Definitie- en afsprakenboek We-Dossier

Definitie- en afsprakenboek We-Dossier

Werkgroep Beheer We-dossier September 2014

Definitie- en afsprakenboek We-dossier

Pag. 2 van 50

Voorwoord Begin 2014 zijn de CAW’s gestart met het gebruik van het We-dossier. Tijdens de voorafgaande opleidingen, zijn dan ook de handleidingen verspreid mbt het gebruik van de verschillende type-casussen en formulieren in Regas : de handleiding ambulant-residentieel, de handleiding slachtofferhulp, de handleiding bezoekruimtes, de handleiding GOH en de financiële handleiding. Sommige handleidingen hebben in de loop van de voorbije maanden al een update gehad. Naast deze praktische handleidingen, was er ook nood aan een algemeen definitieboek dat alle inhoudelijke sectorafspraken omschrijft. Idealiter was dit definitie- en afsprakenboek klaar begin 2014, maar door omstandigheden is het pas in september 2014 afgewerkt. De meest essentiële afspraken zijn in de loop van 2014 via mails en andere documenten verspreid, maar nu staat alle informatie dus mooi samen in één document. Gezien we al dicht tegen 2015 zijn, hebben we al kunnen meegeven welke wijzigingen zullen ingaan op 1 januari 2015 : ze zijn opgenomen in voetnoten. Bij dit definitieboek hoort ook een codeboek, dat een beschrijvend overzicht bevat van alle formulieren, variabelen en meerkeuzelijsten die gebruikt worden in het We-dossier. De finale versie van het codeboek is gepland tegen eind 2014.


Pag. 3 van 50

Inhoud 1.

Dossier en casus .................................................................................................................................. 6 1.1.

Dossier, casus, gebruikersgroep en team ................................................................................. 6

1.2.

Casus .............................................................................................................................................. 6

1.3.

Wanneer wordt een casus afgesloten ........................................................................................ 7

1.4.

Gebruikersgroep .......................................................................................................................... 8

Toegang tot dossiers regelen ............................................................................................................. 8 Rechten toekennen.............................................................................................................................. 8 1.5.

Casusdefinitie ............................................................................................................................... 9

2.

Inhoud van de casus ........................................................................................................................... 9

3.

Aanmelding ........................................................................................................................................ 11

4.

3.1.

Definitie ...................................................................................................................................... 11

3.2.

Het aanmeldingsformulier ........................................................................................................ 11

3.3.

Cliëntcontacten tijdens de aanmelding ................................................................................... 12

Onthaal ............................................................................................................................................... 14 4.1.

Definitie van onthaal : ............................................................................................................... 14

4.2.

Onthaalmap in de casus ............................................................................................................ 15

4.3.

Het onthaalformulier................................................................................................................. 16

4.4.

Contactenformulieren ............................................................................................................... 18

1. Cliëntcontactformulier ................................................................................................................. 18 2. Contacten met derden .................................................................................................................. 20

5.

4.5.

Andere registraties ..................................................................................................................... 20

4.6.

Lokale formulieren .................................................................................................................... 20

4.7.

Afsluiten van de onthaalfase .................................................................................................... 21

4.8.

Nota ivm starten eindatum op tab Eigenschappen :.......................................................... 21

Begeleiding ......................................................................................................................................... 22 5.1.

Definitie ...................................................................................................................................... 22

5.2.

Begeleidingsmap in casus : ....................................................................................................... 23

5.3.

Map Begeleidingsinformatie ..................................................................................................... 24

Typemodule formulier ...................................................................................................................... 26


Pag. 4 van 50

5.4.

Contactenformulieren ............................................................................................................... 28

1. Cliëntcontactformulier ................................................................................................................. 28 2. Contacten met derden .................................................................................................................. 30 5.5.

Andere registraties ..................................................................................................................... 30

5.6.

Lokale formulieren .................................................................................................................... 31

6.

Nazorg ................................................................................................................................................ 31

7.

Participanten ...................................................................................................................................... 32 7.1.

Cliënten ....................................................................................................................................... 32

7.2.

Betrokkenen intern .................................................................................................................... 33

7.3.

Derden – personen .................................................................................................................... 33

7.4.

Derden – organisaties................................................................................................................ 33

7.5.

Rol: een woordje uitleg ............................................................................................................. 34

7.6.

Individuele persoonsfiche (IPF) .............................................................................................. 34

8.

Autonoom element ........................................................................................................................... 38

9.

Financiële casus ................................................................................................................................. 39 9.1.

Submap: werkdoel – info – Registratie ................................................................................... 39

9.2.

Submap Budget – Plannen ....................................................................................................... 40

9.3.

Submap contacten ..................................................................................................................... 43

9.4.

De map Bijlagen......................................................................................................................... 43

9.5.

De map schuldeisers.................................................................................................................. 43

10.

Casus slachtofferhulp .................................................................................................................... 46

11.

Casus bezoekruimte ....................................................................................................................... 47

12.

Casus GOH .................................................................................................................................... 49


Pag. 5 van 50

1. Dossier en casus 1.1. Dossier, casus, gebruikersgroep en team De begrippen “dossier” en “team” zijn gekende termen die eerder al gedefinieerd zijn in verschillende sectorteksten (bv. cliëntinformatie) en die een link hebben met het We-dossier. In Regas worden echter twee andere begrippen gebruikt. We hanteren bewust twee andere woorden (“casus” en “gebruikersgroep”) omdat ze een andere betekenis en definitie hebben in het kader van het We-dossier. De We-dossier begrippen “gebruikersgroep” en “casus” worden hieronder nader gedefinieerd, maar we hernemen hieronder ter oriëntatie de definitie van een dossier uit de sectortekst cliëntinformatie : “Een dossier is een systematisch geordende verzameling van gegevens m.b.t. individuele cliënten of cliëntsystemen met als doel een werkinstrument te zijn voor de hulp- en dienstverlening en om de hulpverlening overdraagbaar te maken.” “Een team is een afgelijnde hulpverleningeenheid in een organisatie.” Een dossier in het WE-dossier is de bundeling van één of meerdere casussen (en eventueel andere elementen) die aan de individuele persoonsfiche (IPF) zijn gebonden.

1.2. Casus Een casus in Regas is een bundeling van relevante informatie (informatie over cliënten en derden, inhoud van gesprekken, algemene informatie zoals bv. verwijzers, problematieken en geboden hulp, doelen, … ) rond één hulpverleningstraject aan een cliënt of cliëntsysteem dat aangeboden wordt binnen een gebruikersgroep (zie verder voor definitie van gebruikersgroep). Heel concreet neemt een casus in Regas de vorm aan van een geheel van mappen en formulieren. Een cliënt kan (eventueel gelijktijdig) voorkomen in meerder casussen en daar verschillende rollen aannemen (steeds als individueel persoon : cliënt, derde, …). In het hoofdstuk “participanten” wordt dit verder omschreven.


Pag. 6 van 50

Een nieuwe casus wordt opgestart  … wanneer de hulpverlening inhoudelijk opgesplitst wordt en een andere hulpverlener (die in eenzelfde of andere gebruikersgroep zit) een deel van de hulpverlening op zich neemt dat in een apart hulpverleningspakket zit. 

… wanneer de cliënt een nieuwe (niet hernieuwde) hulpvraag stelt. Deze nieuwe hulpvraag moet een inhoudelijk andere vraag zijn waar een hulpverleningspakket aan gekoppeld wordt als antwoord op die vraag. Anders spreken we over een hernieuwde hulpvraag en die blijft in dezelfde casus.



… als de oudere casus verlopen en dus afgesloten is (zie hieronder afspraken rond afsluiten).

1.3. Wanneer wordt een casus afgesloten Een casus wordt afgesloten als de laatste fase (in Regas zijn de hoofdmappen : aanmelding, onthaal, begeleiding, nazorg) binnen de casus afgesloten zijn. We veronderstellen dat de voorgaande fase afgesloten wordt vooraleer over te gaan naar een volgende fase zodat er slechts één fase (de huidige) als het ware de “lopende fase” is. Een casus wordt afgesloten … -

Indien het een aanmelding betreft : de aanmelding afgesloten is.(i.c. wanneer manier van afsluiten ingevuld is op het aanmeldingsformulier)

-

Indien het onthaal hulpverlening betreft : als de onthaalfase bewust afgesloten is (concreet in Wedossier : manier van afsluiten is ingevuld op het onthaalformulier) of als er 3 maand geen hulpverlenend contact geweest is met de cliënt zonder afspraken.

-

Indien het een begeleiding betreft : als de begeleidingsfase bewust afgesloten is (concreet in Wedossier : de manier van afsluiten is ingevuld op het begeleidingsformulier) of als er 6 maanden geen hulpverlenend contact is geweest met de cliënt, zonder dat hierover afspraken zijn gemaakt op langere termijn. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat er gewacht wordt op een gerechtelijke stap vooraleer men verdergaat met hulpverlening en dit kan langer duren dan een half jaar. Hier is echter een afspraak met de cliënt dat de hulpverlening verdergezet zal worden na deze periode.

-

Indien er nog nazorg lopend is : wanneer de nazorgfase afgesloten is.


Pag. 7 van 50

1.4. Gebruikersgroep Een gebruikersgroep is een verzameling van gebruikers van het Regas programma. In eerste instantie regelt de gebruikersgroep dat alle leden van een groep automatisch toegang hebben tot elkaars dossiers ; in tweede instantie worden gebruikersgroepen ingezet om Regas-gebruikers bepaalde rechten toe te kennen. Het is belangrijk om hierbij te vermelden dat 'team' en 'gebruikersgroep' soms dezelfde groep mensen aanduiden, maar soms ook niet. Daarom gebruiken we binnen het We-dossier altijd de term “gebruikersgroep” om verwarring te vermijden.

Toegang tot dossiers regelen

In de meeste gevallen wordt er “automatisch toegangsbeheer” verleend aan alle leden van eenzelfde gebruikersgroep op een casus. Dit wil zeggen dat alle medewekers die tot dezelfde gebruikersgroep behoren, elkaars casussen kunnen inkijken, wijzigen en aanvullen. In uitzonderlijke situaties worden gebruikersgroepen zo geconfigureerd dat men enkel z’n eigen aangemaakte casussen kan zien en niet die van de collega’s (bv. bij vrijwilligers wordt dit zo gedaan). Naast dit automatisch toekennen van rechten, kan men desgewenst ook manueel (een bepaalde mate van) toegang tot een casus geven aan een andere gebruikersgroep of individuele medewerker.

