DE WEG DOOR HET MOERAS OPENBARE BIBLIOTHEKEN OVER HUN PBS

TIJDSCHRIFT VOOR BIBLIOTHEEK & ARCHIEF

2012 | 7

DE WEG DOOR HET MOERAS OPENBARE BIBLIOTHEKEN OVER HUN PBS

Archiveren binnen de Welzijnsband Meetjesland Vier deskundigen over reorganisaties van wetenschappelijke bibliotheken Filip Boudrez over de archivaris en digitaal documentbeheer Erfgoedwidgets

Setting new standards in research collaboration  Supply users with a premium reference manager  Encourage social collaboration among users  Enable direct access to library content  Analyze research trends and content usage  Extend the reach of your researchers’ publications

www.swets.com/mendeley Meer weten? Swets Information Services NV, Europark-Oost 34 C, 9100 Sint-Niklaas T 03 780 62 62 – E [email protected]

EDITORIAAL

De weg door het moeras

VERANTWOORDELUKE UITGEVER

Julie Hendrickx, hoofdredacteur

Julie Hendrickx, Statiestraat 179, 2600 Berchem HOOFDREDACTEUR Julie Hendrickx • [email protected] REDACTIE Klaartje Brits, Jo Cooymans, Beatrice De Clippeleir, Gerd De Coster, Ingrid De Pourcq, Noël Geirnaert, Raf Guns, Myriam Lemmens, Kris Michielsen, Paul Nieuwenhuysen, Veronique Rega, Peter Rogiest, Saskia Scheltjens, Eva Simon, Patrick Vanhoucke, Bruno Vermeeren.

“De discussie zal dus voort gevoerd worden in besloten vergadering, in de wandelgangen van studiedagen en congressen, in gesprekken tussendoor” schreven we bijna exact een jaar geleden, “We blijven nog even aanmodderen in het moeras.” Met bijna een jaar uitstel brengen we in dit nummer dan toch een artikel over de provinciale bibliotheeksystemen, in het kader van de artikelenreeks over het streekgericht bibliotheekbeleid. In tegenstelling tot het vorige artikel — het artikel dat u niet in META 2011 nummer 8 las wegens “te fragmentair, te weinig informatief” of “te journalistiek” — draait het in deze analyse enkel om de openbare bibliotheken. De visies, standpunten en doelstellingen van alle betrokken partijen samenvatten en daarbij iedereen recht doen bleek helaas onmogelijk. Het oorspronkelijke artikel werd nochtans geschreven op vraag van de provincies en de VGC. Maar de situatie bleek te complex. Te veel onderlinge gevoeligheden.

VRIJWILLIGER Rien Emmery REDACTIESECRETARIS

Daarom: back to basics. En dus de praktijk als enige uitgangspunt. Het woord is aan de instellingen, bibliothecarissen en bibliotheekmedewerkers die per slot van rekening dagelijks gebruik maken van de provinciale bibliotheeksystemen (PBS).

Tom Van Hoye • [email protected] REDACTIEADRES VVBAD • META Statiestraat 179, 2600 Berchem Tel. 03 281 44 57

Uiteindelijk antwoordden er 285 openbare bibliotheken op onze sectorbevraging. 72 procent van hen was aangesloten bij een PBS. Voor vaststellingen en conclusies bladert u ineens door naar pagina 20. Let vooral op de verschillen tussen de noden van de grote en kleine bibliotheken, en hoe verschillend de provincies soms scoren.

[email protected] http://www.vvbad.be/meta Reageer op Twitter: #overmeta ADVERTENTIES

Niemand twijfelt aan het belang van een gezamenlijk bibliotheeksysteem. Maar er is de afgelopen jaren vooral gefocust op aansluiten, nu is het tijd voor kwaliteitszorg en de verdieping van de digitale bibliotheek. We hopen dat dit artikel een duwtje in de rug kan zijn naar een open debat.

Marc Engels • [email protected]

Reageren kan. Via [email protected] of via Twitter met de tag #overmeta. LAY-OUT Marc Engels DRUK Enschedé-Van Muysewinkel META verschijnt 9x per jaar, niet in januari, juli en augustus. META is een uitgave van de VVBAD en is begrepen in het lidmaatschap, maar is ook verkrijgbaar als abonnement. Meer informatie op http://www.vvbad.be/lidmaatschap. ISSN 2033-639X

META 2012 | 7 |

1

INHOUD

META 2012/7 Jaargang 88 - oktober 2012

1

Editoriaal De weg door het moeras

4

Nieuws

8

Artikel Archiveren binnen de Welzijnsband Meetjesland: één archivaris voor dertien OCMW-besturen

30

Trend Erfgoedwidgets Mathias Cheyns

31

Het cijfer Het plan

32

Glenn Hoens

Essay De archivaris en digitaal documentbeheer Filip Boudrez

14

Interview “In Vlaanderen gaat het meestal over geld, over rationalisatie” Vier deskundigen over reorganisaties van wetenschappelijke bibliotheken Rien Emmery, Katrien Bergé, Tom Cocquyt

19

Artikel De provinciale bibliotheeksystemen: het kikkerperspectief

35

Noël Geirnaert

Het citaat 36

Signalement IFLA 2012

26

Etalage De Vlaamse Erfgoedbibliotheek

Duurzaam De openbare bibliotheek is een transitiestad Katrien Bergé

39

Kroniek • Workshop: de toekomst van de hogeschoolbibliotheek • VVBAD studiereis Zweden

42

Recensies

44

Personalia

Bruno Vermeeren

24

Column Mannen op leeftijd zijn niet hip

Toepassing 27

28

Inzet Miet Withofs Over de schutting De Verenigde Organisaties Beeldkunst

45

Zo gezien Kirsten Janssens

47

Activiteiten

48

Uitzicht

Het citaat

META 2012 | 7 |

3

NIEUWS

25 jaar Boekegem Bij de eerste editie in 1988 gingen drie openbare bibliotheken (Aalst, Deinze en Evergem) verenigd in een werkgroep, samen met de COB Gent rond de tafel zitten met de bedoeling om tijdens de toenmalige ‘Week van de openbare bibliotheek’ een gezamenlijke promotieactie voor Oost-Vlaamse bibliotheken op het getouw te zetten, in samenwerking met een radio-omroep. Aangezien men een zo breed mogelijk publiek wilde bereiken bleek de toenmalige BRT-2 Omroep OostVlaanderen, de omroep met de grootste luisterdichtheid, een goede partner te zijn. Bovendien kon BRT 2 via zijn regionale uitzendingen de hele provincie bereiken en was er bereidheid tot samenwerken. Een bewuste keuze voor een populaire omroep was toen niet echt vanzelfsprekend. Zeer vlug bleek het, qua ideeëngoed, te klikken tussen Patrick Van Damme, die de coördinatie voor de COB Gent verzorgde, en Hendrik Coleman, de verantwoordelijke bij BRT 2. Het feit dat de bibliotheekverantwoordelijke, enerzijds, over radio-ervaring beschikte en dat de VRTmedewerker, anderzijds, ooit nog de cursus ‘Akte van bekwaamheid’ had gevolgd droeg er toe bij dat een samenwerking ontstond waarbij de ene partij de andere zeer goed kon aanvullen.

De Provincie Oost-Vlaanderen en Radio 2 Oost-Vlaanderen organiseren in 2012 de 25e editie van Boekegem, dé promotiecampagne bij uitstek voor de openbare bibliotheken in de provincie. Een zilveren jubileum voor een actie die nog steeds uniek is in Vlaanderen. Ieder jaar wordt een Oost-Vlaamse gemeente bekroond met de eretitel ‘Boekegem’ omwille van de inspanningen die de gemeente levert ten voordele van het openbaar bibliotheekwerk. (Dus eigenlijk een aloude voorloper van de Beste Bibliotheek van Vlaanderen en Brussel). De Boekegem-gemeente krijgt bij die gelegenheid heel wat media-aandacht en mag ook de Boekegem-wisseltrofee mee naar huis nemen. Bij de campagne hoort telkens ook een grote wedstrijd voor het publiek, een informatieve reeks op Radio 2 OVL en een happening.

4 | META 2012 | 7

In 1991 kreeg de campagne een flinke impuls omdat de provincie OostVlaanderen mee op de Boekegem-kar sprong. Toen Patrick in 1998, als bibliotheekconsulent, de overstap naar het provinciebestuur maakte, raakte de promotiecampagne nog meer op kruissnelheid. De campagne groeide uit tot een succes en werd een kwaliteitsmerk voor het Oost-Vlaamse bibliotheekwezen. Op het hoogtepunt kende de wedstrijd meer dan 17.000 deelnemers. Vaak werd de Boekegem-happening gecombineerd met

NIEUWS

Sabam zal niet meer innen op voorleesuurtjes In META nummer 3 van dit jaar berichtten we over de commotie in de pers die was ontstaan toen bleek dat Sabam auteursrechten wou innen op voorleesuurtjes in bibliotheken. Enkele bibliotheken hadden al een telefoontje gekregen en Sabam was formeel: wie voorleest, kan een rekening krijgen. De VVBAD had daarop een gesprek met Sabam over de voorleesuurtjes, maar ook over andere onderwerpen zoals de btw op elektronische publicaties en het leenrecht. de uitvoering van een originele ‘stunt’, die het antwoord op de schiftingsvraag moest opleveren en die voor heel wat media-aandacht zorgde.

In een kennisgeving aan de VVBAD laat Christophe Depreter, CEO van Sabam, nu weten dat de Sabam in de toekomst niet meer zal innen voor (gratis toegankelijke) publieke lezingen in bibliotheken. (TVH)

Natuurlijk werd het concept in de loop van de 25 edities ook aangepast: stunts werden vervangen door opdrachten voor de bekroonde bibliotheek, happenings werden live-uitzendingen, de gedrukte formuliertjes werden vervangen door een webformulier, hoofdprijzen gingen van een grote pc naar tablet-pc’s. Foto: Michiel Hendryckx.

De Boekegem-code 2012 loopt van 19 tot en met 26 oktober. Welke gemeente de Boekegem-eretitel mag dragen wordt op 19 oktober bekend gemaakt. Op dat moment wordt ook het programma voorgesteld van het grote Boekegem-feest (met live-uitzending van Radio 2 OostVlaanderen) op vrijdag 26 oktober. Het publiek vindt alle info op www.boekegem.be. De 25e editie wordt echter ook de laatste. De veranderde mediastructuur en het feit dat men moet vermijden een actie uit te melken waren enkele overwegingen die tot de beslissing hebben geleid. Na 25 jaar is het mooi geweest en is het volgens ‘Boekegem-vaders’ Hendrik en Patrick tijd voor een ander soort promotie voor de openbare bibliotheken. Er bestaat wel een grote kans dat, zowel Radio 2 als het provinciebestuur, daarin een prominente rol zullen spelen. Intussen hebben het Oost-Vlaamse bibliotheekwezen en Radio 2 Oost-Vlaanderen een unieke pagina geschreven in het gulden boek van de bibliotheekpromotie. Een actie met een dergelijk publieksbereik, die 25 jaar lang loopt, blijft ongeëvenaard en is iets om trots op te zijn. Patrick Van Damme

Hugo De Ridder schenkt archief aan KADOC Hugo De Ridder (79), journalist en auteur van verschillende bestsellers over de Belgische politiek, heeft zijn archief en documentatie overgemaakt aan het KADOC. De archieven van De Ridder beslaan 40 jaar nationale politiek en bevatten onder meer enkele dossiers over schandalen die hij als journalist van De Standaard uitspitte. Het leeuwendeel van de bundels heeft echter betrekking op de voorbereiding van zijn boeken over de Belgische politiek. “Het bestand vormt een schitterende, aanvullende onderzoeksbron, zeker in tijden van verschraling van persoonlijke archieven van politici”, laat het KADOC weten. Hugo De Ridder werd in 1961 secretaris van Leo Tindemans, die op dat ogenblik partijsecretaris was van de toenmalige CVP. In 1966 begon De Ridder als redacteur bij De Standaard, waar hij faam verwierf als onderzoeksjournalist. De Ridder schreef later enkele onthullende boeken over de Belgische politiek, zoals Omtrent Wilfried Martens. >

Bron: Deredactie.be

Fedictwet goedgekeurd. Weer wat meer keteninformatie? Hans Waalwijk (Hogeschool Amsterdam) wees vorig jaar, op Informatie aan Zee, op de uitdagingen van de duurzame bewaring van keteninformatie. De afwezigheid van een centrale instantie die de verantwoordelijkheid van zorgdrager heeft, bedreigt de integriteit van de keteninformatiesystemen. De ‘Fedictwet’ maakt de vragen van Waalwijk weer pertinenter. De wet laat toe dat verschillende FOD’s via een ‘kruispuntbank’, gegevens uitwisselen en koppelen, onderling én met andere kruispuntbanken. Een uitgebreidere elektronische dienstverlening is het streefdoel. De wet schenkt veel aandacht aan de beveiliging van privacygevoelige gegevens. De dienstenintegrator heeft als uitdrukkelijke taak om de vertrouwelijkheid en de communiceerbaarheid van de gegevens tussen verschillende participanten te waarborgen met technische en organisatorische maatregelen. De veelgebruikte term “veiligheid” verwijst uitsluitend naar het vrijwaren van de privacy van de burger. Andere aspecten van duurzaam gegevensbeheer komen niet aan bod. Authenticiteit wordt vernauwd tot Lees verder p. 7

META 2012 | 7 |

5

NIEUWS

Nieuwe erkende topstukken in Vlaamse erfgoedbibliotheken

Sinds 2003 kunnen objecten of verzamelingen omwille van hun bijzondere archeologische, historische, cultuurhistorische, artistieke of wetenschappelijke betekenis voor de Vlaamse Gemeenschap, erkend worden als topstuk. Enkel meesterwerken die beantwoorden aan strenge selectiecriteria komen op de topstukkenlijst. Werken die op deze lijst belanden, mogen het land niet verlaten zonder toestemming van de overheid. Bovendien komen ze in aanmerking voor een subsidieregeling voor een conserverende behandeling of restauratie. Recent werden door de minister van Cultuur verschillende objecten die bewaard worden in Vlaamse erfgoedbibliotheken ‘voorlopig beschermd’. Zodra de ‘definitieve bescherming’ in het Staatsblad verschijnt, worden ze aan de topstukkenlijst toegevoegd. Het gaat om objecten uit de bibliotheken van het Koninklijk

6 | META 2012 | 7

Conservatorium Antwerpen, het Museum Plantin-Moretus/Prentenkabinet en de Universiteit Gent. Hieronder enkele voorbeelden: • Ko n i n k l i j k C o n s e r va t o r i u m Antwerpen Joannes de Gruijtters, Beiaardboek (1746): Dit autografische manuscript (zie afbeelding) van de Antwerpse stadsbeiaardier Joannes de Gruijtters is een unieke bron voor de beiaardpraktijk aan de Antwerpse Onze-Lieve-Vrouwekathedraal en, in het algemeen, een bijzonder waardevolle bron voor de hand gespeelde profane beiaardmuziek uit de 18e eeuw. • Museum Plantin-Moretus/Prentenkabinet George de la Hèle, Octo missae quinque, sex et septem vocum (1578): Deze druk is de eerste muziekdruk die in de Officina Plantiniana van

de persen kwam en is een getuige van het technische meesterschap en de grafische perfectie van Plantins drukkersatelier. Het gaat om een van Christoffel Plantins zeldzame muziekdrukken, van topkwaliteit op muzikaal, typografisch en artistiek vlak. • Universiteitsbibliotheek Gent Orlandus Lassus, La fleur des chansons (1604): Deze verzameling met meerstemmige vocale composities kende eind 16e - begin 17e eeuw een bijzonder succes: getuige de vijf uitgaven die in Antwerpen verschenen bij Petrus II Phalesius. De stukken, verwerkt in vijf afzonderlijke stemboekjes, zijn intern geordend naar modus (toongeslacht) wat er op zou kunnen wijzen dat ze voor amateurs of voor het muziekonderricht waren bedoeld. > Bron: Belgisch Staatsblad / Vlaamse Erfgoedbibliotheek

NIEUWS

Vervolg van p. 5

“uniciteit”. “Provenance” komt daaraan niet te pas. De gegevensbewaring zal via een KB geregeld worden door de “instanties belast met de opslag” te verplichten de gegevens “in een authentieke bron bij te houden en te ontsluiten”. De band met de archiefvormer wordt bijgevolg doorgeknipt. Over duurzame opslag wordt niet gerept. Het overlegcomité zal de bewaartermijn van de “geregistreerde informatie, die minstens tien jaar moet bedragen” bepalen. Toch komt ook vernietiging van de gegevens aan bod, m.n. in oorlogstijd. De wet — die ook een pendant heeft op Vlaams niveau — heeft nog geen datum van inwerkingtreding. Veel moet nog bij KB geregeld worden. Toch is het nu al bevreemdend dat het Fedict “e-depot” kiest als benaming voor het loket voor ondernemers om online een bedrijf op te richten. Hermione L’Amiral

SCANNEN - GEOREFEREREN EN DIGITALISEREN VAN OUDE KAARTEN

Herita, de nieuwe erfgoedorganisatie Herita is de nieuwe erfgoedorganisatie in Vlaanderen. Herita wil iedereen samenbrengen die iets met onroerend erfgoed heeft, zowel erfgoedzorgers als erfgoedliefhebbers. Om de erfgoedsector nog beter te ondersteunen en het publiek nog beter te bereiken namen het Coördinatiecentrum Open Monumentendag Vlaanderen, Erfgoed Vlaanderen en het Forum voor Erfgoedverenigingen in 2010 het initiatief om hun krachten te bundelen. Op 16 januari van dit jaar werd de oprichting van de nieuwe erfgoedorganisatie officieel ondertekend. Vanaf dat moment is achter de schermen hard gewerkt om deze nieuwe erfgoedorganisatie helemaal klaar te stomen. Wat doet Herita? Vandaag kan iedereen kennismaken met Herita, een organisatie die het erfgoed, het behoud ervan en de zorg ervoor centraal plaatst. Zowel erfgoedzorgers als erfgoedliefhebbers kunnen lid worden van de erfgoedfamilie. Herita zorgt voor een aantal erfgoedsites die het publiek kan bezoeken, informeert erfgoedliefhebbers en organiseert activiteiten voor alle leeftijden en doelgroepen, met Open Monumentendag als hoogtepunt. Ook met vragen rond erfgoed kan het publiek bij Herita terecht. Wie wil, kan ook vrijwilliger of donateur van Herita worden. Herita is daarnaast de thuisbasis voor de erfgoedsector in Vlaanderen en Brussel. Professionele en vrijwillige erfgoedzorgers kunnen lid worden en krijgen kwalitatieve ondersteuning. Herita biedt, tegen betaling, ook dienstverlening op maat. Samen met alle erfgoedzorgers wil deze nieuwe erfgoedorganisatie de krachten bundelen en een sterk signaal kunnen geven aan de overheden. > http://www.herita.be/

IJzerweglaan 48 I 9050 Gent Belgium [email protected] I www.aquaterra.be T +32 (0)9 230 55 15 I F +32 (0)9 230 21 10

PACKED lanceert website voor preservering audiovisueel erfgoed Evoluties zoals het snelle in onbruik raken van technologieën en formaten, de overgang van een analoge naar een digitale wereld en de toenemende productie van audiovisueel materiaal, plaatsen instellingen die audiovisuele collecties verzamelen, beheren en bewaren voor enorme uitdagingen. Op de website www. scart.be wordt kennis bijeengebracht over de preservering van audiovisueel erfgoed. Zij heeft als doel geheugeninstellingen en anderen te helpen bij hun preserveringstaken. Een belangrijk deel van de expertise en kennis op de website, is het resultaat van projecten waarin PACKED vzw was of is betrokken. Naast de gebruikelijke secties zoals de homepagina en een overzicht van nuttige links, biedt de SCART-website informatie aan in de vorm van artikels, interviews, case studies en richtlijnen. Waar mogelijk zullen ook links worden voorzien naar www.projectcest.be, de Cultureel Erfgoed Standaarden Toolbox die door PACKED vzw wordt onderhouden en uitgebouwd.

HEBT U OOK NIEUWS VOOR DEZE RUBRIEK? STUUR HET NAAR [email protected]

META 2012 | 7 |

7

ARTIKEL

Een beeld van de beginsituatie.

Archiveren binnen de Welzijnsband Meetjesland

Eén archivaris voor dertien OCMW-besturen Glenn Hoens, Archiefbeheerder Welzijnsband Meetjesland

Lokale besturen die van zolders en kelders gebruik maken om afgesloten dossiers en ander archiefmateriaal te stockeren, niet de ideale aanpak om van goed archiefbeheer te spreken. Tot enkele jaren geleden was dit ook de situatie in een doorsnee Meetjeslands OCMW. Doordat de dertien Meetjeslandse OCMW’s zich verenigden in de Welzijnsband, was het voor hen mogelijk een archivaris in dienst te nemen. Zo wordt er werk gemaakt van goede, geordende en toegankelijke Meetjeslandse OCMW-archieven. In 2003, nog voor er sprake was van de Welzijnsband, werd een informele samenwerking betreffende schuldbemiddeling opgezet tussen zeven Meetjeslandse OCMW’s, namelijk die van 8 | META 2012 | 7

Aalter, Evergem, Knesselare, Maldegem, Nevele, SintLaureins en Zomergem. Hun samenwerking bestond erin dat de juriste die aangeworven was door OCMW Evergem aan de andere OCMW’s ter

beschikking werd gesteld om de dossiers schuldbemiddeling te behandelen. Dit natuurlijk mits deling van de kosten. Omdat deze werkwijze in

strijd was met de wet op de uitzendarbeid, zochten de OCMW-secretarissen die deelnamen aan de informele samenwerking naar alternatieven. Geleidelijk aan groeide bij hen het idee om een grotere

ARTIKEL

samenwerkingsvorm, een vereniging, op te richten die personeelsleden in dienst kan nemen voor de deelnemende OCMW’s. Deze denkpiste werd verder onderzocht en uitgewerkt door enkele van deze OCMW-secretarissen. Uiteindelijk werd zo de vereniging Welzijnsband Meetjesland opgericht, als een zelfstandig publiek rechtspersoon, waarvan de werking geregeld was in artikel XII van de organieke OCMW-wet. Dit werd later, zonder noemenswaardige veranderingen, verder gezet in titel VIII ‘Externe verzelfstandiging en samenwerking’ van het OCMWdecreet. De vereniging Welzijnsband Meetjesland kwam tot stand in 2004 als een samenwerkingsverband tussen twaalf OCMW’s van de volgende Meetjeslandse gemeent e n : A a l t e r, A s s e n e d e , Eeklo, Evergem, Knesselare, Lovendegem, Maldegem, Nevele, Sint-Laureins, Waarschoot, Zelzate en Zomergem. Half 2005 is ook het OCMW van Kaprijke toegetreden tot de vereniging, zodat het volledige Meetjesland territoriaal onder de Vereniging valt.

TAKEN WELZIJNSBAND MEETJESLAND Volgens artikel 2 van de statuten, heeft de vereniging tot doel voor de deelnemende OCMW’s vier gemeenschappelijke projecten te organiseren. Ten eerste is er de veiligheidsconsultatie voor de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. De tweede doelstelling is het verlenen van juridisch advies en bijstand

aan cliënten en aan OCMWpersoneel. Verder is er nog de dienst schuldbemiddeling en de dienst collectieve schuldenregeling. Ten slotte is er de dienst kwaliteitszorg, die o.m. de archivering bevat. Op dit laatste takenpakket wordt in dit artikel dieper ingegaan.

