např. The Internet Engineering Task Force (IETF) v rámci

Srov. Kol. UNIX man pages : tar ():. Změněno 20. 11. 2012. Citováno 20. 11. 2012. Dostupné z: http://unixhelp.ed.ac.uk/CGI/man-cgi?tar. 16

Srov. Pecinovský, J. Archivace a komprimace dat. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2003. 116 s. Snadno a rychle. ISBN 80-247-0659-8. s. 12 – 14. 17

Srov. Budiš P.: Potenciální problémy spojené s elektronickým podpisem. In Budiš P.: Elektronický podpis a jeho aplikace v praxi. 1. vyd. Olomouc: ANAG, 2008. 157 s. ISBN 9788072634651. s. 145. 18

Citace Kyncl, L. Datové schránky v současné aplikační praxi. Nástroje IT manažera, Praha: Forum, s.r.o., Neuveden, únor, od s. kap. 4/4, s. 1-31, 31 s. ISSN 1802-3886. 2011. 19

Srov. § 69a odst. 5 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. 20

navrhovaného standardu RFC-4998,21 avšak zatím různé subjekty používají různé přístupy k archivaci v různých státech, popř. dokonce v různých organizacích. Pecinovský zálohování definuje jako „proces vytváření záložní kopie dat na jiném médiu, než je pevný disk, na který data běžně ukládáte.“22 Archivování v druhém slova smyslu, tj. seskupení více souborů do jednoho nebo seskupení více souborů do jednoho zároveň s komprimací,23 může být částí zálohování, lze však zálohovat i data jako prostou kopii. Zálohování a archivaci v technickém slova smyslu lze rozlišit na pravidelné nebo namátkové a na všeobecné nebo selektivní. Lze použít také dělení na destruktivní archivaci, která odstraní z primárního systému archivované dokumenty, a nedestruktivní, které ponechá archivované dokumenty nezměněny. Druhá uvedená archivace má blíže k zálohování, kdy je zájem ponechat původní kopii dat. V rámci archivace dat se používají dva typy operací s digitálními informacemi, které zmiňuje Gladney: periodická migrace digitálních dokumentů z jednoho hardwarového prostředí na další a kopírování se změnou formátu ze zastaralého formátu na formát modernější.24 Budiš obdobně pro archivaci ve smyslu dlouhodobého uchovávání obsahu dokumentů uvádí tři základní metody:25 -

Emulace – napodobení staršího software ke zpracování již neužívaného datového formátu,

-

Virtualizace – užití jazyka na nízké úrovni, který převede data do požadovaného formátu,

-

Migrace – transformace dat z jednoho formátu do druhého formátu, v současnosti zřejmě nejpoužívanější způsob, která však u některých

Srov. Network Working Group. Evidence Record Syntax (ERS). Request for Comments: 4998. Vytvořeno 2007. Citováno 15. 11. 2012. Dostupné z: https://tools.ietf.org/html/rfc4998. 21

Citace z Pecinovský, J.: Zálohování. In Pecinovský, J. Archivace a komprimace dat. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2003. 116 s. Snadno a rychle. ISBN 80-247-0659-8. s. 84. 22

23

Srov. tamtéž, s. 24.

Srov. Gladney H. M.: State of the Art. In Gladney H. M.: Preserving digital information. Berlin; New York: Springer, 2007. xxiii, 314 s. ISBN 9783540378860. s.9. 24

25

Srov. tamtéž.

typů dokumentů není vhodná. Přináší totiž rizika související se ztrátou obsahu při transformaci a může znemožnit ověření autenticity a integrity pomocí elektronického podpisu. Littschwager doporučuje data zajišťovat pěti následujícími způsoby: -

Zálohovat pouze významná data,

-

Vždy zálohovat redundantně,

-

Pravidelná migrovat data na nová média,

-

Pravidelně kontrolovat integritu dat,

-

Vždy využívat kvalitní média a hardware.26

Uvedených pět způsobů lze používat i najednou, autor je považuje za jakési best practices, které budou zohledněny v metodice a které by měla zachovávat každá organizace. Dosud nebyl zřízen Národní digitální archiv České republiky, který v evropském projektu na léta 2007 – 2013 připravuje a plánuje zřídit Ministerstvo vnitra ve spolupráci s Národním archivem.27 Dle autorovi dostupných informací tento projekt probíhá, ale doposud nebyly vyřešeny některé zásadní otázky. Cíl tohoto projektu byl stanoven jako „vybudování jednotného modulárního, udržitelného a snadno rozšiřitelného informačního systému digitálního archivu pro zajištění dlouhodobé správy digitálních dokumentů.“28 Na tento hlavní cíl v projektu dále navazuje: - vybudování fyzického úložiště pro elektronické dokumenty (tedy budovy a hardware), - vytvoření celostátního archivního předpokládají právní předpisy),

portálu

(který

již

v současnosti

- vytvoření metodiky pro standardizaci procesů správy dokumentů, a Výrazně zestručněno autorem z: Littschwager, T. Data na věčné časy. Chip - Magazín informačních technologií. 2007. č. 8. ISSN 1210-0684. s. 72. 26

Srov. Ministerstvo vnitra. Ministerstvo vnitra zahájilo projekt Národní digitální archiv Ministerstvo vnitra České republiky. Změněno únor 2011. Citováno 18. 12. 2012. Dostupné z: http://www.mvcr.cz/clanek/ministerstvo-vnitra-zahajilo-projekt-narodni-digitalni-archiv.aspx. 27

Citace z: Národní archiv. Národní digitální archiv. Powerpoint prezentace. Změněno únor 2011. Citováno 18. 12. 2012. Dostupné z: http://www.mvcr.cz/soubor/narodni-digitalniarchiv-zahajeni.aspx. 28

- zajištění uchování digitálních reprodukcí archiválií.29 Po zprovoznění Národního digitálního archivu lze očekávat rutinní nasazení procesů archivace elektronických dokumentů ve všech orgánech veřejné moci a u soukromých původců archiválií. Může tedy dojít k doplnění jistého vakua, které v době tvorby této práce panuje. V dlouhém období lze použít dva různé přístupy k zachování přičitatelnosti uznávaného elektronického podpisu konkrétní osoby na konkrétním elektronickém dokumentu: -

Vložení podepsaného dokumentu do důvěryhodného úložiště důvěryhodné třetí strany, před vložením je obvykle ověřen elektronický podpis a kvalifikované časové razítko, které jsou na dokumentu umístěny. Protože je zaručena důvěryhodnost úložiště, má se za prokázané, že dokument je autentický a že byl před vložením do úložiště podepsán osobou, která je na podpisu uvedena.

-

Označení platně podepsaného elektronického dokumentu elektronickým časovým razítkem s tím, že dokument je pravidelně přerazítkováván kvalifikovaným časovým razítkem tak, aby byla vždy zachovávána nepřerušená série časových razítek. Autor považuje tento přístup za nekorektní, protože při orazítkování druhého a dalšího časového razítka na dokument není zjevné, zda první označení časovým razítkem bylo provedeno korektně (je nutno vést evidenci podepisování a orazítkování do minulosti a musí být možno dohledat platnost certifikátu elektronického podpisu až do času podepsání).

Čtyři rozsáhlé studie týkající se archivace digitálních dat ve velkém digitálních archivu byly vytvořeny v Austrálii autorkou Somayou Langley. Tyto studie, které nejsou zaměřením čistě technické, analyzují archivování v rámci velkého digitálního archivu z hlediska technického, z hlediska práv k obsahu, z hlediska ekonomického modelu a z dalších pohledů. Jedna ze studií, tzv. scoping report, je koncipována obecně, byla vytvořena ve spoluautorství s Jackie Bailey.30 Druhá studie je věnována čistě situaci v Austrálii.31 Třetí Srov. Národní archiv. Národní digitální archiv. Powerpoint prezentace. Změněno únor 2011. Citováno 18. 12. 2012. Dostupné z: http://www.mvcr.cz/soubor/narodni-digitalni-archivzahajeni.aspx. Z původního dokumentu výrazně zkráceno a opatřeno poznámkami autora. 29

Langley, S., Bailey, J. Archives in the digital era - Scoping study report. Australia Council for the Arts. Vytvořeno 19. 6. 2012. Citováno 8. 12. 2012. Dostupné z: http://www.australiacouncil.gov.au/__data/assets/pdf_file/0017/130274/Digital_Archives_Sc oping_Report-v1.pdf. 30

studie je věnována mezinárodní situaci.32 Čtvrtá studie je pouze shrnutím předešlých studií.33 V současné době se v jednotlivých orgánech veřejné moci v České republice neřeší dlouhodobá udržitelnost archivovaných dat. Je otázkou, zda mohou dlouhodobě uchovávána všechna digitální data v primárních transakčních systémech nebo je lepší je archivovat odděleně? Hutař a Melichar doporučují v materiálu pro Národní knihovnu archivovat pouze selektivně relevantní část dat, nearchivovat vše.34 Konkrétní názory autora k této věci jsou v kapitole Diskuze a shrnutí.

Systémy a nosiče sloužící k zálohování Pro fyzické zálohování obsahu jsou užívána optická média (CD a DVD všech typů, Blu-Ray disk), magnetická média, pevné disky magnetické nebo tzv. solid-state disky.35 Z dalších technologií, s nimiž autor z kapacitních důvodů nebude dále pracovat, patří ještě paměťové karty a USB flash disky. U pevných disků magnetických mohou být využívány buď disky zapojené do počítače určeného na zálohování nebo disky užívané jako externí pro prevenci různých vlivů. Solid-state disk může být při dlouhodobém vynětí z počítače a ztrátě napájení vystaven riziku ztráty všech dat. K zálohování dat lze využít i starší

Langley, S. Archives in the digital era - Australian overview including a selection of case studies. Australia Council for the Arts. Vytvořeno 19. 6. 2012. Citováno 8. 12. 2012. Dostupné z: http://www.australiacouncil.gov.au/__data/assets/pdf_file/0019/130276/Digital_Archives_A ustralian-v1.pdf. 31

Langley, S. Archives in the digital era - International overview. Australia Council for the Arts. Vytvořeno 19. 6. 2012. Citováno 8. 12. 2012. Dostupné z: http://www.australiacouncil.gov.au/__data/assets/pdf_file/0020/130277/Digital_Archives_In ternational-v1.pdf. 32

Langley, S. Archives in the digital era - Glossary. Australia Council for the Arts. Vytvořeno 19. 6. 2012. Citováno 8. 12. 2012. Dostupné z: http://www.australiacouncil.gov.au/__data/assets/pdf_file/0018/130275/Digital_Archives_Gl ossary-v1.pdf. 33

Srov. Hutař, J., Melichar, M. Návrh opatření pro prodloužení životnosti obsahu CD a DVD disků ve sbírkách NK. Národní knihovna České republiky. Publikováno 14. 12. 2010. Citováno 6. 12. 2012. Dostupné z: http://digit.nkp.cz/projekty/VZ-2004_2010/2010/PDF/10_cdarchive_END.pdf. 34

K solid-state diskům srov. Intel Corporation. Intel® Solid-State Drives (SSD). Změněno 21. 12. 2012. Citováno 21. 12. 2012. http://www.intel.com/content/www/us/en/solid-statedrives/solid-state-drives-ssd.html. 35

typy médií, jako např. diskety nebo IOMEGA 100, které nejsou tak časté díky nižší kapacitě.36 Mezi optická média řadíme CD-RW, DVD-RW, DVD+RW a DVD-RAM, na nichž mohou být data opakovaně přepisována, a CD-R, DVD-R, DVD+R, na nichž data opakovaně přepisovat nelze.37 Možností u některých z těchto nosičů je pouze zapisovat data na části disku postupně, po tzv. sessions (pokud to médium a vypalovací mechanika umožňují). Vypalovaná i lisovaná CD a DVD se také liší podle nákladů, nejvyšší relativní náklady na jedno optické médium přináší zápis na mnohokrát přepisovatelné DVD-RAM (u něhož se udává možnost zapsat na něj až 1000x). 38 Velmi často se zdroje nebo patenty v oblasti trvanlivosti CD-ROM a CD-RW disků omezují pouze na konstatování dlouhodobé trvanlivosti s uvedením trvanlivosti pro přepisování CD-RW disku, aniž by se hodnotila trvanlivost zapsaných dat z hlediska časového.39 Mezi vypalovanými a lisovanými CD a DVD, mezi jednotlivými jejich typy a mezi dalšími optickými nosiči jsou rozdíly především v technologii, která je využita pro zápis údaje o příslušném bitu na nosiči a na níž také závisí pravděpodobnost, že dojde ke znehodnocení jednoho bajtu dat.40 Obecně optická média nejsou vhodná pro zálohy v rozsahu stovek gigabytů díky nutnosti zálohovat jednu zálohu velkého rozsahu na více médií. Některé CD nosiče vypálené nebo vylisované v 80. a 90. letech 20. století již v některých případech ztratily svůj obsah a nejsou na nich tedy uložena žádná data. Degradaci CD nosičů spojenou se ztrátou obsahu uvádí ve svém návrhu

Srov. Littschwager, T. Data na věčné časy. Chip - Magazín informačních technologií. 2007. č. 8. ISSN 1210-0684. s. 69. 36

Byers, F. R. NIST Special Publication 500-252 Information Technology: Care and Handling of CDs and DVDs — A Guide for Librarians and Archivists. Gaithersburg: National Institute of Standards and Technology, 2003. 44 s. ISBN 1-932326-04-9. s. 8 - 10. 37

38

Srov. tamtéž. S.