Rechten toekennen

Daarnaast wordt een gebruikersgroep in Regas ook gebruikt om bepaalde rechten toe te kennen aan bepaalde personen : rapporten opvragen, casussen of personen mogen verwijderen, … . Zo kan men bijvoorbeeld tijdelijk in de gebruikersgroep “mag personen verwijderen” geplaatst worden om foutief aangemaakte cliënten uit de opstartfase van Regas te verwijderen : dit recht zal slechts tijdelijk toegekend worden omwille van deze specifieke taak en daarna terug afgenomen worden. Indien je in meerdere gebruikersgroepen zit, verkrijg je de som van alle rechten die in de verschillende gebruikersgroepen gelden.


Pag. 8 van 50

1.5. Casusdefinitie Dit begrip zal niet in de dagdagelijkse praktijk gebruikt worden, maar we geven het mee ter volledigheid en helderheid in communicatie : de volledige verzameling van alle mogelijke mappen en formulieren die geplaatst kunnen worden in een casus, wordt in de achterliggende databasearchitectuur een “casusdefinitie” genoemd.

2. Inhoud van de casus Binnen een casus zijn er mogelijks vijf mappen: - “aanmelding” (aanmelding en contactname genoemd bij de bezoekruimte) - “onthaal” (intake bij GOH) - “begeleiding” - “nazorg” Een casus wordt ook wel de hoofdmap (of ‘root’) genoemd en daarin staan mappen. Een map omvat een bundeling van een aantal formulieren of bevat zelf submappen. Een formulier bestaat uit verschillende tabbladen waarop gegevens worden bijgehouden. Deze gegevens kunnen vrije tekstvelden zijn, meerkeuzelijsten, een aanvinkvakjes. Het Codeboek gaat meer in detail in op deze variabelen. Er zijn vijf archetypes van casussen, met name : - Ambulant-residentieel - Slachtofferhulp - Bezoekruimtes - Gerechtelijk Opgelegde Hulpverlening - Financiële hulpverlening Iedere casus die gebruikt wordt door de CAW’s bevat een selectie van meerdere mappen en formulieren uit deze vijf archetypes of broncasussen. Naast de sectorale formulieren, zullen in sommige CAW’s eigen formulieren toegevoegd worden aan de casussen. Deze worden ook “lokale formulieren” genoemd. In onderstaand schema wordt de mappenstructuur van de meest gebruikte casus afgebeeld (casus ambulant-residentieel). De mappenstructuur van de andere type-casussen is terug te vinden in de laatste hoofdstukken van dit definitieboek.


Pag. 9 van 50

FIGUUR : Overzicht van mappen, submappen en formulieren in de casus Ambulant-Residentieel.

MAPPEN

SUBMAPPEN

Aanmelding

FORMULIEREN Aanmeldingsformulier (ook voor eerste aanmeldingscontact) Contactenformulieren (optioneel)

Onthaal

Onthaalformulier Contactformulieren (cliëntcontactformulier en contactformulier ‘contact met derden’) Andere registraties (zijn geen hulpverlenende contacten): registratie van cliënt is niet opgedaagd, cliënt is niet bereikt en cliënt belt af) Andere registraties: instapformulier Lokale formulieren

Begeleiding

Opname (optioneel)

Opnameformulier

Begeleidingsinformatie

Begeleidingsformulier Typemoduleformulier

Begeleidingscontacten

Contactformulieren (hulpverlenende contacten en contacten met derden) Andere registraties (zijn geen hulpverlenende contacten, cliënt niet opgedaagd, cliënt niet bereikt).

Nazorg

Opname (optioneel)

Opnameformulier

Documenten (optioneel)

Relevante ingescande documenten

Administratieve opvolging (optioneel)

Administratieve opvolging via submappen en formulieren per thema

Nazorgmap (optioneel)

Contactformulieren


Pag. 10 van 50

3. Aanmelding Er is geen sectorverplichting om aanmeldingen in te geven, maar CAW’s kunnen intern de afspraak maken om dit wél te doen. De casussen van de diensten slachtofferhulp, bezoekruimtes, GOH starten sowieso met aanmelding, dus hier is het wel sectoraal afgesproken om aanmeldingen op te nemen ifv rapporteringsverplichtingen. 3.1. Definitie Aanmeldingen zijn alle vragen van personen of instanties naar hulp- en dienstverlening zonder dat er sprake is een hulpverleningscontact (zie verder bij onthaal). Concreet houdt een aanmelding het beluisteren van een mondelinge of lezen van een schriftelijke aanmeldingsvraag in. Binnen een aanmelding wordt er GEEN vraagverheldering gedaan.

3.2. Het aanmeldingsformulier Het Aanmeldingsformulier bevat op één formulier zowel de nota’s van het eerste aanmeldingscontact als een aantal generieke kenmerken van de aanmelding.


Pag. 11 van 50

De volgende variabelen staan op het aanmeldingsformulier: - INFO AANMELDINGSCONTACT : bevat de gegevens van het eerste aanmeldingsgesprek - datum aanmelding = datum van het aanmeldingsgesprek - inhoud gesprek = nota’s over de inhoud van het gesprek - datum volgende afspraak = indien cliënt een afspraak krijgt voor volgend gesprek - uur volgende afspraak = indien cliënt een afspraak krijgt voor volgend gesprek - AANMELDINGSFORMULIER : - manier contactname = manier waarop het eerste aanmeldingsc ontact gebeurt - verwijzer = dienst die verwijst - type aanmeldingsvraag = type vraag die gesteld wordt - aantal personen = indien het gaat over meerdere personen, kan dit hier genoteerd worden - thematiek = het vermelde thema - actie = ondernomen actie - manier van afsluiten = manier van afsluiten van de aanmelding - reden niet verder naar onthaal 3.3. Cliëntcontacten tijdens de aanmelding Voor sommige teams zullen er al cliëntcontacten zijn tijdens de aanmeldings- en contactnamefase. Zo kan het bijvoorbeeld zijn bij de bezoekruimtes of de GOH dat men de cliënt contacteert, de dienst voorstelt en/of een afspraak maakt. Naast het aanmeldingsformulier, is het in sommige gevallen dan ook mogelijk om cliëntcontactenformulieren in de aanmeldingsmap te plaatsen. We willen voldoende aandacht vragen voor de definitie van deze formulieren : hoewel ze hetzelfde icoontje hebben als de cliëntcontactformulieren in map Onthaal en Begeleiding, geldt in de aanmeldingsmap dat dit aanmeldingscontacten (voorstelling, afspraak maken, contact nemen met cliënt, …) zijn en geen hulpverlenende contacten.


Pag. 12 van 50

Bureaugesprek = gesprek met cliënt(en) op bureau, meerbepaald op de dienst van het CAW (infrastructuur v.h. caw, cliënt komt zelf op dienst) Mobiel

= fysiek gesprek niet in de infrastructuur van de cliënt noch van het CAW. Vb. gesprek met cliënt(en) niet op bureau v h caw, mobiel werken, outreachend werken,

Telefoon = hulpverlenend telefonisch contact met de cliënt. Let op : het telefoon-icoontje mag dus enkel gebruikt worden voor telefonische gesprekken met de cliënt. Telefoon met andere diensten worden onder “contacten met anderen” genoteerd. Sms

Brief Mail

= sms van en naar cliënt. meerdere sms-sen die over-en-weer gestuurd worden en binnen één conversatie vallen of binnen één “gesprek” gevoerd worden : moeten in één cliëntcontactformulier genoteerd worden. = brief met cliënt indien cliënt fax stuurt, mag dit hierbij genoteerd worden. = mail met cliënt Hier geldt dezelfde afspraak als bij sms : meerdere vragen & antwoorden kunnen op één contactenformulier genoteerd worden als ze onder één conversatie vallen. Mail naar een andere dienst (andere dienst staat bij “To” of “Aan”, ook als staat client in “Copy”) wordt altijd als Contact met derden weggeschreven en niet als cliëntcontact.


Pag. 13 van 50

4. Onthaal 4.1. Definitie van onthaal : Onthaal is een proces van vraagverheldering waarbij samen met de cliënt inzicht wordt verworven in de problematiek en de mogelijkheden worden afgewogen voor het ‘oplossen’ van een bepaald probleem. De vraagverheldering heeft tot doel dat de cliënt een beter inzicht heeft in de aard en de herkomst van het probleem en de mogelijke ‘oplossingsperspectieven’. De vraagverheldering kan een finaliteit op zich zijn, maar kan ook leiden tot directe hulp en/of een instap naar verdere begeleiding in het eigen centrum of daarbuiten. Binnen de directe hulp onderscheiden we kernfuncties en ondersteunende functies. De kernfuncties (informatie, advies, sociaal administratief, verwijzing en toeleidingzijn die functies die vanuit een algemeen onthaal minimaal en verzekerd moeten worden aangeboden. De ondersteunende functies (praktische dienstverlening en opvang) kunnen vanuit een algemeen onthaal aangeboden worden maar behoren niet tot het minimumconcept en zijn bijgevolg geen verzekerd aanbod. Binnen de instapprocedure onderscheiden we uitsluitend kernfuncties. Het betreft hier de psychosociale diagnostiek, de indicatiestelling en de hulptoewijzing.

Definitie van hulpverlenend contacten : we spreken van een hulpverlenend contact van zodra er sprake is van vraagverheldering en er een rechtstreeks contact is met de cliënt.


Pag. 14 van 50

4.2. Onthaalmap in de casus Binnen de onthaalmap onderscheiden we verplichte formulieren, het rapport_onthaal_gesprekken en één facultatieve map, namelijk de opnamemap. Het betreft de volgende formulieren: Een aantal fomulieren zijn sectoraal afgsproken (sectorformulieren genoemd) : -

Een onthaalformulier: bevat metagegevens over de gehele onthaalfase. Een casus bevat maximaal één onthaalformulier. Het betreft die gegevens die meegenomen moeten worden over de verschillende contacten heen : verwijzer, problematieken, geboden hulp, manier van afsluiten, ...