BESTUUR VAN DE WELZIJNSBAND Vooreerst is er de Algemene Vergadering. Deze komt minstens twee maal per jaar samen en bestaat uit vier afgevaardigden van de vier grootste Meetjeslandse OCMW’s (Aalter, Eeklo, Evergem en Maldegem) en uit drie afgevaardigden van de andere negen OCMW’s. De Algemene Vergadering stelt de Raad van Bestuur aan. Deze vergadert vier maal per jaar en bestaat uit één lid per OCMW. De Raad van Bestuur heeft de meest uitgebreide bevoegdheid om op te treden namens de vereniging (bijv. beslissingen met betrekking tot de personeelsformatie). De Raad van Bestuur kiest uit zijn leden de voorzitter van de vereniging. Zo is de voorzitter van het OCMW Maldegem deze legislatuur ook voorzitter van de Welzijnsband. De Raad richt ook een adviescommissie op die bestaat uit de secretarissen van de deelnemende besturen. Deze commissie komt tweemaandelijks bijeen. Op voorstel van deze commissie van OCMW-secretarissen zal door de Raad van Bestuur een secretaris en ontvanger voor de Welzijnsband worden aangeduid. Deze oefenen voor de vereniging dezelfde bevoegdheden uit als een OCMW-secretaris en -ontvanger. Concreet voor de

Welzijnsband zijn de secretaris van OCMW Eeklo en een boekhouder van OCMW Maldegem respectievelijk secretaris en ontvanger van de Welzijnsband.

ARCHIVERING BINNEN DE WELZIJNSBAND Hoe is de aandacht voor archivering binnen de Welzijnsband gegroeid? Waarom hebben de Meetjeslandse OCMW’s het initiatief genomen om een archivaris in dienst te nemen? Tijdens de beginjaren van de Welzijnsband Meetjesland viel het archiveringswerk buiten haar takenpakket. Elk afzonderlijk OCMW stond in voor zijn eigen archief, maar in praktijk bleef dit vaak dode letter, ondanks duidelijke wetgeving. Zo vermeldt artikel 45 paragraaf 1 van de OCMWwet duidelijk dat de secretaris bevoegd is voor de bewaring van het archief. Ook het latere OCMW-decreet stelt in artikel 88 dat de secretaris het beheer van het archief organiseert. Echter, door hun drukke agenda’s en andere prioriteiten slaagden de Meetjeslandse OCMW-secretarissen er niet in om hun archiveringstaken naar behoren uit te voeren. Het gevolg van het jarenlange gebrek aan een goed archiefbeheer laat zich al raden. Het in goede, geordende en toegankelijke staat behandelen en bewaren van alle documenten en dossiers die in een OCMW-administratie voorkomen, was een utopie. Zo waren de archieven van de OCMW’s slechts zelden systematisch toegankelijk gemaakt door inventarissen of plaatsingslijsten. Bovendien verliepen de overdrachten vanuit de administratie naar één of meerdere archiefruimtes vaak naar eigen goeddunken, zodat het

“ELK AFZONDERLIJK OCMW STOND IN VOOR ZIJN EIGEN ARCHIEF, MAAR IN PRAKTIJK BLEEF DIT VAAK DODE LETTER, ONDANKS DUIDELIJKE WETGEVING.”

META 2012 | 7 |

9

ARTIKEL

terugvinden van documenten voor de administratie vaak een ware en tijdrovende uitdaging was geworden. Verschillende OCMW’s hadden ook te kampen met propvolle archiefdepots met een nijpend gebrek aan opslagcapaciteit tot gevolg. De archiefzorg en het archiefbeheer moesten in elk Meetjeslands OCMW zo goed als vanaf nul opgestart worden. Hoewel er lokale verschillen waren tussen de verschillende OCMW’s, kan grosso modo gesteld worden dat hun archieven door de jaren heen geëvolueerd waren naar een ontoegankelijke en ongeordende massa documenten.

“DE ARCHIVARIS BIEDT DUS EEN VOLLEDIG ARCHIEFBEHEER AAN, MET AANDACHT VOOR HET STATISCH, DYNAMISCH EN DIGITAAL ARCHIEF.”

D e p l a a t s e l i j ke O C M Wsecretarissen zagen geleidelijk aan in dat het met deze, (soms letterlijke) puinhopen niet verder kon. Ze beseften heel goed dat de weg naar een optimaal archiefbeheer een werk van lange adem zou zijn en stap voor stap genomen diende te worden. Ze gingen dan ook op zoek naar mogelijkheden om hier werk van te maken. Omdat het outsourcen van een archiveringsopdracht handenvol geld kost en ze meer wilden dan alleen een ad hoc aanpak, besloot de Algemene Vergadering haar takenpakket uit te breiden met een dienst archivering. Zo ging begin 2007 de eerste archivaris in de Welzijnsband van start. Ondanks deze archiefsamenwerking blijft de plaatselijke secretaris verantwoordelijk voor het archiefbeheer in zijn OCMW en staat de plaatselijke voorzitter in voor de archiefzorg. De archivaris bespreekt met de secretaris van de Welzijnsband de praktische organisatie

10 | META 2012 | 7

van zijn werk, bijv. de tijdsverdeling tussen de OCMW’s, gemeenschappelijke aankopen van zuurvrij verpakkingsmateriaal, enz. WAT IS ER ALLEMAAL BEWAARD IN DE ARCHIEVEN? Het betreft vooral zeer recente 20e eeuwse documenten gevormd door de verschillende diensten van de Meetjeslandse OCMW’s en hun voorgangers, de Commissies van Openbare Onderstand (COO). In sommige OCMW’s zijn nog 19e eeuwse (of in uitzonderlijke gevallen nog oudere) documenten terug te vinden. Door plaatsgebrek en/ of niet ideale bewaaromstandigheden ter plaatse, zijn de COO-archieven van B a s s eve l d e , B o e k h o u t e , Oosteeklo, Kaprijke, Lembeke, Wa a r s c h o o t, O o stw i n ke l , Ronsele en Zomergem overgedragen aan het Rijksarchief Gent; de archieven van de Burelen van Weldadigheid en van de COO van Eeklo werden in bewaring gegeven aan het plaatselijke stadsarchief. WAT ZIJN DE TAKEN VAN DE ARCHIVARIS? De archivaris heeft als voornaamste doelstelling het archiefbeheer van de Meetjeslandse OCMW’s te optimaliseren door een professionele invulling te geven aan zijn takenpakket. Heel concreet houdt de archivaris zich vooral bezig met volgende zaken. Selectie en vernietiging Omdat niet alle documenten voor eeuwig en altijd bewaard moeten worden, is het noodzakelijk op tijd en stond over te gaan tot een

noodzakelijke selectie en vernietiging. Leidraad om na te gaan welke documenten in aanmerking komen voor vernietiging is de selectielijst voor OCMW-archief, opgesteld door de VVBADsubwerkgroep OCMWselectielijst en goedgekeurd door het Rijksarchief op 17 augustus 2009. De bedoeling is om in elk Meetjeslands OCMW jaarlijks één vernietigingsoperatie te organiseren, zodat het probleem van gebrek aan opslagcapaciteit tot een minimum beperkt blijft. Overdrachtsrichtlijnen voor de diensten opstellen Bij verschillende OCMW’s liggen er in de kelder en op zolder nog heel wat dossiers op archivering te wachten. Deze werkachterstand mag zeker niet groter worden. Willekeurig en naar believen afgesloten dossiers in het depot dumpen, is uit den boze. Hoe dergelijke overdrachten naar het archief wel moeten gebeuren, staat duidelijk vermeld in richtlijnen die in onderling overleg met de diensten zijn opgesteld. Naast het opstellen van deze theoretische richtlijnen speelt de archivaris ook een belangrijke rol bij de praktische ondersteuning van deze overdrachten naar het archief. Deze manier van werken heeft het voordeel dat er perfect op te volgen is wat er in het archief terecht komt. Bovendien verlopen de overdrachten zo vlotter en efficienter. Verder uitwerken en aanvullen van een archiefbeheerssysteem en nadere toegangen maken In elk OCMW wordt hard

ARTIKEL

Een opruimactie van alles wat niet in een archiefruimte thuishoort, maar er wel kostbare plaats in beslag neemt, kan al een capaciteitswinst opleveren. Zeker bij de kleinere Meetjeslandse OCMW’s is dit het geval. Hetzelfde resultaat wordt hier en daar bereikt door het verwijderen van documentaire verzamelingen. Ook het afsluiten van de archiefruimtes voorkomt dat het depot als opslagplaats voor bijv. oude pc’s gebruikt wordt. Bovendien wordt zo ook de vertrouwelijkheid van de archiefdocumenten gegarandeerd en vergroot de controlemogelijkheid bij archiefoverdrachten. Bruikleenprincipe uitwerken Gearchiveerde dossiers kunnen steeds door de diensten geraadpleegd worden. Het is echter belangrijk om steeds op de hoogte te zijn van wie welk dossier op welk moment heeft opgevraagd en teruggebracht. Door dit goed te registreren, weet iedereen steeds waar een dossier terug te vinden is.

Een beeld van de huidige situatie.

gewerkt om de verschillende archiefreeksen volledig toegankelijk te maken door het maken van inventarissen. Dit betekent dat documenten/ dossiers geschoond, digitaal opgelijst en verpakt worden en een plaatscode krijgen. Zodoende is het mogelijk door middel van zoektermen een dossier in een handomdraai terug te vinden. Daarnaast is er in elk OCMW een depotlijst. Dit is een lijst die een overzicht geeft van alle aanwezige archiefreeksen in het depot, in combinatie met hun plaatscode. In deze lijst worden ook andere zaken opgenomen, zoals de omvang en datering van de reeks, een

link naar de nadere toegang van de reeks, enz. (Her)inrichten van het archiefdepot Samen met selectie en vernietiging van documenten zorgt het herinrichten van archiefdepots voor heel wat capaciteitswinst. Als eenzame archivaris die zijn tijd over dertien OCMW’s moet verdelen, is het niet altijd gemakkelijk om reeds jaren bestaande archiefdepots volledig her in te richten. Het is dan ook belangrijk handig gebruik te maken van enkele opportuniteiten die zich voordoen. Verhuizingen van OCMW-administraties of Woon- en Zorgcentra of herinrichtingen van bestaande

administratieve gebouwen bieden mogelijkheden om nieuwe archiefdepots te realiseren. Om zo goed en efficiënt mogelijk gebruik te maken van de nieuwe infrastructuur is er steeds een nauw overleg tussen de archivaris en secretaris over hoe de ideale archiefruimte er kan/moet uitzien. Ook praktische zaken komen dan aan bod: wie krijgt toegang tot het nieuwe depot, welke verlichting wordt aangebracht, welke rekken worden geplaatst, enz. In de OCMW’s waar zulke opportuniteiten zich niet voordoen, wordt geprobeerd om door kleinere ingrepen mooie resultaten te behalen.

Gezamenlijke aankoop zuurvrij verpakkingsmateriaal Vanzelfsprekend voorziet de archivaris de OCMW’s ook van het nodige archiefverpakkingsmateriaal. Zowel de zuurvrije archiefmappen, als de zuurvrije dozen worden voor de dertien besturen gezamenlijk aangekocht. Dit heeft zowel praktische als financiële voordelen. Advies geven aan het OCMWpersoneel bij het beheer van hun nog lopende dossiers Het is niet de bedoeling dat de archivaris zich enkel met statisch archief bezig houdt. Hij heeft ook aandacht voor het dynamisch klassement door

META 2012 | 7 |

11

ARTIKEL

“DANKZIJ DE ARCHIVARIS EVOLUEREN DE MEETJESLANDSE OCMWARCHIEVEN VAN EEN MASSA GESTAPELDE DOCUMENTEN NAAR ARCHIEVEN DIE AAN DE REGELS DER ARCHIEFKUNST VOLDOEN.”

mappenstructuur, die ervoor moet zorgen dat digitale dossiers voor iedereen snel en efficiënt raadpleegbaar zijn. Wetgeving opvolgen en opleiding volgen In dit verband moet gewezen worden op het lidmaatschap van de VVBAD-werkgroep Lokaal Overheidsarchief en van de VVBAD-subwerkgroep OCMW-archieven. Hierdoor is een sterker contact met de collega’s mogelijk. Ook het uitwisselen van ervaringen en de interpretaties van bijv. de selectielijst verloopt langs dit kanaal vlot(ter). De archivaris biedt dus een volledig archiefbeheer aan, met aandacht voor het statisch, dynamisch en digitaal archief.

voorstellen te formuleren in verband met het afstemmen van het dossierbeheer op het archiefbeheer in de verschillende OCMW’s. Regelmatig pleegt hij hiervoor overleg met de diensthoofden. Digitaal documentbeheer Naast aandacht voor het klassieke papieren archief heeft de archivaris ook aandacht voor de steeds toenemende digitale documentstroom. Zo wordt in eerste instantie aandacht besteed aan het uitwerken van een logische digitale 12 | META 2012 | 7

Dit takenpakket moet de archivaris uitoefenen bij maar liefst dertien OCMW’s. Hij kan dit onmogelijk alleen doen. Afhankelijk van de structuur van het OCMW en het gebruik van de archiefruimtes zal hij, in overleg met de plaatselijke secretaris, één of meerdere archiefverantwoordelijken aanwijzen. Dit betreft personeelsleden die als aanvulling bij hun gewone takenpakket ook verantwoordelijkheid ten opzichte van het archief zullen dragen. Hij of zij vormt een verbindingspersoon tussen de archivaris en de andere personeelsleden, levert de eerste hulp bij archiefproblemen en heeft ook toegang tot de archiefruimte. Ten slotte zijn deze personen ook aangeduid voor de bewaring van documenten in verband met het archiefbeheer: overdrachtslijsten, inventarissen, selectielijst, … Dit uitgebreid takenpakket houdt in dat ze meer tijd vrij moeten maken voor

het archief, wat niet altijd even vanzelfsprekend is. Daarnaast wordt de archiveringsploeg in verschillende Meetjeslandse OCMW’s uitgebreid met één of meerdere archiefmedewerkers/administratieve krachten. Zij houden zich vooral bezig met de oude afgesloten dossiers te schonen en op te lijsten. Op deze manier vallen de archiveringswerkzaamheden niet stil wanneer de archivaris afwezig is. Alle Meetjeslandse OCMWarchieven bevinden zich nog in hun respectieve OCMW. Er bestaat dus niet één gemeenschappelijk archiefdepot waar alle OCMW-archieven zijn ondergebracht. Dit betekent dat de archivaris elke dag in een ander OCMW werkt en dus een hele toer door het Meetjesland moet maken. De kosten die dit gezamenlijk archiefbeheer met zich meebrengen, bestaan voor het overgrote deel (zo’n 95 procent) uit de personeelskost van de archivaris. De resterende vijf procent bestaat uit kleinere uitgaven, zoals bijvoorbeeld de aankoop van zuurvrij verpakkingsmateriaal, het plaatsen van nieuwe rekken en aanpassingswerken aan het archief.

VOORDELEN VAN DE SAMENWERKING Vanzelfsprekend is het gezamenlijke archiefbeheer opgestart om van de voordelen te kunnen genieten. De voornaamste worden hieronder opgesomd. Zowel de archivering als de andere projecten die georganiseerd worden door de Welzijnsband, vereisen stuk voor stuk gespecialiseerd personeel. Omwille van de hoge

loonkost van deze specialisten en omdat het niet om fulltime tewerkstellingen gaat, kunnen de verschillende deelnemende OCMW’s dit personeel niet elk afzonderlijk in dienst nemen. Door zich te verenigen in de Welzijnsband worden de kosten verdeeld onder de deelnemende OCMW’s. Zo zijn zij er in geslaagd om tegen betaalbare prijzen een beroep te doen op gespecialiseerd personeel. Er zijn twee mogelijke verdeelsleutels om de bijdrage van elk OCMW te berekenen: ofwel in verhouding tot het inwonersaantal van de gemeenten ofwel in verhouding tot de omvang van de dienstverlening waarop men beroep doet. De archiveringskosten worden verdeeld op basis van het aantal inwoners van de gemeenten. Doordat de archivaris zich fulltime kan verdiepen in de specifieke OCMW-materie heeft hij hiermee een groeiende affiniteit. Bovendien heeft hij zo steeds meer ervaring met het hele archiveringsproces binnen een OCMW-administratie. Zoals aangehaald, is de archivaris tewerkgesteld bij dertien OCMW’s. Hierdoor heeft hij veel afwisseling bij het uitoefenen van zijn takenpakket. Elk OCMW heeft tenslotte zijn eigen noden, wensen, organisatiestructuur,… Elke werkplaats is een unieke uitdaging. Bovendien komt hij op deze manier in contact met heel veel mensen. Het stereotiepe beeld van een archivaris in stofjas die eenzaam in een kelder dossiers klasseert, gaat dus niet op binnen de Welzijnsband. Door het in dienst nemen van een archivaris kunnen de

ARTIKEL

OCMW-secretarissen de praktische uitvoering van hun verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer naar hem doorschuiven. Dit heeft als voordelen dat er voldoende aandacht besteed wordt aan de archiveringsactiviteiten en dat de secretarissen zich op andere zaken kunnen focussen. Dankzij de archivaris evolueren de Meetjeslandse OCMWarchieven van een massa gestapelde documenten naar archieven die aan de regels der archiefkunst voldoen. OCMW-archieven bevatten vaak een schat aan informatie die ongetwijfeld heel interessant kan zijn voor lokale geschiedschrijvers. Geordende en toegankelijke archieven laat hen toe gemakkelijk de gezochte dossiers te raadplegen. Ook de OCMW-personeelsleden ervaren de voordelen van een goed archief- en dossierbeheer, dat hen toelaat om efficiënter te werken. Tijdverlies om zaken op te zoeken in dossiers wordt tot een minimum beperkt.

NADELEN VAN DE SAMENWERKING Vanzelfsprekend is het in een samenwerking niet enkel rozengeur en maneschijn. Een nadeel voor de OCMWbesturen en hun personeel is dat de archivaris niet uitsluitend voor dat ene bestuur werkt. Er moet dus een zekere collegialiteit en flexibiliteit heersen tussen de dertien Meetjeslandse OCMW’s. Diezelfde flexibiliteit wordt ook gevraagd van de archivaris. Doordat hij bij verschillende besturen tewerkgesteld

is, moet hij zich steeds aanpassen aan de aanpak, wensen en noden van het bestuur waar hij die dag werkt.

Door een gebrek aan publiekswerking gaat vandaag een motiverend argument voor archiefbeheer op zich verloren.

Wanneer er in een OCMW een dringende vraag of probleem is, probeert de archivaris dit zo snel mogelijk op te lossen. Desnoods worden reeds gemaakte planningen aangepast om eerst daar langs te gaan. Deze agenda-aanpassingen brengen echter nieuw planningswerk en extra administratie met zich mee.

Verder zijn er de (grote) verplaatsingen die de rondreizende archivaris maakt. Gelukkig zit het Meetjeslands wegennet nog niet potdicht tijdens de spitsuren.

Door het grote bereik van dertien besturen en de grote verschillen in ‘bedrijfscultuur’ is het onmogelijk gebleken om een algemeen ordeningsplan op te stellen voor de gehele Welzijnsband. Dit impliceert dus extra werk voor de archivaris. Door de dikke takenpakketten in de administratie is het niet evident de personeelsleden te overtuigen hun steentje bij te dragen in het hele archiveringsproces. Dit vereist een grondige mentaliteitswijziging. De archivaris zou er in dit verband bij gebaat zijn dat de secretaris een archiefreglement uitvaardigt, zodat op het belang van archiveren gewezen kan worden. In het Meetjesland is zo’n reglement bij de meeste besturen nog toekomstmuziek, dat er pas na nog menig overlegmoment zal komen. De archiefverantwoordelijken binnen de administratie waren aanvankelijk vaak weinig gemotiveerd of hadden (of hebben) te weinig tijd om het archiefbeheer mee op punt te stellen. Het heeft dan ook even geduurd alvorens de aanspreekpunten binnen de OCMW’s naar behoren werkten.

De zetel van de vereniging Welzijnsband Meetjesland is gevestigd in het OCMW van Eeklo. Dit impliceert dat de archivaris, net als het ander Welzijnsbandpersoneel, de rechtspositieregeling van OCMW Eeklo moet volgen. Het is echter vanzelfsprekend dat een dergelijke regeling uitgewerkt voor personeelsleden met een vaste werkplaats en een heel ander takenpakket niet altijd te rijmen valt met de specifieke noden en taken van het rondreizende Welzijnsbandpersoneel. De VVSG zag dit ook in en poneerde in een reactie op het voorontwerp van decreet tot wijziging van het OCMWdecreet dat het grootste knelpunt van een vereniging titel VIII in de praktijk het personeelsstatuut is. Wanneer het bevoegde orgaan van zo’n vereniging een eigen rechtspositieregeling zou kunnen uitwerken, wordt dat probleem in grote mate opgelost. Afwachten wat hiervan in praktijk praktisch haalbaar wordt.

CONCLUSIE De vereniging Welzijns band Meetjesland is een heel mooie samenwerking die het mogelijk maakt voor kleinere lokale besturen een beroep te doen op gespecialiseerd personeel, bijvoorbeeld een archivaris. Zo zijn de eerste stappen op vlak van archiefbeheer bij de dertien OCMW’s gezet, maar is er nog heel wat werk voor de boeg om het te optimaliseren. Maar met het huidige enthousiasme en de steun van de verschillende besturen ben ik ervan overtuigd dat deze doelstelling gerealiseerd zal worden.

> h t t p : // w w w.v v s g . b e /s o c i a a l _ b e l e i d /o c m w d e c r e e t / P a g e s / default(standaard).aspx http://www.welzijnsband.be

META 2012 | 7 |

13

INTERVIEW

Interview: Rien Emmery, Katrien Bergé, en Tom Cocquyt Foto’s: Benoit Vermeeren

“In Vlaanderen gaat het meestal over geld, over rationalisatie.” Reorganisaties van wetenschappelijke bibliotheken dragen allerlei opportuniteiten in zich. Omdat er in Vlaanderen de laatste jaren heel wat reorganisaties op til zijn en waren, organiseerden META en de sectie Wetenschappelijke en Documentaire Informatie (WDI) van de VVBAD een rondetafel met vier ervaringsdeskundigen om hun ondervindingen te delen.

