DER
5 FACILITY MANAGEMENT
TUSSEN TOILETBEHEER EN BEDRIJFSSTRATEGIE VOLKSVERHUIZING BIJ BASF VOORDEEL VAN SAMENWERKEN IN DETAILS MEUBILAIR ALS FACILITAIR MAATWERK
VERSCHIJNT 4X PER JAAR 2 e JAARGANG MEI 2002
2
DER
EEN GESPREK MET RAMSES DE GROOT VAN HOGESCHOOL DIEDENOORT
TUSSEN TOILETBEHEER EN BEDRIJFSSTRATEGIE ’JE VRAAGT EEN CATERAAR TOCH OOK NIET OF HIJ DE INRICHTING VERZORGT.’ DE REACTIE VAN RAMSES DE GROOT, EXPERT OP HET GEBIED VAN FACILITY MANAGEMENT, OP DE VRAAG OF DE INRICHTER DE FUNCTIE VAN FACILITY MANAGER VOOR HET MIDDEN- EN KLEINBEDRIJF ZOU KUNNEN SPELEN. EEN BESTUURSLID VAN DE VERENIGING VOOR FACILITY MANAGEMENT NEDERLAND OVER HET VAKGEBIED.
ZAKEN AFSTEMMEN
Hogeschool Diedenoort in Wageningen is een zelfstandige, gespecialiseerde instelling voor hoger beroepsonderwijs op het gebied van Facility Management (FM) en met haar ruim 900 studenten ook de grootste FM-opleiding in het land. Ramses de Groot is als directeur van FMployment, een wervings- en selectiebureau, aan de instelling verbonden. Het dertigjarig bestaan van de hogeschool vertelt iets over FM als zelfstandig vakgebied. ’Facility management omvat alle processen die het primaire proces van
3
een organisatie ondersteunen. Denk daarbij aan post en repro, catering, automaten, bewaking, telefonie en GSM, archief, schoonmaak, groenvoorziening, kunstbeheer, guest & travel. Essentieel voor ’facility management’ is dat je die processen zo efficiënt mogelijk aanpakt. Dat kan alleen als er sprake is van afstemming. Stel je voor dat een schoonmaakploeg de vloer de jaarlijkse wasbeurt geeft, terwijl een maand later blijkt dat de vloerverwarming aan vernieuwing toe is.’ STRATEGIE BINNENSHUIS
’Facilitair beheer kom je overal tegen’, aldus Ramses de Groot, ’maar de mate van professionalisering verschilt.’ De afgelopen jaren is die sterk toegenomen door de behoefte aan kostenbeheersing en de wens om kwaliteit te leveren voor klant en - schaarse - werknemer. Vooral binnen het midden- en kleinbedrijf zit het facilitair beheer nogal eens verspreid in de organisatie, bijvoorbeeld bij de financieel deskundige, de controller of de inkoper. Het resultaat is vaak dat er voornamelijk gestuurd wordt op kosten en minder op kwaliteit en efficiëntie. Bepaalde ontwikkelingen kunnen juist voor het MKB soelaas bieden. De Groot: ’Je kunt facilitaire diensten uitbesteden. Dan worden die geleverd door een facilitair bedrijf buiten de eigen organisatie, dat ook de coördinatie op zich neemt. Dit heet ’main contracting’. Je koopt bijvoorbeeld een interne verhuizing in of de catering.’
Ook organiseren bedrijven gezamenlijk hun facility management: park management. ’Je richt als het ware samen een facilitaire organisatie in. Dat bespaart kosten, bijvoorbeeld doordat je op grotere schaal diensten kunt inkopen. Afstemming is dan heel belangrijk. Deze nieuwe ontwikkeling op het gebied van facility management wordt sinds kort zelfs ondersteund door een nieuwe NEN-norm: een officiële richtlijn die beschrijft hoe je facilitaire kosten in kaart kunt brengen.’ Zaken aan anderen overlaten levert ook een risico op. Facilitair beleid is in het ideale geval een afgeleide van de ondernemingsstrategie. Facilitaire zaken die echt een concurrentievoordeel moeten opleveren, kun je dan ook beter binnenshuis houden. Ramses de Groot geeft een voorbeeld: ’Denk aan een onderscheidende manier waarop een bank telebankieren in het buitenland organiseert. Het systeem draaiende houden kun je uitbesteden, het bedenken van de eisen waaraan het moet voldoen, hangt daarvoor te veel samen met de ondernemingsstrategie.’ WAAR LIGT DE GRENS?
