De werkkostenregeling in vogelvlucht Een uitleg en een stappenplan voor invoering
InEen in samenwerking met PGGM HR Advies 27 oktober 2014
1. Inleiding De verplichte hantering per 1 januari 2015 van de werkkostenregeling door elke werkgever in Nederland lijkt, na de bekendmaking van het Belastingplan 2015, onafwendbaar. Staatssecretaris Wiebes heeft in juli jl. zijn plannen omtrent de werkkostenregeling bekend gemaakt. De eerste concrete uitwerking van deze plannen heeft tijdens Prinsjesdag plaatsgevonden. Deze plannen worden nu uitgewerkt in het komende wetgevingstraject en worden vervolgens door de Tweede en Eerste Kamer behandeld. De verplichte toepassing van de werkkostenregeling per 1 januari 2015 is daarmee door de staatssecretaris tijdens Prinsjesdag bekrachtigd. Kortom, duidelijk is dat de werkkostenregeling door alle werkgevers per 1 januari 2015 gehanteerd moet gaan worden. Geen uitstel meer dus, maar de komende maanden moet u echt aan de slag. Wat is de werkkostenregeling eigenlijk? De werkkostenregeling die al in 2011 is ingevoerd, leidt tot een totaal nieuwe systematiek van belastingheffing over vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers. 2014 is (of eigenlijk was) het laatste overgangsjaar waarin u als werkgever de keuze kon maken of u het huidige, “oude”, regime voor loonheffing over vergoedingen en verstrekkingen blijft toepassen of dat u overgaat naar het nieuwe regime van de werkkostenregeling. In 2015 moet u, zoals hiervoor gesteld, de werkkostenregeling gaan toepassen. Zolang u de werkkostenregeling niet invoert, moet u een registratie bijhouden van deelname van de werknemers aan personeelsfeesten en dergelijke verstrekkingen. Die deelname is tot een voordeel van € 454 per jaar, per persoon, vrijgesteld. Over het meerdere bent u als werkgever loonheffing verschuldigd volgens het reguliere systeem van belastingheffing. Wat is de doelstelling van de werkkostenregeling? Achterliggende doelstelling van de werkkostenregeling is een administratieve vereenvoudiging. De werkkostenregeling maakt deel uit van de Fiscale Vereenvoudigingswet die tot doel heeft om fors te besparen op administratieve lasten. Het vergoeden van werkkosten van de werknemer moet met deze regeling eenvoudiger worden. Of de werkkostenregeling daadwerkelijk de voorgestelde lastenverlichting met zich meebrengt, zal moeten blijken. Het kabinet heeft aangekondigd om in 2018 te evalueren, in het bijzonder voor de toepassing van het noodzakelijkheidsvereiste (zie verder paragraaf 2.1). De invoering van de werkkostenregeling kan uw organisatie de nodige tijd kosten. Als de werkkostenregeling eenmaal is ingevoerd en de daarbij noodzakelijke routines zijn ontwikkeld, zal dit uw organisatie waarschijnlijk administratieve vereenvoudiging gaan opleveren. En het biedt de mogelijkheid om uw arbeidsvoorwaardenpakket te optimaliseren. De effecten voor de belastingheffing in uw organisatie zullen -onder meer- afhankelijk zijn van uw loonsom en uw arbeidsvoorwaardenpakket. Een eerste indicatie hiervoor krijgt u met een inventarisatie van de huidige vergoedingen en verstrekkingen en de hieruit voortkomende belastingdruk (zie hoofdstuk 3).
1
Het voortraject vraagt hoe dan ook de nodige aandacht maar zal zich ook zeker “uitbetalen”. Het is dan ook raadzaam om hiervoor tijd te nemen zodat u na invoering van de werkkostenregeling niet voor verrassingen komt te staan. En op basis van een gedegen voorbereiding hebt u ook goed zicht op de (on)mogelijkheden om uw arbeidsvoorwaardenpakket aan te passen. Op die manier kunt u gebruik maken van eventuele kansen die de werkkostenregeling u biedt. Wat betekent de overgang naar de werkkostenregeling voor uw organisatie? De werkkostenregeling (hierna genoemd WKR) en zeker de verwachte verplichte overgang per 1 januari 2015, roept een groot aantal vragen op, zoals: -
Wat moet ik regelen om over te gaan naar de werkkostenregeling? Wat betekent invoering van de werkkostenregeling voor onze financiële c.q. fiscale positie? En voor onze administratieve processen? En voor ons huidige stelsel van vergoedingen en verstrekkingen? Welke kansen levert de werkkostenregeling op? Welke wijzigingen moeten wij in de organisatie doorvoeren om tot invoering van de werkkostenregeling over te kunnen gaan? Welke wijzigingen moeten wij in ons arbeidsvoorwaardenbeleid doorvoeren? Welke partijen moeten wij bij dit proces betrekken?
In deze paper 1 wordt informatie aangereikt die behulpzaam kan zijn bij de beantwoording van deze vragen. De WKR wordt beknopt, op relevante aspecten, toegelicht en er wordt een stappenplan aangereikt gericht op de invoering van de regeling in uw organisatie. Kortom, informatie die u behulpzaam moet zijn om goed voorbereid en snel en praktisch over te gaan naar de WKR. In deze paper wordt op verschillende plaatsen de door de staatssecretaris Wiebes aangekondigde maatregelen aangestipt. Deze maatregelen zijn verwerkt in de tekst dan wel treft u in een rood kader aan. Voor dit moment wordt uitgegaan van de huidige, bestaande wet- en regelgeving en de aangekondigde maatregelen zoals deze nu bekend zijn.
1
De informatie uit deze paper is gebaseerd op de beschikbare informatie in oktober 2014 en is bedoeld om algemene informatie te verschaffen.
2
2. Vergoedingen en verstrekkingen onder de werkkostenregeling Onder de WKR is het loonbegrip ingrijpend gewijzigd. Onder deze regeling is loon “al hetgeen uit een dienstbetrekking of een vroegere dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt.” Deze definitie maakt duidelijk dat de WKR uitsluitend betrekking heeft op werknemers en exwerknemers. De vergoeding aan een vrijwilliger (in fiscale zin) valt daarmee buiten het bereik van de werkkostenregeling! Deze definitie maakt ook duidelijk dat het loonbegrip onder de WKR in beginsel zeer ruim is. Gevolg daarvan is dat alles dat de werknemer vanuit zijn dienstbetrekking geniet, loon vormt. Dit met alle fiscale effecten van dien. De wetgever heeft om die reden een aantal uitzonderingen geformuleerd: 1. een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen, denk aan de mobiele telefoon of de laptop, wordt in de werkkostenregeling – onder voorwaarden – op “nihil” gewaardeerd. Dit zijn de zgn. nihilwaarderingen. 2.
voor een aantal specifieke vergoedingen en verstrekkingen gelden specifieke waarderingsnormen. Een voorbeeld hiervan zijn maaltijden die de werkgever op de werkplek aan de werknemer verstrekt. Deze kennen onder de werkkostenregeling een vastgesteld normbedrag;
3. een aantal kostensoorten is belastingvrij te vergoeden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan opleidingskosten. Dit zijn de zgn. gerichte vrijstellingen; 4. 1,5% van de loonsom 2 mag de werkgever naar eigen inzicht belastingvrij besteden aan zijn werknemers. Dit noemen wij hierna het forfait; 5. Voorzieningen die niet tot het loon behoren: a. naar de aard van de voorziening, zoals: i. Intermediaire kostenvergoedingen Dit zijn vergoedingen voor uitgaven die de werknemer in opdracht en voor rekening van de werkgever maakt en die tot de vermogenssfeer van de werkgever (gaan) behoren. Denk hierbij aan de nietmachine die uw werknemer voor uw organisatie koopt of aan de situatie dat uw werknemer de kosten van een zakelijke lunch voor een relatie voorschiet. ii. Specifieke verstrekkingen bij gebeurtenissen Ook een aantal specifieke verstrekkingen die u aan werknemers doet, is vrijgesteld. Denk hierbij aan de fruitmand die u aan uw werknemer geeft bij ziekte , of aan de rouwkrans in geval van overlijden. De oorzaak ligt hier niet 2
Stand 2014. Aangekondigd is een forfait van 1,2% per 1 januari 2015.