Srov. Ohno, T., Mizuno, M., Kubo, M., Tsuboya, K., Horie, M. 1998. Optical information recording medium. MITSUBISHI CHEM CORP (JP). EP0847049. Dostupný z: http://www.freepatentsonline.com/EP0847049A2.html. 39

Byers, F. R. NIST Special Publication 500-252 Information Technology: Care and Handling of CDs and DVDs — A Guide for Librarians and Archivists. Gaithersburg: National Institute of Standards and Technology, 2003. 44 s. ISBN 1-932326-04-9. s. 8 - 10. 40

opatření právě proti degradaci CD nosičů, které má ve svém držení, Národní knihovna České republiky.41 National Institute of Standards and Technology v USA uskutečnil v roce 2003 výzkum, dle něhož životnost CD a DVD nosičů výrazně závisí na skladovacích podmínkách a na konkrétním typu CD nebo DVD.42 V tomto výzkumu, který byl v této oblasti spíše počátečním výzkumem, se věnoval jednotlivým parametrům prodlužujícím nebo zkracujícím životnost nosičů. Shrnul stávající výzkumy ohledně jednotlivých podmínek v následující tabulce.

Tabulka 1: Doporučená teplota, vlhkost a jejich relativní změny doporučené pro zálohování optických médií. Převzato z: Byers, F. R. NIST Special Publication 500-252 Information Technology: Care and Handling of CDs and DVDs — A Guide for Librarians Srov. Hutař, J., Melichar, M. Návrh opatření pro prodloužení životnosti obsahu CD a DVD disků ve sbírkách NK. Národní knihovna České republiky. Publikováno 14. 12. 2010. Citováno 6. 12. 2012. Dostupné z: http://digit.nkp.cz/projekty/VZ-2004_2010/2010/PDF/10_cdarchive_END.pdf. 41

Srov. Byers, F. R. NIST Special Publication 500-252 Information Technology: Care and Handling of CDs and DVDs — A Guide for Librarians and Archivists. Gaithersburg: National Institute of Standards and Technology, 2003. 44 s. ISBN 1-932326-04-9. s. 12 – 13. 42

and Archivists. Gaithersburg: National Institute of Standards and Technology, 2003. 44 s. ISBN 1-932326-04-9. s. 16.

Trvanlivost magnetických pásek ve svém výzkumu zaměřeném především na klasické magnetické pásky s analogovým záznamem v roce 1995 analyzoval Van Bogart.43 Došel k předpokládané trvanlivosti 10 až 30 let na jednu magnetickou pásku.44 Závěry tohoto výzkumu lze zřejmě přiměřeně použít i na magnetické pásky datové.45 S ohledem na potřeby zálohování, na náklady na jejich pořízení a využívání k zálohování a na předpokládané doby, kdy je záloha potřebná, digitální magnetické pásky využívá mnoho subjektů včetně části resortu Ministerstva spravedlnosti. Další možnost tvoří externí pevné disky připojené přes USB port, případně připojené přes IDE sběrnici, avšak vyjimatelné z počítače. Trvanlivost externích pevných disků je oproti optickým diskům méně ohrožena světelnými vlivy, mají robustní obaly, avšak jsou vystaveny riziku nesprávné manipulace díky velice citlivé mechanice uvnitř disků.46 Velkou výhodou z hlediska uživatelského (a zároveň nevýhodou z hlediska dlouhodobého uchovávání nezměněných dat) u pevných disků je možnost odcizení či neautorizované dodatečné editace obsahu na pevném disku. Právě z tohoto důvodu nejsou externí pevné disky příliš oblíbené pro uchovávání důkazů v soudnictví a jejich použití k zálohování ve větší organizaci je diskutabilní. Používanější další možnost je umístění zálohovacího disku do specializované zálohovací pracovní stanice nebo do zálohovacího serveru. Trvanlivost pevných disků dlouhodobě zapojených v pracovní stanici na rozdíl od trvanlivosti pevných disků v serveru není zajištěna tolika způsoby, proto může mít výrazně vyšší rizika ztráty části nebo všech dat.

Srov. Van Bogart, J. Life Expectancy: How Long Will Magnetic Media Last? In Van Bogart, J. Magnetic Tape Storage and Handling: A Guide for Libraries and Archives. Vytvořeno 6/1995. 34 s. ISBN 1-887334-40-8. Citováno 11. 12. 2012. Dostupné z: http://www.clir.org/pubs/reports/pub54/index.html/4life_expectancy.html. 43

44

Srov. tamtéž.

Srov. Littschwager, T. Data na věčné časy. Chip - Magazín informačních technologií. 2007. č. 8. ISSN 1210-0684. s. 69. 45

Srov. Littschwager, T. Data na věčné časy. Chip - Magazín informačních technologií. 2007. č. 8. ISSN 1210-0684. s. 70. 46

Konkrétní délka použitelnosti jednoho konkrétního disku v konkrétním počítači závisí na typu použitého pevného disku dle údajů uváděných výrobcem.47 U záloh umisťovaných na separátní stroj obou typů se předpokládá opakovaná výměna disků v diskovém poli, umístění disků v redundantním raidu pro vícenásobné zajištění dat, speciální požární ochrana pro zálohovací stroj, opatření proti úderu blesku, proti přepětí v síti a další úkony pro ochranu dat, které jsou u poskytovaných hostingových a housingových služeb standardem. Trvanlivost dat na pevných discích dlouhodobě umístěných v serveru je při odpovídající údržbě, redundantním zápisu na více disků ve více fyzických strojích, fyzické, požární a technologické ochraně místa, na němž je server umístěn, výměně defektních disků a další péči prakticky neomezená. Jak se ukázalo v minulosti, archivace dat v rámci organizace na běžně užívaných serverových strojích nemusí být dostačující.48 Výzkum poruchovosti jednotlivých pevných disků prováděli Pinheiro, Weber a Barroso pro Google.49 Tento výzkum je přínosný z hlediska automatické detekce poruch a statistikám ke způsobu nasazení disků, které dlouhodobě uchovávají data. Výše uvedené standardy uchovávání dat bývají ošetřeny v rámci smluv typu Service Level Agreement nebo Operation Level Agreement (pro pojmenování těchto smluv se dle Šurmanové a Knebla běžně užívají anglické ekvivalenty). Pro archivaci dat v rámci nějakého umístění je vhodné pro zajištění komunikační dostupnosti využít takzvaného Service Level Agreement, tedy sjednání minimální požadované procentuální dostupnosti v čase, např. ve výši 99,9%.50

Srov. Littschwager, T. Data na věčné časy. Chip - Magazín informačních technologií. 2007. č. 8. ISSN 1210-0684. s. 68 – 72. 47

Jak ukazuje příklad Českého statistického úřadu v roce 2002, srov. např. Český statistický úřad. Český statistický úřad – rok po povodni 13.08.2003. Citováno 15. 11. 2012. Dostupný z: http://www.czso.cz/csu/tz.nsf/i/cesky_statisticky_urad_rok_po_povodni_13_08_2003. 48

Srov. Pinheiro, E., Weber, W.-D., Barroso L. A. Failure Trends in a Large Disk Drive Population. Proceedings of the 5th USENIX Conference on File and Storage Technologies (FAST’07). 2007. Upraveno 02/2007. Citováno 3. 12. 2012. Dostupné z: http://static.googleusercontent.com/external_content/untrusted_dlcp/research.google.com/e n//archive/disk_failures.pdf. 49

Srov. Šurmanová, M., Knebl, O. Service Level Agreements. Revue pro právo a technologie. 2011, r. 2, č. 3. ISSN 1804-5383. s. 22 – 28. 50

Analýza problémové oblasti Analýza problémové oblasti využívá metodiku Unified Modelling Language, v modifikaci od Erikssona a Penkera. Jednotlivé diagramy umožní bližší popsání problémové oblasti, zejména procesy, třídy (zejména dokumenty), archiválie a jednotlivé aktory. U analýzy organizačních procesů se vychází z nejobecnějších požadavků na zálohování a archivaci dokumentů. K identifikaci všech aktorů, procesů a technických postupů, které patří do problémové oblasti, bude použita kontextová analýza.

Požadavky na zálohování a archivaci dokumentů Níže jsou uvedeny jednotlivé relevantní požadavky na zálohování a archivaci dokumentů, které budou posléze zohledněny v metodice zálohování a archivace. U požadavků, které jsou již někde stanoveny, je použit zdroj k označení dokumentu, v němž je požadavek stanoven: V souladu s metodikou zmíněnou Larmanem v Applying UML and Patterns autor dělí požadavky na funkční a nefunkční.51 Funkční požadavky budou promítnuty nejvíce do analýzy jednotlivých případů užití (use cases), nefunkční požadavky budou zohledněny do všech analýz rovnoměrně. Skartace a archivace dokumentů je ze zákona prováděna s listinnými dokumenty i s elektronickými dokumenty ve spisové službě. Problémem s archivací elektronických dokumentů je neexistence Národního digitálního archivu. V současnosti v resortu Ministerstva způsoby archivace a zálohování:

spravedlnosti

probíhají

následující

-

Archivace mimo organizaci (okresní archiv, městský archiv, Národní archiv, Národní elektronický archiv – který dosud nebyl zřízen),

-

Archivace v rámci organizace ve zvláštním systému, popř. na zvláštním pracovišti,

-

Archivace dat v rámci organizace na běžně užívaných serverových strojích.

Srov. Larman, C.: Understanding Requirements. In Larman, C. Applying Uml and Patterns: An Introduction to Object-Oriented Analysis and Design, and the Unified Process. 2. vydání. New Jersey: Prentice Hall Professional, 2001. 627 s. ISBN 978-0130925695. s. 43. 51

-

Archivace dat v rámci organizace na běžně užívaných pracovních stanicích.

Obrázek 1: Diagram požadavků s jedním požadavkem týkajícím se archivace dokumentů. Autor: autor práce.

