De Zero Index Organisatie

De Zero Index Organisatie De kunst van het mogelijke Door Colin Duncan

Inleiding De ontwikkeling in veiligheidsprestaties heeft ertoe geleid dat organisaties, naast het hebben van een technische en tactische focus, erkennen dat leiderschap, cultuur en gedrag het gehele systeem dat veiligheidsresultaten aandrijft moeten ondersteunen. Ondanks deze vooruitgang wordt veiligheid nog steeds gedomineerd door een project-engineering mentaliteit. Organisatorische doelstellingen als “nul letsel” worden aangepakt door een opeenvolging van afzonderlijke activiteiten die zelden een alomvattende strategie vormen. Innovatie wordt vaak bij vlagen aangewakkerd en begint bij de grillen die op dat moment in trek zijn. Organisaties, zelfs deze die worden beschouwd als sterk presterend in veiligheid, implementeren over het algemeen programma’s zonder een samenhangende visie te definiëren over hoe alle onderdelen in elkaar passen. Het is niet ongebruikelijk om te zien dat bestaande systemen over het hoofd worden gezien wanneer nieuwe worden toegevoegd, of erger nog, dat men meerdere lagen bouwt boven op wat er al is tot het punt dat het algehele raamwerk voor het managen van de veiligheid te complex wordt om te begrijpen en te Sommige omslachtig om te beheren. organisaties zijn

duidelijk verschillend Simpelweg gezegd lijdt de veiligheid onder in hoe ze denken een uitvoeringscrisis. en handelen met Veel leiders willen een betrekking tot organisatie scheppen waar “veiligheid is wie veiligheid we zijn,” waarin “nul” een realiteit is, maar slechts enkelen kunnen beschrijven wat dat in reële termen betekent. Werknemers weten dat veiligheid belangrijk is, maar ondervinden toch belemmeringen om veilig te werken in systemen en processen die niet specifiek rond veiligheid zijn opgebouwd. We weten welke elementen blootstelling

aan risico verminderen, maar toch is het voor ons nog moeilijk om een overkoepelend raamwerk op te bouwen dat deze elementen collectief ondersteunt. Ons werk met organisaties in meer dan 60 landen suggereert dat om een echte “nul letsel” organisatie te bereiken, we afstand moeten nemen van onze bestaande ideeën en veronderstellingen. Concreet stellen we de vraag: Welke definitie zou u geven aan “nul letsel” prestaties in termen die u zou kunnen observeren, meten en - nog belangrijker – waar u naartoe zou kunnen werken?

Zero Index Prestaties Ons werk van de afgelopen 30 jaar heeft ons geleerd dat sommige organisaties duidelijk anders zijn in hoe ze denken en handelen met betrekking tot veiligheid. Ze hebben de neiging zich te richten op inbreng in plaats van resultaten. Ze blinken uit in het betrekken van werknemers en het creëren van een aansprekende visie van wat veiligheid is en kan worden. Ze zijn doortastend en proactief in hun gebruik van veiligheidssystemen en -maatregelen, en hebben progressieve besluitvormingsstructuren die rekening houden met risico, nog lang voor er een dreigend gevaar is. Ze hanteren met andere woorden waarneembare disciplines die kunnen worden beoordeeld, aangeleerd en verbeterd. Dit document introduceert een staat van functioneren die we de Zero Index prestaties noemen: het voortdurend verminderen van blootstelling aan risico aan iedereen die in aanraking komt met een organisatie niet alleen uw eigen medewerkers maar ook uw klanten, leveranciers, bezoekers en de gemeenschap. Zero Index organisaties worden gekenmerkt door hun vermogen om een totaalbeeld te hebben over hoe veiligheidsprestaties zich voordoen. Veiligheid is niet een programma, maar een integraal bedrijfsonderdeel dat wordt beïnvloed door, en op diens beurt invloed uitoefent op operationele uitvoering. Zero Index prestaties zijn:

©2013 BST. Alle rechten voorbehouden. Vertrouwelijke informatie. Alle trademarks zijn eigendom van BST en worden gebruikt onder licentie. BST, Behavioral Science Technology, Inc. en Leading with Safety zijn geregistreerde trademarks van BST, geregistreerd bij het OHIM

