DEEL C. Spelregelkader Hoogwaterbeschermingsprogramma

DEEL C

Spelregelkader Hoogwaterbeschermingsprogramma Spelregelkader voor de werkwijze rondom de Regeling bijzondere subsidies waterkeren en waterbeheren

Ministerie van Verkeer en Waterstaat Directoraat Generaal Water December 2007

Inhoudsopgave 1. 2.

Toelichting op het document ...................................................................................................... 3 Inleiding ..................................................................................................................................... 4 2.1. Aanleiding .......................................................................................................................... 4 2.2. Doel van het Spelregelkader ................................................................................................ 4 3. Rollen, taken en verantwoordelijkheden in het proces ................................................................. 6 4. Proces en werkwijze Hoogwaterbeschermingsprogramma ........................................................... 8 4.1. Documenten voor de beheersing van het HWBP ................................................................. 8 4.1.1. Het Scopeformulier...................................................................................................... 8 4.1.2. Subsidieaanvraag en subsidievoorschotaanvraag .......................................................... 9 4.1.3. De trimester voortgangsrapportages ............................................................................ 9 4.2. Toetsmomenten.................................................................................................................. 9 4.2.1. Toetsing van de subsidieaanvraag en subsidievoorschotaanvraag ................................10 4.2.2. Toetsing tijdens de voortgangsrapportages .................................................................10 4.2.3. Toetsing tijdens de contactmomenten.........................................................................10 4.3. Regionale kennis van Rijkswaterstaat..................................................................................10 4.4. Risicomanagement en programmabeheersing .....................................................................11 5. Besluitvormingsprocedure Hoogwaterbeschermingsprogramma..................................................12 5.1. Fase 1 De verkenningenfase ...............................................................................................12 5.2. Fase 2 Planstudiefase .........................................................................................................12 5.3. Fase 3 Realisatiefase...........................................................................................................14 5.4. Fase 4 Opleveringsfase.......................................................................................................14 Bijlage 1 Proces in beeld Bijlage 2 Tijdbalk Termijnen Bijlage 3 Format Scopeformulier Bijlage 4 Format Voortgangsrapportage

2

1.

Toelichting op het document

Voor u ligt het herziene Spelregelkader Hoogwaterbeschermingsprogramma. Hierin wordt de werkwijze beschreven voor de individuele subsidieprojecten van waterschappen die op het Hoogwaterbeschermingsprogramma staan. Het zijn afspraken tussen het Ministerie van Verkeer en Waterstaat, de Unie van Waterschappen en het Interprovinciaal Overleg. Deze afspraken zijn van belang voor een goede samenwerking tussen de beheerders (waterschappen), betrokken provincies als bevoegd gezag van de verbeteringswerken en het rijk, in deze het programmabureau HWBP van Rijkswaterstaat, zodat het Hoogwaterbeschermingsprogramma op een goede manier en binnen het beschikbare budget en de beschikbare tijd uitgevoerd kan worden. Het motto van het Hoogwaterbeschermingsprogramma is dan ook: ‘Samen, professioneel in control’. Voor de projecten van Rijkswaterstaat die opgenomen zijn op het Hoogwaterbeschermingsprogramma geldt dit Spelregelkader niet, maar geldt het Spelregelkader Natte Infrastructuurprojecten. Beide Spelregelkaders zijn inhoudelijk vergelijkbaar. Het Spelregelkader Hoogwaterbeschermingsprogramma is namelijk gebaseerd op het Spelregelkader Natte Infrastructuurprojecten (SNIP) dat het Ministerie van Verkeer en Waterstaat voor zijn eigen projecten kent. Dit Spelregelkader Hoogwaterbeschermingsprogramma hoort bij de Subsidieregeling bijzondere subsidies waterkeren en waterbeheren met een daarbij bijbehorende Handreiking. Hierin staat op projectniveau goed omschreven welke activiteiten in aanmerking komen voor subsidie en hoe de subsidieverlening plaatsvindt. De Subsidieregeling is op 10 februari 2006 van kracht geworden. Inmiddels is zowel de Regeling als de daarbij behorende Handreiking herzien. De herziening is van kracht vanaf 1 januari 2008. De belangrijkste reden van deze herziening is dat vanaf 1 januari 2008 de subsidieverlening door Rijkswaterstaat centraal georganiseerd is via het programmabureau HWBP in plaats van via de Regionale Directies van RWS. Bovendien is in 2007 het hele toetsproces en de werkwijze rond de subsidieverlening verder uitgekristaliseerd.

3

2.

Inleiding 2.1. Aanleiding

In 2001 is een nieuwe financieringsstructuur voor de financiering van de primaire waterkeringen afgesproken. Deze nieuwe financieringsstructuur houdt het volgende in: – de beheerders van primaire waterkeringen nemen de kosten voor beheer en onderhoud van de primaire waterkeringen geheel voor eigen rekening; – het Rijk draagt de kosten van de bestrijding van de oevererosie Oosterschelde; – het Rijk vergoedt 100% van alle kosten voor nieuwe versterkingen van primaire waterkeringen. Om de nieuwe financieringsstructuur te formaliseren is de Wet op de waterkering gewijzigd. Deze wetswijziging is 26 april j.l. door de Eerste Kamer aanvaard en is op 28 september 2005 van kracht geworden. Vanaf 8 februari 2006 is de Regeling bijzondere subsidies waterkeren en waterbeheren (de Subsidieregeling) van kracht, waarin de subsidieverlening aan de Waterschappen vorm krijgt. Hierin is geregeld welke activiteiten in aanmerking komen voor subsidie en hoe de subsidieverlening plaatsvindt. Naast deze regeling zijn ook in februari 2006 de ‘Handreiking subsidiabele kosten verbetering primaire waterkeringen’ bij de Subsidieregeling en het ‘Spelregelkader Hoogwaterbeschermingsprogramma’ vastgesteld. De Handreiking is een verdere uitwerking van de kosten die voor subsidie in aanmerking komen. Het Spelregelkader beschrijft de werkwijze voor de individuele subsidieprojecten van waterschappen die op het Hoogwaterbeschermingsprogramma staan. De uitvoering van de subsidieregeling is in handen van Rijkswaterstaat, in opdracht van DG Water. Per 1 januari 2008 vindt centralisatie plaats van de uitvoering. Vanaf dat moment zijn niet meer de regionale directies van RWS verantwoordelijk voor de uitvoering maar de Waterdienst van RWS en in deze het programmabureau Hoogwaterbeschermingsprogramma. Hierdoor zal de toetsing van de subsidieaanvragen en de werkwijze rond de subsidieverlening wijzigen. De belangrijkste wijzigingen in de werkwijze zijn: - Centralisatie van de subsidieverlening; vanaf 1 januari 2008 subsidieverlening door RWS Waterdienst (Programmabureau Hoogwaterbescherming); - Grotere zelfstandigheid van de waterschappen; Rijkswaterstaat komt meer op afstand van de waterschappen, met daarbij duidelijke afspraken rondom contactmomenten en voortgangsrapportages. Hierdoor ontstaat voor de beheerders meer ruimte om zich te richten op hun eigen taken en verantwoordelijkheden; - Risicomanagement als basis voor de beheersing van het gehele Hoogwaterbeschermingsprogramma, zowel op project- als op programmaniveau. Eind 2007 zijn daarom de ‘Regeling bijzondere subsidies waterkeren en waterbeheren’, de ‘Handreiking subsidiabele kosten verbetering primaire waterkeringen’ en het ‘Spelregelkader Hoogwaterbeschermingsprogramma’ herzien. Vanaf 1 januari 2008 zijn deze herziene Regeling, Handreiking en Spelregelkader van kracht. Tijdens de overgang van de subsidieverlening van de regionale directies van Rijkswaterstaat naar de Waterdienst (programmabureau HWBP) van Rijkswaterstaat is het van belang dat de subsidieverlening aan de beheerders geen negatieve gevolgen ondervindt. Formeel ligt de verantwoording van de subsidieverlening per 1 januari 2008 bij het programmabureau HWBP. In de praktijk zal voor de projecten die het betreft, de overgang plaatsvinden in onderling overleg tussen de regionale directie en het programmabureau.

2.2. Doel van het Spelregelkader Het doel van dit ‘Spelregelkader’ is om de waterschappen, als subsidieontvanger, duidelijkheid te verschaffen over de werkwijze van subsidieverlening aan de projecten op het Hoogwaterbeschermingsprogramma. Bovendien wordt in het Spelregelkader aandacht besteed aan de

4

rollen van alle betrokkenen in het proces van een afgekeurd dijkvak tot een situatie die weer aan de wettelijke norm voldoet (dijkaanleg, dijkversterking en/of dijkverlegging). Eén keer in de vijf jaar worden de primaire waterkeringen getoetst. De dijkvakken en kunstwerken die niet aan de wettelijke norm voldoen komen, onder de voorwaarden genoemd in de Wet op de waterkering, in aanmerking voor opname in het Hoogwaterbeschermingsprogramma en ontvangen volgens de ‘Regeling bijzondere subsidies waterkeren en waterbeheren’, subsidie van het Rijk voor de uitvoering van de verbeteringswerken. Het Hoogwaterbeschermingsprogramma is een meerjarenplanning van de verbeteringswerken uit de Eerste en Tweede Toetsing en de Zwakke Schakels langs de kust. Jaarlijks wordt deze meerjarenplanning geactualiseerd en vastgesteld door de Staatssecretaris van Verkeer en Waterstaat. Het Spelregelkader Hoogwaterbeschermingsprogramma is van toepassing op alle projecten die betrekking hebben op aanleg, versterken of verleggen van primaire waterkeringen die uitgevoerd worden door de waterschappen zoals bedoeld in de Wet op de waterkering. Voor het overzicht zijn verschillende stappen vanuit de wet, de hoogwaterbeschermingsprocedure en de praktijk in een schema gezet (zie bijlage 1).

5

3.

Rollen, taken en verantwoordelijkheden in het proces

De verschillende overheden hebben verschillende rollen, taken en verantwoordelijkheden in het besluitvormingsproces voor verbeterwerken. Deze volgen uit diverse wetten en afspraken. Voor het professionaliseren van het proces rond het Hoogwaterbeschermingsprogramma is het wenselijk deze rollen specifiek te benoemen. In dit hoofdstuk staan alleen die rollen, taken en bevoegdheden van de verschillende partijen beschreven die van toepassing zijn bij de uitvoering van het Hoogwaterbeschermingsprogramma. De rollen, taken en bevoegdheden bij de totstandkoming van het Hoogwaterbeschermingsprogramma zijn in deze fase niet meer aan de orde en zullen apart beschreven worden in het kader van de Derde Toetsronde.

Waterschap Het waterschap is veelal beheerder van de waterkering. Hij is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de toetsing. Bij een afgekeurde waterkering is hij opdrachtgever voor het verbeteringsplan. Het waterschap bereidt beslissingen voor, voert overleg met de andere betrokken partijen, creëert draagvlak in de regio en neemt de beslissing over een verbeteringsplan, waarna hij dit verbeteringsplan voorlegt aan de provincie ter goedkeuring. Tenslotte voert het waterschap het verbeteringsplan, veelal een dijkversterkingmaatregel, uit. Daarnaast leveren de waterschappen informatie aan het Rijk voor het HWBP. Deze informatie wordt geleverd in de vorm van up-to-date scopeformulieren en voortgangsrapportages per trimester. In het kader van projectmanagement van de projecten draagt het waterschap zorg voor risicomanagement en initieert de overleggen ten behoeve van de contactmomenten met het programmabureau HWBP.