Kortom, er ontstaan nieuwe manieren om facility management beter en goedkoper te organiseren. Daarnaast vervagen grenzen tussen vakgebieden. Facility managers lonken naar het territorium van financieel deskundigen, IT’ers en personeelsmanagers. Ook die houden zich immers bezig met processen die de kernactiviteiten van organisaties ondersteunen. Deze verbrede vorm van facility management heet Corporate Infrastructure Resource Management. De Groot: ’Een dergelijke ontwikkeling komt
DER
voort uit de vraag: wie zijn wij, wat onderscheidt ons van anderen? Het grote gevaar hierbij is dat je de boel opblaast.’ Anderzijds zoeken ook verhuizers, inrichters en schoonmaakbedrijven verbreding: zij bieden steeds vaker andere facilitaire diensten aan naast hun kernproduct. Klanten in het MKB hebben immers niet altijd een facility manager in huis en willen wel één aanspreekpunt: voor de verhuizing, de catering, de schoonmaak. Illustratief is de auto van het schoonmaakbedrijf die opeens het opschrift ’facilitaire dienstverlening’ draagt. SPECIALIST VERSUS GENERALIST
Wat kun je van een inrichter verwachten? Ramses de Groot heeft daar een uitgesproken mening over. ’Voor de inrichter is verbreding een strategische keuze. Je moet je heel goed afvragen: wil ik wel verbreden en welke facilitaire diensten kan ik met voldoende kwaliteit aanbieden? Er is immers veel concurrentie van bedrijven die aan main contracting doen. Ik verwacht van een inrichter vooral advies over de inrichting van een gebouw, bijvoorbeeld: met deze inrichting van de ruimte dalen de schoonmaakkosten, op die manier wordt de bezetting per werkplek hoger. Facility management is echter veel meer. Met ’the facilities’ vraag je in Amerika naar de toiletten, maar wij verstaan onder facilities niet alleen de inrichting, maar ook telecomvoorzieningen, beveiliging, catering, schoonmaak, onderhoud. De inrichter hoort in elk geval een specialist te zijn op het gebied van de inrichting. Dat specialisme heeft de facility manager immers niet in huis. Die is en blijft een generalist.’
4
DER
PROJECT VOLKSVERHUIZING BIJ BASF naam BASF kent van ’de bandjes’, de magnetische tape. Dit enige onderdeel van het concern, waar consumentenproducten werden gemaakt, is vijf jaar geleden verkocht. STEEDS COMPLEXER
’EEN VOLKSVERHUIZING’ NOEMT RON BALVERS, FACILITY MANAGER VAN BASF NEDERLAND BV, DE ENORME INTERNE VERHUIZING BIJ HET CHEMIECONCERN, DIE OP DONDERDAG 13 SEPTEMBER 2001 BEGINT EN OP ZONDAG 16 SEPTEMBER EINDIGT. WAT AANVANKELIJK EEN VERPLAATSING VAN ZEVENTIG WERKPLEKKEN LIJKT TE WORDEN, MONDT UIT IN EEN VERHUIZING EN INHUIZING VAN WEL TWEEHONDERD BUREAUS MET TOEBEHOREN. IDESKA EN UTS VERKROOST VERHUIZINGEN ZIJN PARTNERS IN HET PROJECT. EEN STAALTJE FACILITY MANAGEMENT VAN DE BOVENSTE PLANK.
