DEEL I Wat moet u vooraf weten?
1.
Vennootschapsbelasting: voor wie?
Uw vennootschap valt onder de vennootschapsbelasting in België als ze aan de volgende voorwaarden voldoet: de rechtspersoon moet rechtspersoonlijkheid bezitten; de rechtspersoon moet regelmatig opgericht zijn; de maatschappelijke zetel (of de voornaamste inrichting) moet in België gevestigd zijn; de rechtspersoon moet zich bezighouden met de exploitatie van een onderneming of met verrichtingen van winstgevende aard. Een VZW bijvoorbeeld is in principe niet onderhevig aan de vennootschapsbelasting omdat die laatste voorwaarde bij haar niet aanwezig is.
2.
Tarieven vennootschapsbelasting
Het algemene tarief van de vennootschapsbelasting bedraagt 33,99%. Er bestaat echter ook een verlaagd opklimmend tarief in de vennootschapsbelasting voor zover de belastbare winst niet hoger is dan € 322.500: BEDRAG
AANSLAGVOET
€ 0 - € 25.000
24,98%
€ 25.000 - € 90.000
31,93%
€ 90.000 - € 322.500
35,54%
NOOT. In de vennootschapsbelasting is de 3% algemene crisisbijdrage nog steeds verschuldigd. De volgende vennootschappen zijn door de wetgever uitgesloten van het verlaagd tarief: 1. Vennootschappen die aandelen bezitten waarvan de aanschaffingswaarde meer bedraagt dan 50%, hetzij van de gerevaloriseerde waarde van het gestorte kapitaal, hetzij van het gestorte kapitaal verhoogd met de belaste reserves en de geboekte meerwaarden. U vergelijkt de aanschaffingswaarde van de aandelen met de helft van het gestorte kapitaal + de reserves + de meerwaarden op de dag waarop de vennootschap haar balans afsluit. Om te bepalen of de grens van 50% overschreden is, tellen de aandelen die ten minste 75% vertegenwoordigen van het gestorte kapitaal van de vennootschap die de aandelen uitgeeft niet mee;
2. Vennootschappen waarvan de aandelen die het maatschappelijke kapitaal vertegenwoordigen voor ten minste de helft in het bezit zijn van één of meerdere andere vennootschappen en die geen door de Nationale Raad van de Coöperatie erkende coöperatieve vennootschappen zijn; 3. Vennootschappen waarvan de dividenduitkering hoger is dan 13% van het gestorte kapitaal bij het begin van het belastbaar tijdperk; 4. Vennootschappen, andere dan door de Nationale Raad van de Coöperatie erkende coöperatieve vennootschappen, die ten laste van het resultaat van het belastbaar tijdperk niet aan ten minste één van hun bedrijfsleiders een bezoldiging toegekend hebben van hetzij ten minste € 36.000, hetzij ten minste het lagere bedrag van de belastbare winst van de vennootschap.
Het motief bij velen om te werken met een vennootschap, is niet zelden het verschil in de tarieven tussen de personenbelasting en de vennootschapsbelasting. Een vennootschap betaalt ook geen gemeentebelastingen. Bovendien heeft u naast dit voordeel ook een afscherming tussen het beroepsrisico en het privévermogen. Toch moet men opletten wanneer men de tarieven in de personenbelasting zomaar vergelijkt met de tarieven in de vennootschapsbelasting. U moet zeker rekening houden met een aantal zaken die mee doorwegen in de beslissing. Enerzijds veroorzaakt uw vennootschap een aantal extra kosten (de oprichting, de boekhouding, ...) en anderzijds is het belaste geld van een vennootschap eigendom van de vennootschap en niet van de privépersoon. Vooraleer dit geld privé geconsumeerd kan worden, moet het nog een belastingdruk passeren (de roerende voorheffing op uitgekeerde winsten). Laat u, in de keuze om al dan niet voor een vennootschap te opteren, bijstaan door uw boekhouder, uw accountant, uw bedrijfsrevisor of een andere vertrouwenspersoon. Voor de volledigheid vindt u in de onderstaande tabel de tarieven terug (aanslagjaar 2011) inzake de personenbelasting.