Gemeente De gemeente is vanuit de ruimtelijke ordening betrokken bij een verbeteringsproject. Enkele voorbeelden zijn: de inbreng vanuit de welstandscommissie bij projecten in stedelijk gebied, het verkeersplan tijdens de uitvoering én een ruimtelijke kwaliteitsimpuls als nevendoel van een versterkingswerk.

Provincie De provincie is toezichthouder op alle primaire waterkeringen. Zij is bevoegd gezag voor de Milieueffectrapportage en het goedkeuren van het verbeteringsplan én het uitvoeren van een gecoördineerde procedure van vergunningen. Voor de prioritaire Zwakke Schakels op het Hoogwaterbeschermingsprogramma is de provincie coördinator van de planstudies. Daarnaast zorgt de provincie voor een goede waarborg van de ruimtelijke kwaliteit bij een verbeteringsproject.

De Minister/Staatssecretaris van Verkeer en Waterstaat De Staatssecretaris van Verkeer en Waterstaat stelt jaarlijks het Hoogwaterbeschermingsprogramma vast en stelt de financiën beschikbaar voor de te verbeteren primaire keringen. De Staatssecretaris legt verantwoording af aan de Tweede Kamer over de efficiency en effectiviteit van de bestede middelen ten behoeve van de uitvoering van het Hoogwaterbeschermingsprogramma.

DG Water (DGW) Het beleidsdepartement van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat is verantwoordelijk voor het Hoogwaterbeschermingsprogramma. Daarnaast is zij verantwoordelijk voor de reserveringen van de benodigde budgetten binnen de begroting van het ministerie en de subsidieregeling. Ten slotte is DGW samen met RWS verantwoordelijk voor het opstellen van verantwoordingsrapportages aan de Tweede Kamer en de algehele voortgang van het Hoogwaterbeschermingsprogramma.

Rijkswaterstaat Rijkswaterstaat heeft een dubbele rol in het kader van het Hoogwaterbeschermingsprogramma. Zij is beheerder en subsidieverlener. Daarnaast is RWS, samen de DGW verantwoordelijk voor de voortgangarapportages naar de 2e kamer over de voortgang van het programma. Als beheerder is de regionale directie van RWS verantwoordelijk voor de dijken en kunstwerken in beheer van het Rijk, vergelijkbaar met de rol van de waterschappen.

6

De andere rol van RWS is die van subsidieverlener. Deze rol wordt binnen RWS ingevuld door de Waterdienst, namens deze het programmabureau HWBP. Als subsidieverlener voert het programmabureau de volgende taken uit: • Subsidieverlening voor de waterschapsprojecten op het Hoogwaterbeschermingsprogramma; • Toetsing van de subsidieaanvragen op basis van efficiency en effectiviteit (sober en doelmatig); • Voert regie over het gehele Hoogwaterbeschermingsprogramma; • Adviseert DGW inzake het vaststellen van het HWBP door de Staatssecretaris; • Ondersteunt de beheerders bij vragen en bij de contactmomenten; • Rapporteert per trimester over de voortgang van het HWBP; • Adviseert inzake marktbenaderingsvraagstukken, zowel richting de beheerders als richting DG RWS en DGW; • Draagt zorg voor het risicomanagement op programmaniveau.

Burgers, bedrijven en andere belanghebbenden De burger is in deze situatie de klant. Soms is de burger heel zichtbaar via een lokale bewonersvereniging, soms is hij heel onzichtbaar. De verbeteringsmaatregel moet bijdragen aan zijn veiligheid. Bij de maatregel moet rekening worden gehouden met de kwaliteit van zijn leef/woonomgeving. De burger heeft via procedures de mogelijkheid tot inspraak over de maatregel en de ruimtelijke inpassing. Bij het ontwerpen en uitvoeren van de verbetermaatregel zijn ook andere mensen/partijen belanghebbend. Zij zijn veelal betrokken omdat zij een directe relatie hebben met het verbeteringsproject (bedrijfsobject staat tegen de te verbeteren dijk) of een specifiek belang.

7

4.

Proces en werkwijze Hoogwaterbeschermingsprogramma

Het programmabureau HWBP voert de regie over het Hoogwaterbeschermingsprogramma. Om deze taak naar behoren uit te kunnen voeren heeft het programmabureau een beheersingssysteem opgezet. In deze beheersingssystematiek staat risicomanagement centraal. Daarnaast zijn voor de beheersing van het programma een aantal processen en documenten leidend. In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op het risicomanagement en worden de belangrijkste processen en documenten beschreven. Daarbij wordt tevens aangegeven wat de taken en verantwoordelijkheden zijn van de verschillende partijen die een rol spelen in het Hoogwaterbeschermingsprogramma bij deze processen en documenten. Het Hoogwaterbeschermingsprogramma word eens per jaar, in september/oktober, vastgesteld door de Staatssecretaris van V&W na bestuurlijk overleg met de IPO en de Unie van Waterschappen. Het vastgestelde Hoogwaterbeschermingsprogramma bestaat uit de projectenlijst die het komende jaar subsidie zullen ontvangen en de rolling forecast van de rest van het programma. Indien nodig zal op basis van deze lijst de begroting van V&W bijgesteld worden. De lijst van het komende jaar zal door de Staatssecretaris aangeboden worden aan de Tweede Kamer. De jaarlijkse vaststelling van het Hoogwaterbeschermingsprogramma en de mogelijke bijstelling van de V&W begroting gebeurt op basis van de trimesterrapportages van de waterschappen. Het programmabureau Hoogwaterbescherming draagt zorg voor de bundeling van de trimestervoortgangsrapportages en levert de input voor het geactualiseerde meerjarige Hoogwaterbeschermingsprogramma, de voortgangsrapportage en het HWBP voor het komende jaar richting de Tweede Kamer en de najaarsnota/voorjaarsnota en de begroting van V&W.

4.1. Documenten voor de beheersing van het HWBP Voor de beheersing van het Hoogwaterbeschermingsprogramma staat een aantal documenten centraal die de beheerders aanleveren aan het programmabureau HWBP. Dit zijn: • Scopeformulieren waarin alle belangrijke informatie over het project is opgenomen; • Subsidieaanvraag van projecten die starten met de realisatiefase; • Subsidievoorschotaanvraag voor de projecten die al in de realisatiefase zijn; • 3 keer per jaar voortgangsrapportages; • 1 keer per jaar verantwoordingsrapportage, gelijktijdig met de subsidievoorschotaanvraag.

4.1.1.

Het Scopeformulier

Het scopeformulier is, naast de voortgangsrapportages, het belangrijkste informatie uitwisselingsdocument tussen het programmabureau en de beheerders. In het scopeformulier staat alle belangrijke informatie over het project samengevat. Het scopeformulier zal dus bij wijzigingen in het project altijd aangepast moeten worden, zodat op het programmabureau altijd een up-to-date versie aanwezig is. In dit formulier beschrijft het waterschap: • Algemene informatie (projectnummer, naam, projectleiding, versienummer scopeformulier); • Scope van het project: wat is het probleem en op welke manier gaat het opgelost worden; • Totale subsidieaanvraag op basis van de raming en eventueel andere financieringsbronnen (met bandbreedte); • Planning, zowel tijd als kosten; • Risico’s en beheersmaatregelen; • Gevraagd kasritme; • Als bijlage wordt bij het scopeformulier gevoegd: de SSK raming, de IPP planning en het risicodossier. De beheerders dienen een nieuw scopeformulier in wanneer er wijzigingen zijn in het project. Dit betekent dat er in ieder geval een nieuw scopeformulier wordt ingediend wanneer er: a) afwijkingen in de voortgangsrapportage worden gemeld;

8

b) een contactmoment is geweest. De wijzigingen als gevolg van het contactmoment worden in het scopeformulier verwerkt en bij de eerst volgende voortgangsrapportage ingediend; c) bij grote afwijkingen wordt in overleg met het programmabureau afgesproken of een nieuw scopeformulier eerder ingediend moet worden.

4.1.2.

Subsidieaanvraag en subsidievoorschotaanvraag

De beheerders dienen een subsidieaanvraag in wanneer het dijkversterkingsplan goedgekeurd is door GS. De Subsidieregeling geeft informatie wat bijgevoegd moet worden bij deze subsidieaanvraag. De eerste Subsidieaanvraag voor een project is niet gebonden aan een tijdstip van indiening van de aanvraag. De aanvraag voor subsidievoorschot voor projecten die al in de realisatiefase zijn dient te gebeuren voor 15 april van het lopende jaar. Gelijktijdig met de voorschotaanvraag dient de beheerder de verantwoordingsrapportage in van het voorafgaande jaar. Zie voor meer informatie de Subsidieregeling.

4.1.3.

De trimester voortgangsrapportages

De beheerders informeren het programmabureau 3 keer per jaar over de voortgang van alle projecten die op het HWBP staan. De termijnen voor de voortgangsrapportage zijn 15 april, 15 augustus en 15 december. Met deze termijnen sluit de voortgangsrapportage van de waterschappen aan op de voortgangsrapportages van het programmabureau aan DGW. In de voortgangsrapportage beschrijft de beheerder, volgens een vast aangeleverd format, de afwijkingen ten opzichte van het vigerende scopeformulier op het gebied van: • Tijd (planning); • Geld (raming); • Kwaliteit (scope van het project, bv. alternatieven); • Risicomanagement. De drie trimesterrapportages hebben alle drie hun eigen doel. In de onderstaande toelichting wordt per rapportage aangegeven waar deze voor bedoeld is en waar deze invloed op uitoefent. 1e trimester voortgangsrapportage: 15 april De 1e VGR is bedoeld om enerzijds een beeld te krijgen van de voortgang in het 1e trimester en anderzijds om op basis hiervan een concept geactualiseerd HWBP op te stellen. Deze 1e VGR valt voor de waterschappen samen met de voorschot aanvraag voor het lopende jaar, inclusief de rolling forecast voor de komende jaren. Bij deze voorschotaanvraag behoort het waterschap de verantwoordingsrapportage van het voorgaande jaar te overleggen, inclusief accountantsverklaring. 2e trimester voortgangsrapportage: 15 augustus De 2e VGR is de belangrijkste rapportage. Deze is bedoeld voor het definitief opstellen van het geactualiseerde HWBP, dat in september/oktober vastgesteld zal worden door de Staatssecretaris. Op basis van dit geactualiseerde HWBP zal de Tweede Kamer geïnformeerd worden over de voortgang van het HWBP en krijgen zij het HWBP voor het komend jaar toegestuurd. Het geactualiseerde HWBP is tevens input voor de begrotingscyclus van V&W voor over twee jaar en input voor de najaarsnota en voorjaarsnota voor de begroting van het komende jaar. 3e trimester voortgangsrapportage: 15 december Deze 3e VGR is bedoeld voor de voortgang in het derde trimester en levert input voor de verantwoordingsrapportage van het programmabureau aan DGW en de zogenaamde Slotwet.

4.2. Toetsmomenten Naast de in de vorige paragraaf genoemde documenten zal het programmabureau op een aantal momenten een toets uitvoeren op de projecten. Deze toets wordt uitgevoerd door de zogenaamde toetsgroep van het programmabureau. Deze toets vindt plaats op de volgende momenten: • bij de subsidieaanvraag;

9

• • •

bij de subsidievoorschotaanvraag en de verantwoordingsrapportage; naar aanleiding van de voortgangsrapportages; bij de contactmomenten.

Voor deze toets zal door het programmabureau een toetskader opgesteld worden.

4.2.1.

