De staat van de rijkscollectie Marinemuseum

De staat van de rijkscollectie Marinemuseum

De staat van de rijkscollectie, Marinemuseum

Pagina 2 van 28


Inhoud

1

Samenvatting—5

2 2.1 2.2 2.3

Inleiding—9 Context van het onderzoek—9 Kader—9 Leeswijzer—9

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

Organisatie—11 Profiel Marinemuseum—11 Sturing en beleid—11 Financiële en facilitaire middelen—12 Personele organisatie—12 Kwaliteitszorg—12

4

Registratie—15

5

Beheer en behoud—17

6

Veiligheid—19

7

Zichtbaarheid—21

8

Administratieve organisatie—23

9 9.1 9.2

Bijlagen—25 Werkwijze inspecties—25 Inspectie Marinemuseum—26 Colofon—27

Pagina 3 van 28


Pagina 4 van 28


1

Samenvatting

Context en kader inspectie In oktober 2014 heeft de Erfgoedinspectie een inspectie uitgevoerd bij het Marinemuseum. Deze inspectie is onderdeel van de uitvoering van een meerjarig onderzoeksprogramma naar het beheer en behoud van de rijkscollectie. Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen 2013 en de beheersovereenkomsten met de verzelfstandigde rijksmusea. Op basis van dit kader richt het toezicht zich op de taken registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de rijkscollectie en de administratieve organisatie. Bij de inspectie wordt ook gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals organisatie en beleid, kwaliteitszorg en beschikbare middelen. Deze samenvatting gaat eerst in op deze randvoorwaardelijke onderwerpen en sluit af met de inhoudelijke beheertaken. Organisatie Sturing en beleid In 2006 is besloten tot een herziening van het museale bestel van het ministerie van Defensie. De defensiemusea worden verzelfstandigd en komen te vallen onder de Stichting Defensiemusea. Het is thans nog niet te overzien welke gevolgen dit gaat hebben voor de aansturing, het beleid en de beschikbare middelen voor de betreffende musea en of dit ook gevolgen heeft voor het collectiebeheer. Het museum beschikt niet over een actueel collectiebeleid. Met het opstellen van collectiebeleid moet het museum wachten tot afstemming op het door de Stichting Defensiemusea op te stellen museumbeleid mogelijk is. Hierdoor mist het museum een meerjarig beleidskader voor de beheeractiviteiten, zoals die in de jaarplannen zijn vermeld. Ook pakt het museum hierdoor een aantal achterstanden/activiteiten niet (gestructureerd) op. Beschikbare middelen In de monitor is aangegeven dat het Marinemuseum over voldoende financiële en facilitaire middelen beschikt. Ook uit de inspectie volgen geen aanwijzingen dat er tekorten aan middelen zijn met een gevolg voor het collectiebeheer. Hierbij wordt aangetekend dat niet alle tentoonstellingsruimten en depotruimten zijn geklimatiseerd. Waar dit wel het geval is, zijn de klimaatinstallaties volgens het museum ten dele verouderd en is aangetoond dat de streefwaarden voor het klimaat niet overal worden gehaald. Dit is een aandachtspunt als het museum overweegt om in deze ruimten ook klimaatgevoelige voorwerpen tentoon te stellen of op te slaan. Wat betreft de personele capaciteit is in de monitor aangevoerd dat deze onvoldoende is voor de uitvoering van beheertaken. Hierdoor is volgens het museum de achterstand in het beheer van overgedragen collecties nog niet ingelopen. De Erfgoedinspectie stelt echter ook vast dat een recente uitbreiding van de personele capaciteit niet is benut om dit knelpunt aan te pakken. Kwaliteitszorg Vastgesteld is dat het museum geen structurele kwaliteitszorg toepast om te toetsen of beheertaken conform de vastgestelde procedures worden toegepast. Wel heeft het Marinemuseum aangegeven te gaan voorzien in een kwaliteitstoets op het toepassen van administratieve procedures door vrijwilligers. Door de relatief kleine Pagina 5 van 28