INKOMSTENSCHIJF
TARIEF PERSONENBELASTING (EXCL. GEMEENTEBELASTINGEN) AANSLAGJAAR 2011
€ 0,01 - € 7.900
25%
€ 7.900 - € 11.240
30%
€ 11.240 - € 18.730
40%
€ 18.730 - € 34.330
45%
Boven de € 34.330
50%
3.
Wat zijn fiscaal aftrekbare kosten?
Hiervoor kijken we naar het basisartikel 49 WIB 92. Dit artikel stelt: “Als beroepskosten zijn aftrekbaar de kosten die de belastingplichtige in het belastbaar tijdperk gedaan of gedragen heeft om de belastbare inkomsten te verkrijgen of te behouden en waarvan hij de echtheid en het bedrag verantwoordt door middel van bewijsstukken of, ingeval zulks niet mogelijk is, door alle andere door het gemene recht toegelaten bewijsmiddelen, met uitzondering van de eed. Als in het belastbaar tijdperk gedaan of gedragen worden beschouwd de kosten die in dat tijdperk werkelijk betaald of gedragen zijn of het karakter van zekere en vaststaande schulden of verliezen verkregen hebben en als zodanig geboekt zijn.”. Krachtens artikel 49 WIB 92 en de erop betrekking hebbende vaste rechtspraak mogen de bruto beroepsinkomsten slechts verminderd worden met de kosten die terzelfder tijd aan de volgende vier voorwaarden voldoen: 1. ze moeten noodzakelijk verband houden met de uitoefening van de beroepswerkzaamheid;
2. ze moeten tijdens het belastbaar tijdperk gedaan of gedragen zijn; 3. ze moeten gedaan of gedragen zijn om de belastbare inkomsten te verkrijgen of te behouden; 4. ze moeten door de belastingplichtige verantwoord zijn wat de echtheid en het bedrag ervan betreft. De vraag die in de praktijk meermaals gesteld wordt, is of alle kosten die een vennootschap betaalt ook aftrekbaar zijn (behoudens enkele specifieke uitzonderingen). Alle inkomsten die een vennootschap geniet, zijn immers in principe belastbare inkomsten (behoudens enkele specifieke uitzonderingen). Het antwoord is neen. Niet alle kosten die een vennootschap maakt, zijn automatisch beroepsmatig en daardoor ook aftrekbaar. Het Hof van cassatie heeft in de afgelopen jaren een duidelijke rechtspraak ontwikkeld. Volgens het Hof van cassatie zijn de uitgaven die een vennootschap doet enkel aftrekbare beroepskosten wanneer ze inherent verband houden met de uitoefening van haar ‘maatschappelijke activiteit’ (cassatie, 18 januari 2001 - cassatie, 3 mei 2001 - cassatie, 19 juni 2003 - cassatie, 12 december 2003 - cassatie, 9 november 2007 en cassatie, 12 juni 2009). Dit betekent concreet dat de beroepskosten aftrekbaar zijn wanneer ze gemaakt worden voor de realisatie van het maatschappelijke doel van de vennootschap. Spring zeker niet te lichtzinnig om met de definiëring van het maatschappelijke doel van een vennootschap in de statuten. Dit is niet zomaar een administratieve futiliteit. Heel wat Hoven van beroep hebben de aftrek van kosten verworpen op basis van een overschrijding van het statutaire doel (o.a. Hof van beroep Gent, 22 september 2009 en 27 oktober 2009). Een grondige en actuele definiëring ervan is dus de boodschap. Mogelijk zal het maatschappelijke doel op termijn gewijzigd of uitgebreid moeten worden. De rechtspraak ter zake illustreert dat dit geen academische discussie is. De fiscus heeft het moeilijk met privé gerelateerde investeringen en zuiver fiscaal geïnspireerde constructies zoals bv. vruchtgebruik. Hij gebruikt in zo’n geval vaak de doeloverschrijding om kosten te weren. De rode draad in deze uitgave is dus dat de beroepskosten enkel aftrekbaar zijn indien het maatschappelijke doel dit toelaat. Is dit niet het geval, pas dan uw statuten aan (waarin het maatschappelijke doel opgenomen wordt). Zo niet, riskeert u een levendige discussie met de controleur. Louter een ruime omschrijving van de statuten voorzien, geeft echter nog geen absolute zekerheid. Opdat kosten aftrekbaar zouden zijn, moet de verrichting ook passen binnen de ‘werkelijke’ activiteit van de vennootschap. Getuige hiervan