Toetsing van de subsidieaanvraag en subsidievoorschotaanvraag

Volgens de Subsidieregeling is het moment van subsidieaanvraag het formele toetsmoment. In de subsidiebeschikking wordt bepaald wat de raming is waarvoor het project definitief op het HWBP wordt opgenomen. In de subsidieregeling is verdere informatie opgenomen over dit toetsmoment van de subsidieaanvraag en van de subsidievoorschotaanvraag. Belangrijk bij de toetsing van de subsidieaanvraag is de toets van het ontwerp op sober en doelmatigheid. Opgemerkt moet worden dat de toets van sober en doelmatigheid uitgevoerd wordt in de lijn van robuust ontwerpen, zoals verwoord in de leidraad rivieren. Op dit moment wordt door Verkeer en Waterstaat verder gewerkt aan de uitwerking van robuust ontwerpen, voor andere waterkeringen dan de rivierdijken. Voor de toetsing van de subsidieaanvraag en de verantwoordingsrapportage wordt een toetskader ontwikkeld door het programmabureau HWBP.

4.2.2.

Toetsing tijdens de voortgangsrapportages

De afwijkingen die de beheerder meldt tijdens de voortgangsrapportage zullen door het programmabureau HWBP nader getoetst worden.

4.2.3.

Toetsing tijdens de contactmomenten

Tijdens het traject van start van de voorbereiding tot de goedkeuring van het dijkversterkingsplan door GS zijn er een tweetal momenten te benoemen waarin het Rijk als financier een toets wil uitvoeren op de projecten. Dit zijn de zogenoemde vaste contactmomenten. Deze momenten zijn: a) bij het vaststellen van de alternatieven in de startnotitie b) bij de keuze van het voorkeursalternatief Vooruitlopend op de toetsing van het dijkversterkingsplan bij de subsidieaanvraag kan tijdens deze contactmomenten bijsturing plaatsvinden vanuit de financier. Deze contactmomenten zijn beide ter voorbereiding van belangrijke keuzes. De contactmomenten markeren een stap in de besluitvorming en de afspraken die gemaakt worden tijdens deze contactmomenten zijn voor beide partijen bindend. Belangrijk hierbij is om op te merken dat volgens de Subsidieregeling de toets van het dijkversterkingsplan ten alle tijden formeel het toetsmoment voor de subsidieaanvraag is en blijft. Indien nodig worden belangrijke beslissingen uit deze contactmomenten voorgelegd aan DGW, bv. over het te kiezen en te financieren voorkeursalternatief. De beheerder is in principe verantwoordelijk voor het plannen van deze contactmomenten. Maar zeker bij risicovolle projecten zal ook vanuit het programmabureau Hoogwaterbescherming de behoefte bestaan om met enige regelmaat contact te hebben over de voortgang van het project. Naast de vaste contactmomenten kunnen de beheerder en het programmabureau altijd extra contactmomenten organiseren wanneer zich belangrijke ontwikkelingen of beslissingen voordoen in het project. Afgesproken wordt dat dit extra contactmoment of vraag die gesteld wordt, binnen een week afgehandeld moet zijn, zowel bij het programmabureau als bij het waterschap. Van de contactmomenten zal een verslag gemaakt worden.

4.3. Regionale kennis van Rijkswaterstaat Vanaf 1 januari 2008 maken de regionale directies van RWS geen deel meer uit van de projectteams van de HWBP-projecten bij de waterschappen. De waterschappen hebben aangegeven dat ze dit als belangrijk afbreukrisico voor de voortgang van projecten zien. Als beheersmaatregel is daarom gekozen voor:

10

• •

de (beperkte) mogelijkheid van het inschakelen van de regionale directie in het project, gericht op haar regionale beheerstaken en regionale kennis; De mogelijkheid tot extra contactmomenten met het programmabureau (zie contactmomenten).

4.4. Risicomanagement en programmabeheersing Voor de beheersing van het Hoogwaterbeschermingsprogramma is het toepassen van risicomanagement noodzakelijk zoals dit voor grote projecten en programma’s gebruikelijk is. De beheersing van het HWBP is dan ook zowel op projectniveau als op programmaniveau gebaseerd op risicomanagement. In het verlengde hiervan zal op projectniveau gewerkt worden met de PPI planningssystematiek en de SSK-ramingen. De waterschappen werken per project met een zogenaamd risicodossier waarin ze hun risico’s benoemen, inclusief de te nemen beheersmaatregelen voor deze risico’s. Via de scopeformulieren worden de belangrijkste endogene en exogene risico’s gemeld aan het programmabureau. Het programmabureau maakt een analyse van de risico’s van alle projecten uit het HWBP en neemt beheersmaatregelen op programmaniveau. Het programmabureau informeert RWS staf DG en DG Water over de belangrijkste risico’s op programmaniveau. In principe vindt een update van het risicoregister door de beheerder per trimester plaats en wordt hiervan melding gemaakt tijdens de voortgangsrapportages.

11

5.

Besluitvormingsprocedure Hoogwaterbeschermingsprogramma

In dit Spelregelkader Hoogwaterbeschermingsprogramma is vastgelegd welke processtappen moeten worden doorlopen voor aanleg, versterking en verleggingen van een primaire waterkering, wat de hierbij behorende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn van de verschillende partijen en op welke momenten betrokkenheid van andere partijen noodzakelijk is. Per fase (start, planstudie, realisatie) is aangegeven wat de beslismomenten zijn, welke informatie aangeleverd moet worden voor welk beslismoment en wie bevoegd is om de betreffende beslissing te nemen. De fasen komen overeen met de verschillende fasen uit SNIP. Een beheerder kan er altijd voor kiezen om geen gebruik te maken van de rijkssubsidieregeling. De beheerder is dan niet gebonden aan de voorwaarden in dit Spelregelkader. Indien de beheerder aanspraak wil maken op de Subsidieregeling ofwel gelijktijdig, ofwel na voorfinanciering, moet deze beheerder de in dit Spelregelkader beschreven besluitvormingsprocedure doorlopen.

5.1. Fase 1 De verkenningenfase De verkenningenfase is de fase waarin het Hoogwaterbeschermingsprogramma op grond van de uitkomsten van een toetsronde wordt vastgesteld. Het programma wordt opgesteld op basis van de toetsresultaten en de maatregelverkenning van de beheerders, en de bevestiging van de provincie van deze toetsing. Voor het Hoogwaterbeschermingsprogramma wat nu voor ligt is deze verkenningenfase afgerond. In de Spelregelkader wordt deze fase dan ook niet verder beschreven. Voor de volgende toetsronde (Derde Toetsing die afgerond wordt in 2011) zal deze fase apart worden beschreven. Met de opname van het project in een vastgesteld Hoogwaterbeschermingsprogramma weet de beheerder dat er financiële middelen zijn gereserveerd voor zijn verbeteringswerk in een bepaalde periode of jaar. Daarmee kan de beheerder de planstudie (laten) uitvoeren om mogelijke oplossingsrichtingen nader te bestuderen.

5.2. Fase 2 Planstudiefase Na de verkenningenfase volgt de planstudiefase. Projecten waar nog geen planstudie voor opgestart zijn, maar die wel op het Hoogwaterbeschermingsprogramma staan, worden op de lijst vermeld als ‘gepland’. Voor projecten waar geen uitgebreide planstudie noodzakelijk is, maar waar wel de voorbereidende werkzaamheden worden gestart, staan in de lijst vermeld als ‘gestart’. In de planstudiefase wordt verder onderzocht wat er moet gebeuren om het probleem aan te pakken. In deze planstudies zal het gaan om een dijkversterking, dijkverlegging of aanleg van een waterkering. Bij de start van een planstudie kan het veiligheidsprobleem verbreed worden als er een kans ligt voor het koppelen met andere problemen of projecten. Voorbeelden hiervan zijn de planstudies voor de Zwakke Schakels Kust (waarbij ook een ruimtelijke impuls een onderdeel is) en de planstudie voor de Keersluis in het Eemmeer als alternatief voor een dijkversterking langs de zuidelijke randmeren. Bij projecten met een startraming van meer dan 25 mln euro is een kosten/baten analyse volgens de op SNIP-projecten toegesneden Overzicht Effecten Infrastructuur (OEI)-systematiek verplicht. Een OEIanalyse geeft een overzicht van de maatschappelijke effecten van investeringen in een infrastructuurproject. De OEI-systematiek is bedoeld om tot een transparante en betere afweging van alternatieven en varianten te komen. Belangrijk is hierbij om op te merken dat de nuloptie geen alternatief is, omdat in alle alternatieven het veiligheidsprobleem moet worden opgelost. De OEI-analyse speelt dus een rol bij de afweging van het voorkeursalternatief. Daarom zal deze analyse beschikbaar moeten zijn bij het contactmoment tussen de beheerder en het programmabureau

12

HWBP over de keuze van het voorkeursalternatief en bij de toets op sober en doelmatigheid bij de subsidieaanvraag. De OEI-analyse zal ook worden aangeboden aan het bevoegd gezag als bijlage bij het door de beheerder vastgestelde plan (volgens art. 7 Wet op de Waterkering), zodat het bevoegd gezag kan komen tot een goedkeuring van het voorkeursalternatief en het dijkverbeteringsplan. Het rapport OEI bij SNIP (RWS RIZA rapport 2007.009) en de werkwijzer OEI bij SNIP (RWS RIZA rapport 2007.010) zijn beschikbaar via www.helpdeskwater.nl/water en ruimte/oei bij snip. Voor vragen over OEI en ondersteuning bij het werken met OEI kunnen waterschappen zich wenden tot de Helpdesk Water en het programmabureau HWBP. De planstudie kan een moment zijn om andere projecten in hetzelfde gebied aan elkaar te koppelen, zodat de overlast voor de omgeving beperkt wordt en mogelijk kostenreductie van het totaal aan projecten kan plaatsvinden. De eventuele kostenreductie zal ook tot uitdrukking moeten komen in de kostenramingen op het Hoogwaterbeschermingsprogramma. Op het scopeformulier kan aangegeven worden of er, en zo ja welke meekoppelingen aan de orde zijn en op welke manier de financiering hiervoor geregeld is. Indien sprake is van een scope waarbij niet alleen sprake is van het oplossen van het veiligheidsprobleem op basis van de toetsing, door het koppelen van externe problemen of aanleg en verlegging van dijken, moet op projectniveau een overeenkomst gesloten worden met het Ministerie van Verkeer en Waterstaat. De beheerder is dan niet per definitie initiatiefnemer van de planstudie. Naast een beschrijving van de waterkering en het betreffende probleem worden oplossingsrichtingen uitgewerkt in alternatieven. Per alternatief worden de verwachte effecten in beeld gebracht en relatief ten opzichte van elkaar beoordeeld. De omvang van de planstudie is afhankelijk van de complexiteit van het betreffende project alsook de verplichting om een MER-beoordeling of MER-studie te verrichtingen (MER Besluit). De provincie is bevoegd gezag voor de m.e.r. De planstudie wordt uitgevoerd door de beheerder. In de projectorganisatie nemen, naast het waterschap, die partijen plaats die betrokkenheid hebben bij de besluitvorming, bv. de gemeente(n) en de provincie(s). In de nieuwe werkwijze waarbij Rijkswaterstaat meer op afstand van de waterschappen zal blijven zal Rijkswaterstaat geen zitting meer nemen in de projectorganisatie. In de opmaat naar het afsluitende projectbesluit worden twee keuzes gemaakt die van invloed zijn op de hoogte van de subsidie. Deze keuzes zijn:
De keuze van de alternatieven in de Startnotitie (indien deze wordt opgesteld);
De keuze voor een voorkeursvariant. Tijdens deze keuzemomenten zijn er daarom contactmomenten tussen het programmabureau en de beheerder. Indien nodig zal het programmabureau de keuzes voorleggen aan DGW. De genoemde keuzes kunnen aanleiding zijn om tussentijds de raming van het project aan te passen. Deze aanpassing wordt in de voortgangsrapportage en in een nieuw scopeformulier vastgelegd. Indien nodig zal het Hoogwaterbeschermingsprogramma hierop aangepast worden. Bij projecten met een startraming vanaf 50 miljoen of bij overschrijding van 15% van de eerdere raming in het Hoogwaterbeschermingsprogramma, moet op verzoek van Rijkswaterstaat een second opinion door een onafhankelijke partij gebeuren. De keuze voor een voorkeursalternatief (inclusief een kostenraming) is zodanig belangrijk voor de door het Ministerie van Verkeer en Waterstaat te financieren verbetering, dat dit voorkeursalternatief kenbaar gemaakt moet worden aan de HID Waterdienst van Rijkswaterstaat. Dit gebeurt middels het 2e contactmoment. Tijdens dit contactmoment speelt bij projecten met een raming groter dan 25 miljoen ook de kosten/baten analyse volgens de OEI-systematiek een rol. Na voltooiing van de planstudie wordt de planstudiefase afgerond met de volgende besluiten: 1. De beheerder stelt het verbeteringsplan vast (projectbesluit). 2. Het vastgestelde verbeteringsplan wordt ter goedkeuring voorgelegd aan Gedeputeerde Staten van de provincie. Vervolgens bestaat de mogelijkheid dat beroep wordt aangetekend tegen alle besluiten (vaststellingsbesluit van de beheerder, het goedkeuringsbesluit van de provincie en alle benodigde vergunningen), bijvoorbeeld op grond van de Wet Ruimtelijk Ordening of de

