Hoofdstuk 3.
Aanstellingsprocedure en mutaties in aanstellingen
3.1. Inleiding Nadat een vacature is vrijgegeven en de werving en selectie een geschikte kandidaat hebben opgeleverd, volgt de aanstelling. Om de aanstelling goed te kunnen regelen, is het raadzaam om de in paragraaf 3.2. beschreven aanstellingsprocedure te volgen. In paragraaf 3.3. wordt de procedure beschreven voor mutaties in aanstellingen. In de paragrafen 3.4. tot en met 3.6 worden de verschillende soorten dienstverbanden met de Universiteit beschreven. De rechtsgrond van een aanstelling bij de Universiteit Leiden is altijd gebaseerd op een artikel uit de CAO. Daarnaast dient een aanstelling aan een aantal voorwaarden te voldoen, zoals bepaald in de CAO. Voor enkele groepen medewerkers is het mogelijk om zonder dienstverband werkzaam te zijn bij de Universiteit. Voor deze medewerkers gelden bijzondere bepalingen die eveneens hieronder worden weergegeven in de paragrafen 3.7 tot en met 3.10.
3.2.
Procedure aanstelling
Arbeidsvoorwaardengesprek De nieuwe medewerker wordt door de leidinggevende uitgenodigd voor een arbeidsvoorwaardengesprek. In het arbeidsvoorwaardengesprek worden afspraken gemaakt over primaire, secondaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden. Op verzoek van de leidinggevende kan de P&O-adviseur of personeelsmedewerker bij dit gesprek aanwezig zijn of vindt er vooraf een inhoudelijke afstemming plaats met de P&Oadviseur. De P&O-adviseur toetst de voorgestelde inschaling en rechtspositie en maakt, indien van toepassing, een indicatieve berekening van eventuele toekomstige wachtgeldlasten. De leidinggevende zorgt er voor dat de medewerker de volgende formulieren invult: - staat van inlichtingen; - loonbelastingverklaring; - formulier flexibele werkduur; - formulier nevenwerkzaamheden. Daarnaast overlegt de medewerker een geldig identiteitsbewijs (geen rijbewijs) waarvan de leidinggevende een kopie maakt en een CV. Verzoek tot aanstelling De leidinggevende vult het formulier Verzoek tot aanstelling in. De Instituutsmanager toetst of de aanstelling past binnen de formatie en het toegestane budget, vult het kostenplaatsnummer in en zendt, na ondertekening door de wetenschappelijk directeur, het formulier samen met de hierboven genoemde formulieren, naar de afdeling P&O. Bij externe financiering is het van belang dat de instituutsmanager vooraf bij de afdeling FEZ toetst of het salarisaanbod past binnen de beschikbare externe financiële middelen.
De P&O-adviseur controleert het formulier Verzoek tot aanstelling aan de aan hand van de vooraf gemaakte afspraken en regelgeving. Vervolgens gaat het formulier naar de afdeling FEZ voor de financiële controle. FEZ tekent voor akkoord en retourneert het formulier aan de P&O-adviseur. De P&O-adviseur zorgt ervoor dat het formulier voor verwerking naar de personeelsadministratie gaat. De personeelsadministratie zorgt voor invoering in SAP-HR, maakt het besluit en de aanstellingsbrief met informatie over de arbeidsvoorwaarden. Na ondertekening door de portefeuillehouder Bedrijfsvoering worden de aanstellingspapieren verstuurd naar de medewerker. Het instituut en de afdeling FEZ ontvangen een kopie van het besluit. De personeelsadministratie legt het personeelsdossier aan. Indien de medewerker een aanstelling heeft voor langer dan 3 maanden, ontvangt hij een uitnodiging voor een introductiebijeenkomst (zie hoofdstuk 4 Introductie nieuwe medewerker). Het formulier Verzoek tot aanstelling (inclusief bijlagen) dient uiterlijk 1 maand voor de datum van indiensttreding ingeleverd te worden bij de P&O-adviseur. Na invoering van de nieuwe medewerker in SAP worden de procedures gestart voor een computeraccount en webpagina’s. Voor het verkrijgen van ICT-faciliteiten en een werkplek vult de instituutsmanager het Inhuisformulier in. 3.2.1. Regelgeving - CAO Nederlandse Universiteiten, hoofdstuk 2 Aangaan dienstverband - Mandaatregeling Faculteit der Geesteswetenschappen - Richtlijn voor plaatsing en bevordering wetenschappelijk personeel 3.2.2. Formulieren - Verzoek tot aanstelling - Loonbelastingverklaring - Staat van inlichtingen - Formulier flexibele werkduur - Formulier nevenwerkzaamheden - Inhuisformulier
3.3.
