DESAIN DAN PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN DATA HASIL PENELITIAN UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIFITAS DAN MUTU PENELITIAN Muhammad Ilham Rizqyawan*1), Rian Putra Pratama1), Irfan A. F. Anto1), Aris Munandar1), Hanif Fakhrurroja1) 1)
UPT Balai Pengembangan Instrumentasi - Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Komplek LIPI, Gedung 30, Jl. Sangkuriang, Bandung, Jawa Barat Telp. (022) 2503053, Fax. (022)2504577 Korespondensi:
[email protected]*
INTISARI Sistem informasi penelitian dapat meningkatkan efisiensi administrasi dan manajemen penelitian, misalnya dalam pembuatan laporan dan auditing bagi tim administrasi dan pemegang kegiatan penelitian. Selain itu sistem informasi penelitian juga dapat memberikan dasar ilmiah untuk para pemangku kebijakan dalam mengambil keputusan. Dengan didukung oleh data-data yang valid, keputusan yang diambil dapat lebih efektif sehingga diharapkan bisa berdampak pada peningkatan mutu penelitian. Oleh karena itu penelitian ini berfokus kepada desain dan pengembangan sistem manajemen data hasil penelitian di UPT BPI LIPI dengan menggunakan metodologi spiral. Sebelum menentukan kebutuhan dan desain sistem dilakukan analisis SWOT, kemudian kebutuhan umum sistem ditentukan. Dari desain umum sistem kemudian dibuat empat milestone pengembangan software. Pengujian dilakukan dengan blackbox testing untuk mengetahui fungsionalitas dari sistem yang dibuat. Dari hasil pengujian diketahui bahwa sistem berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan yang telah ditentukan. Kata Kunci: Sistem Informasi Penelitian, Data Hasil Penelitian, Manajemen Penelitian
ABSTRACT Research information system can improve the efficiency of the administration and research management, for example in the report generating and auditing for the administrative team and the research manager. Research information system can also provide a scientific basis for the decisions of the higher management and policy makers. With the support of valid data, decisions can be more effective and at the end of the day is expected to improving the quality of research. This study focuses on the design and development of research data management system in UPT BPI LIPI using spiral methodology. SWOT analysis is conducted before determining the requirements and designing the system. From the general system design, we split the software development into four milestones. Blackbox testing were conducted to determine the functionality of the developed system. The result shows that the system is running properly and in accordance with the requirements that have been defined. Keywords: Research Information System, Research Data, Research Management
1
PENDAHULUAN
UPT BPI LIPI selama melaksanakan kegiatan penelitian sampai saat ini, telah banyak menciptakan data dalam berbagai bentuk dan jenis media. Dengan semakin meningkatnya kegiatan di suatu unit kerja di lingkungan UPT BPI LIPI, maka akan meningkat pula volume data yang tercipta. Jika data-data yang tercipta tersebut tidak segera ditangani secara cepat dan tepat, maka ketika data hasil penelitan tersebut dibutuhkan akan sangat sulit untuk mencari dan mendapatkannya. Sistem informasi penelitian, yang sering juga disebut Current Research Information System (CRIS) merupakan sistem informasi yang mengelola data penelitian yang terdiri dari publikasi, kegiatan penelitian, dan para penelitinya dalam suatu instansi [1, 2]. Sistem informasi penelitian biasanya ditujukan untuk peneliti, pustakawan, tim administrasi atau tata usaha, dan manajer penelitian. Sistem informasi penelitian dapat meningkatkan efisiensi administrasi dan manajemen penelitian, misalnya dalam pembuatan laporan dan auditing bagi tim administrasi dan pemegang kegiatan penelitian. Selain itu sistem informasi penelitian juga dapat memberikan dasar ilmiah untuk para pemangku kebijakan dalam mengambil keputusan [3]. Dengan didukung oleh data-data yang valid, keputusan yang diambil dapat lebih efektif sehingga diharapkan bisa berdampak pada peningkatan mutu penelitian. Oleh karena itu penelitian ini berfokus kepada desain dan pengembangan sistem manajemen data hasil penelitian di UPT BPI LIPI.