Kontextová analýza Kontextová analýza zahrnuje vnější okolí organizace i vnitřní okolí organizace, jedná se o takzvaný procesně-kontextový model typu Eriksson-Penker.52 Organizací je v tomto případě Ministerstvo spravedlnosti České republiky, vytvořené na základě zákona č. 2/1969 Sb., o zřízení ministerstev a jiných ústředních správních orgánů, a orgány, které působí v resortu tohoto ministerstva. Vedle příspěvkových organizací MSp a Policie České republiky (která je samostatným orgánem veřejné moci v resortu Ministerstva vnitra) v oblasti soudnictví existují i samostatné fyzické osoby nebo právnické osoby, které byly zákonem pověřeny k výkonu určité funkce v rámci jednotlivých řízení nebo ve styku s klienty, jedná se o svobodná povolání v oblasti práva (advokáti, exekutoři, notáři). V případě advokátů mohou tito být fyzickými osobami i právnickými osobami, v ostatních případech jsou tito pouze fyzickými osobami. Do resortu Ministerstva spravedlnosti patří i svobodná povolání, která nejsou výhradně právnická a mají také svébytné postavení v rámci jednotlivých řízení, např. insolvenční správci, rozhodci, mediátoři, Eriksson, H., Penker, M. Business Modeling with UML : Business Patterns at Work. New York: John Wiley & Sons, 2000. 480 s. ISBN 0-471-29551-5. s. 105. 52

znalci a tlumočníci. Specifické postavení mají dva typy právnických osob, které vykonávají zákonem stanovenou činnost, znalecké ústavy a rozhodčí soudy. V současné době existuje pouze jeden rozhodčí soud, Rozhodčí soud při Hospodářské komoře České republiky a Agrární komoře České republiky,53 ostatní „rozhodčí soudy“ jsou ve skutečnosti pouze rozhodci ad hoc – právnické osoby. Uvedené externí subjekty v rámci své zákonem předpokládané působnosti předávají soudům, státním zastupitelstvím, Ministerstvu spravedlnosti nebo jiným orgánům elektronické dokumenty, s nimiž tito příjemci dále pracují. Tyto subjekty a organizační složky zahrnují: -

Soudy

-

Státní zastupitelství

-

Probační a mediační službu

-

Vězeňskou službu,

-

Rejstřík trestů,

-

Institut pro kriminologii a sociální prevenci,

-

Notáři – soukromé osoby, které jsou notářským řádem pověřeny výkonem funkce soudních komisařů, mohou zpracovávat agendu dědictví a využívají tzv. Czech POINT Office, výkon funkce notáře je podmíněn povinným členstvím v Notářské komoře České republiky,

-

Advokáti – soukromé osoby, které jsou zákonem o advokacii pověřeny výkonem právních služeb pro klienty, výkon funkce advokáta je podmíněn povinným členstvím v České advokátní komoře,

-

Exekutoři – soukromé osoby, které jsou exekučním řádem pověřeny výkonem funkce exekutora, tedy prováděním výkonu rozhodnutí pro účastníky řízení, výkon funkce exekutora je podmíněn povinným členstvím v Komoře exekutorů,

-

Insolvenční správci,

-

Znalci, tlumočníci a znalecké ústavy,

Srov. Rozhodčí soud při Hospodářské komoře České republiky a Agrární komoře České republiky. Rozhodčí soud. Upraveno 1. 1. 2013. Citováno 1. 1. 2013. Dostupný z: http://www.soud.cz/. 53

-

Rozhodci a rozhodčí soudy (v současné době existuje ve formě institucionalizovaného rozhodčího soudu pouze Rozhodčí soud při Hospodářské komoře a Agrární komoře České republiky),

-

Mediátoři.

Součástí kontextu organizace jsou i vlastní pracovníci organizace a jejích složek, kteří zahrnují následující osoby: -

Ministr spravedlnosti,

-

Náměstek ministra,

-

Ředitel odboru ministerstva,

-

Předsedové soudů,

-

Soudci,

-

Asistenti soudců,

-

Justiční čekatelé,

-

Vyšší soudní úředníci,

-

Vedoucí správy,

-

Vedoucí kanceláře,

-

Pracovníci probační a mediační služby,

-

Zapisovatel/ka,

-

Informatik soudu,

-

Technicko-hospodářští pracovníci.

Další součástí kontextu jsou následující externí pracovníci, kteří zpracovávají dokumenty, které obdrží Ministerstvo spravedlnosti přes podatelnu nebo přes konkrétního pracovníka: -

Pracovníci dodavatelů IT služeb a komunikačních služeb,

-

Pracovníci dalších dodavatelů,

-

Pracovníci archivu,

-

Kontroloři Nejvyššího kontrolního úřadu, pokud v tomto resortu probíhá kontrola hospodaření,

-

Pracovníci správců daně, kteří vybírají a vymáhají soudní poplatky a správní poplatky vybírané v resortu Ministerstva spravedlnosti,

-

Externí auditor, pokud tato osoba zpracovává audit pro složku v resortu Ministerstva spravedlnosti,

-

Pracovníci dalších dotčených ministerstev a jiných orgánů veřejné moci,

-

Soudní znalci,

-

Tlumočníci a překladatelé,

-

Zástupci dotčených orgánů veřejné moci,

-

Strany řízení, jejich statutární orgány a jejich zástupci,

-

Další externí původci dokumentů.

Tyto externí subjekty jsou tvůrci dokumentů v rámci resortu justice. Pokud zasílají dokument orgánu justice, prochází tento přes podatelnu a je posléze uložen do jednoho z justičních systémů (konkrétní systémy jsou podrobeny analýze v části Analýza komponent).

Analýza organizačních procesů Analýza organizačních procesů justice byla provedena v rámci registrace agend pro základní registry veřejné správy, kdy byly vymezeny následující agendy (autor seznam sestavil z dostupných zdrojů): -

A481 Soudní agenda (sdílená MSp s Nejvyšším soudem ČR a Nejvyšším správním soudem),

-

A395 Soudní poplatky (sdílená MSp s Ministerstvem financí),

-

A682 Agenda státního zastupitelství (sdílená MSp s Nejvyšším státním zastupitelstvím),

-

A681 Agenda Vězeňské služby (vykonává Vězeňská služba České republiky),

-

A120 Obchodní rejstřík, nadační rejstřík, rejstřík obecně prospěšných společností a rejstřík společenství vlastníků jednotek (sdílená MSp s Nejvyšším soudem ČR),

-

A482 Agenda Ministerstva spravedlnosti (sdílená MSp s Rejstříkem trestů, Vězeňskou službou České republiky a s Probační a mediační službou),

-

A480 Agenda probační a mediační (vykonává Probační a mediační služba),

-

A483 Agenda Rejstříku trestů (vykonává Rejstřík trestů),

-

A8 Agenda advokacie (sdílená MSp s Českou advokátní komorou),

-

A484 Agenda republiky),

-

A1061 Ochrana utajovaných informací a bezpečnostní způsobilost (vykonává MSp),

-

A479 Agenda soudních exekutorů (sdílená MSp s Exekutorskou komorou České republiky).54

notářů

(sdílená

MSp

s Notářskou

komorou

České

V rámci výše uvedených agend Ministerstvo spravedlnosti samo, prostřednictvím svých podřízených orgánů veřejné moci nebo v součinnosti s ostatními subjekty (např. profesními komorami) vykonává svoji působnost. Při realizaci této působnosti se vytváří různé dokumenty v souladu s příslušnými procesními předpisy (správní řád, občanský soudní řád, trestní řád, soudní řád správní, daňový řád, exekuční řád, notářský řád, zákon o advokacii, zákon o soudních poplatcích, zákon o správních poplatcích, atd.). V předmětné oblasti lze identifikovat následující procesy, které s dokumenty probíhají: -

Vytváření dokumentu

-

Příjem dokumentu podatelnou

-

Zálohování dokumentu

-

Úprava dokumentu (pokud je dovolena)

-

Skartace listinných dokumentů

-

Skartace elektronických dokumentů

Srov. Pospíšil, M. Základní registry - technická část. Verze 1.5. [online v uzavřeném systému] Změněno 14. září 2012. Zveřejněno na extranetu Ministerstva spravedlnosti. a Správa základních registrů. 28.12.2012 Rozcestník vygenerovaných agend. Upraveno 28. 12. 2012. Citováno 28. 12. 2012. Dostupné z: https://rpp-ais.egon.gov.cz/gen/agendy-detail/. 54

-

Předávání listinných dokumentů archivu

-

Předávání elektronických dokumentů archivu

-

Vytvoření dokumentu neobsaženého ve spisové službě (např. vlastní pracovní dokument soudce popř. asistenta soudce)

-

Zálohování dokumentu neobsaženého ve spisové službě (dtto)

-

Úprava dokumentu neobsaženého ve spisové službě (dtto)

-

Vymazání dokumentu neobsaženého ve spisové službě (dtto)

Tyto procesy respektují existenci dvou různých typů dokumentů, které v rámci resortu existují: tedy dokumentů, které jsou uchovávány uvnitř spisové služby nebo jiného zvláštního systému (infoSoud, infoDeska, ISAS, ISYZ, jednotlivé tyto nástroje jsou analyzovány v analýze komponent) a dokumentů, které jsou uchovávány pouze na disku příslušného počítače nebo na jiném médiu (jsou tedy zcela mimo spisovou službu, v praxi jsou např. zasílány e-mailem). Vytváření nových dokumentů se účastní následující dvě části soudu či jiného orgánu a jedno externí podací místo: -

Podatelna je oddělením v rámci soudu, kde jsou přijímány dokumenty,

-

Vyšší podací místo je oddělením v rámci soudu, kde jsou formou rozcestníku děleny dokumenty pro jednotlivé senáty daného soudu.55

-

CzechPOINT je jednotné kontaktní místo veřejné správy v České republice, které je zakotveno v §§ 8a – 8b zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy, ve znění pozdějších předpisů. Koncept CzechPOINT je možno dále rozvíjet dle konceptu Electronic Single Window, který zavádí Organizace spojených národů.56 Základním rozdílem mezi Electronic Single Window a CzechPOINTem je nutnost kontaktovat pro některé úkony kontaktní místo CzechPOINT osobně, což se právě OSN snaží odbourat. CzechPOINT je kontaktním místem, kde se provádí autorizovaná konverze dokumentů a může být využit k podání některých dokumentů příslušnému orgánu veřejné moci.

Vyšší podací místo soudu bývá někdy nesprávně nazýváno nadpodatelna. Srov. Burachovičová, M.: Soudy. Prezentace v Powerpoint. Vytvořeno 16. 9. 2011. Citováno 30. 9. 2012. Dostupný z: http://mail.vskv.cz/download/vyuka/.../Soudy.pptx. 55

Dále též OSN. Více např. v: United Nations: Electronic Single Window Legal Issues: A Capacity-Building Guide. Bangkok: 2012, United Nations Economic and social Commission for Asia and The Pacific. 60 + X s. ISBN nebylo přiděleno. Kód publikace ST/ESCAP/2636. s. 1 - 2. 56

Procesy zálohování, které jsou uloženy v Politika bezpečnosti informací v ICT resortu spravedlnosti (budou účinné od 1. ledna 2013), jsou následující: -

Denní cyklus zálohování, když je provedena záloha uživatelských dat každý pracovní den. Mimo pracovní dny se tedy zálohy neprovádějí. Zálohy jsou uchovávány po dobu jednoho týdne. Záloha denního cyklu není prováděna v den pořizování záloh týdenního cyklu,57 je jich tedy celkem čtyři nebo pět (z politiky nevyplývá, zda se týdenní záloha provádí v pracovní den nebo v nepracovní den),

-

Týdenní cyklus zálohování, kdy je provedena záloha uživatelských dat a systémových dat každý týden jedenkrát. Zálohy se uchovávají po dobu dvou týdnů. Záloha týdenního cyklu není prováděna v den pořizování záloh měsíčního cyklu,58 týdenních záloh tedy bude tři až pět v závislosti na souběhu týdenního cyklu a měsíčního cyklu (který dle názoru autora z politiky nevyplývá);

-

Měsíční cyklus zálohování – dle politiky je nejméně častá forma zálohování prováděna jedenkrát měsíčně, přičemž je provedena úplná záloha uživatelských dat a systémových dat. Měsíční zálohy jsou uchovávány po dobu tří měsíců.59

Analýza případů užití (use cases) Případy užití jsou významným nástrojem pro přesnou reprezentaci konkrétního procesu, včetně aktorů, datových skladů a asociací.60

Autorem upravená citace z Ministerstvo spravedlnosti. Politika bezpečnosti informací v ICT resortu spravedlnosti č. j. 142/2012-OI-SP/1 vydaná na základě Instrukce Ministerstva spravedlnosti ze dne 30. 05. 2012, č. j. 24/2012-OI-SP, o zajištění bezpečnosti informací v prostředí informačních a komunikačních technologií resortu spravedlnosti. 57

Autorem upravená citace z Ministerstvo spravedlnosti. Politika bezpečnosti informací v ICT resortu spravedlnosti č. j. 142/2012-OI-SP/1 vydaná na základě Instrukce Ministerstva spravedlnosti ze dne 30. 05. 2012, č. j. 24/2012-OI-SP, o zajištění bezpečnosti informací v prostředí informačních a komunikačních technologií resortu spravedlnosti. 58

Autorem upravená citace z Ministerstvo spravedlnosti. Politika bezpečnosti informací v ICT resortu spravedlnosti č. j. 142/2012-OI-SP/1 vydaná na základě Instrukce Ministerstva spravedlnosti ze dne 30. 05. 2012, č. j. 24/2012-OI-SP, o zajištění bezpečnosti informací v prostředí informačních a komunikačních technologií resortu spravedlnosti. 59

Schmuller, J.: Diagramy případů užití. In Schmuller, J. Myslíme v jazyku UML. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2000. 359 s. Knihovna programátora. ISBN 80-247-0029-8. s. 74. 60

Obrázek 2: Diagram případu užití – vnitřní správy spisů a písemností. Autor: autor práce.

