Deze procedure is speciaal voor gebruikers die hun boekhouding (willen) doen in het programma Twinfield. Daarbij zijn 2 scenario's mogelijk:

Twinfield instellen en gebruiken v4 Inleiding Twinfield koppeling Deze procedure is speciaal voor gebruikers die hun boekhouding (willen) doen in het programma Twinfield. Daarbij zijn 2 scenario's mogelijk: -

U neemt deel aan Zorg in Zicht. Dit is een nieuwe dienst voor gebruikers van Intramed. Met Zorg in Zicht koppelt u de zorginhoudelijke gegevens uit uw praktijk aan de bijbehorende financiële cijfers. Het bestaat uit twee zogenaamde straten met elk een eigen dashboard: een zorgstraat en een boekhoudstraat. De gegevens voor de "zorgstraat" komen uit Intramed, Intramed PLUS en ParaBench. De gegevens voor de "boekhoudstraat" komen uit Fysio in Ctrl. Fysio in Ctrl is een totaaloplossing waarbinnen de volgende sofware valt: Twinfield, Basecone, Nmbrs® en Visionplanner.

-

U neemt geen deel aan Zorg in Zicht. U vertrouwt uw boekhouding toe aan één van de "preferred suppliers" van Zorg in Zicht, maar u kunt natuurlijk ook werken met een ander accountantskantoor dat het programma Twinfield gebruikt. Misschien is Zorg in Zicht ook wat voor u. Meer informatie vindt u via de volgende link: www.intramed.nl/zorginzicht .

In alle gevallen kunt u (vanaf versie 8.0 van Intramed) de boekhoudgegevens uit Intramed koppelen met Twinfield. Het betreft eenrichtingsverkeer: er worden alleen gegevens uit Intramed naar Twinfield geëxporteerd, niet andersom. Als u van deze nieuwe koppeling gebruikt wilt maken, moeten een aantal gegevens ingesteld worden. Welke gegevens dat zijn, verschilt per beginsituatie. Dit alles is beschreven in deze procedure. Vindt u deze procedure nogal omvangrijk? Dat klopt; we hebben de te nemen stappen per beginsituatie beschreven. Maar het lijkt meer dan het is: kies eerst welke beginsituatie bij u van toepassing is en volg dan de aanwijzingen in het daarbij horende hoofdstuk. De overige hoofdstukken heeft u niet nodig.

I

Twinfield instellen en gebruiken v4 Hoofdstuk 1

Wat is uw beginsituatie Als u gebruik wilt maken van de Twinfield koppeling, zijn een aantal beginsituaties mogelijk. Afhankelijk van uw situatie moeten een aantal instellingen gedaan worden. Herkent u zich niet in de beginsituaties of heeft u aanvullende vragen, neem dan contact op met het Service Centrum van Intramed. Situatie 1: U voert de boekhouding in Intramed en exporteert deze gegevens al via een FMuta-export naar Twinfield. U werkt al met Twinfield en uw administraties zijn aan beide kanten ingericht en afgestemd. Er verandert niet veel voor u. Het is alleen nodig dat u: 1. 2. 3.

een datum kiest waarop u wilt beginnen met de Twinfield export. een nieuwe online dienst instelt. uw boekhouding exporteert via de Twinfield export in plaats van de FMuta-export. Ga voor de benodigde instellingen naar hoofdstuk 2.

Situatie 2: U voert uw boekhouding in Intramed én Twinfield, zonder een FMuta/CSV-export. U voert dus eigenlijk een dubbele boekhouding door de boekingen handmatig over te nemen. U heeft nog nooit eerder een export gemaakt van uw boekhouding. Als u de boekingen vanaf nu geautomatiseerd wilt overbrengen, is het nodig dat u de volgende stappen uitvoert: 1. 2. 3. 4.

Kies een datum waarop u wilt beginnen met de Intramed - Twinfield koppeling. Controleer de instellingen in Intramed. Stel een nieuwe online dienst in. Exporteer uw boekhouding via de Twinfield export. Ga voor de benodigde instellingen naar hoofdstuk 3.

Situatie 3: U doet uw volledige boekhouding in Intramed, of alleen declareren, crediteren en eventueel betalingen invoeren. U wilt vanaf nu, dat de volledige boekhouding in Twinfield wordt gedaan. U heeft nog niet eerder met Twinfield gewerkt. Voordat u dat kunt doen, is het nodig dat u de volgende stappen uitvoert: 1. 2. 3. 4. 5.

Kies een datum waarop u wilt beginnen met de Intramed - Twinfield koppeling. Neem contact op met Twinfield voor het correct instellen van de administratie. Controleer de instellingen in Intramed. Stel een nieuwe online dienst in. Exporteer uw boekhouding via de Twinfield export.

1

Twinfield instellen en gebruiken v4

Ga voor de benodigde instellingen naar hoofdstuk 3.

Situatie 4: Vanaf 1 januari van het huidige boekjaar voert u uw boekhouding in Intramed. U wilt met terugwerkende kracht alles vanaf de eerste boeking exporteren naar Twinfield. U heeft misschien al eens een export gemaakt van uw boekhouding. U heeft nog niet eerder met Twinfield gewerkt. Voordat u dat kunt doen, is het nodig dat u de volgende stappen uitvoert: 1. 2. 3. 4. 5.