beheerorganisatie wordt de noodzaak niet gevoeld om verder te investeren in kwaliteitszorg. De Erfgoedinspectie acht hierdoor het risico aanwezig dat onvoldoende wordt getoetst of de dagelijkse praktijk nog overeenkomt met de beschreven procedures. Uitvoering beheer en behoud rijkscollectie Registratie De collectieregistratie is volledig geautomatiseerd. Volgens opgave in de monitor is de collectie is voor 95% geregistreerd. De werkvoorraad nieuwe verwervingen en een deel van de fotocollectie is nog niet geregistreerd. Van ruim 40% van de geregistreerde voorwerpen is een digitale foto beschikbaar. Op enkele aandachtspunten na (zie hoofdstuk 4) heeft de Erfgoedinspectie geen tekortkomingen in de collectieregistratie vastgesteld. Wel zijn grotere tekortkomingen vastgesteld in de registratie van de overgedragen collecties van de voormalige traditiekamers van het Marine Elektronisch en Optisch Bedrijf (MEOB) en de Rijkswerf. Onder andere is gebleken dat de standplaats van een groot deel van de overgedragen collectie van het MEOB onbekend is en niet duidelijk is waar deze voorwerpen zich bevinden. Beheer en Behoud Het museum monitort de klimaatomstandigheden. Bij het tentoonstellen en opslaan van de collectie houdt het museum rekening met ruimten die niet zijn geklimatiseerd of onvoldoende kunnen worden geklimatiseerd. Het museum werkt aan een verbetering van de belichting in de tentoonstellingsruimten. In de tentoonstellingsruimten in het Torentje zijn LEDspots aangebracht. Na klachten over te weinig licht is besloten de ruimten meer te belichten. Uit meetgegevens blijkt dat hierdoor de streefwaarden soms in aanzienlijk worden overschreden met mogelijke schade aan lichtgevoelige voorwerpen tot gevolg. Veiligheid De verantwoordelijkheid voor de beveiliging en veiligheid van het museum ligt bij het ministerie van Defensie. Het museum heeft niet kunnen aantonen, bijvoorbeeld in een veiligheidsplan, dat de veiligheidsrisico’s voor de collectie (bijvoorbeeld waterschade), zijn geïnventariseerd en met welke maatregelen risico’s worden beheerst. Het museum beschikt over een collectie-evacuatieplan. De Erfgoedinspectie stelt vast dat dit op onderdelen niet geheel compleet en actueel is. In 2010 heeft een calamiteitenoefening plaatsgevonden. Niet aangetoond is dat vastgestelde tekortkomingen zoals vermeld in het evaluatieverslag inmiddels zijn weggenomen. Zichtbaarheid Door middel van vaste en tijdelijke tentoonstellingen wordt de collectie fysiek getoond aan het publiek. Ook de ca.500 bruiklenen dragen bij aan het fysiek tonen van de collectie. Digitaal is een aanzienlijk deel van de collectie te zien op de website Maritiem Digitaal. Het museum werkt er aan om via deze website nog meer van de collectie te ontsluiten. Administratieve organisatie Het Marinemuseum heeft een overzicht welke procedures zijn vastgesteld en nog moeten worden vastgesteld. SPECTRUM-NL wordt als uitgangspunt genomen bij het Pagina 6 van 28


opstellen van procedures. Beschikbaar zijn onder andere procedures voor de registratie en conservering. Procedures voor standplaatsen conditiecontroles ontbreken nog. De Erfgoedinspectie doet de volgende aanbevelingen: x Dring er bij de Stichting Defensiemuseum op aan om zo spoedig mogelijk een strategisch museumbeleid vast te stellen. Draag vervolgens zorg voor het opstellen van het collectiebeleid voor de komende periode. Beschrijf hierin onder meer de aanpak van de achterstanden in het beheer van overgedragen collecties van traditiekamers. x Draag zorg voor verbetering van de belichting in het Torentje om het risico op schade aan lichtgevoelige voorwerpen tegen te gaan. x Beschrijf in een veiligheidsplan de risico’s voor de collectie en de maatregelen om deze risico’s te beheersen en completeer en actualiseer waar nodig het collectie-evacuatieplan. x Completeer de procedures voor de uitvoering van beheertaken en draag zorg voor een proportionele kwaliteitszorg.

Pagina 7 van 28


Pagina 8 van 28


2

Inleiding

2.1

Context van het onderzoek De Erfgoedinspectie voert een meerjarig onderzoeksprogramma uit naar het beheer en behoud van de rijkscollectie door museale en niet-museale instellingen. Twee deelonderzoeken bij de niet-museale instellingen hebben geleid tot publicaties in 2011 en 2012 1. Vanaf 2013 vindt een onderzoek plaats naar de museale instellingen die rijkscollectie beheren. Publicatie van het rapport is voorzien in 2015. Ook publiceert de Erfgoedinspectie in het kader van het werkprogramma 2015-2016 een eindrapport over ‘de staat van het beheer en behoud van de rijkscollectie’, gebaseerd op de gepubliceerde deelonderzoeken.

2.2

Kader Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen 2013 2. De grondslag voor deze regeling is de Comptabiliteitswet 2001. In de regeling stelt de minister van OCW regels voor het beheer van museale voorwerpen die aan het Rijk toebehoren of zijn toevertrouwd. Dit betreft regels voor registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de collectie en de administratieve organisatie. Ook de beheersovereenkomsten met verzelfstandigde rijksmusea zijn een kader voor de inspecties. Daarnaast wordt bij de inspectie gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals aansturing en beleid, beschikbare middelen en kwaliteitszorg.

2.3

Leeswijzer De bevindingen van de inspectie zijn te vinden in de hoofdstukken 3 t/m 8. Hoofdstuk 3, Organisatie, gaat in op de randvoorwaardelijke aspecten voor het collectiebeheer. In de daaropvolgende hoofdstukken komen achtereenvolgens registratie, beheer en behoud, veiligheid, zichtbaarheid en administratieve organisatie aan bod. In de bijlage is de werkwijze van de inspectie toegelicht en zijn gehanteerde bronnen vermeld.

