Digitaliseren in de heemkundige kring

Digitaliseren in de heemkundige kring Lesgever: Francis Vlieghe Organisator: Heemkunde Vlaanderen

Digitaliseren in heemkundige kring

Bedoeling van deze les  Algemeen inzicht verwerven in de termen  

‘digitaliseren’ en ‘digitaal archiveren’ Enkele vuistregels onder de knie krijgen Weten tot wie en waar je u moet richten indien je zelf aan de slag wil

Verder documenteren is noodzakelijk als je zelf aan de slag gaat

| Digitaliseren in heemkundige kring

Overzicht  Inleiding  Stappenplan  Handige literatuur


Inleiding

Digitalisering? Digitalisering is het omzetten van data van een analoog naar een digitaal medium


Inleiding

Analoog  Dia, Polaroidfoto

 Plaat, audiocassette

 VHS, Betamax  Boek


Digitaal  Digitale foto op je digitale camera, pc, dvd  Audiobestand op je pc, ipod, mp3-speler, cd  Videobestand op je pc, digitale tv

 E-book

Inleiding

Digitaal archiveren? Digitaal archiveren is het langdurig bewaren van digitale bestanden, zowel ‘digital born’ als ‘gedigitaliseerde’ bestanden


Inleiding Digitaliseren

Digitaal archiveren

 Analoge bestanden

 Langdurig bewaren van:



omzetten naar digitale bestanden Niet alle gedigitaliseerde bestanden worden digitaal gearchiveerd


– Gedigitaliseerde bestanden – ‘Digital born’-bestanden

Stappenplan      

Planning Mappenstuctuur Digitaliseren Beschrijven Back-up maken (Online zetten)


1. Planning     

Wat wil ik digitaliseren? Hoe wil ik het digitaliseren? Waarom wil ik het digitaliseren? Contact zoeken met partners Documenteren van elke stap


1.1. Wat wil ik digitaliseren?  In kaart brengen van alle materialen die moeten worden gedigitaliseerd: – Foto – Video – Tekst – Geluid –…


1.2. Hoe wil ik digitaliseren?  Zelf scannen: – werkproces beschrijven – Nagaan of alle apparatuur en kennis aanwezig is

 Extern laten digitaliseren => lastenboek maken


1.3. Waarom wil ik iets digitaliseren?  Langetermijnbewaring  Reproductie (bv. in boek)  Online brengen van de collectie => Veel invloed op kwaliteitseisen


Langetermijnbewaring  Nood aan degelijke mappenstructuur  Werken volgens de geldende open standaarden, 



waarbinnen een zo hoog mogelijke kwaliteit van bestand wordt nagestreefd Digitale bestanden moeten degelijk worden beschreven Op correcte manier opslaan / back-up maken


Langetermijnbewaring Gevolg:  Heel arbeidsintensief  Veel opslagruimte nodig => Duur Maar! Is perfect geschikt als basis voor bijna alle andere toepassingen


Reproductie (bv. afbeeldingen voor boek)  Eenvoudige mappenstructuur is voldoende  Werken volgens open standaarden minder

  

noodzakelijk Kwaliteit van bestand afhankelijk van de nood (bv poster vs kleine afbeelding in boek) Beschrijving niet altijd noodzakelijk Back-up minder strikt


Online zetten van bestanden (bv. beeldbank)  Degelijke mappenstructuur gewenst bij veel  

 

bestanden Werken volgens open standaarden niet noodzakelijk als server dit niet ondersteunt (bv. Flickr) Kwaliteit van bestand afhankelijk van de maximale capaciteit van de server Degelijke beschrijving noodzakelijk Back-up minder strikt


1.3. Waarom wil ik digitaliseren? Besluit  = heel belangrijke vraag  Werken volgens procédé van 

langetermijnbewaring sluit andere procédés niet uit Werken volgens procédés van reproductie of het online zetten van bestanden sluit andere procédés wel uit. Wil je nadien toch een andere doelstelling bereiken, dan moet je helemaal opnieuw beginnen


1.4. Contact zoeken met partners  Kan ik gratis of goedkope software gebruiken?  Is het wat ik wil digitaliseren al gedigitaliseerd door andere organisaties? => Bevraag de lokale erfgoedcel, professionele archiefdiensten en andere mogelijke partners


1.5. Documenteren  Documenteer elke stap in het proces:



– Voor jezelf – Voor andere medewerkers in digitaliseringsproces – Voor latere gebruikers: weten wat je wel en niet hebt gedaan met origineel Zorg er voor dat je deze documentatie ook op de correcte manier bewaard


2. Mappenstructuur  Is er een bestaande (goede) mappenstructuur die



kan worden overgenomen? => zo veel mogelijk de mappenstructuur uit archief overnemen Indien er geen (goede) mappenstructuur voorhanden is: nieuwe mappenstructuur maken


2.2. Nieuwe mappenstructuur  Indeling op organisatie Vb: 1. Gemeente 1.1. Gemeentebestuur 2. Vzw’s 2.1. Jeugd 2.1.1. Jeugdbewegingen 2.1.1.1. Chiro


