Deel 1: starten met Endnote, mogelijkheden van bibliografische software

Deel 1: starten met Endnote, mogelijkheden van bibliografische software

Versie feb. 2015 D. De Sutter, Ref. Librarian KCGG

pag. 1

Bibliografische software?

1. Wat 2. Starten

Endnote, Reference Manager, RefWorks, Zotero, Mendeley… zijn bibliografische softwarepakketten

3. Het programma 4. Referenties invoeren

Mogelijkeheden: • integreren van voetnoten en bibliografieënmaker in de gewenste citatiestijl • databasemanager • (online zoekmachine echter met beperkte mogelijkheden) • (‘sociale’ wetenschapscommunicatie enkel Mendeley) Bibliografische software is specifiek ontworpen voor het verzamelen, beheren, opslaan, doorzoeken en gebruiken van bibliografische gegevens. Zij maken deze taken een heel stuk makkelijker. Binnen UGent werd er gekozen om Endnote aan te bieden via Athena(x).

D. De Sutter, Ref. Librarian KCGG

pag. 2

Informatie: zoeken → publiceren

1. Wat 2. Starten 3. Het programma

1.

Bevraging van wetenschappelijke databanken en selectie van informatie.

2.

Informatie beheren in een persoonlijke database dmv het gebruik van bibliografische software. Voordeel: centraal bewaren, beheren en doorzoeken van gevonden referenties.

3.

Publiceren van bibliografische referenties • “Citaat”in tekst • Citatie [1, 2010] in tekst en voetnoot. • Citatiestijlen: Vancouver, APA … • CWYW: combinatie MS Word‐ Endnote • Referentielijst of bibliografie

4. Referenties invoeren


pag. 3

Mogelijkheden Endnote

1. Wat 2. Starten 3. Het programma 4. Referenties invoeren

Referenties importeren, beheren en centraal bewaren: • importeren uit andere databanken (Medline, Web of Science etc. ) • ontdubbelen zodat elke referentie slechts een keer voorkomt. • bewaren samen met de full‐tekst, PDF, bewerken (nota’s maken) • doorzoeken van referenties in de databank • ordenen van data in groepen in de databank Referenties exporteren: • in teksten bronvermeldingen invoeren vanuit Endnote in de gewenste publicatiestijlen bv. Vancouver, Chicago, APA etc. (via styles) • gebruik maken van sjablonen (templates) in Microsoft Word (CWYW) voor de opmaak van manuscripten volgens publicatiestijlen. Bibliografieën: • geordende bibliografieën samenstellen (bijvoorbeeld op onderwerp/auteur…) en printen in gewenste publicatiestijlen.


pag. 4

Starten met Endnote


EndNote binnen UGent is enkel beschikbaar via Athena(x) in de map "Office“. Dit heeft als voordeel dat er geen software op de pc moet geïnstalleerd worden en dat je steeds over de laatste versie kan beschikken.

OPGELET: gebruik geen programma’s die lokaal op je PC geïnstalleerd zijn. (Browser , Word, Excel... Enz.) Endnote 2014 werkt alleen samen met andere programma’s op Athena(x)!!! ‐ Internet explorer 9 ‐ Microsoft Word ‐ File explorer (bestanden opslaan op H‐schijf) D. De Sutter, Ref. Librarian KCGG

pag. 5

Starten met Endnote


• • • •

Open Athena(x) https://Athenax.ugent.be/ > log in CAS map Office. Open EndNote Open Internet explorer 9

De eerste keer als je Endnote start • Endnote: file>new • 2 databestanden (.enl en .data) worden aangemaakt • Geef een naam aan je bestand • Maak ‘map Endnote’ op homedrive (H:‐schijf of G:\home) en sla bestanden daarin op. Gebruik geen lokale PC‐schijven! Wens je deze bestanden later in een andere directory te bewaren of mee te nemen. Zorg er voor dat het .enl en .data bestand altijd samen blijven! Beiden zijn noodzakelijk voor de goede werking van Endnote. Tip: bewaar in de map Endnote ook de pdf’s van bronnen waarover je beschikt en die je manueel gaat koppelen aan de bibliografische beschrijving in Endnote. D. De Sutter, Ref. Librarian KCGG

pag. 6

Starten met Endnote


Databank verplaatsen – meenemen: Wens je deze bestanden later in een andere directory te bewaren of mee te nemen. Zorg er voor dat het .enl en .data bestand altijd samen blijven! Beiden zijn noodzakelijk voor de goede werking van Endnote.