1

2

De staat van de rijkscollectie deel 1: Rijkscollectie bij departementen en colleges (2011). De staat van de rijkscollectie deel 2: Rijkscollectie bij buitenlandse posten en buitendiensten (2012) Staatscourant nr.26235 17 december 2012 Pagina 9 van 28


Pagina 10 van 28


3

Organisatie

3.1

Profiel Marinemuseum Het Marinemuseum vierde in 2012 het 50-jarig jubileum. De collectie, die in 1997 als rijkscollectie is aangewezen, bestrijkt de periode 1488 tot heden. Het verzamelbeleid richt zich vooral op de periode na 1813, het beginpunt van een ‘koninklijke’ marine. De collectie bestaat uit ongeveer 35.000 voorwerpen, inclusief de collecties van voormalige traditiekamers van de Marine. Verder x x x x

bestaat de collectie uit: Het ramschip Schorpioen De mijnenveger Abraham Crijnssen De onderzeeboot Tonijn De brug en radarbol van De Ruyter

Het museum heeft tentoonstellingsruimten in het Torengebouw en in de Geschutmakerij. Ook op de schepen wordt collectie getoond. Verder beschikt het museum over 3 depotruimten in het hoofdgebouw. De sloepenloods fungeert ook als depot. Ten slotte bevindt zich nog een klein gedeelte van de collectie op locatie van het Koninklijk Instituut voor de Marine en de traditiekamers Militaire Luchtvaartdienst en Onderzeedienst in Den Helder. 3.2

Sturing en beleid Het museale bestel binnen het Ministerie van Defensie ondergaat een ingrijpende verandering. In 2006 is besloten om de defensiemusea te verzelfstandigen en onder te brengen in een beheerstichting, de Stichting Defensiemusea. Deze stichting is inmiddels operationeel 3. Met de herinrichting van het museale bestel gaat een grootschalige reorganisatie gepaard. De reorganisatie heeft gevolgen voor de aansturing van de musea, het strategisch beleid, personeel, financiën en het facilitair management. Ten tijde van de inspectie is nog niet inzichtelijk welke gevolgen dit voor het Marinemuseum heeft en wat de impact daarvan is op het beheer van de rijkscollectie. Het Marinemuseum beschikt niet over een actueel strategisch museumbeleid. De op te richten Stichting Defensiemusea gaat hierin voorzien. Ook het collectiebeleid van het Marinemuseum is niet actueel. Vanuit de defensieorganisatie is opdracht gegeven te wachten met actualisering tot afstemming mogelijk is op het vast te stellen strategisch museumbeleid. Het gevolg hiervan is dat het museum beleidsmatig in een ‘stand still-situatie’ verkeert. Activiteiten en de hiervoor benodigde middelen met betrekking tot het collectiebeheer worden beschreven in de jaarplannen, maar missen een meerjarig beleidskader. Activiteiten in jaarplannen worden ook niet altijd (gestructureerd) opgepakt (zie hoofdstukken 4-8). Wel heeft het Marinemuseum een concept collectiebeleid laten opstellen (2012). Dit beschrijft vooral de stand van zaken op de verschillende beheertaken.

3

Brief ‘Stand van zaken Defensiemusea’ van 12 november 2014 van de minister van Defensie aan de Tweede Kamer Pagina 11 van 28


3.3

Financiële en facilitaire middelen In de monitor heeft het Marinemuseum aangegeven over voldoende financiële middelen te beschikken voor het collectiebeheer. In relatie tot de herinrichting van het museale bestel is wel een zorg geuit of ook in de toekomst voldoende budget voor het museum beschikbaar blijft. Ook is in de monitor vermeld dat het museum over voldoende facilitaire middelen beschikt. Hierbij is tijdens de inspectie wel door het museum de kanttekening geplaatst dat de klimaatinstallaties ten dele verouderd zijn en hierdoor meer storingsgevoelig worden. Ook is het volgens het museum met de huidige installaties moeilijk om aan de streefwaarden voor het binnenklimaat te voldoen, vooral in het geklimatiseerde gedeelte van de Geschutmakerij. Bijplaatsing van mobiele apparatuur is dan noodzakelijk. De knelpunten zijn kenbaar gemaakt aan de Dienst Vastgoed Defensie die voor het onderhoud verantwoordelijk is. Hierdoor zijn wel aanpassingen verricht, maar een vervanging van de installaties is volgens het museum nog niet aan de orde.

3.4

Personele organisatie Er is onvoldoende personeel voor de uitvoering van beheertaken. Dit heeft het museum vermeld in de monitor. Tijdens de inspectie is toegelicht dat het grootste deel van de achterstanden m.b.t. de zgn. kerncollectie is ingelopen, maar dat men er nog niet in is geslaagd de achterstanden in het selecteren, registreren en conserveren van de overgedragen collecties van de voormalige traditiekamers van het Marine Elektronisch en Optisch Bedrijf (MEOB) en de Rijkswerf weg te werken. De organisatie van het Marinemuseum bestaat volgens de monitorgegevens uit 9,8 FTE, waarvan 5FTE werkzaam is bij de afdeling Behoud en beheer. Onlangs is de formatie van het museum uitgebreid tot 13FTE. Deze uitbreiding betreft de afdeling publiek en algemene zaken en niet het collectiebeheer. Ten tijde van de inspectie is het bij het Marinemuseum niet bekend of de formatie naar aanleiding van de reorganisatie wordt bijgesteld. Ruim 30 vrijwilligers zijn actief in het collectiebeheer. Drie vrijwilligers voeren registratietaken uit en de overige vrijwilligers voeren onderhoudswerkzaamheden uit.

