De werkkostenregeling in vogelvlucht: een uitleg en stappenplan

De werkkostenregeling in vogelvlucht: een uitleg en stappenplan 1. Inleiding Alweer enige jaren geleden, per 1 januari 2011, is de zogenaamde ‘werkkostenregeling’ in werking getreden. De werkkostenregeling leidt tot een totaal nieuwe systematiek van belastingheffing over vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel. De werkkostenregeling wordt uiterlijk per 1 januari 2014 van kracht voor alle werkgevers. In de periode tot 1 januari 2014 geldt een overgangsperiode waarin u als werkgever jaarlijks de keuze kunt maken of u het huidige, “oude”, regime voor loonheffing over vergoedingen en verstrekkingen blijft toepassen of dat u overgaat naar het nieuwe regime van de werkkostenregeling. Gedurende de overgangsperiode mag u de dus de werkkostenregeling invoeren, maar u bent hiertoe niet verplicht. Zolang u de werkkostenregeling echter niet invoert, betekent dit wel dat u een registratie moet bijhouden van deelname van de werknemers aan personeelsfeesten en dergelijke verstrekkingen. De deelname is tot een voordeel van € 454 per jaar, per persoon, vrijgesteld. Over het meerdere bent u als werkgever eindheffing verschuldigd volgens het reguliere systeem van belastingheffing. Ter onderbouwing van de normaliter te verwachten blijvende onderschrijding van de € 454-regeling kan de volgende aanpak behulpzaam zijn: 1. Per festiviteit (feest, uitje, afscheid- of afdelingsetentje e.d.) bepalen wat de waarde ervan is (alle rekeningen optellen); 2. Per festiviteit bepalen voor hoeveel deelnemers die openstond; 3. Per festiviteit de waarde delen door het aantal deelnemers waarvoor die openstond; 4. Per deelgenomen werknemer dat bedrag vastleggen; 5. De vastgelegde bedragen per individuele werknemer optellen en toetsen aan de € 454-norm 6. Alle individuele overschrijdingen optellen 7. de totale waarde van de overschrijding met de € 200 regeling of tegen tabeltarief in de eindheffing betrekken. Eventueel kan met de Belastingdienst afstemming plaatsvinden over de vastlegging van een onderbouwing indien op voorhand voorzienbaar is dat de € 454 norm op individueel niveau niet overschreden zal worden. Zolang u de werkkostenregeling niet toepast, blijven de met belastingdienst gemaakte afspraken in stand. Wordt de werkkostenregeling toegepast dan komen de afspraken te vervallen. Alleen de

1

afspraken die betrekking hebben op de zgn. gerichte vrijstellingen (zie paragraaf 2.1) kunnen blijven bestaan. Eerder overgaan of niet? De werkkostenregeling en daarbij met name het tijdstip waarop u naar deze regeling wilt overgaan, roepen een groot aantal vragen op, zoals: -

Op welk moment kunnen wij het beste overgaan tot invoering van de werkkostenregeling? Welke afwegingen spelen daarbij een rol? Welke overwegingen spreken voor overgang per 1 januari 2013?of per 1 januari 2014? Wat betekent invoering van de werkkostenregeling voor onze financiële c.q. fiscale positie? En voor onze administratieve processen? En voor ons huidige stelsel van vergoedingen en verstrekkingen? Welke kansen levert de werkkostenregeling op? Welke wijzigingen moeten wij in de organisatie doorvoeren om tot invoering van de werkkostenregeling over te kunnen gaan? Welke wijzigingen moeten wij in ons arbeidsvoorwaardenbeleid doorvoeren? Welke partijen moeten wij bij dit proces betrekken?

Kortom, een groot aantal vragen die rondom de invoering van de werkkostenregeling ook ongetwijfeld bij u zullen spelen. In deze paper 1wordt informatie aangereikt die u behulpzaam kan zijn bij de beantwoording van deze vragen. Zo wordt de werkkostenregeling beknopt toegelicht en wordt een stappenplan aangereikt. Informatie die behulpzaam moet zijn om een beargumenteerd besluit te kunnen nemen om wel of niet over te gaan per 1 januari 2013. En in ieder geval informatie om u voor te bereiden op de verplichte overgang per 1 januari 2014. De invoering van de werkkostenregeling vraagt tijd en aandacht De in invoering van de werkkostenregeling kost uw organisatie de nodige tijd. Als de werkkostenregeling eenmaal is ingevoerd en de daarbij noodzakelijke routines zijn ontwikkeld, dan zal dit uw organisatie waarschijnlijk administratieve vereenvoudiging gaan opleveren. Het voortraject vraagt hoe dan ook de nodige aandacht maar zal zich ook zeker “uitbetalen”. Een tijdige en goede voorbereiding zorgt er voor dat u zich kunt richten op een overgang per uiterlijk 1 januari 2014 die daarbij zoveel als mogelijk kostenneutraal plaatsvindt. Een tijdig voorbereiding leidt misschien ook tot een besluit om per 1 januari 2013 over dit gaan. Dit niet alleen omdat dit administratieve voordelen biedt maar ook omdat uit uw inventarisatie is gebleken dat dit ook fiscale voordelen biedt. Het is daarom zeker raadzaam om al dit jaar de werkkostenregeling op te pakken!

1

De informatie uit deze paper is gebaseerd op de beschikbare informatie in mei 2012 en is bedoeld om algemene informatie te verschaffen.

