De staat van de rijkscollectie Museum Boerhaave

De staat van de rijkscollectie Museum Boerhaave

Inspectierapport Museum Boerhaave

Erfgoedinspectie

Pagina 2 van 31


Inhoud Samenvatting—5 1 1.1 1.2 1.3

Inleiding—9 Context van het onderzoek—9 Kader—9 Leeswijzer—9

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Organisatie—11 Profiel Museum Boerhaave—11 Sturing en beleid—11 Financiële en facilitaire middelen—11 Personele organisatie—12 Kwaliteitszorg—12

3

Registratie—15

4

Beheer en behoud—17

5

Veiligheid—21

6

Zichtbaarheid—23

7

Administratieve organisatie—25

8 8.1 8.2

Bijlage—27 Werkwijze inspecties—27 Inspectie Museum Boerhaave—28 Colofon—29

Erfgoedinspectie

Pagina 3 van 31


Erfgoedinspectie

Pagina 4 van 31


Samenvatting

Context en kader inspectie In maart 2015 heeft de Erfgoedinspectie een inspectie uitgevoerd bij het Museum Boerhaave. Deze inspectie is onderdeel van de uitvoering van een meerjarig onderzoeksprogramma naar het beheer en behoud van de rijkscollectie. Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen 2013 en de beheersovereenkomsten met de verzelfstandigde rijksmusea. Op basis van dit kader richt het toezicht zich op de taken registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de rijkscollectie en de administratieve organisatie. Bij de inspectie wordt ook gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals organisatie en beleid, kwaliteitszorg en beschikbare middelen. Deze samenvatting gaat eerst in op deze randvoorwaardelijke onderwerpen en sluit af met de inhoudelijke beheertaken. Organisatie Sturing en beleid Het beleidsmatig kader voor het collectiebeheer is toereikend. Dit kader bestaat uit het activiteitenplan 2013-2015 en uit het collectieplan uit 2011. Beschikbare middelen De klimaatinstallaties in het museum zijn niet toereikend voor een goede klimaatbeheersing. Dit knelpunt wordt opgelost met de voorgenomen renovatie van het museumgebouw in de loop van 2016. Er is een knelpunt vastgesteld met betrekking tot de registratie en de restauratie van de collectie glasnegatieven. Gelet op de door het museum geraamde totale kosten en het jaarlijks beschikbaar gestelde budget, gaat de realisatie hiervan vele decennia in beslag nemen. De Erfgoedinspectie heeft verder geen tekortkomingen in de uitvoering van beheertaken vastgesteld die een gevolg zijn van een tekort aan financiële of materiële middelen, of uit een tekort aan personele capaciteit. Kwaliteitszorg Kwaliteitszorg is onderdeel van de dagelijkse routine in de uitvoering van taken en vindt niet op meer systematische wijze plaats. Uitvoering beheer en behoud rijkscollectie Registratie De collectieregistratie is op orde wat betreft de registratie van identificerende gegevens, actuele standplaatsen en de juridische status van voorwerpen. Het museum voert een inhaalslag uit om de collectie glasnegatieven op objectniveau te registreren en gelijktijdig te restaureren en te digitaliseren. Door de hoge kosten zal realisatie naar verwachting nog geruime tijd in beslag nemen. Verder is vastgesteld dat de controle op actualiteit van geregistreerde standplaatsen niet systematisch maar bij gelegenheid plaatsvindt. Hierdoor blijven mogelijk delen van de collectie buiten de controles.

