Digiform : Opdrachtformulier Mutaties Personeel

bureau van de universiteit

Digiform : Opdrachtformulier Mutaties Personeel Handleiding Horend bij versie 2.0

Albert Drent / Karel Pilon AIV Februari 2014

aiv

Digiform : Opdrachtformulier Mutaties Personeel › 2

Inhoudsopgave 1

Wijzigingen

4

2

Disclaimer

5

3

Inleiding

6

4 4.1 4.2

Inloggen Inleiding Procedure

7 7 7

5 5.1 5.2 5.3 5.4

Mutatie maken Nieuwe mutatie Tussentijds opslaan van een mutatie. Verloop volgen Mutatie intrekken of wijzigen 5.4.1 intrekken 5.4.2 wijzigen

8 8 10 11 12 12 13

6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7

HR-Advies Inregelen mutatiemakers Inregelen workflow Oppakken mutatie (inzetten workflow) Status gestarte workflow Ingrijpen in lopende of nog niet gestarte workflow Afgewezen mutatieformulieren Beëindigen van een lopende case

14 14 14 16 19 20 20 21

7

Zoeken medewerkers

23

8 8.1 8.2

Mutatie behandelen Goed/afkeuren Bekijken oude formulieren

24 26 27

9 9.1 9.2 9.3

HR-Services Claimen van een formulier Case uitbreiden met HR-Services workflow Afhandelen individuele workflow stappen

28 28 30 31

10 Uploaden en managen van documenten 10.1 Uploaden nieuw document 10.2 Bekijken geüploade documenten

33 33 34

11

36

Delegeren van bevoegdheden.


11.1 11.2 11.3

Delegeren Nieuwe delegatie. Als gedelegeerde taken uitvoeren. 11.3.1 Aanloggen als gedelegeerde.

36 37 37 38

12

Formulier en workflow status

39

13

Audit trail

40

14 14.1 14.2

Standaard mutatie procedure Standaard formulieren Grid formulieren

42 42 43

AIV

© 2013 Rijksuniversiteit Groningen

Scriptcase Selfservice


1

Wijzigingen

15-04-2013: Toegevoegd de mogelijkheid van uploaden documenten. 14-05-2013: Document aangepast aan versie 1.0.0.B - HR adviseur is nu gekoppeld aan de leidinggevende wanneer deze een mutatie wil indienen - Download werkt ook (weer) met oudere versie van internet explorer - Historie nu ook voor de accordeur/controleur beschikbaar - Zoeken op personeel kan nu gefilterd worden op actief / toekomstig personeel 15-05-2013: Aantal typo’s hersteld en de hoofdstukindeling iets gewijzigd. 12-11-2013: Aanvullingen t.a.v. nieuwe functionaliteit: - Tussentijds opslaan van mutatieformulieren - Delegeren van bevoegdheden - Aanpassingen in de workflow module tbv HR-Services Januari 2014 : Diverse aanpassingen en uitbreidingen n.a.v. wijzigingen in de applicatie

AIV




2

Disclaimer

Deze handleiding beschrijft de werking van de selfservice module ‘mutatieformulier personeel’. In deze handleiding wordt veelvuldig gebruik gemaakt van screenshots. Deze screenshots kunnen om diverse redenen wat afwijken van wat er op dit moment in productie staat. Deze verschillen doen geen afbreuk aan deze handleiding.

AIV




3

Inleiding

De selfservice functie ‘mutatieformulieren personeel’ maakt het mogelijk om personele mutaties op een geautomatiseerde manier aan te leveren. De werkwijze is globaal als volgt: 1.

Een bevoegd persoon maakt een personeelsmutatie aan. De mutatie wordt automatisch aangeleverd aan de opgegeven HR adviseur. 2. De HR adviseur controleert, geeft advies en zet het formulier in een eigen gedefinieerde workflow. 3. De personen die in de workflow zijn aangewezen ontvangen een email en controleren de mutatie. Eventueel kunnen gegevens worden gewijzigd en/of aangevuld (projectcodes). 4. De mutatie komt uiteindelijk bij de HR administrateur die het formulier verwerkt in peoplesoft, en vervolgens afmeldt. Indien een controleur de mutatie afkeurt dan komt deze bij de HR adviseur terug. Deze kan drie dingen doen: 1. De mutatie aanpassen en binnen dezelfde case opnieuw aanbieden. 2. De oude case sluiten, de mutatie aanpassen en nieuwe case maken 3. De case en mutatieformulier sluiten. Opmerkingen: 1.

Het is mogelijk dat de HR adviseur namens de aanvrager een mutatieformulier invult. In dat geval moet de bevoegd leidinggevende worden aangegeven. Daarna wordt het formulier net zo behandeld als boven beschreven. 2. De mutatiemaker moet door een HR adviseur zijn bevoegd. De HR adviseur kan dat doen door de mutatiemaker als zodanig in het systeem op te voeren. 3. Het is pas mogelijk om het systeem te gebruiken nadat minimaal 1 workflow procedure is gedefinieerd. 4. Bij het aanloggen is de P in het personeelsnummer verplicht. Deze P wordt in de peoplesoft toepassingen niet gebruikt. Derhalve moet in PeopleSoft alleen het nummer zonder de P worden gebruikt. Dit geldt ook voor de Scriptcase toepassingen.