13

Wet op de waterkering. De planstudiefase is afgerond wanneer de bezwaartermijn is verlopen of wanneer het bezwaar niet gegrond wordt verklaard. Bij een gegrond bezwaar dient een nieuw projectbesluit door de beheerder en een goedkeuringsbesluit door de provincie te worden genomen. 3. Rijkswaterstaat geeft een beschikking af voor de subsidie van het verbeteringsproject zoals verwoord in de subsidieregeling Regeling bijzondere subsidies waterkeren en beheren. Voorwaarde is dat de aanvraag past binnen de bandbreedte van de raming zoals opgenomen op het vastgestelde HWBP, met bandbreedte volgens de SSK systematiek, van het project. Indien er in het project substantiële veranderingen zijn qua raming (afwijkingen groter dan 10%) en planning, kan dit aanleiding zijn om af te wijken van de aanvraag van de beheerder en de planning te volgen van het Hoogwaterbeschermingsprogramma. Met de aanvraag en het afgeven van de beschikking committeert het waterschap zich aan het realiseren van het verbeteringsplan binnen de afgesproken tijd en voor het geraamde bedrag en committeert het Rijk zich aan het beschikbaar stellen van de subsidie in de genoemde jaren.

5.3. Fase 3 Realisatiefase De realisatiefase kan starten wanneer de subsidiebeschikking is afgegeven. Op basis van de Regeling bijzondere subsidies waterkeren en beheren en de bijbehorende Handreiking subsidiabele kosten verbetering primaire waterkering vraagt de beheerder jaarlijks subsidie aan bij de HID Waterdienst van Rijkswaterstaat (in deze het programmabureau HWBP). De regeling en de handreiking beschrijven het kader voor de realisatiefase, waaronder de uitkering van de subsidie en de verantwoording over de uitgaven. Gedurende de realisatiefase zal de beheerder trimesterrapportages aan het programmabureau HWBP aanbieden. Het programmabureau kan via Externe Kwaliteitsborging (EKB) tijdens de realisatie van het werk toetsen uitvoeren.

5.4. Fase 4 Opleveringsfase In de zin van de Spelregelkader eindigt het werk bij het opleveringsbesluit. De beheerder stelt vast dat het werk is uitgevoerd en dat de waterkering weer aan de norm van de wet voldoet. De beheerder vraagt bij de HID Waterdienst de subsidievaststelling aan. Bij deze aanvraag dient de beheerder de financiële eindrapportage aan te leveren. Op basis hiervan vindt de eindafrekening plaatst. In de subsidievaststelling wordt vervolgens de eindafrekening verwerkt.

14

Bijlage 1: Proces in beeld

Hoogwaterbeschermingsprogramma

Juridisch traject

Art.12 Wet Verbetering primaire waterkering

Startfase

Staatssecretaris V&W bekrachtigt afkeuren dijk/kunstwerk, bijv. in de Landelijke rapportage toetsing

Art 7. Wet Plan voorbereiding

Hoogwaterbeschermingsprogramma met verbeteringsproject op basis van de 1e raming

Art 7. Wet Goedkeuring GS

Art. 4. Regeling Aanvraag subsidieverlening (1e kalenderjaar + voorbereiding)

Art 5. Regeling Beslissing tot subsidieverlening

Art 6 Regeling Beschikking tot subsidieverlening

Art 6 Regeling Betaling subsidie uit beschikking (jaarlijks)

Art 10 en 11 Regeling Aanvraag tot vaststelling subsidie

Beheerder stelt toetsrapportage vast Bevoegd gezag bevestigt afkeuren dijk/kunstwerk

Art 3. Regeling Plan opgenomen in HWBP

Start planstudie

P l a n s t u d i e f a s e

Versterkingstraject

Bestluit te onderzoeken MERalternatieven

Inspraak en richtlijnen

Startnotitie

Milieu-effectrapport probleemanalyse alternatieven effecten beoordelen voorkeursalternatief

OEI-analyse bij startraming >

25 mln euro Verbeteringsplan

Toetsing en inspraak Ontwerp-plan beheerder

Ontwerpbesluiten, voorontwerp Bestemmingsplan (indien van toepassing) en aanvragen vergunningen

Publicatie ontwerpplan en MER

Publicatie

Ter visie legging

Ter visie legging

Besluit beheerder

Besluiten Bevoegde gezagen naa GS

Besluit voorkeursalternatief Definitieve raming op basis van het projectbesluit van de beheerder

Vergunningen

Goedkeuring Besluit door GS

Publicatie Goedkeuring GS

Definitieve raming in het hoogwaterbeschermingsprogramma

Beroepsprocedure tegen besluiten bij Raad van State Bestek maken

Art 12 en 13 Regeling Beschikking tot subsidievaststelling en betaling/terugvordering

Uitvoeringsbesluit beheerder

Realisatiefase

Uitvoeren Voortgangsrapportage Aanbesteden

Opleveringsfase

Opleveringsbesluit Opleveren

15

Bijlage 2: Tijdbalk termijnen

Evt. beroep bij Raad van State tegen alle besluiten

Besluit goedkeuring en bekendmaking van alle besluiten Vaststellen plan en toezending plan naar GS Toetsingsadvies Cmer

Beoordelen aanvaardbaarheid MER en indienen ontwerpplan en afschrift ontwerpbesluiten bij GS

Bekendmaking MER en ontwerpplan

Inspraak en advies MER en ontwerpplan

13 weken

Indienen MER, Opstellen ontwerpplan Opstellen MER

Richtlijnen m.e.r. Advies richtlijnen Cmer Inspraak en advies

Opleveringsbesluit

Bekendmaking startnotitie m.e.r.

Uitvoering sbesluit beheerder

Opstellen startnotitie

Opleveringsfase

6 wk 13 wk 5 wk 6 wk

6 wk Keuze start Planstudie is afhankelijk van beschikbare financiële middelen voor realisatie

Realisatiefase

Voortgangsrapportages

12 wk

Maximaal 6 jaar

Definitie ve raming in HWBP Goed keuring GS Besluit beheerder Planstudie Besluiten MERalternatieven en voorkeursa lternatief Planstudie Start planstudie HWBP met eerste raming Landelij ke rapporta ge toetsing BG beves tigt afkeu ren dijk/ kunst werk Beheerder stelt toetsrap portage vast

Planstudiefase Startfase

Realisatietermijn afhankelijk van de complexiteit en de grootte van het dijkverbeteringproject

16

Bijlage 3: Format Scopeformulier versie 20 november 2007

Projectnaam: 1) Projectstatus 1a) Projectnummer op het HWBP: 1b) Datum scopeformulier: 1c) Scopeformulier ingevuld door 1d) Reden aanpassing scopeformulier: 1e) Algemene gegevens Naam beheerder Naam projectleider Tel.nr. projectleider e-mail adres projectleider Naam HWBP-coördinator Telefoonnummer HWBP-coördinator e-mail adres HWBP coordinator Kwaliteit raming en planning: a) SSK systematiek gehanteerd: b) LCC beschouwing uitgevoerd: c) Collegiale toets uitgevoerd, zo ja door wie?.: d) PPI-systematiek gehanteerd: e) Risicobeschouwing uitgevoerd

2) 3) 4) 5) Ja/nee Ja/nee, onderhoudstermijn: Ja/nee. Wie: Ja/nee Ja/nee

Scope Beschrijving scope van het te realiseren project 6) Dijkring Norm Maatregel (dijk/duin/kunstwerk) Probleem (oa reden afgekeurd): Oplossing/alternatieven/varianten: Ontwerp randvoorwaarden: Op welke manier is omgegaan met robuustontwerpen? Relatie met de risico’s: Relatie met andere projecten of werkzaamheden: Compenserende of mitigerende maatregelen: Benoem de belangrijkste kostenposten:

17

6. 7.

Aantal km kering met probleem 6) Totale lengte:

Totale kosten: Lengte Bebouwd dijkvak (km) ja/nee

Ophogen

bekleding

Aanberme n/versterke n

Harde constructie s

Kosten in mln euro’s

…. …. ….

7.1.

Toezeggingen / Convenanten 7)

Omschrijving

Wie

Vastgelegd in:

Raming Uitgangspunten 8) Peildatum Prijspeil jaar Indexerings-%

Kosten project/ taakstellend budget 9) Als bijlage bij het scopeformulier wordt de SSK-raming toegevoegd Budgetten in mln. EUR Minimum (LMeest waarschijnlijk waarde) (T-waarde= Mu waarde) Subsidie (115% van de realisatiekosten) Andere financieringsbronnen (zie verder) Totaal

Maximum (U-waarde)

Bandbreedte is bepaald op basis van:

Andere financieringsbronnen 10) Omschrijving

Wie

Planning 11) Projectmijlpalen, -planning en -raming (x EUR 1 mln.) Planning

Vastgelegd in:

Bijdrage in mln. EUR

Kosten

18

Start

Gereed

Nog niet in voorbereiding Planstudie (15% van de realisatiekosten) - Startnotitie - Projectnota/MER - Variantkeuze - Projectbesluit - Goedkeuring van GS

in mln EUR Totaal n.v.t.

