Digitaliseren en implementatie van een patiëntenregistratiesysteem voor het Bethsaida Health Centre in Musoma, Mara regio te Tanzania

Implementatie Patiënten Registratie Systeem

2012

Digitaliseren en implementatie van een patiëntenregistratiesysteem voor het Bethsaida Health Centre in Musoma, Mara regio te Tanzania door Aafke Jongsma

februari - maart 2012

Vrijdag 10 t/m zondag 12 februari Vrijdag eind van de middag aangekomen en opgehaald door Elizabeth en Robbert de Quant waar we de komende maand in huis verblijven. We zijn goed aangekomen samen met alle apparatuur; een PC die als moedercomputer zal dienen, 2 UPS, een switch, kabels, toetsenbord en muis, etc. Elizabeth is mede directeur van de Bethsaida Health Clinic. Zaterdag zijn we even langsgegaan bij Bethsaida om ons voor te stellen, handen te schudden en de kliniek te zien. Zondag nog wat acclimatiseren en maandag echt aan t werk. In de voorbereidende maanden heb ik verschillende systemen onderzocht. Uiteindelijk heb ik gekozen voor OpenEMR (v4.1.0). Dit is een OpenSource tool gebaseerd op PHP, MySQL en Apache. Een vrij stabiel systeem, dat voornamelijk is gebaseerd op huisartsen posten en kleine klinieken. Ik kan het zelf nog helemaal aanpassen en inrichten specifiek voor Bethsaida. Een groot deel is configu-reerbaar en een aantal onderdelen zal ik in de PHP code moeten aanpassen. Kortom een grote uitdaging in het vooruitzicht. Maandag 13 februari De eerste dag officieel werken. Maandagochtend samen met Elizabeth met een auto vol apparatuur naar Bethsaida vertrokken. Eerst heb ik kennis gemaakt met Harrieth, de office assistente, een slimme dame die mij de komende tijd zal helpen en ondersteunen. Het is de bedoeling dat zij uiteindelijk het beheer op zich zal nemen en de opleidingen en trainingen voor het systeem zal geven aan al het personeel. Samen met Harrieth, Els en een smid opmetingen gedaan voor de kooi waarin de apparatuur moet komen te staan. Het wordt een mooie kooiconstructie met een hangslot erop zodat de apparatuur niet zomaar meegenomen kan worden. Dit zal een soort serverhok worden waar momenteel ook de medicijnen opgeslagen worden. We zullen de temperatuur gaan meten en als het te warm wordt, moeten we gaan kijken naar een airconditioner. Uiteraard moeten we dan ook kijken naar het budget, de extra energie kosten en hoe om te gaan met power failure. Alles is in verhouding ten opzichte van wat wij gewend zijn zeer primitief. Er is hier uiteraard nog geen gekoelde server ruimte met speciale rekken waarin de servers komen te draaien. Er is geen internet, of je moet inbellen en dat is erg kostbaar. Er is geen netwerk, dus alle documenten en financiële overzichten staan op verschillende computers. Er is nog niet iets ingericht voor standaarden en versiebeheer van de documenten/Excel sheets. Kortom het wordt een flinke uitdaging om iets op poten te zetten en relatief simpel beheersbaar. Na de opmetingen, zijn de processen gaan inventariseren van de receptie, dokter en laboratorium door mee te lopen met verschillende patiënten per afdeling. Met Millicent, de hoofdzuster, heb ik gesproken over de overzichten van verzekerde patiënten en hoe nu deze data verzameld en gesorteerd moet worden. Ik heb samen met Harrieth en Elizabeth deels kunnen inventariseren welke gegevens per afdeling worden

Bethsaida Health Centre, Tanzania

1


2012

bijgehouden per patiënt. Ook hebben we gesproken over rechten per afdeling, maar dit is nog niet geheel duidelijk of dit ook met de processen te matchen is. Tenslotte hebben we alle financiële rapportages op een USB stick gezet om mee te nemen terug naar het huis samen met verschillende boeken die moeten worden ingevuld voor de overheid. Hierna zijn we weer terug gegaan naar het huis van Elizabeth met alle apparatuur waar ik alvast wat werk heb verzet om de verschillende Excel sheets tot 1 gehele Excel te maken per jaar.