3
zozeer in de dienstbetrekking / het verrichten van arbeid, als wel in betrokkenheid / piëteit met de werknemer. b. door de wet buiten het loon gebrachte voorzieningen, zoals: i. Pensioenaanspraken ii. Jubileumvrijstelling (25 en 40 jaar) iii. Andere in de Wet op de loonbelasting 1964 expliciet benoemde voorzieningen die niet tot het loon behoren. Voor wat betreft andere speciale gebeurtenissen rondom de werknemer is onder de WKR het navolgende aan de orde. Attenties (de zgn. verstrekkingen; de geschenken in natura) met een waarde onder de € 25,- en gegeven in een situatie waarbij u ook als “niet” werkgever deze attentie zou hebben gegeven (bijvoorbeeld een bloemetje bij een verjaardag of een cadeautje bij de geboorte), worden niet als loon beschouwd en zijn daarmee onbelast. Een cadeaubon wordt echter wel als loon gezien en dient zodanig fiscaal behandeld te worden. Voor een verdere uitleg zie het schema kleine verstrekkingen in bijlage 1. Het privégebruik van de auto van de zaak en het genot van de dienstwoning blijven ook onder de WKR (verplicht) bruto loon en dient u als zodanig bij te tellen. Dat geldt eveneens voor het brutosalaris (of vakantietoeslag of eindejaarsuitkering) dat u met uw werknemer hebt afgesproken dan wel voortkomt uit de cao. De bijdrage in de pensioenkosten wordt onder de oude vrijstelling en daarbij behorende voorwaarden behandeld. Deze arbeidsvoorwaarde valt dus niet onder het regime van de WKR. 2.1. Vrije vergoedingen en verstrekkingen Zoals hiervoor aangegeven, is binnen de systematiek van de WKR een aantal vergoedingen en verstrekkingen onbelast; de zgn. gerichte vrijstellingen. Dit betreffen onder meer de volgende kosten:
reiskosten (tot maximaal € 0,19 per kilometer);
studiekosten waaronder mede begrepen de kosten voor het volgen van een procedure erkenning verworven competenties (EVC);
kosten van onderhoud en verbetering van kennis en vaardigheden, cursussen, congressen en seminars, ter vervulling van de dienstbetrekking, daaronder mede begrepen de inschrijving in een beroepsregister 3, alsmede outplacement en vakliteratuur;
3
Hieronder valt ook de vergoeding van de contributie van bepaalde wetenschappelijke verenigingen en bepaalde beroepsverenigingen zoals van de NHG, KNMG, LAD en LHV. 4
tijdelijke verblijfskosten (denk aan de maaltijden en/ of overnachtingen waaronder maaltijden bij overwerk, bij dienstreizen of met zakelijke relaties voor zover de kosten zien op de werknemer);
extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst in het kader van de dienstbetrekking (zgn. extraterritoriale kosten);
zakelijke verhuiskosten.
De lijst met gerichte vrijstellingen is limitatief; deze lijst is door de wetgever vastgesteld. De verwachting is dat deze lijst met 1 januari 2015 wordt uitgebreid met drie nieuwe gerichte vrijstellingen: 1. Vrijstelling voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur, mits voldaan aan het noodzakelijkheidscriterium 2. Personeelskorting op branche-eigen producten 3. Vrijstelling voor Arbovoorzieningen op de werkplek en geheel of nagenoeg geheel gebruikte hulpmiddelen In het kader hieronder treft u een toelichting op deze nieuwe, te verwachten vrijstellingen aan. 1. Noodzakelijkheidsvereiste Met ingang van 1 januari 2015 wil de staatsecretaris in beperkte mate het zogenaamde “noodzakelijkheidscriterium” invoeren. Dit is een open norm die ervan uitgaat dat hetgeen een werkgever in het kader van de zijn bedrijfsvoering aan voorzieningen noodzakelijk acht, aan de werknemer kan worden verstrekt of vergoed zonder rekening te hoeven houden met een privévoordeel voor de werknemer. Dit betekent dat u niet langer hoeft te bewijzen dat uw werknemer de voorziening in voldoende mate zakelijk gebruikt. De staatssecretaris stelt voor om het noodzakelijkheidscriterium voorlopig alleen te introduceren voor gereedschappen en voor computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. De introductie van het noodzakelijkheidsvereiste moet leiden tot het beëindigen van discussies over het onderscheid in de zakelijk gebruikseis tussen de portable computer, de tablet met een diameter groter dan 7 inch (huidige wetgeving: >90% zakelijk gebruik) en de kleinere tablet, de smartphone en de mobiele telefoon (huidige wetgeving:>10% zakelijk gebruik). Gereedschappen Wat verstaan we onder gereedschappen? Een gereedschap gebruikt de werknemer om iets te maken, te meten of te controleren. Het gereedschap kan naar zijn aard meerdere keren worden gebruikt. Daarbij gaat het om de gezamenlijke voorwerpen die voor het verrichten van het werk nodig zijn, denk hierbij met name aan de werktuigen van een ambachtsman. Voorbeelden zijn van gereedschappen zijn onder meer: de hamer of duimstok van een timmerman, het fototoestel van een fotograaf of het muziekinstrument van een muzikant. De verf waarmee de schilder schildert of de stof die de kledingmaker gebruikt om kleding te maken zijn geen gereedschap. Dat geldt -dusook voor kantoormeubilair of werkkleding 5
Apparatuur Bij deze categorie gaat het om computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Kortom, het betreft hier ICT-middelen. Voorbeelden hiervan zijn desktops, laptops, tablets en mobiele telefoons, waaronder smartphones. Ook printers kunnen onder omstandigheden noodzakelijk gereedschap zijn. Het gaat niet alleen om het vergoeden of verstrekken van deze ICTmiddelen maar ook om alle vergoedingen en verstrekkingen die daarmee direct verband houden. Bijvoorbeeld de dongel, het 4G-kaartje of benodigde programmatuur. Noodzakelijkheidscriterium Uitgangspunt is dat als de werkgever een voorziening voor de bedrijfsvoering redelijkerwijs noodzakelijk acht, hij deze onbelast aan de werknemer kan vergoeden en verstrekken. Deze voorziening moet wel “zonder meer nodig” zijn. Dat betekent dat de werknemer zonder deze voorziening zijn werk niet goed kan uitoefenen. Dat betekent ook dat de werknemer deze voorziening in ieder geval daadwerkelijk bij de uitoefening van zijn functie gebruikt. Of u als werkgever voldoet aan het noodzakelijkheidsvereiste is daarmee afhankelijk van de omstandigheden bij de werknemer. De volgende situaties geven aanknopingspunten voor de invulling van dit vereiste. Als u de voorziening niet meer nodig acht voor het vervullen van de functie -bijvoorbeeld bij een functieverandering- dan is de werknemer verplicht tot teruggave van de voorziening (bij het ter beschikking stellen) of tot betaling van de restwaarde (bij een vergoeding). Dit vereist een sluitend innameregistratiesysteem. Het initiatief voor het vergoeden of verstrekken van een noodzakelijke voorziening ligt bij de werkgever. Dat kan ook betekenen dat u bepaalt dat een voorziening nodig is en dat de werknemer de vorm van deze voorziening bepaalt. Als voorbeeld: u hebt bepaald dat een mobiele telefoon noodzakelijk is (toetsing aan het noodzakelijkheidscriterium) en de werknemer maakt de keuze voor een bepaald merk of model. Wanneer u bepaalt dat een mobiele telefoon noodzakelijk is terwijl de werknemer een vergoeding voor smartphone wenst, dan ligt de situatie anders. In dat geval wordt niet meer voldaan aan het noodzakelijkheidsvereiste en zal de vergoeding in het forfait vallen. De (gerichte) vrijstelling die verbonden is aan het noodzakelijkheidsvereiste geldt niet als de werknemer zelf aan de voorziening bijdraagt. Dit door bijvoorbeeld bruto loon of de geldwaarde van verlof in te leveren. Dit geldt tevens als dit plaatsvindt via een ruil via een meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden. De waarde van de voorziening drukt in dat geval volledig op het forfait. Het is mogelijk om vaste kostenvergoedingen te hanteren voor door de werknemer aangeschafte en betaalde noodzakelijke voorzieningen. U moet dan wel expliciet (schriftelijk) vaststellen waaraan de uit de vergoeding te bekostigen voorzieningen moeten voldoen.