-

Meerdere contactformulieren (cliëntcontactformulier en contactformulier ‘contacten met derden’). Contactformulieren dienen om een hulpverlenend contact met de cliënt te noteren of om een contact met een andere dienst of professional over een cliënt te noteren. Er worden verschillende icoontjes gehanteerd voor de verschillende soorten contacten. Op deze manier wordt duidelijk welk type contact aanwezig is in een dossier.

-

Opnameformulier (facultatief), formulier bij submap ‘opname’ In de opname map zitten de opnamen formulieren om de residentiële verblijfdagen per cliënt bij te houden.

-

Andere registraties (≠ hulpverlenend contacten): cliënt is niet opgedaagd, cliënt is niet bereikt, en cliënt belt af.

-

Adaptors voor rapporten: Dit zijn snelkoppelingen naar rapporten om op een vlotte manier een overzicht te krijgen van bepaalde zaken binnen de casus. (bijvoorbeeld het rapport_onthaal_gesprekken)

Een aantal andere fomulieren zijn lokale formulieren: Formulieren die binnen een bepaald team of CAW gebruikt worden : bv. bepaalde checklist, instapfiche, ... Instapfiches zijn lokale formulieren, maar hieronder geven we kort de definitie van het “instapgesprek”. Het instapgesprek is het proces van wederzijdse informatie-uitwisseling in functie van vraagverduidelijking, verwachtingen, diagnose (probleemanalyse) en mogelijk hulpverleningsvoorstel, dat minstens plaats vindt op het moment dat een begeleiding wordt overwogen Het begrip intake staat voor het methodisch proces en referentiekader voor vraagverduidelijking en het nemen van beslissingen in functie van de start van hulpverlening. Principieel kan er geen begeleiding opgestart worden zonder dat er een instapgesprek geweest is met de cliënt binnen je CAW. M.a.w. er is eerst een doordachte beslissing nodig over het feit of er wel een begeleiding nodig is en daarna welke type begeleiding wenselijk is.


Pag. 15 van 50

4.3. Het onthaalformulier Het onthaalformulier bevat meta-gegevens over de gehele onthaalfase en bevat volgende gegevens :

‘Intern verwezen door’ Een interne verwijzing is een verwijzing van een ander dienst of team binnen het eigen CAW. ‘Extern verwezen door’ De variabele “extern verwezen door” geeft aan welke dienst of persoon de cliënt doorverwezen heeft. Het gaat enkel over actieve verwijzingen, en die voldoen aan de volgende twee voorwaarden: - De verwijzer heeft expliciet en specifiek verwezen naar je dienst. - Er is een persoonlijk (kan telefonisch, …) contact geweest over die verwijzing tussen verwijzer en cliënt). ‘Extern verwezen door (specificatie)’ Vrij tekstveld om zelf een verwijzer te specifiëren ‘Problematiek’ In het veld “problematiek” op onthaal wordt de problematiek (of problematieken) van het cliëntsysteem waaraan gewerkt is tijdens de onthaalfase ingevuld. ‘Geboden hulp’ De geboden hulp bij het onthaal. De lijst bevat de functies die mogelijk zijn op onthaal.


Pag. 16 van 50

‘(Externe) samenwerking met’ Het betreft hier de sectoren waar men mee samenwerkt tijdens de onthaalfase. ‘Samenwerking met’ heeft enkel betrekking op externe diensten. Een beroep doen op de directe omgeving wordt hier niet ingevuld. Er moet een gedeelde verantwoordelijkheid zijn in een hulpverleningssituatie. Concreet moet er actief samengewerkt worden (er moet minstens overleg zijn) in het kader van de hulpverlening met de andere dienst. ‘Extern verwezen naar’ De belangrijkste diensten naar waar verwezen is tijdens en op het einde van het onthaal. Dit kunnen er dus meerdere zijn. ‘Intern cerwezen naar ’ De interne verwijzingen worden apart genoteerd. ‘Manier van afsluiten’ Manier waarop het onthaal afgesloten wordt : - afgerond = de hulpverlening op onthaal wordt in samenspraak (door cliënt en hulpverlener) afgerond - niet afgerond = de onthaalhulpverlening wordt niet afgerond omwille van … - capaciteitstekort (zowel ambulant als residentieel) - vraag en aanbod niet compatibel zijn (vb. afstand, taal, …), - afgebroken door cliënt (komt niet meer opdagen, …) - beschikbaarheid cliënt (de (on)beschikbaarheid van de cliënt bv. gevangenis, …) - verder naar begeleiding = cliënt gaat verder naar begeleiding


Pag. 17 van 50

VEPLICHTE REGISTRATIEGEGEVENS OP HET ONTHAALFORMULIER : Ter volledigheid vermelden we hier ook de verplichte hulpverleningsvariabelen (die dus steeds ingevuld moeten zijn) op het onthaalformulier, met name:  Verwezen door 1  Problematiek  Geboden hulp  Manier van afsluiten onthaal (bij afsluiten onthaal) In een casus moet men ook minstens één cliëntcontactenformulier opnemen en minstens één participant koppelen wanneer de hulpverlening effectief start.

4.4. Contactenformulieren De volgende contactenformulieren zijn mogelijk beschikbaar: 1. Cliëntcontactformulier

Dit zijn rechtstreekse hulpverlenende contacten met de cliënt en worden a.d.h.v. volgende icoontjes voorgesteld: Bureaugesprek = gesprek met cliënt(en) op bureau, meerbepaald op de dienst van het CAW (infrastructuur v.h. caw, cliënt komt zelf op dienst) Huisbezoek = gesprek met cliënt(en) bij cliënt thuis (infrastructuur van de cliënt, hulpverlener verplaatst zich naar de woonplaats van de cliënt) Mobiel

= fysiek gesprek niet in de infrastructuur van de cliënt noch van het CAW. vb. gesprek met cliënt(en) niet op bureau v h caw, mobiel werken, outreachend werken, cliënt vergezellen naar dienst, Bv. een lokaal in het ziekenhuis, justitiehuis, gerechtsgebouw, ocmw, ...

Telefoon = hulpverlenend telefonisch contact met de cliënt. Let op : het telefoon-icoontje mag dus enkel gebruikt worden voor telefonische gesprekken met de cliënt. Telefoon met andere diensten worden onder “contacten met anderen” genoteerd. Beeldtelefoon Sms

= beeldtelefoon, Skype, oovoo, video chat, …

= sms van en naar cliënt.

‘Verwezen door’ is een verplichte variabele maar is de enige in deze lijst die (voorlopig nog) leeg kan gelaten worden aangezien hier in 2014 nog geen sectorafspraken geformuleerd zjin. Het kan zijn dat dit wijzigt in 2015 en er steeds “geen verwijzing” ingevuld moet worden ipv deze leeg laten. 1


Pag. 18 van 50

meerdere sms-sen die over-en-weer gestuurd worden en binnen één conversatie vallen of binnen één “gesprek” gevoerd worden : moeten in één cliëntcontactformulier genoteerd worden. Brief

= brief met cliënt indien client fax stuurt, mag dit hierbij genoteerd worden.

Mail

= mail met cliënt Hier geldt dezelfde afspraak als bij sms : meerdere vragen & antwoorden kunnen op één contactenformulier genoteerd worden als ze onder één conversatie vallen. Mail naar een andere dienst (andere dienst staat bij “To” of “Aan”, ook als staat client in “Copy”) wordt altijd als Contact met derden weggeschreven en niet als cliëntcontact.

Chat

= dit icoontje wordt ook gebruikt voor gesprekken die uit het chatprogramma komen en in Regas ingeladen worden

Een cliëntcontactenformulier bevat de volgende velden :

-

datum = datum van het cliëntcontact inkomend/uitgaand = enkel bij telefoon of mail : inkomend of uitgaand inhoud =nota’s van het gesprek afspraken-hulpverlener =afspraken die de hulpverlener dient te onthouden afspraken –cliënt = afspraken die de cliënt dient te onthouden datum volgende afspraak = (indien nodig) datum volgende afspraak uur volgende afspraak = (indien het geval) uur voglende afspraak crisisinterventie = betreft dit contact een crisisinterventie. Een crisisinterventie is een onmiddellijke en kortdurende stress verlagende vorm van hulpverlening die ambulant en/of mobiel kan zijn. Crisisinterventie kan ook gecombineerd worden met opvang.


Pag. 19 van 50

2. Contacten met derden

Dit zijn alle contacten OVER een cliënt met andere diensten in het kader van de hulpverlening waar cliënt niet aanwezig is2. Dit wordt ook gebruikt voor contacten met steunfiguren, omgeving,… Contacten met derden worden altijd geregistreerd onder dit specifiek icoontje :

Op deze fiche staan twee variabelen voor meer info : - telefoon / mail / fax - cliënt is aanwezig (men belt naar dienst in bijzijn van de cliënt met speaker op)*

4.5. Andere registraties Daarnaast zijn er nog verschillende varianten van registraties (die niet geteld worden als een hulpverlenend of ander contact) : Registratie – cliënt niet opgedaagd (als je een afspraak gemaakt hebt maar cliënt komt niet opdagen) Registratie – cliënt niet bereikt (om pogingen tot cliëntcontact te kunnen noteren) Beide varianten zijn van belang in communicatie met cliënt zelf en met andere diensten. Registratie – cliënt belt af “VERGADERverslag“ – is een uittreksel van het verslag van een overleg over de hulpverlening. (dit zal niet in alle casusdefinities beschikbaar zijn, kan dus variëren van team tot team waar dit verschijnt).

4.6. Lokale formulieren Men kan ook eigen lokale formulieren (instapfiche, checklist, ...) ter beschikking hebben binnen bepaalde casussen.

2

Begin 2014 zijn we gestart met de afspraak dat een telefonisch contact met andere diensten waar de cliënt bij aanwezig is (speaker op), als contacten met derden genoteerd worden. Het is echter gebleken dat hulpverleners dit eerder als “bureaugesprek” noteren, en inhoudelijk is dit ook correcter. In de meeste CAW’s verloopt dit ook al zo en deze praktijk mag verder gezet worden. Pas 1 januari 2015 wordt dit sectoraal verplicht zo genoteerd in het dossier.