AIV




4

Inloggen

4.1 Inleiding De toepassing werkt met rollen. Afhankelijk van de rol krijgt de persoon toegang tot een stuk functionaliteit. De volgende rollen zijn onderkend: Mutatiemaker. De mutatiemaker kan een mutatie invoeren en het verloop van de mutatie volgen. Niet iedereen is een mutatiemaker, alleen personen die door een HR Adviseur zijn bevoegd kunnen dat. HR-Advies (HR Adviseur). De HR adviseur is bevoegd om personen uit de organisatie als mutatiemaker aan te wijzen. Tevens houdt de HR adviseur zijn/haar eigen workflow procedure bij. Tevens is hij/zij verantwoordelijk voor het controleren van de aanvragen en het – met advies – inzetten in de workflow. Indien een workflow stap wordt afgewezen moet de HR-Adviseur beslissen wat er mee moet gebeuren. Mutatie behandelen Iedereen kan in principe worden aangewezen om een mutatie te controleren. De mutatie kan worden bekeken, aangevuld, gewijzigd en worden goed- of afgekeurd. HR-Services (Administrateur) HR Services kan de mutatie in PeopleSoft verwerken en afmelden. Daarna wordt het formulier in het elektronisch archief opgeslagen. In geval van problemen kan de administrateur het formulier ook afkeuren zodat het weer in handen komt van de HR-Adviseur. 4.2 Procedure Het aanloggen gebeurt door het ingeven van de centrale authenticatie gegevens (P-Nummer en wachtwoord) en gewenste rol:

AIV




5

Mutatie maken

5.1

Nieuwe mutatie

Na het aanloggen verschijnt het volgende scherm:

Extra invoermogelijkheden voor een HR-adviseur ;

AIV




De volgende stappen worden doorlopen: 1.

Selecteren HR Adviseur Selectielijst van alle HR-Adviseurs1 waarbij de leidinggevende is benoemd.

2. Zoeken medewerker Ingevoerd wordt het personeelsnummer van de medewerker zonder de P. In PeopleSoft wordt niet met de ’P’ gewerkt. Indien het personeelsnummer onbekend is kan deze worden gezocht door op het vergrootglas te klikken. 3. Selecteren aanstelling Alle bekende aanstellingen van de gekozen medewerker worden getoond. Indien er meer dan 1 aanstelling bekend is dient een keuze te worden gemaakt. Zodra een keuze is gemaakt verschijnen de bij deze aanstelling horende functietitel, werktijd en eventueel einddatum in beeld. Deze ‘beeindigd per’ datum is de datum waarop de gekozen aanstelling is beeindigd. Deze aanstelling blijft na de einddatum nog 1 jaar in beeld en kan hierdoor geselecteerd worden. De reden hiervoor is dat er ook mutaties met terugwerkende kracht moeten kunnen worden ingevoerd. 4. Kiezen van de gewenste mutatie(s) Het is mogelijk om 1 of meer mutaties op 1 formulier aan te geven. Onder in beeld klappen per gekozen mutatie de bijbehorende mutatievelden open. Als er meerdere mutaties worden aangemaakt is het belangrijk om te weten dat voor alle mutaties dezelfde begin en eventueel dezelfde einddatum moet gelden. Is dat niet het geval dan moeten de mutaties die een andere begin/einddatum hebben als een apart formulier worden aangeleverd. 5. Invullen begin- en (evt.) einddatum 6. Invullen gegevens per geselecteerde mutatie 7. Aangeven of de afdeling Financien en/of de leidinggevende moet worden geinformeerd zodra de mutatie is verwerkt in Peoplesoft. 8. Eventueel (alleen HR-adviseur) opgeven van 1 of meerdere rappels. 9. Mutatie indienen. Na het indienen van de mutatie verschijnt het volgende scherm:

— 1

Indien de HR Adviseur een mutatie aanmaakt dan moet de aanvrager worden ingegeven.

AIV




5.2 Tussentijds opslaan van een mutatie. Het is mogelijk om de mutatie tijdelijk als concept op te slaan en niet meteen in te dienen. De randvoorwaarde is wel dat minimaal medewerker, mutatie en ingangsdatum moet zijn ingevuld. De ingangsdatum kan naderhand nog worden aangepast, medewerker en soort mutatie niet. Voor het verzenden van de aanvraag moet het selectievakje waarin wordt aangegeven wat er met de aanvraag van de mutatie moet gebeuren worden gewijzigd:

Wanneer de keuze ‘niet indienen’ wordt gemaakt dan kan in een later stadium de mutatie worden aangevuld en alsnog verzonden. Om het in bewerking zijnde formulier terug te roepen is een functie in het menu toegevoegd: ‘Concept mutatieformulieren’.

