365/ArboNed Comfortabel Opdrachtformulier contract 2013 1. Uw contract Ik wil een overeenkomst met 365/ArboNed aangaan voor een daadkrachtige aanpak van verzuim en kies voor 365/ArboNed Comfortabel. Onderstaande afrekenmethode sluit het beste aan bij mijn organisatie: Ik kies voor financiële zekerheid en betaal een vast bedrag van € 109 per werknemer per jaar* Ik betaal per afgenomen dienst en start met een laag instaptarief van € 27 per werknemer per jaar Ik kies voor financiële zekerheid en betaal een vast bedrag per werknemer per jaar op basis van loonsom**
4. Contactpersonen 4a. Contactpersoon verzuimbegeleiding
Hebt u zelf de juiste expertise in huis en wilt u de eerste periode van het verzuim zelf registreren en bewaken? Dan is een alternatief startmoment mogelijk. Wij maken graag een offerte voor u. U kunt hiervoor contact opnemen met 365/ArboNed via 073 645 63 55.
Functie:
* Hebt u meer dan 35 werknemers in dienst? Dan is het tarief € 117 per werknemer per jaar ** Alleen horecabedrijven kunnen een loonsomabonnement afsluiten
SV-loonsom** € Dit contract heeft een looptijd van één jaar met een stilzwijgende verlenging van telkens één jaar. * 365/ArboNed is niet aansprakelijk voor risico’s die voortvloeien uit een eerdere ingangsdatum dan de datum waarop dit formulier bij 365/ArboNed wordt aangeleverd ** Alleen horecabedrijven kunnen een loonsomabonnement afsluiten
3. Uw organisatie (Graag invullen in blokletters)
E-mail: 4b. Contactpersoon HR/personeelszaken Naam: de heer/ mevrouw
Telefoonnummer: E-mail:
Functie: Telefoonnummer:
Aantal werknemers per ingangsdatum:
Aantal uitgevallen werknemers per ingangsdatum contract:
Telefoonnummer:
Naam: de heer/ mevrouw
Gewenste ingangsdatum contract*:
Meldingsfrequentie:
Functie:
4c. Contactpersoon facturatie (indien afwijkend van bovenstaande)
2. Uw contractgegevens
Verzuimpercentage afgelopen 12 maanden:
Naam: de heer/ mevrouw
%
E-mail:
4d. Contactpersoon personeelsvertegenwoordiging of OR Naam: de heer/ mevrouw Functie: Telefoonnummer: E-mail:
4e. Contactpersoon voor de online verzuimportal ‘Vandaag’ (superuser) Naam: de heer/ mevrouw
Naam organisatie:
Functie:
Vestigingsadres:
Telefoonnummer:
Postcode en plaats:
E-mail:
Postadres (indien afwijkend): Postcode en plaats:
5. Overige gegevens
Telefoon:
Bedrijfsactiviteit:
Fax:
Brancheorganisatie:
E-mail:
Kamer van Koophandel nummer:
Zijn er al vestigingen van uw organisatie bij 365/ArboNed aangesloten? Nee
Ja (vul aantal in):
Lidnummer brancheorganisatie: Loonheffingennummer: Eigenrisicodrager WGA: Ja
Nee Vervolg
365/ArboNed Comfortabel Opdrachtformulier contract 2013 6. Gegevens over uw verzekeraar(s) Door ondertekening machtigt u 365/ArboNed voor het automatisch uitwisselen van gegevens met uw verzekeraar (zie toelichting op de achterzijde). Als u geen gebruik wilt maken van deze service, kruis dan onderstaande optie aan.
8. Op de hoogte blijven 365/ArboNed houdt u graag op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. U kunt hieronder aankruisen of u ons laatste nieuws via e-mail wilt ontvangen, en op welk e-mailadres. Ja, ik abonneer mij op de digitale nieuwsbrief van 365/ArboNed
Nee, ik machtig 365/ArboNed niet voor het automatisch uitwisselen van gegevens met mijn verzekeraar(s) Ga door naar vraag 7 6a. Verzuimverzekeraar Naam verzekeraar: Polisnummer verzuimverzekering:
Mijn organisatie heeft geen verzuimverzekering
6b. Verzekeraar collectieve ziektekosten Naam verzekeraar: Polisnummer collectieve ziektekostenverzekering:
Mijn organisatie heeft geen collectieve ziektekostenverzekering 6c. Verzekeraar collectieve WIA-verzekering Naam verzekeraar: Polisnummer collectieve WIA-verzekering:
E-mail:
9. Ondertekening Mijn personeelsvertegenwoordiging of OR gaat akkoord met de via dit opdrachtformulier aangevraagde dienstverlening van 365/ArboNed. Vergeet niet bij dit opdrachtformulier een kopie van uw inschrijving bij de Kamer van Koophandel te voegen. Ondergetekende verklaart dat de gegevens volledig en juist zijn ingevuld. 365/ArboNed is onderdeel van 365 BV. De overeenkomst komt tot stand als 365/ArboNed deze opdracht schriftelijk aanvaardt. Uitsluitend de Algemene voorwaarden 365 BV zijn van toepassing (30 12 09 94 Kamer van Koophandel te Utrecht), alsmede de aanvullende voorwaarden behorende bij dit opdrachtformulier. U vindt beide voorwaarden hierbij en ook op www.365.nl/arboned/algemene-voorwaarden.
Plaats: Datum: Naam: Handtekening:
Mijn organisatie heeft geen collectieve WIA-verzekering 6d. Verzekeraar eigenrisicodragerschap Naam verzekeraar: Polisnummer: Mijn organisatie heeft geen verzekering eigenrisicodragerschap
7. Facturering IBAN: Ten name van: Betaling van het abonnement per jaar vooraf en per automatische incasso is verplicht. Via ondertekening van dit formulier machtigt u 365/ArboNed tot automatische incasso van de verschuldigde bedragen uit hoofde van deze opdracht.