2
DASAR TEORI
Sistem informasi penelitian sudah dianggap sangat penting bagi sebuah institusi penelitian. Dibentuknya EuroCRIS menjadi salah satu indikator pernyataan tersebut. EuroCRIS merupakan organisasi non-profit dimana para pakar infomasi penelitian dan sistem informasi penelitian berkumpul dan berkoordinasi dalam pengembangan standarisasi model data internasional tentang sistem informasi penelitian. Standarisasi itu dikenal dengan nama CERIF (Common European Research Information Format) dan saat ini telah mencapai versi 1.6 [4]. EuroCRIS juga mengadakan konferensi duatahunan untuk membahas penelitian dan pengembangan dalam bidang ini. Banyak penelitian yang telah dilakukan dalam rangka pengembangan sistem informasi penelitian, mulai dari pengembangan sistemnya, interoperabilitas dan integrasi data, pengolahan data, visualisasi data, serta implementasi dari sistem informasi penelitian tersebut [5, 6, 7, 8, 9]. Integrasi data merupakan hal yang sangat penting dalam sistem informasi penelitian karena sistem informasi penelitian biasanya mempunyai sumber data dan model data yang heterogen. Sistem informasi penelitian juga biasanya mempunyai berbagai jenis stakeholder dengan kepentingan yang berbeda-beda sehingga menjadikan integrasi data semakin kompleks. Quicks et. al. dalam papernya yang berjudul “Information Integration in Research Information Systems” [6] membahas tentang hasil dari integrasi data penelitian dalam konteks manajemen informasi penelitian. Dalam paper tersebut Quicks menyimpulkan bahwa salah satu peran penting dari CRIS adalah integrasi data, dan mapping adalah bagian penting dari sistem integrasi data. Oleh
karena itu mapping harus dipertimbangkan menjadi objek kunci dalam sistem informasi penelitian. Selain integrasi data, pengolahan data juga sangat penting dalam sistem informasi penelitian. Pengolahan data dilakukan untuk knowledge discovery dari data penelitian yang terkumpul. Salah satu paper yang membahas tentang pengolahan data dari sistem informasi penelitian adalah [7]. Dalam paper tersebut Vestdam, et. al. menggunakan teknik-teknik dari Natural Language Processing (NLP) untuk mengklasifikasi informasi yang tersimpan dalam suatu CRIS mengumpulkan informasinya dalam portofolio peneliti dalam bentuk “fingerprint” yang menggambarkan research interest dari peneliti tersebut. Visualisasi data dilakukan untuk menyajikan data hasil knowledge discovery sehingga lebih mudah dipahami oleh pengguna. Dengan visualisasi data yang tepat, sebuah pola dari data hasil pengolahan yang sebelumnya tidak terdeteksi bisa dikenali setelah divisualisasikan. Dimou et. al. dalam papernya yang berjudul “Visualizing the information of a Linked Open Data enabled Research Information System” [8] menggunakan linked open data dari sistem informasi penelitian untuk memvisualisasikan jaringan dari peneliti, hubungan antar peneliti, kelompok praktisi, dan timeline dari suatu subjek penelitian.
3
METODE DAN TEKNIK PENGUKURAN
Metode pengembangan yang digunakan adalah metode spiral [10], dimana pengembangan melalui beberapa iterasi dan setiap iterasi melewati empat kuadran tahapan pengembangan yaitu penentuan objektif; identifikasi dan pemecahan resiko; pengembangan dan verifikasi / pengujian; dan terakhir adalah perencanaan tahap selanjutnya. Model spiral bisa dilihat pada gambar 1 berikut:
Gambar 1. Model Spiral [10]
Iterasi dari metode spiral tersebut dibuat menjadi project milestone dengan masingmasing project milestone mewakili satu iterasi dari model spiral tersebut. Berikut project milestone yang dibuat: 1. 2. 3. 4. 5.