Dinsdag 14 februari Vandaag lang gewerkt aan de Excel sheets en de berekeningen voor de financiële administratie. Er worden per maand overzichten bijgehouden met tellingen voor het aantal (verzekerde) patiënten, patiënten per afdeling, per verrichting, hoeveel klinische (in patiënts) en poliklinische (out patiënts) patiënten zijn er per maand/kwartaal geweest, verdeling over mannen, vrouwen en kinderen, welke kosten zijn er gemaakt, salarissen. Ook wordt er bijgehouden wat de omzet per dag/maand/kwartaal per afdeling is etc. Ik heb hier 1 Excel van gemaakt met automatische berekeningen zodat ze voor 1 heel jaar alleen de tellingen per dag goed hoeven in te voeren. Dit zou veel fouten moeten schellen met de maandelijkse rapportages, zo heb ik alle velden met berekeningen geel gekleurd en afgesproken dat deze velden niet mogen worden ingevuld. Na het afronden van de financiële sheet heb ik uitleg gegeven aan Harrieth. Zij is een slimme dame en vroeg ook gelijk voor beveiliging van de sheets met inlog en passwords om te zorgen dat anderen niet zomaar in de sheet gaan werken zonder dat ze weten wat ze aan het doen zijn. Woensdag 15 februari Vandaag hebben we de rapportages en overzichten doorgenomen die aan de overheid moeten worden aangeleverd met naast de boekhoudkundige overzichten ook de klinische overzichten zoals het aantal patiënten met specifieke diagnoses/aandoeningen (Malaria, bevallingen, HIV, TB, Syfilis, Diarree, etc.). Echter is het grootste deel van de overzichten van boekhoudkundige aard (inventaris, omzet, kosten, personeel, verzekerden, etc.). Het zijn flink veel rapportages die moeten worden aangeleverd, sommige moeten vanuit het systeem worden gegenereerd maar ook een groot aantal moet gewoon uit Excel sheets worden gehaald. Hiernaast heb is samen met Harrieth gewerkt aan het scherm voor de receptie. De receptiemedewerkers hebben waarschijnlijk het minste ervaring met computers. Daarom hebben we dit scherm en alle velden zo veel mogelijk 2talig ingericht (Swahili en Engels). Voor de laborders en resultaten heb ik een ontwerp gemaakt en geoefend wat er in het systeem mogelijk is. Ik ben er nog niet tevreden over omdat ik vermoed dat het voor de rapportages lastig zal worden om overzichten te genereren van specifieke resultaten (bijv. aantal patiënten met HIV positief in een bepaalde periode). Hier moet ik nog verder aan werken en goed over nadenken. Donderdag 16 februari Vandaag gewerkt aan het employeescherm. In dit scherm kunnen alle employeegegevens worden ingevoerd. Dit kan dan vervolgens weer worden gekoppeld aan de gebruikers van het systeem. Hierdoor kunnen er ook snel overzichten worden uitgedraaid met alle medewerkers, hun aanstelling, functie, pensioen etc. Dit is een van de overzichten die moet kunnen worden aangeleverd aan de overheid. Verder heeft Elizabeth vandaag geregeld dat ik aan het eind van mijn verblijf (6 maart) een presentatie ga geven aan


2


2012

de board of directors. Hiervoor moet een ruimte, beamer, laptop etc geregeld worden. Dit lijkt simpel maar dit kost veel tijd om goed te regelen. Vrijdag 17 februari Vandaag vroeg weer naar Bethsaida vertrokken, wederom met alle apparatuur. De kooiconstructie is klaar en er is een mooi groot hangslot. Hier heb ik ook een werkplekje ingericht voor mezelf waar ik vanaf nu elke dag kan zitten werken. De moedercomputer (een gewone PC), switch, UPS zijn geïnstalleerd en ingericht in de kooi (zie foto). Alles draait en werkt. Hier zit een groot hangslot op waar ik de enige sleutel van heb. Harrieth zal uiteindelijk de sleutel beheren. We hebben post-its gemaakt met alle To Do-activiteiten en 3 categorieën To Do, In Progress en Done. We kunnen zo de voortgang van ons project goed bijhouden en zien wat er nog gedaan moet worden.

Daarna hard verder gewerkt aan het employeescherm, alle gewenste velden zijn nu toegevoegd en worden correct opgeslagen in de database. Ook nog gewerkt aan het zoeken per patiënt, het aanpassen van teksten en overzichten in de sourcecode. Ook heb ik gewerkt aan het scherm voor de Lab uitslagen om te zorgen dat de uitslagen goed uit het systeem te extraheren zijn. Dit lijkt te werken, ik kan nu goede query’s maken en de resultaten uit de database halen. Volgende week ga ik werken aan de rapportages , om te zorgen dat de resultaten uit de database (de query’s) getoond worden in mooie overzichten voor het lab. Ook zal ik volgende week het netwerk gaan inrichten en de eerste 2 PC´s in het netwerkje hangen.

Zaterdag 18 februari Vanochtend heb ik een verslagje van afgelopen week geschreven en een paar foto’s verkleind (omdat deze niet makkelijk doorgestuurd kunnen worden met de inbelverbinding). Daarnaast ook nog gewerkt aan een huisstijl en overzichten om op te hangen in de gang voor de patiënten met de prijzen per verrichting/behandeling. Vlak na de lunch kwamen er een aantal belangrijke personen, Musuto Chirangi (Hospital secretary - Nyerere district), Dr. Calvin Mwasha (Medical officer in charge - Nyerere district) en Peter Shillingi (District health secretary/Hospital secretary - Nyerere district). Samen met deze heren en Elizabeth ben ik naar Bethsaida gegaan. Elizabeth heeft deze heren rondgeleid en vervolgens heb ik laten zien wat ik tot nu toe heb gebouwd voor de financiële Excel sheets en de patiënten records in OpenERM. Men was zeer onder de indruk en vroeg wanneer ik bij


