Hoe maken we KPI’s (hanteerbaar) • • • • •
Doelen vastgoed Wanneer is een KPI goed? Twee soorten KPI’s KPI-domeinen vastgoedbeheer Parameters en Maatstaven
Goede KPI’s • • • • •
Herkenbaar en begrijpelijk Duidelijke relatie met doelen Weinig Hanteerbaar, motiverend Groei mogelijk
Herhaling: doelen vastgoed • Huisvesten relevante activiteiten • Ruimtelijke ontwikkelingen faciliteren • Cultuurwaarden versterken
Twee soorten KPI’s 1. KPI’s die verwijzen naar de prestaties van het vastgoed 2. KPI’s die verwijzen naar het niveau van de dienstverlening • Het gaat uiteindelijk om 1. • Maar op weg daarnaartoe is 2. ook belangrijk • Wij doen een voorzet, SRO vult in
KPI-domeinen 1. 2. 3. 4. 5.
Conditie in relatie tot bestede middelen Flexibiliteit & beschikbaarheid Bezetting, leegstand en gebruik Exploitatieresultaat en waarde-ontwikkeling Klanttevredenheid
Van KPI naar parameter naar maatstaf 1. KPI: op welk domein doen de prestaties ertoe? 2. Parameter: Welke schaal hanteren we? 3. Maatstaf: wat eisen we op deze schaal? Voorbeeld: KPI = kwaliteit van het weer Parameter: temperatuur Maatstaf: 21 graden
Parameter bij KPI 1: Conditie in relatie tot bestede middelen 1. Parameter conditie: NEN 2767 2. Parameter bestede middelen: jaarlijks bestede middelen in relatie tot benchmark 3. Bij zwembaden en sport specifieke parameters 4. Bij monumenten is parameter in ontwikkeling
Maatstaven bij KPI 1 • Verschil per deelportefeuille: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
8. 9.
Bij tijdelijk vastgoed en grondex: niveau 5 Bij overig vastgoed: alles gemiddeld niveau 3, maximaal gedurende … tijd mag een object niveau 4 zijn. Per kwartaal maximaal … objecten op niveau … Na groot-onderhoud moet een object niveau … zijn Bij niveau … wordt een bouwdeel/element opgenomen in de jaarschijf van het mjop Bij zwembaden en sport: … Verhouding tussen klachtenonderhoud en planmatig onderhoud per deelportefeuille Maatstaven uit onderwijs-onderzoek Altijd veiligheid borgen en wet- en regelgeving (asbest)
Parameters bij KPI 2: Flexibiliteit & beschikbaarheid • Parameter: doorlooptijd en aantal matches • Ruimtelijk vastgoed: binnen … dagen moet een object vrij beschikbaar zijn, bij in beheer nemen afspreken, tweemaal per jaar portefeuille doornemen op gewenste beschikbaarheid. • Maatschappelijk vastgoed: Binnen … dagen moet duidelijk zijn of en tegen welke kosten en overige voorwaarden een object beschikbaar is voor een zoekende partij • Zalenverhuur (objecten in exploitatie, MOD, Makelpunt)… • Samenwerking stadsmakelaar • Inschrijflijst – zoekers beheren, beschikbaar hebben • Voorrang voor inzet gemeentelijk vastgoed
Parameters bij KPI 3: Bezetting, leegstand en gebruik • Objecten zijn altijd beschermd, door beveiliging of gebruik. Nooit leegstand, tenzij veiligheid gewaarborgd is. • De bezetting van maatschappelijke objecten is meer dan …% (in m2’s BVO of VVO) • De bezetting van maatschappelijke objecten is meer dan …% (in tijd, gerekend tussen 8.00 u en 21.00 u) • Uitdrukken in gewenst gebruik, per kwartaal rapporteren, ingrediënten opbouwen voor accommodatiebeleid, wij willen dat volgen (proces KPI) • Commercieel gebruik niet gangbaar/continueren
Parameters bij KPI 4: Exploitatieresultaat en waardeontwikkeling • Per deelportefeuille verschillende doelen exploitatieresultaat • Uitdrukken als direct rendement • Waarde-ontwikkeling op basis van kasstromen minstens gelijk aan waarde-ontwikkeling (WOZ) = indirect rendement
KPI 5: Klanttevredenheid • Verschillende uitvragen: klanten, bestuur, organisatie • Respons minstens … • Gemiddeld rapportcijfer … • Minimaal rapportcijfer per onderdeel: • Acties bij lagere punten (ook per onderdeel) • Frequentie KTO • Onafhankelijkheid KTO
Proces-KPI’s • Standaard processen beschreven – Bij mutaties ook toetsen op gewenst gebruik
• Standaard diensten en producten beschreven • Management-informatie eens per Q op afgesproken onderdelen • Responstijd • Responskwaliteit • Pro-actief advies • Certificering