Kies een datum waarop u wilt beginnen met de Intramed - Twinfield koppeling. Neem contact op met Twinfield voor het correct instellen van de administratie. Controleer de instellingen in Intramed. Stel een nieuwe online dienst in. Exporteer uw boekhouding via de Twinfield export. Ga voor de benodigde instellingen naar hoofdstuk 4.

2


Wat te doen bij beginsituatie 1 U voert de boekhouding in Intramed en exporteert deze gegevens al via een FMuta-export naar Twinfield. U werkt al met Twinfield en uw administraties zijn aan beide kanten ingericht en afgestemd. De volgende instellingen zijn van toepassing voor u. Stap 1: kies een datum waarop u wilt beginnen met de Twinfield export U exporteert periodiek (meestal maandelijks) uw boekhouding naar Twinfield. Bepaal vanaf welke maand u wilt gaan exporteren met de Twinfield export. Kies een maand in het huidige jaar of werk vanaf 1 januari van een nieuw jaar. Aandachtspunt: Als u eerder exports heeft uitgevoerd naar een ander boekhoudpakket, bijvoorbeeld via het Fmutaformaat, neem dan even contact op met het Intramed Service Centrum voor advies. Stap 2: stel een nieuwe online dienst in Het is nodig dat u een online dienst van het type "Twinfield" aanmaakt. Hierin vult u uw inloggegevens van Twinfield in. 1. 2. 3.

U doet dit via menu [Systeem], [Organisatie], [Online diensten]. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon . Kies bij het veld "Type:" voor Twinfield en vul uw gegevens in. Informatie over het instellen van een online dienst vindt u in de Help-documentatie van Intramed. U ziet deze informatie direct als u het scherm "Online dienst" open heeft staan, en de help aanzet (via de F1-toets).

Aandachtspunt: U heeft wel een Twinfield account nodig met de juiste rechten. Twinfield kent 9 niveaus en voor de koppeling moet tenminste worden gewerkt met niveau 1 tot en met 3. Hiermee heeft u als gebruiker meer rechten om de zogenaamde dimensies binnen Twinfield in te stellen en aan te spreken via de koppeling. Stap 3: exporteer uw boekhouding via de Twinfield export

Twinfield export U kunt uw boekhouding vanuit Intramed exporteren naar Twinfield. Exporteer pas, als alle grootboekrekeningen juist zijn ingesteld in Intramed en Twinfield. Zie daarvoor het onderwerp "Wat te doen bij beginsituatie 2 of 3".

3


Bij het opnieuw uitvoeren van de Twinfield export worden de gegevens opnieuw verstuurd! Dit houdt in dat de boekingen voor een tweede keer verzonden zullen worden als conceptboekingen. Als u toch een nieuwe export wilt uitvoeren, neem dan contact op met het Service Centrum van Intramed. 1. 2.

Ga naar menu [Financieel], [Boekhouding], [Exporteren], [Boekhouding exporteren]; de wizard "Boekhouding exporteren" wordt geopend. Klik op het rondje voor de 3e optie "De boekhouding exporteren naar Twinfield".

Als de online dienst "Twinfield" niet is toegevoegd, kunt u de optie niet aanklikken.

3. 4.

Klik op de knop "Volgende"; het volgende tabblad wordt, afhankelijk van uw rechten in Twinfield, geopend. U ziet dit scherm alleen als u te weinig rechten heeft om dimensietypes te raadplegen. U stelt de invoermaskers correct in. Dit doet u in principe éénmalig via de wizard. Als bijvoorbeeld de patiëntennummering in uw administratie 5 cijfers bevat, dan moet u in de wizard het invoermasker van de "Debiteuren" ruim instellen. Bijv. 1[0-9][0-9][0-9][0-9][0-9]. Tijdens het uitwisselen van de ID's worden deze voorafgegaan door de vaste waarde 1 en daarna nog 4 waarden, die de cijfers 0 t/m 9 mogen bevatten. In Intramed wordt patiënt 12343 vertaald naar 112343. In de afbeelding is slechts een voorbeeld ingevuld, die misschien niet hetzelfde is als uw

4


instellingen in Twinfield. U zult dus bewust handmatig uw eigen gebruikte instellingen moeten invoeren in de wizard.

In Twinfield is het mogelijk om bij "Projecten" en "Kostenplaatsen" ook een letter in te geven. Intramed ondersteunt dit niet, dus kan alleen een numerieke waarde ingegeven worden. De invoermaskers voor de debiteuren, crediteuren, kostenplaatsen en projecten moeten starten met een uniek cijfer gevolgd door een combinatie van cijfers tussen blokhaken [0-9]. Bijvoorbeeld debiteuren: 1 [0-9][0-9][0-9][0-9][0-9][0-9] en crediteuren: 2 [0-9][0-9][0-9][0-9][0-9][0-9]. 5.

Klik op de knop "Volgende"; het volgende tabblad wordt geopend.