3


2012

hun zou langskomen. Dat is natuurlijk erg leuk om te horen. Momenteel werk ik ongeveer 8 uur per dag, de weekends ga ik proberen vrij te houden om ook nog wel wat van Tanzania te zien. Maar er is nog veel te doen en soms zoals vandaag schiet dat er gewoon een beetje bij in. Het geeft echter wel veel voldoening om de gezichten te zien van de mensen als je iets hebt gebouwd. Iedereen is enthousiast en wil leren omgaan met computers. Er zitten veel slimme mensen tussen die soms alleen maar een klein duwtje in de rug moeten hebben met een paar opstart tips. Zondag 19 februari In de ochtend zijn we naar de kerk gegaan, we moesten worden voorgesteld en hebben keurig de dienst met dans en zang in Swahili bijgewoond. Na de kerkdienst heerlijk in de tuin gezeten onder de mangoboom met een boekje. Lekker een dagje niks gedaan en even vrij om alle indrukken op te nemen. Maandag 20 februari Vandaag de hele dag hard gewerkt aan het systeem helemaal passend maken voor Bethsaida en de werkprocessen die ze hebben. Ook gewerkt aan de overzichten voor de overheid en in de middag met nurse Millicent gezeten om de schermen te ontwerpen die nodig zijn voor de verpleging.

Weer fijn opgehaald door Abdalla onze chauffeur. Ik word goed verwend er wordt goed voor me gezorgd. Elze en Reinier hebben een dagtaak aan boodschappen doen en koken. Het is erg moeilijk om van alles te kopen, maar Elze en Reinier zijn er professionals in geworden. Elke dag staat er wat lekkers op tafel en dat is absoluut bewonderenswaardig. Dinsdag 21 februari Op dinsdag had ik vrij en hebben we een boottripje gemaakt het Victoriameer op naar het eiland Lukuba. Daar werden we opgewacht met koffie en thee en hebben eer wandeltocht gemaakt over het eiland met een gids. Mooie stukken gezien maar vooral ook erg warm. Vervolgens prima geluncht met lekkere vis en uitbuikend genoten van de aapjes die voor ons neus op het strandje aan t spelen waren. Helaas niet gezwommen want daar kun je Bilharzia van krijgen, soort wormpjes waardoor je van binnenuit wordt opgegeten.


4


2012

Woensdag 22 februari Vanochtend vroeg opgestaan en samen met Els en Elze naar Bethsaida vertrokken. Daar aangekomen moest er een plan komen om de kabels te leggen voor het netwerk. Er is een plattegrond opgemeten, er zijn verschillende discussies geweest hoe en waar de kabels zouden moeten lopen, er zijn verschillende gaten geboord. Kortom 5 man was er fulltime mee bezig en uiteindelijk is met ook weer met 5 man naar Musoma gegaan om extra kabel dingetjes te kopen. Daar is een echte kabelman gevonden en die is gelukkig mee terug gekomen naar Bethsaida. De kabelman wist gelijk wat hij moest doen en zou de volgende dag alle kabels leggen via t plafond en de telefoonaansluitingen in de muur. Verder was de kabelman wel gecharmeerd van mij en heeft aan Elze gevraagd of ik al getrouwd was en of mijn partner in de buurt was. Ik heb me maar afzijdig van het kabelfeest gehouden en ben bezig geweest met de schermen voor nursing en IPD (in patiënt department): Nurse Charts, Fluids en Admission/Decharge schermen. Hiervoor moeten nog wel de rapportages worden gemaakt. In de middag een interview met dokter Alfred, een vriendelijke man die al het hele workflow proces had beschreven voor de artsen. Het wordt nog puzzelen om dit proces zo simpel mogelijk te behouden in het systeem. Aan de andere kant hoe nauwkeuriger je registreert hoe beter overzicht je hebt en hoe beter je kunt sturen op verbeteringen en rapportages kunt genereren. Dokter Alfred is een bescheiden man, maar je merkt wel dat hij zeer geïnteresseerd en betrokken is. Zijn ogen gaan glimmen als je met hem bespreekt hoe het proces te ontwerpen voor de artsen. Donderdag 23 februari In de ochtend training gegeven aan Harrieth. De kabelman zou komen om 9:00 komen maar kwam pas om 11:00 om de kabels te trekken. Zo gaan de dingen hier. Nadat de kabel man kwam en ook mij persoonlijk nog een huwelijksaanzoek deed, kon ik eigenlijk niet meer aan het systeem werken. Daarom heb ik maar geholpen om de kamers op te ruimen/verbouwen voor de PC’s. Om 14:00 ben ik terug naar t huis gegaan om daar verder te werken en bugfixes te doen n.a.v. de training en opmerkingen van Harrieth. Uiteraard viel de stroom uit. Dat gebeurt minimaal zo’n 2 keer per dag, dat went vanzelf. Gelukkig wist Reinier de generator aan te zetten.

