De verborgen schat van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience

Vrije Universiteit Brussel Faculteit der Letteren en Wijsbegeerte Studiegebied Archivistiek: Erfgoedbeheer en Hedendaags Documentbeheer

Proef ingediend voor het behalen van de graad van Master na Master in de Archivistiek: Erfgoedbeheer en Hedendaags Documentbeheer door

Clara De Ponthière

De verborgen schat van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience Eerste stappen tot de ontsluiting van het archief

Promotor: Prof. Dr. Eddy Put

Academiejaar 2012-2013 Brussel 2013

Vrije Universiteit Brussel Faculteit der Letteren en Wijsbegeerte Studiegebied Archivistiek: Erfgoedbeheer en Hedendaags Documentbeheer

Proef ingediend voor het behalen van de graad van Master na Master in de Archivistiek: Erfgoedbeheer en Hedendaags Documentbeheer door

Clara De Ponthière

The hidden treasure of the Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience First steps of making accessible the archival records

Promotor: Prof. Dr. Eddy Put

Academiejaar 2012-2013 Brussels 2013

Summary

The Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience, one of the main patrimonial libraries of Flanders, contains a large collection of books that represents an important part of the Flemish patrimony. The context information about the collection works can be found in the archives of the library. This master thesis concentrates on making accessible these archival records. First a general introduction is given. The archives of the library are positioned in the broader context of library archives in general. Then the history and the activities of the library and the relationship with the ‘Archief en Museum van het Vlaamse Cultuurleven’ and the City Archives are presented. Secondly, the physical as well as the intellectual order of the archival records are being considered. In addition, the correspondence is discussed in detail. Finally, some advises are given for the further management of the archives.

v

Samenvatting

Eerst De Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience te Antwerpen is één van de voornaamste bewaarbibliotheken van Vlaanderen en bezit bijgevolg een belangrijke verzameling Vlaams cultureel erfgoed, dat zowel op lokaal als op mondiaal vlak toonaangevend is. Hoe deze collectie echter tot stand is gekomen, is te achterhalen dankzij het archief. Eerst wordt het archief gekaderd in een bredere context, namelijk in deze van de bibliotheekarchieven. Dit type archieven is in het algemeen nog een vrij onbekend domein, dat niettemin de nodige aandacht verdient. De bibliotheekarchieven dragen immers niet enkel bij tot de studie van het bibliotheekwezen, maar ze kunnen ook beschouwd worden vanuit een breder sociaal-cultureel en politiek-economisch aspect. We spitsen ons ook toe op een Italiaanse studie over de archieven van Italiaanse bibliotheken. Het profiel van deze Italiaanse bibliotheken komt bijna geheel overeen met deze van de Erfgoedbibliotheek. Het Italiaanse werk functioneert dan ook als referentiekader bij de verkenning van het archief van de Erfgoedbibliotheek. Vervolgens wordt gefocust op de Erfgoedbibliotheek zelf. De geschiedenis en werking van de bibliotheek worden in relatie met het archief gebracht. Al de verschillende afdelingen van de bewaarbibliotheek worden beknopt voorgesteld. Eveneens de band met enerzijds het AMVC, dat vanaf 2002 bekend staat onder “Letterenhuis”, en het Stadsarchief wordt verder toegelicht. Het AMVC is lang verweven geweest met de bewaarbibliotheek, wat de aanwezigheid van archiefbescheiden van de eerste instelling in het archief van deze laatste verklaart. Het stadsarchief speelt vooral de laatste jaren een belangrijke rol in het archiefbeheer van de dienst (en in het algemeen van alle stadsdiensten). De digitale mappenstructuur opgelegd door het Stadsarchief bepaalt namelijk de huidige ordening van zowel het digitaal als het analoog archief van de bibliotheek. vii

Ten slotte komt het archief zelf aan de orde. Eerst schetsen we een beeld van de huidige toestand van het archief. In het archiefdepot wordt naast het archief van Erfgoedbibliotheek ook het archief van het Dotatiefonds voor Boek en Letteren bewaard. Het archief van de bewaarbibliotheek zelf bevat verschillende soorten archiefbescheiden, zoals onder andere oude registers, oude pakken en voorwerpen. Er kunnen in het archief enkele breukpunten worden gevonden. Men kan kortom drie verschillende periodes onderscheiden: van 1828 tot 1933, van 1933 tot 1955 en van 1955 tot nu. Deze cesuren komen grotendeels overeen met directeurwisselingen in de bibliotheek. Ook onderwerpen we de bewaaromstandigheden aan een analyse. Deze blijken echter niet ideaal te zijn en zijn bijgevolg voor verbetering vatbaar. Vervolgens gaan we dieper in op de verrichte werkzaamheden. Dit deel kan in drie luiken worden opgedeeld. In het eerste luik wordt de aandacht gericht op de plaatsingslijst, die uit drie delen bestaat. De drie delen komen overeen met de verschillende geconstateerde periodes. Het eerste deel behandelt de oude registers, het tweede deel de oude pakken (die tot 1955 lopen) en het laatste het overige archief dat volgens de digitale mappenstructuur is geordend. In het tweede luik wordt het archiefschema toegelicht. Dit schema, dat is gebaseerd op de archiefschema’s van de Italiaanse bibliotheken, stelt de intellectuele ordening voor van het archief van de Erfgoedbibliotheek. In het laatste luik bespreken we ten slotte de briefwisseling in detail. De centrale correspondentiereeks wordt grondig ontleed en door middel van een steekproef wordt de verdeling van de briefwisseling in het archief duidelijk gemaakt. Uiteindelijk worden er nog enkele aanbeveling gegeven voor het verdere beheer van het archief. We maken hier een onderscheid tussen werkzaamheden die de prioriteit verdienen en deze die op langere termijn kunnen worden verwezenlijkt.

viii

Trefwoorden

Bibliotheekarchieven - library archives; Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience, ontsluiting archief - making available archival records.

ix

Ik verklaar plechtig dat ik de masterproef, “De verborgen schat van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience. Eerste stappen tot de ontsluiting van het archief”, zelf heb geschreven. Ik ben op de hoogte van de regels i.v.m. plagiaat en heb erop toegezien om deze toe te passen in deze masterproef. 26 juli 2013 Clara De Ponthière

x

Dankwoord

Eerst en vooral zou ik Roberte Van Haute willen bedanken voor haar enorme hulp bij zowel de stage als de thesis. Vervolgens zou ik ook Steven Van Impe willen vermelden, die me veel heeft bijgebracht over het reilen en zeilen van de bibliotheek. Ook professor Eddy Put heeft me tijdens deze zes maanden goed begeleid. Nog bedankt aan mijn vader, die heeft meegewerkt aan de eindredactie van de thesis. En ten slotte zou ik alle medewerkers van de Erfgoedbibliotheek willen bedanken voor de zeer aangename werksfeer.

xi

Inhoud

Inleiding

17

Hoofdstuk 1 Bibliotheekarchieven: een nog te ontdekken wereld ................................... 19 1.1 1.2

Situering van bibliotheekarchieven in het archieflandschap ...................................... 20 Bibliotheekarchieven in Vlaanderen: de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience als case-study .......................................................................................... 24

Hoofdstuk 2 De Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience ................................................ 26 2.1

Een korte geschiedenis ............................................................................................... 26 2.1.1 Reeds verschenen werken............................................................................... 26 2.1.2 Geschiedenis weerspiegeld in het archief ....................................................... 28

2.2

De huidige werking van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience ....................... 33 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6 2.2.7 2.2.8 2.2.9 2.2.10 2.2.11 2.2.12 2.2.13 2.2.14 2.2.15 2.2.16

2.3

Collectievorming ............................................................................................ 34 Collectievorming Moderne drukken ............................................................... 35 Collectievorming seriële publicaties .............................................................. 36 Collectievorming oude drukken ..................................................................... 37 Catalografie .................................................................................................... 38 Magazijnen ..................................................................................................... 39 Lezersdienst .................................................................................................... 40 Leeszaal, IBL .................................................................................................. 40 Onthaal ........................................................................................................... 41 Behoud en Beheer ........................................................................................... 41 Reprografie ..................................................................................................... 43 Financiën ........................................................................................................ 43 Secretariaat/Personeelsdienst.......................................................................... 45 Beleids- en projectmanagement...................................................................... 45 Communicatie/Publiekswerking..................................................................... 47 Patrimoniumbeheer......................................................................................... 47

De relatie met het AMVC en het Stadsarchief ........................................................... 48 2.3.1 De Stadsbibliotheek en het Archief en Museum van het Vlaamse Cultuurleven: moeder en kind ........................................................................ 49 2.3.2 Het Stadsarchief Antwerpen ........................................................................... 51

xiii

Hoofdstuk 3 Het archief van de EHC ................................................................................. 53 3.1

Toestand van het archief bij aanvang van de stage .................................................... 54 3.1.1 Wat bevindt zich in het archiefdepot van de EHC en hoe is het georganiseerd? ................................................................................................ 54 3.1.2 Twee breukpunten, drie verschillende ordeningssystemen ............................ 55 3.1.3 Het archiefdepot ............................................................................................. 57

3.2

Het archief revisited ................................................................................................... 59 3.2.1 Verricht werk .................................................................................................. 60 3.2.1.1 3.2.1.2 3.2.1.3 3.2.1.4 3.2.1.5 3.2.1.6

Archiefopmeting ............................................................................... 60 Opbouw van de lijst .......................................................................... 60 Nummering ....................................................................................... 61 Datering ............................................................................................ 62 Enkele bijkomende opmerkingen ..................................................... 62 Plaatsingslijst: drie delen .................................................................. 63 3.2.1.6.1 3.2.1.6.2 3.2.1.6.3

Plaatsingslijst deel 1: de registers .................................. 63 Plaatsingslijst deel 2: de oude pakken ........................... 64 Plaatsingslijst deel 3: het archief volgens de mappenstructuur ............................................................ 65

3.2.2 Het archiefschema .......................................................................................... 65 3.2.2.1 Archiefschema .................................................................................. 66 3.2.2.2 Archiefschema: toelichting............................................................... 70 3.2.2.2.1 3.2.2.2.2 3.2.2.2.3 3.2.2.2.4 3.2.2.2.5

Opmerkingen ................................................................. 70 De stukken van algemene aard en die betreffende de gehele organisatie ..................................................... 71 Kerntaken van de bibliotheek ........................................ 73 Activiteiten van de bibliotheek ...................................... 76 Documentatie ................................................................. 77

3.2.2.3 Enkele eindbemerkingen .................................................................. 77 3.2.3 De briefwisseling onder de loep ..................................................................... 78 3.2.3.1 De centrale briefwisseling: surfen op de golven van verandering ....................................................................................... 79 3.2.3.2 De steekproef: de eerste stappen tot ontraadseling .......................... 82 3.2.3.2.1 3.2.3.2.2

Hoe is de steekproef tot stand gekomen? ...................... 82 Welke resultaten kwamen er uit de bus? ....................... 83

3.2.3.3 Een verschillende leefwereld: van een persoonlijke naar een meer zakelijke correspondentie ........................................................ 85 3.3

Hoe verder met het archief? Enkele adviezen ............................................................ 85 3.3.1 Prioriteiten ...................................................................................................... 86 3.3.2 Acties op langere termijn ................................................................................ 87 3.3.3 Verdere aanbevelingen ................................................................................... 87

Besluit

89

Bibliografie 91 xiv

Bijlage

94

Organogram Musea en Erfgoed 2013 .................................................................................. 94 Organogram EHC ................................................................................................................ 96 Digitale mappenstructuur, relevant voor Erfgoedbibliotheek .............................................. 98 Briefwisseling bouw archieflokaal (te vinden in 1.09 (3b), omslag 6, archief EHC) ....... 105 Briefwisseling archief Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience (te vinden in 1.05 (7b), archief EHC) .................................................................................................... 106 Bergingschema................................................................................................................... 110 Overzicht archiefdepot ....................................................................................................... 112 De plaatsingslijsten oud archief, oude pakken en archief volgens de mappenstructuur .... 116 Lijsten Roberte (briefwisseling) ........................................................................................ 117 Lijsten Roberte (groene dozen).......................................................................................... 120 Archiefschema ................................................................................................................... 139 Steekproef (oude pakken) .................................................................................................. 146 Steekproef (archief volgens mappenstructuur) .................................................................. 151

xv

Inleiding

De Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience te Antwerpen is één van de voornaamste bewaarbibliotheken van Vlaanderen en bezit bijgevolg een belangrijke collectie werken. Hoe deze collectie echter tot stand is gekomen, is te achterhalen dankzij het archief. Het archief was jammer genoeg nog niet op een adequate manier ontsloten. Dit heeft uiteindelijk geleid tot een stage van 4 maanden en deze masterproef. Maar vooraleerst een kleine voorstelling van de Erfgoedbibliotheek. De bibliotheek profileert zich in haar beleidsplan als volgt: “De Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience is de bewaarbibliotheek van de Stad Antwerpen met een unieke collectie Vlaams cultureel erfgoed. Ze maakt deze collectie toegankelijk voor onderzoek, studie, inspiratie of genoegen. Als geheugen- en kennisinstelling brengt ze mensen en informatie samen en draagt ze bij tot een groter historisch en cultureel bewustzijn.” 1

We zien in de omschrijving het begrip “bewaarbibliotheek” opduiken. Wat houdt deze beschrijving nu precies in? Voormalige stadsbibliothecaris Ludo Simons geeft een mooie definitie ervan: “Een bewaarbibliotheek, zo zou je voor een publiek ingewijden kunnen zeggen, is een bibliotheek die een cultureel en/ of wetenschappelijk belangrijk documentair patrimonium van geschreven en gedrukte publicaties (handschriften, boeken, periodieken), gedigitaliseerde en elektronische

1

Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience, beleidsplan 2012-2016, p.5.

17

publicaties en publicaties op andere dragers bewaart (en eventueel aanvult), beheert, bibliografisch ontsluit en (in mindere of meerdere mate) beschikbaar stelt.”2

Samengevat kan men zeggen dat de bibliotheek een belangrijke verzameling Vlaams cultureel erfgoed huisvest, dat zowel op lokaal als op mondiaal vlak toonaangevend is. Het belang van het archief van deze instelling is bijgevolg niet te onderschatten: de gehele geschiedenis van deze vooraanstaande collectie is er namelijk in gedocumenteerd. Gezien het een eerste grondige verkenning van het archief is, zullen in dit proefschrift verschillende aspecten ervan worden behandeld. Zo zal niet enkel de inhoud worden onderzocht, maar ook de fysieke toestand van het archief en de bewaaromgeving ervan. Verder zou de ontsluiting van het archief van de Erfgoedbibliotheek ook een belangrijke bijdrage kunnen leveren voor de studie van bibliotheekarchieven in het algemeen, die tot op heden nog niet ver gevorderd is. Het feit dat de Erfgoedbibliotheek een lange geschiedenis en grote continuïteit kent, maakt van de instelling een interessant studieobject. De thesis bestaat uit drie grote onderdelen. Eerst zal er een algemeen overzicht worden gegeven van de bibliotheekarchieven en het onderzoek dat ernaar gedaan is. Vervolgens zal de Erfgoedbibliotheek in al haar aspecten worden toegelicht: haar geschiedenis, haar werking en de relatie die ze onderhoudt met het Letterenhuis en het Stadsarchief Antwerpen. Het derde deel van de thesis zal uiteindelijk worden gewijd aan het onderwerp van de stage, namelijk het archief van de bibliotheek zelf. In dit luik zal een beeld worden geschetst van de toestand van het archief bij aanvang van de stage en zullen de ondernomen werkzaamheden worden beargumenteerd. Het hoofdstuk wordt tenslotte afgesloten met een paar adviezen voor het verdere beheer van het archief.

2

L. Simons, 2005, p.5.

18

Hoofdstuk 1 Bibliotheekarchieven: een nog te ontdekken wereld

In het algemeen is er nog niet veel onderzoek rond bibliotheekarchieven verricht. De weinige (niet zo recente) artikels die over dit soort archieven handelen, wijzen dan ook op de zwakke ontsluiting ervan: “(…) the interest in the history of libraries and librarianship has not translated to a systematic effort to identify, preserve, and make accessible the archival records and manuscripts documenting this history.”1 “Library archives, as another example, have remained very underdeveloped despite the strong interest in the history of library administration. Surprisingly, the development of library archives has been somewhat slowed because of the primary interest by these institutions in collecting historical manuscripts, rare books, and other special collections material.” 2 “Il quadro era quello di una risorsa informativa di straordinario interesse, per la Pubblica Amministrazione ma anche per il cittadino e per gli studiosi, ancora praticamente ignorata se non addirittura trascurata.”3

Nochtans omvatten deze archieven belangrijke informatie, zowel over de geschiedenis van het bibliotheekwezen (de evolutie van de bibliotheekwerking, status van de bibliotheken, enzovoort) als de positionering van de bibliotheken in een bredere culturele, politieke, economische en sociale context. In 1992 is Richard J. Cox nagegaan welke bronnen het meest werden gebruikt bij de studie van de bibliotheekgeschiedenis. Hij kwam tot de conclusie dat vele vorsers zich voor hun

1

R.J. Cox, 1991, p.569-570.

2

R.J. Cox, 1992, p.18.

3

Archivi di biblioteche, 2002, p.VII.

19

onderzoek vooral baseren op secundaire publicaties, in plaats van op primaire bronnen. Doctoraatsstudenten daarentegen maakten veel meer gebruik van bibliotheekarchieven. Deze archieven maakten echter deel uit van grotere universiteitsarchieven, die op een goede manier zijn ontsloten. In beide gevallen lag een deel van de oorzaak bij het gebrek aan motivatie om institutionele bibliotheekarchieven op te richten of om manuscripten en archiefstukken te verzamelen die het bibliotheekwezen documenteren.”4 Dit fenomeen is niet enkel terug te vinden in de Verenigde Staten, ook in Italië (en vermoedelijk in veel andere landen) is de situatie van de bibliotheekarchieven verre van ideaal. In de volgende onderdelen worden de bibliotheekarchieven verder ontleed. Eerst worden ze gesitueerd in het algemene archieflandschap en wordt er ingezoomd op een Italiaanse studie, vermits ze belangrijke informatie bijbrengt over de organisatie van de archieven. Vervolgens wordt er een plaats gegeven aan het archief van de Erfgoedbibliotheek in dit groter geheel.

1.1

Situering van bibliotheekarchieven in het archieflandschap

Bibliotheekarchieven

worden

beschouwd

als

institutionele

archieven,

net

zoals

museumarchieven.5 De missie van bibliotheken en musea is inderdaad zeer gelijklopend: beide instellingen bewaren, beheren en ontsluiten een bepaalde collectie, die haar plaats krijgt in een bredere culturele context. In de archieven vindt men alle informatie terug over de totstandkoming en verdere evolutie van deze collecties, en alle bescheiden die ervoor zorgen dat de collectiestukken verzekerd zijn, die het rechtmatig eigenaarschap van de instelling aantonen en bruiklenen mogelijk maken.6 Zoals eerder vermeld zijn de archieven niet enkel voor de instellingen zelf van groot belang, maar ze vertegenwoordigen ook een belangrijk

4

Vrije vertaling van “lack of motivation to establish institutional library archives or to collect manuscripts and archival

materials that document the library profession”, R.J. Cox, 1992, p.573. 5

R.J. Cox, 1991, p.12.

6

R.J. Cox, 1991, p.15.

20

aspect van de culturele geschiedenis van een bepaalde regio.7 In deze groep van archieven kunnen echter ook de archieven van archiefinstellingen worden geklasseerd. Het is opmerkelijk dat Richard J. Cox dit type archieven niet vermeldt in zijn werk van 1991 over institutionele archieven. Ze zijn namelijk ook collectiebeherende instellingen die (als het nodig is) verantwoording moeten kunnen afleggen over hun collectiestukken. Men zou hier echter de vraag kunnen stellen of er een onderscheid moet worden gemaakt tussen de archieven van wetenschappelijke bibliotheken, waartoe de bewaarbibliotheken behoren, en deze van openbare bibliotheken, die niet zozeer een collectiebeherende functie hebben.8 De archiefbescheiden die de context van de collectiestukken vastleggen zijn op eerste zicht immers van een wat groter belang voor de eerste groep bibliotheken, die in het algemeen de verworven werken permanent bewaren. De openbare bibliotheken daarentegen actualiseren regelmatig hun collectie en ontdoen zich dan ook vaak van publicaties. Waarschijnlijk worden de archiefbescheiden die informatie inhouden over de verwijderde werken dan ook afgevoerd. Een ander te beschouwen argument is dat de collectiestukken bewaard in wetenschappelijke bibliotheken vaak een uniek karakter hebben, in tegenstelling tot de massaproducties opgenomen in de openbare bibliotheken. De informatie over deze unieke stukken is dan ook van een grotere waarde. De relatie die wetenschappelijke bibliotheken onderhoudt met archiefinstellingen en musea wordt daarentegen alsmaar sterker. Deze tendens wordt ondermeer duidelijk in Vlaanderen met de invoering van het Erfgoeddecreet (2012). Er ontstaan eveneens instellingen die de link vormen tussen een bibliotheek en een archief, zoals bijvoorbeeld bibliotheken van archieven. Deze bibliotheken bewaren boeken en andere secundaire bronnen die informatie verschaffen over bepaalde archieven.9 De aard van deze instellingen vertoont grote gelijkenis met deze van bewaarbibliotheken:

7

C. Short, 2000, p.107.

8

In het werk Archivi di biblioteche (2002) wordt gewezen op het onderscheid van de twee soorten bibliotheken (p. XIX).

9

V. Bernardet, 2011, p.24.

21

“Une bibliothèque d’archives départementales est une bibliothèque de conservation, de travail, d’étude et de recherche: en tant que telle, elle est patrimoniale, spécialisée et scientifique.”10

Daarenboven vloeien wetenschappelijke bibliotheken en archiefinstellingen meer en meer in elkaar over.11 Zo beschikken vele archiefinstellingen vaak over een uitgebreide (en soms belangrijke) bibliotheek en bewaarbibliotheken over enkele archieven.12 Al deze instellingen zijn kortom verzamelplaatsen van een gemeenschappelijk historischcultureel erfgoed van een bepaalde gemeenschap. Een groot deel van de context van dit gezamenlijke erfgoed is te vinden in de institutionele archieven. Deze archieven zijn bijgevolg van groot belang. De bestudeerde artikels die een licht werpen op de bibliotheekarchieven brengen doorgaans niet veel bij over de organisatie van zo’n archieven, met uitzondering van een Italiaans werk. Deze publicatie verdient bijgevolg wat meer aandacht. Een interessante studie die zich specifiek toelegt op de bibliotheekarchieven, is het Italiaanse werk Archivi di biblioteche. Per la storia delle biblioteche pubbliche statali, uitgegeven door het Italiaanse ministerie voor cultuurzaken in 2002.13 Het is een van de weinige publicaties die een uitgebreid overzicht geven van bibliotheekarchieven, hier beperkt tot de archieven van voorname biblioteche pubbliche statali (bibliotheken afhankelijk van het ministerie voor cultuurzaken)14 van Italië. Vele van deze archieven zijn nog niet overgebracht naar de Rijksarchieven en worden derhalve (meestal onontsloten) bewaard in de bibliotheken zelf.15 Bovendien zijn vele instellingen zelfs niet op de hoogte van de omvang en inhoud van hun eigen archief, dat bijgevolg nog weinig toegankelijk is voor potentiële onderzoekers en geïnteresseerden.

10

V. Bernardet, 2011, p.22.

11

A. Poirot, 2001; A. Vatican, 2011.

12

A. Vatican, 2011, p.18.

13

Vrije vertaling van “Ministero per i beni e le attività culturali”.

14

Archivi di biblioteche, 2002, p.VII.

15

Archivi di biblioteche, 2002, p.VII, XXXIV.

22

De 33 bestudeerde bibliotheken hebben een wetenschappelijk, met andere woorden een collectiebeherend, profiel. Ze hebben als doel het verwerven en bewaren van alle Italiaanse uitgaven, zowel op lokaal als op nationaal niveau. Vele van deze bibliotheken bezitten eveneens enkele waardevolle collectiestukken. Het onderzoeksgebied beperkt zich tot de archieven die de periode 1861-1975 beslaan. Men heeft gezien dat er in bijna alle bibliotheken een onderscheid wordt gemaakt tussen het statisch archief (archivio di deposito) en het historisch archief (archivio storico). Het breukpunt tussen deze twee categorieën is steeds rond de jaren 1950 waar te nemen. 16 Van elk archief worden de verschillende opeenvolgende archiefschema’s gegeven. Het recentste schema, wordt uitgebreider voorgesteld. De onderzoekers wijzen ook op de mogelijkheid om een modelschema op te stellen, op basis van een vergelijkende studie van al deze archiefschema’s: “Un loro esame comparativo sembra dunque puntare verso un Idealtyp di titolario per le biblioteche (…)”17

De schema’s volgen allemaal een zelfde patroon: er wordt een onderverdeling gemaakt tussen de algemene administratieve werking van de organisatie, die onder andere het beheer van de financiën en het personeel omvat, en de verschillende kerntaken van de bibliotheek, die bestaan uit collectievorming (door middel van aankoop of schenking), collectiebeheer en het ter beschikking stellen van de collectie aan het publiek. Bij de bespreking van het archief van de Erfgoedbibliotheek zal verder op deze indeling worden ingegaan. De Erfgoedbibliotheek past perfect in het rijtje van de onderzochte Italiaanse bibliotheken. Het is eveneens een instelling met een bewaarfunctie en heeft een waardevolle collectie in haar bezit. Het overgrote deel van het archief loopt van de 19de eeuw tot nu en er kan een historisch archief (de oude registers, zie infra) worden onderscheiden van de rest van het

16

Vrije vertaling van “In quasi tutte le biblioteche è segnalata una separazione tra archivio di deposito e archivio storico, con

una linea di demarcazione cronologica situata in genere negli anni Ciquanta.”, Archivi di biblioteche, 2002, p. XXXVII. 17

Archivi di biblioteche, 2002, p. XXXVII.

23

statisch archief. De studie Archivi di biblioteche kon bijgevolg als leidraad dienen bij de opstelling van het archiefschema.

1.2

Bibliotheekarchieven in Vlaanderen: de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience als case-study

Zoals het geval is bij de museumarchieven en andere institutionele archieven, omvat het archief van de Erfgoedbibliotheek belangrijke informatie over de eigen collectie. Deze informatiebron is vooralsnog echter nog niet goed ontsloten. Bijgevolg ontbreekt er een duidelijk overzicht over de aangroei van de collectie zoals die zich doorheen de eeuwen heeft voorgedaan. In een bewaarbibliotheek worden namelijk niet enkel boeken verzameld, bewaard en ter beschikking gesteld aan de lezers, maar wordt eveneens in zekere zin de context van de boeken bewaard. Wat is de herkomst van het boek? Waarom is het opgenomen in de bibliotheek? Met welke andere werken heeft het een onderlinge samenhang? Voor welke doeleinden werd en wordt het boek gebruikt? Dit zijn enkele vragen die de medewerkers zich stellen tijdens het ontsluiten van de collectie. Tegenwoordig wordt bij het verwerven van de werken

goed rekening gehouden met deze context. Wanneer bijvoorbeeld

een

boekenverzameling wordt geschonken aan de Erfgoedbibliotheek, dan worden alle gegevens over de verzameling en de schenker bijgehouden en opgenomen in de jaarverslagen. De schenking wordt bovendien vermeld op de website van de Erfgoedbibliotheek. De ontsluiting van het archief staat toe om onder meer verder onderzoek te doen naar deze acquisitiepolitiek. Niet enkel voor de medewerkers is het een belangrijke bron van informatie, maar eveneens voor de onderzoekers die zich verdiepen in domeinen zoals de kunst- en cultuurgeschiedenis en de sociale geschiedenis is het nog een onontgonnen schat. Het oudste deel van het archief is echter wel al overgebracht naar het Stadsarchief van Antwerpen, waar ze in goede omstandigheden wordt bewaard. Dit toont aan dat er reeds een zeker bewustzijn is van de waarde van dit soort archieven. De studie van het archief van de Erfgoedbibliotheek zou al een kleine stap vooruit kunnen betekenen voor de “ontdekking” van de bibliotheekarchieven (meer specifiek van de archieven van de wetenschappelijke bibliotheken) van Antwerpen, en op grotere schaal van

24

heel Vlaanderen. Het opstellen van een overzicht van alle bibliotheekarchieven van Vlaanderen, naar analogie van de besproken Italiaanse studie, zou een interessant project kunnen zijn voor in de toekomst.

25

Hoofdstuk 2 De Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience

Vooraleer het archief van de Erfgoedbibliotheek van naderbij te bekijken, zal hier de algemene context worden geschetst waarin het archief is ontstaan. Een eerste luik zal de geschiedenis van de instelling voorstellen. Vervolgens wordt er dieper ingegaan op de werking van bibliotheek, wat noodzakelijk is om de inhoud van het archief te begrijpen. Ten slotte wordt nog de band van de Stadsbibliotheek18 met het Archief en Museum voor het Vlaamse Cultuurleven (AMCV)19 en het Stadsarchief verder toegelicht.

2.1

2.1.1

Een korte geschiedenis

Reeds verschenen werken

De literatuur voorhanden over de instellingsgeschiedenis van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience is zeer beperkt. Het enige werk dat een volledig overzicht biedt van de ontwikkeling van de bewaarbibliotheek is het boek Vijf Eeuwen Stadsbibliotheek Antwerpen, uitgegeven in het jaar 1985. In deze tekst wordt een zeer uitvoerig chronologisch overzicht gegeven van de belangrijkste gebeurtenissen in verband met de instelling (zoals bijvoorbeeld de verschillende verhuizingen die de bibliotheek heeft ondergaan) en worden alle bibliothecarissen in dienst tot 1985 opgelijst. Naast deze publicatie bestaan er nog een paar

18

19

De Stadsbibliotheek krijgt in 2008 de officiële naam “Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience”. Tot 1945 droeg de instelling de naam “Museum voor de Vlaamsche Letterkunde”, in 2002 verandert dit naar

“Letterenhuis”.

26

andere werken die een blik werpen op de evolutie van de bewaarbibliotheek. De Nottebohmzaal – Boek en Mecenaat uit 1993, dat naar aanleiding van Antwerpen Culturele Hoofdstad van Europa 1993 is verschenen, vertelt de geschiedenis van de Stadsbibliotheek via de evolutie van het gebouw en de verschillende mecenaten die de bibliotheek heeft genoten. In 2011 is het boek Nottebohm Revisited verschenen, waarin per toonaangevend trefwoord een korte uiteenzetting wordt gegeven. Het werk geeft een algemeen beeld van de geschiedenis, de werking en de collectie van de bibliotheek, het gebouw de Sodaliteit, de Nottebohmfamilie en allerlei andere thema’s die op een of andere manier verbonden zijn met de Erfgoedbibliotheek. Vernieuwend op het vlak van de geschiedenis van de bibliotheek is het echter niet, gezien de tekst is gebaseerd op Vijf Eeuwen Stadsbibliotheek Antwerpen (met uitzondering van het deel over de periode van na 1985). Twee andere publicaties die een licht werpen op enkele aspecten van de bibliotheek zijn Ger Schmooks Stap voor stap langs kronkelwegen (1976) en Gwennie Deberghs Lof van het stof: een geschiedenis van het AMVC-Letterenhuis (2008). In zijn gedenkschriften haalt Schmook, langs vele omwegen en in een vrij bombastische taal, anekdotes aan die zich afspelen in de periode waarin hij werkzaam was in de vroegere Stadsbibliotheek. Zeer veel nuttige informatie over de geschiedenis van de instelling kan je daar niet uit putten, maar het helpt wel om een beeld te vormen van de tijdsgeest. Het boek van Gwennie Debergh, dat in tegenstelling tot dat van Schmook in een zeer vlotte leesstijl is geschreven, verstrekt interessante informatie over de jaren 1910 tot 1998. Gezien de geschiedenis van het Archief en Museum voor het Vlaamse Cultuurleven grotendeels parallel loopt met die van de Stadsbibliotheek, nu Erfgoedbibliotheek, kom je vrij veel te weten over de toenmalige cultuur-, en meer specifiek, de bibliotheekwereld. Bovendien maken we kennis met een aantal stadsbibliothecarissen, die tevens conservator waren van het AMVC. Een meer gedetailleerde uitleg over de relatie tussen de twee instellingen zal uit de doeken worden gedaan in deel drie van dit hoofdstuk. In dit kort overzicht van de geschiedenis van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience zal de focus eerder liggen op de verhouding tussen de geschiedenis van de bibliotheek, geput uit bovenvermelde teksten, en de opmerkelijke fasen van veranderingen die zichtbaar zijn in het archief. Voor een volledige en gedetailleerde uiteenzetting over de geschiedenis van de bewaarbibliotheek verwijs ik echter naar de reeds aangehaalde werken Vijf Eeuwen Stadsbibliotheek Antwerpen, De Nottebohmzaal – Boek en Mecenaat en Nottebohm Revisited.