Pag. 20 van 50

4.7. Afsluiten van de onthaalfase De onthaalfase wordt afgesloten door op het onthaalformulier de “manier van afsluiten onthaal” in te vullen. De datum van het laatste onthaalcontact wordt bepaald door de datum van het laatste hulpverlenend contact met de cliënt (bureaugesprek, telefoon, …). Voor een telling en rapporten wordt altijd gekeken naar de datum van de cliëntcontacten. Dit houdt ook in dat er in een onthaalmap steeds minstens één cliëntcontactformulier ingevuld moet zijn: alleen het onthaalformulier invullen is niet voldoende aangezien daar geen datum op staat.

4.8. Nota ivm starten eindatum op tab Eigenschappen : Voorlopig gelden er geen sectorale afspraken gemaakt over het invullen van een start en een einddatum op tabblad Eigenschappen behoudens enkele uitzonderingen (zie verder). Dit heeft te maken met het feit dat er een gevaar zit aan het plaatsen van een einddatum op het tabblad Eigenschappen : wanneer de einddatum op dit tabblad te snel wordt ingevuld dan wordt dat automatisch doorgevoerd op alle elementen binnen de casus (dus alle mappen en formulieren) en worden die allemaal afgesloten (icoontjes krijgen grijze kleur). Anderzijds kan men op deze manier de casus “beveiligen” tegen (per ongeluk) overschrijven én verschijnt deze casus niet meer in de overzichtslijst “casussenoverzicht”. Het is waarschijnlijk dat er in 2015 verdere sectorafspraken mbt het tabblad Eigenschappen komen. In 2014 wordt er binnen de casus “financiële hulpverlening” en binnen de casus “GOH” een uitzonderling gemaakt op de afspraak en wordt de datum wél gebruikt voor specifieke doeleinden.


Pag. 21 van 50

5. Begeleiding 5.1. Definitie Begeleiding is “het methodisch (doordacht) en systematisch (gericht op voortgang, tijdsperspectief) aanbieden van persoonlijke, relationele, en praktische hulp, binnen de context van wederzijds expliciet engagement, met als doel: werken aan één of meerdere probleemsituaties (veranderingsdoelen) zodanig dat de cliënt een beter inzicht heeft in de situatie, een terugval of verslechtering voorkomen wordt, de situatie draaglijk, hanteerbaar, of (gedeeltelijk) opgelost wordt. De hulpverlening is er in eerste instantie op gericht het dagelijks functioneren van de cliënt te verbeteren en de cliënt vaardiger te maken in zijn verschillende sociale rollen”. Richtlijn Een begeleiding wordt bepaald door verschillende essentiële kenmerken van de hulpverlening: - Een wederzijds engagement: of geëxpliciteerde afspraken over waartoe de cliënt en de hulpverlener zich engageren. - Binnen een systematisch en een langeretermijnperspectief: de hulpverlening gebeurt niet ‘ad-hoc’, maar gefaseerd in verschillende doelstellingen (er is sprake van een hulpverleningsplan) Deze kenmerken zijn meteen voorwaarde om een begeleidingsfiche op te starten Het begeleidingsaanbod is gemoduleerd adhv typemodules. Typemodule Een typemodule is een duidelijk afgelijnde eenheid van hulpverlening die door een voorziening afzonderlijk kan worden ingezet. Een module bestaat uit één of meerdere functies (een algemeen omschreven hulpverlenende activiteit) waarbij door bepaalde acties, bepaalde doelen worden nagestreefd. Typemodules zijn een “type begeleidingen” of “type dossiers”, die als samenhangend zelfstandig pakket kunnen aangeboden of kunnen gecombineerd worden, synchroon of gelijktijdig, achtereenvolgend of overlappend. Aan één cliënt kunnen dus meerdere typemodules worden gekoppeld, elk met een eigen begin- en einddatum.


Pag. 22 van 50

5.2. Begeleidingsmap in casus : Binnen de map “begeleiding” onderscheiden we een aantal submappen (begeleidingsinformatie, opname, begeleidingscontacten, documenten en administratieve opvolging) en meerdere formulieren. De submappen “begeleidingsinformatie” en “begeleidingscontacten” zullen altijd in de begeleidingsmap zitten :

-

Submap ‘begeleidingsinformatie’ met daarin minstens 2 formulieren en eventuele lokale formulieren en lokale mappen:  Begeleidingsformulier (analoog met onthaalformulier; bevat algemene gegevens over de begeleidingsfase : problematiek, typemodule, samenwerking met, …)  Typemoduleformulier (verschijnt na het kiezen van een typemodule op het begeleidingsformulier) en ook alles in verband met doelstellingen en opvolging daarvan. Van iedere typemodule kan men maximaal één formulier opnemen.

-

Submap ‘begeleidingscontacten’met 2 soorten formulieren en eventuele lokale formulieren:  Cliëntcontactformulieren (hulpverlenende contacten en contacten met derden)  Andere registraties (≠ hulpverlenende contacten, cliënt niet opgedaagd, cliënt niet bereikt).

-

Submap ‘opname’ met hierin 1 formulier (optioneel) per cliënt en eventuele lokale formulieren:  Opnameformulier (één formulier per cliënt)

-

Submap Documenten (optioneel)  Bevat alleen mappenstructuur en mogelijkheid om documenten toe te voegen.  Relevante ingescande documenten

-

SubMap ‘administratieve opvolging’ (optioneel)  Formulieren voor opvolging (beheer) van administratieve zaken en eventuele lokale formulieren


Pag. 23 van 50

5.3. Map Begeleidingsinformatie De map “begeleidingsinformatie” bevat het “begeleidingsformulier” en het typemoduleformulier.

Begeleidingsformulier Men kan maximaal één begeleidingsformulier plaatsen in de map “begeleidingsinformatie”. Het begeleidingsformulier bevat meta-informatie over de gehele begeleidingsfase en bevat volgende velden :

‘Intern verwezen door’ Een interne verwijzing is een verwijzing van een ander dienst of team binnen het eigen CAW. ‘Typemodule’ De typemodule van de begeleiding. De lijst van typemodules is afhankelijk van het team waarin je als hulpverlener zit (zie menu Acties Mijn gegevens  caw, team, locatie, subteam). Daar moet je in het juiste team zitten om de typemodules van dat team te zien te krijgen. Wanneer dit niet correct staat, kan je ook snel op het tabblad “locatie” de variabele “assistent voor typemodule” aanpassen, zodat je vlot kan verder werken.


Pag. 24 van 50

‘Problematiek’ De problematiek in begeleiding houdt het probleem (problemen) van het cliëntsysteem waaraan gewerkt is tijdens de gehele periode van de begeleiding bij. ‘Samenwerking met’ Het betreft hier de sectoren waar men mee samenwerkt tijdens de begeleidingsfase. ‘Samenwerking met’ heeft enkel betrekking op externe diensten. Een beroep doen op de directe omgeving wordt hier niet genoteerd. Er moet een gedeelde verantwoordelijkheid zijn in een hulpverleningssituatie. Concreet moet er actief samengewerkt worden (er moet minstens overleg zijn) in het kader van de hulpverlening met de andere dienst. ‘Extern verwezen naar’ De belangrijkste diensten naar waar verwezen is tijdens en op het einde van de begeleiding. Dit kunnen er dus meerdere zijn. ‘Specificatie verwijzer’ Specificatie van de verwijzer. ‘Manier van afsluiten begeleiding’ De manier waarop de begeleiding afgesloten wordt : - afgerond - afgebroken door cliënt - beschikbaarheid cliënt ‘Nazorg’ Nazorg betreft een beperkt aantal contacten of ondersteunende activiteiten na het afsluiten van een begeleiding, op initiatief van de cliënt of van de hulpverlener, i.f.v. njuu van het toetsen van doelstellingen (eventuele nood aan een nieuw aanbod), het opfrissen van doelstellingen die binnen de begeleiding verworven waren of het vermijden van herval. Nazorg is steeds aspectueel, nooit integraal. Indien de cliënt na de begeleiding in nazorg komt, kiest men hier “ja”. (de nazorg wordt in een aparte map geplaatst). Veplichte registratiegegevens op het begeleidingsformulier : Ter volledigheid vermelden we hier ook de verplichte hulpverleningsvariabelen op het begeleidingsformulier, met name:  Typemodule  Verwijzer  Problematiek  Manier van afsluiten begeleiding


Pag. 25 van 50

Typemodule formulier

Wanneer je de typemodule kiest op het begeleidingsformulier, wordt een apart formulier aangemaakt met de naam van die typemodule.

Als men tussen verschillende typemodules kan kiezen, kan men voor iedere typemodule een apart formulier plaatsen, maar slechts maximaal één van ieder type. De velden op het typemodule-formulier zijn de volgende :

Datums Datum start typemodule : de startdatum van de typemodule. Verplicht in te vullen ! Datum einde typemodule : de einddatum van de typemodule. Verplicht in te vullen ! Gezien een cliënt(systeem) meerdere typemodules kan hebben, is het noodzakelijk dat starten einddatum van iedere module aangegeven wordt.


Pag. 26 van 50

Doelen Dit is optioneel (niet overal zullen doelen op dit formulier opgevolgd worden) en kan per team en CAW verschillen of die daar weggeschreven worden. Verschillende CAW’s hebben andere manieren om doelen op te volgen. Op het doelenformulier kan men verschillende doelen definiëren en opvolgen.

Let op : op sommige formulieren staat volgende variabele nog zichtbaar : “doelen – niet meer gebruiken”3

3

Deze vraag zou onzichtbaar gemaakt moeten geweest zijn, maar dat is op sommige formulieren vergeten en dus nog wel zichtbaar. Dit veld zal erbij blijven opstaan tot eind 2014, maar noteer deze info asap op een andere plaats want het veld zal op 1/1/2015 onzichtbaar gemaakt worden.


Pag. 27 van 50

5.4. Contactenformulieren De volgende contactenformulieren zijn mogelijk beschikbaar: 1. Cliëntcontactformulier

Dit zijn rechtstreekse hulpverlenende contacten met de cliënt en worden a.d.h.v. volgende icoontjes voorgesteld: Bureaugesprek = gesprek met cliënt(en) op bureau, meerbepaald op de dienst van het CAW (infrastructuur v.h. caw, cliënt komt zelf op dienst) Huisbezoek = gesprek met cliënt(en) bij cliënt thuis (infrastructuur van de cliënt, hulpverlener verplaatst zich naar de woonplaats van de cliënt) Mobiel

= fysiek gesprek niet in de infrastructuur van de cliënt noch van het CAW. vb. gesprek met cliënt(en) niet op bureau v h caw, mobiel werken, outreachend werken, cliënt vergezellen naar dienst, Bv. een lokaal in het ziekenhuis, justitiehuis, gerechtsgebouw, ocmw, ...

