Dictaat Toegepaste Informatica

Ministerie van Verkeer en Waterstaat Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat Bouwdienst Rijkswaterstaat

Dictaat Toegepaste Informatica Appendix A Digitale documentopslag

Appendix B WFM - Workflowmanagement

Appendix C VISI - Samenwerking in de GWW-sector

Appendix D GIS - Geografische Informatie Systemen

Appendix E ASP - Application Service Providers

Appendix F Diverse artikelen

C8828 BIJLAGE

BIBLIOTHEEK Bouwdienst Rijkswaterstaat Postbus 20.000 3502 L A Utrecht

PMSE Opleiding Betonconstructeur BV / Staalconstructeur SG BIBLIOTHEEK BOUWDIENST RIJKSWATERSTAAT NR

C.M.&Q . M M . k i k t f r r .

Dictaat Toegepaste Informatica Appendix A Digitale documentopslag

Appendix B WFM - Workflowmanagement

Appendix C VISI - Samenwerking in de GWW-sector

Appendix D GIS - Geografische Informatie Systemen

Appendix E ASP - Application Service Providers

Appendix F Diverse artikelen

ing. J . N . Kieft, april/mei 2001

Inhoudsopgave

Appendix A - Digitale documentopslag

3

Appendix B - Workflowmanagement

7

Appendix C - Samenwerking in de Bouw

19

Appendix D - Geografische Informatie Systemen

29

Appendix E - Application Service Providing

35

Appendix F - Diverse artikelen

41

Appendix A - Digitale documentopslag In het verleden had men ideeen over het papierloze tijdperk. Echter, het papierloze kantoor is er nooit gekomen. Kantoren kunnen echter wel door middel van digitaal archiveren 'papierarm' worden. "Less paper" dus in plaats van "paperless". In deze appendix wordt verteld over wat er zoal komt kijken bij digitale opsiag van documenten

Als definitie van een document kunnen we stellen: Een document is elk object met de bedoeling, of waaraan de bedoeling wordt toegekend, te dienen tot kennisname van de gegevens waarvan het de drager is. Er is dus een drager van de gegevens: papier, beeldplaat, microfiche, diskette, etc. We noemen het een boekje, verslag, factuur, berekening, wetsvoorstel, etc. en er staan gegevens op. De meeste documenten bevatten veel tekst. Tegenwoordig bevatten ze daarnaast, steeds meer, schema's, figuren, foto's, hypertextlinks, spreadsheetgegevens en soms zelfs bewegende beelden en geluid.

Bij digitale opslag of archivering worden eenvoudigweg de documenten in de vorm van digitale gegevens op een magnetische of optische drager opgeslagen, waarbij ze naderhand weer raadpleegbaar via een PC en, indien gewenst, afdrukbaar via een printer zijn. Benamingen voor een elektronisch archief zijn: DIS documentair informatiesysteem DMS document managementsyteem EDM electronic documentmanagement

Het kenmerk van dergelijke systemen is dat de gegevens documentair van aard zijn. De gegevensbestanden bevatten gegevens over documenten (verwijsbestanden) en meestal bestanden van de inhoud van documenten (ascii-tekst, images, etc.). Als analytische definitie van documentaire informatiesystemen geldt: een documentair informatiesysteem is een informatiesysteem waarvan het gegevensbestand verwijzingen naar documenten en meestal afbeeldingen van de inhoud van documenten bevat. Documentaire informatiesystemen worden functioneel gezien gebruikt voor ondersteuning (van mensen bij hun taken) bij de volgende processen: • Creeren, bewerken en produceren van documenten • Verspreiden (elektronische post, berichtenverkeer, uitgeven van publicaties) • Gebruiken: Opsporen van informatie, raadplegen Afhandelen van acties die ondernomen moeten worden naar aanleiding van ingekomen documenten Beheren van documentaire gegevens

Feitelijk kunnen documenten op twee manieren in het elektronisch archief terecht komen. 1. Documenten bestaan al in digitale vorm. Hierbij wordt het overgebracht vanuit een ander programma (Word, Excel, WP, e-mails, faxen, etc.) naar het DIS om gearchiveerd te worden. 2. Een tweede manier is imaging, ofwel het scannen van documenten (vaak verwerking van de binnenkomende soms ook wel van de uitgaande post). De documenten worden met behulp van een scanner omgezet in digitale gegevens en doorgaans als een zogeheten 'tiff-document worden opgeslagen. Hierdoor is een 'image' ontstaan, een plaatje waarvan de tekst niet meer gewijzigd kan worden. Daarna moeten nog allerlei kenmerken worden toegekend aan het document.

Dictaat Toegepaste Informatica - Appendix A

Begin tachtiger jaren zijn de eerste systemen verschenen voor digitale opslag. Meestal ging het hierbij om een op zichzelf staand systeem; een scanner, een pc, een printer en een disk-drive met een optische schijf. Het voordeel van een dergelijk 'stand-alone' systeem was de betrekkleijke eenvoud. Het nadeel was natuurlijk dat documenten slechts op een plaats te raadplegen waren. Dit soort systemen werd dan ook al snel opgevolgd door aan het computernetwerk verbonden systemen. Er ontstond ook een groot en divers aanbod van opslagschijven; beeldplaat, optische schijf, optical disk, digital optical recording (dor), direct read after write (draw), write-once-read-many (worm) en magneto-optische (mo-) schijf. Van standaardisatie was echter geen enkele sprake, elke leverancier hanteerde zijn eigen methodieken. Ook de technische ontwikkelingen gingen in een razend tempo. Voor publiceren, documentverspreiding en documentuitwisseling is de groep gegevensdragers rond de cd-rom (Compact Disk Read Only Memory) zeer belangrijk. Voor de cd-rom schijf is wel een standaard vastgesteld (de High-Sierra norm, ISO 9660 uit 1986). Deze legt onder meer vast dat het een schijf is met een diameter van 120 mm met een vastgelegde gegevensdichtheid en een opslagcapaciteit van 630 Mb. Deze norm is voldoende voor uitwisselbaarheid; elke cd-rom kan op elke cd-romspeler worden afgespeeld. Bovendien hangt er een vriendelijk prijskaartje aan de cd-rom. De cd-rom wordt door zijn eenmalige beschrijfbaarheid ook in juridische zin tegenwoordig als bewijsmateriaal geaccepteerd. Bij de rewritable cd (cd-rw) ligt dit anders. Immers, deze kan net als een floppy worden gewist en opnieuw worden beschreven. derhalve is de cd-rw niet geschikt voor documenten welke worden bewaard om hun juridische bewijskracht, maar kent verder wel veel toepassingsmogelijkheden. Technische vernieuwingen maken het tegenwoordig mogelijk de cd-rom dichter te beschrijven door het spoor op de cd dichter te winden (meer sporen op het schijfje, maar er is natuurlijk maar een spoor), de putjes in het spoor dichter bij elkaar te brengen en meer signalen in een putje op te bergen. Het is van het grootste belang dat de nieuwe apparatuur zich conformeert aan de oude norm. Bij de vaststelling van normen voor de opvolger van de cd-rom dient, net als overigens bij andere informatietechnische vernieuwingen, achterwaartse comptabiliteit te worden nagestreefd. Veelal wordt gebruik gemaakt van een zogeheten jukebox met tientallen danwel honderden cdrom's waardoor sprake is van aanzienlijke opslagcapaciteit. Het wisselen van schijven in een jukebox gaat redelijk snel, maar vraagt hoe dan ook altijd wachttijd. Het handigst is om alles op een schijf te hebben. De ontwikkelingen gaan razendsnel. Ook het aspect dat producten voor de consumentenmarkt vaak ook toegepast gaan worden op professioneel (kantoor-) gebied en daar een kostenverlaging veroorzaken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de dvd, de opvolger van de videoband, net als de cd-rom in een eenmalige en een beschrijfbare versie beschikbaar. Ook in de opslagcapaciteit en aanschafprijs van servers heeft zich een revolutie voorgedaan. Vanuit kostenaspecten was deze voorheen niet interessant voor bulkinformatie. Tegen acceptabele kosten kan tegenwoordig makkelijk op een server een compleet digitaal archief(-bestand) snel online toegankelijk zijn.


Tegenwoordig ziet men dan ook dat digitale opslag niet langer een op zichzelf staande actie vanuit de archiefafdeling is, maar als 'documentautomatisering' steeds meer geintegreerd wordt binnen de totale automatisering van een organisatie, waardoor elektronisch archiveren gewoon een onderdeel van het dagelijks werk wordt in plaats van dat het iets heel bijzonders is.

Veel organisaties zijn dan ook bezig de meest gebruikte archiefonderdelen danwel het gehele archief te automatiseren. Argumenten hiervoor zijn de handige decentrale raadpleging vanaf iedere pc in de organisatie, de snelle toegankelijkheid en de daling van kosten voor de apparatuurkosten van digitale opslag. Opslag vindt gemakshalve plaats op de algemene server, waarna vervolgens toch meestal een aparte server voor het archief wordt aangeschaft. Veel aandacht wordt geschonken aan zaken zoals de mogelijkheden van het (DIS-) programma, indexeren, opschonen, de conversie van papieren dossiers en de procedures die de compleetheid van het digitale archief moeten waarborgen. Vooral gebruikers ondervinden de voordelen van elektronische archivering. Informatie komt zeg maar 'met een druk op de knop' beschikbaar. Men hoeft het werk niet te onderbreken of de werkplek te verlaten omdat bepaalde gegevens ontbreken of elders vandaan gehaald moeten worden. Dossiers, documenten kunnen gelijktijdig door meerdere personen geraadpleegd worden. De informatie kan in principe op elke plaats worden opgevraagd. Medewerkers zijn derhalve niet langer gebonden aan een bepaalde werkplek of zelfs lokatie (flex-plekken). Als overige voordelen kunnen nog genoemd worden: • De klanten (in de ruimste zin van het woord) ervaren dat ze sneller, in de eerste lijn, geholpen worden omdat de medewerker achter zijn pc over alle informatie beschikt. Informatie die compleet en actueel is. • Het voordeel van ruimtebesparing. De kostbare kantoorruimte, nodig voor de archiefkasten, komt beschikbaar voor andere doeleinden.

Er kleven natuurlijk ook bepaalde nadelen aan elektronische archivering. Deze zijn voornamelijk van beherende aard. Er worden hogere eisen gesteld aan elektronische dan aan papieren archivering. De documenten zijn zelf niet langer zichtbaar, terwijl het toch al gauw om honderdduizenden documenten kan gaan. Wanneer men de documenten en het indexsysteem niet goed beheert, kan op eenvoudige wijze chaos ontstaan. Elk document moet, om het terug te kunnen vinden, voorzien worden van een aantal kenmerken, waardoor nauwkeurigheid en nauwgezetheid vereist is. Van documenten kunnen verschillende versies bestaan. Verouderde stukken moeten worden verwijderd en of worden overgezet naar een ander bestand of andere informatiedrager. Denk ook eens aan archieven en/of dossiers welke niet te benaderen zijn wanneer storingen optreden. Of de afschrijvingen van apparatuur en software, die veelal niet langer dan vijf jaar meegaan. Men dient rekening te houden met vervangingskosten en problemen die kunnen ontstaan bij conversie. Bij de aanschaf van programmatuur moet men beseffen dat geen enkel programma alle wensen en eisen volledig zal afdekken. Bij het ontwikkelen van maatwerkprogrammatuur moet men echter wel enige terughoudendheid betrachten. Denk aan zaken als de extra kosten die maatwerk met zich meebrengt; foutjes (bugs) in het maatwerk (ergernis, tijdverlies); problemen van het maatwerk bij koppelingen met andere systemen; mogelijke convereieproblemen bij overstap naar nieuwe programmatuur. De levensduur van apparatuur en informatiedrager zijn nauwelijks van belang. In de praktijk zal tien jaar meer dan voldoende zijn. Binnen deze periode zal de informatie vrijwel zeker een of meerdere keren overgezet zijn op een nieuw type drager. Garanties over de levensduur van bijvoorbeeld een cd-rom zijn derhalve nietszeggend.


Er zijn uiteraard bij diverse organisaties diverse archiefprocedures denkbaar. Afhankelijk van de procedures kan de digitalisering van een document dan ook op diverse momenten plaatsvinden. Ideaal is natuurlijk wanneer de binnengekomen stukken direct na ontvangst worden ingescand, geindexeerd en digitaal opgeslagen. Daarna wordt het document via het computernetwerk verspreid naar de behandelaars die de diverse benodigde acties op dit document uitvoeren. De papieren stukken kunnen vernietigd worden of, tijdelijk, in een schaduwarchief (bijv. ordners) worden opgeborgen. Zo ontstaat dus een integraal systeem van postregistratie en digitale archivering. Wanneer nu ook van alle uitgaande post een kopie digitaal wordt verwerkt, kan er sprake zijn van een 'papierarm' kantoor. Vergeet hierbij de in- en uitgaande faxen en e-mails niet. Wanneer men bestaande digitale gegevens (zeg maar even voor het gemak de uitgaande post) in het DIS opslaat is het vaak niet nodig om deze documenten te scannen. Vaak gebeurt dit wel bij handtekeningen op uitgaande brieven. In zo'n geval kan toch worden gekozen voor het scannen van de uitgaande post. Hierbij speelt ook'de digitale handtekening' een belangrijke rol. De behandeling en archivering binnen een organisatie gebeurt volledig digitaal, terwijl de organisatie papieren stukken ontvangt en verzendt. Door het dadelijk inscannen van de binnengekomen post is het mogelijk direct toegang te krijgen vanaf de werkplek tot alle documenten die onder behandeling zijn. Afhankelijk van de gevolgde procedure is het mogelijk om een digitaal document een route van beeldscherm naar beeldscherm te laten maken. Meerdere personen kunnen gelijkertijd aan een document werken. De afhandeling van dit proces wordt dan door dit werkstroomproces (workflowsysteem) bestuurd en gecontroleerd. Workflowsystemen kunnen ook signalerend optredend indien bijvoorbeeld actie- of behandeltermijnen worden overschreden. Het DIS moet dan echter wel beschikken over een workflow-module of integreren met speciale workflowsystemen. Bovendien moeten, uiteraard, de werkprocessen duidelijk zijn. Ook dient goed nagedacht te worden over de indelingen van de dossiers en archieven. Het gevaar bestaat dat deze onoverzichtelijk worden door de grote hoeveelheid documenten, waardoor het archief onbruikbaar kan worden. Indien mogelijk, moeten dossiers op een gegeven moment met een enkele 'druk op de knop' kunnen worden gesaneerd. Papieren dossiers kunnen vaak worden doorgebladerd. Bij digitale dossiers is dit niet mogelijk. De documenten moeten een voor een worden opgeroepen, hetgeen een lastig en tijdrovend karwei kan worden, zeker bij omvangrijke dossiers. Het maken van goede indelingen (dus vooral zo duidelijk en eenvoudig mogelijk) is belangrijk, waarbij het raadzaam is iemand met een archiefachtergrond bij te betrekken. Op deze manier kan een indeling gemaakt worden waarmee iedereen binnen de organisatie uit de voeten kan.


Appendix B - Workflowmanagement [bron: drs. HJ.M. van Velthoven]

Deze appendix heeft tot doel enig inzicht in het fenomeen Workflow-management te geven en tevens aan te geven welke methode voor de invoering toegepast zou kunnen worden. Uitgangspunten bij het begrip workflow: • Workflow automatiseert regels en procedures waarlangs informatie of werk door de organisatie stroomt. Uitgangspunt hierbij is dat die regels en procedures er dus zijn en, even belangrijk, "bij de tijd" zijn; • Workflow heeft als referentiepunt informatie of werk in de zin van opdrachten. Workflow beperkt zich dus niet tot een verschijningsvorm van informatie, bijvoorbeeld een document; • Workflow gaat uit van werk of informatie die door de organisatie stroomt, oftewel werk of informatie passeert in een bepaald (werk-) proces enkele of meerdere medewerkers (participanten), die elk een of meer specifieke taken die bij hun rol in dat proces behoren, uitvoeren. Workflowmanagement is dus een techniek om bedrijfsprocessen in de vorm van regels en procedures te automatiseren en te implementeren. De bedrijfsprocessen moeten bekend zijn. Zo niet, dan zal een traject, bestaande uit diverse analyses, gevolgd moeten worden. Hierbij dient te worden vastgelegd wat de bedrijfsdoelstellingen zijn, evenals de daaruit voortvloeiende procesdoelstellingen. In de tijd dat niet of nauwelijks van automatisering sprake was, werden alle gegevens in op papier, boeken en kaarten gebaseerde systemen vastgelegd. Dit gold ook voor de regels en procedures op basis waarvan het werk verricht werd. Ook hier was papier de drager en het "procedurehandboek" de vorm. De toenemende automatisering vormde feitelijk een eerste stap in de richting van vemieuwing van werkprocessen; het papier was niet langer het middel om tijd en plaats voor informatie te overbruggen. Vanuit applicaties konden elektronisch opgeslagen documenten gedistribueerd benaderd worden. Het papieren "procedurehandboek" vervult nog steeds zijn functie, hoewel er vele applicaties, procedurele aspecten, werkstroomaspecten, zijn opgenomen als onderdeel van de diverse programmatuur. Bij workflowmanagement maakt het papieren procedurehandboek dus plaats voor een geautomatiseerd systeem. Het procedurehandboek wordt vervangen door een systeem waarin voor een of meer processen alle regels, procedures, rollen, taken, autorisaties, doorlooptijden etc. worden vastgelegd en bewaakt. WFM is een automatiseringssysteem waarin regels en procedures kunnen worden opgenomen dat op basis hiervan bestaande bedrijfsapplicaties en documentmanagementsytemen integreert, dat voortgang van het werk (proces) op basis van de regels bewaakt, managementrapportages over de voortgang van het proces produceert (al of niet automatisch), kortom allerlei gegevens over het werk, metingen in het proces kan verrichten en daardoor planning en terugkoppeling van het proces mogelijk maakt. In kantooromgevingen is, ondanks alle investeringen in automatisering, de productiviteit nauwelijks gestegen en hopeloos achtergebleven bij andere sectoren, met name de industrie. Enkele oorzaken hiervoor zijn: • Processen zijn niet ontworpen, maar ontstaan; • Processen zijn vaak ingericht volgens principes uit de tijd voor computers en datacommunicatie; • Processen zijn gebaseerd op de functionele besturingsstructuur die leidt tot suboptimalisatie; • Papier is vaak nog steeds het middel voor de overbrugging van tijd en plaats; • De informatietechnologie was tot voor kort nog steeds sterk functioneel gericht.

Dictaat Toegepaste Informatica - Appendix B

In productieomgevingen vlakt de prcductiviteitsstijging sterk af. Groei en ontwikkeling moeten komen vanuit dienstverlening en ondersteunende processen. Organisaties moeten de productiviteit in kantoor- en dienstverlenende processen verhogen, in relatie tot steeds kleiner wordende budgetten ("mee " presteren voor minder geld"). Ook wordt een voortdurende verbetering geeist van de kwaliteit van de deelproducten en -diensten, waarvoor de diverse afdelingen verantwoordelijk zijn zonder verhoging van de kosten of verlenging van de doorlooptijd. Alle aandacht gaat hierbij uit naar het eindresultaat en de waardering daarvan door de klant. 1

WFM-systemen (gebaseerd op de logistieke en andere principes uit de industrie) bieden hierbij aanknopingspunten voor procesverandering en verbetering. De toenemende acceptatie van hulpmiddelen voor kantoorautomatisering is een belangrijke factor bij het accepteren van een WMF-systeem. De implementatiedrempel zal hierdoor verlaagd worden. Uit onderzoeken bij werkprocessen is gebleken dat de huidige werkwijze een groot aantal inefficiencies in zich heeft, bijvoorbeeld: • een dossier ligt gemiddeld 85% van de totale doorlooptijd te wachten op verplaatsing; • een medewerker is gemiddeld 27% van zijn/haar tijd kwijt aan het sorteren van de informatie om de te verrichten taken te ondersteunen en daarna weer in de juiste volgorde terug te leggen; • informatie is in 13% van de situaties niet op de aangegeven piek aanwezig. Al deze vertragingen hebben invloed op de kwaliteit van de dienstverlening aan de klant of burger, maar maken tevens het proces ook onnodig kostbaar. Documentautomatisering (DIS, DMS, EDM, etc) zijn oplossingen voor het toegankelijkheidsprobleem. WFM biedt oplossingen voor de verwerking. Verplaatsingstijd wordt geelimineerd, verkeerde routing wordt voorkomen, beslissingen nemen als alle voorgaande stappen correct en volledig zijn uitgevoerd en het bewaakt tevens de voortgang. Een hoger niveau van dienstverlening kan gerealiseerd worden.