27

2.1.2

Geschiedenis weerspiegeld in het archief

De collectie van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience, vroeger bekend onder de namen “Stadsboekerij” en “Stadsbibliotheek”, zou in het jaar 1481 zijn ontstaan wanneer Willem Pauwels, stadspensionaris, bij zijn overlijden zijn boekencollectie aan de stad naliet. In het totaal bevatte deze verzameling 41 werken.20 De eerste aanwijzingen over het archief van de Stadsbibliotheek gaan daarentegen maar terug tot in de vroege 17de eeuw. Het ontbreken van twee eeuwen archief kan te wijten zijn aan de gevolgen van de Spaanse Furie: in 1576 wordt namelijk de noordelijke helft van het Stadhuis vernietigd, incluis de hele boekencollectie die zich daar bevond.21 Het zou dus zeer plausibel kunnen zijn dat het gehele archief mee door de destructiemolen is gegaan. In de Inventaris van al de bestuurlijke stukken over de boekerijen, voorhanden in het stadsarchief 22 zien we dat de oudste stukken dateren uit het jaar 1608. Het opduiken van deze eerste archiefbescheiden komt overeen met het jaar waarin de bibliotheek van het Antwerpse seminarie wordt opgericht door Johannes Miraeus, die zijn neef Aubertus Miraeus als hoofdbibliothecaris aanstelt.23 Het is dus pas vanaf 1608 dat we volgens de actueel gehanteerde wetenschappelijke normen de Stadsbibliotheek met zekerheid als een volwaardige instelling kunnen beschouwen. De beschrijving van de archiefstukken uit de periode 1608 tot ongeveer de laatste jaren van de 18de eeuw is jammer genoeg beperkt tot de vermeldingen “varia” en “giften”. Pas vanaf het begin van de 19de eeuw ontstaat er een grotere verscheidenheid aan stukken. Ook hier kan een verklaring worden gevonden in de historische context van de bibliotheek: tijdens het Franse bewind wordt er nog maar zeer weinig aandacht besteed aan de boekenverzameling en een aantal werken worden zelfs uit de collectie ontvreemd.24 Pas vanaf de jaren 1800 komt er weer leven in de instelling. De bibliothecaris Denis Saunier begint met het opstellen van een catalogus en maakt de

20

Vijf Eeuwen Stadsbibliotheek Antwerpen, 1985, p.7.

21

Ibidem, p.7.

22

De oude inventarissen van het Stadsarchief zijn op de G-schijf van de Erfgoedbibliotheek raadpleegbaar:

G:\CS\1_06_Informatiebeheer\1_06_04_MnE\09_EHC\02_Depotlijsten\FelixArchief_inventarissen. 23

Vijf Eeuwen Stadsbibliotheek Antwerpen, 1985, p.11.

24

Ibidem, p.21.

28

bibliotheek voor het eerst toegankelijk voor het publiek.25 Na de 18de eeuw komt er echt een einde aan de verwaarlozing van de bibliotheek. Na deze moeilijke start, zien we dat het archief pas echt vorm krijgt vanaf de jaren 1830. In het archief dat van 1830 tot nu loopt, kunnen we drie verschillende periodes onderscheiden. De eerste periode, die aanvangt rond de jaren 1830, valt samen met de aanstelling van bibliothecaris Frans Hendrik Mertens. Vanaf 1834, toen Mertens werd aangesteld als bibliothecaris, ondergaat de Stadsbibliotheek belangrijke hervormingen. De voornaamste veranderingen waren de overschakeling naar een volledig nieuw rangschikkingsstelsel en de aanmaak van de eerste gedrukte catalogi. Het archief van deze periode dat nog aanwezig is in het archiefdepot van de Erfgoedbibliotheek (een groot deel van het oud archief is jaren geleden namelijk aan het Stadsarchief overgedragen), is bewaard gebleven in de vorm van registers. Enkele van deze registers zijn gebruikt voor verschillende doeleinden. Zo komt het voor dat er in eenzelfde register een staat van de uitgeleende werken wordt bijgehouden, de verschillende boekbinders worden opgesomd en nieuwe aanwinsten genoteerd.26 Opmerkelijk is dat het gebruik van de registers (op twee na) in 1933 stopt. Deze periode valt perfect samen met het begin van de ambtsperiode van bibliothecaris Lode Baekelmans. Deze cesuur is weliswaar pas geconstateerd bij het nader bestuderen van het archief. Aanvankelijk werd in het archief een eerste breukpunt in 1918 gevonden, aangezien vanaf dan Leopold Jacobs, een vrij onbekend gebleven bibliothecaris, de leiding van de instelling tot 1926 overneemt en er op het eerste zicht over de periode 1918-1926 vrijwel niets bekend is. De registers lopen echter zonder onderbreking door tot in 1933. Ook bij de archiefbescheiden die zich in een andere vorm voordoen dan de registers is het breukpunt van 1933 voelbaar.27 Voordat de bibliotheek echter onder de leiding van Baekelmans komt te staan, kent de instelling nog een belangrijk figuur in bibliothecaris (en “vader” van het Museum voor

25

Vijf Eeuwen Stadsbibliotheek Antwerpen, 1985, p.29.

26

Register 1, plaatsingslijst oud archief.

27

Meer informatie wordt verstrekt bij de bespreking van het archief zelf (Hoofdstuk 3: “twee breukpunten, drie verschillende

ordeningssystemen”).

29

Vlaamsche Letterkunde)28 Emmanuel De Bom. De Bom komt in 1911 aan het hoofd te staan van de Stadsbibliotheek en drukt er direct zijn stempel op: hij voert het gebruik van catalogusfiches in. Deze fiches worden tot op heden bewaard in de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience (ze bevinden zich in het S-magazijn dat onder de Nottebohmzaal gelegen is).29 Wegens politieke redenen30 wordt De Bom tijdelijk ontslagen in 1918, maar in 1926 wordt hij weer aangesteld als gevolg van de algemene amnestiemaatregelen. De tweede periode van het archief begint aldus bij de aanstelling van Lode Baekelmans. De Bom wordt in 1933 opgevolgd door Lode Baekelmans, die tijdens zijn loopbaan de catalogusfiches, door De Bom ingevoerd, vervangt door een trefwoordencatalogus. Baekelmans begint eveneens een overzicht te maken van de collecties aanwezig in de belangrijkste instellingsbibliotheken van Antwerpen. Dit proces heeft als resultaat het ontstaan van de “Centrale Catalogus”. In de periode 1934-1936, wordt de Stadsbibliotheek bijna volledig vernieuwd na de aankoop van nieuwe gebouwen.31 Wanneer Baekelmans in 1945 met pensioen gaat, neemt Ger Schmook de leiding van de bibliotheek over. Dit luidt de derde periode van het archief in. Als directeur van de Stedelijke Bibliotheken is hij verantwoordelijk voor zowel de Stadsbibliotheek als het AMCV, de Openbare Bibliotheken, de Bibliotheek voor het onderwijzend personeel en de Boekbinderij. Belangrijk is dat er onder Ger Schmook meer aandacht werd besteed aan het archiefwezen, zowel bij het AMVC als bij de Erfgoedbibliotheek. Hij heeft namelijk bij het AMVC meer de focus gelegd op de archiefcollectie en minder op de museale status van de instelling.32 Dit “archiefbewustzijn” vinden we ook terug in de Stadsbibliotheek, maar dan gefocust op het

28

Zie hoofdstuk 2: “de relatie met het AMVC en het stadsarchief Antwerpen”.

29

Door plaatsgebrek overweegt men in de bibliotheek om deze fiches weg te doen, maar door dit te doen zou er een

belangrijk deel van de geschiedenis van de bibliotheek verloren gaan. Het probleem bestaat erin dat de fiches zijn opgeborgen in een loodzware kast die niet verplaatst kan worden, waardoor het magazijn niet optimaal benut kan worden. Men zou echter eventueel de fiches eruit kunnen halen en herbestemmen naar een andere plaats in de bibliotheek. 30

Hij was ontslagen wegens “wangedrag tijdens de Duitsche bezetting”, Emmanuel De Bom, Stadsbibliothecaris, 2003, p.28.

31

Vijf eeuwen Stadsbibliotheek Antwerpen, 1985, p.61.

32

Zie onderdeel 3 van hoofdstuk 2: “de relatie met het AMVC-Letterenhuis en het stadsarchief Antwerpen”.

30

administratief archief van de instelling. In een brief van 1951 zien we dat de bouw van een archieflokaal in de lift zit, waarschijnlijk door de invloed van Schmook.

Het

bergingsschema33 is eveneens in dezelfde periode opgesteld. Men kan hieruit afleiden dat er vóór 1951 er geen sprake was van een archiefruimte of plaatsingslijst, laat staan een inventaris, en dat het archief bijgevolg niet in een goede en geordende staat werd bijgehouden. Het tweede breukpunt in het archief wordt dan ook rond de jaren 1950 gesitueerd.34 Onder de volgende bibliothecaris, Emiel Willekens, wordt er in 1980 een administratieve splitsing doorgevoerd, waardoor de Openbare Bibliotheken worden gescheiden van de Stadsbibliotheek en het AMVC. De Stadsbibliotheek adopteert vanaf dan haar huidig collectieprofiel: “Als gevolg van deze splitsing wordt door de SB een nieuwe beleidslijn gevolgd voor de collectievorming. De SB zal in principe alles afstoten wat tot de exacte en de toegepaste wetenschappen behoort en zich volop concentreren op de humane sector, vooral literatuur en geschiedenis, inzonderheid van de Nederlanden, maar met een ruime blik op de Europese en mondiale context. Daarnaast blijft de SB vanzelfsprekend haar rol als bewaarster van het Antwerpse erfgoed (Antwerpse drukken en werk van Antwerpse auteurs) onverminderd verder vervullen.”35 Tenslotte moeten we nog enkele fundamentele hervormingen vermelden, die een invloed hebben gehad in de organisatie van het archief van de Erfgoedbibliotheek. Vanaf eind de jaren 1980 is men beginnen werken aan de digitalisering van verschillende wetenschappelijke bibliotheken. Zo is in Antwerpen de VUBIS databank tot stand gekomen. De databank vormde een collectieve catalogus van de zes participerende bibliotheken (Universiteit

33

Antwerpen,

RUCA-bibliotheek,

UFSIA-bibliotheek,

UIA-bibliotheek,

Het bergingsschema is een soort archiefschema van het archief van de Stadsbibliotheek, naar alle waarschijnlijkheid

opgesteld in 1955. Meer hierover in het hoofdstuk over het archief van de Erfgoedbibliotheek. 34

Meer informatie over dit breukpunt wordt verstrekt bij de bespreking van het archief zelf (Hoofdstuk 3: “twee

breukpunten, drie verschillende ordeningssystemen”). 35

Vijf eeuwen Stadsbibliotheek Antwerpen, 1985, p.73.

31

Stadsbibliotheek

Antwerpen,

Limburgse

Universiteitsbibliotheek,

Handelshogeschool

Antwerpen).36 Met VUBIS is het digitaal tijdperk van de Stadsbibliotheek van start gegaan.37 Niet enkel de bibliotheken, maar ook de andere stadsdiensten van zijn vanaf dan aan een elektronische hervorming begonnen. Het laatste decennium is het Stadsarchief Antwerpen zich beginnen concentreren op het meer en meer digitaal werken van alle diensten van de Stad Antwerpen. De belangrijkste vernieuwing ten gevolge van dit beleid is de implementatie van een digitaal klassement, de zogenaamde G-schijf. Met deze mappenstructuur heeft het Stadsarchief een efficiënte informatie-uitwisseling tussen alle diensten van de Stad Antwerpen voor ogen en vormt het eveneens een belangrijk hulpmiddel bij de digitale archivering van de bescheiden aangemaakt door deze diensten. Einde jaren 1990 en in de periode 2003-2004 kent de Stad Antwerpen ook een hele reorganisatie. Op die manier zijn de verschillende taken van de stad uiteindelijk verdeeld over 11 stadsbedrijven en 9 districten (vroegere benamingen: directies, bestuurseenheden).38 De Erfgoedbibliotheek maakt deel uit van het bedrijf Cultuur, Sport en Jeugd. De impact van deze tumultueuze veranderingen op het archief van de bewaarbibliotheek is niet te onderschatten: de nauwkeurige opvolging van het bergingsschema ingevoerd door Schmook begint vanaf dan te verwateren en in 2011, bij de officiële start van een gemeenschappelijke digitale mappenstructuur voor alle stadsdiensten en bijgevolg ook van het bedrijf Cultuur, Sport en Jeugd, is men ten slotte overgegaan naar een nieuwe ordening van het archief. Vanaf dan volgt het archiefdepot de indeling en de nummering van de digitale mappenstructuur.

36

VUBIS-Antwerpen, 1992, p.6.

37

Later is de Erfgoedbibliotheek overgestapt naar het netwerk Anet.

38

Jaarverslag Stad Antwerpen 2004, 2005, p.5 (het organogram van de Musea en Erfgoed van het bedrijf Sport, Cultuur en

Jeugd is in bijlage te vinden).

32

2.2

De huidige werking van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience

Nu een algemeen historisch overzicht van de Erfgoedbibliotheek is geschetst, zijn we al een grote stap verder in het contextualiseren van het archief. Om vervolgens de ontdekking van het archief verder te zetten, is het van belang om ze te kaderen in het huidig functioneren van de bibliotheek. De archiefbescheiden zijn namelijk de producten van de verschillende processen en activiteiten van de bewaarbibliotheek. De Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience maakt sinds 2004 deel uit van de afdeling Musea en Erfgoed Antwerpen dat een onderdeel is van het bedrijf Cultuur, Sport en Jeugd van de Stad Antwerpen.39 De bibliotheek bestaat uit de volgende afdelingen: secretariaat en personeelsbeheer, communicatie en publiekswerking, financiën, ICT, patrimoniumbeheer, beleid- en projectmanagement en ten slotte de afdelingen lezersdienst, collectievorming, catalografie en wettelijk depot, digitalisering en microfilm en behoud en beheer. Onder de lezersdienst vallen ook het onthaal, de leeszaal en de magazijnen. De afdeling collectievorming rekent onder haar activiteiten de acquisitie van oude drukken en handschriften, moderne drukken en tijdschriften.40 In de hierna volgende hoofdstukjes worden de verschillende activiteiten van de diensten en afdelingen meer in detail uitgewerkt. De informatie die niets bijbrengt over de kerntaken van de bibliotheek en bijgevolg niet van belang is voor het archief, zal hier niet verder worden toegelicht.

39

Onthaalbrochure Musea en Erfgoed Antwerpen, 2011

40

Het organogram is in bijlage te vinden.

33

2.2.1

Collectievorming

De kerntaak van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience bestaat uit het verwerven, bewaren en toegankelijk maken van publicaties en periodieken die een verband hebben met de Nederlandse letterkunde. Met “Nederlandse letterkunde” wordt weliswaar meer bedoeld dan enkel alle literatuur geschreven door Nederlandstalige auteurs. De collectie van de bewaarbibliotheek bevat zo ook werken die handelen over de geschiedenis van de Nederlanden, met inbegrip van onder andere de geschiedenis van de Nederlandstalige letterkunde, literatuurstudies en literatuurkritiek. In deze brede waaier van publicaties wordt de prioriteit echter wel gelegd bij de werken die als thema Vlaanderen en de Vlaamse Beweging hebben. Verder verzamelt men ook werken die een licht werpen op de boekgeschiedenis (meer in het bijzonder op de boekdrukkunst in de Nederlandstalige wereld), de Vlaamse volkscultuur, kunst en kunstgeschiedenis (hieronder vallen ook de publicaties waaraan Vlaamse kunstenaars, bijvoorbeeld als illustrator, hebben meegewerkt), het cultureel erfgoed (hieronder verstaat men de geschiedenis van het erfgoed en het beheer, behoud en beleid met betrekking tot het culturele erfgoed) en tenslotte “Antverpiensia” (publicaties van Antwerpse auteurs, publicaties over Antwerpen en van Antwerpse uitgevers, met uitzondering van de Plantin-edities). De Erfgoedbibliotheek beheert ook het wettelijk depot: van alle externe publicaties uitgegeven door of in opdracht van de Stad Antwerpen moeten er steeds twee exemplaren worden overgemaakt aan de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience. Eén exemplaar wordt doorgestuurd aan de Koninklijke Bibliotheek van België (Brussel), het andere wordt opgenomen in de collectie van de Erfgoedbibliotheek. De collectie biedt een brede waaier van literaire genres aan; zo vindt men naast de traditionele proza- en poëziewerken eveneens werken in stripstijl. Ook een interessant aspect eigen aan de Erfgoedbibliotheken in het algemeen, is dat niet enkel één exemplaar van een boek wordt opgenomen, maar dat alle mogelijke edities van hetzelfde boek worden aangekocht of verworven door schenkingen. De Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience heeft twee afdelingen collectievorming die elk een

eigen

verwervingsprogramma

hebben:

collectievorming moderne drukken

en

collectievorming oude drukken. Onder de afdeling moderne drukken valt ook de collectievorming seriële publicaties, die een wat andere aanpak vraagt. De specifieke wijze waarop publicaties worden verworven, wordt per afdeling toegelicht.

34

De Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience is natuurlijk niet de enige bibliotheek die werken verzamelt

over

de

Nederlandse

letterkunde

in

al

zijn

deelaspecten.

Andere

bewaarbibliotheken, zoals de Koninklijke Bibliotheek van België (Brussel) en de universiteitsbibliotheken van Leuven en Gent, azen soms op dezelfde boeken (meestal oude en speciale drukken). Het is daarom van groot belang dat er onderling afspraken worden gemaakt om concurrentie te vermijden. Bijgevolg heeft de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience een samenwerkingsovereenkomst met verschillende instituten. Men is onder andere overeengekomen dat, zoals eerder in de tekst vermeld, Plantin-edities niet worden opgenomen in de collectie, maar worden overgebracht naar de bibliotheek van het Museum Plantin-Moretus. Boeken die in Gent werden gedrukt worden door de stad Gent aangekocht, die in Brussel door de stad Brussel, enzovoort. Van de Nederlandstalige jeugdliteratuur worden enkel de oudere publicaties verworven, aangezien er een overeenkomst is met het instituut Stichting lezen/Focuspunt Jeugdliteratuur, dat sinds 1976 de nieuwe kinder- en jeugdboeken verzamelt. Men heeft ook een aantal afspraken met het Letterenhuis, Heemkunde Vlaanderen, Herita en de Uitgeverij Pelckmans.

2.2.2

Collectievorming Moderne drukken

De afdeling collectievorming moderne drukken houdt zich bezig met de verwerving van de drukken na 1830. Er is een budget van 137.500 euro per jaar. Deze som is weliswaar niet groot genoeg om een heel jaar mee rond te komen. Men moet bijvoorbeeld rekening houden met de aankoop van luxe-exemplaren waarvan de kostprijs kan oplopen tot duizenden euro’s. Daarom hangt de Erfgoedbibliotheek voor haar aankoopbeleid ook af van de financiële steun van het Dotatiefonds voor Boeken en Letteren41. Daarnaast probeert men ook zoveel mogelijk de collectie aan te laten groeien door schenkingen om zo de uitgaven te beperken. Bij schenkingen gaat men eerst na of de boeken in het collectieprofiel van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience passen, ten tweede of ze in goede staat verkeren en ten derde of er gewijzigde edities tussenzitten van publicaties die de bibliotheek al bezit. Als de schenking

41

Voorheen was de vereniging bekend onder de naam “Bestendig Dotatiefonds”.

35

boeken bevat die de Erfgoedbibliotheek reeds bezit, dan kan men die ofwel weigeren ofwel toch opnemen in de collectie, maar dan ter vervanging van een beschadigd boek of als extra exemplaar voor de leeszaal of voor het personeel. De achtergrondinformatie van deze schenkingen worden bijgehouden in het archief of op de G-schijf (de gemeenschappelijke mappenstructuur van de Stad Antwerpen). Met achtergrondinformatie wordt bedoeld de briefwisseling, de contracten, de overdrachtlijsten van de geschonken werken, enzovoort.

2.2.3

Collectievorming seriële publicaties

Deze “subafdeling” van de collectievorming moderne drukken verwerft en verwerkt alle seriële publicaties, met andere woorden alle tijdschriften, vervolgwerken en reeksen. Onder “tijdschriften” verstaat men de onbeperkte seriële publicaties, zoals de algemene tijdschriften, dagbladen, jaarboeken en jaarverslagen, antiquariaats- en veilingcatalogi, enzovoort. De vervolgwerken daarentegen zijn de beperkt meerdelige publicaties van grotere omvang zoals bepaalde bibliografieën en naslagwerken. Die van kleinere omvang, bijvoorbeeld van drie volumes, worden onder de monografieën gerekend. Ten slotte verzamelt men nog bepaalde reeksen, die een opeenvolging zijn van afleveringen met elk een op zich staand verhaal, zoals bijvoorbeeld de stripverhalen van Suske en Wiske. Voor de seriële publicaties wordt er een apart budget van 92.500 euro per jaar voorzien. Alle bestelbonnen en facturen bij nieuwe bestellingen worden door de afdeling financiën van de Erfgoedbibliotheek bijgehouden, de abonnementopvolging van de lopende seriële publicaties wordt echter beheerd door de subafdeling zelf. Het is namelijk zo dat de bewaarbibliotheek ieder jaar een factuur voor elk tijdschriftenabonnement ontvangt. Daarnaast moet men ook in het oog houden of er zich bijvoorbeeld een wijziging van titel, plaats van uitgave, vorm, enzovoort heeft voorgedaan bij een bepaald tijdschrift. Dit is van belang voor de goede opvolging van de elektronische fiche van het tijdschrift dat in Brocade is aangemaakt; meer informatie hierover bij de bespreking van de afdeling catalografie. Bij de vervolgwerken krijgt men daarentegen steeds een factuur per aflevering. Natuurlijk kunnen hier ook seriële publicaties binnenkomen via schenkingen. De verschillende afleveringen van seriële publicaties staan niet altijd samen in het magazijn. Bij lopende tijdschriften staan de meest recente nummers (vanaf 1997) in het C1-magazijn, dat zich naast de leeszaal bevindt. Bij afgesloten seriële publicaties probeert men zoveel mogelijk alles bij elkaar te zetten, maar dit is niet altijd mogelijk. Als er bijvoorbeeld een 36

grote aanvulling binnenkomt, dan kunnen niet alle werken zomaar van plaats worden veranderd). In principe wordt in alle magazijnen aan formaatplaatsing gedaan, maar bij de tijdschriften wordt dit niet altijd nagevolgd.

2.2.4

Collectievorming oude drukken

De afdeling collectievorming oude drukken is verantwoordelijk voor de verwerving van oude drukken en handschriften. Vroeger werd onder “oude drukken” alle boeken van voor 1800 verstaan, nu is de grens echter verlegd naar het jaar 1831. Het jaar 1800 werd eerst als grens gezien, omdat vanaf dat ogenblik de boekdrukkunst prominenter werd. Later is men echter overgestapt naar het jaar 1831. Elke uitgave van een oude druk wordt in de collectie opgenomen, vermits er zelden volledig identieke exemplaren zijn. De aankoop van oude drukken gebeurt op een heel andere manier dan die van de moderne, namelijk via veilingen. Er worden elk jaar grote boekenveilingen gehouden in België en Nederland; die worden aangekondigd via catalogi zoals The Romantic Agony en Henri Godts, maar af en toe kunnen er ook aanwinsten worden verworven via kleinere antiquaren en particulieren. Gezien het speciale karakter van de acquisitie is er hiervoor een apart budget voorzien van 25.000 euro per jaar. De heel dure boeken, meestal unieke exemplaren, probeert men zoveel mogelijk door het Dotatiefonds te laten sponsoren, aangezien er anders niet overblijft van het budget (via een aanvraag met daarin de verantwoording van de aankoop). Bij schenkingen van oude drukken worden alle aangeboden werken opgenomen in de collectie, zelfs als ze niet in het collectieprofiel passen of als het doubletten zijn van werken al aanwezig in de bibliotheek. Bij elke aankoop van een oude druk wordt een dossier samengesteld met het bewijs van de wijze van acquisitie (via schenking of aankoop, indien het laatste met bestelbon en factuur), de wijze van overdracht en de gebruikte selectielijst. De selectielijst is de lijst opgesteld met alle drukken die in aanmerking komen voor acquisitie, telkens met het minimumbod opgelegd door het veilinghuis, het maximumbod van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience en de uiteindelijk uitgegeven som indien het werk werd aangekocht. Al deze dossiers worden vervolgens per jaar gebundeld. Elk jaar wordt er ook een budgetoverzicht gemaakt, waarin alle uitgaven per veilinghuis worden genoteerd. Alle bestelbonnen, facturen en budgetoverzichten zijn ook terug te vinden in de boekhouding.

37

2.2.5

Catalografie

De afdeling catalografie staat in voor de formele en inhoudelijke ontsluiting van de werken. Wanneer een nieuw verworven publicatie binnenkomt, wordt deze ingeschreven in het stamboek (de stamboeken zijn registers waarin alle ingekomen boeken worden ingeschreven, nu worden de gegevens van de nieuwe boeken elektronisch ingevoerd). In de oude stamboeken, die lopen tot 1982 en waarin alle werken werden opgenomen met inkomnummer voorafgaand aan nummer 500.000, zien we dat de titel en de datum van inkomst van elk werk worden vermeld en dat er twee verschillende nummers worden toegewezen. Het eerste nummer is het volgnummer, ook wel het inventaris- of acquisitienummer genoemd, dat aangeeft in welke volgorde de boeken zijn binnengekomen. Het tweede nummer is het catalogusnummer, dat het boek in zijn “context” plaats. Vanaf inkomnummer 500.001 is de bibliotheek overgestapt naar een nieuw systeem waarbij er niet meer twee nummers worden ingeschreven in het stamboek, maar waar één nummer voor zowel het inventaris- als het catalogusnummer staat. Het inventarisnummer wordt vooraan in de boeken ingeschreven en het catalogusnummer achteraan. Het verwerkingsproces van een publicatie doorloopt een aantal stappen. Ten eerste komt het aangekochte of geschonken werk binnen in de bibliotheek en wordt er een volgnummer aan gegeven. Vervolgens wordt het werk formeel en inhoudelijk ontsloten, dit wil zeggen dat alle cruciale gegevens van het boek (zoals de titel, de auteur, enzovoort) worden ingevoerd in Brocade, een programma dat de online catalogus vormt van de Erfgoedbibliotheek, en dat het werk aan bepaalde inhoudelijke trefwoorden koppelt. De formele en inhoudelijke kenmerken van het boek worden in vooraf ingestelde velden ingevuld. Dit systeem heeft als voordeel dat er een vaste trefwoordencatalogus wordt gebruikt voor elk boek, maar heeft wel als minpunt dat boeken met speciale kenmerken niet volledig tot hun recht komen, aangezien hun beschrijvingen zijn gebonden aan de vaste velden en er geen extra velden kunnen worden toegevoegd. Bij de ontsluiting krijgt het werk een catalogusnummer toegewezen. Bij seriële publicaties verloopt de catalografie een beetje anders. Bij elke nieuwe bestelling van een seriële publicatie wordt namelijk bij ontvangst van de eerste aflevering een elektronische fiche aangemaakt in Brocade, die wordt gelinkt met het bijpassende abonnement. Deze link is belangrijk voor de opname in het stamboek, aangezien alle volgende afleveringen van de seriële publicatie dan verder worden gecatalogiseerd onder die specifieke elektronische fiche. De oude drukken worden apart verwerkt. Door hun unieke

38

karakter moeten deze boeken namelijk uitgebreider worden beschreven en hier maakt men dan ook gebruik van specifieke beschrijvingsvelden. Aan de hand van deze stamboeken krijgen we al interessante informatie over de collectieaangroei, aangezien per binnengekomen werk telkens de inkomstdatum en de wijze van acquisitie (aankoop of schenking) wordt vermeld.

2.2.6

Magazijnen

De Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience bezit vier grote magazijnen: het magazijn in de Sodaliteit (S-magazijn, het oude gebouw), het midden-magazijn (M-magazijn), het magazijn in het nieuwe gebouw (C-magazijn) en het preciosamagazijn. Het preciosamagazijn onderscheidt zich van de andere, aangezien daar alle boeken van vóór 1830 worden bewaard en enkel één vaste magazijnier de toelating heeft om het magazijn in te gaan. Daarnaast is er ook nog een extern magazijn op het Luchtbalcomplex en in huis een zogenaamd overslagmagazijn. In deze laatste twee magazijnen worden de boeken bewaard die nog moeten worden ingeschreven in het stamboek. Het gaat meestal over grote schenkingen en dito overdrachten van stadsdiensten die niet in één keer kunnen worden verwerkt. De magazijniers houden zich vooral bezig met het ophalen van opgevraagde werken en met het terugplaatsen ervan. In de leeszaal staan er drie kistjes die staan voor het S-, M- en Cmagazijn. Op basis van het standplaatsnummer van het aangevraagd boek wordt het leeszaalbriefje in het juiste kistje geplaatst. Elke dag worden er drie magazijniers aangewezen die elk voor een bepaald magazijn verantwoordelijk zijn. Als er een aanvraag wordt gedaan wordt de juiste magazijnier opgebiept en komt hij/zij de leeszaalbriefjes uit het bijhorende kistje ophalen. Vervolgens gaat de magazijnier de opgevraagde werken halen en brengt hij of zij deze naar de leeszaal. Het leeszaalbriefje bevat 2 delen: 1 deel komt op de plaats van het weggehaalde boek in het magazijn en het andere gaat met het boek mee naar de leeszaal. Dit briefje moet de lezer ondertekenen bij ontvangst en bij teruggave van het opgevraagde werk. Bij terugplaatsing van het werk wordt het briefje in het magazijn terug samengebracht met het ondertekende briefje en worden deze samen chronologisch geordend in kistjes in de leeszaal. Bij de aanvraag van preciosa wordt de lezer gevraagd een formulier in te vullen, zodat deze op de hoogte wordt gebracht van de specifieke voorwaarden die aan de raadpleging van

39

preciosa zijn verbonden. Al deze formulieren worden bijgehouden in een map in de leeszaal. In het preciosamagazijn houdt men ook een register bij waarin de uitleningen worden genoteerd. Dit dient als extra controle om er zeker van te zijn dat geen enkel werk uit dit magazijn verdwijnt. Soms komt het voor dat bepaalde werken verloren gaan doordat ze op de verkeerde plaats terug worden geplaatst. In dat geval kunnen magazijniers nog altijd terugvallen op de oude standplaatsboeken. De kans is namelijk groot dat op het boek nog het oude standplaatsnummer was genoteerd en dat de magazijnier van dienst het werk op dit nummer heeft weggelegd. In elk magazijn vindt men bijgevolg oude standplaatsboeken terug.

2.2.7

Lezersdienst

De lezersdienst zorgt voor al wat te maken heeft met het openhouden van de leeszaal, staat in voor het interbibliothecair leenverkeer (IBL), de magazijnwerking en verzorgt het onthaal van de leeszaalbezoekers.