AIV




Indien van toepassing kunt u nu documenten toevoegen. Hierna kan een nieuwe mutatie worden aangemaakt. Zie voor de handleiding voor het uploaden het betreffende hoofdstuk. 5.3 Verloop volgen Het is mogelijk om van de aangebrachte mutatieformulieren het verloop te volgen:

Er verschijnt dan een overzicht van alle door u ooit aangemaakte formulieren:

Door op het plusje te klikken kan de status per workflowstap worden bekeken van formulieren die in een workflow (case) zijn gezet. Het casenummer van de workflow staat achter in de regel.

AIV




De kleuren hebben een speciale betekenis ; Groen = workflow stap kan nog binnen de gestelde deadline worden afgerond Geel = workflow stap zou vandaag volgens de deadline moeten worden afgerond Rood = de deadline van deze workflow stap is overschreden Turquoise = Case is afgesloten of geannuleerd De kolom met titel +/- geeft het aantal dagen aan waarbinnen de betreffende stap moet worden afgerond. Als er dagen ‘in de min’ zijn aangegeven geeft het aan hoeveel dagen de deadline is overschreden (rood) of afgerond is. Wanneer geklikt wordt op het potloodje dan verschijnt het mutatieformulier.

5.4

Mutatie intrekken of wijzigen 5.4.1 intrekken

Zolang de mutatie nog niet door de HR adviseur is opgepakt en in de workflow is gezet kan de mutatie nog gewijzigd worden. Dat kan door het klikken op ‘bewerken’ zoals dat in de vorige paragraaf is aangegeven. Er verschijnt dan weer het mutatieformulier met een extra knop waarmee de mutatie kan worden ingetrokken:

AIV




Daarna verschijnt de regel als ‘CANCEL’ in het overzicht:

5.4.2 wijzigen Maar ook kan de mutatie worden gewijzigd door op de knop ‘Bewerken’ te klikken. De wijzigingen kunnen vervolgens weer worden opgeslagen door ‘Opslaan’ te kiezen :

Wanneer de knop ‘Terug’ wordt gebruikt keert u terug naar het overzicht. Heeft u niet vooraf op ‘Opslaan’ geklikt dan gaan de wijzigingen verloren !

AIV




6

HR-Advies

6.1 Inregelen mutatiemakers Voordat iemand een mutatie kan aanleveren moet deze medewerker door een HR-Adviseur zijn toegevoegd aan de lijst met mutatiemakers. Op dit moment is het zo dat een mutatiemaker in principe kan kiezen uit alle HR-Adviseurs. Hiervoor is gekozen om het proces bij ziekte en/of vakanties niet te verstoren. Het onderhouden van de lijst gaat als volgt:

Selecteer ‘workflow muteerders overzicht’. Er verschijnt dan een vervolgscherm:

Het klikken op de vuilnisemmer verwijdert de mutatiemaker. Het klikken op het potloodje betekent dat u het record kunt wijzigen. Het klikken op ‘nieuw’ maakt het mogelijk om een nieuw persoon op te voeren. Mutatiemaker ja/nee geeft aan of de betreffende persoon mutaties mag aanmaken. De reden is dat personen soms tijdelijk de mogelijkheid moeten hebben. 6.2 Inregelen workflow Voordat een mutatieformulier kan worden verwerkt moet deze door een aantal personen gecontroleerd worden. Dit kan per afdeling/faculteit en/of per mutatiesoort verschillen. Uitgangspunt is dat de hr-adviseur 1 of meer verschillende workflows definieert en deze steeds weer hergebruikt.

Kies voor Workflow templates. Er verschijnt dan een overzicht met reeds gedefinieerde flows.

AIV




De ‘Naam workflow’ is een korte identificatie van de workflow. De omschrijving is belangrijk want die wordt overal getoond voor het selecteren. Door te klikken op ‘nieuw’ kan een nieuwe workflow worden gemaakt. Sla deze eerst op (Bewaren) voordat u workflow regels aanmaakt. Als u regels wilt wijzigen/toevoegen klikt u eerst op het potloodje:

Een nieuwe workflow of workflow regel maakt u door op ‘nieuw’ te klikken: Belangrijk! Workflow bevat stappen. De stappen zijn opvolgend genummerd van 0 tot het totaal aantal stappen. Bij de laatste stap moet geen behandelaar worden ingevuld om aan te geven dat er niet verder gecontroleerd wordt, maar dat het formulier naar HR-services kan. Hiervoor dient de rol te worden ingevuld. De workflow werkt nu als volgt. Na het starten van een workflow door de HR adviseur ontvangen alle personen die de mutatie moeten controleren een email. In bovenstaand voorbeeld is dit de medewerker genoemd in stap 0. Pas nadat alle controleurs hebben goedgekeurd zal de workflow de volgende stap actief zetten. Het is dus mogelijk om personen na elkaar te laten controleren door ze elk een opvolgend volgnummer te geven, maar ook gelijktijdig te laten controleren door ze hetzelfde volgnummer te geven. De workflow kent een rappelfunctie. Zowel de gehele case als de individuele workflow stappen kennen een gewenste doorlooptijd. Als deze tijd is overschreden met een vooraf ingestelde termijn (in uren), dan wordt er een mail verstuurd naar de vermelde persoon en/of afdeling. AIV




