102
Wegwijzer voor methoden bij projectmanagement - 2de druk
5.8 ProjectMatig Werken Deel I van de beschrijving van ProjectMatig Werken is gereviseerd en geautoriseerd door Gert Wijnen, een van de auteurs van het boek Projectmatig Werken dat voor dit hoofdstuk als brondocument is gebruikt.
DEEL I 5.8.1 Definitie project Een project is een tijdelijke, resultaatgerichte samenwerking waarbij gebruikgemaakt moet worden van schaarse middelen. 5.8.2 Kern van de methode Beheersing van fasering. De aanpak van een project bestaat bij ProjectMatig Werken uit de drieslag: faseren, beslissen en beheersen (zie figuur 5.8.1). Maar ProjectMatig Werken bestaat uit meer dan alleen maar de aanpak. Ook samenwerking, projectleiderschap, teambuilding, risicomanagement en scheppen van draagvlak zijn noodzakelijke processen van ProjectMatig Werken. De aanpak hebben de auteurs nooit aangepast. De aandacht voor fasering is kenmerkend voor ProjectMatig Werken. 5.8.3 Historie ProjectMatig Werken is, na Systems Management, de hoeksteen onder de Nederlandse methoden voor projectmanagement. In 1984 verscheen de eerste versie van het boek over deze werkwijze: Projectmatig werken. De huidige versie verscheen in 2007. De laatste herdruk dateert uit 2010. Zo is de methode steeds verder uitgebreid en geactualiseerd. Bijna alle andere methoden die in Nederland zijn ontwikkeld, hebben elementen van ProjectMatig Werken overgenomen. 5.8.4 Scope ProjectMatig Werken is duidelijk een van de ‘conceptuele methoden’. ProjectMatig Werken geeft weinig expliciete regels voor het leiden van projecten, maar concentreert zich op principes en denkwijzen. Daarom besteedt de methode uitgebreid aandacht aan: • projectmatig werken versus routine en improvisatie; • invoeren van projectmatig werken; • projecten en moederorganisatie; • typen projecten; • risicoanalyse en -management van projecten; • succesfactoren en strategisch management van projecten; • proces- en programmamanagement. Naast het toepassen van ProjectMatig Werken bij organisatieveranderingen krijgt het analyseren en omgaan met cultuurverschillen in een organisatie de nodige aandacht. ProjectMatig Werken richt zich niet op een bepaalde branche of type project.
5 Projectmanagementmethoden
103
5.8.5 Uitgangspunten ProjectMatig Werken hanteert bij faseren de volgende principes: • eerst denken, dan doen; • doordenken van voren naar achter en van achter naar voren; • van grof naar fijn. 5.8.6 Beschrijving ProjectMatig Werken bestaat uit drie met elkaar verweven processen: faseren, beheersen en beslissen. Deze processen dragen bij aan het realiseren van het projectresultaat vanaf een te ontwikkelen idee.
Initiatief
Definitie
Ontwerp
Voorbereiding
Realisatie
Nazorg
(Idee)
(Wat)
(Hoe)
(Hoe te maken)
(Maken)
(In stand houden)
Faseren
Beslissen Projectresultaat Projectweg Beheersplannen
T G
K
I O
Projectopdracht
T G
K
I O
Projectprogramma
T G
K
I O
Projectontwerp
T G
K
I O
Realisatieprogramma
T G
K
I O
Nazorgprogramma
Figuur 5.8.1 De drieslag faseren, beheersen, beslissen (p. 136 brondocument)
Resultaat en doelen In de eerste fase van een project (de initiatieffase) gaat het om: • de na te streven doelen of de op te lossen problemen; • het te bereiken resultaat; • de afbakening ten opzichte van de omgeving waarin het project wordt ontwikkeld en gebruikt. Zolang er geen overeenstemming is over het beoogde projectresultaat, is het niet mogelijk om projectmatig te werken. ‘Overeenstemming over het projectresultaat’ betekent overeenstemming over datgene ‘wat klaar is als het project klaar is’. Een project start dan ook pas na de afronding en het accorderen van de initiatieffase. Faseren Faseren omvat het bepalen van het beoogde eindresultaat, de daarvoor noodzakelijke inhoudelijke activiteiten en de volgorde van het uitvoeren daarvan. ProjectMatig Werken onderscheidt standaard de volgende fasen met het daaruit voortvloeiende (tussen)resultaat: • Initiatieffase: projectdoelen, globaal projectresultaat en afbakening.