Welke aspecten (functionaliteit) worden bij een WFM-systeem onderkend? •

Ontwerpen en realiseren Een WFM oplossing is geen kant-en-klaar pakket. Het vertaalt bestaande en nieuwe (herontworpen) processen en procedures in een applicatie die het werk stuurt.

•

Pro-actief WFM-oplossingen moeten zoveel mogelijk vooraf helpen sturen en signaleren in plaats van achteraf constateren. Gegevens en andere informatie moeten op de juiste tijd en de juiste plaats terechtkomen, zodat de medewerker in een keer de taak kan afronden. Zoeken naar extra informatie moet dan niet meer nodig zijn.

•

Routing De elektronische distributie voorkomt wachttijden en levert een grote tijdwinst bij de afhandeling van 'cases', zonder geografische belemrneringen vanwege de huidige mogelijkheden op het gebied van datacommunicatie.

•

Procedures Hierin is vastgelegd wie, met welke verantwoordelijkheid, de diverse taken mag uitvoeren. Deze regels en de daarbij behorende bevoegdheden, afhandelingprocedures en uitzonderingssituaties moeten zijn vastgelegd in het WFM-systeem.


•

Cases Elk WFM-systeem distribueert werk door de organisatie. Dit werk zal per organisatie verschillend zijn. Vandaar dat WFM-systemen 'cases' distribueren. Een 'case' is een eenheid werk, aangevuld met een verzameling van gegevens en documenten (ongeacht de vorm) die de medewerker voldoende informatie geeft voor de afhandeling van het betreffende werk.

•

Taakdefinitie en aansturing De medewerker die de case ontvangt zal hiermee en hiervoor een aantal handelingen moeten uitvoeren, waarbij de aard en uitvoering in grote mate afhankelijk zijn van het type werk. Ook de volgorde van de door de medewerker(-s) te verrichten handelingen moet in het WFM-systeem kunnen worden vastgelegd als een soort persoonlijke en taakgebonden workflow.

•

Informatie-integratie WFM-systemen worden bijna altijd gei'mplementeerd naast en in samenhang met bestaande informatie (verwerkende) systemen (bijv. document management). De informatie uit deze systemen en de informatie uit de 'case' moet de medewerker in staat stellen zijn taak goed en volledig uit te kunnen voeren. Om dit te realiseren worden vanuit het WFM systeem koppelingen gelegd met de bestaande informatiesystemen.

•

Tijdbewaking Per processtap moeten tijdslimieten kunnen worden ingesteld. Het WFM systeem kan dan signaleren wanneer een case ergens te lang blijft "liggen" en zal dan deze case een hogere verwerkingsprioriteit geven of escaleren naar een (hoger) niveau.

•

Beslissingsondersteuning De routing van een case door de organisatie is vaak beschreven in procedures. Door deze procedure en de beslisregels voor de routing in het WFM systeem op te nemen kan het systeem de gebruiker adviseren over de vervolgstappen voor de betreffende case. Dit kunnen handelingen zijn die de medewerker zelf moet uitvoeren, maar ook adviezen ten aanzien van de routing van de case door de organisatie.

•

Gegevensanalyse en rapportage Hiermee wordt inzicht verkregen in de (verwerkings) processen. De status van een case kan worden gemeten. Knelpunten worden gesignaleerd.


Welke typen workflowmanagementsystemen zijn er?

Complexiteit

i

Samenwerking

Gestructureerd

Ad hoc

Administratief

Formaliteit In bovenstaande figuur [bron: iDC/Avante] zijn de te onderscheiden typen workflowgebieden met elkaar in verband gebracht op basis van werkgebied en toepassing en formaliteit van procesgangen en toepassing. Ad Hoc Workflow De eenvoudigste vorm. Er is nauwelijks sprake van enige formalisatie; komt vrij spontaan tot stand en wordt gedreven door de eindgebruiker. Informatie-uitwisseling en distributie zijn de voornaamste doelen; de complexiteit van het proces als de gekozen WFM oplossing is laag en beiden hebben dan ook nauwelijks een formed karakter. Voorbeeld: het routeh van een CV door personeelszaken naar medewerkers in de organisatie die betrokken zijn in het sollicitatieproces rond een vacature. Een aantal email boxen kunnen voor dit doel vrij eenvoudig aan elkaar worden gekoppeld, zodat correspondentie een voorafbepaalde weg aflegt, al dan niet gekoppeld aan bijkomende documenten en notities die onderweg gecreeerd worden. Op het moment dat het proces is afgelopen kan het workflowsysteem eenvoudig worden afgebroken'. Bij een volgende sollicitatie worden dan simpelweg weer een aantal andere e-mail boxen aan elkaar gekoppeld. Samenwerking (Collaborative) workflow Deze vorm leunt tegen de ad hoc vorm aan, maar is in zijn toepassing strikter en daardoor ook complexer. Deze toepassing wordt vaak projectgebonden toegepast en komt vaak in werkgroepen tot stand. Het gaat meestal om het beheren en uitwisselen van kennis, gegevens en informatie. Een dergelijk systeem kan ook gebaseerd worden op een gedistribueerd databasesysteem, waarbij signalisatieafspraken volgorde en prioriteiten kunnen aangeven. Administratieve workflow Deze automatiseert procedures, waarbij de mate van formaliteit hoog is; control en metrics worden toegepast; de complexiteit is gemiddeld en het aantal transacties klein. Procedures en meetpunten in het proces worden vooraf bepaald. Denk hierbij aan systemen voor vergunningsaanvragen, inkoopprocedures, kostendeclaraties, autorisaties, etc. Gestructureerde workflow Hierbij is sprake van een (zeer) groot aantal transacties die door het systeem dienen te worden afgehandeld. Langs volstrekt vooraf geformaliseerde procedures met evenzeer geformaliseerde uitzonderingsregels. Het proces wordt voortdurend gemonitord. In deze sector bevinden zich bedrijfskritische processen die direct van invloed zijn op de bedrijfsresultaten. De wens tot invoering van WFM systemen voor dit type toepassingen kan leiden tot het inslaan van nieuwe wegen op het gebied van automatisering( en infrastructuur) en het in deze structuur opnemen van bestaande bedrijfsapplicaties.


10

Workflowmanagement en overige informatiesystemen DIS en WFM Documentaire Informatie Systemen (DIS) werden in eerste instantie ingezet als directe oplossing voor het toegangsprobleem voor documenten c q . dossiers, snel en direct toegankelijk voor meerdere medewerkers tegelijkertijd. Vaak werden deze 'storage and retrieval' systemen gekoppeld aan bestaande data-applicaties, waardoor de eindgebruiker op een werkstation alle benodigde informatie kreeg aangeleverd om zonder moeilijke zoekacties en lange wachttijden zijn/haar werk te doen. Het werk zelf werd nog via de bestaande procedures verricht. Het distributie- en verwerkingsprobleem kon worden opgelost door de toevoeging van proceduredefinities en mailfuncties. Door op deze manier de WFM functie aan DIS toe te voegen wordt het DIS een 'case-flow' oplossing waarbij het vastleggen en verwerken van documenten (images) een gei'ntegreerde functie van het DIS is. Veel WFM systemen die op de markt zijn, zijn afkomstig van DIS leveranciers die nu in sommige gevallen het WFM pakket afzonderlijk van de oorspronkelijke DIS oplossing aanbieden. Hierbij dient gelet te worden op de aanwezigheid van alle vereiste workflowfunctionaliteiten (zie blad 3). Alleen het kunnen integreren van verschillende vormen van informatie en het vervolgens via een vastgelegde procedure kunnen routen van die informatie, maakt een DIS-oplossing nog geen WFM-toepassing. Groupware Een goede afstemming van gegevensuitwisseling is vereist bij het steeds frequenter gebruik van zogeheten 'Personal Productivity Tools' (voor het maken van tekstbestanden grafische afbeeldingen, spreadsheets, images, e.d.). Agendabeheer, interne afstemming, tijdsbepaling en informatiedistributie zijn ten behoeve van die afstemming de basisprincipes van zogenaamde 'Groupware' producten, waarmee groepen van functioneel samenwerkende personen informatie kunnen delen en uitwisselen. Een van de grote voordelen van groupware software is de eenvoudige en uniforme toegankelijkheid. Groupware wordt voornamelijk toegepast in informatiegerichte processen. Dit in tegenstelling tot WFM pakketten. Daar is de informatie natuurlijk ook belangrijk, maar de kracht van deze oplossingen ligt in de procesgerichte verwerking, het beheersen en sturen van het proces. Elektronische postsysternen In eerste instantie bedoeld voor het uitwisselen van korte tekstboodschappen, memo's bijvoorbeeld. Tegenwoordig kunnen e-mail pakketten alle gegevens en bestanden van de personal productivity tools (de tekstbestanden, spreadsheets etc.) verzenden. Binnen email kunnen applicaties zogenaamde distributielijsten, en zelfs distributieprocedures, opstellen. Ook deze e-mail applicaties vertonen steeds meer workflow functionaliteiten. De nadruk blijft echter liggen op de communicatie van de informatie en niet op de verwerking van de informatie in een case via gedefinieerde processtappen en het opstellen van managementinformatie omtrent de werking van het proces. Een ontwikkeling is zichtbaar waarbij de communicatie en distributiefunctie van e-mail toepassingen steeds meer worden gei'ntegreerd in de workflow applicaties. Deze maken dan gebruik van de eigen functies of benutten de reeds aanwezige distributiefuncties van het e-mail systeem.


Bedrijfsappl icaties De vereiste workflow functionaliteit zou natuurlijk ook in de bestaande bedrijfsapplicaties kunnen worden ingebracht. Het probleem is echter dat nauwelijks een universeel WFM model valt op te stellen dat aan alle wensen van gebruikers van standaard programmatuur tegemoet komt. In het geval van maatwerk applicaties is het in de meeste gevallen te kostbaar en tijdrovend om deze van de volledige WFM functionaliteit te voorzien. Bovendien, de bestaande applicaties zijn ontworpen en geprogrammeerd, gericht op de bestaande functionele organisatie, terwijl de kracht van WFM juist ligt in de procesgerichte benadering, met als voordeel het flexibel kunnen definieren van een nieuwe procesflow. Zowel in het geval van standaard applicaties als in het geval van maatwerk speelt naast kosten en tijdsduur ook flexibiliteit een rol. Het handhaven van bestaande applicaties en integreren via een WFM applicatie levert per saldo aan het einde een flexibeler oplossing, welke ook eenvoudiger is aan te passen aan veranderende bedrijfsomstandigheden. Documentaire informatie systemen, groupware producten, e-mail en bedrijfsapplicaties zijn op zichzelf staande ontwikkelingen en hebben elk hun eigen specifieke toepassingsgebied. Zeker de eerste drie ontwikkelen zich naar WFM applicaties. Belangrijk bij de keuze van een WFM applicatie is de 'afkomsf van een WFM product en de ontwikkelingsrichting van het product te achterhalen.


12

BEDRUFSPROCESANAL YSE Inleiding Zoals wordt gesteld ten aanzien van DIS, zijn met implementatie voordelen op de volgende terreinen te behalen: • Efficiency voordelen • Effectiviteitsvoordelen • Strategische voordelen Het spreekt voor zich dat de strategische voordelen hiervan de organisatie op termijn het meeste resultaat opleveren. Was dit voor DIS al het geval, gelet op de invloedssfeer van Workflow-management geldt het des te meer; de voordelen van Workflow-management moeten vanuit een managementoptiek worden beoordeeld. De vraag die management zich daarbij moet stellen is: "Wat betekent deze technologie voor de primaire bedrijfsprocessen"? Deze vraag dient met zoveel nadruk aan de orde gesteld te worden omdat de invoering van DIS, zowel als Workflow-management, zeker in het geval men de strategische voordelen ten voile wil benutten, niet zonder inspanningen gepaard gaan. Deze inspanningen liggen voor het grootste deel op het organisatorische vlak en niet op het technologische. De reden hiervoor is dat de invoering van Workflow-management ingrijpt in de bestaande processen, organisarJe-doorsnijdende effecten heeft en de functionele organisatie op de proef stelt. Voor elke invoering van een dergelijke technologie dient een grondige analyse van de bestaande processen plaats te vinden. De bestaande processen kenmerken zich immers als volgt: • Processen in kantooromgevingen zijn zelden ontworpen maar meestal ontstaan; dit ontstaan heeft veelal meer te maken met traditie, stijl, gewoonte, cultuur, politiek en gedrag dan met "engineering"; • Processen dateren uit de tijd voor computers en datacommunicatie; documentatie met betrekking tot de processen is veelal verouderd; • Processen hebben de functionele organisatiestructuur als uitgangspunt en niet het proces; • Papier is in de meeste processen op enige plaats nog steeds het middel ter overbrugging van tijd en plaats van informatie; • Processen zijn meestal uitsluitend gebaseerd op het idee van sequentiele verwerking, met parallelle verwerking is in de meeste processen geen rekening gehouden; • Informatietechnologie heeft tot op heden nauwelijks bijgedragen aan de productiviteit in kantooromgevingen.

Bedrijfsprocesanalyse Bij het verbeteren van projecten voor het verbeteren van werkprocessen in kantooromgevingen is het vaak lastig een startpunt te vinden en een marsroute uit te stippelen voor een verbeterproject. Een belangrijke reden is, dat de werkcultuur gericht is op functies en taken en niet op de processen, de producten en diensten die men levert. Het verbeteren van werkprocessen, ook het implementeren van DIS of Workflow-management en het daaruit zien te realiseren van strategische voordelen, houdt een cultuuromslag in: men moet procesgericht leren werken. Het verdient aanbeveling om het analyseren, optimaliseren en eventueel opnieuw structureren van werkprocessen, in het geval men een implementatie van DIS of WFM overweegt, langs een gestructureerde weg te laten verlopen. Een dergelijke gestructureerde weg is de benadering via een goede methode voor Business Process Reengineering.


Business Process Reengineering Business Process Reengineering, kortweg BPR, heeft dezelfde ontstaansachtergrond als Workflow-management: de constatering dat de productiviteit in kantooromgevingen hopeloos is achtergebleven bij die in de fabriek. BPR beoogt in zijn opzet bedrijfsprocessen te benaderen vanuit een procesoptiek, gericht op het vervullen van de behoefte van de klant. Business Process Reengineering past concepten afkomstig bedrijfsprocessen. Concepten die in BPR zijn terug te vinden zijn:

uit

de

industrie

toe

in

•

Simplificeer en comprimeer de productiestroom o Het reduceren van het aantal stappen en transacties o Het identificeren en elimineren van: • Bottlenecks • Onnodig transport van informatie • Activiteiten die geen waarde toevoegen

•

Just In Time o Elimineer "werk onder handen" voorraden (in-bakjes, onderste laden, achterstanden in correspondentie, etc.) o Gebruik geautomatiseerde processen om elke stap aan te sturen, onthef medewerkers van de verantwoordelijkheid voor de aan- en afvoer van hun werk en sta hen toe zich vollediq op hun taak te richten.

•

Flexibele productie en distributie o Verminder werkvoorbereiding en werkomschakeling door onmiddellijke toegang tot nieuwe informatie te verschaffen o Verhoog de antwoord/reactiesnelheid op vragen en veranderende eisen van klanten

•

Kwaliteitscirkel o Structureer werk rondom zelfsturende teams en geef medewerkers de bevoegdheid om de verantwoordelijkheid voor volledige taken op zich te nemen.

•

Parallelle verwerking o Vervang sequentiele processen door parallelle processen (bijvoorbeeld goedkeuringen gelijktijdig vragen i.p.v. sequentieel) o Verzamel zo vroeg mogeliik alle input voor nieuwe producten en projecten o "ontwerp voor serviceverlening", zodat alle participanten hun beste bijdrage aan de klant kunnen leveren.

•

Continue Verbetering o Bouw terugkoppelmechanismen in het dagelijkse werk in; schep een werkomgeving die continue verbetering aanmoedigt en betere ideeen verwelkomt.

Tot zover is er dus weinig nieuws onder de zon; alle genoemde aspecten zijn bekend. Maar, in welke kantoorprocessen zijn zij structureel opgenomen?


Er zijn verschillende visies op het verschijnsel BPR. Michael Hammer en James Champy bijvoorbeeld, twee klinkende namen op het gebied van Business Process Reengineering zien in hun boek "Re-engineering the Corporation" reengineering als radicaal middel voor een revolutionaire ommezwaai van organisaties op basis van het uitgangspunt"Start from Scratch?. Een visie die wellicht het gevaar inhoudt van een eenmalige operatie en daarmee voorbij gaat aan de noodzaak binnen organisaties de vaardigheid voor continue aanpassing aan veranderende omstandigheden tot ontwikkeling te brengen. De meer op evolutie en dynamiek gerichte benadering van Business Process Reengineering verdient, zeker in samenhang met de invoering van Workflow-management, op grond van dat gevaar de voorkeur. Immers: elke revolutie eet de eigen kinderen op! Bovendien past de zeer Amerikaanse, radicale benadering van Hammer en Champy niet in onze Europese cultuur. De kans dat het daardoor blijft bij een eenmalig gebeuren dat sterk lijkt op een traditionele reorganisatie is groot.

De Business Process Management (BPM) methode Een van de meest complete methoden voor BPR is de Business Process Management (BPM) methode. Deze methode gaat uit van de incrementele, lerende toepassing van BPR, niet van de radicale visie van Hammer c s . De methode gaat uit van de benadering van de bedrijfsprocessen via drie dimensies • mensen • processen • systemen Deze benadering wordt gedurende alle fasen van de methode consequent gehandhaafd, teneinde een optimale afstemming van deze drie dimensies te verkrijgen. Onderstaande figuur 6 geeft de vijf fasen van de Business Process Management methode en de samenhang met de implementatie van Workflow-management weer.

Meting tbv continue verbetering

Implementatie, status/tracking, & management

Definitie werkstroom

Business Process Management methode en Workflow-management


Fase 1: Het definieren van de doelstellingen De eerste fase van BPM is er vooral op gericht om op basis van een goede definitie van de bedrijfsdoelstellingen en de daarbij behorende Kritische Succes Factoren te komen tot uitgangspunten voor het herontwerpen van de bedrijfsprocessen.

Fase 2: Het analyseren van de bedrijfsprocessen In deze fase wordt vanuit drie verschillende invalshoeken informatie verzameld over het bedrijfsproces. De menselijke factoren worden bekeken en de in gebruik zijnde systemen worden op effectiviteit onderzocht. Daarnaast wordt het proces op een zeer gedetailleerde wijze geanalyseerd en vastgelegd. Deze drie stappen zorgen er voor dat een gedetailleerd beeld ontstaat van het onderzochte proces. Dit is belangrijk bij de bepaling van de vereiste interventies. Onder interventies wordt in dit verband alles verstaan wat een verandering teweeg kan brengen. Onderscheiden kunnen worden: • Technische interventies (Beeldverwerking, Workflow-management etc.). • Niet-technische gedragsinterventies, dit zijn de interventies die betrekking hebben op de regels, formeel of informeel, geschreven of ongeschreven die het bedrijfsproces regeren, • Niet-technische structurele interventies waaronder de interventies vallen die betrekking hebben op de manier waarop de mensen en het werk georganiseerd zijn. In deze fase wordt ook gestructureerd vastgesteld hoe het huidige proces scoort ten opzichte van de in fase 1 vastgestelde Kritische Succes Factoren. Hieruit worden de verbeteringsdoelstellingen afgeleid waartegen in fase vijf zal worden gemeten. Op dit moment komt ook onomwonden vast te staan of het huidige proces zich in die vorm leent voor toepassing van Workflowmanagement.