Telefoon = hulpverlenend telefonisch contact met de cliënt. Let op : het telefoon-icoontje mag dus enkel gebruikt worden voor telefonische gesprekken met de cliënt. Telefoon met andere diensten worden onder “contacten met anderen” genoteerd. Beeldtelefoon Sms

Brief

= beeldtelefoon, Skype, oovoo, video chat, …

= sms van en naar cliënt. meerdere sms-sen die over-en-weer gestuurd worden en binnen één conversatie vallen of binnen één “gesprek” gevoerd worden : moeten in één cliëntcontactformulier genoteerd worden. = brief met cliënt indien client fax stuurt, mag dit hierbij genoteerd worden.

Mail

= mail met cliënt Hier geldt dezelfde afspraak als bij sms : meerdere vragen & antwoorden kunnen op één contactenformulier genoteerd worden als ze onder één conversatie vallen. Mail naar een andere dienst (andere dienst staat bij “To” of “Aan”, ook als staat client in “Copy”) wordt altijd als Contact met derden weggeschreven en niet als cliëntcontact.

Chat

= dit icoontje wordt ook gebruikt voor gesprekken die uit het chatprogramma komen en in Regas ingeladen worden


Pag. 28 van 50

Een cliëntcontactenformulier bevat de volgende velden :

-

datum = datum van het cliëntcontact inkomend/uitgaand = enkel bij telefoon of mail : inkomend of uitgaand inhoud =nota’s van het gesprek afspraken-hulpverlener =afspraken die de hulpverlener dient te onthouden afspraken –cliënt = afspraken die de cliënt dient te onthouden datum volgende afspraak = (indien nodig) datum volgende afspraak uur volgende afspraak = (indien het geval) uur voglende afspraak crisisinterventie = betreft dit contact een crisisinterventie. Een crisisinterventie is een een crisisinterventie is een onmiddellijke en kortdurende stress verlagende vorm van hulpverlening die ambulant en/of mobiel kan zijn. Crisisinterventie kan ook gecombineerd worden met opvang (bron : visietekst crisishulpverlening).


Pag. 29 van 50

2. Contacten met derden

Dit zijn alle contacten OVER een cliënt met andere diensten in het kader van de hulpverlening waar cliënt niet aanwezig is4. Dit wordt ook gebruikt voor contacten met steunfiguren, omgeving,…

Op deze fiche staan twee variabelen voor meer info : - telefoon / mail / fax - cliënt is aanwezig (men belt naar dienst in bijzijn van de cliënt met speaker op)* 5.5. Andere registraties Daarnaast zijn er nog verschillende varianten van registraties (die niet geteld worden als een hulpverlenend of ander contact) : Registratie – cliënt niet opgedaagd (als je een afspraak gemaakt hebt maar cliënt komt niet opdagen) Registratie – cliënt niet bereikt (om pogingen tot cliëntcontact te kunnen noteren) Beide varianten zijn van belang in communicatie met cliënt zelf en met andere diensten. Registratie – cliënt belt af “Vergaderverslag“ – is een uittreksel van het verslag van een overleg over de hulpverlening. Niet in alle casusdefinities zal het vergaderverslag opgenomen en dus beschikbaar zijn : dat kan variëren van team tot team.

4

wijziging definitie vanaf 2015 :

Begin 2014 zijn we gestart met de afspraak dat een telefonisch contact met andere diensten waar de cliënt bij aanwezig is (speaker op), als contacten met derden genoteerd worden. Het is echter gebleken dat hulpverleners dit eerder als “bureaugesprek” noteren, en inhoudelijk is dit ook correcter. In de meeste CAW’s verloopt dit ook al zo en deze praktijk mag verder gezet worden. Pas 1 januari 2015 wordt dit sectoraal verplicht zo genoteerd in het dossier. Daarnaast nog een duiding mbt de contacten met derden en de optionele map “administratieve opvolging”. Binnen de map “Administratieve opvolging” kunnen ook contacten met derden genoteerd worden. In de praktijk wordt dat in sommige gevallen gedaan, maar in sommige andere gevallen gebruikt men het ook als een soort instrument ter opvolging van genomen stappen binnen een bepaald levensdomein. Ook hier zal op 1 januari 2015 een bindende sectorafspraak over gemaakt worden en voorlopig kunnen contacten met derden zowel binnen administratieve opvolging als binnen de contacten mappen weggeschreven worden.


Pag. 30 van 50

5.6. Lokale formulieren Men kan ook eigen lokale formulieren (instapfiche, checklist, ...) ter beschikking hebben binnen bepaalde casussen.

6. Nazorg Als men op het begeleidingsformulier op de vraag Nazorg “ja” antwoordt, zal de nazorg map geplaatst worden. In de nazorgmap kan men cliëntcontactenformulieren “nazorg” plaatsen. Op dat formulier staat een datum en een notitie-veld. Definitie van nazorg : Nazorg betreft een beperkt aantal contacten of ondersteunende activiteiten na het afsluiten van een begeleiding, op initiatief van de cliënt of van de hulpverlener, ifv van het toetsen van doelstellingen (eventuele nood aan een nieuw aanbod), het opfrissen van doelstellingen die binnen de begeleiding verworven waren of het vermijden van herval. Nazorg is steeds aspectueel, nooit integraal. Binnen het overleg van de kwaliteitscoördinatoren is men momenteel bezig met het verder ontwikkelen van sectorafspraken en definities mbt nazorg, waardoor het huidige formulier dus eventueel nog kan wijzigen in de toekomst. De sector zal ten gepaste tijde ingelicht worden over eventuele wijzigingen.


Pag. 31 van 50

7. Participanten Participanten zijn mensen die rechtstreeks betrokken zijn (al dan niet als cliënt) bij een of meerdere onderde(e)l(en) van het hulpverleningstraject. Volgende categorieën worden onderscheiden: -

cliënten betrokken intern (collega’s) derden - personen (personen van andere organisaties, steunfiguren) derden - organisaties (organisaties).

Participanten hebben altijd inzage in het formulier waarop als cliënt aangevinkt zijn. Illustratie van het tabblad “participanten” :

Definties: 7.1. Cliënten Cliënten zijn mensen waarmee men een rechtstreeks hulpverlenend contact heeft. Een persoon die lid is van het cliëntsysteem kan in sommige gevallen geplaatst worden onder “cliënt” (indien men een rechtstreeks hulpverlenend contact heeft) en in dezelfde casus in sommige gevallen onder “derde” (indien het een NIET hulpverlenend contact betreft).

De precieze definitie wijzigt naargelang het type formulier waar de cliënt aangevinkt is : - cliëntcontactformulier: cliënt is aanwezig op het contact


Pag. 32 van 50

- contacten met derden : dit contact gaat over de cliënt - Het onthaal- en begeleidingsformulier: cliënt participeert in de gehele casus en er wordt algemene informatie over bijgehouden - andere registraties : de betreffende fiche (bv. instapfiche) gaat over de cliënt.

7.2. Betrokkenen intern Hier duid je aan over een andere collega rechtstreeks betrokken was bij het hulpverlenend of ander contact. In de lijst van betrokkenen intern worden alle hulpverleners van een CAW getoond.

7.3. Derden – personen Derden zijn personen waarmee men contact heeft in functie van de hulpverlening maar waar er geen sprake is van rechtstreeks hulpverlenend contact. Ze treden dan op als “derde” in een casus en worden opgedeeld in twee categorieën : individuele personen of contactpersonen.

-

Individuele personen : zijn personen uit het netwerk van de cliënt, die geen onderdeel zijn van het cliëntsysteem en niet vanuit hun professionele functie betrokken zijn bij de hulpverlening. Personen die deel uitmaken van het cliëntsysteem worden onder het luik “cliënten” geplaatst.

-

contactpersonen : zijn professionelen (hulpverleners, advocaat, andere sector, directeur, leraar, ) Contactpersonen worden steeds gekoppeld aan een organisatie.

Individuele personen zijn nooit zichtbaar voor andere teams of CAW’s. (werkt via hetzelfde systeem als de cliënten). Contactpersonen daarentegen worden toegevoegd tot de database van contactpersonen en zijn voor alle CAW’s zichtbaar.

7.4. Derden – organisaties Dit is de database van de organisaties. Binnen een organisatie kan men individuele contactpersonen aanmaken zodat ze sneller opgezocht kunnen worden.


Pag. 33 van 50

De contactpersonen (derden) zijn hiermee gekoppeld (je hoeft de organisatie niet apart te toe te voegen onder derden-organisaties), als je een bepaald persoon wil identificeren, moet je deze als (derde) contactpersoon te noteren.

7.5. Rol: een woordje uitleg In de casussen slachtofferhulp en bezoekruimtes wordt een “rol” voor de cliënt gebruikt om de rol van een cliënt preciezer te omschrijven in de casus.

7.6. Individuele persoonsfiche (IPF) De cliëntgegevens worden in het WE-dossier op de individuele persoonsfiche genoteerd. Men vult de informatie van de cliënt die gekend is in. Ook hier zijn er een aantal verplichte gegevens. Op niveau van onthaal zijn geslacht en leeftijd verplicht. Op niveau van instap is domicilie (= Gemeente), gezinstype, inkomensbron, bestaanszekerheid, voorafgaande situatie, feitelijke verblijfplaats, verblijfsstatuut, origine en instellingsverleden verplicht. Wanneer het een begeleiding betreft wordt de geboortedatum van de cliënt in het dossier aangevuld. In het We-dossier worden deze gegevens genoteerd op de tabbladen “gegevens” en “persoonsgegevens” op het IPF.