Analýza tříd (classes) Dokument (#Dokument) je každým celkem zahrnujícím data a informace uspořádané do souboru. Dokument je označen číslem jednacím, které nemůže být primárním klíčem, neboť je tranzitivně závislé na spisové značce ve věci (#Vec). Mohou existovat i dokumenty, které nejsou přiřazeny k žádné věci (#Vec). Každý dokument je přiřazen právě k jednomu systému (#System). Pokud je tentýž dokument obsažen ve více kopiích v rámci různých systémů, jedná se pro účely tohoto modelu o více samostatných dokumentů. Dokumenty se ve veřejné správě obvykle využívají seskupeny do spisové služby nebo jiného transakčního systému. V resortu Ministerstva spravedlnosti ČR se pracuje s dokumenty mnoha různých typů a názvů. Archiválie (#Archivalie) je každý takový (#Dokument), který byl archivován místně příslušným archivem. Archiválie je podtřídou. Typ dokumentu (#Typ_dokumentu) je každou možnou klasifikací dokumentu, která může existovat v rámci organizace, typem dokumentu je např. rozsudek, usnesení, nález, správní rozhodnutí, instrukce, vyhláška, politika, informativní dokument.

Věc (#Vec) je každou věcí, o níž se vede nebo vedlo řízení. Každá věc je označena spisovou značkou (sp.zn.), v rámci věci existuje více čísel jednacích. Typ věci (#Typ_veci) je typem věci, který je soudem nebo jiným orgánem (#Organ) projednáván na základě příslušného právního předpisu (#Pravni_predpis). Právní předpis (#Pravni_predpis) je každým právním předpisem, který upravuje 1) hmotněprávní práva a povinnosti osob včetně státu, 2) postup orgánů veřejné moci ve formalizovaném řízení (občanském soudním, trestním, správním, daňovém, v soudním řízení správním či v jiném dalším řízení), 3) organizační uspořádání orgánu veřejné moci a 4) sankční povinnosti pro případ porušení primární povinnosti spolu s jimi odpovídající pravomocí vymáhat sankční plnění.61 Skartační znak (#Skartacni_znak) nebo také archivační znak je každý archivační znak, který je uveden v prováděcích předpisech k zákonu č. 499/2004 Sb. Archivační znaky se teoreticky mohou měnit, ale s ohledem na povahu této právní úpravy jejich změny nejsou časté. Archivační znaky v současnosti jsou: A (archiv, dokument je předán archivu, protože má trvalou hodnotu a je vybrán jako archiválie),62 S (stoupa, dokument je navržen ke skartaci a zničení, neboť nemá trvalou hodnotu),63 nebo V (výběr, dokument je ve skartačním řízení posouzen, je zváženo, zda má trvalou hodnotut a je mu dle toho přidělen znak A nebo znak S).64 Skartační lhůty (#Lhuta_skartace) jsou lhůty, které jsou stanoveny pro skupiny dokumentů dle typu řízení, typu dokumentu a data vydání dokumentu. Po uplynutí skartační lhůty je dokument přímo vyřazen a skartován, rovnou předán místně příslušnému archivu nebo ponechán k rozhodnutí místně příslušnému archivu v závislosti na jeho archivní hodnotě.

Výše uvedené dělení právních předpisů na čtyři skupiny převzato od Mrkývky. Srov. Mrkývka, P.: Systém finančního práva. In Mrkývka, P., Pařízková, I., Radvan, M., Šramková, D., Foltas, T., Nováková, P. Finanční právo a finanční správa. 1. díl. Vyd. 1. Brno: Masarykova univerzita, 2004. 404 s. (Edice učebnic PrF MU v Brně ; č. 354). ISBN 80-210-3578-1. s. 55 – 63. 61

Srov. § 15 vyhlášky Ministersta vnitra č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů, nebo Odeon: Skartační znak. Upraveno 28. 12. 2012. Dostupný z: http://www.archivace-dokumentu.cz/slovnik/skartacni-znak. 62

63

Srov. tamtéž v obou výše uvedených pramenech.

64

Srov. tamtéž v obou výše uvedených pramenech.

Orgán (#Organ) je orgánem, který je příslušným k dané věci (#Vec) v prvním stupni – soud (okresní soudy, Městský soud v Brně, Obvodní soudy v Praze), státní zastupitelství (okresní státní zastupitelství, Městské státní zastupitelství v Brně, Obvodní státní zastupitelství v Praze), v druhém stupni, či u správního přezkumu v prvním a druhém stupni. Tento orgán má v hierarchii správních a soudních orgánů definován nadřízený správní orgán nebo druhoinstanční soud pro danou věc (záleží na konkrétní věci, nelze určit obecně). Osoba (#Osoba) je fyzickou nebo právnickou osobou, která vytvořila nějaký dokument nebo od které orgán veřejné moci nějaký dokument obdržel (tyto dva subjekty se mohou lišit, odlišnost je zohledněna v samostatné třídě). Vztah k dokumentu (#Vztah_k_dokumentu) je každým vztahem mezi (#Osobou) a dokument (#Dokument) s následujícím významem: Vztah (#Vztah_k_dokumentu), který má daná osoba (#Osoba) k danému dokumentu (#Dokument). Jedná se o asociativní entitu typu 0,M:0,N. (Můžou existovat osoby, které zatím nemají vztah k žádnému dokumentu, např. dokumenty budou teprve zpracovány, nebo dokumenty, které zatím nemají žádného autora nebo jiný vztah k osobě, např. autor dosud nebyl dohledán v evidenci obyvatelstva.) Dokument může mít více osob, např. autor, konzultant, zástupce atd. Systém (#System) je každý softwarový nástroj, v němž může být dokument obsažen. Jedná se o jednotlivé nástroje, které jsou obsaženy v diagramu komponent a uvedeny jednotlivě v kapitole Analýza komponent. Vztah k typu věci (#Vztah_k_typu_veci) je každým vztahem mezi orgánem (#Organ), věcí (#Vec) a typem vztahu k typu věci (#Typ_vztahu_k_veci) s následujícím významem: Vztah (#Vztah_k_typu_veci) daného typu (#Typ_vztahu_k_veci), který má z hlediska procesního daný orgán (#Osoba) k danému typu věci (#Typ_veci), jedná se o vztah věcné a místní příslušnosti. Jedná se o asociativní entitu typu 0,M:0,N. Vztah k typu věci má z hlediska procesního zcela odlišný význam, než vztah osoby k dokumentu. Typ vztahu k typu věci (#Typ_vztahu_k_veci) je každým typem procesního vztahu mezi orgánem a typem věci, např. místně příslušný orgán k řízení ve věci správní žalohy v prvním stupni. Typ vztahu k věci (#Typ_vztahu_k_dokumentu) je každým typem vztahu mezi osobou a dokumentem z hlediska tvůrčího a modifikace.

Obrázek 3: Diagram tříd zahrnující hlavní třídy související s dokumenty v resortu justice. Autor: autor práce.

Stavová analýza a analýza aktivit u elektronického dokumentu Životní cyklus každého dokumentu zahrnuje následující dokumentem, jimiž může docházet ke vzájemným změnám: 1) Založení dokumentu 2) Příjem dokumentu od třetí osoby 3) Úpravy dokumentu 4) Finalizace dokumentu 5) Předání dokumentu mimo resort 6) Uchovávání dokumentu 7) Zálohování dokumentu

operace

s

8) Archivace či skartace dokumentu Dokument může nabývat následujících stavů:

Obrázek 4: Stavový diagram zahrnující jednotlivé stavy dokumentu, kterých nabývá obecný dokument v resortu justice. Autor: autor práce.

Stavy dotčeného dokumentu se mění v rámci následujících procesů:

Obrázek 5: Diagram aktivit, které probíhají s dokumenty v resortu justice. Autor: autor práce.

V rámci životního cyklu dokumentu obecně jsou zálohování a archivace dokumentů jen dvěma dílčími procesy, které v justici probíhají.

Další možnost rozlišení stavu dokumentu lze vymezit podle přechodů dokumentů mezi jednotlivými soudy, tedy kde se v daném okamžiku nachází listinný spis. Soud může pracovat s konkrétním spisem, i pokud nemá k dispozici listinný spis, ale obvykle soud úkony ve věci nečiní, dokud se mu nenavrátí zpět listinný spis. Mohou být výjimky, například pokud byl spis předán soudnímu znalci nebo jiné třetí osobě a je nutné doplnit dané osobě relevantní informace, prodloužit lhůtu apod. Pokud je soudem první instance okresní soud, odvolacím soudem je obvykle krajský soud. Řízení o dovolání vede Nejvyšší soud. Pokud je soudem první instance krajský soud a jedná se o občanské soudní řízení nebo trestní řízení, odvolacím soudem je vrchní soud. Řízení o dovolání vede taktéž Nejvyšší soud. Pokud je soudem první instance krajský soud a jedná se o soudní řízení správní, soudem rozhodujícím o kasační stížnosti je Nejvyšší správní soud. Třetí instance v daném případě neexistuje. Původcem z hlediska archivace a skartace je prvoinstanční soud, odvolací soud i Nejvyšší soud a Nejvyšší správní soud, neboť jsou veřejnoprávními původci dokumentů dle zákona o archivnictví a jsou povinni z těchto dokumentů umožnit výběr archiválií.65 Notáři jsou soukromoprávními původci archiválií, kteří mají v části II. přílohy č. 1 vymezeny typy dokumentů, které jsou povinni uchovávat a z nichž jsou povinni umožnit výběr archiválií.66 Původce je původcem uvedených dokumentů i v případě, kdy dokument fakticky vytvořila třetí osoba a soud nebo jiný orgán tento dokument pouze uchovává ve spise, což v rámci řízení může nastat. Může též dojít k situaci, kdy některý z uvedených soudů předloží předběžnou otázku Soudnímu dvoru Evropské unie formou žádosti.67 V daném okamžiku se všechny běžící lhůty zastaví na základě usnesení o zastavení řízení a soud čeká na rozhodnutí Soudního dvora Evropské unie o předběžné otázce. Pokud

Srov. § 3 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. 65

Srov. § 3 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a část II. přílohy č. 1 téhož zákona. 66

Srov. např. Nejvyšší správní soud. Nejvyšší správní soud | Předběžné otázky podané NSS. Upraveno 5. 10. 2012. Citováno 23. 12. 2012. http://www.nssoud.cz/Predbezne-otazkypodane-NSS/art/533?menu=254. 67

by v daném okamžiku mělo dojít ke skartačnímu řízení s daným dokumentem, skartační řízení by nemohlo proběhnout Uvedené stavy jsou zmíněny, protože může dojít k situaci, kdy by za normálních okolností probíhalo skartační řízení s příslušnými dokumenty, ale v dané věci stále probíhá řízení, proto není listinný spis k dispozici a nebudou se skartovat listinné ani elektronické dokumenty v daném spisu. Skartační lhůta je s uvedenými výjimkami určena vždy pro celý ročník dokumentů jako celek, přičemž délka záleží na konkrétním typu dokumentu a na konkrétním typu věci.

Analýza komponent Komponenta práce s archivovanými dokumenty Komponentou v tomto smyslu je každý nástroj, pomocí kterého se s dokumenty pracuje. Jedná se tedy o nástroje provozované na serveru i o nástroje provozované na pracovních stanicích. Komponenty mající povahu transakčního systému, ve kterém jsou jednotlivé dokumenty zakládány, zpracovávány, publikovány a předávány dalším osobám: -

ePodatelna – tento systém slouží k přijímání elektronických dokumentů z různých zdrojů – z datových schránek, z Centrálního elektronického platebního rozkazu (CEPR), z e-mailové adresy podatelny ([email protected], např. [email protected]). Přes tento systém by měla projít většina písemností, které zasílá soudu orgán veřejné moci (pokud se nezasílá celý spis). Tento systém využívají především pracovníci nadpodatelny a podatelny příslušného orgánu veřejné moci.