Perencanaan awal Pengembangan Research Information System (RIS) dasar Data preprocessing Knowledge discovery Visualisasi data
Milestone pertama adalah perencanaan awal sistem secara keseluruhan, gambaran umum sistem, dan arah pengembangan sistem. Milestone kedua adalah pengembangan RIS dasar dimana sistem ini berperan dalam operasi dasar pengelolaan data seperti CRUD (Create, Read, Update, Delete). RIS dasar tersebut kemudian diuji menggunakan blackbox testing untuk mengetahui fungsionalitas sistem yang dibuat. Milestone ketiga yaitu normalisasi data, integrasi data dan linking data merupakan tahapan untuk menyiapkan data agar siap untuk diproses pada milestone keempat yaitu data processing. Disini akan dikembangkan sistem untuk menemukan informasi dan pola-pola tersembunyi dari data yang terkumpul. Pada milestone kelima informasi dan pola-pola yang ditemukan tersebut ditampilkan dalam bentuk visual sehingga bisa dipahami oleh pengguna. Dalam tulisan ini yang akan dibahas adalah milestone pertama dan kedua. 3.1
Perencanaan Awal
Pada tahap ini dilakukan analisis SWOT kemudian dilakukan desain awal sistem baik secara concept model-nya dan juga arsitekturnya. Analisis SWOT dilakukan untuk mengetahui lebih dalam kekuatan, kelemahan, kesempatan dan juga ancaman dari sistem yang ada sehingga diharapkan akan lebih efektif dalam merencanakan sistem yang akan dibuat. Analisis SWOT dapat dilihat pada tabel 1 berikut: Tabel 1. Analisis SWOT
1
Strength
2
Weakness
3
Opportunity
Output penelitian / publikasi yang relatif banyak Peningkatan SDM di bidang penelitian (Kandidat peneliti baru) Peningkatan SDM di bidang IT Pengelolaan dan administrasi penelitian masih kurang baik / dapat ditingkatkan Pengelolaan masih manual Efektifitas dalam evaluasi informasi dan finansial dapat ditingkatkan dengan menggunakan Research Information System (RIS) Knowledge discovery dengan memanfaatkan data yang terkumpul dalam RIS dapat menjadi acuan untuk pimpinan dalam membuat suatu kebijakan Visualisasi data dapat memberikan
4
pemahaman yang lebih tentang kegiatan penelitian dan tentang para peneliti itu sendiri sehingga bisa digunakan untuk evaluasi dsb. Jika pengelolaan penelitian masih kurang baik dalam hal administrasi maka akan kerepotan ketika dilakukan audit Perubahan iklim politik dan regulasi dapat memberikan tantangan sendiri dalam berlangsungnya kegiatan penelitan
Threat
Setelah diketahui kekuatan, kelemahan, kesempatan dan juga ancaman dari sistem yang ada maka rancangan sistem informasi penelitian dibuat. Rancangan terdiri atas concept model dan arsitektur sistem. Concept model dapat dilihat pada gambar 2. Input data
API Eksternal
Basic RIS
Pemrosesan data Preprocessing
Clustering
Timeline
Forecasting
Research Network
Classification
Trends
Researcher Network
Reporting
Visualisasi Data
Pengguna
Gambar 2. Concept Model
Dalam concept model terdapat tiga blok utama dari sistem yaitu RIS dasar, modul pemrosesan data, dan modul visualisasi data. Tiga blok inilah yang menjadi milestone dari pengembangan sistem ini, dengan penambahan perencanaan awal dan preprocessing yang dibuat menjadi milestone tersendiri. Selain concept model, dibuat juga arsitektur sistem sebagai gambaran bagaimana tiap modul dalam sistem berkomunikasi dan menyimpan data ke database. Arsitektur sistem bisa dilihat pada gambar 3.
Website
Mobile App
View
View
Server using Java / Phyton / other language that support Machine Learning & Large data processing
API
Controller
Graph Db
Data Processing
Data Model
Gambar 3. Arsitektur Sistem