Pag. 34 van 50

Het IPF en de hulpverleningsformulieren koppel je door op de formulieren op het tabblad “participanten” een cliënt of contactpersoon aan te vinken. Definities: TAB “GEGEVENS” -

Achternaam: De achternaam van de cliënt. In functie van het aanmaken van een WEdossier ben je verplicht om dit veld in te vullen Voornaam: De voornaam van de cliënt Geslacht: het geslacht van de cliënt Geboortedatum: De geboortedatum van de cliënt Titel: Dit is de titel die gebruikt wordt voor het opstellen van templates. Aanhef: Dit is de aanheft die gebruikt wordt voor het opstellen van templates. Land: Dit is het land waar de cliënt gedomicilieerd is. nvt: Veld in Regas dat we als CAW niet gebruiken Adres: Dit is de straat en het huisnummer/bus van de domicilie van de cliënt. nvt: Veld in Regas dat we als CAW niet gebruiken Gemeente: Gemeente waar cliënt gedomicilieerd is. Telefoonnummer: Het vaste telefoonnummer van de cliënt Mobiel: Het mobiele telefoonnummer van de cliënt. Fax: Het faxnummer van de cliënt. Email: Het e-mailadres van de cliënt. Homepage: De website van de cliënt. Algemene informatie: Dit is een notitievak waar extra gegevens omtrent de cliënt (niet het hulpverleningstraject) kunnen toegevoegd worden.

TAB “PERSOONSGEGEVENS” -

-

-

-

Leeftijd: De leeftijd van de cliënt. We vragen het geboortejaar (of de leeftijd) indien mogelijk. Enkel indien het onmogelijk is dit te bevragen (bv. past niet binnen de context van het gesprek op anonieme laagdrempelige hulpverlening of bv. omwille van tijdsgebrek), kan je de categorieën gebruiken. Gezinstype: Het gezinstype omschrijft het type of soort gezin. Een gezin is een persoon of personen die op één adres wonen, in huiselijk verkeer met elkaar samenwonen en een gemeenschappelijke huishouding voeren, en (in sommige gevallen) verantwoordelijkheid dragen voor de verzorging en opvoeding van kinderen. Inkomensbron: Deze variabele meet de aard van het gezinsinkomen van de cliënt alsook de afhankelijkheidspositie van de cliënt. Dit is het inkomen van het individu (wordt dus per cliënt individueel genoteerd). : Deze variabele hoeft enkel ingevuld te worden bij volwassenen, dus bij + 18 jarigen. Bestaanszekerheid: Beschikbaar inkomen van het gezin. Dit is variabele op niveau van cliëntsysteem ipv individuele cliënt. Beschikbaar inkomen is het inkomen waar het gezin beroep op kan doen, dus na aftrek van eventuele schulden. Voorafgaande situatie: Deze variabele meet of de cliënt geholpen is in een ambulante of residentiële hulpverleningscontext voor de start van de hulpverlening in het CAW (laatste maand voorafgaand aan de start van de hulpverlening).


Pag. 35 van 50

-

-

Verblijfplaats: Deze variabele definieert de woning (of plaats indien cliënt niet over een woning beschikt) waar de cliënt verblijft : in een woning, in een voorziening, of op straat Verblijfsstatuut: Meet het verblijfsstatuut van de cliënt. Origine: Land van herkomst van de ouders of grootouders van de cliënt. Dit is een lijst van landen die erkend door de VN of Europa. Voor cliënten met dubbele origine geldt de volgende afspraak: indien één van beide ouders Belg is, kiest men het andere land. Indien beide ouders niet-Belg zijn en verschillende origine hebben kiest men één van de twee landen. Instellingsverleden: Met deze variabele wordt nagegaan of de cliënt al dan niet een instellingsverleden heeft. Men kan in deze variabele ook specifiëren in welk type van instelling de cliënt heeft verbleven.

TAB EXTRA INFO :

-

5

Feitelijk adres: Dit is de feitelijke verblijfplaats van de cliënt. Dit moet enkel ingevuld worden indien deze verschilt van de officiële woonplaats. Anoniem contacteren: Hier wordt aangeduid of de cliënt heeft aangegeven dat hij/zij liever anoniem wordt gecontacteerd. Taal hulpverlening5 : nvt want staat op apart tabblad.

Deze variabele verdwijnt op het eind van 2014 want Taal staat op een apart tabblad


Pag. 36 van 50

-

-

-

Vlaams Fonds / VAPH nummer: erkenningsnummer bij het VAPH, voorheen Vlaams Fonds. Sommige cliënten hebben nog een “oud” Vlaams Fondsnummer Rijksregisternummer: uniek identificatienummer bij het rijksregister voor natuurlijke personen Nummer identiteitskaart: Het nummer van de identiteitskaart van de cliënt Nummer wachtregister: Wachtregister = vreemdelingenregister. Register bijgehouden door de gemeente voor vreemdelingen die zich vluchteling verklaren of die vragen om als vluchteling erkend te worden en niet ingeschreven staan in het bevolkingsregister. OV nummer: Openbaar veiligheidsnummer (ook DVZ-nummer) Statuut verkregen gegevens: Hier wordt aangeduid of de gegevens al dan niet zijn ingelezen via een digitale identiteitskaartlezer. Burgerlijke staat: Burgerlijke staat van de cliënt Nationaliteit: Dit is een lijst van landen die erkend door de VN of Europa. Voor cliënten met een dubbele nationaliteit geldt de volgende afspraak: indien één van beide nationaliteit Belg is, kiest men het andere land. Indien beide nationaliteiten niet Belg zijn kiest men één van de twee nationaliteiten. Aantal kinderen: Het aantal kinderen dat de cliënt aangeeft als zijn/haar kinderen Nickname: Een Nickname die de cliënt aangeeft. Geboorteplaats: De geboorteplaats van de cliënt Persoon te verwittigen in geval van nood: Naam en telefoonnummer van de persoon die moet worden verwittigd bij noodsituaties. Scholingsgraad: Meet het hoogst behaalde diploma van de cliënt. Voor de nog schoolgaande cliënten dient de graad die ze volgen op 31 december van het registratiejaar, genoteerd te worden. Voor niet meer schoolgaanden, dient de hoogst voleindigde graad genoteerd te worden.

TAB “TAAL” :

-

Moedertaal: De moedertaal van de cliënt. Hulpverleningstaal: De taal waarin de hulpverlening gebeurt. Tolk: Of er al dan niet een tolk wordt ingezet in functie van de hulpverlening.


Pag. 37 van 50

8. Autonoom element Definitie: Een autonoom element is een op zichzelf staand element (vaak registratiefiche). Een autonoom element maakt geen deel uit van een casus omdat er geen sprake is van een hulpverleningstraject. Er zijn sectorale verplichtingen mbt autonome elementen dus het voorkomen ervan kan verschillen van team tot team. Als autonoom element onderscheiden we: -

één onthaal contact: een onthaalcontact als autonoom element betreft een los, éénmalig onthaalcontact zonder dat er een participant aan gekoppeld wordt. Er is wel sprake van een fiche met cliëntgegevens omwille van de registratie van cliëntvariabelen. Het doel is dat je een éénmalig, los contact snel kan registreren zonder de hele weg te moeten doorlopen van het participanten tabblad.

-

Consult: het informeren en adviseren van een professional door een professional met als doel de professional te infomeren en/of adviseren (beschikt over meer kennis en daarmee over meer en/of een betere basis voor zijn keuzes).

-

praktische dienstverlening: Praktische dienstverlening is het aanbieden van materiële/praktische hulp van allerlei aard: formulieren invullen, vervoer, materieel (kledij, meubelen, verwarmingstoestellen, wasmachine..), voeding (voedselpakket, sociaal restaurant), financies (noodhulp), internetten, medisch (medicatie, voorbehoedsmiddelen) , met als doel dat een praktisch probleem van een cliënt opgelost is of een materiële levensbehoefte ingelost is.

-

Lokale autonome formulieren Het is mogelijk dat er lokale autonome formulieren aangemaakt zijn.


Pag. 38 van 50

9. Financiële casus Sommige teams zullen ook de financiële casus kunnen aanmaken. Er is hiervoor een specifieke handleiding, daarvoor verwijzen we naar een aparte handleiding mbt deze financiële casus. Daarnaast kan je hieronder een aantal definities terugvinden met betrekking tot de financiële casus. 9.1. Submap: werkdoel – info – Registratie De bovenste submap: werkdoel – info – Registratie is de plaats voor: - de leerdoelen, - de registratie voor het Vlaams Centrum Schuldbemiddeling en de overheid - info over eventuele externe schuldbemiddelaar(s). het formulier keuzes en methodieken = Met dit formulier geef je aan in het dossier welk aanbod werd ingezet. (budgetbegeleiding - budgetbeheer - schuldbemiddeling en voorbereiding collectieve schuldbemiddeling). Door een van deze variabele te kiezen plaats je een nieuw formulier wat we gebruiken voor de beperkte registratie VCS. Daarnaast kan je kiezen voor Casus enkel gebruikt ifv formulieren (geen registratie). Dit laat toe om de casus en zijn toepassingen te gebruiken zonder dat er sprake is van een van bovenstaande methodieken. Cliënt in CSR (Collectieve Schuldenregeling) = Met deze ja/nee vraag geef je aan of cliënt in collectieve schuldenregeling is. Door ja te kiezen plaats je het formulier info CSR. een eenmalige schuldbemiddeling = een eenmalige of beperkte interventie in schuldenlast van cliënt (vb. advies aan cliënt over een schuldendossier). De hulpverlener gaat hier niet structureel tewerk met cliënt. het formulier “Info CSR” =Dit formulier wordt geplaatst door in keuze en methodieken ja te antwoorden op de vraag cliënt in CSR. Het geeft praktische info over de procedure waar cliënt in zit.       

CSR= collectieve schuldenregeling Datum toelaatbaarheid= Datum waarop Arbeidsrechtbank een beschikking van toelaatbaarheid heeft gegeven. Einde regeling = Datum waarop de minnelijke of gerechtelijke regeling afgelopen is. Dit kan een datum in de toekomst zijn. Schuldbemiddelaar= naam / contactgegevens van de schuldbemiddelaar die aangesteld is in kader van CSR Afspraken met schuldbemiddelaar= notitieveld om de praktische afspraken tussen de dienst en schuldbemiddelaar te noteren. Datum eind= Datum waarop CSR effectief afgelopen is. Reden sluit= Reden van stopzetting CSR. Dit veld is pas beschikbaar op moment dat er een datum eind werd ingegeven.