Vrijdag 24 februari t/m zondag 26 februari Vrijdag ochtend nog even snel een mailtje gestuurd naar Sami voor het doorsturen van de ICD9 codes (internationale e coderingen voor diagnoses). Daarna op vrijdag naar Mugumu gehobbeld en bobbeld met de 4-wheel-drive. Daar een overnachting in het Giraffe hotel gehad. Vanuit Mugumu zijn we zaterdag ochtend vroeg met z’n allen (Els, Elze, Reinier, ik en Samuel onze geweldige gids en hoofd onderhoud van het ziekenhuis in Shirati) naar het Serengeti wildpark geweest voor een dag. Super veel beesten gezien erg prachtig , hele kuddes zebra’s, gnoes (wildebeasts), een familie olifanten en giraffen.


5


2012

Verschillende soorten hertjes waaronder kleine dikdiks, buffels, een luipaard in een boom, een heel meer vol met poep, hippo’s en 1 krokodil, apen en prachtige blauwe vogels en nog veel meer. Zondag uitgeslapen en terug naar Musoma gereden (hobbelen en bobbelen omdat er geen geasfalteerde wegen zijn). Eind van de middag aangekomen en daarna nog wat gewerkt aan de coderingen (ICD9) die ik van Sami heb ontvangen. Ook het Lab resultaten scherm nog nagelopen en verbeterd en de rechten per rol aan gepast. Maandag aan de slag met het bouwen van ‘t netwerk. Wel een beetje zenuwachtig ondanks mijn bijlesje van Ruud. Ik hoop dat ik het nog allemaal goed weet en dat het lukt. Maandag 27 februari Elke ochtend en avond word ik van en naar Bethsaida gereden met de auto. Hier de beschrijving van Elze van de route naar Bethsaida: Vanuit het huis rechts over de asfalt weg, daarna bij het gebouw met de vrouw erop getekend (kapper) naar links over de stofweg. Vervolgens bij de aardappel kraam (3 hoopjes met 5 aardappels) naar rechts, bij de motorwerkplaats naar links en tenslotte bij de diepe kuil naar rechts en dan zie je de daken van Bethsaida. Het is een stukje van 7 km, maar je doet er 30 minuten over omdat de weg vol kuilen zit waar omheen, tussendoor of doorheen gehobbeld moet worden. Kortom je komt goed “shaken and stirred” aan. Vroeg vertrokken om een hele dag aan t netwerk te werken en alle computers aan te sluiten. Direct alles aangezet en aangesloten met 1 test PC. Keurig het stappenplan dat ik samen met Ruud heb gemaakt uitgevoerd en het werkte zowaar. De eerste PC’s(Laboratory, Dispencing, Accountant Secretary) zijn nu aangesloten op het “netwerkje”. Ook zijn de eerste accounts aangemaakt voor de verschillende gebruikers. Harrieth mijn assistente en de persoon die straks het systeem gaat beheren en alle opleidingen op zich zal nemen is direct aan de slag gegaan met het invoeren van patiënten dossiers om te oefenen. Af en toe gaat er nog iets mis, maar over het algemeen gaat het nu erg snel en goed. Ik ben in de ochtend verder gegaan met bouwen en punten oplossen, ook heb ik nog uitgebreid met Alfred de arts gesproken over het registreren van de diagnoses en het gebruik van ICD9. Hij zag het helemaal zitten en is erg enthousiast, ook het invoeren van de verschillende onderdelen en het voorschrijven van medicatie zag hij als geen probleem. Ik heb hem beloofd dat er nog een handleiding voor hem komt en dat ik hem woensdag middag training geef. Ik merk dat nu de computers er staan en er al een paar computers zijn aangesloten dat het echt begint te leven. Men is erg enthousiast, maar ik merk dat er toch ook wel beperkte kennis is bij anderen. Dan ik het bewegen van de muis al een uitdaging. Donderdag gaan we naar productie op 1 maart. Voor die tijd moet iedereen opgeleid worden, alle computers geïnstalleerd en de laatste schermen gebouwd. Daarna kan ik verder met de rapportgages bouwen en dan ben ik net voor mijn vertrek klaar. Verder zijn de cijfers voor t eerst correct sinds ze de aangepaste Excelsheet hebben, ook de bedbezetting klopt. Dat is ook al een mooi resultaat natuurlijk. Nu nog even een stukje typen voor Furore en dan lekker naar bed en morgen weer vroeg op. Het zijn lange dagen, hard werken, het is geen vakantie. Maar met een beetje geluk gaat het nog lukken ook om hier het eerste plattelands Health Centre te digitaliseren. Dinsdag 28 februari Installatie computer op de kamer van dokter Albert. Hard gewerkt aan het invoeren van alle medicatie zodat deze zichtbaar wordt bij het uitschrijven van de Prescriptions (medicatievoorschrijvingen). Ook het medicatiescherm verder uitgewerkt en aangepast zodat duidelijk te zien is welke voorschrijvingen wanneer zijn voorgeschreven in het overzicht. Ook heb ik nog verder Harrieth geholpen, ingewerkt en uitleg gegeven. Er waren niet genoeg PC’s geïnstalleerd en er misten 2 PC’s en 2 schermen, 5 VGA kabels, dus weer de cableguy gebeld. Hij is langsgekomen met de 5 kabels en heeft geïnventariseerd hoeveel PC’s nog moeten worden geïnstalleerd. Hij komt woensdag nog 4 PC’s installeren met Windows XP, Office 2007 en Adobe reader. De PC’s en schermen zijn door Abdalla opgehaald uit de opslag. Woensdag 29 februari Reinier is meegegaan naar Bethsaida zodat ik hem kan trainen en uitleggen. Hij zal hierna de mensen van het Lab opleiden en trainen. Ook kwam de cableguy. Hij zou er om 9:00 uur zijn maar kwam pas rond 11:00 aanzetten. Zo