6.

Vul de velden in.

5

Veld

Omschrijving

Deelname ZorgInZicht:

Vink aan, of u deelneemt aan Zorg in Zicht. Is dat zo, dan worden de volgende 2 velden automatisch ingevuld en zijn niet te wijzigen.


Veld

Omschrijving

Kostenplaatsen overzetten:

Als de optie "Kostenplaatsen overzetten" is aangevinkt, kunt u hierachter de keuze maken waar de kostenplaatsen in Twinfield terecht zullen komen. Klik daarvoor op de pijlknop in het veld en klik op één van de mogelijkheden "Kostenplaatsen" of "Projecten".

Medewerkers overzetten:

Als de optie "Medewerkers overzetten" is aangevinkt, kunt u hierachter de keuze maken waar de medewerkers medewerkers in Twinfield terecht zullen komen. Klik daarvoor op de pijlknop in het veld en klik op één van de mogelijkheden "Kostenplaatsen" of "Projecten".

Btw te betalen laag:

Typ de code voor het te betalen lage btw-bedrag in. De code kan bestaan uit cijfers en letters. Deze code moet corresponderen met de code die gebruikt wordt in Twinfield. Overleg met uw boekhouder en/of accountant voor de juiste code.

Btw te betalen hoog:

Typ de code voor het te betalen hoge btw-bedrag in. De code kan bestaan uit cijfers en letters. Deze code moet corresponderen met de code die gebruikt wordt in Twinfield. Overleg met uw boekhouder en/of accountant voor de juiste code.

Btw te vorderen laag:

Typ de code voor het te vorderen lage btw-bedrag in. De code kan bestaan uit cijfers en letters. Deze code moet corresponderen met de code die gebruikt wordt in Twinfield. Overleg met uw boekhouder en/of accountant voor de juiste code.

Btw te vorderen hoog:

Typ de code voor het te vorderen hoge btw-bedrag in. De code kan bestaan uit cijfers en letters. Deze code moet corresponderen met de code die gebruikt wordt in Twinfield. Overleg met uw boekhouder en/of accountant voor de juiste code.

Grootboekrekeningen bijwerken in Twinfield:

Als u kiest voor "Ja" worden alle grootboekrekeningen die in de geëxporteerde grootboekposten aanwezig zijn overgezet naar Twinfield.

6


Veld

Omschrijving

Communicatiebestanden De exportbestanden worden automatisch verstuurd naar Twinfield. bewaren: U kunt er voor kiezen om deze bestanden op uw computer te bewaren. Kies dan bij dit veld voor "Ja".

7. 8.

Klik op de knop "Volgende"; het volgende tabblad wordt geopend. In dit geval is het uiterst belangrijk om vanaf de laatst geëxporteerde boeking (postnummer) van de laatste Fmuta-export binnen het gekozen boekjaar te starten met de nieuwe Twinfield export. Dit voorkomt dubbele boekingen.

Kies voor optie "Alleen nieuwe boekingen exporteren". Intramed herkent de laatst uitgevoerde export. Als u deze laatste export ook overgebracht heeft naar Twinfield, dan kunt u hierop vervolgen zodat uw boekhouding sluitend is. In elke volgende export kiest u altijd voor "Alleen nieuwe boekingen exporteren". 9.

7

Klik op de knop "Volgende"; Als u bij het veld "Communicatiebestanden bewaren:" heeft gekozen voor "Ja", wordt het volgende tabblad geopend. Ga anders verder met stap 13.


10.

Klik op de knop "Bladeren" om een locatie te kiezen waar u de exportbestanden wilt bewaren; het scherm "Map selecteren" wordt geopend.

11. 12. 13.

Kies de locatie waar u de exportbestanden wilt bewaren. Klik op de knop "OK". Klik op de knop "Volgende" in de wizard; het volgende tabblad wordt geopend.

14. 15.

Op dit tabblad staat informatie over de exportbestanden. Klik op de knop "Voltooien"; de exportbestanden wordt aangemaakt en het laatste tabblad van de wizard wordt geopend met informatie over de exportbestanden.

8


16.

Klik op de knop "Sluiten"; de wizard wordt afgesloten.

Als u klikt op de knop "Voltooien", zijn de volgende processen uitgevoerd: -

Communicatie opzetten; Controleren van de in Twinfield gebruikte invoermaskers voor debiteuren, crediteuren, balans grootboekrekeningen en winst en verlies grootboekrekeningen; Verzamelen van de te versturen gegevens; Verzenden van de gegevens.

Alle boekingen die geëxporteerd worden, zijn conceptboekingen in Twinfield. U kunt dus alle boekingen nog aanvullen of verwijderen voordat u ze definitief opneemt in Twinfield. Extra informatie -

Als u bij het veld "Communicatiebestanden bewaren:" heeft gekozen voor "Ja", zijn de volgende bestanden aangemaakt:

-

Via menu [Financieel], [Boekhouding], [Exporteren], [Uitgevoerde Exports] kunt u zien welke exports uitgevoerd zijn.