Pag. 39 van 50

De formulieren Budgetbeheer – budgetbegeleiding – schuldbemiddeling – voorbereiding csr Deze formulieren hebben 2 functies:  Ze leveren registratiegegevens voor het Vlaams Centrum Schuldbemiddeling.  Ze sturen binnen het programma de werkdoelen aan. Voor de registratie voor het Vlaams Centrum Schuldbemiddeling is het belangrijk om startdatum en einddatum correct te registreren. Dit doe je op het formulier onder tab eigenschappen. Dit is de enige uitzondering op de regel dat op het tabblad “eigenschappen” de einddatum niet wordt ingevuld. werkdoelen= Deze zijn niet voor iedereen zichtbaar. Werkdoelen geeft een overzicht van de doelstellingen in de financiële begeleiding. doeldomeinen = administratieve vaardigheden - inzicht en overzicht - verantwoord besteden bewust financiële producten kiezen - over voldoende kennis beschikken - andere domeinen. Per domein dat men aanvinkt wordt er een bijkomend formulier geplaatst. Op deze formulieren kan je het doel specifiëren en een evaluatie bijhouden. Deze info verschijnt tevens op de gespreksformulieren. 9.2. Submap Budget – Plannen In deze submap vind je alle formulieren die te maken hebben met de opmaak van het budget (jaarplan en maandplannen) en met het afbetaalplan voor schuldeisers. het jaarplan = Dit is het klassieke jaarplan en meteen ook de start van een financieel dossier. In het jaarplan geef je alle inkomsten en uitgaven die regelmatig terugkomen . Met het jaarplan maak je berekening van het beschikbaar bedrag voor afbetaling (indicatief). Deze info is de bassis voor de maandbudgetten. In het jaarplan geef je geen schulden in. Op het jaarplan staan volgende variabele: Tabblad inkomsten   

Vrije omschrijving: Geeft je de mogelijkheid om inkomstenbron te specifiëren Inkomen / Inkomen detail: Geeft het soort inkomen weer. Bedrag: Het bedrag dat de cliënt per maand of per betaling ontvangt. Indien cliënt vb voorschot en afrekening ontvangt geef je dit in als 2 afzonderlijke betalingen. Bij wisselende betalingen (vb werkloosheid) geef je het bedrag in van de eerste maand. Dit kan je later aanpassen per maand in het maandbudget.  Frequentie: Aantal keer dat de betaling komt per jaar. Minimum 1 maximum 12.  Betaaldag: dag van de maand waarop de cliënt de betaling ontvangt  Maanden: Indien de frequentie niet gelijk is aan 12 moet je hier de maand(en) aanduiden waarin cliënt deze betaling ontvangt. Zorg ervoor dat dit overeen komt met frequentie. Tabblad Maandelijkse uitgaven = Uitgaven die iedere maand terugkomen.    

vrije omschrijving : Geeft de mogelijkheid om uitgave te specifiëren. Aard: Geeft soort uitgave weer Specifiek: Detail van aard Maandbedrag: Geeft het bedrag per maand weer. Uitgaven die wekelijks gebeuren (vb leefgeld) geef je best in in wekelijkse betalingen.


Pag. 40 van 50

 

Betaaldag: Datum waarop de betaling moet gebeuren. Betaalwijze: Manier van betaling (cash - overschrijving - permanente opdracht domiciliëring)  Nota: Vrij tekstveld. Tabblad Jaarlijkse uitgaven Hier vinden we de uitgaven die één of een aantal keer per jaar voorkomen. Hier vind je de volgende variabele:         

Vrije omschrijving: Geeft je de mogelijkheid om uitgave te specifiëren Aard: Geeft soort uitgave weer Specifiek: detail van aard. Bedrag: Het bedrag dat de cliënt per betaling moet voldoen. Frequentie: Aantal maandelijkse betalingen per jaar. Minimum 1 maximaal 12. Indien frequentie 12 zou zijn, kan je het beter onder maandelijkse betalingen zetten. Maanden: Hier aanduiden in welke maanden de betaling moet gebeuren. Nota: vrij tekstveld Betaalwijze: Manier van betaling (cash - overschrijving - permanente opdracht domiciliëring) maandbudget vullen vanaf: Hiermee geeft de hulpverlener aan vanaf welke datum het bestaande maandbudget mag overschreven worden. Dit doe je vb na wijziging van een maandelijkse betaling (indexering huur).

De jaarlijkse uitgaven worden herrekend naar maandelijkse uitgaven (overzicht - jaarkost/maand). De hulpverlener kan ervoor kiezen om deze maandelijkse kosten mee over te zetten naar het maandbudget (via jaarkost/maand naar maandbudget). Dit bedrag zal dan iedere maand opgenomen worden onder sparen. Afbetaalplan = Dit afbetaalplan genereert een voorstel van afbetaalplan. In de opmaak van het plan houden we rekening met de schuldeisers aanwezig in het dossier waar het antwoord op de vraag in het formulier schuldeiser "opnemen in afbetaalplan' ja is  Beschikbaar voor afbetaling: Het bedrag wat cliënt per maand kan afbetalen.  Afbetaling start vanaf : Geef een datum voor eerste afbetaling in. Het systeem vult de maanden verder aan. Dit is meestal een datum in de toekomst waarop betalingen effectief van start gaan.  Afbetaalplan genereren: Adapter zichtbaar in leesmodus. Hiermee genereer je een voorstel afbetaalplan wat je soepel kan bewerken tot het gewenste afbetaalplan.  Tussentijds vastleggen: Deze knop is zichtbaar in het afbetaalplan (via afbetaalplan genereren). Hiermee kan je de wijzigingen in het afbetaalplan tussentijds opslaan. Hiermee kan je het achteraf verder bewerken. 

Definitief vastleggen: Deze knop is zichtbaar in het afbetaalplan (via afbetaalplan genereren). Hiermee zet je de afbetalingen over naar het maandbudget. Je gebruikt deze knop best na goedkeuring van het afbetaalplan door alle partijen. Zodra een afbetaalplan definitief werd vastgelegd, kan je het niet meer wijzigen.


Pag. 41 van 50

maandbudget = Dit formulier heeft een dubbele functie. Enerzijds is het bedoeld als begroting van het verwacht budget, anderzijds laat het toe om voor de lopende / voorbije maanden een stand van zaken in het budget te geven Het maandbudget gaat steeds over een jaar. Het is de datum op het tabblad eigenschappen die bepaalt over welk jaar dit gaat. Op dit formulier staan de volgende variabele:     

Saldo vorig jaar : Dit is het saldo wat cliënt op zijn budgetrekenig had bij start van het jaar en/of dossier. Overdracht spaargeld vorig jaar: Dit is de overdracht van het spaargeld uit het vorige jaar of bij start van het dossier. Saldo zonder spaargeld: Op iedere maand terug te vinden. Dit geeft het saldo op het einde van de periode zonder rekening te houden met het spaargeld Saldo spaargeld: Op iedere maand terug te vinden. Dit geeft het saldo spaargeld op het eind van de respectievelijke periode. Saldo eind periode : Geeft telkens het saldo op het einde van de desbetreffende maand.(saldo zonder spaargeld + Saldo spaargeld)



Inkomsten: Dit geeft de inkomsten van desbetreffende maand weer op basis van het jaarplan. Deze inkomsten kan je wijzigen / aanvullen of schrappen zodat deze overeen komen met de realiteit.



Uitgaven: Dit geeft een overzicht van uitgaven van desbetreffende maand weer op basis van het jaarplan. Deze uitgaven kan je wijzigen / aanvullen of schrappen zodat deze overeen komen met de realiteit.



Schulden: Dit geeft een overzicht van de voorziene afbetalingen voor de maand. De info komt uit afbetaalplan. Je kan wijzigen / aanvullen / schrappen. Hier kan je ook een nieuwe schuldeiser toevoegen op voorwaarde dat deze schuldeiser ook bestaat als formulier schuldeiser. Het systeem kijkt naar referte om de berekeningen te maken.



maandbudget vastleggen: adapter zichtbaar in leesmodus. Hiermee sluit je een maand af en laat je het systeem de schulden herberekenen (deurwaarderskost en intresten). Het systeem zal, indien nodig, de afbetalingen voor de volgende maand aanpassen. Je kan een maand maar 1 keer vastleggen.


Pag. 42 van 50

9.3. Submap contacten is de plaats voor de weerslag van alle gesprekken en of contacten met cliënt, en derden. Deze map is niet in alle CAW's beschikbaar. Bij een aantal CAW worden de hulpverlenende contacten in de casus met de integrale module weggeschreven, en wordt de financiële casus alleen als werkinstrument gebruikt.

9.4. De map Bijlagen Deze map is de plaats waar je alle bijlagen in het financieel dossier een plaats kan geven. 9.5. De map schuldeisers In de map schuldeisers in de boomstructuur zijn twee formulieren aanwezig: schuldoverzicht en schuldeiser. De relatie tussen deze twee formulieren is als volgt: Het formulier schuldoverzicht genereert een overzicht van alle schuldeisers op basis van de formulieren schuldeiser. Wanneer het formulier schuldoverzicht geopend is, is er ook de mogelijkheid om drie templates toe te voegen:  De vraag om informatie bij de schuldeisers  De vraag voor het stopzetten van de invordering wanneer de cliënt een man is  De vraag voor het stopzetten van de invordering wanneer de cliënt een vrouw is Indien gewenst kunnen hier meerdere formulieren toegevoegd worden. Het formulier Schuldeiser Op dit formulier vind je op het tabblad “startsituatie” de volgende variabele:          

Schuldeiser = De feitelijke schuldeiser. Invorderaar = Partij die de invordering van de schuld doet in plaats van de schuldeiser Betaalreferte: unieke referte van de schuldeiser. Rekeningnummer: = Het rekeningnummer waarop de betaling moet gebeuren. Opnemen in afbetaalplan: = Ja/nee vraag die toelaat om schuldeisers op te nemen in het dossier zonder dat die mee moeten worden opgenomen in het huidige betaalplan. Hoofdsom: de hoofdsom / kapitaal van de vordering. Op dit bedrag zal Regas intresten berekenen. Kosten: De kosten gemaakt tot aan de startsituatie (vb dagvaardingskost, RPV, …) Verlopen intresten bij start: Het deel intrest dat verlopen is tot aan de startsituatie (en wat we dus niet automatisch laten berekenen door Regas. Kwijtingsrecht: = Is een kost die de gerechtsdeurwaarder in rekening mag brengen voor elke deelbetaling. Hier geef je eventueel het kwijtingsrecht op het overblijvende saldo op (niet op vorige deelbetalingen want dat neem je op in kost) Inningsrecht: = Een recht van de gerechtsdeurwaarder bij gerechtelijke invordering (1% hoofdsom en intrest). Dit bedrag vind je onderaan de afrekening van de deurwaarder.


