De VA als succesformule voor zelfstandig ondernemers!

De VA als succesformule voor zelfstandig ondernemers! Sinds 2008 ben ik zelfstandig ondernemer en ik kan je vertellen: ik heb nog geen dag spijt! Het zelfstandig werken brengt zoveel nieuwe uitdagingen met zich mee. Ik leer zoveel nieuwe dingen, ontmoet steeds leuke, inspirerende mensen. En ik hou van de vrijheid! Vrij zijn om mijn eigen ‘ding’ te doen. Vrij om mijn eigen dagen in te plannen, te werken waar en met wie ik wil.

Hoe fijn is het als je je werk en leven kunt inrichten zoals jij het zelf graag wilt? Het klinkt bijna als een sprookje. En dat is het ook bijna ;-) Kijk, het komt je niet aanwaaien. Je moet gewoon hard werken, kwaliteit leveren, je afspraken nakomen. En ook zakelijk denken en zijn. Het gaat tenslotte wel om jouw bedrijf. Hoe zonde is het als je maar een beetje ‘aanmoddert’ en het uiteindelijk niet redt. In de afgelopen jaren heb ik heel wat trainingen gevolgd over het ondernemerschap. Ik heb veel ondernemers leren kennen die het goed laten draaien van hun bedrijf lastig vinden. Puur en alleen omdat ze allerlei taken moeten doen waar ze geen kennis of affiniteit mee hebben en hen dus veel tijd kost. Er is niets mis met het leren van nieuwe vaardigheden en kennis, dat kan iedereen. De bottleneck zit hem vaak in de uitvoering. Daardoor had ik al heel snel in de gaten dat ik – met mijn secretariële achtergrond – een heel groot voordeel heb. Ik weet hoe te organiseren, structureren, plannen, prioriteren en gewoonweg te doen! Dat is exact waar de meeste ondernemers mee worstelen. Wat de ondernemer nodig heeft, is een virtueel assistent die de alledaagse taken van zijn bord haalt en helpt met stroomlijnen van het bedrijf en de groei.

Dát is de succesformule! Regelmatig word ik benaderd door ondernemers met de vraag of ik ze kan helpen met het goed inrichten, opzetten en uitvoeren van alle processen van hun bedrijf. Ik heb echter maar 2 handen en kan de vraag niet aan! De Academie voor Virtueel Assistenten heb ik opgericht om professionele VA’s op te leiden en te trainen. Zodat we samen de vele zelfstandig ondernemers kunnen ondersteunen. Opdat ieder succesvol kan zijn in haar/zijn eigen bedrijf en geniet van vrijheid in werk en leven! Ik wens iedereen succes!

Academie voor Virtueel Assistenten • T 023-620 07 84 • [email protected] www.academievirtueelassistent.nl • © 2013 Petra Fehring • versie2

Wil jij meer informatie over hoe jij je kunt ontwikkelen als virtueel assistent? Boek dan de inspiratiesessie:

‘Weloverwogen Keuze Maken voor je Volgende Stap’ Kijk voor meer informatie op mijn website door te klikken op de link. Ik bied slechts een paar sessies per maand aan.

‘Mijn doel is VA’s te helpen een succesvol bedrijf aan huis op te bouwen, waarbij ze ondernemers ontzorgen en hen bijstaan in hun groei.’

Academie voor Virtueel Assistenten is opgericht door Petra Fehring gecertificeerd Online Business Manager

Let’s connect via social media!

Academie voor Virtueel Assistenten • T 023-620 07 84 • [email protected] www.academievirtueelassistent.nl • © 2013 Petra Fehring

100 Manieren hoe je als virtueel assistent de zelfstandig ondernemer werk uit handen neemt en helpt groeien! Zelfstandig ondernemers starten hun bedrijf met een droom die ze graag willen verwezenlijken. Ze zijn creatief, hebben allerlei plannen en gaan vol enthousiasme aan de slag. Ze onderschatten echter dat er nog zoveel andere taken bijkomen waar ze veelal geen tijd voor hebben, laat staan de kennis! Het uitbesteden van taken is echter niet iets waar ze snel aan denken. Ze vinden dat ze het zelf moeten kunnen doen. Bovendien weten veel zelfstandig ondernemers niet eens dat deze mogelijkheid bestaat! Als zelfstandig ondernemers echter hun droom wil waarmaken, als ze zich willen focussen op een succesvol bedrijf ontwikkelen en het werk doen wat ze het allerliefst doen, zijn 3 onderdelen heel belangrijk om de groei van hun bedrijf te stroomlijnen: 1. het inrichten van processen 2. tools toepassen en waar mogelijk automatiseren 3. een team opbouwen

En dat is precies waarom ze een virtueel assistent (VA) nodig hebben! Een VA is de eerste stap om een team te vormen en helpt met de processen en tools!