Tip: bewaar in de map Endnote ook de pdf’s van bronnen waarover je beschikt en die je manueel gaat koppelen aan een bibliografische beschrijving in Endnote.


pag. 7

Openen Endnote library

1. Wat 2. Starten

Elke volgende keer dat je Endnote gebruikt:


gaat het programma automatisch zoeken naar je . ENL bestand om te starten. Indien dit niet onmiddellijk gebeurt gebruik: Endnote: file>open library • •

Blader op homedrive (H:‐schijf of G:\home) map Endnote> klik endnote.enl bestand aan

Tip: maak slechts 1 enkele database aan waarin je al je data gaat bewaren. Dit kan perfect door gegevens te groeperen en te ordenen.


pag. 8

1. Wat

Het Endnote scherm overzicht: 3‐delen

2. Starten 3. Het programma

Menu


pag. 9

Het Endnote scherm overzicht: 3‐delen


Wanneer je Endnote voor het eerst opstart kunnen de verschillende onderdelen van het werkblad verborgen staan. We overlopen hoe je dit werkblad kan organiseren.


pag. 10

Het Endnote scherm: organiseer je werkblad

1. Wat

1 zichtbaar maken/verbergen ‘search panel’

2. Starten

search panel: doorzoeken van de eigen of externe databank(en)


Search eigen databank Search externe databanken Search beiden eigen + externe databanken


pag. 11

1. Wat



2 Zichtbaar maken ‘groups’panel/reference panel


Search panel opengeklapt

Reference panel en groepspanel openen

pag. 12

1. Wat 2. Starten

Het Endnote scherm: organiseer je werkblad 2 Zichtbaar maken ‘groups’panel/reference panel


Search panel

Reference panel

pag. 13


1. Wat 2. Starten

3 Bekijk de data in het reference panel:

3. Het programma

Selecteer eerst in het groups panel de data die je wenst te bekijken: ‐ All references ‐ Search results ‐… ‐ Imported references ‐ Unfiled ‐ Groups ‐ Trash Dit zal bepalen welke gegevens op je scherm verschijnen !



pag. 14


1. Wat 2. Starten

3 Organiseer de kolommen in het reference panel.


• Klik rechts op deze balk en alle mogelijkheden worden zichtbaar • Verplaatsen van kolommen door verslepen • Sorteren door te klikken op de kolom titel Hiermee bepalen je hoe en welke gegevens op je scherm verschijnen !


pag. 15

Het Endnote scherm: organiseer je werkblad 1. Wat 2. Starten

3 Mogelijkheden reference panel


In het reference panel kan je: • Bekijken en bewerken van referenties • Markeren van referenties  Rating  read‐unread • Sorteren (custom kolom): klik op kolom hoofding. • Selecteren van referenties voor bv. printopdracht • Find full‐tekst: zoeken en toevoegen full‐tekst aan beschrijving D. De Sutter, Ref. Librarian KCGG

pag. 16


1. Wat 2. Starten 3. Het programma

3 Mogelijkheden reference panel: rangschikken en sorteren


Via de menubalk “edit” – “preferences”: kan je verschillende voorkeursinstellingen vastleggen en wijzigen. Met “display fields”, bepaal je welke velden in welke kolommen worden getoond.


pag. 17


1. Wat 2. Starten

4 Mogelijkheden groups panel:


•

Selecteren van data die getoond worden in het reference panel

•

Ordenen in groepen

•

Zoeken in externe databanken

•

Zoeken van full‐tekst van referenties


pag. 18

Invoeren van referenties


Invoeren kan op verschillende manieren : • (manueel) • via downloaden uit online databanken is de snelste en eenvoudigste werkwijze, maar niet in elke databank mogelijk. De werkwijze kan verschillen per databank, we overlopen de meest gebruikte biomedische databanken. Belangrijk voor het invoeren van referenties is dat je geen lokale programma’s op je pc gebruikt maar, Internet Explorer op Athena(x)! Je lokale browser of andere browsers (Firefox)zullen de koppeling naar je databank meestal niet ondersteunen! Na het importeren in Endnote verschijnen de referenties in de map ‘imported files’ (group panel) en de titels in het “reference panel”


pag. 19

1. Wat

Invoeren van referenties

2. Starten

1. Downloaden van referenties uit externe online databanken


Deze optie werkt ALLEEN als de databank een import‐script voor Endnote aanbiedt. In elke databank wordt deze anders omschreven. Je kan ze herkennen aan de termen: export, download, endnote, download to citation manager…enz Selecteer daarna de importfilter: endnote of .enf file Het downloaden van de records start na bevestiging. Tip: krijg je dit venster niet te zien dan is er een fout opgetreden of werk je niet met Internet Explorer van Athena(x).