6


2012

gaat het hier met alles. Daarna is de cableguy hard aan de slag gegaan met de 4 PC’s. De kosten hiervan komen uit de sponsering van Furore. Alle technische onderdelen, kabels, manuren, verlengsnoeren etc. komen uit het sponsorbudget van Furore. Ook heeft Furore allemaal apparatuur en kabels meegegeven. Wat ben ik blij met de switches en vooral ook met de UPS. Deze laatste is ook zeer hard nodig omdat de stroom regelmatig (gem 2 keer per dag) uitvalt. Dat is natuurlijk wel lastig voor een soort server PC. Als nu alle stroom om mij heen uitvalt kan ik nog fijn even doorwerken op de server PC. Reinier een eerste uitleg sessie had gehad, is hij gelijk aan de slag gegaan om Merick van het Laboratorium uitleg te geven. Reinier is heel geduldig en heeft de hele middag samen met Merick gewerkt en geoefend met het invoeren van lab resultaten in de schermpjes die ik hiervoor had gemaakt.

In de tussentijd ben ik de andere PC’s die geïnstalleerd waren gaan aansluiten op het netwerk en ben ik deze op alle locaties gaan installeren. De dokterskamer, administrators kamer en een training PC in de store (medicijnen/voorraad/server hok) waar ik zit. Vervolgens nog wat extra accounts aangemaakt.

Daarna ben ik met dokter Albert aan de gang gegaan om te trainen en te oefenen. We hebben het hele algemene patiëntenscherm doorgenomen (Demografische gegevens, Notes, Vitals, Diagnoses/ Medical problems, Allergies, Immunisations, Medication, Prescriptions, Surgery, Dental issues). Daarna hebben we de workflow en de daarbij behorende schermen doorgenomen voor de dokters. Volgens mij was de dokter hierna best uitgeput en ik had een schorre stem van 2,5 uur praten en uitleggen.


7


2012

Donderdag 1 maart Donderdag ochtend, de ochtend van productiegang (dachten we). Vroeg opgestaan en om 7:30 vertrokken naar Bethsaida om de computer voor de receptie te installeren en om de dokter te helpen bij de eerste dag. Harrieth zou de receptie onder handen nemen en Reinier zou Merick helpen bij het Lab. Alles liep natuurlijk anders dan gepland. Dat doet het hier constant. Bij aankomst in Bethsaida blijkt al gelijk dat er wat problemen waren met het system en het netwerk: - Als de server (moeder computer) in slaapstand komt, dan valt het netwerk weg en kunnen de andere PC’s de applicatie die als webapplicatie draait op de server niet meer bereiken. Als je dan de Esc intoetst op t keyboard of even met de muis heen en weer fladderend op de server, dan werkt alles weer. Hoe dit komt en hoe dit handig op te lossen zonder hier een Tanzaniaan elke 10 minuten even op Esc te laten drukken wist ik nog niet direct. Gelukkig hebben mijn lieve Furore collega’s me ’s avonds voorzien van allemaal goede adviezen per mail. - Verder gaat er ook nog iets mis met het systeem, deze pakt voor bepaalde schermen een datum (mogelijk een system tijd of een webserver tijd). Dit is echter niet de tijd die ik heb ingesteld bij de “Date Time Properties” (klokje rechts onder). De datum die wordt opgehaald loopt 12 of 11 uur achter met de Nairobi tijd die ik heb ingesteld. Snap hier nog helemaal niks van. Waarschijnlijk moet ik de properties van de Apache webserver gaan uitpluizen of de globale instellingen van het systeem doornemen zodra ik hier tijd voor heb.