Toelichting 2013 1. Uw contract Hoe bepaalt u uw betaalwijze? Met 365/ArboNed Comfortabel coördineert de reïntegratie- en preventieadviseur van 365/ArboNed uw verzuimmanagement, zodat alles op het gebied van verzuim goed geregeld is. U hebt daarbij keuze uit verschillende afrekenmethoden, waarmee u altijd aan de Wet verbetering poortwachter voldoet: • een vast bedrag per werknemer per jaar en zo kiezen voor financiële zekerheid • Of een laag instaptarief vooraf, dan betaalt u naar verbruik voor de diensten die u afneemt Kijk voor meer informatie over de inhoud van de abonnementen op het activiteitenoverzicht. De prijzen vindt u in de tarieflijst.
arbodienst. 365/ArboNed houdt zich het recht voor bestaande langdurige verzuimgevallen op basis van losse verrichtingen te begeleiden. De activiteiten die voor deze verzuimgevallen uitgevoerd worden, worden apart gefactureerd.
Facturatie op basis van loonsom Abonnementen op basis van loonsom zijn alleen beschikbaar voor horecabedrijven. Het tarief wordt berekend op basis van de totale Sociale Verzekeringsloonsom (SV-loonsom). Uitleg over de SV-loonsom vindt u hieronder bij ‘uw contractgegevens’.
3. Uw organisatie Nevenvestigingen Zijn er al vestigingen van uw organisatie bij 365/ArboNed aangesloten? Dan neemt 365/ArboNed contact met u op over eventuele coördinatie voor onze dienstverlening van uw organisatie.
Factuur op basis van de ingezette activiteiten Als u ervoor kiest een aparte factuur te ontvangen gebaseerd op de daadwerkelijk uitgevoerde activiteiten, dan machtigt u 365/ArboNed (ongeacht het aantal werknemers) voor het uitvoeren van alle genoemde activiteiten. Op deze wijze kan 365/ArboNed een minimale zorg voor uw uitgevallen werknemers garanderen. De gemachtigde activiteiten ziet u terug in het activiteitenoverzicht 2013. De prijzen vindt u op de tarieflijst 2013.
4. Contactpersonen Wat bedoelt 365/ArboNed met contactpersoon (superuser) online verzuimportal ‘Vandaag’? Voor het verrichten van uw verzuim- en herstelmeldingen krijgt u een account voor de online verzuimportal ‘Vandaag’. De superuser is de hoofdgebruiker. Deze persoon kan andere collega’s - indien gewenst - toegang geven tot (delen van) de online verzuimportal ‘Vandaag’. De superuser ontvangt van ons een inlogcode en een korte handleiding.
2. Uw contractgegevens Wat is de looptijd van uw contract? De looptijd van uw contract is 1 jaar. Een contractjaar hoeft niet gelijk te lopen met een kalenderjaar, maar kan bijvoorbeeld lopen van 1 mei tot en met 30 april. Aan het einde van de looptijd wordt uw contract (stilzwijgend) verlengd met een jaar conform de Algemene voorwaarden van 365 BV (artikel 4.1 en 4.2). Onze Algemene voorwaarden en aanvullende voorwaarden vindt u bij dit opdrachtformulier en op www.365.nl/arboned/algemene-voorwaarden. Hoeveel werknemers hebt u in dienst? 365/ArboNed gaat bij de berekening van het aantal werknemers uit van het aantal mensen dat in uw organisatie werkzaam is. Hierbij maakt het niet uit of zij fulltime of parttime werken. Ook oproepkrachten en mensen in de WIA worden gerekend als werknemers. Via onze online verzuimportal ‘Vandaag’ kunt u het aantal werknemers en de persoonsgegevens actueel houden. Zo beschikken wij altijd over een actueel personeelsbestand. Op basis van onder meer een gewaarmerkte verzamelloonstaat bepalen wij het aantal werknemers. Wat zijn uw verzuimpercentage en meldingsfrequentie? Het gaat hierbij om uw meeste recente verzuimpercentage en meldingsfrequentie over het jaar voorafgaand aan de datum van ondertekening van dit formulier. U kunt deze gegevens opvragen bij uw huidige arbodienst. Hoeveel uitgevallen werknemers hebt u momenteel? Wij vragen u een schatting te maken van het maximaal aantal uitgevallen werknemers op de ingangsdatum van uw contract met 365/ArboNed. U kunt hierbij uitgaan van het aantal werknemers dat op de datum van ondertekening van dit formulier verzuimverlof heeft aangevraagd bij de huidige
Wat is uw SV-loonsom? Voor bedrijven in de horeca biedt 365/ArboNed de mogelijkheid om het tarief te bereken op basis van de totale Sociale Verzekeringsloonsom (SV-loonsom). Voor een loonsomabonnement vragen wij u een schatting te geven van uw loonsom over 2013. Hebt u vragen over het loonsomabonnement? Neem dan contact op met onze Klantenservice via 030 299 64 44.
5. Overige gegevens Waarom heeft 365/ArboNed gegevens nodig over uw branche? 365/ArboNed heeft samenwerkingsverbanden met een groot aantal brancheorganisaties. Samen ontwikkelen we specifieke diensten voor bedrijven in een bepaalde sector. Het is daarom belangrijk om te weten bij welke brancheorganisatie u bent aangesloten. Waarom wil 365/ArboNed weten of u eigenrisicodrager (ERD) bent? Wanneer u eigenrisicodrager bent, heeft dat gevolgen voor onze dienstverlening en administratie. Bijvoorbeeld de begeleiding van uw (ex-)werknemers met een WGA-uitkering. Wat is een loonheffingennummer? Als u loonheffingen gaat inhouden, krijgt u van de Belastingdienst een loonheffingennummer toegekend. U gebruikt het loonheffingennummer bij het doen van aangifte en bij andere contacten met de Belastingdienst. 365/ArboNed heeft dit nummer nodig voor het doorgeven van verzuimmeldingen aan UWV. 6. Gegevens over uw verzekeraar(s) Waarom vraagt 365/ArboNed naar uw verzekeraar(s)? Wanneer u een verzuimverzekering afsluit voor het doorbetalen van loonkosten (of uitkering bij arbeidsongeschiktheid) bij verzuim van een werknemer, kunt u bij verzuim conform de inhoud van uw polis een schadeclaim indienen bij uw (verzuim) verzekeraar. Uw verzekeraar beoordeelt vervolgens of deze claim terecht is. Hierbij vraagt uw verzekeraar altijd naar verzuimgegevens van de arbodienst. 365/ArboNed kan deze gegevens voor u naar uw verzekeraar sturen. U bespaart hiermee tijd en kosten als u een schadeclaim indient.