pag. 20

Invoeren referenties

1. Wat 2. Starten

1.1 Downloaden van referenties uit Web of Science


Voer een zoekopdracht uit. Bepaal dan of je alle records wenst te exporteren of enkel een selectie. • Alle records • Klik op “save to Endnote desktop” • Volg instructies op downloadscherm (zie p. 23) • Selecteer aantal referenties • Selecteer optie Full record • Choose destination Endnote, Ok


pag. 21


1. Wat 2. Starten

1.1 Downloaden an referenties uit Web of Science


Voer een zoekopdracht uit. Bepaal dan of je alle records wenst te exporteren of enkel een selectie. • Enkel bepaalde records: selecteer referenties en voeg ze toe via knop “add to marked list” • Klik op icoon “marked list” om de lijst te openen

• Save to Endnote desktop • Volg instructies op downloadscherm (zie p. 23) • Choose destination Endnote, Ok


pag. 22


1. Wat 2. Starten

1.1 Downloaden van referenties uit Web of Science


instructies op downloadscherm :

Instellen welke metadata je gaat downloaden


pag. 23


1. Wat 2. Starten

1.2 Downloaden van referenties uit PubMed


Voer een zoekopdracht uit. Bepaal of je alle records wenst te exporteren of enkel een selectie. • Alle records: klik op “send to”en volg instructies. Je kan slechts 200 referenties gelijktijdig downloaden. Een hoger aantal wordt in verschillende stappen gedownload. •

Of enkel bepaalde records: vink referenties aan om te selecteren

Kies voor “send to” en selecteer “citation manager” als bestemming. klik vervolgens op “Create file”. Choose destination Endnote, Ok


pag. 24

1. Wat 2. Starten

Invoeren referenties 1.2 Downloaden van referenties uit PubMed


pag. 25


1. Wat 2. Starten

1.3 Downloaden van referenties uit Cinahl

3. Het programma

Voer een zoekopdracht uit.


Bepaal of je alle records wenst te exporteren of enkel een selectie. • Alle records: klik op “share” results en Add search to folder. Een beperkt aantal referenties kan gelijktijdig worden gedownload.

•

Of enkel bepaalde records: selecteren , klik op map achter referentie

Ga naar map Folder in blauwe titel balk Kies EXPORT Kies “Direct Export in RIS Format” en Open D. De Sutter, Ref. Librarian KCGG

pag. 26


1. Wat 2. Starten

1.3 Downloaden van referenties uit Cinahl

3. Het programma

.


Selecteer de resultaten die je wenst te downloaden. Ga naar map Folder in blauwe titel balk Kies EXPORT Kies “Direct Export in RIS Format” en Open D. De Sutter, Ref. Librarian KCGG

pag. 27


1. Wat 2. Starten

1.4 Downloaden van referenties uit Embase

3. Het programma

Voer een zoekopdracht uit.


Bepaal of je alle records wenst te exporteren of enkel een selectie. • Alle records: select number of items

•

Of enkel bepaalde records: aanvinken

Kies EXPORT Kies “Export in RIS Format” Open


pag. 28


1. Wat 2. Starten

1.5 Downloaden van referenties uit Google Scholar


Ga naar http://lib.ugent.be/nl databases, Google Scholar of http://www.kcgg.ugent.be/ en open Google Scholar. Tip: wie via andere browsers of andere wegen Google scholar opent, heeft mogelijks problemen met de connectie met Endnote of het opsporen van full‐teksten…. Ga naar Google Scholar instellingen, pas bibliografiebeheer aan naar Endnote en sla deze wijzigingen op.Voer je opzoeking uit.