Max.duur in uren Binnen dit tijdsbestek (deadline) moet een case normaal gesproken kunnen worden afgerond. In deze tijdsduur zitten ook de later in de procedure toe te voegen workflowstappen van HRServices !! Deze duur bepaald de door de applicatie berekende deadline van de gehele case zodra een workflow wordt ingezet bij een formulier. Bij overschrijding rappelleren aan Selecteer een personeelsnummer als aan een medewerker moet worden gerappelleerd i.g.v. overschrijding van een termijn. Bij overschrijding rappelleren naar rol Selecteer een afdeling als aan een afdeling moet worden gerappelleerd i.g.v. overschrijding van een termijn. Emailadres rol Als aan een afdeling moet worden gerappelleerd dan dient hier een emailadres te worden opgegeven waar de mail naartoe moet worden gestuurd i.g.v. overschrijding van een termijn. Na .. uur overschrijding Rappellering vindt plaats zodra de deadline van de case met de hier opgegeven hoeveelheid uren is overschreden. Rappellering vindt alleen plaats als bij de rubriek ‘Bij overschrijding rappelleren aan’ een medewerker nr. is ingevuld en/of bij de rubriek ‘Emailadres rol’ een emailadres is ingevuld. In alle andere gevallen vindt er geen rappellering plaats. Rappellering op de individuele workflowstappen gebeurd op identieke wijze onder dezelfde condities en ook naar de emailadressen net genoemd.

6.3

Oppakken mutatie (inzetten workflow)

Wanneer u als HR-Advies inlogt (U moet als HR-adviseur geregistreerd zijn, indien dat niet zo is kunt u dat laten doen door AIV Beheer. Daarvoor is wel toestemming nodig van het management van HR-Advies) krijgt u een scherm met twee delen te zien, een deel met openstaande en door u op te pakken mutatieformulieren en een scherm met afgewezen stappen;

AIV




Met de knoppen kan het bovenste of onderste gedeelte van het scherm naar wens worden vergroot en verkleind. U kunt ook ervoor kiezen om via het menu te werken. Het scherm ziet er dan als volgt uit:

Door te klikken op het potloodje aan de linkerzijde kunt u de mutatie bekijken.

Intrekken aanvraag Zolang het mutatieformulier nog niet in een workflow is gezet heeft de HR-adviseur de mogelijkheid om een verzoek tot mutatie te annuleren met de knop ‘Intrekken aanvraag’ bovenaan het scherm. De status van het formulier wordt in dit geval gewijzigd van WAIT in CANCEL.

AIV




Bewerken Met ‘Bewerken’ kunt u de mutatie aanpassen. Als u kiest voor ‘In workflow zetten’ dan kunt u in een volgend scherm de mutatie in een te selecteren workflow zetten. Let op: verschijnt deze knop niet dan is deze al in een workflow geplaatst. Het is niet mogelijk om een formulier actief in meer dan één workflow te hebben.

Kies ‘ok’

Als de optie ‘Informeer bij aflopen case’ wordt aangevinkt dan wordt een email verzonden naar de HR-adviseur zodra de mutatie is verwerkt in Peoplesoft.

AIV




Na het kiezen van de workflow en het invullen van advies zijn er twee mogelijkheden: 1.

Start workflow Dit is de normale keuze. De persoon/personen die in stap nul zitten krijgen een email met de vraag om de mutatie te controleren.

2. Bewerk workflow. Deze keuze is vooral van belang indien er moet worden ingegrepen op de standaard workflow. Dit kan van belang zijn tijdens vakanties, ziekte e.d. 6.4

Status gestarte workflow

Wanneer de workflow is gestart kan de status worden gevolgd.

Met het plusje kan de status van de workflow worden bekeken:

De kleuren hebben een speciale betekenis ; Groen = workflow stap kan nog binnen de gestelde deadline worden afgerond Geel = workflow stap zou vandaag volgens de deadline moeten worden afgerond Rood = de deadline van deze workflow stap is overschreden Turquoise = Case is afgesloten of geannuleerd De kolom met titel +/- geeft het aantal dagen aan waarbinnen de betreffende stap moet worden afgerond. Als er dagen ‘in de min’ zijn aangegeven geeft het aan hoeveel dagen de deadline is overschreden (rood) of afgerond is.

AIV




6.5

Ingrijpen in lopende of nog niet gestarte workflow

Wanneer een formulier in de workflow is gezet waarbij er nog wijzigingen gewenst zijn of omdat een bestaande workflow moet worden aangepast (bijvoorbeeld na een afgewezen stap of ziekte) dan gaat dat als volgt. Zoek het bewuste formulier op. Dat kan – afhankelijk van de situatie met de menukeuzes ‘door u gestarte en nog lopende mutatieformulieren’ of ‘zoeken in alle mutatieformulieren’. Klik op de link onder case.