Erfgoedinspectie

Pagina 5 van 31


Beheer en behoud De klimaatbeheersing in het museumgebouw is niet op orde, maar vastgesteld is dat dit geen acute risico’s geeft voor het behoud van de collectie. Het museum geeft voldoende aandacht aan het pestmanagement en het schoonmaken van de collectie, door deze taken structureel uit te besteden. Met de andere museale gebruikers van het depot Raamsteeg zijn in 2012 afspraken gemaakt over een verdeling van taken en kosten voor de klimaatbeheersing en de beveiliging van het depot. De fysieke bewaaromstandigheden in dit depot zijn op orde, maar ook is vastgesteld dat de controle op de conditie van voorwerpen niet op systematische wijze plaatsvindt. Dit kan het risico met zich meebrengen dat kwetsbare delen van de collectie ongemerkt in conditie achteruitgaan. Veiligheid Het museum heeft meerdere maatregelen genomen op het gebied van veiligheid en beveiliging. Met de renovatie wordt de beveiliging van het museumgebouw verder verbeterd. Het risico op waterschade is hierin volgens het museum nog niet betrokken. Het museum voert gesprekken met het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) over het verbeteren van de beveiliging van het depot Raamsteeg. Het museum beschikt over een ontruimingsplan (bedrijfshulpverlening) en een collectiehulpverleningsplan (CHV-plan). In tegenstelling tot het ontruimingsplan is het CHV-plan summier uitgewerkt wat betreft te volgen procedures bij calamiteiten en ontruiming. Dit kan risico’s met zich meebrengen als zich feitelijk een calamiteit met de collectie voordoet. Dit risico geldt ook voor de constatering dat het CHV-plan niet in de praktijk is getoetst door het houden van oefeningen. Zichtbaarheid Doordat het museum zich richt op een breder publiek vertoont het aantal bezoekers een stijgende lijn. Het museum organiseert frequent tijdelijke tentoonstellingen en na de renovatie wordt de vaste presentatie anders ingericht. Het museum is voldoende actief in het verlenen van bruiklenen. De collectie is volledig digitaal toegankelijk voor het publiek. Vooral de in 2011 vernieuwde en publieksvriendelijke website van het museum heeft hierin bijgedragen. Administratieve organisatie Het museum blijkt in zeer beperkte mate te beschikken over vastgestelde procedures voor het collectiebeheer. De gehanteerde werkwijzen zijn veelal op routine gebaseerd. De met collectietaken belaste medewerkers hebben veel ervaring en de omvang van de organisatie is overzichtelijk. Hierdoor stelt het museum alleen procedures vast als de noodzaak hiertoe vanuit de dagelijkse praktijk wordt ervaren. Daarnaast geeft het museum aan prioriteit te moeten geven aan andere beheertaken. Het ontbreken van op museale normen gebaseerde procedures geeft volgens de Erfgoedinspectie het risico dat de dagelijkse praktijk de kwaliteit van handelen bepaalt. De Erfgoedinspectie doet de volgende aanbevelingen:  Draag zorg voor het binnen redelijke termijn realiseren van het op objectniveau registreren van de collectie glasnegatieven.  Voorzie in een meer systematische controle op de actualiteit van standplaatsen en op de conditie van voorwerpen.  Maak een risicoanalyse op waterschade en betrek dit zo nodig bij met de renovatie door te voeren maatregelen. Werk het CHV-plan verder uit en evalueer het plan vervolgens aan de hand van oefeningen.

Erfgoedinspectie

Pagina 6 van 31




Stel procedurebeschrijvingen op voor de uitvoering van het collectiebeheer en voorzie in een systematische kwaliteitszorg door periodiek de toepassing van de procedures te toetsen en te evalueren.

Erfgoedinspectie

Pagina 7 van 31


Erfgoedinspectie

Pagina 8 van 31


1

Inleiding

1.1

Context van het onderzoek De Erfgoedinspectie voert een meerjarig onderzoeksprogramma uit naar het beheer en behoud van de rijkscollectie door museale en niet-museale instellingen. Twee deelonderzoeken bij de niet-museale instellingen hebben geleid tot publicaties in 2011 en 20121. Vanaf 2013 vindt een onderzoek plaats naar de museale instellingen die rijkscollectie beheren. Publicatie van het rapport is voorzien in 2015. Ook publiceert de Erfgoedinspectie in het kader van het werkprogramma 2015-2016 een eindrapport over ‘de staat van het beheer en behoud van de rijkscollectie’, gebaseerd op de gepubliceerde deelonderzoeken.

1.2

Kader Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen 20132. De grondslag voor deze regeling is de Comptabiliteitswet 2001. In de regeling stelt de minister van OCW regels voor het beheer van museale voorwerpen die aan het Rijk toebehoren of zijn toevertrouwd. Dit betreft regels voor registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de collectie en de administratieve organisatie. Ook de beheersovereenkomsten met verzelfstandigde rijksmusea zijn een kader voor de inspecties. Daarnaast wordt bij de inspectie gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals aansturing en beleid, beschikbare middelen en kwaliteitszorg.

1.3

Leeswijzer De bevindingen van de inspectie zijn te vinden in de hoofdstukken 3 t/m 8. Hoofdstuk 3, Organisatie, gaat in op de randvoorwaardelijke aspecten voor het collectiebeheer. In de daaropvolgende hoofdstukken komen achtereenvolgens registratie, beheer en behoud, veiligheid, zichtbaarheid en administratieve organisatie aan bod. In de bijlage is de werkwijze van de inspectie toegelicht en zijn gehanteerde bronnen vermeld.

1

2

De staat van de rijkscollectie deel 1: Rijkscollectie bij departementen en colleges (2011). De staat van de rijkscollectie deel 2: Rijkscollectie bij buitenlandse posten en buitendiensten (2012) Staatscourant nr.26235 17 december 2012 Erfgoedinspectie