INTERVIEW

In een korte presentatie stelden de panelleden voor hoe de reorganisatie binnen hun instelling was opgevat. Saskia Scheltjens, bibliothecaris van de faculteit Letteren en Wijsbegeerte aan de Universiteit Gent, beschreef de atypische opdracht waar zij in 2009 voor stond. De situatie met tientallen versnipperde vakgroepbibliotheken leidde stilaan tot groeiende gebruikersontevredenheid, slechte visitatierapporten en gedemotiveerd personeel. De oplossing — alles samenbrengen in één centrale faculteitsbibliotheek — moest bovendien zo snel mogelijk gebeuren, zonder facultaire meerkost en tegen de achtergrond van de grotere reorganisatie van de UGent-bibliotheken en een facultair Infrastructureel Masterplan. Erika Meel, diensthoofd bibliotheken van de Hogeschool-Universiteit Brussel (HUB), deelde haar ervaringen met een ander type centralisering. De fusie van verschillende Brusselse hogescholen en de Katholieke Universiteit Brussel, de academiseringsoperatie en de integratie van die gefuseerde entiteiten in de Associatie KU Leuven brachten een ingrijpende samensmelting van de vroegere bibliotheken met zich mee. Patrick Hochstenbach, digitaal architect aan de Universiteitsbibliotheek Gent, zette vervolgens uiteen hoe een IT-infrastructuur werd opgebouwd om de virtuele

diensten te verlenen die het gevolg zijn van de exponentiële groei van digitale data en het ontstaan van e-research. Tot slot gaf Tielke Meeusen van het Documentatie- en kenniscentrum Toerisme Vlaanderen een uiteenzetting over de opportuniteiten van de huidige herstructurering van het Agentschap Toerisme Vlaanderen naar een ‘kennis- en informatiegedreven marketingorganisatie’. De gelijkenissen en verschillen tussen deze operaties waren de basis voor een interessant rondetafelgesprek. De reorganisaties die jullie vandaag hebben voorgesteld, lijken stuk voor stuk van bovenaf opgelegd naar aanleiding van een externe financiële, organisatorische of politieke noodzaak. Is het misschien net daarom dat ze succesvol kunnen worden genoemd? Tielke: Ik denk niet dat een reorganisatievan bovenaf daarom altijd succesvol is. Anderzijds, al zolang ik voor de Vlaamse overheid werk, spreekt men over de noodzaak van eenreorganisatie. Nu is er voor de eerste keer drastisch iets veranderd,iets dat de mensen ookzien en voelen. Dat vind ik wel een heel verschil met de kleine bijsturingen uit het verleden. Patrick: Op IT-vlak lijkt mij een reorganisatie die voortvloeit uit vragen vanuit het veld zelfs gemakkelijker tot een goed einde te brengen. Saskia: Een reorganisatie kan wel van bovenuit opgestart worden, maar ze wordt pas succesvol op het moment dat ze van onderuit gedragen wordt. Maar eerlijk gezegd vind ik dat er in het Vlaamse bibliotheekwezen, zelfs bij grote reorganisaties, relatief weinig discussie is over de echt essentiële zaken. Overal elders is dat wel zo. In Nederland was er het OCLC-trendrapport, in andere landen woedt zelfs de discussie of je nog wel überhaupt over bibliotheken kan spreken, maar in Vlaanderen is het op dat punt verdacht stil. De visiegroep van wetenschappelijke bibliotheken is bij mijn weten nog altijd bezig aan een visietekst die gaat aangeven wat de zaken zijn waar wetenschappelijke bibliotheken in Vlaanderen vooral mee te maken krijgen. Patrick: Misschien is er in Nederland ook gewoon een veel hardere debatcultuur? Erika: Het is wel een feit dat reorganisaties in het buitenland vaker vanuit fundamentele inhoudelijke incentives gebeuren, om de dienstverlening aan te passen aan de tijdsgeest. In Vlaanderen gaat het meestal over geld, over rationalisatie, en wordt daarnaast de opportuniteit aangegrepen om ook nog inhoudelijk wat dingen te gaan doen. Welke rol speelden de gebruikers bij de reorganisatie van ‘hun’ bibliotheken? Saskia: De professoren, docenten en onderzoekers aan de faculteit Letteren en Wijsbegeerte waren heel erg gewend aan hun eigen vakgroepbibliotheek. Door een gesprek aan te gaan over het feit dat hedendaags onderzoek steeds meer interdisciplinair wordt en dat een handbibliotheek daar toch onvoldoende op kan inspelen, kan je hen overtuigen dat bibliotheken veel meer mogelijkheden bieden ook qua digitale dienstverlening en collectiebeheer. Een reorganisatie vereist eigenlijk evenzeer een mentaliteitswijziging op het vlak van onderwijs en onderzoek. Erika: Het komt neer op het uitbuiten van kleine succesjes en van nieuw ontstane synergieën bij de gebruikers. Aan de HUB werken bijvoorbeeld zowel de academische masters milieupreventiemanagement als de professionele bachelors gezondheidszorg rond toxicologie. Na de reorganisatie ontdekten die elkaars

META 2012 | 7 |

15

INTERVIEW

onderzoeksgebieden, elkaars databanken en elkaars informatie. Waar in het begin iedereen vroeg: “Waar is mijn bibliotheek?”, merkte je dat een aantal docenten en onderzoekers sneller de opportuniteit inzagen van een bredere, opleidingsonafhankelijke dienstverlening voor iedereen. Ik heb altijd geprobeerd die mensen mee in te zetten als ambassadeurs, voor onze pr (lacht), bij de studenten in hun opleiding. Twee, drie jaar later vraagt niemand nog “Waar is de bibliotheek van de KUBrussel?”, maar daar is een heel proces aan voorafgegaan. Saskia: In Gent hebben we vooral gemerkt dat het gefaseerd moest worden aangepakt. Er bestond een bijna 19e-eeuwse situatie waar vakgroepen hun eigen bibliotheek gewend waren, en wij willen uiteindelijk de stap naar de 21e eeuw zetten. Toen in dit voorjaar de eerste fase van de faculteitsbibliotheek opende — een redelijk klassieke boekenverdieping — waren de meeste professoren daar ontzettend tevreden over. Maar wanneer ik erop wees dat we met veel trots nog steeds maar een 20e-eeuwse bibliotheek hadden geopend, dan zag je sommigen toch schrikken dat er nog een stap zou volgen. In fase twee en drie gaan we ons meer focussen op die 21e-eeuwse noden. Anderen gingen er dan weer van uit dat de reorganisatie volkomen tabula rasa zou maken van de 49 voormalige plaatsingssystemen; dat alles meteen beveiligd en genummerd zou zijn. Dat is gewoon een brug te ver. Als je bibliotheken die organisch uit vakgroeponderzoek zijn voortgekomen helemaal uit hun verband losscheurt, krijg je geheid een legitimiteitscrisis. Wij hebben er altijd voor gezorgd dat de gebruikers zich zoveel mogelijk betrokken zouden voelen. De systematiek van de vakgroepbibliotheken blijft daarom bewaard tot alle bibliotheken zijn verhuisd. Pas als het idee van die 21e-eeuwse faculteitsbibliotheek is ingeburgerd, gaan we over tot hernummering en herplaatsing van de hele collectie. Hoe zit het met de verhouding van de collecties in open kast en in depot na de reorganisatie? Saskia: We grijpen de reorganisatie aan om iets meer de nadruk leggen op de digitale collecties, maar ook om een opsplitsing te maken binnen de gedrukte collecties. Nu staat alles zonder uitzondering in open kast. In de nieuwe bibliotheek zal nu ongeveer 80 procent in open kast en 20 procent in depot zitten. Dat vind ik eerlijk gezegd weinig. In de nieuwe Letterenbibliotheek van de Vrije Universiteit Amsterdam is de verhouding net omgekeerd, met slechts 20 procent in open kast. Het toekomstperspectief is dat bij de hernummering een tweede beweging zou komen waarbij meer dan de helft van de collectie naar het depot zou verhuizen. Nu is dat echt nog een brug te ver. Gebruikers die louter onderzoek doen, vinden het vaak dodelijk frustrerend als iets uit het depot moet worden opgehaald. Eenmaal de hele renovatie van de Boekentoren achter de rug is, zou dat proces echter binnen het halfuur kunnen gebeuren, verzekert men mij.

om appreciatie, ondersteuning en middelen los te weken. In de toekomst werken we waarschijnlijk ook met LibQUAL en SWOT. We zouden graag associatiebreed een aantal goede indicatoren invoeren, continu opgevolgd en nuttig voor het beleid, om te kunnen benchmarken. Wij zijn daar nu zoekende ... (lacht) Saskia: Aan de Universiteit Gent hebben we net de LibQUALbevraging over het hele netwerk heen een eerste keer achter de rug, gecoördineerd vanuit de centrale universiteitsbibliotheek. Daarnaast zijn we eigenlijk al twee, drie jaar ons aan het buigen over dashboards voor administratieve en beleidsmatige data. Maar daar zit nog veel ruimte voor ontwikkeling. Cijfers zijn ook

“WE MOGEN NIET ALLEEN UITGAAN VAN DE VRAGEN VAN DE GEBRUIKERS. HET IS AAN ONS OM VAN DIE VRAGEN EEN INTERPRETATIE TE MAKEN.”

Erika: Dat is voor sommigen nog te lang. (lacht) Welke rol spelen meetinstrumenten in het reorganisatieproces? Erika: Bij ons komt dat fundamenteel aan bod binnen de Associatie KU Leuven. Met OK!PI (zie META 2012/6) kijken we intensiever naar doelstellingen door daar indicatoren aan te koppelen. Dat zijn dan niet de indicatoren die door je bibliotheeksysteem worden gegenereerd, maar cijfers die echt iets zeggen over performantie en over in hoeverre je effectief je doel bereikt. Eén van meest actieve werkgroepen binnen de bibliotheek is die van de benchmarking kwaliteitszorg en professionalisering. Die wordt bovendien au sérieux genomen door de Commissie Algemeen Beheer van de KU Leuven, wat nodig is 16 | META 2012 | 7

Foto’s: Met de klok mee vanaf links boven: Tom Cocquyt, Tielke Meeusen, Saskia Scheltjens, Erika Meel, Patrick Hochstenbach en Katrien Bergé.

INTERVIEW

niet alles. David Lankes (professor New Librarianship en directeur van het Information Institute aan Syracuse University)heeft zo net een nieuw boek uit over de relevantie van bibliotheken in het digitale tijdperk, specifiek bedoeld om je beleidsmensen te informeren over de hedendaagse ontwikkelingen van wetenschappelijke bibliotheken. Tielke: Wij gebruiken de Balanced Scorecard, want als je geen statistieken aanlevert, val je uit de boot. Maar het kwantitatieve is voor mij niet voldoende, zo leer je niets bij over de tevredenheid van je gebruikers. Patrick: In Gent hebben we een werkgroep webstrategie opgericht waar toch heel erg op statistieken wordt gerekend.Zo hebben we ongeveer 1000 onderzoekers ondervraagd over hun gebruik van de webdiensten van de bibliotheek van de Universiteit Gent. Komen ze vaak naar de homepage, raken ze daar via Google, via ISI? Dat leverde toch interessante feedback op om een discussie binnen de werkgroep op te starten. Ook is er dit jaar het rapport A library with a view verschenen, een audit van de digitale bibliotheek van de UGent door internationale experts als Kristiina Hormia-Poutanen en Herbert Van de Sompel. Saskia: Dat is zeker interessant, maar… was het Henry Ford niet die zei: “If I had asked people what “VAN HET NUT VAN SOCIAL they want e d , t h ey MEDIA BEN IK STEEDS would have MINDER OVERTUIGD.” said ‘faster horses’”? We mogen niet alleen “ONDERZOEKERS VINDEN uitgaan van de vragen van HET VAAK DODELIJK de gebruikers. FRUSTEREND ALS IETS Het is vooral aan ons om van die vraUIT HET DEPOT MOET gen een interpretatie WORDEN OPGEHAALD.” te maken, ze te gebruiken als startpunt. Hebben statistische d a t a d a n g e e n ro l g e speeld binnen het reorganisatieproces? Saskia: Op dit moment zijn we al die data nog aan het verzamelen. Die cijfers vormden nog niet de basis voor deze reorganisatie. Erika: Aan de HUB zijn statistieken ook maar een onderdeel. Het is overigens altijd opletten met het communiceren van cijfers

waarvan je zelf van weet dat ze beperkingen hebben of onvoldoende zijn om een beleid op te baseren. En dat is het belangrijkste, het beleid. Geen cijfers omwille van de cijfers, om mooie tabelletjes te maken, maar eerst en vooral om er daarna iets mee te doen. We zijn nog voor een groot deel zoekende om systemen te vinden die ons voldoende correcte, maar ook bruikbare kwalitatieve en kwantitatieve informatie leveren om een beleid mee te ondersteunen om mee vorm te geven. Dat moet kaderen binnen een grotere visie, maar als je een missie hebt en je probeert te onderzoeken of je in de goede richting zit, dan is het niet altijd even gemakkelijk om daar de juiste cijfers voor vinden. Tielke: Wij organiseren tweejaarlijks een tevredenheidsonderzoek bij de gebruikers, maar we hebben daar bewust een jaar tussenuit gelaten tijdens de reorganisatie. Dit najaar gaat het wel interessant worden. Ik ben benieuwd of mensen zullen merken dat er iets veranderd is en dat we nu andere dingen aanbieden dan voordien. De volgende bevraging wordt een sleutelpunt om eventueel nog aan te passen of bij te sturen. Kan een reorganisatie zonder fundamentele investeringen in de IT-poot nog wel aanspraak maken op een vernieuwde aanpak en een vernieuwde dienstverlening? Tielke: De nieuwe gebruikers zijn nu eenmaal zogenaamde digital natives. Wij moeten daar zeker op voorbereid zijn en op inspelen. Patrick: Ik ben het in ieder geval niet eens met zij die stellen dat IT de mensen wegtrekt uit de bibliotheek. Zeker binnen de humanities liggen inderdaad gouden kansen voor bibliotheken. Je kunt als bibliotheek geen diensten meer leveren voor natuurof wiskundigen, die hebben hun eigen wereld en daar moet je niet op de proppen willen komen met bibliotheekdiensten, data of opslag. Er staan heel vaak onderzoekers aan onze deur om te vragen of wij middelen hebben om datasets op te slaan of te indexeren. En wij hebben die knowhow in huis maar zitten vastgebakken aan onze collectie. Maar als je dat loslaat… Vorig jaar stond in er in NRC Handelsblad een artikel over archieven en bibliotheken die hun datasets online plaatsten. Hoewel je als bibliotheek een kans hebt om met dat soort datasets de samenwerking beter te ondersteunen, was er toch vaak frustratie van onderzoekers dieer niet echt mee konden werken. Saskia: Op het vlak van ondersteuning en samenwerking met onderzoekers vormen mijns inziens de digital humanities onze grootste kans. En de relatie met IT moet uitgediept worden. Dat zijn mijn to do’s voor de volgende jaren. Ook onderzoeksdata, zoals Patrick heeft uiteengezet, daar doen we eigenlijk nog maar weinig mee. Dat moet absoluut beter. Moet de bibliotheeksector, met het oog op digital humanities, niet tot een meer gemengd profiel komen en onderzoekers actiever betrekken bij het beheer van informatie? Saskia: Aan Amerikaanse en Canadese wetenschappelijke bibliotheken woedt sinds kort een interessante nieuwe discussie over alternative academics. De Canadese universiteitsbibliothecaris Jeff Trzeciak had op een lezing bij Penn State University aangekondigd dat hij — overigens ook na een reorganisatie — enkel nog postdocs zou gaan aanwerven. Geen mensen meer met een bibliotheekopleiding, maar alternative academics met ervaring in het onderzoek die zich dan konden bijscholen op het vlak van informatiebeheer en informatica. Daarnaast hebben enkele alternative academics samen met bibliothecarissen een e-book geschreven om hun dagdagelijkse taken in de verf te zetten. Interessant genoeg kwam er al snel tegenwind van

META 2012 | 7 |

17

INTERVIEW

alternative librarians, die het stereotiepe beeld willen bestrijden dat in de digital humanities van de bibliothecaris bestaat.

of sociale media daar nu de weg naar toe zijn? Slechts gedeeltelijk, vrees ik.

Patrick: We werken nu in Gent aan een project met Shared Canvas — dat is software die zo is geconfigureerd dat onderzoekers overal ter wereld samen, via een website, aan deze datasets kunnen werken.

Patrick: Toch, behalve Facebook en de meer mainstream sociale media bestaan er ook zeker andere tools voor transcripties en transliteraties die wel hun nut bewijzen.

Saskia: Wat ontwikkeld wordt door bibliotheken aan programma’s, is vaak heel erg zorgvuldig en open maar je merkt inderdaad dat onderzoekers regelmatig niet het geduld hebben om daar op te wachten. Dan zoeken ze vaak hun toevlucht tot sociale onderzoeksplatformen die helemaal niet zo open zijn. De grootste verzameling onderzoekers vind je tegenwoordig op academia.edu, dat losstaat van elke instelling en eigenlijk een commercieel product is. Dat vind ik een opvallende ontwikkeling waar we onze ogen niet voor moeten sluiten. Het bouwt verder op data uit open repositories van universiteiten. De kennis die daar gedeeld wordt, zit niet meer in universiteiten; de onderzoekers zijn daar aan het communiceren en niet meer op lokale en publieke platformen. Kan het voorzien van zo’n infrastructuur een overheidstaak zijn, zoals SURFnet bijvoorbeeld? Saskia: Oh, ik vind SURFnet een schitterend initiatief, maar persoonlijk geloof ik niet in dure overheidsinitiatieven om een soort van recreatie te maken van iets wat ergens anders al bestaat. Tielke: Tegen dat zoiets op poten staat, heeft de commerciële sector al weer een nieuw product uitgevonden dat werkt en mensen aantrekt. Patrick: Maar toch, digital humanities zijn zo’n specifieke niche dat daar weinig commerciële opportuniteiten voor bestaan. Als bibliotheek kan je dan wel speciaal mensen in dienst nemen om die IT-expertise ter beschikking te stellen. Saskia: Je hebt gelijk, kijk bijvoorbeeld naar Zotero, wat echt een databeheersysteem is om je annotaties en dergelijke bij te houden. Dat is oorspronkelijk ontwikkeld door de George Mason University in Virginia (USA) in samenwerking met haar bibliotheek. Maar ik denk dat je, zeker in Vlaanderen, moet beseffen dat je een piepkleine, onderbemande, ondergefinancierdeen perifere speler bent die alleen overeind kan blijven als je slim en pragmatisch omspringt met wat er wel is. Kunnen sociale media misschien een rol spelen? Tielke: Ik ben er van overtuigd dat wij aanwezig moeten zijn op de plaatsen waar onze gebruikers zijn. De catalogus is maar de ruggengraat en ze wordt vaak zelfs niet meer rechtstreeks geraadpleegd. Onze mensen gebruiken intranet en zitten op Yammer of Twitter. Dat moeten we gebruiken om onze klanten te bereiken. Het vergt wel veel energie en moeite om het consequent vol te houden. Saskia: Van het nut van sociale media voor bibliotheken ben ik steeds minder overtuigd. Toen ik in het Rijksmuseum Amsterdam werkte, was ik intensief bezig met Web 2.0, Bibliotheek 2.0,… Toen zag ik dat allemaal heel goed zitten. Maar in de praktijk zijn het altijd dezelfde mensen die je tegen komt. Als je na zeven jaar de evaluatie maakte van sociale media en hun betekenis voor de ‘sociale bibliotheek’, dan vind ik het resultaat eigenlijk maar mager. Dat geldt ook voor openbare bibliotheken, waar ze echt op sociale media en het reële gebruik daarvan hebben ingezet. Je moet inderdaad dicht bij je gebruikers staan, maar 18 | META 2012 | 7

Saskia: Ja, maar daar zitten vaak commerciële of niet-universitaire producten bij waar de bibliotheek eigenlijk al — maar daar verschillen we van mening — het pleit voor een deel heeft verloren. Dat zijn producten die qua innovatie veel sneller zijn dan wij. Zo kunnen wij enkel nog maar reproduceren wat er eigenlijk al bestaat. Zijn de noden bij wetenschappelijke bibliotheken die aan de academische wereld verbonden zijn enerzijds en wetenschappelijke bibliotheken bij de overheid anderzijds niet erg verschillend? Of liggen in de samenwerking tussen beiden net onbenutte kansen? Tielke: Ik vind het veld te gefractioneerd en de kansen en sterktes ervan onderbenut. Het schaalniveau ligt misschien wel anders, maar de problemen waar je mee te maken krijgt, die kunnen hetzelfde zijn. Op dat vlak denk ik wel dat dat nuttig is, ja. Je hebt enerzijds de gevestigde wetenschappelijke bibliotheken, maar er zijn ook de studiebureaus die vaak een heel goede bibliotheek hebben en tussen de mazen van het net vallen. Je hebt de grote koepels van de universiteitsbibliotheken, je hebt de Vlaamse overheid,… We moeten allemaal met de neus in dezelfde richting op de lange termijn gaan denken waar we heen willen, en niet zomaar meerollen met wat er al gaande is. Saskia: Samenwerking en netwerking is iets wat manifest ondergebruikt wordt in Vlaanderen. Dat merk je op het vlak van collectievorming, op het vlak van expertise enzovoort. Je merkt wel dat de mentaliteit wijzigt. Over collectievorming starten wij in Gent binnenkort voor het eerst intensief overleg met de openbare bibliotheek, omdat ook hun depots eindig zijn. Zelfs met de verhuis naar de Waalse Krook. (lacht) Er zijn gewoon heel wat kansen om het beter te doen die we kunnen en moeten grijpen. Eén van de zaken waar de VVBAD volgens mij wel een grotere rol kan spelen is communicatie. De VVBAD ziet vanuit een heel ander standpunt wat er allemaal gebeurt, de vereniging kan ergens een soort van vergrootglas op richten en dat mee helpen communiceren naar anderen. Dat is iets waar het organisaties die overbevraagd zijn heel vaak aan ontbreekt. Je bent zo druk bezig dat je vergeet dat de helft van het werk bestaat uit het uitbazuinen van wat je doet en dat je daar tijd voor moet uittrekken. Erika: Soms leer je eigenlijk het meest van iemand of van een organisatie die heel andere dingen doet. Door het out-of-thebox-denken beseffen dat je met die werkwijze ook iets mee kan aanvangen. Als we hier allemaal zitten te klagen over onderfinanciering, dan heb je daar achteraf niet aan, behalve misschien het gevoel dat je er niet als enige mee kampt. Bedankt voor dit boeiende gesprek!

> Lankes, R. David (2012). Demanding Better Libraries For Today’s Complex World. Jamesville, NY: Riland Publishing. > A library with a view: http://search.ugent.be/meercat/x/view/rug01/001807959 > http://www.nrc.nl/nieuws/2011/09/10/nederlandse-digitale-archieven-blijkennauwelijks-bruikbaar/

ARTIKEL

De provinciale bibliotheeksystemen: het kikkerperspectief Bruno Vermeeren

De provinciale bibliotheeksystemen zijn fel besproken. Er zijn voor- en tegenstanders, beiden even passioneel overtuigd van hun gelijk. De discussie woedde vorig jaar fel op diverse fora: Kenniskantoor, Informatie aan Zee, META. “Na de artikels over het streekgericht bibliotheekbeleid, vroegen de provincies META om een artikel te brengen over de provinciale bibliotheeksystemen,” schreven we in META 8 van vorig jaar. Het werkstuk dat we toen planden en dat zowel de lokale bibliotheken als de provincies, de VGC en Bibnet aan het woord liet, verscheen niet. Als we nu een nieuwe poging doen, is de insteek anders. We laten niet meer alle partijen aan het woord, maar kiezen voor de invalshoek van de lokale bibliotheken die we in het voorjaar bevroegen. De resultaten vatten we hier samen. PROVINCIALE BIBLIOTHEEKSYSTEMEN

Provincie

Aantal bibliotheken

Aantal PBS-bibliotheken

Het is ondertussen al van 2002 geleden dat het provinciaal streekgericht bibliotheekbeleid startte met de voorbereidingen voor de provinciale bibliotheeksystemen (PBS). De PBS’en streven als bibliotheekautomatisering drie doelstellingen na: een innoverende en kostenefficiënte samenwerking, bibliotheken ontlasten van ICT-investeringen en zo een verbeterde dienstverlening naar het publiek mogelijk maken. In 2002 ging dit van start als proefproject voor enkele pilootbibliotheken. Tien jaar later is dit de stand van zaken:

Antwerpen Brussel Limburg Oost-Vlaanderen Vlaams-Brabant West-Vlaanderen

69 18 43 64 60 64

44 18 29 45 31 48

De aangesloten bibliotheken hebben geen individueel bibliotheeksysteem meer nodig. Via een centrale server zijn de prov in cie s e n de Vl a a m s e G e m e e n s c h a p s co m m i ss i e (VGC) verantwoordelijk voor het beheer en het onderhoud van bestel-, uitleen- en lenersadministratie. Aparte bibliotheekcatalogussen werden geïntegreerd in één centrale catalogus. Bibnet staat in voor de metadata en alles wat daarmee te maken heeft: centrale catalogus, collectievorming, zoekomgeving op het internet ... Het werkingsgebied van de PBS-bibliotheken beslaat inmiddels ongeveer 4 miljoen Vlaamse (potentiële) gebruikers, ongeveer 64% van de bevolking. Er zijn dus drie niveaus nodig om de provinciale bibliotheeksystemen efficiënt te besturen: de Vlaamse overheid (vertegenwoordigd door Bibnet), de provincies en de VGC, en de gemeenten. De PBS’en zijn hierdoor een ultieme oefening in samenwerking.