Getoond wordt nu de lopende werklijst. Deze kan gewijzigd worden met het potloodje. Omdat het proces dat email verstuurd gekoppeld zit aan een actie is het hier nodig dat na wijziging de werklijst wordt verstuurd. Dit gebeurt niet automatisch na elke update omdat er dan heel veel (onterechte) mail kan worden verstuurd. Dus nadat alle gewenste wijzigingen zijn aangebracht moet op de knop ‘verstuur werklijst’ worden gedrukt. Voorwaarde is wel dat er minimaal een status ‘open’ is. Dat is de stap die op dat moment moet worden uitgevoerd. 6.6

Afgewezen mutatieformulieren

Een formulier kan in de workflow terugkomen bij de adviseur als zijnde afgewezen. Een controleur kan een formulier afwijzen maar ook bij HR-Services kan om dringende redenen een formulier niet in een vervolgworkflow worden opgenomen. Afgewezen formulieren krijgt een HR-adviseur te zien in de lijst met afgewezen mutatieformulieren ;

Door op het linkje ‘Afgewezen’ te klikken verschijnt een vervolgscherm ;

AIV




Het scherm toont wie de mutatie heeft afgewezen en de reden (in Resultaat opmerkingen). De adviseur kan het formulier aanvullen of wijzigen en de workflowstap heropenen door de status op ‘Heropenen’ te zetten. Eventueel kan een tekstuele aanvulling worden ingevoerd in ‘Toevoeging adviseur’. Als de betreffende workflowstap wordt heropend dan verschijnt het formulier weer in de werklijst van de controleur of HR-Services. Formulier uit de lijst verwijderen Met ‘Annuleren’ kan de verdere verwerking van het formulier worden stopgezet. Het verdwijnt hiermee uit de lijst met afgewezen formulieren en is alleen nog inzichtelijk via de menukeuze ‘Zoeken in alle mutatieformulieren’. De case blijft hiermee intact en raadpleegbaar. Om de bestaande case te stoppen zodat een nieuwe workflow op het formulier kan worden ingezet zie hoofdstuk ‘Beëindigen van een lopende case’. 6.7

Beëindigen van een lopende case

Het zijn voorkomen dat een case en/of een formulier niet volledig kan worden verwerkt. Met onderstaand scherm kan een case worden gestopt en eventueel ook het formulier. Als alleen de case wordt gestopt kan op het formulier een nieuwe workflow worden ingezet.

AIV




AIV




7

Zoeken medewerkers

Op verschillende plaatsen in de toepassing kan een medewerker worden opgezocht. Na klikken op het vergrootglas dat achter het betreffende veld staat verschijnt dan het volgende scherm:

Na het ingeven van de gewenste zoek criteria verschijnt een selectie van gevonden medewerkers en kan de gewenste worden geselecteerd. Getoond worden alle medewerkers met hun aanstelling, afdeling en hoofd:

Na het klikken op ‘selecteer’ wordt de bewuste persoon in het aanvragende scherm ingevoerd.

AIV




8 Mutatie behandelen Iedereen met een valide P nummer en wachtwoord kan worden gevraagd om een mutatie te behandelen. Voorwaarde is dat de persoon is opgenomen in een workflow dat door de HR Adviseur is ingesteld. Het personeelslid ontvangt een link naar de pagina waarop moet worden ingelogd en waarop vervolgens de werklijst wordt getoond.

De kleuren hebben een speciale betekenis ; Groen = workflow stap kan nog binnen de gestelde deadline worden afgerond Geel = workflow stap zou vandaag volgens de deadline moeten worden afgerond Rood = de deadline van deze workflow stap is overschreden Turquoise = Case is afgesloten of geannuleerd Door te klikken op het plusje kan de persoon die de mutatie behandeld het oordeel van zijn/haar voorgangers bekijken:

De kolom met titel +/- geeft het aantal dagen aan waarbinnen de betreffende stap moet worden afgerond. Als er dagen ‘in de min’ zijn aangegeven geeft het aan hoeveel dagen de deadline is overschreden (rood) of afgerond is. Om het mutatieformulier te bekijken en/of aan te vullen (b.v. met projectcodes) kan de link onder ‘formulier’ worden gebruikt, maar ook kan op het potloodje worden geklikt. In dat geval verschijnt het beslisformulier van waaruit ook naar het mutatieformulier kan worden geklikt:

AIV




Het mutatieformulier kan worden bekeken door te klikken op de bewuste knop.

Door te klikken op bewerken kunnen de mutatie gegevens worden gewijzigd. Alle wijzigingen worden bijgehouden in de audit-trail.