9


Wat te doen bij beginsituatie 2 of 3 U voert uw boekhouding in Intramed én Twinfield, zonder een FMuta/CSV-export. U voert dus eigenlijk een dubbele boekhouding door de boekingen handmatig over te nemen. U heeft nog nooit eerder een export gemaakt van uw boekhouding. U wilt de boekingen vanaf nu geautomatiseerd overbrengen OF U doet uw volledige boekhouding in Intramed, of alleen declareren, crediteren en eventueel betalingen invoeren. U wilt vanaf nu, dat de volledige boekhouding in Twinfield wordt gedaan. U heeft nog niet eerder met Twinfield gewerkt. De volgende instellingen zijn van toepassing voor u. Stap 1: kies een datum waarop u wilt beginnen met de Intramed - Twinfield koppeling U exporteert periodiek (meestal maandelijks) uw boekhouding naar Twinfield. Bepaal vanaf welke maand u wilt gaan exporteren met de Twinfield export. Kies een maand in het huidige jaar of werk vanaf 1 januari van een nieuw jaar. Aandachtspunt: Als u eerder exports heeft uitgevoerd naar een ander boekhoudpakket, bijvoorbeeld via het Fmutaformaat, neem dan even contact op met het Intramed Service Centrum voor advies. Tussenstap: maak een veiligheidskopie Omdat u instellingen in Intramed gaat aanpassen, kunnen wij ons voorstellen dat u bang bent om fouten te maken. Op dit punt in het stappenplan is het daarom aan te raden om een kopie van uw Intramed gegevens te maken (een veiligheidskopie). Stap 2: controleer de instellingen in Intramed De administraties in Intramed en Twinfield moeten met elkaar corresponderen op het gebied van dagboeken, grootboekrekeningen, rekeningschema, dimensietypen formaten, BTW instellingen etc. Aandachtspunten:

1.

U maakt gebruik van kostenplaatsen in Intramed: Met de aanpassingen in versie 8.2 is het mogelijk om de kostenplaatsen die u in Intramed kunt gebruiken, over te zetten naar Twinfield. Als u met de kostenplaatsen wilt werken, dan raden wij u aan het helponderwerp "Kostenplaatsen instellen en gebruiken" door te lezen.

2.

U maakt gebruik van overlopende omzet in Intramed: Met de aanpassingen in versie 8.2 is het verder mogelijk te werken met de overlopende omzet. Voor facturen die verstuurd worden over de verschillende producten in het vorige jaar, moet de omzet in het prestatiejaar geboekt worden, terwijl debiteuren en btw op de factuurdatum geboekt moeten worden. Wij

10


raden u aan dit voordat u gaat werken met de koppeling dit goed in te richten. In het help-onderwerp "Overlopende omzet boeken" kunt u lezen hoe u dit kunt instellen. 3.

U maakt gebruik van meerdere debiteurrekeningen in Intramed: Als u werkt met meerdere debiteurrekeningen, bijvoorbeeld voor het inzichtelijk maken van de financiële stroming vanuit nota's of verzamelstaten, moet u dit binnen Twinfield ook goed aangeven. Voor het instellen hiervoor kunt u het beste contact opnemen met Twinfield of via uw accountant.

4.

U heeft meer dan één openstaand boekjaar in Intramed: Als u de boekhouding van Intramed nooit heeft afgesloten, dan raden wij u wel aan, voordat u met de koppeling gaat werken, oude jaren af te sluiten. Dit geldt bijvoorbeeld niet voor het jaar 2014, waar u mogelijk nog te maken kunt hebben met afwijzingen vanuit verzekeraars.

5.

U heeft verschil in openstaande periodes in uw Intramed administratie versus Twinfield administratie: In Twinfield kunt u eveneens periodes afsluiten. Meestal vindt dit plaats in overleg met uw accountant. Wij raden u aan terughoudend te zijn wat betreft het afsluiten van de periodes; dit is ook niet verplicht. De reden hiervoor is dat bij afwijzingen over een afgelopen jaar die sporadisch kunnen voorkomen, de omzet niet op de juiste datum kunnen worden geboekt. Als een periode of jaar in Twinfield is afgesloten, zal Intramed de factuurdatum gebruiken.

6.

U heeft een afwijkend of niet corresponderend rekeningschema t.o.v Twinfield: Vooraf dient u het rekeningschema van Intramed en Twinfield zoveel mogelijk op elkaar af te laten stemmen. Eventuele nieuwe grootboekrekeningen die in Intramed worden toegevoegd zullen automatisch worden toegevoegd aan uw Twinfield administratie. U kunt in de wizard kiezen om nieuwe grootboekrekeningen over te brengen naar Twinfield. Als u de grootboekrekeningen nog niet heeft overgebracht in Twinfield, kunt u ook alle grootboekrekeningen overbrengen.

7.