2.2.8

Leeszaal, IBL

In de leeszaal kan men terecht voor het aanvragen van werken, het inkijken van de opgevraagde werken en het lezen van kranten. In de leeszaal zelf worden bepaalde standaard naslagwerken ter beschikking gesteld aan de gebruiker en worden de laatste nummers van bepaalde bibliotheektijdschriften en een aantal binnen- en buitenlandse kranten aangeboden. In een zijkamertje van de leeszaal staan zeven computers ter beschikking van de lezers. Drie ervan kunnen worden gebruikt voor het raadplegen van de catalogus, drie andere hebben ook toegang tot het internet en één dient enkel als werkcomputer. Bij elke aanvraag wordt een leeszaalbriefje afgedrukt dat uit twee delen bestaat: één deel dient als hulpmiddel voor de magazijnier om het werk in het magazijn terug te vinden en het andere deel fungeert als ontvangst- en teruggavebewijs voor de lezer. Wanneer het werk na raadpleging onbeschadigd is teruggegeven door de lezer en het werk opnieuw op zijn plaats in het magazijn staat, worden de twee delen terug samengevoegd en in een kistje in de leeszaal bewaard (cf. “Magazijnen”). Alle leeszaalbriefjes worden chronologisch geordend, nog eens nagekeken op ontbrekende briefdeeltjes en uiteindelijk in dozen gestopt. Deze dozen worden

40

op het einde van het lopend jaar overgebracht naar het archief. De briefjes worden gebruikt voor het opmaken van de statistieken van de bibliotheek en dienen als controlebewijzen bij zoekgeraakte of beschadigde werken (men kan zo bijvoorbeeld opzoeken wie de laatste aanvrager was van een specifiek werk). Men telt alle uitgeleende werken, wat ook alle delen van de verschillende werken inhoudt. Er wordt elk jaar een statistiek in Excel opgesteld van het aantal leeszaalgebruikers tijdens dag- en avond- en weekenddienst, en tenslotte het totale aantal gebruikers. De Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience werkt ook met een interbibliothecaire uitleendienst (IBL). Via Impala, een toepassing van Brocade, worden uitleenaanvragen overgemaakt aan andere bibliotheken. Al deze aanvragen, ook de niet-aanvaarde, worden digitaal en op papier bijgehouden.

2.2.9

Onthaal

Aan het onthaal worden alle bezoekers van de bibliotheek ingeschreven via de toepassing Brocade. Dit gebeurt via het scannen van de lezerskaart en het sleutelnummer van het opbergkastje. Naast de invoer in Brocade wordt er ook een Excellijst bijgehouden van het aantal bezoekers per dag. Bij het verlaten van de bibliotheek geeft de gebruiker de sleutel terug af, die vervolgens opnieuw wordt gescand.

2.2.10 Behoud en Beheer De afdeling behoud en beheer staat in voor de materiële zorg van de collectie en voor de opvolging van bruiklenen. Alle nieuw aangekochte exemplaren of alle werken teruggekregen na een bruikleen, worden op schade gecontroleerd (vroeger gebeurde de controle van de laatste groep boeken door de leeszaalverantwoordelijke). Indien een boek in aanmerking komt voor restauratie, dan wordt er een conditierapport opgesteld. Qua bruiklenen moet men bepaalde procedures volgen. Ten eerste moet de aanvragende instelling een bruikleenformulier invullen, waarin alle informatie over het gebouw, de tentoonstellingslocatie, en dergelijke wordt vermeld. De Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience stuurt de aanvrager ook de bruikleenvoorwaarden op, waarin vermeld staan: de aanbevelingen bij het hanteren van de werken tijdens tentoonstellingen, inlichtingen over het

41

bruikleen zelf en meer specifiek over bruiklenen voor het verrichten van onderzoek. De verzekering wordt dan eveneens in orde gemaakt. Wanneer de Erfgoedbibliotheek akkoord gaat met een langdurige bruikleen (langer dan een jaar) wordt de bruikleenaanvraag via de overkoepelende afdeling collectiebeleid van Musea en Erfgoed ter goedkeuring voorgelegd aan de algemene directeur en de schepen voor cultuur. Voor de gewone bruiklenen, korter dan een jaar), volstaat een schriftelijke toelating van de directeur van de Erfgoedbibliotheek. Alle externe verplaatsingen van collectiestukken (hiermee bedoelt men verplaatsingen naar instellingen die niet bij de dienst Musea en Erfgoed horen) moeten goedgekeurd worden door het college. Interne verplaatsingen en verplaatsingen voor restauratiedoeleinden behoeven daarentegen geen toelating. De Erfgoedbibliotheek stelt zelf een conditierapport op, waarin de toestand van de boeken wordt beschreven, zowel bij het verlaten als bij het opnieuw binnenkomen in de bibliotheek. Bij het ophalen van de werken wordt een formulier ondertekend door de gastinstelling als ontvangstbewijs en bij de terugkomst van de werken wordt het formulier pas na volledige controle ondertekend door de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience. De gastinstelling moet ook alle verplaatsingen van de boeken rapporteren. Bij zeer kostbare werken wordt er een bruikleenbegeleiding voorzien, wat inhoudt dat een van de medewerkers van behoud en beheer de boeken naar de gastinstelling begeleidt en ze ook terug naar de Erfgoedbibliotheek brengt. Op die manier heeft de afdeling een zicht op welke boeken worden uitgeleend en welke terug binnenkomen en rapporteert dit ook aan de leeszaalverantwoordelijken. De afdeling behoud en beheer houdt ook toezicht op en zorgt voor praktische ondersteuning tijdens de opbouw en de afbraak van tentoonstellingen in de Nottebohmzaal. Alle archiefbescheiden die daaruit ontstaan, worden toegevoegd aan de tentoonstellingsdossiers die door de afdeling publiekswerking worden beheerd. Bij projecten wordt behoud en beheer ook ingezet om bijvoorbeeld het transport van de werken bij schenkingen over overdrachten te organiseren. Behoud en beheer organiseert ook een aantal onderhoudsprojecten, zoals bijvoorbeeld de optimalisering van de depotruimten, het stofzuigen van de boeken in de Nottebohmzaal of dito van kleine hoeveelheden werken besmet met schimmel. De afdeling heeft een eigen budget, waarmee al het nodige materiaal voor het fysieke beheer van de collectie, zoals zuurvrij papier en dozen, boekenstofzuigers, enzovoort, wordt aangekocht. Ook alle restauraties worden bekostigd met dit budget.

42

2.2.11 Reprografie De afdeling reprografie staat in voor de digitalisering. Hier worden boeken, foto’s en kranten uit de collectie gescand en intern online beschikbaar gesteld. Daarnaast worden er ook nog veel werken naar microfilm omgezet. Ook zorgen zij voor het scannen of fotograferen van collectiestukken op vraag van derden (zowel leeszaalbezoekers als externe instellingen of bedrijven); hiervoor dienen de aanvragers natuurlijk een vergoeding voor te betalen.

2.2.12 Financiën De Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience is een onderdeel van de dienst Musea en Erfgoed. Een aantal jaren geleden werd om praktische redenen overgegaan tot het oprichten van de vzw Musea en Erfgoed die louter verantwoordelijk is voor de financiën van de gelijknamige dienst. Er worden regelmatig ook personeelsleden via de vzw aangeworven. De afdeling financiën van de bibliotheek staat in voor de goede opvolging van de financiële transacties en zorgt ervoor dat alles wordt doorgezonden naar de overkoepelende afdeling financiën gevestigd op het Hessenhuis, de hoofdzetel van Musea en Erfgoed (zowel dienst als vzw). De opvolging van de uitgaven gebeurt volgens een bepaalde procedure: bij bestellingen wordt de aanvraag opgestuurd naar de aankoopcel op het Hessenhuis, waar de officiële bestelbon wordt aangemaakt, die terug wordt gezonden naar de Erfgoedbibliotheek. De bibliotheek verstuurt vervolgens de bestelbon, met een brief in bijlage, naar de leverancier. Een kopie van de bestelbon wordt bijgehouden in de bibliotheek. In bepaalde gevallen gaat men volgens een tussensysteem te werk, namelijk met niet nader omschreven bestellingen, ook wel zichtzendingen genoemd. Dit is het geval bij drie grote boekhandels, die zelf boeken opsturen naar de Erfgoedbibliotheek die ze interessant achten voor de collectie. Nadat de bestelling voltooid is, worden de boeken, samen met de factuur, opgestuurd naar de bibliotheek. De facturen worden dan gekoppeld aan de bijhorende bestelbon en bijgehouden in een map. Soms komt het voor dat de Erfgoedbibliotheek al heeft betaald voor bepaalde boeken, maar dat die nog niet zijn aangekomen. In deze gevallen wordt er een herinnering opgestuurd naar de leverancier. De facturen van nog niet geleverde boeken komen in een aparte map terecht. Naast de grote aankopen wordt er ook nog geld besteed aan een aantal kleinere uitgaven, zoals de aankoop van kantoorartikelen en de terugbetaling van de kosten voorgeschoten voor dienstreizen. Zo worden kleine kantoormaterialen online besteld via de stedelijke 43

aankoopdienst (hiervoor is een apart budget beschikbaar). De bestelbonnen hiervan worden gescand en opgestuurd naar de vzw (met een kopie bijgehouden in de bibliotheek) en de facturen worden digitaal opgeslagen. Verder wordt ook de afrekening verzorgd van bestellingen die volgens bepaalde procedures via een lastenboek werden opgemaakt (grote restauraties, verbouwingswerken en dergelijke). Voor dienstreizen in het binnenland en in Nederland wordt een aanvraag ingediend bij de algemene directeur van Musea en Erfgoed. Indien het gaat over buitenlandse dienstreizen, dan moet men toestemming vragen aan het management-team. De afrekeningen van de reizen worden opgestuurd naar de boekhouding op het Hessenhuis. Gaat het om terugbetalingen van kosten voor het volgen van opleidingen, dan worden de kosten terugbetaald via de boekhouding van het bedrijf Cultuur, Sport en Jeugd (centraal budget) en dienen de afrekeningen aan de vormingsverantwoordelijke CS te worden overgemaakt. Tot 2010 werden alle goedgekeurde facturen bijgehouden in papieren vorm, na 2010 is men echter overgestapt naar de digitale bewaringsmethode (pdf), met uitzondering van de facturen voor tijdschriften, daarvan worden nog altijd papieren kopieën bijgehouden. De aangemaakte archiefbescheiden van het lopende jaar en de twee vorige jaren worden op de afdeling zelf bijgehouden, de oudere worden naar het archief overgebracht. De Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience heeft ook een aantal inkomsten, door bijvoorbeeld het vervaardigen van reproducties, het vragen van kleine vergoedingen bij bestellingen via IBL, de verkoop van boeken, brochures en dergelijke door de leeszaal en het onthaal, en de beperkte ticketverkoop bij evenementen. De facturen voor de reproducties en de bestellingen via IBL worden opgesteld in de bewaarbibliotheek en vervolgens opgestuurd naar de besteller. De verstuurde facturen worden door de bibliotheek digitaal bijgehouden en alle inkomsten worden genoteerd in een Excel-bestand. De winst die wordt gemaakt door de verkoop van brochures en dergelijke via de leeszaal en het onthaal wordt genoteerd op kassabladen, die vervolgens worden gescand en naar de centrale boekhouding op het Hessenhuis opgestuurd. Ook hier worden de scans digitaal bijgehouden. Elke maand wordt er dan een kassarapport opgesteld op papier en in Excel, dat in het kassaboek wordt opgenomen. Bij Nottebohmlezingen en dergelijke wordt de ticketverkoop niet meer georganiseerd door de Erfgoedbibliotheek zelf maar is dit uitbesteed aan de vzw Prospekta, er wordt wel nog altijd een beperkte ticketverkoop op de dag van het evenement zelf gehouden. Al deze inkomsten worden eveneens op een kassablad genoteerd. Hiervan wordt er maandelijks ook een overzicht van opgesteld in Excel, dat vervolgens wordt afgeprint en opgestuurd, samen met 44

het stortingsbewijs, naar de centrale boekhouding. Het origineel van het storingsbewijs wordt in de bibliotheek bijgehouden.

2.2.13 Secretariaat/Personeelsdienst Alle bezoekers die in de back-office komen, dienen zich op het secretariaat te registreren. Op het secretariaat worden eveneens de uurroosters van alle personeelsleden bijgehouden. Deze worden alleen digitaal bewaard door de Erfgoedbibliotheek. Verder worden er ook summiere papieren personeelsdossiers bijgehouden uit gebruiksgemak. Alle documenten en formulieren worden gescand en digitaal verstuurd of in het digitale personeelsdossier opgenomen. Alleen de secretariaatsmedewerker heeft rechten om in de digitale map Personeel te werken. Alle bestaande personeelsdossiers zijn een aantal jaar geleden overgedragen aan de centrale personeelsafdeling van Musea en Erfgoed. Afgesloten personeelsdossiers dienen in principe te worden overgemaakt aan het Stadsarchief. De dossiers die nog in het archief van de bibliotheek berusten zijn eigenlijk een soort schaduwdossiers met bijvoorbeeld kopies van officiële documenten verstuurd naar het bedrijf Personeelsmanagement, collegiale besluiten inzake aanstelling en dergelijke. De officiële dossiers die bij dit laatste overkoepelende bedrijf berusten, kunnen in principe na 30 jaar worden overgedragen aan het Stadsarchief. Dossiers van tijdelijk tewerkgestelden (diverse statuten) zijn echter enkel in de Erfgoedbibliotheek terug te vinden. De dossiers van personeelsleden aangesteld door de vzw Musea en Erfgoed worden bijgehouden op de personeelsafdeling op het Hessenhuis. Het deelarchief dat op deze afdeling staat is vrij uitgebreid, aangezien een groot aantal archiefbescheiden uitgaande van de directie nog dagelijks wordt geraadpleegd. Alle contracten die worden afgesloten met de directie van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience worden ook hier bijgehouden.

2.2.14 Beleids- en projectmanagement Deze afdeling oefent drie grote functies uit: de beleidsondersteuning, de opvolging van projecten en het aansturen van de afdeling reprografie. Onder beleidsondersteuning verstaat men het opstellen van een beleidsplan, het bijhouden van de jaarlijkse actieplannen en het schrijven van de jaarverslagen. In het jaarverslag wordt in

45

artikelvorm over de belangrijke evenementen van het jaar gerapporteerd en krijgt men een overzicht van de cijfers van het jaar. De Erfgoedbibliotheek neemt ook deel aan een aantal projecten. Tegenwoordig staat het digitaliseren van de historische collectie van de Gazet van Antwerpen op de agenda, die vanaf 1891 tot nu loopt, en van de Gazet van Mechelen, die in 1896 is opgericht en vanaf 1996 is opgenomen in de Gazet van Antwerpen. De afdeling beleidsrapportering staat in voor het opstellen van het contract tussen de Musea en Erfgoed, in casu de bibliotheek en in dit geval de Gazet van Antwerpen. Hierin worden de verschillende voorwaarden van de samenwerking vastgelegd. Zo is men bijvoorbeeld overeengekomen dat in ruil voor het financieren van het project de bibliotheek de nodige licenties krijgt om de krant digitaal in de bibliotheek aan te bieden (en dat er dus geen auteursrechten worden geschonden). Andere soorten projecten zijn onder andere sponsorprojecten. Zo is men op zoek gegaan naar sponsors voor de restauratie van de hemel- en aardglobes van Willem Janszoon Blaeu die in de Nottebohmzaal staan. De sponsoring omvat niet enkel het financieren van de restauratie, maar ook de vergoeding voor het transport, de aankoop van speciale vitrinekasten en het betalen van de verzekeringspremie. Eens de sponsors gevonden en de restauratie van start gegaan, staat de afdeling in voor het onderhouden van de contacten met de sponsorbedrijven. Men houdt de bedrijven op de hoogte van alle vorderingen in het project. Een ander lopend project is de praktische opvolging van het bibliotheekplan. In dit project bestudeerde men de voordelen die vakbibliotheken kunnen genieten bij het functioneren in een netwerk. Onder vakbibliotheken verstaat men onder andere de bibliotheken van het Rubenshuis en van het museum Mayer van den Bergh. Er worden adviezen gegeven voor een meer gecentraliseerde werking onder leiding van de Erfgoedbibliotheek. Een andere taak van de afdeling is het stroomlijnen van de interne communicatie. Zo worden er interne nieuwsbrieven en werkafspraken opgesteld en rondgestuurd, en worden de werknemers op de hoogte gehouden van de beslissingen genomen in de stafvergaderingen. De afdeling staat tenslotte nog in voor het aansturen van de afdeling reprografie. Alle aanvragen voor microfilms, scans en foto’s, zowel op aanvraag van derden, voor eigen gebruik

en

in

functie

van

samenwerkingsprojecten,

worden

via

de

afdeling

beleidsmanagement doorgegeven aan de personeelsleden die instaan voor de reprografie.

46

2.2.15 Communicatie/Publiekswerking Op deze afdeling verzorgt men de externe communicatie, het bekendmaken van de Erfgoedbibliotheek bij het publiek. Men staat onder andere in voor het organiseren van of het meewerken aan tentoonstellingen. Elke tentoonstelling moet een verband hebben met de collectie of met de instelling zelf. Naast tentoonstellingen worden er ook lezingen en cursussen georganiseerd. De Nottebohmlezingen spreken een breed publiek aan, de Miraeus Lectures daarentegen zijn eerder gericht op een academisch publiek. Verder worden er verschillende muzikale ontmoetingen georganiseerd, neemt men vaak actief deel aan de jaarlijkse gedichtendag en de erfgoeddag en is neemt men sinds vorig jaar deel aan jeugdboekenweek. Twee jaar geleden is men ook begonnen met de openstelling van de Nottebohmzaal tijdens de zomer; tijdens de maanden augustus en september staan er vaak kunstprojecten op het programma. De afdeling zorgt ook voor de uitgave van folders, affiches en ander drukwerk, en de afspraken rond foto- en filmopnamen. Tot voor kort hield deze afdeling zich ook bezig met zaalverhuur, maar dat onderdeel is overgedragen aan de afdeling financiën.

2.2.16 Patrimoniumbeheer De afdeling Patrimoniumbeheer staat in voor de goede opvolging van alle zaken die te maken hebben met de gebouwen van de bibliotheek en de uitrusting ervan. Volgende aspecten behoren tot het takenpakket van de afdeling: onderhoud, schoonmaak, veiligheid, verbruik, milieu-zaken, werken, ruimtebeheer, uitrusting. Men is verantwoordelijk voor de klimaatregeling van de verschillende ruimtes van de bibliotheek en ziet er op toe dat de verlichting aan de kwaliteitseisen voldoen. De bibliotheek hecht vooral veel aandacht aan de brandveiligheid. Door de aanwezigheid van duizenden boeken zou een brand zich namelijk in geen tijd verspreiden en onnoemelijk veel schade aanrichten. Daarom houdt de afdeling op regelmatige basis brandoefeningen om alle veiligheidsvoorschriften te controleren. Indien er nieuw materiaal of nieuwe meubelen moeten worden aangekocht, dan zijn de personeelsleden van de afdeling patrimoniumbeheer verantwoordelijk voor de selectie ervan. Alle veranderingen die de gebouwen hebben ondergaan (renovaties, uitbreidingen en dergelijke) worden door de afdeling nauwkeurig bijgehouden. Zo vinden we in het archief tal van bouwplannen en -dossiers terug. 47

2.3

De relatie met het AMVC en het Stadsarchief

In de korte geschiedenis worden het AMVC en het Stadsarchief een paar keer vermeld. De band met het AMVC ligt bij de oorsprong van de instelling: het idee om een museum op te richten gewijd aan de Vlaamse letterkunde is als het ware ontsproten in de schoot van de Stadsbibliotheek. Vanaf 1865 tot eind 1979 waren de Openbare Bibliotheken42 van Antwerpen eveneens verbonden met het AMVC en de Stadsbibliotheek, de stadsbibliothecarissen waren immers ook hoofd van de Openbare Bibliotheken (met uitzondering van de periode 19021933). In 1902 besliste de gemeenteraad om de Volksbibliotheken bestuurlijk van de Stadsbibliotheek te scheiden.43 Onder Baekelmans (1933) werden de twee bibliotheken echter terug herenigd. De verwevenheid van de Stadsbibliotheek was echter veel sterker met het AMVC dan met de Openbare Bibliotheken.

De hoofdbibliothecarissen waren namelijk,

vooraleer ze hoofd werden van de Stadsbibliotheek, conservator van het AMVC en dit nog tot in de jaren 1990. De stadsbibliothecarissen voelden zich bijgevolg sterk verwant met het AMVC. Het personeel aangesteld in het AMVC maakte eveneens deel uit van het personeel van de Stadsbibliotheek, wat niet het geval was voor de Openbare Bibliotheken, die daarentegen over hun eigen personeel beschikten. Desalniettemin vinden we archief van de Openbare Bibliotheken, net zoals dit van het AMVC, terug in het archief van de Erfgoedbibliotheek. Gezien de geschiedenis van het AMVC en de Stadsbibliotheek meer hand in hand ging, wordt hier enkel dieper ingegaan op de relatie tussen deze twee instellingen.

42

Ook Volksboekerijen of Volksbibliotheken genoemd.

43

A. Moons, 1925, p.53

48

2.3.1

De Stadsbibliotheek en het Archief en Museum van het Vlaamse Cultuurleven: moeder en kind44

De aanzet tot het museum is er gekomen naar aanleiding van de grote Conscience-herdenking in 1912, ter nagedachtenis van zijn 100ste verjaring. In de Conscience-commissie zat namelijk de stadsbibliothecaris Emmanuel De Bom, die in zijn tijd al ijverde voor meer aandacht voor de Vlaamse cultuur.45 Een tijdelijke tentoonstelling was volgens hem niet genoeg, men moest de Vlaamse literaire traditie permanent bewaren: “Wellicht wordt uit haar (de Consciencetentoonstelling) de behoefte aan een meer bestendige herdenking gerechtvaardigd, en zal zij leiden tot het inrichten van een klein Consciencemuseum, dat, beter nog misschien dan eenig standbeeld of praalgesteente, een hulde zal zijn aan onze Vlaamsche nationale wedergeboorte.”46 Oorspronkelijk had De Bom het idee om een museum op te richten enkel ter ere van Hendrik Conscience, maar door Pol De Mont wordt de scope van het museum verbreed naar “alle voorvechters van de Vlaamse Beweging.”47 Bovendien was De Mont degene die het idee had om niet zozeer een museum, maar wel een wetenschappelijk archief te stichten.48 Het zal echter nog tot 1933 duren voordat er echt schot in de zaak komt. Op 5 november 1933 wordt het Museum van de Vlaamsche Letterkunde officieel ingewijd. Het zal onder leiding staan van de conservator, en later stadsbibliothecaris, Lode Baekelmans. 49 Het museum/archief zal nog tot 1998 afhankelijk zijn van de Stadsbibliotheek. De instelling

44

Alle informatie is uit het boek Lof van het stof. Een geschiedenis van het AMVC Letterenhuis (2008) van G. Debergh

geput. 45

Hij is zelfs een periode uit zijn functie van stadsbibliothecaris gezet wegens zijn “Vlaamsgezinde” activiteiten (hij had

bijvoorbeeld een pamflet ondertekend dat pleitte voor de vervlaamsing van de Gentse Universiteit), Emmanuel De Bom, Stadsbibliothecaris, 2003, p.28. 46

G. Debergh, 2008, p.43-44. Tekst oorspronkelijk van inleiding catalogus tentoonstelling, opgesteld door De Bom.

Cursivering overgenomen. 47

G. Debergh, 2008, p.55. Cursivering overgenomen.

48

G. Debergh, 2008, p.56.

49

Ambtsperiode als conservator: 1933-1938.

49

bestaat uit drie luiken: het is zowel een museum als een archief en een bibliotheek, met de focus op de belangrijke Vlaamse auteurs. De volgende conservator van het Museum van de Vlaamsche Letterkunde, Ger Schmook 50, heeft ervoor gezorgd dat na de Tweede Wereldoorlog de instelling niet een stille dood is gestorven: het verwoeste museum kent een volledig heropbouw en bovendien wordt het uitgebreid met een extra gebouw. Om een nieuw tijdperk in te luiden, is ook de naam van het instituut veranderd naar Archief en Museum van het Vlaamse Cultuurleven, dat de aandacht moet vestigen op de archieffunctie van de instelling. Eveneens onder de opvolger Emiel Willekens51 wordt het AMVC verder uitgebreid. Vanaf 1979 worden de Stadsbibliotheek en AMVC een duo, vermits de Openbare Bibliotheken worden afgescheiden van deze twee instituten. In het jaar 1998, wanneer Roger Rennenberg52 de functie van conservator bekleedt, komt er echter een einde aan de symbiose tussen de Stadsbibliotheek en het AMVC. Ten gevolge van de herstructurering van de Stad Antwerpen in bedrijfseenheden in 1997, zouden de musea, het AMVC en de Stadsbibliotheek als “collectiebeherende instellingen” worden ondergebracht in het bedrijf Sport en Cultuur. Rennenberg wil echter niet dat de Stadsbibliotheek als collectiebeherende instelling wordt bestempeld en verzet zich bijgevolg tegen de voorgestelde plannen. Gezien het AMVC wel degelijk aan collectiebeheer doet, heeft men uiteindelijk besloten de twee instellingen van elkaar te scheiden, onder groot protest van Rennenberg. Sinds 1998 staat Leen van Dijck aan het hoofd van het AMVC, dat in 2002 de naam Letterenhuis kreeg. In het archief van de Erfgoedbibliotheek waren er nog lang archiefstukken van het AMVC te vinden, maar deze zijn onlangs bijna allemaal overgedragen aan het Letterenhuis. Enkele bescheiden zijn echter achtergebleven.

50

Ambtsperiode als conservator: 1938-1963.

51

Ambtsperiode als conservator: 1963-1982.

52

Ambtsperiode als conservator: 1987-1998.

50

2.3.2

Het Stadsarchief Antwerpen

Het Stadsarchief en de Erfgoedbibliotheek hebben ook een gemeenschappelijk geschiedenis. Gedurende een periode van vijf jaar (1868-1873) waren de stedelijk bibliotheken, waartoe de Stadsbibliotheek behoorde, samengevoegd met het Stadsarchief. Aan het hoofd van deze nieuwe dienst stond de stadsbibliothecaris en –archivaris Pieter Genard.53 De werking van de bibliotheken onderging echter geen ogenschijnlijke wijzigingen. De laatste jaren oefent het Stadsarchief een grotere controle uit op het archief van de Erfgoedbibliotheek. Het Stadsarchief, of FelixArchief, houdt immers toezicht op alle archieven van de stedelijke diensten. Het is zo verantwoordelijk voor de selectie van de overheidsarchieven en bepaalt hoe de stadsdiensten moeten klasseren (met de focus op het “digital born” archief). Ook het niet digitaal geboren archief wordt zoveel mogelijk gedigitaliseerd, wat de raadpleging van de stukken vergemakkelijkt en tegelijkertijd de originele stukken beschermt tegen eventuele schade. De medewerkers van de stad kunnen eveneens het digitaliseren van bepaalde dossiers aanvragen (“scanning on demand”). Dossiers ouder dan 30 jaar mogen naar het Stadsarchief worden overgebracht mits het indienen van een bestemmingsaanvraag. Zeer recent zijn de stedelijke diensten beginnen werken met een digitale mappenstructuur, onder toezicht van het Stadsarchief. Sinds het overschakelen naar het digitale klassement, opgestart voor alle stadsdiensten door het Stadsarchief, ook wel bekend onder de naam FelixArchief, heeft het archief van de Erfgoedbibliotheek een hele gedaanteverwisseling ondergaan. Het papieren archief is, zoals de richtlijnen van het Stadsarchief voorschrijven, gestructureerd volgens de indelingen en de nummeringen van de digitale mappenstructuur.54 Gezien het Felixarchief ook een “non-print policy” nastreeft, zou de bibliotheek, net zoals de andere stadsdiensten, op termijn geen papieren archief meer moeten (of eerder: mogen) aanmaken. Het Stadsarchief heeft het oudste gedeelte van het archief van de Erfgoedbibliotheek in bezit, evenals sommige dossiers van andere bedrijven of diensten die te maken hebben met de

53

Nationaal Biografisch Woordenboek, 2002, vol.16, p.381.

54

Optimaal Digitaal, Antwerpen, 2010, p.47-48.

51

vroegere Stadsbibliotheek (bijvoorbeeld verbouwingswerken). Op een bepaald ogenblik heeft de directie van de bibliotheek blijkbaar beslist een aantal dossiers over te dragen aan het Stadsarchief. Het “oude” archief van de Stadsbibliotheek werd in het Stadsarchief opgenomen in het Modern Archief. Men is nog volop bezig om dit te ontsluiten. De bibliotheek heeft kopieën gekregen van de oude inventaris, opgemaakt door het Stadsarchief. In een dossier over de geschiedenis van de bibliotheek werden ook lijsten aangetroffen met gedetailleerde info over enkele door het Stadsarchief bewaarde dossiers. Deze werden opgemaakt door een bibliotheek-medewerker tijdens een onderzoek voor een tentoonstelling over de historiek van de Stadsbibliotheek. Aan de hand van de fiches en de lijsten vroeg men in 2011 bij het Stadsarchief scans op van bepaalde dossiers of onderdelen ervan (Nottebohm- en Consciencetentoonstelling). De gescande dossiers (reeks 2) worden sinds kort door het Stadsarchief bewaard op een aparte server. Ze hebben wel een nieuw MA-inventarisnummer gekregen. De eerste reeks scans is ook opgenomen op de server waarop de beeldbank van de bibliotheek wordt bewaard.55 Medewerkers van de Erfgoedbibliotheek kunnen natuurlijk ook de oude dossiers raadplegen in het Stadsarchief zelf. Ze kunnen echter niet vooraf digitaal worden gereserveerd omdat de meeste nog een nieuwe MA-inventarisnummer moeten krijgen. Dat kan pas wanneer de dossiers worden beschreven en opgenomen in de databank van het Stadsarchief.

55

Alle gescande dossiers zijn digitaal beschikbaar op de website van het FelixArchief.

52

Hoofdstuk 3 Het archief van de EHC

Na deze uitgebreide contextbeschrijving kunnen we overgegaan naar de feitelijke bespreking van het archief van de Erfgoedbibliotheek. Vooraleer het archief te bekijken, kreeg ik een rondleiding langs alle afdelingen van de bibliotheek gepland. Bij elke afdeling werd telkens de vraag gesteld wat voor documenten (en dus wat voor archief) wordt aangemaakt. Dit heeft me al flink vooruit geholpen bij de ontleding van het archief. Tegelijkertijd heb ik me ingelezen in de geschiedenis van de instelling en me verder verdiept in de relatie met het Letterenhuis en het Stadsarchief. Zeer belangrijk was vervolgens het grondig bestuderen van de digitale mappenstructuur, die eveneens de indeling van het papieren archief bepaalt.56 Na deze algemene oriëntatie, kon uiteindelijk het archief zelf worden geanalyseerd. Eerst was een algemene doorlichting aan de orde. Er werd nagegaan hoe het archief is ingedeeld, welke soorten archiefbescheiden er in aanwezig zijn en onder welke omstandigheden ze worden bewaard, en welke breukpunten er kunnen worden geïdentificeerd. Vervolgens kon het echte archiefwerk beginnen. Het archief onderging een kleine fysieke verandering, er werd een plaatsingslijst opgesteld, de intellectuele ordening werd in een archiefschema vervat en de briefwisseling werd aan een grondiger onderzoek onderworpen.

56

De digitale mappenstructuur (relevant voor de Erfgoedbibliotheek) is opgenomen in bijlage.

53

3.1

3.1.1

Toestand van het archief bij aanvang van de stage

Wat bevindt zich in het archiefdepot van de EHC en hoe is het georganiseerd?