Pagina 9 van 31


Erfgoedinspectie

Pagina 10 van 31


2

Organisatie

2.1

Profiel Museum Boerhaave Museum Boerhaave is het Rijksmuseum voor de Geschiedenis van de Natuurwetenschappen en van de Geneeskunde. Het museum -toen nog het Nederlandsch Historisch Natuurwetenschappelijk Museum- is in 1928 opgericht en ging in 1931 open voor publiek. Veel later betrok het museum een nieuwe locatie, het Caeciliagasthuis in Leiden en veranderde de naam in Museum Boerhaave. In 1991 opende het huidige Museum Boerhaave zijn deuren. Het museum beschikt over een intern depot en twee externe depots, aan de Raamsteeg in Leiden en aan de Kalkovenweg in Alphen aan den Rijn. De collectie die het museum beheert is eigendom van de Staat der Nederlanden. De collectie bestaat uit:  34.606 voorwerpen  23.127 boeken en tijdschriften, waarvan ca. 5.500 boeken van voor 1850 als museaal zijn aangemerkt  29.314 catalogi, waarvan ca. 3.000 instrumentencatalogi als museaal zijn aangemerkt  1.018 archieven  13.615 prenten, schilderijen en foto’s3 De voorwerpen betreffen de hoogtepunten uit de nationale wetenschaps- en geneeskundegeschiedenis, waaronder microscopen van Antoni van Leeuwenhoek. De bibliotheek is gespecialiseerd op het gebied van de geschiedenis van de wiskunde, natuurwetenschappen en geneeskunde. De deelcollectie afbeeldingen bestaat uit schilderijen, iconen, prenten, tekeningen, foto's (in velerlei vorm) en film. Ook bij de boeken- en prentencollectie ligt de nadruk op de nationale wetenschaps- en geneeskundegeschiedenis.

2.2

Sturing en beleid Directie, managementteam en de raad van toezicht zijn op sterkte. De organisatie bestaat uit 3 afdelingen. De afdeling Collecties is belast met het beheer van de collectie. Beveiliging valt onder de afdeling Bedrijfsvoering en Financiën. De organisatie van tentoonstellingen en het beheer van de website zijn een verantwoordelijkheid van de afdeling Publiek en Presentatie. De missie, visie en beleidsdoelstellingen van het museum zijn beschreven in het Activiteitenplan 2013. Het Collectieplan Museum Boerhaave is vastgesteld in 2011. Het plan geeft inzicht in de situatie van alle relevante onderdelen van het collectiebeheer en de ambities voor verbetering. Verder is aangegeven dat het plan eens per 5 jaar wordt geactualiseerd.

2.3

Financiële en facilitaire middelen In de Monitor Erfgoedinspectie 2013-2014 (de monitor) heeft het museum vermeld in redelijke mate over voldoende middelen voor het collectiebeheer te beschikken. Uit de inspectie komen ook geen tekortkomingen in het collectiebeheer naar voren die een direct gevolg zijn van een tekort aan financiële middelen. Uitzondering hierop is de restauratie van de glasnegatieven (zie hoofdstuk 3).

3

Deze deelcollectie bevat meer individuele items dan hier weergegeven (zie hoofdstuk 3) Erfgoedinspectie

Pagina 11 van 31


Het museum heeft vergevorderde plannen om het museumgebouw te laten renoveren door het Rijksvastgoedbedrijf. Met de renovatie wordt onder andere de klimaatinstallatie vervangen en worden enkele beveiligingsmaatregelen gerealiseerd. Naar verwachting start de renovatie in de loop van 2016. De collectie wordt tijdelijk opgeslagen in het depot Raamsteeg of bij een gespecialiseerd bedrijf. Het restauratieatelier is nu ondergebracht in het depot Raamsteeg. De capaciteit van het depot Raamsteeg is toereikend. Er is nog beperkt ruimte voor aanvullende opslag. Wel ervaart het museum een knelpunt bij het opslaan van grote objecten. Het depot Raamsteeg wordt ook gebruikt door museum Naturalis en het Rijksmuseum van Oudheden (RMO). De musea hebben in 2012 afgesproken dat het RMO zorgt voor de klimaatbeheersing en Museum Boerhaave voor de beveiliging van het depot. De kosten worden verdeeld over de drie musea. De Erfgoedinspectie heeft het depot in Alphen aan den Rijn niet bezocht. Dit depot is uitgerust met een koelcel voor opslag van fotomateriaal. Mogelijk stoot het museum dit depot af als in het depot Raamsteeg extra ruimte gehuurd kan worden. Reden hiervan zijn efficiencyoverwegingen. 2.4

Personele organisatie In de monitor vermeldt het museum dat er voldoende personele capaciteit is voor de sturing en de uitvoering van beheertaken. Daarbij is aangegeven dat voor de uitvoering 9 FTE beschikbaar. Er zijn geen vrijwilligers betrokken bij het collectiebeheer. Het museum heeft toegelicht dat het aantal restauratoren is teruggebracht van 3 naar 2. Ter compensatie hiervan verhuurt het museum ruimte in het restauratieatelier aan een extern restaurator. Als tegenprestatie voert deze ook restauratiewerk voor het museum uit. Verder is toegelicht dat het museum een striktere taakscheiding heeft doorgevoerd tussen behoudstaken in het depot en beheertaken in het museum. Dit komt volgens het museum de efficiency in de uitvoering ten goede. Tijdens de inspectie is niet gebleken dat er tekortkomingen zijn in de uitvoering van beheertaken, die een direct gevolg zijn van knelpunten in de personele capaciteit.