-

eVýpravna – tento systém slouží k odesílání elektronických písemností jejich adresátům, kterým je doručováno prostřednictvím veřejné datové sítě, tj. do datové schránky,

-

eTrestní řízení,

-

ePlatební rozkaz,

-

infoDeska,

-

infoSoud,

-

infoJednání,

-

infoDokument,

-

Informační systém insolvenčního rejstříku (ISIR),

-

Judikatura,

-

Obchodní rejstřík,

-

Rejstřík trestů,

-

ISAS,

-

ISYZ,

-

ISVKS,

-

IRES,

-

Extranet Ministerstva spravedlnosti.68

Obrázek 6: Diagram komponent, který zahrnuje dílčí systémy, které v resortu justice pracují s dokumenty. Autor: autor práce.

Zálohování, archivaci a skartaci mohou zajišťovat následující komponenty: -

Modul ISAS, ISVKS, … a dalších systémů pro zálohování,

U některých systémeů autor vychází z prezentace eJustice na webu Ministerstva spravedlnosti. Srov. Ministerstvo spravedlnosti. eJustice. Změněno 2008. Citováno 15. 12. 2012. Dostupný z: http://obcanskyzakonik.justice.cz/ejustice/. 68

-

Serverová aplikace serverů na jednotlivých soudech,

-

Serverová aplikace serverů na Ministerstvu spravedlnosti,

-

Aplikace na pracovních stanicích, které jsou obsaženy přímo v systému Microsoft Windows,

-

Skartace prováděná manuálně příslušným pracovníkem.

Obrázek 7: Diagram komponent, který zahrnuje zálohovací programy v resortu justice. Autor: autor práce.

Ke změně komponent dojde při změně softwarového vybavení v resortu. Při změně komponent velmi často nastává druhá možnost, kterou zmiňoval Gladney, tedy kopírování se změnou formátu ze zastaralého formátu na formát modernější.69 Protože při této operaci může dojít k narušení stávajících dat, je nutné tuto operaci zohlednit v metodice. Toto zohlednění v metodice může mít podobu stanovení některých z následujících požadavků: -

Časové požadavky na změnu komponent systému pro práci s dokumenty,

Srov. Gladney H. M.: State of the Art. In Gladney H. M.: Preserving digital information. Berlin; New York: Springer, 2007. xxiii, 314 s. ISBN 9783540378860. s.9. 69

-

Technologické s dokumenty,

požadavky

na

komponenty

systému

pro

práci

-

Personální požadavky na komponenty systému pro práci s dokumenty,

-

Jiné požadavky na komponenty systému pro práci s dokumenty.

Metodika archivace a zálohování Metodika je členěna na jednotlivé paragrafy obsahující metodická doporučení, na vybraných místech jsou jednotlivá doporučení doprovázena UML diagramy, které zvolené doporučení dokreslují. S výjimkou níže uvedené citace jsou text metodiky a její formulace vlastní tvorbou autora práce. §1 Archivací se rozumí předání elektronického souboru místně příslušnému archivu nebo jinému orgánu, který vykonává působnost dle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, nebo jeho skartace dle téhož právního předpisu. §2 Zálohováním se rozumí dočasné vytvoření kopie souboru za účelem jeho uchování pro potřeby jeho obnovení, pro potřeby návratu k původní verzi nebo z jiného opodstatněného důvodu. §3 Při tvorbě dokumentu by měly všechny systémy uchovávat výhradně časově omezené množství starších elektronických dokumentů. Elektronické dokumenty starší, než je stanovená lhůta v letech, by měly být přeneseny z transakčních systémů (např. ISAS, ISYZ, atd.) do centrálního archivního systému. Preskartační lhůty se doporučuje stanovit s ohledem na skartační lhůty v dané agendě tak, aby byly tyto lhůty kratší, než skartační lhůty). Transakční systémy (např. ISAS, ISYZ) by neměly uchovávat data starší, než 10 let, pokud v dané věci neprobíhá jednání. §4 Od listinného dokumentu může existovat elektronická kopie, pokud tuto možnost umožňují předpisy o ochraně osobních údajů. Při skartaci listinných dokumentů jsou odstraněny všechny elektronické kopie skartovaných listinných dokumentů. V opačném případě dochází k nadbytečnému hromadění dat. §5 Při duplicitě dokumentů ve více systémech je vhodné tuto skutečnost poznačit formou poznámky ke každému dokumentu. Pokud je to možné, dokument by měl být pouze v systému, který je označen jako primární, a ostatní systémy by

případně měly na primární systém vhodnou formou odkazovat (hypertext, proklik…). Doporučuje se odstranit souběžnou existencí více samostatných instancí téhož systému na každém soudě, státním zastupitelství či jiném orgánu. Souběh více instancí duplikuje licenční náklady na systémy, provozní náklady na hardware a s ohledem na nesjednocenost evidence může při selhání ověření osoby z centrální evidence obyvatelstva nebo z registru obyvatel vést k rizikům ohledně aktualizační anomálie (např. údaj u jedné osoby na jednom soudě je aktualizován, zatímco tentéž údaj od stejné osoby na jiném soudě aktualizován není). §6 Instance databází každého softwarového nástroje ke zpracování dat, který je Ministerstvem označen jako klíčový, musí být umístěny na dvou zcela odlišných místech, musí mít samostatné připojení pro případ výpadku energie a musí být separátně zálohovány. §7 Zálohy jednotlivých verzí souborů je nutno uchovávat maximálně do uplynutí jejich skartační lhůty, po skartaci je nutno zálohy vymazat, pokud daný způsob zálohování tento způsob uchovávání nevylučuje. §8 Zálohování se provádí primárně automatizovaně pomocí stanoveného nástroje. Nástroj má být z důvodu kompatibility stanoven pro celou organizaci shodně. Pokud nelze zálohování provést automatizovaně, provede jej manuálně pověřený pracovník (zpravidla informatik příslušné organizační složky).

Obrázek 8: Diagram požadavků s třemi požadavky týkajícími se zálohování dokumentů. Autor: autor práce.

§9 Při zavedení nového softwarového nástroje, který dlouhodobě uchovává dokumenty, napomáhá zpracování dokumentů v jiných systémech nebo zálohuje data, jako např. spisové služby, extranetu nebo jiného obdobného software, je třeba primárně tento nástroj použít s dosud využívanými formáty dat. Pokud je v důsledku zavedení tohoto nástroje nutno změnit užívaný formát dat, je třeba v dostatečném předstihu před nasazením nástroje do rutinního procesu otestovat, zda tento nástroj nezpůsobí neautorizovanou změnu k dosud uchovávaným datům. V dostatečném předstihu znamená ukončen testů alespoň 6 měsíců před nasazením nového softwarového nástroje. Tyto testy by měly zahrnovat ruční testy prováděné pracovníkem i automatizované testy. § 10 Odbor informatiky Ministerstva spravedlnosti by měl vydávat pokyny týkající se zálohování a archivace souborů pro jednotlivá pracoviště v resortu Ministerstva spravedlnosti ČR. Ke všem pokynům je nutno přidat odpovídající dokumentaci a uskutečnit interní školení poskytované odpovědným pracovníkem. § 11

Doporučuje se u všech elektronických dokumentů ve všech systémech, které jsou uchovávány v resortu Ministerstva spravedlnosti zavést atribut skartační značka, který by mohl být přiřazen již dříve během životního cyklu dokumentu. § 12 Vedoucí pracovník odpovědného pracoviště zajistí při zjištění digitální archiválie hodné zvláštního zřetele v příslušném systému resortu Ministerstva spravedlnosti poznačení skartační značky A (archiv) k této předpokládané budoucí archiválii v atributu „skartační značka“ uvedeném v § 11 této metodiky. § 13 Ministerstvo spravedlnosti by mělo zavést jednotný minimální standard pro uložení dokumentu v systému, ve spisové službě nebo v obdobném nástroji. Tento minimální standard by měl být uzpůsoben automatizovanému převádění dat do Národního digitálního archivu po jeho zavedení. § 14 Metadata o elektronických dokumentech, které jsou potenciálními archiváliemi a které má původce z resortu Ministerstva spravedlnosti k dispozici, by měly být před zavedením Národního digitálního archivu předány v elektronické podobě příslušnému archivu, aby mohl místně příslušný archiv využít již existující metadata, která k dokumentu měl orgán veřejné moci na resortu Ministerstva spravedlnosti. Poznámka autora: Toto ustanovení metodiky je námětem ke změně právní úpravy, v současné době nemá v právní úpravě v zákoně o archivnictví přesnou oporu. Zákon nicméně předpokládá předávání archiválií v elektronické podobě.

Obrázek 9: Diagram případu užití u externího podávání dokumentů. Autor: autor práce.

§ 15 Pro zálohování dat v rámci resortu Ministerstva spravedlnosti je odbor informatiky povinen přijmout interní směrnici nebo instrukci typu Operation Level Agreement (OLA).70 Poznámka autora: U OLA se jedná o vnitroorganizační podobu Service Level Agreement (SLA). Pokud vnitroorganizační složka získává danou funkcionalitu prostřednictví externího subjektu, doporučuje se pro tuto funkcionalitu, např. dostupnost zálohovacího serveru, sjednat s tímto externím subjektem samostatnou SLA. § 16

Více k Operation Level Agreement ve formě interní směrnice nebo instrukce v: Šurmanová, M., Knebl, O. Service Level Agreements. Revue pro právo a technologie. 2011, r. 2, č. 3. ISSN 1804-5383. s. 23. 70

Skartační řízení se provádí u každého dokumentu samostatně dle systému, ve kterém je dokument umístěn. Pokud jeden a tentýž dokument existuje ve více systémech, je nutno vést více skartačních řízení. V uskutečnitelných případech se doporučuje skartační řízení spojit do jednoho. § 17 Pro zálohování autor doporučuje využít Littschwagera zmíněné v teoretické části:

následující

-

Zálohovat pouze významná data,

-

Vždy zálohovat redundantně,

-

Pravidelná migrovat data na nová média,

-

Pravidelně kontrolovat integritu dat,

-

Vždy využívat kvalitní média a hardware.71

best

pracices

od

§ 18 Teplota v místnosti, v níž jsou v rámci orgánů veřejné moci uchovávány CD, DVD a jiné obdobné nosiče se zálohami nebo s dokumenty, které budou předmětem skartačního řízení, by měla být 20°C, relativní vlhkost tamtéž by měla být 40%.