De archiefstukken aanwezig in het depot bestrijken de periode 1828 tot nu. Vele bescheiden zijn opgeborgen in mappen, daarnaast zijn er ook registers, voorwerpen en bouwplannen in het archief te vinden. Een deel van het archief bestaat uit “oude pakken.” Een oud pak bestaat uit verschillende omslagen, die zijn samengebonden met een koord. Opvallend is dat al deze pakken gelijkvormig zijn en dat ze bijna allemaal slechts tot in de jaren 1950 lopen. Ze zullen dan ook als een geheel worden beschouwd. Daarnaast zijn er nog een aantal archiefbescheiden verzameld in groene dozen. Het gaat hier waarschijnlijk over herverpakkingen van de oude pakken, vermits de stukken in de dozen dezelfde periode beslaan als deze in de pakken. De voormalige bibliotheekmedewerkster Roberte Van Haute, die als vrijwilligster nog steeds instaat voor het archiefbeheer van de Erfgoedbibliotheek, heeft de inhoud van deze dozen reeds beschreven. In het archieflokaal wordt niet enkel archief van de Erfgoedbibliotheek bewaard, maar is er eveneens archief van andere instellingen en organisaties aanwezig. Zo wordt er een deel van het depot in beslag genomen door het archief van het Bestendig Dotatiefonds57. De reden hiervoor is dat de Erfgoedbibliotheek de administratief-maatschappelijke zetel is van deze organisatie en ze bijgevolg is aangeduid als bewaarhoudster van het archief. Daarnaast vindt men er ook nog veel archiefbescheiden terug van het AMVC en de Openbare Bibliotheken. Dit is te verklaren door hun gemeenschappelijke geschiedenis met de Erfgoedbibliotheek: de twee eerste instellingen stonden voor lange tijd onder het toezicht van de Stadsbibliotheek. Deze stukken zijn echter al grotendeels gerestitueerd aan de respectievelijke instellingen, maar toch zijn er een paar bescheiden achtergebleven in het archief. Over deze moet eerst geoordeeld worden of ze eerder in het archief van de Erfgoedbibliotheek horen of toch nog moeten worden overgedragen.

57

Tegenwoordig heet de vereniging “Dotatiefonds voor Boek en Letteren”.

54

Zoals eerder vermeld, is het archief aanwezig in het depot gestructureerd volgens de digitale mappenstructuur. Het gehele archief werd geordend volgens de verschillende afdelingen, maar bij nader inzien vormden de oude registers een duidelijke eenheid en werden ze dan ook apart gezet. In het volgende deel wordt gemotiveerd waarom deze beslissing werd genomen.

3.1.2

Twee breukpunten, drie verschillende ordeningssystemen

Bij het doorzoeken van het archief werd alsmaar duidelijker dat er een paar cesuren zijn te onderscheiden. Het eerste breukpunt ligt in het jaar 1933 en het tweede rond het jaar 1955. Het jaar 1933 sprong in het oog, aangezien het gebruik van de registers (op twee na) na dat jaar werd stopgezet. Deze sterke cesuur toont aan dat er waarschijnlijk een paar essentiële hervormingen in de werking van de bibliotheek zijn doorgevoerd. De herinrichting van de Stadsbibliotheek in de jaren ’30 zou een verklaarbare reden zijn voor deze veranderingen. 58 Om deze hypothese verder te kunnen onderbouwen, zijn ook de oude pakken op het breukpunt onderzocht. De oude pakken bevatten immers archiefstukken die lopen van eind de 19de eeuw tot de jaren 1950. Van de 207 pakken zijn er maar 19 die geen cesuur vertonen in de tijdspanne 1933-1934. Van deze 19 pakken zijn er bovendien telkens maar 1 à 2 omslagen die ononderbroken deze periode beslaan. Het leek me dan ook beter om de oude registers afgezonderd te houden van de rest van het archief. De oorspronkelijke ordening van dit ouder archief is echter niet meer te achterhalen. Een tweede breukpunt kan gelegd worden in de jaren 1950, meer bepaald rond het jaar 1955. Met Ger Schmook, aangesteld als hoofdbibliothecaris in 1945, kwam het archief van de Stadsbibliotheek meer op de voorgrond te staan. In het archief vinden we namelijk een paar brieven terug die van de opbouw van een archieflokaal in de bibliotheek getuigen. 59 Een deel van het oude archief werd in 1945 ook overgedragen aan het Stadsarchief. 60 Na de voltooiing

58

Cf. Hoofdstuk 2: Een korte geschiedenis.

59

Zie bijlage.

60

Hierover is eveneens briefwisseling in het archief gevonden; zie bijlage.

55

van de werken, werd het archief onderworpen aan een hele reorganisatie. In de jaren 1950, vermoedelijk in 1955, is er namelijk een “bergingsschema” opgesteld voor het archief van de Stadsbibliotheek (het jaar 1955 lijkt het meest plausibel, vermits in datzelfde jaar eveneens de klapper op het bezit van het AMVC is verschenen). Dit schema ordent het archief volgens bepaalde rubrieken. De structuur van het bergingsschema stemt voor een deel overeen met de huidige indeling van het archief.61 We zien dat vanaf 1945 de briefwisseling in een aparte reeks wordt geordend. De oude pakken zijn waarschijnlijk na de bouw van het nieuwe archieflokaal en bij de opstelling van het bergingsschema samengesteld. Dit verklaart ook waarom de meeste pakken archiefstukken tot 1955-1956 bevatten (slechts 23 pakken hebben archiefbescheiden van na 1956). Nu dook de vraag op of men de bescheiden van vóór 1933-1934, die integraal deel uitmaken van de oude pakken, best uit de omslagen zouden worden gehaald en bij de registers worden geplaatst, of eerder in de pakken moesten blijven. Door ze in de pakken te laten zitten zou de band tussen de registers en de oude bescheiden, die terzelfder tijd zijn ontstaan, immers worden verbroken. Volgens mij is het echter ten sterkste af te raden om deze stukken eruit te halen en ze zodoende voor een deel uit hun context te rukken. Het feit dat de oorspronkelijke orde van het archief van vóór 1933 niet meer gekend is, maar het daarentegen wel vrij zeker is dat de pakken in 1955 zijn gecreëerd, pleit voor het behoud van de pakken. Vóór de jaren 1950 was er ook geen lokaal voorzien voor het archief, bijgevolg blijft het raden naar de toenmalige opberging en organisatie van het archief. Wanneer de groene dozen zijn gevormd, blijft tot op heden nog een mysterie. Op een bepaald moment is men begonnen aan het vervangen van de oude pakken, maar om een of andere reden is dit werk niet afgemaakt. De ordening opgelegd door het bergingsschema bleef in voege tot de invoering van de digitale mappenstructuur in 2011, maar de nauwkeurige opvolging van het schema was reeds sinds 2000 verwaterd. Uiteindelijk is men dan in 2011 overgestapt naar de organisatie van het archief volgens de digitale mappenstructuur, zoals de richtlijnen van het Stadsarchief het voorschrijven. De overgang naar de huidige structuur verliep echter zo geleidelijk, dat er geen

61

De grote structuur van het bergingschema is opgenomen in bijlage.

56

cesuur te bespeuren is rond het jaar 2011. Het archief is sinds 2011 ingedeeld in volgende afdelingen: Planning en Voorziening (1.03), Directie (1.04), Centrale Briefwisseling (1.05), Personeel (1.08), Financiën (1.09), Patrimonium (1.10), Communicatie (1.11), Geschiedenis en

Documentatie

Tentoonstellingen

(1.99),

Behoud

en

(2.07),

Evenementen

Beheer en

(2.06.01),

Activiteiten

Collectievorming

(2.06),

(Publiekswerking)

(2.08),

Museumwinkel (2.09.02), Leeszaal (2.09.03), Zaalverhuur en Gidsenwerking (2.09.04), Wettelijk Depot (2.10), Beleidsvorming (2.11). Samengevat kan men dus zeggen dat het archief zeker twee, maar waarschijnlijk drie verschillende ordeningssystemen heeft gekend: één vóór 1933, één tussen 1933 en 1955, en één na 1955, die overvloeit in de huidige ordening. Vooraleer de uitgevoerde werkzaamheden toe te lichten, wordt er eerst nog toegespitst op de bewaarcondities van het archief.

3.1.3

Het archiefdepot

Vermits de archiefruimte in een Erfgoedbibliotheek is gehuisvest, met als kerntaak heeft de permanente bewaring van analoge werken, geniet het op het vlak van ideale bewaringsomstandigheden vele voordelen. Het lokaal bevindt zich in het een gebouw dat speciaal is ontworpen om een zeer grote boekencollectie te ondersteunen. Het draagvermogen en de stabiliteit van het archiefdepot zijn bijgevolg betrouwbaar. In het depot heeft men een compactussysteem geïnstalleerd, wat een maximale plaatsbenutting garandeert. Men handhaaft echter een discontinue berging, wat dan weer geen efficiënte ruimtebesparing is. Eveneens het feit dat aan één zijkant van het lokaal een vloerverhoging is aangebracht, leidt tot een aanzienlijk ruimteverlies. Een ander nadeel hiervan is dat men zich niet gemakkelijk kan verplaatsen in het depot. Doordat anderzijds de instelling tegenwoordig vooral digitaal werkt, biedt de berging nog voor enkele jaren ruimte. Toch worden er nog vrij veel bescheiden afgeprint (vooral facturen en bestelbons) en nemen de leeszaalbriefjes een zeer groot deel van het depot in beslag (en hun volume groeit gestaag aan). Zoals in alle bewaarruimten van de bibliotheek is er in het depot een brandalarm- en detectiesysteem aanwezig, dat rekening houdt met de specifieke aard van de opgeslagen stukken. Het is dan ook afgestemd op een zo min mogelijk beschadiging van de werken 57

(water heeft namelijk een nefaste werking op de voornamelijk papieren drager van de collectiestukken en archiefbescheiden). Een fundamenteel aandachtspunt is het gebrek aan een adequate klimaatregeling. Het archieflokaal telt twee buitenmuren, allebei voorzien van een rij ramen. Één rij ramen probeerde men af te dekken met grote papieren vellen, maar deze zijn al zeer sterk beschadigd en bieden hoe dan ook niet de nodige bescherming tegen UV-licht. Ook de vochtigheidsgraad is niet gestabiliseerd. De ramen zijn niet allemaal voorzien van dubbele beglazing (één rij ramen heeft enkele beglazing), waardoor de weersomstandigheden een zeer grote invloed hebben op zowel de vochtigheid als de temperatuur van het archiefdepot. Hierdoor zijn de archiefbescheiden onderhevig aan grote klimaatschommelingen, wat ten zeerste te vermijden is. Het lokaal wordt verlicht met TL-lampen, wat ook niet de ideale oplossing is. De werkruimte voor het archief, benut bij overdrachten en verwerkingen van het archief, bevindt zich in dezelfde ruimte als de archiefruimte. Dit druist echter in tegen de aanbevelingen van Tom Haeck: “Men dient er ook op te waken dat deze depots niet voor andere doeleinden gebruikt worden of men het een veelheid aan bestemmingen geeft. Het valt dus af te raden om de depotruimtes te gaan gebruiken als ruimte voor verwerking. Daar moet een ander lokaal voor voorzien worden.”62 Het depot is in heel de periode dat ik er werkzaam was (van februari tot mei 2013) niet één keer ontstoft en gereinigd, waardoor de archiefbescheiden zéér stoffig zijn. De bibliotheekmedewerkers hebben me wel de opmerking gemaakt dat er een grote kuisbeurt zal plaatsvinden in de zeer nabije toekomst. Besmette archiefbescheiden kunnen eventueel tijdelijk opgeborgen worden in de quarantaineruimte gebruikt voor de aangetaste collectiewerken. De diepte van de legborden is ook niet altijd geschikt voor bepaalde archiefstukken. Een aantal registers van groot formaat zijn bijgevolg op ongeschikte manier opgeborgen (ze steken langs een bepaalde kant uit, soms liggen ze daardoor schuin). De grote bouwplannen zouden eveneens idealiter plat en uitgerold bewaard moeten worden in op maat gemaakte kasten.

62

T. Haeck, 2012, p.7.

58

Deze bewaarcondities zijn vooral niet optimaal voor de oudere stukken. Vele registers hangen reeds half uit elkaar en hebben veel waterschade geleden, waardoor sommige bladzijdes aan elkaar plakken. Om verdere verloedering van de registers tegen te gaan, zouden ze best worden verplaatst naar een ruimte met een aangepaste klimaatregeling.

3.2

Het archief revisited

Na de grote inspectieronde was het tijd om de handen uit de mouwen te steken en te beginnen aan het echte werk. Ik heb me echter beperkt tot het centrale archief, dat op zich al 140 meter beslaat. De deelarchieven die zich op de afdelingen zelf bevinden, zullen door de bibliotheekmedewerkers zelf correct in het centrale depot geplaatst kunnen worden, dankzij de presentatie (gegeven aan de gehele staf) en dit verslag. Er wordt hier gefocust op drie grote verrichtingen: het beschrijven van de inhoud van het centraal archief, het opstellen van een archiefschema en het bestuderen van de briefwisseling. De enige echte fysieke verandering in het archief was de verplaatsing van de oude registers. Verder is er niets gewijzigd aan de huidige organisatie. De intellectuele ordening, vastgelegd in het archiefschema, wijkt echter een beetje af van de fysieke ordening. De ontsluiting van het archief heeft plaatsgevonden onder de vorm van een plaatsingslijst. Dankzij deze lijst hebben de bibliotheekmedewerkers, en eventuele derden, een duidelijk beeld van wat er allemaal in het archief te vinden is. Men kan eveneens gericht naar archiefbescheiden in het depot zoeken. Na de opstelling van de plaatsingslijst heb ik mij toegelegd op de verdere verkenning van de briefwisseling. Bij het doorlopen van het archief heb ik namelijk opgemerkt dat er, naast de centrale briefwisseling, ook veel brieven in de onderwerpsmappen voorkomen. Via een steekproef is er nagegaan hoe de brieven in het archief zijn verdeeld.

59

3.2.1

Verricht werk

Het grootste en meest tijdrovende werk was het opstellen van een plaatsingslijst. De plaatsingslijst is opgedeeld in drie delen: het ouder archief, dat bestaat uit de oude registers, de oude pakken en het moderner archief, dat volgens de mappenstructuur is geordend. De oude pakken zijn in het archief echter eveneens volgens de mappenstructuur geordend, maar gezien hun speciaal karakter heb ik beslist om er een aparte lijst voor te maken. In de lijst wordt hun plaats tussen het archief volgens de mappenstructuur wel duidelijk vermeld. De drie delen van de lijst zijn in bijlage terug te vinden en hun specificaties zullen verder in dit onderdeel in detail worden toegelicht. Eerst gaan we dieper in op de archiefopmeting van het gehele archief, de algemene opbouw van de lijst, de nummering en de datering van de stukken. Daarna zullen er nog een aantal opmerkingen worden gegeven, waar men rekening mee moet houden bij de raadpleging van de lijst. 3.2.1.1

Archiefopmeting

De totale afmeting van het archief in het depot bedraagt 140 meter. Ik heb telkens de breedte van de ruggen van de mappen/kaften gemeten. De pakken die op elkaar gestapeld zijn, heb ik bijgevolg in de hoogte gemeten. De registers zijn eveneens op dezelfde wijze opgemeten, maar aangezien ze best plat bewaard blijven, moet men rekening houden met de extra plankruimte die ze in beslag nemen. 3.2.1.2

Opbouw van de lijst

De lay-out van de plaatsingslijst, die in het spreadsheet programma Excel is gemaakt, is gebaseerd op de lijsten van de groene dozen, opgesteld door de voormalige bibliotheekmedewerkster Roberte Van Haute. Zijzelf heeft de lijsten gemaakt volgens de aanbevelingen van het Stadsarchief. De plaatsingslijst is in drie delen opgesplitst, met telkens vooraan een overzicht van de indeling van de lijst. Elk tabblad van de spreadsheet staat voor een bepaalde afdeling. Op het voorblad zien we eveneens per afdeling het totaal aantal nummers, de begin- en einddatum van het archiefbestanddeel en de plaats in het archiefdepot vermeld. Verder in de lijst zien we dat verschillende gegevens van de archiefbescheiden worden beschreven. Zo wordt telkens het nieuw plaatsingsnummer, het oud nummer, het onderwerp, de precieze beschrijving, de 60

begin- en einddatum en een eventuele opmerking opgegeven. Het oud nummer refereert naar de ordening volgens het bergingsschema. Onder de precieze beschrijving wordt de redactionele vorm van het stuk opgetekend. 3.2.1.3

Nummering

Elke map, elk pak, enzovoort heeft een apart nummer gekregen. De nummers zijn opgebouwd uit twee delen: het eerste deel verwijst naar de nummer van de afdeling en het tweede deel is de rangorde van de bescheiden. Het archiefstuk met nummer 1.08 (1) is bijvoorbeeld het eerste stuk dat onder de afdeling 1.08 (Personeel) te vinden is. De nummers van de oude pakken volgen ditzelfde principe, maar op het einde wordt er steeds een “b” toegevoegd, zodat het onderscheid met het archief volgens de mappenstructuur duidelijk blijft. Zo krijgt het tweede pak van de afdeling 1.10 (Patrimonium) het nummer 1.10 (2b). De registers kennen echter een ander nummeringsysteem. Hier bestaat het nummer uit de eerste letter van het onderwerp van het register en een getal (volgens de rangorde). Register met nummer U.1 is bijvoorbeeld het eerste uitleenregister. De registers 1 en 2, die verschillende onderwerpen bevatten, hebben de nummer R.1 en R.2 gekregen. De plaatsaanduiding van de stukken in het archiefdepot is eveneens volgens een bepaalde logica opgebouwd. De kasten63 worden naar de deur toe geteld. De kast het verst verwijderd van de deur heeft bijgevolg nummer 1 en die het dichtst bij de deur nummer 17 (er zijn 17 kasten in totaal). De volgorde van de kasten is zo gekozen, doordat de afdelingen (die een specifiek nummer hebben volgens de digitale mappenstructuur) volgens dit beginsel zijn geordend. De afdeling Planning en Voorziening met nummer 1.03 bevindt zich in de achterste kast en de afdeling Beleidsvorming met nummer 2.11 bevindt zich in één van de voorste kasten. De nummering van de rekken gebeurt van links naar rechts. De planken worden van boven naar beneden geteld. De pakken die plat op elkaar liggen worden eveneens van boven naar onder geteld. In bijlage is een archiefplan te vinden, waarin de opbouw van het archiefdepot is afgebeeld. De kast- en reknummers zijn eveneens op dit plan aangeduid.

63

Met “kast” wordt een verschuifbaar compactusonderdeel bedoeld.

61

3.2.1.4

Datering

De meeste archiefbescheiden zijn op jaar gedateerd, alhoewel er enkele tot op de maand of dag worden gedateerd. Dit is wanneer bescheiden van een bepaald jaar meerdere mappen/kaften/registers beslaan en de precisering van de data bijgevolg noodzakelijk is om efficiënte opzoekingen te garanderen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de centrale briefwisseling, een aantal financiële stukken en de meeste statistieken. Een map kan meerdere submappen tellen, die eveneens gedateerd worden. De data van de submappen staan niet vetgedrukt. Bij de oude pakken is enkel de datering van het pak vetgedrukt, die van de omslagen en eventuele verdere submappen niet. Wanneer er geen datum op het stuk was vermeld, heb ik steeds getracht het stuk te situeren in de tijd. Wanneer dat onmogelijk bleek, staat er in de lijst enkel “z.d.” (zonder datum). In de meeste mappen bevinden de oudste stukken zich achteraan en de recentste vooraan. Wanneer van dit principe wordt afgeweken, wordt dit gemeld in de opmerkingen. Wegens tijdgebrek is de datering van de stukken in de plaatsingslijst niet helemaal accuraat. Voor de notatie “jaar-jaar” geldt de definitie “gaan van en lopen tot”, waarbij voor elk jaar minstens één stuk aanwezig is. Bij mijn dateringen is het mogelijk dat er niet voor elk jaar een stuk voorhanden is. Wanneer er zich lacunes voordeden, heb ik geprobeerd om dit steeds in de opmerkingen op te nemen. Bij het maken van de inventaris moet er echter rekening mee gehouden worden en moeten bijgevolg de data van de stukken herzien worden. 3.2.1.5

Enkele bijkomende opmerkingen

Sommige bestanden zijn onbeschreven in de plaatsingslijst opgenomen. De reden hiervoor is dat deze reeksen ofwel door een andere archiefvormer zijn gevormd, ofwel niet de moeite waard waren om beschreven te worden. Tot de eerste groep behoort het archief van het Bestendig Dotatiefonds. De andere niet beschreven series zijn de modellenboeken, de straatnaamcommissiereeks,

en

de

nog

niet

geklasseerde

personeelsdossiers.

De

modellenboeken zijn louter formulierboeken en waarborgen bijgevolg geen essentiële informatie. De reeks over de straatnaamcommissie is schaduwarchief. De originele stukken zijn bewaard in het Stadsarchief, waar ze eveneens adequaat ontsloten zijn. De nog te klasseren personeelsdossiers zijn ook niet omschreven, aangezien ze nog een plaats moeten krijgen in de algemene reeks personeelsdossiers. In de plaatsingslijst zal men zien dat de personeelsdossiers in het algemeen nog niet in detail zijn beschreven, enerzijds wegens

62

tijdsgebrek en anderzijds wegens de onvolledigheid van de reeks. De volledige ontsluiting ervan is bijgevolg werk voor de toekomst. Vermits de stamboeken niet in het centraal depot staan en hun aantal zeer groot is, zijn deze ook niet in de lijst opgenomen, alhoewel ze zeer interessante informatie bevatten. In deze registers staan namelijk alle gegevens over wanneer de werken in de collectie zijn opgenomen. De studie ervan is bijgevolg ten zeerste aangeraden. Het is niet altijd mogelijk geweest om op consequente manier het ontwikkelingsstadium van de stukken te vermelden. Zo bevat het archief vele kopieën en/of afschriften van procesverbalen, allerhande brieven, enzovoort. Ook hier is het vervolgens aangewezen om de stukken te herbekijken indien een andere toegang wordt gemaakt op het archief. Na deze algemene uitleg van de opbouw van de plaatsingslijst, kunnen we overgaan naar de bespreking van de verschillende delen ervan. 3.2.1.6 3.2.1.6.1

Plaatsingslijst: drie delen Plaatsingslijst deel 1: de registers

De registers zijn chronologisch gelegd. Sommige registers liggen echter anders in het archief, vermits de grootte van het register het niet toelaat om ze op volgorde te leggen. In de plaatsingslijst is wel steeds vermeld wanneer registers van plaats zijn verwisseld. Bijgevolg is het register met nummer B.1 ouder dan het register met nummer B.2. We zien dat in dit deel van de lijst een bijkomende beschrijving is opgenomen: de staat van het register wordt eveneens meegegeven. Dit laat toe om bij eventuele restauratie van de registers bepaalde prioriteiten te stellen. De registers zijn in detail besproken, omdat ze veel interessante informatie bevatten en bijgevolg een zekere historische waarde hebben. De verschillende delen van Register 1 en 2, die voor verschillende doeleinden werden gebruikt, worden allemaal beschreven. Per binder en boekhandelaar is ook steeds aangegeven van wanneer tot wanneer op hen beroep is gedaan. Bij de uitleenregisters zijn per register de verschillende gehanteerde ordeningscriteria vermeld. Soms worden in de registers pagina’s anders of niet genummerd of mankeren er zelfs pagina’s. Als dit voorkomt, wordt dit genoteerd als opmerking. Tussen vele bladzijden van de oude registers waren verschillende losse stukken geborgen, die ik ook zo heb laten zitten. Al deze stukken worden eveneens in de plaatsingslijsten

63

beschreven (als opmerkingen), met telkens het nummer van de bladzijde vermeld waarachter ze zijn gestoken. De stukken zijn echter niet in detail besproken. Een paar registers zijn genummerd volgens de oude pakken, omdat deze pas later in het archief zijn ontdekt. Deze registers zijn ook nog tot in het begin van de jaren 1960 gebruikt, waardoor ze eerder bij de oude pakken horen. Ze zijn echter nog eens opgenomen in dit deel, vermits men bij eventueel onderzoek ook deze registers in beschouwing zou kunnen nemen. 3.2.1.6.2

Plaatsingslijst deel 2: de oude pakken

Op het voorblad is eveneens, naast de plaats in archiefdepot, de plaats tussen het archief volgens de mappenstructuur aangeduid. Gezien de grote verspreiding van de pakken in het archief, vergemakkelijkt dit de opzoeking. Ook hier is de inhoud van de pakken in detail besproken. Men wist namelijk nog niet wat er exact in deze pakken was opgeborgen en het leek me bijgevolg aangeraden om ze op een dieper niveau te bespreken. Het feit dat de pakken mogelijk interessante informatie zouden waarborgen over de werking van de bibliotheek tijdens de twee wereldoorlogen, droeg mede bij tot deze beslissing. De pakken bestaan uit een aantal omslagen die met een koord zijn samengebundeld. De omslagen kunnen echter ook submappen inhouden (in de lijst worden deze submappen “map” genoemd). Soms kan het zelfs zijn dat submappen zelf ook nog submappen hebben, maar dit is niet vaak het geval (deze laatste submappen krijgen in de lijst de naam “submap”). In de tweede kolom (van links geteld) wordt het nummer van de omslag genoteerd. De verschillende submappen van een omslag worden in de vierde kolom ondergebracht. Soms komt het voor dat er naast de submappen ook losse stukken in de omslagen zitten. Deze losse bescheiden worden apart van de submappen opgelijst. Zo omvat bijvoorbeeld pak met nummer 1.04 (3b) 12 omslagen. Omslag 6 van het pak bestaat uit 5 submappen en enkele losse stukken. In sommige omslagen zijn foto’s terug te vinden. Als dit het geval is, dan wordt dit vermeld in de opmerkingen. Zo kunnen de foto’s eventueel later uit de omslagen worden gehaald en in een aangepaste bewaaromgeving worden ondergebracht. Roberte Van Haute heeft reeds enkele jaren geleden lijsten opgesteld waarin de groene dozen en enkele dozen briefwisseling van de periode 1903-1953 worden beschreven. Ik heb deze

64

dozen dan ook zelf niet meer in detail besproken, ik refereer daarentegen naar deze lijsten (eveneens in bijlage opgenomen). Nog een kleine opmerking: met “brieven” worden zowel ingekomen brieven, minuten van uitgaande brieven en omzendbrieven bedoeld. De specifieke soort brief is meestal niet opgegeven, aangezien dit teveel tijd in beslag zou hebben genomen. 3.2.1.6.3

Plaatsingslijst deel 3: het archief volgens de mappenstructuur

Dit deel van de lijst vertoont vele gelijkenissen met de lijst van de oude pakken, enkel is hier de inhoud van de onderwerpsmappen niet in detail beschreven. Daarenboven worden een aantal archiefbescheiden in de lijst, afgezien van een loutere vermelding, niet verder besproken. Dit is het geval bij de fiches met adressen van het personeel (1.08), de eerder vermelde personeelsdossiers (1.08), de grote bouwplannen (1.10), het foto-archief (1.99), de voorwerpen (1.99) en de lezersfiches (2.09.03). De beschrijving van deze bescheiden en voorwerpen zou teveel tijd in beslag genomen hebben. Het foto-archief wordt bovendien momenteel door Roberte Van Haute behandeld. Uiteindelijk moet nog worden aangegeven dat op het voorblad van de lijst er geen einddatum is vermeld, aangezien er regelmatig nieuwe stukken worden bijgevoegd. Na de beschrijving van de inhoud heb ik me verdiept in de intellectuele ordening van het archief.

3.2.2

Het archiefschema

Wegens het gebrek aan een grondige verkenning van de bibliotheekarchieven, zijn er nog geen modelarchiefschema’s voor deze voorhanden. De schema’s van de vele Italiaanse bibliotheken opgelijst in het werk Archivi di biblioteche (2002) hebben echter een houvast geboden bij de opstelling van het schema voor de Erfgoedbibliotheek. Men moet wel in gedachten houden dat de Erfgoedbibliotheek als een case-study is te beschouwen. Het archiefschema dat hier wordt gepresenteerd is dan ook afgestemd op de specifieke werking van de bewaarbibliotheek. De grote structuur kan wel dienen als kapstok voor de opstelling van een algemeen modelschema voor bibliotheekarchieven (maar dan wel eerder voor archieven van wetenschappelijke bibliotheken).

65

Het oorspronkelijk idee was om twee archiefschema’s op te stellen, aangezien de cesuur in 1933 redelijk prominent aanwezig is in het archief. Maar vermits de oorspronkelijke orde van het ouder deel van het archief niet meer te achterhalen is en het af te raden is om twee schema’s te gebruiken, heb ik uiteindelijk maar één schema gemaakt. 3.2.2.1

I.

Archiefschema64

ALGEMEEN 1. Notulen 2. Jaarverslagen A. Centrale briefwisseling 1. Ingekomen en (minuten van) uitgaande brieven 2. Kopieboeken B. Statistieken

II.

ORGANISATIE A. Oprichting en statuten 1. Stukken betreffende statuten en reglementen 2. Stukken betreffende splitsing bibliotheken/archief B. Bestuur C. Personeel 1. Algemeen a. Personeelsdossiers b. Statistieken c. Stukken betreffende benoeming, beoordeling en ontslag d. Stukken betreffende rechten en plichten van het personeel 2. Bijzondere personeelsaangelegenheden a. Studie-/dienstreizen in het kader van vorming en opleiding b. Feestcomité (jubilea en andere festiviteiten)

64

In bijlage is het archiefschema met verwijzingen naar de plaatsingslijst te vinden.

66

c. Stagiairs d. Vrijwilligers e. Jobstudenten f. Artikel 60 g. Werklozen h. Huisvesting (leven binnen/buiten Antwerpen, huisbewaarder/ster) D. Boekhouding en financiële verantwoording 1. Stukken betreffende boekhouding a. Grootboeken b. Kasboeken, bank- en giroboeken c. Spaarbankboekjes d. Rekening-couranten e. Kwitanties f. Debiteuren- en crediteurenboeken g. Facturen h. Bestelbonnen i. Verzendingsnota’s 2. Stukken betreffende financiële verantwoording a. Begrotingen b. Jaarrekeningen c. Winst- en verliesrekeningen d. Balansen III.

COLLECTIEVORMING A. Moderne drukken 1. Briefwisseling 2. Aankoop a. Dossiers/onderwerpsmappen b. Registers 3. Giften, geschenken en legaten 4. Annulaties B. Seriële publicaties 1. Briefwisseling 2. Aankoop 67

a. Dossiers/onderwerpsmappen b. Registers 3. Giften, geschenken en legaten 4. Annulaties C. Oude drukken en handschriften 1. Briefwisseling 2. Aankoop a. Dossiers/onderwerpsmappen b. Registers 3. Giften, geschenken en legaten 4. Annulaties D. Wettelijk depot 1. Briefwisseling 2. Verwerving wegens verplichte neerlegging E. Catalografie 1. Algemene Catalografie 2. Automatisering IV.

COLLECTIEBEHEER A. Boekverzorging 1. Boekbinding a. Dossiers/onderwerpsmappen b. Registers 2. Conservering/restauratie B. Opvolging van de werken 1. Magazijnwerking a. Dossiers/onderwerpsmappen b. Registers 2. Diefstallen

V.

ONTLENINGEN A. Ontleningen eigen dienst 1. Briefwisseling 2. Statistieken 3. Nieuwe drukken en tijdschriften 4. Oude drukken (preciosa) 68

5. Microfilms B. Uitleningen 1. Aanvraagformulieren 2. Rappelbrieven 3. Registers C. Interbibliothecaire ontleningen (IBL) 1. Briefwisseling 2. Statistieken 3. Inkomende aanvragen 4. Uitgaande aanvragen D. Bruiklenen VI.

REPRODUCTIE A. Foto B. Scan

VII.

PATROMINIUMBEHEER A. Onderhoud B. Veiligheid C. Ruimtebeheer D. Uitrusting E. Milieu

VIII.

COMMUNICATIE EN PUBLIEKSWERKING A. Communicatie 1. Stukken betreffende pers 2. Stukken betreffende drukwerk B. Publiekswerking 1. Stukken betreffende gidsenwerking 2. Stukken betreffende tentoonstellingen en lezingen

IX.