TEVREDEN GEBRUIKERS In het voorjaar van 2012 stuurde de VVBAD een enquête over de provinciale bibliotheeksystemen naar de openbare bibliotheken. 285

volledig ingevulde formulieren ontvingen we, verhoudingsgewijze meer van aangesloten bibliotheken (67% van de bibliotheken is aangesloten, van de respondenten is dat 72%). De resultaten voor Brussel zijn beperkt: daar reageerde minder dan de helft van de bibliotheken. De resultaten van Brussel vergelijken we dan ook niet met die van de provincies. Ook de kleinste bibliotheken zijn licht ondervertegenwoordigd. Omdat de enquête anoniem was, kan niet uitgesloten worden dat er meer dan één antwoord per bibliotheek kwam. De redenen waarom een bib al dan niet zou moeten aansluiten, werden al vaak besproken. Het belang van een gezamenlijke bibliotheekinfrastructuur is zeker de belangrijkste reden voor de aangesloten bibliotheken (73%), de betere digitale dienstverlening voor de gebruiker (65%) en de publiekscatalogus (58%) volgen. Het bibliotheeksysteem zelf is maar voor een minderheid (21%) een belangrijke reden om aan te sluiten, dat wel iets meer uitgesproken bij de kleinste bibliotheken (34% bij de gemeenten tot tienduizend inwoners). Over het algemeen zijn de aangesloten bibliotheken tevreden

(72%) tot zeer tevreden (15%), ongeveer één op acht is ontevreden. De PBS’en van WestVlaanderen (20%) en VlaamsBrabant (23%) kennen de meeste ontevreden klanten. De grote bibliotheken zijn vaker ontevreden: 25% bij de gemeenten met meer dan 35.000 inwoners. Opvallend is dat ongeveer twee derde (63%) van de nietaangesloten bibliotheken ook niet van plan is om aan te sluiten. De meeste vinden dat ze lokaal een identieke of zelfs betere dienstverlening hebben uitgebouwd. “Ze (nietaangesloten bibliotheken) vinden samenwerking belangrijk en willen die niet uit de weg gaan, maar samenwerking kan enkel en wanneer dit niet leidt tot een mindere kwaliteitsvolle dienstverlening dan de huidige …”, zo klonk het nog in april 2011 op Kenniskantoor. Andere redenen komen minder vaak voor: gebrek aan inspraak in het ICT-beleid, maar ook een voorkeur voor het eigen bibliotheeksysteem dat niet dat van de provincie is. Vijf respondenten vermelden expliciet dat ze vasthouden aan Bidoc, maar ook Vubis en Brocade hebben uitgesproken fans. Slechts een enkeling geeft als reden om uit het PBS

META 2012 | 7 |

19

Werkingsgebied

                               

100

PBS: 3.990.799

80

niet-PBS: 2.260.804

60 40 20

 

0

PBS: 72% niet-PBS: 28%

 niet  nog niet

18 %

10-20k

20-35k

 niet akkoord

> 35k

 geen mening

De PBS’en zijn onmisbaar voor de realisatie van de digitale bibliotheek

10 %

PBS: 67%

72 % aangesloten

niet-PBS: 33%

Jaar van aansluiting %

20    

< 10k

 akkoord



Enquête

 

Reëel

Aangesloten bibliotheken

Redenen om aan te sluiten

80

< 10k 10k-20k 20k-35k > 35k

70 60

72%

50

15

40 30 20 10

10

0

A  alle  < 10k

5

B

C

D

E

A: gezamenlijke bibliotheekstructuur B: digitale dienstverlening C: catalogus

D: E: F: G:

F

G

kostenbesparing tijdsbesparing bibliotheeksysteem andere

2012

2011

2010

2009

2008

2007

2006

2005

2004

2003

2002

onbekend

0

Bent u een tevreden gebruiker? A’pen

15 %

12 %

1%

< 10k

L’burg

24 %

25 %

> 35k 72%

72 % O-Vl

Vl Br W-Vl 20 | META 2012 | 7

 zeer tevreden  tevreden

 ontevreden  zeer ontevreden

De PBS’en hebben oog voor lokale keuzes

100 80 60

46 %

40

36 %

35 % < 10k

20 0

A’pen

L’burg

O-Vl

Vl Br

W-Vl

29 %

Er is heldere communicatie rond PBS’en 72%

100 80 60

45 %

40

32 %

72%

aangesloten

20 0

51 %

A’pen

L’burg

O-Vl

Vl Br

37 %

niet aangesloten

W-Vl

31 %

72%

De PBS’en staan garant voor een continue kwaliteit 25 %

52 %

45 %

27 %

38 %

53 %

44 %

72%

A’pen

L’burg

O-Vl

Vl Br

W-Vl 72%

31 %

55 % aangesloten

35 %

niet aangesloten

Gemeenten met: • minder dan 10.000 inwoners: • 10.000 tot 20.000 inwoners: • 20.000 tot 35.000 inwoners: • meer dan 35.000 inwoners:  akkoord

De kwaliteit van de dienstverlening is voldoende

 niet akkoord

< 10k 10-20k 20-35k > 35k  geen mening

De kwaliteit van de catalogus is voldoende

72%

72%

48 %

61 %

45 %

48 %

69 %

72%

38 %

38 %

50 % 46 %

35 %

META 2012 | 7 |

21

ARTIKEL

“DE PROVINCIALE BIBLIOTHEEKSYSTEMEN VOLDOEN WEL, MAAR GROOT ENTHOUSIASME ROEPEN ZE TOCH NIET OP.”

te blijven de vervuilde catalogus op, of het verlies van lokale autonomie of lokale data. Ook aspecten zoals het eigendomsrecht van digitale bestanden en lenersgegevens en de inhoud van het ‘service level agreement’ (SLA) tussen provincie en gemeente spelen een rol in de weigering om aan te sluiten.

OF TOCH NIET? Van de gebruikers is 87% tevreden. Is er dan nog wel een probleem? Als we wat dieper doorvragen, merken we dat maar 45% van de respondenten vindt dat de PBS’en garant staan voor een continue kwaliteit. Als we de PBS-bibliotheken eruit filteren, dan stijgt dat tot net over de helft (55%). Maar van die aangesloten bibliotheken is één op vijf het daar niet mee eens. Opgedeeld per provincie, kunnen alleen Oost-Vlaanderen (53%) en Antwerpen (52%) een kleine me e rder heid overt u ige n , West-Vlaanderen (44%) en Vlaams-Brabant (38%) slagen daar niet in. Limburg bengelt achteraan met 27%. Over de kwaliteit van de dienstverlening is 48% tevreden, al stijgt dat aantal tot 61% bij de aangesloten bibliotheken. Per provincie bekeken, haalt alleen Antwerpen meer dan de helft. Doorheen de hele enquête valt wel op dat de optie ‘geen mening’ vaak gekozen wordt. “De bevraging kon naar mijn gevoel niet genuanceerd genoeg beantwoord worden”, schrijft iemand in het commentaarveld. In elk geval: de provinciale bibliotheeksystemen voldoen wel, maar groot 22 | META 2012 | 7

enthousiasme roepen ze toch niet op. De discussie rond de provinciale systemen lijkt vaak over de catalogus te gaan. De meningen zijn hier inderdaad uitgesproken. Met de voorzichtige stelling ‘de kwaliteit van de catalogus voldoet’ gaat slechts 48% akkoord, 32% niet, 20% heeft geen mening en dat is één van de laagste percentages onbeslisten in de enquête. Antwerpen haalt 70%, Oost-Vlaanderen net de helft. De andere provincies blijven daaronder. De kritiek op de catalogus wordt wel eens afgedaan als commentaar van bibliothecarissen die te veel met de catalogus en te weinig met de gebruikers begaan zijn. In elk geval is het onmogelijk om iedereen tevreden te houden. “Veel te veel mogelijkheden die een openbare bib niet nodig heeft”, schrijft iemand over Brocade, terwijl een ander opmerkt: “Wij weten uit ervaring voor onze aansluiting dat de software van Brocade meer mogelijkheden heeft dan het PBS er van gebruikt”. Maar wat als de gebruikers hun weg niet meer vinden? “Veel van onze klanten vinden de huidige ISIScatalogus met aquabrowser niet duidelijk”, is een commentaar, “Materialen worden niet teruggevonden, beschrijvingen kloppen niet met de aanwezige materialen, ... De klant EN het personeel worden er soms moedeloos van”, een ander. Een derde maakt het concreter: “te grote schermen, geen overzicht, altijd scrollen, verschillende edities die overschreven worden zodat je vaak als eerste titel een anderstalig werk ziet, als leek ga je er vanuit dat er geen Nederlandstalig werk is.” Het is ook niet erg prettig als je moet vaststellen dat “(s)inds onze toetreding tot PBS (…) de wachtrijen aan onze balie dan ook langer (zijn)”. En hoe erg is het als er lokale data verloren dreigen te gaan, zoals “plaatselijke, specifieke trefwoorden uit geschiedkundige documenten”?

Een respondent betreurt het dat de enquête niet opgedeeld is in twee delen. De catalogus is wel in orde, maar “als aansluiting bij het PBS impliceert dat je als lokaal bestuur niet bewust kan kiezen voor een dienstreglement op maat van de bevolking en de visie van die gemeente dan is dit voor ons zoals de kaarten nu liggen een onoverkomelijke hindernis”. Het opgelegde gratis lidmaatschap in sommige provincies voor bibliotheken die aansluiten, ligt hier en daar moeilijk. Het druist in tegen de lokale autonomie en beïnvloedt het kostenplaatje. De kwestie verdeelt de sector. 35% van de respondenten vindt dat de provincies oog hebben voor de lokale keuzes, maar evenveel (36%) vindt dat het niet zo is. Bij de kleine bibliotheken (minder dan 10.000 inwoners) ligt de verhouding wat beter (46% vs. 24%). Oost-Vlaanderen (33% vs. 38%), VlaamsBrabant (33% vs. 35%) en vooral West-Vlaanderen (25% vs. 40%) liggen onder het gemiddelde. Het zal dan ook niet verwonderen dat de vraag of de bib voldoende inspraak heeft, even verdeelde reacties oproept: 32% vindt van wel, 34% niet en 34% weet het niet. Te veel inspraak heeft ook zijn nadelen. “Er wordt binnen het PBS te veel gedraald, te veel overleg gepleegd en ‘democratisch’ beslist en te weinig nagedacht over de echt belangrijke aspecten van dienstverlening en digitalisering”, luidt een commentaar. Dat de communicatie stroef verloopt, is een opmerking die regelmatig weerkeert. Over de stelling ‘Er is een heldere communicatie rond de PBS’en’ is de sector opnieuw verdeeld. Ruim een derde (37%) is akkoord, 32% vindt van niet, 31% geeft geen mening. Vlaams-Brabant en WestVlaanderen doen het met 46% positieve reacties relatief goed, Antwerpen (31%) en Limburg (27%) blijven achter. Bij de aangesloten bibliotheken is 45% akkoord en een

kwart niet. Opvallend is de correlatie tussen de grootte van de bibliotheek en de antwoorden. Bij de kleine bibliotheken (minder dan 10.000 inwoners) is 60% akkoord en 24% niet, in de middencategorie (10.000-35.000) daalt dat tot 39% vs. 29% en bij de grote bibliotheken (meer dan 35.000 inwoners) is nog een bedroevende 14% akkoord terwijl 49% niet akkoord gaat met de stelling.

DE DIGITALE BIBLIOTHEEK EN DE TOEKOMST Het zijn ook vooral de kleinere bibliotheken (71%) die vinden dat de PBS’en onmisbaar zijn voor de realisatie van de digitale bibliotheek. Dat aandeel daalt tot 53% bij de grote bibliotheken. 29% van de bibliotheken uit gemeenten met meer dan 35.000 inwoners gaat niet akkoord. Het project Bibliotheekportalen bevond zich eind vorig jaar in het oog van de storm. Bibliotheekportalen wil alle bibliotheekcollecties van de Vlaamse openbare bibliotheken een herkenbare, gebruiksvriendelijke en gemeenschappelijke zoekomgeving bieden op het internet. De keuze om de toegang tot Bibliotheekportalen te koppelen aan een aansluiting op het PBS, maakte veel emoties los. De discussie over Bibliotheekportalen is daardoor onlosmakelijk verbonden met die over de voor- en nadelen van een aansluiting op het PBS. De sector heeft het daar moeilijk mee. 58% vindt dat Bibportalen ook open moet staan voor nietaangesloten bibliotheken, 14% vindt dat niet. De anderen hebben geen mening. “Het is heel jammer om ofwel voor toekomstige applicaties te moeten kiezen die Bibnet aan het ontwikkelen is, of voor een jarenlang intern goed opgebouwd bibliotheeksysteem en zijn bijhorende dienstverlening,” schrijft een respondent. Tweespalt tussen de aangesloten en de niet-aangesloten

ARTIKEL

bibliotheken over de toekomstvisie van de provincie. Er is een duidelijke toekomstvisie, vindt 64% van de aangesloten bibliotheken, maar slechts 20% van de niet-aangesloten. Oost- en West-Vlaanderen scoren het best (resp. 67% en 63%), Limburg bengelt achteraan met 27%, Antwerpen en Vlaams-Brabant blijven onder de helft (46%). Een bibliothecaris heeft alvast een duidelijke suggestie voor de toekomst: “De evolutie naar 1 catalogus voor alle openbare bibliotheken in Vlaanderen is heel belangrijk. Een provinciaal bibliotheeksysteem speelt slechts een rol als overgang.” Een duidelijk pleidooi dus voor één Vlaams bibliotheeksysteem dat onderschreven wordt door een viertal andere respondenten. “Is er veel interactie tussen de PBS-en onderling?” vraagt een ander zich af: “Ze hebben elk een eigen (bibliotheek)systeem (en reglement) en als je tegen de provinciegrens woont heb je als lener geen boodschap aan deze verschillen.”

BUSINESS AS USUAL? De enquête heeft niet de pretentie om wetenschappelijk te zijn, ze geeft wel een indicatie over wat er leeft bij de openbare bibliotheken en biedt zo een basis om de discussie over de provinciale bibliotheeksystemen te objectiveren. Hoewel: “Nogal tendentieuze vragen soms hé ...” merkte een respondent op. De VVBAD probeerde vooral duidelijke vragen op te stellen. Dan nog duiden de antwoorden op veel aarzelingen en twijfels: geen enthousiaste omarming van de provinciale bibliotheeksystemen, geen radicale afwijzing.

Moet het niet de ambitie zijn van elk PBS om de best mogelijke dienstverlening mogelijk te maken voor iedereen?

We kunnen ons ook afvragen waarom de bibliotheeksystemen zo weinig echt enthousiasme oproepen, waarom de tegenstand van de minderheid die niet wil aansluiten zo fel is. Probleem is dan dat er overal wel wat schort. De accenten liggen anders, afhankelijk van de provincie, de grootte van de bibliotheek, de voorkeuren van de bibliothecaris en zijn team. Er is werk aan de catalogus, aan de inspraak, de communicatie, de dienstverlening vanuit de provincies. Er zijn vragen rond de politiek van Bibnet om alleen via de provinciale systemen te werken. Er is nood aan een duidelijke toekomstvisie. Niets dat we nog niet wisten.

Wie doet er iets aan? Wie wil er iets aan doen? Als in het decreet staat dat de bibliotheek een basisdienst is, “waar elke burger terecht kan met zijn vragen over kennis, culEr zijn twee reacties moge- tuur, informatie en ontspanlijk. De eerste is de gemakke- ning”, mogen we dan als sector niet de ambitie hebben om lijkste: 87% van de gebruikers is tevreden. Ongeveer vier op die burger de best mogelijke vijf is aangesloten of is van dienstverlening aan te bieden, plan om aan te sluiten. Reden ongeacht zijn woonplaats? Moet het niet de ambitie zijn genoeg om voort te doen zoals men bezig is. Het is alle- van elk PBS om de best mogelijke dienstverlening mogemaal goed genoeg. Het vijfde dat niet wil aansluiten, moet lijk te maken voor iedereen? “Er moet te vaak gezocht het zelf maar weten.

worden naar de grootste gemene deler”, merkt iemand op. “Schaalvergroting is nodig, maar mag niet ten koste gaan van de mogelijkheid tot maatwerk. Schaalvergroting moet ook respect hebben voor grote bibliotheken die andere noden hebben dan kleine”, is een andere opmerking. Nu de decreetgever in zijn wijsheid beslist heeft om de autonomie van elk bestuursniveau te beklemtonen, ligt er in het maatwerk en de lokale aanpasbaarheid een grote uitdaging voor de PBS’en. In diverse commentaren ventileren bibliotheken trouwens hun ongenoegen over de stroeve relaties met de leverancier. Waar men zou verwachten dat schaalvergroting meer druk legt op de leveranciers om de nodige aanpassingen te doen, lijkt eerder het omgekeerde het geval. De leverancier heeft een veilige monopoliepositie verworven. Een bibliothecaris schrijft: “Tekortkomingen worden toegeschreven aan ‘het systeem’, dit geeft de indruk dat het PBS niet zwaar genoeg weegt om voldoende druk uit te oefenen bij de systeemleveranciers/beheerders om er iets aan te doen” en een andere: “Deze firma en software heeft zo een monopoliepositie waardoor alle

aanpassingen en tussenkomsten heel lang aanslepen en handenvol geld kosten”.

PBS 2.0 De bevraging van de openbare bibliotheken wijst uit dat de provinciale bibliotheeksystemen voldoen. 72% van de gebruikers is tevreden, 15% zelfs zeer tevreden, ‘slechts’ 13% ontevreden. Wel blijkt dat de meerderheid (63%) van de bibliotheken die niet aangesloten is, dat ook niet van plan is. Tel dat op bij de ontevredenen, en dan blijkt dat een derde van de sector ernstige bedenkingen heeft bij de PBS’en. Als we doorvragen, blijkt er weinig enthousiasme te zijn: catalogus, inspraak, communicatie, dienstverlening, de systemen zelf: het kan allemaal beter. ‘Goed genoeg’ lijkt het motto te zijn en dat heeft allicht ook bijgedragen tot de snelle groei van de provinciale systemen. Die groei heeft zijn grenzen wel bereikt. Met een nieuw decreet dat meer dan ooit nadruk legt op lokale autonomie, zullen de provincies zich toch flexibeler moeten opstellen. Tijd voor een PBS 2.0. Wie legt de eerste steen? Foto’s p. 21 en 23: Katrijn Gonissen.

META 2012 | 7 |

23

SIGNALEMENT

24 | META 2012 | 7

SIGNALEMENT

IFLA 2012 11-17 augustus, Finland In het kader van het IFLA World Library and Information Congress worden er ook steeds bibliotheekbezoeken georganiseerd. In Zuidwest Finland zagen we goed uitgebouwde bibliotheken. Ondanks de vanzelfsprekende aanwezigheid van pc’s, RFID en games, zijn deze toch eerder traditioneel en boekgericht. In Salo is de bibliotheek zo sterk ingebed in de lokale gemeenschap (ongeveer twee derde is lid) dat marketing er niet nodig is, aldus de bibliothecaris. p. p. p. p.

24 boven: Salo 24 inzet: Salo 24 onder: Ilpoinen 25: Turku

Foto’s: Bruno Vermeeren.

META 2012 | 7 |

25

ETALAGE

De Vlaamse Erfgoedbibliotheek de uiteenlopende bedrijfsculturen van de partners. Daarom moet je resultaatgericht zijn, maar ook ruimte geven aan het proces en aan dialoog. Je moet communicatievaardig en klantvriendelijk zijn, en soms een beetje diplomatie aan de dag leggen. Dat we beschikken over (zelf)relativeringsvermogen en gevoel voor humor hebben, verklaart waarschijnlijk mee de goede chemie en collegiale sfeer binnen het team. De Vlaamse Erfgoedbibliotheek is een jonge organisatie in volle ontwikkeling. We zijn dan ook creatievelingen en pioniers met behoefte aan afwisseling en verantwoordelijkheid. De eerste jaren was het zoeken en ploeteren. Nu plukken we de eerste vruchten van die inspanningen, en dat versterkt uiteraard de teamgeest.

V.l.n.r. Eva Wuyts, Susanna De Schepper, Sam Capiau en David Coppoolse.

De Vlaamse Erfgoedbibliotheek is een netwerkorganisatie van zes representatieve erfgoedbibliotheken. Gestart met één personeelslid in 2009 telt het team van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek vandaag vier voltijdse medewerkers. Hoe zou je het team van de vzw Vlaamse Erfgoedbibliotheek best omschrijven? Onze ploeg bestaat — anders dan je zou verwachten — niet uit bibliothecarissen maar uit polyvalente medewerkers. Coördinator Eva Wuyts werkt als historica al tien jaar in de erfgoedsector. Stafmedewerker David Coppoolse studeerde theater- en muziekwetenschap en heeft een stevige ICT-achtergrond. Van de projectmedewerkers is Susanna De Schepper recent gedoctoreerd in de boekgeschiedenis van de renaissance. Historicus Sam Capiau werkte eerder voor een communicatiebureau en als onderzoeker bij de Universiteit Antwerpen en volgde net als David de opleiding Informatie- en Bibliotheekwetenschap. De centrale staf van de vzw is bewust klein gehouden: de structurele werking en de continuïteit zijn zo gegarandeerd, terwijl de vaste personeelskosten onder controle blijven. Door de mix van achtergronden 26 | META 2012 | 7

beschikken we over een brede kennis en ervaring. Wat maakt jullie team zo uniek? Het team van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek is gehuisvest in de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience in Antwerpen. Zo houden we voeling met de dagelijkse werking van een erfgoedbibliotheek en staan we in rechtstreeks contact met enkele collega’s van onze zes partnerbibliotheken. Als personeelslid van een netwerkorganisatie werk je steeds samen met mensen van andere instellingen en organisaties, wat heel boeiend en leerrijk is. Eigenlijk zijn wij vieren maar een deel van een veel breder team binnen het netwerk: in elke partnerbibliotheek hebben we collega’s die zich met de erfgoedwerking bezighouden. Natuurlijk moet je in zo’n samenwerkingsverband steeds rekening houden met de verschillende snelheden, andere prioriteiten en

Wat hebben jullie al kunnen verwezenlijken? Samen met het bestuur hebben we de vzw uitgebouwd tot een goed draaiende organisatie die kwaliteitsvolle projecten coördineert en professioneel communiceert en informeert. We hebben een levendige website met bijhorende databanken, we hebben een mooie postkaartenreeks over erfgoedbibliotheken verspreid, we werkten mee aan de ontwikkeling van het Cometa-model voor het beschrijven van deelcollecties, we voerden een onderzoek uit bij 25 erfgoedbibliotheken en in november lanceren we Flandrica.be: de virtuele Vlaamse erfgoedbibliotheek. Welke ambities willen jullie als team nog graag verwezenlijken? Het nieuwe beleidsplan voor de periode 2013-2017 ligt gereed en we hebben dus nog heel wat projecten op de plank liggen, zoals de verspreiding van een model voor schaderegistratie, de ontwikkeling van een fondsenwervingsprogramma of de digitalisering van historische kranten. Om al die opdrachten te kunnen uitvoeren, zouden we ons huidige team moeten kunnen behouden en zelfs uitbreiden, maar dat vraagt bijkomende middelen van de Vlaamse overheid. Hoe dan ook hopen we nog meer een vaste waarde te worden binnen het brede erfgoedteam van onze partnerbibliotheken.