6
2. Vrijstelling voor personeelskortingen op branche-eigen producten Er komt per 1 januari 2015 een gerichte vrijstelling voor vergoedingen en verstrekkingen voor branche-eigen producten die een bedrijf levert aan het eigen personeel. Dit kan ook plaatsvinden in de vorm van een kortingsregeling. Voorwaarde voor deze vrijstelling is dat het voordeel niet meer mag bedragen dan 20% van de waarde van deze producten in het economische verkeer en niet meer bedraagt dan € 500,- per werknemer per jaar. Eventueel niet genoten korting in het ene jaar mag niet worden meegenomen naar een volgend jaar. 3. Vrijstelling voor arbo-voorzieningen op de werkplek en geheel of nagenoeg geheel gebruikte hulpmiddelen Deze nieuwe gerichte vrijstelling maakt het mogelijk dat sommige werkplekgerelateerde voorzieningen (nu vallend onder de nihilwaarderingen, zie paragraaf 2.2.1) ook onbelast vergoed of verstrekt worden. Hiermee wordt het huidige onderscheid tussen ter beschikking gestelde voorzieningen en vergoedingen en verstrekkingen weggenomen. Vergoedingen en verstrekkingen die vallen onder één van deze kostensoorten “drukken” niet op het forfait en kunnen daarmee onbelast worden gegeven. De voorwaarden die gelden voor het onbelast mogen vergoeden of verstrekken van deze kostensoorten zijn feitelijk niet gewijzigd. Geeft u een vaste vergoeding voor deze of andere kostensoorten? Onder de werkkostenregeling bent u verplicht vooraf een onderzoek te houden onder de werknemers ter onderbouwing van die vergoeding. Voldoet u niet aan deze voorwaarde of geeft u een bovenmatige vergoeding (bijvoorbeeld bij reiskosten) dan valt het bovenmatige gedeelte van de vergoeding binnen het forfait. Dit tenzij u er voor kiest om deze vergoeding te bruteren of indien er sprake is van een afgesproken bruto vergoeding. Bij een vaste onkostenvergoeding is het altijd wenselijk om de verschillende kostensoorten die hieronder in het verleden zijn gebracht nauwgezet te bekijken en zo mogelijk bepaalde kostensoorten af te scheiden. Denk bij dit laatste aan intermediaire kosten die in beginsel – als declarabele kostenpost- buiten de WKR vallen. Afstemming met de Belastingdienst over een vaste onkostenvergoeding, zover in het verleden niet is gebeurd, is zeker wenselijk. 2.2 Werkplek gerelateerde vergoedingen Voor voorzieningen die in redelijkheid op de werkplek gebruikt of verbruikt worden, kent de WKR nu nog een specifieke behandeling. Deze voorzieningen vallen wel in het forfait maar worden daarbij vervolgens- op “nihil” of met een specifiek, laag, bedrag gewaardeerd. Op deze wijze kunnen voorzieningen geheel of gedeeltelijk onbelast aan de werknemer worden gegeven. Onder werkplek wordt daarbij verstaan elke werkplek waar de werkgever uit hoofde van de Arbeidsomstandighedenwet er zorg voor dient te dragen dat deze voldoet aan de wettelijke eisen.
7
2.2.1 Voorzieningen met een nihilwaardering De volgende voorzieningen zijn als nihilwaardering aan te merken:
genot van voorzieningen op de werkplek; de computer, het kopieerapparaat, de telefoon, de fietsenstalling, de parkeergelegenheid, de fitness ruimte, inclusief het genot van het gebruik van deze ruimten en het gebruik van materialen in deze ruimte (schrijfgerei, papier e.d.);
arbo-voorzieningen; de geneeskundige keuringen, inentingen, veiligheidsbril, stoelmassage, ergo-inrichting van de werkplek. Het betreft hierbij voorzieningen die zijn vastgelegd in het arboplan. De vrijstelling voor arbo-voorzieningen strekt zich uit tot de werkplek thuis voor zover deze rechtstreeks voortvloeien uit de Arbeidsomstandighedenwet. De werknemer hoeft geen eigen bijdrage te betalen. (NB: voor arbo-voorzieningen geldt met ingang van 1 januari 2015 een gerichte vrijstelling ingeval deze voorzieningen geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt of verbruikt worden, of voortkomen uit de Arbeidsomstandighedenwet. Ook hulpmiddelen die elders gebruikt kunnen worden en die geheel of nagenoeg geheel zakelijk gebruikt worden vallen vanaf 2015 onder een gerichte vrijstelling);
kleine consumpties op de werkplek (koffie, thee, cup a soup, kleine versnaperingen e.d.);
ter beschikking gestelde werkkleding en vergoeding van reinigingskosten die, - uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt zijn (uniform of logo > 70cm2) om in te werken; of - achterblijft op de werkplek. Kleding die normaliter achterblijft op de werkplek, maar door de werknemer mee wordt genomen naar huis om te wassen, valt niet onder de nihilwaardering (noch voor de kleding, noch voor de reinigingskosten);
gereedschappen en andere hulpmiddelen, ter beschikking gesteld en voor zover meer dan 90% zakelijk gebruikt. Denk hierbij aan laptops, aktentas. (NB: Voor gereedschappen geldt met ingang van 1 januari 2015 zoals hiervoor gesteld naar verwachting het noodzakelijkheidscriterium);
mobiele telefoons, ter beschikking gesteld en voor zover meer dan 10% zakelijk gebruikt en overige ter beschikking gestelde communicatiemiddelen. (NB: Met ingang van 1 januari 2015 geldt hiervoor zoals gesteld naar verwachting het noodzakelijkheidscriterium);
ter beschikking gestelde OV-jaarkaart of kortingskaart indien de kaart mede zakelijk wordt gebruikt;
rentevoordeel van hypothecaire leningen of renteloze personeelsleningen als de werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter koopt. Dit al of niet binnen een meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden. (NB: De door de werkgever verleende korting op de rente voor een personeelslening voor de aankoop of verbouwing van de eigen woning is op dit moment onbelast. Minister Dijsselbloem van Financiën heeft naar aanleiding van Kamervragen echter laten weten de onbelaste rentekorting met ingang van 1 januari 2015 aan te willen passen. Het belasten van de rentekorting vanaf 2015 laat uiteraard onverlet 8
dat het te belasten voordeel kan worden ondergebracht in de ‘vrije ruimte’ van de werkkostenregeling, die vanaf 2015 voor alle inhoudingsplichtigen geldt.);
de waarde van incidentele huisvesting en inwoning (inclusief energie, water en bewassing) op de werkplek voor de vervulling van de dienstbetrekking als de werknemer normaliter niet op de werkplek woont en hij door de reisafstand gebruik moet maken van deze voorziening.
Bij al deze kostensoorten is het van belang dat de nihilwaardering alleen geldt voor ter beschikking stellingen en niet voor verstrekkingen (met uitzondering van maaltijden en arbo-voorzieningen) en nooit voor vergoedingen. De werknemer wordt dus nooit eigenaar van, bijvoorbeeld, de mobiele telefoon. Een arbo-voorziening die onderdeel uitmaakt van een arboplan van de werkgever zal eerder onder de nihilwaardering geschaard kunnen worden, dan wanneer hier geen sprake van is. Analyseren van de binnen uw organisatie bestaande regelingen zoals in dit voorbeeld het arboplan, is alleen om die reden al wenselijk! Met ingang van 2015 zal de regeling zoals hiervoor beschreven wijzigen. Er wordt een aantal nieuwe gerichte vrijstellingen ingevoerd ten aanzien van een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen waarvoor nu een nihilwaardering geldt. Daaronder vallen dan de ter beschikking gestelde, de anderszins verstrekte en de vergoede voorzieningen. Daarmee keren naar verwachting ook de administratieve vereisten weer terug. Er zal nog een ministeriële regeling worden opgesteld. Blijft er bij een werkplekgerelateerde voorziening sprake van een ter beschikking stelling: zorg dan dat u gebruik maakt van gebruiksovereenkomsten en een sluitende innameregistratie!
2.2.2 Voorzieningen met een bijzondere waardering De volgende voorzieningen die op de werkplek gebruikt of verbruikt worden kennen een bijzondere waardering (bedragen 2014, deze bedragen worden jaarlijks aangepast!): a. maaltijden in bedrijfsrestaurants; hiervoor geldt een bedrag van € 3,15 per maaltijd Het betreft de forfaitaire waarde voor alle maaltijden (ontbijt, lunch of diner); b. (regelmatige) huisvesting en inwoning op de werkplek ; hiervoor geldt een bedrag van € 5,35 per dag. Dit bedrag is inclusief energie, water, bewassing (niet de dienstwoning); c. kinderopvang op de werkplek; waardering op basis van het aantal uren * uurprijs (€ 6,70) volgens Wet kinderopvang en kwaliteitseisenpeuterspeelzalen, eventueel verminderd met een eigen bijdrage van de werknemer. Buiten de werkplek: de factuurwaarde of waarde economisch verkeer, ook hier eventueel verminderd met een eigen bijdrage van de werknemer.