een vennootschap uit de bouwsector die ging lenen om aandelen te kopen. Ze betaalde interesten op die lening. Volgens het Hof van cassatie mocht zij de interesten niet in aftrek nemen. Nochtans stond er in de statuten vermeld dat roerende financiële handelingen nagestreefd kunnen worden als ze rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met het maatschappelijke doel van de vennootschap. Dit was hier niet het geval, met als gevolg dat er geen aftrek toegelaten was van de interestkosten (Hof van beroep Gent, 24 oktober 2006 en bevestigd door het Hof van cassatie, 12 juni 2009). Ook het Grondwettelijk Hof heeft al tweemaal geoordeeld dat de aftrekbaarheid van kosten geweigerd mag worden als ze losstaan van de activiteit of het maatschappelijke doel van de vennootschap (Grondwettelijk Hof, 26 november 2009 en 16 september 2010). Zorg er dus voor dat de verwerving en het beheer van onroerend goed in het maatschappelijke doel van uw vennootschap vermeld staan. Bezoldigingstheorie Als u als bedrijfsleider dan ook nog ofwel huur betaalt voor het privégebruik, ofwel een voordeel van alle aard aangeeft voor de gratis bewoning, dan heeft u een stevig argument om de aftrekbaarheid van de kosten te verdedigen. Immers, als de zaakvoerder of bestuurder zich laat belasten op een ‘voordeel gratis woning’, dan is die gratis ter beschikking gestelde woning een vorm van loon en dan zijn deze kosten meteen ook verantwoord als beroepskosten. De vennootschap maakt die kosten dan nl. om haar bedrijfsleider te verlonen voor zijn prestaties. Ook een vergoeding ‘in natura’ in de vorm van het ter beschikking stellen van een woning is immers een loon en loonkosten zijn sowieso aftrekbaar voor de vennootschap. Bovendien mag de fiscus zich niet bemoeien met de manier waarop vennootschappen hun zaakvoerder of bestuurder vergoeden. Deze zgn. bezoldigingstheorie is intussen al door verschillende rechters bevestigd (o.a. rb. Brugge, 17 juni 2008, rb. Namen, 21 januari 2009, rb. Bergen, 12 oktober 2009 en rb. Bergen, 15 november 2010). Onthoud ten slotte dat de bewijslast voor de aftrekbaarheid van beroepskosten duidelijk bij de vennootschap ligt. De vennootschap moet dus aantonen dat de kosten inherent zijn aan de uitoefening van haar beroepsactiviteit. Het volstaat dus niet om zomaar iets op te nemen in de statutaire doelomschrijving. Beter voorkomen dan genezen dus...
4.
De beroepskosten afschrijven of onmiddellijk in kosten nemen?
Goederen die niet duurzaam in de onderneming aangewend kunnen worden, mag de vennootschap onmiddellijk in kosten nemen. Alle investeringen waarvan de gebruiksduur beperkt is, zijn afschrijfbaar. Een afschrijving is een waardevermindering die een duurzaam bedrijfsmiddel ondergaat door gebruik, slijtage of veroudering. Sommige activa zijn niet afschrijfbaar. Dit is onder meer het geval voor de aankoopprijs van gronden en de bijbehorende aankoopkosten (de notaris, de registratie, enz.). Deze bijkomende kosten bij de aankoop van gronden kunnen wel als een waardevermindering afgetrokken worden. Geleasde goederen worden afgeschreven door de leasingnemer. Ook het vruchtgebruik van een activum kan afgeschreven worden. De afschrijvingstermijn wordt bepaald door de vermoedelijke gebruiksduur. Voor sommige investeringen gelden er voorschriften voor het bepalen van het afschrijvingspercentage. Afhankelijk van het type van investering wordt de afschrijvingsduur bepaald. VOORBEELD
• kantoor- en handelsgebouwen: 3%; • woningen: 3%; • nijverheids- en industriële gebouwen: 5%; • installaties, machines en uitrusting: 10%; • meubilair: 10%; • rollend materieel: 20%; • software: 20%; • klein materieel: 33%; • oplaadpunten voor elektrische voertuigen: 50%; • computers: 33%; • bedrijfsfietsen: 33%; • tuinaanleg: 10% (rb. Leuven, 4 juni 2010); • tuinverlichting: 20% (rb. Leuven, 4 juni 2010); • enz.