2

2. Hoe worden vergoedingen en verstrekkingen behandeld onder de werkkostenregeling? In het kader van de werkkostenregeling is het loonbegrip ingrijpend gewijzigd. Onder de werkkostenregeling is loon “al hetgeen uit een dienstbetrekking of een vroegere dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt. ” Deze definitie maakt duidelijk dat de werkkostenregeling uitsluitend betrekking heeft op werknemers en ex-werknemers. De vergoeding aan een vrijwilliger (in fiscale zin)valt daarmee buiten het bereik van de werkkostenregeling. Deze definitie maakt ook duidelijk dat het loonbegrip onder de werkkostenregeling in beginsel zeer ruim is. Gevolg daarvan is dat alles dat de werknemer vanuit zijn dienstbetrekking geniet, loon vormt. Dit met alle fiscale effecten van dien. De wetgever heeft om die reden een aantal uitzonderingen geformuleerd: 1. een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen, denk aan de mobiele telefoon of de laptop, wordt in de werkkostenregeling op “nihil” gewaardeerd. Bij een aantal andere specifieke vergoedingen en verstrekkingen gelden specifieke waarderingsnormen. Een voorbeeld hiervan zijn de maaltijden die de werkgever aan de werknemer verstrekt. Deze kennen onder de werkkostenregeling een vastgesteld normbedrag; 2. een aantal kostensoorten is belastingvrij te vergoeden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan opleidingskosten. Dit zijn de zgn. gerichte vrijstellingen; 3. 1,4% van de loonsom (met invoering van de Wet uniforming loonbegrip per 1 januari 2013 1,6%) mag de werkgever naar eigen inzicht belastingvrij besteden aan zijn werknemers. Dit noemen wij hierna het forfait; 4. Intermediaire kosten, uitgaven die de werknemer in opdracht en voor rekening van de werkgever maakt, vallen niet onder het loonbegrip. Denk hierbij aan de nietmachine die uw werknemer voor uw organisatie koopt en voorschiet of aan de situatie dat uw werknemer de kosten van een zakelijke lunch voor een relatie voorschiet. Ook een aantal specifieke verstrekkingen die de werkgever aan de werknemer doet, is vrijgesteld. Denk hierbij aan de fruitmand die u geeft bij ziekte van uw werknemer of aan de rouwkrans in geval van overlijden. Dit was overigens ook voor de invoering van de werkkostenregeling (WKR) al zo. Voor wat betreft andere speciale gebeurtenissen rondom de werknemer is onder de WKR het navolgende aan de orde. Attenties (de zgn. verstrekkingen; de geschenken in natura) met een waarde onder de € 25,- en gegeven in een situatie waarbij u ook als “niet” werkgever deze attentie zou hebben gegeven (bijvoorbeeld een bloemetje bij een verjaardag of een cadeautje bij de geboorte), worden niet als loon beschouwd en zijn daarmee onbelast. Een cadeaubon wordt echter wel als loon gezien en dient zodanig fiscaal behandeld te worden. Voor een verdere uitleg zie het schema kleine verstrekkingen in bijlage 1. Het privégebruik van de auto van de zaak en het genot van de dienstwoning blijven ook onder de WKR (verplicht) bruto loon en dient u als zodanig bij te tellen. Dat geldt eveneens voor het brutosalaris (of vakantietoeslag of eindejaarsuitkering) dat u met uw werknemer hebt afgesproken. 3

De bijdrage in de pensioenkosten of de levensloopbijdrage worden onder de oude vrijstelling en daarbij behorende voorwaarden behandeld. Deze arbeidsvoorwaarden vallen dus niet onder het regiem van de WKR. 2.1. Vrije vergoedingen en verstrekkingen Zoals hiervoor aangegeven, is binnen de systematiek van de WKR een aantal vergoedingen en verstrekkingen onbelast; de zgn. gerichte vrijstellingen. Dit betreffen onder meer de volgende kosten: •

reiskosten (tot maximaal € 0,19 per kilometer, n.b. zie hierna actualiteit);

•

studiekosten waaronder mede begrepen de kosten voor het volgen van een procedure erkenning verworven competenties (EVC);

•

kosten van onderhoud en verbetering van kennis en vaardigheden, cursussen, congressen en seminars, ter vervulling van de dienstbetrekking, daaronder mede begrepen de inschrijving in een beroepsregister, alsmede outplacement en vakliteratuur;

•

tijdelijke verblijfskosten (denk aan de maaltijden en/ of overnachtingen waaronder maaltijden bij overwerk, bij dienstreizen of met zakelijke relaties voor zover de kosten zien op de werknemer);

•

extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst in het kader van de dienstbetrekking (zgn. extraterritoriale kosten);

•

zakelijke verhuiskosten.

Vergoedingen en verstrekkingen die vallen onder één van deze kostensoorten “drukken” niet op het forfait en kunnen daarmee onbelast worden gegeven. De voorwaarden die gelden voor het onbelast mogen vergoeden of verstrekken van deze kostensoorten zijn feitelijk niet gewijzigd. Geeft u een vaste vergoeding voor deze of andere kostensoorten? Onder de werkkostenregeling bent u verplicht vooraf een steeksproefgewijs onderzoek te houden onder de werknemers ter onderbouwing van die vergoeding. Voldoet u niet aan deze voorwaarde of geeft u een bovenmatige vergoeding (bijvoorbeeld bij reiskosten) dan valt het bovenmatige gedeelte van de vergoeding binnen het forfait . Dit tenzij u er voor kiest om deze vergoeding te bruteren of indien er sprake is van een afgesproken bruto vergoeding. Bij een vaste onkostenvergoeding is het altijd wenselijk om de verschillende kostensoorten die hieronder in het verleden zijn gebracht nauwgezet te bekijken en zo mogelijk bepaalde kostensoorten af te scheiden. Denk bij dit laatste aan intermediaire kosten die in beginsel – als declarabele kostenpost- buiten de WKR vallen. Afstemming met de belastingdienst over een vaste onkostenvergoeding, zover in het verleden niet is gebeurd, is zeker wenselijk.

4

Actualiteit: in april 2012 heeft het kabinet in het kader van het stabiliteitsprogramma het voornemen bekend gemaakt om de vrijstelling voor vergoeding woon- werkverkeer, dienstreizen en openbaar vervoer te beëindigen. Wanneer dit voornemen wordt geëffectueerd, dan zal de onbelaste reiskostenvergoeding extra op de forfaitaire ruimte kunnen gaan drukken terwijl die nu tot de gerichte vrijstellingen kan worden gerekend. Verder roept de afschaffing van de mogelijkheid om reiskosten onbelast te vergoeden de vraag op voor wiens rekening de loonheffing op reiskosten zal komen. Dit zeker wanneer sprake is van een (cao)-afspraak waarbij de werknemer recht heeft op een netto vergoeding. De tegemoetkoming woon-werkverkeer is in de Cao Gezondheidscentra/AHG 2009-2011 geformuleerd in de vorm van een netto vergoeding. De vergoeding van dienstreizen in de vorm van een bruto vergoeding. 2.2 Werkplek gerelateerde vergoedingen Voor voorzieningen die in redelijkheid op de werkplek gebruikt of verbruikt worden, kent de WKR ook een specifieke behandeling. Deze voorzieningen vallen wel in het forfait van 1,4% maar worden daarbij -vervolgens- op “nihil” of met een specifiek, laag, bedrag gewaardeerd. Op deze wijze kunnen voorzieningen geheel of gedeeltelijk onbelast aan de werknemer worden gegeven. Onder werkplek wordt daarbij verstaan elke werkplek waar de werkgever uit hoofde van de Arbeidsomstandighedenwet er zorg voor dient te dragen dat deze voldoet aan de wettelijke eisen. 2.2.1 Voorzieningen met een nihilwaardering: •

genot van voorzieningen op de werkplek; de computer, het kopieerapparaat, de telefoon, de fietsenstalling, de parkeergelegenheid, de fitness ruimte, inclusief het genot van het gebruik van deze ruimten en het gebruik van materialen in deze ruimte (schrijfgerei, papier e.d.);

•

arbo-voorzieningen; de geneeskundige keuringen, inentingen, veiligheidsbril, stoelmassage, ergo-inrichting van de werkplek. Het betreft hierbij voorzieningen die zijn vastgelegd in het arboplan. De vrijstelling voor arbovoorzieningen strekt zich uit tot de werkplek thuis voor zover deze rechtstreeks voortvloeien uit de Arbeidsomstandighedenwet.