Uw balansrekeningen en verlies/winstrekeningen zijn niet opeenvolgend in Intramed: Voor Twinfield is het een absolute voorwaarde dat het rekeningschema (balans & verlies winst rekeningen) in de juiste volgorde worden gezet en de type rekeningen in een aaneengesloten reeks worden vastgesteld. In Intramed zullen alle grootboekrekeningen van het type balans bovenin het rekeningschema staan en vanaf range 4000 zullen alle grootboekrekeningen van het type 'winst/verlies' aaneensluitend volgen. Alles tot aan de range 4000 dienen balansrekeningen te zijn. Een balansrekening zou dan ook niet mogen voorkomen vanaf de range 4000 en hoger. Laat u adviseren indien u afwijkingen ontdekt. Instellingen in systeemgegevens:

8.

11

Instelling naar wie de behandelomzet geboekt wordt en op welk type datum en vanaf wanneer er geboekt kan worden: In de systeemgegevens zijn op tabblad "2. Declaraties" twee nieuwe velden toegevoegd. Veld "Behandelomzet naar:" u kiest hier voor "Declarant" of "Behandeld door". Als het veld "Behandelomzet naar:" is ingesteld op "Behandeld door", wordt bij omzetboekingen die het gevolg zijn van een behandeling, de medewerker gelijk gemaakt aan de "Behandeld door:" uit de declaratieregel (en dus uit de behandeling). Als het veld "Behandelomzet naar:" is ingesteld op "Declarant", wordt bij omzetboekingen die het gevolg


zijn van een declaratiemoment, de medewerker gelijk gemaakt aan de declarant. Veld "Behandelomzet boeken op:" u kiest hier voor "Factuurdatum" of "Behandeldatum". Als het veld "Behandelomzet boeken op:" op "Behandeldatum" is ingesteld, worden de omzetboekingen die het gevolg zijn van behandelingen (en vóór de update naar Intramed versie 8.2 verzameld worden per rekening, kostenplaats en medewerker) gesplitst naar behandeldatum en op die datum geboekt. Als tegenrekening van die boeking wordt gebruikt: "Rekening nog te factureren omzet". Deze dient ook als tegenrekening op de factuurdatum voor de debiteuren- en btw-boeking. U stelt deze rekening in de systeemgegevens op tabblad "4. Financieel" in. Een uitzondering treedt op als de behandeldatum vóór de datum "Boeken mogelijk vanaf:" ligt. Als dat het geval is, zal de omzet op de factuurdatum worden geboekt. 9.

Instelling vanaf wanneer er geboekt kan worden: In de systeemgegevens is op tabblad "4. Financieel" ook een nieuw veld toegevoegd. Veld "Boeken mogelijk vanaf:" hier wordt standaard 1 januari van het lopende boekjaar ingevuld. Met deze instelling behoudt u uw huidige manier van omzet boeken; u kunt dit wijzigen. Er kunnen geen boekingen gedaan worden op een datum die vóór de datum in het veld "Boeken mogelijk vanaf:" ligt. U krijgt dan een foutmelding: "Boeken is pas mogelijk vanaf .". Dit geldt voor alle boekingen die door Intramed worden aangemaakt (bij betalingen, declaraties, creditaties, aanmaningen, dagboeken). De enige uitzondering hierop zijn boekingen die gedaan worden bij het afsluiten van een jaar.

10.

U werkt met incasso's: Als u werkt met incasso's in Intramed, kunt het beste dit in de boekhouding in Intramed afwerken. De betaling die als 1 post binnenkomt, moet namelijk boekhoudkundig gekoppeld worden naar de aparte incasso declaraties. Vervolgens exporteert u periodiek de boekhouding naar Twinfield. Neem voor advies contact op met het Service Centrum. Informatie over instellingen vindt u in de Help-documentatie van Intramed. U ziet deze informatie direct als u een scherm geopend heeft en de help aanzet (via de F1-toets).

Stap 3: stel een nieuwe online dienst in Het is nodig dat u een online dienst van het type "Twinfield" aanmaakt. Hierin vult u uw inloggegevens van Twinfield in. 1. 2. 3.

U doet dit via menu [Systeem], [Organisatie], [Online diensten]. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon . Kies bij het veld "Type:" voor Twinfield en vul uw gegevens is. Informatie over het instellen van een online dienst vindt u in de Help-documentatie van Intramed. U ziet deze informatie direct als u het scherm "Online dienst" open heeft staan, en de help aanzet (via de F1-toets).

12


Aandachtspunt: U heeft wel een Twinfield account nodig met de juiste rechten. Twinfield kent 9 niveaus en voor de koppeling moet tenminste worden gewerkt met niveau 1 tot en met 3. Hiermee heeft u als gebruiker meer rechten om de zogenaamde dimensies binnen Twinfield in te stellen en aan te spreken via de koppeling. Stap 3: exporteer uw boekhouding via de Twinfield export

Twinfield export U kunt uw boekhouding vanuit Intramed exporteren naar Twinfield. Exporteer pas, als alle grootboekrekeningen juist zijn ingesteld in Intramed en Twinfield. Zie daarvoor het onderwerp "Wat te doen bij beginsituatie 2 of 3".




3.

Klik op de knop "Volgende"; het volgende tabblad wordt, afhankelijk van uw rechten in Twinfield, geopend.

4.