Dalam arsitektur sistem diatas, terdapat backend system dan frontend system. Database, data model, controller, data processing, dan API merupakan bagian dari backend system. Backend system ini merupakan sistem di server dimana seluruh pengolahan dan pemrosesan data dilakukan. Website dan mobile application nantinya diharapkan berupa frontend system yang hanya memiliki tugas utama untuk menampilkan data dan hanya melakukan operasi pengelolaan dan penyimpanan data internal (local storage). Semua operasi pengelolaan seperti request data dari server, post data baru, dan update data lama dilakukan dengan memanggil API yang telah disediakan. 3.2
Pengembangan Research Information System (RIS) dasar
Dalam milestone ini pertama-tama dilakukan penentuan requirement dari sistem yang akan dibuat. Requirement dari sistem pada milestone ini bisa dilihat pada gambar 4 berikut: Milest one 1
Data
Judul
Sist em
Desain
Peneliti
Kegiatan Penelitan
Backend
Fr ont end
Usercent er ed
Sim ple & Easy-t o-use
Abstr ak
Peneliti
Dana
Proposal
Out put
Tahun Kegiatan
Penanggung Jaw ab Kegiat an
Anggot a
Sumber Dana
Jum lah Dana
Publikasi
Paten
Gambar 4. System Requirement
Protot ipe
Kemudian perancangan software dibuat menggunakan Unified Modelling Language (UML). Gambar 5 berikut adalah Use Case Diagram dari sistem yang dibuat:
Gambar 4. Use Case Diagram
Dalam RIS dasar ini pengguna masih diasumsikan dua jenis, jadi pembagian pengguna berdasarkan stakeholder yang lebih spesifik belum dilakukan. Tipe pengguna pertama adalah “user” dimana pengguna ini hanya bisa melihat data dan melakukan pencarian di frontend app. Tipe kedua adalah “admin” dimana pengguna ini memiliki akses penuh terhadap sistem. Admin bisa melakukan operasi CRUD pada tiap data dengan sebelumnya melakukan login terlebih dahulu. 3.3
Skenario Pengujian RIS Dasar
Pengujian yang dilakukan adalah pengujian fungsionalitas dengan menggunakan blackbox testing. Skenario pengujian diambil berdasarkan system requirement dan use case yang telah dibuat sebelumnya. Skenario pengujian bisa dilihat pada tabel 2 berikut: Tabel 2. Skenario Pengujian
No 1 2 3
Use Case Melihat data peneliti Melihat kegiatan penelitan Mencari data kegiatan penelitian
4
Login
5
Menambah data peneliti
6
Mengubah data peneliti
7
Menghapus data peneliti Menambah data kegiatan penelitian
8 9
Mengubah data penelitan
10
Menghapus data penelitian
4
Butir Uji Sistem menampilkan data peneliti Sistem menampilkan data kegiatan penelitan Pengguna menginput data yang ingin dicari Pengguna menginput data login yang benar dan terdaftar Pengguna menginput data login yang salah atau tidak terdaftar Pengguna menginput data valid sesuai kriteria Pengguna menginput data yang tidak valid Pengguna menginput data valid sesuai kriteria Pengguna menginput data yang tidak valid Pengguna menghapus data Pengguna menginput data valid sesuai kriteria Pengguna menginput data yang tidak valid Pengguna menginput data valid sesuai kriteria Pengguna menginput data yang tidak valid Pengguna menghapus data
HASIL DAN PEMBAHASAN
Rancangan dan desain sistem yang telah dibuat kemudian dikembangkan menjadi working prototype yang kemudian nantinya akan diuji fungsionalitasnya menggunakan blackbox testing. Gambar 5 berikut adalah tampilan halaman depan dari frontend app sistem informasi penelitian yang dikembangkan.
Gambar 5. Use Case Diagram
Halaman depan tersebut berisi daftar peneliti diurut sesuai nama, dan kegiatan penelitian yang dikelompokkan berdasarkan tahun kegiatan. Chart berisi statistik peneliti dan output hasil penelitian ditambahkan sebagai tambahan informasi. Untuk dapat mengisi dan mengubah data, admin harus masuk ke backend app dengan melakukan login terlebih dahulu. Halaman login ditampilkan dalam gambar 6 dan dashboard untuk backend app ditampilkan dalam gambar 7.