Fase 3: Het herontwerpen van het proces Het doel van deze fase is om op basis van de in fase 2 aangegeven mogelijkheden te komen tot het herontwerpen van het proces. Dit herontwerpen start met het vereenvoudigen van bedrijfsregels, taken en activiteiten. Dit vereenvoudigen bestaat uit het zoveel mogelijk elimineren van die taken en activiteiten die geen waarde toevoegen aan het eindproduct en het herzien van de bedrijfsregels zodat deze de huidige bedrijfsdoelen en omstandigheden dienen. De volgende stap bestaat uit het groeperen en integreren van de stappen die in het proces blijven om zo een logisch en effectief proces te creeren. Dit kan met name leiden tot het overschrijden van functionele grenzen en herziening van de organisatorische structuur. Dit biedt mogelijkheden om overlappingen en rivaliteit tussen afdelingen en functies te elimineren. Als derde stap wordt de mogelijkheid van het concreet toepassen van meer geautomatiseerde interventies bekeken; dit kan leiden tot het automatiseren van de verschillende taken en functies wat op zijn beurt weer kan leiden tot verdere vereenvoudigingen. Fase 3 is om die reden een iteratief proces. Deze fase kan ondersteund worden door de bouwen simulatiemodules van de moderne Workflow-management pakketten.

Fase 4: De implementatie van het nieuwe proces Op basis van het ontwikkelde procesmodel worden alle geselecteerde interventies ontwikkeld en gei'mplementeerd. Met name het implementeren van meet- en beoordelingspunten ten opzichte van de vastgestelde Kritische Succes Factoren die van de bedrijfsdoelstellingen waren afgeleid, is in deze fase belangrijk. Fase 4 is in de zin van Workflow-management het implementeren en vrijgeven van een geautomatiseerd proces.


16

Fase 5: Het meten van het nieuwe proces Nadat het proces is gei'mplementeerd zullen na een proefperiode de resultaten worden gemeten. De informatie ten behoeve van de meting is daarbij afkomstig uit het (Workflowmanagement) proces, van de medewerkers, het management en ook van de klanten De resultaten van deze metingen worden vergeleken met de doelstellingen en de Kritische Succes Factoren zoals deze in het begin van de BPM-cyclus zijn gedefinieerd. De resultaten van deze vergelijking zijn bepalend voor de vraag of de cyclus succesvol is doorlopen. Dit kan tevens het moment zijn van de start van een nieuwe cyclus, waarbij veel van de verzamelde informatie met behulp van dezelfde tools opnieuw ingezet kan worden. Op deze wijze brengt BPM dynamiek in de processen en de procesbeheersing. Workflow-management daarbij kan veel van de registratieve, rapporterende. en sturende taken vervullen. Door volgens bovenstaand model een BPR traject door te maken ontstaat binnen de organisatie een leereffect hoe om te gaan met een procesgerichte benadering en hoe deze met blijvende effectiviteit en dynamiek steeds aan veranderende omstandigheden aan te passen. De implementatie van nieuwe technologieen als DIS en Workflow-management horen ook tot deze veranderingen en uitdagingen!

SAMENVATTING

Documentaire Informatiesystemen en Workflow-management systemen kunnen organisaties grote voordelen op een aantal niveaus opleveren met, naar uit lopende projecten blijkt, spectaculaire resultaten. De tijdsduur en de inspanning die de invoering van dergelijke systemen vraagt is niet gering. Niet in de laatste plaats omdat beide technologieen meer dan welke automatiseringsingreep, invloed heeft op mens en proces in de organisatie. Gelet op de lange doorlooptijd, de cultuuromslag en de reikwijdte van de verandering, verdient het aanbeveling de aanpassingen van organisatie, mensen, systemen en processen langs een methodische benadering te laten plaatsvinden.



Appendix C - Samenwerking in de Bouw [bronnen: diverse publicaties en lezingen]

VISI staat voor 'Voorwaarden scheppen voor invoeren van standaardisatie ICT in de GWWsector'. Het doel van het VISI project is het maken van afspraken over communicatie die ervoor zorgen dat op een snelle manier samenwerkingsverbanden en communicatie ingericht kunnen worden. Dergelijke afspraken zijn belangrijke voorwaarden voor het effectiever benutten van de informatie- en communicatie-technologie (ICT). In de onderzoeksfase is uitgezocht welke afspraken nodig zijn, hoe die eruit moeten zien en wat de voordelen zijn van dergelijke afspraken. VISI richt zich op de uitwisseling van gegevens die nodig zijn voor het projectmanagement in ontwerp en realiseringsfasen van bouwprojecten. Verder richt VISI zich op de communicatie tussen partners op de raakvlakken. Met communicatie wordt de informatie-overdracht bedoeld die nodig is voor de onderlinge coordinatie van activiteiten van partijen. Een belangrijk uitgangspunt is vervolgens dat niet gemikt wordt op een alles omvattende standaard maar op een raamwerk waar 80% in zit van wat men nodig heeft en dat door partners aangepast kan worden aan de behoeften van het project. Het resultaat van VISI is in wezen een kwaliteitsprocedure voor de grensvlakken van samenwerking. Een dergelijk raamwerk zal de dienstverlening op een hoger plan brengen, hetgeen leidt tot een betere verhouding prijs en prestatie. Daar hebben alle samenwerkende partijen baat bij. • Partijen blijken bij ieder project weer opnieuw energie en tijd te steken in het maken van afspraken over communicatie en samenwerking. Dat gaat veel sneller en beter op basis van de VISI afspraken. • Een groot voordeel ontstaat als je in ieder volgend project op dezelfde (of ongeveer dezelfde) manier je communicatie en samenwerking regeit. Dat betekent geen veranderingen voor het interne bedrijfsproces en dus minder fouten en storing. • De weg wordt vrijgemaakt voor tal van ontwikkelingen die te maken hebben met samenwerking en communicatie; denk aan projectinformatie en -bewakingssystemen of denk aan hulpmiddelen voor management van kwaliteit.

Gestreefd wordt, op termijn, naar situaties, zoals wordt gei'llustreerd door het voorbeeld op de volgende bladzijde.

Dictaat Toegepaste Informatica - Appendix C

blad 19

Digitale communicatie in de GWW-praktijk [bron: Eindrapport Onderzoeksfase VISI]

De Bouwdienst Rijkswaterstaat heeft een voorlopig ontwerp van bijvoorbeeld een viaduct gemaakt en wil dit laten uitwerken tot een definitief ontwerp. Zij besluit hiervoor een ingenieursbureau in te schakelen. Het raamwerk VISI is inmiddels een bekend begrip. Zowel Rijkswaterstaat als de ingenieursbureaus beschikken over digitale informatiesystemen die de berichten kunnen verwerken zoals die gespecificeerd zijn in het VISI raamwerk. Na de offerteprocedure stuurt de Bouwdienst een elektronische opdracht (VJSIbericht) naar het geselecteerde ingenieursbureau. De contactpersoon bij het ingenieursbureau krijgt het bericht via de PC binnen. Hij stuurt een elektronische bevestiging (VISI-bericht) terug. Met deze bevestiging is de opdracht een feit. Zowel de Bouwdienst als het ingenieursbureau hebben een elektronisch projectdossier geopend voor deze opdracht. De toegang is beveiligd. De Bouwdienst heeft alle benodigde uitgangspunten, programma van eisen, administratieve en contractuele voorwaarden, werkschema, tijdschema en tekeningen in elektronische vorm in het projectdossier klaargezet. Binnen het ingenieursbureau krijgt het hoofd van de ontwerpafdeling het verzoek (VISIbericht) om de opdracht uit te voeren. Het ingenieursbureau gaat aan de slag. Via de verwijzingen in de opdracht kunnen alle uitgangspunten direct elektronisch ingezien worden. Het ingenieursbureau doet periodiek verslag (VISI-bericht) aan de Bouwdienst over de voortgang. Via verwijzingen in het verslag krijgt de projectleider (en disdp/ine/eiderf-sj) bij de Bouwdienst direct toegang tot beschikbare modellen en tekeningen, en krijgt zodoende een goed beeld van de stand van zaken. Zodra het ingenieursbureau een ontwerp gereed heeft wordt dit in de vorm van een VISI-bericht voorgelegd aan de Bouwdienst. Door middel van elektronische referenties krijgt de Bouwdienst toegang tot de documenten. De Bouwdienst controleert het ontwerp en zal het al dan niet accepteren; dit wordt ook elektronisch verstuurd in de vorm van een VISI-bericht. Na acceptatie van alle deelresultaten is de levering een feit.

Dit voorbeeld illustreert dat alle stuurinformatie (nodig voor coordinatie van de activiteiten tussen initiatiefnemer en uitvoerder) uitgewisseld wordt tussen initiatiefnemer en uitvoerder. Ook wordt alle technische informatie, zoals tekeningen, overgedragen die nodig is voor de uitvoering van het werk.


blad 20

In het VISI project werken private en publieke organisaties samen aan verbetering van de communicatie in infrastructurele projecten. De behoefte aan verbetering van de communicatie komt voort uit de praktijk; infrastructuur moet steeds sneller ontwikkeld worden, projecten worden hoe langer hoe complexer, projecten vergen een meer integrale aanpak en de rollen in samenwerkingsverbanden verschuiven. Uit de onderzoeksfase komt naar voren dat sectorbrede afspraken over informatieoverdracht in de Nederlandse GWW nagenoeg ontbreken. Er blijkt behoefte te zijn aan uitgangspunten voor communicatie. Vooral wanneer gekozen wordt voor het gei'ntegreerde samenwerkingsconcept. Bedrijven in de GWW-sector zijn van mening dat in tegenstelling tot het nu veel gebruikte traditionele concept, het gei'ntegreerde samenwerkingsconcept mogelijkheden biedt voor innovaties en een verdere optimalisatie van de prijs-kwaliteit verhouding van GWW-projecten. Deze mening is gebaseerd op ervaringen in andere sectoren buiten de GWW-sector. Daar wordt gerapporteerd dat aanzienlijke kostenbesparingen en looptijdverkortingen mogelijk zijn. Op het gebied van informatisering blijkt dat de GWW-sector een flinke inhaalslag moet maken om op het niveau van een aantal andere industrieen te komen. Project-managers geven aan dat de communicatie tussen partijen een van de grootste knelpunten is in een project. Uit studies blijkt dat rollen en afspraken steeds dezelfde zijn. De verschillen tussen projecten worden bepaald door de rolverdeling tussen partijen en het tijdens het project wisselen van rol door partijen. Ook blijkt dat er in GWW-projecten een 'natuurlijke' volgorde is in het afhandelen van afspraken. Deze volgorde is onafhankelijk van de gekozen contractvorm. Een aanpak voor richtlijnen voor communicatie dient daarom uit te gaan van rollen en afspraken, zodat ook deze onafhankelijk zijn van contractvormen. Uitgangspunt voor algemeen toepasbare afspraken over communicatie zijn drie invalshoeken, te weten op welk moment (proces), door wie (rol), en wat (informatie-inhoud). Voorwaarde is ook dat de afspraken onafhankelijk zijn van partijen of het samenwerkingsconcept. Bovendien is flexibiliteit een belangrijk punt. Door het afsprakenstelsel aan te bieden in de vorm van sjablonen, kunnen afspraken makkelijk toegesneden worden op specifieke projectsituaties. De informatieoverdracht wordt duidelijk gemaakt met het begrip transactie. Van een transactie is sprake als twee partijen afspreken dat er wat moet gebeuren, bijv. het maken van een ontwerp. Beide partijen hebben een rol. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden aan rollen toegekend. De informatieoverdracht vindt plaats door de uitwisseling van berichten tussen de rollen. In de vorm van het geven van een opdracht bijvoorbeeld. Het begrip transactie maakt de informatiestromen inzichtelijk, evenals de communicatiestructuur. Op de volgende bladzijde wordt een voorbeeld gegeven van een dergelijke (VISI-) transactie. Op basis van de rolverdeling tussen partijen kunnen taken, verantwoordelijkheden en risico's worden verdeeld. Het afsprakenstelstel sluit daarmee aan op de benadering van het gei'ntegreerde samenwerkingsconcept dat ontwikkeld is in het kader van RAW2000.


blad 21

A3 Opdracht geven ontwerp

Opdracht geven

A15 Opdracht maken

Bevestigen

Gereed melden

Uitvoeren

Accepteren

De transactie Voorbeeld van een (VISI-) transactie

[bron: Eindrapport Onderzoeksfase VISI]

De richtlijnen over communicatie worden vastgelegd. De verzameling richtlijnen wordt het VISI raamwerk genoemd. In het raamwerk worden de verschillende transacties onderscheiden. Er staan sjablonen in voor de verdeling van verantwoordelijkheden, de uitwisseling van berichten en de structuur van de communicatie. Voorbeelden uit de praktijk maken duidelijk hoe de afspraken in een GWW-project kunnen worden gei'mplementeerd. Het VISI raamwerk is een instrument voor het inrichten van de communicatie-structuur en het beheersbaar maken van informatiestromen. Bij de voorbereiding van GWW-projecten is het een hulpmiddel bij de verdeling van rollen. Het raamwerk maakt duidelijk welke partijen bij welke transacties betrokken zijn en welke communicatie in de vorm van berichten daarvoor nodig is.

VISI Projectmanagement

Verkenning

Planstudie

Ontwerp

Bouwen

Gebruiken

"Samenwerken"

Grand advies

CAD tekenen

Digitale Sondering

Rekenen

Bouwplan

Logistiek Kwaliteit

RTW

Projectuitvoering [bron: lezing Jos Hamilton, ICT-Bouwplatform, 27 maart 2001]

De focus van het VISI-project (zie bovenstaande illustratie) is name gericht op het projectmanagement. Ten aanzien van de projectuitvoering worden in de sector eveneens allerlei gecombineerde trajecten (projecten) uitgevoerd, bijvoorbeeld de RTW (Richtlijnen Tekeningenverkeer Waterstaat), Digitale sonderingen, etc.


blad 22

Het VISI-project is verdeeld in drie fasen. Gestart is met een onderzoeksfase (zie voorgaande alinea's) om globaal en in concept uit te zoeken welke afspraken nodig zijn en hoe die er uit moeten zien. Deze fase is in 1999 afgerond, waarna in de volgende stap, de uitwerkingsfase, een deel van de voorgestelde afspraken wordt uitgewerkt tot praktische hulpmiddelen en deze in de praktijk worden beproefd. Hierna volgt de imp/ementatiefase om het VISI-raamwerk te integreren met bestaande regelgeving. In de uitwerkingsfase worden de volgende resultaten beoogd: • Het maken van een zogeheten landkaart van karakteristieke rollen en transacties die tezamen (een overzicht van) het GWW-realiseringsproces vormen; • Het ontwikkelen van berichten en informatiemodel voor een aantal transacties; • Het toetsen van de resultaten in de praktijk; • Het creeren en verkrijgen van draagvlak voor toepassing van de afspraken in de praktijk.

Bovenstaande landkaart biedt een overzicht van het GWW-realiseringsproces. De in de landkaart omcirkelde (en in onderstaande lijst cursief aangegeven) onderdelen zijn momenteel operationeel toepasbaar. De projectmanager (van de opdrachtgever) kan met behulp van dit overzicht bedenken hoe de projectorganisatie vorm te geven en kan bij de diverse opties de voor- en nadelen afwegen. De hoofdlijnen van de communicatiestructuur en de afspraken en de voorwaarden voor de communicatie en de informatiestromen kunnen bepaald worden.


Wad 23

De volgende delen van het realiseringsproces worden afgedekt: • Opdrachtgeven • Ontwerpen • Bouwrijp maken • Bouwen • Onderhouden • Exploiteren • Financieren • Verwerven (locaties) • Reguleren (o.a. vergunningen) • Adviseren • Toetsen/accepteren • Aanbesteden • Informeren samenleving

VISI - Stand van zaken (april 2001) In het VISI project is de eerste versie van het raamwerk beschikbaar gekomen. Zoals reeds eerder gezegd heeft het raamwerk betrekking op een deel van het realiseringsproces, in het bijzonder gaan de afspraken over transacties op het gebied van Ontwerpen, Aanbesteden, Toetsen en Accepteren. De resultaten kunnen nu operationeel toegepast worden. In het raamwerk komen we nu 30 rolbeschrijvingen tegen en even zoveel transactieschema's. In ieder schema is aangegeven welke berichten gebruikt kunnen worden. In totaal zijn circa 100 berichten uitgewerkt. Hoe de communicatie in te richten in het voorbeeld dat een bouwonderneming een opdracht wil verstrekken aan een ingenieursbureau voor het maken van een ontwerp? In het VISI raamwerk is een schema opgenomen met de berichten die gebruikt kunnen worden voor die situatie. Voor ieder bericht is uitgewerkt welke gegevens daarin voorkomen. We komen de volgende berichten tegen: • Opdracht • Opdrachtbevestiging • Gereedmelding (deel-) resultaten • Meldingen afwijkingen en meer/minderwerk • Beantwoording meer/minderwerk • Acceptatie resultaten en afwijkingen • Melding voortgangsrapportage • Acceptatie voortgangsrapportage • Gereedmelden termijn werk • Prestatieverklaring termijn werk • Aanbieden declaratie • Aanbieden (deel-) resultaat ter kwaliteitstoetsing • Melden resultaten uitgevoerde kwaliteitstoetsing De bouwonderneming en het ingenieursbureau komen overeen welke berichten te gebruiken. De partijen besluiten om de berichten als elektronische formulieren via internet uit te wisselen.


blad 24

Met het beschikbaar komen van de eerste versie van het raamwerk is dus een belangrijke mijlpaal gehaald. De resultaten kunnen nu gebruikt worden in de praktijk. Echter: de afspraken zijn nu alleen op papier beschikbaar en er zijn nog geen digitale hulpmiddelen beschikbaar; daarnaast wordt vooralsnog een beperkt deel van het bouwproces afgedekt. Met deze punten in het achterhoofd is voor het komend jaar een plan gemaakt waarin de volgende zaken worden aangepakt: • De praktijk in en leren van ervaring. Het VISI-raamwerk zal gebruikt worden in een aantal proefprojecten. Partners in bouwprojecten zullen digitaal projectgegevens uitwisselen. De ervaringen worden teruggekoppeld. • Afspraken verbeteren en uitbreiden. Initiatieven worden genomen om tot uitbreiding te komen (dekking vergroten). Afhankelijk van de behoeften zal berichtontwikkeling gedaan worden voor meer raakvlakken. • Beheer organiseren. Het raamwerk wordt een omvangrijk geheel dat komend jaar aangepast en uitgebreid wordt. Dat moet ordelijk verlopen. Daarom wordt een beheerorganisatie opgetuigd. Van belang is dat externe partijen voorstellen kunnen doen voor uitbreiding van de afspraken. Zo kan beter worden ingespeeld op behoefte aan snelheid. Ondersteuning ICT bevorderen. • ICT ondersteuning is nodig voor twee toepassingen. ten eerste moet het VISI raamwerk voor deelnemers via internet makkelijk toegankelijk zijn. Ten tweede moet de drempel verlaagd worden voor gebruik van de afspraken in de internetomgeving. VISI zal voor deze toepassingen een stuk ondersteuning gaan bieden. Door de sector wordt onderkend dat energie gestoken moet worden in verbetering van communicatie. Steeds meer organisaties steunen dan ook het VISI initiatief (inmiddels is het aantal deelnemers gestegen tot 25). Ook de belangstelling uit de B&U sector groeit; onlangs heeft de stichting SBR besloten om in VISI te participeren.


blad 25

De belangrijkste zaken rond het VISI-project nog even op een rijrje gezet: Afbakening • Ontwerp en realisatie van de bouw • Perspectief van projectmanagement • Communicatie op de raakvlakken • Met communicatie wordt de informatie-overdracht bedoeld, die nodig is voor onderlinge coordinatie van activiteiten van partijen. Synthese • Afspraken voor communicatie moeten gericht worden op drie invalshoeken: o op welk moment (proces) o door wie (rol) o wat (de informatie-inhoud) • Samenhangend geheel • Onafhankelijk van partijen of samenwerkingsconcepten • Aanbieden als sjablonen • Aanvullen / faciliteren met 'best practices'. Toegevoegde waarde • Hulpmiddel voor snel structureren van wisselende samenwerking • Middel voor vastleggen communicatiestructuur • Legt 80% van de communicatie vast die toch altijd hetzelfde is • Maakt het mogelijk om de discussie te richten op de moeilijke 20% • Voorwaarde voor inrichten informatiesystemen • Hulpmiddel voor het managen van projecten Gestructureerde (formele) communicatie door middel van VISI-raamwerk • Toewijzen en heldere verantwoordelijkheden van rollen • Helderheid bij het organiseren van een project • Per transactie een set van uniforme berichten • Timing van berichtgeving conform het transactieproces • Ondersteuning door gegevensmodel VISI helpt organisatorisch • Structureert inrichting project • Geeft overzicht aan alle mogelijk betrokkenen • Helpt sneller organiseren met hogere informatiegraad • Brengt uit te voeren taken en verantwoordelijkheden helder in beeld VISI helpt inhoudelijk • Houdt de informatiestroom beheersbaar en naspeurbaar • Beoogt betrokkenen adequaat te informeren en heldere uitgangspunten in beeld te houden • Ondersteunt administratie van de stand van zaken en voortgang • Beperkt overdrachtsfouten, onduidelijkheden en eigen interpretaties van het gevraagde


blad 26

Status VISI-raamwerk • Landkaart met rollen en transacties • Specificatie van rollen en transacties • Meest relevante berichten voor Ontwerp, Aanbesteden en Toetsen/Accepteren • Gegevensmodel