De afschrijvingen worden berekend op de aankoopprijs en de bijkomende kosten (bv. de niet-aftrekbare, beroepsmatige BTW, de vervoerkosten, de registratiekosten, de notariskosten, enz.). Voor de bijkomende kosten heeft de ‘kleine’ vennootschap de keuze om ze: af te schrijven op dezelfde wijze als de activa waarop ze betrekking hebben; onmiddellijk volledig in kosten te nemen in het jaar waarin deze bijkomende kosten gemaakt worden; af te schrijven volgens een bepaald ritme los van het activum. Enkel de zgn. kleine vennootschap mag de bij de aankoop horende kosten onmiddellijk in aftrek te nemen. Een grote vennootschap moet deze bijbehorende kosten immers mee afschrijven over de looptijd waarover het activum zelf afgeschreven wordt. Uitzondering. Er is géén keuze voor de bijkomende kosten met betrekking tot: personenwagens; minibussen; auto’s voor dubbel gebruik (de zgn. breaks). De bijkomende kosten met betrekking tot deze voertuigen moeten samen met de investeringsprijs afgeschreven worden over dezelfde termijn. Kleine vennootschappen hoeven hun afschrijving in het investeringsjaar ook niet te prorateren in functie van de bezitsduur. Grote vennootschappen daarentegen moeten in het jaar van het verwerven van afschrijfbare vaste activa ‘pro rata temporis’ afschrijven op dagbasis vanaf de dag van verwerving. Dat wil zeggen dat zij die jaarafschrijving moeten beperken in functie van het aantal dagen dat ze de investering bezitten. VOORBEELD
Een grote vennootschap heeft een investering gedaan van € 100.000 met een levensduur van vijf jaar op 1 december van het jaar. De eerste afschrijving van die investering bedraagt dan slechts 20% x € 100.000 x 31/365 in plaats van de volledige 20% x € 100.000.
Gelukkig gaat dat niet-gebruikte gedeelte van de afschrijving uit het jaar van verwerving niet verloren. Een grote vennootschap mag dit dus gebruiken na afloop van de gewone afschrijvingsperiode. ‘Kleine’ vennootschappen worden gedefinieerd door artikel 15 W. Venn. Dit zijn die vennootschappen die voor het laatst afgesloten boekjaar niet meer dan één van de volgende criteria overschrijden: jaargemiddelde van het personeelsbestand: 50; jaaromzet (exclusief BTW): € 7.300.000; balanstotaal: € 3.650.000. LET OP! Als het jaargemiddelde van het personeelsbestand meer dan 100 bedraagt, dan is de vennootschap sowieso ‘groot’. Deze criteria worden wel op geconsolideerde basis berekend! Door verbonden te zijn met andere vennootschappen, kan een Belgische vennootschap bijgevolg het statuut van kleine vennootschap kwijtspelen. Pas sinds aanslagjaar 2010 werd de wetgeving in die zin aangepast door te refereren naar het volledige art. 15 W. Venn. Tot en met aanslagjaar 2009 verwees de wetgever enkel naar § 1 van art. 15 W. Venn. De rechtbank van Luik leidde daaruit af dat men pas sinds aanslagjaar 2010 balanstotaal, omzet en aantal werknemers op geconsolideerde basis moet nemen om te zien of de vennootschap al dan niet klein is. Volgens de rechtspraak moest men voor het verleden geen rekening houden met andere verbonden vennootschappen (rb. Luik, 17 februari 2010). Alle pas opgerichte vennootschappen waarvan het eerste boekjaar korter of langer is dan 12 maanden moeten al hun afschrijvingen van dat eerst boekjaar prorateren volgens het aantal volle maanden van hun boekjaar. Daarbij telt elke begonnen maand mee als een volle maand. Als de pas gestarte vennootschap groot is, dan moet zij nog eens bijkomend haar afschrijvingen prorateren vanaf de dag van de verwerving van de activa. VOORBEELD
Een grote vennootschap werd opgericht op 1 september 2010 en sluit haar eerste boekjaar af op 31 december 2011. Op 27 november 2010 kocht zij een machine van € 200.000 die over tien jaar afgeschreven wordt. De fiscaal gezien aanvaardbare afschrijving voor het eerste boekjaar op deze machine bedraagt dan: € 200.000 x 10% x 16/12 x 400/487 = € 21.903 (400 = 35 dagen in 2010 + 365 dagen in 2011).