U ziet dit scherm alleen als u te weinig rechten heeft om dimensietypes te raadplegen. U stelt de invoermaskers correct in. Dit doet u in principe éénmalig via de wizard. Als bijvoorbeeld de patiëntennummering in uw administratie 5 cijfers bevat, dan moet u in de wizard het invoermasker van de "Debiteuren" ruim instellen. Bijv. 1[0-9][0-9][0-9][0-9][0-9]. Tijdens het uitwisselen van de ID's worden deze voorafgegaan door de vaste waarde 1 en daarna nog 4 waarden, die de cijfers 0 t/m 9 mogen bevatten.

13


In Intramed wordt patiënt 12343 vertaald naar 112343. In de afbeelding is slechts een voorbeeld ingevuld, die misschien niet hetzelfde is als uw instellingen in Twinfield. U zult dus bewust handmatig uw eigen gebruikte instellingen moeten invoeren in de wizard.

In Twinfield is het mogelijk om bij "Projecten" en "Kostenplaatsen" ook een letter in te geven. Intramed ondersteund dit niet, dus kan alleen een een numerieke waarde ingegeven worden. De invoermaskers voor de debiteuren, crediteuren, kostenplaatsen en projecten moeten starten met een uniek cijfer gevolgd door een combinatie van cijfers tussen blokhaken [0-9]. Bijvoorbeeld debiteuren: 1 [0-9][0-9][0-9][0-9][0-9][0-9] en crediteuren: 2 [0-9][0-9][0-9][0-9][0-9][0-9]. 5.

Klik op de knop "Volgende"; het volgende tabblad wordt geopend.

6.

Vul de velden in. Veld

Omschrijving



14


Veld

Omschrijving







15










Veld

Omschrijving


7. 8.

Klik op de knop "Volgende"; het volgende tabblad wordt geopend. Bepaal vanaf welke boeking of boekjaar u de grootboekposten wilt exporteren en kies voor de optie "Alle boekingen exporteren vanaf boeking".

Hier kunt u zelf eenmalig kiezen vanaf welke boeking de export moet plaatsvinden. In elke volgende export kiest u altijd voor "Alleen nieuwe boekingen exporteren". 9.


16


10.


11. 12. 13.

Kies de locatie waar u de exportbestanden wilt bewaren. Klik op de knop "OK". Klik op de knop "Volgende" in de wizard; het volgende tabblad wordt geopend. Controleer of het veld "Vanaf postnummer" juist is ingevuld. Zo niet, klik dan op de knop "Vorige" en vul alsnog het juiste postnummer in.

14.

15.

17

Op dit tabblad staat informatie over de exportbestanden.


16.

Klik op de knop "Voltooien"; de exportbestanden wordt aangemaakt en het laatste tabblad van de wizard wordt geopend met informatie over de exportbestanden.

17.






18


-

19



Wat te doen bij beginsituatie 4 Vanaf 1 januari van het huidige boekjaar voert u uw boekhouding in Intramed. U wilt met terugwerkende kracht alles vanaf de eerste boeking exporteren naar Twinfield. U heeft misschien al eens een export gemaakt van uw boekhouding. U heeft nog niet eerder met Twinfield gewerkt. De volgende instellingen zijn van toepassing voor u. Stap 1: kies een datum waarop u wilt beginnen met de Intramed - Twinfield koppeling U exporteert periodiek (meestal maandelijks) uw boekhouding naar Twinfield. Bepaal vanaf welke maand u wilt gaan exporteren met de Twinfield export. Kies een maand in het huidige jaar of werk vanaf 1 januari van een nieuw jaar. Aandachtspunt: Als u eerder exports heeft uitgevoerd naar een ander boekhoudpakket, bijvoorbeeld via het Fmutaformaat, neem dan even contact op met het Intramed Service Centrum voor advies. Tussenstap: maak een veiligheidskopie Omdat u instellingen in Intramed gaat aanpassen, kunnen wij ons voorstellen dat u bang bent om fouten te maken. Op dit punt in het stappenplan is het daarom aan te raden om een kopie van uw Intramed gegevens te maken (een veiligheidskopie). Stap 2: neem contact op met Twinfield voor het correct instellen van de administratie Ook aan de Twinfield-kant moeten instellingen gedaan worden. Laat u hierover informeren. Stap 3: controleer de instellingen in Intramed. De administraties in Intramed en Twinfield moeten met elkaar corresponderen op het gebied van dagboeken, grootboekrekeningen, rekeningschema, dimensietypen formaten, BTW instellingen etc. Aandachtspunten:

1.

U maakt gebruik van kostenplaatsen in Intramed: Met de aanpassingen in versie 8.2 is het mogelijk om de kostenplaatsen die u in Intramed kunt gebruiken over te zetten naar Twinfield. Als u met de kostenplaatsen wilt werken, dan raden wij u aan het helponderwerp "Kostenplaatsen instellen en gebruiken" door te lezen.

2.

U maakt gebruik van overlopende omzet in Intramed: Met de aanpassingen in versie 8.2 is het verder mogelijk te werken met de overlopende omzet. Voor facturen die verstuurd worden over de verschillende producten in het vorige jaar, moet de omzet in het prestatiejaar geboekt worden, terwijl debiteuren en btw op de factuurdatum geboekt moeten worden. Wij raden u aan dit voordat u gaat werken met de koppeling dit goed in te richten. In het help-onderwerp "Overlopende omzet boeken" kunt u lezen hoe u dit kunt instellen.

