De werkkostenregeling. Voorbereiden doe je zo!

De werkkostenregeling Voorbereiden doe je zo!

2

UNIT4 | De werkkostenregeling

INhoudsopgave 1. Inleiding

3

2. Stappenplan 2.1. Kennis vergaren

4 5 5 6 7 8

2.2. Analyseren van de huidige arbeidsvoorwaarden

2.3. Aanpassen van arbeidsvoorwaarden

2.4. Inrichten van salaris- en financiële administratie

2.5. Monitoren van de vrije ruimte

3. Inrichting van de administratie

3.1. Aanpassingen in de financiële administratie

3.2. Aanpassingen in de salarisadministratie

3.3. Overige aandachtspunten voor de salarisadministratie

9 9 9 10

4. Hoe nu verder?

12

Bijlage: De nieuwe fiscale werkelijkheid

13

3


1. Inleiding De werkkostenregeling vervangt het oude fiscale systeem van belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Doel daarvan is vereenvoudiging. De wet is in werking getreden op 1 januari 2011 en zoals het er nu naar uitziet, verplichte kost vanaf januari 2015. In plaats van de oude fijnmazige regelgeving per

Zaken die met de werkplek samenhangen worden

arbeidsvoorwaarde gaat de werkkostenregeling uit van

bijzonder laag (soms op nihil) gewaardeerd. Dit

een budgettair systeem. Administratieve vastlegging op

geldt bijvoorbeeld voor mobiele telefoons, bepaalde

werknemerniveau is daarbij niet langer noodzakelijk. Elke

werkkleding, laptoppen, ARBO-verstrekkingen,

werkgever (te beoordelen per loonheffingennummer!) kan

maaltijden en bedrijfsfitness. Hiervoor kunnen wel nadere

1,5% van de fiscale loonsom belastingvrij vergoeden of

voorwaarden gelden. Wat overblijft, zoals een vergoeding

verstrekken. Vergoedingen die niet ten laste komen van

aan de werknemer van de internetverbinding, komt tegen

deze vrije ruimte zijn:

de factuurwaarde ten laste van de vrije ruimte van 1,5%. Is de vrije ruimte niet toereikend, dan is de werkgever

• reiskosten

over het bedrag dat deze vrije ruimte overschrijdt 80%

• tijdelijke verblijfkosten

eindheffing verschuldigd.

• kosten van opleiding en studie • kosten van outplacement

De gevolgen van de werkkostenregeling voor de

• extraterritoriale kosten

specifieke arbeidsvoorwaarden van uw organisatie zijn

• verhuiskosten

niet in één oogopslag duidelijk. UNIT4 helpt u met dit

• rentevoordeel hypothecaire leningen

document inzichtelijk te krijgen wat het gevolg is van de werkkostenregeling voor uw organisatie. Dat stelt u in staat bewust te kiezen.

4


2. sTappeNplaN Vanaf januari 2015 gaat de werkkostenregeling van kracht en moet u deze als werkgever toepassen. De tijd dringt, maar veel werkgevers zijn nog steeds huiverig om ermee aan de slag te gaan. Toch is het zaak al een aantal zaken duidelijk te hebben en uw salarisadministratie hier op in te richten. De volgende stappen helpen u dit proces te doorlopen. Wij adviseren u onderstaande fasen goed te doorlopen.

sTap 1: KeNNIs veRgaReN

sTap 2: huIdIge aRBeIdsvooRWaaRdeN aNalYseReN sTap 3: aRBeIdsvooRWaaRdeN aaNpasseN sTap 4: salaRIs- eN FINaNCIËle adMINIsTRaTIe INRIChTeN sTap 5: vRIJe RuIMTe BlIJveN MoNIToReN

5


sTap 1: KeNNIs veRgaReN

2.1. stap 1: Kennis vergaren Zorg dat u weet waar de werkkostenregeling precies over