Daarnaast is een aantal verzekeraars soms bereid om een bijdrage te leveren in de kosten voor interventies die de terugkeer naar het werk bespoedigen. Als 365/ArboNed weet bij welke collectieve ziektekosten- of WIA-verzekeraar uw organisatie is aangesloten kunnen wij, voor verzekeraars waarmee een samenwerkingsverband is, voor u nagaan of (gedeeltelijke) vergoeding van een interventie mogelijk is. Voorwaarde hiervoor is wel dat uw werknemer ook bij deze collectieve verzekeraar is verzekerd. 365/ArboNed registreert geen individuele verzekeringen van werknemers. Wat is IBAN? Per 1 februari 2014 gebruiken we voor alle betalingen binnen Nederland en Europa alleen nog het IBAN (International Bank Account Number) nummer. Het IBAN is een langer nummer dat voor een deel bestaat uit het huidige rekeningnummer. Ter voorbereiding op deze overgang willen we nu alvast uw IBAN nummer registreren. Waarvoor machtigt u 365/ArboNed precies? Via ondertekening van dit formulier machtigt u 365/ArboNed tot automatische incasso van de verschuldigde bedragen uit hoofde van de opdracht. Ook machtigt u 365/ArboNed door ondertekening van dit opdrachtformulier tot rechtstreekse levering van verzuimgegevens aan uw verzekeraar(s). Dit geldt alleen voor die verzekeraar(s) waarmee 365/ArboNed afspraken hierover gemaakt heeft. Op www.365.nl/arboned/verzekeraars vindt u een actueel overzicht van deze verzekeraar(s). Ook vindt u hier een overzicht van de gegevens die 365/ArboNed uitwisselt. De levering geschiedt altijd (ad hoc of periodiek) op verzoek van de verzekeraar in kwestie. De aard van de gegevens kan per verzekeraar verschillen, maar de levering gebeurt altijd conform de geldende privacywetgeving en richtlijnen die hierover zijn vastgesteld tussen het Verbond van Verzekeraars en Boaborea. Door ondertekening van het opdrachtformulier machtigt u 365/ArboNed tevens om de inhoud van uw contractafspraken met 365/ArboNed aan uw verzekeraar(s) door te geven. De gegevens die 365/ArboNed uitwisselt zijn aanvullend op de verzuim- en herstelmeldingen die u zelf aan uw verzekeraar(s) moet doorgeven. U moet zelf uw verzekeraar(s) van deze machtiging op de hoogte stellen, met vermelding van uw contractnummer(s) bij 365/ArboNed. Uw contractnummer(s) vindt u op uw opdrachtbevestiging. U kunt dit ingevulde en ondertekende opdrachtformulier sturen naar: 365/ArboNed Antwoordnummer 11048 5200 VC ’s-Hertogenbosch Vergeet niet bij dit opdrachtformulier een kopie van uw inschrijving bij de Kamer van Koophandel te voegen. Bewaar een kopie voor uw eigen administratie. 365/ArboNed is onderdeel van 365 BV, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 30 12 09 94. Kijk voor meer informatie op www.365.nl/arboned
Algemene voorwaarden 365 BV 1. Definities In deze Algemene voorwaarden wordt verstaan onder: 365: (werknemers van) de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid 365 statutair gevestigd te Utrecht alsmede (werknemers van) onderdelen van 365. Opdrachtgever: de natuurlijke persoon, dan wel de rechtspersoon, waarmee 365 onderhandelt over het sluiten van een overeenkomst dan wel waarmee 365 een overeenkomst heeft gesloten. Partijen: 365 en Opdrachtgever gezamenlijk. 2. Toepasselijkheid van de Algemene voorwaarden 2.1. Deze Algemene voorwaarden zijn met uitdrukkelijke uitsluiting van voorwaarden van de Opdrachtgever of derden, van toepassing op alle offertes en aanbiedingen van 365 en op alle overeenkomsten die door Partijen worden gesloten en op alle daaruit voortvloeiende verbintenissen en (rechts)handelingen. 2.2. Afwijkingen van deze Algemene voorwaarden gelden uitsluitend indien en voor zover deze uitdrukkelijk schriftelijk door 365 zijn aanvaard en gelden slechts voor een overeenkomst waar de aanvaarding betrekking op heeft. 2.3. Door ondertekening van enige overeenkomst met 365, waarin naar deze Algemene voorwaarden wordt verwezen, verklaart de Opdrachtgever een exemplaar van deze Algemene voorwaarden te hebben ontvangen, van de inhoud daarvan kennis te hebben genomen, deze te hebben aanvaard en afstand te doen van eventuele normaliter door de Opdrachtgever zelf gehanteerde Algemene voorwaarden. 2.4. Indien 365 één of meer aan haar, op grond van deze Algemene voorwaarden toekomende rechten niet of niet volledig heeft uitgeoefend, kan de Opdrachtgever hieraan geen enkel recht ontlenen voor de toekomst. 2.5. Indien enige bepaling van deze Algemene voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van deze Algemene voorwaarden onverkort van kracht blijven en zal 365 een nieuwe bepaling ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepaling formuleren, waarbij zoveel mogelijk zal worden aangesloten op het doel en de strekking van de nietige c.q. vernietigde bepaling. 2.6. 365 is gerechtigd om deze Algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen. 365 verplicht zich om tijdig voor de inwerkingtreding van de wijzigingen de Opdrachtgever hiervan schriftelijk in kennis te stellen. 3. Offertes en het totstandkomen van een overeenkomst 3.1. Offertes van 365 zijn geldig gedurende een periode van drie maanden na offertedatum, tenzij in de offerte anders is vermeld, en maken deel uit van een overeenkomst, zodra deze tot stand is gekomen. 3.2. Een overeenkomst tussen Partijen komt, tenzij anders overeengekomen, tot stand door rechtsgeldige ondertekening door Partijen. 4. Ingebrekestelling en opzeggen van een overeenkomst 4.1. Opzegging van een overeenkomst tussen Partijen dient bij aangetekend schrijven te geschieden. 4.2. Opzegging van een overeenkomst door één van de Partijen dient, tenzij anders overeengekomen,