9
Maaltijden Onder de WKR is de bijtelling voor maaltijden in bedrijfskantines of op de werkplek met een minder dan bijkomstig zakelijk karakter (<10%): € 3,15. Dit normbedrag geldt zowel voor ontbijt, de lunch of een diner en is in beginsel loon van de werknemer. Maar u kunt de maaltijd ook als eindheffingsloon onderbrengen in het forfait. In dat geval hoeft u de maaltijden niet per werknemer te administreren. U houdt alleen het totale aantal maaltijden bij van alle werknemers samen. Een mogelijke eigen netto bijdrage van de werknemer mag op de forfaitaire waarderingsnorm in mindering worden gebracht. Het restantbedrag voert u op als eindheffingsloon. Waar moet u aan denken bij een lunch? Als leidraad kan dienen: twee boterhammen, boter, beleg, melk en fruit. Zorg dat u aan de hand van de administratie van het bedrijfsrestaurant of tenminste door een prijslijst in uw administratie op te nemen, kunt aantonen wat de waarde van een lunch is. Check periodiek de waarde van de lunch aan het fiscale normbedrag en let op dat ieder jaar dit bedrag opnieuw wordt vastgesteld. Huisvesting en inwoning op de werkplek Voor huisvesting en inwoning geldt een normbedrag van € 5,35 per dag. De verstrekking van huisvesting op de werkplek is onbelast als de werknemer niet woont op de werkplek. Hij woont elders en/of hij moet redelijkerwijs wel gebruik maken van de huisvesting (bijvoorbeeld bij slaapdienst). Dit geldt overigens ook voor kosten voor tijdelijk verblijf. Van tijdelijk verblijf is bijvoorbeeld sprake bij verblijf van ambulante werknemers tijdens een dienstreis. Van een tijdelijk verblijf is ook sprake als het redelijk is dat uw werknemer (nog) niet bij de plaats van zijn werk gaat wonen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij tijdelijke projecten of zolang de werknemer in de wettelijke proeftijd zit. Kinderopvang Als u de kinderopvang bij een kinderopvanginstelling inkoopt of buiten de werkplek organiseert, is de waarde van de verstrekking gelijk aan de waarde van de kinderopvang verminderd met een eventuele netto werknemersbijdrage. De waarde van de kinderopvang is het bedrag dat de kinderopvanginstelling aan u in rekening brengt. Als u zelf de kinderopvang op de werkplek organiseert, bepaalt u de waarde van de verstrekking als volgt: het aantal uren genoten kinderopvang maal de uurprijs volgens de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen. U trekt hier een eventuele werknemersbijdrage van af. Voorwaarde voor deze manier van waarderen is dat de ouders een kinderopvangtoeslag of een tegemoetkoming op grond van de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen kunnen krijgen als zij daar recht op hebben. 2.3 Waarderingsregels Bij een verstrekking door de werkgever aan een werknemer moet deze gewaardeerd worden. De waarde “valt” immers in het forfait. Als waardering geldt hierbij de prijs die de werkgever heeft betaald voor deze goederen of diensten, dit inclusief BTW. Is een prijs niet bekend, dan geldt de waarde in het economische verkeer. 10
Voor goederen of diensten uit het eigen bedrijf, dient de “consumentenprijs” te worden gehanteerd. Vallen verstrekkingen onder de hiervoor genoemde lage waarderingsregels voor werkgerelateerde voorzieningen, dan mag die waarde worden gehanteerd. 2.4. Werkkostenregeling: “in werking” Voor alle vergoedingen en verstrekkingen die niet onder de intermediaire kosten vallen, of onder de gerichte vrijstellingen vallen of niet op nihil worden gewaardeerd, geldt dat deze in beginsel aan de heffing van de loonbelasting premie/ volksverzekeringen zijn onderworpen. Voor al deze vergoedingen en verstrekkingen geldt een algemene vrijstelling ter hoogte van 1,5% (norm 2014, naar verwachting 1,2% in 2015) van de aan loonheffing onderworpen loonsom (kolom 14 van de loonstaat) van de werkgever. Deze vrijstelling geldt altijd per loonheffingennummer. U moet dus de loonwaarde van alle subnummers samenvoegen. De staatsecretaris heeft aangekondigd om met ingang van 1 januari het forfait te verlagen naar 1,2% van de loonsom. Dit om enkele administratieve oplossingen budgettair neutraal te kunnen invoeren. Daarbij introduceert de staatssecretaris ook de zogenoemde concernregeling. Hiermee wordt als het ware een collectieve generieke vrijstelling (vrije ruimte) gecreëerd waaruit alle daartoe door de betrokken inhoudingsplichtigen aangewezen vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij kunnen worden vergoed en verstrekt. Dit heeft tot gevolg dat binnen concernverhoudingen niet langer een splitsing hoeft te worden gemaakt tussen vergoedingen en verstrekkingen die deels ten behoeve van werknemers van het ene concernonderdeel komen en deels ten behoeve van een ander. Aan de concerntoepassing wordt als voorwaarde verbonden dat er sprake is van vrijwel volledig eigendom (95%-eis) van de moedermaatschappij in de (klein)dochtermaatschappij(en). Voor toepassing van de concernregeling geldt dat voldaan moet worden aan de hiervoor gestelde 95% eis. Als er sprake is van stichtingen, verenigingen, onderlinge waarborgmaatschappijen of coöperaties en dergelijke wordt aan deze eis niet voldaan. Dat zal er toe leiden dat deze regeling in de bedrijfstak zorg en welzijn niet of nauwelijks toepasbaar is; juist deze rechtsvormen komen in deze sector veel voor. De werkgever kan deze algemene vrijstelling zelf invullen; dit bijvoorbeeld met een kerstpakket, een fiets van de zaak of een reiskostenvergoeding. Wel zullen cao-verplichtingen veelal een kader geven Dergelijke vergoedingen en verstrekkingen worden door de werkgever dan aangewezen als zgn. eindheffingsbestanddeel. Logischerwijs zal de werkgever de meeste netto loon-voorzieningen aanwijzen als eindheffingsbestanddeel. Het gevolg hiervan is dat de werkgever daarbij niet – meer – hoeft te kijken of door de werknemer aan bepaalde fiscale voorwaarden is voldaan. Voordeel is verder dat de werkgever zelf de spelregels kan bepalen (uiteraard binnen de juridische – arbeidsrechtelijke – kaders), er in beginsel geen administratie op werknemersniveau hoeft plaats te vinden en dat een vastlegging in de financiële administratie kan volstaan.
11
De werkgever bespaart zich in geval van een netto-vergoeding, en wanneer binnen het forfait wordt gebleven, de bruteringslasten. Daarbij zijn overigens alle – door de werkgever aangewezen – eindheffingsbestanddelen, of deze nu binnen of buiten het forfait vallen, niet onderworpen aan de premieheffing werknemersverzekeringen. Het aanwijzen van een vergoeding of verstrekking als eindheffingsbestanddeel is niet verplicht. U kunt er ook voor kiezen om deze als loon (te blijven) aan te merken. In dat geval blijft de betreffende vergoeding of verstrekking buiten de werkkostenregeling en zal het “afrekenen“ plaatsvinden via de route van bruto loon of via brutering. U kunt uiterlijk tot het moment van betalen van de vergoeding of het geven van de verstrekking het loonbestanddeel als loon aanmerken. De ‘etikettering’ vindt uiterlijk plaats op het zogenaamde fiscale genietingsmoment.
De WKR en het Meerkeuzesysteem Arbeidsvoorwaarden. Hoewel mogelijk niet direct bij u in gedachten; het ruilen van salaris of verlof door uw werknemer voor een doel als een fiets of de vakbondscontributie kent een directe relatie met de werkkostenregeling. Enerzijds omdat de waarde van de fiets of de vakbondscontributie direct ten laste komt van het forfait. Dit komt omdat de werknemer weliswaar arbeidsvoorwaarden uitruilt; maar u als werkgever vergoedt of verstrekt hierbij het door de werknemer gekozen doel. Anderzijds wordt door het ruilen van een geldbron door de werknemer (brutoloon, vakantietoeslag of eindejaarsuitkering) de loonsom (kolom 14 van de loonstaat) verlaagd. De beschikbare forfaitaire ruimte wordt hierdoor ook kleiner. Bij het ruilen met een tijdbron treedt een dergelijk effect overigens niet op. In de huidige, “oude” systematiek past u de voor het doel geldende voorwaarden voor vrijstelling toe. Denk hierbij aan de regels die nu gelden bij de fiets of bedrijfsfitness. Die regelingen vervallen onder de WKR. Dit betekent, kijkend naar een bestaand meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden, dat het gewenst is om de bronnen en doelen en de regels omtrent ruilen opnieuw te bekijken en zo nodig aan te passen. Dit laatste langs de weg van een instemmingsprocedure bij de Ondernemingsraad/ PVT. Gebruikelijkheidstoets Vergoedingen en verstrekkingen die door de werkgever als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen, moeten altijd wel voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Deze toets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die een werkgever in de administratie opneemt als eindheffingsbestanddeel, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, vormt belast loon voor de werknemer. De bewijslast dat een vergoeding of verstrekking ongebruikelijk is, rust op de inspecteur. De gebruikelijkheidstoets is voor bijzondere situaties. De belastingdienst gaat ervan uit dat een vergoeding of verstrekking van maximaal € 2.400 per persoon per jaar gebruikelijk kan zijn.
