Wegwijzer voor methoden bij projectmanagement - 2de druk
56
5.1
A4-Projectmanagement
Deel I van de beschrijving van A4-Projectmanagement (in het vervolg van dit hoofdstuk zullen we dit afkorten als A4) is geschreven door Gerard Bakker en gereviseerd en geautoriseerd door René Hombergen, auteur van de boeken over A4-Projectmanagement.
DEEL I 5.1.1 Definitie project Volgens de A4-visie is een project een vooraf bepaalbaar nieuw resultaat waarvan de doelbijdrage vastgesteld wordt en waarvoor de uit te voeren acties ontworpen worden. 5.1.2 De kern van A4 A4 is gebaseerd op twee essentiële kenmerken van projectmanagement: • Arbeidsdeling en -coördinatie: het opdelen en samenvoegen van uit te voeren werkzaamheden. • De ‘binnen- en buitenkant’ van een project of ‘back and front office’: de binnenkant is gericht op het team en de uit te voeren werkzaamheden, terwijl bij de buitenkant de verantwoording en communicatie naar buiten centraal staat.
Buiten
Door deze twee begrippenparen uit te zetten op een horizontale- en verticale as ontstaat een vierkant (zie figuur 5.1.1).
Afronden
Aanleveren
Binnen
Afstemmen
Afwegen
Activeren
Arbeidscoördinatie
Arbeidsverdeling
Figuur 5.1.1 De A4-kwadranten
De vier kwadranten benoemen de projectmanagementgebieden zoals A4 die onderscheidt: aanleveren, activeren, afwegen en afronden. In het midden bevindt zich de overkoepelende kern: afstemmen. De kwadranten worden met de pijl mee doorlopen. Het eerste kwadrant, ‘aanleveren’, heeft betrekking op wat er gerealiseerd moet worden. In het tweede kwadrant, ‘activeren’, staat de vraag centraal hoe het gerealiseerd wordt. Het kwadrant ‘afwegen’ betreft de voortgangsbewaking en bijsturing van de werkzaamheden. Het vierde kwadrant, ‘afronden’, is gericht op het overdragen van het projectresultaat.
5 Projectmanagementmethoden
57
De binnenste cirkel, ‘afstemmen’, betreft het ‘binden’ van het projectresultaat aan de omgeving. Dit moet ervoor zorgen dat de omgeving de opdracht in een vroegtijdig stadium accepteert en dat het resultaat bijtijds wordt aangepast als er zich wijzigingen voordoen die van invloed zijn op het te realiseren projectresultaat. De vier kwadranten en de verbindende cirkel zijn beschreven in vijf separate boeken. In deze boeken staan ook de te hanteren checklists en de te gebruiken sjablonen en werkwijzen beschreven die voor het betreffende kwadrant of de kern van belang zijn.
5.1.3 Historie Op uitnodiging van Twente School of Management verzorgde René Hombergen in 1999 een lezing voor het KIVI (Koninklijk Instituut voor Ingenieurs). Hij besprak het model en werkte het verder uit in een cursus. De cursus leidde in 2003 tot de eerste boekuitgave. In 2008 werden vier vervolgboeken, één per kwadrant, uitgegeven en in 2009 volgde het vijfde vervolgboek: Afstemmen. In dat jaar kwamen ook de certificering en examinering tot stand. In 2010 volgde een brede waardering met de recensie ‘De essentie’ in Management & Literatuur – Het platform voor managers en professionals, die A4 als een ‘meer dan uitstekend handvat’ waardeerde. 5.1.4 Scope A4-Projectmanagement is niet geschikt voor het direct sturen op doelstellingen en strategie. Daarvoor zijn A4-Programmamanagement en A4-Portfoliomanagement ontwikkeld. 5.1.5 Uitgangspunten Naast de algemene organisatieprincipes voor werk in een bedrijfskundig kwadrant met allitererende A-woorden (zelfde beginletter), geldt als belangrijk uitgangspunt dat projectmanagement zowel techniek als communicatie is. Specificatie en planning zijn de technische fundamenten waarop alle beslissende sociale aspecten worden gebouwd: afstemming is de kern van succes. 5.1.6 Beschrijving van de methode De vier aandachtsgebieden, elk gericht op een specifiek onderdeel van de projectcyclus, maken op een eenvoudige manier een controleerbare projectuitvoering mogelijk. Een vijfde, meer overkoepelend aspect is gericht op het acceptatieproces van het eindresultaat en het al dan niet doorvoeren van wijzigingen. A4 hanteert per aandachtsgebieden een aantal expliciete technieken (in A4 ‘instrumenten’ geheten) die worden doorlopen om het project vorm te geven. Eerste kwadrant: aanleveren In het eerste kwadrant of aandachtsgebied gaat het om wat het project moet opleveren, dus het specificeren en het afbakenen van het beoogde resultaat. Dit resultaat moet aansluiten op de doelstelling van de opdrachtgever (het waarom). Om dat te realiseren zijn de werkzaamheden binnen dit kwadrant vooral gericht op voorbereidende besluitvorming en afstemming. Men betrekt daarbij niet alleen de opdrachtgever, maar ook andere stakeholders of participanten, zoals gebruikers en toekomstige beheerders. (Gebruiker en beheerder