Bestaande afspraken met de fiscus vervallen meestal en

gaat. Lees vakbladen en volg een kennissessie over de

een vaste kostenvergoeding mag alleen bestaan met in de

theorie. Zo ondervindt de belastingheffing over de auto

administratie een onderbouwing die naar aard en omvang is

van de zaak geen invloed van de werkkostenregeling. Alle

gespecificeerd. Dit was ook al het geval onder de oude regel-

met de “auto van de zaak” samenhangende zaken kunt

geving. De wettelijke sanctie bij het ontbreken van de onder-

u onbelast blijven geven. Houd er wel rekening mee dat

bouwing is dat de vrije ruimte van 1,5% direct wordt gevuld.

wanneer u een maandelijkse vaste vergoeding betaalt deze zeer waarschijnlijk in zijn geheel moeten worden herzien.

De stap van kennis vergaren is relevant voor alle betrokkenen binnen uw organisatie: HR, salarisadministratie,

Wist u dat?

financiën en eventueel ook de Ondernemingsraad.

De diensttijduitkering bij een 25 of 40-jarig jubileum van de werknemer buiten de werkkostenregeling valt? Deze uitkeringen kunt u blijven handhaven, de werkkostenregeling is daar niet van invloed op.

sTap 2: huIdIge aRBeIdsvooRWaaRdeN aNalYseReN 2.2. stap 2: analyse huidige arbeidsvoorwaarden Uw huidig arbeidsvoorwaardenpakket moet u goed

Over de secundaire arbeidsvoorwaarden betaalt u onder

analyseren. U weet daardoor welke fiscale last (of baat!)

de oude regelgeving belasting. Dit gebeurt vaak in de

toepassing van de werkkostenregeling u oplevert ten

vorm van een eindheffing. Er gelden daarbij veel specifie-

opzichte van de oude regelgeving.

ke fiscale regels voor elke secundaire arbeidsvoorwaarde.

6


Dat levert u naast een stevige administratieve last ook

schrijding van de vrije ruimte betaalt u 80% eindheffing

een fiscale last op. Bijvoorbeeld over het kerstpakket met

over het bedrag van de overschrijding.

een maximale waarde van €70 (inclusief btw), draagt u U bent niet verplicht om gebruik te maken van de

20% eindheffing af.

vrije ruimte. Het bruto uitbetalen van vergoedingen De werkkostenregeling kent een andere methode van

(loonheffing voor rekening van de werknemer) of bruteren

belastingheffing. Veelvoorkomende (omvangrijke)

van vergoedingen (loonheffing voor rekening van de

vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers zijn

werkgever) blijft ook mogelijk. Uiteraard moet u bij het

gericht vrijgesteld, bijvoorbeeld de kilometervergoeding

bruto uitbetalen van vergoedingen dit wel van tevoren

van 0,19 ct./km en kosten voor opleiding en scholing.

met uw werknemers afspreken. Een werknemer die recht

Voor de secundaire arbeidsvoorwaarden buiten de gericht

heeft op een netto vergoeding kunt u niet zomaar de

vrijgestelde zaken geldt een vrije ruimte van 1,5% van de

loonheffing laten betalen.

fiscale loonsom (kolom 14 van de loonstaat). Bij over-

sTap 3: aRBeIdsvooRWaaRdeN aaNpasseN 2.3. stap 3: aanpassing van arbeidsvoorwaarden Blijkt dat uw secundaire arbeidsvoorwaardenpakket niet

Doordat de werkkostenregeling een onderscheid maakt in

binnen de grenzen van de vrije ruimte blijft, dan kunt ervoor

vergoeden en verstrekken (eigendom bij de

kiezen uw arbeidsvoorwaarden aan te passen. Zo kan

werknemer) enerzijds en ter beschikking stellen (eigendom

het bijvoorbeeld zinvol zijn om te kiezen voor het bruteren

bij de werkgever) anderzijds, kunt u ook

van een vergoeding (loonheffing voor rekening van de

ingrijpen in de wijze waarop de werknemer de secundaire

werkgever) in plaats van de consequenties te nemen van de

arbeidsvoorwaarde krijgt.

overschrijding van de vrije ruimte. Wanneer u uw pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden voorbeeld: Bij een werknemer voor wie het belastingtarief 42% van toepassing is, hoort een eindheffingstarief van 72,4%. Dat is minder dan 80% eindheffing bij overschrijding van de vrije ruimte. Kiest u in dit geval voor brutering van een vergoeding bij deze werknemer ( in plaats van de aanwijzing als eindheffingsbestanddeel), dan scheelt dat 7,6% belastingheffing.

