Dennis de Borst directeur Febo
De alles-in-één communicatie oplossing bij FEBO Vast
Mobiel
Vast Mobiel Integratie
Zakelijk slimmer werken Meer weten over slimmer communiceren? Bel 020- 655 3000 www.intercityzakelijk.nl/orbit
Febo Boulevard Amsterdam
Efficiënter bellen met het Orbit telefonie platform FEBO heeft begin 2015 een volledig software integratietraject afgerond waarbij vaste en mobiele communicatie zijn geïntegreerd in één platform. Hierdoor gaat FEBO slimmer en efficiënter werken en is men klaar voor de toekomst. Naast de normale telefoon wordt er gebeld met een mobiele bel app. Deze bel app is het hart van de oplossing en werkt net zo eenvoudig op een telefoon als op een computer. Het is de verbinding tussen alle communicatievormen zoals telefonie, sms, chat, video conference, enzovoort. De dienst wordt vanuit één leverancier afgenomen, daardoor zijn de lijnen kort en is het investeringsplaatje voor FEBO aantrekkelijk. Deze user case laat het volledige traject zien van klantwens tot realisatie. Aan het woord is Dennis de Borst, directeur FEBO:
‘Met de vast- mobiel app winnen we aan efficiëntie en besparen we op kosten. Dat geeft voor ons de doorslag.’
2
FEBO in cijfers: Opgericht: 1941 Vestigingen: 66 Personeel: 30 (excl. franchise) Geproduceerde snacks: 400.000 à 450.000 per week Meest verkochte product: Grillburger Kleinste FEBO-filiaal: Lange Poten, Den Haag (25 m²) Grootste FEBO-filiaal: Febo Boulevard Amsterdam (ca. 200m²)
Over FEBO Een kroketje ‘trekken’ bij de FEBO. Wie kent het niet? Wereldberoemd in eigen land én een attractie voor veel toeristen. Achter deze oer-Hollandse succesformule schuilt al bijna 75 jaar een ijzersterk concept waarbij kwaliteit, vernieuwing én hard werken centraal staan. Dagelijks worden de bestellingen door de 66 vestigingen gedaan via ‘Machine to Machine data communicatie’. Tegenwoordig kunnen klanten hun kroket betalen via de iFEBO app. Dit zijn enkele toepassingen die kenmerkend zijn voor het ondernemerschap en de zoektocht naar efficiency binnen FEBO. Sinds 2006 staat Dennis de Borst, de derde generatie, aan het hoofd van dit familiebedrijf. Vanuit hun hypermoderne kantoor in Amsterdam-Noord is De Borst ook verantwoordelijk voor ICT zaken.
3
De wens ‘Hoe blijven wij optimaal communiceren terwijl we thuis, onderweg en op de zaak werken?’
‘De manier waarop wij communiceren verandert razendsnel. Onze werknemers gebruiken hun telefoon, tablet en laptop op allerlei locaties (thuis, op de zaak en op vakantie). Naast bellen, sms’en en e-mailen, whatsappen zij steeds meer en gebruiken zij video bellen’. FEBO wil voor deze nieuwe situatie een vaste en vooruitstrevende communicatiedienst die de medewerkers optimaal laat werken met deze nieuwe mogelijkheden.
Efficiënt communiceren Er was geen goed inzicht bij medewerkers en telefonistes over ‘wie zich waar’ bevindt. Gesprekken werden naar de vaste telefoon doorgeschakeld terwijl de medewerker op pad was en daarom beter via de mobiele telefoon gebeld kon worden.
Zakelijk/Privé scheiding Als er vanuit huis gewerkt werd en men belde met de mobiele telefoon, werden de 06-nummers bekend bij leveranciers en klanten. Dit was niet altijd wenselijk.
Kostenreductie Het ouderwets doorschakelen van een vaste telefoon naar een mobiele telefoon werd regelmatig toegepast en bracht hoge kosten met zich mee. Daarnaast waren de servicekosten voor de bestaande telefooncentrale over de jaren heen steeds meer toegenomen.
ICT integratie Een nieuw communicatieplatform moest passen binnen de bestaande ICT architectuur. FEBO wilde het beheer van een eventueel nieuw platform zelf kunnen uitvoeren.
4
De inventarisatie Na inventarisatie van de klantwens, werd de huidige infrastructuur bekeken. Hierbij werd nauw samengewerkt met de leverancier van de automatiserings-infrastructuur.
‘All inclusive functionaliteiten voor één vaste lage prijs’
Bestaande situatie • Huidige telefooncentrale Vox Novo Office met 20 telefoonaansluitingen • Infrastructuur: • 1 x ISDN30 • 4 x analoge netlijnen (o.a. security lijn en fax/modem lijn) • 1 x SDSL internetverbinding • 1 x Glasvezel 100Mbps up en 100Mbps down • 102 mobiele abonnementen • LAN/WAN Security: Zyxel VPN Firewall De 66 filialen worden dagelijks voorzien van verse ingrediënten. De bestellingen hiervoor gebeuren via hand held devices die via ‘Machine to Machine” communicatie de bestellingen aanleveren in het bestelsysteem. Ambulante werknemers en thuiswerkers loggen in via een VPN verbinding.