2.5

Kwaliteitszorg Het museum geeft in de monitor aan geen systematische kwaliteitszorg toe te passen. Kwaliteitszorg vindt plaats als onderdeel van de dagelijkse routine. Het museum heeft te kennen gegeven dat het samen met ander Leidse musea deelneemt aan een pilot van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) over risicomanagement. In 2011 heeft de Visitatiecommissie een rapport gepubliceerd over het museum. Conclusies  Het museum beschikt over een toereikend beleidskader voor het collectiebeheer. Het collectieplan komt op korte termijn in aanmerking om te worden geactualiseerd.  De klimaatproblematiek wordt met de renovatie afdoende aangepakt. Er zijn geen andere knelpunten vastgesteld in de beschikbaarheid van middelen met een direct gevolg voor het beheer van de collectie. Uitzondering hierop is het benodigde budget voor de restauratie van de glasnegatieven (zie verder onder hoofdstuk 3).

Erfgoedinspectie

Pagina 12 van 31




Het niet toepassen van systematische kwaliteitszorg kan -in samenhang met het ontbreken van geschreven procedures- het risico met zich meebrengen dat de uitvoeringspraktijk niet geheel voldoet aan de museale standaards.

Aanbeveling  Voorzie in een systematische kwaliteitszorg op de uitvoering van beheertaken, door in aansluiting op het beschrijven van procedures voor deze taken (zie ook hoofdstuk 7) periodiek de toepassing van de procedures te toetsen en te evalueren.

Erfgoedinspectie

Pagina 13 van 31


Erfgoedinspectie

Pagina 14 van 31


3

Registratie

Een volledige en geautomatiseerde registratie van museale voorwerpen en een periodieke controle op de aanwezigheid op de geregistreerde verblijfplaats moet voorkomen dat voorwerpen vermist raken. Registratie van verwerving, vermissing, verlies, beschadiging of vernietiging van museale voorwerpen is voorwaarde voor een actueel inzicht in de omvang van de rijkscollectie, de eigendomssituatie en bijzonderheden over de staat van de rijkscollectie.

Bevindingen De collectieregistratie is volledig geautomatiseerd. Er heeft een conversie plaatsgevonden van het registratiesysteem ORS naar Adlib-museum. Alleen de registratie van de boekencollectie vindt plaats in het voor bibliotheken ontwikkelde registratiesysteem PiCa. Het museum wil de boekencollectie gaan registreren in Adlib-library, maar tot nu toe verhindert PiCa dit. De Erfgoedinspectie heeft vastgesteld dat het museum geen achterstand heeft in het registreren van nieuwe verwervingen. Er is een reguliere werkvoorraad verwervingen waarvan nog moet worden onderzocht of deze aan de collectie worden toegevoegd. Ook is vastgesteld dat de collectie glasnegatieven nog niet volledig op objectniveau is geregistreerd. Hiervan is ook melding gemaakt in het rapport van de Erfgoedinspectie uit 2008. Het gaat om 306 dozen die zijn opgeslagen in de depots in Alphen aan de Rijn en in de Raamsteeg. Registratie heeft in die gevallen op doosniveau plaatsgevonden. Het museum heeft in 2007 extern advies ingewonnen voor de conservering van de fotocollectie. Vijf jaar geleden is een aanvang gemaakt met het registreren en gelijktijdig conserveren, restaureren en digitaliseren van de glasnegatieven. Het museum begroot hiervoor jaarlijks enkele duizenden euro’s. Er wordt aan gewerkt al naar gelang tijd en middelen. Het museum raamt de totale kosten op ca. €150.000. Uit een voor de inspectie gemaakte analyse van de collectieregistratie en uit een toegepaste indicatieve steekproef is het volgende vastgesteld:  Er zijn voldoende identificerende gegevens geregistreerd.  Bij meer dan 90% van de objecten is een digitale foto toegevoegd.  De geregistreerde standplaatsen zijn actueel.  In voldoende mate zijn herkomstgegevens geregistreerd.  Het veld toestand is niet ingevuld, maar wel zijn conserveringsgegevens beschikbaar. Verder is gebleken dat het museum niet op systematische wijze standplaatscontroles uitvoert, maar bij gelegenheid. In 2009 is voor het laatst een integrale controle op standplaatsen uitgevoerd bij de inrichting van het depot Raamsteeg. In 2014 is ca. 20% van de collectie op standplaats gecontroleerd bij een aanpassing van Adlib. Voor het depotbeheer hanteert het museum een barcodesysteem.. Met behulp van dit systeem vinden ook standplaatscontroles plaats.

Erfgoedinspectie

Pagina 15 van 31


Conclusies  De collectieregistratie is op orde, met als kanttekening dat het museum een inhaalslag uitvoert ter verbetering van de registratie van de collectie glasnegatieven. Hiervoor is geen planning opgesteld en de realisatie hiervan zal naar inschatting nog geruime tijd in beslag nemen.  Standplaatscontroles worden niet systematisch uitgevoerd. Dit kan er toe leiden dat in bepaalde delen van de collectie geen standplaatscontroles worden uitgevoerd. Aanbevelingen  Draag zorg voor het binnen redelijke termijn realiseren van het op objectniveau registreren van de collectie glasnegatieven.  Voorzie in een meer systematische controle op de actualiteit van standplaatsen.