KLEURSTOFFEN EN BANDJES
De verkooporganisatie van BASF Nederland ligt aan de Rijn in Arnhem, naast de John Frost-brug, waarom tijdens de operatie Market Garden in 1944 zo hevig gevochten is. Het bedrijf levert chemische grondstoffen en halffabrikaten en is met een omzet van ca. 500 miljoen euro per jaar de grootste chemie-importeur van Nederland. De grondlegger Friedrich Engelhorn ontdekte halverwege de negentiende eeuw min of meer toevallig dat je uit aniline, een restproduct bij de gaswinning uit steenkool, kleurstoffen kunt maken. Zo ontstond de Badische Anilin- & Soda-Fabrik in Ludwigshafen. IJzer(Ferro)oxide is naast een zeer gewilde kleurstof ook een magnetisch dragermateriaal. Vandaar dat menigeen de
De afdeling Informatietechnologie, BASF IT Services (BIS), wordt in 2001 zelfstandig. Ron Balvers: ’De afdeling was in de jaren daarvoor sterk gegroeid en bezette her en der ruimten. Als zelfstandig bedrijf wilde men graag bij elkaar zitten. De gewenste vleugel van het gebouw was gedeeltelijk bezet door andere afdelingen, maar zou wel het kleinste aantal verhuisbewegingen geven. Natuurlijk was de animo bij de mensen die moesten verkassen gering: zij hadden er niet om gevraagd. Tegelijkertijd zag men in, dat je met een verhuizing wensen kunt realiseren, zoals flexwerkplekken en plug in-werkplekken. Kortom, het verhuisplaatje werd steeds complexer. We ontkwamen er niet aan om het hele gebouw opnieuw in te richten.’ Uiteindelijk verhuizen alle grote afdelingen binnen de organisatie: Agro-verkoop, leverancier van gewasbeschermingsmiddelen, de crediteurenadministratie en natuurlijk BIS. De verzelfstandigde afdeling wil zich onderscheiden met een aparte meubellijn. Het voorstel daarvoor van Ideska wint het van andere aanbieders, onder meer omdat mensen een proefwerkplek kunnen uitproberen. De bestaande werkplekken van BIS-medewerkers gaan naar andere medewerkers in het gebouw. Circa 70 verouderde werkplekken maken plaats voor nieuwe; de crediteurenadministratie wordt ingericht als beoogd Customer Information Centre,
5
DER
met groepjes van drie of vier bureaus bij elkaar. De hele operatie is uiteindelijk een gecombineerde verhuizing en inhuizing. NAZORGTEAM
Het verhuizen van een bestaand kantoor is veel lastiger dan het inrichten van een nieuw gebouw. Dit ervaart Ron Balvers aan den lijve als hij op zaterdagmorgen 15 september bijna over het meubilair heen moet klimmen om het gebouw binnen te komen: de hal is tijdelijk ’tussenopslag’. ’Op dat moment vraag ik me af wie nog overzicht heeft, maar dat blijkt er bij de verhuizer wel degelijk te zijn.’ De vrijdag ervoor, op 14 september, zijn de medewerkers van BASF om 16.00 uur vertrokken. BIS ontkoppelt de PC’s, KPN Telecom de telefoons en anderhalf uur later begint de eerste verhuisploeg met het verwijderen van oud meubilair. Het nieuwe is al geleverd en meubelmakers beginnen direct met plaatsen en monteren. Op zaterdagavond is de logistieke operatie vrijwel rond, afgezien van het verwijderen van achtergebleven meubeldelen uit de gangen en het opruimen van verhuisdozen. Op zondag worden PC’s en telefoons weer aangesloten en verbindingen getest. Een vergissing op dat gebied is op maandagmorgen voor kantoortijd al verholpen.
EXPERTISE ERVAREN
De eerste week na de verhuizing is er een nazorgteam aanwezig: meubelmakers, die stoelen en bureaus instellen, verhuizers voor kleine verschuivingen, mensen van KPN Telecom. Dit team haalt vanaf maandag de ergste kou uit de lucht, hoewel die kou meevalt. ’In het algemeen is men te spreken over de mate van compleetheid van de verhuizing,’ aldus Balvers. Niet iedereen beschikt op maandag over de gewenste kastruimte en er zijn wat stoelen weg, maar men kan weer aan het werk. ’We hebben echt de waarde van intranet ervaren’, vertelt Ron Balvers. ’Alles stond erop: verhuisplan, reglement, situatietekeningen, en we konden die tot op het laatste moment bijstellen. Iedereen wist dus op maandag waar hij naartoe moest.’