écht wilt beperken, en geen 80% eindheffing wenst te betalen, zoek dan het overleg op met uw werknemers. Hebt u een ondernemingsraad, betrekt u deze bij de gesprekken. Hebt u vrije ruimte over, dan kunt u binnen deze ruimte wat extra’s doen voor uw werknemers. Ook zonder dat het u zélf wat kost. U kiest dan bijvoorbeeld voor een

7


voorbeeld: U geeft een (maandelijkse) vergoeding voor mobiel telefoongebruik, dan gaat dat ten laste van de vrije ruimte van 1,5%. Een ter beschikking gestelde mobiele telefoon neemt geen vrije ruimte in, omdat deze bij een zakelijk gebruik van ten minste 10% op nihil wordt gewaardeerd. Er is dan geen loonheffing verschuldigd en dat zorgt er voor dat uw overschrijding van de vrije ruimte vermindert.

cafetariasysteem waarbij de werknemer brutoloon uitruilt tegen een secundaire arbeidsvoorwaarde zoals een fiets, computer of een fitnessabonnement. In dit geval doet u er goed aan om afstemming te zoeken met de Belastingdienst. De administratieve vereisten aan een cafetariasysteem luisteren nauw!

sTap 4: salaRIs- eN FINaNCIËle adMINIsTRaTIe INRIChTeN 2.4. Stap 4: Inrichten van salaris- en financiële administratie De kostensoorten die bij de toepassing van de

Omdat de werkkostenregeling uitgaat van kosten

werkkostenregeling relevant zijn, komen zowel in de

inclusief btw, is het nodig om aanpassingen door te

salaris- als in de financiële administratie voor. Declaraties

voeren in uw administratie. Dat kan het uitbreiden

van werknemers vinden in de financiële administratie

van het grootboekrekeningenschema zijn. Ook is het

plaats, terwijl de fiscale consequenties daarvan in de

mogelijk om te werken met kostenplaatsen, dimensies of

salarisadministratie zichtbaar moeten worden. Op basis

tussenrekeningen.

daarvan doet u immers loonaangifte.

Voor de salarisadministratie hebt u voor de afdracht van eindheffing onder de werkkostenregeling de keuze uit drie

Andersom moeten kosten die via de loonjournaalpost

berekeningsmethoden:

worden aangeleverd op de juiste grootboekrekening worden geboekt. Het is dan ook noodzakelijk om in beide administraties kostensoorten op dezelfde wijze te labelen. Splitsing is noodzakelijk in de volgende hoofdcategorieën:

1. voorschotmethode: voorschot vrije ruimte gebaseerd op de fiscale loonsom van vorig jaar 2. volloopmethode: eindafrekening einde jaar op basis van cumulatieve berekening werkkosten

• Gerichte vrijstellingen • Bijzondere waarderingen

3. tijdvakmethode: afrekening per loontijdvak op basis van de werkelijke fiscale loonsom

(nihil en enkele vaste bedragen) • Vrije ruimte (1,5% van de fiscale loonsom)

In de het volgende hoofdstuk leest u meer over deze

• Intermediaire kosten (geen loon)

methodes.

• Belast loon • Onbelast loon op basis van andere regelingen

8


sTap 5: vRIJe RuIMTe BlIJveN MoNIToReN 2.5. Stap 5: Monitoren van de vrije ruimte Hebt u de overstap naar de werkkostenregeling gemaakt,

Als de administratie goed is ingericht kunt u eenvoudig

dan wilt u gedurende het jaar uiteraard op de hoogte zijn

vanuit de financiële administratie rapporteren over totaal

van de resterende vrije ruimte: wat hebt u al uitgegeven

aan kostensoorten dat de vrije ruimte vult. Uit de salari-

en wat gaat u nog uitgeven?

sadministratie moet de fiscale loonsom blijken. Op basis van deze twee gegevensstromen kan monitoring plaatsvinden.