•

kleine consumpties op de werkplek (koffie, thee, cup a soup, kleine versnaperingen e.d.);

•

ter beschikking gestelde werkkleding en reinigingskosten die, - uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt zijn (uniform of logo > 70cm2)om in te werken; of - achterblijft op de werkplek. Kleding die normaliter achterblijft op de werkplek, maar door de werknemer mee wordt genomen naar huis om te wassen, valt niet onder de nihilwaardering (noch voor de kleding, noch voor de reinigingskosten);

•

gereedschappen en andere hulpmiddelen, ter beschikking gesteld en voor zover meer dan 90% zakelijk gebruikt. Denk hierbij aan computers, notebooks, een gereedschapskist; 5

•

mobiele telefoons, ter beschikking gesteld en voor zover meer dan 10% zakelijk gebruikt en overige ter beschikking gestelde communicatiemiddelen;

•

ter beschikking gestelde OV-jaarkaart of kortingskaart (n.b. zie actualiteit) indien de kaart mede zakelijk wordt gebruikt;

•

rentevoordeel van hypothecaire leningen of renteloze personeelsleningen als de werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter koopt (al of niet binnen een meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden);

•

de waarde van incidentele huisvesting en inwoning (inclusief energie, water en bewassing) op de werkplek voor de vervulling van de dienstbetrekking als de werknemer normaliter niet op de werkplek woont en hij door de reisafstand gebruik moet maken van deze voorziening.

Bij al deze kostensoorten is het van belang dat de nihilwaardering alleen geldt voor ter beschikking stellingen en niet voor verstrekkingen (met uitzondering van maaltijden en arbovoorzieningen) en nooit voor vergoedingen. De werknemer wordt dus nooit eigenaar van, bijvoorbeeld, de mobiele telefoon. Een regeling waarbij de werknemer een vergoeding voor telefoonkosten ontvangt, is niet te beschouwen als een kostensoort waarvoor een nihilwaardering geldt. Deze vergoeding komt, wanneer aangewezen als eindheffingsbestanddeel, volledig terecht in het forfait. Echter, wanneer de werkgever er voor kiest om de vergoedingsregeling aan te passen naar een regeling waarbij een mobiele telefoon ter beschikking wordt gesteld en de mobiele telefoon voor meer dan >10 % zakelijk wordt gebruikt, kan wel gebruik gemaakt worden van de nihilwaardering. Overigens vallen ook voorzieningen buiten de werkplek, denk aan de internetaansluiting thuis, volledig onder het forfait. Een arbovoorziening die onderdeel uitmaakt van een arboplan van de werkgever zal eerder onder de nihilwaardering geschaard kunnen worden, dan wanneer hier geen sprake van is. Analyseren van de binnen uw organisatie bestaande regelingen zoals in dit voorbeeld het arboplan, is alleen om die reden al wenselijk! 2.2.2 Voorzieningen met een lage waardering De volgende voorzieningen die op de werkplek gebruikt of verbruikt worden kennen een lage waardering (bedragen 2012): a. maaltijden in bedrijfsrestaurants; hiervoor geldt een € 2,95 per maaltijd Het betreft de forfaitaire waarde voor alle maaltijden (ontbijt, lunch of diner); b. (regelmatige) huisvesting en inwoning op de werkplek ; hiervoor geldt een bedrag van € 5,10 per dag. Dit bedrag is inclusief energie, water, bewassing (niet de dienstwoning); c. kinderopvang op de werkplek; waardering op basis van het aantal uren * uurprijs (€ 5,93) volgens Wet kinderopvang of bij kinderopvang. Buiten de werkplek: de factuurwaarde of waarde economisch verkeer.

6

Maaltijden Onder de WKR is de bijtelling per maaltijd op de werkplek € 2,95, dus ongeacht wat voor maaltijd dit is. Het normbedrag is in beginsel loon van de werknemer. Maar u kunt de maaltijd ook als eindheffingsloon onderbrengen in het forfait van 1,4% . U hoeft dan de maaltijden niet per werknemer te administreren. U houdt alleen het totale aantal maaltijden bij van alle werknemers samen. Huisvesting en inwoning op de werkplek Voor huisvesting en inwoning geldt een normbedrag van € 5,10 per dag. De verstrekking van huisvesting op de werkplek is onbelast als de werknemer niet woont op de werkplek. Hij woont elders en/of hij moet redelijkerwijs wel gebruik maken van de huisvesting (bijvoorbeeld bij slaapdienst). Dit geldt overigens ook voor kosten voor tijdelijk verblijf. Van tijdelijk verblijf is bijvoorbeeld sprake bij verblijf van ambulante werknemers tijdens een dienstreis. Van een tijdelijk verblijf is ook sprake als het redelijk is dat uw werknemer (nog) niet bij de plaats van zijn werk gaat wonen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij tijdelijke projecten of zolang de werknemer in de wettelijke proeftijd zit. Kinderopvang Als u de kinderopvang bij een kinderopvanginstelling inkoopt of buiten de werkplek organiseert, is de waarde van de verstrekking gelijk aan de waarde van de kinderopvang verminderd met een eventuele netto werknemersbijdrage. De waarde van de kinderopvang is het bedrag dat de kinderopvanginstelling aan u in rekening brengt. Als u zelf de kinderopvang op de werkplek organiseert, bepaalt u de waarde van de verstrekking als volgt: het aantal uren genoten kinderopvang maal de uurprijs volgens de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen. U trekt hier een eventuele werknemersbijdrage van af. Voorwaarde voor deze manier van waarderen is dat de ouders een kinderopvangtoeslag of een tegemoetkoming op grond van de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen kunnen krijgen als zij daar recht op hebben. 2.3. Waarderingsregels Bij een verstrekking door de werkgever aan een werknemer moet deze gewaardeerd worden. De waarde “valt” immers in het forfait. Als waardering geldt hierbij de prijs die de werkgever heeft betaald voor deze goederen of diensten, dit inclusief BTW. Is een prijs niet bekend, dan geldt de waarde in het economische verkeer. Voor goederen of diensten uit het eigen bedrijf, dient de “consumentenprijs” te worden gehanteerd. Vallen verstrekkingen onder de hiervoor genoemde lage waarderingsregels voor werkgerelateerde voorzieningen, dan mag die waarde worden gehanteerd. 2.4. Werkkostenregeling “in werking” Voor alle vergoedingen en verstrekkingen die niet onder de intermediaire kosten vallen, of onder de gerichte vrijstellingen vallen of niet op nihil worden gewaardeerd, geldt dat deze in beginsel aan de heffing van de loonbelasting premie/ volksverzekeringen zijn onderworpen. 7