Als partner van de facilitair manager heeft Ideska het pakket van eisen van BASF vertaald naar een concrete invulling van de ruimte (een vlekkenplan), logistieke en financiële kaders gegeven, een tijdsplanning gemaakt, meubilair besteld, geleverd, geïnstalleerd en afgesteld. Daarnaast had het bedrijf de rol van intermediair tussen opdrachtgever, verhuizer en andere dienstverleners, zoals KPN Telecom. Ron Balvers ziet dat ook als rol voor de inrichter: ’Die moet pro-actief advies geven over hoe je situaties kunt oplossen. Ik heb niet over alles een mening. Hij moet zorgen dat hij de organisatie kent, weet wat er leeft, en meedenken vanuit zijn specifieke kennis: met die en die ontwikkelingen in inrichtingsland zou je rekening kunnen houden. Kortom, ik wil zijn expertise ervaren.’
6
DER
VOORDEEL VAN SAMENWERKEN ZIT IN DETAILS DETAILS UITGANGSPUNT
DANIËL HOLLEMAN, HOOFD PROJECTBUREAU
Volgens Holleman bepaalt de inrichter hoeveel en welke werkplekken er in een ruimte komen en bestelt en levert hij het meubilair. De verhuizer verzorgt de fysieke verhuizing en de operationele voorbereiding. ’Essentieel is dat we denken vanuit het individu. Dit bureau, die PC, deze kast: wat moet daarmee? Op basis daarvan maken we een verhuisplan. Wij kijken ook kritisch naar logistieke mogelijkheden: wanneer heb je de minste verhuisbewegingen, passen meubels door de deur en in de lift? Voor de klant zit het voordeel van samenwerken met de inrichter vooral in details: iemand heeft een ladenblok en wil dat weer terug. Bij nieuw meubilair loopt dat wel los, maar als je meubilair herverdeelt, ligt dat lastiger.’
UTS VERKROOST VERHUIZINGEN, WAS SAMEN MET DE FACILITY MANAGER EN ARNOUD SCHOFFELMEER VERANTWOORDELIJK VOOR HET VERLOOP VAN DE INTERNE VERHUIZING BIJ BASF. ’HET WAS ECHT EEN COMPLEXE VERHUIZING: OUD MEUBILAIR, BESTAAND MEUBILAIR, NIEUW MEUBILAIR EN NIET TE VERGETEN: MENSEN EN MEUBILAIR VERHUISDEN LOS VAN ELKAAR.’
VAK APART STICKERS PLAKKEN
UTS Verkroost uit Nijmegen is lid van een wereldwijd netwerk (United Transport and moving Systems). De aangesloten bedrijven werken volgens een standaard en kunnen voor mensen en materiaal een beroep op elkaar doen. Het Projectbureau bereidt een verhuizing nauwgezet voor. ’Alle objecten die op een tekening terugkomen, krijgen een sticker, met een kleur per afdeling, een kamernummer en een locatiecode. Wij nummeren zo dat het in de nieuwe situatie logisch is, dus niet bureau 113 en 280 in dezelfde ruimte. Het uitdraaien van de stickers is bij ons volledig geautomatiseerd. Verder maken wij een draaiboek, verhuisinstructies voor medewerkers, stickers voor dozen met persoonlijke spullen, en we stickeren het meubilair.’
’Als Projectbureau verzorgen we ook de opslag en het beheer van goederen, we hebben een computerservice en handyman. Wij kunnen bij een verhuizing natuurlijk nog veel meer in het voortraject gaan zitten. Een grote klant ondersteunen we wel eens bij het uitbreiden van een bestaande meubellijn, maar een inrichter als Ideska heeft veel meer kijk op mogelijkheden van verschillend meubilair en niet te vergeten van Arbozaken.’