• Allesomvattend: Veiligheidsactiviteiten worden aangestuurd door een gedetailleerde, verfijnde strategie die is ontwikkeld vanuit een gedegen begrip van de kloof tussen waar de organisatie is en waar ze wenst te komen. • Anticiperend: Veiligheidsprestaties worden aangedreven door een uitgekiende set meetsystemen waarmee veranderingen in blootstelling worden gedetecteerd voordat ze incidenten veroorzaken. • Extern en intern gefocust: De organisatie past zich aan wijzigingen aan die blootstelling binnen en buiten de organisatie beïnvloeden. • Geïntegreerd: Veiligheidsactiviteiten worden over diverse functies heen gecoördineerd; ze vormen een aanvulling op andere bedrijfssystemen en -processen en manifesteren zich in een hoge mate van vaardigheid en geavanceerdheid. • Gebaseerd op risico in plaats van resultaat: De maatstaf van succes (en de aanzet tot actie) is blootstelling aan verwondingen, niet het optreden van verwondingen zelf. Het is niet eenvoudig om dit hoge niveau van prestaties te behalen. Niemand begint als een Zero Index organisatie. Zoals met alle menselijke inspanningen, is het behalen van een topniveau in veiligheid slechts in etappes te bereiken. Het Zero Index model omvat 10 methodes, of disciplines, die veiligheidsprestaties definiëren.

Niveaus van functioneren

Ontwijkingsgerichte organisaties worden gekenmerkt door de onderliggende opvatting dat veiligheid een vervelende verplichting is, een overlast zelfs, en in sommige ongelukkige gevallen een belemmering voor het functioneren van het bedrijf. Dit standpunt komt tot uiting in de ontwikkeling en uitvoering van veiligheidssystemen en -praktijken en hun relatie tot de rest van het bedrijf. De aansturende focus van ontwijkingsgerichte organisaties is het kostenplaatje. Leiders stellen vaak minimale uitgaven aan ongevallen en boetes gelijk aan goede prestaties op het gebied van veiligheid. In deze organisaties is de investering in de veiligheid van individuen, teams en de organisatie zelf minimaal; degenen die betrokken zijn bij de veiligheid, hetzij in toezichthoudende of in technische rollen, worden meestal beschouwd als handhavers van de externe regelgeving en niet zozeer als partners die het bedrijf helpen haar doelstellingen te realiseren. Veiligheid wordt vooral gezien als een verplichting die van buitenaf is opgelegd, met resultaten die grotendeels buiten de beheersing van de organisatie (of het individu) liggen. In ontwijkingsgerichte organisaties zijn die veiligheidssystemen die dan toch bestaan volledig van elkaar en van het bedrijf geïsoleerd. Veiligheidsresultaten worden vaak bekeken als losstaand van andere elementen van het bedrijf en veiligheidsactiviteiten zijn beperkt tot het minimaal noodzakelijke. Daardoor is er vaak sprake van schuld en reactie en de cultuur is vaak versnipperd tussen niveaus en werkgroepen.

VERMIJDING

Veiligheid is een last.

NAKOMING

Ontwijkingsgerichte organisaties hebben twee duidelijke stadia van functioneren, gedefinieerd door hoe de organisatie de rol van veiligheidsprestaties in het bedrijf ziet:

Veiligheid is een prioriteit.

WAARDEN

Veiligheidsprestaties kunnen grofweg onderverdeeld worden in lage, gemiddelde en hoge niveaus, afhankelijk van de mate van verfijning en vlotheid waarmee de organisatie essentiële disciplines toepast. We verwijzen naar dit lage, gemiddelde en hoge niveau als “Ontwijkingsgericht”, “Nalevingsgericht” en “Waarde-gericht “, waarbij elk niveau twee fasen heeft. Samen vormen zij een evolutionair continuüm van de zes fasen van veiligheidsfunctioneren. (Figuur 1)

De Ontwijkingsgerichte Organisatie

Veiligheid is een waarde.

Veiligheid is een noodzaak.

Veiligheid is een doel.

Veiligheid is wie we zijn.