INZET

Miet Withofs:

“Alleen op je eiland blijven werken leidt tot stilstand” Hoe ben je in de bibliotheeksector beland? Ik was als kind al thuis in de provinciale bibliotheek in Hasselt. Tijdens mijn studiejaren in Leuven heb ik vooral deugd gehad van het opzoekwerk in de verschillende bibliotheken daar. Werken als licentiaat Geschiedenis lag begin jaren tachtig niet voor de hand en bleek ook niet mijn ideale job. De bijkomende graduaatopleiding heeft me daar wel gebracht. Via de bibliotheken van Wezenbeek-Oppem en Riemst ben ik in 1994 als bibliothecaris in de stedelijke bibliotheek van Hasselt beland. Wat is je leukste bibliotheekervaring? Dat was tijdens het tweede grote ‘leesfeest’ van onze bib in 2006. Twee maal op één dag een zaal met 2200 kinderen uit de bol zien gaan voor een bibliotheekverhaal, de introductie van onze ‘Leesbeesten’, bussen van De Lijn zien aan- en afrijden vol schoolkinderen… Toen werd ik me bewust van de mogelijkheden van ons bibteam, van onze impact op het basisonderwijs, van onze eigen plaats in het Hasseltse socio-culturele landschap.

als sector blijven we maar relevant als we samen nadenken over en samen werken vanuit een gedragen visie op de eigen taken en functie. Welk thema ligt je nauw aan het hart? Zich constant aanpassen in een snel wijzigende wereld is een noodzaak voor elke bib. Maar ik zit nu vooral in met de dualiteit tussen de nood aan lokale verankering van de bib, én de nood aan sterke bovenlokale ondersteuning en samenwerking. Of het branchedenken en handelen ten aanzien van werken voor het lokale beleid. Dit moet geen tegenstelling zijn. Maar de wetgever legt binnenkort de werking van de openbare bibliotheek volledig in handen van het lokale bestuur. Alleen de digitale ondersteuning wordt bovenlokaal verankerd. Maar om lokaal sterk te staan en doelgericht te kunnen werken, moeten bibliotheken taken lokaal kunnen loslaten en overlaten aan het bovenlokale, of aan samenwerkingsverbanden. Denk bijv. aan het collectiebeheer. Of ook het lokaal herdenken van plaatsingssystemen, of van gebruikersreglementen met eigen regeltjes. Loslaten, samenwerken

van het algemene belang van de sector, zeker omdat de steunpunten meer zijn moeten terugplooien binnen het kader van de opdrachtgevende overheden met hun eigen doelstellingen. Hoe hoop je dat de vereniging zelf zal evolueren in de toekomst? Ik denk wel dat er terug meer inbreng en daadwerkelijke hulp moet komen vanuit de sector. De VVBAD zou meer moeten gesteund worden door de vakmensen. Langs de kant blijven staan is geen optie meer.

“OM LOKAAL STERK TE STAAN EN DOELGERICHT TE KUNNEN WERKEN, MOETEN BIBLIOTHEKEN TAKEN LOKAAL KUNNEN LOSLATEN.” Maar als ik nu terugblik, ben ik vooral gelukkig met de continue beweging vooruit van onze bibliotheek. Van een archaisch werkende bib met te weinig personeel en middelen, volledig in de schaduw van de provinciale bib, naar een bib die een eigen plaats en taak heeft. Enkel de nieuwe bib in het stadscentrum is er nog niet. Hoe lang ben je al actief binnen de VVBAD? En wat was je motivatie om lid te worden? Als student was ik al lid. Ik heb altijd veel steun en inspiratie gevonden in het samenkomen met collega’s. Alleen op je eiland blijven werken leidt tot stilstand. De bibliotheek is een sterk merk, maar

en meer echt klantgericht werken is de boodschap. Relevant zijn voor de klanten en de samenleving is het doel, niet het verbeteren van de eigen systemen. Wat heeft de vereniging volgens jou al kunnen verwezenlijken? De VVBAD werkt steeds professioneler met de vinger aan de pols. Ze laat overal de stem van de sector horen, denk maar aan de discussie over auteursrecht met de belangenorganisaties of de voorbereiding van het decreet. Het feit dat de VVBAD dat allemaal kan blijven doen, en daarin ook als partner erkend blijft, is een zeer grote verwezenlijking, van een gemotiveerd team, samen met de sector. Ik vind ook dat ze terug de bewaker is

Miet Withofs is bibliothecaris van de Stedelijke Bibliotheek Hasselt. Momenteel is ze vooral bezig met de modernisering van de Hasseltse basisbibliotheek: van RFID tot aanpassing van het netwerk, met ook een bibliotheektruck. Miet is lid van de sectie Openbare Bibliotheken en van de Raad van Bestuur van de VVBAD. Ze is ook actief in de Bibliotheekvereniging Limburg.

META 2012 | 7 |

27

OVER DE SCHUTTING

www.flickr.com/photos/dkshots

De Verenigde Organisaties Beeldkunst Laura Herman, VOBK

De beeldkunstsector in Vlaanderen is klein, maar internationaal gerenommeerd. De musea, werkplaatsen, en residenties in Vlaanderen zijn van een hoog niveau. Dit moet verder geconsolideerd worden in het kunstenbeleid. De Verenigde Organisaties Beeldkunst (VOBK) biedt een helpende hand. Wat is de opdracht van VOBK en hoe vullen jullie die in? VOBK behartigt als ledenvereniging de collectieve belangen van de gehele en gediversifieerde professionele beeldkunstsector met respect voor de uniciteit van haar spelers. VOBK wil in de eerste plaats het imago van de gehele beeldkunstsector versterken en streeft naar een objectief beeld van de beeldkunstsector. De diversiteit van visies en praktijken is eigen aan de sector. Daarom verzamelt VOBK verschillende dagdagelijkse praktijken en visies om het profiel van de beeldkunstsector op een objectieve manier weer te geven.

28 | META 2012 | 7

Verder stimuleert VOBK de verdere professionalisering van de beeldkunstsector door organisaties aan te zetten tot reflectie met betrekking tot kunstenbeleid en -praktijk. In de Trimesteriële Reflectiekamer worden standpunten geformuleerd rond actuele thema’s die uitmonden in concrete acties of een beleidsadvies. Ten slotte analyseert VOBK nauwgezet de aanpassingen en toepassingen van het Kunstendecreet, de commissies, hun preadviezen en adviezen, de uitbetaling van subsidies, enz. Op regelmatige basis organiseert VOBK infosessies voor leden,

maar ook voor en in samenwerking met andere spelers zoals de steunpunten, de commissies, UNIZO, enz. Hoe hebben jullie de beeldkunstsector (en VOBK) zien evolueren? VOBK heeft van bij het begin van de invoering het Kunstendecreet de ontwikkeling van de beeldkunstsector op de voet gevolgd. Tijdens de uitwerking van een decreet op maat van de kunstensector, voelde de sector zich te weinig betrokken. De noodzaak ontstond om een orgaan op te richten dat als spreekbuis van de beeldkunstsector zou fungeren, en de professionele belangen van de

OVER DE SCHUTTING

“DE NOODZAAK ONTSTOND OM EEN ORGAAN OP TE RICHTEN DAT ALS SPREEKBUIS VAN DE BEELDKUNSTSECTOR ZOU FUNGEREN.”

www.flickr.com/photos/amodiovalerioverde

beeldende kunstorganisaties zou behartigen. Zonder bemiddelende tussenspeler zou de sector, voor wie het decreet uiteindelijk bedoeld was, geen invloed kunnen uitoefenen op de invulling ervan. Sindsdien heeft VOBK zich opgeworpen als ledenvereniging die zich focust op overleg tussen beleidsmakers en organisaties. Op tien jaar tijd heeft VOBK een grote mentaliteitsverandering gezien. De sector heeft zich op zeer korte tijd geprofessionaliseerd. Organisaties hebben hun functie en positionering in het kunstenlandschap afgebakend, waardoor wat voordien een kluwen van amateuristische organisaties was, geëvolueerd is naar een

Welke tendensen in de beeldkunstsector merken jullie momenteel op als belangenbehartiger? Hoewel de sector zich geprofessionaliseerd heeft, en meer is gaan samenwerken, is er nog een lange weg af te leggen. De eerste stapjes zijn gezet, maar wat we bereikt hebben, moet nu verder worden uitgebouwd. Kunstorganisaties functioneren in een internationale context en moeten beantwoorden aan internationale normen. Dat vraagt om een inspanning. Daarop is het Kunstendecreet momenteel ook volop aan het werken door bijvoorbeeld internationale residenties te stimuleren. Verder wordt er werk gemaakt van het aanboren van alternatieve financieringsbronnen. Dat wordt ook vanuit de overheid sterk gestimuleerd. Organisaties moeten voor een stuk zelfstandiger

worden, en kunnen binnen dat vooruitzicht alle steun en begeleiding gebruiken. Dat is ook iets waar VOBK zich op toelegt. Hoe kunnen de BAD-sector en de beeldkunsten elkaar inspireren? Zowel de beeldkunstsector als de BADsector hebben er alle baat bij om kennis uit te wisselen. Grensoverschrijdende samenwerkingen kunnen ons een stap vooruit helpen.

Foto: Tanakwho.

meer transparant en goed georganiseerd kunstenlandschap. Organisaties zijn zich meer gaan richten op hun hoofdtaak, en daardoor ook intensiever gaan samenwerken met andere organisaties in en buiten de sector.

CITAAT

“If your library is not ‘unsafe’, it probably isn’t doing its job.” John N. Berry III

"Als je bib niet ‘gevaarlijk’ is, doet ze waarschijnlijk haar werk niet goed.”

META 2012 | 7 |

29

TREND

Erfgoedwidgets Mathias Cheyns, Erfgoedcel CO7

Om de toegankelijkheid en de zichtbaarheid van haar digitaal erfgoed te versterken, ontwikkelde Erfgoedcel CO7 enkele zoekwidgets. Dit zijn kleine applicaties die eenvoudig in een webomgeving (website, blog, …) kunnen ingepast worden, en die inhoud van elders tonen. ÉÉN ERFGOEDZOEKER

De regionale Erfgoedcel CO7 wil grensverleggend zijn voor het cultureel erfgoed in de gemeenten Heuvelland, Ieper, Langemark-Poelkapelle, Mesen, Poperinge, Vleteren en Zonnebeke. Samen met een netwerk van vrijwillige en professionele partners in en buiten de regio wil ze de zorg voor en de ontsluiting van het lokale cultureel erfgoed verbeteren. Erfgoedcel CO7 is verantwoordelijk voor drie digitale erfgoedcollecties. Op www. westhoekverbeeldt.be vind je de regionale beeldbank, met momenteel bijna 30.000 foto’s, kaarten en documenten. Hierdoor komt een virtueel streekarchief van de Westhoek tot stand waaraan zeventien gemeentes participeren. ‘Historische Kranten’ (www.historischekranten.be) toont je lokale en regionale kranten van de regio Ieper-Poperinge uit de 19e en de 20e eeuw. In deze digitale krantenkiosk kan je de nieuwsbladen niet alleen virtueel doorbladeren op zoek naar ‘oud’ nieuws, je kan ze ook woordelijk doorzoeken en de artikels vergroten, bewaren, afdrukken, ... Meer dan 140.000 pagina’s zijn zo online beschikbaar voor onderzoekers en iedereen met interesse voor het verleden. Ten slotte is er www. iepersevlaggen.be, dat je een kijk op het kleurrijke vlaggenverleden van Ieper biedt.

ERFGOEDWIDGETS OP MAAT De voorbije vijf jaar bouwden we via traditionele communicatie (mond-totmondreclame, affiches, folders, broodzakken, pers, …) een trouw publiek op. Onze online communicatie kon echter beter. Om hieraan tegemoet te komen, ontwikkelden we drie zoekwidgets op maat van de verschillende projecten en één overkoepelende erfgoedzoeker. Onze widgets zijn ontwikkeld in eigen huis en zijn makkelijk te implementeren op om het even welke webpagina aan de hand van een iframe. Via de widgets kan je rechtstreeks een zoekactie lanceren 30 | META 2012 | 7

Onze drie erfgoedwebsites kwamen onder verschillende omstandigheden tot stand en zijn het resultaat van verschillende samenwerkingen. Het gevolg is dat al dit erfgoed verspreid zit over drie verschillende databanken die drie verschillende metadatasets en drie verschillende zoeksystemen hanteren. Daarom ontwikkelden we naast de drie widgets op maat ook de ‘Erfgoedzoeker’, die het mogelijk maakt te zoeken in de drie verschillende databanken.

HET RESULTAAT De widgets werden ongeveer een jaar geleden gelanceerd. In die periode hebben meerdere websites en blogs één van onze widgets opgenomen. De bezoekerscijfers van de verschillende websites worden bijgehouden in Google Analytics. Ondertussen hebben we voldoende cijfermateriaal verzameld om het effect van de widgets te meten. De Erfgoedzoeker-widget maakt het mogelijk in drie verschillende erfgoeddatabanken te zoeken vanuit gelijk welke website.

in onze databanken. De trouwe bezoekers van bijvoorbeeld de Ieperse bibliotheekblog of de gemeentelijke website van Koekelare leren zo onze erfgoedbanken kennen en krijgen in één klik toegang tot een schat aan digitaal erfgoed. Daarnaast verhogen we op deze manier de zichtbaarheid van ons digitaal erfgoed op het web. Om tegemoet te komen aan onze ‘WESTHOEK verbeeldt’-partners, de zeventien gemeentes, werd voorzien dat ze heel eenvoudig een gemeentelijke variant van de ‘WESTHOEK-verbeeldt’widget kunnen implementeren.

Voor www.westhoekverbeeldt.be, onze meest bezochte website, genereerden de widgets 4.059 van de in totaal 79.680 bezoeken. Dit komt overeen met 5,09 procent. In absolute cijfers zijn de widgets de derde belangrijkste bron van bezoekers voor onze websites na zoekverkeer (49 procent van alle bezoeken) en rechtstreeks internetverkeer (29 procent). Wanneer we de terugkerende bezoekers uitsluiten, zien we dat de zoekwidgets instaan voor minstens tien procent van alle nieuwe bezoeken. De percentages voor de andere twee erfgoedwebsites lopen ongeveer gelijk hiermee. Om de verspreiding van de widgets te bevorderen werd een webpagina ontwikkeld waarop de verschillende widgets getest kunnen worden en waarop te lezen staat hoe de widgets geïmplementeerd dienen te worden. > Meer info: www.erfgoedcelco7.be

HET CIJFER / HET PLAN

7.1

7.1 procent van 1560 geïnterviewden, representatief voor Vlaanderen, had in de periode augustus-november 2011 thuis geen computer. Dit is in deze digitale tijd een redelijk grote hoeveelheid. Vooral oudere mensen (boven de 60 jaar), gepensioneerden en laag opgeleiden behoren tot deze groep en halen financiële redenen en een gebrek aan computervaardigheden aan als belangrijkste redenen. Rond de 8.1 procent van de mensen had geen internetverbinding thuis. Financiële redenen en een gebrek aan vaardigheden speelden hier ook een grote rol, maar ongeveer een vierde van de mensen verklaarde geen interesse te hebben in internet. Deze gegevens komen van Digimeter, een initiatief van het Interdisciplinair Instituut voor BreedBandTechnologie (IBBT). Digimeter onderzoekt jaarlijks het bezit en de aanwending van media en ICT bij Vlamingen, toegespitst op actuele (digitale) mediatechnologieën. De tablet komt snel op: zo had 13.1 procent al een tablet in huis. De tablet heeft echter niet gezorgd voor een afname van laptop- en desktopgebruikers. De percentages zijn zelfs gestegen ten opzichte van vorig rapport. Het aantal laptopbezitters (76.3 procent) was in het laatste rapport wel hoger dan het aantal desktopbezitters (66.7 procent). Opvallend is ook dat 9.6 procent zowel een laptop, desktop als tablet bezat; een opmerkelijke stijging in vergelijking met het vorige rapport van Digimeter uit 2010 toen slechts 1.7 procent in het bezit was van alle drie de toestellen. Digimeter groepeert de bevolking in vijf categorieën: de digitale analfabeten; de zappende, functionele mediaconsument; de professionele multitasker; de nieuwe media freak en de fervente klassieke mediagebruiker.

De lokale digiscan — een steun voor de bib die werk maakt van haar digitaal beleid De digitale bibliotheek is meer dan je bib automatiseren, een website opzetten en databanken aanbieden. Voor een lokale bibliotheek is de digitale bibliotheek ook een manier waarop ze omgaat met haar publiek, hoe ze mensen bereikt, aanspreekt, optimaal bedient en tot trouwe klanten maakt. Het is een manier van werken, en een manier van zijn. Voor sommige bibliotheken lijken al die digitale ontwikkelingen bijzonder ingewikkeld, vooral omdat zij zich laten afschrikken door de achterliggende technologie. Anderen spelen dan weer met de toepassingen, zonder oog te hebben voor de wenselijkheid of de resultaten van hun inspanningen. Hierdoor kunnen bibliotheken voorbij gaan aan wat ze eigenlijk nodig hebben: een goed doordachte strategie om de mogelijkheden van de digitale bibliotheek in te zetten voor wat voor hun bibliotheek in hun lokale context belangrijk is. Net hier kan de lokale digiscan bij helpen. De lokale digiscan is een begeleidingstraject waarbij een lokale bibliotheek zich oriënteert binnen de digitale bibliotheek. Waar staat mijn bibliotheek vandaag op het vlak van digitale collecties, collectietoegankelijkheid, etalages en interactie met het publiek? Waar zijn we mee bezig en waarmee niet? Na deze eerste verkenning kijkt de betrokken bibliotheek naar de toekomst. Waar wil mijn bibliotheek staan? Wat is belangrijk in mijn lokale context? Welke keuzes maakt mijn stad of gemeente? Ten slotte wordt stilgestaan bij de stappen die de bib wil nemen om haar doelstellingen te realiseren. Wat gaat mijn bib ondernemen en wat is de haalbaarheid en de impact hiervan? Tijdens het begeleidingstraject worden een aantal algemene concepten over de digitale bibliotheek vertaald naar concrete acties en initiatieven van jouw bibliotheek in haar lokale context. De digiscan maakt lokaal digitaal bibliotheekwerk tastbaar en beheersbaar en helpt om keuzes te maken en stapsgewijs voortgang te plannen. Een grote meerwaarde van de digiscan zit in de betrokkenheid van lokale bestuurders en collega’s uit andere gemeentelijke diensten en organisaties, een cruciaal onderdeel van de aanpak. Een andere meerwaarde schuilt in de betrokkenheid van collega’s uit de bibliotheek zelf. Een gedeeld lokaal plan en bijbehorende aanpak zorgt voor duidelijkheid en herkenbaarheid in het discours van de digitale bibliotheek. Er loopt een piloottraject in tien gemeenten. Dit najaar wordt de digiscan aangeboden aan alle openbare bibliotheken. Bibnet maakt ook werk van een natraject waarin lokale bibliotheken elkaar helpen om hun plannen om te zetten in realiteit en resultaten te meten. > Meer informatie: http://bit.ly/digiscan

Cindy Mergits

[email protected]

META 2012 | 7 |

31

ESSAY

De archivaris en digitaal documentbeheer

Filip Boudrez, Expertisecentrum DAVID vzw

Veel organisaties zijn volop bezig met het automatiseren van hun processen en met de implementatie van het digitaal werken. Ze botsen hierbij op enkele uitdagingen, zoals het digitaal documentbeheer. Veel organisaties zijn zoekend op dit terrein. Het wordt dringend tijd dat archivarissen vanuit hun professie mee oplossingen aanreiken 1.

PROCESSEN EN PROCESGEBONDEN INFORMATIE De meeste organisaties zijn volop bezig met het modelleren en het automatiseren van hun processen. Hiermee willen ze hun dienstverlening verbeteren en hun taken efficiënter uitvoeren. Bij het uitvoeren van die processen en het afhandelen van zaken komen doorgaans heel wat documenten kijken die steeds meer een digitale vorm aannemen. Door processen te automatiseren wordt ook heel wat (nieuwe) digitale informatie gegenereerd. Dit levert heel wat vragen over digitaal documentbeheer op. Bij het zoeken naar oplossingen wordt dikwijls teruggegrepen naar het principe dat digitaal documentbeheer bij voorkeur in de archiefvormende processen wordt ingebed. Archief is immers procesgebonden informatie 2. In de praktijk wordt dit dikwijls vertaald naar oplossingen waarbij de structuur van het archief of de dossiers volledig door de processen wordt bepaald en dat de documenten in de procesapplicatie worden opgeslagen. Beide methodes zijn niet zaligmakend en dreigen archiefdocumenten wel eens in een staat te brengen die allesbehalve geordend en toegankelijk is. Ook voor de organisaties zelf kunnen beide methodes wel eens een doodlopend straatje zijn, niet dikwijls pas nadat er veel middelen en tijd werden geïnvesteerd. We weten inmiddels dat processen en procesmodellering trendgevoelig zijn en snel evolueren. De implementatie van het zaakgericht werken, en vooral de bijhorende zaak- en midofficesystemen, leiden in veel organisaties tot een informatiekluwen waarbij dossiervorming en efficiënt archiefbeheer problematisch 32 | META 2012 | 7

wordt. De structuur van een archief of een dossier heeft bij voorkeur een stabiele(re) basis, zo niet bestaat het gevaar dat de archiefvorming onbeheersbaar wordt en uitmondt in een archief zonder structuur. Enige waakzaamheid is dus geboden. De functies van organisaties blijken nog steeds een stabieler uitgangspunt te zijn, zodat de hoofdstructuur van het archief best functioneel wordt ingedeeld. Aan de archivaris om hier op te wijzen en vooral om mee een duurzame en overzichtelijke structuur uit te tekenen. Voor de uitvoering van de geautomatiseerde processen worden allerhande procesapplicaties opgetuigd. Procesapplicaties zijn in hoofdzaak workflowsystemen die de voortgang van een zaak aansturen en bewaken. De workflow maakt gebruik van informatie en documenten en genereert op zijn beurt opnieuw informatie die dikwijls, maar lang niet altijd, een output in documentvorm kent. De cruciale vraag is natuurlijk hoe die informatie en documenten worden beheerd en gearchiveerd. Procesapplicaties zijn immers lang niet altijd systemen die een goede digitale dossiervorming mogelijk maken. Leveranciers overtuigen je natuurlijk graag van het tegendeel door bijvoorbeeld afzonderlijke modules voor digitaal documentbeheer aan te bieden. Algemene nadelen van deze modules zijn hun prijskaartje en dikwijls hun grote black boxgehalte waardoor de afhankelijkheid van de leverancier en de implementator heel groot is. Een belangrijk nadeel vanuit records management perspectief is natuurlijk dat op deze wijze de digitale dossiers van een organisatie wel in heel veel applicaties worden bewaard en dat er bijgevolg ook heel veel beheersregimes nodig zijn. Voor

ESSAY

elke applicatie een archiveringsbeleid ontwikkelen, implementeren en beheren is nagenoeg onbegonnen werk. Ook hier hebben leveranciers in de meeste gevallen een oplossing voor: de koppeling van hun applicatie met een DMS of een samenwerkingsplatform. De documentopslag wordt door de procesapplicatie dan toevertrouwd aan het DMS of het samenwerkingsplatform. Deze laatste bevatten dan de documenten en enkele summiere metadata over deze documenten. De redenering van de leveranciers is dan dat alle documenten in hetzelfde systeem worden opgeslagen en beheerd. En dit biedt het grote voordeel van “enkelvoudige opslag, meervoudig herbruik”, een argument dat vooral ICT als muziek in de oren klinkt. Veel organisaties slaan deze weg in. Maar welke archivaris wijst er zijn organisatie op dat het argument van “enkelvoudige opslag, meervoudig hergebruik” geen records management vereiste is? En welke archivaris maakt het zijn collega’s duidelijk dat we het over ‘records’ of archiefdocumenten hebben? En dat hetzelfde document in een ander proces of een ander dossier geen ‘dubbel’ is, maar een ander archiefdocument? En aangezien archief procesgebonden informatie is, we als onderdeel van de metadata ook de relevante procesinformatie moeten archiveren. En dat die procesinformatie niet in het DMS of het samenwerkingsplatform wordt opgeslagen, maar nog steeds in de procesapplicatie steekt. Procesgebonden informatie is immers meer dan alleen maar de documenten die in het proces worden gebruikt. Een archiefdocument is een informatiepakket dat naast het document ook heel wat metadata, waaronder de relevante procesinformatie, bevat. In functie van archivering gaat het dus niet op om enkel en alleen aandacht te besteden aan de duurzaamheid van de documenten. Ook de duurzame archivering van die metadata en de onderlinge relaties tussen de pakketonderdelen moet worden geregeld. Digitale duurzaamheid is dus veel meer dan waken over de duurzaamheid van documenten alleen. De uitdaging is de duurzame archivering en de (systeemonafhankelijke) reconstrueerbaarheid van deze informatiepakketten.

informatiebeheer binnen het proces op orde zijn en blijven. In de praktijk wordt niet altijd even veel aandacht besteed aan die uitgangspunten en regels. Een concreet voorbeeld hiervan zijn de vele business- en procesanalyses die zich beperken tot de wettelijke of de formele documenten in het proces. Welke archivaris legt uit dat ook een gewone e-mail over een zaak even goed procesgebonden informatie is en in het dossier thuis hoort?