Procedure mutaties in aanstellingen
3.3.1. Procedure werktijdwijziging Van zowel medewerker als leidinggevende kan het verzoek komen om de werktijd (tijdelijk) aan te passen. Het kan daarbij gaan om zowel een uitbreiding als een vermindering van de werktijd. De leidinggevende vult het mutatieformulier in, ondertekent het en levert het uiterlijk 1 maand voordat de werktijdwijziging ingaat in bij de P&O-adviseur. Bij een werktijdvermindering tekent de medewerker voor akkoord. Verder is dezelfde procedure van toepassing als bij een verzoek tot aanstelling.
Voor het aantal toegestane werktijduitbreidingen en de totale duur van de uitbreidingen gelden de regels die van toepassing zijn voor de maximale duur en aantal opvolgingen van een dienstverband, zoals bepaald in artikel 2.3 van de CAO. Dit betekent dat een werktijduitbreiding bij een derde verlenging of bij een overschrijding van 3 jaar vast wordt. 3.3.1.2. Regelgeving - CAO Nederlandse Universiteiten, hoofdstuk 2 Aangaan dienstverband 3.3.1.3. Formulieren - Mutatieformulier 3.3.2. Verlenging van het dienstverband De maximale duur van een tijdelijke aanstelling is voor wetenschappelijk personeel in totaal 6 jaar, onder de voorwaarde dat het dienstverband maximaal twee keer mag worden verlengd. Voor ondersteunend- en beheerspersoneel is de maximale duur 3 jaar en bij externe financiering 4 jaar, onder de voorwaarde dat het dienstverband maximaal twee keer mag worden verlengd. Voor promovendi en studentassistenten is deze regel niet van toepassing. Bij verlengingen geldt de regel dat de derde verlenging van een tijdelijk aanstelling leidt tot vaste dienst. Om het ontstaan van recht op vast dienstverband te vermijden, dient er tussen de laatste en de eerstvolgende aanstelling een periode in acht te worden genomen van minimaal 6 maanden en 1 dag. Verzoeken voor vaste dienst dienen door de wetenschappelijk directeur of het hoofd van de dienst op basis van de mandaatregeling altijd gemotiveerd voorgelegd te worden aan het faculteitsbestuur. De P&O-adviseur en de accountmanager van FEZ voorzien het verzoek van een advies dat gevoegd wordt bij het verzoek. 3.3.2.1. Regelgeving - CAO Nederlandse Universiteiten, hoofdstuk 2 Aangaan dienstverband - Mandaatregeling faculteit der Geesteswetenschappen 3.3.2.2. - Mutatieformulier
Formulieren
3.3.3. Overige mutaties in aanstellingen Voor wijzigingen in functie, inschaling, kostenplaats en de toekenning van gratificaties en toelagen kan hetzelfde mutatieformulier worden gebruikt. 3.3.3.1. Regelgeving - CAO Nederlandse Universiteiten, hoofdstuk 1 Algemeen en hoofdstuk, 2 Aangaan - Dienstverband, hoofdstuk 3 bezoldiging 3.3.3.2. - Mutatieformulier
Formulieren
3.4.