FIGUUR 1: Niveaus van functioneren


• Veiligheid is een last. In deze eerste fase wordt de veiligheid overwegend gezien als iets wat aan de organisatie door externe instanties is opgelegd en de resultaten worden grotendeels beschouwd als iets dat buiten de controle van de organisatie ligt. Het is in dit stadium gebruikelijk te horen dat leiders ongevallen beschrijven als “onvermijdelijk”; en werknemers zullen veiligheid meestal omschrijven als “een taak van het management”. In dit stadium zijn mogelijk veel fundamentele elementen van veiligheidswerking, zoals een veiligheidsdeskundige en een veiligheidsbeleid niet aanwezig omdat ze niet worden gezien als noodzakelijk. Veiligheidsgerelateerde activiteiten zijn meestal reactief. • Veiligheid is een noodzaak. In de volgende fase van ontwijking wordt veiligheid gezien als een noodzaak die moet worden beheerd. De meeste fundamentele elementen van veiligheidswerking duiken nu op, maar zijn nog grotendeels vaag en ineffectief. Activiteiten op het gebied van veiligheid zijn vaak geïsoleerd. Betrokkenheid is minimaal en deze wordt dan nog veeleer opgelegd. Mensen doen dingen omdat ze het moeten, niet omdat ze het willen.

De Nalevingsgerichte Organisatie Nalevingsgerichte organisaties worden gekenmerkt door verandering. In tegenstelling tot ontwijkingsgerichte organisaties, waar men geneigd is veiligheid als een van buitenaf opgelegde verplichting te bekijken, menen nalevingsgerichte organisaties dat veiligheid enige intrinsieke waarde heeft voor de organisatie, zij het op een beperkte manier. De overheersende modus in een nalevingsgerichte organisatie is verbetering. De focus ligt op de vermindering van letsel en doelstellingen worden aangepast naargelang het functioneren beter wordt. In tegenstelling tot ontwijkingsgerichte organisaties, waarin veiligheidsactiviteiten door voorschriften worden aangedreven, lijken nalevingsgerichte organisaties zeer actief. Een focus op verbetering betekent activiteit, en fundamentele veiligheidssystemen en -praktijken, zoals de rol van veiligheidsexpertise, beheer, veiligheids- en meetsystemen, zijn allemaal duidelijk waarneembaar aanwezig, zij het niet altijd effectief. Leiders in een nalevingsgerichte organisatie mogen dan geen

geraffineerd begrip van veiligheidsprestaties hebben, ze besteden er wel aandacht aan en nemen wellicht zelfs een zekere rol op zich in het aansturen van de uitvoering ervan. De nadruk op verbetering, gecombineerd met een beperkte opvatting over de waarde van veiligheid voor de organisatie, betekent vaak dat er weinig aandacht is voor hoe veiligheidssystemen in lijn gebracht worden met het bredere functioneren van het bedrijf. De twee fasen in de werking van organisaties die gericht zijn op naleving weerspiegelen een toenemende waarde voor veiligheid: • Veiligheid is een prioriteit. Wanneer veiligheid verschuift van een opgelegde noodzaak naar iets van waarde voor de organisatie is de overheersende focus er één van actie nemen. Leiders in deze organisaties erkennen het belang van veiligheid en verheffen het functioneren ervan tot het niveau van prioriteit. Door het ontbreken van een formeel mandaat, is veiligheid in dit stadium niettemin nog steeds grotendeels reactief. • Veiligheid is een doel. In dit stadium is de duidelijkheid waarmee veiligheid erkend wordt als prioriteit gerijpt tot veiligheid als een expliciete doelstelling, waarbij veiligheid formeel als onderdeel van het toezicht van het senior management is opgenomen.

De Waarde-gerichte Organisatie Waarde-gerichte organisaties vormen een klein percentage van organisaties in de industrie en vertegenwoordigen de hoogste niveaus van veiligheidsfunctioneren. Waarde-gerichte organisaties worden gekenmerkt door hun uitgebreidheid. In tegenstelling tot nalevingsgerichte organisaties, waar de focus op interne verbetering ligt, hebben waarde-gerichte organisaties veiligheid als intern element opgenomen tot het punt waar veiligheid het functioneren van de organisatie kenmerkt. De overheersende modus in een waarde-gerichte organisatie is veiligheid als identiteit. De focus ligt op vermindering van blootstelling en integratie. Fundamentele veiligheidssystemen en -praktijken, zoals veiligheidsexpertise, veiligheidsstructuur en -beslissingsproces, veiligheidsbevorderende systemen en meetsystemen functioneren allen op hoog niveau. Waarde-gerichte leiders hebben een geraffineerd begrip van veiligheidsprestaties en nemen veiligheid op in de


strategische besluitvorming. Een vlotte opname van veiligheid als strategie en daaraan verbonden inherent begrip van de plaats van veiligheid in de ruimere structuur van de organisatie geven waarde-gerichte organisaties de flexibiliteit om zich snel aan wijzigingen aan te passen en deze uit te voeren. Waarde-gerichte organisaties hebben twee verschillende fasen van functioneren: • Veiligheid is een waarde. Terwijl het woord waarde vaak gebruikt wordt om aan te geven waar een organisatie naar streeft, bedoelen we hier datgene wat de organisatie werkelijk belichaamt. Dat wil zeggen dat het welzijn en de gezondheid van medewerkers worden erkend als intrinsieke waardes, ongeacht hun andere voordelen. Veiligheidsgerelateerde besluiten, structuren en activiteiten zijn gericht op het nastreven van veiligheid als waarde op zich.