12
Overschrijding forfait Indien het totaal aan vergoedingen en verstrekkingen (incl. BTW) het forfait overschrijdt, dient de werkgever over het meerdere 80% eindheffing te bepalen. Deze eindheffing komt voor rekening van de werkgever, niet voor rekening van de werknemer. In schema:
2.5. 80% eindheffing: hoog of niet? 80% eindheffing; is hoog of lijkt hoog? Of deze belastingheffing “te hoog” is, kan pas bekeken worden door de belastingdruk voor de invoering van de werkkostenregeling te vergelijken met de situatie na de werkkostenregeling. Uit een dergelijk vergelijking kan voortkomen dat de belastingdruk bij invoering van de werkkostenregeling, zelfs bij een overschrijding van het forfait, leidt tot een verlaging van de belastingdruk. Zeker als sprake is van vergoedingen die in de “oude” situatie moeten worden gebruteerd (denk bijvoorbeeld aan een netto reiskostenvergoeding die de CAO Gezondheidscentra kent) en sprake is van een tarief van 52%, kan het aanwijzen van een dergelijke vergoeding als eindheffingsbestanddeel leiden tot een lagere belastingdruk. In situaties waarbij sprake is van een brutering tegen een laag belastingtarief van, bijvoorbeeld, 26%, kan de uitkomst echter het tegenovergestelde zijn.
13
Het aanwijzen van een vergoeding of verstrekking als eindheffingsbestanddeel door de werkgever is, zoals eerder aangegeven, niet verplicht. De werkgever kan er ook voor kiezen om deze als loon aan te merken. In dat geval blijft de betreffende vergoeding of verstrekking buiten de werkkostenregeling en zal het “afrekenen“ plaatsvinden via de route van bruto loon of via brutering. Kortom; 80% eindheffing; is hoog of lijkt hoog? Alleen een goede inventarisatie en analyse waaruit een compleet beeld voortkomt van de over -of onderschrijding van de forfaitaire ruimte en waarbij de belastingdruk voor en na de toepassing van de WKR zichtbaar wordt, kan een antwoord op deze vraag geven. Een voorbeeld van een uitwerking is opgenomen in hoofdstuk 3 onder stap 1.
3. Invoeren van de WKR, welke stappen moet ik nemen? Gezien het huidige verplichte moment van invoering van de WKR per 1 januari 2015 moet u zich nu op (zeer) korte termijn gaan voorbereiden op de invoering van de werkkostenregeling. Het oppakken van de werkkostenregeling leidt er in ieder geval toe dat u goed zicht heeft op de effecten van de invoering per die datum en biedt u tevens de mogelijkheid om regelingen en processen adequaat en tijdig aan te passen. Of, en in welke mate, de overgang naar de WKR voor u in financiële zin voor- of nadelen kent, zal in belangrijke mate worden beïnvloed door de vraag in welke mate vergoedingen en verstrekkingen aan de werknemers plaatsvinden. Maar ook de huidige inrichting van het arbeidsvoorwaardengebouw speelt hier een belangrijke rol. Bij een eerste oriëntatie van de effecten kunnen de volgende uitgangspunten een rol spelen: -
-
-
Kent u als werkgever weinig of geen vergoedingen / verstrekkingen aan uw werknemers toe, dan kan een overgang naar de werkkostenregeling een positief effect hebben. Blijft u binnen de forfaitaire regeling dan heeft u ruimte om – zonder bewijslevering, maar voor zover gebruikelijk – extra vergoedingen of verstrekkingen toe te kennen. Kent u hogere vergoedingen of verstrekkingen toe, dan is een extra zorgvuldige afweging gewenst en een tijdige oriëntatie op de inrichting van het kostenvergoedingengebouw ten zeerste aan te bevelen. U zult de kosten van overschrijdingen immers willen kunnen meten. In alle gevallen ontstaat een natuurlijk moment om de inrichting van uw kostenvergoedingengebouw zorgvuldig onder de loep te nemen.
Welke uitgangspunten ook gekozen worden, het doorlopen van een aantal stappen om te kunnen komen tot een beargumenteerd besluit, zal altijd noodzakelijk zijn. 3.1 Start invoeringstraject Bij de voorbereiding van de invoering van de werkkostenregeling is het wenselijk om een projectgroep te formeren waarin alle relevante disciplines betrokken zijn. De invoering en toepassing van de werkkostenregeling raakt immers ook meerdere afdelingen binnen de organisatie. In het algemeen zijn dit de afdelingen:
14
Financiële administratie
Planning en control
HRM/P&O
Salarisadministratie
Desgewenst kan ook een lid van de Ondernemingsraad dan wel een vertegenwoordiger namens de PVT deel nemen aan de projectgroep. Dit om een situatie van kennisachterstand te voorkomen en mede met het oog op de mogelijk te wijzigen regelingen waarbij sprake kan zijn van een formele rol van de OR of PVT. Stap 0 is daarmee feitelijk het samenstellen van een projectgroep die zich bezig gaat houden met de voorbereiding van de invoering van de werkkostenregeling in de organisatie. 3.2 stappenplan De projectgroep gaat vervolgens aan de gang met de uitwerking van de volgende stappen: 1. het inventariseren van de arbeidsvoorwaarden 2. het analyseren van de uitkomsten van de inventarisatie 3. de besluitvorming over de arbeidsvoorwaardelijke effecten. Kortom, de mogelijke aanpassing van de arbeidsvoorwaardelijke regelingen. Nadat een gedegen inventarisatie en analyse heeft plaatsgevonden en de arbeidsvoorwaardelijke effecten in kaart zijn gebracht bij overgang naar de werkkostenregeling kunnen de volgende stappen worden geschetst: 4. 5. 6. 7. 8.
het aanwijzen van eindheffingsbestanddelen de inrichting van de financiële administratie en de codering eindheffingsbestanddelen het bepalen van het systeem voor forfaitbepaling; de keuze uit vier mogelijkheden de beoordeling van de gevolgen voor declaratie- en/of factuurproces informeren (en instrueren betrokken) werknemers
Hierna worden deze stappen daar waar nodig verder toegelicht. Stap 1 het inventariseren van de arbeidsvoorwaarden Kern van deze stap is dat alle netto loonbestanddelen, dus alle vergoedingen en verstrekkingen, in kaart worden gebracht, inclusief in welke mate hierover loonheffing wordt betaald. Dit bijvoorbeeld via eindheffing of door brutering.
Bij deze stap inventariseert u alle vergoedingen en verstrekkingen die binnen de organisatie bestaan. Deze vergoedingen en verstrekkingen komen voort uit de eigen organisatieregelingen, uit de caoregelingen, uit de gemaakte individuele afspraken tussen u en uw werknemer(s) en anderzins.
15
Veelal zijn staan deze regelingen “op papier”. Dit gaat alleen niet altijd op bij regelingen die de organisatie zelf kent: deze staan niet altijd op papier! Houd dus ook rekening met vergoedingen en verstrekkingen die voortkomen uit gebruik. Denk aan attenties bij verjaardagen en dergelijke. Voor de werkkostenregeling is het daarbij met name van belang om te inventariseren welke arbeidsvoorwaarden op de forfaitaire ruimte gaan drukken; kortom de eindheffingsbestanddelen. Voorzieningen die onder een zogenaamde gerichte vrijstelling vallen (bijvoorbeeld de studiekostenvergoedingen), drukken niet op het forfait. Geldt een bijzondere waarderingsnorm dan kan een lager bedrag in het forfait worden gebracht. In beginsel zullen de arbeidsvoorwaarden die in de huidige situatie onbelast (netto) worden toegekend als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen. Geldt onder de werkkostenregeling géén vrijstelling of bijzondere waarderingsnorm, dan moet u dus bepalen of u de netto voorzieningen aanwijst als eindheffingsbestanddeel of via de loonstrook verwerkt. In dat geval komt de loonheffing door brutering voor rekening van de werkgever. U kunt er dus voor kiezen de netto arbeidsvoorwaarden als eindheffingsbestanddeel aan te wijzen. Door te inventariseren wordt de uitgangspositie van de werkgever bepaald en kunnen de daarbij het best passende vervolgacties worden gekozen. Voor de inventarisatie kan desgewenst gebruik worden gemaakt van de QuickScan van PGGM HR Advies. Deze QuickScan is te vinden op de website van InEen. Dit hulpmiddel ondersteunt bij de inventarisatie en geeft inzicht in het effect op de belastingdruk voor uw organisatie. In de inventarisatie moeten alle vergoedingen en vertrekkingen worden betrokken, inclusief de wijze waarop deze in de huidige situatie fiscaal worden behandeld (brutering of eindheffing). In de QuickScan is onder het tabblad “oude situatie” al een reeks van mogelijke vergoedingen en verstrekkingen opgenomen en kunt u de vergoedingen en verstrekkingen die u hanteert, opnemen. Neem daarbij de volgende aandachtpunten in acht, dit omdat deze in de volgende fase relevant kunnen zijn: 1. Breng alle – voor de werknemer – onbelaste arbeidsvoorwaarden in kaart. Dus ook alle vergoedingen en verstrekkingen waarvoor nu een belastingvrijstelling geldt, zoals bij de fietsregeling; ook wanneer de werknemer hier aan bijdraagt door uitruil van bruto arbeidsvoorwaarden. Maar breng ook de arbeidsvoorwaarden in kaart waarover u nu de loonheffing draagt, dit via eindheffing (zoals bij kerstpakketten waarvoor een eindheffing van 20 procent geldt) of via brutering (bijvoorbeeld bij de bovenmatige – boven de € 0,19 per km – reiskostenvergoedingen). 2. Deze arbeidsvoorwaarden zullen zowel uit de financiële administratie als uit de salarisadministratie moeten worden gehaald. Daar waar sprake is van een dubbeling moet deze er uit worden gehaald. 3. Het is wenselijk om in de financiële administratie alle grootboekrekeningen nauwgezet te checken op mogelijke boekingen met een personeel karakter. Bij deze beoordeling kan 16
blijken dat op sommige grootboekrekeningen diffuse boekingen plaatsvinden, bijvoorbeeld zowel voor derden, voor vrijwilligers en voor werknemers. Het is raadzaam de grootboeken hiervan te zuiveren. Ook kan blijken dat bepaalde kostensoorten op meerdere grootboekrekeningen worden geboekt. Het is dan raadzaam de boekingen op één rekening samen te voegen. 4. Bij de inventarisatie in de salarisadministratie is het wenselijk om de loonuitvoercodes in kaart te brengen die aan de arbeidsvoorwaarden zijn verbonden. 5. Inventariseer ook welke vergoedingen en verstrekkingen bruto aan de werknemer worden uitbetaald (loonheffing komt via bruto/netto-traject voor rekening van de werknemer). Indien uit de inventarisatie blijkt dat sprake is van ruimte in het forfait kunnen deze wellicht onder de werkkostenregeling als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen. U behaalt dan optimalisering in uw arbeidsvoorwaardenpakket, doordat de werknemer alsdan geen loonheffing is verschuldigd en u bent geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd. Met het bestand dat de inventarisatie bevat, moet uiteindelijk inzichtelijk worden: -
wat de hoogte is van de forfaitaire ruimte en in welke mate deze wordt gevuld;
-
wat de belastingdruk is in de huidige situatie en onder de situatie van de WKR.