Erfgoedinspectie

Pagina 16 van 31


4

Beheer en behoud

Om ook toekomstige generaties te kunnen laten genieten van de rijkscollectie is het essentieel dat deze door goed beheer behouden blijft. Passende bewaaromstandigheden, controles en het nemen van maatregelen ter verbetering van bewaaromstandigheden en de conditie van de museale voorwerpen zijn hierbij van belang.

Bevindingen klimaatbeheersing Volgens het collectieplan streeft het museum voor het klimaat in het museum een temperatuur na van 20°C en een Relatieve Vochtigheid (RV) van 50%. Voor de depots is dit 18°C en ook een RV van 50%. Toegelicht is dat op de RV een marge van + en –10% wordt aangehouden. De klimaatbeheersing in het museumgebouw is echter een probleem. Volgens het museum is de capaciteit van de klimaatinstallaties onvoldoende om de streefwaarden te realiseren. Dit blijkt ook uit getoonde meetgegevens van het gebouwbeheersysteem. Het museum geeft aan dat het klimaat in het boekendepot beter beheersbaar is. De klimaatinstallatie is in 2006 gereviseerd en er is een airco bijgeplaatst. Getoonde meetgegevens bevestigen dit ten dele, omdat de RV in de zomer aan de hoge kant is. Met de renovatie in 2016 moet deze problematiek worden opgelost door het plaatsen van een nieuwe klimaatinstallatie en een verbetering van de isolatie van het gebouw. Verder speelt in het boekendepot op de begane grond en in een tentoonstellingsruimte een probleem met optrekkend vocht in de buitenmuur. Het museum voert overleg met het Rijksvastgoedbedrijf over het nemen van maatregelen. Uit het collectieplan blijkt dat in het depot aan de Raamsteeg ten hoogste klimaatklasse B haalbaar is. Het RMO is verantwoordelijk voor het klimaatbeheer in het depot Raamsteeg (zie ook onder 2.3). Museum Boerhaave wordt ingelicht bij problemen met het klimaatbeheer, maar ontvangt daarbuiten geen informatie over de klimaatbeheersing. Het museum kon daarover tijdens de inspectie dan ook geen inzage geven. Uit een uitgevoerde inspectie bij het RMO is overigens niet gebleken dat er problemen zijn met de klimaatbeheersing in het depot aan de Raamsteeg. Volgens het museum is het klimaat in het depot in Alphen aan de Rijn (koelcel en overig geklimatiseerd gedeelte) voldoende beheersbaar. Het klimaatsysteem levert het museum monitorgegevens, maar door een storing kon daarin tijdens de inspectie geen inzage worden gegeven. In de zomer van 2014 een schimmeluitbraak plaatsgevonden in dit depot. Dit is veroorzaakt door wateroverlast (hevige regenval) in combinatie met een technisch mankement aan de klimaatinstallatie. De schoonmaak van de met schimmel aangetaste collectie is nog in uitvoering.

Erfgoedinspectie

Pagina 17 van 31


Lichtbeheersing In het collectieplan is aangegeven dat de hoeveelheid licht voor een groot deel van de collectie minder belangrijk is. Dit neemt niet weg dat het museum streeft om een lichtsterkte van minder dan 50 lux op de voorwerpen te laten schijnen. Hiervoor heeft het museum meerdere maatregelen genomen:  De ramen in het museum zijn voorzien van een coating.  Vitrines met lichtgevoelige objecten zijn uitgerust met een lichttimer of bedekt met donkere lederen lappen.  In nieuw ingerichte tentoonstellingsruimten is LED-verlichting aangebracht. Het museum gaat ook in de andere tentoonstellingsruimten over op LED-verlichting als deze na de renovatie opnieuw worden ingericht. Ook zal de coating op de ramen worden vernieuwd. Het museum voert lichtmetingen uit bij de inrichting van nieuwe tentoonstellingen en bij de plaatsing van bruiklenen. Pestmanagement en schoonmaken Volgens het museum zijn er geen problemen met de bestrijding van ongedierte. Het museum heeft een contract met een extern bedrijf voor het uitvoeren van controles en bestrijden van ongedierte in het museum en in het depot Raamsteeg. Uit het contract blijkt dat het bedrijf 6 maal per jaar inspecteert. Er zijn geen rapporten van de controles, maar er wordt wel een logboek bijgehouden. Schoonmaken van de collectie in het museum wordt in eigen beheer uitgevoerd. Streven is iedere week de vitrines en de plateaus schoon te maken, maar dit is in de praktijk niet altijd haalbaar volgens het museum. Het depot Raamsteeg wordt niet schoongemaakt. Door het toepassen van overdruk is er namelijk nauwelijks stofontwikkeling. Conditiecontroles Het museum stelt dat de conditie van de collectie bovengemiddeld goed is en dat ondanks de problemen met klimaatbeheersing in het museum, geen achteruitgang van de conditie is vastgesteld. Om de conditie te controleren hanteerde het museum een systematiek met frequentietabellen, mede gebaseerd op de materiaalsoorten van objecten. Dit vergt veel capaciteit en het museum heeft er in de planperiode voor gekozen de werkwijze te veranderen. Thans vinden controles plaats als er tijd voor is en bij de rondgang door het depot. Het museum wil vanaf 2016 controles weer meer systematisch gaan toepassen door steekproeven te nemen per deelcollectie. Deze doelstelling is nog niet vastgelegd. De collectie in het depot Raamsteeg staat geordend in schappen of is opgeslagen in houten kasten. Op aanbeveling van de Erfgoedinspectie (2008) zijn de prenten opnieuw verpakt en in ladekasten opgeslagen. De Erfgoedinspectie heeft geen tekortkomingen in de conditie van voorwerpen vastgesteld bij de rondgang door het museum en het depot Raamsteeg.