Procedure aanstellen medewerkers zonder de Nederlandse Nationaliteit
Voor medewerkers zonder Nederlandse nationaliteit is dezelfde procedure van toepassing als beschreven bij paragraaf 3.2. en 3.3. Daarnaast gelden voor deze categorie medewerkers specifieke regels. Voor het aanstellen van medewerkers binnen de Europese Unie (EU) gelden andere regels dan voor medewerkers van buiten de EU. Indien er sprake is van een mogelijke aanstelling voor een medewerker buiten de EU zonder de Nederlandse nationaliteit, neemt de Instituutsmanager zo spoedig mogelijk contact op met de P&O-adviseur. Op basis van onderstaande gegevens kan P&O bepalen welke vergunning aangevraagd dient te worden. • • • • • •
Naam Nationaliteit Geboortedatum Functie Periode van verblijf Naam contactpersoon
De Universiteit Leiden heeft een overeenkomst met de IND afgesloten dat zij gebruik mag maken van de Kennismigrantenprocedure. Door het ondertekenen van deze overeenkomst verklaart de Universiteit Leiden dat zij ervoor zorgt dat een verzoek om advies voor een machtiging tot voorlopig verblijf (MVV) en een aanvraag verblijfsvergunning via de kennismigrantenprocedure compleet wordt ingediend. Uitleg over vergunningen en visa staat gepubliceerd op de website van het International Office. Voor personen met een paspoort uit een EU-land, Zwitserland of EER-land is geen inreis-, verblijfs- en tewerkstellingsvergunningen vereist. Zie de website van het International Office voor een landenlijst. Er is nog een aantal landen waarvoor geen vergunningen vereist zijn, maar wel facultatief kunnen worden aangevraagd. Dit wordt meestal gedaan om medewerkers meteen bij aankomst te kunnen laten werken. Tevens dient bij de aanstelling van medewerkers zonder de Nederlandse nationaliteit gewezen te worden op de 30%-regeling. Dit is een regeling waarbij met de belastingdienst wordt overeengekomen dat kennismigranten over 30 % van hun salaris geen loonbelasting hoeven te betalen. Meer informatie over deze regeling wordt vermeld in hoofdstuk 8 Beloningsystematiek en vergoedingen. 3.4.1. Regelgeving- CAO Nederlandse Universiteiten hoofdstuk 2 Aangaan dienstverband - http://www.leidenuniv.nl/en/wizard/index.php3-c=26.htm
3.4.2.
Formulieren
- Verzoek tot aanstelling - Loonbelastingverklaring - Staat van inlichtingen - Formulier flexibele werkduur - http://www.leidenuniv.nl/en/wizard/index.php3-c=26.htm
3.5
Studentassistenten
Voor studentassistenten is dezelfde procedure van toepassing, zoals beschreven bij de paragrafen 3.2. en 3.3. Daarnaast gelden voor deze categorie medewerkers specifieke regels. De CAO regelt de rechtspositie van studentassistenten, waarbij de artikelen 10.1 t/m/ 10.4 van de CAO speciale bepalingen voor studentassistenten bevatten. Een dienstverband met een student-assistent is een dienstverband voor bepaalde tijd en kan telkens voor maximaal 1 jaar worden aangegaan. Voor de maximale omvang van het dienstverband en het toe te kennen salaris geldt, in aanvulling op de CAO, het volgende: Omvang van het dienstverband: Voor het vaststellen van de maximale omvang van het dienstverband is de fase waarin de student zich binnen de opleiding bevindt bepalend. Met de fase van de opleiding wordt het cursusjaar van de student bedoeld en niet het aantal jaren dat de student is ingeschreven als student bij de universiteit(en). Fase van de opleiding 1e cursusjaar 2e en volgende cursusjaar
Omvang van het dienstverband geen dienstverband maximaal 20 uur per week*
* Of gemiddeld over één cursusjaar gerekend maximaal 20 uur per week. Salaris: Voor het vaststellen van de hoogte van het salaris is naast de fase waarin de student zich binnen de opleiding bevindt (d.w.z. het cursusjaar van de student) ook het al of niet toegelaten zijn tot de masteropleiding bepalend. Fase van de opleiding Salarisschaal SA e Bacheloropleiding, 1 cursusjaar n.v.t. Bacheloropleiding, 2e cursusjaar trede 2 e Bacheloropleiding, 3 en volgende cursusjaar trede 3 Masteropleiding trede 4
3.5.1. Regelgeving - CAO Nederlandse Universiteiten hoofdstuk 2 en artikel 10.1 t/m 10.4 - Universitaire richtlijn studentassistenten 3.5.2.
Formulieren
- Verzoek tot aanstelling - Loonbelastingverklaring - Staat van inlichtingen - Formulier flexibele werkduur
3.6.