5.
Lineair of degressief afschrijven?
Afschrijven kan op twee manieren: lineair of degressief. Wanneer elk jaar hetzelfde bedrag wordt genomen, spreken we over een lineaire afschrijving. Bij een degressieve afschrijvingsmethode is het afschrijvingspercentage maximaal gelijk aan het dubbele van het lineaire afschrijvingspercentage. Dat degressieve afschrijvingspercentage wordt toegepast op de residuwaarde van de investering. De residuwaarde is gelijk aan de aankoopprijs min de vorige afschrijvingen. Zodra het bedrag van de degressieve afschrijving kleiner is dan volgens de lineaire methode, mag men overstappen op de lineaire methode. Het bedrag van de afschrijving bekomen via de degressieve methode mag fiscaal gezien nooit hoger zijn dan 40% van de aankoopprijs van de activa. Concreet wil dit zeggen dat de eerste degressieve afschrijving van een activum met een levensduur van drie of vier jaar beperkt moet worden tot 40% van de aankoopprijs. Door deze degressieve methode wordt een investering sneller afgeschreven, zowel in tijd als in bedrag. Geringere afschrijvingen in latere jaren gaan in de praktijk echter meestal gepaard met hogere onderhouds- of herstellingskosten in latere jaren. VOORBEELD
Een machine met een aankoopprijs van € 100.000 heeft een levensduur van tien jaar.
JAAR
LINEAIR
DEGRESSIEF
RESIDU
1
€ 10.000
€ 20.000
€ 80.000
2
€ 10.000
€ 16.000
€ 64.000
3
€ 10.000
€ 12.800
€ 51.200
4
€ 10.000
€ 10.240
€ 40.960
5
€ 10.000
€ 10.000 (*)
€ 30.960
6
€ 10.000
€ 10.000
€ 20.960
7
€ 10.000
€ 10.000
€ 10.960
8
€ 10.000
€ 10.000
€ 960
9
€ 10.000
€ 960
10
€ 10.000
Totaal
€ 100.000
€ 100.000
(*) De degressieve afschrijving bedraagt: € 40.960 x 20% = € 8.192. Het lineaire stelsel (€ 10.000) is dus groter, dus daar stappen we op over.
Het degressieve stelsel is een keuzestelsel. Daartoe moet er een formulier 328 K bij de aangifte gevoegd worden voor het jaar waarin de activa voor het eerst afgeschreven worden. De volgende investeringen kunnen niet degressief afgeschreven worden: personenwagens, auto’s voor dubbel gebruik (de zgn. breaks) en minibussen, behalve taxi’s en in geval van verhuring met bestuurder; vaste activa of gedeeltes ervan waarvan het gebruik afgestaan werd aan derden (bv. verhuurde activa); immateriële vaste activa; bedrijfsfietsen gebruikt door het personeel voor woon-werkverplaatsingen; de bij de aankoop komende kosten op een actief dat zelf niet degressief afgeschreven wordt.
6.
Wat is aftrekbaar voor de BTW?