Conclusies  De klimaatbeheersing in het museum is niet zodanig dat de beleidsmatig vastgestelde streefwaarden worden gerealiseerd. Dit leidt overigens niet tot een acuut risico voor het behoud van de collectie. Verbetering zal plaatsvinden met de renovatie van het museum.

Erfgoedinspectie

Pagina 18 van 31


 

Het museum geeft voldoende uitvoering aan de bestrijding van ongedierte en het schoonmaken van de collectie. De fysieke bewaaromstandigheden in het depot Raamsteeg zijn op orde. Controles op de conditie van de collectie vinden op dit moment echter onvoldoende systematisch plaats. Dit kan het risico met zich meebrengen dat kwetsbare delen van de collectie ongemerkt in conditie achteruitgaan.

Aanbeveling  Voorzie in een meer systematische controle op de conditie van voorwerpen.

Erfgoedinspectie

Pagina 19 van 31


Erfgoedinspectie

Pagina 20 van 31


5

Veiligheid

Maatregelen ter bevordering van de veiligheid en beveiliging van de rijkscollectie moeten er voor zorgen dat museale voorwerpen niet beschadigd raken of zelfs verloren gaan. Om passende maatregelen te nemen is het nodig een risicoinventarisatie op te stellen. Een calamiteiten- en collectiehulpverleningsplan waarvan de werking door oefeningen wordt getoetst zijn van belang voor het behoud van de collectie bij calamiteiten. Het geheel aan veiligheidszorg wordt samenhangend beschreven in een integraal veiligheidsplan. Voor een landelijke analyse van veiligheidsincidenten en kennisbevordering bij musea is het van belang dat incidenten worden gemeld in het landelijk incidentenregister DICE van de RCE.

Bevindingen Er zijn meerdere maatregelen genomen ter beveiliging van de collectie in het museumgebouw. Zo is de meldkamer gerenoveerd en is voorzien in een nieuwe beveiligingsinstallatie. Onlangs is het museum een proef gestart met infrarooddetectie rond de plateaus met grote voorwerpen in de tentoonstellingsruimten. Deze maatregel is een gevolg van het aantrekken van een breder publiek met soms minder gepast gedrag. Het is de bedoeling om met de komende renovatie de brandveiligheid en de beveiliging verder te verbeteren. Hiervoor maakt het museum gebruik van een geactualiseerde veiligheids-/beveiligingsanalyse uit 2010 van het RVB. Volgens het museum is het risico op waterschade niet in de analyse betrokken. Een definitief besluit over de met de renovatie door te voeren maatregelen moet ten tijde van de inspectie nog worden genomen. De beveiliging van het depot aan de Raamsteeg is onvoldoende toereikend. Dit blijkt volgens het museum uit een recent onderzoeksrapport van het RVB. Het museum voert overleg met het RVB over de kosten van de verbeteringsmaatregelen. Voor het handelen bij calamiteiten beschikt het museum over een ontruimingsplan (2013) en over een collectiehulpverleningsplan (CHV-plan). Voor een eventuele ontruiming van het museum voorziet het CHV-plan in een prioriteitenlijst per ruimte met foto’s en korte instructies. Volgens het museum geldt voor de depots geen prioriteitenlijst. De Erfgoedinspectie stelt vast dat het CHV-plan zeer beperkt is uitgewerkt wat betreft de procedures bij calamiteiten en bij ontruiming. Vaak is volstaan met de instructie het hoofd Restauratie te waarschuwen. Instructies hoe te evacueren voorwerpen te hanteren ontbreken. In tegenstelling tot het ontruimingsplan heeft het museum het CHV-plan nog niet in de praktijk getoetst door het houden van oefeningen. Ten slotte is vastgesteld dat het hoofd Collecties incidenten in de incidentenregistratie van de RCE (DICE) meldt. De laatste 2 jaar hebben zich wel incidenten met bezoekers voorgedaan, maar niet met de collectie.