“DIGITALE DUURZAAMHEID IS VEEL MEER DAN WAKEN OVER DE LEESBAARHEID VAN DE DOCUMENTEN ALLEEN.” DIGITAAL (SAMEN)WERKEN Digitaal documentbeheer wordt ook almaar belangrijker met de implementatie van het digitaal werken. Het digitaal werken is een onderdeel van het nieuwe werken en moet het mogelijk maken dat medewerkers ongeacht tijd en locatie toegang hebben tot de informatie en de documenten. Aangezien aan de meeste zaken of projecten meerdere mensen of partijen samenwerken, is de uitdaging niet zozeer het implementeren van digitaal werken, maar wel het realiseren van digitaal samenwerken. Digitaal samenwerken betekent immers dat de informatie en de documenten op een centrale en gemeenschappelijke locatie worden opgeslagen zodat alle betrokkenen toegang hebben. Die locatie moet hierbij uitgroeien tot het digitale bureaublad van elke medewerker, en niet langer alleen in beeld komen bij het afsluiten van een zaak of een project.

Kortom, er zal in de meeste gevallen toch een archiveringsstrategie voor deze procesinformatie nodig zijn. Het implementeren, het onderhouden, het integreren en het archiveren vanuit twee systemen doet het prijskaartje van dergelijke oplossingen dus aardig oplopen. Er bestaan hier betere en vooral goedkopere oplossingen voor. Zeker wanneer het DMS of het samenwerkingsplatform louter als documentstore wordt gebruikt. Welke archivaris brengt dit onder de aandacht en wijst hier op?

Voor de implementatie van het digitaal (samen)werken gaan veel organisaties, en hun ICT-dienst in het bijzonder, op zoek naar gespecialiseerde toepassingen voor digitaal documentbeheer. Ze maken hierbij veelal de klassieke fout van niet te kijken naar de systemen die ze al in huis hebben. Bestaande systemen en hun functionaliteiten worden hierdoor niet ten volle benut 3. In de praktijk blijkt dikwijls ook dat de zoektocht vooral wordt geleid door gespecialiseerde documentbeheersfunctionaliteiten zoals het registreren van metadata, geautomatiseerd versiebeheer, check-in en check-out, enz. zonder te vertrekken vanuit de processen of de wijze waarop gebruikers werken. Dit leidt anno 2012 voor veel organisaties tot situaties die een schaduw werpen op de kwaliteit van hun digitaal documentbeheer.

Processen en archief zijn twee verschillende zaken en mogen niet op een hoop worden gegooid. Er is ontegensprekelijk een relatie tussen processen en archieven die cruciaal is en die moet bewaard blijven (bijv. als onderdeel van de archiefbeschrijving). Maar processen en archief vragen elk hun eigen oplossing. Archiveren is dan wel een ondersteunend proces, maar is een proces op zich met zijn eigen uitgangspunten en zijn eigen regels die gerespecteerd moeten worden wil het

Zo blijken documenten in veel organisaties ondanks de aanwezigheid van DMS’en of samenwerkingsplatformen nog steeds in persoonlijke systemen te worden opgeslagen. De risico’s en de problemen die dit met zich meebrengt, zijn genoegzaam bekend. De ambitie om het DMS of het samenwerkingsplatform als uniek systeem voor documentopslag te hanteren, kan maar zelden worden waargemaakt4. In veel gevallen waren nochtans deze vaststellingen de directe aanleiding of de verantwoording

META 2012 | 7 |

33

ESSAY

voor de implementatie van een DMS of een samenwerkingsplatform. De doelstellingen worden in veel gevallen niet bereikt. Gebruikers blijven hun digitale documenten bewaren op lokale harde schijven, mailbox, dropbox en andere cloudservices. Nochtans zijn dit niet de systemen die uitblinken in functionaliteiten op het vlak van metadata, geautomatiseerd versiebeheer, check-in en check-out, enz. Dit zou tot nadenken moeten stemmen. De complexiteit en een tekort aan gebruiksvriendelijkheid van de documentbeheersoplossingen behoren tot de veel geciteerde redenen voor dit falen5. Veel documentbeheersoplossingen worden door eindgebruikers ervaren als te omslachtig en opgelegd door het management of ICT. Niet zelden leidt dit tot vertraging in implementatietrajecten, extra ontwikkelingen in de vorm van maatwerk of uiteindelijk zelfs de aanschaf van nieuwe (aanvullende) applicaties. Zo worden in veel organisaties extra gebruikersinterfaces bovenop het DMS gebouwd of wordt een samenwerkingsplatform als SharePoint in combinatie met het DMS gebruikt om zo tegemoet te komen aan de wensen inzake gebruiksvriendelijkheid. Het DMS wordt dan opnieuw herleid tot niets meer dan een documentstore of erger nog: documenten die bij elkaar horen zitten verspreid over meerdere systemen. In de plaats van dit alles kunnen beter meteen vanuit het standpunt van de eindgebruiker oplossingen voor documentbeheer worden uitgedacht. Eindgebruikers voelen zich niet aangesproken om voor elk document metadata te registreren of permissies vast te leggen. Het loont ook de moeite om binnen bestaande — en dus voor eindgebruikers vertrouwde — systemen oplossingen te zoeken. De evolutie naar “bring your own device” illustreert dit belang vanuit een ander perspectief. Dit kan niet alleen grote investeringen, maar ook opportuniteitskosten uitsparen. De archivaris kan hier een rol in spelen door een alternatief naar voren te schuiven. In de archiefwetenschap beschikken we al decennialang over een eenvoudig concept dat digitaal samenwerken mogelijk maakt, nl. dossiervorming. Het vormen van digitale dossiers is vanwege verschillende redenen een interessante basis voor het informatiebeheer binnen de organisatie. Het is overigens niet alleen voor records managers en archivarissen een efficiënte wijze om dossiers te beheren en te archiveren, ook voor eindgebruikers biedt dit concept efficiëntievoordelen bij het opslaan en delen van hun documenten 6. Het is niet alleen een methode die iedereen kent vanuit de papieren wereld, maar het maakt het registreren van metadata of het toekennen van permissies op documentniveau overbodig. Registratie is dan niks meer dan het dossiergewijs opbergen van documenten, zonder dat voor elk individueel document omslachtige handelingen nodig zijn. Het beschrijven van hedendaagse papieren documenten op stukniveau is al lang geen gangbare praktijk meer. In dit opzicht is het vreemd dat het opnieuw wordt geïntroduceerd waar het digitaal documentbeheer betreft en dat we er bovendien eindgebruikers mee lastigvallen. Het argument luidt dikwijls dat de registratie van metadata in geautomatiseerde flows volledig automatisch verloopt. Hierbij vergeet men dan dat registratie van metadata ook beheer vraagt en dat veel processen niet volledig automatiseerbaar zijn. Het wordt tijd dat iemand dit duidelijk maakt en nadenkt over het nut en de noodzaak van metadata. Metadata zijn immers geen doel op zich, maar een middel. Hierbij moet ook worden nagedacht over het niveau waarop de metadata nodig zijn en hoe die metadata kunnen worden overgeërfd. De belangrijkste records management metadata van een archiefdocument is in ieder geval zijn locatie in een dossier. 34 | META 2012 | 7

In de plaats van te focussen op functionaliteiten en systemen voor documentbeheer kan beter worden gezocht naar oplossingen voor dossiervorming en dossierbeheer. Of de gangbare document management systemen of de bekende samenwerkingsplatformen hiervoor geschikt zijn, valt te betwijfelen. Niet alleen zijn deze systemen heel document-geöriënteerd, de voorbije jaren zijn ze sterk geëvolueerd in de richting van content managementsystemen. M.a.w., ze richten zich steeds meer op de atomen waaruit documenten bestaan, in de plaats van dossiers of reeksen als uitgangspunt te hanteren. Deze systemen schieten ook tekort in hiërarchisch metadatabeheer, wat toch één van de leidende principes in het beheren van archieven is. Onze selectielijsten zijn hier een mooie illustratie van.

ARCHIVERINGSSYSTEMEN Voor veel organisaties is het zoeken naar oplossingen voor digitaal documentbeheer hetzelfde als het selecteren van ICTtoepassingen zoals samenwerkingsplatformen, DMS’en of RMA’s. Dat records management veel meer is dan een toepassing of zelfs zonder één van dat soort toepassingen mogelijk is, wordt hierbij dikwijls vergeten. In de plaats daarvan leeft nog dikwijls het beeld dat elke organisatie een DMS, een RMA én een digitaal depot nodig heeft. Voor elke fase in de levenscyclus van het document zou als het ware een aparte archiveringstoepassing nodig zijn. Dit beeld klopt natuurlijk niet. Digitale documenten kun je ook zonder of buiten een DMS beheren, zolang er maar beheer is. Over RMA’s wordt vooral veel geschreven, maar het aantal RMA’s die naam waardig zijn op een hand te tellen. Dit laatste hoeft geen verwondering te wekken: de voornaamste RMA-functies kunnen ook zonder een apart RMA worden aangeboden 7. Zo is een digitaal depot uitermate geschikt om ook RMA-functies aan allerhande systemen en applicaties aan te bieden. Het digitale depot mag dan wel niet louter als beheersapplicatie voor statische digitale en gedigitaliseerde archieven worden geconcipieerd. Met het digitale depot RMA-functies vervullen past perfect bij de rol van de archivaris die mee oplossingen aanreikt en diensten aan archiefvormers aanbiedt. Als de archivaris er voor zorgt dat het opnameproces voldoende generiek is, dan kan het digitale depot de RMA-functies en de archiveringsfunctie voor de vele proces- en vakapplicaties van organisaties vervullen. Dat is veel efficiënter en goedkoper dan archiveringsfuncties in elk van die systemen te voorzien. De Nederlandse norm NEN-2082 gaat grotendeels uit van deze gedachte, maar elke proces-of vakapplicatie met archiefwaardige informatie NEN-2082 compliant maken is financieel en organisatorisch niet haalbaar. Veel beter is om vanuit de procesen vakapplicaties de metadata en de documenten voor archivering rechtstreeks aan het digitale depot toe te vertrouwen. Een tussenstap via een DMS of een RMA is niet nodig. Dit is evenmin nodig voor de archivering van documenten die in zogenaamde open systemen (bijv. fileservers, e-mail, enz.) worden bewaard. Hier een architectuurplan voor uitwerken, kan meteen de aanzet zijn voor een business case om een digitaal depot te financieren. Het biedt de archivaris ook de opportuniteit om zijn eerste voetstappen als informatiearchitect te zetten. Rechtstreekse archivering in het digitale depot is ook de aangewezen weg voor de DMS’en en de samenwerkingsplatformen. Beide soort applicaties zijn geen archiveringssystemen en voldoen helemaal niet aan de uitgangspunten en de vereisten van Lees verder p. 38

COLUMN

Mannen op leeftijd zijn niet hip Noël Geirnaert

Beste lezer, bekijk eens aandachtig de foto die — veel te groot — bij deze column is afgedrukt, en blader vervolgens in dit nummer van META. De kans is groot dat de foto bij deze column de enige foto is van een zestigplusser in uw vaktijdschrift. Zestigplussers zijn niet fotogeniek en voor een illustratieredacteur is dat een probleem. Dat was duidelijk in nummer 6 van deze jaargang. Op blz. 22 is een foto afgedrukt van een niet onaardige mevrouw, ik schat haar zowat veertig, die de krant leest in een leeszaal van een openbare bibliotheek (dat het om een openbare bibliotheek gaat, blijkt duidelijk uit de opvallende aanwezigheid van een brandblusapparaat). Deze foto is merkwaardig want hij moet een stelling illustreren van de auteur van het artikel ‘Het Publieksonderzoek Archieven 2011’. De stelling, meteen het onderschrift van de foto, luidt: “Het klantenbestand van archieven bestaat grotendeels uit mannen op leeftijd”. En niemand kan het ontkennen: de meeste bezoekers van de leeszalen van onze archieven zijn oudere mannen, van wie een aanzienlijk deel gepensioneerd is. Toch willen we deze werkelijkheid wel eens verbloemen: de foto’s in onze brochures en folders en op onze websites zijn genomen op een moment dat er in onze leeszaal ook studentes en ander jong volk te ontwaren zijn. Geen enkel

fotobestand beschikt dan ook over een foto met de werkelijke situatie, een leeszaal gevuld met oudere mannen, want dat is niet hip. Een leeszaal met mannen op leeftijd is niet aantrekkelijk voor jongeren, we constateren het ook in de blokperiode. De leeszaal van elke bibliotheek zit dan overvol met studerende jongelui. In mijn stad, en ook elders, constateren we dan zelfs een capaciteitsprobleem. Maar, heel opmerkelijk, de leeszalen van onze archieven blijven overwegend het terrein van mannen op leeftijd. Blokkende studenten mijden onze leeszalen, en als ze er een enkele keer toch neerstrijken om te studeren, vertrekken ze naar de openbare bibliotheek zodra die de deuren opent, om halftien. Een collega van me had de euvele moed in de pers aan te kondigen dat er in zijn archiefdepot ook ruimte was voor blokkende studenten. Hij oogstte verbazing en onbegrip. Zijn aanbod werd niet erg ernstig genomen. Had hij misschien een dubbele agenda? Slechts een tiental studenten kwam een kijkje nemen. In mijn eigen Stadsarchief komt wel eens een (verdwaalde?) student zijn examens voorbereiden, maar dat is zeer uitzonderlijk. Ook geschiedenisstudenten die voor hun scriptie onze leeszaal bezoeken blijven weg tijdens de blokperiode. De reden? De leeszaal van een archief is niet hip, want ze wordt bevolkt door mannen op

Noël Geirnaert is hoofdarchivaris van het Brugse Stadsarchief. Noël is al jarenlang actief in de VVBAD, als bestuurslid van de sectie AHD, als lid van de Raad van Bestuur, en last but not least als lid van de redactie van META, tijdschrift voor bibliotheek & archief. Eerder bewees hij zijn kunnen al bij Bibliotheek- & archiefgids.

leeftijd. Die zijn wel heel tevreden over de dienstverlening, zo vernamen we in het hierboven al vermelde artikel. Maar als onze leeszaal voor jongeren geen aantrekkelijke plaats is om te vertoeven, hoelang zullen studenten dan nog aan archiefonderzoek willen doen? Of moeten we er ons gewoon bij neerleggen dat archiefonderzoek en belangstelling voor het verleden is wat het waarschijnlijk altijd al was: een geliefkoosd aandachtspunt voor oudere mannen? De vergrijzing van onze samenleving zal er in elk geval voor zorgen dat ons bezoekersaantal niet zal verminderen.

CITAAT

“Elk leven is een encyclopedie, een bibliotheek, een inventaris van voorwerpen, een verzameling van stijlen, waarin alles voortdurend door elkaar gehusseld en vervolgens op alle mogelijke manieren opnieuw geordend kan worden. “ Italo Calvino

META 2012 | 7 |

35

DUURZAAM

De openbare bibliotheek in een transitiestad Katrien Bergé, FUNDP

De slimme, duurzame transitiestad. Meer dan een mondvol, om maar meteen alle invalshoeken en dimensies van een integrale toekomstgerichte milieuvriendelijke stadspolitiek aan te wijzen. Het oxymoron ‘duurzame ontwikkeling’ moet het inmiddels afleggen tegen het concept ‘transitie’. Ongetwijfeld is dit iets te kort door de bocht, maar steeds meer beleidsmakers en gewone stervelingen zoals u en ik raken ervan overtuigd dat verdere groei geen heil biedt. Sinds de lancering van de eerste Transition Town in 2006 in het Verenigd Koninkrijk (http://en.wikipedia.org/wiki/ Transition_Towns), heeft het concept zich snel verspreid. Ook het Transitienetwerk Vlaanderen (www.transitie.be) liet zich inspireren door de initiatieven in het Verenigd Koninkrijk en andere delen van de wereld (www.transitionnetwork.org). Transitiesteden vormen een netwerk van basisgemeenschappen die hun veerkracht willen opbouwen en aanwenden voor de overgang naar olieonafhankelijkheid, naar een meer lokale en sociale economie. Duurzaamheidstransitie biedt aan openbare bibliotheken onvermoede opportuniteiten om zich te profileren als “reddingssloepen voor het over- en heropleven van de samenleving.” Dit vormt de kerngedachte van een hoofdstuk in Greening libraries (Monica Antonelli, The Public Library’s role in the Transition Towns Movement, http://libraryjuicepress.com/ greeninglibraries-antonelli-chapter.php). Een stap verder gaat de titel boven een column van een Alaskaanse webbibliothecaris: “waarom slimme steden, slimme bibliothecarissen nodig hebben” (www. kmworld.com, april 2012). Een kennisinfrastructuur, kwaliteitsvolle 36 | META 2012 | 7

Manchester, een van de steden die het IntelCities-project mee leiden. Op de foto: Manchester Cathedral en Cheethams School of Music. Foto: www.flickr.com/photos/salford_ian

informatie en omgevingskennis zijn voor intelligente steden (smart cities) levensnoodzakelijk om terreinspecifieke oplossingen te vinden en te onderbouwen. Daarvoor kan eventueel ook samengewerkt worden met een onderzoeksafdeling van een lokale universiteit.

of Rights van de ALA (American Library Association, www.ala.org/advocacy/intfreedom/librarybill). We kunnen er dus vanuit gaan dat transitiesteden en openbare bibliotheken gemeenschappelijke doelstellingen hebben en dat samenwerking en het bundelen van hun inspanningen beide ten goede komt.

SAMENWERKING Spoort dit met de opdracht van de openbare bibliotheek volgens het decreet op het integraal lokaal cultuurbeleid? “… De openbare bibliotheek is een stille maar krachtige emancipatiemotor. Zij zijn door openbare besturen in het leven geroepen met als specifieke taak alle informatiebehoeften van alle inwoners van hun werkgebied te voorzien… De opdrachten van de openbare bibliotheken kan je onder vijf grote noemers samenvatten cultuur, informatie en kennis, educatie (en levenslang leren), ontmoeting en ontspanning…”  (www.vvbad.be/sectoren/ openbare-bibliotheken). Monika Antonelli vindt de zeven leidende beginsels die transitiegemeenschappen motiveren terug in de Library Bill

Voor de bibliotheek wijzen we hiervoor twee aspecten aan: het gebouw als ontmoetingsplaats en het gebruik van de kennisinfrastructuur voor en door burger en beleid. We laten bewust de architectonische duurzaamheidsaspecten van het bibliotheekgebouw achterwege. Transitie-initiatieven leggen veel nadruk op bewustmaking via lezingen, evenementen, films, themawerkgroepen. Daarvoor kan de bibliotheek een uitstekende locatie zijn, waar eventueel aansluitend een informatiehoek kan ingericht worden. Een voorbeeld is de bibliotheek Castricum, die deze zomer genomineerd werd als één van de meest duurzame bibliotheken van Nederland voor haar Groen Informatie Platform (GRIP).

DUURZAAM

Haar manager Innovatie en ontwikkeling Jan Kaldenbach was gastspreker op de VVBAD-denkdag Focus op duurzame bibliotheken en archieven (www.vvbad. be/activiteit/focus-op-duurzame-bibliotheken-en-archieven). Als eerstelijns informatieleverancier is de OB goed geplaatst om een ondersteunende rol te spelen voor werkgroepen, maar ook voor het beleid. Waarom geen leernetwerk opzetten om in een duurzaamheidstraject kennis en ervaringen te delen. Naar het beleid toe kan in samenwerking met experten een virtuele informatiedienst opgezet worden. Hier komen we dicht in de buurt van e-planning en e-governance. Het IntelCities-project dat kadert in het opzet van de Europese Unie om vorm te geven aan de kennismaatschappij onder andere door middel van nieuwe vormen van elektronisch bestuur, wordt geleid door de steden Manchester en Siena, een aantal ICT-bedrijven en onderzoeksgroepen. Niettegenstaande het opzet in eerste instantie de overgang

“ALS EERSTELIJNS INFORMATIELEVERANCIER IS DE OB GOED GEPLAATST OM EEN ONDERSTEUNENDE ROL TE SPELEN VOOR WERKGROEPEN, MAAR OOK VOOR HET BELEID.”

naar intelligente steden beoogt, zijn doelstellingen en integrale projectaanpak ook van toepassing om de evolutie naar de duurzame stad te bewerkstellingen (http://seri.at/projects/completed-projects/intelcities/). Hiermee is de cirkel van m’n verhaal rond. Hoe meer ik me verdiep in hoe bibliotheken kunnen verduurzamen, hoe meer ik me de vraag stel of niet te overwegen valt om een soort intersectorale denkgroep op te starten. Een benadering die beantwoordt aan de convergentie tendens tussen de sectoren op het vlak van wat we hier gemakkelijkheidhalve als informatiebeheer kunnen omschrijven. De VVBAD

is natuurlijk IFLA niet, die een belangengroep Environmental Sustainability and Libraries heeft (ENSULIB, www.ifla. org/en/about-environmental-sustainability-and-libraries). Aan de leden van deze groep stuurde een studente aan de Finse Ulu University of Applied Sciences onlangs een vragenlijst toe rond duurzaamheid in bibliotheken. De 32 vragen zijn van toepassing op alle bibliotheektypes met het oog op een eerste stand van zaken. Er is alvast voldoende materiaal om door het prisma van de duurzame stad naar de toekomst van de OB te kijken. De tijd is er rijp voor.

....................................... .......................................

.......................................

.......................................

................ ................ ................

ons cultureel verleden anno nu:

DIGITAAL BESCHIKBAAR! Alle middelen, kennis en ervaring worden door GMS ingezet bij het digitaliseren van archiefcollecties - zeker als het gaat om cultureel erfgoed. Uniek en dus kostbare archiefstukken die met de grootst mogelijke zorg moeten worden behandeld en waarbij uiterst hoge eisen worden gesteld aan het digitaliseren. Bureau Metamorfoze van de Koninklijke Bibliotheek heeft GMS erkend als een kwalitatieve en deskundige digitaliseringspartner. Een bevestiging van onze kennis en kunde, die al onze klanten de garantie geeft van kwaliteitswerk.

DIGITALISEREN INDEXEREN

........

........

........

WWW.GMSNL.COM WWW.GMSNL.COM op op onze onze website website vindt vindt uu een een overzicht overzichtvan vande demogelijkheden mogelijkhedendie dieGMS GMSbiedt. biedt.

CONVERSIESLAGEN

...................... ..................