58
Wegwijzer voor methoden bij projectmanagement - 2de druk
van het projectresultaat heten in A4 overigens ‘acceptanten’, evenals exploitant, eigenaar en controlerende instantie.) Overige werkzaamheden binnen ‘aanleveren’ zijn het beschrijven van de toekomstige (soll) situatie en de huidige (ist) situatie en het nagaan van de haalbaarheid. Om te voorkomen dat er irreële zaken als projectopdracht worden gedefinieerd, wordt in dit kwadrant waar nodig kernachtig vooruitgekeken naar de andere drie kwadranten. Bijvoorbeeld hoe het projectresultaat gemaakt kan worden, of het wel in gebruik genomen kan worden en of globaal de benodigde middelen en tijd vrijgemaakt kunnen worden. Het resultaat van dit eerste kwadrant is een projectovereenkomst, gesloten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, met daarin duidelijk vastgelegd wat er opgeleverd wordt. Zowel opdrachtgever als opdrachtnemer ondertekenen dit document, dat een leidraad vormt voor de rest van het project. Hier eindigt als het ware het werk van de architect en start dat van de aannemer; het tweede kwadrant van A4. Tweede kwadrant: activeren In het tweede kwadrant gaat het om de vraag hoe je het in de projectovereenkomst vastgelegde projectresultaat realiseert. De centrale vraag is welke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd om het projectresultaat te bereiken en wat daarvoor nodig is aan mensen, middelen en tijd. Met behulp van een Work Breakdown Structure (WBS) en op basis van een in het eerste kwadrant opgestelde Product Breakdown Structure (PBS) en een fasering worden de werkzaamheden in ‘hapklare brokken’ verdeeld. Daarna wordt door het koppelen van de uiteengerafelde werkzaamheden aan de tijd een planning opgesteld. De planning geeft de uiteindelijke doorlooptijd en inzet van mensen en middelen weer. Hierbij speelt ook het vraagstuk rond zelf doen of (voor een deel) uitbesteden. Andere aspecten betreffen de organisatorische inrichting van het project, de informatievoorziening en zeker ook de teamsamenstelling. Een projectteam is volgens A4 complementair en heterogeen. Dit is vergelijkbaar met wat andere methoden bedoelen met interdisciplinair. Ten slotte wordt gekeken naar mogelijke risico’s die de realisatie van het project nadelig kunnen beïnvloeden. Hiervoor moeten beheersmaatregelen worden ontwikkeld en financiële voorzieningen worden getroffen. Het resultaat van dit tweede kwadrant is een Plan van Aanpak. Dit plan beschrijft wie wat moet doen om het projectresultaat te bereiken, wat het project aan middelen en tijd kost, welke risico’s er zijn gesignaleerd en welke beheersmaatregelen en voorzieningen hiervoor zijn getroffen.
5 Projectmanagementmethoden
59
Derde kwadrant: afwegen In het derde kwadrant gaat het om het meten van de voortgang van de werkzaamheden en de eventuele bijsturing hiervan, op basis van het opgestelde plan. Aan de hand van deze informatie worden zonodig bijsturingsmaatregelen getroffen om het te behalen projectresultaat veilig te stellen. De voortgang wordt gemeten op een aantal ‘harde’ aspecten, zoals mijlpalen, prestatie-indicatoren, tijd, geld, risico’s en contracten. Maar ook ‘zachte’ aspecten die betrekking hebben op de mensen in het project en hun verbanden worden bekeken. Deze zachte aspecten heeft A4 gebundeld onder de noemer ‘personeel en organisatie’. Het resultaat van het derde kwadrant is een bijsturingsrapportage zoals die is overeengekomen met de opdrachtgever. Deze rapportage beschrijft hoe de stand van zaken is ten opzichte van het plan en wat eventuele genomen bijsturingsmaatregelen zijn, en verzoekt om acties of besluiten van de opdrachtgever, voor zover deze buiten de competentiesfeer vallen van de opdrachtnemende projectmanager. Vierde kwadrant: afronden In het vierde kwadrant gaat het om het voltooien van het project en het overdragen van het projectresultaat. Zaken die hierbij een rol spelen zijn bijvoorbeeld overdracht van het projectresultaat, de evaluatie van het totstandkomingsproces, het opstellen van het financieel overzicht en decharge. Het resultaat van het vierde kwadrant is een aan de opdrachtgever overgedragen projectresultaat en een door opdrachtgever en opdrachtnemer ondertekend decharge formulier. De kern van A4: afstemmen Hierbij gaat het om een vroegtijdige acceptatie van het projectresultaat en het tijdens het project op tijd aanpassen aan wijzigingen die zich voordoen. Het te realiseren projectresultaat moet natuurlijk allereerst door de opdrachtgever en de stakeholders uit het eerste kwadrant worden