Realisatie (100% realisatiekosten) - Contractvoorbereiding - Uitvoering - Oplevering Totaal (115% van de realisatiekosten)

Risico’s 12) Projectrisico’s 5 Belangrijkste risico’s endogeen voor raming en planning Oorzaak Gebeurtenis

Beheersmaatregelen per risico

Mogelijke gevolgen voor Planning in maanden

Saldo voor planning in maanden

Saldo voor raming in mln EUR Raming in mln EUR

Raming in mln EUR

Status v.d. beheersmaatregel en -

niets mee

gebeurd -

in plan van

aanpak en planning; start op … -

loopt en is

gereed op … -

is gereed

19

5 Belangrijkste risico’s exogeen Oorzaak Gebeurtenis

Mogelijke gevolgen voor Planning Raming in maanden in mln EUR

Kasritme 13) 2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

2016

2017

Mln eur

mln EUR

mln EUR

mln EUR

mln EUR

mln EUR

mln EUR

mln EUR

mlnEUR

mlnEUR

mln EUR

Voorbereiding (15%) Voorschot (max. 80%) Eindafrekening (20%)

n.v.t. n.v.t.

Opmerkingen 14)

Belangrijke afspraken tussen RWS en Waterschap 15) Belangrijke afspraak

Waar ligt het vast?

Bijlagen 16) SSK raming als bijlage bij het scopeformulier meezenden: datum en versie nummer van de SSK raming:………. PPI planning als bijlage bij het scopeformulier meezenden: datum en versie nummer van de PPI planning:…….. Risicodossier als bijlage bij het scopeformulier meezenden: datum en versie nummer van het risicodossier:……..

20

Toelichting op het scopeformulier HWBP Doel scopeformulier Op het voorliggende scopeformulier worden de belangrijkste elementen van ieder project vastgelegd. Het scopeformulier dient verschillende doelen. Overall gezien is het scopeformulier het belangrijkste document waarop informatie van de Waterschappen over projecten wordt vastgelegd. De scopeformulier vormen daarmee de belangrijkste bron van informatie over de projecten. Bij wijzigingen van de informatie van projecten (nieuwe fases, inzichten, ramingen, planningen, risico’s) zal het scopeformulier dan ook bijgesteld en/of aangepast moeten worden. Deze wijzigingen zullen tijdens de contactmomenten en de voortgangsrapportages naar voren komen. Indien er wijzigingen zijn zal daarom bij de voortgangsrapportage een nieuw scopeformulier aangeleverd worden door de beheerder aan het programmabureau HWBP, volgens dit format.

Wanneer wordt het scopeformulier gewijzigd? Vaste momenten waarop het scopeformulier wordt ingevuld of herzien zijn: e 1. bij aanmelding van het project voor het HWBP (volgend moment zal dus zijn de 3 toetsronde) 2. de contactmomenten: • bij de startnotitie: vaststellen welke alternatieven er onderzocht gaan worden • bij de keuze van het voorkeursalternatief in de planstudie 3. bij de voortgangsrapportages drie keer per jaar (januari, mei en september), wanneer in de voortgangsrapportage belangrijke wijzigingen worden aangegeven in de raming en planning van het project en daarmee in het kasritme van het project In de praktijk betekent dit dat als er wijzigingen zijn, bijvoorbeeld als gevolg van een contactmoment, deze in de voortgangsrapportage gemeld worden. Bij wijzigingen zal een nieuw scopeformulier dan bij de voortgangsrapportage gevoegd worden. Op deze manier zal naar mate het project vordert en het project in steeds een nieuwe fase terecht komt, ook de informatie op het scopeformulier steeds concreter worden. In het ‘Spelregelkader Hoogwaterbeschermingsprogramma’ staat deze werkwijze verder uitgewerkt voor de voortgangsrapportages en de contactmomenten.

Toetsing van de scopeformulier en de projecten De gegevens die het waterschap aanlevert middels dit scopeformulier worden getoetst door het Programmabureau. De toetsing betreft de scope, planning, raming en risico’s van het project. Deze gegevens zijn altijd nodig voor het beheerst uitvoeren van een project. Naar verwachting zal het nauwelijks extra tijd of kennis van de projectleider vergen om deze gegevens aan te leveren. De kennis en inzichten van nu bepalen de kwaliteit van de gegevens. Het Programmabureau hanteert risicomanagement als belangrijkste stuurinstrument voor de subsidieverstrekking. Hoe beter de risico’s worden beheerst des te groter is de kans van slagen van het programma. De risico’s komen daarom terug in het scopeformulier en in de voortgangsrapportages. De scope, planning en raming van het project worden getoetst in relatie met de aangegeven risico’s. De toetsing gebeurt in samenspraak met het waterschap.

Organisatie programmabureau HWBP Het Programmabureau heeft de centrale coördinatie over het programma. Vanaf 1 januari 2008 is het Programmabureau verantwoordelijk voor de subsidieverstrekking. Tot 1 januari 2008 zijn de Regionale Diensten van RWS verantwoordelijk voor de subsidies. Daarna zijn ze, waar nodig, inhoudelijk betrokken bij de projecten door het leveren van expertise en gebiedskennis. De waterschappen blijven verantwoordelijk voor het uitvoeren van de projecten.

21

Toelichting op het scopeformulier per onderdeel Algemene gegevens 1) Projectnaam Naam zoals weergegeven in het HWBP. 1a) Projectstatus De status van het project: • Gepland – project is nog niet gestart met de voorbereiding, maar staat wel in het HWBP gepland • Gestart – project is in de initiatief-fase • Planstudie – project is in de planstudiefase of komt dit jaar in de planstudiefase • Realisatie – project is in de realisatiefase of komt dit jaar in de realisatiefase 1b) Projectnummer op het HWBP Alle projecten hebben op het HWBP een uniek nummer. 1c) Datum Scopeformulier Het scopeformulier is het formulier waar de meest recente projectinfomatie op staat. Graag datum vermelden, zodat altijd het laaste scopeformulier in omloop is. Indien er vragen zijn over het scopeformulier 1d) Scopeformulier ingevuld door …. 1e) Reden aanpassing scopeformulier Reden voor aanpassing kan zijn: nieuwe fase project, met nieuwe planning, raming, bandbreedte, helderheid over varianten enz. De vaste contactmomenten van de projecten en de subsidieaanvraag zullen waarschijnlijk zeker aanleiding zijn om het scopeformulier van het project aan te passen. 2) Naam beheerder Het waterschap, hoogheemraadschap, of de provincie waarbinnen het project wordt gerealiseerd c.q. dat/die het project realiseert. (eenvoudigheidshalve wordt in de rest van het formulier alleen de term waterschap gehanteerd) 3) Projectleider Naam, telefoonnummer en e-mail adres van degene die verantwoordelijk is voor het project in de huidige fase (de verkenning/planstudie, contractvoorbereiding en/of realisatie van het project). 4) Naam HWBP-coördinator Naam, telefoonnummer en e-mailadres van degene die namens het waterschap het eerste aanspreekpunt is voor het HWBP. Als deze rol niet is belegd, hoeft hier geen naam te worden ingevuld.

5) Kwaliteit raming en planning: a) Raming opgesteld volgens SSK-systematiek? JA/NEE, zo ja, wanneer is deze opgesteld? b) Is er een LCC (Life Cycle Costs) beschouwing? JA/NEE, zo ja, welke onderhoudstermijn is gehanteerd en welke ramingsystematiek is toegepast? c) Collegiale Toets uitgevoerd? JA/NEE, zo ja, wanneer en door wie is deze uitgevoerd en waarop is deze uitgevoerd? d) Planning opgesteld volgens PPI-systematiek? JA/NEE, zo ja, wanneer is deze opgesteld? e) Risicobeschouwing uitgevoerd JA/NEE, zo ja, wanneer?

8.

Definities en verklaring afkortingen

SSK : Standaard Systematiek voor Kostenraming Nadere toelichting SSK Aan een SSK-raming worden de volgende kwaliteitseisen gesteld:

22

1. Duidelijke scope: Vastlegging van de scope en scopewijzingen; 2. Uniforme ramingstructuur: Het werken met vaste ramingindeling; 3. Volledigheid: Scope-afbakeningen; 4. Onderbouwing: Deze bestaat uit een goede en helder vastgelegde onderbouwing van hoeveelheden en prijzen, complicerende prijsbepalende factoren, indirecte kosten, diversen en bijkomende kosten. Bijzondere gebeurtenissen, opgebouwd uit kans x gevolg, aan te houden percentages onvoorzien en onderscheid in IPK (Interne Productkosten) en EPK (Externe productkosten); 5. Prijspeil: Vastleggen van gebruikte prijspeil; 6. Actualiteit: Actualisering in relatie tot de fase waarin het project verkeert; 7. Trefzekerheid: De presentatie van alle ramingen met de gemiddelde waarde (mu-waarde), standaardafwijking (sigma), variatiecoëfficiënt ((v) bij een betrouwbaarheidsinterval van 70 %.). Hierbij wordt zonodig gebruik gemaakt van de Monte Carlo –methode; 8. Risico’s: Deze worden zonodig en zo mogelijk geïnventariseerd en gekwantificeerd. Het gaat hierbij om calamiteiten met een kleine kans van voorkomen maar met grote financiële gevolgen. Na sommeringen van de producten van kans maal gevolg vormen ze een gedeeltelijke onderbouwing van de post onvoorzien; 9. Compleet en toegankelijk dossier: Het werkdossier bevat de tracering van het project vanaf de eerdere mijlpalen/ramingen tot heden. Collegiale Toets = een toets op de kwaliteit van het product, de organisatie, de techniek, (risico-) beheersing en de daarbij behorende kosten. PPI = Project Planningen Infrastructuur. PPI is een uniform generiek planningssysteem voor infrastructurele projecten. Het heeft als doel efficiënt omgaan met risico’s, onzekerheden, marges binnen een project en de haalbaarheid (trefzekerheid) van de planning. Risicobeschouwing Zie voor een verdere toelichting op de risicobeschouwing ook onder 12).

Scope van het project 6) Beschrijving scope van het te realiseren project Duidelijke omschrijving en afbakening van het project, waaruit blijkt wat het probleem is en dat dit wordt opgelost door de voorgestelde oplossing, tevens wat hierin de belangrijke kostenposten zijn op basis van de onderstaande punten: 1. Dijkring van het project, de norm van de dijkring en de soort maatregel (dijk/duin/kunstwerk) 2. Beschrijving probleem: a. Kernachtige beschrijving van het op te lossen probleem; welke faalmechanismen zijn op welke locaties aan de orde; b. Verduidelijking door tekeningen (kaartje, overzichten, dwarsprofielen e.d.); 3. Beschrijving maatregelen: a. Beschrijving van welke maatregel waar wordt toegepast; b. Verduidelijking door tekeningen (overzichten, dwarsprofielen e.d) c. Variantenafweging. Geef kernachtig aan hoe de uiteindelijke keuze voor een maatregel tot stand is gekomen, beschrijf de afweging van de mogelijke alternatieven. Conform het gestelde in de subsidieregeling. d. Economisch optimaal ontwerp. Geef indien van toepassing kernachtig aan hoe rekening is gehouden met toekomstig beheer en onderhoud (lifecycle benadering); e. Inpassing in omgeving. Geef aan hoe de maatregelen zijn ingepast in de omgeving. 4. Met welke randvoorwaarden zjin rekening gehouden bij het ontwerp. 5. Relatie met de risico’s. Leg uit hoe de risico’s (verwijs naar de projectrisico’s) worden beheerst in het project (in ontwerp afgedekt, rest-risico in toekomstig realisatiecontract e.d.) 6. Relatie met andere projecten of werkzaamheden. Geef indien van toepassing de werkzaamheden aan die niet van belang zijn voor het veiligheidsaspect, maar wel worden uitgevoerd. Geef de reden hiervoor aan en door wie deze gefinancierd worden. 7. Compenserende en mitigerende maatregelen. Benoem indien van toepassing deze maatregelen en geef de consequenties (tijd, geld, ontwerpaanpassingen e.d.) aan. 8. Benoem de belangrijkste kostenposten.