Ook waren er nog niet genoeg verlengsnoeren met Europese stopcontacten waardoor ik de laatste 3 PC’s nog niet kon aansluiten en configureren op het netwerk. Dit was wel frustrerend want we hadden al wat kleine terugvallen gehad. Zo bleek afgelopen maandag dat er nog niet genoeg computers waren geïnstalleerd, dat er ook niet genoeg VGA kabels waren, dat er nog schermen uit de opslag gehaald moesten worden en dat er verlengsnoeren ontbraken. Dit zou allemaal worden opgelost door anderen maar dan klopt het uiteindelijk nog niet en moet je aan t eind toch zelf nog alles nalopen en tellen en controleren of t allemaal werkt. Na het constateren van deze problemen zat ik er wel even enorm doorheen. Gelukkig was Reinier mee om me een beetje op te vrolijken. Hierna zijn Reinier en ik maar training gaan geven. Dit zijn bijzondere trainingen, de mensen zijn bijzonder serieus en enthousiast, maar hebben vaak nog niet veel ervaring met computers kunnen opdoen. Zo is het vasthouden van de muis al spannend en fladdert deze alle kanten op. De toetsten op het toetsenbord zijn nog moeilijk te vinden, de ene persoon heeft nog een eenvingerige typ-methode, de andere heeft al twee vingers maar kan daardoor de toetsen niet goed vinden omdat de andere hand dan boven de toetsen zweeft die ze dan nodig heeft. De toetsen worden van boven naar beneden van links naar rechts gescand voor de juiste toets. Ook wordt er gretig gebruik gemaakt van Caps Lock i.p.v. Shift waardoor alles grotendeels in hoofdletters staat. Dit is dan toch niet goed, dus dan maar opzoek naar de Backspace, die is weer moeilijk te vinden, of dan verwijderen ze weer iets veel te enthousiast. Een les spatiegebruik omdat deze toets niet goed gevonden kon worden heeft als gevolg dat er nu op los gespatied wordt, voor de zekerheid begint men nu ook elk veld met een spatie, je weet maar nooit tenslotte. Dit lijkt allemaal heftig, maar het enthousiasme en de inzet waarmee de mensen aan de gang gaan geeft mij goede hoop. Het leuke is ook dat je ze allemaal zo snel ziet leren en groeien in het gebruik van de computer en het systeem. Kortom het gaat goed met de training, ik denk dat ze straks de applicatie en het systeem goed onder de knie hebben als we weer vertrekken.


8


2012

Vrijdag 2 maart We zijn in productie! Het is gelukt. Ewout en Ruud hebben inderdaad nog een gouden tip geleverd. De slaapstand is aangepast, de Power Options heb ik aangepast. Dit werkte. Wel grappig was dat toen ik samen met Reinier ‘s ochtends aankwam ze al een mooie postelastieke oplossing hadden bedacht door met een sleutel de ESC toets vast te zetten. Maar dit werkt toch wat beter. Over die datum tijd. Volgens mij is ‘t een dingetje van de applicatie, dit zal ik na alle trainingen verder moeten uitzoeken als ik er nog aan toe kom. Het systeem werkt met Javascript (dit vraagt volgens mij de datum/tijd van de lokale PC op), PhP en MySQL. De webserver is Apache. Ik zie in de applicatie dat er een PHP call wordt gedaan naar datum_format, maar hoe die vervolgens precies werkt ben ik nog niet uit. Ik zal verder moeten kijken naar de properties van het systeem en van de webserver. Voor nu ben ik enorm blij met t succes van productie en hoe het systeem door alle medewerkers wordt opgepakt. Alle medewerkers van Bethsaida worden opgeleid en zijn al in productie patiënten aan het invoeren en dossiers aan t aanmaken. Lab, medicatie, consulten, het wordt al allemaal vastgelegd in het systeem. Ik ben zo enorm trots op ze. Zaterdag 3 maart De dagen lopen altijd anders dan je denkt. De ene dag gaat geweldig en de andere zit vol uitdagingen: Aangekomen in Bethsaida om 9:00 uur was er geen stroom. Wel was er een klein mannetje die op een trapje stond in een oranje overal die aan het werk was met allemaal draadjes van de elektriciteit. Hij was de afgelopen week al vaker bezig geweest met de draadjes van de elektriciteit. De bedoeling is namelijk dat als de stroom uitvalt en de generator aan gezet wordt, dat dan de lampen EN de stopcontacten blijven werken. De huidige situatie was dat als de stroom uitviel en de generator aangezet werd, dat dan alleen de stopcontacten werkten. Er was dan geen licht, is toch wel onhandig als je als medisch centrum 24 uur open bent. Na een tijd prutsen met de draadjes en vervolgens testen, keek het mannetje heel tevreden omdat de lampen werkten als de generator aangezet werd en de stroom uit. Helaas werkten toen de stopcontacten niet meer en dus de computers, koelkasten etcetera niet meer. Ik heb er toen maar snel Harrieth bijgehaald om te laten vertalen dat dit toch ook niet echt handig is. Mannetje teleurgesteld weer aan de slag met z’n kabeltjes van de elektriciteit. Weer een tijd gepruts, weer testen, toen werkte er niks meer bij het aanzetten van de generator. Vervolgens was de moedercomputer/server PC er ondanks de UPS er ook mee opgehouden zo’n 2 uur zonder stroom. Het aansluiten van de laatste PC in de 2e dokterskamer lukte ook niet omdat de dozen met de kabels in kamers stonden die op slot waren en deze personen later zouden komen. Intussen waren er 2 werknemers speciaal op hun vrije dag naar Bethsaida gekomen om computertraining te krijgen van Reinier en mij. Zij zaten al vanaf 9:00 uur te wachten tot we konden trainen. Ook konden de andere werknemers niet werken met het patiëntenregistratiesysteem. Zo was het al 12:00 uur, dus zijn Reinier en ik maar naar de kantine gegaan om te wachten met een flesje softdrink. Plannen, organisatie, communicatie en regelen zijn niet de sterkste kanten hier. Dus maar met z’n allen wachten tot de stroom t weer doet en alle sleutels weer aanwezig zijn. Om 13:00 was het zover. Toen leek alles te werken. Ik ben snel met de dokter Bituro aan de slag gegaan. Een oudere dokter die zeer wordt gewaardeerd door al zijn patiënten. Hij was speciaal op zijn vrije dag naar Bethsaida gekomen, had zich mooi aangekleed en had al sinds 9:00 uur ’s ochtends op mij zitten wachten tot ik hem kon lesgeven. We zijn 2 uur samen bezig geweest, ik heb hem alle onderdelen van het patiënten scherm laten oefenen en met hem doorgenomen. Maandag of dinsdag gaan we samen naar de artsenworkflow kijken en daarmee oefenen. Het is heel stoer hoe dokter Bituro aan de slag gaat met dit elektronische patiëntenregistratie systeem. Het was voor het eerst dat hij met de computer aan de gang ging en het bewegen van de muis en het clicken was erg moeilijk. Maar het begrip van alle onderdelen ging wel goed, zo hebben we samen Diagnoses, Medicijnen, Allergieën, Prescriptions, Immunisaties, Notes (soort van email berichtjes voor collega’s) toegevoegd. Om 15:00 zijn we gestopt, toen was het tijd voor weekend en zijn we terug gereden naar huis.