7
DER
MEUBILAIR ALS FACILITAIR MAATWERK van een kantoor, bijvoorbeeld de vaste afstanden tussen ramen, speelt geen rol. We gaan uit van standaard bureaubladen en vullen de ruimte vanuit het perspectief van de gebruikers ervan.’ VERBORGEN KOSTEN
WIE ONBEVANGEN EEN RUIMTE MET WERKPLEKKEN BINNENSTAPT, ZAL DE SFEER OPVALLEN EN OF DE AANGEBODEN STOEL LEKKER ZIT OF NIET. DE FACILITAIR MANAGER HEEFT BIJ DE INRICHTING OOG GEHAD VOOR VEEL MEER ZAKEN. GOED FACILITAIR MANAGEMENT HEEFT ALLES TE MAKEN MET DE KEUZE VAN DE JUISTE WANDEN, KASTEN, STOELEN EN BUREAUS.
WAT IS ’JUIST’?
Wat de juiste producten zijn, is afhankelijk van de soort organisatie en externe ontwikkelingen, zoals verscherpte Arbo-wetgeving of de toename van thuiswerken. Krijgt de organisatie, bijvoorbeeld een advocatenkantoor, veel klanten over de vloer, dan is de uitstraling van de ruimte belangrijk. Wil men snel vestigingen kunnen sluiten en weer openen, zoals bij een uitzendorganisatie, dan stelt dat hoge eisen aan de flexibiliteit van de inrichting. Stephan Laurensse is productmanager wandsystemen bij König+Neurath Nederland in Hoofddorp, een toonaangevende fabrikant van producten voor kantoorinrichting. Bij het bedrijf zijn ’flexibiliteit’ en ’verantwoord ruimtegebruik’ kernbegrippen. Organisaties worden platter en dynamischer en ICT maakt het wisselen van werkplek mogelijk. Het ruimteorganisatiesysteem W.I.P (Work in Process) is een van de instrumenten om efficiënt om te gaan met de ruimte. Laurensse: ’Het stramien
Hoe zijn de werkprocessen binnen de organisatie? Welke oppervlakte is beschikbaar? Wat zijn de wensen van medewerkers? Het antwoord op deze vragen leidt tot een ontwerp. Elementen daarin zijn plafondoplossingen, kastsystemen, scheidingswanden, werkplekken en balies. ’Met W.I.P. zitten we nergens vast aan de bouwkundige omgeving. Bestaat een team uit acht mensen en over een week uit twee keer vier, dan is de werkomgeving daar prima op aan te passen. Veel meer dan een imbussleutel heb je niet nodig, het levert nauwelijks geluidsoverlast of stof op en het systeem lijdt er ook niet van.’ Volgens Stephan Laurensse hebben facilitair managers te maken met kosten en verborgen kosten. Kosten zijn aanschafkosten, maar verborgen kosten zijn zeker zo belangrijk. Hoe kun je daarop besparen? Met duurzame materialen, een tijdloze stijl, een lange nalevergarantie, onopvallende, maar handzame voorzieningen voor data, telefonie en elektra, goed verstelbare tafels en stoelen voor flexwerkplekken. Onderhoud, tijdrovende meubelaanpassingen en zieke werknemers kosten immers geld. Laurensse: ’Facilitair managers houden bijvoorbeeld van kasten tot aan het plafond: dat scheelt vetplantjes en een heleboel stof.’ Informatie over W.I.P. en andere producten staat op www.konig-neurath.nl
UITGAVE
Ideska Kantoor en Projectinrichting Graafseweg 51 6512 BR Nijmegen Telefoon (024) 323 22 80 www.ideska.nl REDACTIE
Contrapunt Communicatie, Wijchen Ideska VORMGEVING
Weijsters & Kooij vormgevers, Grave FOTOGRAFIE
Petra Appelhof / Hogeschool Diedenoort (pag. 2) / König+Neurath (pag. 7) DRUKWERK
Rikken Print, Gendt