23

9. Aantal kilometers: aantal km’s dat afgekeurd is en waar de beheerder maatregelen gaat nemen. Graag invullen volgens de tabel in het scopeformulier. Toelichting staat hieronder.

Toelichting op invullen aantal km kering Het doel is tweeërlei: allereerst is het de basis om tot kentallen te komen voor het HWBP, deze krijgen de beheerders als referentie voor de ramingen. Ten tweede zal, op basis van deze gegevens het PB een benchmark uitvoeren en zal bij grote afwijkingen het gesprek met de betreffende beheerder aan gegaan worden. Het is niet nodig dat de gegevens op twee cijfers achter de komma worden ingevuld. De projectleider moet in principe deze gegevens vrijwel direct zelf kunnen invullen.

De ingrepen ter verbetering zijn onderverdeeld in vier hoofdcategorieën: • Ophogen • Bekleding • Aanbermen/versterken • Harde constructies (damwanden etc.) Daarnaast is het van wezenlijk belang te weten in hoeverre de ingrepen in een bebouwde omgeving plaatsvinden. Kleine constructies (duikers etc.) kunnen in de km-prijs meegenomen worden, grote constructies s.v.p. apart vermelden. De tabel heeft de volgende vorm:

9.

Project A

Totale lengte dijkvakken 8,5 km Kosten 20,6 mln euro (conform gem. kosten op HWBP, excl. 15% voorbereidingskosten) Lengte Bebouwd Ophogen Bekleding Aanbermen/ Harde Kosten in dijkvak ja/nee versterken constructies mln euro’s 3 km ja X X 15 5 km nee X 5 keersluis nee X 0,1 0,5 km nee X 0,5

10.

Project B

Totale Lengte …. Kosten …. Lengte Bebouwd dijkvak ja/nee …. ….

Ophogen

bekleding

Aanbermen/ Harde versterken constructies

Kosten in mln euro’s

Tabel: Voorbeeld beheerder met 2 projecten

7) Toezeggingen/Convenanten Indien relevant een omschrijving van de toezegging/het convenant, door wie is de toezegging gedaan/tussen welke partijen is het convenant gesloten en hoe (bijv. overeenkomst, convenant, e.d. met nummer van de overeenkomst) en wanneer is e.e.a. vastgelegd.

Raming

24

Let op: het betreft hier een bedrijfseconomische raming. Voor de fasen tot aan de uitvoering is dit voldoende nauwkeurig. Pas op het moment dat de aanbesteding van het werk op handen is, wordt een marktraming belangrijk. 8) Uitgangspunten

10.1.

Peildatum

De peildatum waarop de gegevens in het scopeformulier zijn gebaseerd.

10.2. 10.3.

Prijspeil jaar

Jaar waarop de raming (incl. BTW) is gebaseerd.

Indexering Indexeringspercentages die voor de betreffende jaren zijn gehanteerd. Bijvoorbeeld: Basisraming is van 2006 met prijspeil 2006. De percentages voor 2007 worden in de Voorjaarsnota vastgesteld (medio april 2007). De staatssecretaris accordeert het budget voor het HWBP, na instemming van het LBOH, in de tweede helft van 2007. Indexering voor prijsstijging vindt jaarlijks plaats. De raming kan worden geïndexeerd met een passend geacht indexpercentage. Wanneer afgeweken wordt van de hierboven genoemde centraal vastgestelde en uitgekeerde percentages dient een nadere toelichting gegeven te worden waarop dit percentage is gebaseerd.

9) Kosten project Hier dient aangegeven te worden wat de totale kosten van het project zijn, welk deel voor subsidie in aanmerking komt (inclusief de voorbereidingskosten) en welk deel uit andere financieringsbronnen komt. Rond de meest waarschijnlijke raming van de kosten (T-waarde, Mu-waarde) dient een bandbreedte aangegeven te worden. Als meest waarschijnlijke waarde wordt uit de SSK raming de Twaarde=Mu-waarde genomen. Deze bandbreedte kan op vier manieren worden bepaald: 1. de L en U waarde uit de SSK raming 2. de bandbreedte wordt procentueel bepaald ten opzichte van de meest waarschijnlijke waarde (bv. 40% +/3. de bandbreedte wordt bepaald door 3 varianten die onderzocht worden 4. als er twee varianten onderzocht worden vormen deze twee waarden het minimum en maximum. De middenwaarde wordt in dat geval bepaald door de volgende formule: kans van voorkomen van minumum + kans van voorkomen maximum = middenwaarde. Als bijlage dient de SSK raming toegevoegd te worden aan het scopeformulier 10) Andere financieringsbronnen Geef een omschrijving van waarin een derde bijdraagt in de kosten, wie die derde is, hoe groot de bijdrage is en waarin (bijv. overeenkomst, convenant, e.d. met nummer van de overeenkomst) en wanneer deze is vastgelegd. Hoe is omgegaan met prijspeil, BTW en indexering.

Planning 11) Jaartal en kwartaal van start en gereedkomen van genoemd(e) project(delen), en kosten per fase in miljoenen EUR. Het totaal van de kosten in deze tabel dient overeen te komen met het meest waarschijnlijke subsidiebedrag in de tabel onder punt 9. Indien er sprake is van een verschil in geplande (afgesproken) datum en verwachte datum, dan moet dit verschil inzichtelijk zijn. Als de actuele planningen ook de verwachte werkelijkheid aangeven, is dit onderscheid er niet. Als er nog geen data afgesproken zijn, is het gewenst om deze data nu af te geven. Deze opgegeven data worden voortaan als referentie gebruikt, zodat in vervolgrapportages ook helder wordt welke wijzigingen er op treden in de verwachte data van de mijlpalen. Een vergelijkbaar onderscheid wordt voor de kosten gemaakt, als het budget vastligt in afspraken en de

25

werkelijke kostenraming een ander bedrag aangeeft. Let op: het gaat hier vooral om een realistische planning. Het is belangrijk te weten dat de planning aansluit op de huidige kennis. Vertragingen en versnellingen die nu al bekend zijn, dienen in de planning te worden opgenomen. Hierop zal het Programmabureau toetsen. In dit scopeformulier wordt niet ingegaan op de mogelijkheid van innovatieve contracten. De aard van het programma en de projecten biedt hier naar verwachting ook weinig gelegenheid toe. Mocht u overwegen een project alsnog innovatief aan te besteden, neemt u contact op met het Programmabureau.

Projectrisico’s 12) De projecten in het HWBP zijn complex van aard en staan aan bestuurlijke wijzigingen bloot. Een belangrijke belemmering om het resultaat te behalen schuilt in de ongewenste gebeurtenissen tijdens het project. Het beheersen van deze risico’s is een belangrijk onderdeel van het beheersen van het project. Door de risico’s tijdig te onderkennen en maatregelen te treffen of voor te bereiden, neemt de kans op het halen van het projectresultaat toe. Vanuit deze wetenschap vindt het Programmabureau het belangrijk om in dit formulier en bij de verdere rapportages over het project te kunnen refereren aan de risico’s. Het Programmabureau kan een ondersteunende rol vervullen. Over RISMAN is verdere informatie te vinden op www.risman.nl. Binnen de waterschappen is veel kennis beschikbaar om de risico’s te bepalen en bijpassende maatregelen te benoemen. Die komt uit de dagelijkse praktijk van de mensen die bij het project zijn betrokken. Er zijn twee soorten risico’s: endogene en exogene. De endogene risico’s zijn te beheersen door de projectleider of binnen het programma, de exogene risico’s zijn dat niet. De ‘eigenaar’ van die risico’s is vaak politiek of juridisch bepaald. Voorbeelden van endogene risico’s zijn: • Techniek risico’s, zoals technische moeilijkheden en nieuwigheden van het project • Projectbeheersing risico’s waarvan de oorzaak binnen de projectspecifieke beheersmiddelen ligt • Bedrijfsorganisatierisico’s, zoals onvoldoende bezetting, geen projectcultuur binnen de organisatie • Marktrisico’s, zoals contractvorm • Prijsrisico’s (geen zicht op specifieke markt) • Omgevingsrisico’s o.a. politieke / bestuurlijke risico’s (a.g.v. in overeenkomsten vastgelegde afspraken; gewekte verwachtingen; coördinatieplicht vergunningen e.d.). Voorbeelden van exogene risico’s: • Wijzigingen in beleid en wetgeving met een (nadelige) financiële component; waarvoor geen financiële compensatie is verkregen • Extreme marktontwikkeling (al dan niet overspannen) • Wijziging BTW-tarieven. Een risico moet zo concreet mogelijk worden beschreven en aangeven wat er niet goed gaat. Vandaar dat een risico uit drie delen bestaat: de oorzaak, de gebeurtenis, het gevolg. De oorzaak leidt tot een ongewenste gebeurtenis en mondt uit in een gevolg voor de planning of raming. Een zelfstandig naamwoord (zoals ‘capaciteit’) of een vraag (zoals ‘hebben we wel voldoende capaciteit’) is daarom geen risico. Van een goed beschreven risico is het bijna vanzelfsprekend wat de beheersmaatregel is. Een voorbeeld van een risico is: in oktober beginnen meerdere projecten tegelijkertijd waardoor te weinig capaciteit beschikbaar is om ze alle te bemensen, wat tot een overschrijding van de overeengekomen planning leidt. De mogelijke beheersmaatregelen zijn dan bijvoorbeeld: het bundelen van projecten, het werven van extra medewerkers. Het Programmabureau vervult ook een controlerende rol. Het hanteert de risico’s als voornaamste sturingsinstrument voor het programma. Dat wil zeggen dat het de planning, raming en capaciteit in relatie tot de risico’s en beheersmaatregelen toetst. Het wil daarom inzicht in de belangrijkste 5 risico’s. Geef van de 5 belangrijkste endogene risico’s aan wat de oorzaak is, tot welke ongewenste gebeurtenis die leidt, en wat daarvan de gevolgen zijn voor de planning en raming. Geef bovendien de beheersmaatregelen en de status van de beheersmaatregelen aan. Geef naast de endogene ook de 5 belangrijkste exogene risico’s aan.

26

Kasritme 13) Deze gegevens zijn nodig om de subsidiespreiding gedurende de looptijd van het programma te kunnen bepalen. Uit de subsidieregeling is bekend dat de voorbereidingskosten 15% van de in de subsidiebeschikking geraamde uitvoeringskosten bedragen. Maximaal 80% van de totale uitvoerings kosten worden tijdens het project als voorschot toegewezen. De overige 20% volgt bij de eindafrekening, wanneer het project afgerond is. Tussen de uitvoering en de eindafrekening kan een langere periode zitten (bijvoorbeeld een jaar) waarin geen subsidie wordt toegekend. Bij elkaar opgeteld dient het kasritme gelijk te zijn aan het meest waarschijnlijke subsidiebedrag in de tabel onder punt 9.

Opmerkingen 14)

Hier kunnen eventuele opmerkingen e.d. worden vermeld.

Belangrijke afspraken tussen RWS en Waterschap 15) Gedurende het project is het mogelijk dat er nadere afspraken gemaakt worden over het project tussen RWS en de beheerder. Bijvoorbeeld in de planstudiefase, bij de contactmomenten, worden afspraken gemaakt over de te onderzoeken alternatieven en het voorkeursalternatief. Deze afspraken dienen hier op het scopeformulier vermeld te worden, inclusief een verwijzing waar de afspraak vast is gelegd.