Výrazně zestručněno autorem z: Littschwager, T. Data na věčné časy. Chip - Magazín informačních technologií. 2007. č. 8. ISSN 1210-0684. s. 72. 71

Diskuze a shrnutí Přínos práce Přínosem práce bylo zpracování textové a grafické metodiky, která dle informací poskytnutých Ministerstvem spravedlnosti dosud nebyla pro tuto organizaci zpracována, a vytvoření následujících doporučení. Tato metodika umožní organizaci upravit své vnitřní procesy a přijmout níže uvedené modifikace. Přínosy a náměty vycházející dále z analýzy a metodiky jsou strukturovány tematicky. Výzkumná otázka: Mají být všechna elektronická data ze soudních spisů obsažena v primárních transakčních systémech? Autor v úvodu práce presumoval hypotézu, že je vhodnější část elektronických dat ze soudních spisů ponechat v záložních archivních systémech soudů, aby nebyly přehnaně zatěžovány primární transačkní systémy. Zejména s ohledem na rychlost a udržitelnost jednotlivých systémů ISAS, ISVKS a dalších. Odpověď na tuto otázku dává složitost operací s elektronickými daty, které provádí transakční systémy, a časová a prostorová složitost těchto operací. Pokud je prostorová a časová složitost operací v transakčních systémech lineárně či kvadraticky závislá na množství elektronických dat v transakčním systému, lze říci, že větší množství dat je výkonově akceptovatelné, ale ve velkém rozsahu přináší zvýšené ekonomické náklady. Opačná situace nastane v případě, kdy je prostorová a časová složitost operací v transakčních systémech závislá na množství elektronických dat exponenciálně. V tomto opačném případě již větší množství elektronických dat v transakčních systémech je zcela nevhodné. Odpověď na otázku souvisí také s nárůstem množství digitálních dat v resortu obecně. Na celkovém množství digitálních dat závisí množství zálohovaných dat. Při každodenním zálohování objemu dat 100 GB se kopií 1:1 každý den vytvoří 100 GB dalších dat. Při provozu soudu nebo jiného orgánu veřejné moci 365 dní v roce je celkový roční objem záloh 36,5 TB ročně za jeden soud (autor je přesvědčen, že reálná čísla jsou ještě vyšší). V České republice je 1 Nejvyšší soud, 1 Nejvyšší správní soud, 2 vrchní soudy, 1 Městský soud v Praze (s postavením odpovídajícím krajskému soudu), 7 krajských soudů (pobočky zde nejsou uvažovány), 10 obvodních soudů v Praze, 1 Městský soud v Brně

(s postavením odpovídajícím okresnímu soudu), 75 okresních soudů,72 tedy celkem 98 soudů v České republice. V České republice je stejný počet státních zastupitelství, obdobný počet poboček probační a mediační služby. Pokud by se na všechny tři instituce v jednom okrsku počítalo 150 GB denně, s 98 institucemi je celkový roční objem dat 5.365.500 GB, tedy 5.365,5 TB. Tento schematický odhad nezahrnuje data Vězeňské služby, data Ministerstva spravedlnosti ani data profesních komor, které spadají do resortu Ministerstva spravedlnosti. Důležitou otázkou uchovávání dat, zálohování dat i archivace je jeho dlouhodobá udržitelnost a dostatečnost stávajících technických, finančních a personálních zdrojů. Nad udržitelností života společnosti a nad stabilitou společnosti jako celku se z pohledu filozofického zamýšlí Miroslav Bárta, který porovnává přemíru dat a informací, s nimiž pracuje v současnosti veřejná správa se situací ve starověkém Egyptě nebo Římě před zánikem těchto civilizací.73 Z jeho zamyšlení vychází otázka, která velmi úzce souvisí s jeho zamyšlením: je množství dat, které orgány veřejné moci zálohují a archivují, skutečně potřebné k efektivnímu výkonu jejich činnosti? Je možné toto množství omezit? Uvedený objem zálohovaný každodenně navíc postupně narůstá, neboť ze systému se až na případné výjimky neodebírají dokumenty, ale pouze se dokumenty přidávají. V rámci tohoto rozsahu lze mít za prokázané, že se přinejmenším data o fyzických osobách, právnických osobách, nemovitostech a mnoho jednotlivých dokumentů bude mnohokrát opakovat (např. generální plná moc jednoho zmocnitele pro jednoho zmocněnce týkající se více věcí, výpisy z obchodního rejstříku dokládané u jednání jménem právnické osoby, stejný dokument použitý v původním řízení a v obnoveném řízení po povolení obnovy řízenítentýž dokument u prvostupňového soudu, u druhostupňového soudu a Čísla autor vlastním úsudkem spočítal na Ministerstvo spravedlnosti: Justice.cz - přehled soudů. Upraveno 2012. Citováno 31. 12: 2012. Dostupný z: http://portal.justice.cz/Justice2/Uvod/Soudy.aspx. 72

Citace: „Když například stát kráčí po křivce svého vývoje vzhůru, tak se zároveň postupně vytváří propracovanější systém výběru daní, vylepšuje se sběr a sdílení informací i další faktory. V určitém okamžiku se to ale všechno zvrtne a všechny jmenované faktory začnou generovat obrovské množství úředníků, kteří začnou stát vyčerpávat, místo aby ho budovali.“ Převzato z: Kain, P., Hudema, M. Egyptolog Miroslav Bárta: Příznaků blížícího se kolapsu naší civilizace je stále víc. Hospodářské noviny IHNED. ISSN 1213 – 7693. Publikováno 27. 12. 2012. Citováno 29. 12. 2012. Dostupné z: http://zpravy.ihned.cz/cesko/c1-59029270egyptolog-miroslav-barta-priznaku-bliziciho-se-kolapsu-nasi-civilizace-je-stale-vic. 73

u Nejvyššího soudu nebo u Nejvyššího správního soudu, dokumenty k dožádání budou jednou u dožádávajícího soudu a podruhé u dožádaného soudu). K duplikaci bude dále docházet v rámci dokumentů státního zastupitelství a dokumentů soudů, popřípadě u probační a mediační služby a u vězeňské služby. Na základě výše uvedeného autor hypotézu potvrzuje a má za to, že je rozhodně vhodnější část elektronických dat ze soudních spisů ponechat v záložních archivních systémech soudů, aby nebyly přehnaně zatěžovány primární transačkní systémy. Rychlost a udržitelnost jednotlivých systémů je jedním z důvodů, ale nikoli jediným. S odpovědí na tuto hypotézu souvisí i následující otázka: Volba selektivního uchovávání dokumentů Jak bylo zmíněno v § 3 metodiky, oproti původnímu stavu doporučuji zvolit přístup selektivního uchovávání dokumentů a dokumenty starší než určité datum doporučuji přesunout do centrální archivního systému. Centralizace archivního systému později zredukuje náklady na archivaci a skartaci dokumentů s ohledem na úspory z rozsahu při skartaci. V justici se pracuje s daty o nemovitostech, s daty o obyvatelích – v jeden okamžik však jeden soud nepotřebuje přistupovat ke všem datům o všech nemovitostech a všech obyvatelích, s nimiž někdo na daném soudě pracoval od doby zavedení příslušného systému (např. v 90. letech 20. století). Postačí mít tato data disponibilní k přenesení z jiného systému za časovou jednotku, která nebude narušovat pracovní tempo pracovníka, který bude data přenášet. (Např. z centrálního archivního systému první úrovně – více níže, z evidence obyvatel, registru obyvatel, katastru nemovitostí atd.) Malá pozornost procesu archivace elektronických dat Podle zjištění autora je v současné době vůbec archivace elektronických dat v resortu justice pojímána pouze jako vedlejší proces bez systematického uchopení a bez podrobnějšího metodického zpracování. Tímto způsobem pravděpodobně archivy mohou přicházet o významné archiválie, protože mnoho v současnosti významných dokumentů je vytvářeno v elektronické podobě, např. všechna rozhodnutí doručovaná obchodním společnostem, návrhy do obchodního rejstříku prováděné elektronicky, centrální elektronické platební rozkazy atp. Do současné doby byla činnost archivů zaměřena především na listinné archiválie, u digitálních archiválií se používala spíše namátkově vybraná média.

Odstranění dělení dokumentů do mnoha různých systémů a jejich instancí Doporučuji též sjednotit stávající dokumenty umístěné ve více systémech do jednoho systému procesního zpracování dokumentů. Zdokonalení konverze dokumentů mezi formáty Je vhodné přijmout konkrétní opatření pro konverze stávajících dat ze starých formátů do nových formátů. V současnosti tato opatření nejsou konzistentní mezi jednotlivými organizačními složkami. Přesnější určení dlouhodobého uchováván dokumentů Určit konkrétně způsob, jak dokumenty uchovávat dlouhodobě a zvolit způsob dlouhodobé archivace. Je pravděpodobné, že tento způsob může být modifikován po zřízení Národního digitálního archivu Ministerstvem vnitra České republiky. Z toho důvodu doporučuji zvolit transparentní řešení, které organizace posléze umožní adaptovat se na předávání digitálních dat Národnímu digitálnímu archivu. Otázka délky uchovávání dokumentů v primárních systémech Je otázkou, kak dlouhou dobu zpětně vést evidenci o vytvořených archiváliích a skartovaných dokumentech? Dle názoru autora je nutno tuto evidenci vést alespoň do okamžiku ukončení skartačního řízení. Časově neomezené uchovávání záznamů o dokumentech, které již byly skartovány, z technického pohledu není vhodné, neboť primární transakční systém soudu zatěžuje větším množstvím dat a informací, které je nutno uchovávat. Časové omezení u uchovávání dat také představuje rizika, například riziko omylu při smazání dokumentu, který dosud měl být uchován. Nevhodné kompletní vymazání dat s výjimkou metadat Na příkladu datových schránek lze ilustrovat postup, který autor považuje za zcela nesprávný, tedy kompletní vymazání dat po uplynutí stanovené lhůty (v tomto případě 90 dní) a ponechání pouhých metadat k ověření, že konkrétní datová zpráva byla zaslána (a případně též doručena) prostřednictvím veřejné datové sítě použitím informačního systému datových schránek. Autor považuje za lepší postup, kdy (ilustrováno na datových schránkách) v transakčním systému jsou ponechána pouze kompletní data za 90 dní zpětně, ale záložní systém obsahuje kompletní data za 365 dní zpětně (a až po uplynutí této lhůty jsou tato data smazána). Dálkové zálohování

V dokumentu není zohledněna možnost dálkového zálohování všech justičních strojů, které bylo v minulosti diskutováno. Toto dálkové zálohování může přinášet úsporu z hlediska centralizace zálohování. Úspory v oblasti lidských zdrojů jsou nepravděpodobné, avšak nákladové úspory v oblasti hardware a software mohou být významné. Dálkové zálohování je vhodné s ohledem na geografickou bezpečnost vytvořené zálohy. Vícefázové zálohování Námětem k řešení do budoucna je využití vícefázového zálohování, kdy první fáze zálohy (krátkodobá záloha) je realizována pomocí prvního nástroje, např. v rámci konkrétní složky organizace, ale v jiné kanceláři, v jiné části budovy, popř. v jiné budově téže složky (soud, státní zastupitelství, probační a mediační služba, věznice, …) a druhá úroveň zálohy (dlouhodobá záloha) je realizována pomocí dlouhodobě uchovatelných médií (magnetické pásky). Uvedené dvojfázové zálohování může při správném nasazení uspořit náklady organizace, protože se sníží spotřeba magnetických pásek a jiných dlouhodobých médií – místo jedné pásky za den popř. za týden se využije pouze jedna páska za měsíc. Může dále snížit přístupovou dobu k zálohovaným souborům a může umožnit lepší dostupnost zálohovaných dat z hlediska centrálního dohledu. Duplicita zálohovacích procesů s rozdílným nastavením V rámci resortu tedy dle zjištění autora nezávisle na sobě probíhají následující postupy: -

Fyzické zálohování dat na počítačových systémech na jednotlivých soudech – upraveno bezpečnostní politikou,

-

Fyzické zálohování dat na počítačových systémech v jednotlivých serverech ministerstva – upraveno bezpečnostní politikou,

-

Archivace a skartace dokumentů dle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Tyto postupy jsou obsaženy v následujících dokumentech: -

Instrukce Ministerstva spravedlnosti ze dne 3. prosince 2001, č. j. 505/2001–Org, kterou se vydává vnitřní a kancelářský řád pro okresní, krajské a vrchní soudy, ve znění pozdějších instrukcí (v gesci odboru dohledu), ve znění pozdějších instrukcí.

-

Politika bezpečnosti informací v ICT resortu spravedlnosti č. j. 142/2012OI-SP/1 vydaná na základě Instrukce Ministerstva spravedlnosti ze dne 30. 05. 2012, č. j. 24/2012-OI-SP, o zajištění bezpečnosti informací v prostředí informačních a komunikačních technologií resortu spravedlnosti (v gesci odboru informatiky, která je však účinná až od 1. 1. 2013),

-

Instrukce Ministerstva spravedlnosti z 31.12.2008, č.j. 13/2008-OI-SP, kterou se upravuje postup soudů při vkládání údajů do Centrální evidence stíhaných osob a při využívání údajů z této evidence, ve znění pozdějších instrukcí.

-

Instrukce Ministerstva spravedlnosti z 19.12.2008, č.j. 94/2007-OIS-ST, kterou se vydává skartační řád pro okresní, krajské a vrchní soudy, ve znění pozdějších instrukcí.