Voor al deze vergoedingen en verstrekkingen geldt een algemene vrijstelling ter hoogte van 1,4% (norm 2012) van de aan loonheffing onderworpen loonsom (kolom 14 van de loonstaat) van de werkgever. Deze vrijstelling geldt altijd per loonheffingsnummer. De werkgever kan deze algemene vrijstelling zelf invullen; dit bijvoorbeeld met een kerstpakket, een fiets van de zaak of een reiskostenvergoeding. Dergelijke vergoedingen en verstrekkingen worden door de werkgever dan aangewezen als zgn. eindheffingsbestanddeel. De werkgever hoeft daarbij niet te kijken of door de werknemer aan bepaalde fiscale voorwaarden is voldaan. Voordeel van de reiskostenregeling is dat de werkgever zelf de regels kan bepalen (uiteraard binnen de juridische arbeidsrechtelijke- kaders), er in beginsel geen administratie op werknemersniveau hoeft plaats te vinden en dat een vastlegging in de financiële administratie kan volstaan. Vergoedingen en verstrekkingen die door de werkgever als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen, moeten altijd wel voldoen aan de gebruikelijkheidstoets . Deze toets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die een werkgever in de administratie opneemt als eindheffingsbestanddeel, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, vormt belast loon voor de werknemer. De bewijslast dat een vergoeding of verstrekking ongebruikelijk is, rust op de inspecteur. Indien het totaal aan vergoedingen en verstrekkingen het forfait overschrijdt, dient de werkgever over het meerdere 80% eindheffing te bepalen. Deze eindheffing komt voor rekening van de werkgever, niet voor rekening van de werknemer. Alle eindheffingsbestanddelen, of deze nu binnen of buiten het forfait vallen, zijn niet onderworpen aan de premieheffing werknemersverzekeringen. Zij maken ook geen deel uit van de grondslag voor de heffing van de zorgverzekeringsbijdragen. In schema:

Bron: PGGM HR Advies 8

2.5 80% eindheffing: hoog? 80% eindheffing; is hoog of lijkt hoog? Of deze belastingheffing “te hoog” is, kan pas bekeken worden door de belastingdruk voor de invoering van de werkkostenregeling te vergelijken met de situatie na de werkkostenregeling. Uit een dergelijk vergelijking kan voortkomen dat de belastingdruk bij invoering van de werkkostenregeling, zelfs bij een overschrijding van het forfait, leidt tot een verlaging van de belastingdruk. Zeker als je te maken hebt met vergoedingen die in de “oude” situatie moeten worden gebruteerd en sprake is van een tarief van 52% kan het aanwijzen van een dergelijke vergoeding als eindheffingsbestanddeel leiden tot een lagere belastingdruk. In situaties waarbij sprake is van een brutering tegen een laag belastingtarief van, bijvoorbeeld, 26%, kan de uitkomst echter het tegenovergestelde zijn. Het aanwijzen van een vergoeding of verstrekking als eindheffingsbestanddeel door de werkgever is niet verplicht. De werkgever kan er ook voor kiezen om deze als loon aan te merken. In dat geval blijft de betreffende vergoeding of verstrekking buiten de werkkostenregeling en zal het “afrekenen“ plaatsvinden via de route van bruto loon of via brutering. Kortom; 80% eindheffing; is hoog of lijkt hoog?Alleen een goede inventarisatie en analyse waaruit een compleet beeld voortkomt van de over -of onderschrijding van de forfaitaire ruimte en waarbij de belastingdruk voor en na de toepassing van de WKR zichtbaar wordt, kan een antwoord op deze vraag geven. Een voorbeeld van een uitwerking is opgenomen in hoofdstuk 3 onder stap 1.

3. Invoeren van de WKR, welke stappen moet ik nemen? Ongeacht het moment van invoering van de WKR moet u zich als werkgever gaan beraden op uw keuze en zult u zich tevens moeten gaan voorbereiden op de invoering van de werkkostenregeling. De keuze van ten aanzien van het invoeringsmoment zal in belangrijke mate worden beïnvloed door de vraag in welke mate vergoedingen en verstrekkingen aan de werknemers plaatsvinden. Maar ook de huidige inrichting van het arbeidsvoorwaardengebouw speelt hier een belangrijke rol. Bij een eerste oriëntatie op de keuze kunnen de volgende uitgangspunten een rol spelen: -

-

-

Voor de werkgever die weinig of geen vergoedingen / verstrekkingen aan zijn werknemers toekennen, kan een (vroegtijdige) overgang naar de werkkostenregeling zinvol zijn. Blijft deze werkgever binnen de forfaitaire regeling dan heeft hij ruimte om – zonder bewijslevering, maar voor zover gebruikelijk – extra vergoedingen of verstrekkingen toe te kennen. Voor de werkgevers die hogere vergoedingen of verstrekkingen toekent moet een extra zorgvuldige afweging plaatsvinden en is een tijdige oriëntatie op de inrichting van het kostenvergoedingengebouw ten zeerste aan te bevelen. U zult de kosten van overschrijdingen immers willen kunnen meten. Er ontstaat bovendien een natuurlijk moment om de inrichting van het kostenvergoedingengebouw zorgvuldig onder de loep te nemen. Wordt de vrijstelling voor reiskostenvergoedingen in 2013 daadwerkelijk beëindigd, dan kan snelle invoering interessant zijn als bruteren duurder is dan eindheffing volgens de WKR. 9

Bent u nog niet over dan kunt u die kosten van brutering niet op een andere manier compenseren. Welke uitgangspunten ook gekozen worden, het doorlopen van een aantal stappen om te kunnen komen tot een beargumenteerd besluit, zal altijd noodzakelijk zijn. 3.1 Start invoeringstraject Bij de voorbereiding van de invoering van de werkkostenregeling is het wenselijk om een projectgroep te formeren waarin alle relevante disciplines betrokken zijn. De invoering en toepassing van de werkkostenregeling raakt immers ook meerdere afdelingen binnen de organisatie. In het algemeen zijn dit de afdelingen: •

Financiële administratie

•

Planning en control

•

HRM/P&O

•

Salarisadministratie

Desgewenst kan ook een lid van de Ondernemingsraad dan wel een vertegenwoordiger namens de PVT deel nemen aan de projectgroep. Dit om een situatie van kennisachterstand te voorkomen en mede met het oog op de mogelijk te wijzigen regelingen waarbij sprake kan zijn van een formele rol van de OR of PVT. Stap 0 is daarmee feitelijk het samenstellen van een projectgroep die zich bezig gaat houden met: −

het aanleveren van een notitie op basis waarvan besluitvorming kan plaatsvinden over het moment van de invoering van de WKR en;

−

de voorbereiding van de invoering van de werkkostenregeling in de organisatie.