DIGITALISERING

Foto’s | Dia’s | Affiches | (glas)negatieven | Prentbriefkaarten | Gedrukte boeken DTB-boeken | Dossiers | Ingebonden handschriften | Losbladige handschriften Registers burgelijke stand | Notariële protocollen | Bevolkingsregisters Bouwtekeningen | Tijdschriften | Kranten | Technische tekeningen

..................

..................

GMS GMS GMS GMS GMS GMS Edisonweg 50d | 2952 AD ALBLASSERDAM | Postbus 260 | 2950 AG ALBLASSERDAM ALBLASSERDAM Tel. +078-69 31 300 | Fax +31 (0)78-69 31 123 | [email protected] | www.gmsnl.com

META 2012 | 7 |

37

ESSAY

De archivaris en digitaal documentbeheer Vervolg van p. 34

een digitaal depot 8. Het is dan ook onzinnig om een digitaal depot in een DMS of een samenwerkingsplatform te bouwen. Nochtans wordt binnen veel organisaties deze piste overwogen of zelfs uitgeprobeerd. Hoog tijd dat de archivaris ter plaatse de essentie en de specifieke kenmerken van digitale depots uit de doeken doet.

ORGANISATIESTANDAARDEN Los van elke technische keuze staat of valt elk archiveringssysteem met een visie op digitaal documentbeheer en op digitale archivering. Het is opvallend hoe weinig werk hier wordt van gemaakt, zeker in verhouding met de aandacht die uitgaat naar technische systemen en de implementatie ervan. Om die visie vervolgens in de praktijk te brengen worden bij voorkeur enkele organisatiestandaarden vastgesteld. Deze organisatiestandaarden maken best abstractie van het ICT-platform, maar moeten de algemene principes en afspraken vastleggen. Een concreet voorbeeld hiervan is het vastleggen van een organisatiestandaard voor digitale dossiers. Dit kan inhouden dat wordt uitgegaan van een dossiergericht informatiebeheer en dat de organisatie unieke en volledige (digitale) dossiers nastreeft 9. In zo’n organisatiestandaard leg je ook de rollen en de bijhorende verantwoordelijkheden voor de dossiervorming en het dossierbeheer vast. Andere zaken die best worden vastgelegd zijn de principes rond toegangsrechten en informatiebeveiliging, het opslaan en delen van projectinformatie, de regels en afspraken over opslagcapaciteit, het gebruik van applicaties en de opslag van informatie, enz. Opnieuw is hier een belangrijke rol voor de archivaris weggelegd. De archivaris moet niet alleen betrokken worden bij het vastleggen van deze standaarden, maar moet zich ook opwerpen als producteigenaar. In die hoedanigheid moet de archivaris de noden van gebruikers, de processen en de organisatie in lijn brengen met de vereisten van een goed informatiebeheer. Archiveren mag hierbij niet de primaire doelstelling zijn, maar moet er uit voortvloeien. Het is zelfs aan te bevelen dat de archivaris denkt vanuit de actoren in de archiefvormende processen. Niet alleen omdat de archivaris zelf ook gebruiker of eigenaar van een aantal processen is, maar vooral omdat niemand zit te wachten op complexe systemen en zogenaamde oplossingen die hun doel niet bereiken. De vele ingewikkelde en grote metadataschema’s die weerstand oproepen of gewoon dode letter blijven, zijn hier een mooi voorbeeld van.

waarbij de essentie van digitaal documentbeheer en een handvol beproefde methodes opnieuw centraal staan. Concreet gaat het dan opnieuw over stabiele en heldere ordeningsstructuren, het vormen van dossiers en het vastleggen van afspraken rond naamgeving. Zaken die allemaal heel herkenbaar zijn voor eindgebruikers en die ook na overdracht naar de reguliere werking nog gemakkelijk en autonoom te beheren zijn. Dit beheer wordt overigens gemakkelijk uit het oog verloren. Samen met het vastleggen van procedures en afspraken is het nochtans de essentie van records ‘management’.

BESLUIT De archivaris heeft een missie te vervullen. Dat is niks nieuws, maar de inhoud van de missie wijzigt wel. De archivaris moet een actievere rol spelen in de fase van archiefvorming zodat organisaties blijven beschikken over authentieke, integere, betrouwbare en bruikbare archiefdocumenten. Dit houdt in dat de archivaris actief oplossingen en diensten voor digitaal documentbeheer aanbiedt. Dat is de toegevoegde waarde die archivarissen moeten realiseren. Alleen dan worden archivarissen betrokken bij de vele veranderingstrajecten en zal er bereidheid zijn om een andere weg dan de voorbije tien jaar in te slaan. Dit is een grote uitdaging voor onze professie, maar dat mag de archivaris niet afschrikken. De basisprincipes van de archiefwetenschap en de vele normen vormen heel stevige fundamenten. Het komt er alleen op aan om dit in concrete, praktische en efficiënte archiefoplossingen te vertalen. Maar ook hier zijn al veel best practices voor beschikbaar. Kortom, wie neemt de handschoen op?

1 Deze tekst is een uitwerking van de keynote van de VVBAD-studiedag ‘Archivarissen en digitaal documentbeheer’ (Gent, 27 maart 2012) . 2 T. Thomassen, Een korte introductie in de archivistiek, in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M. Thomassen, Naar een nieuw paradigma in de archivistiek, p. 11-20. 3 D. Van Damme, Waar blijft de digitale archivaris?, in: Datanews, 22 juni 2012. 4 AIIM, State of the ECM Industry 2011. How well is It meeting business needs, 2011. 5 Zie bijv. R. Sanders, Doc.Loods liep vast op bekend DMS-probleem, in: Computable, 4 mei 2011 en R. Sanders, Rotterdam vertilt zich aan DMS project, in: Computable, 20 april 2011. 6 F. Boudrez, E-mailarchivering: noodzaak of routine?, in: Informatieprofessional, 2012. 7 Voor veel DMS’en wordt een RMA in de vorm van een afzonderlijke module

De organisatiestandaarden moeten samen een framework vormen waarbinnen het digitaal documentbeheer door ICT, proceseigenaren en eindgebruikers wordt toegepast. Op basis van de visie en de vastgestelde organisatiestandaarden kunnen dan de beste instrumenten worden gezocht om ze consistent in de praktijk te brengen. Het resultaat van deze denkoefening kan voor voorstanders van mooie, afgelikte — en meestal ook dure en lastig te beheren — toepassingen wel eens tegenvallen. De oplossing blijkt doorgaans een ‘back to basics’ te zijn, 38 | META 2012 | 7

aangeboden. Archiveringsfuncties zoals het fixeren van de inhoud en het tijdig vernietigen van documenten kunnen echter ook zonder deze modules worden uitgevoerd. 8 F. Boudrez, Tien verschillen tussen een DMS en een digitaal depot, Antwerpen, 2012. 9 Het principe van ‘unieke en volledige digitale dossiers’ werd bijvoorbeeld door het Stadsarchief Antwerpen vastgelegd bij de implementatie van het digitaal samenwerken. (Optimaal digitaal. Technisch rapport over efficiënt informatiebeheer, Antwerpen, 2010, p. 33).

KRONIEK

Workshop: De toekomst van de hogeschoolbibliotheek

Antwerpen - 20 juli 2012

Op elke studiedag wordt er wel eens een blik geworpen naar de toekomst en wordt naar uitdagingen en mogelijke nieuwe taken voor de hogeschoolbibliotheken gekeken. De studiedag van 20 juli in Antwerpen stond volledig in het teken van deze onzekere toekomst. Maar in plaats van te luisteren naar uiteenzettingen moesten de ingeschreven hogeschoolbibliothecarissen zelf de spreekwoordelijke mouwen opstropen. Tijdens een ‘MindSession’, een spel onder leiding van Matthijs Leendertse, namen vier teams van telkens vier bibliothecarissen het tegen elkaar op. Tijdens het spel kreeg elk team de opdracht om een bibliotheek te ontwikkelen in functie van een ‘uit het leven gegrepen’ doelpubliek. Tijdens de verschillende bijzonder interactieve rondes moest met iPads een soort van ganzenbordparcours afgelegd worden. En net zoals bij het

gezelschapsspel, loerden ook hier onverwachte mee- en pijnlijke tegenvallers om de bibliothecaire hoek. Wat zou je doen wanneer je in het kader van een project extra budget krijgt? Hoe zou je dat budget besteden? Welke diensten zou je laten vallen wanneer een drastische besparing wordt opgelegd? Of ga je op zoek naar extra (commerciële) sponsoring? Het zijn maar enkele van de vele uitdagingen die binnen elk team moesten worden besproken. De gevonden antwoorden werden vervolgens na elke ronde voorgelegd aan de zaal. Dit leverde vaak pittige en interessante discussies op. Zo kende de vraag om commerciële partners binnen te halen zowel fervente voor- als rabiate tegenstanders. Maar over één zaak leken alle teams het wel roerend eens: de hogeschoolbibliotheek zal in de toekomst digitaal zijn of ze zal niet zijn. De MindSession verplichtte de verschillende teams om van de gebaande paden af te dwalen en om met een creatieve bril naar mogelijke nieuwe wegen voor de bibliotheek te zoeken. De deelnemers waren na

afloop dan ook opgetogen over de soms verrassende wendingen die de discussies binnen hun team hadden genomen. Het zou echter nog interessanter zijn om dit spel te spelen binnen de eigen instelling met ook andere deelnemers; docenten, studenten, beleidsverantwoordelijken. Ongetwijfeld vormt de interactie met deelnemers van buiten de bibliotheeksector een interessante meerwaarde. Welke nieuwe diensten zouden studenten en docenten met een extra budget opzetten binnen een bibliotheek? Welke services zouden ze laten vallen tijdens een besparingsronde? Hoe kijken anderen naar een samenwerking met een commerciële partner? En alhoewel zeker tijdens deze namiddag de olympische gedachte over het belang van meedoen zeker van tel was, vermelden toch nog dat het team onder leiding van Sissi Loostermans het spel (nipt) won. Het dopingonderzoek loopt nog.  Paul Buschmann

VVBAD – Studiereis Zweden Verslag 14 juni 2012

KONINKLIJKE TECHNISCHE HOGESCHOOL STOCKHOLM De Kungliga Tekniska Högskolan is de grootste en oudste (1827) technische universiteit in Zweden met ongeveer 14.000 studenten, 1700 postgraduate studenten en 4600 personeelsleden. De bibliotheek maakt deel uit van de afdeling School of Education and Communication in Engineering sciences en valt bijgevolg niet onder de administratie maar wel onder de onderwijsafdeling. Tot haar opdrachten behoren niet alleen de meer traditionele bibliotheektaken, er zijn ook afdelingen zoals Scientific publishing en Unit for information retrieval courses. Het gebouw is een zeer geslaagde combinatie van oud en nieuw dat al als locatie voor verschillende (film)opnames gebruikt werd. Waar vroeger schepen gebouwd werden en de oude stookplaats was, bevinden zich nu verschillende open leesruimtes, een aparte stille ruimte, groepsruimtes, computerklassen en een archief. De bibliotheek heeft ongeveer 2500 bezoekers per dag. Deze bezoekers komen vooral voor de studieplekken want door het digitale aanbod daalt het aantal ontleningen (ong. 50.000) geleidelijk aan. De rondleiding brengt ons onder meer bij de ‘earlier collection’, een mooie verzameling van 60.000 volumes oude en waardevolle wetenschappelijke werken. Door de numerus currens plaatsing krijgt men een interessant overzicht van de wetenschappelijke en industriële ontwikkelingen. Van deze oudste collectie is zeven procent gecatalogiseerd in Libris, een universitaire netwerkcatalogus. De collectie 1913-1980 is opzoekbaar Foto’s: Miche Bekaert.

META 2012 | 7 |

39

KRONIEK

De KTH hecht veel belang aan academisering en wetenschappelijk publiceren. Dit weerspiegelt zich in de werkzaamheden van de unit Publication infrastructure and bibliometrics. De ongeveer 50.000 KTH-publicaties worden bijgehouden en ontsloten in DiVA en er worden uitgebreide bibliometrische en publicatieanalyses uitgevoerd. Deze analyses zijn belangrijk voor het intern KTH-beleid maar daarnaast willen ze ook een bibliometrisch expertisecentrum zijn voor andere Zweedse onderwijsinstellingen. Met een indrukwekkende presentatie werden enkele resultaten van een grootse Research evaluation exercise (2012) voorgesteld. Information retrieval courses is een andere KTHB-unit die zich focust op het zoeken naar en het gebruik van de gepaste informatiebronnen. Met een aanbod van 80.000 e-books en 200 databanken lijkt dit geen overbodige luxe. Enkele van hun aangeboden cursussen zijn verplicht maar er kunnen ook heel wat cursussen op vrijwillige basis gevolgd worden. Ook andere universiteiten, bedrijven en organisaties kunnen opleidingen aanvragen. Tamelijk uniek is dat de medewerkers van deze unit geen bibliotheekopleiding hebben maar allemaal een technische opleiding genoten. Ze hebben dan ook een grote kennis van relevante vakpublicaties en de specifieke vakterminologie. In het verlengde van deze unit wordt ook gestart met het Academic Resource Center dat zich wil gaan profileren als A student’s toolbox waarbij men bijvoorbeeld een bibliotheekmedewerker kan boeken om bij opzoekwerk of het schrijven van een paper te helpen. Conclusie: KTHB, waardevolle bewaarplaats van historische wetenschappelijke bronnen met vensters op universele digitale kennis. Nathalie Verhelle

KULTURHUSET STOCKHOLM Een objectief en volledig verslag schrijven over het Kulturhuset is niet mogelijk. Er was zoveel te zien en te horen, te voelen en te ruiken en zelfs te proeven, dat ik ervoor gekozen heb, een persoonlijke indruk neer te schrijven. Als je alles wil weten en begrijpen laat je dan verleiden door de website (http://kulturhuset. stockholm.se), maar nog beter ga zelf op pad. 40 | META 2012 | 7

Foto: Carol Vanhoutte.

in de gedigitaliseerde kaartcatalogus en de recente collectie in de eigen KTHBcatalogus, Libris of Primo.

Kulturhuset (Zweeds voor Cultuurhuis) ligt aan het drukke plein Sergelstorg. Het gebouw is ontworpen door Peter Celsing en werd op 15 oktober 1974 geopend. Het openen van een speciaal cultuurhuis maakte deel uit van de plannen van de gemeente Stockholm om het hele stadscentrum te vernieuwen. Het gebouw biedt een ruim cultureel aanbod gaande van een filmzaal Klasa Cinema, het Stockholms Stadstheater, tentoonstellingsruimten, restaurants, winkeltjes tot bibliotheken. Het doet wat denken aan de werking en het concept van Centre Pompidou in Parijs, alhoewel bibliotheken daar een kleinere rol toebedeeld krijgen. Een aantal jaren geleden heeft men het hele bibliotheekconcept van het Kulturhuset herdacht. Dit leidde tot de opening van vijf deelbibliotheken vanaf 2010. Enkele cijfertjes en feiten om het geheel even te kaderen. Er zijn 34 personeelsleden, elk personeelslid werkt in een van de vijf bibliotheken. Het gebouw trekt zo’n 1.800.000 bezoekers per jaar, waarvan zo’n 1.300.000 voor de bibliotheek. Een Zweedse bibliotheekpas is gratis en met deze pas kan je terecht in alle bibliotheken en inleveren van de materialen mag ook in alle bibliotheken. Hierdoor kan men wat onze Zweedse collega’s Profiled Libraries noemen, ontwikkelen. Tijdens ons bezoek krijgen we er enkele te zien: vijf hier in het Kulturhuset en de Underground of Metrobibliotheek. Bij het binnenkomen van het gebouw ontdekt de bezoeker de Plattan Bibliotheek, de naam verwijst naar het grote plein voor het gebouw. Voor 2010 was de inkom van het Kulturhuset niet echt aantrekkelijk: donker en wat verlaten. Men zocht naar een blikvanger om de bezoeker vanaf het

eerste moment te boeien. Dit leidde tot de opening van de Plattan bibliotheek in 2010. Een centrale balie, voor info over alles wat in het Kulturhuset gebeurt, domineert de ingang. Rechts hiervan vind je de zelfscaninlever- en uitleenfuncties van de Plattan bibliotheek. De bibliotheek, de koffieruimtes, de winkeltjes, vormen één grote ruimte waar alles in elkaar doorloopt. Men noemt dit ‘the library flows out’. De collectie fictie en reisgidsen is voornamelijk frontaal geplaatst in lage ronde, witte rekken. De romans staan per genre: geschiedenis, biografie, humor, angst, erotiek, … De gebruikers van deze bib zijn vooral browsers, diegenen die een specifieke titel zoeken zullen eerder gebruik maken van de Stadsbibliotheek. Het personeel staat dicht bij de klant door middel van kleine informatiebalies en ‘floorwalking’. Ze promoten hun lievelingsboeken via affiches, praten erover met de gebruikers en gebruiken hun persoonlijke kennis om de collectie op te bouwen. Even verderop beland je in een aangename, uitnodigende ruimte waar de kunstboeken al open liggen om er een kijkje in te nemen. Een kunstenares in spe oefent haar tekentechnieken. De ruimte is erg populair en een rustpunt op deze drukke benedenverdieping. Plots ontdekken we een beeldscherm waar je gratis, vooral luisterboeken kan opladen op je iPhone. Jammer voor ons, enkel in het Zweeds. Enkele etages hoger belanden we in de Muziek- en Film bibliotheek. We vinden hier een enorme collectie cd’s, omschreven als een archief van internationale muziek. Omdat andere bibliotheken deze collectie afbouwen, is het hier een enorm succes. De collectie dvd’s is eerder beperkt. Een collectie

KRONIEK

van zo’n 200 vinylplaten kan ter plekke beluisterd worden. De bibliotheekmedewerker van dienst zorgt steeds voor een muziekje op de achtergrond. Het podium wordt zeer veel gebruikt en op vrijdagnamiddag is er steeds een dj aanwezig. We verpozen in designmeubilair: oranje gevlochten zetels of een soort van plastieken luchtbel. De stripbibliotheek biedt een overweldigend aanbod cartoons en graphic novels. Voor de rekken koos men oranje en groene tinten. Deze collectie dient om gebruikers te lokken. Een tip voor ons in Vlaanderen: plaats deze collectie op de voorgrond om een ander publiek aan te trekken o.a. mannen en jongeren. We zien het hier in het Kulturhuset, in de Metro bibliotheek, maar ook bijvoorbeeld in Nederland in de stationsbibliotheek van Haarlem. En dan ontdekken we de Tio Tretton: 10-13 bibliotheek. De naam zegt het al: voor kinderen van 10 tot 13 jaar. Men koos bewust voor deze doelgroep: ze horen niet bij de jongeren, maar ook niet bij de kinderen. Een beschrijving geven van deze bib is onmogelijk. Enkele uitgangspunten die mij bijgebleven zijn:

Volwassenen zijn hier niet welkom. Enkel de kinderen mogen binnen. Ze laten hun schoenen achter in een kastje en lopen op sokken: huiselijke sfeer (in Scandinavië loopt men binnenhuis altijd op sokken), maar daardoor kunnen de speeltuigen ten volle benut worden. Het personeel heeft geen bibliotheekachtergrond, maar wel affiniteit met boeken en kinderen. Men koos voor een journalist, een archeoloog, een kunstpedagoog, politiek wetenschapper, een muziekpedagoog en een bibliothecaris. Ze maken de collectie, maar vooral begeleiden ze de kinderen in hun vrije tijd. Het is een bibliotheek voor alle zintuigen. Een volledig ingerichte keuken, een opnamestudio, een toneelruimte met computers (los van het netwerk om te experimenteren), avontuurlijke klimtoestellen, gezellige hangplekken, een vertelhoek, maar ook overal boeken. Men probeert kinderen allerhande soorten verhalen aan te bieden. Men vertrekt vanuit ervaringen, samen bezig zijn, inspelen op wat de kinderen zelf willen doen, maar geen vooraf geplande workshops. Op de bovenverdieping bevindt zich de Barnbibliothek. We verbaasden ons al over het verkeerslicht op de voorgevel.

Groen licht wil zeggen nog een plaatsje vrij in de babyafdeling: de bezoeker ziet dit reeds vanbuiten omdat buggy’s beneden in de buggyparking achtergelaten moeten worden. De Barnbibliotheek bevat drie compartimenten aangepast aan de leeftijd van de kinderen. Een avonturenruimte om te spelen en op verkenning te gaan, ouders kunnen er niet in. Een baby- en peuterruimte waar ouders met hun allerkleinsten terecht kunnen met boekjes voor de kinderen op peuterhoogte, iets hoger de voorleesboekjes en nog hoger de informatieboeken over opvoeding. Een ruimte voor kinderen die zelf kunnen lezen met centraal een enorm huis op kindermaat waar ze lekker gezellig kunnen lezen. Ook hier worden ervaringen gecombineerd met boeken. Iets verderop is er nog een lokaal waar steeds kunstenaars aanwezig zijn om de bezoekers te helpen bij hun creatief bezig zijn. Alle mensen, jong en oud, worden gestimuleerd in hun creativiteit en artistiek bezig zijn. Het bezoek sluiten we af met een hapje en drankje in één van de verschillende horecazaakjes en een bezoek aan de designshop en boekenwinkel. Annemie Arras

EVERYTHING DESERVES A SECOND CHANCE... SO DOES SOUND! Professional sound restoration, digitalisation and archiving services for Film, TV and Music.