Hoe verder ? •

Raamwerk o verder vullen vanuit praktijk o permanent toetsen door praktijktoepassing

•

Draagvlak vergroten o voorlichting / ICT seminars o samenwerken andere initiatieven

•

Fondsen werving o toename participanten o EZ-subsidies

•

Professionaliseren o organisatorisch o software omgeving o consultancy

Meer informatie is te vinden op de medio april/mei 2001 open te stellen internetsite: www.visi.nl


blad 27


Appendix D - Geografische Informatie Systemen GIS, de afkorting van een Geografisch Informatie Systeem, kan het best worden omschreven of gedefinieerd als een systeem waarmee lokatiegebonden informatie kan worden beheerd, bewerkt, geanalyseerd en gepresenteerd (bijv. in de vorm van kaarten). Lokatiegebonden informatie is informatie die een referentie bevat naar een plaats op het aardopervlak. Dat kan bijvoorbeeld in de vorm van een x-y-z codrdinaat, maar ook in de vorm van een adres, een wegvak van Rijkswaterstaat of een CBS code voor de buurt. De term GIS begint hier en daar al uit de gratie te raken omdat het woord systeem te veel nadruk legt op de softwarecomponent van een GIS. tegenwoordig wordt ook wel de benaming GEO-ICT gebruikt om aan te geven dat het over veel meer dan alleen software gaat. Veel systemen zijn aan GIS verwant en hebben vaak deels of volledig de functionaliteit van een GIS. • Computer Aided Design (CAD); ontwerp en presentatie (kaarten) Op het eerste gezicht lijken CAD en GIS sterk op elkaar. CAD-systemen gaan uit van een digitale tekening waar attributen aan hangen. Bij een CAD-systeem is de basis een tekening, waaraan informatie is gekoppeld. Bij GIS is de basis een database, waarmee een kaart kan worden getekend. Een GIS kan in een RDBMS zo efficient mogelijk alle benodigde relaties leggen en onderhouden. Een hieruit voortvloeiend verschil is dat GIS topologie kent; topologie maakt het mogelijk om complexe analyses uit te voeren. • Automated mapping / Facility Management (AM/FM); beheer van data en presentatie door middel van kaarten • Autonavigatiesystemen; lokatiebepaling en routeplanning • Land Information Sysytems (LIS); beheer van data

Vragen die een GIS kan beantwoorden zijn ondermeer: • Wat is daar? Deze vraag heeft betrekking op alle gegevens die van een bepaald gebied beschikbaar zijn. GIS kan deze vraag beantwoorden door als het ware door alle beschikbare kaartlagen heen te kijken en vervolgens alle gegevens te presenteren die op het gevraagde gebied betrekking hebben. Een kaartlaag is een deelbestand waarin ruimtelijke gegevens zijn opgenomen. • Waar is wat? Deze vraag heeft betrekking op het selecteren op basis van de thematische gegevens. Bijvoorbeeld: "Waar ligt de A2?". Met GIS kan dan als antwoord een afbeelding van Nederland gemaakt worden met de A2 duidelijk aangegeven in een afwijkende kleur. De twee voorgaande vragen zijn vragen waarvoor een enkelvoudig thematische selectie nodig is om het antwoord te vinden. Deze selecties zijn enkelvoudig omdat er maar een voorwaarde in de selectie is opgenomen. Meervoudige selecties kunnen ook worden uitgevoerd door een GIS. Met meervoudige selecties worden verschillende thematische gegevens gecombineerd. Bijvoorbeeld: "Op welke wegen rijden meer dan 100.000 voertuigen per dag en is de laatste 10 jaar geen onderhoud gepleegd?". Dus wordt geselecteerd zowel op het gebruik van wegen als op de gegevens van het laatste onderhoud. •

Wat is er veranderd sinds ? Deze kan worden beantwoord als er gegevens zijn over een aantal jaren. Bijvoorbeeld: "Laat de toename van het aantal woningen zien sinds 1900". Als we de beschikking hebben over een kaartlaag met alle woningen met daaraan gekoppeld het bouwjaar, dan kunnen we voor elk willekeurig jaar een kaart maken met het aantal woningen dat op dat moment bestaat. Een aantal van dat soort kaarten naast elkaar laat de toename over een bepaalde tijd zien. Deze kaarten of kaartreeksen waarop het verloop in de tijd van een bepaald fenomeen wordt afgebeeld zijn een veelgebruikt communicatiemiddel.

Dictaat Toegepaste Informatica - Appendix D

blad

•

•

Welk patroon bestaat er ? Deze vraag is een stuk moeilijker te bepalen met alleen een computerprogramma. Voor het herkennen van een patroon is in de meeste gevallen de tussenkomst van een menselijke waarnemer nodig. De gebruiker van het GIS bepaalt zelf welke patronen worden afgebeeld en hoe ze worden afgebeeld; het GIS wordt hierbij als hulpmiddel gebruikt. De patronen moeten echter worden herkend en geinterpreteerd door de mens. Wat als ? Een voorbeeld van een dergelijke vraag is "Welk gedeelte van het laagland van Nederland zal onderstromen als de zeespiegel vier meter stijgt?". Hiervoor zijn gegevens nodig over het verloop van de maaiveldhoogte van Nederland. Met deze gegevens kan worden bepaald welk gedeelte van Nederland lager ligt dan het niveau van vier meter boven de huidige zeespiegel. Hiervan kan een kaartje gemaakt worden waarin met kleuren wordt aangegeven waar de potentieel ondergelopen gebieden liggen en waar de droge gebieden liggen.

Gegevens omzetten naar Informatie Gegevens en informatie zijn twee verschillende dingen. Volgens van Dale is een gegeven een bekend geval of een feit. Informatie staat omschreven als alles wat als bericht of overdracht van kennis iets of iemand bereikt. Hieruit kan worden afgeleid dat gegevens kunnen worden omgezet in informatie als de gegevens op een bepaalde manier worden gepresenteerd aan iemand. De bedoeling van informatie is vaak dat de persoon die de informatie ontvangt er wijzer van wordt. Dus moet de informatie een dusdanige vorm hebben dat de ontvangende persoon de informatie kan begrijpen. Als iemand vraagt om informatie dan moet er voordat het antwoord kan worden gegeven van alles gebeuren om de gegevens om te zetten in informatie. Dit geldt ook voor de vragen die betrekking hebben op ruimtelijke informatie, waar een GIS bij kan helpen. De stappen die doorlopen moeten worden om gegevens om te zetten in informatie zijn: • Vragen om informatie. • Vertaling; hoe kan de vraag worden beantwoord? Niet alle gestelde vragen zijn altijd even duidelijk geformuleerd. Met het vertalen van een vraag moet in feite achterhaald worden welke vraag exact wordt bedoeld, dat wil zeggen welke informatie gewenst is. De vraag opnieuw stellen zodat deze met GIS kan worden beantwoord. Niet zelden is dit een terugkerend proces. Als de vraagsteller met het antwoord wordt geconfronteerd, realiseert hij zich pas welke vraag eigenlijk gesteld had moeten worden. • Selectie; welke gegevens zijn nodig voor het antwoord? • Verzamelen; het bij elkaar brengen van de benodigde gegevens • Analyse; verwerken en analyseren van de verzamelde gegevens tot informatie. • Presentatie; weergave van de informatie, meestal in de vorm van kaarten.


blad

De componenten waaruit een GIS bestaat zijn: Hardware • Computercapaciteit voor de opslag van de gegevens en het gebruiken van de benodigde software • Randapparatuur voor de invoer van gegevens zoals een digitaliseertafel (voor het digitaliseren van kaarten) of scanners om kaarten, plaatjes, foto's te kunnen digitaliseren. • Randapparatuur om lijsten te kunnen printen, kaarten te kunnen plotten of digitale output te kunnen produceren. Software Programmatuur om gegevens te kunnen voorbewerken voor de invoer van een GIS, het database-management, de analyses van de gegevens en presentatie bijvoorbeeld in de vorm van kaarten en digitale output. Data Hierbij gaat het enerzijds om alfanumerieke data zoals bijvoorbeeld adressen, eigenaren, inkomens, aantallen vogels, verkeerstellingen etc. en anderzijds om geografische informatie waarin topografie (huizen, bomen, wegen) of een verschijnsel (bijvoorbeeld een gifwolk) met zijn geometrie (in x,y en/of z) in een digitale kaart zijn vastgelegd. Organisatie en mensen Hierbij gaat het om de mensen die een GIS moeten bedienen en de uitkomsten van analyses moeten interpreteren. Alleriei procedures en kennis spelen hierbij een (belangrijke) rol.

Een GIS is onder te verdelen in de volgende vier functies: • Inwinning en voorbewerking van data • Opslag en ontsluiting van geo-data • Bewerking en analyse • Presentatie Het is niet altijd noodzakelijk dat de genoemde functies in het GIS zelf zijn opgenomen. Een GIS kan ook gekoppeld zijn aan andere systemen die de genoemde functionaliteit hebben. Inwinning en voorbewerking van data In een GIS kunnen data van zeer verschillende herkomst worden samengebracht. Aan een object gebouw kunnen worden gekoppeld: het adres en de eigenaar (alfanumeriek) de meet- en ligginggegevens (geometrisch), een foto van het huis, een overzichtskaart van de straat en de wijk en de luchtfoto van de stad. Gegevens kunnen afkomstig zijn van: • eigen inwinning in het veld (verkeerstellingen, metingen) • alfanumerieke bestanden van derden of combinatie en aggregaties daarvan • eigen digitalisering van bijvoorbeeld een analoge kaart • luchtfoto's en satelliet beelden • multimedia informatie (video, geluid) Elk van deze data vragen voorbewerking voordat de invoer in een GIS mogelijk is. het GIS moet op de bewerking en anlyse van deze data zijn ingericht.


blad

Opslag en ontsluiting van geo-data Het GIS is in staat grote hoeveelheden data op te slaan. Bij de opslag worden zaken als autorisatie voor toegang tot de data en updating van de data geregeld. Een vraagstuk dat steeds meer aandacht krijgt is de ontsluiting van de opgeslagen data. Door netwerktechnologie bevinden de GIS-software en de data zich in toenemende mate niet meer op dezelfde computer maar in een gedistribueerde omgeving. Het kan hier gaan om data die zich in de eigen organisatie bevindt of zelfs buiten de organisatie. Het vraagstuk wordt daardoor steeds belangrijker. Bewerking en analyse Bij de bewerking van lokatiegebonden gegevens in een GIS gaat het om het herclassificeren, converteren, samenvoegen of combineren van datasets voor het gewenste gebruiksdoel. Een voorbeeld is de aggregatie van gegevens per wijk naar gegevens per stad. Voorbeelden van analysefuncties zijn: • Overlay, hierbij worden kaartlagen met verschillende gegevens als het ware over elkaar heen gelegd en geometrisch met elkaar vergeleken. Hierdoor kunnen verbanden worden opgespoord. Bijvoorbeeld de ruimtelijke spreiding van ziektegevallen en de uitstoot van schadelijke stoffen in de lucht. • Nabijheidsanalyses, Buffering. Hierbij kan met een GIS een buffer in een cirkel rond een punt of langs een lijn worden berekend. Bijvoorbeeld, bij een brand moeten huizen binnen 500 meter van de brandhaard ontruimd worden. Of: binnen 100 meter van een bepaalde snelweg mag in verband met geluidsoveriast niet gebouwd worden. • Netwerkanalyse. Routeplanning, lokatiekeuze, fleetmanagement. Met behulp van netwerkanalyse kan op basis van bijvoorbeeld de hartlijnen van wegen (lijnsegmentenbestand) bepaald worden wat de kortste of snelste route is tussen twee lokaties. ook kan met behulp van allerlei data worden bepaald wat de beste lokatie is om een extra bushalte te realiseren of een nieuw ziekenhuis te openen met het oog op de bereikbaarheid van de lokatie en het gewenste verzorgingsgebied. Bij fleetmanagement gaat het om autonavigatie waarbij met behulp van het Global Positioning System (GPS) aan de hand van satellietgegevens steeds de lokatie van een voertuig kan worden bepaald en beslissingen genomen kunnen worden over de optimale route. • Surface- analyse. Hierbij gaat het om de analyse van het aardoppervlak, waarbij de hoogtecomponent in de analyse wordt betrokken. Bijvoorbeeld, op welke delen van een bergrug bestaat er gezien de helling, begroeiing en gronsoort risico voor erosie of: welke gebieden liggen boven 1500 meter. • Trends, modellen en statisn'sche bewerkingen. Trends in de tijd kunnen worden geanalyseerd, bijvoorbeeld het voorkomen van bepaalde vogels of planten in een bepaald gebied in 1960, 1975 en 1990. Aan een GIS kunnen allerlei modellen worden gekoppeld met wat als...' vragen. Welk effect heeft de aanleg van een nieuwe wijk op de automobiliteit op de ringweg van een stad? Ook kunnen met een GIS vaak statistische bewerkingen worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld, wat is het verspreidingsgebied van en virus gegeven de steekproef die er in een land is gedaan naar het voorkomen van het betreffende virus. x

Presentatie van data Uit een GIS kunnen vaak diverse presentaties worden verkregen zoals tabellen, histogrammen, lijsten en kaarten. Bij elk van deze vormen kan het gaan om geprinte of geplotte analoge producten (hardcopy) maar ook om presentaties op beeldscherm (softcopy). Bij kaarten speelt de cartografie als discipline een grote rol bij het kiezen van kleuren en symbolen en eventueel benodigde generalisaties.


blad

Nieuwe ontwikkelingen bij GIS Een eerste nieuwe ontwikkeling is internet. In organisaties gaan GIS'sen nu vaak in een internetomgeving werken. Daarnaast worden op internet data en GIS-functionaliteit aangeboden door dataleveranciers en GIS-leveranciers. Op internet verschijnen er daarnaast 'Metadata Services of Geolnformation Clearinghouses" met zoek faciliteiten waarmee geoinformatie kan worden opgespoord door nieuwe gebruikers. Een tweede ontwikkeling is een beleid van overheden om hun data toegankelijk te maken voor ander gebruik. Redenen hiervoor zijn het bevorderen van de transparantie van de overheid, verlaging van de administratieve lastendruk en het bieden van kansen voor het bedrijfsleven om op basis van overheidsbestanden nieuwe informatieproducten te ontwikkelen. Er zijn naar verwachting binnen de overheid 30-40.000 bestanden die in potentie voor andere doelen kunnen worden gebruikt. Veel van deze bestanden met lokatiegegevens zijn mogelijk bruikbaar in toepassingen van GIS. Een derde ontwikkeling is het opnemen van GIS-functionaliteit in desktop automatisering. Hierbij worden eenvoudige GIS-functies zoals ontsluiten, viewen, beperkt analyseren en presenteren in een desktop-GIS aangeboden. Naar verwachting zal de GIS functionaliteit in de toekomst worden gei'ntegreerd in bijvoorbeeld kantoorautomatisering. Ten vierde valt er op het terrein van de topografische data te melden dat er satellietopnamen op komst zijn met een dermate hoge resolutie dat daaruit veel goedkoper dan tot op heden een topografische basis valt af te leiden.


blad


Appendix E - Application Service Providing Wat is een ASP? Een ASP levert applicaties, alsmede de IT infrastructuur en ondersteuning welke hierbij nodig zijn, aan klanten op abonnements-basis. ASP's 'hosten' applicaties op een zogeheten remote data centrum en leveren deze aan klanten via het internet of een prive netwerk, het zogeheten virtual private network, wat feitelijk een extra beveiligde laag om het internet heen is. Feitelijk betekent het niet meer dat bedrijven het beheren en exploiteren van applicaties (het'providen') uitbesteden (aan de 'providers'). Zijn deze ideeen nieuw? Neen, zo'n dertig tot veerrjg jaar geleden al was het heel gewoon dat bijvoorbeeld salarisadministraties uitbesteed werden aan bepaalde servicebureau's. De ponskaarten werden opgestuurd en een dag later werden keurig alle salarisstroken en overzichten weer teruggestuurd. Of denk aan het huren van computercapaciteit bij rekencentra voor het gebruik van bijvoorbeeld zware rekenprogramma's. Mogelijkheden door de komst van het internet Tegenwoordig is het gebruik van, ofwel de toegang tot, het internet al net zo gewoon op de werkplek geworden als de beschikking over bijvoorbeeld de telefoon of de fax. Bij nieuwe applicaties ziet men tegenwoordig ook dat de internet browser geaccepteerd is als het eenvoudig bruikbare, gestandaardiseerde medium om die applicaties te gebruiken. Om gebruik te kunnen maken van de diensten van een ASP heeft men dan ook niet veel meer nodig dan toegang tot het internet via het lokale netwerk, waarbij men natuuriijk wel rekening dient te houden met een goede beveiliging en de benodigde bandbreedte, De ASP, aan de andere kant, beschikt over optimaal toe- en uitgeruste web- en applicatieservers. Hierop draaien de applicaties. De klant neemt deze af op bijvoorbeeld huurbasis. Men betaalt pas op het moment dat men de applicatie ook werkelijk gebruikt. Of men betaalt op het daadwerkelijk aantal uitgevoerde transacties of gebruikte opslagcapaciteit. Allerlei zorgen kunnen op deze manier worden weggenomen. Denk aan het maken van back-ups, beveiliging, garanties voor performance, herstellen van fouten en calamiteiten, etc. Welke applicaties ? Hierop is een kort antwoord te geven: feitelijk elke denkbare applicatie. Afhankelijk van de eisen die een bedrijf stelt zijn de te verkrijgen applicaties onder te verdelen op een schaal van 'betrekkelijk eenvoudig' tot 'complex'. Denk aan bijv. e-mail, kantoor-automatisering, projectmanagement, ERP [Enterprise Resource Planning], CRM [Customer Relationship Management], HRM [Human Resource Management], PDM [Product Data Management], etc. Wanneer men de markt voor ASP bekijkt ziet men dat er een grote diversiteit optreedt in de door de ASP's aangeboden diensten. Enkele ASP's bieden een totaal aan mogelijke diensten aan klanten, andere bieden slechts een gedeelte van deze diensten en werken samen met andere partners om volledige oplossingen aan de klant aan te bieden. Ook zijn sommige ASP's actief op een marktsegment, bijvoorbeeld e-business, gezondheids-zorg, etc.