In de QuickScan vindt u de uitkomst; de beantwoording van deze vragen, onder het tabblad “effecten”. Houd bij de inventarisatie wel voor ogen dat de inventarisatie slechts model staat voor de toekomstige situatie; uiteindelijk zijn de in het lopende jaar geldende loonsom en arbeidsvoorwaarden bepalend! Een voorbeeld van een inventarisatie Hoe werkt een inventarisatie in de praktijk uit? Een voorbeeld. Een werkgever met 200 werknemers en een loonsom van € 5.600.000 (kolom 14 cumulatieve loonstaat) heeft de volgende inventarisatie opgesteld: Bijtelling Representatie Auto van de zaak (5*10.000) Diensttijdvrijstelling (3*2.500) Fietsen (50*749) Verklaring omtrent gedrag (320*30) Kerstpakketten Studiekosten Bedrijfskleding, vergoed resp. ter beschikking gesteld Contributie
Intermediaire kosten
Gerichte vrijstellingen
EHB/waarde e.c. verkeer
EHB/nihilwaardering
Vrijgesteld overig
5.000 50.000 7.500 37.450 9.600 15.000 25.000 26.000
4.000
17
19.000
vakbond Totaal
50.000
5.000
25.000
92.050
De forfaitaire ruimte van deze werkgever is: (1,5% *5,6 mln.)
19.000
7.500
€ 84.000
Aan vergoedingen in de forfaitaire ruimte heeft deze werkgever: € 92.050 (boekingen tegen waardering economisch verkeer) (€ 19.000 in nihilwaardering = € 0)
De overschrijding van de forfaitaire ruimte bedraagt:
€ 8.050
Aan eindheffing (80% * overschrijding) is de werkgever
€ 6.440 verschuldigd.
De uitkomst van de inventarisatie levert daarmee op dat de werkgever onder de werkkostenregeling een belasting dient te betalen van ruim zesduizend euro. De eerste vraag die op komt: is deze overschrijding; de eindheffing van 80%, “veel” ? De beantwoording van deze vraag wordt toegelicht aan de hand van een tweetal voorbeelden. Scenario 1 Uit het voorbeeld hierboven blijkt dat de werkgever ter waarde van € 15.000 aan kerstpakketten verstrekt. Zonder de WKR zou de loonheffing hierover 20% bedragen. Dat is € 3.000. Voor deze werkgever stijgt de loonheffing dus met € 3.440 (€ 6.440 -/- € 3.000). Scenario 2 De werkgever verstrekt geen € 15.000 kerstpakketten, maar aan netto reiskostenvergoedingen boven de € 0,19 per kilometer. Stel daarbij dat dit bedrag in de oude situatie wordt gebruteerd (werkgever neemt loonheffing voor eigen rekening). Dit betekent dat in dit voorbeeld de werkgever € 10.000 aan loonheffing voor zijn rekening neemt. Na invoering van de WKR worden de reiskosten als eindheffingsbestanddeel aangewezen. Dus in dit voorbeeld; de reiskostenvergoeding komt in plaats van de kerstpakketten. De situatie wordt dan als volgt: Loonheffing oud € 10.000
loonheffing nieuw € 6.440
voordeel € 3.560
In dit voorbeeld pakt de WKR dan gunstiger uit. Voor 2015, bij een verlaging van het percentage van 1,5% naar 1,2% ,wordt de situatie anders. Dit leidt tot een verlaging van de forfaitaire ruimte naar € 67.200. Duidelijk is wel deze verlaging voor deze werkgever aanleiding is om -extra- kritisch naar de vergoedingen en verstrekkingen te kijken. Een gedegen inventarisatie en analyse kan hier zeker waarde gaan opleveren!
18
Stap 2 Analyseren uitkomsten van de inventarisatie Als uit de inventarisatie blijkt dat naar verwachting de belastingdruk door invoering van de WKR zal gaan stijgen, dan zult u zich hier op willen voorbereiden. Dit mogelijk ook door aanpassingen in het arbeidsvoorwaardenpakket te realiseren waardoor de ongewenste belastingeffecten worden beperkt. Daalt naar verwachting de belastingdruk, dan biedt de WKR u mogelijk kansen om het arbeidsvoorwaardenpakket te verbeteren. Blijkt dat de belastingeffecten bij invoering van de WKR neutraal zijn, dan kunt u zich zonder arbeidsvoorwaardelijk traject op invoering van de werkkostenregeling voorbereiden. In dat geval is een kortere doorlooptijd voor implementatie voorzienbaar. U houdt wat u hebt aan vergoedingen en verstrekkingen en blijft deze in eerste instantie fiscaal behandelen zoals u en uw werknemer gewend bent. Wanneer u alle vergoedingen en verstrekkingen in beeld hebt, kortom de inventarisatie compleet hebt, begint de fase van het analyseren. Dit moet duidelijkheid gaan geven over de volgende punten: 1. Welke arbeidsvoorwaarden gaat u als eindheffingsbestanddelen aanwijzen? In het hiervoor gebruikte voorbeeld zijn dat in eerste instantie: fietsen, laptops, kerstpakketten, bedrijfskleding (niet nihil gewaardeerd), vakbond. 2. In welke mate vullen deze vergoedingen en verstrekkingen de forfaitaire ruimte? In het hiervoor gebruikte voorbeeld wordt de forfaitaire ruimte met een bedrag ter grootte van € 8.050 overschreden. 3. En in geval van overschrijding van de forfaitaire ruimte: a. Leidt dit tot een stijging van de belastingdruk? In het hiervoor gebruikte voorbeeld: Als de belasting in de oude situatie bestond uit de eindheffing van 20% over kerstpakketten, bedroeg de loonheffing (oud): € 3.000 (€ 15.000 * 20%). De loonheffing onder de WKR bedraagt: € 6.440. De belastingdruk stijgt met € 3.440 . b. Waar is eenvoudig budgettaire ruimte te behalen? In het hiervoor gebruikte voorbeeld: Schrappen of beperken van –bijvoorbeeld- de fietsregeling. Er zijn diverse scenario’s mogelijk. Stel dat een belastingdruk van € 3.000 (zoals oud) aanvaardbaar is dan mag het forfait met maximaal €3.750 worden overschreden (immers: 80%*€3.750=€3.000. Het gebruik van de fietsregeling kan worden gebudgetteerd. . Dit kan bijvoorbeeld door voortaan het beslag van de fietsregeling met een bedrag van € 4.300 te beperken (resteert genoemde overschrijding. (Tegen 80% is dat € 3.000 eindheffing). 19
c. Wat kan de daardoor getroffen werknemers compenseren? Ook hier zijn verschillende scenario’s mogelijk. Bijvoorbeeld: meer regelingen schrappen en ontstane ruimte inzetten voor een nieuwe regeling. d. Welke weg moet worden bewandeld om de arbeidsvoorwaarden te wijzigen? Dit is afhankelijk van de keuzes die gemaakt worden. Houd in ieder geval rekening met instemmingsrecht OR of PVT en de randvoorwaarden in de cao. 4. In geval van onderschrijding van de forfaitaire ruimte: a. Zijn alle arbeidsvoorwaarden nauwkeurig beoordeeld op effecten voor de WKR? b. Zijn er regelingen die u aan het arbeidsvoorwaardenpakket wil toevoegen? c. Zijn er regelingen die u uit het arbeidsvoorwaarden wil schrappen? d. Welke weg moet worden bewandeld om de arbeidsvoorwaarden aan te vullen, te wijzigen of te schrappen?