Erfgoedinspectie

Pagina 21 van 31


Conclusies  Het museum heeft veiligheids- en beveiligingsmaatregelen voor het museumgebouw genomen en streeft een verdere verbetering hiervan na. Het risico op waterschade is hierbij niet betrokken, terwijl dit een veel voorkomende calamiteit is in musea. De verbetering van de beveiliging van het depot Raamsteeg heeft de aandacht van het museum.  Het CHV-plan is onvoldoende uitgewerkt wat betreft procedures bij calamiteiten en ontruiming. Dit geeft het risico dat bij calamiteiten niet adequaat wordt gehandeld met mogelijk vermijdbare schade aan de collectie tot gevolg.  Het museum heeft niet geoefend met het CHV-plan. Hierdoor is er geen inzicht of het plan in de praktijk efficiënt en effectief is. Aanbevelingen  Maak een risicoanalyse op waterschade en betrek dit zo nodig bij met de renovatie door te voeren maatregelen.  Werk het CHV-plan verder uit en evalueer het plan vervolgens aan de hand van oefeningen.

Erfgoedinspectie

Pagina 22 van 31


6

Zichtbaarheid

Het tonen van de museale voorwerpen aan een zo groot mogelijk publiek en het verstrekken van informatie over de voorwerpen is een kerntaak van musea. Tonen van de collectie kan fysiek plaatsvinden in vaste en in wisselende tentoonstellingen, door het in bruikleen geven van museale voorwerpen en door digitale ontsluiting via het internet. De wijze waarop musea hun collecties toegankelijk maken wordt beschreven in een presentatiebeleid.

Bevindingen In 2014 is het aantal bezoekers gestegen naar 90.000 per jaar. Deze stijgende lijn lijkt zich volgens het museum in 2015 door te zetten. Mogelijk wordt dit jaar het aantal van 100.000 overschreden. De toename wordt veroorzaakt doordat het museum zich op een breder publiek richt. Het museum laat continu publieksonderzoek uitvoeren door een externe instelling. Een gevolg van deze toename is dat het museum de bezoekers meer faciliteiten moet kunnen aanbieden, zoals catering, werkateliers, educatieruimten en een zaal voor presentaties en bijeenkomsten. Hiervoor is ook een deel van een tentoonstellingsruimte ingeleverd. In het activiteitenplan 2013-2016 is aangegeven dat na de renovatie een herinrichting plaatsvindt van de vaste presentatie. In plaats van chronologisch zal deze thematisch worden ingericht. Het museum organiseert frequent tijdelijke tentoonstellingen. Ten tijde van de inspectie was de tijdelijke tentoonstelling Foodtopia over voedselinnovaties te bezoeken. De grotere tijdelijke tentoonstellingen staan ongeveer driekwart jaar en de kleinere een half jaar. Verder voert het museum een actief bruikleenbeleid waardoor de collectie ook buiten het eigen museum is te zien. Uit het jaarverslag over 2013 blijkt dat 200 langdurige bruiklenen zijn verleend aan 25 instellingen, waaronder enkele in het buitenland. Aan 16 instellingen zijn 100 kortdurende bruiklenen verleend. Ten slotte heeft het museum in de monitor aangegeven dat de collectie volledig digitaal toegankelijk is via de eigen website, DiMCoN en Europeana. De boekencollectie is digitaal ontsloten via de bibliotheek van de Universiteit Leiden. Sinds 2011 heeft het museum een nieuwe website. Deze website is aan de collectiedatabase gekoppeld en heeft een aantal publieksvriendelijke toepassingen. Kleine virtuele tentoonstellingen en het maken van selecties op ouderdom of grootte van voorwerpen zijn hiervan voorbeelden. Conclusie  De collectie is goed fysiek en digitaal toegankelijk. Aanbeveling  Geen

Erfgoedinspectie

Pagina 23 van 31


Erfgoedinspectie

Pagina 24 van 31


7

Administratieve organisatie

Een actuele administratieve organisatie met beschreven procedures voor het beheer van de rijkscollectie draagt bij aan duidelijkheid van verantwoordelijkheden en een zorgvuldige uitvoering van beheertaken. Zonder beschreven procedures is er een risico op een gebrek aan uniformiteit en continuïteit in de uitvoering van beheertaken. Actuele en dekkende procedures zijn voorwaarde bij de toepassing van kwaliteitszorg.

Bevindingen Uit de inspectie is naar voren gekomen dat het museum over minder vastgestelde procedures beschikt dan in de monitor is aangegeven. Daarin is namelijk vermeld dat het museum beschikt over vastgelegde en vastgestelde procedures voor de registratie, de conservering en de restauratie van museale voorwerpen. Het museum heeft toegelicht dat de uitvoering van het collectiebeheer vooral plaatsvindt op basis van routine en niet zozeer op basis van vastgestelde procedures. De meeste medewerkers werken al geruime tijd in dezelfde functie bij het museum en de eenheid die is belast met collectiebeheer is overzichtelijk. Wel stelt het museum procedures vast als bijvoorbeeld blijkt dat de uitvoeringspraktijk hierbij is gebaat. Ook noodzakelijkerwijs te stellen prioriteiten is door het museum als verklaring gegeven voor het ontbreken van vastgestelde procedures. Het museum heeft een vastgestelde procedure ter inzage gegeven voor de behandeling van uitgaande bruiklenen. Deze procedure is opgesteld op basis van Spectrum-N. Bij de procedure zijn beschikbaar een format voor het opstellen van een conditierapport en een set van regels en voorwaarden voor bruikleennemers. Verder heeft het museum schriftelijk toegelicht welke routine wordt toegepast bij het verwerven en registreren en bij het conserveren en restaureren van voorwerpen.

