De verborgen schatten van ERP Een onderzoek naar ERP-optimalisatie bij middelgrote bedrijven
succeed
IT
better results together
BENCHMARK
DE VERBORGEN SCHATTEN VAN ERP Een onderzoek naar ERP-optimalisatie bij middelgrote bedrijven in handel en industrie Sinds september 2012 heeft SucceedIT onderzoek uitgevoerd naar het verbeterpotentieel van ERP. Hiervoor is een enquête opgesteld, die door een groot aantal vertegenwoordigers van verschillende bedrijven is beantwoord. Deze Benchmark geeft u een overzicht van de kernthema’s in IT en de tevredenheid over ERP bij middelgrote organisaties. Uit de resultaten van het onderzoek is af te lezen dat veel prioriteit wordt gegeven aan (functionele) aandachtsgebieden als managementinformatie en het verbeteren van datakwaliteit. Daartegenover is er minder aandacht voor ketenintegratie en document management.Vooral opvallend is de lage prioriteit die organisaties geven aan het uitbesteden van hard- en software. Dit is opvallend omdat diensten als ‘Cloud’ en ‘Hosting’ uit marketing en reclame erg populair zijn. Respondenten zijn gevraagd om op een schaal van 1 tot 5 aan te geven waar voor hun de prioriteiten liggen. In figuur 1 volgt een overzicht van de (functionele) aandachtsgebieden. Welke (functionele) aandachtsgebieden hebben voor uw organisatie prioriteit voor het realiseren van uw bedrijfsdoelstellingen?
Opvallende resultaten 1. Kernthema’s in IT en ERP 93% van de ondervraagden geeft hoge prioriteit aan managementinformatie ‘Customer Relationship Management’ scoorde gemiddeld het hoogst op de prioriteitenlijst van softwareoplossingen. Op de tweede plek volgde ‘Business Intelligence’
2. 81% van de ondervraagde organisaties maakt ad hoc of geen kosten/baten analyse van IT investeringen 66% van de respondenten geeft aan dat hun organisatie gedeeltelijk of niet in staat is geweest de afgelopen drie ICT projecten binnen tijd en budget te realiseren
3. Uitbesteden van hard- en software blijkt minder populair in de praktijk 83% van de respondenten geeft aan dat hun organisatie het beheer van de IT omgeving in eigen handen heeft
Figuur 1:Welke (functionele) aandachtsgebieden hebben prioriteit?
Maar liefst 93% van de ondervraagde organisaties geeft hoge prioriteit aan bij managementinformatie. De hoge prioriteit wordt waarschijnlijk veroorzaakt door de grote behoefte aan deze informatie. Bedrijven lijken in de praktijk vaak niet in staat dit soort informatie uit hun ERP te halen.
Kernthema’s in IT en ERP Figuur 2 op de volgende pagina geeft aan dat er veel aandacht is voor softwareoplossingen als ‘Business Intelligence’ (BI) en ‘Customer Relationship Management’ (CRM).
4. Gebruikers zijn over het algemeen tevreden met ERP 5. 66% van de ondervraagde organisaties beweert niet in voldoende mate te kunnen sturen met de managementinformatie uit hun ERP 44% gebruikt een BI-tool voor het verkrijgen van managementinformatie
6. Bijna 56% van de ondervraagde organisaties geeft aan nog belangrijke functionaliteit in ERP te missen
SUCCEEDIT©
BENCHMARK
DE VERBORGEN SCHATTEN VAN ERP Welke softwareoplossingen hebben voor uw organisatie prioriteit voor het realiseren van uw bedrijfsdoelstellingen?
Wordt er een kosten/baten analyse gemaakt van IT investeringen gerelateerd aan uw ERP-oplossing?
Figuur 3:Wordt een kosten/baten analyse gemaakt?
Er lijkt een sterke relatie te zijn tussen het maken van een kosten/baten analyse en het realiseren van ICT projecten binnen tijd en budget. In figuur 4 is te zien dat maar liefst 66% van de bevraagden aangeeft dat hun organisatie gedeeltelijk of niet in staat is geweest de afgelopen drie ICT projecten binnen tijd en budget te realiseren. Zijn de afgelopen drie ICT projecten binnen tijd en budget gerealiseerd?