104
Wegwijzer voor methoden bij projectmanagement - 2de druk
• Definitiefase: eisenpakket aan het projectresultaat en de omgeving waarin het resultaat gebruikt zal worden. • Ontwerpfase: gekozen oplossing en vormgeving van het resultaat. • Voorbereidingsfase: werkwijze, materialen en resources om het resultaat te vervaardigen. • Realisatiefase: opgeleverd, operationeel resultaat. • Nazorgfase: feitelijk gebruik en onderhoud van het resultaat. Beheersen Het beheersen bestaat uit alle activiteiten die nodig zijn om de inhoudelijke werkzaamheden te managen. Het dient ervoor dat beperkte middelen effectief, efficiënt, flexibel en creatief worden ingezet. ProjectMatig Werken onderscheidt vijf beheersaspecten (in het jargon TGKIO genoemd): tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie. Deze vijf beheersaspecten zijn te beschouwen als invalshoeken voor het beheersen of managen van het project. Voor elk van de beheersaspecten dient de beheerscyclus te worden doorlopen (plannen, doen, opnemen stand van zaken, vergelijken, sturen en indien nodig wijzigen plan ). Belangrijk is dat een project integraal wordt beheerst. Dat wil zeggen dat alle aspecten tegelijk en in samenhang worden beheerst. Maar ook dat elk beheersplan zichtbaar marges moet bevatten die zijn gebaseerd op de mogelijke risico’s. Bij het bepalen van de risico’s die het project kunnen beïnvloeden, kan een ‘projectdiagnose’ als risicochecklist dienen. In de laatste versie van Projectmatig Werken is een extra hoofdstuk gewijd aan risicomanagement. Beslissen Op specifieke momenten worden de beheersplannen met de faseringsplannen geïntegreerd. deze specifieke momenten noem je de beslispunten. Deze gaan vooral over het kiezen uit alternatieven, goedkeuren van voorstellen en actieplannen, accepteren van de risico’s en consequenties en dechargeren van het uitgevoerde werk. De belangrijkste beslispunten zijn bij de faseovergangen. ProjectMatig Werken beveelt aan elke faseovergang bewust te laten plaatsvinden door op basis van een beslisdocument (opgesteld door de projectmanager) de opdrachtgever een beslissing te laten nemen over de voortzetting of het stoppen van het project. Bij een beslispunt worden drie beslissingen genomen: • Over het verleden: is de opdrachtgever tevreden over het opgeleverde resultaat en is het faseplan adequaat uitgevoerd? • Over de toekomst: is de opdrachtgever het eens met het plan voor de komende fase en de beoogde resultaten daarvan? • Over het project: vindt de opdrachtgever dat, gezien de huidige stand van zaken, het project in de huidige vorm al dan niet moet worden voortgezet (go/no go-beslissing)?
5 Projectmanagementmethoden
105
Samenwerken Werken in projecten is teamwerk. ProjectMatig Werken heeft hiervoor van meet af aan aandacht gehad. In de latere versies wordt dat steeds meer benadrukt met extra aandacht voor teamrollen en de kernkwaliteiten van een projectleider. Samenwerking met en het creëren van draagvlak bij de omgeving van het project worden expliciet uitgewerkt.