Dictaat Toegepaste Informatica - Appendix E

Hierdoor krijg je weer een zekere differentiatie, waardoor de volgende begrippen ontstaan (zijn): • Full service ASP's • AIP Application Infrastructure providers • ISV Independent software vendors • NSP Network service providers • SI Systems integrators • VAR Value-added resellers

Waarom uitbesteden aan een ASP? Er zijn veel redenen waarom veel bedrijven (momenteel nog veelal in Amerika, Europa aarzelt nog) ervoor kiezen om uit te besteden aan een ASP. Enkele voordelen zijn: • Voortdurend toegang tot de nieuwste technologie welke nodig is binnen de onderneming, zonder risico's, kosten en administratieve verantwoordelijkheden die met het ontwikkelen en instandhouden van de gewenste IT-infrastructuur gepaard gaan. • Meer capaciteit om zich op de zaken met betrekking tot de kernactiviteiten van de onderneming te richten dan op IT-zaken. Onderscheidend vermogen kan worden bereikt ten opzichte van het gemiddeld bedrijf, dat automatisering nu eenmaal niet tot als kernactiviteit ziet. Zogeheten cybercentra worden opgericht, dit zijn uitgebreide parken van web- en applicatieservers, toegankelijk via de snelste netwerkverbindingen. Veel ASP's zullen hun diensten verlenen, gebruik makend van deze centra. • Snellere implementatie van (nieuwe) applicaties en technologies met kleinere risico's voor de bestaande systemen binnen de onderneming. Een ASP heeft de applicaties 'gebruiksklaar' beschikbaar, inclusief de benodigde infrastructuur en de procedures die nodig zijn om de applicaties te exploiteren en te beheren. • Betrekkelijk eenvoudige schaalbaarheid van de applicatie. • Beveiliging, back-ups, fouten en calamiteiten, ondersteuning. • Reduceerbaarheid en voorspelbaarheid voor de totale IT-kosten. Een ASP hoeft maar een keer zijn overhead te besteden om vervolgens een in principe onbeperkt aantal klanten van dezelfde, reproduceerbare, diensten te kunnen voorzien. • Verhoging van de IT-flexibiliteit. • Nieuwe versies van soft- en hardware dienen zich voortdurend aan. Tevens wordt het ook steeds moeilijker om gekwalificeerd personeel te werven en te behouden. Met de komst van e-business toepassingen moeten nieuwe kennis, vaardigheden en ervaring worden opgebouwd, zonder dat de bestaande kennis, vaardigheden en ervaring kunnen worden afgebouwd. Voor met name het midden- en kleinbedrijf kan het uitbesteden aan een ASP een van de weinige opties zijn om dit probleem te lijf te gaan. • Heldere, meetbare afspraken kunnen met een ASP worden gemaakt. Veelal is er sprake van een vast (voorspelbaar) maandbedrag dat in de loop der tijd weinig zal verschillen; in eigen beheer kan dit wel optreden, bijvoorbeeld bij ingrijpende vernieuwingen in hard- en software, of bij onverwachte tegenslagen. Hierbij is het zaak een goede SLA (Service Level Agreement) met een ASP af te spreken. Een SLA is een overeenkomst waarin men zaken vastlegt zoals het te leveren serviceniveau ten aanzien van o.a. performance, beschikbaarheid, onderhoud en helpdesk. In de praktijk blijkt het vaak eenvoudiger om met een externe partij een dergelijke SLA overeen te komen dan met de eigen (interne) ICT-afdeling.


Zijn er nadelen ? Er zijn beperkingen, maar deze worden in Europa zwaarder beoordeeld c q . gewogen dan in Amerika. • Men is bezorgd over de nu nog beperkte bandbreedte van het internet, hoewel de nieuwe generatie administratieve internettoepassingen slechts bescheiden eisen stelt aan de capaciteit van het netwerk. • De beschikbaarheid ligt moeilijker. Verstoringen van buiten de organisatie kunnen een direct effect hebben op de eigen bedrijfsvoering. Immers, bij het gebruik van ASP diensten is men afhankelijk van het publieke internet. • Beveiliging en Privacy.

Hoe selectee rt men een ASP ? Het proces bij selectie van een ASP verioopt in drie stappen: 1. Men dient te bepalen welke applicaties men bij een ASP wil afnemen, oftewel welke applicaties moet een ASP hosten? Deze applicaties kunnen bestaande applicaties zijn, die men niet langer zelf wil beheren, of nieuwe applicaties ter vervanging en/of uitbreiding van bestaande systemen. 2. Gebruik de eigen interne TT vaardigheden. Wanneer men de eigen IT vaardigheden en behoeften kent zal dit helpen bij de keuze van een ASP. Bijvoorbeeld, wanneer eigen IT-bronnen vragen ten aanzien van applicaties kan beantwoorden of integrtaie diensten kan verlenen, hoeft men minder nadruk te leggen op de ondersteuning door een ASP, helpdesk of technische ondersteuning dan anders het geval zou zijn. 3. EvalueerASP's. Voordat men met een ASP in gesprek gaat dienen de volgende punten te worden beschouwd. Wanneer de gehuurde applicatie specifiek voor de eigen branche bedoeld is, wil men waarschijnlijk werken met een ASP die in deze branche, bedrijfstak gespecialiseerd is. Dit geldt eveneens in het geval dat men een applicatie zoekt voor een bepaalde bedrijfsfunctie (accounting, human resources) dan zal men een ASP willen kiezen die de benodigde functionele expertise kan bieden.

Wat moet men zich afvragen bij de keuze voor een ASP? Wanneer men een ASP wil selecteren dient men diverse algemene vragen te stellen over de achtergrond en relaties van de ASP, alsmede vragen over onder meer de volgende zaken: • Data centers en operations • Service Level Agreement • Software, hardware • Kosten/prijzen


Data centers en operations Applicaties worden bij een off-site data center door een ASP gehost. Belangrijk is het hierbij de mate te weten waarover men de eigen data kan beheren evenals zaken met betrekking tot de toegang tot de data zoals beveiliging. Hierbij kunnen de volgende vragen gesteld worden: • Is het ons toegestaan onze 'key business' data te importeren, zodat we hiertoe toegang hebben vanaf het moment dat we met u in zee gaan? • Hoeveel datacenters heeft u en met welke partners werkt u? • Wanneer onze gegevens zich in uw datacenter bevinden, zijn wij er dan nog steeds eigenaar van? Welke rechten hebben we? Bijvoorbeeld om deze te verplaatsen of te kopieren? • Hoe veilig is uw datacenter? Welke maatregelen treft u om te voorkomen dat uw medewerkers onze gegevens, waartoe zij niet geautoriseerd zijn, bekijken of om te voorkomen dat buitenstaanders het systeem hacken? • Wat gebeurt er in het geval van een ramp waarbij data verwijderd of vernietigd wordt? Welke maatregelen worden er genomen tegen verlies? Worden er regelmatig backups van de gegevens gemaakt? • Zijn uw systemen voldoende schaalbaar voor de geplande groei van ons bedrijf? Over een jaar, drie jaar, vijf jaar? • Verzorgt u volledige dienstverlening of moeten wij eigen medewerkers hebben om de oplossing full-time, part-time te ondersteunen? Service Level Agreement Hier volgen enkele zaken met betrekking tot een SLA [zie ook de volgende 2 bladzijden] • Welke niveaus van ondersteuning? • Voorzieningen voor beveiliging (systeem, data) • Gegarandeerd niveau van performance • Beschikbaarheid van het systeem Software en Hardware De bedoeling is om de kennis en kunde te achterhalen. Te noemen zijn: • Wordt elke door ons gekozen applicatie ondersteund? • Heeft u expertise in huis met betrekking tot de applicatie of wordt deze extern betrokken? • Is er ervaring met de implementatie, het beheer en de ondersteuning van de applicatie. Bent u hiertoe gecertificeerd? Certificeert de software leverancier? • Moeten we additionele soft- of hardware aanschaffen? Kosten/prijzen Het werken met een ASP is bedoeld om de IT-kosten te drukken. Het is dus belangrijk dat alle zaken betreffende de kosten bekend zijn voordat een contract wordt getekend. • Wat kost het ons totaal om bij u onze applicaties te hosten en te leveren? • Heeft u informatie over het vergelijk tussen kosten/baten met betrekking tot de door ons beschouwde applicaties in de ASP ronstructie als in een niet ASPmodel? • Hebben we keus tussen huur of koop van softwarelicenties en/of hardware? • Worden we eigenaar van de software en/of hardware wanneer het contract afloopt ? Welke opties zijn hierbij mogelijk?


Welke achtergrondvragen dient men te stellen? • Hoe lang opereert men al als een ASP? • Opereerde men in een ander gebied van de technologische industrie voordat men een ASP werd? Zo ja, welk gebied? Waarom is men een ASP geworden? • Welke technologien ondersteunt men? Welke partnerships heeft men gevormd? • Welke ervaring en expertise heeft het management team? Welke ervaring hebben de medewerkers? • Kunt u mijn applicaties ondersteunen in meerdere talen? • Welke installed base heeft u? (aantal klanten, mate van aangeboden applicaties, duur van contracten, etc.)

Waarom een SLA ? Een SLA is zoals reeds eerder gezegd een overeenkomst waarin men zaken vastlegt zoals het te leveren serviceniveau ten aanzien van o.a. performance, beschikbaarheid, onderhoud en helpdesk. Het duidelijk omschrijven van de rechten en plichten van beide partijen zal mogelijke geschillen die ontstaan gedurende de zakelijke relatie duidelijk kleiner maken danwel deze geschillen zullen niet ontstaan. De meeste van deze geschillen vinden hun oorzaak in de kloof tussen de actuele (geleverde) performance door een ASP en de door de eindgebruiker verwachte performance, gebaseerd op de voorwaarden van de onderliggende SLA. Duidelijke en begrijpelijke SLA's zijn fundamenteel om deze risico's te verminderen of uit te sluiten.

Wat (welke informatie) moet in een SLA ? Men dient zich hierbij af te vragen welke onderdelen in de keten van diensten men in een dergelijke SLA wil opnemen. Dit zal veelal een afweging van de kosten zijn, afgewogen van de risico's die men al dan niet wil nemen. Hierbij dient dus steeds een welbewuste keuze gemaakt te worden. Metingen zullen moeten worden opgenomen, alsmede (bedrijfs-) normen alsmede allerlei (toets-) criteria. Voor een ASP gelden als de drie succesfactoren: hogere winsten, profijt en tevredenheid van de klant, en kwaliteit. Een SLA moet minimaal bevatten: • Doel van de SLA • Omschrijving van de dienstverlening • Duur van de dienstverlening • Startdatum van de dienstverlening • Tijdplanning van de implementatie • Voorwaarden voor betalingen • Voorwaarden voor beeindiging • Juridische zaken, garanties, etc.


Waar dient men nog meer op te letten? Een SLA wordt veelal afgesloten voor een periode van een tot drie jaar. Het is dus waarschijnlijk dat er gedurende deze tijd veranderingen optreden, zoals nieuwe applicaties, meer gebruikers, of beide. Om misverstanden te voorkomen, is het belangrijk dat de SLA anticipeert op de impact van dienstverlening bij zulke veranderingen. SLA's kunnen, afhankelijk van de ASP, aangepast worden aan de eisen van individuele gebruikers (-groepen). Er zijn hierbij diverse opties mogelijk, denk hierbij aan het afspreken van diverse niveaus voor de dienstverlening. Vanwege het belang voor de onderneming dient men zich dit aspect vroegtijdig te realiseren en in de 'koop' mee te nemen. Worden alle aspecten door een enkele SLA afgedekt ? In het ideale geval worden alle aspecten van de dienstverlening door een ASP door middel van een ASP gedekt. Wanneer men bijvoorbeeld met meerdere service providers werkt heeft men diverse SLA's nodig om de dienstverlening te garanderen. • Network SLA (netwerkverbinding tussen de klant en de ASP) • Hosting SLA • Application SLA • Customer Care / Helpdesk SLA's


Appendix F - Diverse artikelen In deze appendix zijn kopieen opgenomen van diverse artikelen welke met ICT te maken hebben en (mogelijke) raakvlakken met het vakgebied van de cursisten hebben of in de toekomst zullen krijgen. Door de toenemende snelheid van de ontwikkelingen alsmede veranderende inzichten dient deze informatie in deze artikelen met de nodige zorgvuldigheid gelezen te worden. Aardig is het misschien om deze artikelen over enkele jaren nog eens door te nemen en op hun huidige (op dat moment toenmalige) waarde te schatten.


Sneller np derails

met ODM BEHEER

VAN

HOGESNELHEIDSLIJN

Ruim 120 tekenaars de hogesnelheidslijn. gebaseerd genomen.

MET

werken aan het ontwerp Zij worden

databasesysteem.

ondersteund

BEHULP

van het Nederlandse door een op een

Hierin zijn nu meer dan vijf duizend

De techniek is afkomstig

uit de vliegtuigindustrie;

VAN

SMARTEAM

traject van objectenboom objecten

op-

oud-medewer-

kers van Fokker hebben aan de basis ervan

gestaan.

In het Utrechtse Hoog-Catharijne zetelt de Projectorganisatie Hogesnelheidslijn-Zuid waarin het ingenieursbureau DHV, Holland Rail Consult en NS Railinfrabeheer samenwerken onder aansturing van het ministerie van Verkeer en Waterstaat. Maar eerst even, heel summier, een stukje voorgeschiedenis. In het voorjaar van 1996 spreekt de regering zich uit over een voorkeurstrace voor de hogesnelheidstrein die een reiziger in ongeveer drie uur van Amsterdam naar Parijs zal moeten brengen. Eind dat jaar stemt de Tweede Kamer hiermee in en nog een half jaar later de Eerste Kamer. Inspraakrondes, hoorzittingen, onderzoek enzovoort volgen. Zelfs Inter% net wordt ingeschakeld (www. hslzuid.nl) en in Breda verrijst een HSLA16 informatiecentrum. In april wordt het definitieve tracebesluit vastgelegd. De hogesnelheidslijn-Zuid loopt van Amsterdam, via Schiphol, Rotterdam en Breda naar de Belgische grens. Dan kan worden gestart met de gunningen aan aannemers, dan wel aannemerscombinaties. Het hoeft in deze Internettijd geen betoog meer dat voor een dergelijk groot bouw-

CA Techniek September 2000

project IT-hulpmiddelen onontbeerlijk zijn. Niet alleen voor het ontwerpen, maar ook voor het beheren van de ontwerpen en de opeenvolgende versies daarvan, voor het registreren van in- en uitgaande tekeningen, voor het op de juiste wijze aansturen van betrokken aannemers, voor het uniform kunnen communiceren met alle betrokkenen enzovoort. De nu zes jaar oude Projectorganisatie HSL-Zuid (verder kortweg HSL te noemen) werkte oorspronkelijk met Sun-apparatuur onder besturing van Unix en met Banyan Vines als netwerkprogrammatuur. Daar veel aannemers met Windows en Windows NT werkten of gingen werken en men dit mede daarom ook zelf als de meest logische standaard in de markt zag, stapte men in het najaar van 1998 over op de Microsoftprogrammatuur. Compaq werd hofleverancier van krachtige pc's met 21-inch monitoren. Getekend werd en wordt er met Autocad.

Objectenboom / Inmiddels zijn bij HSL zo'n zestienduizend eigen tekeningen in elektronische vorm opgeslagen. De coerdinator technisch automatiseringscentrum ing. Anne M. Heijnsdijk, verantwoordelijk voor de tekenkamerautomatisering, duidt hierbij de voornaamste . beweegredenen aan: "Je wilt de kennis opgeslagen in die tekeningen, inclusief allerhande extra's vanaf berekeningen tot aan onteigeningscertificaten, zo registreren dat communicatie met anderen, bijvoorbeeld betrokken aannemers, op een eenduidige manier geschiedt Je moet aan beide kanten erop aan kunnen dat je het over exact hetzelfde onderwerp hebt. Maar technische ontwerpen wijzigen nogal eens; soms omdat je het ontwerp wilt aanpassen aan nieuwe inzichten, soms omdat technische verbeteringen zijn door te voeren. Er kunnen hiervoor veel oorzaken zijn. In de meeste IT-omgevingen houden een of meer veranderingen direct een wijziging van de hele structuur in. De meest software is te statisch om dit flexibel op te vangen." Kennelijk had men dit probleem al eerder onderkend in de vliegtuigindustrie. Men had er de objectenboom voor uitgedacht. Oud-medewerkers van Fokker, gebundeld in het bedrijf ADSE, hebben de opzet ervoor met mensen van HSL ge-


maakt. Ook MIS Organisatie-ingenieurs heeft hierbij, alsmede bij de verdere implementatie van het daarop gebaseerde objectdatamanagementsysteem (ODM) een ondersteunende rol gespeeld. Heijnsdijk noemt de objectenboom een kapstok voor technische documenten, waarbij de boom is opgebouwd uit eenduidig definieerbare onderdelen van de te bouwen infrastructuur. "Dit is essentieel wil je het hele project kunnen beheren," stelt hij, "Begin 1998 zijn we gestart met de opbouw." Het HSL-Z-trace is daarbij onderverdeeld in een zestal parten, elk met een geschatte bouwwaarde van om en nabij een miljard gulden. Inmiddels heeft elk tracedeel zijn eigen projectbureau met ontwerpteam en eigen server. De gelijktijdige verbreding van de snelwegen A4 en A16 worden in het project meegenomen. Het geheel is weer opgedeeld in rond de vijfduizend objecten, waarbij een object weer kan worden opgesplitst in diverse deelobjecten. Heijnsdijk geeft een voorbeeld: "De boortunnel onder het Groene Hart bijvoorbeeld wordt gezien als een object maar valt natuurlijk weer uiteen in verschillende deelobjecten. Elk van de vijfduizend objecten is verbonden met een of

meer gerelateerde tekeningen, beschrijvende informatie, berekeningen ea soms, tekstdocumenten." In de beschrijving van de te bouwen infrastructuur heeft HSL een technische scheiding aangebracht, namelijk de civieltechnische onderbouw en de groep railtechniek, de bovenbouw. Onder de eerstgenoemde groep valt alles waarop de treinrails rusten (inclusief tunnels, bruggen, viaducten en dergelijke), de tweede groep omvat alle rails, wissels, enzovoort. HSL heeft daarnaast een eigen groep voor geografische informatie die het beheer van de door met name Rijkswaterstaat aangeleverde, zogenoemde 'ondergronden' verzorgt. Sinds oktober vorig jaar is Gis geintegreerd in het ODM-systeem en zijn de ontwerpteams ook verplicht deze in hun tekeningen te verwerken.

In drie S t a p p e n / Voor het ODMsysteem viel de keuze op Smarteam van Smart Solutions, in Nederland onder meer vertegenwoordigd door Greenock waarvoor HSL ook koos. Heijnsdijk legt uit waarom hij koos voor Smarteam: "Het is een relationele database die de boomstructuur ondersteunt. Daarnaast kent het pakket de mogelijkheid tot volledige inte-

gratie met Cad-systemen en dus ook met Autocad. Daarbij kun je tekeningen bekijken, viewen, zonder dat je Autocad op je pc hebt. En je kunt ook tekeningen bewerken en plotten.

Nu RSI (Repetitive Strain Injury) een beroemd, voor de auto en motorrijder niet zeer vriendelijk, slachtoffer heeft, krijgt het in Nederland weer volop aandacht Het is jammer dat het zo moet zijn. Dat van die vriendelijkheid en van die RSI. Nu vrijwel alle makers van Cad-pakketten op de Windows standaard zijn overgegaan spelen RSI en productiviteit een grotere rol. Waarom deze twee koppelen? In het verleden had de gebruiker verschillende

Verder werken wij hier met een heel strikte workflow die eveneens door Smarteam wordt ondersteund." Bijkomende zaken zijn nog dat het pakket onder Windows NT draa'rt en database-ontwikkelgereedschap (een zogeheten wizzard) kent waarmee de basis van een PDM- of hier ODM-systeem snel en eenvoudig is op te zetten. Over de keuze van Greenock zegt een van de MIS-consultants, ir. Gaston Smeets: "Greenock had ervaring met een dergelijk grootschalig project de Haagse tram namelijk, en beschikte over een groep programmeurs die zich goed in eindgebruikerszaken kon inleven." Toen HSL in oktober 1998 op Windows NT was overgestapt, besloot men een prototype te bouwen om aan te tonen dat een objectenboom en een PDM-systeem in een omgeving zijn onder te brengen. Nadat dat was gelukt, voltrok de bouw van het werkelijke ODM-systeem zich in drie stappen. In januari 1999 was versie 1 gereed waar de objectenboom in was opgenomen; de tweede versie, die in april volgde, bevatte ook de AutoCad-tekeningen en de Moss-rekenmodellen met 3D-profielen van de spoorbaan; in juni kwam de derde versie gereed waarmee het tevens mogelijk was ontvangen en uitgaande tekeningen en versies daarvan te registreren. Heijnsdijk licht dit toe: "We kunnen daardoor een exacte historie opmaken van wat er met een tekening gebeurt. In een later stadium kun je zo dus ook precies traceren hoe iets is gebouwd, wanneer en door wie. Helemaal van begin tot eind." Die laatste mogelijkheid is met name van belang voor de nog aan te stellen infra(structuur)provider die de HSL-Z-trace na oplevering in 2005 gedurende 25 jaar moet gaan exploiteren. Bij de introductie van ODM begin vorig jaar hebben alle medewerkers intern en ondersteund door MIS een training doorlopen. Vanaf die dag was het systeem ook operationeel en op het HSLIntranet is sindsdien continu de ODM-training voor. iedereen nog even te raadplegen. Naast het ODM-systeem werkt men bij HSL ook nog met een 'elektronische documentenbeheersysteem' EDM (gestart met Pafec, wordt Docs Open). Hierin worden de meeste tekstdocumenten (Word-documenten en dergelijke) opgeslagen. "Dat is," stelt Heijnsdijk, "een managementbeslissing. Ik kan me voorstellen dat op den duur de aannemerswereld alle documenten, ook de puur tekstgeorienteerde, in een en dezelfde database wil hebben."