V rámci Bezpečnostní politiky Ministerstva spravedlnosti se věnuje archivaci a zálohování digitálních dat zhruba strana a půl, které se týkají hlavních praktických pokynů pro informatiky jednotlivých soudů, jak zálohovat data v praxi, jaké používat nosiče a jak často zálohy provádět.74 Z pohledu autora je rozsah informací obsažený v bezpečnostní politice odpovídající, neboť tento dokument z principu nemůže řešit nakládání s daty, které nesouvisí s bezpečností a s ochranou dat. Data je třeba chránit též kvůli opětovné použitelnosti, dosažení procesní ekonomie, kterou požaduje např. občanský soudní řád v § 6 v 1. části věty,75 zachování kulturních hodnot a další zákonem chráněné zájmy. Je zjevné, že tyto další zákonem chráněné zájmy nemohou být v bezpečnostní politice zohledněny, neboť nejsou z principu bezpečnostními aspekty. Autor doporučuje procesy zálohování a uchovávání dat a procesy archivace a skartace v organizaci sjednotit a upravit je společně v jedné instrukci či jiném organizačním předpisu. Dosavadní instrukce a další interní předpisy totiž dosud nepokrývají celý proces zpracování elektronických dokumentů od začátku do konce. Archivace Srov. Ministerstvo spravedlnosti. Politika bezpečnosti informací v ICT resortu spravedlnosti č. j. 142/2012-OI-SP/1 vydaná na základě Instrukce Ministerstva spravedlnosti ze dne 30. 05. 2012, č. j. 24/2012-OI-SP, o zajištění bezpečnosti informací v prostředí informačních a komunikačních technologií resortu spravedlnosti. 74

§ 6 odst. 1 zákona č. 99/1963 Sb., Občanského soudního řádu, ve znění pozdějších předpisů. 75

a skartace je v dosavadních instrukcích řešena až od okamžiku, kdy uplyne doba pro skartaci stanoveného ročníku dokumentů a dalších informací. Do té doby zákon o archivnictví ani jednotlivé instrukce neřeší, jak zacházet s digitálními daty, které nejsou potřeba k okamžitému použití. Existuje totiž velké množství dat, kterým dosud neuplynula skartační lhůta, ale nejsou již potřeba v primárních transakčních systémech, protože svým velkým celkovým rozsahem zpomalují funkčnost systému. Skartace listinného dokumentu a souběh s elektronickým dokumentem Dle názoru autora může dojít k situaci, kdy proběhne skartace fyzického dokumentu, který existuje ve své elektronické kopii, a tato elektronická kopie nadále existuje, i když již neexistuje právní důvod, proč by tato kopie měla nadále existovat. Existence důvodu zpracování osobních údajů u souběhu forem Je sporné, zda existuje zákonné zmocnění na základě zákona o ochraně osobních údajů pro souběh více výskytů téhož souboru v různých systémech a pro souběh elektronického dokumenty s listinným dokumentem téhož obsahu. Každé zpracování osobních údajů, jímž existence dat, které obsahují osobní údaje je, musí mít zákonný důvod, na základě něhož jsou data zpracována. Tímto důvodem může být souhlas subjektu údajů, zmocnění dané zákonem, zajištění plnění ze smlouvy apod.76 Odůvodněnost rozdílů mezi listinnými a elektronickými dokumenty Zásadní otázkou je, zda mají existovat rozdíly v archivaci elektronických dokumentů a listinných dokumentů. Do současné doby resort justice funguje na zachování všech elektronických záznamů v systémech i poté, co byl listinný záznam již smazán. Je však otázkou, zda tento postup je technologicky správný. V současné době s ohledem na délku užívání počítačové techniky (zhruba dvacet let) nelze předjímat, co se stane s justičními systémy po sto letech užívání. Předávání dat pomocí automatizovaného centrálního systému Z hlediska dlouhodobého se např. u dohledu České národní banky či Finančně-analytického útvaru Ministerstva financí, jejichž činnost je na pravidelném předávání velkého objemu digitálních dat postavena, osvědčilo předávání pomocí automatizovaného systému, který provozuje přímo uvedený centrální subjekt. 76

§ 5 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů.

Dlouhodobá udržitelnost již archivovaných materiálů Dlouhodobá udržitelnost archivování samotného je mimo pravomoc Ministerstva spravedlnosti, protože převzetím archiválie ze strany místně příslušného archivu přechází pravomoc nad danou archiválií do pravomoci Ministerstva vnitra a do režimu § 44 zákona o archivnictví (řízení výkonu státní správy v oblasti archivnictví a zpracovávání koncepce rozvoje archivnictví).77 Recyklace obsahu starých datových zpráv Komponentou systémů justice, která je archivována odděleně a bez časového omezení, jsou datové zprávy z datových schránek (neexistuje technický nástroj, který by staré záznamy systematicky mazal, mazání je možné pouze ze strany správců na straně Ministerstva spravedlnosti). Je otázka, zda mohou být bez ztráty informační hodnoty mazána data z jednotlivých datových zpráv. Datové zprávy uchované na straně Ministerstva spravedlnosti již v původní kopii v datové schránce příslušného soudu, státního zastupitelství nebo jiného orgánu byla smazána. Vhodná teplota a vlhkost pro uchovávání CD a DVD Z tabulky uvedené v kapitole Systémy a nosiče sloužící k zálohování lze zobecněním a zjednodušením za použití vylučovací metody vyvodit, že teplota, ve které jsou uchovávány CD nosiče, by se měla pohybovat okolo 20°C s relativní vlhkostí okolo 40% (tuto kombinaci teploty a vlhkosti nevylučuje žádný z výše uvedených výzkumů). Tyto podmínky byly převzaty do bodu 12 metodiky. Zajištění klíčové dostupnosti centrálních systémů Dostupnost centrálních systémů resortu je klíčová pro komunikaci mezi jednotlivými komponentami v systému. Interregionální souběh více instancí téhož dokumentu V současné době může jeden dokument existovat ve více transakčních systémech Ministerstva spravedlnosti a jeho organizačních složek. Díky tomu může být vedeno více skartačních řízení díky témuž obsahu (např. jednou díky dané písemnosti u Okresního soudu Brno-venkov a podruhé u dané písemnosti u Krajského soudu v Brně). Tato možnost se jeví jako zbytečné vynakládání administrativních prostředků soudů a dalších orgánů, proto by Srov. § 44 písm. a) a b) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. 77

bylo do budoucna vhodné ji odstranit, například možností centrálně ověřit, že daný dokument již prošel skartačním řízením. Zachování stávajících systémů a provedení metodických a funkčních změn Vyvstává otázka, zda navíc ke stávajícím systému vyvinout nový systém pro archivaci nebo pouze správně aplikovat archivační postupy na stávající systémy. Autor je jednoznačně pro použití stávajících systémů a nastavení metodiky, možná s menšími úpravami zálohovacích a archivních modulů ve stávajících systémech Ekonomické přínosy a úspory Při úpravě vnitřních procesů dle této metodiky autor předpokládá ekonomické přínosy, zejména ve formě úspor nákladů na datový prostor a na správu počítačové sítě. Práci je možné dále rozšířit o výpočet možných přínosů změn vyplývajících z předložené metodiky.

Možnosti dalšího rozšíření práce Národní digitální archiv V budoucnu bude možno dále aktualizovat přiloženou metodiku po vytvoření Národního elektronického archivu, který v současnosti připravují Ministerstvo vnitra a Národní archiv České republiky. Lze doporučit, aby předávání archiválií do Národního digitálního archivu probíhalo elektronicky, v opačném případě by mohlo přinést zvýšené náklady na tisk elektronických dokumentů. Dokumenty Ústavního soudu ČR Jak již bylo určeno v úvodu, přiložená metodika nezohledňuje dokumenty, s nimiž pracuje Ústavní soud České republiky, bylo by ale možné je do ní také zahrnout. Zálohy na externích pevných discích V rámci teoretických východisek se autor nevěnoval do hloubky bližším pravidlům pro zacházení se zálohami na externích pevných discích a podrobnostem ochrany dat v rámci konkrétního stroje. Autor má za to, že tyto záležitosti mohou být součástí samostatné práce. Využití dalších diagramů

Dle využité metodiky UML mohly být ještě zpracovány další diagramy, například komunikační diagram, diagram časování, diagram balíčků, sekvenční diagram, diagram objektů, diagram nasazení či diagram kompozitní struktury. Z hlediska rozsahu práce a z hlediska rozsahu předmětné oblasti tyto diagramy byly vyhodnoceny jako nadbytečné. Podrobná revize vnitřních předpisů Dalším krokem, který by bylo možné v návaznosti na tuto práci zvolit, by mohla být revize stávajících vnitřních předpisů, které na tuto metodiky navazují, a jejich případná modifikace.

Závěr V této práci jsem použil analytické metodiky na vytvoření modelu práce s dokumenty v resortu Ministerstva spravedlnosti a na formulaci metodiky pro zacházení s elektronickými dokumenty. Tato metodika shrnuje dohromady tři odlišné oblasti práce s daty ve velké organizaci – dlouhodobé uchovávání dat v elektronické podobě v rámci počítačových systémů a databází, způsoby předávání elektronických dat archivům a zálohování dat v době rutinního provozu informačního systému. V této práci byl nejprve v úvodu stanoven cíl práce a byl vytvořen přehled základní relevantní literatury. Z relevantní literatury, z právních předpisů a z konkrétních interních norem byla vytvořena základní teoretická východiska práce. Autor vyšel ze stávající konstrukce těchto tří procesů v rámci resortu Ministerstva spravedlnosti, snažil se v práci obsáhnout významné části procesů v této oblasti a podrobil tyto oblasti analýze s použitím modelování v Unified Modelling Language. Grafické modely ilustrující provedenou analýzu a dosažená doporučení jsou obsahem jednotlivých částí práce včetně metodiky samotné. Z hlediska textu se tedy nejedná o návrh právního předpisu ani interního předpisu, neboť v souladu s metodikami modelování v oboru informatiky a ekonomické informatiky je nutno textový popis postupu doprovodit grafickými prvky. Autor předpokládá, že uvedenou metodiku bude možné využít jako námět a inspiraci pro interní organizační předpisy, zejména organizační pokyny a v odůvodněných případech instrukce, popřípadě pro dílčí modifikace stávajících organizačních postupů. Finální verze metodiky odevzdaná v této práci bude bezprostředně po jejím odevzdání v elektronické formě včetně všech zahrnutých diagramů předána Bc. Eleně Ransdorfové, vedoucí oddělení justiční metodiky a statistiky Ministerstva spravedlnosti České republiky. Ministerstvo spravedlnosti je oprávněno s uvedenou metodikou dále pracovat a na její text i grafickou podobu navázat.

Součástí této práce nebylo zkoumání archivace a zálohování dat na Ústavním soudu. Lze očekávat, že situace v rámci Ústavního soudu může být obdobná situaci na ostatních soudech, ale autor v této věci nechce vynášet neinformované hodnocení. Ústavní soud totiž obvykle pracuje se skutkovým a právním stavem, který již v mnoha případech byl dříve posuzován obecným soudem nebo jiným obdobným orgánem, pouze jej zkoumá z pohledu ústavnosti. Navíc má své specializované agendy, například přezkum právních předpisů z hlediska souhladu s ústavním pořádkem České republiky. Ústavní soud používá jiné elektronické systémy pro zpracování dat a jiným způsobem zpracovává některé procesy. Při úpravě vnitřních procesů dle této metodiky autor předpokládá ekonomické přínosy, zejména ve formě úspor nákladů na datový prostor a na správu počítačové sítě. Práci je možné dále rozšířit o výpočet možných přínosů změn vyplývajících z předložené metodiky.

Použité zdroje -

Budiš, P.: Elektronický podpis a jeho aplikace v praxi. 1. vyd. Olomouc: ANAG, 2008. 157 s. ISBN 9788072634651.

-

Buchalcevová, A. Metodiky vývoje a údržby informačních systémů. 1. vyd. Praha: Grada, 2005. 163 s. Management v informační společnosti. ISBN 80-247-1075-7.

-

Burachovičová, M.: Soudy. Prezentace v Powerpoint. Vytvořeno 16. 9. 2011. Citováno 30. 9. 2012. Dostupný z: http://mail.vskv.cz/download/vyuka/.../Soudy.pptx.

-

Byers, F. R. NIST Special Publication 500-252 Information Technology: Care and Handling of CDs and DVDs — A Guide for Librarians and Archivists. Gaithersburg: National Institute of Standards and Technology, 2003. 44 s. ISBN 1-932326-04-9.

-

Český statistický úřad. Český statistický úřad – rok po povodni 13.08.2003. Citováno 15. 11. 2012. Dostupný z: http://www.czso.cz/csu/tz.nsf/i/cesky_statisticky_urad_rok_po_povodni _13_08_2003.