plaats te vinden met inachtneming van een opzegtermijn van drie kalendermaanden voor afloop van de betreffende overeenkomst. 4.3. Onverminderd het bepaalde in artikel 4 lid 6 en lid 7, alsmede in artikel 14 lid 6, zullen Partijen, indien één van de Partijen tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen uit hoofde van een overeenkomst, de andere partij eerst schriftelijk per aangetekend schrijven in gebreke stellen, waarbij aan de nalatige partij een redelijke termijn zal worden gegeven om haar verplichtingen alsnog voor eigen rekening na te komen. 4.4. Indien, na het verstrijken van de redelijke termijn, als bedoeld in artikel 4 lid 3, de in gebreke gestelde Partij haar verplichtingen nog niet is nagekomen, is de wederpartij gerechtigd een overeenkomst met onmiddellijke ingang (tussentijds) op te zeggen. 4.5. In geval van correcte nakoming binnen voornoemde redelijke termijn, zal geen verdere schadevergoeding of andersoortige sanctie op het aanvankelijk bestaande gebrek kunnen worden gebaseerd, tenzij in deze Algemene voorwaarden anders is bepaald. 4.6. Partijen zijn gerechtigd een overeenkomst met onmiddellijke ingang (tussentijds) op te zeggen, zonder eerst de wederpartij in gebreke te hoeven stellen, indien er sprake is van blijvende overmacht als bedoeld in artikel 14. 4.7. 365 is gerechtigd een overeenkomst met onmiddellijke ingang (tussentijds) op te zeggen zonder daartoe eerst de Opdrachtgever in gebreke te hoeven stellen, indien: • blijkt dat de Opdrachtgever onjuiste en/of onvolledige informatie aan 365 heeft verstrekt; • aan de Opdrachtgever (voorlopige) surséance van betaling wordt verleend; • het faillissement van de Opdrachtgever wordt aangevraagd of verleend; • de Opdrachtgever zelf zijn faillissement aanvraagt; • de Opdrachtgever aan zijn schuldeisers een (onderhands) akkoord aanbiedt of (met dit doel) een vergadering van schuldeisers bijeenroept; • maatregelen worden getroffen die duiden op liquidatie of beëindiging van de onderneming van de Opdrachtgever; • de ondernemingsactiviteiten van de Opdrachtgever naar het buitenland worden verplaatst; • het vermogen van de Opdrachtgever onder bewind of beheer wordt gesteld; • op de vermogensbestanddelen van de Opdrachtgever beslag wordt gelegd en dit beslag minstens één maand wordt gehandhaafd; • de Opdrachtgever komt te overlijden; • de Opdrachtgever onder curatele wordt gesteld; • de Opdrachtgever valt onder de Wet schuldsanering van natuurlijke personen (WSNP); • de Opdrachtgever geen zorg heeft gedragen voor instemming van de ondernemingsraad of van de personeelsvertegenwoordiging van de onderneming van de Opdrachtgever, als bedoeld in artikel 28 van de Wet op de ondernemingsraden in combinatie met artikel 12 van de Arbeidsomstandighedenwet. 4.8. Indien zich een situatie voordoet of dreigt voor te doen als omschreven in artikel 4 lid 7 is de Opdrachtgever verplicht 365 daarvan onverwijld in kennis te stellen. 4.9. De Opdrachtgever is gerechtigd een overeenkomst op te zeggen indien 365 besluit de
overeengekomen diensten te wijzigen als omschreven in artikel 6 lid 3. De Opdrachtgever dient binnen vier weken, na schriftelijk in kennis te zijn gesteld door 365 van de voorgenomen wijziging(en), op te zeggen bij aangetekend schrijven. 5. Tarieven en wijziging tarieven 5.1. Alle door 365 genoemde tarieven zijn uitgedrukt in Euro en zijn exclusief BTW en exclusief andere heffingen welke van overheidswege worden opgelegd. 5.2. 365 is gerechtigd jaarlijks per 1 januari de tarieven voor diensten te indexeren. 6. Wijziging van diensten 6.1. Indien een wijziging in de, voor een overeenkomst tussen Partijen relevante, wet- en regelgeving voor 365 dan wel voor de Opdrachtgever nieuwe verplichtingen met zich mee brengt, worden diensten verricht door 365, op grond van deze nieuwe verplichtingen, geacht deel uit te maken van de oorspronkelijke overeenkomst. 6.2. De Opdrachtgever is verplicht alle uit de wijziging, als bedoeld in artikel 6 lid 1, voortvloeiende (extra) kosten als kosten van meerwerk aan 365 te voldoen, onverminderd de overige reeds overeengekomen betalingsverplichtingen. 6.3. Ook als zich niet een situatie voordoet als omschreven in artikel 6 lid 1, is 365 gerechtigd op enig moment de overeengekomen diensten te wijzigen. Een dergelijke wijziging zal echter niet eerder van toepassing zijn dan zes weken na de dagtekening van de schriftelijke mededeling van 365 aan de Opdrachtgever dienaangaande. 6.4. Indien 365 gebruik maakt van de wijzigingsbevoegdheid als beschreven in artikel 6 lid 3, is de Opdrachtgever gerechtigd om een overeenkomst op te zeggen met ingang van de datum van de wijziging van de diensten en op de wijze als omschreven in artikel 4 lid 9. 7. Termijnen en annulering 7.1. Voorzover in de offerte of de overeenkomst geen termijnen zijn vermeld, zal 365 zijn diensten verlenen binnen de voor 365 gangbare termijnen. 7.2. Verhindering, het niet reageren of het niet verschijnen van de (ex-)werknemer komt in ieder geval voor risico van de werkgever. 7.3. Afspraken die geen betrekking hebben op een individuele werknemer dienen, tenzij anders is overeengekomen, uiterlijk zeven werkdagen voor het afgesproken tijdstip te worden geannuleerd. 7.4. Annulering van afspraken betreffende individuele (ex-)werknemers dient (ongeacht de datum van herstelmelding) uiterlijk 24 uur voor het afgesproken tijdstip te geschieden. 7.5. Annulering van afspraken betreffende meer dan 1 (ex-)werknemer, doch niet meer dan 15 (ex-) werknemers, dient uiterlijk zeven kalenderdagen voor de afgesproken dag te geschieden, tenzij anders is overeengekomen. Daarbij wordt door 365 10% van de overeengekomen vergoeding bij de werkgever in rekening gebracht. 7.6. Annulering van afspraken betreffende meer dan 15 (ex-)werknemers of betreffende een project dient uiterlijk drie weken voor de afgesproken dag te geschieden, tenzij anders is overeengekomen. Daarbij wordt door 365 10% van de overeengekomen vergoeding bij de werkgever in rekening gebracht. 7.7. Indien annulering niet of te laat geschiedt, of de