Pag. 43 van 50

   

  

  

Aanvangsaldo dossier: berekeningsveld. Dit geeft de som van hoofdsom / kosten en verlopen intrest. In principe moet dit overeenkomen met het opgegeven saldo door de schuldeiser. Gerechtelijke invorderingen: Ja/nee veld. Bij ja zal het systeem rekening houden met inningsrecht en kwijtingsrecht bij gerechtsdeurwaarder. Enkel ja indien de invordering via een gerechtsdeurwaarder verloopt. Vanaf: Geef hier datum in vanaf wanneer systeem rekening moet houden met deurwaarderskost. Intrestvoet: Hier krijg je 3 keuzes. - Wettelijke intrest => het systeem rekent automatisch met wettelijke intrestvoet - andere intrestvoet => vrij in te geven intrestvoet. - Geen intrest. Intrest berekenen vanaf : geef de datum vanaf wanneer het systeem met bovenstaande intrest moet rekenen. (enkel bij optie 1 en 2) percentage: enkel bij optie 2 in te vullen. Wijze afboeken: Hier bepaal je hoe het systeem moet rekenen. Er zijn 5 opties. - Volgens art 1254 BW => Eerst kost, dan intrest dan kapitaal - volgens Santkin - actuarieel => Eerst kapitaal dan kost dan intrest. Intrestberekening actuarieel. - volgens Santkin - nominaal => Eerst kapitaal dan kost dan intrest. Intrestberekening nominaal. - Burg partij : compensatoire voor vonnis – art 1254 BW na vonnis => Bij burgerlijke partijen kan rechter compensatoire intresten uitspreken voor periode tussen de feiten en het vonnis. Deze intresten kapitaliseren. - Burg partij : compensatoire voor en na vonnis => Indien rechter ook compensatoire intresten uitspreekt na het vonnis (weinig gebruikelijk) datum feiten / datum vonnis : Deze velden zijn enkel in te vullen in geval van optie 4 of 5. Beide data zijn in het vonnis terug te vinden. Soort schuld / detail : vragen waar je het soort schuld moet ingeven. Medeschuldenaar / borg: In te vullen in geval er een medeschuldenaar / borg is. Deze gegevens kunnen we eventueel gebruiken bij het maken van een verzoekschrift collectieve schuldenregeling.

Tabblad wijziging betaalplan  Datum: De datum waarop het feit zich heeft voorgedaan. Vanaf deze datum zal de berekening rekening houden met dit feit.  Reden: Hier maak je een keuze tussen o bijkomende kost => extra kost (vb maning) o wijziging intrestvoet => nieuwe intrestvoet licht op = geef nieuw percentage in. NIET in te vullen bij gerechtelijke intrestvoet (automatische aanpassing) o vermindering hoofdsom igv akkoord => de hoofsom in het dossier zal eenmalig verminderen o vermindering saldo intrest igv akkoord o vermindering saldo kost igv akkoord


Pag. 44 van 50

o wijziging gerechtelijke invordering. Te gebruiken indien dossier in latere fase (na startsituatie) over gaat van minnelijke naar gerechtelijke invordering.  Wijziging afboeking= Zie hoger. Hier geef je eventuele wijzigingen in in de manier van afboeken.  Toelichting: geeft je gelegenheid om in tekstveld details te geven van het nieuwe feit. Tabblad verloop dossier:  actueel saldo op: Datum waarop de laatste betaling werd gedaan (via adapter maandbudget vastleggen op maandbudget)  hoofdsom: actuele hoofdsom / kapitaal van de vordering.  kost: actuele kost in het dossier  intrest : resterende intresten in het dossier  compensatoire intrest: saldo compensatoire intrest. Enkel van toepassing bij burgerlijke partij.  inningsrecht: Indien van toepassing 1% hoofdsom en intrest met een minimum en maximum grens.  kwijtingsrecht (slot): bedrag van te betalen kwijtingsrecht in de veronderstelling dat we het integrale saldo betalen.  verloop dossier: subformulier dat toelaat om afspraken met schuldeiser chronologisch te vermelden o datum : datum contact schuldeiser o type contact: keuzelijst (telefoon - e-mail - brief- persoonlijk contact) o inhoud : inhoud contact o afspraken : gemaakte afspraken tijdens het contact o deadline: datumveld dat toelaat een deadline te plaatsen op dit contact. o deadline klaar op: datumveld waar je kan aangeven dat deadline klaar is. Via het rapport mijn deadlines krijg je een overzicht van de openstaande deadlines. Het formulier Schuldoverzicht  uw referte brief: = Deze referte wordt mee opgenomen in de standaardbrief die je kan genereren.  team_locatie Op dit tabblad komt het adres van de maatschappelijke zetel en het erkenningsnumer schuldbemiddeling. Deze gegevens worden meegenomen in de standaardbrieven die men kan genereren.


Pag. 45 van 50

10. Casus slachtofferhulp FIGUUR : mappen, submappen en formulieren in de casus Slachtofferhulp

MAPPEN

SUBMAPPEN

Aanmelding

FORMULIEREN Aanmeldingsformulier Slachtofferhulp Contactenformulieren (optioneel)

Onthaal

Onthaalformulier Contactformulieren (cliëntcontactformulier en contactformulier ‘contact met derden’) Andere registraties (≠ hulpverlenende contacten): registratie van cliënt is niet opgedaagd, cliënt is niet bereikt en cliënt belt af) Andere registraties: instapformulier Lokale formulieren Telefonische onthaalfiche Slachtofferhulp (optioneel) STV: Screening Trauma Vragenlijst (optioneel)

Begeleiding

Begeleidingsinformatie Begeleidingsformulier Typemoduleformulier Begeleidingscontacten

Contactformulieren (hulpverlenende contacten en contacten met derden) Andere registraties (# geen hulpverlenende contacten, cliënt niet opgedaagd, cliënt niet bereikt).

Nazorg

Documenten


Administratieve opvolging (optioneel)

Administratieve opvolging via submappen en formulieren per thema

Nazorgmap (opt)

Contactformulieren


Pag. 46 van 50

11. Casus bezoekruimte FIGUUR : mappen, submappen en formulieren in de casus Bezoekruimtes

MAPPEN

SUBMAPPEN

Aanmelding en contactname

FORMULIEREN Aanmeldingsformulier – info vonnis Contactenformulieren (optioneel)

Contactname bezoekouder

Uitnodigingsbrief, herinneringsbrief, ..

Contactname verblijfouder

Uitnodigingsbrief, herinneringsbrief, ..

Contacten met anderen Onthaal

Onthaalformulier Lokale formulieren (optioneel) Bezoekouder

Intake ouders Cliëntcontactformulieren

Verblijfouder

Intake ouders Cliëntcontactformulieren

Kinderen

Intake kinderen Cliëntcontactformulieren

Gezamelijke gesprekken

Cliëntcontactformulieren

Anderen

Andere contactformulieren


Pag. 47 van 50

MAPPEN

SUBMAPPEN

Begeleiding

Begeleidingsinformatie --

Begeleidingsformulier

--

Typemoduleformulier

--

Planning bezoeken

Bezoek (meerder mappen mogelijk)

Bezoekouder

Bezoeken

SUBMAPPEN (2)

FORMULIEREN

Verblijfouder Observatieverslag Verslag kind(eren) Annulatie

Gesprekken

-Verblijfsouder

Cliëntcontactenformulierenµ Registratie-cliënt niet opged

Bezoekouder

Cliëntcontactenformulieren Registratie-cliënt niet opged

Kinderen


Gezamelijke gesprekken


Nazorg


Contacten met anderen

Andere contactformulieren

--

Contactformulieren


Pag. 48 van 50

12. Casus GOH Er bestaat een uitgebreide handleiding die de formulieren en variabelen in de casus Gerchtelijk Opgelegde Hulpverlening omschrijft : “HandleidingGOH.doc”. Je kan dit document bekomen bij je We-dossierverantwoordelijke. FIGUUR : mappen, submappen en formulieren in de casus GOH

MAPPEN

SUBMAPPEN

Aanmelding

FORMULIEREN Aanmeldingsformulier GOH Contactenformulieren (optioneel)

Intake

Intakeformulier Contactformulieren (cliëntcontactformulier en contactformulier ‘contact met derden’) Andere registraties (≠ hulpverlenende contacten): registratie van cliënt is niet opgedaagd, cliënt is niet bereikt en cliënt belt af)

Begeleiding

Begeleidingsinformatie Begeleidingscontacten

Begeleidingsformulier Typemoduleformulier Contactformulieren (hulpverlenende contacten en contacten met derden) Andere registraties (# geen hulpverlenende contacten, cliënt niet opgedaagd, cliënt niet bereikt). Huiswerkopdracht

Groepswerking

Sessie ( “Reeks” vanaf 1/1/2015) = map van een sessie (reeks), dat is een planning van een reeks vormingen. Er kunnen meerdere sessies (reeksen) ingepland worden. Groepssessie ( “Sessie” vanaf 1/1/2015) : voor ieder vormingsmoment wordt één formulier toegevoegd. Definitie : onderdeel van een sessie (reeks); een moment waarop een activiteit plaatsvindt, gekenmerkt door onder meer een datum, begin- en einduur, eventueel een lokaal en een begeleider.6

Begin 2015 zal de terminologie wijzigen en wordt de huidige map “Sessie” een “Reeks” genoemd en het huidig formulier “groepssessie” wordt dan “Sessie”. Zo is deze terminologie gelijk met de terminologie uit het GOS en de andere casussen. 6


Pag. 49 van 50

Registraties : Cliënt niet opgedaagd. Huiswerkopdracht

Nazorg

Documenten



Contactformulieren


Pag. 50 van 50

Definitie- en afsprakenboek We-Dossier

Recommend Documents