Oude situatie
FEBO Mobiele communicatie Thuis
pabx
66 vestigingen
FEBO FEBO FEBO FEBO
M2M
www
Onderweg
Buitenland
lan
5
Het voorstel Omdat de gewenste efficiëntieverbetering niet kon worden gerealiseerd met de huidige telefooncentrale, werd er gekeken naar een nieuw VoIP en op software gebaseerd telefoonsysteem.
FEBO ontving daarom de volgende aanbieding: • alle mobiele telefoons worden onderdeel van de vaste telefonie omgeving • Omdat FEBO het belangrijk vind dat ICT kennis binnen de organisatie behouden blijft, wordt de noodzakelijke VoIP software op locatie geïnstalleerd. • Het telefoonverkeer zal niet langer via de ISND30 verbinding verlopen maar via de reeds aanwezige internet verbinding (VoIP) Er werd gekozen voor de dienst Orbit Inhouse van Intercity Zakelijk. Hiermee konden de wensen van FEBO optimaal worden ingevuld.
Orbit VoIP Het voorstel dat het beste aan de wensen van FEBO voldeed was het Orbit telefonie platform. De Orbit VoIP telefooncentrale is een alles-in-één software-oplossing die alles kan wat een traditionele telefooncentrale kan en meer. Alles-in-één wil zeggen dat alle functionaliteiten standaard beschikbaar zijn en automatisch (en kosteloos) worden ge-upgrade bij software updates. Orbit brengt alle communicatievormen samen, ongeacht hoe of waar die begonnen zijn: de telefoon op het bureau, een mobiele telefoon, e-mail, SMS, chat en video. De kern van deze oplossing is de krachtige in Nederland ontwikkelde software van Orbit. De software is volledig op locatie te installeren of vanuit de Cloud af te nemen.
Nieuwe situatie
FEBO Mobiele communicatie Thuis
www
Onderweg
66 vestigingen
FEBO FEBO FEBO FEBO
M2M
Buitenland
lan
6
De Orbit Bel App De belangrijkste stap is het installeren van de bel App op alle mobiele telefoons van de organisatie. Door deze app wordt het mobiele toestel onderdeel van de vaste telefonie omgeving. De bel app is eenvoudig te downloaden via de Android en Apple App stores.
Wat levert het op? Efficiënt communiceren
‘Bellen en zakendoen vanuit de Orbit app’
• Medewerkers en telefonistes kunnen van elkaar zien of ze in gesprek zijn op hun mobiele of vaste telefoon, hierdoor communiceert iedereen veel efficiënter. Dit voorkomt onnodig doorschakelen en niet-afgeluisterde voicemail berichten. • De krachtige klantkaart van Orbit voegt extra informatie toe zodra iemand gebeld wordt. De klantkaart laat zien wie er binnen FEBO recent contact heeft gehad met de beller. Dit voorkomt misverstanden tussen medewerkers onderling. • Alle medewerkers staan automatisch in de handige Orbit telefoongids. Hierdoor hoeft FEBO niet langer alle mobiele nummers van medewerkers in de mobiele telefoon te zetten.
Zakelijk/Privé scheiding • Elke medewerker kan er per gesprek voor kiezen om het 06-nummer af te schermen. In dat geval ziet de ontvanger een ander nummer (bijvoorbeeld het hoofdnummer van FEBO). • De Orbit Bel App stelt FEBO in staat om zakelijk en privé telefoonverkeer eenvoudig te scheiden. Voorafgaand aan elk gesprek kan de beller dit aangeven. • Omdat de bel app ook op privé toestellen te downloaden is, kunnen zakelijke gesprekken eenvoudig verlopen via de zaak.
ICT integratie • FEBO medewerkers kunnen kiezen om ‘gewoon’ te blijven bellen met een vaste telefoon. De meesten stapten echter over naar de ‘soft phone’. De soft phone is een software applicatie die gebruikers in staat stelt om te bellen met behulp van hun muis en USB-telefoon.
Kostenreductie • Omdat alle functionaliteiten (bijvoorbeeld het maken van een call center, doorschakelingen, e.d.) standaard in Orbit aanwezig zijn, kan FEBO een kostenreductie realiseren. • Bovendien wordt het doorschakelen van een vaste toestel naar een mobiele telefoon vanuit het Orbit platform gemanaged waardoor de doorschakelkosten vervallen.
‘Orbit heeft ons voorzien van alle zakelijke telefoniefuncties zowel thuis, op de zaak als onderweg. Alle toekomstige systeemupdates zijn in de prijs opgenomen. Daardoor hebben we altijd de nieuwste functies tot onze beschikking en zijn we ook nog eens voordeliger uit.’
7
Ook slimmer zakelijk werken? Vraag nu om een demonstratie Wilt u praten over slimmer zaken doen via de Orbit App van Intercity Zakelijk? Meldt u dan aan voor een demonstratie bij u op kantoor of op ons kantoor in Hoofddorp en stuur uw verzoekje naar:
[email protected].
8