WETENSCHAPPELIJK WERK A. Stukken betreffende wetenschappelijke studies B. Verslagen van studiereizen C. Projectdossiers

X.

DOCUMENTATIE

69

3.2.2.2

Archiefschema: toelichting

Het archiefschema is enerzijds gebaseerd op het schema voor het archief van een vereniging of een non-profit organisatie65 en anderzijds op de zogenaamde digitale mappenstructuur, volgens dewelke het archief in het depot is ingedeeld. De digitale mappenstructuur representeert namelijk goed de verschillende activiteiten van de bibliotheek. In het schema voor de verenigingen konden er een aantal overeenkomsten gevonden worden met de organisatie van de Erfgoedbibliotheek. Het feit dat de bewaarbibliotheek ook gelinkt is aan een VZW (al is de band maar heel klein66), zette mij er mede toe aan dit schema te gebruiken. De indeling van het schema zal hieronder stap voor stap worden toegelicht. 3.2.2.2.1

Opmerkingen

Vooraleer het archiefschema in detail te bespreken, wil ik nog wijzen op een belangrijk feit. De grote moeilijkheid bij het opstellen en het gebruik van het archiefschema was en is dat vele verschillende soorten stukken ondergebracht zijn in onderwerpsmappen. Vooral de ontleding van de oude pakken blijkt een zeer intensieve taak: de verschillende omslagen samengebonden in één pak kunnen verschillende onderwerpen behandelen en in één omslag zijn stukken van verschillende aard te vinden. Pak M.10 is een goede illustratie: de eerste twee omslagen bevatten stukken die nieuwe regels over de goede werking van de bibliotheek inhouden en die bijgevolg onder “stukken betreffende de reglementen” thuishoren. De overige omslagen zijn echter een smeltkroes van onderwerpen. Per omslag zijn bescheiden bijeengestoken die op het eerste zicht niets met elkaar te maken hebben. Omslag 3 bevat zo stukken die over bezoldiging, vrijstelling van portkosten, examens en werken over Japan gaan. Bij de indeling heb ik dan ook het algemene onderwerp per pak als referentie genomen, maar echt accuraat is het niet. De kwestie van de oude pakken zou dus nog grondig moeten worden bestudeerd. Twee registers, Register 1 en Register 2, zijn onder verschillende afdelingen van het schema terug te vinden. Het feit dat de registers voor verscheidene doeleinden werden gebruikt ligt

65

Hartman, 1995, p.25-27; Coppens, 1997, p.490-491.

66

Enkel de boekhouding wordt door een VZW bestuurd (cf. Hoofdstuk 2: De huidige werking van de Erfgoedbibliotheek).

70

hiervan aan de basis. Zo bevat Register 1 zowel binderslijsten als overzichten van de bestedingen en de uitleningen, Register 2 lijst zowel aanwinsten als uitleningen op en houdt statistische gegevens bij. 3.2.2.2.2

De stukken van algemene aard en die betreffende de gehele organisatie

De eerste twee afdelingen van het archiefschema, “Algemeen” en “Organisatie”, hebben als toepassingsgebied de hele instelling. Voor deze afdelingen volgde ik vooral de structuur van het archiefschema voor de verenigingen. Veel bescheiden die in de huidige organisatie van het archief onder de afdeling “Beleidsvorming” vallen, worden hier ondergebracht. Deze sectie is volgens mij een verzameling van verschillende activiteiten die herbestemd kunnen worden onder andere onderdelen van het archiefschema. Algemeen

In deze afdeling zijn de stukken van algemene aard opgenomen: de notulen (ook wel vergaderverslagen genoemd), de jaarverslagen, de algemene briefwisseling en de statistieken. Bij de statistieken vroeg ik me lang af of hier enkel de algemene statistieken zouden worden opgenomen of alle statistieken die in het archief aanwezig zijn. Uiteindelijk maakte ik de keuze om hier te verwijzen naar de statistieken die in de oude pakken zitten. Zij maken bijna allemaal deel uit van verschillende onderwerpsmappen, maar de grote statistiekreeksen aanwezig in de huidige afdelingen “Personeel” en “Leeszaal” besloot ik apart te houden. Deze reeksen zijn namelijk van een redelijk grote omvang en hebben duidelijk betrekking op die specifieke aspecten van de bibliotheek. Zij zijn in het schema opgenomen onder de afdelingen “Personeel” en “Ontleningen”. In de huidige structuur van het archief zijn de vergaderverslagen verspreid over de verschillende afdelingen. In het archiefschema worden ze echter alle hier opgenomen, aangezien deze vergaderingen de gehele organisatie als actieradius hebben. Hetzelfde is gedaan voor de jaarverslagen, die voor het moment ook bij de verschillende afdelingen “Beleidsvorming” en “Communicatie” zijn geplaatst.

71

De briefwisseling houdt zowel de ingekomen en minuten van uitgaande brieven in, als de oude kopieboeken. De kopieboeken bevatten namelijk afschriften van de door de bibliotheek verzonden brieven. De algemene briefwisseling, die sinds 1945 aangemaakt is, wordt in het volgende hoofdstukje uitgebreid besproken.67 Organisatie

Deze afdeling bevat de handelingen die nodig zijn voor het goed functioneren van de bibliotheek. Oprichting en statuten: De stukken betreffende de splitsing van de Stedelijke Bibliotheken en de scheiding van de Stadsbibliotheek en het AMVC worden in deze afdeling ondergebracht, aangezien deze gebeurtenissen een aantal wijzigingen hebben veroorzaakt in de reglementen en de statuten van de betrokken instellingen (en bijgevolg van de Erfgoedbibliotheek). Bestuur: Dit onderdeel komt overeen met nummer 1.04 (Directie) van de mappenstructuur. Onder “Beleidsvorming” (2.11) zijn ook een paar stukken omtrent bestuurszaken te vinden. Personeelsbeheer: De algemene en de bijzondere personeelsaangelegenheden worden in deze afdeling onderscheiden. De algemene personeelszaken worden gedocumenteerd in de volgende bescheiden: personeelsdossiers, statistieken (voornamelijk over ziekte en verlof van het personeel), stukken betreffende benoeming, beoordeling en ontslag en stukken betreffende rechten en plichten van het personeel. Tussen de oude registers heb ik eveneens een register gevonden dat over het verlof en het ziekteverlof van de personeelsleden gaat. Deze behoort tot de stukken betreffende de rechten en plichten van het personeel. Daarnaast zijn er nog de bijzondere personeelsaangelegenheden. Alle personeelsgroepen met een speciaal statuut, waaronder de stagiairs, vrijwilligers, jobstudenten, artikel 60ers en de tewerkgestelde werklozen, vinden we in de digitale mappenstructuur terug onder het deel “planning en voorziening” (1.03). In het papieren archief komen ze echter grotendeels voor in

67

Cf. Hoofdstuk 3: De briefwisseling onder de loep.

72

de afdeling “Personeel” (1.08). Volgens mij horen ze ook eerder thuis bij de personeelszaken omdat ze (ondanks hun speciaal statuut) integraal deel uitmaken van het personeelteam actief in de bibliotheek. De studie- en dienstreizen, gemaakt in het kader van de algemene personeelsvorming, zijn volgens mij ook personeelsaangelegenheden, net zoals de taken van het Feestcomité. Boekhouding en financiële verantwoording: Alle bescheiden die in de huidige sectie “Museumwinkel” (2.09.02) zijn verzameld reflecteren eigenlijk een financieel aspect van de instelling. Het is ook niet duidelijk of er ooit een echte museumwinkel in de bewaarbibliotheek heeft bestaan. Daarom is het volgens mij raadzaam om deze bescheiden hier onder te brengen. We zien bij de “stukken betreffende boekhouding” de bestelbonnen en verzendingsnota’s staan. Ze werden hier opgenomen, omdat ze bewijzen vormen van financiële transacties inzake de acquisitiepolitiek van de bibliotheek. Verschillende registers kunnen gerekend worden tot de stukken betreffende de boekhouding. De registers die schattingen van de collectiestukken bevatten, maken daarentegen deel uit van de financiële verantwoording van de bibliotheek. Hier is er immers geen sprake van een financiële transactie (het ontvangen of uitgeven van geld), maar men doet enkel aan waardebepaling van de collectie. 3.2.2.2.3

Kerntaken van de bibliotheek

De verdere indeling van het archiefschema volgt grotendeels de structuur van het digitaal klassement, al zijn er een aantal aanpassingen aangebracht. De volgende vier afdelingen reflecteren de kerntaken van de Erfgoedbibliotheek. Collectievorming

De verwerving van stukken gebeurt in de Erfgoedbibliotheek via aankoop, schenking of legaat.68 Bijgevolg moet ook in de intellectuele ordening van het archief deze verschillende vormen van acquisitie onderscheiden worden. Ook het wettelijk depot wordt hiertoe meegerekend, vermits een deel van de collectie van de instelling wordt gevormd op grond van

68

cf. Hoofdstuk 2: De huidige werking van de Erfgoedbibliotheek.

73

de verplichte neerlegging, voorgeschreven door het wettelijk depot. Vermeldenswaardig is ook de plaatsing van de seriële publicaties op dezelfde hoogte als de moderne drukken. In de bespreking van de afdelingen van de Erfgoedbibliotheek69 vormden de seriële publicaties een onderdeel van de moderne drukken, maar in het archiefschema koos ik ervoor om ze naast elkaar te plaatsen, vermits de verwerving van de seriële publicaties redelijk zelfstandig gebeurt. Zo is er aparte briefwisseling en zijn er aparte verwerving- en annulatiedossiers voorhanden voor de tijdschriften. Naast de aankoop-, schenkings- en legaatdossiers, zijn hier ook de aanwinstenregisters en de registers waarin de bestellingen en terugzendingen van boeken zijn opgelijst ondergebracht. De aangroei van de collectie vóór 1933 wordt in deze registers gedocumenteerd. De aanwinstenregisters bevatten, zoals de stamboeken, veel informatie over de collectie en zijn bijgevolg zeker in beschouwing te nemen bij de studie naar de context van deze. De verwerving van de werken is maar het eerste aspect van de collectievorming: de publicaties moeten vervolgens nog efficiënt ontsloten worden, zodat ze door derden kunnen worden geraadpleegd. De catalografie maakt dan ook deel uit van deze afdeling. De vele automatiseringsdossiers en de oude catalogen kunnen hier worden gevonden. Men kan zich afvragen waarom hier (en in enkele volgende delen van het archiefschema) een onderdeel “briefwisseling” is voorzien, terwijl dit al onder “algemeen” voorkomt. Bij de inspectie van het archief viel mij echter op dat enkele afdelingen briefwisseling bevatten, die niet altijd overeenstemt met de centrale briefwisseling (cf. steekproef briefwisseling). Bijgevolg worden deze aparte reeksen briefwisseling in het archiefschema opgenomen. Collectiebeheer

In de afdeling “collectiebeheer” staat de langdurige bewaring van de collectiestukken centraal. De materiële zorg van de boeken is vervat in het deel “boekverzorging”, dat slaat op de boekbinding en de conservering en/of restauratie van de werken. 70 De andere categorie, “opvolging van de werken”, heeft eerder betrekking op het al dan niet verdwijnen van de

69

cf. Hoofdstuk 2: De huidige werking van de Erfgoedbibliotheek.

70

In het papieren archief volgens de mappenstructuur staat deze activiteit onder de afdeling “Behoud en Beheer” (2.06.01).

74

publicaties. Vooral boeken en tijdschriften kunnen namelijk verloren gaan doordat ze slecht zijn teruggeplaatst in de magazijnen of werden gestolen. Wanneer er sprake is van de eerste situatie, dan kunnen de magazijnmedewerkers met behulp van de standplaatsregisters de zoekgeraakte trachten terug te vinden. Het inbinden van boeken is volgens mij ook een vorm van boekverzorging. De bindersregisters worden bijgevolg onder deze categorie vermeld. Er werd vanaf 1902 eveneens aandacht besteed aan een goede collectieopvolging, gezien er ook een register is bewaard dat de zoekgeraakte werken oplijst. Ontleningen

De afdeling “Ontleningen” is in vier grote delen opgesplitst: - de ontleningen ter plaatse van de eigen werken; - de uitleningen; - de interbibliothecaire ontleningen; - de bruiklenen. De leeszaalbezoeker kan enkel werken ter plaatse inkijken, maar in een aantal uitzonderlijke gevallen kunnen werken worden uitgeleend. Bibliotheekgebruikers van andere bibliotheken kunnen eveneens (kopieën van) werken laten overkomen naar de Erfgoedbibliotheek (of andersom). Het regelen van de bruiklenen wordt in de mappenstructuur beschouwd als één van de taken van de afdeling Behoud en Beheer (2.06.01). Deze gedachtegang is nog zeer goed te volgen, aangezien deze dienst ervoor zorgt dat de in bruikleen gegeven werken niet beschadigd worden. De eigenlijke centrale handeling is echter het uitlenen van werken voor tentoonstellingen. Daarom zou ik de bruiklenen eerder onder de afdeling “Ontleningen” plaatsen. Bij de eerste onderverdeling wordt er een onderscheid gemaakt tussen de moderne en de oude drukken. De moderne drukken en de seriële publicaties zijn hier samengenomen, vermits dezelfde aanvraagformulieren voor beide worden gebruikt. Wil men daarentegen een oude druk raadplegen, dan moet men een specifiek formulier invullen. Reproductie

Naast het ontlenen van werken, biedt de Erfgoedbibliotheek ook de mogelijkheid om reproducties te laten maken. De afdeling “Reproductie”, die in de huidige organisatie van het archief bij 2.09.03 (Leeszaal) staat, zou volgens mij in deze functionele structuur ook apart kunnen staan. Deze dienstverlening is inderdaad verbonden met de leeszaalwerking, maar ook externe instellingen of bedrijven kunnen werken laten reproduceren. Het kan bijgevolg beschouwd worden als een activiteit op zich. 75

3.2.2.2.4

Activiteiten van de bibliotheek

De volgende drie actiedomeinen van de bewaarbibliotheek kunnen niet gerekend worden tot de kerntaken, maar bekleden toch een belangrijke plaats in de dagelijkse werking van de instelling. Patrimoniumbeheer

Hieronder verstaan we alle aspecten die iets met de bibliotheekgebouwen te maken hebben. De organisatie van dit onderdeel bestaat uit de vijf onderafdelingen “Onderhoud”, “Veiligheid”, “Ruimtebeheer”, “Uitrusting” en “Milieu”. Onder “Onderhoud” verstaan we ook “Schoonmaak”, en “Ruimtebeheer” omvat eveneens de rubrieken “Werken” en “Verbruik”. Communicatie en publiekswerking

De diensten “Communicatie” en “Publiekswerking” zijn samengevoegd, om de reden dat ze allebei instaan voor de bekendmaking van de bibliotheek aan het publiek. De afdeling “Communicatie” houdt zich meer bezig met de informatieverspreiding via sociale media en in de vorm van publicaties, terwijl de afdeling “Publiekswerking” zich meer toelegt op de organisatie van en medewerking aan cultuurevenementen. De opzet van tentoonstellingen en lezingen in de Erfgoedbibliotheek wordt als activiteit toegevoegd aan de onderafdeling “Publiekswerking”, aangezien dit ook bijdraagt tot de promotie van de bibliotheek. Wetenschappelijk werk

Van tijd tot tijd publiceren de bibliotheekmedewerkers wetenschappelijke studies, meestal in het kader van belangrijke tentoonstellingen. In het huidig archief zijn de werkversies hiervan opgenomen in het onderdeel 1.99 (Geschiedenis en Documentatie), maar ze horen volgens mij thuis onder een specifieke rubriek, los van de documentatie. Ook de verslagen die zijn opgesteld bij het maken van studiereizen, zouden hier kunnen worden opgenomen. De projecten zijn hier eveneens op hun plaats. Deze kunnen namelijk vaak in een wetenschappelijk kader worden geplaatst. De meeste projectdossiers waren eerst te vinden onder “Beleidsvorming”, maar volgens mij worden ze best apart beschouwd, gezien hun bijzonder karakter.

76

3.2.2.2.5

Documentatie

Tenslotte is er nog een afdeling “Documentatie”. Een aantal stukken die zijn verzameld onder nummer 1.99 (Geschiedenis en Documentatie) van de mappenstructuur, hebben een documentaire waarde. Men vindt een paar kopieën van artikels en boeken terug, die geen duidelijk verband hebben met een specifiek dossier. Deze documenten zijn strikt genomen geen archiefbescheiden en kunnen bijgevolg best apart worden gehouden. 3.2.2.3

Enkele eindbemerkingen

Het voorgestelde archiefschema is een aanzet tot een functionele ordening van het archief van de Erfgoedbibliotheek. De grote concentratie aan onderwerpsmappen maakt een juiste, allesomvattende indeling echter zeer moeilijk en het is best mogelijk dat na de grondige studie van de oude pakken een aantal wijzigingen zich opdringen. De verwijzingen naar de plaatsingslijsten kunnen ook een aantal gebreken vertonen (vooral wegens de verscheidenheid aan stukken in de onderwerpsmappen), maar normaal gezien vinden we alle rubrieken van de mappenstructuur in het archiefschema terug. Een tweede opmerking ligt in het feit dat de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience deel uitmaakt van de Stad Antwerpen. De voormalige bibliotheekmedewerkster Roberte Van Haute wees me daarom op een aantal onvolkomenheden waardoor het voorgestelde archiefschema naar alle waarschijnlijk niet toegepast kan worden. Het archief van de instelling wordt namelijk op de voet gevolgd door het stadsarchief van Antwerpen, dat bij eventuele overdrachten eist dat de digitale mappenstructuur ook wordt gehanteerd in het papieren archief. Hier kan echter ingebracht worden dat de intellectuele structuur van het archief losstaat van de fysieke structuur. Zo kan de huidige plaatsing, die inderdaad volgens de mappenstructuur is geordend, verder worden toegepast, maar daarnaast kan er een inventaris worden opgesteld gebaseerd op het archiefschema. Bij een eventuele overdracht naar het stadsarchief Antwerpen zal de plaatsingslijst de basis vormen voor de overdrachtslijst, maar dan kan de inventaris eventueel nog als bijlage meegegeven worden. Als we nu de wensen van het stadsarchief even opzij schuiven en ons focussen op de Erfgoedbibliotheek zelf, dan zijn het archiefschema en de (hopelijk) toekomstige inventaris van het archief van de instelling echter handige instrumenten om gericht opzoekingen te verrichten.

77

3.2.3

De briefwisseling onder de loep

Voor onderzoekers kan de briefwisseling een schat aan informatie bieden. De bezoeker die deze correspondentie wil raadplegen, staat echter niet voor een gemakkelijke taak: de huidige organisatie van het archief laat immers niet toe om een duidelijk beeld te krijgen van de gehele brievenverzameling, aangezien een zeer groot deel van de brieven opgeborgen zit in onderwerpsmappen. Hier is daarom aangewezen een zoekinstrument aan te reiken, dat toelaat om het efficiënt opzoeken te bevorderen. Vanaf 1945 is Ger Schmook begonnen met het verzamelen van de (waarschijnlijk volgens hem) belangrijkste brieven en heeft zo de collectie centrale briefwisseling71 tot stand gebracht. Deze correspondentiereeks is consequent verder gezet tot 1998. Van de periode 1999-2002 is er nog één doos in het archief te vinden, maar sinds dan is men vooral digitaal beginnen werken en archiveren. Naast de brieven die in kaften zijn opgeborgen, zijn er ook nog een aantal andere reeksen correspondentie72 die volgens bepaalde criteria zijn samengebracht. Zo zijn er enkele dozen uitgeprinte e-mails van Roger Rennenberg en de mappen waarin de correspondentie met het College van burgemeester en schepenen zijn verzameld. In de laatste serie kunnen er dan nog eens drie kleine subreeksen worden onderscheiden: de briefwisseling met het College in het algemeen, wat voornamelijk bestaat uit kopieën van adviezen, met bepaalde schepenen en ten slotte de correspondentie met de burgemeesters. De brieven van vóór 1945 zijn te vinden in de verschillende onderwerpsmappen. De probleemzone, waar het overzicht van de brieven niet duidelijk is, is echter de correspondentie van na 1945, die ook voor een deel in de onderwerpsmappen zit. Men kan zich afvragen of de brieven in de onderwerpsmappen dubbels zijn van de brieven die in de centrale reeks zitten of dat er in die mappen unieke en interessante brieven zijn weggestoken die niet in de algemene correspondentie zijn opgenomen. Naast de onderwerpsmappen, zijn er ook enkele kleinere series correspondentie aangelegd bij de afdelingen Collectievorming en

71

In het verdere verloop van dit hoofdstuk zal de centrale briefwisseling ook “algemene” correspondentie worden genoemd,

om de leesbaarheid van de tekst te bevorderen. 72

Deze reeksen zijn, net zoals de centrale briefwisseling, te vinden in de afdeling 1.05 (Briefwisseling) van het archief.

78

Leeszaal. Ook hier moet worden onderzocht of er overlappingen zijn tussen de correspondentie bij de afdelingen en de algemene correspondentie. Om dit raadsel op te lossen, heb ik geopteerd om een steekproef uit te voeren. Vooraleer de werkwijze en de bekomen resultaten van de steekproef toe te lichten, zal eerst de structuur van de centrale briefwisseling worden ontleed. 3.2.3.1

De centrale briefwisseling: surfen op de golven van verandering73

Men zou kunnen denken dat het opzoekwerk in de algemene briefwisseling minder problemen met zich brengt dan het ploeteren doorheen de verschillende onderwerpsmappen op zoek naar een specifieke brief. Jammer genoeg is niets minder waar. Het vinden van een bepaalde brief in de centrale reeks vergt evenveel inspanning, aangezien enerzijds doorheen de jaren nieuwe ordeningsmethodes worden gehanteerd en anderzijds het soms niet duidelijk is “op welke letter” er moet gezocht worden. Bij het aanschouwen van de serie in de rekken, dan is het eerste wat opvalt de jaartallen die op de ruggen van de kaften zijn aangebracht. Van eenzelfde jaar zijn er vaak meerdere kaften voorhanden. Wanneer de kaften vervolgens worden opengeslagen, kan men zien dat de brieven alfabetisch op correspondent zijn gerangschikt en per correspondent nog eens op datum. De indeling op datum en correspondent wordt echter op verschillende manieren aangewend in de reeks: een kaft kan ofwel een aantal maanden bestrijken van een bepaald jaar en de correspondenten van A tot Z rangschikken, ofwel een heel jaar beslaan en maar een deel van het alfabet bevatten. Als we bijvoorbeeld naar de kaften van het jaar 1945 kijken, zien we dat de eerste kaft van december 1944 tot september 1945, en de tweede van juli 1945 tot december 1945 loopt. Vanaf het jaar 1962 zijn in sommige kaften de correspondenten verspreid over verschillende kaften. In één kaft van het jaar 1964 zitten alle brieven met de correspondenten van wie de namen beginnen met de letters A tot N, terwijl in een andere kaft de correspondenten met de beginletters O tot Y74 zitten. In het algemeen wordt de eerste ordening meer nagestreefd, de laatstgenoemde alfabetische verspreiding komt enkel voor in

73

Cf. plaatsingslijst archief volgens de mappenstructuur: 1.05 (Centrale Briefwisseling).

74

Er zijn voor dat jaar geen correspondenten waarvan de naam begint met een Z.

79

de periodes 1963-1967 en 1977-1992. Het intensiever gebruik van de computer in de jaren 1990 laat ook zijn sporen na in het papieren archief: vanaf het jaar 1993 vindt er een forse vermindering van de analoge briefwisseling plaats en kunnen bijgevolg alle brieven van eenzelfde jaar in één enkele kaft worden opgeborgen. Soms komt het zelfs voor dat de briefwisseling van meerdere jaren in één kaft wordt verzameld. Gezien de vele nuances in de chronologie, heb ik getracht om in de plaatsingslijsten zo precies mogelijk de verschillende begin- en einddata per kaft op te sommen, maar het is mogelijk dat er zich een speling van een paar maanden kan voordoen. De tweede moeilijkheid die zich manifesteert bij de raadpleging van de reeks, is het navolgen van verschillende regels wat betreft de alfabetische ordening. Meestal wordt er naar de naam van de correspondent gekeken, maar het komt ook vrij veel voor dat men zich op de functie van de correspondent heeft gebaseerd, zoals bijvoorbeeld “burgemeester”, “bestuurder van”, of op de naam van de organisatie of dienst waarvoor de correspondent werkt, zoals bijvoorbeeld de “brandweer” of het “college van burgemeester en schepenen”. Opvallend is dat

de

verschillen

in

klassering

bijna

altijd

overeenstemmen

met

de

diverse

directeurwijzigingen. De grote keerpunten in de structuur van de centrale briefwisseling zijn derhalve als volgt samen te vatten: het jaar 1963, wanneer Emiel Willekens de positie van Ger Schmook overneemt, het jaar 1981, wanneer Ludo Simons Emiel Willekens aflost en tenslotte het jaar 1987, dat het tijdperk van Roger Rennenberg inluidt. Dit alles zal aan de hand van enkele voorbeelden worden toegelicht. De verschillen in de alfabetische rangschikking zijn vooral aanwezig bij de correspondentie met de burgemeester en de schepenen. In de eerste kaften van de serie worden veel brieven op basis van de functie van de correspondent geordend. Als voorbeeld heb ik de kaften met de nummers 1.05 (48) en 1.05 (59) genomen. Zo vindt men onder B de briefwisseling met de verschillende burgemeesters, ook deze van Antwerpen (al staat zijn of haar naam, zoals bijvoorbeeld L. Craeybeckx, erbij). Onder D worden vele brieven die gericht of afkomstig zijn van allerhande directeurs geplaatst, en onder S kan men de correspondentie terugvinden met de stadssecretaris van destijds. Bij deze laatste twee geeft men ook eerder de voorkeur aan de titel dan aan de naam van de correspondent, die ook vaak op de brieven vermeld is. De briefwisseling met de schepenen vormt hier echter een uitzondering op: maar enkele brieven gericht aan of ontvangen van de schepenen worden bij de letter S geplaatst (onder “Schepen”). In de desbetreffende brieven wordt namelijk de naam van de schepen niet

80

vermeld. De rest van de correspondentie wordt volgens de naam van de schepen in kwestie gerangschikt. In de kaften van de periode van directeur E. Willekens (1963-1981) (van dewelke de nummers 1.05 (59), 1.05 (93) en 1.05 (94) als illustratie zijn genomen) is de correspondentie met de burgemeester van B naar C verhuisd, dat wil zeggen naar het onderdeel “College van burgemeester en schepenen”. De brieven die zijn gericht aan of ontvangen van bij naam vermelde schepenen, worden wel nog steeds op naam geordend. We zien ook weer hier dat enkele brieven zijn ondergebracht onder de hoofding “directeur”, maar dit wordt enkel gedaan als er geen naam in de brief staat. Eveneens worden brieven onder “dienst” geklasseerd wanneer enkel de naam van de dienst gekend is en onder “stadssecretaris” wanneer deze naamloos blijft in de brief. In de kaft 1.05 (71) worden sommige brieven gericht aan ambassadeurs, en van wie de namen ook in de hoofding zijn vermeld, toch onder A geborgen. Men kan over het algemeen zeggen dat er vanaf 1963 meer aandacht wordt besteed aan de persoonlijke namen van de correspondenten en niet meer zozeer aan hun taakgebied, met uitzondering van de burgemeester en de schepenen, die onder het “College van burgemeester en schepenen” vallen. Een verdere vernieuwing is dat de voorgenoemde onderverdelingen zich vanaf 1963 in de kaft vooraan onder de letter waartoe ze behoren bevinden: de briefwisseling met bijvoorbeeld het college van burgemeester en schepenen is terug te vinden helemaal vooraan onder de letter C. Bij de overgang van Willekens naar Simons in 1981, wordt aanvankelijk nog de oude werkwijze gehanteerd. Maar naarmate de jaren vorderen, komen er meer en meer veranderingen in de ordening. Een belangrijke vernieuwing is dat de naam van de corresponderende instelling de overhand krijgt op de persoonsnaam: men klasseert niet meer onder de naam van de correspondent, maar onder de naam van de instelling in opdracht van dewelke de correspondent schrijft. Zo worden brieven ook volgens het sigel van de stadsdienst geordend (zoals bijvoorbeeld D6 en D875). In de Rennenberg-periode (1987-2000) wordt een bepaalde tendens duidelijker: hoe recenter de correspondentie, hoe minder er een strikte naleving is van één bepaalde ordeningsmethode.

75

Kaft 1.05 (99).

81

Het is opmerkelijk dat men bijna willekeurig te werk gaat en sommige brieven volgens de naam van de correspondent ordent, terwijl er andere brieven onder de beginletter van de dienst- of instellingsnaam worden teruggevonden (brieven van en aan het Amsab zijn bijvoorbeeld ondergebracht onder A, terwijl een brief gericht aan de dienst COB 76 te vinden is onder de persoonlijke naam van de bestemmeling). 3.2.3.2

De steekproef: de eerste stappen tot ontraadseling77

Nu de algemene briefwisseling voldoende onderzocht is, leggen we ons vervolgens toe op de verkenning van de brieven die verspreid zijn over de heel het archief, en meer precies wat hun relatie is met de brieven aanwezig in de centrale serie. 3.2.3.2.1

Hoe is de steekproef tot stand gekomen?

Het voorbereidend werk bestond er uit een representatief aantal brieven, zowel ingekomen als minuten van uitgaande, te kiezen uit de mappen. De brieven werden zo geselecteerd dat er verschillende periodes en thema’s bij de proef aan bod kwamen. De proef bestaat uit twee delen: het eerste deel spitst zich toe op de oude pakken en het tweede op het archief volgens de mappenstructuur. Vermits de centrale briefwisseling pas vanaf 1945 loopt, zijn uit de oude pakken enkel die brieven gekozen die effectief na 1945 zijn opgesteld. In totaal zijn er voor het eerste deel 35 brieven uit de mappen gekozen, het tweede deel telt 30 brieven. Bij het kiezen van de brieven uit het recentere archief is er op gelet dat ook de correspondentiereeks met de schepenen en het mailverkeer van Roger Rennenberg worden gecontroleerd. De aparte series briefwisseling bij de afdelingen Collectievorming en Leeszaal werden eveneens aan de test onderworpen. Rekening houdende met de grote verscheidenheid aan alfabetische ordeningen in de centrale briefwisseling is er per brief gezocht op de naam of, als deze niet vermeld was of geen zoekresultaten opleverde, op de beginletter van de functie van de correspondent. Als er nog altijd niets werd gevonden, werd ook onder de naam van de instelling of dienst gekeken.

76

Centrale Openbare Bibliotheken.

77

Cf. lijst steekproef. De namen van de correspondenten worden op identieke wijze geschreven als in de oorspronkelijke

stukken.

82

3.2.3.2.2

Welke resultaten kwamen er uit de bus?

Ingekomen brieven

Voor al de ingekomen brieven geldt dezelfde einduitkomst: deze zijn uniek. Ze zijn ofwel in de algemene briefwisseling ofwel in de onderwerpsmappen te vinden. Dit betekent weliswaar geen goed nieuws voor de onderzoekers: wanneer zij een bepaalde ingekomen brief willen inkijken, dan zullen ze zowel de centrale correspondentiereeks als de verspreide briefwisseling in hun scoop moeten opnemen. De brief is nog vrij makkelijk te vinden in de centrale reeks en in de reeksen bij de enkele afdelingen, gezien er op datum en correspondent kan gezocht worden, maar als dit niet het geval mocht zijn, dan begint een veel intenser speurwerk. De aanvrager zal dan een goede kennis moeten hebben van de context waarin de brief is ontstaan om vrij gericht in de onderwerpsmappen te kunnen zoeken. Het is wel interessant te vermelden dat er vanaf het jaar 198178 geen ingekomen brieven meer in de centrale briefwisseling te vinden zijn. In de series briefwisselingen per afdeling zijn er nog wel ingekomen brieven aanwezig van na 1981. Uitgaande brieven

Wat de uitgaande brieven betreft, zijn de bevindingen uiteenlopend. Het merendeel van de brieven in de onderwerpsmappen bleek dubbel te zijn (19 van de 27 bij de oude pakken, 22 van de 27 bij het recente archief). De reden waarom sommige brieven van deze regel wijken, is waarschijnlijk te wijten aan de banale thema’s. Dit is mij opgevallen bij de volgende twee brieven: één gericht aan de directeur van de medisch-sociale dienst, gevonden in omslag 7 van pak nummer 1.08 (17b), met als onderwerp “handdoeken” en een ander gericht aan de directeur van het bureau voor Financiën uit omslag 9 van map nummer 1.09 (4b), in dewelke wordt uitgewijd over het thema “kledij”. Geen van beide is terug te vinden in de centrale briefwisseling. Ook van de correspondentie waarin inlichtingen worden gegeven aan verschillende vragende partijen, zijn er regelmatig unieke exemplaren beschikbaar: de brief gericht aan O. Deleive van 27 maart

78

Overeenstemmend met nummer 1.05 (95) in de plaatsingslijst van het archief volgens de mappenstructuur.