3.5

Kwaliteitszorg Op het niveau van de beheertaken zijn geen maatregelen genomen om op systematische wijze de kwaliteit van het beheer te borgen, bijvoorbeeld in de vorm van audits of steekproeven. De noodzaak hiertoe wordt ook niet direct gevoeld doordat het museum een kleine beheerorganisatie heeft en de lijnen daardoor kort zijn. Door deze korte lijnen vinden waar nodig eerder intercollegiale correcties plaats. Wel ervaart het museum de noodzaak om meer controle toe te passen op door vrijwilligers uitgevoerde beheertaken en daarmee samenhangende administratieve handelingen. Het is de bedoeling dit na de reorganisatie op te pakken.

Pagina 12 van 28


Conclusies x Het is op dit moment voor het Marinemuseum niet te overzien welke gevolgen de reorganisatie heeft voor de uitvoering van beheertaken. x Het museum ontbeert een actueel collectiebeleid en in jaarplannen beschreven activiteiten worden niet consequent uitgewerkt in een aanpak. De uitvoering van taken mist hierdoor structuur. x De Erfgoedinspectie heeft geen indicaties dat er tekorten aan financiële en facilitaire middelen zijn met gevolgen voor het beheer van de collectie. Aandachtspunt zijn de klimaatinstallaties (zie ook hoofdstuk 5). x Het museum ervaart een tekort in uitvoerend personeel met gevolgen voor het beheer van de collectie. De recente formatie-uitbreiding is echter niet gebruikt om te voorzien in een oplossing. x Kwaliteitszorg op de uitvoering van beheertaken is niet ontwikkeld. Dit kan er toe leiden dat onvoldoende wordt getoetst of de dagelijkse praktijk nog overeenkomt met de beschreven procedures. Aanbevelingen x Dring er bij de Stichting Defensiemuseum op aan om zo spoedig mogelijk een strategisch museumbeleid vast te stellen. Draag vervolgens zorg voor het opstellen van het collectiebeleid voor de komende periode. Werk de benoemde beheeractiviteiten uit in een plan van aanpak. x Voorzie in een proportioneel pakket aan maatregelen om de kwaliteit van het beheer te borgen.

Pagina 13 van 28


Pagina 14 van 28


4

Registratie

Een volledige en geautomatiseerde registratie van museale voorwerpen en een periodieke controle op de aanwezigheid op de geregistreerde verblijfplaats moet voorkomen dat voorwerpen vermist raken. Registratie van verwerving, vermissing, verlies, beschadiging of vernietiging van museale voorwerpen is voorwaarde voor een actueel inzicht in de omvang van de rijkscollectie, de eigendomssituatie en bijzonderheden over de staat van de rijkscollectie.

Bevindingen Het museum heeft in de monitor vermeld dat 95% van de collectie (ca.35.000 voorwerpen) is geregistreerd. Tijdens de inspectie is toegelicht dat de nog niet geregistreerde collectiedelen bestaan uit een werkvoorraad nieuwe verwervingen (veelal picturalia, ansichten) en uit een nog te registreren deel van de fotocollectie. Van de 10.000 foto’s moeten nog ca. 3.000 foto’s worden geregistreerd. De aanpak hiervan is benoemd in het jaarplan, maar is verder niet concreet beschreven. De geregistreerde collectie is volledig geautomatiseerd geregistreerd in Adlib Museum. Aan ieder voorwerp is een inventarisnummer toegekend. Voor de registratie van fotoalbums is er voor gekozen om deze één inventarisnummer toe te kennen en niet elke foto afzonderlijk te registreren. Wel is geregistreerd hoeveel foto’s een album bevat en zijn de bladzijden van de albums gedigitaliseerd. Volgens het museum is van ruim 40% van de geregistreerde voorwerpen een digitale foto beschikbaar. Het streven is om van ieder voorwerp een digitale foto beschikbaar te hebben in de registratie, maar de aanpak hiervan is niet beschreven. Controles op de actualiteit van de standplaats worden bij gelegenheid uitgevoerd en dus niet gestructureerd per ruimte of deelcollectie. Uit de door de Erfgoedinspectie uitgevoerde steekproef blijkt het volgende: x Per object zijn voldoende identificerende gegevens geregistreerd. x In de helft van de geselecteerde voorwerpen is een digitale foto beschikbaar. x De geregistreerde huidige standplaats is actueel; alle geselecteerde voorwerpen bleken vindbaar. x Standplaatscontroles worden geregistreerd. x Van 2 van de 30 in de steekproef geselecteerde voorwerpen zijn geen gegevens over de juridische status geregistreerd (verwervingsgegevens, huidige eigenaar). Dit betreft de inventarisnummers FT01748 en D/004/071. x In de meeste gevallen is de conditie van voorwerpen geregistreerd en in een aantal gevallen de laatst uitgevoerde conditiecontrole. Van in bruikleen gegeven voorwerpen wordt een bruikleenovereenkomst opgesteld. Deze overeenkomst is gekoppeld aan de bruikleenregistratie in een aparte module in Adlib. Alleen voor oude bruikleenovereenkomsten geldt dit niet, omdat deze niet geautomatiseerd zijn aangemaakt. Een fysieke controle van (langdurig) uitstaande bruiklenen vindt niet op structurele wijze plaats. Verlenging van het contract is vaak aanleiding om een administratieve controle uit te voeren. Het museum voert ook de registratie van voorwerpen met een cultuurhistorische waarde binnen de marine. Dit betreft voorwerpen van de Admiraliteit en voorwerpen die zich bevinden op nog varende schepen. Het Marinemuseum is niet Pagina 15 van 28