Versie: mei 2012
(ex-)werknemer niet verschijnt, is 365 gerechtigd de desbetreffende dienst(en), op verrichtingenbasis, in rekening te brengen, onverkort zijn recht op betaling van alle in deze door 365 gemaakte kosten. 8. Inschakelen van derden 8.1. 365 is gerechtigd bij de uitvoering van haar werkzaamheden derden in te schakelen. Tenzij de Opdrachtgever met de ingeschakelde derde een nieuwe overeenkomst aangaat, behoudt 365 ten aanzien van de werkzaamheden verricht door derden de eindverantwoordelijkheid en blijven deze Algemene voorwaarden onverminderd van kracht. 9. Facturering, betaling en tijdelijke opschorting van de overeengekomen diensten 9.1. Facturering vindt, tenzij anders is overeengekomen of de aard van de overeengekomen diensten zich er tegen verzet, vooraf per jaar plaats. 9.2. Indien daartoe naar het oordeel van 365 aanleiding bestaat, is 365 gerechtigd om vooruitbetaling, betaling van een voorschot of nadere zekerheden ten aanzien van betaling te verlangen of de betalingstermijn te verkorten. 9.3. Betaling van facturen dient te geschieden binnen vijftien kalenderdagen na factuurdatum op een door 365 aangegeven bankrekening zonder enig beroep op verrekening. 9.4. Bij overschrijding van de betalingstermijn is de Opdrachtgever in verzuim, zonder dat een ingebrekestelling is vereist. 9.5. De op de dagafschriften van de bank van 365 aangegeven valutadatum wordt als dag van betaling aangemerkt. 9.6. Vanaf het moment dat de Opdrachtgever, op grond van het bepaalde in artikel 9 lid 4 in verzuim is, is 365 gerechtigd de overeengekomen diensten of wel tijdelijk op te schorten dan wel een overeenkomst op te zeggen. Opschorting van de overeengekomen diensten laat de verplichting voor de Opdrachtgever de openstaande facturen te voldoen onverlet. 9.7. 365 is niet aansprakelijk voor enige schade die (mede) het gevolg is van de tijdelijke opschorting van de overeengekomen diensten. 10. Opschorting van betaling, verrekening en betwisting van de factuur 10.1. Indien de Opdrachtgever de juistheid van (een onderdeel van) de factuur betwist, is hij niettemin gehouden tot betaling van het niet-betwiste gedeelte en dient hij - schriftelijk en gemotiveerd - binnen vijftien dagen na factuurdatum bezwaar aan te tekenen. Indien en voor zover het betwiste gedeelte van de factuur toch verschuldigd blijkt, is de Opdrachtgever gehouden de wettelijke rente te vergoeden over het ten onrechte niet betaalde bedrag vanaf het moment dat de betalingstermijn is verlopen. 10.2. Behoudens in geval van betwisting van (een onderdeel van) de factuur, als omschreven in artikel 10 lid 1, is de Opdrachtgever niet gerechtigd tot opschorting van betaling van aan 365 verschuldigde bedragen of tot verrekening daarvan met hetgeen de Opdrachtgever van 365 te vorderen heeft of meent te vorderen te hebben. 11. Financiële gevolgen niet of niet tijdig betalen: rente en incassokosten 11.1. Vanaf het moment waarop de Opdrachtgever in verzuim is tot aan de dag van volledige betaling, is de
Opdrachtgever aan 365 de wettelijke rente per maand verschuldigd, waarbij een gedeelte van een maand als gehele maand wordt beschouwd, onverminderd het recht van 365 op schadevergoeding en onverminderd haar verder toekomende rechten. 11.2. Alle in redelijkheid door 365 gemaakte kosten voor invordering van het door de Opdrachtgever verschuldigde, gerechtelijke zowel als buitengerechtelijke (waaronder begrepen de kosten van zowel interne als externe rechtsbijstand), zijn voor rekening van de Opdrachtgever en bedragen 15% over het verschuldigde bedrag, met een minimum van € 150,--. 12. Informatie verstrekken en medewerking verlenen 12.1. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig en op de juiste wijze aanleveren aan 365 van de gegevens die 365 nodig heeft om de overeenkomst te kunnen uitvoeren. 12.2. De Opdrachtgever is tevens verantwoordelijk voor het tijdig en op de juiste wijze doorgeven van alle wijzigingen van de in artikel 12 lid 1 bedoelde gegevens. 13. Aansprakelijkheid 13.1. 365 zal alle met haar overeengekomen werkzaamheden zorgvuldig verrichten met inachtneming van de specifieke deskundigheid, die van haar in de gegeven omstandigheden verwacht mag worden. Ondanks wederzijdse inspanning van Partijen kan 365 echter nooit garanderen dat een door de Opdrachtgever gewenst en/of door 365 verwacht resultaat bereikt zal worden. 365 is daarvoor dan ook niet aansprakelijk. 13.2. Op grond van het bepaalde in artikel 8 is 365 aansprakelijk voor schade, (mede) veroorzaakt door eventueel door haar ingeschakelde derden, behoudens de in artikel 13 lid 6 en volgende leden omschreven beperkingen. 13.3. De Opdrachtgever dient binnen een kalendermaand nadat hij bekend is, of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn, met het schadetoebrengende feit, 365 aansprakelijk te stellen voor de geleden of nog te lijden schade, dan wel 365 in gebreke te stellen als beschreven in artikel 4 lid 3. Hierbij wordt tevens verwezen naar het bepaalde in artikel 4 lid 5. 13.4. 365 is in geen geval aansprakelijk voor bedrijfsschade, gevolgschade of andere indirecte schade, waaronder begrepen schade wegens gederfde winst, gemiste besparingen, loondoorbetaling bij ziekte, verlies van gegevens of premieverhogingen van publieke en/of private verzekeringen. 13.5. 365 is slechts gehouden tot vergoeding van door de Opdrachtgever geleden directe schade, indien deze het rechtstreekse gevolg is van een aan 365 toerekenbare tekortkoming in de nakoming van enige verbintenis ten opzichte van de Opdrachtgever, behoudens de in de navolgende leden omschreven beperkingen. 13.6. De aansprakelijkheid van 365 voor directe schade wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van een overeenkomst of wegens onrechtmatige daad is beperkt tot het bedrag dat de Opdrachtgever, over het jaar waarin het schadetoebrengende feit heeft plaatsgevonden, aan 365 voor de overeengekomen diensten verschuldigd is, met een maximum van € 2.500,-- per gebeurtenis