83

1961, gevonden in kaft met nummer 1.11 (3b) en de brief gericht aan A. Decreus van 30 december 1952 uit omslag 2 van pak 2.09.03 (9b) zijn zo’n voorbeelden. De uitgaande brief van 15 februari 1977 behorende tot map nummer 1.05 (3b), die ook als doel heeft inlichtingen te verstrekken, komt daarentegen wel dubbel voor. De reden hiervoor kan zijn dat onder Schmook een striktere archiefregeling werd nagevolgd. Het was duidelijker welke brieven wel en welke niet in dubbel moesten worden bijgehouden. In 1977 stond er echter een andere directeur aan het hoofd van de bibliotheek en is de organisatie van de correspondentie dan ook misschien gewijzigd geweest. Het is treffend dat vanaf de jaren ’70 bijna alle uitgaande brieven opgenomen zijn in de centrale briefwisseling. Haast alle niet-opgenomen brieven (7 van de 8) vallen in de periode 1948-1961, de ambtstermijn van Schmook. Een ander in het oog springend resultaat is dat er maar één van de vier uitgaande brieven naar buitenlandse instanties in dubbel voorkomt. Inhoudelijk kan dit verklaard worden doordat die ene brief79 de uitoefening van een kerntaak van de bewaarbibliotheek reflecteert, namelijk de acquisitie van publicaties door middel van (in dit geval) ruil, terwijl de andere brieven meer een louter mededelende functie hebben. Ten slotte zijn nog de correspondentiemappen met de schepenen, deze met de burgemeesters en het e-mailverkeer van Rennenberg nagegaan op duplicaten. Over de laatste reeks kan het volgende worden gezegd: hierin beginnen zoeken is een helse onderneming. In de dozen zitten honderden kettingmails, die meestal meerdere onderwerpen behandelen. Dit is een algemeen probleem dat zeker in de eerste jaren na de ingebruikname van het e-mailverkeer bestond, bij gebrek aan duidelijke instructies. Het vinden van precieze informatie is bijgevolg zeer moeilijk. De mail uit onderwerpsmap 2.07 (47) is niet gevonden in deze dozen. De reeksen briefwisseling met de schepenen en de burgemeesters bevatten een aantal dubbels, maar hebben ook een aantal unieke stukken. Het kwam eveneens voor dat een brief gericht aan een schepen opgenomen is in zowel de grote briefwisseling als in een bepaalde onderwerpsmap, maar niet in de correspondentiereeks met die specifieke schepen. Dit was ondermeer het geval bij de brief gericht aan schepen G. Bergers van 6 juni 1994.

79

Uitgaande brief gericht aan J. Steen (Historiches Museum Frankfurt/M), 14 oktober 1992.

84

Samengevat kunnen we zeggen dat de ingekomen brieven verspreid zijn over heel het archief (en waarvoor bijgevolg een grondige kennis van de context vereist is bij het zoeken), terwijl de uitgaande brieven tot 2002 voor een groot deel gecentraliseerd zijn in de algemene briefwisseling. 3.2.3.3

Een verschillende leefwereld: van een persoonlijke naar een meer zakelijke correspondentie

Bij het lezen van de brieven is het me opgevallen dat er in de oudere brieven van vóór 1945 meer randinformatie te vinden is dan in de recentere brieven. Vooral de (jammer genoeg) weinige brieven en nota’s geschreven door de bibliothecarissen Frans Gittens, Emmanuel De Bom en andere tijdgenoten waren soms zeer vermakelijk en schetsen ook een goed beeld van de toenmalige werkomgeving. Ook de correspondentie van Ger Schmook overstijgt het puur functionele: de man was een begaafd schrijver en dat merkt men zelfs in de brieven met de minst boeiende onderwerpen. Vanaf de bibliothecaris Emiel Willekens wordt de briefwisseling echter steeds formeler. Op zich is dit gegeven ook interessant ter studie van de periode en de context, maar in het algemeen is deze correspondentie vooral waardevol voor de studie van het bibliotheekwezen.

3.3

Hoe verder met het archief? Enkele adviezen

Het werk in het archief stopt echter niet hier. De plaatsingslijst, het archiefschema en de gedetailleerde beschrijving van de briefwisseling vormen al een eerste toegang tot het archief, maar dit is enkel het begin van een werk van langere adem. Om te kunnen garanderen dat het archief nog lange tijd raadpleegbaar blijft, moeten vooraleerst de stukken in gunstige omstandigheden worden bewaard. Indien dit niet gebeurt, dan zal het archief op termijn onbruikbaar worden. Vervolgens moeten er andere, en meer precieze, toegangen worden gemaakt op het archief. Het werk dat tijdens deze stage is verricht, moet bijgevolg worden opgevat als de eerste stap naar een verdere ontsluiting van het archief.

85

Daarom wordt dit laatste luik gewijd aan de aanbevelingen die in de toekomst in acht kunnen worden genomen. Ik zal een onderscheid maken tussen de werkzaamheden die absolute prioriteit zouden moeten krijgen en deze die niet zo dringend zijn.

3.3.1

Prioriteiten

De delen van het archief die eerst onder handen moeten worden genomen, zijn de oude registers en de oude pakken. Deze archiefbescheiden hebben namelijk al veel schade opgelopen. Om verdere afbreuk te vermijden, zijn volgende adviezen in overweging te nemen. Eerst en vooral zouden de verpakkingen van de oude pakken moeten vervangen worden door zuurvrije omslagen. Tegelijkertijd zouden alle nietjes, paperclips, spijkers en dergelijke moeten verwijderd worden. De papieren stukken vertonen immers al ijzervraat: de metalen hechtingen die de documenten bij elkaar houden zijn beginnen roesten en zodoende is het papier beginnen afbreken. Om dit proces verder tegen te gaan, moeten de vermelde acties worden ondernomen. Vervolgens kan men eveneens een eerste selectie doorvoeren, waarbij dubbels en kopieën eventueel uit de omslagen worden verwijderd. De oude registers verdienen ook de nodige aandacht. De boekbanden van vele registers hangen al grotendeels uit elkaar. Een aantal registers hebben ook reeds waterschade geleden en zijn niet adequaat verzorgd geweest. Verder worden de bladzijdes redelijk bros, wat wijst op een zekere verzuring van het papier. Wegens de vele ramen, die niet goed zijn afgedekt, worden de bescheiden blootgelegd aan UV-licht, wat een nefaste werking heeft op papier. Dit probleem kan redelijk makkelijk verholpen worden door het aanbrengen van goede raamafschermingen (in de vorm van bijvoorbeeld zonwerende rolgordijnen). Dit ouder archief zou bijgevolg beter moeten worden geconserveerd en eventueel worden gerestaureerd. De registers onderbrengen in één van de boekmagazijnen zou een tijdelijke oplossing kunnen zijn. Vermits de registers niet zo groot in aantal zijn, is dit nog haalbaar. Vervolgens zou men ook best de foto’s uit de mappen halen en ze apart, in een geschikte omgeving, bewaren.

86

3.3.2

Acties op langere termijn

Als men echter grondig te werk wil gaan, dan zullen eveneens volgende maatregelen ondernomen moeten worden. Het lokaal zou moeten worden aangepast, zodat een efficiënte klimaatregeling mogelijk wordt. Als deze onderneming echter onbereikbaar blijkt, dan kunnen enkele voorlopige ingrepen al bijdragen tot een betere bewaaromgeving. Reeds vermeld zijn de afscherming van de ramen en het verplaatsen van de registers en foto’s. Ook het regelmatig schoonmaken van het lokaal zou de stukken ten goede komen. Na de oude pakken, zou ook de rest van het archief herverpakt en geschoond moeten worden. Men kan hier eveneens een eerste selectie doorvoeren. Tegelijkertijd zouden alle kasten, rekken en planken kunnen worden ontstoft en gereinigd. Verder zouden er andere toegangen moeten worden gemaakt op het archief. Als men het archief eveneens wil openstellen aan derden, dan zal er een inventaris moeten worden gemaakt. Deze inventaris zou kunnen worden gebaseerd op de plaatsingslijst en het archiefschema. Het zou ook aanbevolen zijn om de stamboeken en personeelsdossiers verder te beschrijven. Deze reeksen bevatten immers interessante informatie over de instelling.

3.3.3

Verdere aanbevelingen

Ten slotte kunnen er nog enkele aanbevelingen worden gegeven die niet zoveel inspanning vragen, maar essentieel zijn voor de goede opvolging van het archief. De registratie van de archiefophalingen zou digitaal kunnen gebeuren. De opgehaalde stukken, de naam van de ophaler en de datum van de ophaling zouden in een eenvoudige spreadsheet (Excel) digitaal kunnen worden ingevoerd. Dit bestand kan dan opgeslagen worden in de mappenstructuur onder de rubriek “Archief” (1.06). Dit gebeurt uiteraard na overleg met het Stadsarchief. Bij het terugplaatsen van de geraadpleegde stukken, wat best door de ophaler zelf gebeurt, wordt eveneens de datum genoteerd. Dit laat toe om een zekere controle uit te oefenen op het archief. Deze registratie zou best in de nabijheid van het lokaal gebeuren, bijvoorbeeld via de computer in het luxemagazijn. Men moet eveneens de plaatsingslijst goed bijhouden. Wanneer er een nieuwe overdracht naar het centraal depot plaatsvindt, dan moeten de overgedragen bescheiden eerst bij de juiste 87

afdeling worden geplaatst. Daar sluiten ze achteraan de reeds aanwezige archiefstukken aan. Ze krijgen vervolgens een plaatsingsnummer (er wordt vanaf het laatste nummer verder geteld) en worden mee opgenomen in de plaatsingslijst (meer bepaald in het deel “archief volgens de mappenstructuur”). In de lijst wordt per nieuw nummer eveneens een korte beschrijving en de datering van het stuk gegeven.

88

Besluit

Met deze stage en dit proefschrift is de eerste stap gezet tot de ontsluiting van het archief van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience. Nu kunnen de bibliotheekmedewerkers immers al gebruik maken van het archief voor de verdere contextualisering van de collectie. Indien ze het archief eveneens gemakkelijk toegankelijk willen maken voor derden, dan zou het echter aangeraden zijn om een volwaardige inventaris op te stellen. Om af te sluiten zullen we nog even alle doorlopen fases op een rijtje zetten. Eerst werd het archief gekaderd in een bredere context, namelijk in deze van de bibliotheekarchieven. Dit type archieven is in het algemeen nog een vrij onbekend domein, dat niettemin de nodige aandacht verdient. De bibliotheekarchieven dragen immers niet enkel bij tot de studie van het bibliotheekwezen, maar ze kunnen ook beschouwd worden vanuit een breder sociaal-cultureel en politiek-economisch aspect. We hebben hier ook toegespitst op een Italiaanse studie over de archieven van Italiaanse bibliotheken, die heeft gefunctioneerd als referentiekader bij de verkenning van het archief van de Erfgoedbibliotheek. Vervolgens hebben we ons gefocust op de Erfgoedbibliotheek zelf. De geschiedenis en werking van de bibliotheek zijn in relatie met het archief gebracht. Eveneens de band met enerzijds het AMVC, dat vanaf 2002 bekend staat onder “Letterenhuis”, en het Stadsarchief is verder toegelicht. Het AMVC is lang verweven geweest met de bewaarbibliotheek, wat de aanwezigheid van archiefbescheiden van de eerste instelling in het archief van deze laatste verklaart. Het stadsarchief speelt vooral de laatste jaren een belangrijke rol in het archiefbeheer van de dienst (en in het algemeen van alle stadsdiensten). De digitale mappenstructuur opgelegd door het Stadsarchief bepaalt namelijk de huidige ordening van zowel het digitaal als het analoog archief van de bibliotheek.

89

Ten slotte is het archief zelf aan de orde gekomen. Eerst is er een beeld geschetst van de huidige toestand van het archief. Zo werd uitgelegd wat allemaal in het archiefdepot wordt bewaard en welke breukpunten in het archief kunnen worden gevonden. Er kunnen kortom drie verschillende periodes worden onderscheiden: van 1828 tot 1933, van 1933 tot 1955 en van 1955 tot nu. Bij de beschrijving van het archief werd eveneens rekening gehouden met deze periodes. Ook de bewaaromstandigheden werden aan een analyse onderworpen. Deze bleken echter niet ideaal te zijn en zijn bijgevolg voor verbetering vatbaar. Vervolgens zijn we dieper ingegaan op de verrichte werkzaamheden. Dit deel kon in drie luiken worden opgedeeld: in het eerste werd de aandacht gericht op de plaatsingslijst, die uit drie delen bestaat, in het tweede werd het archiefschema toegelicht en in het laatste werd de briefwisseling in detail besproken. Uiteindelijk zijn er nog enkele adviezen gegeven voor het verdere beheer van het archief.

90

Bibliografie

Archivi di biblioteche: per la storia delle biblioteche pubbliche statali, Ministero per i beni e le attività culturali. Direzione generale per i beni librari e gli istituti culturali, vol. 55, Roma, 2002. V. BERNARDET, S. SOUILLARD, “Les bibliothèques d’archives: des bibliothèques spécialisées, à la croisée des pratiques des centres de documentation et des bibliothèques publiques”, in: Bulletin des Bibliothèques de France, 56 (2011, 4), p. 22-25. G. CLAERHOUT (red.), Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience. Beleidsplan 2012-2016, Antwerpen, 2012. R. L. Jr. CLARK (red.), Archive – library relations, New York, 1976. M. CLOOSTERMANS (red.), Nottebohm Revisited, Antwerpen, 2011. H. COPPENS, De ontsluiting van archieven. Richtlijnen en aanbevelingen voor de ordening en beschrijving van archieven in het Rijksarchief, Brussel, 1997. R. J. COX, “Library History and Library Archives in the United States”, in: Libraries and Culture, 26 (1991, 4), p. 569-593. R. J. COX, Managing institutional archives: foundational principles and practices, Westport, 1992. G. DEBERGH, Lof van het stof: een geschiedenis van het AMVC – Letterenhuis, Antwerpen, 2008. A. DE BUCK (red.), Archiefbeheer binnen het veld van de hedendaagse beeldende kunst, S.M.A.K. – MuHKA, 2006. De Nottebohmzaal, boek en mecenaat, publicaties van de Stadsbibliotheek en het Archief en Museum voor het Vlaamse Cultuurleven, nr. 34-36, Antwerpen, 1993. E. DUVERGER, H. ROMBAUT (red.), Nationaal Biografisch Woordenboek, vol.16, Brussel, 2002. Emmanuel De Bom, stadsbibliothecaris, publicatie Stadsbibliotheek Antwerpen, Antwerpen, 2003. 91

T. HAECK, Depotbeheer, Gent, 2012. Handleiding VUBIS, Retie, 1990. F.C. HARTMAN, Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven van verenigingen en instellingen, Houten, 1995. E. HOKKE (red.), ISAD (G): Algemene Internationale Norm voor Archivistisch Beschrijven, Antwerpen, 2004. Jaarverslag Stad Antwerpen 2004, Antwerpen, 2005. (te vinden op http://stadsbestuur.antwerpen.be) M. LIETAER, “Erfgoedbibliotheken Vlaanderen in een breder perspectief”, in: Bibliotheek- & archiefgids 81 (2005, 6), p. 14-18. R. H. LYTLE (red.), Management of Archives and Manuscript Collections for Librarians, Philadelphia, 1975. M. MANNING, J. SILVA, “Dual Archivist/Librarians: Balancing the Benefits and Challenges of Diverse Responsibilities”, in: College & Research Libraries, 73 (2012, 2), p. 164-181. A. MOONS, Ontstaan en ontwikkeling der Stedelijke Volksboekerijen van Antwerpen 1965-1925, Antwerpen, 1925. Onthaalbrochure Musea en Erfgoed Antwerpen, 2011. Optimaal digitaal. Technisch rapport over efficiënt informatiebeheer, uitgegeven door Stadsarchief Antwerpen, Antwerpen, 2010. A. POIROT, “Les archives dans les bibliothèques. Logiques de service ou accidents de parcours?”, in: Bulletin des Bibliothèques de France, 46 (2001, 2), p. 4-14. A. RENARD (red.), Emmanuel De Bom. Stadsbibliothecaris, Antwerpen, 2003. G. SCHMOOK, Stap voor stap langs kronkelwegen. Gedenkschriften, Kapellen, 1976. C. SHORT, “Code of Practice on Archives for Museums and Galleries in the United Kingdom: a commentary”, in: Journal of the Society of Archivists, 21 (2000, 1), p. 105-112. L. SIMONS, “Bewaarbibliotheken in Vlaanderen: ideeën voor een beleid”, in: Bibliotheek- & archiefgids 81 (2005, 6), p. 5-13. S. VAN IMPE, “The Librarian as a Nation Builder: Frans Hendrik Mertens (1796-1867) and the Antwerp City Library”, in: Quaerendo 42 (2012), p. 1-10.

92

A. VATICAN, “Convergences et divergences entre archives et bibliothèques: quelques réflexions d’une archiviste”, in: Bulletin des Bibliothèques de France, 56 (2011, 4), p. 16-20. B. VERMEEREN, E. WUYTS, “De Vlaamse Erfgoedbibliotheek: erfgoedbibliotheken”, in: Bibliotheek- & archiefgids, 86 (2010, 4), p. 10-13.

een

netwerk

van

en

voor

Vijf eeuwen Stadsbibliotheek Antwerpen, publicaties van de Stadsbibliotheek en het Archief en Museum voor het Vlaamse Cultuurleven, nr.7, Antwerpen, 1985. VUBIS-Antwerpen, Antwerpen, 1992. http://www.antwerpen.be/docs/Stad/Bedrijven/Zelfstandige_stafdiensten/ZS_Stadsarch/Optimaal_digitaal_DEF_ LRES.pdf (laatst geraadpleegd op 1 juli 2013) http://www.consciencebibliotheek.be/eCache/MBN/30/01/980.bWFpbj0zMDAxNjYyJnN1Yj0zMDAxNzIw.ht ml (laatst geraadpleegd op 1 juli 2013) http://www.vlaamse-erfgoedbibliotheek.be/ (laatst geraadpleegd op 8 juli 2013)

93

Bijlage

Organogram Musea en Erfgoed 2013

94

95

Organogram EHC

Legende bij organogram EHC (ongewijzigd overgenomen) -Huidige bezetting : 30 VTE (constante de laatste 20 jaar, maar nu wel aangepaste profielen en inschaling in functie van nieuwe noden) -Ideale bezetting : 34 VTE of 35 VTE (zie opmerking hieronder, blauw) -groen : nieuwe functie in te vullen begin 2013 en voorzien in bibplan,gecompenseerd door pensioneringen (vervanging Emmy Van Keer (D) en Ivo op de Beeck (C4); noodzaak om bestaand personeel te ontlasten in casu leeszaalverantwoordelijke voor beeldbank, maar ook collectievorming en catalografie en aansturen digitaal atelier (nu tijdelijk maar niet terecht bij Ellen Vercauteren) -paars : nieuw profiel (nog te bespreken met collega’s musea en erfgoed ?) -rood : opwaardering bestaande functies en personeelsleden -geel : gewenste uitbreiding wanneer er nieuwe mogelijkheden zouden komen (na 2018 ?), de bijkomende catalograaf op C niveau vooral om achterstanden schenkingen en overnames musea in te halen, kan ook op projectbasis maar zal wel jaren duren); catalograaf B ter ondersteuning van conservator oude drukken (Steven van Impe) die dan meer kan inzetten op onderzoek, collectievorming en publiekswerking en nu teveel aan taken heeft, noodzakelijk om collectie oude drukken meer te valoriseren; schenkingen : pure noodzaak ter ondersteuning van collectievorming moderne drukken(Dirk van Duyse), die er nu ongeveer alleen voor staat (60/% aanwinsten uit schenkingen, vergt zeer veel tijd);deskundige communicatie en publiekswerking : nu komt alles op Leni Albertyn terecht, die dat onmogelijk kan opvangen zeker als we hierin meer en beter willen scoren de volgende jaren (cfr publiekswerkers andere musea) -blauw : logistiek en toezicht ,uitbreiding voor ondersteuning publiekswerking, maar niet noodzakelijk want kan ook opgelost worden door te putten uit bestaand suppoostenteam zoals de laatste maanden is gebeurd en aan te vullen met art.60 (moet dan wel blijven bestaan)

96

Directie A4 (1)

Secretariaat / Onthaal

Beleid en Projecten

C1

A1

(1)

(1)

Veiligheid en gebouw

Admin. Personeel Financiën

D(1)

(1)

E(0,5)

Hoofd Collectievorming

Hoofd Collectiebehoud

Hoofd catalografie

Conservator Digitale Collecties

A1

A1

A1

A1

(nu B) (1)

(1)

(1)

(1)

Tijdschriften

Behoudsmedewerker

B1

C1

(1)

(1)

Schenkingen

Boekverzorging

C1

D1

(1)

(1)

Conservator oude drukken A1

Hoofd leeszaaldiensten A1

(1)

(1)

Catalografie

Digitaliserings-

C1

atelier

Catalograaf

(2)

C1 (1)

B1

(nu 1 D)

E(0,5)

Deskundige Publiekswerking en Communicatie B (1)

Leeszaal-verantwoordelijke B1

Administratie publiekswerking en communicatie

(nuC) (1)

C1(1)

Catalografie

Leeszaalmedewerker

Toezicht en logistiek

D1

C1

D1(0,5) – E1(0,5)

(1)

(3)

(2)

Besteladministratie C1

Onthaal leeszaal en publieswerking

(1)

D(1)-C(1)

Magazijn C1 (nu D) E4(4)

97

Digitale mappenstructuur, relevant voor Erfgoedbibliotheek

De onderstaande oplijsting is identiek overgenomen van de digitale mappenstructuur zoals die op datum van de stage in gesbruik was. 

1_01_Overlegorganen



Openen_en_sluiten

o 1_01_04_MnE



Organogram

09_EHC



Pauzes



01_archief



personeelsbehoefteplan



Personeelsvergaderingen



Personeelsoverzichten



Rechtspositieregeling_keuzes



Spontane_sollicitaties

09_EHC



Stagiairs



01_Archief



Syndicaal_verlof



Adres_en_telefoonlijsten



Vorming



Art_60



Vrijwilligers



Dienstregelingen_en_lijsten



Ziektemelding



Dienstreizen



Functieprofielen



Glijtijd



Jobstudenten



Lidmaatschappen





1_03_Planning_en_voorziening o 1_03_03_MnE 



1_04_Directie o 1_04_03_MnE 

09_EHC 

98



1_05_Secretariaat

(Verdere toegang geweigerd)

o 1_05_02_MnE 



o (Verdere toegang geweigerd) 

1_05_02_09_EHC 

Dienstreizen

o 01_09_00_Algemeen



Onthaalbrochure_EHC

o 01_09_01_Begroting



Openbaarheid_van_bestuur

o 01_09_02_Uitgaven



Registreren_opvolgen_briefwisseling

o 01_09_03_Ontvangsten



Taken_personeel_secretariaat

o 01_09_04_Jaarrekening o 01_09_05_Financiele_stromen_en_liquiditeiten

1_06_Informatiebeheerder_klassement

o 01_09_06_Verzekeringen

o 1_06_04_MnE 



o 01_09_07_Visum

09_EHC 

01_Afspraken_en_regelingen



02_Depotlijsten



03_Overdrachten_Felixarchief



04_Overleg



05_Vernietigingen



06_Overdrachten_niet_Felixarchief



07_Digitaal_depot_Felixarchief

o 01_09_09_Subsidies o 01_09_10_Contracten

o 01_08_00_algemeen 01_beheer_personeelsdossiers 

o 01_09_08_Adviesverlening_en_klantenondersteunin g

1_08_Personeelsbeheer 

1_09_Financieel_beheer

0_4_MnE

99

o 01_09_11_Ontwerp_Documenten 

1_10_Beheer_patrimonium_en_logistiek o 1_10_03_Musea_en_Erfgoed 

BIB_Erfgoedbib_HC 

00_Algemeen



01_Onderhoud



02_Schoonmaak





03_Veiligheid



Fotoarchief



04_Verbruik



Nottebohm



05_Milieu



NottebohmTTenBoek_2011



06_Werken



Nottebohmzaal



07_Ruimtebeheer



Personeel



08_Uitrusting



Rondleidingen



ARCHIEF



o 2_06_01_MPM_PK

1_11_Communicatie



o 01_11_02_extern 

01_01_museumzaken



01_02_conservatie_restauratie



01_03_kunsttransporten



01_04_preventieve_conservatie

09_EHC



01_05_depot_magazijn



Algemeen



01_06_bruikleenbeheer



BehoudBeheer



01_07_collectieplan



Bestendig_Dotatiefonds



Topstukken Vlaamse Gemeenschap



Bibliotheek



Collectie



02_01_Algemeen



Directeurs



02_02_Aankopen



EgyptischeKast



02_03_Schenkingen

(Verdere toegang geweigerd)

1_99_Documentatie o 1_99_03_Musea_en_erfgoed 

01_Beheren 

0_04_MnE 



2_06_MnE_Collectiebeheer



100

02_Verwerven



02_04_Ruil



02_05_Permanente_bruiklenen_bewaa



01_Behoud_en_beheer

rgevingen



02_Collectievorming

02_06_Vrijwillig_depot



03_Catalografie



04_Vakbibliotheek_Den_Bell

 



o 2_06_09_EHC

03_Collectieregistratie 

03_01_Catalografie



06_Microfilm_en_digitalisering



03_02_Objecten_Adlib



07_Magazijn



03_03_Bibliotheek_Brocade



08_Vakbibliotheek_MAS



03_04_Archief_Brocade



09_Ontvreemdingen



03_05_Beeldregistratie



10_Bibliotheekbeheersysteem



03_06_Digitaliseren_en_microfilmen



03_07_Onderwerpsontsluiting



03_08_Inventariseren



03_09_Medewerkers_documenten



03_10_Digitale beeldverwerking



03_11_Beeldbank

04_Onderzoeken_publiceren 

04_01_Algemeen



04_02_Lopend



04_03_Afgerond



04_04_Digitale_publicaties



2_07_MnE_Tentoonstellingen o 2_07_09_EHC





01_Algemeen



02_Permanente_opstelling



03_TT_lopend



04_TT_afgerond



05_TT_concept

2_08_MnE_Promotieactiviteit o 2_08_00_Algemeen 

101

09_EHC

o 2_08_01_Evenementen





09_EHC 

01_Archief



Activiteiten



Beeldmateriaal



01_Archief



Bezoekerscijfers



Depot_VlaamseErfgoedbib



Contacten



Kassa_Leeszaal



Indicatoren



Kortingen



Procedures_formulieren



Merchandising



Sjablonen



Stock



Vergaderingen



Verkoop_door_derden

o 2_09_02_Museumwinkel 



09_EHC Expertengroep



Bedankingen_door_gebruikers



Scholen



Bezoekerslijst



Formulieren

09_EHC



Gebruikersgids





IBL



Inlichtingen

09_EHC



Introductiesessies



01_Archief



Kassa



(map per jaar, van 1999 tot 2013)



Klachten

(leeg)

o 2_08_04_Gidsenwerking 

09_EHC



o 2_08_03_Publieksbegeleiding 

09_EHC

o 2_09_03_Leeszaal

o 2_08_02_Doelgroepen 

2_09_MnE_Openhouden_erfgoedinstelling

102



Lezerskaart





Preregistraties



Presentaties

o 01_Archief



Procedures

o 2_11_Beleidsvorming (waarschijnlijk fout mapje)



Publiekscomputers

o Procedures en formulieren



Rappelleringen_gebruikers



Reglementen



Signalisatie



01_Archief



Sjablonen



Beleidsdocumenten



Statistieken



Documentatie



Tijdschriftrekken_leeszaal



Jaarverslag



Vergaderingen



Kernfiche



Zoekhulp



Onderzoeken_Audit



Projectdossiers



Studiedagen



Wetgeving





2_10_mne_wettelijk_depot

2_11_mne_beleidsvorming o 09_EHC

o 2_09_04_Zaalverhuur 

Tarieven_voorwaarden

09_EHC 

01_Archief



Conscienceplein



Eekhoudkabinet



1.03 Planning en Voorziening



Filmopnames



1.04 Directie



FotoOpnames



1.05 Centrale Briefwisseling



Nottebohmzaal

103

Ordening analoog archief volgens mappenstructuur



1.08 Personeel



2.07 Tentoonstellingen



1.09 Financiën



2.08 Evenementen en Activiteiten (Publiekswerking)



1.10 Patrimonium



2.09.02 Museumwinkel



1.11 Communicatie



2.09.03 Leeszaal



1.99 Geschiedenis en Documentatie



2.09.04 Zaalverhuur en Gidsenwerking



2.06.01 Behoud en beheer



2.10 Wettelijk depot



2.06 Collectievorming



2.11 Beleidsvorming

104

Briefwisseling bouw archieflokaal (te vinden in 1.09 (3b), omslag 6, archief EHC)

105

Briefwisseling archief Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience (te vinden in 1.05 (7b), archief EHC)

106

107

108

109

Bergingschema

De tekst is identiek overgenomen zoals deze in het bergingsschema staat. 