20


3.

U maakt gebruik van meerdere debiteurrekeningen in Intramed: Als u werkt met meerdere debiteurrekeningen, bijvoorbeeld voor het inzichtelijk maken van de financiële stroming vanuit nota's of verzamelstaten, moet u dit binnen Twinfield ook goed aangeven. Voor het instellen hiervoor kunt u het beste contact opnemen met Twinfield of via uw accountant.

4.

U heeft meer dan één openstaand boekjaar in Intramed: Als u de boekhouding van Intramed nooit heeft afgesloten, dan raden wij u wel aan, voordat u met de koppeling gaat werken, oude jaren af te sluiten. Dit geldt bijvoorbeeld niet voor het jaar 2014, waar u mogelijk nog te maken kunt hebben met afwijzingen vanuit verzekeraars.

5.

U heeft verschil in openstaande periodes in uw Intramed administratie versus Twinfield administratie; In Twinfield kunt u eveneens periodes afsluiten. Meestal vindt dit plaats in overleg met uw accountant. Wij raden u aan terughoudend te zijn wat betreft het afsluiten van de periodes; dit is ook niet verplicht. De reden hiervoor is dat bij afwijzingen over een afgelopen jaar die sporadisch kunnen voorkomen, de omzet niet op de juiste datum kunnen worden geboekt. Als een periode of jaar in Twinfield is afgesloten, dan zal Intramed de factuurdatum gebruiken.

6.

U heeft een afwijkend of niet corresponderend rekeningschema t.o.v Twinfield: Vooraf dient u het rekeningschema van Intramed en Twinfield zoveel mogelijk op elkaar af te laten stemmen. Eventuele nieuwe grootboekrekeningen die in Intramed worden toegevoegd zullen automatisch worden toegevoegd aan uw Twinfield administratie. U kunt in de wizard kiezen om nieuwe grootboekrekeningen over te brengen naar Twinfield. Als u de grootboekrekeningen nog niet heeft overgebracht in Twinfield, kunt u ook alle grootboekrekeningen overbrengen.

7.

Uw balansrekeningen en verlies/winstrekeningen zijn niet opeenvolgend in Intramed: Voor Twinfield is het een absolute voorwaarde dat het rekeningschema (balans & verlies winst rekeningen) in de juiste volgorde worden gezet en de type rekeningen in een aaneengesloten reeks worden vastgesteld. In Intramed zullen alle grootboekrekeningen van het type balans bovenin het rekeningschema staan en vanaf range 4000 zullen alle grootboekrekeningen van het type 'winst/verlies' aaneensluitend volgen. Alles tot aan de range 4000 dienen balansrekeningen te zijn. Een balansrekening zou dan ook niet mogen voorkomen vanaf de range 4000 en hoger. Laat u adviseren indien u afwijkingen ontdekt. Instellingen in systeemgegevens:

8.

Instelling naar wie de behandelomzet geboekt wordt en op welk type datum en vanaf wanneer er geboekt kan worden: In de systeemgegevens zijn op tabblad "2. Declaraties" twee nieuwe velden toegevoegd. Veld "Behandelomzet naar:" u kiest hier voor "Declarant" of "Behandeld door". Als het veld "Behandelomzet naar:" is ingesteld op "Behandeld door", wordt bij omzetboekingen die het gevolg zijn van een behandeling, de medewerker gelijk gemaakt aan de "Behandeld door:" uit de declaratieregel (en dus uit de behandeling). Als het veld "Behandelomzet naar:" is ingesteld op "Declarant", wordt bij omzetboekingen die het gevolg zijn van een declaratiemoment, de medewerker gelijk gemaakt aan de declarant. Veld "Behandelomzet boeken op:" u kiest hier voor "Factuurdatum" of "Behandeldatum".

21


Als het veld "Behandelomzet boeken op:" op "Behandeldatum" is ingesteld, worden de omzetboekingen die het gevolg zijn van behandelingen (en vóór de update naar Intramed versie 8.2 verzameld worden per rekening, kostenplaats en medewerker) gesplitst naar behandeldatum en op die datum geboekt. Als tegenrekening van die boeking wordt gebruikt: "Rekening nog te factureren omzet". Deze dient ook als tegenrekening op de factuurdatum voor de debiteuren- en btw-boeking. U stelt deze rekening in de systeemgegevens op tabblad "4. Financieel" in. Een uitzondering treedt op als de behandeldatum vóór de datum "Boeken mogelijk vanaf:" ligt. Als dat het geval is, zal de omzet op de factuurdatum worden geboekt. 9.