9


3. INRICHTING VAN DE ADMINISTRATIE Bij toepassing van de werkkostenregeling is een melding aan de Belastingdienst niet nodig. De wetgever heeft geen administratieve eisen gesteld aan de toepassing van de werkkostenregeling. Wel moet de toepassing van de werkkostenregeling uit de administratie van de werkgever blijken. Aanpassingen in zowel de financiële administratie als de

met de werkkostenregeling vindt uiteindelijk ook plaats

salarisadministratie zijn raadzaam. Het is aan te raden

in het salarisverwerkingspakket. Voor de berekening van

om in beide administraties de kostensoorten op dezelfde

de eindheffing per loontijdvak heeft de werkgever voor de

wijze af te zonderen. Ten minste zouden de kosten die

afdracht van eindheffing de keuze heeft uit drie methoden:

de vrije ruimte van 1,5% van de fiscale loonsom vullen, afzonderlijk geadministreerd moeten worden in de financiële administratie.

3.1. Aanpassingen in de financiële administratie De afzondering van de kostensoorten die de vrije

1. Voorschotmethode: voorschot vrije ruimte gebaseerd op de fiscale loonsom van vorig jaar 2. Volloopmethode: eindafrekening einde van het jaar op basis van cumulatieve berekening werkkosten 3. Tijdvakmethode: afrekening per loontijdvak op basis van de werkelijke fiscale loonsom

ruimte van 1,5% vullen, kan plaatsvinden op het niveau van de grootboekrekeningregels. De inrichting van de

Voorschotmethode

grootboekadministratie is niet dwingend voorgeschreven.

Bij de voorschotmethode wordt 1,5% van de fiscale loonsom

De uitwerking die hierna volgt is dan ook “slechts”

(kolom 14 van de loonstaat) van het voorafgaande kalender-

een voorbeeld. Het is aan te raden om méér te doen

jaar gedeeld door het aantal aangiftetijdvakken van het lo-

dan alleen de vrije ruimte te administreren van alle

pende kalenderjaar. Zo ontstaat een inschatting van de vrije

kostensoorten gezamenlijk. Er kan anders een post

ruimte per aangiftetijdvak. Gedurende het lopende jaar vindt

“overige personeelskosten - vrije ruimte” ontstaan die

regelmatig toetsing plaats of de vergoedingen en verstrek-

achteraf bijzonder lastig te analyseren is.

kingen per aangiftetijdvak binnen de vrije ruimte blijven.

3.2. Aanpassingen in de salarisadministratie

Over het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt, wordt

Ook in de salarisadministratie vindt een afzondering

betreffende tijdvak. Na afloop van het kalenderjaar wordt

plaats van die kostensoorten die de vrije ruimte vullen.

de werkelijke vrije ruimte op basis van de feitelijke fiscale

Dit geldt bijvoorbeeld voor reiskosten die boven €0,19/km

loonsom berekend. De totale kosten die ten laste zijn

uitkomen. Via de loonjournaalpost moeten deze kosten in

gebracht van de vrije ruimte worden getoetst aan deze

de financiële administratie terecht komen. In diverse appli-

werkelijke vrije ruimte. De eindheffing over het positieve

caties voor salarisverwerking zijn hiervoor methoden op-

of negatieve verschil verrekent u uiterlijk in de eerste aan-

genomen. De afdracht van de 80% eindheffing in verband

gifte van het volgende kalenderjaar.

80% eindheffing verwerkt in de loonaangifte van het

* Specifiek voor gebruikers van UNIT4 Personeel & Salaris is een werkinstructie opgenomen op de selfservicesite.