en € 10.000,-- per jaar, waarbij een reeks van samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis. 13.7. De beperking als verwoord in artikel 13 lid 6 geldt niet indien en voor zover de schade is veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van 365. 13.8. 365 is niet aansprakelijk voor enige schade die (mede) het gevolg is van het niet (juist, tijdig of volledig) nakomen door de Opdrachtgever van verplichtingen rustend op de Opdrachtgever op grond van een overeenkomst en als opgenomen in de Werkafspraken, op grond van deze Algemene voorwaarden of op grond van de toepasselijke weten regelgeving. Onder deze verplichtingen vallen in ieder geval, doch niet uitsluitend, het op de juiste wijze verstrekken van alle relevante informatie aan 365 en het naleven van door 365 gestelde dan wel wettelijke termijnen. 13.9. In geval van mondelinge/telefonische communicatie tussen Partijen is 365 niet aansprakelijk voor schade voortvloeiend uit misverstanden of uit onjuist overgekomen informatie. 13.10. 365 is niet aansprakelijk voor schade die (mede) veroorzaakt is door het niet (juist, tijdig of volledig) opvolgen van instructies en adviezen van 365 of van derden door de Opdrachtgever. 13.11. De totale aansprakelijkheid van 365 voor zaakschade en voor schade door dood of lichamelijk letsel als rechtstreeks gevolg van een toerekenbare tekortkoming, indien en voor zover die tekortkoming onder de gegeven omstandigheden en bij normale vakkennis en oplettendheid vermeden had dienen te worden, zal in geen geval meer bedragen dan € 2.500.000,-- per gebeurtenis per jaar, waarbij een reeks van samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis. Indien de Opdrachtgever schade lijdt die door zijn verzekering wordt gedekt, is 365 voor die schade niet aansprakelijk. 14. Overmacht 14.1. Indien één van de Partijen niet aan haar verplichtingen kan voldoen, of zij redelijkerwijs kan verwachten hieraan niet te kunnen gaan voldoen, hetzij als gevolg van overmacht, hetzij als gevolg van andere omstandigheden, is deze partij gehouden de andere partij daarvan onmiddellijk schriftelijk op de hoogte te stellen. 14.2. 365 is niet aansprakelijk voor het niet, niet tijdig of niet volledig nakomen van haar verplichtingen indien er sprake is van overmacht. Alle omstandigheden die de naleving van een overeenkomst belemmeren en die in redelijkheid niet voor risico van 365 behoren te komen, worden beschouwd als niet-toerekenbare tekortkoming en leveren overmacht op. 14.3. De in artikel 14 lid 2 genoemde omstandigheden doen zich onder meer, en derhalve niet uitsluitend, voor in geval van oorlog, oorlogsgevaar en oproer, terroristische aanslagen of dreigingen, natuurrampen, belemmerende maatregelen van binnenlandse en buitenlandse overheden, sabotage, (algehele) werkstaking, bedrijfsbezetting, vervoersstremmingen, tekortkomingen van leveranciers van goederen en/of diensten, computerof elektronicastoringen, bedrijfsstoring zoals brand, het verloren gaan van gegevens, stroomuitval, bedrijfsongeval, epidemieën ten gevolge waarvan de uitvoering van een overeenkomst tijdelijk of blijvend onmogelijk is.
Versie: mei 2012
Algemene voorwaarden 365 BV
14.4. 365 is verplicht zich alle inspanningen te getroosten die van een modern bedrijf mogen worden verwacht om het geautomatiseerde systeem waarmee zij werkt te beveiligen en om het online verzenden van gegevens zo betrouwbaar en veilig mogelijk te laten verlopen. De in artikel 14 lid 2 genoemde omstandigheden doen zich echter eveneens onder meer, en derhalve niet uitsluitend, voor indien derden zich - ondanks voornoemde inspanningen van 365 - op ongeautoriseerde wijze toegang verschaffen tot het geautomatiseerde systeem waar 365 mee werkt en schade veroorzaken door verminking, onrechtmatig gebruik, verwijdering of aanvulling van geautomatiseerde bestanden. 14.5. In geval van overmacht wordt de uitvoering van een overeenkomst opgeschort zolang de oorzaak van de overmacht uitvoering door 365 onmogelijk maakt, zonder dat de Opdrachtgever aanspraak kan maken op schadevergoeding en/of een overeenkomst kan opzeggen, onverlet de verplichting van 365 om zich in te spannen de oorzaak van de overmachtsituatie weg te nemen. 14.6. Indien één van de Partijen gedurende een periode langer dan twee maanden door overmacht verhinderd is de verplichtingen voortvloeiende uit een
overeenkomst na te komen, of vanaf het moment dat vaststaat dat de overmachttoestand langer dan twee maanden zal duren, is elk van de Partijen bevoegd een overeenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen, als bepaald in artikel 4 lid 6. 14.7. Indien één van de Partijen een overeenkomst opzegt op grond van een voortdurende overmacht situatie waardoor 365 haar verplichtingen niet kan nakomen, zal 365 het onverschuldigd betaalde aan de Opdrachtgever restitueren.