verantwoordelijk voor het beheer van deze voorwerpen. Het Marinemuseum wil zicht houden op deze voorwerpen om deze in de toekomst in beheer te kunnen nemen. Het Marinemuseum heeft aangegeven dat de registratie van de voorwerpen van de Admiraliteit hiaten vertoont, die zijn ontstaan tijdens de verhuizing van het machtcentrum van de marine van Den Haag naar Den Helder. De collecties van de traditiekamers zijn in beheer aan het Marinemuseum overgedragen. Voor de meer recente overdrachten heeft dit plaatsgevonden door een overdrachtsprotocol. Van enkele traditiekamers zijn de registraties geheel geïntegreerd in het collectieregistratiesysteem. Van de andere registraties zijn separate datasets aan de collectieregistratie toegevoegd. Deze zijn merendeels geconverteerd en gecontroleerd op juistheid van de geregistreerde gegevens. Er zijn twee overgedragen collecties die aandacht vragen: x Van de overgedragen collectie van de traditiekamer Rijkswerf (Willemsoord) is 60% geregistreerd. Het niet geregistreerde deel omvat naar verwachting van het Marinemuseum geen museale voorwerpen, maar dit moet nog worden gecontroleerd. x Van de overgedragen collectie van de traditiekamer MEOB zijn ca. 6.000 voorwerpen geregistreerd. Volgens het Marinemuseum zijn hiervan ca. 2.000 voorwerpen aan te merken als museaal voorwerp, maar controle hierop moet nog plaatsvinden. Verder is aangegeven dat ca. 600 voorwerpen fysiek zijn overgedragen aan het Marinemuseum. Van de niet fysiek overgedragen voorwerpen is het onbekend wat de actuele standplaats is. Voor de aanpak van deze collectiedelen is geen plan beschreven.

Conclusies x De registratie is op orde met uitzondering van de registratie van een deel van de fotocollectie en de registratie van de overgedragen collecties van de traditiekamers Rijkswerf en MEOB. Er is geen beschreven aanpak om deze onderdelen op orde te krijgen. x Er is ook geen beschreven aanpak om de registratie verder te voorzien van digitale afbeeldingen van de voorwerpen. x De registratie vertoont mogelijk een hiaat in het registreren van de juridische status. x Standplaatscontroles worden niet systematisch uitgevoerd. Dit geldt ook voor de langdurig uitstaande bruiklenen. Dit kan leiden tot het niet bekend zijn met vermissing van voorwerpen. Aanbevelingen x Beschrijf in het op te stellen collectiebeleid, eventueel aangevuld met specifieke projectplannen, de aanpak van de achterstanden in de registratie van de fotocollectie, de beide traditiekamers en het vermeerderen van digitale afbeeldingen. x Maak een analyse van de registratie van de gegevens over de juridische status en neem zo nodig maatregelen om tekortkomingen weg te nemen. x Neem in het collectiebeleid een periodieke controle op de actualiteit van geregistreerde standplaatsen op, ook met betrekking tot de langdurig uitstaande bruiklenen. Voorzie hierbij ook in een procedurebeschrijving.

Pagina 16 van 28


5

Beheer en behoud

Om ook toekomstige generaties te kunnen laten genieten van de rijkscollectie is het essentieel dat deze door goed beheer behouden blijft. Passende bewaaromstandigheden, controles en het nemen van maatregelen ter verbetering van bewaaromstandigheden en de conditie van de museale voorwerpen zijn hierbij van belang.

Bevindingen In een recente notitie (september 2014) zijn de streefwaarden die het museum voor klimaat- en lichtbeheersing hanteert beschreven. Het museum hanteert de richtlijnen van de RCE. In tegenstelling tot hetgeen in de monitor is vermeld, is vastgesteld dat het museum niet beschikt over een vastgesteld klimaat- en lichtplan. Klimaat Voor een deel zijn de locaties waar zich rijkscollectie bevindt geklimatiseerd door installaties. Geklimatiseerd is de ruimte voor tijdelijke tentoonstellingen in de Geschutmakerij, de tentoonstellingsruimten in het Torentje en de depotruimten in de Dependance. Hierbij geldt dat alleen de klimaatinstallatie in het Torentje kan worden bijgesteld op specifieke klimaatomstandigheden en met mobiele apparatuur het klimaat in de overige ruimten desgewenst wordt beïnvloed. Het deel van de Geschutmakerij waar de tentoonstelling Schip en Werf is ingericht, de schepen en de sloepenloods, zijn niet geklimatiseerd. Het museum heeft toegelicht dat geen klimaatgevoelige voorwerpen in niet geklimatiseerde ruimten worden geplaatst. De Erfgoedinspectie heeft dit ook vastgesteld. Door middel van sensoren wordt het klimaat continue gemonitord. Aanvullend vinden metingen met handmeters plaats. Het museum heeft aangegeven dat de klimaatinstallaties in het Torentje deels verouderd zijn. In de Geschutmakerij dateert de installatie uit 2005, maar deze heeft volgens het museum nooit adequaat gefunctioneerd. De streefwaarden zijn daardoor niet of met moeite haalbaar (zie ook paragraaf 3.3). De streefwaarden zijn in de geklimatiseerde depots wel haalbaar. Uit ter beschikking gestelde recente meetgegevens stelt de Erfgoedinspectie vast dat de streefwaarde voor de relatieve vochtigheid in de ruimte voor tijdelijke tentoonstellingen in de Geschutmakerij inderdaad niet wordt gehaald. In de geklimatiseerde depots en in het Torentje worden de streefwaarden in het algemeen wel gehaald en vertonen de meetgegevens geen sterke schommelingen. Licht Uit ter beschikking gestelde informatie blijkt dat 1 tot 2 keer per jaar lichtmetingen worden uitgevoerd. Het museum werkt aan een verbetering van de belichting; in de Geschutmakerij is LED-verlichting aangebracht en de verlichting in de tentoonstellingsruimten in het Torentje is geheel vernieuwd. Alle halogeen- en gloeilampspots zijn daar vervangen door LED-spots. Uit ter beschikking gestelde metingen blijkt echter dat de belichting van lichtgevoelige voorwerpen de streefwaarde nu vaak ruim overschrijdt, omdat na installatie de belichting weer is gewijzigd.