3.2 stappenplan De projectgroep gaat vervolgens aan de gang met de uitwerking van de volgende stappen: 1. het inventariseren van de arbeidsvoorwaarden 2. het analyseren van de uitkomsten van de inventarisatie 3. de besluitvorming over het moment van overgang naar de werkkostenregeling en de arbeidsvoorwaardelijke effecten. Nadat een keuze is gemaakt over het moment van overgang naar de werkkostenregeling kunnen de volgende stappen worden geschetst: 4. 5. 6. 7. 8.

het aanwijzen van eindheffingsbestanddelen de inrichting van de financiële administratie en de codering eindheffingsbestanddelen het bepalen van het systeem voor forfaitbepaling; de keuze uit drie mogelijkheden de beoordeling van de gevolgen voor declaratie- en/of factuurproces informeren (en instrueren betrokken) medewerkers 10

Hierna worden deze stappen daar waar nodig verder toegelicht.

Stap 1 het inventariseren van de arbeidsvoorwaarden

Kern van deze stap is dat alle netto loonbestanddelen, dus alle vergoedingen en verstrekkingen, in kaart worden gebracht , inclusief in welke mate hierover loonheffing wordt betaald. Dit bijvoorbeeld via eindheffing of door brutering.

Bij deze stap inventariseert u alle vergoedingen en verstrekkingen die binnen de organisatie bestaan. Deze vergoedingen en verstrekkingen komen voort uit de eigen organisatieregelingen, uit caoregelingen en uit de gemaakte individuele afspraken tussen u en uw werknemer(s). Voor een overzicht van de regelingen die uit de CAO Gezondheidscentra en AHG voort komen: maak gebruik van de inventarisatie die al beschikbaar is gesteld door de LVG via de ledensite. (http://leden.lvg.org/?p=1163). Voor wat betreft regelingen die de organisatie zelf kent: deze staan niet altijd op papier! Houd ook rekening met vergoedingen en verstrekkingen die voortkomen uit gebruik. Bijvoorbeeld attenties bij verjaardagen etc. Voor de werkkostenregeling is het daarbij met name van belang om te inventariseren welke arbeidsvoorwaarden op de forfaitaire ruimte gaan drukken; de zgn. eindheffingsbestanddelen. Voorzieningen die onder een zogenaamde gerichte vrijstelling vallen (bijvoorbeeld de studiekostenvergoedingen), drukken niet op het forfait (let op de actuele ontwikkelingen zoals vermeld in paragraaf 2.1). Geldt een bijzondere waarderingsnorm dan kan een lager bedrag in het forfait worden gebracht. In beginsel zullen de arbeidsvoorwaarden die in de huidige situatie onbelast (netto) worden toegekend als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen. Geldt onder de werkkostenregeling géén vrijstelling of bijzondere waarderingsnorm, dan moet u bepalen of u de netto voorzieningen via de loonstrook verwerkt. In dat geval komt de loonheffing door brutering voor rekening van de werkgever. U kunt er ook voor kiezen de netto arbeidsvoorwaarden als eindheffingsbestanddeel aan te wijzen. Door te inventariseren wordt de uitgangspositie van de werkgever bepaald en kunnen de daarbij het best passende vervolgacties worden gekozen. Bij de inventarisatie wordt bij voorkeur gebruik gemaakt van een excelbestand. In dit bestand worden alle vergoedingen en vertrekkingen opgenomen, inclusief de wijze waarop deze in de huidige situatie fiscaal worden behandeld (brutering of eindheffing).

11

Neem daarbij de volgende aandachtpunten in acht, dit omdat deze in de volgende fase relevant kunnen zijn:

1. Breng alle – voor de werknemer – onbelaste arbeidsvoorwaarden in kaart. Dus ook alle vergoedingen en verstrekkingen waarvoor nu een belastingvrijstelling geldt, zoals bij de fietsregeling; ook wanneer de werknemer hier aan bijdraagt door uitruil van bruto arbeidsvoorwaarden. Maar breng ook de arbeidsvoorwaarden in kaart waarover u nu de loonheffing draagt, dit via eindheffing (zoals bij kerstpakketten waarvoor een eindheffing van 20% geldt) of via brutering (bijvoorbeeld bij bovenmatige -boven de €0,19 per kmreiskostenvergoedingen) . 2. Zowel uit de financiële administratie als uit de salarisadministratie zullen deze arbeidsvoorwaarden moeten worden gehaald. Daar waar sprake is van een dubbeling moet deze er uit worden gehaald. 3. Het is wenselijk om in de financiële administratie alle grootboekrekeningen nauwgezet te checken op mogelijke boekingen met een personeel karakter. Bij deze beoordeling kan blijken dat op sommige grootboekrekeningen diffuse boekingen plaatsvinden, bijvoorbeeld zowel voor derden, voor vrijwilligers en voor werknemers. Het is raadzaam de grootboeken hiervan te zuiveren. Ook kan blijken dat bepaalde kostensoorten op meerdere grootboekrekeningen worden geboekt. Het is dan raadzaam de boekingen op één rekening samen te voegen. 4. Bij de inventarisatie in de salarisadministratie is het wenselijk om de loonuitvoercodes in kaart te brengen die aan de arbeidsvoorwaarden zijn verbonden. 5. Inventariseer ook welke vergoedingen en verstrekkingen bruto aan de werknemer worden uitbetaald (loonheffing komt via bruto/netto-traject voor rekening van de werknemer). Indien uit de inventarisatie blijkt dat sprake is van ruimte in het forfait kunnen deze wellicht onder de werkkostenregeling als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen.

Met het bestand dat de inventarisatie bevat, moet uiteindelijk inzichtelijk worden: -

wat de hoogte is van de forfaitaire ruimte en in welke mate deze wordt gevuld;

-

wat de belastingdruk is in de huidige situatie en onder de situatie van de WKR.

Houd bij de inventarisatie wel als kader dat de inventarisatie slechts model staat voor de toekomstige situatie; uiteindelijk zijn de in het lopende jaar geldende loonsom en arbeidsvoorwaarden bepalend.