BE

TR

O

KK

EN

HE

ID

ON

UUR

HAP

EXP

ERT

C ERS

ISE

LEID

De zes fasen van functioneren zoals hiervoor beschreven - Last, Noodzaak, Prioriteit, Doel, Waarde, en Wie we zijn - vormen een kader voor het begrijpen van veiligheidsprestaties

VISIE

UCT STR

Een nieuw model: 10 Disciplines in de uitvoering van veiligheid

Het invullen van dit zes-fasen kader geschiedt aan de hand van 10 disciplines of methodes die samen de werking van veiligheid aansturen en het prestatieniveau van een organisatie bepalen (Figuur 2).

DER ST SYS EUNEN TEM EN DE

• Veiligheid is wie we zijn. Op dit hoogste niveau, is veiligheid als waarde als intern element opgenomen en is deel geworden van de identiteit van de individuen en de organisatie. De organisatie is zeer gevoelig voor zelfs subtiele veranderingen in blootstelling en G IN medewerkers nemen LL TE S T O initiatief om samen O BL te werken over traditionele grenzen heen om blootstelling te elimineren.

die dieper gaat dan “hoog” en “laag”. Het Zero Index model maakt het ons mogelijk om in grote lijnen te onderscheiden hoe het hoogste niveau van functioneren eruit ziet, werkt, en anders voelt dan het laagste niveau - en hoe de fasen er tussenin van elkaar verschillen. Tegelijkertijd hebben we een model nodig dat meer doet dan het indelen van organisatorische eigenschappen. Om een toekomstplan uit te stippelen, hebben we een model nodig dat voldoende verfijnd is om inzetbaar te zijn. Het moet specifieke kenmerken in elk stadium van functioneren onderkennen en deze voldoende gedetailleerd definiëren zodat leiders en veiligheidsprofessionals hun huidige toestand kunnen beoordelen en exact bepalen waar ze vervolgens naartoe kunnen werken. Om een topniveau te bereiken, moeten we weten hoe die eruit ziet en hoe die te realiseren is, waarbij we voorkomen om dingen al te gemakkelijk voor te stellen, wat al veel goede ideeën heeft laten vastlopen in nietszeggende clichés.

RT

CU

LT U

UR

R

O

SC

AA EK

BEVORDERENDE SYSTEMEN

FIGUUR 2: Het Zero Index model


Wanneer we het woord discipline in dit verband gebruiken, bedoelen we simpelweg een geheel of systeem van concepten of constructies, waarbij het in dit geval gaat om disciplines die de gezondheid en veiligheid van werknemers ondersteunen. Net zoals het kader een continuüm is, zo zijn de onderdelen dat ook, die in duidelijk herkenbare fasen uitvloeien. Men kan de tien disciplines zien als behorend bij drie onderscheidende groepen op basis van hun relatieve functies: fundamentele disciplines, veiligheidsdisciplines en organisatorische disciplines.

Fundamentele disciplines De fundamentele disciplines zorgen samen voor de mentaliteit die we aan veiligheid toekennen, en bepalen hoe we over veiligheidsactiviteiten spreken en er betrokken in zijn. Deze disciplines zijn: • Visie – Hoe de organisatie verwoordt en/of omschrijft wat diens visie is met betrekking tot veiligheid. Visie stuurt activiteiten en strategie aan. Bovendien weerspiegelt de manier waarop de visie verwoord is de waarde die de organisatie toekent aan veiligheid en de motivatie om deze te verbeteren. • Betrokkenheid – hoe mensen zelf investeren in veiligheid als een reflectie van de cultuur en de waardering voor mensen en relaties. Hoe groter deze waardering voor mensen en relaties, des te groter de betrokkenheid bij veiligheid. • Blootstelling – hoe de organisatie denkt over de oorzakelijkheid van ongevallen. Blootstelling beïnvloedt de omvattendheid en effectiviteit van de inspanningen om blootstelling te doen afnemen.