5.8.7 Beschikbaarheid Als hoeksteen van projectmanagement in Nederland is ProjectMatig Werken wijd verbreid, vaak zelfs zonder dat de betrokkenen dat zelf beseffen. In engere zin spreken we over ProjectMatig Werken als men zich baseert op de boeken Projectmatig werken (Wijnen,Renes, Storm, 2010) en/of Projecten Leiden (Groote, Hugenholtz-Sasse, Klaassen, 2008). In bredere zin vinden we de grondbeginselen van ProjectMatig Werken (zoals de indeling in zes fasen en vijf beheersaspecten) terug in de meeste cursussen over projectmanagement in Nederland, tenzij ze expliciet gebaseerd zijn op andere methoden (met name methoden die hun oorsprong buiten Nederland hebben). 5.8.8 Toepassingsgebied ProjectMatig Werken is niet ontworpen voor een bepaald toepassingsgebied. En evenmin voor een bepaald type organisatie. Wel kunnen we stellen dat het beheersaspect informatie vooral nuttig is bij ‘open’ projectomgevingen, waarbij het projectresultaat in een vroeg stadium is geformuleerd en verder naar behoeven kan, mag en zal worden gewijzigd. 5.8.9 Beheer van de methode De methode is vastgelegd in: Wijnen, G. en P. Storm. (2010). Projectmatig werken, 27ste druk. Het Spectrum. ISBN 9789027445377 Dit boek is gebruikt als brondocument bij de vergelijking met andere methoden. Literatuur Groote, G., C.Hugenholtz-Sasse en D. Klaassen. (2008). Projecten Leiden. Het Spectrum. ISBN 9789027489166 Kor, R. (2009). Projectmatig werken bij de hand. Kluwer. ISBN 9789013064070 Kor, R. en G. Wijnen. (2005). Essenties van project- en programmamanagement – Succesvol samenwerken aan unieke opgaven. Kluwer Bedrijfswetenschappen. ISBN 9789013019315 Beheerder van de methode Er is geen expliciete beheerder van de methode, niemand claimt het eigendom. Opleidingen Er zijn veel cursussen in de markt die (deels) zijn gebaseerd op ProjectMatig Werken, vaak zonder de methode bij naam te noemen. Er is geen certificatie voor ProjectMatig Werken.
Wegwijzer voor methoden bij projectmanagement - 2de druk
106
DEEL II 5.8.10 Onderscheidende kenmerken Categorie
Kenmerk
Aanpak
Beheersen.
Projectopzet
Gefaseerd.
Besluitvorming
Na elke fase.
Meetbare resultaten
Resultaat per fase gedefinieerd.
Bewaking en beheersing
Beheerscyclus TGKIO.
Kwaliteit
Beschreven in kwaliteitshoofdstuk van elk beslisdocument; dit is het beheersaspect K.
Beschikbaarheid
Vrij te gebruiken en groot aanbod aan opleidingen.
5.8.11 Sterke kanten en valkuilen bij het gebruik van de methode Sterke kanten
Valkuilen
Resultaatgeoriënteerd.
Lineaire insteek.
Biedt samenhangende filosofie, zet aan tot nadenken. Minder aandacht voor communicatie. Flexibel.
5.8.12 ProjectMatig Werken vergeleken Door het brondocument ProjectMatig Werken te scoren volgens het PM-Vergelijkingsmodel, komen we tot de volgende scores van ProjectMatig Werken: Projectmatig Werken Besturing 3 Contextmanagement
Doel / resultaat 2
Contextanalyse
1
Plannen
0 Team
Meten en Bewaken
Leiderschap
Risico Interne communicatie
Figuur 5.8.2 De score van ProjectMatig Werken op de verschillende aspecten van projectma
5 Projectmanagementmethoden
107
ProjectMatig Werken scoort in relatie tot andere methoden vooral hoog op gedrags- en omgevingsaspecten. Daarnaast biedt het brondocument aparte hoofdstukken over programmamanagement en professionaliseren van projectmatig werken.
Bij FrieslandCampina hanteren we voor projectmanagement één gemeenschappelijke aanpak. Ons model is een stagegate-model met vier fasen afgeleid uit ProjectMatig Werken. Eerlijk gezegd zie ik niet zoveel verschil tussen al die modellen. Het gaat er gewoon om dat er duidelijke Go/No-Go beslissingen genomen worden! We maken bij projecten wel onderscheid in drie disciplines: Innovatie, Supply chain & engineering en ICT. Geert Verhoeven innovation Project- and Portfolio Management, FrieslandCampina