Wat is een virtueel assistent (VA)? Een VA is een professional die op virtuele basis (vanuit haar/zijn eigen kantoor) zelfstandig ondernemers ondersteunt. De focus van de VA ligt op de uitvoering van alledaagse taken of specifieke projecten en is degene die het werk daadwerkelijk uitvoert. De VA is verantwoordelijk voor de kwaliteit van haar/zijn eigen werk en zorgt dat de eigen taken en projecten tijdig en op een goede wijze worden uitgevoerd.Het doel van een VA is de zelfstandig ondernemer te ontzorgen zodat hij/zij niet langer bezig is met allerlei taken waar eigenlijk helemaal geen tijd voor is. De valkuil van zelfstandig ondernemers is dat ze teveel zelf (willen) doen. Wil je echter een bloeiend bedrijf opbouwen, is het slim om tijdig een (of meerdere) VA (‘s) in te huren om de groei van je bedrijf te stroomlijnen. Zelfstandig ondernemers huren VA’s in om verschillende taken uit te voeren en projecten af te ronden, omdat zij dit zelf niet meer kunnen behappen en zich willen focussen op hun core business. Meestal langdurig om dagelijkse taken over te kunnen dragen, soms projectmatig. Waarbij het belangrijk is om een VA per discipline of aandachtsgebied in te huren.


Wat is het voordeel van het werken met een VA? De VA is ook zelfstandig ondernemer en weet exact wat er allemaal bij het ondernemerschap komt kijken. Zij/hij begrijpt dus waar de ondernemer mee worstelt. De expertise van een VA ligt echter bij het uitvoeren van de diverse alledaagse taken. De achtergrond van een VA is veelal secretarieel, organiserend, ondersteunend, administratief of technisch (websitebeheer e.d.). Door deze expertise zijn zij de perfecte ondersteuner voor zelfstandig ondernemers. Een ander voordeel is dat ondernemers een VA voor een aantal uren per week/maand kunnen inhuren voor de desbetreffende dienst. Zowel het werken op afstand (virtueel) als het gericht aantal uren inhuren, maakt het samenwerken enorm flexibel. Omdat de ondernemer exact inkoopt wat hij/zij nodig heeft.

Wat is het voordeel van virtueel werken? Virtueel werken betekent op afstand online werken. Vandaag de dag kunnen we bijna alle taken online uitvoeren. We kunnen via de cloud bij alle gegevens, programma’s draaien online en tools als email en Skype zijn perfecte communicatiemiddelen die bovendien vrijwel geen geld kosten. De voordelen voor de ondernemer zijn:  geen extra kosten voor werkplek, computer, apparatuur, reiskosten, etc.  de VA heeft geen instructies over de uitvoering nodig en kan op eigen gelegenheid aan de slag  eenvoudig informatie zenden en taken overdragen, onafhankelijk van de aanwezigheid van de VA. De voordelen voor de VA zijn:  bepaalt eigen werktijden  werkt vanuit huis/eigen kantoor dus geen reistijd of -kosten  heeft zelf beschikbaarheid over apparatuur, programma’s, tools en kan eenvoudig aan de slag. Overigens wil virtueel werken niet zeggen dat je elkaar nooit persoonlijk ziet en spreekt. Een combinatie werkt vaak het meest succesvol.

Wat kan een VA doen? In dit overzicht vind je diverse aandachtsgebieden en taken waarbij een VA kan helpen met de uitvoering. Laat je echter niet beperken door deze lijst, de mogelijkheden zijn onbeperkt en kunnen per ondernemer/bedrijf verschillen. Ik wens je heel veel succes en inspiratie!


Dagelijks management De secretariële taken die dagelijks terugkomen. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Email lezen en beantwoorden van algemene mailbox Email lezen en beantwoorden van zelfstandig ondernemer Email ordenen en opschonen Agenda beheren, afspraken maken, bevestigingen sturen Lunch/diner afspraken maken en restaurant boeken Digitaal archief opzetten Digitaal archiveren Back up draaien van bestanden Taken prioriteren Planning maken t.b.v. deadlines Bewaken van deadlines Versturen van emails/brieven/brochures etc. Kantoorbenodigdheden bestellen Uitwerken en redigeren van teksten Stukken scannen en archiveren Telefonisch informatie opvragen

Financiën Zorgdragen dat de financiële administratie up to date is. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28.