Kwaliteitscontrole / HSL hanteert bij het de vervaardiging van een tekening de Piket-normering van Rijkswaterstaat. Het tekenproces verloopt in grote lijnen als volgt: een tekenaar geeft zijn gereed product door aan een ontwerpleider die kijkt of alles naar behoren is gedaan; het zogenoemde toetsen. Vervolgens gaat de tekening naar een contractmanager die hem autorisatie verleend en uiteindelijk beslist de projectmanager of de tekening voor algemeen gebruik kan worden vrijgegeven. Op het moment dat een tekening een van de mensen uit deze hierarchische rij verlaat verlaat hij het systeem van de man of vrouw die hem doorgeeft en gaat in wat men bij HSL 'de kluis' noemt. Deze is alleen toegankelijk voor de nakomende mensen in de rij of workflow.

r

"

\

Carpaal Tunnel Syndroom v

)

inputmogelijkheden tot zijn beschikking waardoor zowel linkerhand as rechterhand (zinvol) bezig waren. Nu is dat alleen de muishand tenzij het systeem makkelijk toegang biedt tot toetsenbordcombinaties die met de andere hand gebruikt kunnen worden. Verder levert de muis op zich al de nodige problemen op. Je ziet muizen, draadloos of niet, tegenwoordig in vele verschijningsvormen. Met programmeerbare knoppen, duimbediening en al. Zo kun je bijvoorbeeld de duimknop als dubbelklik definiSren. Die muis wordt verguisd en vereerd. Zo veel mensen, zo veel meningen. In het verleden werd de combinatie van tablet en pen veel gebruikt Een roemloze aftocht was hun deel. Toch zie je links en rechts toch weer het tablet opkomen. Ook voor de normale pc-gebruiker. A6 tablets kun je nu voor een paar tientjes kopen. Oke, deze zullen niet helemaal aan de eisen van de voltijds gebruiker voldoen, maar het simpele feit dat er een leverancier is die de dingen in productie neemt zegt toch wat RSI is een in Nederland prominent aanwezig fenomeen. Wat niet wil zeggen dat iedereen de basisprincipes kent hoe je RSI achter de computer kunt vermijden. (Voor tips zie: www.stoprsi.nl). Het is overigens opmerkelijk dat RSI in Engeland en Duitsland nauwelijks enige aandacht krijgt. Het is dan ook lastig met softwaremakers uit deze landen discussieren. Misschien is die overmatige aandacht voor RSI bij de arme computermensjes eigenlijk ook wel overdreven. Want het is geen nieuw fenomeen. Stukadoors, schilders, kappers, kassamedewerkers en vele andere beroepsgroepen hebben er al tientallen, zo niet honderden jaren mee te maken. Is er een lijn te ontdekken? Jawel, sinds het de witte boordenkringen heeft bereikt verdient het kennelijk bijzondere aandacht Lijkt me niet erg politiek correct Het is overigens aardig te zien dat kringen waarin het probleem nu voorkomt het voorheen niette vinden was. Typistes hadden op de typemachine andere dingen te doen: de typerol elke regel terugzetten, met kalkpapiertjes correcties uitvoeren en nieuwe pagina's invoeren. En ze konden typen! En dat is nu wel eens anders. Elke gek kan nu achter een computer zitten en net doen alsof hij kan typen. Net als ik overigens. Dat leidt tot een verkrampte houding en de bijbehorende problemen. En om nou steeds met een fikse borrel of een joint 'super relaxt achter je computer te gaan zitten, lijkt me wat overdreven. Het laat onverlet dat we ons met zijn alien een werktuig hebben laten aanpraten dat inmiddels niet meer is weg te denken uit onze dagelijkse (werk)omgeving, en dat potentieel eenrisicovormt. Het hoeft niet, maar het kan. Het gebruik ervan is nauwelijks meer een vrije keus. Probeer je werkgever maar eens een allergie voor computers uit te leggen. We kennen tegenwoordig de rookvrije ruimten. Zijn er binnenkort ook computervrije ruimten? A propos, over roken gesproken: in een recent artikel in Elsevier over dit onderwerp wordt de suggestie gedaan Microsoft, net als tabaksfabrikanten, voor de rechter te slepen in verband met de bijwerkingen van het computergebruik met hun software.

•

•

— Bertus Zuijdgeest Zircon Projects

CA Techniek September Z000

mmmmm

Amsterdam Sehjphol; i

HSL heeft, zoals te verwach-

doorlopen alvorens hij als de juiste versie

ten valt, zelf eveneens normen

wordt vrijgegeven en de eerdere versie

voor kwaliteitsbeheer opgesteld

vervallen wordt verklaard. Deze wisseling

waaraan tekening en bijbeho-

wordt ook automatisch in de bijbehoren-

rende (meta)data moeten vol-

de tekeninginformatie verwerkt. Tevens

doen. "Wanneer een tekening

kunnen er tegelijkertijd meer varianten in

aan de workflow wordt aange-

bewerking zijn bijvoorbeeld om gemakke-

boden," zo legt Heijnsdijk u'rt,

lijker tot een keuze voor de beste werk-

"wordt vanuit het systeem de

wijze te kunnen komen. De auteur van de

vraag gesteld of de kwaliteits-

tekening of uiteindelijk de tot vrijgeven

check wel is doorgevoerd. Na de

gerechtigde projectmanager kan slechts

softwarematig

een variant door laten gaan.

uit

te

voeren

controle wordt vervolgens weer aangegeven dat de tekening aan de volgende in de workflow kan worden doorgegeven. Op dat moment wordt ook een hoDen Haag

gere status aan de tekening toegekend en deze wijziging wordt automatisch in alle

metadata

doorgevoerd." Wanneer een tekening uiteindelijk is vrijgegeIff

ven, zijn de metadata van de betrokken objecten en van de tekening in principe voor alle medewerkers van HSL via het Intranet

beschikbaar.

Daarbij

worden de tekeningen die toegekend zijn aan een specifiek projectbureau, opgeslagen op de server van datzelfde projectbureau. Maar het is voor een medewerker uitsluitend mogelijk een tekening zelf in te zien of te bewerken wanneer hij of rechtstreeks in verbinding staat met de server van het projectbureau waar de tekening is opgeslagen.

De tekeningen die HSL nu al van aannemers digitaal binnenkrijgt, worden geregistreerd en in het ODM-systeem opgenomen. Ook worden de koppelingen met de betrokken objecten aangebracht. "We spreken daarvoor wel tekeningnormen met de aannemers af. Tenslotte is het in ieders belang dat ook zij zich daaraan houden," stelt Heijnsdijk. Terwijl elke HSLmedewerker via het eigen netwerk toegang tot het ODM-systeem heeft, is er geen directe verbinding met aannemers waarmee

men

samenwerkt.

Volgens

Heijnsdijk is het "een strategische beslissing om uit veiligheidsredenen geen netwerkconnectie tussen aannemers en HSL toe te laten." Tot slot geeft Heijnsdijk nog even enkele voordelen die de implementatie van de objectenboom en het ODM-systeem HSL heeft opgeleverd: "Je werkt met een door het systeem gedefinieerd uniek objectnummer en tekeningnummer met bijbehorend versieaanduiding. Met wie je daarover ook communiceert, daar kan geen misverstand meer over ontstaan. Zonder ODM hadden we geen werk-

Wijzigen van een tekening is

stroombeheer; nu wel en een hele strikte.

vanaf het moment van vrijgeven

We kunnen de historie van de bouw van

niet meer toegestaan. Wanneer

elk stukje infrastructuur helemaal repro-

om wat voor reden dan ook toch

duceren. En, niet de onbelangrijkste, ons

worden

gehele tekeningenarchief is met behulp

doorgevoerd, dan moet er naast

een

wijziging

moet

van ODM opgeschoond en voldoet aan al-

het vrijgegeven document, een

le eisen die wij en derden daaraan stel-

nieuwe versie worden aangemaakt die in bewerking bij een

*±c

tekenaar wordt genomen. De

— Jacob Vleggaar

•

nieuwe versie moet eerst weer de workflow als boven geschetst

VISUALISATIE VAN HETHSLTRAJECT DOOR NEDERLAND.


C I M d a t a

P o s i t i o n

P a p e r

#2000-1

cPDm - the key to harnessing innovation in an e-business world Position: Collaborative Product Definition Management (cPDm) enables enterprises to bring innovative and profitable products to market more effectively, especially in the evolving ebusiness environment. cPDm enables enterprises to harness their innovation process through effective management of the full product definition lifecycle in their extended enterprise. It is provided through a combination of best-practices processes and technologies such as product data management, collaboration, visualization, collaborative product commerce, enterprise applications integration, components supplier management, etc. cPDm is rapidly transitioning from a competitive advantage to a competitive necessity, and is an essential element for companies to successfully compete in the evolving new world of e-business.

Discussion: Collaborative management of the product definition lifecycle throughout the extended enterprise (i.e., enterprise wide and throughout the supply chain) is the next step in enterprise computing for industrial organizations seeking to improve their competitiveness. Manufacturers know full well the tremendous power of delivering innovative products to market more quickly and efficiently. So forward-thinking firms are scrambling to make the right investments to improve management of their product definition lifecycle and their innovation process: aspects of their businesses that typically have received little support in the past. It is clear that recent advances in technologies and approaches have vastly improved the ability of companies to achieve this vision, and thus the ability to improve their competitive position in the evolving new world of e-business. The need to manage product definition and associated processes is growing even more acute because of their increasing complexity across an extended enterprise. The globalization of companies has dispersed employees, products, services, and partners around the world. Additionally, product content can take on a variety of forms that take much more effort to manage than their predecessors. On top of this, Internet and Web-based technologies are making information from both inside and outside of the organizations quickly available to widely dispersed operations.

Managing product definition has become not only increasingly complex, but absolutely vital to success in a global market. As a background on this issue, it is important to clarify the scope of product definition. Within any industrial enterprise, their overall product lifecycle is C I M d a t a Position Paper - c P D m

M a r c h 2000

Page 1

comprised of three primary and tightly intertwined processes. The first of these is the product definition lifecycle. As with the overall product lifecycle, this lifecycle begins at the earliest point of customer requirements and product concept, and extends until the product is obsolete and field support has ceased. It includes the complete product, from mechanical and electronic components, to software and documentation. It includes the entire set of information that defines how the product is designed, manufactured, and serviced. Product definition is an intellectual property of a business - an intellectual asset; to be captured, maintained, and leveraged. And it resides not just within an individual company, but across the entire enterprise, including the full product definition supply chain. The second major process is the product production lifecycle. This lifecycle includes all activities that are associated with production and distribution of the product. Product production focuses on the deliverable product - typically a physical asset. The third major process is the operations support lifecycle. This focuses on facilities, people, finances, and resources required to support the enterprise. For an enterprise to succeed, there must be close coordination and communication among all three lifecycles. A close and collaborative effort is required to create the seamless product lifecycle needed to provide innovative products to market effectively.

Product Definition = Intellectual Product Product Production = Physical Product Operations Support = Resources

product lifecycle - comprised of three primary and intertwined

processes

Management of the product definition lifecycle and its close integration with other major lifecycles is not a new concept. In fact, this concept has been around for many years. Recently however, industry's ability to achieve this concept has improved dramatically with the availability of a wide range of new technologies and approaches that facilitate collaborative work efforts across wide networks and between enterprise systems. Historically, Product Data Management (PDM) was a philosophy at the core of this movement. Its roots are based in design engineering, but its vision has been to establish an enterprise-wide infrastructure to support management of the product definition.

Originally in the mid-1980's, P D M was focused on solving the problems of C A D file management by providing a good vaulting function, and was typically limited in scope to an engineering department or group. This technology was based upon some critical foundation technologies to handle data and communications requirements. Additional functions were quickly added to this base, providing the core set of capabilities for P D M systems.

C I M d a t a Position Paper - c P D m

M a r c h 2000

Page 2

As the industry evolved, the scope expanded beyond engineering departments, and by the early and mid-1990's the requirements of industry dictated development of more sophisticated applications to address issues such as change control, configuration management, and others. A host of related technologies, such as visualization, began to appear and were quickly used to enhance the capabilities and value of P D M implementations. The PC became the primary platform. B y the end of the 1990's, industry has gained additional experience with these systems, best practice methods have been developed, and these have been combined with available technologies to provide full solutions focused on specific industry problems. The advent and widespread adoption of the Internet and Web-based tools has had a tremendous impact on development and utilization of P D M and related systems, and promises an even greater impact in the future. In addition, the new collaboration and ecommerce technologies greatly facilitate real-time, synchronous collaborative work efforts involving teams of people widely dispersed across networked organizations. This is enabling the implementation of technologies and processes that can deliver on the promise of "extended enterprise" product definition management. This broadened scope does not represent a completely new market. Rather, it is an expansion and the next evolutionary step in the market's ability to deliver capabilities that have already been envisioned. This newly expanded market is called "collaborative Product Definition management" (cPDm), recognizing the extended nature of newer solutions beyond traditional P D M to include many technologies that facilitate collaborative work processes, collaborative product commerce, supplier integration, enterprise application integration, and a host of additional web-based and non-Web-based approaches. It also recognizes that full management of the product definition lifecycle throughout the extended enterprise is an attainable solution rather than a future promise. cPDm is not just a set of application and technology solutions. cPDm is a strategic business approach; applying a consistent set of business solutions to collaboratively manage the product definition lifecycle across the extended enterprise. cPDm includes "best practices" methods along with the right suite of technologies. It addresses the extended enterprise, including the full product definition supply chain of OEM's, sub-contractors, suppliers, partners, and customers. cPDm is an approach that enables businesses to exploit the potential and promise of both today's and tomorrow's technologies and methods. It is an approach that can deliver value quickly.

The opportunity to improve the competitiveness of companies in a global market by harnessing their abilities to bring innovative and profitable products to market quickly has never been greater. And it is the ability to capture and manage an enterprise's intellectual assets throughout the product definition lifecycle that greatly differentiates cPDm solutions from other approaches, and contributes to their growing importance and adoption in industry. cPDm is transitioning quickly and inevitably from a competitive advantage to a competitive necessity. Imaginative and knowledgeable companies are leading the charge to implement these new solutions and leverage them for success. Clearly, these emerging cPDm business solutions C I M d a t a Position Paper - c P D m

M a r c h 2000

Page 3

and approaches are not another set of buzzwords or marketing hype. Rather, cPDm provides an approach that is an essential element for companies to successfully compete in the evolving new world of e-business.

For further information contact: CIMdata 3909 Research Park Drive Ann Arbor, M I 48108, U S A Tel: +1 (734) 668-9922 Fax: +1 (734) 668-1957 www.CIMdata.com

C I M d a t a Position Paper - c P D m

M a r c h 2000

Page 4

M - G O V E R N M E N T Kort geleden heeft de minister voor overheidsinformatisering, Roger van Boxtel, zijn visie ontvouwt op de v o r m g e v i n g van de elektronische overheid i n de 21ste eeuw. H i j spreekt over een 'contract met de toekomst', een toekomst waarin i n de relatie overheid-burger optimaal gebruik dient te worden gemaakt van de mogelijkheden die het Internet k a n bieden. Het Internet biedt daarbij kansen o m de kwaliteit v a n de dienstverlening door de overheid, de kwaliteit v a n de overheidsinformatie aan de burger en de democratische participatie v a n de burger te verbeteren. Zonder meer een goede stap voorwaarts, maar wat ontbreekt is aandacht voor de mobiele internettoepassingen. In het 'contract met de toekomst: een visie op de elektronische relatie overheid-burger' wordt w e l gesproken over W A P of andere v o r m e n v a n mobiel Internet, maar verder d a n aanstippen komt de nota niet. D e nota is te zeer vanuit het heden geschreven en fixeert zich te zeer o p de bestaande internetpraktijk en anticipeert onvoldoende o p de nabije toekomst. E-government kent namelijk ook een mobiele dimensie, waarvan de eerste contouren reeds zichtbaar worden. D a a r o m is het van belang om het denken over e-government te complementeren met een visie over m-government - zegt Victor Bekkers (Erasmus Universiteit en C M G ) . Waarom? O m d a t mobiele internettechnologie een extra communicatiekanaal toevoegt aan de reeds bestaande kanalen zoals de telefoon en het Internet, waardoor bijvoorbeeld het gebruiksgemak toeneemt. E n ook kan mobiele internettechnologie ervoor zorgen dat nieuwe en innovatieve producten en diensten ontstaan waarmee 'oude problemen' op een andere, grensverleggende manier worden gedefinieerd, bijvoorbeeld de ontwikkeling van locatie-gebaseerde diensten.

DE

MOBIELE

DIMENSIE VAN

E ELEKTRONISCHE OVERHEID J t l e t openbaar bestuur ontdekt e n

z i e n w e dat v i a wap-technologie een n i e u w e

gebruikt het internet o m o p tal v a n plaatsen o m

d i m e n s i e zichtbaar w o r d t , n a m e l i j k m o b i e l

de dienstverlening aan de burger te verbeteren,

internetgebruik, dus internetten v i a de mobiele

het openbaar bestuur toegankelijker e n trans-

telefoon. In het n a d e n k e n over de v o r m g e v i n g

paranter te m a k e n en de interne bedrijfsvoe-

van

de elektronische o v e r h e i d ontbreekt

het

r i n g te verbeteren. Gestaag w o r d e n de c o n t o u -

mobiele perspectief, t e r w i j l juist dit perspectief

ren v a n 'elektronische o v e r h e i d ' zichtbaar. In

interessante m o g e l i j k h e d e n k a n bieden. G r o s s o

het - o n v e r m i j d e l i j k e - Engelstalige jargon heet

m o d o biedt mobiele internettechnologie v o o r

V i a websites w o r d t i n f o r m a t i e

de p u b l i e k e sector kansen o p twee fronten. Ten

verschaft over het beleid v a n b i j v o o r b e e l d een

eerste z i j n er m o g e l i j k h e d e n i n de relatie over-

gemeente of een ministerie, w o r d t u i t l e g gege-

heid-burger. D e z e technologie k a n ingezet w o r -

dit e-government.

ven over relevante regelingen en is het moge-

d e n o m de d i e n s t v e r l e n i n g en informatiever-

lijk o m contact o p te nemen v i a e-mail met een

strekking aan de burger te verbeteren. Ten

verantwoordelijke politicus, bestuurder

of

ambtenaar. H e t a m b i t i e n i v e a u v a n de elektronische o v e r h e i d ligt echter aanmerkelijk hoger. Het is de b e d o e l i n g dat ook transacties plaats v i n d e n v i a het Internet. Een bekend v o o r b e e l d

tweede k a n mobiele internettechnologie ook w o r d e n ingezet o m de c o m m u n i c a t i e en i n f o r m a t i e v e r w e r k i n g b i n n e n en tussen overheden o p een andere manier gestalte te geven. L a t e n w e eens enkele m o g e l i j k h e d e n verkennen.

is de digitale aangifte v a n belasting. A n d e r e voorbeelden z i j n het aanvragen v a n een parkeervergunning, het d o e n v a n aangifte v a n

D E RELATIE O V E R H E I D - B U R G E R

geboorte of het d o o r g e v e n v a n v e r h u i z i n g e n . De elektronische overheid leunt daarbij sterk

M o b i e l e internettechnologie biedt mogelijkhe-

o p het gebruik v a n het internet. G e l i j k t i j d i g

d e n o m o p een n i e u w e m a n i e r te k i j k e n naar de

relatie overheid-burger.

reserveren v a n boeken i n de openbare b i b l i -

Enkele v o o r b e e l d e n

m o b i e l e Internetdiensten z i j n : • Het verstrekken en ontsluiten

otheek tot de m o g e l i j k h e d e n k a n behoren. van

publieksinfor-

• Identificatie.