12

Als voorbeeld van een overzicht waarin de uitkomst van de inventarisatie is berekend en wordt gepresenteerd:

Bron: PGGM HR Advies

Stel: Deze werkgever heeft 200 werknemers en een loonsom van € 6.000.000 (kolom 14 cumulatieve loonstaat). •

Forfaitaire ruimte (1,4% * 6 mln)

€ 84.000

•

Vergoedingen in forfaitaire ruimte € 92.050 (boekingen tegen waardering economisch verkeer) (€ 19.000 in nihilwaardering = € 0)

•

Overschrijding forfaitaire ruimte

€ 8.050

•

Eindheffing (80% * overschrijding)

€ 6.440

Vraag: is de overschrijding; de eindheffing van 80% “veel” ? De beantwoording van deze vraag wordt toegelicht aan de hand van een tweetal voorbeelden. Scenario 1 Uit het voorbeeld hierboven blijkt dat de werkgever ter waarde van €15.000 aan kerstpakketten verstrekt. Zonder de WKR zou de loonheffing hierover 20% bedragen. Dat is €3.000. Voor deze werkgever stijgt de loonheffing dus met €3.440 (€ 6.440 -/- €3.000).

13

Scenario 2 De werkgever verstrekt niet €15.000 aan kerstpakketten maar aan netto reiskostenvergoedingen boven de €0,19 per kilometer. Stel daarbij dat dit bedrag in de oude situatie wordt gebruteerd (werkgever neemt loonheffing voor eigen rekening). Dit betekent dat in dit voorbeeld de werkgever €10.000 aan loonheffing voor zijn rekening neemt. Na invoering van de WKR worden de reiskosten als eindheffingsbestanddeel aangewezen. Dus in dit voorbeeld; de reiskostenvergoeding komt in plaats van de kerstpakketten. De situatie wordt dan als volgt: Loonheffing oud € 10.000

loonheffing nieuw €6.440

voordeel €3.560

In dit voorbeeld pakt de WKR dan niet “duur” uit.

Stap 2 Analyseren uitkomsten van de inventarisatie Als uit de inventarisatie blijkt dat naar verwachting de belastingdruk door invoering van de WKR zal gaan stijgen, dan zult u zich hier op willen voorbereiden. Dit mogelijk ook door aanpassingen in het arbeidsvoorwaardenpakket te realiseren waardoor de ongewenste belastingeffecten worden beperkt. Daalt naar verwachting de belastingdruk, dan biedt de WKR u mogelijk kansen om het arbeidsvoorwaardenpakket te verbeteren. Blijkt dat de belastingeffecten bij invoering van de WKR neutraal zijn, dan kunt u zich zonder arbeidsvoorwaardelijk traject op invoering van de werkkostenregeling voorbereiden. In dat geval is een kortere doorlooptijd voor implementatie voorzienbaar. U houdt wat u hebt aan vergoedingen en verstrekkingen en blijft deze in eerste instantie fiscaal behandelen zoals u en uw werknemer gewend bent. Wanneer u alle vergoedingen en verstrekking in beeld hebt, kortom de inventarisatie compleet hebt, vangt de fase van het analyseren aan. Dit moet duidelijk gaan geven over de volgende punten: 1. Welke arbeidsvoorwaarden gaat u als eindheffingsbestanddelen aanwijzen? In het hiervoor gebruikte voorbeeld zijn dat in eerste instantie: fietsen, laptops, kerstpakketten, bedrijfskleding-niet nihil gewaardeerd, vakbond.

2. In welke mate vullen die de forfaitaire ruimte? In het hiervoor gebruikte voorbeeld wordt de forfaitaire ruimte met een bedrag ter grootte van € 8.050 overschreden.

3. En in geval van overschrijding van de forfaitaire ruimte: a. Leidt dit tot een stijging van de belastingdruk? In het hiervoor gebruikte voorbeeld: Als de belasting in de oude situatie bestond uit de eindheffing van 20% over kerstpakketten, bedroeg de loonheffing (oud): € 3.000 (€ 15000 * 20%). De loonheffing onder de wkr bedraagt: € 6.440.

14


De belastingdruk stijgt met € 3.440.

b. Waar is eenvoudig budgettaire ruimte te behalen? In het hiervoor gebruikte voorbeeld: Schrappen of beperken fietsregeling en/of regeling vakbondscontributie? Er zijn diverse scenario’s mogelijk. Stel dat een belastingdruk van € 3.000 (zoals oud) aanvaardbaar is, dan kan het gebruik van de fietsregeling worden teruggebracht tot een totale overschrijding van € 3.750. Dit kan bijvoorbeeld door voortaan het beslag van de fietsregeling met een bedrag van € 5.850 te beperken (resteert genoemde overschrijding. Tegen 80% is dat € 3.000 eindheffing).

c. Wat kan de daardoor getroffen medewerkers compenseren? Ook hier zijn verschillende scenario’s mogelijk. Bijvoorbeeld: meer regelingen schrappen en ontstane ruimte inzetten voor nieuw soort regeling.

d. Welke weg moet worden bewandeld om de arbeidsvoorwaarden te wijzigen? Dit is afhankelijk van de keuzes die gemaakt worden. Houd in ieder geval rekening met instemmingsrecht OR of PVT.

4. In geval van onderschrijding van de forfaitaire ruimte: a. Zijn alle arbeidsvoorwaarden nauwkeurig beoordeeld op effecten voor de WKR? b. Zijn er regelingen die u aan het arbeidsvoorwaardenpakket wil toevoegen? c. Zijn er regelingen die u uit het arbeidsvoorwaarden wil schrappen? d. Welke weg moet worden bewandeld om de arbeidsvoorwaarden aan te vullen, te wijzigen of te schrappen?

Stap 3 Besluitvorming Nadat de analyse van de huidige situatie heeft plaatsgevonden, bent u in staat om te bepalen welke loonbestanddelen, kortom welke vergoedingen en verstrekkingen, u als eindheffingsbestanddeel gaat aanwijzen. De vergoedingen en verstrekkingen zullen vervolgens “in het forfait” komen. Wanneer uw keuze betekent dat u arbeidsvoorwaardelijke wijzigingen moet gaan doorvoeren is aandacht voor de regelgeving noodzakelijk. Het kunnen doorvoeren kan betekenen dat instemming van de OR of PVT vereist is. De inventarisatie en analyse leiden tot gevraagde besluitvorming over de volgende vraag c.q. vragen: 1. Op welk moment gaan we de werkkostenregeling fiscaal administratief (kortom de feitelijke overgang naar de werkkostenregeling) invoeren? 2. Moeten eerst arbeidsvoorwaarden worden gewijzigd? Zo ja; welke arbeidsvoorwaarden en op welke wijze? 3. Moet de voorgenomen wijziging van de arbeidsvoorwaarden met de OR/ PVT worden afgestemd? 4. Per welke datum wordt de werkkostenregeling dan ingevoerd? Dit bijvoorbeeld in de situatie dat er een stijging van belasting wordt voorzien en het gewenst is om de arbeidsvoorwaarden eerst aan te passen. 15

