Uitvoeringsovereenkomst Centrummanagement Grave Gemeente Grave Stichting Centrum Management Grave
Ondergetekenden, de gemeente Grave, in deze vertegenwoordigd door de heer A.M.H. Roolvink, burgemeester van de gemeente en handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van Grave, hierna verder te noemen “de gemeente”; De Stichting Centrum Management Grave, hierna te noemen “de Stichting”, vertegenwoordigd door haar voorzitter, de heer G.J.A Tullemans; verklaren dat, • Centrum Management Grave i.o. in samenspraak met de gemeente Grave het initiatief heeft genomen om voor het centrum van Grave te komen tot een Ondernemersfonds; •
deze initiatiefnemers na uitgebreid onderzoek de voorkeur geven aan een financiële voeding van het Ondernemersfonds op basis van de reclamebelasting met als grondslag de WOZ-waarde van het gebruikersdeel van het onroerend goed;
•
de Stichting het Ondernemersfonds zal beheren en ter financiering daarvan jaarlijks bij de gemeente een aanvraag voor een afdracht zal indienen;
•
ondergetekenden mede gelet op de inzet van publieke gelden te allen tijde een transparante en een democratisch verantwoorde werkwijze zullen hanteren.
Komen het volgende overeen: 1. Doel van de overeenkomst De overeenkomst beoogt de afspraken tussen partijen te regelen om te komen tot centrummanagement en de inrichting van een Ondernemersfonds in een deel van de gemeente Grave. Verder worden de verantwoordingsvoorwaarden voor de Stichting geregeld inzake de bekostiging en realisering van het Ondernemersfonds en de afdracht hiervoor door de gemeente. 2. Omschrijving van het gebied waarop deze overeenkomst betrekking heeft Het gebied waarvoor de reclamebelasting zal worden ingesteld, wordt weergegeven in de kaart die als bijlage is bijgevoegd. 3. Duur van de overeenkomst Deze uitvoeringsovereenkomst wordt voor onbepaalde tijd aangegaan en is tenminste gelijk aan de reclamebelasting welke voor dit doel wordt geheven. 4. Prestatieafspraken De Stichting en de gemeente: • verklaren om gezamenlijk op basis van het (als bijlage onderdeel uitmakend van deze uitvoeringsovereenkomst) ‘Plan van aanpak centrummanagement Grave’, centrummanagement in Grave uit te voeren. •
onderschrijven de doelstellingen en activiteiten zoals deze in het plan van aanpak omschreven staan.
•
maken afspraken over en dragen zorg voor het instellen en bemensen van het Bestuur Stichting Centrum Management. Daarbij is elke belangengroep adequaat in het bestuur vertegenwoordigd. Het bestuur acteert op tactisch/operationeel niveau, conform organisatieschema zoals opgenomen in het plan van aanpak.
•
verklaren de uitvoering van het centrummanagement aan de uitvoeringsorganisatie en de werkgroepen over te laten, conform organisatieschema zoals opgenomen in het plan van aanpak. De partijen dragen zorg voor een adequate vertegenwoordiging in de werkgroepen.
De Stichting: • zal zich richten op collectieve belangenbehartiging voor ondernemers in het centrum van Grave en de realisatie van de activiteiten zoals vastgelegd in het activiteitenplan “Plan van aanpak centrummanagement Grave”; •
verplicht zich de activiteiten uit het plan van aanpak te verrichten waarvoor de afdracht wordt verstrekt. Het plan van aanpak vormt de basis voor een gedetailleerder jaarplan (inclusief begroting) dat
voorafgaand aan het uitvoeringsjaar door alle partijen wordt vastgesteld (artikel 5). Met goedkeuring van de partijen kan het plan van aanpak worden gewijzigd/aangevuld. •
zal invulling geven aan de statutaire doelstelling van de Stichting;
•
zal geen verplichtingen met financiële gevolgen aangaan die hoger zijn dan de jaarlijkse afdracht van de gemeente, tenzij met schriftelijke instemming vooraf van de gemeente.