10 UNIT4 | De werkkostenregeling

Volloopmethode

Deze methode wordt in principe gebruikt wanneer een

Bij de volloopmethode wordt 1,5% van de fiscale loon van

werkgever geen fiscale loonsom van een voorafgaand

het voorafgaande kalenderjaar als uitgangspunt geno-

boekjaar heeft. Bijvoorbeeld de werkgevers is net met

men. Gedurende het lopende jaar wordt getoetst of de

zijn bedrijf gestart. De vrije ruimte wordt dan bepaald op

vergoedingen en verstrekkingen binnen

basis van de actuele loonsom per periode in het huidige

deze totale vrije ruimte blijven. Over het bedrag dat boven

kalenderjaar.

de vrije ruimte uitkomt, berekent de werkgever 80% eindheffing en verwerkt deze in de aangifte.

Een nadeel van deze methode is dat bij een grotere vergoeding of verstrekking in een tijdvak direct de vrije ruimte

Na afloop van het kalenderjaar wordt de werkelijke vrije

in het betreffende tijdvak wordt overschreden, waardoor

ruimte op basis van het feitelijke totale fiscale loon berekend.

eindheffing verschuldigd is. Ook moet de werkgever met

De totale vergoedingen en verstrekkingen worden aan deze

deze methode per aangiftetijdvak rekening houden met

vrije ruimte getoetst. De eindheffing over het positieve of

wisselende loonsombedragen door bijvoorbeeld veran-

negatieve verschil wordt uiterlijk in de eerste aangifte van

deringen in het personeelsbestand en uitbetaling van

het volgende kalenderjaar verwerkt. Is de vrije ruimte groter

vakantiegeld of een dertiende maand. Bovendien mag

dan de gedane vergoedingen en verstrekkingen, dan krijgt

de werkgever het bedrag waarmee de vrije ruimte wordt

de werkgever 80% eindheffing over het verschil terug. Is

overschreden niet doorschuiven naar volgende aangif-

de vrije ruimte kleiner, dan moet de werkgever alsnog 80%

tetijdvakken waarin mogelijk vrije ruimte is. Ook mag de

eindheffing over het verschil betalen.

werkgever dit bedrag niet herberekenen.

Deze methode is aan te bevelen als de werkgever pieken verwacht in de vergoedingen en verstrekkingen die

3.3. Overige aandachtspunten voor de salarisadministratie

de werkgever in de vrije ruimte onderbrengt. Hiermee

Voor de administratieve verwerking van vaste

wordt onnodige afdracht van eindheffing voorkomen.

kostenvergoedingen met een onderbouwing naar aard

Ook spreidt de werkgever met deze methode pieken

en omvang moet de vergoeding uiteen worden gerafeld.

in de loonsom, bijvoorbeeld door veranderingen in het

Filter de gerichte vrijstellingen, nihil waarderingen en

personeelsbestand en uitbetaling van vakantiegeld of

intermediaire kosten uit de kostenvergoeding. Het deel

een dertiende maand. Vooral werkgevers met een sterk

dat overblijft, moet worden afgezonderd als “overige

wisselend personeelsbestand, zoals uitzendbureaus of

personeelskosten - vrije ruimte”. Zodoende komt alleen

horecabedrijven, hebben baat bij deze methode.

een deel van de vaste kostenvergoeding ten laste van de vrije ruimte van het werkkostenbudget.

Tijdvakmethode Bij de tijdvakmethode wordt 1,5% van het totale fiscale loon

Voor eigen bijdragen van de werknemer op kostensoorten

per aangiftetijdvak van het lopende kalenderjaar genomen.

die de vrije ruimte vullen, geldt dat alleen netto eigen bij-

Per aangiftetijdvak wordt berekend of de vergoedingen en

dragen daarop in aftrek komen. Deze eigen bijdragen zijn

verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijven. Over het be-

idealiter verwerkt in de loonjournaalposten. Na aanslui-

drag dat boven de vrije ruimte uitkomt, berekent de werk-

ting op de financiële administratie verminderen die eigen

gever 80% eindheffing en verwerkt deze in de aangifte.

bijdragen de inname van de vrije ruimte. Eigen bijdragen

11


vanuit het brutoloon van de werknemer verminderen niet de mate waarin de vrije ruimte van de werkkostenregeling wordt gevuld. De eigen bijdragen uit brutoloon verlagen bovendien de fiscale loonsom. Dat is al meegenomen in het fiscale loon (kolom 14 van de loonstaat), maar dit is een belangrijk aandachtspunt bij eventuele beslissingen rondom het verhogen of verlagen van eigen bijdragen van de werknemer vanuit het brutoloon.