Pagina 17 van 28


Pestmanagement en schoonmaken Een extern bedrijf voert periodiek controles uit ter bestrijding van ongedierte. Van de controles wordt verslag gedaan. Het museum heeft kiemgetalmetingen laten uitvoeren in de depots in de dependance om inzicht te krijgen in het risico op schimmelvorming. Uit het resultaat blijkt dat dit risico zich niet voordoet. De medewerkers van de afdeling Behoud en beheer voeren de schoonmaakwerkzaamheden van de collectie uit. Er is geen schoonmaakplan. Tijdens de inspectie zijn geen tekortkomingen vastgesteld op deze beheertaken. Conditiecontroles De conditie van voorwerpen wordt gecontroleerd bij het inrichten van tentoonstellingen, bij het in bruikleen geven en bij werkzaamheden in het depot. Er is geen periodieke systematische controle per deelcollectie of per ruimte. Voor het onderhoud van de schepen is een meerjarenplan 2014-2019 opgesteld, waarin per schip het benodigd onderhoud en de geraamde kosten zijn aangegeven. Het jaarlijks onderhoud is uitgewerkt in (verf)bestekken. Recent is groot onderhoud uitgevoerd aan de Tonijn en is het topdek van de Schorpioen vernieuwd. Conclusies x Het museum houdt bij het tentoonstellen en bewaren van de collectie voldoende rekening met niet of onvoldoende geklimatiseerde ruimten. Maatregelen ter verbetering van de klimaatomstandigheden zijn niet noodzakelijk, zolang het museum met deze beperkingen rekening wenst te houden. x De verlichtingssterkte in de tentoonstellingsruimten in het Torentje voldoet niet aan de streefwaarden die het museum hanteert. Kwetsbare objecten kunnen hierdoor op den duur beschadigd raken. Aanbeveling x Draag zorg voor verbetering van de belichting in het Torentje.

Pagina 18 van 28


6

Veiligheid

Maatregelen ter bevordering van de veiligheid en beveiliging van de rijkscollectie moeten er voor zorgen dat museale voorwerpen niet beschadigd raken of zelfs verloren gaan. Om passende maatregelen te nemen is het nodig een risicoinventarisatie op te stellen. Een calamiteiten- en collectiehulpverleningsplan waarvan de werking door oefeningen wordt getoetst zijn van belang voor het behoud van de collectie bij calamiteiten. Het geheel aan veiligheidszorg wordt samenhangend beschreven in een integraal veiligheidsplan. Voor een landelijke analyse van veiligheidsincidenten en kennisbevordering bij musea is het van belang dat incidenten worden gemeld in het landelijk incidentenregister DICE van de RCE.

Bevindingen In de monitor heeft het Marinemuseum aangegeven te beschikken over een in 2012 vastgesteld integraal veiligheidsplan. Tijdens de inspectie is toegelicht dat dit een ontruimingsplan en een collectie-evacuatieplan betreft. Voorzieningen De beveiliging en veiligheid van terrein en gebouwen is een verantwoordelijkheid van het ministerie van Defensie. Het Marinemuseum heeft geen stukken overlegd waaruit blijkt dat de risico’s voor de collectie zijn geïnventariseerd en dat maatregelen zijn genomen om deze risico’s te beheersen (organisatorisch, bouwkundig, elektronisch of materieel). Dit neemt niet weg dat een aantal maatregelen zichtbaar is […] of zijn toegelicht (bijvoorbeeld onderhoud dakgoten ter voorkoming van waterschade), maar het ontbreekt aan een compleet overzicht. Inbraak- en brandalarmering zijn doorgeschakeld naar de dienst Defensie en BeveiligingsOrganisatie. Ook is het brandalarm doorgeschakeld naar de Marinebrandweer.[…]. Calamiteiten met de collectie In het collectie-evacuatieplan, waarin is vermeld dat dit jaarlijks wordt geactualiseerd, is de alarmprocedure beschreven bij een calamiteit. Het plan bevat de museale inventaris van iedere ruimte in de gebouwen en de schepen. In het plan is vermeld dat de inventarisaties van de tentoonstellingsruimtes in het Torengebouw en de Geschutmakerij nog worden toegevoegd. Verder bevat het plan evacuatieplattegronden van de ruimtes in gebouwen en schepen. Hierbij is onderscheid gemaakt in ruimtes waarvan de collectie bij een calamiteit volledig of gedeeltelijk moet worden geëvacueerd. Waar nodig zijn afbeeldingen en locatieaanduidingen toegevoegd. Niet is aangegeven welke afmetingen of gewicht de voorwerpen hebben, hetgeen bij een evacuatie van belang kan zijn. De sloepenloods is nog niet uitgewerkt in het calamiteitenplan. Voor de externe locaties waar zich collectie bevindt (Admiraliteit, traditiekamers MLD en OZD) zijn aparte CHV-plannen opgesteld. Het Marinemuseum heeft met een extern bedrijf een calamiteitenserviceovereenkomst gesloten. Uit de overeenkomst valt op te maken dat het bedrijf bij calamiteiten directe eerstehulpverlening verstrekt voor de collectie. In 2010 is een calamiteitenoefening gehouden, waarbij wateroverlast centraal stond. Hiervan is een evaluatieverslag opgesteld. Het verslag geeft meerdere Pagina 19 van 28