Een beslissingsboom voor ondermeer de vraag of het wenselijk is om per 1 januari 2013 dan wel per 1 januari 2014 de werkkostenregeling in te voeren, is in bijlage 2 bijgevoegd. Implementatiefase Nadat de stappen 1 tot en met 3 succesvol zijn doorlopen en besluitvorming heeft plaatsgevonden, kan de zgn. implementatiefase van start gaan. Deze fase behelst zoals eerder geschetst een 5-tal stappen die er op gericht zijn de WKR in de organisatie te implementeren. De stappen zijn: 4. 5. 6. 7. 8.

het aanwijzen van eindheffingsbestanddelen de inrichting van de financiële administratie en de codering eindheffingsbestanddelen het bepalen van het systeem voor forfaitbepaling; de keuze uit drie mogelijkheden de beoordeling van de gevolgen voor declaratie- en/of factuurproces informeren (en instrueren betrokken) medewerkers

In de implementatiefase moet de administratie worden ingericht voor uitvoering van de werkkostenregeling. De fiscale wet- en regelgeving schrijft niet voor hoe de administratie op de werkkostenregeling moet worden ingericht. Het gaat erom dat de belastingdienst bij een looncontrole kan vaststellen dat de werkkostenregeling wordt toegepast, welke loonbestanddelen als eindheffingsbestanddelen gelden en of de eindheffing op juiste wijze wordt berekend. Afhankelijk van de omvang van de organisatie zal de administratie verder aangepast moeten worden.

Stap 4 Eindheffingsbestanddelen definitief aanwijzen Vastgesteld moet worden welke loonbestanddelen in de werkkostenregeling vallen. Deze beslissing kan in beginsel per boeking plaatsvinden, maar altijd voorafgaand aan het zogenaamde fiscale genietingsmoment. Praktischer lijkt het echter te zijn om dat al voorafgaand aan de invoering van de werkkostenregeling zoveel als mogelijk te bepalen. Eindheffingsbestanddelen kunnen zowel door de salarisadministratie, via declaraties of vaste vergoedingen lopen als door de financiële administratie. Het is belangrijk dat de boekingen kunnen worden gevolgd, zodat het vollopen van het forfait kan worden gemonitord en eventuele bijstelling desgewenst tijdig kan plaatsvinden. Wanneer er op verschillende grootboekrekeningen geboekt wordt, dan moeten saldi kunnen worden samengevoegd (bijvoorbeeld: saldibalans voor dimensie werkkosten). In principe zullen alle huidige netto loonbestanddelen waarvoor geen vrijstelling geldt als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen. Blijkt echter dat in uw situatie brutering goedkoper uitpakt, dan kunt u er ook daarvoor kiezen.

Stap 5 Inrichting financiële administratie en codering eindheffingsbestanddelen De eindheffingsbestanddelen die via de salarisadministratie lopen, zullen gecodeerd moeten worden. Loonbestanddelen die als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen, moeten door codering via een loonuitvoercode herkenbaar door de salarisadministratie lopen, zodat ze niet in de 16

loonverwerking meelopen. Deze boekingen kunnen via een journaalpost op een grootboekrekening eindheffingsbestanddelen worden geboekt. De eindheffingsbestanddelen die via de financiële administratie lopen, zullen op één of meer herkenbare grootboekrekening(en) moeten worden geboekt. De volgende etikettering van loonbestanddelen kan een handreiking geven voor de wijze van boeking in de financiële- en/of salarisadministratie: • • • • • •

Eindheffingsbestanddeel Gebruteerd loon Brutoloon Gericht vrijgesteld loon Vrijgesteld loon Intermediaire kostenpost

Bij de eventuele (her)inrichting van de financiële administratie kan met deze etiketten rekening worden gehouden. Een korte toelichting op deze etikettering volgt hierna. Eindheffingsbestanddeel De werkgever wijst een loonbestanddeel aan als eindheffingsbestanddeel. Dit drukt op de forfaitaire ruimte. In geval van overschrijding, betaalt de werkgever 80% eindheffing. Het is aan te bevelen om de eindheffingsbestanddelen op daarvoor vrijgemaakte grootboekrekeningen te boeken, zodat het vollopen ervan gevolgd kan worden. Hierbij kan rekening worden gehouden met: −

een (of meer) grootboekrekening(en) eindheffingsbestanddelen die tegen de waarde in het in het economische verkeer geboekt moeten worden;

−

een (of meer) grootboekrekening(en) eindheffingsbestanddelen die tegen een bijzondere waardering geboekt mogen worden, bijvoorbeeld: maaltijden, inwoning;

−

een (of meer) grootboekrekening(en) eindheffingsbestanddelen die tegen nihilwaarde geboekt mogen worden, bijvoorbeeld: (fiscaal erkende) werkkleding, ter beschikking gestelde gsm’s en of laptop die aan de zakelijke voorwaarden voldoen;

−

verder kan het raadzaam zijn te werken met een grootboekrekening voor intermediaire kosten.

Gebruteerd loon Voor de loonheffing wordt van een netto loonbestanddeel bepaald wat de daarbij behorende bruto loonwaarde is. De hogere bruto loonwaarde wordt geboekt in het bruto/netto-traject, maar de loonheffing komt voor rekening van de werkgever. De gebruikelijk wijze van boeking kan worden gehandhaafd. Bruto loon Het loonbestanddeel wordt tot het brutoloon van de werknemer gerekend. De loonheffing komt voor diens rekening. De gebruikelijk wijze van boeking kan worden gehandhaafd. Wanneer loonbestanddelen voor invoering van de werkkostenregeling al tot het brutoloon worden gerekend, dan is het voor de hand liggend om dat onder de werkkostenregeling ook te doen. 17