Onbezoldigde medewerkers
Voor een aanstelling als onbezoldigd medewerker is dezelfde procedure van toepassing als voor een bezoldigde aanstelling. Onbezoldigde medewerkers worden, net als gastmedewerkers, altijd opgenomen in het personeelsregistratiesysteem. Onbezoldigde medewerkers, ook wel medewerkers met een nulaanstelling genoemd, verrichten organieke taken. Deze medewerkers hebben een aanstelling en er is sprake van een gezagsrelatie. Zij ontvangen echter geen salaris. Omdat er geen salaris is, zijn er ook geen van het salaris afgeleide uitkeringen. De medewerker valt niet onder het Pensioenreglement en er bestaat geen risicodekking volgens sociale verzekeringen. Wel is de medewerker WA verzekerd voor schade veroorzaakt door de medewerker tijdens diensttijd. De faculteit streeft er naar onbezoldigde aanstellingen te beperken tot hoogleraren. Kenmerken van een onbezoldigd medewerkerschap zijn: het dienstverband is voor bepaalde tijd; de mogelijkheid van een onderwijs- en examenbevoegdheid; omdat er geen salaris is, zijn er geen van het salaris afgeleide uitkeringen en/of pensioenen; de onbezoldigde medewerker valt als verzekerde onder de aansprakelijkheidsverzekering van de universiteit; een onbezoldigde medewerker heeft kiesrecht. 3.6.1. Regelgeving - CAO Nederlandse Universiteiten hoofdstuk 2 Aangaan dienstverband 3.6.2. Formulieren - Verzoek tot aanstelling - Staat van inlichtingen
3.7
Dienstverband na 65 jaar
Het dienstverband eindigt in ieder geval van rechtswege met ingang van de dag waarop de medewerker de leeftijd van 65 bereikt (CAO-NU, art. 8.4, lid 7).
In eerste instantie lijkt dit in tegenspraak met informatie vanuit het ABP, namelijk dat men tussen het 60e en 70e jaar met pensioen kan gaan en dat deze keuze aan de werknemer is. Die keuze is echter alleen mogelijk als de geldende rechtspositieregeling dat toelaat. De CAO-NU laat deze keuze (nog) niet toe. In bijzondere gevallen kunnen er met de betrokken medewerker individuele afspraken worden gemaakt om activiteiten te blijven uitoefenen binnen de universiteit. Het is aan te raden om dit te doen in de vorm van een gastmedewerkerschap. Het is echter ook mogelijk om een gepensioneerde een aanstelling voor bepaalde tijd aan te bieden. Alle regels voor aanstellingen voor bepaalde tijd zijn van toepassing (aantal en duur van verlengingen). Het ABP-reglement zegt dat deelname aan de ABP-pensioenreglement in beginsel niet meer mogelijk is voor medewerkers die worden aangesteld vanaf hun 65e jaar. Wat het ABPreglement wel toelaat is vrijwillige deelneming, door de medewerker aan te vragen. Doorwerken na de leeftijd van 65 jaar betekent feitelijk dat het dienstverband voor onbepaalde tijd wordt beëindigd en dat de medewerker aansluitend een tijdelijk dienstverband krijgt. Er zal dus een ontslagbesluit gemaakt moeten worden en tevens een nieuw tijdelijk aanstellingsbesluit. Daarnaast vraagt de medewerker bij het ABP zijn pensioen aan. 3.7.1. Regelgeving - CAO Nederlandse Universiteiten Hoofdstuk 2 Aangaan dienstverband en Hoofdstuk 8 Einde dienstverband - ABP pensioenreglement 3.7.2. Formulieren - ABP Formulier Ouderdomspensioen en/of FPU - Verzoek tot aanstelling - Loonbelastingverklaring - Staat van inlichtingen - Formulier flexibele werkduur
3.8.
Inhuur personeel
Voor diverse werkzaamheden binnen de Universiteit Leiden worden regelmatig personen ingehuurd voor een bepaalde tijd. Deze personen hebben geen dienstverband met de universiteit. Er kan een onderscheid gemaakt worden tussen: - personeel in dienst van een andere universiteit; - uitzendkrachten; - freelancers met een zelfstandigheidsverklaring (VAR); - inhuur via bedrijf. In de richtlijn Inhuur (tijdelijk) personeel wordt beschreven welke constructie van toepassing is rekeninghoudend met fiscale en arbeidsrechterlijke risico’s.
Verzoeken voor inhuur van personeel worden door de Instituutsmanager gedaan via het formulier Verzoek tot aanstelling met de vermelding dat er sprake is van inhuur en van welke vorm. De afspraken tussen de Universiteit Leiden en freelance medewerkers / inhuur via bedrijf worden door de afdeling P&O vastgelegd in een overeenkomst en door de wetenschappelijk directeur van het Instituut ondertekend. De instituutsmanager verzoekt via het formulier gastmedewerkerschap om registratie in SAP HR en om de aanvraag van computerfaciliteiten e.d. 3.8.1. Regelgeving - Richtlijn Inhuur (tijdelijk) personeel 3.8.2. Formulieren - Formulier Gastmedewerkerschap - Formulier Verzoek tot aanstelling
3.9.