12


4. HOE NU VERDER? Dit document heeft u een beschrijving gegeven van de stappen en de uit te voeren handelingen om een goede start te maken met de implementatie van de werkkostenregeling binnen uw organisatie en uw applicatie. Om de daadwerkelijke inrichting van de werkkostenregeling in UNIT4 Personeel & Salaris een vervolg te geven, dient u een aantal zaken in te richten. U kunt er voor kiezen dit zelf te doen. Ook kunt u zich daarbij laten ondersteunen door een UNIT4 HR Solutions consultant. Wilt u zelf aan de slag gaan? Om u op weg te helpen is er een UNIT4 webtraining samengesteld. Zie ook: http://www.unit4.nl/customer-services/ unit4-personeel-en-salaris/informatie/trainingen/ trainingsaanbod U vindt daar ook andere trainingen die misschien interessant voor u kunnen zijn.

Om niet te vergeten: 1. Alle aan de medewerkers betaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn belast loon 2. Omvangrijke vergoedingen zijn gericht vrijgesteld en hoeft u niet te verantwoorden aan de Belastingdienst. 3. Vergoedingen die (in)direct ten laste komen van uw medewerkers, neemt u inclusief BTW in uw gekozen rekenmethode mee. 4. Constante monitoring van uw vrije ruimte is zeer aan te bevelen 5. U betaalt 80% eindheffing over het bedrag dat de vrije ruimte overschrijdt.

13


BIJLAGE: DE NIEUWE FISCALE WERKELIJKHEID Over de secundaire arbeidsvoorwaarden voor uw werknemers betaalt u onder de oude regelgeving belasting, vaak in de vorm van een eindheffing. De werkkostenregeling kent een andere methode van belastingheffing. Veelvoorkomende (omvangrijke) vergoedingen en

Maakt u wél gebruik van de vrije ruimte voor bepaalde

verstrekkingen aan werknemers zijn gericht vrijgesteld,

arbeidsvoorwaarden, dan bent u verplicht die arbeids-

zoals bijvoorbeeld de kilometervergoeding van 0,19 ct./

voorwaarden “aan te wijzen” als eindheffingsbestanddeel.

km en kosten voor opleiding en scholing. Voor secundaire

Aanwijzing vindt plaats door administratieve verwerking

arbeidsvoorwaarden buiten de gericht vrijgestelde zaken

als eindheffingsbestanddeel. Bovendien worden de ver-

geldt een vrije ruimte van 1,5% van de fiscale loonsom

goedingen en verstrekkingen gewaardeerd op de waarde

(kolom 14). Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt u

in het economisch verkeer, inclusief btw. Daarom zullen

80% eindheffing over het bedrag van de overschrijding.

in veel gevallen aanpassingen moeten worden gedaan in zowel de financiële als de salarisadministratie.

De werkgever is overigens niet verplicht om gebruik te maken van de vrije ruimte. Het bruto uitbetalen van ver-

In de tabel op de volgende pagina’s ziet u de fiscale

goedingen (loonheffing voor rekening van de werknemer)

consequenties van de meest voorkomende secundaire

of bruteren van vergoedingen (loonheffing voor rekening

arbeidsvoorwaarden onder de werkkostenregeling.

van de werkgever) blijft ook mogelijk. Uiteraard moet u bij het bruto uitbetalen van vergoedingen dat wel ook zo met de werknemers van tevoren hebben afgesproken. Een werknemer die recht heeft op een netto vergoeding mag u niet zomaar de loonheffing laten betalen.