0_Algemeenheden o 01_Het Rijk



2_Patrimonium van de stad en de Stedelijke Bibliotheken (Beveiliging)

o 02_De provincie

o 20_Algemeenheden

o 03_De gemeente

o 21_Gebouwen

o 06_Parastatale instellingen en regies

o 22_Meubelen – machines apparaten o 25_Rampen en ongevallen

1_Financies 

o 10_Algemeenheden

3_Het Personeel

o 11_Begroting Stadspatrimonium

o 30_Algemeenheden

o 12_Begroting eigen dienst en met toelichting

o 31_Kader en kaderwijzigingen. Samenstelling en

o 13_Financiële verrichtingen

globale bezetting o 32_Vacante plaatsen

110

o 33_Loopbaan

o 53_Archieven, Bibliotheken, Musea, Schouwburgen,

o 34_Werklozen

Uitgeverijen en Boekhandels

o 35_Prestaties

o 54_Onderwijs

o 36_Wedden en vergoedingen

o 55_Culturele

o 37_Sociale diensten

o 56_Nationale werken o 57_Sociale en sociaal-economische organismen

4_Stedelijke Bibliotheken en gebruiker o 40_Algemeenheden – structuur

o 58_Verenigingen

o 41_Gebouwen en magazijnen

o 59_Informatie 

o 42_Bezit o 43_Interne werking o 44_de lezer o 45_Administratie o 46_Propaganda en vulgarisatie o 47_Statistiek o 48_Verslagen o 49_Betekenis van de bibliotheek 

congressen,

tentoonstellingen, feesten

o 39_Spaarfondsen in de dienst 

initiatieven:

5_Externe betrekkingen o 51_Landen en steden o 52_Gevestigde lichamen, geleerde genootschappen, culturele organisaties en verenigingen

111

6_Personalia (vreemd aan de dienst)

Overzicht archiefdepot

Kastnummer

Overzicht compactus archiefdepot - nieuwe opstelling mei 2013

↑ 1

1_04 DIRECTIE

1_04 DIRECTIE

1_04 DIRECTIE

Rek 4

2

Rek 1

1_05 SECRETARIAAT briefwisseling

1_05 SECRETARIAAT

1_05 SECRETARIAAT

Rek 1

3

1_03 STRATEGIE EN PLANNING

1_05 SECRETARIAAT

Rek 4

↓ ↑ 1_08 PERSONEEL

1_08 PERSONEEL

Rek 4

1_08 PERSONEEL

1_08 PERSONEEL Rek 1

112

4

1_09 FINANCIEN

1_09 FINANCIEN

1_09 FINANCIEN

Rek 1

1_09 FINANCIEN Rek 4

↓ ↑ 5

1_10 PATRIMONIUM/LOGISTIEK

1_10 PATRIMONIUM/LOGISTIEK

1_10 PATRIMONIUM/LOGISTIEK 1_09 FINANCIEN

Rek 4 6

Rek 1

1_11 COMMUNICATIE persknipsels

1_99 DOCUMENTATIE

1_99 DOCUMENTATIE

Rek 1

7

Rek 4

↓ ↑ 2_06_COLLECTIEBEHEER

2_06_COLLECTIEBEHEER

2_06_COLLECTIEBEHEER

Rek 4

8

2_06_01 BEHEER EN BEHOUD

2_06_COLLECTIEBEHEER Rek 1

2_07 TENTOONSTELLINGEN

2_07 TENTOONSTELLINGEN

Rek 1

2_07 TENTOONSTELLINGEN

2_07 TENTOONSTELLINGEN Rek 4

113

9

↓ ↑ 2_09_02 MUSEUMWINKEL

2_08 PROMOTIEACTIVITEITEN

2_08 PROMOTIEACTIVITEITEN

Rek 4

10

Rek 1

2_09_03 LEESZAAL

2_09_03 LEESZAAL

2_09_03 LEESZAAL

Rek 1

11

↓ ↑ 2_09_03 LEESZAAL

2_09_03 LEESZAAL

2_09_03 LEESZAAL

2_09_03 LEESZAAL Rek 1

2_09_03 LEESZAAL

2_09_03 LEESZAAL

2_09_03 LEESZAAL

Rek 1

13

2_09_03 LEESZAAL Rek 4

Rek 4

12

2_08 PROMOTIEACTIVITEITEN

2_09_03 LEESZAAL Rek 4

↓ ↑ 2_09_03 LEESZAAL

2_09_03 LEESZAAL

Rek 4

2_09_03 LEESZAAL

2_09_03 LEESZAAL Rek 1

114

14

2_09_04 ZAALVERHUUR

2_09_04 ZAALVERHUUR

2_10 WETTELIJK DEPOT

Rek 1

15

Rek 4

↓ ↑ 2_11 BELEIDSVORMING inclusief Projecten

2_11 BELEIDSVORMING

2_11 BELEIDSVORMING

Rek 4

16

Rek 1

4_09 DOTATIEFONDS

4_09 DOTATIEFONDS

OUDE PAKKEN (M, Aa)

Rek 1

17

2_11 BELEIDSVORMING

Rek 4

↓ ↑ GROENE DOZEN

REGISTERS

Rek 4

REGISTERS

MODELLENBOEKEN Rek 1

Klappers numeriek archief DEUR 115

De plaatsingslijsten oud archief, oude pakken en archief volgens de mappenstructuur

Gezien de omvang van de lijst, is deze in een aparte bundel opgenomen.

116

Lijsten Roberte (briefwisseling)

422.022 giften van boeken (AMVC aparte procedure)

giften van tijdschriften (idem) 422.221 giften van boeken

422.222 giften van tijdschriften

1 briefwisseling 2 Gift aan koning Boudewijn (intrede) - tent. Antwerpen Bouwt 3 briefwisseling briefwisseling en lijsten

briefwisseling en lijsten

5/06/1947

5/06/1954 brief aan Jan Albert Goris (N.Y.)

1952 16/05/1952 6/11/1953 briefhoofd Bell Telephone 18/12/1918 12/04/1933 ontvangstbewijs portret Conscience door J.B. Portaels (KMSK), diverse brieven handtek. De Bom, lijst Schoolmuseum 1924, lijst bib onderwijzend personeel, lijst boeken achtergelaten door Duitsers 1918 1956 18/12/1946

451 Briefwisseling betrekkingen)

(bijzondere

1 Handgeschreven briefwisseling (3) - 'voorstellen'

2 Briefwisseling met drukker enz. 3 Algemene briefwisseling. Inlichtingen enz. (nota: veel schade door roestige papierclips en waarschijnlijk waterschade)

117

1/10/1903 1 brief van Max Elskamp; 1 Gaston delaa Faille de Leverghem (kasteel Lakbors - Deurne) 16/11/1927 25/06/1928 handgeschreven brief Wies Moens aan De Bom 19/08/1929 4/01/1932 brief -E handtek De Bom (2x) ; handgeschreven brief Flor Mielants; idem Herman Vos; idem Maurtis Sabbe (3x); briefkaart + logo Willemsfonds; brief Theodoor Kreglinger (2x) 1903

451

4 Algemene briefwisseling: drukwerk; mapje met stukken over uitbreiding bibliotheek (nota: veel schade door roestige papierclips, waarschijnlijk waterschade, papier vervuild en gekreukt)

3/12/1929 28/03/1930 krantenknipsels ; beschadigde proefdrukken foto's; diverse drukproeven artikels (i.m. KVDWoestijne „,); 2x brochure Die Preussische Staatsbibliotheek Berlin 1929); verslag bezoek bib. Engeland (1907)

5 Algemene briefwisseling. Inlichtingen enz. (nota: veel schade door roestige papierclips en waarschijnlijk waterschade)

6/01/1930 27/12/1932 handgeschreven brief Anton Vande Velde (met briefhoofd)*; kopie brief aan G. VDWoestijne = vraag om portret Het Gelaat des Dichters; handgeschreven brief Dermul; brief A. Vande Velde; kopie brief aan J. Lagae; handgeschreven brief Prims; corresp. Major Delvaux; - briefhoofden Kon. Paleis; kopie brief aan H. VD Velde; handschreven brief Sabbe;

6 Briefwisseling Ger Schmook: inlichtingen, aanwinsten, ontleningen, met originele brieven verzenders (roestschade door papierclips, waterschade)

6/01/1931 30/12/1931 brieven aan HVDVelde; origineel (beschadigd) ex-libris Rossi (I); 2x handschreven brief F. Prims; handgeschreven briefkaart M. Roelants; nota handtek. burgemeester Van Cauwelaert 8/01/1945 21/12/1953 brief aan A. Gods (NY); reeks brieven: toesturen publicaties bezettingsjaren e.d. (1945-46); gekleurde aankondiging ontvangst Vorsternnanbijbel (1948) - handgeschept papier + sponsors; fondslijsten; brief aan Borderwijk;lijst schenking tijdsch. door havenbedrijf

7 Briefwisseling Ger Schmook: aanwinsten, ontleningen, met originele brieven verzenders

118

8 Briefwisseling Ger Schmook: (vragen om en antwoorden op)

119

inlichtingen

25/01/1945

6/01/1945 diverse zeer leuke geschreven brieven aan schrijvers enz.

Lijsten Roberte (groene dozen)

KAST

Oud nr

Beschrijving

BeginDatum

EindDatum

1 DOSSIERS Groene dozen - Romeinse cijfers nota: dossiers vervuild, door elkaar - dringend herverpakken, sommige dozen halfvol

Doos I

I I (1/4)

Geschiedenis Stadbibliotheek

I (2/4) I (3/4) I (4/4)

4 dossiers Dossier 1 (meestal krantenknipsels) - herverpakt 1820-1829 1830-1839 1860-1869 1900-1909 1920-1929 1930-1939 + drukwerk + gemeenteraad 1940-1949 1950-1959 1960-1969 mapje 'niet gedateerd' Dossier 2 - 300ste verjaardag- herverpakt 3 mappen (1 map documenten 1914-1918) Dossier 3 - artikels in buitenlandse tijdschriften- herverpakt Dossier 4 - documentatie Ger Schmook incl. knipsels divers, verwijzingen naar literatuur, veel Sodaliteitknipsels

120

1820

1969

1906

1906

Doos II

Doos III

Doos IV

Doos V

II (1/3)

Geschiedenis Bibliotheek

II (2/3)

Geschiedenis Bibliotheek - dossier Dermul

II (3/3)

Globes Blaeu

III (1/2)

Voorbereiding Nieuwbouw

III (2/2)

Voorbereiding Nieuwbouw

IV (1/2)

Voorbereiding nieuwbouw

IV (2/2)

Voorbereiding nieuwbouw

V (1/6)

Personeel

V (2/6)

Personeel: boventalige uren voor de inrichting van de nieuwe lokalen Personeel - Geneeskundige verslagen 1935-1941 en Verlofbrieven 1935-1939

V (3/6)

V (4/6) V (5/6)

Doos VI

V (6/6) VI (1/3)

VI (2/3)

1 dossier - Bibliografie + grote affiche Stedelijke Hoofdboekerij Conscienceplein 1 dossier - briefwisseling divers + medelingenblad bibliotheek 1928 e.a. - 3 krantenknipsels naar persdossier

1941

1942

1 dossier - Administratie e.d. - 4 calques met kwartieren hemelglobe - 3 foto's globes (zw/w) naar fotoarchief - 1 krantenknipsel naar persdossier

1902

1940

1 dossier - Diverse brochures materialen - 2 foto's Syndicat National des Mineurs 2 dossiers in elkaar - Briefwisseling - exemplaren van Duitse tijdschriften 3 dossiers in elkaar - Briefwisseling - brochures bedrijven en musea - gemeenteblad - krantenknipsels naar perdossier - 1 dossier Afspraken Andrew Carnegie (Dotatiefonds)

1940 1931

1938

1906

1931

2 dossiers in elkaar - brochures firma's en bibliotheken doodsbrief F. Bernaerts (pastoor Sint-Carolus) 1 dossier / 5 mappen: Algemeenheden - H; Pottmeyer - E. De Bom - E. De Bock - P. Verbrugge 1 dossier

1930

1934

1911

1913

1936

1936

1 pakket

1935

1941

Personeel - Publicaties van het personeel Personeel - Avond- en zondagdienst tijdelijk personeel Personeel - Avond en zondagdienst Reglementen: oude versies (leeszaal en uitlening) - niet origineel - opnieuw ingetikt

1 dossier 1 dossier

1945 1944

1945 1946

1 pakket 1 dossier

1904 1853

1925 1853

Diensnota's bibliotheek

1 dossier - 6 mappen

1905

1922

121

Doos VII

Doos VIII

Doos IX

VI (3/3)

Dienstnota's stad

1 dossier - enkele nota's bibliotheek + soms antwoorden dienstnota's stad 1 dossier - OVERGEMAAKT AAN AMVC 30/5/2012 1 dossier - OVERGEMAAKT AAN AMVC 30/5/2012 1 dossier - 3 krantenknipsels naar persdossier 1 dossier 1 dossier 1 dossier

1944

1945

VII (1/4) VII (2/4) VII (3/4) VII (4/4) VIII (1/6) VIII (2/6)

Voordrachtenzaal AMVC - praktisch Voordrachtenzaal AMVC - college Statistiek openstelling zaterdag Statistieken voor de provincie Schenkingen Recuperatie joodse boeken uit diverse gebouwen: overdracht aan eigenaars

1948 1947 1904 1883 1933 1946

1948 1948 1919 1943 1933 1947

VIII (3/6) Schenking C. Huysmans

2 dossiers in elkaar - 1 ex Echo d'Anvers 1926 naar collectie?

1926

1927

VIII (4/6) Catalogus handschriften - addenda VIII (5/6) Catalogus handschriften

1 dossier - 1 lijst 2 dossiers in elkaar - 1 ex Echo d'Anvers 1926 naar collectie? - (lijsten en briefwisseling Mariemont - overlijdensbercht Paul Faider

1927 1926

1939

VIII (6/6) Icunabelen IX (1/8) Brandgevaar - instructies IX (2/8) Brandgevaar - verzekering - Grote bibliotheek- en archiefbranden - Voorzorgen en verweermiddelen - Verweermiddelen en uitvindingen

1 dossier 1 dossier - 2 identiek mapjes 1 dossier - 4 mapjes

1916 1912 1904

1926 1924

IX (3/8)

Bibliotheken

1902

1923

IX (4/8)

Georges Eekhoud-herdenking

1947

1947

IX (5/8)

Belgium Information Center New York - A. Goris (verwerven boeken) Cervantes-herdenking (Zaal Buyle - Meir 129) Tentoonstelling(en) over het jeugdboek Tentoonstelling voor Woning en Stedebouw Parijs en Milaan Briefwisseling - tijdschrift bilbiotheek: Mededelingen

1 dossier - briefwisseling - divers drukwerk e.d. - prenten krantenknipsels - artikels 1 omslag - drukwerk en nota's - briefwisseling Goethals zoals vermeld op omslag vermeld, ontbreekt) 1 dossier

1945

1946

1 dossier 1 dossier 1 dossier

1942 1947 1947

1947 1948 1947

1 dossier - lijst van stukken in dossier + stukken genummerd volgens lijst

1928

1933

IX (6/8) IX (7/8) IX (8/8) Doos X

X (1/4)

122

X (2/4) X (3/4)

X (4/4)

Boekhouding - tijdschrift bibliotheek: Mededelingen Bureelbenodigdheden en drukwerk

1 dossier - lijst van stukken in dossier + stukken genummerd volgens lijst 1 dossier - 3 mappen en losse stukken - soms lijst stukken + stukken genummerd - documentatiemateriaal firma's

Overzichtslijst met tekeningen inhoud Nottebohmzaal

1 'boekje'

1928

1933

1903

1931

DOSSIERS Groene dozen - Gewone cijfers

Doos 1-13

Doos 14-29

1

Aanbestedingen

1 dossier - 1 doc

1939

1939

2 3 4 5 6 7 8a 9 10 11 11b 12 13

Aankoopdienst en hoofdmagazijn Aankoop bij particulieren Aankoop boeken door secretariaat Academie voor Schone Kunsten Kon. Academie van België ontbreekt The Americana Institute - New York Arbeidsongevallen [Stads]Archief Dendermonde (Stads)Archief Oudenaarde Groot Seminarie Brugge Prosper Arents [onderbibliothecaris] Avond- en Zondagdienst

1 dossier - 3 doc 1 dossier 1 dossier - 3 doc 1 dossier - 3 doc 1 dossier - 2 doc

1941 1935 1940 1834 1936

1942 1942 1940

1937 1935 1937 1936 1937 1942 1930

1938 1936 1937 1948 1950

14 15 15a

Begrotingen (andere bibliotheken) Belastingen op de inkomsten Jos Bernaerts (rector Kon. Instituut voor Blinden en doofstommen) Bezoeken aan de Stadsbibliotheek Bibliotheek Schoolmuseum Bibliotheek Vaticaan Koninklijke Bibliotheek van België

1 dossier - 2 doc 1 dossier - 1 blanco formulier 1 dossier - 2 doc 1 dossier - 2 doc 1 dossier - 2 doc 3 dossiers 3 dossiers - bevat plakkaat persknipsels brand 1938 (6) = naar dossier Pers 1 dossier - 5 doc 1 dossier - 1 doc 1 dossier - 3 doc

1936 1937 1938

1936 1937 1939

2 dossiers 1 dossier - 1 doc 1 dossier - 2 doc 1 dossier

1936 1938 1935 1935

1953 1938 1935 1943

16 17 17a 18

123

1936

19

Bibliotheek en leeszalen gemeente Rotterdam

1 dossier

1938

1939

20 21 22 22a 22b 22c 22d 22e 22f 22g 22h 23

Verloren boek (verloren, gestolen, zoek) Boekenrekken Verschillende boekhandels Internationaal Antiquaritiaat Amsterdam J. L. Beyers Antiquariaat Utrecht Antwerpsche boekhandel Groote Boekhandel (La Grande Librairie) De Bouwers van den Nieuwen Tijd Nederlandsche Boekhandel Boekhandel Cosmos Boekhandel H. Delattre Brussel Dienst Stadseigendommen en onteigeningen

1 dossier - 4 doc 1 dossier - 2 doc 1 dossier 1 dossier - 3 doc 1 dossier - 1 doc 1 dossier - 2 doc 1 dossier 1 dossier - 2 doc 1 dossier 1 dossier - 1 doc 1 dossier - 2 doc 1 dossier

1936 1935 1937 1936 1936 1936 1936 1936 1936 1926 1935 1939

1940 1935 1944 1936 1936 1936 1940 1936 1942 1926 1935 1942

24 24a 24b 24c 24d 24e 25 25a 25b 25c 25d 25e 25f 25g 25h 25i 26 26a 26b 27

Boekhandel Francken & Lang Nurenberg Boekhandel Hausdorff Boekhandel E. van der Heyden Boekhandel Jos Janssens Boekhandel Kahan Boekhandel K.F. Kouhlers Antiquarium Boekhandel A. Lorentz Leipzig Boekhandel Meulenoff & C° Amsterdam Boekhandel M. Nijhoff Uitgeverij "Die Poorte" Boekhandel G. De Tavernier Gent Quickborn - Verlag Hamburg Uitgeverij -boekhandel De Sikkel Van Stockum's Antiquariaat Den Haag Boekhandel Verbist Frans Westphal Verlag Lübeck Boekhandel Hanns Wolff Den Haag Boekhandel Burgersdijk & Niermans Leiden Hugo Schmidt Verlag München Boekhouding Stadsbibliotheek

1 dossier 1 dossier 1 dossier - 1 doc 1 dossier - 1 doc 1 dossier 1 dossier - 1 doc 1 dossier 1 dossier - 2 doc 1 dossier 1 dossier 1 dossier- 1 doc 1 dossier - 1 doc 1 dossier - 3 doc 1 dossier - 1 doc 1 dossier - 3 doc 1 dossier - 5 doc 1 dossier - 1 doc 1 dossier - 2 doc 1 dossier - 1 doc 1 dossier

1937 1934

1938 1937

1935 1936 1936 1935 1936 1935 1937 1936 1935 1935 1938 1937 1935 1938 1938 1938 1936

1935 1937 1936 1936 1936 1936 1937 1936 1935 1944 1938

124

s.d.

1936 1938 1938 1938 1937

Doos 30-38a

27a 28 29 30 31 32

1 dossier - 1 doc (verwijzing naar boek) 1 dossier 1 dossier 1 dossier 1 dossier - 2 doc 1 dossier

1936 1938 1935 1938 1938

1944 1938 1944 1938 1939

1 dossier 1 dossier - 4 doc 1 dossier - 5 doc 1 dossier

1938 1934 1937 1936

1938 1936 1938 1937

1 dossier - 2 doc 1 dossier - 5 doc 1 dossier 1 dossier 2 dossiers + schetsen 1 dossier 1 dossier - 1 doc 1 dossier - 2 doc 1 dossier - 1 doc 1 dossier + kranten

1948 1937 1937 1937 1948 1938 1935 1935 1936 1938

1948 1937 1943 1952 1950 1944 1935 1935

44

Borstbeelden in de Stadsbibliotheek Brandstoffen Boerenbond Leuven Briefwisseling met particulieren Renaat Merecy Natuurkundig Laboratium - Teyler's Stichting Haarlem Consulaat van Italië Bruikleen verzameling dagblad De Werker Briefwisseling met kabinet Schepen Eekelers Briefwisseling met kabinet Burgemeester Huysmans Edmond Cabus - loketbediende Carnegie Edowment for International Peace Centrale Catalogus Centrale Catalogus + Jozef Crets Catalogusmeubelen Dienst der Stadsgebouwen College - ambtsbevoegdheden der leden Comité flamand de France FF Communications Wetenschappelijke Congressen: afdelling Boeken Bibliotheekwezen Conscienceplein - benaming (voornaam extra)

1 dossier - collegebeslissing 1 doc

1936

1936

45 46 47 48 49 50 51 52 53 54

Stadsbegroting - krediet Crisistaks K. Cristijns - loketbediende Davidsfonds Dienstjubileum ontbreekt Drukwerk Frederik van Eeden-genootschap ontbreekt Electriciteitsverbruik

1 dossier - 4 doc 1 dossier 1 dossier - 1 doc 1 dossier - 3 doc 1 dossier

1935 1935 1937 1936 1935

1938 1937 1937 1936 1944

1 dossier + voorbeelden allerlei drukwerk 1 dossier - 3 doc

1935 1937

1943 1939

1 dossier - 1 doc

1935

1935

33 34 35 36

Doos 39-60

37 38 38a 38a 39 40 41 42 43 43a

125

1943

Doos 61-67

Doos 68-67

55 56 57 57a 58 59 60 61 62 63

Electriciteitsvwerken door stadsdienst Erasmiana Erasmushuis Anderlecht The Europa Service Finsche werken in de Stadsbibliotheek Fooien Louis Franck [schenking divers] Franz Fromme - Berlijn [Stad] Geraardsbergen Gemeenteraad (lijst der leden) - raadscommissies

1 dossier - 1 doc 1 dossier 1 dossier - 3 doc 1 dossier - 4 doc 1 dossier - 1 doc 1 dossier - 2 doc 1 dossier - 1 doc 1 dossier 1 dossier - 1 doc 1 dossier - 3 doc

1937 1935 1935 1936 1935 1937 1936 1936 1936 1935

1937 1936 1935 1936

64 65 66

Vlaams Geneesherenverbond Genootschap W. Bilderdijk Koninklijk Oudheidkundig Genootschap Amsterdam Geschenken - bedankingen ontbreekt Stadspersoneel als getuige in rechtszaken Professor P. Geyl Guido Gezelle - bibliotheek - nalatenschap Scharpé Gezins- en geboortetoelage Dr. L. Goemans Frans Goris - loketbediende Klaus Groth Archivio Guicciardini - Firenze H. Gyselynck - stadssecretaris Handbibliotheek - leeszaal Jozef Edward van Hemel - klerk Jules L'Hermitte - onderbibliothecaris Hoofdmagazijn [Aankoopdienst] Herbert Clark Hoover Koninklijk Huisarchief Den Haag Huisbewaarder Loykens Consulaat van Engeland

1 dossier - 1 doc 1 dossier - 1 doc 1 dossier

1936 1936 1936

1936 1936 1937

2 dossiers

1934

1948

1 dossier - 1 dienstnota 1 dossier - 2 doc 1 dossier

1936 1936 1936

1936 1936 1936

1 dossier 1 dossier - 1 doc 2 dossiers 1 dossier - 2 doc 1 dossier - 3 doc 1 dossier 1 dossier - 4 doc 1 dossier 1 dossier - 3 doc 1 dossier 1 dossier - documentatie (kopies uit publicatie) 1 dossier - 4 doc (teruggave gestolen kaart) 1 dossier - 4 doc) 1 dossier - 2 doc

1934 1937 1937 1935 1937 1936 1935 1922 1935 1935 1935 1935 1936 1939

1942 1937 1951 1935 1937 1941

67 68 69 70 71 72 72a 73 73a 73b 74 75 76 77 78 79 80 81 82

126

1937 1936 1937 1936 1939

1938 1936 1944 1935 1944 1939

Doos 84-109

Doos 110117a

83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102

Inlcihtingen aan particulieren ontbreekt ontbreekt ontbreekt ontbreekt ontbreekt ontbreekt Klachten Kledij (vergoeding, stofjassen enz.) Willy Koninckx - bediende Koninklijk Vlaams Conservatorium Consulaat van Argentinië Consulaat van Chili Consulaat van Denemarken Consulaat van Duitsland Consulaat van Frankrijk Consulaat van Litauen Consulaat en legatie van Polen Controle - Belastingen en kadaster Kraanmannen in dienst van de Stadsbibliotheek

1 dossier

1936

1947

1 dossier 1 dossier - 3 doc 1 dossier - 2 doc 1 dossier 1 dossier - 2 doc 1 dossier - 1 doc 1 dossier - 4 doc 1 dossier 1 dossier - 2 doc 1 dossier 1 dossier 1 dossier 1 dossier

1924 1936 1936 1936 1938 1936 1935 1936 1936 1936 1937 1937 1935

1943 1938

103 104 105 106 107 108 109 109 110

Toeristische verminderingen ambtenaren Mejuffer M. E. Kronenburg Enna Lauwers - bediende Openbare leeszaal en bibliotheek Amsterdam Library of Congress Washington Licht (electriciteit) Lift en ophaalbak Linschoten Vereeniging ontbreekt

1 dossier - 2 doc 1 dossier 1 dossier 1 dossier 1 dossier - 1 doc 1 dossier 1 dossier - 1 doc 1 dossier - 3 doc

1938 1937 1936 1936 1937 1936 1935 1937

1938 1938 1936 1937 1937 1939 1935 1937

111 111a 112 113

Magazijn Den Driesch Octave le Maire - advocaat Aankoop met geblokkeerde Duitse marken Société des Bibliophiles belges (Bergen)

1 dossier - 1 doc 1 dossier - 4 doc 2 dossiers (in elkaar) 1 dossier - 1 doc - 1 drukwerk

1936 1936 1936 1938

1936 1936 1938 1938

127

1944 1938 1936 1936 1938 1940 1936 1938 1940 1936

114

Mededelingen aan de pers (Secretariaat)

2 dossiers (in elkaar) 2 persknipsels 1940 (Coornert - Miraeus) naar persdossier

1937

1953

115

Briefwisseling controle aankopen boeken door andere diensten Middenbestuur: herinrichting Ministerie Openbaar Onderwijs Rudolf Wirbt - schenking Mobilisatie - onderrichtingen

3 dossiers (in elkaar + losse doc) - 1 ex

1924

1939

1 dossier - 2 doc 1 dossier - 2 doc 1 dossier - 4 doc 1 dossier

1936 1937 1938 1938

1936 1938 1938 1940

Mobilsatieboekjes personeel Muggenplaag - bestrijding Kon. Musea Kunst en Geschiedenis Brussel British Museum ontbreekt Briefwisseling Museum Plantin-Moretus Personeel - noodhulp Personeel - nota's Onderhoud lokalen Provincie Antwerpen: 'wisselboekerij' Personeel - onderzoeksraad Nalatige ontleners Ontsmettingswerken Overdrachttaks Oud papier Personeel - pensioenen Periodieken Ministeries Legation Pérou Brussel (Gezantschap Peru) André Pols - onderbibliothecaris 1 burgerlijk mobilisatieboekje Portvrijdom Personeel - verlaten post Briefwisseling met Floris Prims, stadsarchivaris

1 dossier 1 dossier - 2 doc 1 dossier - 3 doc 1 dossier - 4 doc

1937 1936 1935 1938

1940 1936 1940 1938

2 dossiers 1 dossier - 1 doc 1 dossier - 1 doc 1 dossier - 5 doc 1 dossier - 1 doc 1 dossier - 3 doc 1 dossier 1 dossier - 1 doc 1 dossier - 2 doc 1 dossier 1 dossier 1 dossier - 2 doc 1 dossier - 4 doc 1 dossier

1936 1936 1938 1937 1937 1936 1935 1936 1935 1936 1935 1935 1935 1940

1952 1936 1943 1943 1937 1938 1943 1936 1935 1943 1936

2 dossiers 1 dossier - 1 doc (dienstnota) 1 dossier - 4 doc

1935 1936 1936

1952 1936 1938

116 117 117a Doos 118-145 118 118bis 119 119a 119b 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137

128

1936 1947

138 139 140 140a 141 142 143 144 145 146 Doos 146-150 147 148 148a 149 149a 149b 150 Doos 151-167 151a 151b 151c 152 153 153a 154 155 156 157 158 159 160 161

Belgische producten en werkkrachten (voorkeur)

1 dossier - 1 doc (dienstnota)

1927

1927

Dienst voor Propaganda Reis- en verblijfkosten Dr. E. Rombouts (uitleningen) Reinigen ramen enz. Algemeen Rijksarchief Brussel ontbreekt School voor maatschappelijk dienstbetoon Kon. Nederlandse Schouwburg ontbreekt Dienstnota's Secretariaat

1 dossier 1 dossier - 4 doc 1 dossier 1 dossier - 3 doc 1 dossier - 2 doc

1936 1913 1937 1935 1936

1944 1937 1934 1938 1936

1 dossier - 4 doc 1 dossier - 2 doc

1937 1937

1943 1937

1 dossier

1937

1944

Sleutels Sociète des Bollandaises Brussel Société pour les relations culturelles entre l'URSS et l'étranger Preussische Staatsbibliotheek Berlin Riksarkivet / Staatsarchieven Stockholm Briefwisseling met Stadsarchief Stadsboekerij Leuven

1 dossier 1 dossier - 3 doc 1 dossier - 1 doc

1936 1935 1935

1937 1935 1935

1 dosser - 5 doc 1 dossier - 3 doc 1 dossier 1 dossier - 2 doc

1935 1937 1935 1935

1938 1937 1944 1935

Stadsbibliotheek Kortrijk Stadsboekerij Brugge Dienst der Stadswerken Bureel voor Statistiek Steekkaarten Universitaire Stichting Taalgebruik Telefoongesprekkken (opgave) Telefoontoestel Toegang tot Stadsbibliotheek Toelating ontlenen boeken Stadsbibliotheek Tram Uitgaven (kredieten)

1 dossier - 2 doc 1 dossier - 1 doc 1 dossier 1 dossier 1 dossier - 1 doc 1 dossier - 1 doc 1 dossier - 4 doc 1 dossier 1 dossier - 4 doc (1 folder Bell Telephone) 1 dossier - 3 doc 2 dossiers (1ste dossier met aanvraagbrieven) 1 dossier - 3 doc 1 dossier - 1 doc

1937 1938 1938 1936 1938 1937 1937 1935 1935 1935 1935 1936 1933

1937 1938 1941 1940 1938 1937 1938 1944

129

1939 1953 1937 1933

162 162a 163 164 165 165a 166 167 168 168a 169 170 171

Universiteitsbibliotheek Gent Universiteitsbibliotheek Hamburg Universiteitsbibliotheek Leiden Universiteitsbibliotheek Leuven Universiteitsbibliotheek Utrecht Britisch Universities Encyclpaedia Vakantiereizen (verminderingen) Bibliotheek Fonds Albert I Varia Prof. Dr. A.J.J. van de Velde - Gent Henri Van de Velde Algemeen Nederlandsch Verbond Vereeniging Nederlandse Muziekgeschiedenis

1 dossier 1 dossier - 2 doc 1 dossier - 5 doc 2 dossiers - 1 leeg / 2 lijsten schenkingen s.d. 1 dossier 1 dossier - 4 doc 1 dossier - 1 doc 1 dossier - 1 doc 1 dossier 1 dossier - 4 doc 1 dossier - 2 doc 1 dossier 1 dossier - 2 doc

1936 1936 1937

1941 1936 1940

1935 1936 1937 1936 1937 1935 1938 1935 1937

1937 1938 1937 1936 1939 1938

171a 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183

Verein der Freunder der Alpenvereinsbücherei Gelderlijke verhandelingen Stadsbibliotheek Verlof - vrije dagen ontbreekt Verwarming ontbreekt Vrijwilligers Stadsbibliotheek Vereniging Het Vondel-Museum Voorschottenkas Bibliotheek van het Vredespaleis, Den Haag Jaak Vijgh - bode Wedden en pensioenen Wedden (beslagleggingen, geldleningen aan personeel) Wedden en vergoedingen ontbreekt Wensen van het publiek Wereldtentoonstelling - Brussel - 1935 Werklieden - aanwerving Werkliedenpersoneel - Oudstrijders Werklozenvraagstuk

1 dossier - 1 doc 1 dossier - 2 doc 2 dossiers

1935 1936 1935

1935 1936 1949

1 dossier - 2 doc

1936

1936

1 dossier 1 dossier - brochure statuten naar collectie 1 dossier - 4 doc 1 dossier - 3 doc 1 dossier - 2 doc 1 dossier (dienstnota's) 1 dossier - 4 doc

1935 1935 1935 1936 1936 1935 1935

1942 1937 1935 1938 1936 1940 1941

1 dossier (dienstnota's)

1935

1938

1 dossier (met originele vragen) 1 dossier - briefwisseling 1 dossier - 3 doc 1 dossier - 1 doc 1 dossier - 1 krantenknipsel (algemeen)

1935 1935 1938 1935 1935

1943 1935 1939 1935 1935

184 185 186 187 188 189 190

130

1940 1937

191 192 193 193a 194 195 196 197 198 199 200 Doos 201-227 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219

Werkvrouwen Willemsfonds Legaat Winders F. Wittemans - advocaat Personeel (wonnen buiten Antwerpen) Ziekte of Gebrek personeel Gevaert Photo-producten n.v. Joris Baers Prentenkabinet - Antwerpen Legaat J. Baetes Stadspatrimonium

1 dossier 1 dossier 1 dossier - 1 doc 1 dossier 1 dossier - 4 doc 1 dossier 1 dossier 1 dossier - 1 doc 1 dossier - briefwisseling 2 dossiers 1 dossier - inventarislijsten evacuatie en Lavaux St.-Anne

1935 1938 1936 1935 1935 1936 1938 1938 1938 1938 1953

1937 1943 1936 1936 1937 1944 1944 1938 1942 1939 1953

Vondel

1 dossier - 1 doc (verslag)

1938

1938

Uitgevers-Maatschappij W.E.J. Tjeenk Willink Zwolle Volmacht Personeel - andere bedieningen Prosper Verheyden (lezer) The National Central Library - Londen University Library Birmingham Hanza-tentoonstelling Hanza-tentoonstelling - Prof. Dr. Antoon Jacob Topografische en Historische Prenten A. Verbouwe Auxiliaire de la Presse Koninklijke Nederlandse Schouwburg bibliotheek Boekhandel Van Holkema & Warendorf Firma A. Dewit - Brussel (faillissement) Koffie Hag (wapenzegels) The New York Public Library Internationale Ruildienst Brussel Institut de Recherche et d'Histoire des textes Natuurwetenschappelijk Museum Antwerpen

1 dossier - 4 doc

1938

1938

1 dossier - 1 doc 1 dossier - 2 doc 1 dossier - 1 doc 1 dossier - 1 doc 1 dossier - 2 doc 1 dossier 1 dossier - 2 doc 1 dossier - 3 doc

1938 1938 1938 1938 1938 1938 1938 1938

1938 1938 1938 1938 1938 1938 1938 1938

1 dossier - 2 doc 1 dossier

1938 1938

1938 1938

1 dossier 1 dossier - 3 doc 1 dossier 1 dossier 2 dossiers 1 dossier - 2 doc 1 dossier - 1 doc

1938 1938 1938 1938 1938 1938 1938

1938 1938 1938 1938 1949 1938 1938

131

220 221 222 223 224 225 226 227

Rijksarchief Antwerpen Universiteitsbibliotheek Lwow - Polen Hulpkas voor het stadspersoneel Spelling namen Vlaamsche gemeenten ontbreekt Personeel - tijdelijk ontbreekt Veiligheidsmaatregelen

1 dossier - 1 doc 1 dossier - 1 doc 1 dossier - 1 doc - 1 brochure 1 dossier - 3 doc - 1 brochure (reeds in collectie)

1938 1938 1938 1938

1938 1938 1938 1938

1 dossier - 3 doc

1937

1941

2 dossiers - briefwisseling over Lavaux-St.-Anne en algemene onderrichtingen (ook artikel Handelsblad: over hoe verpakken e.d.) - hoort niet in dossier thuis?- krantenartikel naar persdossier

1938

1945

Consulaat van Japan

1 dossier - 2 doc

1937

1937

229 230 231 232 233

Boekhandel A. Martini & Grüttelefien - Keulen Boekhandel J.J. Weber - Leipzig Consulaat van Mexico Opeisingen Intellectuele samenwerking Rotterdam-Antwerpen (voordrachten e.d.)