2.2. Nieuwe mappenstructuur  Functionele indeling Vb.

1. Algemeen management 2. Interne organisatie 2.1. Bestuursvergadering 3. Activiteiten 3.1. Erfgoeddag 3.2.


2.2. Nieuwe mappenstructuur  Indeling op onderwerp Vb. 1. Vrije tijd 2. Sport 2.1. Voetbal 2.2. Wielrennen


3. Digitaliseren  Scannen / Opnemen / Overzetten  Welke bestandsformaten?  Kwaliteitseisen

Vergeet niet af en toe een back-up te maken


3.1. Scannen  Welke scanner?



– Geen allround toestel (printer/scanner) – Controleer of de materialen die je wenst te digitaliseren ook onder de plaat kunnen (bv. dia’s) Welke programma’s? – Gratis: XnView, IrfanView – Betalend: Photoshop


3.1 Scannen    

Foto’s: flatbedscanner Negatieven: negatiefscanner Dia’s: diascanner, maar flatbedscanner gaat ook Boeken: boekscanner (duur), alternatief: foto’s nemen van elke pagina (traag) geen flatbedscanner gebruiken voor het inscannen van oude en dure boeken


3.1 Scannen


3.1 Audio overzetten    

Platen: platenspeler met USB-poort Audiocassettes: cassettespeler met USB-poort Geluidskaart in je PC Opnamesoftware, bv. Audacity


3.1 Video overzetten  Via PC: rechtstreeks via analoge video-ingang



indien PC dit ondersteunt; anders via converter analoog-digitaal Opnemen met videobewerkingsprogramma (bv. Nero) Met behulp van een DVD- of HDD-recorder: video-recorder aansluiten op DVD-recorder en afspelen op externe kanaal


3.2. Bestandsformaten?  Wat zijn open standaarden?



Open standaarden zorgen er voor dat je onafhankelijk van de leverancier je product kan gebruiken Onafhankelijkheid van leveranciers of specifieke programma’s – Bv: bestanden van Word 6.0 uit 1993 kunnen niet meer worden geopend met Word7 uit 2007


3.2 Goede bestandsformaten om te archiveren    

Geluid: WAV Foto: TIFF of JPEG2000 Film: AVI Tekst: PDF of XML


3.3 Minimale kwaliteitseisen voor archivering van foto’s  Foto: – Resolutie:  Standaard: 300 dpi (voor gewone foto’s en tekstdocumenten)  Dia’s en fotonegatieven: 1200 dpi

– Kleurdiepte:  24 of 48 bits/pixel voor kleur  8 of 16 bits/pixel voor enkel grijswaarden  1 bit/pixel voor zwart/wit

– Kleurruimte: ECIRGB


3.3. Kwaliteitseisen: 300 dpi


3.3. Kwaliteitseisen: 30 dpi


4. Beschrijven  Waarom beschrijven?  Hoe beschrijven?  Naamgeving


4.1. Waarom beschrijven  Terugvindbaarheid  Informatie voor andere gebruikers  Context van originele object weergeven


4.2. Hoe beschrijven  In bestand zelf +: informatie blijft aan bestand hangen -: arbeidsintensief  Extra document bij gedigitaliseerde objecten +: makkelijker -: informatie kan sneller verloren gaan => Bij voorkeur: in bestand zelf


4.3 Naamgeving    

Complexe naamgeving vermijden Geen spaties gebruiken, wel underscore (_) Niet langer dan 28 karakters Handig: beginnen met omgekeerde datum, bv. 20101124_Harelbeke_01.tiff (let wel op met laatste cijfer!)


5. Back-up maken  (Losse) Harde Schijf  CD / DVD  Online


5.1. Harde schijf  Best back-up maken op een externe harde schijf: – Niet op zelfde plaats bewaren als het originele gedigitaliseerde object


5.2. CD / DVD       

Enkel ‘golden’ CD-R of DVD-R gebruiken Geen CD-RW of DVD-RW gebruiken Zo traag mogelijk branden Niets schrijven op het schijfje zelf Niks kleven op het schijfje zelf Extra informatie wordt op schijfje zelf en/of in bijgevoegd boekje opgeschreven Rechtop in het harde doosje bewaren


5.2 CD / DVD


Onthou: Hoe groter de opslagcapaciteit van de drager, hoe groter het verlies bij beschadiging van de drager | Digitaliseren in heemkundige kring

5.3. Online bewaren  Voordelen: 

– Wordt extern bewaard Nadelen: – Beheer niet in eigen handen


5.3 Online bewaren


5.3 Online bewaren


5.3 Online bewaren


En wat nadien met de originelen? De originelen blijven het belangrijkste object binnen de verzameling van de Heemkundige Kring. Een gedigitaliseerd object kan dat nooit helemaal vervangen, maar dient als extra bescherming van de informatie => Indien mogelijk het origineel bewaren


Digitaliseren in de heemkundige kring

Recommend Documents