Gastmedewerkers
Gastmedewerkers verrichten –zonder dienstverband en zonder vergoeding- in hun eigen belang enige tijd werkzaamheden bij de universiteit. Een gastmedewerker mag geen organieke taken vervullen, zoals het geven van curriculum onderwijs. Een gastmedewerker ontvangt een bevestigingbrief van de universiteit waarin staat wat zijn status is en waarin de eventueel geldende voorwaarden en verleende faciliteiten worden vermeld. Een gastmedewerker heeft zich te houden aan de huisregels van de universiteit. Een gastmedewerker heeft geen kiesrecht, valt niet onder de sociale verzekeringen maar valt wel onder de aansprakelijkheidsverzekering van de universiteit. De wetenschappelijk directeur van een instituut geeft toestemming voor de toelating van een gastmedewerker, het stellen van voorwaarden voor toelating, het verschaffen van benodigde faciliteiten en het intrekken van de toelating. De instituutsmanager zorgt voor de aanvraag door middel van het formulier Aanvraag gastmedewerker en levert dit in bij de P&O-adviseur. P&O maakt vervolgens de bevestigingsbrief. Als de gastmedewerker een werkplek nodig heeft, is het de verantwoordelijkheid van het instituut de gastmedewerker binnen de bestaande ruimte van het organisatieonderdeel te huisvesten. Niet voor alle gastmedewerkers is het noodzakelijk een werkplekaccount aan te vragen. Het is zaak hierin weloverwogen keuzes te maken. Het instituut betaalt deze voorzieningen. Een aanvraagformulier voor een buitenlandse gastmedewerker wordt alleen in behandeling genomen als de medewerker een verblijfsvergunning heeft. De verblijfsvergunning wordt door P&O verzorgd. De aanvrager schakelt ten minste 5 maanden voor de beoogde komst van de gastmedewerker P&O in voor het verkrijgen van de verblijfsvergunning. P&O heeft de
periode van 5 maanden (de termijn is afhankelijk van het land van herkomst) nodig om de vergunning tijdig te verkrijgen. Zonder deze verblijfsvergunning kan een aanvraag voor een buitenlandse gastmedewerker niet worden gehonoreerd. Een gastmedewerker wordt voor een beperkte periode, doch maximaal voor 1 jaar aangetrokken. Verlenging van die periode is mogelijk. Gastmedewerkers worden geregistreerd in het personeelsregistratiesysteem met het oog op bereikbaarheid, veiligheid, aanspraak op faciliteiten en managementinformatie. 3.9.1. Regelgeving - Universitaire richtlijn Gastmedewerkers 3.9.2.
Formulieren
- Formulier aanvraag gastmedewerkerschap - http://www.leidenuniv.nl/en/wizard/index.php3-c=26.htm
3.10.
Stagiaires
Stagiaires hebben geen dienstverband met de universiteit. Zij krijgen de gelegenheid om in het kader van hun opleiding praktijkervaring op te doen. Het leerproces staat daarbij voorop. Omdat het om een praktisch gedeelte van een onderwijsprogramma gaat en de gezagsverhouding met het opleidingsinstituut onaangetast blijft, wordt er geen dienstverband aangegaan maar een stageovereenkomst en kan er sprake zijn van een stagevergoeding. Indien het instituut of de dienst een stagevergoeding toekent, kan de stagiair een vergoeding ontvangen afhankelijk van de duur van de stage en het niveau van de opleiding waarvoor de stage wordt gevolgd. Deze vergoeding is bedoeld als onkostenvergoeding. Richtlijn voor de stagevergoeding bij een volledige dagtaak van 38 uur per week: MBO-studenten:
€ 180 bruto per maand
HBO 2e en 3e jaar:
€ 225 bruto per maand
HBO 4e (afstudeer) jaar:
€ 270 bruto per maand
Universitair:
€ 315 bruto per maand
De vergoeding voor een parttime stagiair wordt bepaald naar rato van het deeltijdpercentage.
3.10.1. Regelgeving - Richtlijn Stagevergoeding
- 3.10.2. Formulieren Stageovereenkomst