AIV




Het is ook mogelijk om documenten die bij de aanvraag zijn geüpload te bekijken en deze eventueel aan te vullen. Of er documenten zijn staat boven in het mutatieformulier vermeldt:

Door op mutatieformulier bekijken/wijzigen te klikken verschijnt het mutatieformulier. In de kop is een knop te zien (‘Documenten’) waarmee eventueel gekoppelde documenten kunnen worden gelezen, of nieuwe documenten kunnen worden toegevoegd. De werking hiervan is na te lezen in het hoofdstuk ‘uploaden en managen documenten’. 8.1

AIV

Goed/afkeuren




Een mutatie kan worden goed- of afgekeurd door de betreffende keuzerondje aan te klikken. Toelichting is alleen verplicht bij een afkeuring. De mutatie wordt teruggestuurd naar de HR adviseur. Als de mutatie wordt goedgekeurd dan gaat de workflow verder. Na aanpassing kan de wijziging worden opgeslagen door op ‘Afhandelen workflow stap’ te klikken. Controleer de gegevens nog een extra keer. Daarna kan het scherm worden verlaten door op ‘Terug’ te klikken. Hierna wordt de beoordeling uit de werklijst gehaald en kan niet meer op de besluitvorming worden teruggekomen. 8.2 Bekijken oude formulieren Nadat u uw beslissing hebt genomen verdwijnt het formulier van de werklijst en wordt opgenomen in de historie. Die kan worden bekeken vanuit het menu Workflow -> historie. Voor de volledigheid worden hier alle formulieren getoond waar u als controleur bent genoemd, ook die er nog aan staan te komen en wachten op besluitvorming.

AIV




9

HR-Services

Om een mutatie namens HR services te mogen afhandelen moeten de bevoegde medewerkers door AIV-Beheer zijn opgevoerd met deze rol. Als er vervolgens wordt ingelogd verschijnt een werklijst met te verwerken mutaties:

De mogelijke kleuren hebben een speciale betekenis ; Groen = workflow stap kan nog binnen de gestelde deadline worden afgerond Geel = workflow stap zou vandaag volgens de deadline moeten worden afgerond Rood = de deadline van deze workflow stap is overschreden Turquoise = Case/stap is afgesloten of geannuleerd Mijn werklijst Door op de knop ‘Mijn werklijst’ te drukken worden alleen de formulieren getoond die nog niet zijn geclaimd en in behandeling zijn genomen en de formulieren die door de ingelogde medewerker zijn geclaimd of bij betreffende medewerker in behandeling zijn. Complete werklijst Zodra op de knop ‘Mijn werklijst’ is gedrukt verschijnt een knop met de tekst ‘Complete werklijst’ in beeld waarmee weer gewisseld kan worden naar een weergave van een volledige werklijst. 9.1 Claimen van een formulier In bovenstaand voorbeeld moet elk formulier eerst door een willekeurige medewerker van HRServices worden geclaimd en in een workflow worden gezet. Het claimen van een formulier voorkomt dat 2 medewerkers tegelijk aan de slag gaan met hetzelfde formulier. Als er op ‘Workflow’ wordt geklikt verschijnt het volgende scherm :

AIV




Het formulier moet vervolgens worden geclaimd door op ‘Claimen formulier’ te klikken. Hierna verschijnt het volgende scherm ;

AIV




Indien HR Services van mening is dat de mutatie niet goed is kan de mutatie worden afgewezen. In dat geval wordt het keuzerondje ‘Terug naar adviseur’ aangeklikt en op ‘Opslaan’ gedrukt. Het formulier wordt hierdoor weer ter controle aangeboden aan de HR-adviseur. Als nu op ‘Terug’ wordt geklikt verschijnt het volgende overzicht scherm ;

Er is nu te zien dat formulier 105 geclaimd is door een medewerker. In principe gaat deze medewerker het formulier verder afhandelen. Het geclaimde formulier is echter niet exclusief voor deze medewerker gereserveerd. Mocht het noodzakelijk zijn dat een andere medewerker het formulier verder moet verwerken dan kan door vervolgens op ‘Workflow’ en ‘Wis claim’ te klikken het formulier worden ‘overgenomen’ door deze opnieuw te claimen. 9.2 Case uitbreiden met HR-Services workflow Als er in het vorige scherm gekozen is voor ‘In behandeling nemen’ en op ‘Opslaan’ geklikt is dan wordt de bestaande workflow aangevuld met de gekozen workflow (in dit voorbeeld ‘HRServices algemeen’) en zijn de individuele stappen binnen deze workflow op naam gezet van diegene die het formulier heeft geclaimd. De gehele workflow ziet er nu bijv. als volgt uit ; AIV




De kolom met titel +/- geeft het aantal dagen aan waarbinnen de betreffende stap moet worden afgerond. Als er dagen ‘in de min’ zijn aangegeven geeft het aan hoeveel dagen de deadline is overschreden (rood) of afgerond is. 9.3 Afhandelen individuele workflow stappen Door in het overzicht scherm op ‘Afhandelen’ te klikken kunnen de individuele workflow stappen worden gereed gemeld ;

De status wijzigt van OPEN in CLOSED als op ‘Afhandelen workflowstap’ wordt geklikt. Mochten er van de betreffende case nog meer stappen moeten worden uitgevoerd dan verschijnt deze volgende stap in het overzicht scherm.