Stap 3 Besluitvorming Nadat de analyse van de huidige situatie heeft plaatsgevonden, bent u in staat om te bepalen welke loonbestanddelen, kortom welke vergoedingen en verstrekkingen, u als eindheffingsbestanddeel gaat aanwijzen. De vergoedingen en verstrekkingen zullen vervolgens “in het forfait” komen. Wanneer uw keuze betekent dat u arbeidsvoorwaardelijke wijzigingen moet gaan doorvoeren, is aandacht voor de regelgeving noodzakelijk. Het kunnen doorvoeren kan betekenen dat instemming van de OR of PVT vereist is. De inventarisatie en analyse leiden tot gevraagde besluitvorming over de volgende vraag c.q. vragen:
1. Gaan we in aanloop naar de overgang schaduwdraaien? 2. Moeten eerst arbeidsvoorwaarden worden gewijzigd? Zo ja; welke arbeidsvoorwaarden en op welke wijze? 3. Moet de voorgenomen wijziging van de arbeidsvoorwaarden met de OR/ PVT worden afgestemd?
Implementatiefase Nadat de stappen 1 tot en met 3 succesvol zijn doorlopen en besluitvorming heeft plaatsgevonden, kan de zgn. implementatiefase van start gaan. Deze fase behelst zoals eerder geschetst een 5-tal stappen die er op gericht zijn de WKR in de organisatie te implementeren.
20
De stappen zijn: 4. 5. 6. 7. 8.
het aanwijzen van eindheffingsbestanddelen de inrichting van de financiële administratie en de codering eindheffingsbestanddelen het bepalen van het systeem voor forfaitbepaling; de keuze uit vier mogelijkheden de beoordeling van de gevolgen voor declaratie- en/of factuurproces informeren (en instrueren betrokken) werknemers
In de implementatiefase moet de administratie worden ingericht voor uitvoering van de werkkostenregeling. De fiscale wet- en regelgeving schrijft niet voor hoe de administratie op de werkkostenregeling moet worden ingericht. Het gaat erom dat de Belastingdienst bij een looncontrole kan vaststellen dat de werkkostenregeling wordt toegepast, welke loonbestanddelen als eindheffingsbestanddelen gelden en of de eindheffing op juiste wijze wordt berekend. Afhankelijk van de omvang van de organisatie zal de administratie verder aangepast moeten worden. Stap 4 Eindheffingsbestanddelen definitief aanwijzen Vastgesteld moet worden welke loonbestanddelen in de werkkostenregeling vallen. Deze beslissing kan in beginsel per boeking plaatsvinden, maar altijd voorafgaand aan het zogenaamde fiscale genietingsmoment. Praktischer lijkt het echter te zijn om dat al voorafgaand aan de invoering van de werkkostenregeling zoveel als mogelijk te bepalen. Eindheffingsbestanddelen kunnen zowel door de salarisadministratie, via declaraties of vaste vergoedingen als , via facturatie, door de financiële administratie lopen. Het is belangrijk dat de boekingen kunnen worden gevolgd, zodat het vollopen van het forfait kan worden gemonitord en eventuele bijstelling desgewenst tijdig kan plaatsvinden. Wanneer er op verschillende grootboekrekeningen geboekt wordt, dan moeten saldi kunnen worden samengevoegd (bijvoorbeeld: saldibalans voor dimensie werkkosten). In principe zullen alle huidige netto loonbestanddelen waarvoor geen vrijstelling geldt als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen. Blijkt echter dat in uw situatie brutering goedkoper uitpakt, dan kunt u er ook daarvoor kiezen. Stap 5 Inrichting financiële administratie en codering eindheffingsbestanddelen De eindheffingsbestanddelen die via de salarisadministratie lopen, zullen gecodeerd moeten worden. Loonbestanddelen die als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen, moeten door codering via een loonuitvoercode herkenbaar door de salarisadministratie lopen, zodat ze niet in de loonverwerking meelopen. Deze boekingen kunnen via een journaalpost op een grootboekrekening eindheffingsbestanddelen worden geboekt. De eindheffingsbestanddelen die via de financiële administratie lopen, zullen op één of meer herkenbare grootboekrekening(en) moeten worden geboekt.
21
De volgende etikettering van loonbestanddelen kan een handreiking geven voor de wijze van boeking in de financiële- en/of salarisadministratie:
Eindheffingsbestanddeel Gebruteerd loon Brutoloon Gericht vrijgesteld loon Vrijgesteld loon Intermediaire kostenpost
Bij de eventuele (her)inrichting van de financiële administratie kan met deze etiketten rekening worden gehouden. Een korte toelichting op deze etikettering volgt hierna. Eindheffingsbestanddeel De werkgever wijst een loonbestanddeel aan als eindheffingsbestanddeel. Dit drukt op de forfaitaire ruimte. In geval van overschrijding, betaalt de werkgever 80% eindheffing. Het is aan te bevelen om de eindheffingsbestanddelen op daarvoor vrijgemaakte grootboekrekening te boeken, zodat het vollopen ervan gevolgd kan worden. Hierbij kan rekening worden gehouden met:
één (of meer) grootboekrekening(en) eindheffingsbestanddelen die tegen de waarde in het in het economische verkeer geboekt moeten worden;
één (of meer) grootboekrekening(en) eindheffingsbestanddelen die tegen een bijzondere waardering geboekt mogen worden, bijvoorbeeld: maaltijden, inwoning;
één (of meer) grootboekrekening(en) eindheffingsbestanddelen die tegen nihilwaarde geboekt mogen worden, bijvoorbeeld: (fiscaal erkende) werkkleding, ter beschikking gestelde gsm’s en of laptop die aan de zakelijke voorwaarden voldoen;
verder kan het raadzaam zijn te werken met een grootboekrekening voor intermediaire kosten.
Gebruteerd loon Voor de loonheffing wordt van een netto loonbestanddeel bepaald wat de daarbij behorende bruto loonwaarde is. De hogere bruto loonwaarde wordt geboekt in het bruto/netto-traject, maar de loonheffing komt voor rekening van de werkgever. De gebruikelijke wijze van boeking kan worden gehandhaafd: geen gevolgen voor WKR. Bruto loon Het loonbestanddeel wordt tot het brutoloon van de werknemer gerekend. De loonheffing komt voor diens rekening. De gebruikelijke wijze van boeking kan worden gehandhaafd. Wanneer loonbestanddelen voor invoering van de werkkostenregeling al tot het brutoloon worden gerekend, dan is het voor de hand liggend om dat ook onder de werkkostenregeling te doen. Geen gevolgen voor WKR.
22
Heeft de werkgever echter nog ruimte in het beschikbare forfait dan kan het loonbestanddeel ook worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Voordeel van het aanwijzen van een bruto vergoeding als eindheffingsbestanddeel voor de werknemer is dat deze niet langer loonheffing betaalt. De werkgever bespaart zich de premies werknemersverzekeringen (tot het SV-maximum dagloon). Aandachtspunt is dan wel de vastlegging. Hoe lang doen we dit? Kan het brutoloon bestanddeel later weer via de salarisstrook in het bruto/netto-traject worden betrokken? Kortom het maken en vastleggen van duidelijke afspraken is gewenst. Gericht vrijgesteld loon Voor een loonbestanddeel dat onder een gerichte vrijstelling is te brengen, geldt dat noch de werkgever noch de werknemer loonheffing verschuldigd is, mits aan de desbetreffende voorwaarden wordt voldaan. De gebruikelijke wijze van boeking kan worden gehandhaafd. Vrijgesteld loon Het loonbestanddeel wordt op grond van enkele specifieke wettelijke regelingen niet tot het loon gerekend. Een voorbeeld hiervan is de uitkering bij een 25-jarig dienstjubileum. De uitbetaling kan onbelast plaatsvinden. Soms zijn er specifieke voorwaarden waaraan moet worden voldaan. De gebruikelijke wijze van boeking kan worden gehandhaafd. Intermediaire kostenpost Onder intermediaire kosten worden die kosten verstaan die voor rekening van de werkgever behoren te komen en die tijdelijk door de werknemer worden voorgeschoten. Een vergoeding van deze voorgeschoten kosten hoeft niet tot het loon te worden gerekend. Voorbeelden hiervan zijn de vergoeding voor waskosten van de auto van de zaak; de vergoeding van voor het werk noodzakelijke, aangekochte, hulpmiddelen zoals een schrijfmateriaal. Het is zeker te overwegen om een specifieke grootboekrekening voor intermediaire kosten in te richten. Verwacht mag worden dat deze kostenpost aanleiding tot discussie met de Belastingdienst kan geven. Bij twijfel is vooroverleg met de belastingdienst over het etiketteren van een kostenpost als ‘intermediaire kostenpost’ zeker raadzaam.