Bijlagen 16) Als bijlage bij het scopeformulier worden de volgende documenten digitaal bijgevoegd. Op het scopeformulier dienen de datum en het versienummer van deze bijlagen aangegeven te worden. • De SSK raming • De PPI planning • Het risicodossier Meer informatie over het scopeformulier kunt u vinden in het Herziene Spelregelkader, januari 2008. Voor vragen kunt u terecht bij het programmabureau HWBP, email [email protected].

27

Toelichting op reguliere projectfasering Fase 1 Nog niet in voorbereiding Met de naam van deze fase wordt aangegeven dat het project weliswaar bekend is, maar dat het nog niet de status van voorbereiding (zoals bedoeld in de subsidieregel) heeft. In het Spelregelkader wordt deze fase ‘Startfase/ Verkenningenfase’ genoemd. Projecten die zich in deze fase bevinden, worden pas in de toekomst gerealiseerd. Deze projecten zijn wel aangemeld bij en opgenomen in het HWBP maar nog niet verder uitgewerkt. De kans is groot dat van deze projecten niet veel bekend is. Het is belangrijk te weten welke projecten in deze fase zijn. Dat is vooral omdat ze ooit over moeten naar de planstudiefase. En gezien de beperkte doorlooptijd van het programma moet dat op tijd gebeuren. Het is uiteraard voor projecten in deze fase niet exact aan te geven wat er gaat gebeuren en wat de risico’s zijn. Wel is op basis van soortgelijke situaties een indicatie aan te geven. Uit eerdere projecten is kennis en ervaring aanwezig over globale uitgangspunten en kentallen. Ook is zicht op een globale raming en planning. Het is nu echter nog niet mogelijk een SSK te hanteren. Bepalend in deze fase zijn meestal de onzekerheid over de MER-verplichting, of de maatregel in dun- of dicht bebouwd gebied plaatsvindt en de interne capaciteit. Op dit niveau dient wel iets over de oplossing vermeld te worden, zonder dat het waterschap zich hierop geheel vastlegt.

Fase 2 Planstudiefase In de planstudiefase wordt onderzocht wat er moet gebeuren om het probleem aan te pakken. In deze planstudies zal het gaan om een dijkversterking, dijkverlegging of aanleg van een waterkering. Bij de start van een planstudie kan het veiligheidsprobleem verbreed worden als er een kans ligt voor het koppelen met andere problemen of projecten. Voorbeelden hiervan zijn de planstudies voor de Zwakke Schakels Kust (waarbij ook een ruimtelijke impuls een onderdeel is) en de planstudie voor de Keersluis in het Eemmeer als alternatief voor een dijkversterking langs de zuidelijke randmeren. Een maatschappelijke kosten/baten-analyse (MKBA) is verplicht bij projecten met een startraming vanaf 50 miljoen tenzij sprake is van een klassieke dijkversterking zonder koppelingen met andere problemen. De MKBA is dan onderdeel van de afweging (ten behoeve van het voorkeursalternatief). De nuloptie is hierbij geen alternatief, omdat het veiligheidsprobleem moet worden opgelost. Bij de aanleg of verlegging van een dijk bij een ‘nieuw’ te beschermen gebied kan eveneens een MKBA uitgevoerd worden. De MKBA is bedoeld om tot een betere afweging van alternatieven te komen. De minister heeft voor onder meer enkele projecten uit het HWBP een Overzicht Effecten Infrastructuur (OEI) verplicht gesteld. De OEI geeft vooraf een consistent en integraal overzicht van de maatschappelijke/ economische effecten van investeringen in een infrastructuurproject. Een OEI is verplicht voor: • projecten met een geraamde projectomvang vanaf 25 mln EUR én kleinere projecten die door de bewindspersoon als OEI-plichtig zijn aangemerkt én: • projecten waarvoor na 1 januari 2007 het besluit is genomen om over te gaan tot de planstudiefase. Indien sprake is van een scope waarbij niet alleen sprake is van het oplossen van het veiligheidsprobleem op basis van de toetsing, door het koppelen van externe problemen of aanleg en verlegging van dijken, moet op projectniveau een overeenkomst gesloten worden met het Ministerie van Verkeer en Waterstaat. Als voorbeeld kan hier het convenant genoemd worden over de Overdiepse Polder in het kader van Ruimte voor de Rivier. De beheerder is dan niet per definitie initiatiefnemer van de planstudie. Naast een beschrijving van de waterkering en het betreffende probleem worden oplossingsrichtingen uitgewerkt in alternatieven. Per alternatief worden de verwachte effecten in beeld gebracht en relatief beoordeeld. De omvang van de planstudie is afhankelijk van de complexiteit van het betreffende project alsook de verplichting om een MER-beoordeling of MER-studie te verrichtingen (MER Besluit). De provincie is bevoegd gezag voor de MER. De planstudie wordt uitgevoerd door de beheerder. In de projectorganisatie kunnen mogelijk op daarvoor geëigende momenten de gemeente(n), de provincie(s) en (eventueel) Rijkswaterstaat zitting hebben als

28

adviseur. In de opmaat naar het afsluitende projectbesluit worden twee keuzes gemaakt die van invloed zijn op de hoogte van de subsidie. Deze keuzes zijn: • De keuze van de alternatieven in het Milieueffectrapport (indien deze wordt opgesteld) • De keuze voor een voorkeursvariant. De genoemde keuzes kunnen aanleiding zijn om eens per jaar de raming in het HWBP aan te passen, teneinde steeds een zo realistisch mogelijke verwachting over het uiteindelijke subsidieverzoek aan het rijk te kunnen geven. Deze herziene raming kan in het eerstvolgende HWBP worden meegenomen. Een kosteneffectiviteitanalyse moet naast de milieueffecten onderdeel zijn van de planstudie. Bij projecten met een startraming vanaf 50 miljoen euro of bij overschrijding van 15% van de eerdere raming in het HWBP, moet op verzoek van Rijkswaterstaat een second opinion door een onafhankelijke partij gebeuren. De keuze voor een voorkeursalternatief (inclusief een kostenraming) is echter zo belangrijk voor de door het Ministerie van Verkeer en Waterstaat te financieren versterking, dat dit voorkeursalternatief kenbaar gemaakt moet worden aan de HID Rijkswaterstaat. In het eerstvolgende HWBP wordt de raming van het goedgekeurde verbeteringsplan opgenomen. Echter indien het project hoger is geraamd, of de uitvoeringstermijn/periode is gewijzigd, kan dit aanleiding zijn het project op het HWBP opnieuw te plaatsen in tijd en geld. Gedurende de planstudie kan blijken dat het zinvol is om meerdere uitvoeringsprojecten in hetzelfde gebied aan elkaar te koppelen, zodat de overlast voor de omgeving beperkt wordt en mogelijk kostenreductie van het totaal aan projecten kan plaatsvinden. Dit dient tijdig in de planning te worden verwerkt. De eventuele kostenreductie zal ook tot uitdrukking moeten komen in de kostenramingen op het HWBP.

Fase 3 Realisatiefase Een aanvraag voor subsidieverlening kan worden ingediend bij de HID van RWS-DWW/ RWS-Waterdienst (in 2007: bij de HID van de Regionale Diensten van RWS). De basis hiervoor is: een door GS goedgekeurd plan, een ontwerp en een beschrijving van het werk ter uitvoering van het goedgekeurde plan; een raming van de kosten (voor de uitvoering van dat plan) conform een daartoe door de Minister voorgeschreven ramingssystematiek, het bedrag waarvoor subsidie wordt aangevraagd, het voorschotbedrag voor het eerste kalenderjaar en een raming van de subsidiebedragen in de daarop volgende jaren, een tijdschema en de geplande voltooiingsdatum. De Staatssecretaris stelt financiering beschikbaar in de genoemde jaren in een vastgesteld HWBP, waarmee de financiële dekking geregeld is. De beheerder kan uiteraard ook beslissen de uitvoering van het project te starten vooruitlopend op het krijgen van de beschikking over de subsidieaanvraag, daarbij neemt de beheerder wel een financieel risico. De procedures inzake de subsidieverstrekking zijn beschreven in de ‘Regeling bijzondere subsidies waterkeren en beheren’ en de bijbehorende ‘Handreiking subsidiabele kosten verbetering primaire waterkering’. Daarin staan de richtlijnen passend in het kader voor de realisatiefase, waaronder de uitkering van de subsidie en de verantwoording over de uitgaven.

Fase 4 Opleveringsfase In de zin van de spelregelkader eindigt het werk bij het opleveringsbesluit. De beheerder stelt vast dat het werk is uitgevoerd en dat de waterkering weer aan de norm van de wet voldoet. Dit wordt eveneens gemeld aan de Staatssecretaris.

29

In de volgende tabel is een voorbeeld opgenomen van een stappenplan voor een Dijkversterkingsplan, zoals het door Wetterskip Fryslân wordt gebruikt. Ieder waterschap zal zo’n gedetailleerd stappenplan hebben. In deze tabel zijn die stappen vertaald naar de fasering zoals aangegeven in dit scopeformulier. Stap

Naam

0 1 2

Verlenen voorbereidingskrediet Opstellen van aanmeldingsformulier en DVP Vaststellen DVP en aanmeldingsnotitie

3

Vaststellen DVP en aanmeldingsnotitie

4 5

7 8

Besluiten over MER Opstellen zienswijze en ter inzage leggen DVP en besluit Informeren van waterschap over zienswijzen Verwerken zienswijzen in DVP Vaststellen definitieve DVP

9

Vaststellen definitieve DVP

10 11

Indienen bij Gedeputeerde Staten Nemen goedkeuringsbesluit Wet op de Waterkering Ter inzage leggen van besluit Behandelen bedenkingen (beroepsprocedure) Starten met werkzaamheden

6

12 13 14

Actor

Waterschap

Doorlooptijd (in maanden) 1,5 1–6

Dagelijks bestuur waterschap Algemeen bestuur waterschap Provincie Provincie

1,5 1,5

Provincie

0,5

Waterschap Dagelijks bestuur waterschap Algemeen bestuur waterschap Waterschap Gedeputeerde Staten Provincie

1–2 1,5 (incl. stap 9)

Fasering vlgs scopeformulier Startnotitie

1,5 (incl. stap 3)

1,5

MER Variantkeuze

Projectbesluit

1,5 1,5 Realisatie

Parallel aan de stappen 8 t/m 13 stelt het waterschap het bestek op en besteedt het de werkzaamheden aan.

30

Bijlage 4: Format Voortgangsrapportage versie 1 oktober 2007 Lees voor het invullen van het formulier de bijgeleverd toelichting!