Voor het recht op aftrek inzake de BTW gelden de volgende basisregels. Eerste regel: enkel belastingplichtigen hebben recht op aftrek De BTW is slechts aftrekbaar voor een vennootschap die het statuut heeft van een gewone BTW-belastingplichtige, m.a.w. belastingplichtigen die periodiek (per maand of per kwartaal) BTW-aangiftes indienen. Een aantal categorieën van (vennootschappen van) vrije beroepen (bv. advocaten, artsen, notarissen, verzekeringsmakelaars, …) zijn zgn. vrijgestelde belastingplichtigen. Zij dienen geen periodieke BTW-aangiftes in en zij hoeven zelf geen BTW aan te rekenen aan hun cliënten, maar dat betekent meteen ook dat zij geen recht hebben op aftrek van de BTW die zij zelf betalen. De niet-terugvorderbare beroepsmatige BTW kunnen zij wel in de kosten nemen in de vennootschapsbelasting. Tweede regel: gebruiks- of bestemmingsprincipe Inzake de BTW geldt het zgn. gebruiks- of bestemmingsprincipe (art. 45, § 1, W. BTW en KB nr. 3, art. 1). Dit houdt in dat uw vennootschap de BTW op goederen of diensten slechts mag recupereren indien ze deze goederen of diensten daadwerkelijk gebruikt (lees: bestemt) voor de uitoefening van haar economische activiteit.
Beroepsmatig aangewende goederen of diensten geven dus recht op BTW-aftrek. Anderzijds mag uw vennootschap de BTW niet recupereren op goederen en diensten die aangewend worden voor (uw) privédoeleinden. De niet-terugvorderbare BTW kan ze in dit geval ook niet in de kosten nemen in de vennootschapsbelasting. Koopt uw vennootschap goederen of diensten aan die zij zowel aanwendt voor de uitoefening van haar economische activiteit als voor (uw) privédoeleinden (er is m.a.w. sprake van ‘gemengd’ gebruik), dan mag de BTW in principe slechts afgetrokken worden wat het beroepsgebruik betreft. Uw vennootschap moet zelf het beroepsgebruik aantonen. De bewijslast rust dus op uw vennootschap. Indien de verhouding beroepsgebruik-privégebruik het voorwerp uitmaakt van een akkoord dat gesloten wordt met uw belastingcontroleur, dan zal de BTW-controleur dit akkoord eveneens toepassen. Bij gebrek aan zo’n akkoord moet uw vennootschap zelf de toepasselijke verhouding op basis van een redelijke raming bepalen. In geval van twijfel kan er altijd een voorafgaand akkoord gesloten worden met de controleur. Derde regel: enkel wettelijk verschuldigde BTW is aftrekbaar Als een leverancier of een dienstverrichter ten onrechte BTW aanrekent (er is bv. een vrijstelling van toepassing of de plaats van de handeling bevindt zich buiten België), dan kan uw vennootschap de BTW niet recupereren (KB nr. 3, art. 2). Uw vennootschap moet in dat geval een creditnota en een nieuwe correcte factuur vragen aan de leverancier of de dienstverrichter. Vierde regel: enkel Belgische BTW kan gerecupereerd worden De buitenlandse BTW die uw vennootschap in een ander EU-land betaald heeft voor de kosten verbonden aan opleidingen, beurzen, hotels, restaurants, brandstof, de huur van een wagen, tolheffingen, … kan niet in België in aftrek gebracht worden. Via haar BTW-aangifte kan er immers enkel Belgische BTW gerecupereerd worden. Toch kan desgevallend ook deze buitenlandse BTW teruggevorderd worden, maar dan wel in het land waarin uw vennootschap de BTW betaald heeft, op voorwaarde uiteraard dat de gemaakte kosten een beroepsmatig karakter hebben en uw vennootschap natuurlijk ook in België BTWplichtig is met recht op aftrek (zie 14. Buitenlandse zakenreizen, 84. Restaurantkosten (buitenland) en 92. Studiereizen). Vijfde regel: regelmatige factuur Om de BTW te kunnen recupereren, moet uw vennootschap over een originele regelmatige factuur beschikken op haar naam die alle wettelijk voorgeschreven vermeldingen bevat (zie verder). Op basis van een Bancontact-afschrift, een Visa-overzicht, een kassaticket, een onkostennota, een BTW-bonnetje of een kopie van een factuur kan uw vennootschap de BTW dus niet terugvorderen. Zesde regel: herzieningen van de BTW-aftrek De oorspronkelijk verrichte BTW-aftrek is slechts definitief als de aanvankelijke bestemming die uw vennootschap gegeven heeft aan de ontvangen goederen of diensten niet gewijzigd wordt door een latere gebeurtenis. Indien uw vennootschap de beroepsmatig aangeschafte goederen of diensten waarop de BTW dus in principe volledig gerecupereerd werd (gedeeltelijk) zal gebruiken voor privédoeleinden, moet de oorspronkelijk afgetrokken BTW herzien worden en (gedeeltelijk) teruggestort worden aan de schatkist.