-

Eriksson, H., Penker, M. Business Modeling with UML : Business Patterns at Work. New York: John Wiley & Sons, 2000. 480 s. ISBN 0471-29551-5.

-

Gladney, H. M.: Preserving digital information. Berlin; New York: Springer, 2007. xxiii, 314 s. ISBN 9783540378860.

-

Hutař, J., Melichar, M. Návrh opatření pro prodloužení životnosti obsahu CD a DVD disků ve sbírkách NK. Národní knihovna České republiky. Publikováno 14. 12. 2010. Citováno 6. 12. 2012. Dostupné z: http://digit.nkp.cz/projekty/VZ-2004_2010/2010/PDF/10_cdarchive_END.pdf.

-

Instrukce Ministerstva spravedlnosti ze dne 3. prosince 2001, č. j. 505/2001–Org, kterou se vydává vnitřní a kancelářský řád pro okresní, krajské a vrchní soudy, ve znění pozdějších instrukcí,

-

Instrukce Ministerstva spravedlnosti z 31.12.2008, č.j. 13/2008-OI-SP, kterou se upravuje postup soudů při vkládání údajů do Centrální evidence stíhaných osob a při využívání údajů z této evidence

-

Instrukce Ministerstva spravedlnosti z 19.12.2008, č.j. 94/2007-OIS-ST, kterou se vydává skartační řád pro okresní, krajské a vrchní soudy.

-

Intel Corporation. Intel® Solid-State Drives (SSD). Změněno 21. 12. 2012. Citováno 21. 12. 2012. http://www.intel.com/content/www/us/en/solid-state-drives/solidstate-drives-ssd.html.

-

Kain, P., Hudema, M. Egyptolog Miroslav Bárta: Příznaků blížícího se kolapsu naší civilizace je stále víc. Hospodářské noviny IHNED. ISSN 1213 – 7693. Publikováno 27. 12. 2012. Citováno 29. 12. 2012. Dostupné z: http://zpravy.ihned.cz/cesko/c1-59029270-egyptologmiroslav-barta-priznaku-bliziciho-se-kolapsu-nasi-civilizace-je-stale-vic.

-

Kol. UNIX man pages : tar ():. Změněno 20. 11. 2012. Citováno 20. 11. 2012. Dostupné z: http://unixhelp.ed.ac.uk/CGI/man-cgi?tar.

-

Kunt, M. Elektronická spisová služba, datové schránky a konverze dokumentů. Upraveno 27. 5. 2009. Citováno 4. 12. 2012. Dostupný z: http://www.nacr.cz/zpravy/kunt.pdf.

-

Kyncl, L. Datové schránky v současné aplikační praxi. Nástroje IT manažera, Praha: Forum, s.r.o., Neuveden, únor, od s. kap. 4/4, s. 1-31, 31 s. ISSN 1802-3886. 2011.

-

Kyncl, L. Electronic Document Storage - Legal, Technical and Economic Aspects. Masaryk University Journal of Law and Technology, Brno: Masarykova Univerzita, 1, 2, od s. 323-330, 8 s. ISSN 1802-5943. 2007.

-

Langley, S. Archives in the digital era - Australian overview including a selection of case studies. Australia Council for the Arts. Vytvořeno 19. 6. 2012. Citováno 8. 12. 2012. Dostupné z: http://www.australiacouncil.gov.au/__data/assets/pdf_file/0019/13027 6/Digital_Archives_Australian-v1.pdf.

-

Langley, S. Archives in the digital era - Glossary. Australia Council for the Arts. Vytvořeno 19. 6. 2012. Citováno 8. 12. 2012. Dostupné z: http://www.australiacouncil.gov.au/__data/assets/pdf_file/0018/13027 5/Digital_Archives_Glossary-v1.pdf.

-

Langley, S. Archives in the digital era - International overview. Australia Council for the Arts. Vytvořeno 19. 6. 2012. Citováno 8. 12. 2012. Dostupné z:

http://www.australiacouncil.gov.au/__data/assets/pdf_file/0020/13027 7/Digital_Archives_International-v1.pdf. -

Langley, S., Bailey, J. Archives in the digital era - Scoping study report. Australia Council for the Arts. Vytvořeno 19. 6. 2012. Citováno 8. 12. 2012. Dostupné z: http://www.australiacouncil.gov.au/__data/assets/pdf_file/0017/13027 4/Digital_Archives_Scoping_Report-v1.pdf.

-

Larman, C. Applying Uml and Patterns: An Introduction to ObjectOriented Analysis and Design, and the Unified Process. 2. vydání. New Jersey: Prentice Hall Professional, 2001. 627 s. ISBN 978-0130925695.

-

Littschwager, T. Data na věčné časy. Chip - Magazín informačních technologií. 2007. č. 8. ISSN 1210-0684. s. 68 – 72.

-

Ministerstvo spravedlnosti. eJustice. Změněno 2008. Citováno 15. 12. 2012. Dostupný z: http://obcanskyzakonik.justice.cz/ejustice/.

-

Ministerstvo spravedlnosti: Justice.cz - přehled soudů. Upraveno 2012. Citováno 31. 12: 2012. Dostupný z: http://portal.justice.cz/Justice2/Uvod/Soudy.aspx.

-

Ministerstvo spravedlnosti. Politika bezpečnosti informací v ICT resortu spravedlnosti č. j. 142/2012-OI-SP/1 vydaná na základě Instrukce Ministerstva spravedlnosti ze dne 30. 05. 2012, č. j. 24/2012-OI-SP, o zajištění bezpečnosti informací v prostředí informačních a komunikačních technologií resortu spravedlnosti.

-

Ministerstvo vnitra. Ministerstvo vnitra zahájilo projekt Národní digitální archiv - Ministerstvo vnitra České republiky. Změněno únor 2011. Citováno 18. 12. 2012. Dostupné z: http://www.mvcr.cz/clanek/ministerstvo-vnitra-zahajilo-projektnarodni-digitalni-archiv.aspx.

-

Mrkývka, P., Pařízková, I., Radvan, M., Šramková, D., Foltas, T., Nováková, P. Finanční právo a finanční správa. 1. díl. Vyd. 1. Brno: Masarykova univerzita, 2004. 404 s. (Edice učebnic PrF MU v Brně; č. 354). ISBN 80-210-3578-1.

-

Národní archiv. Národní digitální archiv. Powerpoint prezentace. Změněno únor 2011. Citováno 18. 12. 2012. Dostupné z: http://www.mvcr.cz/soubor/narodni-digitalni-archiv-zahajeni.aspx.

-

Nejvyšší správní soud. Nejvyšší správní soud | Předběžné otázky podané NSS. Upraveno 5. 10. 2012. Citováno 23. 12. 2012. http://www.nssoud.cz/Predbezne-otazky-podaneNSS/art/533?menu=254.

-

Network Working Group. Evidence Record Syntax (ERS). Request for Comments: 4998. Vytvořeno 2007. Citováno 15. 11. 2012. Dostupné z: https://tools.ietf.org/html/rfc4998.

-

Odeon: Skartační znak. Upraveno 28. 12. 2012. Dostupný http://www.archivace-dokumentu.cz/slovnik/skartacni-znak.

-

Ohno, T., Mizuno, M., Kubo, M., Tsuboya, K., Horie, M. 1998. Optical information recording medium. MITSUBISHI CHEM CORP (JP). EP0847049. Dostupný z: http://www.freepatentsonline.com/EP0847049A2.html.

-

Pecinovský, J. Archivace a komprimace dat. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2003. 116 s. Snadno a rychle. ISBN 80-247-0659-8.

-

Pinheiro, E., Weber, W.-D., Barroso L. A. Failure Trends in a Large Disk Drive Population. Proceedings of the 5th USENIX Conference on File and Storage Technologies (FAST’07). 2007. Upraveno 02/2007. Citováno 3. 12. 2012. Dostupné z: http://static.googleusercontent.com/external_content/untrusted_dlcp/r esearch.google.com/en//archive/disk_failures.pdf.

-

Pospíšil, M. Základní registry - technická část. Verze 1.5. [online v uzavřeném systému] Změněno 14. září 2012. Zveřejněno na extranetu Ministerstva spravedlnosti.

-

Rozhodčí soud při Hospodářské komoře České republiky a Agrární komoře České republiky. Rozhodčí soud. Upraveno 1. 1. 2013. Citováno 1. 1. 2013. Dostupný z: http://www.soud.cz/.

-

Schmuller, J. Myslíme v jazyku UML. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2000. 359 s. Knihovna programátora. ISBN 80-247-0029-8.

-

Správa základních registrů. 28.12.2012 Rozcestník vygenerovaných agend. Upraveno 28. 12. 2012. Citováno 28. 12. 2012. Dostupné z: https://rpp-ais.egon.gov.cz/gen/agendy-detail/.

-

Šurmanová, M., Knebl, O. Service Level Agreements. Revue pro právo a technologie. 2011, r. 2, č. 3. ISSN 1804-5383. s. 22 – 28.

z:

-

United Nations: Electronic Single Window Legal Issues: A CapacityBuilding Guide. Bangkok: 2012, United Nations Economic and social Commission for Asia and The Pacific. 60 + X s. ISBN nebylo přiděleno. Kód publikace ST/ESCAP/2636.

-

Van Bogart, J. Life Expectancy: How Long Will Magnetic Media Last? In Van Bogart, J. Magnetic Tape Storage and Handling: A Guide for Libraries and Archives. Vytvořeno 6/1995. 34 s. ISBN 1-887334-40-8. Citováno 11. 12. 2012. Dostupné z: http://www.clir.org/pubs/reports/pub54/index.html/4life_expectancy.h tml.

-

Vyhláška Ministersta vnitra č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů.

-

Zákon č. 99/1963 Sb., Občanského soudního řádu, ve znění pozdějších předpisů.

-

Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů.

-

Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Seznam použitých zkratek Bezpečnostní politika = Ministerstvo spravedlnosti. Politika bezpečnosti informací v ICT resortu spravedlnosti č. j. 142/2012-OI-SP/1 vydaná na základě Instrukce Ministerstva spravedlnosti ze dne 30. 05. 2012, č. j. 24/2012-OI-SP, o zajištění bezpečnosti informací v prostředí informačních a komunikačních technologií resortu spravedlnosti. ČR = Česká republika MSp = Ministerstvo spravedlnosti České republiky OLA = Operation Level Agreement OSN = Organizace spojených národů Sb. = Sbírka zákonů České republiky SLA = Service Level Agreement UML = Unified Modelling Language USA = Spojené státy americké Zákon o archivnictví = Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Seznam tabulek a obrázků Tabulka 1: Doporučená teplota, vlhkost a jejich relativní změny doporučené pro zálohování optických médií. Převzato z: Byers, F. R. NIST Special Publication 500-252 Information Technology: Care and Handling of CDs and DVDs — A Guide for Librarians and Archivists. Gaithersburg: National Institute of Standards and Technology, 2003. 44 s. ISBN 1-932326-04-9. s. 16. .............. 22 Obrázek 1: Diagram požadavků s jedním požadavkem týkajícím se archivace dokumentů. Autor: autor práce. .................................................................... 26 Obrázek 2: Diagram případu užití – vnitřní správy spisů a písemností. Autor: autor práce. .................................................................................................. 33 Obrázek 3: Diagram tříd zahrnující hlavní třídy související s dokumenty v resortu justice. Autor: autor práce. ................................................................ 36 Obrázek 4: Stavový diagram zahrnující jednotlivé stavy dokumentu, kterých nabývá obecný dokument v resortu justice. Autor: autor práce. ..................... 37 Obrázek 5: Diagram aktivit, které probíhají s dokumenty v resortu justice. Autor: autor práce. ........................................................................................ 37 Obrázek 6: Diagram komponent, který zahrnuje dílčí systémy, které v resortu justice pracují s dokumenty. Autor: autor práce. ........................................... 40 Obrázek 7: Diagram komponent, který zahrnuje zálohovací programy v resortu justice. Autor: autor práce. ............................................................................ 41 Obrázek 8: Diagram požadavků s třemi požadavky týkajícími se zálohování dokumentů. Autor: autor práce. .................................................................... 45 Obrázek 9: Diagram případu užití u externího podávání dokumentů. Autor: autor práce. .................................................................................................. 47