aanknopingspunten voor verbetering van de alarmprocedure en voor het treffen van maatregelen ter voorkoming van waterschade. In 2012 is een cursus gevolgd, waarbij ook de alarmprocedure is betrokken. Nadien zijn geen oefeningen gehouden om vast te stellen of de alarmprocedure efficiënt verloopt. Maatregelen ter voorkoming van waterschade zijn nog niet getroffen. Het museum registreert en documenteert incidenten met de collectie. Incidenten worden nog niet gemeld in DICE. Het besluit hiervoor autorisatie aan te vragen ligt voor aan de directie. Conclusies x Er zijn uiteenlopende beveiligings- en veiligheidsmaatregelen genomen, maar het is niet aangetoond dat er een dekkende risico-inventarisatie voor de collectie is uitgevoerd en dat met de genomen maatregelen de risico’s worden beheerst. x Het museum beschikt over een collectie-evacuatieplan dat op onderdelen gecompleteerd dient te worden. x […]. x Er is onvoldoende gevolg gegeven aan de in 2010 gehouden calamiteitenoefening. Het is niet aangetoond dat procedures thans in de praktijk efficiënt verlopen. Aanbevelingen x Beschrijf in een veiligheidsplan de risico’s voor de collectie en de maatregelen om deze risico’s te beheersen. Betrek hierbij ook externe locaties waar zich rijkscollectie bevindt. x Completeer en actualiseer waar nodig het collectie-evacuatieplan. x […] x Organiseer periodiek calamiteitenoefeningen met de collectie (dummy’s) om te toetsen of beschreven procedures in de praktijk efficiënt verlopen.

Pagina 20 van 28


7

Zichtbaarheid

Het tonen van de museale voorwerpen aan een zo groot mogelijk publiek en het verstrekken van informatie over de voorwerpen is een kerntaak van musea. Tonen van de collectie kan fysiek plaatsvinden in vaste en in wisselende tentoonstellingen, door het in bruikleen geven van museale voorwerpen en door digitale ontsluiting via het internet. De wijze waarop musea hun collecties toegankelijk maken wordt beschreven in een presentatiebeleid.

Bevindingen In 2013 trok het museum ruim 90.000 bezoekers, ongeveer 10% meer dan het jaar ervoor. Uit statistische gegevens blijkt dat het museum zowel jongere als volwassen bezoekers trekt. Het Marinemuseum beschikt niet over een actueel presentatiebeleid. Dit beleid wordt beschreven in het op te stellen strategisch beleid van de Stichting Defensiemusea en in het op te stellen collectiebeleid van het museum. In de jaarplanning van de afdeling Behoud en Beheer is het onderhoud van de vaste presentaties en de inrichting van tijdelijke tentoonstellingen beschreven. Het museum heeft twee vaste tentoonstellingen ingericht. De geschiedenis van de Koninklijke Marine wordt gepresenteerd in het Torentje. In de Geschutmakerij is de tentoonstelling Schip en werf opgesteld. Ongeveer 15% van de collectie is voor het publiek te zien in deze tentoonstellingen. De museumschepen Tonijn, Schorpioen en de Abraham Crijnssen behoren ook tot de vaste presentatie van het museum, evenals het brugcomplex van het fregat De Ruyter. Naast de vaste tentoonstellingen organiseert het museum tijdelijke tentoonstellingen in de Geschutmakerij en op de schepen. Ten tijde van de inspectie is de tentoonstelling De jacht op piraten te zien. Het museum heeft ongeveer 500 voorwerpen uit de collectie in bruikleen uitgegeven. In de meeste gevallen betreft dit bruiklenen aan andere defensie- en marinelocaties. Ook digitaal is de collectie voor publiek en andere belangstellenden toegankelijk. In de monitor is vermeld dat meer dan 75% van de collectie wordt gepresenteerd op de website Maritiem digitaal van musea met maritieme collecties. Periodiek levert het museum een data-update aan bij de beheerders van Maritiem Digitaal.