Projectnaam: 1) Projectstatus 1a) Projectnummer op het HWBP: 1b) Datum voortgangsrapportage: 1c) Welke trimesterrapportage? T1/T2/T3 1c) Voortgangsrapportage ingevuld door 1d)

Algemene gegevens Naam beheerder/waterschap Naam projectleider Tel.nr. projectleider e-mail adres projectleider Naam HWBP-coördinator Telefoonnummer HWBP-coördinator e-mail adres HWBP coordinator

2) 3) 4)

Algemene vragen Welk scopeformulier is gebruikt als vigerend scopeformulier? 5) Zijn er wijzigingen tov van het vigerende scopeformulier? 5) Zo ja, waardoor zijn deze wijzigingen ontstaan? 5) Is er in het afgelopen kwartaal een contactmoment geweest? 6) Zo ja, wanneer en waarom? 6)

10.4. Voortgang van het project 7) Welke voortgang is er in het afgelopen trimester geboekt?

Risico’s 8) Is het risicodossiers geüpdate in het afgelopen trimester? Zo ja, geef aan wat de belangrijkste wijzigingen zijn

Geef aan of en zo ja, op welke manier in de

31

raming en planning rekening is gehouden met de nieuwe risico’s Zijn er in het afgelopen trimester risico’s opgetreden en op welke manier hebben die invloed gehad op het project (met name raming en planning)

10.5. Projectrisico’s nieuw toegevoegd Belangrijkste nieuwe risico’s endogeen voor raming en planning Oorzaak Gebeurtenis

Beheersmaatregelen per risico

Saldo voor planning in maanden

Mogelijke gevolgen voor Planning in maanden

Raming in mln EUR

Saldo voor raming Status v.d. in mln EUR beheersmaatregelen Raming in mln EUR

niets mee gebeurd

-

in plan van aanpak

-

en planning; start op … loopt en is gereed

op … -

Belangrijkste nieuwe risico’s exogeen Oorzaak Gebeurtenis

is gereed

Mogelijke gevolgen voor Planning Raming in maanden in mln EUR

Kosten project 9) Zijn er afwijkingen in de kosten van het project? Zo ja, geef een toelichting/onderbouwing van deze afwijkingen Afwijking van het vigerende scopeformulier (9)

32

Minimum (L-waarde)

Budgetten in mln. EUR Meest waarschijnlijk (Twaarde)

Maximum (U-waarde)

Subsidie (115% van de realisatiekosten) Andere financieringsbronnen (zie verder) Totaal

Planning 10) Projectmijlpalen, -planning en -raming (x EUR 1 mln.) Zijn er afwijkingen in de planning van het project? Zo ja, geef een toelichting/onderbouwing van deze afwijkingen Afwijkingen ten opzichte van het vigerende scopeformulier (10) Planning Kwartalen en jaren Start* Gereed* Nog niet in voorbereiding Planstudie (15% van de realisatiekosten) - Startnotitie - Projectnota/MER - Variantkeuze - Projectbesluit

Kosten in mln EUR Totaal* n.v.t.

Realisatie (100% realisatiekosten) - Contractvoorbereiding - Uitvoering - Oplevering Totaal (115% van de realisatiekosten) * geef in deze tabel aan wat de afwijkingen zijn ten opzichte van de tot dan toe vigerende planning.

Kasritme 11) Zijn er wijzigingen in het kasritme noodzakelijk? Zo ja, geef aan wat de belangrijkste reden is van deze wijziging

33

Kasritme afwijking ten opzichte van vigerende scopeformulier (11)

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

2016

2017

Mln eur

mln EUR

mln EUR

mln EUR

mln EUR

mln EUR

mln EUR

mln EUR

mlnEUR

mlnEUR

mln EUR

Voorbereiding (15%)* Voorschot (max. 80%)* Eindafrekening (20%)* * geef in deze tabel aan wat de afwijkingen zijn ten opzichte van de tot dan toe vigerende planning.

n.v.t. n.v.t.

Opmerkingen 12)

Bijlagen 13) Indien de voortgangsrapportage of de voorafgaande contactmomenten aanleiding geeft voor het wijzigen van het scopeformulier, dan als bijlage het nieuwe scopeformulier toevoegen.

34

Toelichting op de Voortgangsrapporage HWBP Vanaf 1 januari 2008 dient de beheerder drie keer per jaar een voortgangsrapportage in bij het programmabureau HWBP (april, augustus en december). Deze voortgangsrapportages worden gebruikt om de voortgang van het programma te melden aan RWS staf DG, V&W DGW en de 2e kamer. Voor alle projecten in op het HWBP is door de beheerder een scopeformulier ingediend. Dit is het vigerende scopeformulier. Alleen de afwijkingen ten opzichte van dit vigerende scopeformulier worden door middel van de voortgangsrapportages ieder trimester gemeld aan het programmabureau HWBP. De nieuwe gegevens als gevolg van de afwijkingen worden door de beheerder via een nieuwe scopeformulier gemeld aan het programmabureau HWBP. Het format voor de voortgangsrapportage (dit formulier is dan ook voortgekomen uit het format voor het scopeformulier. De eenheden waarin raming en planning gevraagd worden zijn gelijk aan de eenheden in het scopeformulier. De data voor de voortgangsrapportages zijn: - 15 april (tegelijkertijd met voorschotaanvraag en verantwoordingsrapportage) - 15 augustus - 15 december. De voortgangsrapportage middels het hier voorliggende formulier is bedoeld om bij de projecten een vinger aan de pols te houden. Zijn er wijzigingen, zo ja, welke wijzigingen dan en waarom. Maar ook als er geen wijzigingen zijn willen we dat graag weten, want dan blijft de eerdere informatie van het scopeformulier vigerend. Kortom, dit formulier dient bij ieder iedere trimesterrapportage ingediend te worden bij het programmabureau. In de periode voor de data van voortgangsrapportage zal het programmabureau de Waterschappen per mail herinneren aan het indienen daarvan. In de voortgangsrapportage wordt voortgang gevraagd op: - kosten van het project - planning en raming van het project - risicomanagement - kasritme In het formulier dienst de beheerder aan te geven wat de afwijking is ten opzichte van het vigerende scopeformulier Ten aller tijden dient de beheerder een toelichting te geven op de afwijkingen. Indien in de voortgangsrapportage afwijkingen ten opzichte van het vigerende scopeformulier worden aangegeven dient de beheerder bij de voortgangsrapportage een nieuw scopeformulier te voegen met de daarbij behorende bijlagen. Voor een verdere toelichting van de voortgangsrapportage en het scopeformulier verwijs ik u naar het Herziene Spelregelkader, januari 2008.

35

Toelichting op de voortgangsrapportage per onderdeel Algemene gegevens 14) Projectnaam Naam zoals weergegeven in het HWBP. 1a) Projectstatus De status van het project: initiatief, planstudie, realisatie. 1b) Projectnummer ophet HWBP Alle projecten hebben op het HWBP een uniek nummer. 1c) Datum en versie voortgangsrapportage De beheerder dient 3 keer per jaar bij het programmabureau HWBP een voortgangsrapportage in. De termijnen zijn: T1 15 april T2 15 augustus T3 15 december Op de voortgangsrapportage vermeld de beheerder om welke VGR het gaat en op welke datum deze ingediend is bij het programmabureau 1d) Voortgangsrapportage ingevuld door ….

15) Naam beheerder Het waterschap, hoogheemraadschap, of de provincie waarbinnen het project wordt gerealiseerd c.q. dat/die het project realiseert. (eenvoudigheidshalve wordt in de rest van het formulier alleen de term waterschap gehanteerd) 16) Projectleider Naam, telefoonnummer en e-mail adres van degene die verantwoordelijk is voor het project in de huidige fase (de verkenning/planstudie, contractvoorbereiding en/of realisatie van het project). 17) Naam HWBP-coördinator Naam, telefoonnummer en e-mailadres van degene die namens het waterschap het eerste aanspreekpunt is voor het HWBP. Als deze rol niet is belegd, hoeft hier geen naam te worden ingevuld.

18) Wijzigingen ten opzichte van het vigerende scopeformulier In de voortgangsrapportage worden de wijzigingen ten opzichte van het vigerende scopeformulier gemeld. Inclusief een onderbouwing waardoor de wijziging is ontstaan. Met het vigerende scopeformulier wordt het tot dan toe meest recente scopeformulier bedoeld dat opgestuurd is aan het HWBP

19) Contactmomenten Tijdens de planstudie zijn vaste contactmomenten tussen de beheerder en het programmabureau gedefinieerd (zie hiervoor ook het ‘Spelregelkader Hoogwaterbeschermingsprogramma’).

Voortgang van het project 7) Hier geeft de beheerder een korte beschrijving van de voortgang van het project. Denk daarbij aan de stand van zaken op dit moment en de mijlpalen die in het afgelopen trimester behaald zijn. Problemen die bij de voortgang van het project aan de orde zijn kunnen in de vorm van risico verwerkt worden in het risicodossier en in de voortgangsrapportage risico’s (zie punt 8)

Projectrisico’s 8) Het risicodossier dient regelmatig geupdate te worden. Zeker bij de overgang van de ene in de andere fase van het project. Het PB wil dan ook graag weten of het risicodossier regelmatig geupdate wordt en wat de risico’s zijn die toegevoegd worden aan het risicodossier. Indien het risicodossier geupdate is betekent dit een wijziging in het scopeformulier. De beheerder dient dan een nieuw scopeformulier en als bijlage het nieuwe risicodossier aan het Programmabureau te sturen.

36

Het PB wil daarnaast graag weten op welke manier de nieuwe risico’s verwerkt zijn in de raming en planning van het project. Zijn de risico’s inmiddels verwerkt in de SSK raming en PPI planning? En zijn er in de afgelopen periode risico’s opgetreden die van invloed zijn geweest op de voortgang van het project?

Kosten project 9) Let op: het betreft hier een bedrijfseconomische raming. Voor de fasen tot aan de uitvoering is dit voldoende nauwkeurig. Pas op het moment dat de aanbesteding van het werk op handen is, wordt een marktraming belangrijk. Wijzigingen in de raming In de voortgangsrapportage geeft de beheerder aan of en zo ja waarom er afwijkingen zijn in de kosten van het project. Tevens geeft de beheerder een toelichting/onderbouwing van deze afwijkingen. In de tabel dient aangegeven te worden wat de wijzigingen in kosten zijn van het project, welk deel voor subsidie in aanmerking komt (inclusief de voorbereidingskosten) en welk deel uit andere financieringsbronnen komt. Rond de meest waarschijnlijke raming van de kosten dient een bandbreedte aangegeven te worden. Deze bandbreedte kan op vier manieren worden bepaald: 5. de L en U waarde uit de SSK raming 6. de bandbreedte wordt procentueel bepaald ten opzichte van de meest waarschijnlijke waarde (bv. 40% +/7. de bandbreedte wordt bepaald door 3 varianten die onderzocht worden 8. als er twee varianten onderzocht worden vormen deze twee waarden het minimum en maximum. De middenwaarde wordt in dat geval bepaald door de volgende formule: kans van voorkomen van minumum + kans van voorkomen maximum = middenwaarde. Bij wijzigingen dient als bijlage de SSK raming toegevoegd te worden aan het scopeformulier

Planning 10) Bij wijzigingen in de planning, zowel voor wat betreft tijd als kosten aangeven wat de afwijkingen zijn. Bovendien een onderbouwing/toelichting geven van de afwijkingen. Bij wijzigingen in de planning dient een nieuwe planning bij het scopeformulier gevoegd te worden.

Kasritme 11) Indien de raming en/of de planning van het project gewijzigd zijn zal daaruit waarschijnlijk volgen dat ook het aangevraagde kasritme zal wijzigen. De beheerder dient deze wijzigingen op het formulier aan te geven, evenals de reden van de wijziging. Inzicht in deze wijzigingen zijn nodig zodat het programmabureau vroegtijdig wijzigingen aan kan brengen in het kasritme vanuit de V&W begroting naar het HWBP. Indien afwijkende afspraken gemaakt over de percentages (bv. als gevolg van Groene Regeling), dit graag vermelden bij het kasritme en/of opmerkingen.

Opmerkingen 12) Hier kunnen eventuele opmerkingen e.d. worden vermeld.

Bijlagen 13) Als bijlage bij de voortgangsrapportage dient bij wijzigingen een nieuw scopeformulier gevoegd te worden, inclusief de gewijzigde bijlagen bij het scopeformulier (raming, planning en risicodossier).

37