Dia 1
___________________________________ ___________________________________ WORKSHOP PRESTATIEGERICHT STUREN
___________________________________
Verbeteren door prestaties
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Dia 2
___________________________________ Aanleidingen voor KPI’s Beleid
KPI
___________________________________
Proces
KPI
___________________________________
Risico
KPI
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________
Dia 3
___________________________________ Beleid en indicatoren
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________
Dia 4
___________________________________ Beleid en indicatoren
___________________________________
Definities Kritische Succesfactor:
waar moet je goed in zijn om een doelstelling te halen?
Kritische Succesfactor:
meestal niet meetbaar
Prestatie-Indicator:
maakt de KSF meetbaar en stelt een norm
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________
Dia 5
___________________________________ Beleid en indicatoren Visie en missie
Wij willen graag goede zorg leveren
Meerjarenplan
Over 5 jaar hebben wij concrete afspraken met al onze ketenpartners
Jaarplan
Eind van het jaar zijn er afspraken gemaakt over uitzetten van medicatie met de huisartsen en de thuiszorg
Kritische succes factor
Communicatie tussen ketenpartners
Kritische prestatie-indicator
# Afspraken met huisarts over medicatie-uitzetting # uitgevoerde medicatiereviews
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________
Dia 6
___________________________________
De relatie tussen indicatoren en processen
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________
Dia 7
___________________________________ Proces en indicatoren
Relatie tussen proces en succesfactor KSF 4
Belang
KSF 3
KSF 2
Proces A
KSF 1
Identificeren kritische processen
√
L
Proces B √
Proces C
___________________________________
√
√
H
___________________________________
Proces D
Proces E
Proces F
√
√
M
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________
Dia 8
___________________________________ Proces en indicatoren
___________________________________
Intake en plaatsing Processtap
Uitvoeren intake
Dossiervormi ng
Plaatsen cliënt
Indicator
% volledige intakes
% juiste dossiers
% juist geplaatste cliënten
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________
Dia 9
___________________________________ ___________________________________ De relatie tussen indicatoren en risico’s
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________
Dia 10
___________________________________ Risico’s en indicatoren
___________________________________
Indicator
Norm
Waarde
Risico/Oorzaak
% correcte dossiers
90%
80%
Te weinig mensen
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________
Dia 11
___________________________________ Waar begin je….? Risico
Oorzaak
Maatregel
Indicator
Verwisseling van gegevens
Niet kloppende dossiers
Dossiers op orde
% correcte dossiers
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________
Dia 12
___________________________________ Resumé • Indicatoren hebben verschillende aanleidingen.
___________________________________
• Indicatoren zijn alleen maar nuttig als er een aanleiding is. • Indicatoren hebben ook hun beperking.
___________________________________
• Indicatoren zijn nuttig als er mensen naar kijken/op sturen.
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________
Dia 13
___________________________________ Waar moet een goede indicator aan voldoen?
___________________________________ • • • • •
Meetbaar Normstellend Periodiek meten Kenbaar maken aan belanghebbenden Periodiek bespreken
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________
Dia 14
___________________________________ Welke toepassingen zijn er? Indicatoren kunnen als volgt worden gebruikt:
___________________________________
• voor kwaliteitstoetsing of toetsing. Door te meten en te vergelijken komt vast te staan of men aan de gestelde criteria of doelen voldoet. De resultaten kunnen een aanleiding zijn om het betreffende proces te verbeteren of te herontwerpen. Zijn de gestelde criteria gehaald dan is het zaak het betreffende proces te borgen.
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________
Dia 15
___________________________________ Welke toepassingen zijn er? • Voor sturing (van intuïtief naar systematisch) Indicatoren vormen een essentieel onderdeel van een modern sturingssysteem. Men kan op vier domeinen sturen: professioneel, organisatorisch, satisfactie en financiële resultaten. Daarnaast kan men het sturingssysteem op verschillende niveaus in de gezondheidszorg toepassen.
• Voor het afleggen van externe verantwoording De toepassingen van indicatoren maakt het mogelijk om aan te tonen of de gewenste doelstellingen zijn behaald. Zo kunnen instellingen verantwoording voor hun daden afleggen naar partijen zoals de overheid, inspectie, patiëntenorganisaties.
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________
Dia 16
___________________________________ Operationeel management Visualisatie en gezamenlijk verbeteren
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________
Dia 17
___________________________________ Waarom visualisatie bij prestatie management? Waarom op een bord? • Onontkoombaar, kan niet in bureaulade verdwijnen of niet gezien worden • Veranderingen en verbeteringen door te geven • Maakt werkvloeren door management mogelijk doordat resultaten in een oogopslag zichtbaar zijn.
___________________________________ Je onthoudt: 10% van wat we 20% van wat we 30% van wat we 50% van wat we 70% van wat we 80% van wat we 90% van wat we
lezen horen zien horen en zien met anderen bespreken evalueren en nabespreken anderen uitleggen
Waarom zowel team- als individuele prestaties? • Katalyseert discussie in de groep • Stimuleert teamgeest die sociale druk creëert op individuen.