AIV




De gegevens van het mutatieformulier kunen worden overgenomen in PeopleSoft door op ‘Mutatieformulier openen’ te klikken. Het mutatieformulier verschijnt op het scherm. Afhankelijk van hetgeen bij de invoer van het formulier is aangevinkt wordt er bij na het afhandelen van de laatste workflow stap een mail verstuurd naar een Financieel medewerker van de faculteit en/of de leidinggevende en/of de HR-adviseur dat de mutatie is verwerkt. Wanneer nu op ‘Terug’ wordt geklikt komt men weer in de werklijst waarbij het zojuist afgehandelde formulier uit de lijst is verdwenen ;

AIV




10 Uploaden en managen van documenten Het is mogelijk om bij mutatieformulieren extra documenten bij te voegen. Dat kan op twee manieren: direct na het indienen van een mutatieformulier, of eventueel later bij het bewerken / wijzigen van een mutatieformulier. Na het selecteren van de betreffende ‘documenten’ functie verschijnt een scherm waarop geüploade documenten kunnen worden bekeken en nieuwe documenten kunnen worden aangevuld. Let wel op, de documenten staan op naam. Een ander document dat wordt geüpload met dezelfde naam als die in de lijst staat zal het oude document overschrijven, net zoals dat ook op de desktop gebeurt.

10.1 Uploaden nieuw document Klik op de knop ‘nieuw’.

Klik op de knop ‘browse’ en selecteer het bestand dat u wilt uploaden. Het bestand wordt geüpload, maar is (nog) niet zichtbaar. Klik op het save knopje.

Daarna wordt het bestand zichtbaar. Eventueel kan ook nog een opmerking erachter worden geschreven:

AIV




Upload zo alle documenten die u wilt toevoegen. Klik op ‘terug’ om terug te keren naar het vorige scherm. Alle geüploade documenten worden nu op de achtergrond naar het download gebied gekopieerd waarna ze kunnen worden bekeken/gedownload. Klik dus niet direct op de link, dat zal leiden tot een foutmelding. 10.2 Bekijken geüploade documenten Na het selecteren van de ‘documenten’ functie verschijnt een scherm met de geüploade documenten:

Klik op de hyperlink om het document te downloaden en te openen. Toegestane bestandstypen zijn jpg;bmp;doc;rtf;docx;xls;tif;xslx;gif;pcx,txt,docx,eml Let op : Voor eml geldt dat documenten van dit type moeten kunnen worden ingelezen met bijv. Thunderbird. Thunderbird moet hiervoor zijn geïnstalleerd op de lokale pc !

AIV




AIV




11 Delegeren van bevoegdheden. Het is mogelijk om bevoegdheden te delegeren naar anderen. Het is belangrijk om dit proces goed inzichtelijk te hebben omdat de werking van deze module ervan uitgaat dat de persoon die delegeert volledig verantwoordelijk blijft voor de mutatie die namens hem/haar wordt uitgevoerd. Uitgangspunt van het delegeren is dat de gedelegeerde de rol aanneemt van de persoon die heeft gedelegeerd. Bijvoorbeeld een secretaresse neemt de rol aan van de leidinggevende. De gedelegeerde kan op zijn/haar beurt niet verder delegeren. (De secretaresse mag niet delegeren naar een andere secretaresse). Mutaties worden vastgelegd onder verantwoordelijkheid van degene die delegeert, in de audit-trail èn betreffende mutaties wordt bijgehouden wanneer een gedelegeerde namens iemand een handeling uitvoert. Bij het instellen van een delegatie kunnen zowel de persoon die heeft gedelegeerd als de persoon aan wie is gedelegeerd de handeling uitvoeren. Delegeren is over een in te stellen periode mogelijk, bijvoorbeeld tijdens ziekte of vakantie. Voorbeeld: een hoofd delegeert het recht om mutaties te mogen aanmaken aan een secretaresse. Dat houdt in dat zowel de leidinggevende; als de secretaresse namens de leidinggevende mutaties kan maken. Een hoofd delegeert het recht voor controle aan een secretaresse gedurende zijn vakantie. Zowel het hoofd (vanaf het vakantieadres) als de secretaresse kan dan mutaties controleren. De secretaresse kan dat alleen in de periode die het hoofd heeft aangegeven. Acties voor de werklijst worden gemaild naar de leidinggevende en de gedelegeerde(n). 11.1 Delegeren Kies uit het instellingen menu de optie ‘instellen delegaties’.

Er verschijnt dan een scherm waarom evt. al gedefinieerde delegaties wordt vermeld:

Om een delegatie te wijzigen moet op het potloodje worden geklikt, verwijderen gaat door het klikken op het prullemandje. Na het klikken op het potloodje kan de delegatie worden gewijzigd: er kan een andere persoon worden gekozen, de periode kan worden aangepast en de delegatie kan inactief worden gemaakt. AIV




11.2 Nieuwe delegatie. Een nieuwe delegatie kan worden toegevoegd door te klikken op de desbetreffende knop. Er verschijnt dan een overzicht van alle beschikbare te delegeren functies. De getoonde functies zijn functies die door de persoon die delegeert al eens zijn gebruikt. Wanneer iemand een functie wil delegeren die hij/zij nog nooit heeft gebruikt dan verschijnt deze niet in de lijst! De delegatiemodule wordt gebruikt voor alle toepassingen die in deze self-service module voorkomen. Dus ook functies die niet te maken hebben met het mutatieformulier personeel maar waar degene die delegeert wel gebruik van maakt komen in deze lijst voor.