Vibe Studios www.vibestudios.eu

DIGITALISATION RESTORATION ARCHIVING Industriepark - Drongen 14/207 Tel. +32 (0)9 277 92 54

B-9031 Drongen

+44(0)2035824086

Belgium

[email protected]

META 2012 | 7 |

41

RECENSIES

Metadata for digital collections: a how-todo-it manual De ondertitel belooft dat een het hier om een praktisch handboek gaat, maar dit is niet zo — tenminste als je het boek op zich neemt, zonder de bijbehorende website. In het boek krijgen we immers veeleer een uitvoerige beschrijving van een aantal metadataformaten: Dublin Core (DC), het Metadata Object Description Schema (MODS) en Visual Resources Association Core Categories (VRA). De keuze voor precies die drie verantwoordt de auteur door te stellen dat ze standaard zijn bij digitale erfgoedcollecties. Inderdaad, hoewel de titel daar helemaal niets over zegt, gaat het ook in dit boek weer over ergoedcollecties. Dit was ook de insteek van het Muriel Foulonneau en Jenn Riley in hun boek van 2008, Metadata for digital resources: implementation, systems design and interoperability (uitgegeven door Chandos). Daar lag de klemtoon op beheersmatige aspecten, hier op meer technische. Beide vullen elkaar dus aan. Miller wil vooral de functionaliteit en interopabiliteit benadrukken en slaagt daar zeker in. Hij zet voortdurend het ene schema naast het andere en benadrukt telkens welke keuzes er gemaakt kunnen worden en waarom. Als doelpubliek ziet hij studenten van bibliotheekopleidingen, personeel van kleine bibliotheken, musea, archieven, 42 | META 2012 | 7

gebruikers van softwarepakketten als CONTENTdm of Greenstone. Spijtig genoeg verwijst hij daarna alleen maar naar CONTENTdm, commerciële software van OCLC, wat het toch al een stuk minder haalbaar maakt om één en ander in de praktijk uitvoerig te testen zonder al direct te moeten investeren. Je kunt hooguit een beperkte tijd aan de slag met een testversie. Greenstone zou mij dan toch een betere insteek lijken. De behandeling van de verschillende schema’s is best wel grondig; de auteur bewijst ook telkens goed op de hoogte te zijn van de geschiedenis van elk schema en van de hele ontwikkeling ervan. Allerlei schematische overzichten, inzetten en zijteksten moeten de tekst verduidelijken, alsook illustraties van archiefmateriaal, hoewel de kwaliteit van het drukwerk de weergave van de oude en nieuwere foto’s niet helemaal tot hun recht laat komen. De meeste aandacht gaat uiteraard uit naar DC, dat zich heeft op weten te werken van een simpel formaatje ten behoeve van diegenen die wat metadata over hun webpagina kwijt wilden tot dé standaard voor open archieven en allerlei andere digitale collecties. De eenvoud van het oorspronkelijke ontwerp blijft na bijna twee decennia nog altijd voor flexibiliteit én voor conversieproblemen zorgen. Miller legt dit hier allemaal haarfijn uit. N a a st d e h o o fd st u k ke n die specifiek de metadataschema’s behandelen, zijn er enkele over aanverwante kwesties: gecontroleerde vocabulaires, XML, de relatie tussen metadata, Linked Data en het Semantische Web. In hun beknoptheid zijn ze bijzonder overzichtelijk en goed. Hier bewijst de auteur ook een zeer goede kijk te hebben op de bredere context van metadata. Het praktische gedeelte moeten we dus zoeken op de bijbehorende website (http://

w w w. n e a l - s c h u m a n . c o m / PAS 198:2012 metadata-digital-collecti- Specification ons/). Daar vinden we bij elk for managing hoofdstuk een tien- tot twin- environmental tigtal vragen, links naar docu- conditions for cultural mentatie, oefeningen en sug- collections gesties voor de lesgever. Een website heeft het voordeel Een nieuwe klimaatnorm voor dat links makkelijker aange- archieven en erfgoedcollecties boden kunnen worden en dat werd onlangs gepubliceerd de auteur ze ook kan updaten door de British Standards als dat nodig blijkt. Maar de Institution (BSI) (PAS 198:2012, herhalingsvragen en oefenin- Publicly Available Specification gen konden net zo goed in het for Environmental Conditions boek opgenomen zijn. De vra- 198-2012). Het initiatief werd gen zijn puur inhoudelijk, een geleid door de National soort herhalingsvragen dus. Archives. Dr. Scott Steedman, Bij de opdrachten vraagt de de directeur van de BSI, auteur bijvoorbeeld om een omschrijft de publicatie van MARC-beschrijving te verge- de nieuwe PAS198-normen lijken met een DC-beschrijving als een belangrijke stap in van het zelfde of om een paar de ontwikkeling van benchMODS-records op te stellen. marks voor het behoud van De suggestie voor de lesge- het ‘nationale erfgoed’ van ver daarbij is om het materiaal het Verenigd Koninkrijk. Maar misschien maar zelf te geven de publicatie heeft zeker een als de studenten niets vinden. grensoverstijgende impact. De Ik zie trouwens niet goed BSI-standards werden immers hoe een en ander zonder de de voorbije decennia met nodige software realiseerbaar autoriteit gebruikt bij de ontis en dan is de voorkeur van wikkeling van projecten in het de auteur voor een commerci- wereldwijde erfgoedveld. In eel pakket toch problematisch. afwachting van de Europese Eigenlijk gaat het dus niet om normen zijn de twee nieuw een how-to-do-it manual, maar gepubliceerde normen toonom een (inhoudelijk goede) aangevende indicatoren voor theoretische cursus over een de nieuwste ontwikkelingen. aantal metadataformaten mét herhalingsvragen en opdrach- “Objecten in collecties zijn ten. De auteur is docent aan samengesteld uit materialen de School of Information die op verschillende manieren Studies van de universiteit reageren op externe schadevan Wisconsin-Milwaukee en factoren. De interactie van de dat zal dan ook wel de hele verschillende materialen heeft opzet van het boek verklaren. een complexe structuur” stelt Nancy Bell, hoofd van de collectie beheer bij de Nationale Piet de Keyser Archieven in Kew. “Hoewel verslechtering niet helemaal kan > Metadata for digital collections: a worden voorkomen, toch kan how-to-do-it manual / S. J. Miller. – het aanzienlijk worden verLondon: Facet, 2011. – xxiii, 343 p. – traagd door een goed beheer ISBN 978-1-85604-771-5 van het binnenklimaat in de collectie.” De beschikbaar specificaties bevatten normen die moeten worden gevolgd bij de vaststelling van de meest passende klimaatomstandigheden voor archief, bibliotheek en museale collecties. De normen hebben betrekking op de temperatuur, de relatieve vochtigheid, het licht en de luchtverontreiniging. Ze zijn van toepassing voor de opslag,

RECENSIES

de tentoonstelling van objecten, maar ook voor collecties in transit. Het innoverende van de publicatie is het framewerk van risk assessment (risicoanalyse). De nieuwe normen zouden de organisaties moeten ondersteunen die optimale klimaatomstandigheden willen creëren voor de collecties onder hun beheer. De bewaarstellingen moeten hierbij rekening houden met de specifieke gevoeligheid van de ‘objecten’. De besluitvorming in de PASnormen is er op georiënteerd om de voorwaarden te creëren die snelle veroudering of onomkeerbare schade aan collecties voorkomen. Het kader van de risicoanalyse van PAS weerspiegelt een toenemende gebruik van een nieuwe benadering van de omgevingscondities die een effi ciënter en verantwoordelijk gebruik van energie vooropstellen.

Complementair met de PAS 198:2012-norm werd ook de BS 5454:2000-norm herzien, de British Standard on the Storage and Exhibition of Archival Documents. Deze nieuwe BSI-norm werd heruitgegeven als PD 5454:2012 (de oude normen uit 2000 vervallen). De aanbevelingen hebben betrekking op alle traditionele archiefmaterialen, zoals documenten in papier en perkament, boeken, kaarten en plannen, fotografische media en ”modern machine-readable media”. PD 5454:2012 richt zich naar archivarissen en bibliothecarissen maar ook naar conservatoren, museumcuratoren, architecten, facility managers, aannemers, ingenieurs die betrokkenen zijn bij de planning, de constructie, de uitrusting en het onderhoud van depots, reserves en leeszalen. De aanbevelingen begeleiden de nieuwbouw of de reconversie van een archief naar de

meest actuele standaard van preservering. De richtlijnen kunnen ook worden gebruikt wanneer een archief zich in een historisch gebouw met polyvalent gebruik bevindt of voor collecties die in historische gebouwen zijn ondergebracht. Voor deze collecties is vaak een compromis noodzakelijk, waardoor beslissingen gebaseerd op risicobeoordeling van de collecties en van de bewaarcondities doorslaggevend kunnen zijn. De richtlijnen zijn ontwikkeld voor het Verenigd Koninkrijk, maar zijn van toepassing op gemeenschappelijk geologische en atmosferische omstandigheden in Europa. Vernieuwend is de nieuwe benadering van klimaatmanagement in bibliotheek- en archiefdepots. Deze geeft de aanbeveling om klimaatschommelingen toe te laten binnen aanbevolen parameters, die kunnen optreden

binnen seizoensgebonden veranderingen. Dit is in tegenstelling tot de tot nu toe gangbare standaarden, die strakke waarden binnen een jaarcyclus naar voren schuiven. Aanvullend werd een onderscheid gemaakt tussen de behoeften van gemengde traditionele archiefmaterialen, waar gevoelige documenten niet fysiek kunnen worden gescheiden, en meer specifieke archiefmaterialen, waarvoor vier verschillende klimaataanbevelingen worden geformuleerd. De nadruk bij beide nieuwe normen ligt op de “lage energieoplossingen” voor het realiseren van een gunstige bewaaromgeving voor bibliotheek- en archiefmateriaal. Lieve Watteeuw > Online bestellen: http://tinyurl.com/PAS198 http://tinyurl.com/PD54542012

Archief wordt verstand van zaken Adlib Archief is de professionele software voor het beheer van historische, bedrijfs- en overheidsarchieven. Duurzaam, want dankzij de open architectuur blijven uw archiefstukken tot in de lengte der dagen te raadplegen. In Adlib Archief beschrijft u uw archief tot op ieder gewenst niveau. De stukken worden overzichtelijk in context getoond, zodat u gerelateerde informatie direct in beeld heeft. Bovendien bieden verschillende zoekingangen u snel en gemakkelijk toegang tot alle bronnen. Met Adlib Archief legt u het verleden vast voor de toekomst

Adlib Archief

Uitgebreid Overzichtelijk Flexibel Van globaal tot gedetailleerd Conservering- en Restauratiemodule Studiezaalmodule Bewaar beheer Inschrijvingen Meerdere zoekmogelijkheden Meertalig Internationale standaarden ISAD (G) EAD ISAAR(CPF) Unicode Integreerbaar met Adlib Bibliotheek en Adlib Museum tot één ‘crossdomain’ systeem Databasekeuze MS SQL Server, Oracle en Adlib Open System API-koppelingen Aanpasbaar aan elk soort archief.

Adlib Information Systems +31 (0)346 586800 [email protected] www.adlibsoft.com

META 2012 | 7 |

43

PERSONALIA

De Vlaamse overheid wenst blijvend in te zetten op het interbestuurlijke karakter van de uitbouw van de digitale bibliotheek en wil lokale besturen daarom meer betrekken in de verdere ontwikkeling ervan. Een sterk inhoudelijk en financieel draagvlak bij de lokale besturen is een absolute voorwaarde voor het welslagen van het project. Om dit proces te ondersteunen werd Bart Beuten aangesteld als mandaathouder van de Vlaamse overheid. Bart studeerde Germaanse Talen en Communicatiewetenschappen en volgde verschillende managementopleidingen. Hij begon zijn loopbaan als stafmedewerker Cultuur bij de Vlaamse Vereniging van provincies. In 2004 werd hij interprovinciale coördinator streekgericht bibliotheekbeleid. In die functie stond hij mee aan de wieg van het project Bibliotheekportalen. In 2010 werd hij program manager bij het autonoom provinciebedrijf VERA waar hij intergemeentelijke samenwerkingsverbanden op het vlak van informatica hielp oprichten, schaalvergrotingsprojecten leidde en (beleids)verantwoordelijken

adviseerde bij het uittekenen van een duurzame IT-strategie. Met zijn nieuwe functie binnen de bibliotheeksector keert Bart Beuten terug naar een oude liefde. Hij werd gehuisvest bij Bibnet en startte zijn opdracht op 23 juli.

Sinds juli werkt Dominique Vanpée bij Swets Information Services nv in SintNiklaas als sales manager voor de academische markt. Zijn eerste werkervaringen bij de KU Leuven en de Koninklijke Belgische Commissie voor Volkskunde hadden te maken met volkskundig onderzoek: een gepubliceerde bibliografie rond de marktzanger in Vlaanderen en enquêtes rond dood en begrafenis na de Tweede Wereldoorlog in VlaamsBrabant resulterend in een tentoonstelling. Dominique was van 1989 tot 2000 bibliothecaris van het Studiecentrum voor Kernenergie (SCK.CEN) en de Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek (VITO) in Mol. In die tijd was hij tevens ondervoorzitter van EUSIDIC en twee maal lid van het extended conference committee van de Online Information conferentie (Londen).

Daarna ging hij aan de slag rond knowledge strategy bij Seghers Better Technology in Klein-Willebroek. Hij zou er tevens het ScientecMatrix-project en de virtuele gemeenschappen verder uitbouwen. Na enkele jaren (20032006) actief te zijn als stafmedewerker bij het Steunpunt Industrieel en Wetenschappelijk Erfgoed (SIWE) in Leuven ruilde hij deze erfgoedorganisatie voor het Antigifcentrum in NederOver-Heembeek (2006-2012) waar hij de thesaurus verder uitbouwde naast bibliotheekwerk. Sinds enige tijd is Dominique secretaris-generaal van de Belgische Vereniging voor Documentatie (ABDBVD) en lid van het redactiecomité van de Bladen voor Documentatie - Cahiers de la Documentation. Voor Swets Information Services nv zal hij de academische bibliotheken en learn ing centres van hogescholen en universiteiten in België en het Groothertogdom Luxemburg en hun beider nationale bibliotheken bijstaan. Maar ook hun spin-offs mogen op hem rekenen. Hij wil het nodige — o.m. e-books, tijdschriften (elektronisch (licenties)of op papier), documentleverantie maar ook Mendeley Institutional Edition — voor hen faciliteren.

TOEPASSING

Van PDF naar mediarijke ervaring: digitale tijdschriften-apps Ilse Depré, Openbare bibliotheek Leuven

De opkomst van tablets zorgde voor een overvloed aan (vaak anderstalige) digitale tijdschriften. Ook enkele bestaande Nederlandstalige tijdschriften, zoals Humo en Knack, kregen een digitale evenknie in een eigen app. Voordeel is dat heel wat van deze digitale versies gratis zijn voor abonnees van de papieren editie. Daarnaast kan je ook gebruik maken van digitale krantenkiosken, zoals Zinio, MagWorld, Tijdschrift.nl en Magzine. De binnen deze apps aangeboden titels zijn vaak heel wat goedkoper dan de papieren abonnementen, nadeel is wel dat het meestal louter gaat om ingescande versies, zonder al te veel extra’s. Spijtig, want digitaal kan je zoveel meer. Heel wat Engelstalige apps, zoals Popular Science, Wired, The New Yorker en het speciaal voor tablets ontwikkelde Project bewijzen dat ook. Een interactieve inhoudstafel, ingebouwde zoekfuncties, extra audiocommentaren, video’s, interactieve grafieken en de mogelijkheid om bladwijzers te plaatsen, ze maken van het lezen een echte multimedia-ervaring. Liever een voorbeeld in het Nederlands? Bekijk dan eens de app van Viva, vol games, video’s, pop-up vensters, interactieve content en links naar sociale media. > Meer info en nuttige app: http://bibidee.blogspot.com

44 | META 2012 | 7

ZOGEZIEN

Kirsten Janssens:

“Ik hou van films die aan je ribben blijven plakken” Wat is je favoriete film? Altijd een vervelende vraag om te beantwoorden want er zijn verschillende films die grote indruk nalaten en dat om uiteenlopende redenen, maar bij deze ga ik voor Who’s afraid of Virginia Woolf. Het regiedebuut van Mike Nichols uit 1968 naar het toneelstuk van Edward Albee. Een geweldige zwart-witfilm met krachtige, eerlijke en beklijvende acteerprestaties van Elisabeth Taylor en Richard Burton (op dat moment getrouwd) als een koppel dat de ontgoocheling voor elkaar en in het leven niet onder stoelen of banken steekt maar luidkeels uitschreeuwt. De dialogen zijn ongemeen scherp en worden grilliger en harder naarmate de film vordert. Als je denkt dat ze de grens van alle welvoeglijkheid bereikt hebben gaan ze nog een stap verder. Je kan het geen ‘mooie’ film noemen, maar het hele plaatje klopt: claustrofobische settings, veel close-ups en chaos. Je zit als toeschouwer letterlijk op de huid van de personages. Een psychologische mokerslag, om van te smullen. Naar welk genre gaat je voorkeur uit? Rauwe horror is absoluut niet aan mij besteed. Voor de rest alles wat aan de ribben blijft plakken en vaak ook met een randje aan, de net niet rechte film. Zeg maar films die de tijd nemen om iets neer te zetten. De ‘betere’ jeugdfilm heb ik samen met m’n kinderen kunnen ontdekken: Opal dream, The Italian, Blazen tot 100, Le Roi et l’oiseau, enz.

verhaal, vrolijk is het niet, beklijvend des te meer.

Nicole Kidman in Lars Von Triers Dogville.

Kijk je veel thuis of ga je vaak naar de cinema? Een film die ik graag wil zien passeert eerder in de bib op dvd dan dat ik tijdig in de cinema kom. Ik probeer dat al eens in te halen tijdens het filmfestival van Gent, maar sommige films moet je gewoon op groot scherm zien bijv. Playtime van Jacques Tati. Je ziet anders nog niet de helft van de chaos. Indrukwekkend! Welke film heb je het laatst gezien? Le fils de l’epicier, een luchtige, onderhoudende feelgoodfilm, niet meer en niet minder.

Heb je een favoriete regisseur? Lars Von Trier. Ik ken weinig regisseurs die een zo gevarieerd oeuvre hebben. Ik kan niet alles van hem smaken en sommige films vind ik zeer confronterend, maar het is geweldig en steeds weer verrassend wat die man doet. Het lijkt alsof hij zichzelf telkens heruitvindt. Van de ziekhuissoap (het idee alleen al!) The Kingdom viel ik strijk achterover. Of The five obstructions waarin hij zijn leermeester, Jorgen Leth, volgens absurd opgelegde regels remakes laat maken van diens stilistische kortfilm, het gaat uiteindelijk om veel meer dan de filmpjes op zich. Of Dogville, hoe hij met zo’n ongewone setting — een plattegrond van krijtlijnen, net een theaterdecor maar ook weer niet — een film kan neerzetten waar je volledig opgezogen wordt in het ongemeen harde

Welk boek zou je graag eens verfilmd zien? Dood op krediet van Louis-Ferdinand Céline. Een armtierig Parijs bevolkt met zonderlinge figuren, scherpe dialogen, veel witte kool met macaroni, maar vooral veel vloeken en schelden dat het mooi wordt. Welke film wil je tot slot aanraden aan de META-lezers? Om een heel ander gevoel van tijd te ervaren De Klompenboom van Ermanno Olmi. Een trage, bijna documentaire vertelling over het Italiaanse boerenleven aan het eind van de 19e eeuw. Geen film om in de rush van alledag te zien. Je moet er echt wel je tijd voor nemen en gewoon over je heen laten lopen.

KIRSTEN JANSSENS Kirsten Janssens is als assistent-dienstleider in de bib van SintNiklaas verantwoordelijk voor uitleen volwassenen, ondersteuning van werkgroepen rond duurzaamheid, visieontwikkeling, algemeen beleid en verbouwing. Kirsten heeft een bijzondere interesse voor een stukje natuur in de Pays de Collins en rommelt al eens in de pot cultuur.

META 2012 | 7 |

45

ZEEËN VAN INFORMATIE? Al sinds 1990 formuleert Infomare praktische oplossingen voor: Infomare

feliciteert VVBAD •met Het kunnen vinden van informatie, het nieuwe vaktijdschrift documenten of audiovisuele content. •META. Duurzame toegang tot digitale archieven en collecties. • Meerwaarde halen uit de bronnen. • Kennis- en informatiebeheer.

Adviesbureau met hoge klanttevredenheid. Hanneke Smulders, +31 115 608699 Hanneke Smulders 00 31 115 608 699 infomare.eu infomare.eu

Op zoek? Naar een m/v? Voor uw bibliotheek, archief of documentatiecentrum? Publiceer gratis uw vacature op de VVBAD-website: http://www.vvbad.be/vacatures

Foto: © die arge lola, Kai Loges, Andreas Langen

ACTIVITEITEN

Bibliotheekweek 20-28 oktober 2012

Derde overlegplatform voor erfgoedbibliotheken De Vlaamse Erfgoedbibliotheek en de VVBAD organiseren minimaal één keer per jaar een overlegplatform voor alle erfgoedbibliotheken in Vlaanderen en Brussel. Deze bijeenkomst is een forum voor dialoog, informatie-uitwisseling en samenwerking voor alle medewerkers van erfgoedbibliotheken. Het derde overlegplaform gaat door op 15 november in de namiddag in de Maurits Sabbebibliotheek in Leuven. Op dezelfde dag wordt in de voormiddag de virtuele Vlaamse erfgoedbibliotheek Flandrica.be door minister Schauvliege aan het publiek voorgesteld. Op de agenda staat onder meer: • Voorstelling van het onderzoeksrapport ‘De wet van de remmende achterstand’ van de Universiteit Antwerpen en de bijhorende nota met beleidsaanbevelingen voor de erfgoedbibliotheeksector. • Voorstelling van het project ‘Eerstelijnsconservering Historische Collecties’ in de Openbare Bibliotheek Brugge. • Voorstelling van het project ‘Adopta-Book’ van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek. Na elke presentatie wordt voldoende tijd voorzien voor vragen en discussie. De definitieve agenda wordt in de loop van oktober meegedeeld. Deelname aan het overlegplatform is gratis, maar het aantal plaatsen is beperkt. Daarom vragen we u om vóór 1 november in te schrijven.

PRAKTISCH Datum Plaats

Prijs

15 november 2012, 14 tot 17 u. Maurits Sabbebibliotheek, Charles Deberiotstraat 26, 3000 Leuven Gratis, maar inschrijven via http://www.vlaamse-erfgoedbibliotheek.be/formulier/inschrijving-evenement

TOEKOMSTDROMEN VERZAMELEN De campagne van de bibliotheekweek haakt in op de planningskoorts in 2012 en 2013. Het verzamelen van dromen bij bezoekers en gebruikers of nieuwe doelgroepen biedt een ideale gelegenheid om de bibliotheek opnieuw op de kaart te zetten en rode draden te ontdekken in hun verwachtingspatroon. DROOMPORTAAL Sinds 15 september kan iedereen zijn dromen delen op www.bibstevanhetland.be. Bibliotheekmedewerkers of vrijwilligers kunnen de dromen die ze verzamelen via lokale droomsessies of andere formats ook via die weg doorgeven. LOCUS bezorgt elke bibliotheek na afloop van de Bibliotheekweek een rapport over de ingevoerde dromen en ideeën voor hun stad of gemeente.

RECHTZETTING Het artikel over het Publieksonderzoek Archieven 2011 vermelde Gent als een van de deelnemende stadsarchieven.

TUSSEN DROOM EN DAAD: HET STRATEGISCH MEERJARENPLAN Het blijft een decretale opdracht voor elke gemeente en stad om via een ruim participatief proces alle lokaal belanghebbenden te betrekken bij de opmaak van de strategische meerjarenplanning. De vele publieksacties in de bibliotheken om ‘dromen te vangen’ zijn ludieke én bruikbare manieren om in dialoog met het publiek en partners dit proces op gang te trekken of extra wind in de zeilen te geven.

Dit moest het stadsarchief Turnhout zijn.

ACTIVITEITENKALENDER 08.10

Denk- en discussiedag Bibnet

Volgens ons is dit dan ook een mooie kans om de bibliotheek in het koppeloton te zetten binnen het planningsproces van het managementteam in stad of gemeente. De verzamelde dromen bieden een ideale opstap om in dialoog te treden met het nieuwe bestuur. De bibliotheek kan zo een pioniersrol opnemen in samenwerking met de andere actoren van het lokaal cultuurbeleid om het strategisch meerjarenplan mee vorm en inhoud te geven.

19.10 22.10

Open Access to Excellence in Research Open Access Belgium

25.10

Informatiediensten in een veranderende omgeving VVBAD

13.11

Studienamiddag Archieven van architectuuropleidingen Centrum Vlaamse Architectuurarchieven

15.11

DROMEN DELEN Signaleer leuke publieksactiviteiten, geslaagde dromencampagnes en goede praktijkvoorbeelden over hoe de bibliotheek in overleg met de andere actoren uit het lokale culturele veld het planningsproces mee coördineert en stuurt. Gedeelde ervaringen bieden inspiratie en versterken de sector.

Het Groot Onderhoud FARO

NVB-congres NVB

15.11

Derde overlegplatform voor erfgoedbibliotheken Vlaamse Erfgoedbibliotheek en VVBAD

Uw activiteit in deze kalender? Meld ze aan via onze website

> Contact: Hannes Vanhaverbeke, LOCUS,

http://www.vvbad.be/activiteiten

Tel. 02 213 10 53 e-mail: [email protected]

META 2012 | 7 |

47

Helsinki, Centraal Station Foto: Bruno Vermeeren

wij richten bibliotheken in ...

Meer op: www.sbnl.be/foto

Openbare bibliotheek Heemskerk (NL)

Appelweg 94 C B-3221 Holsbeek

Tel.: 016 623 340 Fax: 016 620 400

[email protected] www.sbnl.be

Deel

Deel

Voor meer informatie: Filip Trenson - Sales Manager Benelux | Tel. 32 2 727.78.01 | [email protected]