Op

tal

van

plaatsen

moet

matie. A c t u e l e verkeers- en v e r v o e r s i n f o r m a -

i e m a n d z i c h identificeren, bijvoorbeeld b i j

tie over b i j v o o r b e e l d files en w e g o p s t o p p i n -

het aanvragen v a n een u i t k e r i n g maar o o k

gen d o o r w e r k z a a m h e d e n i n een stad of

bij het afsluiten v a n een v e r z e k e r i n g . In c o m -

gebied k a n d o o r W A P - t e c h n o l o g i e w o r d e n

binatie met biometrische identificatie - zoals

ontsloten. O p deze manier k a n een v e r b i n -

een digitale v i n g e r a f d r u k of een scan v a n de

d i n g w o r d e n gemaakt met regionale of loca-

iris ( e n / o f pincode) - k a n de mobiele tele-

le traffic control-centra..

f o o n w o r d e n gebruikt v o o r identificatie. Be-

een

proef

om

O p dit m o m e n t loopt

binnenvaartschippers

via

paalde naam-, adres- en

woonplaatsgege-

W A P - t e l e f o o n s toegang te geven tot actuele,

vens k u n n e n immers o p de SIM-kaart w o r d e n

real fime-informatie over de o n t w i k k e l i n g

opgeslagen, terwijl het i n p r i n c i p e ook m o -

v a n de waterstanden i n rivieren. Gegevens

gelijk is o m bepaalde gegevens uit centrale

d i e n u ook o p het internet te v i n d e n zijn.

registers, zoals het kentekenregister of de ge-

Informatie over w i j z i g i n g e n i n het lesrooster

meentelijke basisadministratie te ontsluiten.

is o p s o m m i g e scholen toegankelijk gemaakt v o o r W A P - t e l e f o o n s , terwijl tentamen-

en

examenuitslagen i n diverse scholen v i a de

M - G O V E R N M E N T : COMMUNICATIE BINNEN

SMS-berichtendienst aan leerlingen w o r d t

EN TUSSEN OVERHEDEN

toegezonden. • Citymarketing

dienstverlening.

O o k b i n n e n de overheid k u n n e n mobiele inter-

C i t y m a r k e t i n g k a n o p twee manieren plaats

en pro-actieve

nettoepassingen kansen bieden o m de i n f o r -

v i n d e n . Iemand k a n b i j b i n n e n k o m s t i n een

m a t i e v e r w e r k i n g en c o m m u n i c a t i e binnen bij-

stad zelf i n f o r m a t i e opvragen. H i j k a n echter

v o o r b e e l d een gemeente of tussen

o o k automatisch bepaalde i n f o r m a t i e toege-

overheidsdiensten te verbeteren. Daarbij k u n -

s t u u r d k r i j g e n , o m d a t hij z i c h i n een b e p a a l d

nen w e onder meer d e n k e n aan:

gebied b e v i n d t of o p basis v a n een b e p a a l d

• Het ontsluiten

van een database of intranet.

De

p r o f i e l . Burgers w o r d e n op bepaalde moge-

politie Z u i d - L i m b u r g w i l stadswachten uit-

l i j k h e d e n g e w e z e n . In de Verenigde Staten

rusten met W A P - t e l e f o o n s o m h u n toegang

z i j n bepaalde gebieden - zogenaamde local

te geven tot gegevens uit kentekenregistratie

information

die beheerd w o r d t d o o r de Rijksdienst v o o r

spaces - d u s d a n i g ingericht dat

i e m a n d locatie-specifieke i n f o r m a t i e krijgt

het Wegverkeer. D e z e stadwachten

v i a z i j n mobiele telefoon. In w i n k e l g e b i e d e n

i m m e r s m o b i e l zijn - k u n n e n d a n nagaan of

- die

k a n dat i n f o r m a t i e z i j n over bepaalde aan-

bepaalde verdachte voertuigen al d a n niet

b i e d i n g e n . O o k overheden z o u d e n o p deze

gestolen of v e r m i s t z i j n . D e K o n i n k l i j k e

m a n i e r burgers

k u n n e n i n f o r m e r e n , door

L a n d m a c h t w i l nagaan of bepaalde operatio-

h e n te w i j z e n o p het feit dat h u n paspoort of

nele intranetten ter ondersteuning v a n troe-

rijbewijs verloopt, dat bepaalde publiekseve-

pen i n het v e l d niet d o o r W A P - t e c h n o l o g i e

nementen of v e r k i e z i n g e n o p stapel staan. In

k u n n e n w o r d e n ondersteund.

s o m m i g e gemeenten staan aan de r a n d v a n

w o r d t mobiele internettechnologie

de stad i n f o r m a t i e z u i l e n opgesteld met een

v o o r de ontsluiting v a n een database w a a r i n

internetfaciliteit. D e z e faciliteit geeft toegang

i n f o r m a t i e over 80.000 medische n o o d g e v a l -

In Dresden ingezet

tot een database met route-informatie. V i a

len zijn opgeslagen.

mobiele internettechnologie z o u o o k deze

k u n n e n deze informatie ontsluiten terwijl ze

database ontsloten k u n n e n w o r d e n .

o n d e r w e g naar het z i e k e n h u i s z i j n en er eer-

• Transacties,

betalingen

en reserveringen.

Ambulancediensten

ste h u l p moet w o r d e n verleend.

In

Oostenrijk is het m o g e l i j k o m m o b i e l een treinticket te k o p e n . D e k o p e r laat

22

bepaalde

• Gebiedsgericht

zijn

ketenmanagement.

Havens zijn

gebieden w a a r i n een groot aantal p u b l i e k e

mobiele telefoon z i e n w a a r o p v e r m e l d staat

en private partijen s a m e n w e r k e n

dat de betreffende persoon i n het bezit v a n

een groot aantal c o m p l e x e logistieke hande-

teneinde

een g e l d i g biljet is. In Berlijn maar

tegen-

l i n g e n die tezamen een keten v o r m e n , te

w o o r d i g o o k i n A m s t e r d a m , is het m o g e l i j k

k u n n e n verrichten. B o v e n d i e n gaat het o m

o m v i a een mobiele telefoon parkeergelden

logistieke

processen

te betalen. D e v o l g e n d e stap is het reserve-

voortdurend

ren v a n parkeerplaatsen, terwijl het o o k het

l o g i s t i e k e keten

^

1'"

JAARGANG

NUMMER

5

NOVEMBER

2 0 0

0~j^

worden

waarbij

containers

verplaatst.

(bijvoorbeeld vanaf

Deze het

m o m e n t dat een s c h i p afmeert, v e r v o l g e n s

zoals l e i d i n g e n . Waar l o p e n bepaalde gaslei-

het laden e n lossen v a n het schip en ten slot-

d i n g e n , of l i g g e n bepaalde kabels? D e c o m -

te het vervoer naar het achterland) f u n c t i o -

binatie v a n geografische informatiesystemen

neert alleen m a a r o p t i m a a l , i n d i e n er sprake

(GIS) met W A P - t e c h n o l o g i e z o u i n d i t ver-

is v a n een snelle gegevensuitwisseling en

b a n d soelaas k u n n e n bieden.

optimaal

gebruik

wordt

gemaakt

van

elkaars gegevens, b i j v o o r b e e l d over l a d i n gen en invoerrechten.

RANDVOORWAARDEN

• Meten op afstand. N i e t alleen h u l p d i e n s t e n z o als brandweer, ambulance en p o l i t i e hebben

V o l o p kansen v o o r de p u b l i e k e sector. Toch

v a a k behoefte o m gegevens uit een centrale

z u l l e n de o n t w i k k e l i n g e n niet z o n d e r slag of

database te k u n n e n ontsluiten. D i t geldt ook

stoot gaan. D a a r o m is het v a n belang o m stil te

'Ik lees net dat mijn paspoort is verlopen...' v o o r inspectiediensten, wiens m e d e w e r k e r s

staan b i j een aantal r a n d v o o r w a a r d e n

i m m e r s eveneens m o b i e l zijn. D a a r b i j k u n n e n

mobiele internettoepassingen

w e d e n k e n a a n de inspecteurs v a n b o u w - en

sector k u n n e n stimuleren d a n w e l belemme-

w o n i n g t o e z i c h t of de m i l i e u d i e n s t die of be-

ren; r a n d v o o r w a a r d e n

paalde meetgegevens w i l l e n bekijken of n i e u -

gebruikersniveau l i g g e n en die tevens samen-

w e gegevens w i l l e n doorgeven. Z o k a n een

hangen met een aantal k e n m e r k e n v a n w a p -

inspecteur v a n de arbeidsinspectie behoefte

technologie. Daarnaast

hebben aan bepaalde i n f o r m a t i e over een

een

b o u w p u t , d i e h i j t o e v a l l i g tegenkomt

bestuurlijke v r a a g s t u k k e n die te m a k e n heb-

en

aantal

meer

die vooral op

raakt

die

i n de p u b l i e k e het

m-government

fundamentele,

politiek-

ben met de r o l en positie v a n de burger en de

w a a r b i j hij t w i j f e l t aan de status v a n d i e put.

overheid i n de informatiesamenleving.

• Inzichtelijk maken van ruimtelijke objecten. V o o r

O p het n i v e a u v a n de i n d i v i d u e l e gebruiker

h u l p - en inspectiediensten m a a r ook v o o r nutsbedrijven of onderhoudswerkzaamheden

(burger of ambtenaar) bei'nvloeden de v o l g e n -

(bijvoorbeeld het o n d e r h o u d v a n wegen) k a n

de factoren succesvolle W A P - t o e p a s s i n g e n - en

het h a n d i g z i j n o m ter plekke i n f o r m a t i e te

andere mobiele internettoepassingen

hebben over bepaalde r u i m t e l i j k e objecten

publieke sector.

^

1"'JAARC*WG

HUMMER

5

NOVEMBER

2000

^

- i n de

23

Tijdkritische dienstverlening

toetsenbord en de schermgrootte. D e o m v a n g v a n het scherm stelt hoge eisen aan de i n f o r -

In de eerste plaats dient het te gaan o m een

matie en de presentatie v a n deze i n f o r m a t i e .

beperkte hoeveelheid v a n i n f o r m a t i e d i e k a n

D e z e dient uiteraard te beperkt te zijn. O o k o p

w o r d e n ontsloten. Gaat het o m grotere hoe-

dit terrein z i e n w e dat er sprake is v a n conver-

veelheden informatie d a n is v a n belang o m

gentie: de functies v a n de W A P - t e l e f o o n en de

deze hoeveelheid te k u n n e n reduceren d o o r

elektronische agenda e n p a l m c o m p u t e r z u l l e n

het m a k e n v a n keuzen. D i t stelt bepaalde eisen

steeds meer integreren i n een m u l t i f u n c t i o n e e l

aan de kwaliteit en i n r i c h t i n g v a n de zoge-

toestel - een personal digital

n a a m d e Wap-microbrowser.

zichte v a n b i j v o o r b e e l d de P C is de mobiele

assistent.

Ten o p -

Een tweede factor is dat Wap-technologie tijd-

telefoon een toonbeeld v a n e e n v o u d . Wanneer

kritische dienstverlening en

w e de discussie over m o b i e l internetgebruik

communicatie

en daarmee dient te

b e p e r k e n tot alleen de h u i d i g e generatie v a n

v o o r z i e n i n een bepaalde informatiebehoefte,

W A P - t e l e f o o n s , d a n beperkt dit ons b l i k v e l d .

ongeacht

D e z e telefoons z i j n slechts een voorbeeld v a n

dient te ondersteunen

de p i e k w a a r de g e b r u i k e r

zich

bevindt. Ten opzichte v a n andere informatie-

zogenaamde

handhelds.

en c o m m u n i c a t i e k a n a l e n - zoals een P C met een internetverbinding - dient er sprake te z i j n van

toegevoegde

w a a r d e . V a n tijdkritische

dienstverlening is sprake wanneer het gaat o m

TECHNOLOGY-PUSH OF CONCURRENTIEVOORDEEL?

een d y n a m i s c h e informatiebehoefte zoals het v e r k r i j g e n van i n z i c h t i n de o n t w i k k e l i n g v a n de beurskoers o p g r o n d w a a r v a n

aandelen

verkocht of gekocht w o r d e n . O o k informatie over het v e r l o o p v a n een file is een voorbeeld van d y n a m i s c h e i n f o r m a t i e , w a a r d o o r een permanente onzekerheid en d u s een permanente informatiebehoefte ontstaat. V a n tijdkritische dienstverlening is daarnaast sprake wanneer het gaat o m een acute of a d hoc informatiebehoefte, d u s een behoefte aan i n f o r m a t i e die p l o t s k l a p s o p k o m t , b i j v o o r b e e l d het reserveren v a n een bioscoopkaartje, of de n o o d z a a k tot openbare vervoersinformatie wanneer m e n ergens gestrand is. H e t g e v o l g is een radicale personalisering d a n w e l i n d i v i d u a l i s e r i n g v a n het informatiegedrag. M o b i e l e internettechnologie z a l een n i e u w e kansen bieden v o o r de verdere e m a n c i p a t e v a n het i n d i v i d u i n de h o e d a n i g h e i d v a n consument en burger. O n geacht waar i e m a n d z i c h bevindt,

ongeacht

het tijdstip is hij i n staat o m informatie te ontsluiten, te v e r w e r k e n en te bewerken.

Z i t de burger w e l te wachten o p m-government? V o o r z i e t m o b i e l e internettechnologie

daad-

w e r k e l i j k i n een bepaalde behoefte v a n de burger? Is het niet i n het b e l a n g v a n de ICT- en telecombedrijven o m m o b i e l e v o r m e n v a n het internet te stimuleren? E n i g eigenbelang kan niet w o r d e n ontkend, maar er is meer aan de hand. N a a r m a t e steeds meer burgers gebruik z u l l e n m a k e n v a n m o b i e l e internettechnologie v o o r p r i v e - d o e l e i n d e n - de m a r k t c o n d i t i e s z i j n o n miskenbaar a a n w e z i g - z a l dit ook een o p waartse d r u k geven i n de r i c h t i n g v a n overhed e n . Burgers z u l l e n ' v e r l a n g e n ' dat bepaalde overheidsdiensten ook toegankelijk z i j n en afg e h a n d e l d k u n n e n w o r d e n v i a mobiele toepassingen. N a t u u r l i j k z u l l e n daarbij bepaalde overheden v o o r o p l o p e n , terwijl anderen v o l h a r d e n i n een sceptische h o u d i n g . D i t was ook al het geval met 'klassieke' internettoepassingen. M e n i g gemeente, ministerie of uitvoeringsorganisatie h a d vijf jaar geleden n o g n a u w e l i j k s een idee wat het internet, het W o r l d W i d e W e b of e-mail z o u gaan betekenen. Gelet o p het belang o m d e concurrentiepositie v a n N e d e r l a n d o p d i g i t a a l gebied te verster-

WAP-convergentie

ken en de kansen te creeren o p het terrein v a n

Ten derde is het v a n belang o m aandacht te schenken aan de k o p p e l i n g v a n het G S M - n e t w e r k , het internet en de weer v i a het internet te ontsluiten databases en intranetten. In jargon

heet dit de w e b / W A P - b r o k e r . D i t stelt

tevens hoge eisen aan de inrichting en het o n d e r h o u d van de front en back office, alsmede de v e r b i n d i n g e n tussen beide.

m o b i e l e d i e n s t v e r l e n i n g , dient de overheid het v o o r t o u w te n e m e n , en o p het terrein v a n de d i e n s t v e r l e n i n g aan de b u r g e r de rol v a n launching customer

toekomst' n a d r u k k e l i j k opeist. E r is n o g een andere reden o m deze r o l ter h a n d te nemen. D e o v e r h e i d is n a m e l i j k een zeer interessante content

provider.

Ten slotte is er het gebruikersgemak zoals het

24

g

V'JAAIIGANG

NU»HE«

ter h a n d te nemen. E e n positie

die minister V a n Boxtel i n z i j n 'Contract met de

5

H0«EH»E»

2000

E - G O V E R N M E N T :

M E E R

V O O R

bestaande - loketwebsite' als Bouwen & Wonen, waar verschillende organisaties bij betrokken zijn (gemeentelijke diensten, woningbouwcorporaties, kadaster). Deze organisaties zullen allerlei gegevens met elkaar moeten delen, wat een speciale data-architectuur vereist. De praktijk wijst uit dat dit meestal tot domeinconflicten leidt: partijen houden liun' informatie het liefst binnen de eigen organisatie. Koninkrijkjes worden met hand en tand verdedigd.

Doelbindingsprincipe Volgens professor Victor Bekkers, hoogleraar informatie- en communicatietechnologische infrastructuren aan de Erasmus universiteit en consultant bij CMG Public Sector, dreigt echter het gevaar dat e-government simplistisch wordt opgevat als 'e-commerce voor overheden'. Het ligt in werkelijkheid veel ingewikkelder: openbare dienstverlening is iets geheel anders dan commerciele dienstverlening. Een eenvoudig voorbeeld is het gebruik van een business intelligence-instrument als datamining. Datamining wordt onder meer gebruikt om informatie uit uiteenlopende hoeken te verzamelen en deze te combineren tot nieuwe inzichten waarmee proactief op klantenbehoeften kan worden ingespeeld. In een overheidscontext, die gebonden is aan het doelbindingsprincipe, kunnen gegevens die voor het ene doel zijn verzameld echter niet zomaar voor een ander doel worden gebruikt.

Het politicologische vraagstuk tot slot heeft betrekking op het feit dat e-government implicaties heeft voor bepaalde normatieve principes op basis waarvan het openbaar bestuur is ingericht en functioneert en die als 'spelregels' functioneren in de relaties met burgers en het bedrijfsleven. Het voordeel van e-government is tegelijkertijd het nadeel: elektronische communicatie en transactie brengt de betrokken partijen op efficiente wijze heel dicht bij elkaar, maar als je niet oppast treedt er niet-acceptabele grensvervaging op. Te dicht bij elkaar dus. De relatie overheid-burger functioneert vanuit politicologisch oogpunt alleen als er een zekere afstand blijft bestaan, maar "naarmate een overheid en een burger steeds dichter tegen elkaar aankruipen en twee handen op een buik worden, dreigen de onafhankelijkheid en controleerbaarheid van beide partijen in het geding te komen. Verantwoordelijkheden gaan dan door elkaar lopen." Voor de relatie overheid-bedrijfsleven geldt hetzelfde: bij een geintegreerde service waarin overheden en private partijen samenwerken, kunnen de grenzen tussen publieke en private sfeer vervagen. Stel dat een burger of een bedrijf op een overheidswebsite een verkeerd advies krijgt van een private partij, wie is dan aansprakelijk?

E-kwesties Als e-government beperkt wordt opgevat als ecommercevorm, wordt er voorbijgegaan aan drie belangrijke kwesties, namelijk organisatorische, interorganisatorische en politicologische vraagstukken. Het organisatorische vraagstuk betreft het feit dat e-government een organisatieveranderingsproces met zich meebrengt dat behoorlijk ingrijpend kan zijn. Egovernment kan bijvoorbeeld kortsluiting binnen de ambtelijke en bestuurlijke hierarchie veroorzaken. Denk aan ambtenaren die aan digitale discussieplatforms meedoen: door de snelheid van het medium is nauwelijks te voldoen aan de interne consultatie- en autorisatieprocedures en is er geen tijd voor onderling overleg en interne standpuntbepaling. Voordat je het weet gaat een ambtenaar op de stoel van de bestuurder/politicus zitten, en dan zijn de poppen aan het dansen in overheidsland.

Ook de grenzen tussen overheden die in e-projecten samenwerken, kunnen vervagen. De clearing-houseconstructie RINIS levert hier een voorbeeld van. Als studenten een verkeersboete niet betalen, kan het Centraal Justified Incassobureau - dat RTNIS-lid is - beslag leggen op hun studiebeurs, die wordt beheerd door de IB Groep - ook RINIS-lid. Sociale zekerheid en strafrecht gaan door elkaar lopen, bedrijf en burger zijn de dupe.

Het interorganisatorische vraagstuk heeft betrekking op het feit dat e-government de onderlinge relaties tussen overheden beinvloedt. Neem een -

1"'

JAARGANG

E - C O M M E R C E

O V E R H E D E N

Nu internet zo'n beetje gemeengoed is geworden in het bedrijfsleven en in de Nederlandse huishoudens onder consumenten, gaat ook de overheid elektronisch. Zelfs termen als egovernment doen al de ronde.