Gambar 6. Use Case Diagram
Gambar 7. Use Case Diagram
Working prototype tadi kemudian diuji menggunakan blackbox testing sesuai dengan skenario pengujian yang telah dibuat sebelumnya. Tabel 3 berikut adalah hasil pengujian yang dilakukan. Tabel 3. Blackbox Testing Masukan Klik salah satu link peneliti Klik salah satu link kegiatan penelitian
Hasil yang diharapkan Melihat data peneliti Sistem menampilkan data peneliti sesuai yang dipilih pengguna Meliat kegiatan penelitian Sistem menampilkan data kegiatan penelitian sesuai yang dipilih pengguna Mencari data kegiatan penelitian
Hasil pengujian [√] diterima [ ] ditolak
[√] diterima [ ] ditolak
Input data yang dicari Input data login yang benar dan terdaftar Input data login yang salah atau tidak terdaftar Input data valid sesuai kriteria Input data tidak valid Input data valid sesuai kriteria Input data tidak valid Klik tombol delete pada salah satu peneliti Input data valid sesuai kriteria Input data tidak valid Input data valid sesuai kriteria Input data tidak valid Klik tombol delete pada salah satu kegiatan penelitian
Sistem menampilkan hasil pencarian sesuai input data pengguna Login Sistem membuka dashboard backend app Sistem menampilkan pesan kesalahan Menambah data peneliti Sistem menambahkan data peneliti baru ke database Sistem menampilkan pesan kesalahan Mengubah data peneliti Sistem mengubah data peneliti sesuai input Sistem menampilkan pesan kesalahan Menghapus data peneliti Sistem menghapus data peneliti Menambah data kegiatan penelitian Sistem menambahkan data kegiatan penelitian baru ke database Sistem menampilkan pesan kesalahan Mengubah data penelitian Sistem mengubah data kegiatan penelitian sesuai input Sistem menampilkan pesan kesalahan Menghapus data penelitian Sistem menghapus data penelitian
[√] diterima [ ] ditolak
[√] diterima [ ] ditolak [√] diterima [ ] ditolak
[√] diterima [ ] ditolak [√] diterima [ ] ditolak [√] diterima [ ] ditolak [√] diterima [ ] ditolak [√] diterima [ ] ditolak
[√] diterima [ ] ditolak [√] diterima [ ] ditolak [√] diterima [ ] ditolak [√] diterima [ ] ditolak
[√] diterima [ ] ditolak
Dari hasil pengujian blackbox bisa dilihat bahwa sistem melewati semua pengujian dengan baik. Artinya fungsionalitas sistem berjalan sesuai requirement yang telah ditentukan.
5
KESIMPULAN
Sistem informasi penelitian sangat penting bagi suatu institusi untuk mengelola data dari kegiatan penelitian yang dilakukan institusi tersebut. Dalam penelitian ini sistem informasi penelitian untuk UPT BPI LIPI didesain dan kemudian dibuat sebuah working prototype-nya untuk diuji dan diverifikasi sebelum masuk ke tahap pengembangan selanjutnya. Dari hasil pengujian blackbox bisa dilihat bahwa sistem melewati semua pengujian dengan baik. Artinya fungsionalitas sistem berjalan sesuai requirement yang telah ditentukan.
UCAPAN TERIMA KASIH Penulis mengucapkan terima kasih kepada UPT Balai Pengembangan Instrumentasi LIPI yang telah memberikan dukungan pendanaan melalui kegiatan penelitian Riset
Tematik 2016. Selain itu penulis juga mengucapkan terima kasih kepada seluruh staf yang terlibat dalam kegiatan penelitian ini.
DAFTAR PUSTAKA [1] "Current research information system", Wikipedia, 2016. [Online]. Available: https://en.wikipedia.org/wiki/Current_research_information_system. [Accessed: 06- Jun- 2016]. [2] A. Asserson, "Current Research Information System End user viewpoint and requirements", Prague, Czech Republic, 2012. [3] J. Zhang, Y. Liu and J. Song, "The Scientific Research Management System of Colleges", 2009 Second International Symposium on Knowledge Acquisition and Modeling, 2009. [4] "Main features of CERIF | euroCRIS", Eurocris.org, 2016. [Online]. Available: http://eurocris.org/cerif/main-features-cerif. [Accessed: 09- Jun- 2016]. [5] Fu Xiaolong, Liu Qixin and Yuan Fang, "Design and implementation of university level unified information system integration platform", 5th International Conference on Computer Sciences and Convergence Information Technology, 2010. [6] C. Quix and M. Jarke, "Information Integration in Research Information Systems", Procedia Computer Science, vol. 33, pp. 18-24, 2014. [7] T. Vestdam, H. Rasmussen and M. Doornenbal, "Black Magic Meta Data-get a Glimpse behind the Scene", Procedia Computer Science, vol. 33, pp. 239-244, 2014. [8] A. Dimou, L. De Vocht, G. Van Grootel, L. Van Campe, J. Latour, E. Mannens and R. Van de Walle, "Visualizing the Information of a Linked Open Data Enabled Research Information System", Procedia Computer Science, vol. 33, pp. 245-252, 2014. [9] V. Zelepukhina, T. Danilova, A. Burmistrov and Y. Tarasevich, "Particular Experience in Design and Implementation of a Current Research Information System in Russia: National Specificity", Procedia Computer Science, vol. 33, pp. 168-173, 2014. [10] B. Boehm, "A spiral model of software development and enhancement", Computer, vol. 21, no. 5, pp. 61-72, 1988.