Bonnen verzamelen en registeren Facturen en bonnen in boekhoudsysteem inboeken Facturen maken en versturen Checken of facturen betaald zijn Aanmaningen versturen Openstaande facturen nabellen Bij termijnbetalingen overzicht maken en betaalstatus bijhouden Online betalingssysteem implementeren Vervaldatum Inkoopcontracten bewaken Nieuwe inkoop uitzoeken/offertes opvragen Financieel archief bijhouden Budgetbewaking bij projecten bijhouden

(Online) Marketing Belangrijke activiteiten om potentiële klanten kennis met het bedrijf te laten maken. Online marketing wordt steeds meer toegepast. 29. Website teksten redigeren 30. Website teksten updaten 31. Nieuwe blog op website plaatsen Academie voor Virtueel Assistenten • T 023-620 07 84 • [email protected] www.academievirtueelassistent.nl • © 2013 Petra Fehring

32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56.

Nieuw artikel/whitepaper op website plaatsen Plaatjes/foto’s zoeken ter illustratie bij blog/artikel Video op website plaatsen Emailmarketing versturen (blog/nieuwsbrief) Verwerken van teksten voor specifieke marketing acties in het emailmarketingsysteem Social media profielen/groepen aanmaken Social media berichten plaatsen Webinars en teleseminars inplannen Teksten t.b.v. aankondiging webinars/teleseminars redigeren en plaatsen op website De opnames van webinars en teleseminars auditen en op de website Uitzoeken waar live presentaties gegeven kunnen worden Afspraken maken voor presentaties Presentaties uitwerken Presentaties op SlideShare plaatsen Brochures/flyers redigeren Brochures, flyers, visitekaartjes, etc. bestellen Teksten in een e-book lay-out gieten Netwerkbijeenkomsten opzoeken die interessant zijn Beurzen opzoeken waar je je dienst/product kunt profileren Voorbereiding regelen voor de beurs Banners, flyers, (laten) ontwerpen en bestellen PR acties: teksten redigeren, naar juiste persoon/pers sturen Eigen presentatie/bijeenkomsten organiseren Zalen boeken, uitnodiging versturen, alle facilitaire zaken regelen Promotiekalender bijwerken en deadlines bewaken

Statistieken bijhouden/resultaten meten Bijhouden wat het resultaat (de cijfers) van marketing acties is zodat je weet wat werkt. 57. 58. 59. 60. 61. 62. 63.

Aantal website bezoekers bijhouden Aantal nieuwe aanmeldingen nieuwsbrief/blog bijhouden Aantal klanten bijhouden Aantal social media volgers bijhouden ROI: kosten bijhouden vs. omzet bij promotie acties ROI: wat kost het leveren van diensten en hoeveel levert het op De voortgang bijhouden van je financiële doelen

Communicatie Het relatiebeheer met leads, klanten, leveranciers en eventuele andere teamleden/collega’s. 64. 65. 66. 67.

Afhandelen vragen van leads, klanten Afstemmen met leveranciers over uitbesteding, levering Telefoon beantwoorden Skype afspraken inplannen/organiseren


68. 69. 70. 71. 72. 73. 74. 75.

Social media berichten beantwoorden Reacties op blog beantwoorden Afspraken maken intern/extern FAQ vragen bijhouden en op website plaatsen CRM systeem bijhouden Visitekaartjes verwerken in CRM Contacten (visitekaartjes) via LinkedIn connecten Standaard lay-out maken voor alle documentatie

Sales Uitvoeren van taken ter ondersteuning van de verkoop van de diensten/producten 76. 77. 78. 79. 80. 81. 82. 83. 84.

Verkoopafspraken met klanten inplannen Opzetten van online kalender systeem om afspraken te maken Online verkooppagina (landing page) maken en publiceren Aanvragen nieuwe domeinnamen Stappen vastleggen en standaard documentatie maken benodigd om de deal te sluiten Offertes opstellen en versturen Algemene voorwaarden bijhouden Garantieverklaringen bijhouden Nabellen/opvolgen van leads

Diensten/producten leveren Voorbereidende taken t.b.v. de levering van de diensten/producten 85. Contract opstellen en versturen 86. Bewaken dat contracten getekend retour komen 87. Alle documentatie t.b.v. leveren van diensten uniform maken en vastleggen 88. Follow up in werking stellen: wat is de volgende stap bij ontvangen van getekend contract? 89. Product toesturen/levering in gang zetten 90. Bij levering diensten 1-op-1: afspraken inplannen 91. Bij levering diensten online: het inregelen van alle online stappen/processen op de website 92. Bij training/workshop/evenement: alles organiseren en facilitair regelen 93. Bij training/workshop/evenement: aanwezig zijn als rechterhand/organisatorisch zaken regelen 94. Materiaal t.b.v. training/workshop/evenement printen/laten drukken 95. Jaarplanning maken 96. Bij einde dienstverlening: afronding in gang zetten (bv. evaluatie, eindgesprek, etc.) 97. Klantenservice: vragen van klanten beantwoorden 98. Klachten van klanten voorleggen en beantwoorden/oplossen 99. Referenties bij klanten opvragen 100. Referenties op website plaatsen


De VA als succesformule voor zelfstandig ondernemers!

Recommend Documents