7.
Wat is fiscaal gezien een correcte factuur?
Inzake de BTW is het formalisme heel strikt. Beschikt uw vennootschap als klant niet over een correcte factuur, dan heeft zij geen recht op aftrek van de BTW die ze betaald heeft op die factuur. Een uitzondering hierop zijn beroepsmatige verplaatsingen met het openbaar vervoer. Daarbij volstaat het vervoerbewijs om de BTW te kunnen recupereren (BTW-Handleiding, nr. 353). Ook wanneer uw vennootschap een factuur ontvangt waarbij zij als medecontractant de BTW moet voldoen (bv. bij werken in onroerende staat of bij internationale dienstprestaties), heeft zij geen conforme structuur nodig. Een zgn. vervangend stuk of wachtdocument door haar opgesteld, volstaat dan (KB nr. 3, art. 3, § 1, 7°). Zij moet dan uiteraard wel aantonen dat zij de BTW betaald heeft via haar BTW-aangifte. Het formalisme dat de BTW oplegt inzake een geldige factuur is niet van toepassing inzake de belastingen. Elk ander bewijsstuk kan dus dienen voor de belastingen (bv. een contract, een rekeninguittreksel, enz.).
Ook als leverancier of als dienstverrichter moet uw vennootschap opletten dat zij geen boete opgelegd krijgt wegens onregelmatig opgestelde facturen. De volgende vermeldingen moeten verplicht voorkomen op een factuur: de datum van uitreiking; het opeenvolgende nummer; de naam, het adres en het BTW-nummer van de leverancier of de dienstverrichter; de naam, het adres en het BTW-nummer van de koper of de afnemer van de dienst; de datum van de levering of de dienst, voor zover die verschilt van de datum van de uitreiking van de factuur; de hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen en/of de verstrekte diensten; de specifieke vermeldingen bij de levering van een nieuw vervoermiddel; de maatstaf van heffing per BTW-tarief, de eenheidsprijs en eventuele voorschotten en prijskortingen; het toegepaste BTW-tarief en het totaalbedrag van de verschuldigde BTW; bij vrijstelling of bij verlegging van de heffing, de verwijzing naar de wettelijke bepaling; de verwijzing naar een vroeger uitgereikt stuk indien er voor dezelfde handeling meerdere facturen opgesteld worden. De Belgische BTW-Administratie is principieel van oordeel dat een factuur volledig conform moet zijn om het recht op aftrek te kunnen uitoefenen. Alle wettelijk voorgeschreven factuurvermeldingen moeten er dus op staan. Waar vroeger het Hof van justitie stelde dat bepaalde gebreken toch door de vingers gezien konden worden (Hof van justitie, C-123/87 van 14 juli 1988, Jeunehomme), eist het nu ook een volledig conforme factuur voor recht op aftrek (Hof van justitie, C-368/09 van 15 juli 2010, Pannon). Het Hof is echter ook van oordeel dat uw vennootschap tijdens een BTW-controle haar onregelmatige facturen nog altijd kan corrigeren tot op het moment waarop de BTW-Administratie een definitieve beslissing genomen heeft over de taxatie. Dat is dus in principe tot op het moment waarop er een dwangbevel uitgevaardigd is, maar het is natuurlijk raadzaam om dat zo snel mogelijk te doen. Deze nieuwe rechtspraak van het Hof staat haaks op de tot nu toe in België gangbare praktijk, volgens dewelke er na de aankondiging van een controle geen correcties meer konden plaatsvinden. Het is niet voldoende dat er een formeel gezien regelmatige factuur voorgelegd wordt. Uw vennootschap moet nl. ook aantonen dat de goederen en de diensten die het voorwerp uitmaken van die factuur daadwerkelijk geleverd werden en gebruikt werden voor de uitoefening van haar economische activiteit.