9


2012

Zondag 4 maart Vrij, uitslapen en bijkomen. Niks gedaan ; onder de mangoboom gezeten in de tuin met een boekje. Het is een bijzondere belevenis hier. Ben je net lekker bezig dan is de volgende dag er weer geen stroom. Echt allemaal heel merkwaardig, niks valt te plannen en alles gaat anders dan eerst bedacht. Reinier is heel rustig en geduldig als het komt tot het trainen en begeleiden van mensen. Heel leuk om te zien en erg fijn dat hij erbij is want het scheelt mij een boel werk. Ook reageren alle mensen heel goed op hem, dat is ook leuk om te zien, met alle medewerkers heeft hij al gelijk contact en een speciale hand-shake ontwikkeld. Maandag 5 maart Samen met Reinier om 9:00 aangekomen op Bethsaida. Reinier is druk met alle handleidingen aan de gang gegaan voor de verschillende afdelingen. Keurig met printscreens en met aanwijzingen voor de gebruikers. Het was een drukke ochtend, veel zieken. Ik heb samen met dokter Alfred gezeten om voor de eerste keer te oefenen met het echt in productie werken met het systeem. Erg spannend voor mij om te zien of ik de workflow goed had begrepen en of er punten waren waar we tegen aanliepen. Natuurlijk loopt alles niet helemaal soepel, zo merkte ik dat er nog wat punten waren met het zoeken, de datum-tijd van Vitals/Encounters en Prescriptions. Ook merkte ik dat de dokter eigenlijk geen gebruik maakte van de schermen voor system checks. Misschien moeten deze er dan toch maar uit om het aantal formulieren overzichtelijk te houden. Verder ben ik tijdens het helen van de dokter wel een aantal treurige gevallen tegen gekomen, veel Typhoid fevers, maar ook een 6 maanden zwangere vrouw waarbij het niet duidelijk was of het kindje nog een hartslag had. Om 14:00 was het tijd voor de lunchpauze en hebben Reinier en ik samen met een aantal anderen geluncht in de kantine. Na de lunch ben ik aan de slag gegaan met het bouwen van rapportages voor het opvragen van het aantal verzekerde patiënten die een consult in een bepaalde periode hebben gehad. Dit is bijna gelukt, er zijn nog een paar punten die ik moet controleren en testen. Reinier had gister het slimme idee om een typcursus van internet te downloaden en te installeren op alle PC’s zodat iedereen kan oefenen en op die manier sneller op he toetsenbord kan worden. Er waren al gelijk een aantal mensen die er erg enthousiast mee aan de slag zijn gegaan en die 2 uur achter elkaar hebben geoefend. Aan inzet en enthousiasme bij de medewerkers ontbreekt het niet, men is gemotiveerd en druk met oefenen en gebruiken van het systeem. Om 18:00 was het tijd om naar huis te gaan. Elze had heerlijk voor ons gekookt en een verrukkelijk feestmaal voor ons neergezet. Na het eten samen gescrabbeld en nog even aan het weekverslag gewerkt voor Furore. Morgen nog wat foto’s uitzoeken en dan ’s avonds doorsturen naar alle vrienden en collega’s met de inbelverbinding. Dinsdag 6 maart Harrieth heeft een presentatie gegeven aan de board of directors, dit zijn allemaal belangrijke mensen in de regio Musoma op het gebied van healthcare. Al deze voornamelijk belangrijke heren waren zeer onder de indruk en vroegen al naar prijzen voor het installeren van een dergelijk systeem.