Kies de rol die moet worden gedelegeerd en klik op het bewuste potloodje.

Het selecteren van de medewerker aan wie wordt gedelegeerd werkt zoals eerder beschreven. 11.3 Als gedelegeerde taken uitvoeren. Afhankelijk van de situatie kan de aanleiding vanuit een email komen of kan een starttaak worden uitgevoerd. De standaard wijze is dat er gewerkt wordt alsof de gedelegeerde de rol van de delegerende aanneemt. De mutatie wordt dus ook vastgelegd namens de persoon die de taak heeft gedelegeerd. De mutatiemaker wordt overigens ook vastgelegd. Op deze wijze blijven de mutaties die namens iemand worden gepleegd gewoon zichtbaar onder de lijst van de verantwoordelijke. Voorbeeld:

AIV




De mutatie die de secretaresse namens het hoofd maakt wordt vastgelegd onder het hoofd. De secretaresse wordt vastgelegd als mutatiemaker. Om de mutatie te kunnen zien moet de secretaresse als hoofd aanloggen. 11.3.1 Aanloggen als gedelegeerde.

Als gebruikersnaam en wachtwoord wordt gewoon de eigen gegevens gebruikt. Als gedelegeerde wordt het P nummer van de persoon die delegeert ingevuld. Indien geen functies zijn gedelegeerd zal een foutmelding verschijnen.

AIV




12 Formulier en workflow status Formulieren en workflow kunnen een status hebben dat bepaalt wat er moet gebeuren. De betekenis van deze statussen wordt hier verklaard: WAIT / wachten

Het formulier of workflow (stap) wacht op een actie. Dat kan zijn dat het formulier nog moet worden opgepakt of dat de workflow stap nog niet kan worden uitgevoerd.

OPEN/actief

Als het formulier wordt opgepakt en in de workflow wordt gezet dan krijgt het de status open. Dat geldt ook voor de workflow case en eerste stap. Wanneer een workflow stap wordt geopend dan ontvangen alle personen in deze stap een email met een verwijzing naar de werklijst

CANCEL

Het formulier en/of werklijstitem is afgebroken door een gebruikersingreep.

CLOSED

Het formulier en/of werklijstitem is op een normale manier beëindigd.

AIV




13 Audit trail Er wordt van alles een ‘audit trail’ bijgehouden. In principe is deze alleen toegankelijk voor AIV, maar tijdens de testperiode is hij ook beschikbaar binnen het menu van de Adviseurs:

Er kan vrij uitvoerig worden gezocht in de log. Om van een case alles te kunnen zien kan het beste gezocht worden op omschrijving met als zoektekst ‘case_id : ’. Let hierbij op de spaties ! Om van een formulier alles te zien kan gezocht worden op omschrijving met als zoektekst ‘nr : ’. Let hierbij ook op de spaties !

Selecteren op ‘insert’

AIV




Let wel op, de pdf functie werkt niet.

AIV




14 Standaard mutatie procedure De toepassing is gebouwd in een tool met een standaard werkwijze. Dit hoofdstuk beschrijft de verschillende interfaces. Uiteraard komen er ook wel varianten voor, maar de basiswerking is steeds hetzelfde. 14.1 Standaard formulieren Standaardformulieren zijn een presentatie van wat technisch een record genoemd wordt. Er is altijd sprake van 1 specifiek voorkomen van een gegeven, bijvoorbeeld een persoon, een mutatie etc. Afhankelijk van de situatie wordt standaard een leeg formulier getoond om een nieuw record op te kunnen voeren; of wordt een bestaand record getoond dat gewijzigd en/of verwijderd kan worden. De basiswerking van dit formulier zijn drukknoppen, meestal met tekst:

Nieuw: als hier op geklikt wordt dan wordt een nieuw leeg scherm getoond.

AIV




Op dit scherm staat ook een drukknop nieuw of toevoegen. Het drukken hierop slaat het formulier op en toont meteen weer een nieuw leeg scherm. Afhankelijk van de vraagstelling kunnen bepaalde drukknoppen zijn onderdrukt. Voorbeelden zijn export, kolommen, sort. Vaak wordt het formulier gevolgd op een grid formulier. Dat is een formulier in tabelvorm waarin een potloodje staat afgedrukt. Klikken op het potloodje toont dan een standaard formulier waarin kan worden gemuteerd. 14.2 Grid formulieren Deze formulieren zijn te herkennen aan een tabelvorm waarin gemuteerd kan worden.

Door op Nieuw te klikken kan in de regel zelf gemuteerd worden. Ook als op het potloodje geklikt wordt kan een bestaande regel worden gewijzigd.

AIV




Het klikken op de vuilnisemmer zal het record verwijderen. Het klikken op het icoon met het pijltje legt de mutatie vast. Het icoon met de x sluit de mutatie zonder opslaan af.

AIV



Digiform : Opdrachtformulier Mutaties Personeel

Recommend Documents