Veiligheidsdisciplines De veiligheidsdisciplines omvatten die processen en systemen die blootstelling aan ongevallen controleren, met name: • Structuur – De formele structuur die de besluitvorming, aansprakelijkheid en acties betreffende veiligheid ondersteunt. Hoe groter het eigenaarschap van het hoogste team leiders, des te doeltreffender de aansprakelijkheid. Bovendien, hoe groter het vermogen van leidinggevenden om

samen te werken met de lokale directie, des te effectiever is de besluitvorming en uitvoering in de hele organisatie wat betreft veiligheid. • Scorekaart – Hoe de organisatie zoekt naar en gebruik maakt van gegevens over veiligheid. Het verzamelen van informatie en gebruik ervan heeft invloed op de kwaliteit van het veiligheidsbeleid en is een bron van antecedenten en gevolgen die de cultuur vormen. • Expertise – De positie, functie en bijdrage die wordt toegekend aan de veiligheidsprofessional. De status in een organisatie van veiligheidsexpertise is een indicatie van de plaats die veiligheid heeft op de agenda van de organisatie en bepaalt de hoeveelheid van beschikbare veiligheidsexpertise om doelstellingen te ondersteunen en problemen op te lossen. Expertise is ook een variabele in hoe goed veiligheid integreert met andere gebieden. • Bevorderende systemen – De specifieke mechanismen die gebruikt worden om veiligheid te beheren en te verbeteren. Deze discipline zorgt ervoor dat mensen beschikken over de vaardigheden, competenties, kennis, processen en procedures om veilig te werken.

Organisatorische disciplines Tot slot zorgen de organisatorische disciplines voor de doeltreffendheid van de uitvoering van veiligheid. Deze disciplines kunnen het best worden omschreven als de kern of het binnenste van de organisatie. Via deze disciplines creëren, versterken en ondersteunen organisaties prestaties. Deze disciplines zijn: • Leiderschap – Hoe leiderschap ontwikkeld en ontplooid wordt op gebied van veiligheid. Leiderschap beïnvloedt cultuurkenmerken die predictief zijn voor de veiligheidsresultaten en bepaalt de sterkte en duurzaamheid van veiligheidsactiviteiten. • Cultuur – De waardes, overtuigingen, en veronderstellingen die invloed hebben op wat mensen doen en de manier waarop ze het doen. Deze discipline zorgt voor de optimale randvoorwaarden voor effectief management, leiderschap en een productieve werkomgeving.


• Ondersteunende Systemen – Organisatorische antecedenten en consequenties die een effectief veiligheidsbeheer, -leiderschap en -prestaties ondersteunen. Deze discipline beïnvloedt systematisch de motivatie om veilig te werken.

Beoordeling Zero Index Werking Van veiligheid een strategische doelstelling maken leidt meestal tot grote veranderingen in een organisatie, zowel structureel als cultureel. Voor de meeste organisaties vereist het bereiken van deze gewenste status wijzigingen die niet onmiddellijk zichtbaar zijn. Organisaties kunnen bedrieglijk hetzelfde lijken in de waardes die ze aanhangen en zelfs in hun praktijken en regels. Begrijpen wat ze verschillend maakt, en met name waarom ze andere resultaten bereiken, heeft minder te maken met het “wat” van hun veiligheidsfunctioneren dan met het “hoe”.

Het Zero Index model biedt een leidraad aan bedrijven tijdens hun veiligheidsontwikkeling. Het raamwerk met haar vele verbanden biedt leiders de kans om specifieke disciplines afzonderlijk en in relatie tot het geheel te beoordelen en een verbeteringsstrategie uit te werken die op maat gemaakt is voor de unieke behoeftes en sterktes van het bedrijf. Het doel van het Zero Index model is om de ontwikkeling van een allesomvattende benadering van veiligheidsprestaties te ondersteunen en, uiteindelijk, om een werkomgeving te creëren waarin iedereen veilig is. Altijd.

Diestsesteenweg 52, 0301 3010 Leuven • Belgium phone +32 (0) 16 468880 • fax +32 (0) 16 601004 email: [email protected] | www.BSTsolutions.com ©2013 BST. Alle rechten voorbehouden. Vertrouwelijke informatie. Alle trademarks zijn eigendom van BST en worden gebruikt onder licentie. BST, Behavioral Science Technology, Inc. en Leading with Safety zijn geregistreerde trademarks van BST, geregistreerd bij het OHIM

De Zero Index Organisatie

Recommend Documents