gedragen. Maar ook andere stakeholders, zoals pers, politieke partijen, buurtbewoners en dergelijke spelen hierbij een rol. Vroegtijdige communicatie bevordert de acceptatie van het projectresultaat. Belangrijk hierbij is dat de boodschap de acceptatie van het projectresultaat ondersteunt en dat de manier waarop dit gebeurt, is afgestemd op de doelgroep: de ontvangers. Ik heb er ook niet zo’n problemen mee als binnen de organisatie de beschikbaar gestelde formats niet gebruikt worden. Het belangrijkste is dat de opdracht goed afgestemd wordt met de opdrachtgever, dat de beelden gelijkgetrokken worden. Een van de grootste slagen die we moeten zien te maken is dat mensen van tevoren gaan nadenken: ‘Waarom doe ik iets? En wat wil ik nu bereiken?’ . We proberen onze projectleiders te leren om anders te kijken en de opdrachtgever verder dóór te vragen over ‘Wat is nu je probleem? Wat moet ik nu oplossen?’ . Als je dat weet, kun je namelijk focussen en keuzes maken om juist dat op te pakken wat een oplossing biedt. Edith Eskens Bureau Kwaliteit en Innovatie, Politie Haaglanden
Wegwijzer voor methoden bij projectmanagement - 2de druk
60
5.1.7 Beschikbaarheid A4 is beschikbaar in de vorm van een overzichtsboek en vijf verdiepende boeken die per deel een afzonderlijk kwadrant beschrijven en de overkoepelende kern ‘afstemmen’. Bovendien wordt de methode uiteengezet in verschillende cursussen. 5.1.8 Toepassingsgebied A4 is vooral toepasbaar op kleine en middelgrote projecten, waarbij het te implementeren projectresultaat en de acceptatie hiervan door de omgeving centraal staat. A4 is zowel geschikt voor innovatieve- als voor herhalingsprojecten. 5.1.9 Beheer van de methode De methode is vastgelegd in: Hombergen, R. (2009). A4-Projectmanagement – Management Guide, 3e druk. Van Haren Publishing. ISBN 9789087530310. Dit boek is gebruikt als brondocument bij de vergelijking met andere methoden. Literatuur Hombergen, R.(2008). A4-Projectmanagement – Aanleveren. Van Haren Publishing. ISBN 9789087530327 Hombergen, R.(2008) A4-Projectmanagement – Activeren. Van Haren Publishing. ISBN 9789087530334 Hombergen, R.(2008). A4-Projectmanagement – Afwegen. Van Haren Publishing. ISBN 9789087530341 Hombergen, R. (2008). A4-Projectmanagement – Afronden. Van Haren Publishing. ISBN 9789087530358 Hombergen, R.(2009). A4-Projectmanagement – Afstemmen. Van Haren Publishing. ISBN 9789087534912. Beheer van de methode René Hombergen, 2b4u (website www.A4-Projectmanagement, email
[email protected]) Opleidingen Opleidingen worden verzorgd door de auteur en door ISES (www.ises.nl/opleidingen)
DEEL II 5.1.10 Onderscheidende kenmerken Categorie
Kenmerk
Aanpak
Eenvoudig.
Projectopzet
Transparante indeling in kwadranten.
Besluitvorming
Na elk kwadrant, ondersteund door sjablonen.
Meetbare resultaten
Nadruk op belang van specificatie van te leveren projectresultaat volgens eisen opdrachtgever en andere participanten.
5 Projectmanagementmethoden
61
Categorie
Kenmerk
Bewaking en beheersing
Periodieke voortgangsbewaking op verschillende aspecten en afstemming van het te maken projectresultaat op betrokken stakeholders.
Kwaliteit
Kwaliteit vormt een van de beheersaspecten en is vooral impliciet opgenomen in kwaliteitseisen bij specificatie.
Beschikbaarheid
Beschikbaar via zes boeken, internet en cursussen.
Overige
Methode is minder bekend.
5.1.11 Sterke kanten en valkuilen bij het gebruik van de methode Sterke kanten
Valkuilen
Eenvoudig van opzet.
Niet goed doordacht, niet volledig toepassen van de methode.
Transparante opzet.
Te snel overgaan van het specificeren van het projectresultaat (eerste kwadrant) naar het bepalen van het hoe te maken (tweede kwadrant).
Het projectresultaat in een vroegtijdig stadium binden aan de stakeholders.
Bij het opstellen van de projectraming in het eerste kwadrant te detaillistisch of juist te globaal doorkijken van de overige kwadranten.
5.1.12 A4 vergeleken Door het brondocument A4-Projectmanagement – Management Guide te scoren volgens het PM-Vergelijkingsmodel komen we tot de volgende scores van A4: A4 Besturing 3 Doel / resultaat
Contextmanagement 2 Contextanalyse
1
Plannen
0 Meten en Bewaken
Team
Leiderschap
Risico Interne communicatie
Figuur 5.1.2 De score van A4 op de verschillende aspecten van projectmanagement
Het brondocument van A4-Projectmanagement is beknopt en eenvoudig. Dit heeft tot gevolg dat de scores bijna nooit boven de 2 uit komen (vanwege het ontbreken van hulpmiddelen). De auteur heeft per kwadrant een boek geschreven (zie subparagraaf 5.1.9) met daarin meer achtergrondinformatie en aanvullende hulpmiddelen.