Conclusie  Voor de meeste beheertaken beschikt het museum niet over vastgestelde procedures. Dit kan tot gevolg hebben dat de uitvoeringspraktijk niet volgens de museale standaards plaatsvindt. Ook kan dit gevolgen hebben voor de continuïteit in de uitvoering bij personele wisselingen of organisatieveranderingen. Aanbeveling  Stel procedurebeschrijvingen op voor de uitvoering van het collectiebeheer.

Erfgoedinspectie

Pagina 25 van 31


Erfgoedinspectie

Pagina 26 van 31


8

Bijlage

8.1

Werkwijze inspecties Voorbereiding inspectie Ter voorbereiding van de inspectie zijn documenten van de instelling met informatie over het collectiebeheer geraadpleegd en geanalyseerd (zie ook onder 8.2). Waar beschikbaar is ook gebruik gemaakt van actuele rapportages van het Museumregister (niet verzelfstandigde musea) en rapportages van de Visitatiecommissie (verzelfstandigde musea). Samenhang monitor Erfgoedinspectie 2013-2014 Eén van de bronnen voor de inspectie vormt de monitor Erfgoedinspectie 20132014. Op basis van door de instellingen aangeleverde monitorgegevens is hen een zogenoemde kleurrapportage toegezonden. Hierin is inzichtelijk gemaakt hoe de instelling presteert op de verschillende onderwerpen, ook in vergelijking met andere instellingen. Op onderdelen kan het inspectierapport tot een andere conclusie komen dan de toegekende kwalificatie in de kleurrapportage. Inspectie op locatie De inspectie op locatie bestaat uit het voeren van een (introductie)gesprek met de directeur van het museum en met de direct verantwoordelijke(n) voor het collectiebeheer (zie ook onder 8.2). Tijdens de inspectie zijn zo nodig nog niet eerder geraadpleegde stukken ingezien. Onderdeel van de inspectie is een praktijktoets op de registratiegraad en –kwaliteit. Hiervoor wordt het collectieregistratiesysteem ingezien en wordt een beperkte steekproef genomen ter verificatie van de vindbaarheid van geregistreerde voorwerpen. Voor de steekproef worden aselect 15 voorwerpen uit de registratie geselecteerd en 15 voorwerpen uit de tentoonstellingsruimten en depots. Tijdens de rondgang door deze ruimten voor het uitvoeren van de steekproef wordt tegelijkertijd ook andere beheeraspecten in de praktijk getoetst. Dit betreft bijvoorbeeld (het meten van) bewaaromstandigheden, de conditie van voorwerpen en veiligheidsmaatregelen. Rapportage De conceptrapportages zijn ter verificatie van de bevindingen voorgelegd aan de geïnspecteerde instelling, waarna de opmerkingen zijn verwerkt in het eindrapport.

Erfgoedinspectie

Pagina 27 van 31


8.2

Inspectie Museum Boerhaave Op 10 en 11 maart 2015 is een inspectie uitgevoerd bij Museum. Voor de inspectie zijn de volgende bronnen geraadpleegd: Interviewsmet  directeur  hoofd collecties  hoofd beveiliging  klimaatbeheerder  registrator  registrator  restaurator Documenten  Activiteitenplan Museum Boerhaave 2013-2016  Collectieplan Museum Boerhaave (2011)  Jaarverslag 2013  Registratiegegevens jaarverslag 2014  Ontruimingsplan 1.0 (2013)  Procedure uitgaande bruiklenen  Meetgegevens klimaat  Serviceovereenkomst Ratrace pestcontrol (2010)  Visitatierapport (2011)  Monitor Erfgoedinspectie 2013-2014  Inspectierapport Erfgoedinspectie (2008)  Analyse collectieregistratie door RCE

Erfgoedinspectie

Pagina 28 van 31


Colofon

Erfgoedinspectie Rijnstraat 50 Postbus 16478 (IPC 3500) 2500 BL Den Haag Tel: 070 4124012 E: [email protected] www.erfgoedinspectie.nl Den Haag, juni 2015

Missie Met alert en proportioneel toezicht brengt de Erfgoedinspectie het behoud (en beheer) van cultureel erfgoed en overheidsinformatie naar het gewenste kwaliteitsniveau met het oog op de duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid.

Visie De inspectie vindt dat een goed functionerende interne systematische kwaliteitszorg bijdraagt aan een betere naleving van wet- en regelgeving. Zij ziet daar een eigen verantwoordelijkheid voor organisaties en stimuleert een systematische kwaliteitszorg bij de organisaties. In haar optreden is de inspectie zacht waar het kan en hard waar het moet en treedt zij zo nodig op.

Erfgoedinspectie

Pagina 29 van 31

De staat van de rijkscollectie Museum Boerhaave

Recommend Documents