pag. 29


1. Wat 2. Starten

1.5 Downloaden van referenties uit Google Scholar



pag. 30

1. Wat


2. Starten 3. Het programma 4. Referenties invoeren

1.5 Downloaden van referenties uit Google Scholar Voer een zoekopdracht uit. Je zal merken dat er onder de referenties nu een link is toegevoegd voor “importeren in Endnote”. Klik op deze link en open.


pag. 31


1. Wat 2. Starten

2 Manueel referenties invoeren


Deze werkwijze tracht je zoveel mogelijk te vermijden en gebruik je enkel: • in databanken zonder importfilter voor Endnote • Referenties (grey lit.)die niet opgenomen zijn in een wetenschappelijke databank, waarvan je wel een geprinte versie of PDF (scan) hebt. • Andere materialen: websites (geen online artikels), beeldmateriaal, datasets, unpublished material ook eigen nota’s… enz Voordeel: • Alle materialen worden op 1 plaats centraal bewaard • Automatische back‐up • Alle materialen zijn opzoekbaar Nadeel: manuele invoer geniet niet de voorkeur omdat: • Het tijdrovend is • De kans op fouten groot is • Het aantal metadata beperkt is


pag. 32


Kies ‘reference type’ Journal article (of een ander type indien nodig).

Invoeren referenties 2 Manueel referenties invoeren van artikels invoeren Klik in de titel balk op “References” en “new reference” of op het icoon.

Vul zoveel mogelijk velden aan. Opslaan gegevens: ctrl+S

pag. 33


1. Wat

2 Manueel referenties van artikels invoeren

2. Starten 3. Het programma 4. Referenties invoeren

Voor tijdschriftartikels zijn enkel de eerste 7 velden verplicht. De bijkomende velden zijn nuttig om de gegevens te vervolledigen. Let op: enkel wat ingevoerd is, is later ook opzoekbaar! Opmaak Vul de gegevens in zonder bijkomende opmaak (niet vet, italic, …), omdat de uiteindelijke opmaak zal bepaald worden door de gekozen publicatiestijl. Auteursveld Namen van auteurs kunnen op 2 manieren worden ingevuld: voornaam familienaam (zonder leestekens)of familienaam, voornaam (met komma). Verschillende auteurs komen onder elkaar. Wees consequent in je keuze.


pag. 34


1. Wat

2 Manueel referenties van artikels invoeren


Toevoegen full‐tekst: 2 mogelijkheden:


URL veld (hyperlinks invoeren) Invoeren van een URL, een afbeelding en een link naar een pdf‐bestand van een scan... Dit maakt het makkelijk om de gelinkte website of het gekoppelde bestand te openen vanuit Endnote. Toevoegen van bestand op je PC Gebruik de ‘attach file knop’, blader naar bestand en selcteer.


pag. 35

Referenties bewerken


We raden aan om referenties na import te controleren op juistheid en volledigheid van metadata! Enkel wat ingevoerd is kan later opgezocht worden. Dubbel klik op de referentie om het scherm “reference” te openen voor aanpassingen. Bewerken van referenties: •

Vul onvolledige referenties aan, voeg eigen keywords en nota’s toe. Tip: we raden aan om zelf een aantal keywords toe te voegen, ratings en eigen notities die je helpen om ze snel terug te vinden. Endnote is jouw werkinstrument!

•

Verbeter fouten.

•

Markeer met read/unread, ratings, orden in groepen …. (zie verder)

•

Pas lay‐out aan: vooral referenties in HOOFDLETTERS geven later problemen bij de output. Verander ze in standaard tekst.


pag. 36

Referenties bewerken

1. Wat 2. Starten

Toevoegen full‐tekst aan referentie:


•

selecteer de referenties in het reference panel en klik op het icoon “find full tekst”. Op deze manier kan je ze onmiddellijk toevoegen aan je databank.

•

Belangrijk: de Endnote Full‐tekst finder heeft geen toegang tot alle bronnen die beschikbaar zijn binnen UGent! Controleer manueel de referenties waarvan automatisch geen full‐tekst gevonden wordt.

•

Indien full‐tekst niet beschikbaar is, vraag eventueel aan via de “document delivery service”(IBL) of Scan request. Voeg daarna manueel toe aan de referentie in Endnote. (zie vorige slides)


pag. 37

Deel 1: starten met Endnote, mogelijkheden van bibliografische software

Recommend Documents