•
zal geen verplichtingen met financiële gevolgen aangaan die een periode van drie jaar overschrijden, tenzij met schriftelijke instemming vooraf van de gemeente;
•
is zich er bewust van dat zij het risico draagt van eventuele minderopbrengsten van de bijdragen uit de reclamebelasting ten opzichte van de ingeschatte opbrengst. Als afdracht wordt uiteindelijk verstrekt de daadwerkelijk in een kalenderjaar netto ontvangen reclamebelasting-bijdragen, na aftrek van de perceptiekosten. Terugbetalingen als gevolg van verminderingen van de WOZ-waarde en eventuele oninbaarheid van openstaande vorderingen zijn voorbeelden van dit geschetste risico van de Stichting.
•
zet zich, mede uit het oogpunt van continuïteit van het centrummanagement, in voor een verbreding van het financiële draagvlak van de Stichting.
De gemeente: • verplicht zich ter uitvoering van deze overeenkomst al het mogelijke te doen om te komen tot vaststelling door de gemeenteraad van een Verordening Reclamebelasting in het gebied als omschreven in artikel 2 van deze overeenkomst; •
verplicht zich het concept van de Verordening reclamebelasting voor behandeling in het college van burgemeester en wethouders en aanbieding aan de gemeenteraad voor te leggen aan de Stichting;
•
verplicht zich, na inwerking treden van de Verordening op de heffing en de invordering van Reclamebelasting, tot het verstrekken van een jaarlijkse afdracht aan de Stichting;
5. Begroting en activiteitenplan Stichting Ten behoeve van de afdracht dient de Stichting jaarlijks een begroting en een activiteitenplan in voor het betreffende gebied. De hiervoor bedoelde stukken worden in conceptvorm jaarlijks uiterlijk op 1 oktober van het kalenderjaar voorafgaand aan het betreffende jaar ingediend bij Burgemeester en Wethouders. De begroting en het activiteitenplan worden opgesteld door de Stichting. Voor het jaar 2014 moeten deze stukken uiterlijk 1 december 2013 zijn ingediend. 6. Jaarverslag, verantwoording na afloop kalenderjaar Uiterlijk 1 juni van het kalenderjaar na afloop van het voorgaande kalenderjaar brengt de Stichting een financieel en inhoudelijk verslag uit van de door haar gerealiseerde activiteiten in het voorgaande kalenderjaar. Het financiële deel van het jaarverslag omvat een vastgestelde jaarrekening met een goedkeurende accountantsverklaring en dient eveneens uiterlijk 1 juni na afloop van het kalenderjaar te zijn ingediend. Het inhoudelijk deel van het jaarverslag bevat in ieder geval een verantwoording van de uitvoering van het activiteitenplan en de in deze overeenkomst benoemde prestatieafspraken. De Stichting kan het college van burgemeester en wethouders schriftelijk en met redenen omkleed om maximaal acht weken uitstel vragen voor het uitbrengen van de hiervoor genoemde verslagen. Dit verzoek moet uiterlijk een maand voor het verstrijken van de hiervoor genoemde datum bij het college van burgemeester en wethouders worden ingediend. Uiterlijk twee weken na ontvangst van het verzoek om uitstel beslist het college of het verzoek wordt ingewilligd. De gemeente behoudt zich het recht voor om, indien het daar aanleiding toe ziet, voor rekening van het gemeentebestuur, een al dan niet aanvullend accountantsonderzoek te laten verrichten. De Stichting verleent in dit geval haar volledige medewerking aan dit onderzoek door het beschikbaar stellen van gegevens en anderszins. 7. Evaluatie De Stichting zal uiterlijk 1 juli 2016 een evaluatie (doen) verrichten naar het functioneren van het centrummanagement en het Ondernemersfonds als bedoeld in deze overeenkomst. De evaluatie zal voor 1 december 2016 gereed zijn. In ieder geval komen aan de orde: • de wijze van bekostiging van het fonds; •
de uit het fonds verrichte bestedingen;
•
de behaalde resultaten met de uit het fonds verrichte bestedingen;
•
de resultaten van de onder artikel 4 van deze overeenkomst genoemde prestatieafspraken;
•
het functioneren van de Stichting Centrum Management Grave;
•
het moment van de volgende evaluatie.