Heeft de werkgever echter nog budget in de forfaitaire ruimte dan kan het loonbestanddeel ook worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Voordeel van het aanwijzen van een bruto vergoeding als eindheffingsbestanddeel voor de werknemer is dat deze niet langer loonheffing betaalt. De werkgever bespaart zich de premies werknemersverzekeringen (tot het SV-maximum dagloon). Aandachtspunt is dan wel de vastlegging. Hoe lang doen we dit? Kan het brutoloon bestanddeel later weer via de salarisstrook in het bruto/netto-traject worden betrokken? Kortom het maken en vastleggen van duidelijke afspraken is gewenst. Gericht vrijgesteld loon Voor een loonbestanddeel dat onder een gerichte vrijstelling is te brengen, geldt dat noch de werkgever noch de werknemer loonheffing verschuldigd is, mits aan de desbetreffende voorwaarden wordt voldaan. De gebruikelijk wijze van boeking kan worden gehandhaafd. Vrijgesteld loon Het loonbestanddeel wordt op grond van enkele specifieke wettelijke regelingen niet tot het loon gerekend. Een voorbeeld hiervan is de uitkering bij een 25-jarig dienstjubileum. De uitbetaling kan onbelast plaatsvinden. Soms zijn er specifieke voorwaarden waaraan moet worden voldaan. De gebruikelijk wijze van boeking kan worden gehandhaafd. Intermediaire kostenpost Onder intermediaire kosten worden die kosten verstaan die voor rekening van de werkgever behoren te komen en die tijdelijk door de werknemer worden voorgeschoten. Een vergoeding van deze voorgeschoten kosten hoeft niet tot het loon te worden gerekend. Voorbeelden hiervan zijn de vergoeding voor waskosten van de auto van de zaak; de vergoeding van voor het werk noodzakelijke, aangekochte, hulpmiddelen zoals een schrijfmateriaal. Het is zeker te overwegen om een specifieke grootboekrekening voor intermediaire kosten in te richten. Verwacht mag worden dat deze kostenpost aanleiding tot discussie met de belastingdienst kan geven. Bij twijfel is vooroverleg met de belastingdienst over het etiketteren van een kostenpost als ‘intermediaire kostenpost’ zeker raadzaam.

Stap 6 Forfaitbepaling Het beschikbare forfait bedraagt 1,4% in 2012 van de loonsom (kolom 14 van de loonstaat). Dit forfait geldt voor een geheel kalenderjaar, dit per loonheffingsnummer. Voor de afdracht van eindheffing kan onder de werkkostenregeling het forfait volgens drie methoden worden bepaald: Methode 1. Het forfait wordt bepaald door afbouw van het cumulatief loon voor loonheffing van het vorige jaar. Het forfait begint op 1,4% van de cumulatieve loonsom van het vorige jaar en neemt af naarmate die met eindheffingsbestanddelen wordt gevuld. Bij deze methode wordt elke maand het forfait optimaal benut. Eventueel resterende ruimte wordt doorgeschoven naar de volgende maand. Bij het einde van het jaar vindt verplicht nacalculatie plaats op basis van het werkelijke loon in dat kalenderjaar. Bij deze methode gaat - in geval van overschrijding van de forfaitaire ruimte - de werkgever vanaf een bepaald moment in het jaar eindheffing betalen.

18

Deze methode is aanbevelenswaardig als geen overschrijding wordt voorzien, of de werkgever de eindheffing niet over het jaar wil spreiden. Methode 2. Het forfait wordt bepaald door het cumulatief loon voor loonheffing van het vorige jaar in gelijke delen te spreiden over de loonperiodes van het lopende kalenderjaar. Het forfait is maandelijks een vast bedrag (1,4% van het forfait* loonsom vorig jaar/aantal loonperiodes). Niet benutte forfaitaire ruimte uit een vorige periode mag gedurende het jaar niet alsnog worden benut. Echter, bij afloop van het jaar vindt een cumulatieve afrekening plaats. Op dat moment kan het gebruik van de forfaitaire ruimte worden geoptimaliseerd. Met deze methode kan bij een voorzienbare overschrijding van de forfaitaire ruimte de belastingafdracht over het jaar worden gespreid. Methode 3. Het forfait wordt bepaald op basis van het loon voor loonheffing in de huidige loonbetalingsperiode. Het actuele maand- of vier wekenloon is bepalend. Het forfait fluctueert mee met het actuele fiscaal loon in de loonperiode. Zo zal deze in de maand mei hoger zijn door het vakantiegeld. Een onderschrijding van de forfaitaire ruimte in periode 1 mag niet in periode 2 met eventuele overschrijding worden verrekend. Er vindt aan het eind van het jaar geen (cumulatieve) eindafrekening plaats! Vond in een maand overschrijding van het in die maand geldende forfait plaats, dan kan de daarover berekende 80% eindheffing niet meer worden teruggehaald. Ook niet als op jaarbasis bezien geen overschrijding van het forfait plaatsvindt. Welke methode het best bij uw organisatie past is afhankelijk van de mate waarin overschrijding van de forfaitaire ruimte is te voorzien en in welke mate u de eindheffing over het jaar wenst te spreiden. De laatst beschreven methode wordt in het algemeen afgeraden, omdat gedurende het jaar geen cumulatieve afrekening en tenslotte geen eindafrekening plaatsvindt.

Stap 7 Beoordeling gevolgen voor het declaratie- en of factuurproces Voor inkomende declaraties en facturen zult u moeten nagaan of ze personele aspecten bevatten waardoor ze relevant kunnen zijn voor de werkkostenregeling. Wellicht dient codering te worden aangepast en moeten de kostenposten voortaan op een bepaalde nieuwe plek in de grootboekhuishouding worden geboekt. Met name facturen van derden kunnen om aandacht vragen. Zo kan het zijn dat u voor een bijeenkomst catering inschakelt, waarbij een deel van de maaltijden voor derden en een deel van de maaltijden voor uw werknemers zijn bedoeld. U zult dit dan moeten kunnen afsplitsen; de maaltijden voor derden hoeven immers niet als eindheffingsbestanddeel behandeld te worden. Het kan behulpzaam zijn om een boekingsinstructie op te stellen waarin de gebruikelijke routine zoveel als mogelijk wordt gehandhaafd en voor posten die als eindheffingsbestanddelen gelden vast te leggen waar en hoe die moeten worden geboekt.

19

Stap 8 Informeren en instrueren werknemers Tenslotte zal de invoering van de werkkostenregeling met name voor uw administratieve medewerkers gevolgen hebben voor de door hen ontwikkelde routines. Vergeet niet om eventuele wijzigingen met hen door te nemen en de boekingsinstructie met hen te delen.

4. Tenslotte In deze handleiding is de werkkostenregeling “in vogelvlucht” beschreven en hebt u een overzicht van de stappen die in het proces van inventariseren, analyseren en implementeren aan de orde komen. Zoals eerder gesteld vergt de invoering tijd in uw organisatie. Dit voor verschillende afdelingen die gezamenlijk in deze zullen moeten gaan optrekken. Wilt u nog meer informatie? Over actuele ontwikkelingen wordt u door de LVG op de hoogte gehouden. En meer informatie treft u uiteraard aan via de belastingdienst; www.belastingdienst.nl > zakelijk > werkkostenregeling.

juni 2012 Michaela de Gelder, beleidsadviseur LVG PGGM HR Advies

20

Bijlage 1 Schema kleine verstrekkingen

21

Bijlage 2 Stroomschema voor Implementatietraject

22