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________
Dia 18
___________________________________ Verbeteringen realiseren begint bij het verbeterbord Hoe kan het beter?
___________________________________ ___________________________________
Prioriteren • Gezamenlijk prioriteit stellen van initiatieven • Bepalen impact op de doelstellingen • Opstarten Kaizen indien teamoverstijgend Monitoren • Status en voortgang bijhouden • Kennisdeling & borging
___________________________________
Realiseren • Uitvoeren in het team • Uitvoeren van een Kaizen
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________
Dia 19
___________________________________ ___________________________________
Sturen op prestaties
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ Dia 20
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________
Dia 21
___________________________________ Doel van de verbetersessie op de werkvloer is om prestaties inzichtelijk te krijgen, kernoorzaken te traceren en verbetering te realiseren
1. Doelstellingen en realisatie per persoon staan dagelijks op het bord. Eventueel met een toelichting
___________________________________
3. Resultaten, kernoorzaken en verbeterideeën worden dagelijks en wekelijks besproken in het team
___________________________________ 2. Team resultaten staan wekelijks op het bord en worden besproken om de trends te verbeteren
4. Op het verbeterideeënbord worden de ideeën geschreven en tijdens de verbetersessies besproken en omgezet in actie
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________
Dia 22
___________________________________ Beoogde veranderingen als gevolg van verbetersessies Naar … ______________________________ • Detail inzicht per discipline
Van … ______________________________ • Globaal inzicht afdeling (werkzaamheden voortgangsresultaten) • Incident management • Verbetermanagement buiten de lijn • Ongenormeerde activiteiten • Beoordelen op buikgevoel • Plannen maken straks en later • Feiten als waarheid aannemen • Geen/beperkte registratie en eigenschap • Navelstaren • ….
• • • • • • • • •
Regulier overleg Verbetermanagement in de lijn Genormeerde activiteiten Beoordelen op basis vastgestelde criteria Denken en doen, hier en nu Dagelijks/wekelijks ‘verbazen’ over feiten Volledige registratie en toekennen eigenschap Met elkaar in gesprek zijn ….
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________
Dia 23
___________________________________ Hoe ga je om met het bespreken van prestaties? Wat niet? _____________________________________ • Afrekenen: het straffen van iemand enkel op basis van cijfers • Alleen richten op negatieve uitzonderingen
√ Wat wel? _____________________________________ • Sturen: je meet prestaties om te kunnen bijsturen, leren, verbeteren of voorkomen • Zowel opmerkelijke positieve als negatieve prestaties bespreken • Gericht op verbeteren of voorkomen in de toekomst • Op zoek gaan naar wat je zelf beter kunt doen • Elkaar helpen om gezamenlijk naar betere prestaties te gaan • Alles is bespreekbaar, van fouten kan geleerd worden! • Goed voorbereiden, kijk naar de getallen/informatie achter de getallen • Benadrukken dat dit gesprek gaat over verbeteren als team en de rol die de medewerker daarin speelt • Gebruik maken van voorbeelden van bepaalde gedragingen • Afbreken als gesprek escaleert en vervolggesprek inplannen
• Alleen richten op wat er fout ging in de afgelopen periode • Wijzen naar anderen • Alleen op individuele prestatie richten • Informatie achterhouden • Via-via verhalen gebruiken
___________________________________ ___________________________________
• Te weinig tijd voor gesprek inplannen/telefoneren
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________
Dia 24
___________________________________ Vaardigheden - wil matrix – de manier om dingen voor elkaar te krijgen
Hoog
Wees een ‘gids’
Delegeer
(onderwijs)
___________________________________
Wil
Laag
Geef duidelijke aanwijzingen (ondersteun)
___________________________________
Bouw commitment OF onderhandel over win-win
Laag
Hoog
___________________________________
Vaardigheden
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________
Dia 25
___________________________________ Tips bij het uitvoeren van een verbetersessie 1. Verzoek je team om bij het bord te gaan staan Staan is een actieve houding, het zorgt voor meer energie in de groep 2. Bespreek de resultaten en verbaas je erover Achterhaal kernoorzaken door het team uit te dagen en medewerkers te betrekken 3. Gebruik het verbeterbord Zet verbeterideeën op het bord, maak concrete afspraken en zet het juiste talent in 4. Het doel van de keek is om te verbeteren, houd dit doel voor ogen Houd het gezamenlijk doel voor ogen, ga op zoek naar de oorzaak van afwijkingen en verbeter! 5. Wees niet te snel tevreden met het antwoord Door goed door te vragen met de ‘5x waarom’ techniek achterhaal je de werkelijke oorzaak van een probleem 6. Rond de Keek netjes en positief af Resultaten vat je kort samen en je herhaalt de afgesproken acties 7. Betrek het hele team De medewerkers spreken elkaar aan op gedrag en helpen elkaar waar mogelijk 8. Het bord is een hulpmiddel, pas het aan als dat je team helpt Vraag elkaar om hulp bij onduidelijkheden en pas het bord aan als het team daarmee geholpen is 9. Geef terugkoppeling op alle verbeterideeën Vermeld ook waarom er met een idee niets wordt gedaan
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________