1 dossier - 1 doc 1 dossier 1 dossier - 1 doc 1 dossier 1 dossier - 36 krantenartikels naar persdossier - 1 foto Baekelmans naar fotoarchief - 1 foto Kosmann? nog in dossier - 1 krantenknipsel lezing door Elsschot in Rotterdam in dossier

1938 1938 1939 1938 1938

1938 1938 1939 1940 1939

234 235

Gemeente Amsterdam Revue des deux Mondes - verzameling in bruikleen Stedelijke Normaalschool Uitnodigingen (voordrachten) - Briefwisseling Adressen Schepen Wilms ontbreekt ontbreekt 11 juli viering (vertoningen Leeuw van Vlaanderen)

1 dossier - 4 doc 1 dossier

1938 1938

1938 1938

1 dossier 1 dossier - 3 doc 1 dossier - 5 doc

1939 1939 1939

1940

1 dossier - 5 doc

1938

1939

1 dossier - 2 doc 1 dossier - 3 doc en 2 brochures 1 dossier - 1 doc

1939 1938 1938

1939 1938 1938

Doos 228-260 228

236 237 238 239 240 241 242 243 244 245

ontbreekt Prentkaarten - Huis Ern. Thill - Brussel Edition et Illustration - Brussel Bibliotheek van Boedapest

132

1939

246 247

Ministerie van Zeewezen Koninklijk Museum voor Schone Kunsten

1 dossier - 1 doc 1 dossier - 1 brief over bruikleen schilderij Van Valckenisse

1938 1944

1938 1938

248 249 250 251

Ministerie van Landsverdediging Casa de Portugal ( tijdschrift) Fotokopies en reproducties Maatschapij voor Physische Techniek (zending)

1 dossier - 2 doc 1 dossier - 2 doc 2 dossiers - incl, 2 brochures apparatuur 1 dossier - 2 doc

1938 1938 1938 1938

1938 1938 1942 1938

252 253

Musea van het Jubelpark (inlichtingen) Drukkerij Van Tilborg & Kenens (rek.uitreksel)

1 dossier - 1 doc 1 dossier - 1 doc

1938 1938

1938 1938

Drukkerij Excelsior - Antwerpen Les Editions des Loisier - Parijs Willemsfonds /jeugd - tijdschrift Vlucht Uitgever L. Opdebeek Universiteit van Luik Handschrift - Een Cluyte van Playerwater Koninklijke Vlaamse Academie Diestersche Kunstkring

1 dossier - 1 doc 1 dossier - 1 doc 1 dossier - 2 doc 1 dossier - 1 doc 1 dossier - 2 doc 1 dossier 1 dossier 1 dossier

1938 1938 1938 1938 1938 1937 1939 1939

1938 1938 1938 1938 1939 1937 1941 1939

262

Koninklijke Bibliotheek Den Haag - geschenk

1 dossier

1939

1939

263 264

800 jaar Portugal Gebouw - inrichten archieflokaal op zolder

1 dossier - incl. 2 brochures 1 dossier - aanbestedingsdossier - 4 plannen en 1 schets

1940 1950

1940

265 266 267 268 269 270 271 272

Hoogdagen Vlaase Letteren Elektrische uurwerken Controle dienst oud gebouw Vreemde waren - Nationale Verrekenkas Bureel van Maatschappelijk Werken Bureel van Onderwijs Museum van Folklore Belgisch Nationaal Instituut voor Radio-Omroep

1 dossier 1 dossier 1 dossier 1 dossier 1 dossier 1 dossier 1 dossier - 2 doc 1 dossier - 5 doc

1939

1940

1939 1937 1938 1939 1939 1939

1941 1943 1943 1941 1940

273

Dienst van Verlichtings- en verwarmingstoestellen

1 dossier - 5 doc

1938

1944

254 255 256 257 258 259 260 Doos 261-294 261

133

274 275 276 277 278 279

1 dossier - 3 doc

1938

1940

1 dossier - 3 doc 1 dossier - 3 doc 1 dossier - 1 doc 1 dossier

1939 1939 1939 1939

1943 1939 1939 1939

280

Koninklijk Natuurhistorisch Museum - Brussel ontbreekt Dienst der Stadsaanplantingen Gewas (tijdschrift) Consculaat van Estonië (Estland) Ministerie van Binnenlandse Zaken - Ter beschikking stellen van werken Koninklijke Bibliotheek Den Haag - dr. Brummel

1 dossier

1939

1940

281

Openbare Leeszaal en Bibliotheek Den Haag

1 dossier - 1 doc

1939

1939

282 283 284 285 286 287

1 dossier 1 dossier - 2 doc 1 dossier - 1 doc 1 dossier 1 dossier - 2 doc 1 dossier - bevat originele brieven Herman Teirlinck

1937 1940 1939 1940 1939 1940

1943 1940 1939 1944 1939 1940

288 289 290 291 292 293 294

Bibliotheek Fonds Albert I - Brussel Mobilisé 39 (tijdschrift) Bureel voor Handelsinlichtingen Standaard Boekhandel Wereldbibliotheek Amsterdam Nationale Hogere School voor bouwkunst en sierkunsten - Brussel Openbare bibliotheken Onderwerpscatalogus Commissie van de Stedelijke Verzamelingen Revue de droit internationale Presse-Bericht (krant) ontbreekt Plaatsaanvragen (Sollicitaties)

1 dossier - 3 doc 1 dossier - 1 doc 1 dossier - 1 doc (ledenlisjt) 1 dossier - 2 doc 1 dossier - 1 doc

1939 1939

1940 1939

1939 1939

1939 1939

2 dossiers (in elkaar) - o.a. handgeschreven brief Opsomer

1940

1945

295 296 297 298 299 300 301 302 303

ontbreekt Stadbibliotheek - overstroming 30 april 1940 ontbreekt ontbreekt ontbreekt ontbreekt ontbreekt Koninklijke Vlaamse Schouwburg - Brussel ontbreekt

1 dossier - 1 doc

1940

1940

1 dossier - 2 doc

1940

1940

134

304 305 306 307 308 309 310 311 312 313

ontbreekt ontbreekt ontbreekt ontbreekt ontbreekt ontbreekt ontbreekt ontbreekt ontbreekt Inlichtingen over gebouw en organisatie

314 315 316

ontbreekt Geschiedenis Stadsbibliotheek - brochure Volksuniversiteiten - Hoogeschooluitbreiding van Vlaanderen Voordrachten Ex Oriente Lux (Vooraziatisch-Egyptisch Genootschap) - Voordrachten Begroting - herziene voorstellen (leesgeld) Aardappelbevoorrading personeel Polen (boeken over) Recuperatie non-ferro metalen, papier Begrotingsvoorstellen 1935-1940

317 318 319 320 321 322 Doos 323-333 323 324 325 326 327 328 329 330 331 332 333

Begrotingsvoorstellen 1935-1938 Marie Louise Vroom - assistent-dienstleider ontbreekt Medelingen aan de pers ( tent. Miraeus) Avond- en zondagdienst Akademie der Marine Mechelen (bibliotheek) ontbreekt ontbreekt Leuven (schenking dubbels Antwerpen)

135

1 dossier - 1 ex De Bibliotheken te Antwerpen (Baekelmans)

1907

1944

1 dossier 1 dossier - tijdschrift jaargang 1 opgenomen in collectie

1941 1941

1941 1942

1 dossier - incl. allerlei drukwerk en orginele brieven 1 dossier - incl. allerlei drukwerk en orginele brieven diverse krantenknipsels naar persdossier 1 dossier 1 dossier 1 dossier - 1 lijst 1 dossier 1 dossier

1940 1939

1941 1941

1939 1942

1940 1944

1941 1934

1945 1940

5 dossiers in elkaar en losse documenten 1 dossier - 3 doc

1934 1945

1940 1951

1 dossier - 3 doc 1 dossier 1 dossier 1 dossier - plus 2 calques, folder Fichet

1941 1938 1940

1941 1943 1940

1 dossier - incl. 2 ingebonden inventarislijsten

1919

1940

Doos 334359bis

334

Leuven (schenking dubbels Antwerpen)

1 dossier - incl 1 ingebonden inventarislijst zie 333 - 3 kleine gelijmde inventarislijsten 1907-1909 - diverse (algemene) persknipsels

1909

1944

335 336 337 338 339 340 341 342 343 344 345 346 347 348 349 350

Schenking mevrouw Klijnens Bibliotheek Geneeskundige Kring Havententoonstelling Van Ditmars Boekenimport Begroting stadspatrimonium Tentoonstelling Antwerpen - Doornik, Brussel Geschiedenis - ruimtenood Koninklijke Vlaamse Academie - ruil Aankoop Vervliet ontbreekt ontbreekt Inventaris meubels Bibliotheek Onderwijzend personeel ontbreekt Vereeniging der Antwerpsche Bibliophilen Verordeningen bibliotheken

1 dossier - 4 doc 1 dossier 2 dossiers 1 dossier - 2 doc 1 dossier 1 dossier 2 dossiers in elkaar 1 dossier 1 dossier

1942 1859 1941 1943 1936 1941 1912 1935

1943 1941 1943 1943 1936 1941 1938 1935

1 dossier 1 dossier - 1 doc

1936 1942

1948 1942

1 dossier - 3 doc 1 dossier - knipsels - 3 krantenknipsels naar persdossier

1941 1941

1943 1942

351 352 353 354 355 356 357 358 358bis 359

Centrale bibliotheek Museum Meermanno-Westrenianum Koninklijke Vlaamse Academie - Brussel G. Slootmaekers - huisbewaarder Recuperatie papierbevoorrading Schepen Prof. Dr. R. Van Roosbroeck Museum Belgisch Congo Bibliotheek Doornik Koninklijke Vlaamse Opera Koninklijke Souvereine Kamer van Rhetorica van Vlaanderen De Fonteye Inventaris bustes Dienst voedselvoorziening en rantsoenering

1 dossier - 1 doc 1 dossier - 2 doc 1 dossier - 2 doc 2 dossiers in elkaar 1 dossier 1 dossier - 4 doc 1 dossier - 2 doc 1 dossier - 2 doc 1 dossier - 2 doc 1 dossier - 2 doc

1941 1941 1941 1938 1941 1943 1943 1941 1941 1943

1941 1941 1941 1953 1942 1944 1943 1941 1941 1943

1 dossier - 2 doc 1 dossier - 2 doc

1943 1941

1943 1943

Personeel stadsbibliotheek

1 dossier

1941

1942

359bis Doos 360-370 360 361

136

362 363 364

Aanbevelingen Victor Desguin (schepen) - viering Mevrouw Vijdt-De Bled - bibliothecaris

365

Groot-Antwerpen (incl. Vrije en aangenomen Bibliotheken) Brand Stadsbibliotheek 12/10/1938 - Stofzuiger

366 367 368 369 370

Doos 371-392 371 372 373 374 375 376

Bibliotheek Plaatstelijke Geneeskundige Commissie Consulaat van Italië Plannen Stadsbibliotheek Musea (+ personeel)

1941 1909 1942

1941 1909 1950

1942

1944

1938

1939

1942

1944

1 dossier 1 dossier - alleen 6 plannen (waaronder fundering) 2 dossiers in elkaar - incl. drukwerk en grafische prentjes handen - inventarislijst collectie Paul Osterrieth (VH) - idem Neetsonne

1941 1931 1940

1944 1931 1940

1 dossier

1940

1 dossier - 3 doc 1 dossier 1 dossier

1944 1944 1943

1944 1945 1945

1 dossier

1942

1942

1 dossier - 2 doc

1943

1943

1 dossier

1945

1945

2 dossiers in elkaar - incl. inventarislijsten

1942

1947

ontbreekt

378 379 380 381 382 383 384 385

Dubbels & Zoek ontbreekt Solidariteitsfonds en hulpkas Gasmaskers Personeel Archief- en Bibliotheekschool voordelen Tentoonstelling Grafa - J. De Praetere (ttcommissaris) ontbreekt Openbare reinigingsdienst ontbreekt ontbreekt ontbreekt Tijdschrift Antverpia ontbreekt Bibliotheek Algemeene Diamantwerkersbond

386

ontbreekt

377

1 dossier - 2 doc 1 dossier - alleen krantenknipsels (soms slechte staat) 1 dossier - verwijderd en toegevoegd aan bestaand personeelsdossier door R. Van Haute - 3 juli 2012 2 dossiers in elkaar - incl 1 plan Urbanisatie Groot Antwerpen(1941?) - 6x Staatblad 1941 en 1942 1 dossier - incl, 4 folders stofzuigers - 4 foto's brand naar fotoarchief 1 dossier

137

387 388 389 390 391 392

ontbreekt Reisfonds stadspersoneel Inlevering radiotoestellen ontbreekt Bibliotheek Luik - over oorlogsschade Antwerpse bibliotheken Antwerpse drukken / drukkers

138

1 dossier 1 dossier 1 dossier - 2 doc 1 dossier

1938 1944

1939 1944

Archiefschema

Opmerking: de vermelde plaatsingsnummers verwijzen zowel naar de oude pakken als het archief volgens de mappenstructuur. De nummers gelden voor alle onderliggende niveaus, tenzij er andere verwijzingen worden gegeven. II.

ALGEMEEN 1. Notulen (1.03, 1.04, 1.08, 1.11, 2.11) 2. Jaarverslagen (1.11, 2.11) A. Centrale briefwisseling 1. Ingekomen en (minuten van) uitgaande brieven (1.05) 2. Kopieboeken (AA.1-AA.2) B. Statistieken (1.04, 1.08, 1.09, 1.10, 1.99, 2.09.03, ST.1-ST.4, R.2)

XI.

ORGANISATIE A. Oprichting en statuten (1.04, 1.03, 1.99, M) 1. Stukken betreffende statuten en reglementen 2. Stukken betreffende splitsing bibliotheken/archief (1.08, 1.99) B. Bestuur (1.04, 2.11) C. Personeel (1.08, 1.03)

139

1. Algemeen a. Personeelsdossiers b. Statistieken c. Stukken betreffende benoeming, beoordeling en ontslag d. Stukken betreffende rechten en plichten van het personeel (1.08, VZ.1) 2. Bijzondere personeelsaangelegenheden a. Studie-/dienstreizen in het kader van vorming en opleiding (1.08, 2.08, 2.11) b. Feestcomité (jubilea en andere festiviteiten) (1.08, 1.99) c. Stagiairs (1.08) d. Vrijwilligers (1.08) e. Jobstudenten (1.08) f. Artikel 60 g. Werklozen (1.08, 1.04) h. Huisvesting (leven binnen/buiten Antwerpen, huisbewaarder/-ster) (1.08, 1.04, M) D. Boekhouding en financiële verantwoording (1.09, 2.06, 2.09.02, 2.09.03, 2.09.04, M, F.1-F.3, R.1) 1. Stukken betreffende boekhouding a. Grootboeken b. Kasboeken, bank- en giroboeken c. Spaarbankboekjes d. Rekening-couranten e. Kwitanties

140

f. Debiteuren- en crediteurenboeken g. Facturen (1.04, 1.09, 1.10, 2.06, 2.09.03) h. Bestelbonnen i. Verzendingsnota’s 2. Stukken betreffende financiële verantwoording (1.09, S.1-S.2) a. Begrotingen b. Jaarrekeningen c. Winst- en verliesrekeningen d. Balansen XII.

COLLECTIEVORMING (2.06, M) A. Moderne drukken 1. Briefwisseling 2. Aankoop a. Dossiers/onderwerpsmappen b. Registers (BT.1-BT.2, BT.4-BT.6, A.1-A.9, R.2) 3. Giften, geschenken en legaten 4. Annulaties B. Seriële publicaties 1. Briefwisseling 2. Aankoop

141

a. Dossiers/onderwerpsmappen b. Registers (BT.1-BT.2, BT.4-BT.6, A.1-A.9, R.2) 3. Giften, geschenken en legaten 4. Annulaties C. Oude drukken en handschriften 1. Briefwisseling 2. Aankoop a. Dossiers/onderwerpsmappen b. Registers (BT.1-BT.2, BT.4-BT.6, A.1-A.9, R.2) 3. Giften, geschenken en legaten 4. Annulaties D. Wettelijk depot (2.10) 1. Briefwisseling (2.06 (8)) 2. Verwerving wegens verplichte neerlegging E. Catalografie (2.06) 1. Algemene Catalografie (2.06, C.1-C.15) 2. Automatisering XIII.

COLLECTIEBEHEER A. Boekverzorging (2.06.01)

142

1. Boekbinding a. Dossiers/onderwerpsmappen b. Registers (B.1-B.4, R.1) 2. Conservering/restauratie B. Opvolging van de werken 1. Magazijnwerking (2.09.03, 2.06, Aa.1) a. Dossiers/onderwerpsmappen b. Registers (2.06, BT.3) 2. Diefstallen (2.06) XIV.

ONTLENINGEN A. Ontleningen eigen dienst (2.09.03) 1. Briefwisseling 2. Statistieken 3. Nieuwe drukken en tijdschriften 4. Oude drukken (preciosa) 5. Microfilms B. Uitleningen (2.09.03) 1. Aanvraagformulieren 2. Rappelbrieven

143

3. Registers (U.1-U.15, D.1-D.4, R.1, R.2) C. Interbibliothecaire ontleningen (IBL) (2.09.03) 1. Briefwisseling 2. Statistieken 3. Inkomende aanvragen 4. Uitgaande aanvragen D. Bruiklenen (2.06.01) XV.

REPRODUCTIE (2.09.03) A. Foto B. Scan

XVI.

PATROMINIUMBEHEER (1.10, M) A. Onderhoud B. Veiligheid C. Ruimtebeheer D. Uitrusting E. Milieu

144

XVII.

COMMUNICATIE EN PUBLIEKSWERKING A. Communicatie 1. Stukken betreffende pers (1.11) 2. Stukken betreffende drukwerk (1.11, 2.09.03) B. Publiekswerking 1. Stukken betreffende gidsenwerking (2.09.04) 2. Stukken betreffende tentoonstellingen en lezingen (2.07, 2.08, M)

XVIII.

WETENSCHAPPELIJK WERK (1.99) A. Stukken betreffende wetenschappelijke studies B. Verslagen van studiereizen C. Projectdossiers (2.11, 1.04)

XIX.

DOCUMENTATIE (1.99)

145

Steekproef (oude pakken)

Plaatsingsnr

Brief

Onderwerp

Datum

Aanwezig in centrale briefwisseling

1.04 (2b)

Uitgaande brief gericht aan E. Vande Casteele

Per ongeluk weggenomen "gabardine"

29 september 1955

1.04 (12b)

Uitgaande brief gericht aan director of the Public Library of Boston (uitgaande van V. van den Berghe (OB))

Ontvangen "Books Current"

25 februari 1948 nee

1.05 (3b)

Uitgaande brief gericht aan A. van Hoof

Aanbeveling studies USA

9 februari 1977

Uitgaande brief gericht aan Bosmans

Inlichtingen

15 februari 1977 ja

Uitgaande brief gericht aan O. de Smedt

Hulp gevraagd

31 januari 1955

ja

Uitgaande brief gericht aan L. de Pauw-de Veen

Verwittiging komst van boeken

31 januari 1955

ja

1.05 (7b)

146

ja

nee

Opmerking

1.08 (4b), omslag 6

Uitgaande brief gericht aan college van B&S

Aanvulling personeel in Stedelijke Bibliotheken

9 september 1952

ja

Uitgaande brief gericht aan F. Luyten

Binderij

8 maart 1951

ja

1.08 (17b), omslag 7

Uitgaande brief gericht aan directeur van medisch-sociale dienst

Handdoeken

22 november 1955

nee

1.09 (3b), omslag 3

Uitgaande brief gericht aan Kossmann

Betaling

5 november 1952

ja

Uitgaande brief gericht aan Kossmann

Rekening

22 augustus 1952

ja

1.09 (4b), omslag 9

Uitgaande brief gericht aan directeur van het bureau voor Financiën (Cools)

Kledij

3 oktober 1949

nee

gezocht op "directeur" en op "Cools"

1.10 (1b), omslag 1

Inkomende brief van bestuur der brandweer (E. Van Capellen)

28 september 1945

nee

gezocht op "bestuur", op "brandweer" en op "Van Capellen"

147

gezocht op "directeur", "medisch-sociale dienst" en "stadssecretaris" (stond ook in brief)

1.10 (14b), omslag 9

Uitgaande brief gericht aan directeur van de Medisch Sociale Dienst

1.11 (3b)

Inkomende brief van H. Hermans

Statistiek afwezigheid

15 januari 1957

nee

30 april 1961

nee

nee

Uitgaande brief gericht aan O. Deleive

Inlichtingen

27 maart 1961

1.11 (14b)

Uitgaande brief gericht aan F. Clijmans

Mededeling aan pers en radio

26 februari 1948 tekst overgenomen in andere brief van 28 februari 1948, uitgaande van dienst voor propaganda en toerisme

1.99 (7b)

Inkomende brief van directeur van dienst voor Rechtzaken

1.99 (12b)

Uitgaande brief gericht aan L. Baekelmans

Uitgaande brief gericht aan W. Eekelers (schepen van onderwijs)

2.06.01 (1b)

Inkomende brief van directeur van dienst voor Rechtzaken (A. Stubbe)

148

29 december 1949

nee

Over oorlog

12 januari 1949

ja

Over oorlog

13 januari 1949

ja

8 oktober 1954

nee

gezocht op "directeur" en op "medisch-sociale dienst"

gezocht op "directeur" en op "dienst"

2.06.01 (2b)

2.06 (13b)

2.07 (3b)

2.07 (4b)

Uitgaande brief gericht aan J.A. Goris

Stormschade

29 september 1953

ja

Uitgaande brief gericht aan college van B&S (stormschade)

Stormschade

10 april 1953

ja

Uitgaande brief gericht aan H. van Looy

Trefwoordencatalogus

4 oktober 1948

ja

Uitgaande brief gericht aan J. Vergote

Trefwoordencatalogus

5 oktober 1948

ja

12 mei 1952

nee

Inkomende brief van J. Gaack

Uitgaande brief gericht aan K. C. Peeters (stadssecretaris)

Brochure

15 mei 1952

ja

Uitgaande brief gericht aan W. Vanbeselaere

Tentoonstelling

26 april 1951

ja

Uitgaande brief gericht aan Schepen voor Schone Kunsten

Tentoonstelling

20 februari 1951 ja

149

gezocht op "Peeters" en "stadssecretaris"

2.08 (2b)

Inkomende brief van C. Cammelbeke

13 april 1954

nee

2.09.03 (8b), omslag 4

Uitgaande brief gericht aan E. a. Postontvanger Portkosten

2 april 1951

ja

2.09.03 (9b), omslag 2

Uitgaande brief gericht aan A. Decreus

30 december 1952

nee

2.09.04 (2b)

Brief van van den Berghe aan B. de Smaele

13 juni 1952

nee

M.10, omslag 1

Uitgaande brief gericht aan A. Goethals (stadssecretaris)

15 september 1949

nee

M.18

Inkomende brief van N.V. Spaar Papier

7 oktober 1952

nee

150

Vragen van lezers

Taalzuivering

gezocht op "Goethals" en "stadssecretaris"

Steekproef (archief volgens mappenstructuur)

Plaatsingsnr

Brief

Onderwerp

Datum

Aanwezig in centrale briefwisseling

Opmerking

1.03 (8), map 2

Uitgaande brief gericht aan P. Loveniers

Aanvraag parkeerkaart

21 november 1997

ja

gezocht op "Loveniers" en op "S", gevonden op "S"

1.03 (9), map 1

Uitgaande brief gericht aan Distrirest (A. Delhoven)

Blokkering parking

8 februari 1994

ja

gevonden op "Distrirest"

1.04 (1)

Inkomende brief van F. Colson

1.04 (74)

Inkomende brief van R. van Son

juli 1992

nee

1.08 (20)

Inkomende brief van W. van Cant

5 juli 1978

nee

1.08 (170)

Uitgaande brief gericht aan College van B&S

6 februari 1991

ja

1996 nee

151

Studiedag

enkel 1996 vermeld

geen dag

1.09 (37)

Uitgaande brief gericht aan stad-havenbedrijf

Financiën

13 december 1990

nee

1.09 (51)

Uitgaande brief gericht aan A. Feitsma

Verwerving publicaties

11 oktober 1984

ja

1.10 (22)

Uitgaande brief gericht aan KLGH (Schepen G. Bergers)

Watersnood

6 juni 1994

ja

gevonden onder "KLGH", niet in map "briefwisseling Schepen Bergers" 1.05 (126)

1.10 (115)

Uitgaande brief gericht aan GEI (G. Veryser)

Radiatoren

20 mei 1998

ja

gevonden onder "GEI"

1.11 (18)

Uitgaande brief gericht aan G. Vermote

Inlichtingen

24 oktober 1988

ja

1.11 (27)

Uitgaande brief gericht aan M. Cornu (p.a. Uitgeverij Het Spectrum)

Manuscript van Van Rosmalen

5 september 1983

ja

gezocht op "Cornu", op "Spectrum" en op "Uitgeverij", staat bij "Uitgeverij"

1.99 (9)

Brief van L. Gorselé aan G.J. de Landtsheer (Sodipa)

Personeelsvereniging

12 december 1977

nee

gezocht op "de Landtsheer" en op "Sodipa"

152

2.06.01 (2)

Uitgaande brief gericht aan W. Minne (COB)

Bindwerk

17 juni 1993

ja

gevonden bij M

2.06.01 (21)

Uitgaande brief gericht aan J. Steen (Historiches Museum Frankfurt/M)

Ruil publicaties

14 oktober 1992

ja

gevonden bij H

2.06 (5)

Uitgaande brief gericht aan A. Meskens (uitgaande van J.P. Lissens, collectievorming)

Overdrukken

15 september 1995

ja

2.06 (231)

Uitgaande brief gericht aan College van B&S

Inbraak tijdschriftenleeszaal, niets ontvreemd

10 juli 1980

nee

andere brief over diefstal vlag wel opgenomen

2.07 (9)

Uitgaande brief gericht aan State Library of Victoria, Melbourne, Australia

Uitnodiging incunabulen tentoonstelling

11 maart 1982

nee

gezocht op "State", op "Melbourne" en op "Australia"

2.07 (47)

Uitgaande email van R. Rennenberg

NBZ-sponsoring

1 september 1992

nee

gezocht in 1.05 (119)

2.08 (4)

Uitgaande brief gericht aan College van B&S

Boekenbeurs 1979

2 oktober 1979

ja

2.08 (17)

Uitgaande brief gericht aan R. Elsen

Antwoord uitnodiging 22 mei

29 mei 1990

ja

153

2.09.02 (2)

Uitgaande brief gericht aan I. Teulings

Antwoord op bestelling

29 augustus 1995 nee

2.09.03 (71)

Uitgaande brief gericht aan Macdonald

Inlichtingen

18 december 1992

ja

2.09.03 (83)

Uitgaande brief gericht aan W. ver Elst (Davidsfonds vzw)

Reproductie

17 november 1998

ja

gevonden bij D

2.09.03 (104)

Uitgaande brief gericht aan H. Ollivier (AMSAB)

Reproductie

27 januari 1999

ja

gevonden bij A, in doos 1999-2002

2.09.04 (4), map Uitgaande brief gericht aan A. Waterschoot 4

Consciencefilm Kümel

8 juni 1964

ja

2.09.04 (8)

Uitgaande brief gericht aan S. VleghelsRombouts (D6)

SLOG

26 maart 1991

ja

gevonden bij D

2.10 (2)

Uitgaande brief gericht aan F. Nolfs (KS)

Wettelijk depot

24 november 1998

ja

gevonden bij K

2.11 (10)

Inkomende brief van E. Antonis

Stakingen cultuursector

20 mei 1996

nee

gezocht in map 1.05 (125)

154

in map brief idem 2.06 (5) gevonden

2.11 (46)

Uitgaande brief gericht aan F. Liedel

Antwoord uitnodiging hulde colloquium

24 oktober 1994

ja

1.05 (124)

Uitgaande brief gericht aan E. Antonis (KCBM)

HyperLib Closing Meeting

11 december 1995

ja

gevonden op "KCBM"

1.05 (131)

Uitgaande brief gericht aan M. Schroyens

Meubilair Herman Teirlinck

23 juni 1981

nee

gezocht op "Schroyens", "burgemeester", "Stadhuize"

1.05 (131)

Uitgaande brief gericht aan L. Craeybeckx

Drukker E. Secelle

28 november 1960

ja

gevonden op "burgemeester"

155