10


2012

Ze deed het zo goed, ik ben zo trots op haar. Ook is het leuk dat iemand het stokje zo overneemt van mij en straks ook aanspreekpunt is voor het systeem en presentaties kan geven erover.

Woensdag 7 maart In de ochtend nog even rondgelopen of alles bleef draaien. Rond 11:00 uur viel de stroom weer eens uit. Helaas werkte niet alle apparatuur op de generator. Waarschijnlijk is de generator te zwak. Hierdoor konden de dokters hun computers niet gebruiken omdat er in die kamers geen stroom was. Weer even heerlijk stressen dus. Gelukkig kwam de stroom weer na een half uur op en konden we weer verder. Daarna heb ik Harrieth getraind hoe ze zelf schermen kan toevoegen en aanpassen. Zij zal de rol van functioneel beheer /systeem beheer en trainer allemaal op zich moeten gaan nemen, dus moet zij deze zaken ook kunnen. Nog druk gewerkt aan de rapportages voor het aantal verzekerde patiënten die in een bepaalde periode bij de dokter zijn geweest. Dit is nodig voor het kunnen doen van declaraties bij de verzekeraars. Als ik hier digitaal goede rapportages en tellingen voor kan bouwen scheelt dit veel handwerk. Om 16:00 kwam het elektriciteitsmannetje weer om aan allemaal draadjes te gaan zitten knopen. Ik ben toen even uit mijn slof gesprongen omdat je eerst moet inventariseren waar t probleem zit. Er is blijkbaar geen stroom in de dokters kamers als de generator aan staat. Nu moet je eerst nagaan waarom, dit kan omdat er iets fout zit met de bedrading maar ook doordat de generator niet sterk genoeg is. Dus testen: generator aan, alle lichten, apparatuur, koelkasten, computers aan en tellen wat er werkt in welke kamers. Dan alle apparatuur uitzetten en alle lichten testen en alle stopcontacten controleren. Dit soort praktische aanpak wordt niet gedaan. Er wordt gelijk een mannetje bijgehaald en dat wordt er maar wat gedaan. Uiteindelijk zijn we er achter gekomen dat de generator gewoon niet sterk genoeg is voor alle apparatuur, verlichting en computers. Eigenlijk zouden ze zonnepanelen moeten hebben, maar ja das een volgend project om door een ander op te pakken. Een tijdelijke oplossing is om alle apparatuur als koelkasten, tv’s en computers/printers in de kantoren uit te zetten en alleen de computers en verlichting voor de hoofdprocessen(dokters, moeder PC, dispensing, lab) aan te zetten. Dan blijft alles wel werken, en vervolgens sparen voor een grotere generator.


11


2012

Overdag hebben we een groepsfoto gemaakt met iedereen erop. Vervolgens hebben Reinier en ik die groepsfoto aan het eind van de dag als verassing bij alle computers als bureaublad foto neergezet.

Donderdag 8 maart Het is allemaal gelukt, ben erg moe maar wel blij! Ik moet later misschien nog wat PHP rapportjes bouwen maar voor nu is t goed. Vandaag de laatste dag geweest, aan het eind nog effe stressen met backups maken en daarna een feestje. Hadden alle medewerkers bij Bethsaida geregeld, met z’n allen aan de frisdrank en de pinda's kerkliedjes zingen en toespraken houden. Heel ontroerend en lief en schattig om te zien dat je van zoveel mensen het werk en leven hebt veranderd door het aanleggen van zo'n netwerk + systeem. Waarschijnlijk zijn ze de eerste in Tanzania die werken met een digitaal patiënten registratiesysteem. Tja das toch ontroerend allemaal, dat het zo'n impact heeft. Vrijdag 9 maart Vroeg opgestaan want de kapster kwam, dat had Harrieth speciaal nog voor mij geregeld zodat mijn haar gevlochten kon worden. Ik heb allemaal mooie vlechtjes over mijn hoofd gekregen. Daarna nog op zoek naar de ene craftwinkel van Musoma om nog wat souvenirs en cadeautjes te kopen. Vervolgens douchen en naar het vliegveld. Het zit er weer op. Een vermoeiende maar voldane ervaring. Ik heb mijn passie voor techniek en het werken met computers weten over te brengen. Ook zal het werken met computers voor alle mede-werkers van Bethsaida impact hebben op hun carrières en de rest van hun leven. Kortom: mission accomplished.


12

Digitaliseren en implementatie van een patiëntenregistratiesysteem voor het Bethsaida Health Centre in Musoma, Mara regio te Tanzania

Recommend Documents