Werkkostenregeling Arbeidsvoorwaarde

1,5% forfait

gerichte vrijstelling

Nihil waardering

Intermediaire kosten

Onbelast (geen loon)

Opmerking

Reizen Zakelijke reiskosten tot € 0,19/km Zakelijke reiskosten boven € 0,19/km (ook parkeer-, veer-, en tolgelden privé auto)

1

Losse OV-bewijzen zakelijk vervoer (ook woon-werk) Ov-kaart mede voor zakelijk gebruik (ook woon-werk) Aanschafkosten OV-chipkaart Zakelijke reiskosten vliegtuig, taxi, boot (ook woon-werk) Parkeervergunningen bij huis (ook auto van de zaak)

1

Gebruik parkeerterrein en/of fietsenstalling bij de werkgever Fietsen en fietsaccessoires Achtergestelde vervoerbewijzen als IPBtickets (indien plaats beschikbaar) Kosten samenhangend met auto van de zaak (bv. parkeer-, veer-, en tolgelden)

Telecom, apparatuur, gereedschap Ter beschikking gestelde mobiele telefoons/ blackberries > 10% zakelijk gebruik.

2

Ter beschikking gestelde Pc’s, notebooks, laptoppen > 90% zakelijk gebruik

2

Inrichting van de werkplek bij de werkgever Vergoeding huisaansluiting internet en/of vaste telefoon Ter beschikking gestelde apparatuur, gereedschappen e.d. dat op de werkplek achterblijft Ter beschikking gestelde apparatuur, gereedschappen e.d. > 90% zakelijk gebruik (mag mee naar huis)

2

Werkkleding Ter beschikking gestelde kleding die op de werkplek achterblijft

2

Ter beschikking gestelde kleding die (nagenoeg) uitsluitend geschikt is om tijdens werk te dragen (uniform, overall)

2

Ter beschikking gestelde ARBO-voorzieningen (werkschoenen, veiligheidsbril)

2

Ter beschikking gestelde kleding met logo > 70 cm2

2

15


Arbeidsvoorwaarde

1,5% forfait


Nihil waardering



Opmerking

Eten en drinken Maaltijden op de werkplek (kantine o.i.d.)

€ 3,15 per maaltijd

3

Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden, dienstreizen (ook buiten de werkplek) Consumpties op de werkplek (geen maaltijd) Consumpties bij personeelsfestiviteiten externe locatie (borrels, jubilea e.d.) Consumpties bij > 90% zakelijke activiteit op externe locatie Verblijfkosten voor tijdelijke werkzaamheden elders (hotel, diners, lunches e.d.) Werklunches, werkdiners met zakelijke relaties

Woning van de werknemer Werkruimte/studeerkamer thuis, inclusief inrichting Ter beschikking gestelde ARBOvoorzieningen op de werkplek thuis

2

Verhuiskosten (zakelijke reden), inclusief overbrengen boedel Aan- en verkoopkosten van de woning bij zakelijke verhuizing Huisvesting en inwoning op de werkplek

€ 5,25 per dag

3

Opleiding en contributies Contributie voor personeelsverenigingen, vakbonden Inschrijfgeld beroepsregister, beroepsverenigingen Golfabonnementen, Rotary, Lion’s e.d. Vakliteratuur (ook indien thuis bezorgd) Studie, opleiding, kosten EVC- procedures, cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, outplacement

Festiviteiten en representatie Representatie en geschenken voor interne relaties (collega’s) Representatie en geschenken voor externe relaties en klanten Personeelsfeesten, personeelsreizen, afdelingsuitjes e.d. buiten de werkplek Personeelsfeesten op de werkplek Werkgeversbijdrage aan personeelsvereniging Geschenken bij persoonlijke gelegenheden als ziekte, overlijden, verjaardag, huwelijk, geboorte e.d.