Instelling vanaf wanneer er geboekt kan worden: In de systeemgegevens is op tabblad "4. Financieel" ook een nieuw veld toegevoegd. Veld "Boeken mogelijk vanaf:" hier wordt standaard 1 januari van het lopende boekjaar ingevuld. Met deze instelling behoudt u uw huidige manier van omzet boeken; u kunt dit wijzigen. Er kunnen geen boekingen gedaan worden op een datum die vóór de datum in het veld "Boeken mogelijk vanaf:" ligt. U krijgt dan een foutmelding: "Boeken is pas mogelijk vanaf .". Dit geldt voor alle boekingen die door Intramed worden aangemaakt (bij betalingen, declaraties, creditaties, aanmaningen, dagboeken). De enige uitzondering hierop zijn boekingen die gedaan worden bij het afsluiten van een jaar.

10.

U werkt met incasso's: Als u werkt met incasso's in Intramed, kunt het beste dit in de boekhouding in Intramed afwerken. De betaling die als 1 post binnenkomt, moet namelijk boekhoudkundig gekoppeld worden naar de aparte incasso declaraties. Vervolgens exporteert u periodiek de boekhouding naar Twinfield. Neem voor advies contact op met het Service Centrum. Informatie over instellingen vindt u in de Help-documentatie van Intramed. U ziet deze informatie direct als u een scherm geopend heeft en de help aanzet (via de F1-toets).

Stap 4: stel een nieuwe online dienst in Het is nodig dat u een online dienst van het type "Twinfield" aanmaakt. Hierin vult u uw inloggegevens van Twinfield in. 1. 2. 3.

U doet dit via menu [Systeem], [Organisatie], [Online diensten]. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon . Kies bij het veld "Type:" voor Twinfield en vul uw gegevens is. Informatie over het instellen van een online dienst vindt u in de Help-documentatie van Intramed. U ziet deze informatie direct als u het scherm "Online dienst" open heeft staan, en de help aanzet (via de F1-toets).

Aandachtspunt: U heeft wel een Twinfield account nodig met de juiste rechten. Twinfield kent 9 niveaus en voor de koppeling moet tenminste worden gewerkt met niveau 1 tot en met 3. Hiermee heeft u als gebruiker meer rechten om de zogenaamde dimensies binnen Twinfield in te stellen en aan te spreken via de koppeling.

22

Twinfield instellen en gebruiken v4 Stap 5: exporteer uw boekhouding via de Twinfield export

Twinfield export U kunt uw boekhouding vanuit Intramed exporteren naar Twinfield. Exporteer pas, als alle grootboekrekeningen juist zijn ingesteld in Intramed en Twinfield. Zie daarvoor het onderwerp "Wat te doen bij beginsituatie 4".




23


3.

Klik op de knop "Volgende"; het volgende tabblad wordt, afhankelijk van uw rechten in Twinfield, geopend.

In Twinfield is het mogelijk om bij "Projecten" en "Kostenplaatsen" ook een letter in te geven. Intramed ondersteunt dit niet, dus kan alleen een numerieke waarde ingegeven worden. De invoermaskers voor de debiteuren, crediteuren, kostenplaatsen en projecten moeten starten met een uniek cijfer gevolgd door een combinatie van cijfers tussen blokhaken [0-9]. Bijvoorbeeld debiteuren: 1 [0-9][0-9][0-9][0-9][0-9][0-9] en crediteuren: 2 [0-9][0-9][0-9][0-9][0-9][0-9]. 4.

5.

U ziet dit scherm alleen als u te weinig rechten heeft om dimensietypes te raadplegen. U stelt de invoermaskers correct in. Dit doet u in principe éénmalig via de wizard. Als bijvoorbeeld de patiëntennummering in uw administratie 5 cijfers bevat, dan moet u in de wizard het invoermasker van de "Debiteuren" ruim instellen. Bijv. 1[0-9][0-9][0-9][0-9][0-9]. Tijdens het uitwisselen van de ID's worden deze voorafgegaan door de vaste waarde 1 en daarna nog 4 waarden, die de cijfers 0 t/m 9 mogen bevatten. In Intramed wordt patiënt 12343 vertaald naar 112343. In de afbeelding is slechts een voorbeeld ingevuld, die misschien niet hetzelfde is als uw instellingen in Twinfield. U zult dus bewust handmatig uw eigen gebruikte instellingen moeten invoeren in de wizard. Klik op de knop "Volgende"; het volgende tabblad wordt geopend.

24


6.

Vul de velden in. Veld

Omschrijving







25










Veld

Omschrijving




7. 8.

Klik op de knop "Volgende"; het volgende tabblad wordt geopend. Kies voor optie "Alle boekingen exporteren".

In elke volgende export kiest u altijd voor "Alleen nieuwe boekingen exporteren". 9.


26


10.


11. 12. 13.

Kies de locatie waar u de exportbestanden wilt bewaren. Klik op de knop "OK". Klik op de knop "Volgende" in de wizard; het volgende tabblad wordt geopend.

14. 15.

Op dit tabblad staat informatie over de exportbestanden. Klik op de knop "Voltooien"; de exportbestanden wordt aangemaakt en het laatste tabblad van de wizard wordt geopend met informatie over de exportbestanden.

27


16.






-


28

Deze procedure is speciaal voor gebruikers die hun boekhouding (willen) doen in het programma Twinfield. Daarbij zijn 2 scenario's mogelijk:

Recommend Documents