De evaluatie van het Ondernemersfonds zal door de Stichting aan het college van burgemeester en wethouders afzonderlijk ter beoordeling worden voorgelegd. Deze evaluatie kan voor partijen aanleiding zijn de overeenkomst te beëindigen. 8. Bevoorschotting Ondernemersfonds De gemeente zorgt voor bevoorschotting van het ondernemersfonds in kwartaaltermijnen, namelijk: 1 januari, 1 april, 1 juli en 1 oktober van het kalenderjaar. Voor het eerste kwartaal geldt een voorschot van 40%. Voor de resterende 3 kwartalen bedraagt het voorschot 20% van de afdracht. Indien de Stichting hierdoor niet aan lopende afspraken kan voldoen, behoort het tot de mogelijkheden om schriftelijk een verzoek te doen bij het college van burgemeester en wethouders om de afdracht eerder te ontvangen. Uiterlijk 2 weken na ontvangst van het verzoek om uitstel beslist het college of het verzoek wordt ingewilligd. 9. Vaststelling afdracht Ondernemersfonds en eindafrekening Binnen achttien weken na ontvangst van het jaarverslag en de goedkeurende accountantsverklaring stelt het college van burgemeester en wethouders de hoogte van de afdracht over het voorafgaande kalenderjaar definitief vast. Wanneer het uiteindelijke bedrag meer bedraagt dan de verstrekte (voorschot) afdracht zal de gemeente binnen 4 weken dit meerdere bedrag aan de Stichting uitbetalen. Wanneer (bijvoorbeeld door oninbare posten en gehonoreerde bezwaar – en beroepschriften) het uiteindelijke bedrag van de afdracht minder bedraagt dan de verstrekte (voorschot) afdracht, verplicht de Stichting zich om op basis van nacalculatie de dan teveel uitbetaalde afdracht te verrekenen met de inkomsten in het daaropvolgende jaar. De gemeente verplicht zich om het bestuur gedurende het kalenderjaar te informeren over de financiële stand van zaken. De gemeente is bevoegd het terug te betalen bedrag te verrekenen met de uit te betalen afdracht van het dan lopende kalenderjaar. 10. Beëindiging van de overeenkomst Indien één der partijen tussentijds deze overeenkomst wil beëindigen, of de gemeente de afdracht wil stopzetten, dan gelden daarvoor de volgende afspraken. - beëindiging door een der partijen van deze overeenkomst, of stop zetten afdracht door de gemeente, kan alleen schriftelijk plaatsvinden door middel van een aangetekende brief met een opzegtermijn van 12 maanden; - deze brief moet zwaarwegende redenen bevatten voor deze beëindiging of stopzetting; - het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Grave kan pas besluiten tot opzegging van de uitvoeringsovereenkomst na toestemming van de gemeenteraad en de Stichting Centrum Management Grave na draagvlakpeiling onder ondernemers. - bij geschil over de beëindiging of stopzetting wordt het geschil ter finale beslechting voorgelegd aan een (na onderling overleg aan te wijzen) mediator. De kosten van deze stap worden gedragen door de partij die het initiatief tot opzegging heeft genomen. Indien de overeenkomst conform deze afspraken wordt beëindigd: 1. stopt de inning van de reclamebelasting bij ondernemers, zoals vastgelegd in de ‘Verordening op de heffing en de invordering van de reclamebelasting’; 2. stopt de afdracht met ingang van de datum van beëindiging; 3. zal de eindafrekening plaatsvinden naar deze datum conform de regels gesteld in artikel 9 van deze overeenkomst, de kosten van mediation worden gedragen door de opzeggende partij, tenzij op voorspraak van de mediator een andere verdeling wordt overeengekomen. Indien na de eindafrekening als hiervóór onder punt 2 bedoeld een batig saldo overblijft, zal dit door de Stichting conform haar statuten worden besteed. Indien na de eindafrekening als hiervóór onder punt 2 bedoeld een tekort overblijft, zal dit voor rekening en risico van de Stichting blijven. Als de beëindiging van de overeenkomst voortvloeit uit de ontbinding van de Stichting, heeft de afwikkeling van de onderhavige overeenkomst te gelden als (onderdeel van) de vereffening van het vermogen van de Stichting. 11. Slotbepaling De overeenkomst treedt in werking met ingang van de dag waarop het college van burgemeester en wethouders besluit tot het aangaan hiervan. Aldus overeengekomen, opgemaakt, in tweevoud opgesteld en ondertekend te Grave op 18 oktober 2013.
Bijlagen: -
Gebiedsafbakening Plan van aanpak van de Stichting Centrum Management Grave
Bijlage: centrum Grave
Bijlage: Plan van aanpak centrummanagement Grave