3

D A N

NUMMER

(bron: Management

5

NOVEMBER

2000

|=

& Informatie, nr.

2,2000)

25

O V E R INHOUD E N K A N A L E N

D E TRANSPARANTE BURGER

Wap-technologie voegt een n i e u w i n f o r m a t i e -

M o d e r n e ICT-toepassingen laten de p r i v a c y

en c o m m u n i c a t i e k a n a a l toe aan de bestaande

v a n de burger niet ongemoeid. D e k o p p e l i n g

kanalen die w o r d e n ingezet o m te c o m m u n i c e -

van databestanden en ' d a t a m i n i n g ' maakt het

ren met de burger, het bedrijfsleven of met an-

m o g e l i j k o m een steeds verfijnder beeld v a n de

dere overheden. A n d e r e elektronische kanalen

burger te creeren, w a a r d o o r b i j v o o r b e e l d de

z i j n de telefoon, het Internet en de interactieve

d i e n s t v e r l e n i n g meer o p maat k a n w o r d e n

televisie. D i t betekent dat het gebruik v a n W A P

gesneden. Tegelijkertijd laat de burger i n z i j n

v o o r a l gezien moet w o r d e n v a n u i t het

per-

digitale contacten met de overheid overal spo-

Gelet o p

ren achter. Vandaar de bescherming v a n de

spectief v a n multichannel

management.

de specifieke eigenschappen v a n W A P k u n n e n

persoonlijke

slechts een select aantal dienstverleningstaken

terugkerend discussiepunt is wanneer het gaat

en de daarbij behorende tijdkritische i n f o r m a -

o m de toepassing v a n n i e u w e technologieen.

tieverwerkingsprocessen

Wap-technologie w o r d t onder meer

w o r d e n ondersteund.

levenssfeer

een

voortdurend

geken-

Inzichtelijk z a l moeten w o r d e n gemaakt w a t

m e r k t d o o r het feit dat het netwerk v a n K P N ,

de meerwaarde is v a n o p W A P gebaseerde toe-

L i b e r t e l en andere telecomoperators

altijd

Cu ro

03 O

Overheden op zoek naar de mobiele dimensie

26

passingen ten o p z i c h t e v a n andere toepassin-

weet waar i e m a n d z i c h bevindt, ten minste o p

gen. D a a r b i j z a l o o k r e k e n i n g gehouden moe-

het m o m e n t dat de gebruiker ingeschakeld is

ten w o r d e n met de relatie die tussen bepaalde

o p het netwerk. Volgens s o m m i g e n biedt de

technologietoepassingen bestaat en bepaalde

k o p p e l i n g v a n deze kennis met global

doelgroepen. Gelet o p de grote populariteit

ning systems

van mobiele telefonie en S M S onder jongeren,

wanneer

zou deze technologie juist o p d i t front interes-

bevindt. H e t g e v o l g is dat steeds meer location

positio-

ongekende mogelijkheden, zeker

i e m a n d z i c h i n een

noodsituatie

sante m o g e l i j k h e d e n k u n n e n bieden.

based services het licht z u l l e n zien.

Er is n o g een andere reden w a a r o m mobiele

W e hebben gezien dat m-government h a n d i n

internettechnologie

interes-

h a n d k a n gaan met pro-actieve, e n / o f locatie-

sant is o m i n te zetten als v o r m v a n digitale

gebaseerde v o r m e n v a n dienstverlening. W a n -

d i e n s t v e r l e n i n g . E r v a r i n g e n met

neer i e m a n d z i c h i n een bepaald gebied

v o o r overheden

e/m-com-

(local

merce leren dat het k u n n e n b e s c h i k k e n over

information

i n h o u d ('content') v a n v i t a a l belang is v o o r het

p a a l d p r o f i e l voldoet, k a n hij v i a z i j n mobiele

creeren v a n n i e u w e toepassingen. O v e r h e d e n

telefoon allerlei mededelingen ontvangen, ook

b e s c h i k k e n over v e e l i n f o r m a t i e die v o o r bur-

al heeft hij daar i n principe niet o m g e v r a a g d .

gers interessant k a n z i j n maar v o o r h e n n o g

Ook

niet toegankelijk is.

d e n w o r d e n geconfronteerd en het diensten-

^

1"'

JAAR6AHG

H U H HE I

5

space) bevindt e n / o f aan een be-

overheden z u l l e n met deze mogelijkhe-

NOVEMBER

2000

^

pakket hierop aanpassen. Burgers k u n n e n b i j -

v o o r het verrichten v a n transacties, al d a n niet

v o o r b e e l d g e w e z e n w o r d e n o p naderende ver-

geinspireerd door de w e r e l d v a n e-commerce.

k i e z i n g e n , grote p u b l i e k s e v e n e m e n t e n o f o p

A l deze gemeenten, m a a r ook andere overhe-

het v e r l o p e n v a n b e l a n g r i j k e d o c u m e n t e n .

d e n b e v i n d e n z i c h i n een strategisch herpositi-

Daarnaast

technologietoepassing

oneringsproces. Wat betekent bijvoorbeeld het

z i e n dat w e dat steeds meer bloot k o m e n te

internet v o o r overheidsorganisaties die contac-

staan aan allerlei i n f o r m a t i e p r i k k e l s . E n dat

ten o n d e r h o u d e n met burgers, bedrijven, n o n

roept de v r a a g o p hoe het staat met het recht

profit-organisaties,

o m met rust te w o r d e n gelaten? In hoeverre d e

ganisaties en andere overheden? P l a n n e n w o r -

laat d e z e

maatschappelijke

or-

burger n o g zelf d e regisseur is v a n d e i n f o r m a -

d e n w e l i s w a a r gemaakt, e n projecten g e f o r m u -

tie d i e h i j verstrekt aan en krijgt v a n over-

leerd, maar i n veel v a n deze p l a n n e n en pro-

heidsorganisaties? M o b i e l internetgebruik z a l

jecten w o r d t echter geen of n a u w e l i j k s reke-

burgers n o g v e e l d w i n g e n d e r d a n v o o r h e e n

n i n g gehouden met een r a p naderende

confronteren m e t de grenzen v a n de bescher-

komst d i e i n het teken staat v a n m o b i e l inter-

toe-

m i n g v a n de p e r s o o n l i j k e levenssfeer.

netgebruik. Succesvolle e-government projecten z u l l e n d a a r o m terdege rekening moeten h o u d e n met deze m o b i e l e dimensie. #

O P ZOEK N A A R D E M O B I E L E D I M E N S I E (Prof. dr. Victor J . J . M . Bekkers (1963) is hoogleraar ICT

S o m m i g e o v e r h e d e n e n andere organisaties i n

infrastructuren in de publieke en private sector en ver-

de p u b l i e k e sector b e s c h i k k e n over een w e b s i -

bonden aan het Centrum voor Publiek Management

te. Langs deze w e g w o r d t i n f o r m a t i e aangebo-

van de Erasmus Universiteit Rotterdam. Hij is daar-

den. D e interactiviteit v a n deze websites is

naast werkzaam als management consultant bij de

echter beperkt. E e n groot aantal

gemeenten

C M G Public Sector in Den Haag waar hij zich bezig

hebben n o g geen stappen gezet o p w e g naar

houdt m e t de strategische aspecten van e/m-govern-

h u n a a n w e z i g h e i d i n 'cyberspace',

terwijl

andere gemeenten het internet gaan g e b r u i k e n

ment. Hij is te bereiken via [email protected] of [email protected])

or call Jeremy Rocker on +44

87852700

europe 2000

Knowledge Management e u r o p e

2 0 0 0

20-22 November, Palais des Congres. Brussels

The first pan-European Knowledge Management exhibition will bring together: • Keynote presentations from Larry Prusak, Leif Edvinsson, Stephen Denning, Dan Holtshouse and Marcus Speh

"Without doubt the most important exhibition in Europe this veer"

Joachim Doering, Siemens

• The leading 100 Knowledge companies media sponsors

• 50 presentations

I Handelsblatt

• 10 seminars

Wirtsdufo • Woche*

Microsoft

HI

StSrvicewon

BT

E-TOEKOMST

-

Mijlpaal bereikt in geografische informatietechnologie

rland wordt geodataland Over een paar jaar zal de burger alle vastgoedinformatie die hij nodig heeft, moeiteloos via Internet kunnen achterhalen. Gemeenten oefenen al met het digitaliseren van archieven en bestemmingsplannen. De overheid als kaartlezer.

L

euk pandje op het oog? Gewoon niet moeilijk doen. Even het digitale kadaster raadplegen en de laatste gegevens over de te koop staande woning downloaden. Niks zo vervelend als onverwachte verplichtingen die mogelijk op het droomhuis rusten, zoals de status van monument en alle extra hinder die dat met zich mee kan brengen. Over enkele jaren kan de aanstaande huizenbezitter via Internet achterhalen of hij een goeie koop sluit. De mogelijkheden voor de burger om zo alle informatie over wonen en woonomgeving in te winnen zijn binnen afzienbare tijd legio. Streek- en bestemmingsplannen zijn dan elektronisch opvraagbaar. Moderne regelgeving zal dat ook mogelijk gaan maken, bijvoorbeeld via de in koel juridische termen aangeduide 'Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen' die, nu nog in voorontwerp, over twee a drie jaar een feit zal zijn. De gedachte hierachter is, dat het voor de burger op dit moment te lastig

is om na te gaan, of er op een pand eventuele onvoorziene lasten rusten. En daar moet hij niet naar hoeven zoeken. Die informatie moet klip-en-klaar en snel op te sporen zijn.

staan, juist door toedoen van de invoering van ICT. De recente presentatie van de Grootschalige Basiskaart van Nederland (GBKN) spreekt boekdelen. Ons land beschikt daarmee als eerste land ter wereld over een landsdekkende kaart op grote schaal (1:500 en 1:1000). "Onbetwist een mijlpaal in onze geografische informatietechnologie", stelt Ten Kroode. "Het gaat hier om een basiskaart met de belangrijkste topografie, waaraan gebruikers de eigen gegevens kunnen toevoegen." Geavanceerde toepassingen liggen nu in het verschiet, aldus de VNG-man, maar dat dwingt partijen in het geo-informatieveld wel tot nog verdere standaardisatie en uniformering.

ICT voorkomt Drijvende kracht

kat in de zak "Zoiets kan niet zonder ICT plaatsvinden", zegt Ruud ten Kroode, senior-beleidsmedewerker vastgoedinformatisering bij de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG), "Want alleen langs die weg kunnen dergelijke gegevens uit de gemeentelijke administratie efficient inzichtelijk worden gemaakt." Ten Kroode werkt al meer dan dertig jaar in het vakgebied geo-informatie en is ervan overtuigd, dat we op dit moment voor een aantal belangrijke ontwikkelingen

Wetgeving is overigens niet de enige drijvende kracht achter de voortgaande digitalisering bij de overheid. Die neemt ook zelf het initiatief, in alle bestuurslagen, om de verbreiding van e-government te bevorderen. Ten Kroode: "Ook bestuurders werken in toenemende mate met GIS-producten (geografische informatiesystemen, red.) om complexe administratieve gegevensbestanden op kaarten overzichtelijk te maken. Een kaart maakt inzichtelijk wat in een rapport nauwelijks valt te beschrijven. Het koppelen van bijvoorbeeld persoonsgegevens over bejaarden aan een kaart ••

E-TOEKOMST waarop de routes van het aanwezige openbaar vervoer staan weergegeven, kan tot verrassende conclusies leiden. De bus zou wel eens kunnen rijden naar plekken in de stad waar helemaal geen bejaarden wonen of ze heen brengen naar plaatsen waar ze niet heen willen. Op dezelfde wijze kun je voor scholieren inzicht krijgen in de beste fietsroute van en naar het schoolgebouw." Ten Kroode ziet nog meer voordelen van GIS-toepassingen: "Een aardige ontwikkeling is dat soms stokoud archiefmateriaal

uitgewisseld met stedenbouwkundige bureaus en andere overheidsinstellingen. Geen gezeul meer met papieren versies. Volgens Ten Kroode leiden de ICT-ontwikkelingen tot drie wezenlijke veranderingen bij de overheid. "Gemeenten zullen elkaar steeds meer gaan opzoeken voor samenwerking in ICT-projecten. Daarbij spelen kostenbesparing en capaciteitsbeslag een doorslaggevende rol, door voortaan gezamenlijk onderhoud, beveiliging, softwarebeheer en dergelijke te regelen." De geoinformaticus noemt het recente voorbeeld

ressant voor commerciele doeleinden, bijvoorbeeld voor de leverancier van kunststofkozijnen, zodat die precies kan zien waar de huizen uit het kunststofloze tijdperk staan, om daar effectief een mailing op af te kunnen stemmen. Inmiddels doen al meer dan honderd gemeenten mee aan Dataland. "Dat lijkt niet veel, maar het gaat wel om zestig procent van alle gebouwen in Nederland. Een goed bruikbaar bestand voor het bedrijfsleven", zegt Ten Kroode. Naast de toenemende intergemeentelijke ICT-projecten voorziet Ten Kroode ook een groeiende samenwerking tussen de verschillende bestuurslagen, tussen gemeenten, provincies, waterschappen en rijksoverheid. "Er zullen goede afspraken moeten worden gemaakt, bijvoorbeeld over de uniforme vastlegging en uitwisseling van gegevens.

GIS legt zeepziederij

wordt gebruikt voor de beleidsvoorbereiding. Zoals de vraag waar in het verleden verffabrieken, zeepziederijen, galvaniseerbedrijven, gasfabrieken en dergelijke gestaan hebben. Via geografische informatietechnologie kan dan inzicht worden verkregen in verdachte locaties als het gaat om bodemvervuiling. Archieven zijn dus minder stoffig dan vaak wordt gedacht. GIS brengt ze weer tot leven." Een andere actuele ontwikkeling op het vlak van GIS is het digitaliseren van bestemmingsplannen. Eenmaal in geautomatiseerde vorm voorhanden, is aanpassing ervan of het maken van varianten op bestaande plannen veel eenvoudiger. Ook kunnen bestemmingsplannen op elektronische wijze worden

van zes gemeenten in de Overijsselse Vechtstreek, die hun gemeentelijke gebouwenregistratie bij een centrale computer gaan onderbrengen. Iedere gemeente huurt op dat gemeenschappelijke netwerk een afgeschermde ruimte voor zakelijk gebruik. Dataland Een minstens zo belangrijk initiatief is Dataland (www.dataland.nl), opgezet door de 25 grootste gemeenten in ons land, om bedrijven en grote instellingen en andere overheden te voorzien van landsdekkende gemeentelijke vastgoedinformatie. Alle gegevens over gebouwen en woningen worden daarin in kaart gebracht. Ook inte-

Moot

Dat moet op een zo hoog mogelijk bestuurlijk niveau worden geregeld. Anders schieten we er niets mee op." De verschillende overheden zullen naast bestemmingsplannen uiteindelijk ook gegevens gaan uitwisselen over grote infrastructurele werken als de hogesnelheidslijn, dijkverhoging of wegenaanleg. Allemaal bedoeld voor een zo efficient mogelijke samenwerking op het gebied van ruimtelijke ordening. Als laatste constateert Ten Kroode nog een organisatie-aspect aan de ICT-invoering, die hij als vakman alleen maar kan toejuichen. Veel gemeenten richten een afdeling Geo-informatie op. "Zo worden tal van op zichzelf staande vastgoedregistraties binnen een gemeente, zoals het kadaster, gebouwenregistratie, adressenbestand en digitale kaarten, samengevoegd tot een krachtige afdeling." •

www.dataland.nl www.GKBN.nl www.VNG.nl

MACROCAD VISUALISATIE

MacroCad visualiseert HogeSnelweg

het Ministerie van Verkeer en Waterstaat. Hiervoor was een 3D videopresentatie nodig Dagelijks teisteren gemiddeld 30 files die de kijker met een totale lengte van 150 kiloonmiddellijk zou meter de Nederlandse wegen. overtuigen van Ondanks verbredingen van de de vindingrijkbestaande snelwegen, het uitbreiden heid en de haalvan het wegennet en de stimulering baarheid van het van het openbaar vervoer, blijven de project. Deze traditionele files, wegomleidingen en virtuele film ongevallen voor problemen zorgen. moest zowel op Het zoeken naar efficiente oplossintechnisch als op gen is dan ook geen sinecure. creatief vlak van zeer hoog niveau zijn. ofwel vervolgt hij zijn weg in de file, ofwel MacroCad kreeg de opdracht om een De Stichting HogeSnelweg biedt een betaalt hij tol en maakt hij gebruik van de script te ontwikkelen waarbij de boodoplossing door boven de bestaande snelHSW. Hij kiest dan voor de afslag HSW, en schap in een korte video dusdanig werd wegen een tolweg te bouwen. rijdt tot aan de tolpoort, alwaar hij de overgebracht dat deze de juiste doelgroeHet idee om boven een bestaande weg keuze heeft tussen directe eenmalige bepen zou aanspreken. Nadat taling van circa vijf Euro per rit, of een we overeenstemming hadautomatische registratie van zijn voertuig den bereikt over de aanop die manier wordt via een automatische pak zijn we in onze studio afschrijving de tol betaald. aan de slag gegaan om de Door het feit dat de automobilisten gestivideo te vervaardigen. De muleerd worden om steeds dezelfde snelsoftware die we gebruikheid aan te houden (aangegeven door ten voor de verwezenlijmiddel van looplichten langs de zijkant), king van de visualisatie vermindert de uitstoot van schadelijke bestond uit een combinaC O gassen aanzienlijk. De wegen lopen tie van 3D Studio VIZ en ook langs bestaande corridors, waardoor 3ds max. Dit zijn zeer geen extra grond nodig is. Ook de geluidscomplete pakketten, die overlast wordt verminderd, dankzij de niet alleen geschikt zijn gesloten vangrails langs de zijkanten, die voor de techneuten, maar dichter bij de geluidsbron staan dan bij de eveneens voor de creatiebestaande wegen. veling. Deze combinatie Door de speciale constructie wordt niet was zeker nodig voor de alleen meer geluid gefilterd, ook het geluid visualisatie van het project van Stichting een andere aan te leggen is ontwikkeld van de weg eronder wordt drastisch naar HogeSnelweg. door BertToorenman en het ziet er revobeneden gehaald. Voor de automobilist lutionair uit; de methode is dat echter nog wordt de veiligheid in het verkeer vermeer. Door middel van schroefpalen en REALISATIE hoogd doordat enkel personenverkeer pre-fab onderdelen is het mogelijk om tot Om dit project te promoten werd in (met een maximale hoogte van 2.5 meter) 40 meter snelweg per dag aan te leggen. 1999 de Stichting HogeSnelweg opgericht. is toegelaten - dus geen vrachtwagens. Deze snelweg bestaat uit drie baanvakken, Kort na het ontstaan van het idee, is de De hele investering wordt teruggewonnen waarvan de middelste fungeert als vluchtstichting er reeds in geslaagd om genoeg door de tolheffing.Wie kiest om niet in de strook bij pech of ongevallen. De dicht uit- belangstellenden te vinden voor de confile te staan en gebruik te maken van de ceptuele uitwerking ervan. In datzelfde gevoerde vangrails fungeren tevens als HSW, betaalt hem mee terug. jaar werd ook het "Consortium HSW" Sinds de visualisatie werd voorgesteld aan geluidsschermen. Het lijkt de ideale oplossamengesteld, dat instaat voor de bouw al de betrokken partijen, liggen drie consing voor de files, die zichzelf ook nog en de exploitatie van het project, en crete trajectvoorstellen op tafel. Het eereens terugverdient door middel van tolbestaat uit de Stichting HogeSnelweg en ste is de overbrugging van de AI Larenheffing. drie ingenieursbureaus: Imtech, Heerema Diemen (een traject van ongeveer 22 km), en Strukton (de consortiumleider). het tweede is de A27 Vianen-Breda (van VtSUAUSATrjE. . In de praktijk zal de HogeSnelweg als 58 km), en het derde traject omvat de A2 Toen het idee op de tekentafel lag, moest volgt werken. De automobilist heeft, met tussen Eindhoven-Noord en Eindhovenhet uiteraard zijn ingang vinden bij bepaalhet zicht op een naderende file, de keuze: Zuid (een traject van ongeveer 16 km).*» de doelgroepen, en niet in het minst bij

de

2

april 2001

3

Dictaat Toegepaste Informatica

Recommend Documents