16. Bevoegde rechter en toepasselijk recht 16.1. Alle geschillen tussen Partijen zullen, voor zover niet anders door de wet dwingend voorgeschreven, bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Utrecht, tenzij 365 besluit het geschil voor te leggen aan de met betrekking tot de vestigings plaats van de Opdrachtgever bevoegde rechter. 16.2. Op elke overeenkomst tussen Partijen en op elke door 365 uitgebrachte offerte is bij uitsluiting Nederlands recht van toepassing.
15. Geen overname personeel 15.1. Opdrachtgever is niet gerechtigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van 365 tijdens de uitvoering van de overeenkomst en binnen één jaar na beëindiging daarvan, personeel van 365 of door 365 ingeschakelde derden die betrokken zijn geweest bij de uitvoering van de werkzaamheden, in dienst te nemen, met hen over indiensttreding te onderhandelen en/of op andere wijze dan contractueel met 365 overeengekomen direct of indirect werkzaam te laten zijn op straffe van een direct opeisbare aan 365 te betalen boete ter hoogte van een bruto jaarsalaris van de betrokken werknemer per overtreding.
Deze Algemene voorwaarden zijn gedeponeerd onder nummer 30 12 09 94 bij de Kamer van Koophandel te Utrecht. 365 BV Zwarte Woud 10, 3524 SJ Utrecht Postbus 85091, 3508 AB Utrecht www.365.nl
Versie: mei 2012
Aanvullende voorwaarden 365/ArboNed 1. Informatie verstrekken en medewerking verlenen 1.1. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het aanleveren aan 365 van de in het Opdrachtformulier opgesomde gegevens, binnen de daartoe gestelde termijnen en op de daartoe aangegeven wijze. 1.2. De Opdrachtgever is tevens verantwoordelijk voor het tijdig en op de juiste wijze doorgeven van alle wijzigingen van de in artikel 1 lid 1 bedoelde gegevens. 1.3. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de informatieverstrekking aan Werknemers, alsmede voor het opleggen van de verplichtingen aan Werknemers. 1.4. De Opdrachtgever verleent 365 toegang tot zijn onderneming en stelt 365 in staat een goed inzicht te krijgen in de bedrijfsvoering en de arbeidsomstandigheden door inspectie en onderzoek ter plaatse, en door het voeren van gesprekken met Werknemers. 1.5. Indien de overeengekomen Diensten in het bedrijf van de Opdrachtgever plaatsvinden, zal de Opdrachtgever, indien 365 daar tijdig om verzoekt, kosteloos personeel, materiaal en werkruimte ter beschikking stellen. 1.6. Kosten in verband met het vragen van inlichtingen, waaronder begrepen het vragen van inlichtingen bij de curatieve sector en het opvragen van medische dossiers bij de voormalige arbodienst, alsmede kosten verbonden aan door 365 op grond van (wettelijke) regelingen in te schakelen derden, komen, ook indien hierover geen voorafgaand overleg met de Opdrachtgever heeft plaatsgevonden, in ieder geval voor rekening van de Opdrachtgever. 2. Geheimhouding en anonimiteit 2.1. Partijen zijn over en weer verplicht tot geheimhouding van alle informatie die zij in het kader van het sluiten van een overeenkomst of het uitvoeren van een overeenkomst verkrijgen of hebben verkregen. 2.2. 365 is verplicht alle medische informatie en informatie van vertrouwelijke of persoonlijke aard, waar zij kennis van neemt, strikt vertrouwelijk te behandelen en zorgvuldig te (doen) bewaren. 2.3. 365 zal een geheimhoudingsverplichting, zoals beschreven in artikel 2 lid 1 en lid 2, opleggen aan al haar werknemers en aan alle bij de uitvoering van een overeenkomst ingeschakelde derden. 2.4. De verplichting als beschreven in artikel 2 lid 1 geldt niet voor zover Partijen verplicht zijn informatie te verstrekken op grond van de wet, een bindende uitspraak van een rechter of van een ander overheidsorgaan. Voor zover mogelijk zal de openbaarmakende partij echter vóór de openbaarmaking met de andere partij in overleg treden over de vorm, inhoud en wijze van openbaarmaking. 2.5. 365 zal de Opdrachtgever niet mededelen welke Werknemers gebruik hebben gemaakt van een Arbeidsomstandigheden Spreekuur of zich hebben onderworpen aan een Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek, noch mededelingen doen dienaangaande die herleidbaar zouden kunnen zijn tot individuele Werknemers. 365 zal slechts in algemene zin de aard van de problemen, die in dit spreekuur aan de orde of uit het onderzoek naar voren zijn gekomen, met de Opdrachtgever bespreken. 365 staat hierbij in voor de volledige anonimiteit van de betrokken individuele Werknemer(s). 2.6. In geval van een aanstellingskeuring bepaalt de te onderzoeken persoon of hij de uitslag van de keuring (als eerste) wenst te vernemen en of er
mededelingen aan de Opdrachtgever mogen worden gedaan met betrekking tot de uitslag van de keuring. De Opdrachtgever is 365 de kosten van de aanstellingskeuring verschuldigd, ongeacht of de Opdrachtgever de uitslag van de keuring al dan niet verneemt. 3. Dossierbeheer en -inzage 3.1. 365 zal van de Werknemers, die zij in het kader van de tussen Partijen gesloten overeenkomst onderzoekt of begeleidt, een (medisch) dossier bijhouden. 3.2. Op de in het medische dossier opgenomen medische en persoonsgegevens is het privacyreglement van 365 van toepassing. Dit reglement ligt ter inzage bij 365 en wordt op verzoek van de Opdrachtgever of van een Werknemer toegezonden. 3.3. Naast 365 heeft slechts de Werknemer recht op inzage in zijn medische dossier. Zowel de Opdrachtgever als andere derden kunnen slechts inzage in het medische dossier krijgen, indien zij daartoe een schriftelijke, specifiek voor de betreffende situatie verleende, machtiging van de Werknemer overleggen. 