Figuur 2:Welke softwareoplossingen hebben prioriteit?
CRM scoorde gemiddeld het hoogst op de prioriteitenlijst van de ondervraagde organisaties. Uit de resultaten van het onderzoek blijkt dat het beheren van marketingactiviteiten - door het overgrote deel van de ondervraagden - als beperkt of ontbrekend worden ervaren. Het lijkt er dan ook op dat organisaties voor een CRM systeem kiezen om de tekortkoming in hun ERP op te vangen.
Figuur 4: Afgelopen drie ICT projecten binnen tijd en budget?
Uitbesteden van hard- en software
Een relatief klein deel van de ondervraagden besteed aandacht aan de keuze voor een andere ERP-oplossing. Slechts 16% gaf hier hoge prioriteit aan. Wanneer het echter aankomt op een nieuwe versie van het huidige ERP geeft maar liefst 48% hier hoge prioriteit aan. Bedrijven lijken dus meer geneigd te zijn om vast te houden aan de huidige ERP-oplossing.
Figuur 5 laat zien dat het merendeel van de bedrijven het beheer van de IT omgeving nog in eigen handen heeft. Zoals eerder aangegeven lijken veel van de organisaties nog niet toe aan ‘Cloud’ en ‘Hosting’ diensten. Bedrijven zouden hier op basis van een goede kosten/baten analyse mogelijk een andere keuze in maken.
Kosten/baten analyses en IT investeringen
Besteedt uw organisatie het beheer van hard- en software uit aan derden? (meerdere antwoorden mogelijk)
Om een beeld te krijgen van hoe organisaties omgaan met IT investeringen, is gevraagd naar de mate waarin kosten/baten analyses worden gemaakt. In figuur 3 komt naar voren dat ruim 81% van de respondenten beweert dat hun organisaties geen of slechts ad-hoc kosten/baten analyses maken van IT investeringen. Slechts 19% beweert hier routinematig aandacht aan te besteden. Maar weinig bedrijven maken dus op gestructureerde wijze een kosten/baten afweging, voordat ze investeren.
Figuur 5: Besteedt u beheer van hard- en software uit aan derden?
SUCCEEDIT©
BENCHMARK
DE VERBORGEN SCHATTEN VAN ERP Tevredenheid over ERP
Managementinformatie
ERP-oplossingen nemen bij organisaties een belangrijke positie in en - over het algemeen - zijn de ondervraagde organisaties tevreden over ERP. De oplossingen zelf scoren over het algemeen goed, hetgeen betekent dat de bevraagden over het geheel een oordeel geven van “tevreden”. Respondenten zijn gevraagd om op een schaal van 1 tot 5 aan te geven hoe tevreden de gebruikers zijn over het gebruik van ERP (1 = zeer ontevreden en 5 = zeer tevreden). Figuur 6 geeft een overzicht van de ondervraagde gebieden.
Organisaties geven hoge prioriteit aan BI-oplossingen, omdat managementinformatie - zoals eerder besproken in figuur 1 het hoogst scoorde bij de ondervraagde organisaties. In figuur 8 is te zien dat een groot deel van de respondenten gebruik maken van een extern management informatiesysteem. Maakt uw organisatie gebruik van een extern management informatiesysteem (BI-tool)?
Kunt u aangeven hoe tevreden gebruikers zijn over het gebruik van uw ERP-oplossing op de onderstaande gebieden?
Figuur 8: Maakt uw organisatie gebruik van BI-tools?
In figuur 9 komt naar voren dat ruim 66% van de ondervraagde organisaties niet in voldoende mate kan sturen met de managementinformatie uit hun ERP-oplossing. Hiernaast scoren de analyse en rapportage mogelijkheden van ERP onder de maat. Het is daarom verklaarbaar dat organisaties BI-oplossingen inzetten om ontbrekende of beperkte functionaliteit in ERP op te vangen. Figuur 6: Hoe tevreden zijn gebruikers over het gebruik van ERP?
De tevredenheid in het algemeen geldt niet voor alle onderzochte gebieden. Wanneer in meer detail naar de resultaten wordt gekeken vallen - ondanks de tevredenheid in het algemeen - ook enkele zwakke punten op met betrekking tot het gebruik van ERP. Figuur 7 laat zien dat respondenten de mogelijkheden om rapportages en analyses te maken als matig beoordelen.