Stap 6 Forfaitbepaling Het beschikbare forfait bedraagt 1,5% in 2014 en naar verwachting 1,2% in 2015 van de loonsom (kolom 14 van de loonstaat). Dit forfait geldt voor een geheel kalenderjaar, dit per loonheffingennummer. Voor de afdracht van eindheffing kan onder de werkkostenregeling het forfait volgens drie - en vanaf 1 januari 2015 waarschijnlijk vier- methoden worden bepaald. U dient een keuze voor één van deze methodes te maken. Indien voldaan kan worden aan de voorwaarden voor toepassing van de concernregeling kan de werkgever hier desgewenst voor kiezen. In dat geval draagt de werkgever de verschuldigde eindheffing af via de werkmaatschappij met de hoogste loonsom. De wetgever komt nog met nadere bepalingen over de noodzakelijke administratie. 23
De methodes zijn: Methode 1. Het forfait wordt bepaald door afbouw van het cumulatief loon voor loonheffing van het vorige jaar. Het forfait begint op 1,5% (2014, 1,2% in 2015) van de cumulatieve loonsom van het vorige jaar en neemt af naarmate die met eindheffingsbestanddelen wordt gevuld. Bij deze methode wordt elke maand het forfait optimaal benut. Eventueel resterende ruimte wordt doorgeschoven naar de volgende maand. Bij het einde van het jaar vindt verplicht nacalculatie plaats op basis van het werkelijke loon in dat kalenderjaar. Bij deze methode gaat - in geval van overschrijding van de forfaitaire ruimte - de werkgever vanaf een bepaald moment in het jaar eindheffing betalen. Deze methode is aanbevelenswaardig als geen overschrijding wordt voorzien, of de werkgever de eindheffing niet over het jaar wil spreiden en als afrekening in het jaar zelf gewenst is Methode 2. Het forfait wordt bepaald door het cumulatief loon voor loonheffing van het vorige jaar in gelijke delen te spreiden over de loonperiodes van het lopende kalenderjaar. Het forfait is maandelijks een vast bedrag (1,5% - in 2015 1,2% - van het forfait* loonsom vorig jaar/aantal loonperiodes). Eventueel resterende ruimte wordt doorgeschoven naar de volgende maand. Bij afloop van het jaar vindt een cumulatieve afrekening plaats op basis van het werkelijke loon in dat kalenderjaar. Op dat moment kan het gebruik van de forfaitaire ruimte worden geoptimaliseerd. Met deze methode kan bij een voorzienbare overschrijding van de forfaitaire ruimte de belastingafdracht over het jaar worden gespreid en is aanbevelenswaardig als de werkgever in het kalenderjaar zelf wil afrekenen Methode 3. Het forfait wordt bepaald op basis van het actuele loon voor loonheffing in de huidige loonbetalingsperiode. Het actuele maand- of vier wekenloon is bepalend. Het forfait fluctueert mee met het actuele fiscaal loon in de loonperiode. Zo zal deze in de maand mei hoger zijn door het vakantiegeld. Een onderschrijding van de forfaitaire ruimte in periode 1 mag niet in periode 2 met eventuele overschrijding worden verrekend. Er vindt aan het eind van het jaar geen (cumulatieve) eindafrekening plaats! Vond in een maand overschrijding van het in die maand geldende forfait plaats, dan kan de daarover berekende 80% eindheffing niet meer worden teruggehaald. Ook niet als op jaarbasis bezien geen overschrijding van het forfait plaatsvindt. Deze methode is verplicht voor nieuwe werkgevers (werkgevers die nog geen loonsom hadden in het voorafgaande kalenderjaar).
Methode 4 (met ingang van 1 januari 2015). Bij deze methodiek hoeft u als werkgever nog maar één keer per jaar vast te stellen wat de verschuldigde belasting voor de WKR is. Toetsing per tijdvak of sprake is van overschrijding van het forfait is niet meer nodig. Als het kalenderjaar is afgelopen kunt u voor alle vergoedingen en verstrekkingen uit dat kalenderjaar in één keer toetsen of de forfaitaire ruimte wordt overschreden. De eventueel verschuldigde belasting kan tegelijk met de aangifte over het eerste kalenderjaar aangegeven en afgedragen worden.
24
Welke methode het best bij uw organisatie past is afhankelijk van de mate waarin overschrijding van de forfaitaire ruimte is te voorzien en in welke mate u de eindheffing over het jaar wenst te spreiden en af te dragen. De vierde methode biedt met name administratieve eenvoud doordat nog maar één keer per jaar wordt vastgesteld wat de verschuldigde heffing voor de WKR is. Als het kalenderjaar is afgelopen kunt u voor alle vergoedingen en verstrekkingen uit dat kalenderjaar in één keer toetsen of u de forfaitaire ruimte overschrijdt. In alle gevallen wordt aangeraden om toch periodiek de ontwikkelingen ter zake van het vollopen van de forfaitaire ruimte te blijven monitoren!
Stap 7 Beoordeling gevolgen voor het declaratie- en of factuurproces Voor inkomende declaraties en facturen zult u moeten nagaan of ze personele aspecten bevatten waardoor ze relevant kunnen zijn voor de werkkostenregeling. Wellicht dient de codering te worden aangepast en moeten de kostenposten voortaan op een bepaalde nieuwe plek in de grootboekhuishouding worden geboekt. Vooral de facturen van derden kunnen om aandacht vragen. Zo kan het zijn dat u voor een bijeenkomst catering inschakelt, waarbij een deel van de maaltijden voor derden en een deel van de maaltijden voor uw werknemers zijn bedoeld. U zult dit dan moeten kunnen afsplitsen; de maaltijden voor derden hoeven immers niet als eindheffingsbestanddeel behandeld te worden. Het kan behulpzaam zijn om een boekingsinstructie op te stellen waarin de gebruikelijke routine zoveel als mogelijk wordt gehandhaafd en voor posten die als eindheffingsbestanddelen gelden vast te leggen waar en hoe die moeten worden geboekt.
Stap 8 Informeren en instrueren werknemers Tenslotte zal de invoering van de werkkostenregeling met name voor uw administratieve werknemers gevolgen hebben voor de door hen ontwikkelde routines. Vergeet niet om eventuele wijzigingen met hen door te nemen en de boekingsinstructie met hen te delen. Informeren en instrueren van de leidinggevende is daarbij ook van belang. Bij het accorderen van facturen, declaraties etc. is het van belang dat voldoende informatie aan de financiële administratie door de leidinggevende wordt meegegeven om te komen tot een juiste boeking. U zult hen kunnen betrekken en het boekingsproces vereenvoudigen door te vragen om steeds bij de accordering voor facturen of declaraties te laten aangeven op welke persoon die betrekking heeft (werknemer/niet-werknemer) en wat de reden is die aan de kosten ten grondslag ligt. Zo kan uw administratie de boeking makkelijker etiketteren.
25
4. Tenslotte In deze handleiding is de werkkostenregeling “in vogelvlucht” beschreven en hebt u een overzicht gekregen van de stappen die in het proces van inventariseren, analyseren en implementeren aan de orde kunnen komen. Zoals eerder gesteld, vergt de invoering tijd in uw organisatie. Dit voor verschillende afdelingen die gezamenlijk in deze zullen moeten gaan optrekken. Deze tijd besteden zal zich altijd uitbetalen! De overgang zal op die manier adequaat kunnen plaatsvinden. Met desgewenst één of meer aangepaste arbeidsvoorwaardenregelingen, een aanpassing van uw administratie en mogelijk in uw processen. Maar in ieder geval met goed zicht op de verwachte financiële gevolgen! Wilt u nog meer informatie? Over actuele ontwikkelingen wordt u door InEen op de hoogte gehouden. En meer informatie treft u uiteraard aan via de Belastingdienst; www.belastingdienst.nl
Veel succes!
Oktober 2014 InEen PGGM HR Advies
26
Bijlage 1 Schema kleine verstrekkingen Lees waar staat “waarde in het economische verkeer”: factuurwaarde, als sprake is van een factuur van een onafhankelijke derde.
27