4

Geschenken bij feestdagen (kerst, Sinterklaas e.d.) of bij persoonlijke feestdagen (jubilea, huwelijk, geboorte > €25)

5


Arbeidsvoorwaarde

1,5% forfait


Nihil waardering



Opmerking

(Korting op) producten uit het eigen bedrijf van de werkgever

5

Bedrijfsfitness Bedrijfsfitness op de werkplek (ongeacht eventueel toezicht) Bedrijfsfitness niet op de werkplek

Internationaal werkende werknemers 30% vergoeding voor extraterritoriale kosten Kosten voor aangifte inkomstenbelasting van werknemer

Schadevergoedingen Vergoeding wegens schade of verlies van persoonlijke zaken tijdens de uitoefening van het werk Schadevergoeding voor overstromingen, aardbevingen (niet verzekerd) Immateriële schadevergoeding Eenmalige uitkering/verstrekking bij overlijden

6

Schadevergoeding bij ontslag Vergoeding kosten advocaat bij ontslag

Renteloze leningen Rentevoordeel personeelslening t.b.v. de eigen woning, (elektrische) fiets/scooter Rentevoordeel overige personeelsleningen

Overige arbeidsvoorwaarden Vaste kostenvergoeding mét specificatie naar aard en omvang

6

Vaste kostenvergoeding zónder specificatie naar aard en omvang

6

Uitkering bij diensttijd 25 of 40 jaar

7

Uitkering bij diensttijd niet zijnde bij 25 of 40 jaar Vergoeding voor ziektekosten en/of voor de aanvullende ziektekostenverzekering 1. Belast loon, mag in het 1,5% forfait 2. Vergoeding/verstrekking ongeacht zakelijk gebruik leidt tot 1,5% forfait! 3. Normbedrag 2014 4. Maximaal €25, geen geld, geen waardebonnen 5. Ook voor postactieven 6. Normering in de wet 7. Wettelijk is een onderbouwing vereist vanaf toepassing WKR

Deze lijst is niet uitputtend. Mogelijk heeft uw organisatie ar-

geldt. Wél bestaat er onder de werkkostenregeling een ge-

beidsvoorwaarden die niet zijn genoemd in deze lijst. Meest-

bruikelijkheidstoets. Een nieuw begrip dat zich waarschijnlijk

al is er dan sprake van belastbaar loon. Als er vrije ruimte

in de praktijk nog verder gaat vormen. Hoofdregel is dat de

over is, kunt u het daarin onderbrengen. Belangrijk is dat er

werkgever niet meer dan 30% mag afwijken van datgene

voor de invulling van de vrije ruimte geen zakelijkheidstoets

wat binnen de branche/bedrijfstak gebruikelijk is.

UNIT4 HR Solutions is onderdeel van UNIT4, een internationaal opererende

Met ruim 3 miljoen verloningen per maand is UNIT4 HR Solutions de grootste

software ontwikkelaar voor het bedrijfsleven en overheden. Voor en samen met

aanbieder van salarissoftware en diensten. UNIT4 biedt HR-software specifiek voor

onze klanten werkt UNIT4 aan de verdere optimalisatie van bedrijfsprocessen en

kleine, middelgrote en grote bedrijven. Dagelijks werken ruim 4.500 collega’s bij

hun bedrijfsvoering.

UNIT4 aan softwareoplossingen en aanverwante services gericht op de toekomst.

Het is onze missie gebruiksvriendelijke software te leveren aan bedrijven

U kijkt toch ook verder dan vandaag of morgen? Uw HR- en

en overheden die bijdragen aan een beter werkklimaat op alle niveaus in de

salarisadministratieprocessen zijn gebaat bij stabiliteit en software die on demand

organisatie. Onze software dient als oplossing of vereenvoudiging van uw

de juiste output leveren en klaar zijn voor de toekomst. UNIT4 vat dit in twee

dagelijkse werkzaamheden. Eenvoudig, transparant en omringd met de support,

woorden samen: software vooruitgedacht.

ervaring en kennis, die u als klant gelukkig maakt.

www.unit4.nl U4HRSolutions

InnovatiefHRMnl

Innovatief HRM Nederland 0005.NL.06.03/05-14_WKR

Unit4 HR Solutions B.V. Postbus 5005, 3502 JA Utrecht, Papendorpseweg 100, 3528 BJ Utrecht T 088 247 17 77 F 088 247 17 88 Jan Tinbergenstraat 172, 7559 SP Hengelo T 074 245 54 44 W www.unit4.nl/hr-solutions E [email protected]

De werkkostenregeling. Voorbereiden doe je zo!

Recommend Documents