Kunt u met de managementinformatie uit uw ERPoplossing de organisatie in voldoende mate sturen?
Bent u tevreden over de analyse en rapportage mogelijkheden van uw ERP-oplossing? Figuur 9: Kunt u met uw managementinformatie voldoende sturen?
Figuur 7: Bent u tevreden over de analyse en rapportage van ERP?
Daarnaast scoren ook aantrekkelijkheid en presentatie minder sterk. Tegelijkertijd wordt functionaliteit van ERP vooral bij de ondersteuning van marketingactiviteiten als beperkt of niet aanwezig ervaren.
Het ontsluiten van managementinformatie is dus in veel gevallen een probleem. Ondanks dat bijna de helft van de respondenten een BI-oplossing gebruikt, is de aandacht voor dit onderwerp enorm hoog. De managementinformatie problematiek lijkt niet opgelost te worden door de aanschaf van een BI-oplossing. Er moet gezocht worden naar een diepere oorzaak. Mogelijk ligt de oorzaak in het onvoldoende inzicht hebben in de daadwerkelijke informatiebehoefte en storten bedrijven zich te veel op technologische oplossingen.
De prestaties van het systeem worden vrijwel nooit als een probleem gezien.Vooral op stabiliteit, beschikbaarheid en snelheid scoort ERP goed. Hiernaast lijkt ERP in de meeste gevallen bij te dragen aan het verhogen van de klanttevredenheid en het reduceren van kosten.
SUCCEEDIT©
BENCHMARK
DE VERBORGEN SCHATTEN VAN ERP Hoe volwassen is uw ERP? Met betrekking tot het onderwerp ERP is genoeg te winnen. Zo is in figuur 10 te zien dat bijna 56% van de respondenten aangeeft nog belangrijke functionaliteit te missen. Bijna 14% beweert zelfs de huidige ERP-oplossing als onvolwassen te beschouwen. De volgende stelling gaat over uw beschouwing van de ERP-oplossing, kies een stelling:
Hoe kan SucceedIT u helpen?
SucceedIT is gespecialiseerd in implementatie en beoordeling van ICT-oplossingen bij middelgrote bedrijven in handel en industrie. Wij leveren onafhankelijke IT diensten gericht op uw doelen en bedrijfsprocessen. Wilt u meer weten over onze aanpak en bij branchegenoten geboekte resultaten? U bereikt ons via 035 773 24 44 of
[email protected]. Proces & IT Advies Met Proces & IT Advies krijgt u een scherp beeld van uw verbeteropties in systeeminrichting, beheer en bedrijfsprocessen. U krijgt meer grip op de pijnpunten en u maakt beter gebruik van uw ERP-oplossing. Dit zorgt naast lagere bedrijfskosten voor een efficiëntere procesgang. Ook gaan uw mensen prettiger werken en leidt onze aanpak tot hogere klanttevredenheid. Ook op het gebied van CRM, BI en managementinformatie kunnen wij soms verrassend snel een oplossing leveren.
Figuur 10: Ziet u uw ERP als volwassen?
Vanuit ons onderzoek is te zien dat er veel aandacht is voor onderwerpen als CRM en managementinformatie. Ervaart u dezelfde aandachtsgebieden binnen uw organisatie? SucceedIT kan u helpen.
Kenmerken: • Proces & IT scans voor handel, industrie en projectorganisaties • Analyse inrichting IT-omgeving • Goede vertaling van bedrijfsprocessen naar ERP-oplossingen • Inventarisatie verbeteropties en benodigde vervolgstappen De belangrijkste voordelen: • Snelle diagnose • Meer grip op knelpunten • Inzicht in verbeteracties en prioriteiten • Hoger rendement op uw investering • Prettiger en productiever werken Tot slot willen Martin Plaat, Jan Drost, Olivier Uittenbogaard & Rijk van Reenen alle mensen die hebben deelgenomen aan het onderzoek hartelijk danken voor hun medewerking. SucceedIT, Hilversum +31 (0)35 773 2 444
[email protected], www.succeedit.nl
SUCCEEDIT©