4. Uitsluiting Werknemers 4.1. 365 is gerechtigd Werknemers die de normale omgangs- en fatsoensnormen niet in acht nemen, middels schriftelijke en gemotiveerde kennisgeving aan de Opdrachtgever, met onmiddellijke ingang en zonder ingebrekestelling, uit te sluiten van dienstverlening, zonder dat deze uitsluiting aanleiding geeft tot aanpassing van de door de Opdrachtgever aan 365 verschuldigde vergoeding. 4.2. 365 aanvaardt in het in artikel 4 lid 1 omschreven geval geen enkele aansprakelijkheid voor eventuele schade, die ten gevolge van de uitsluiting voor de Opdrachtgever dan wel voor de Werknemer ontstaat. 5. Verplichtingen en gevolgen van het opzeggen van een overeenkomst, onder meer overdracht van medische dossiers 5.1. Indien 365 de overeenkomst wenst op te zeggen, zal zij de Opdrachtgever onverwijld middels een aangetekend schrijven op de hoogte stellen. De Opdrachtgever is verplicht zowel de (gedeeltelijk) arbeidsongeschikte Werknemer(s) ten behoeve van wie 365 tot dan toe de verzuimbegeleiding verzorgde alsmede de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging van de onderneming van de Opdrachtgever, onverwijld schriftelijk op de hoogte te stellen van een opzegging door 365. 5.2. Indien, na het opzeggen van een overeenkomst door een der Partijen, medische dossiers dienen te worden overgedragen aan een andere arbodienst, dan is hieraan voorafgaand persoonlijke en schriftelijke toestemming van de betrokken Werknemers vereist. 5.3. Indien 365 medische dossiers overdraagt aan een andere arbodienst, is 365 gerechtigd aan de Opdrachtgever de hiermee verband houdende kosten in rekening te brengen. 5.4. In geval van overdracht van medische dossiers aan een andere arbodienst vervalt daarmee iedere aansprakelijkheid van 365 ter zake. 5.5. 365 is gerechtigd pas aan overdracht van medische dossiers mee te werken, nadat alle door de Opdrachtgever aan 365 verschuldigde bedragen, inclusief de kosten die verband houden met de overdracht, zijn voldaan. 5.6. Indien na opzegging van een overeenkomst geen medische dossiers (kunnen) worden overgedragen,
dan is de Opdrachtgever voor het bewaren van de betreffende dossiers aan 365 een redelijke vergoeding verschuldigd, welke vergoeding 365 desgewenst ineens aan de Opdrachtgever in rekening zal brengen. 6 Vergoedingsgrondslag (aantal Werknemers, verzuimpercentage) en verrekening 6.1. Voor zover de aan 365 verschuldigde vergoeding gebaseerd is op het aantal Werknemers dat bij de Opdrachtgever in dienst is, wordt deze vergoeding in eerste instantie berekend op basis van het aantal Werknemers dat, op het moment dat 365 de overeengekomen Diensten aanvangt, in dienst is bij de Opdrachtgever. 6.2. Aan het begin van ieder kalenderjaar, in ieder geval voor 1 maart, verstrekt de Opdrachtgever een door een accountant gewaarmerkte kopie van de verzamelloonstaat van het voorgaande kalenderjaar. 365 berekent, aan de hand van de gegevens uit voornoemde verzamelloonstaat, de daadwerkelijk verschuldigde vergoeding per kwartaal waarbij telkens wordt gekeken naar het aantal Werknemers dat in dienst was bij de Opdrachtgever op de eerste dag van elk kwartaal. Indien blijkt dat de op deze wijze berekende daadwerkelijk verschuldigde vergoeding met meer dan 5% afwijkt van de totale reeds gefactureerde vergoeding over het betreffende kalenderjaar, dan vindt verrekening plaats met de Opdrachtgever. 6.3. Indien de Opdrachtgever in gebreke blijft ten aanzien van het verstrekken van de verzamelloonstaat, staat het 365 vrij om, na een ingebrekestelling, waarin de Opdrachtgever een begunstigingstermijn van twee weken wordt vergund, bij wijze van boete, het laatst bekende aantal Werknemers te verhogen met een maximum van 25 % . 6.4. Indien het verzuimpercentage van invloed is op hetgeen de Opdrachtgever aan 365 verschuldigd is, wordt bij het aangaan van een overeenkomst uitgegaan van de door de Opdrachtgever verstrekte informatie met betrekking tot het verzuimpercentage over het kalenderjaar, voorafgaand aan het jaar waarin een overeenkomst tot stand komt. 6.5. Indien een overeenkomst stilzwijgend wordt verlengd, zal voor de berekening van de verschuldigde vergoeding voor volgende jaren, telkens worden uitgegaan van het eerste door 365, op grond van haar eigen gegevens, vastgestelde verzuimpercentage. 6.6. Het staat 365 vrij om, in het kader van het bepalen van de aan 365 verschuldigde vergoeding, een onderzoek in te (laten) stellen naar de juistheid van de door de Opdrachtgever verstrekte gegevens. Indien blijkt dat de Opdrachtgever onjuiste of onvolledige gegevens heeft vertrekt, zijn de kosten van het onderzoek voor rekening van de Opdrachtgever en is 365 gerechtigd om met terugwerkende kracht de juiste tarieven en prijzen in rekening te brengen alsmede om een overeenkomst op te zeggen. 6.7 De begeleiding van een werknemer wordt gedurende de eerste twee jaren van de verzuim periode uitgevoerd. Bij volledige werkhervatting of bij beëindiging van het dienstverband worden de activiteiten beëindigd. 365/ArboNed kan op verzoek van de Opdrachtgever op basis van losse verrichtingen diensten verlenen aan werknemers die langer dan twee jaar arbeidsongeschikt zijn. Deze dienstverlening is niet opgenomen in het Comfortabonnement en zullen separaat gefactureerd worden.
Versie: mei 2012