Conclusies x Door vaste en tijdelijke tentoonstellingen en door bruiklenen en via internet wordt de collectie in voldoende mate voor publiek toegankelijk gemaakt. x Het ontbreekt aan een meerjarig presentatiebeleid. Aanbeveling x Beschrijf het presentatiebeleid in het op te stellen collectiebeleid.

Pagina 21 van 28


Pagina 22 van 28


8

Administratieve organisatie

Een actuele administratieve organisatie met beschreven procedures voor het beheer van de rijkscollectie draagt bij aan duidelijkheid van verantwoordelijkheden en een zorgvuldige uitvoering van beheertaken. Zonder beschreven procedures is er een risico op een gebrek aan uniformiteit en continuïteit in de uitvoering van beheertaken. Actuele en dekkende procedures zijn voorwaarde bij de toepassing van kwaliteitszorg.

Bevindingen Er is een overzicht beschikbaar, gebaseerd op de indeling van Spectrum, dat inzicht biedt welke procedures zijn vastgesteld en worden toegepast en welke procedures deels of nog niet zijn vastgesteld. Daarbij is ook vermeld aan welke procedures prioriteit is gegeven. Uit dit overzicht volgt dat er procedures zijn voor de registratie (verwerving, registratie/documentatie en standplaats). Verder zijn er procedures voor preventieve en actieve conservering en voor transport van de collectie. Procedures voor conditiecontroles en standplaatscontroles ontbreken nog. Er is geen beschreven aanpak voor het opstellen van de resterende procedures.

Conclusies x Ten dele beschikt het Marinemuseum over beschreven procedures voor het uitvoeren van beheertaken. x Er is geen plan van aanpak voor het vaststellen van de resterende procedures Aanbeveling x Benoem in het op te stellen collectiebeleid de aanpak van het vaststellen en implementeren van de nog ontbrekende procedures.

Pagina 23 van 28


Pagina 24 van 28


9

Bijlagen

9.1

Werkwijze inspecties Voorbereiding inspectie Ter voorbereiding van de inspectie zijn documenten van de instelling met informatie over het collectiebeheer geraadpleegd en geanalyseerd (zie ook onder 9.2). Waar beschikbaar is ook gebruik gemaakt van actuele rapportages van het Museumregister (niet verzelfstandigde musea) en rapportages van de Visitatiecommissie (verzelfstandigde musea). Samenhang monitor Erfgoedinspectie 2013-2014 Eén van de bronnen voor de inspectie vormt de monitor Erfgoedinspectie 20132014. Op basis van door de instellingen aangeleverde monitorgegevens is hen een zogenoemde kleurrapportage toegezonden. Hierin is inzichtelijk gemaakt hoe de instelling presteert op de verschillende onderwerpen, ook in vergelijking met andere instellingen. Op onderdelen kan het inspectierapport tot een andere conclusie komen dan de toegekende kwalificatie in de kleurrapportage. Inspectie op locatie De inspectie op locatie bestaat uit het voeren van een (introductie)gesprek met de directeur van het museum en met de direct verantwoordelijke(n) voor het collectiebeheer (zie ook onder 9.2). Tijdens de inspectie zijn zo nodig nog niet eerder geraadpleegde stukken ingezien. Onderdeel van de inspectie is een praktijktoets op de registratiegraad en –kwaliteit. Hiervoor wordt het collectieregistratiesysteem ingezien en wordt een beperkte steekproef genomen ter verificatie van de vindbaarheid van geregistreerde voorwerpen. Voor de steekproef worden aselect 15 voorwerpen uit de registratie geselecteerd en 15 voorwerpen uit de tentoonstellingsruimten en depots. Tijdens de rondgang door deze ruimten voor het uitvoeren van de steekproef wordt tegelijkertijd ook andere beheeraspecten in de praktijk getoetst. Dit betreft bijvoorbeeld (het meten van) bewaaromstandigheden, de conditie van voorwerpen en veiligheidsmaatregelen. Rapportage De conceptrapportages zijn ter verificatie van de bevindingen voorgelegd aan de geïnspecteerde instelling, waarna de opmerkingen zijn verwerkt in het eindrapport.

Pagina 25 van 28


9.2

Inspectie Marinemuseum Op 1 en 2 oktober 2014 is een inspectie uitgevoerd bij het Marinemuseum. Voor de inspectie zijn de volgende bronnen geraadpleegd: Interviewsmet x directeur x conservator x conservator x assistent conservator x registrator Documenten x Monitor 2013-2014 x Jaarverslag 2012 en 2013 x Rapportage Museumregister 2011 x Collectieplan 2012-2016 (concept) x Inspectierapport 2008 x x x x x x x x x x x x

overdrachtsprotocollen traditiekamers jaarplannen 2013 en 2014 collectie-evacuatieplan verslag evaluatie calamiteitenoefening wateroverlast 2010 overzicht incidenten calamiteitenservice-overeenkomst Notitie klimaat- en lichtbeheersing Marinemuseum 2014 actuele en representatieve klimaatmetingen tentoonstellingsruimten en depotruimten recente lichtmetingen en notitie m.b.t lichtproblematiek in torengebouw meerjarenplan 2014-2019 onderhoud schepen rapport kiemgetalmetingen depots en rapportage m.b.t pestmanagement overzicht beschikbare procedures en 2 uitgewerkte procedures

Pagina 26 van 28


Colofon

Erfgoedinspectie Rijnstraat 50 Postbus 16478 (IPC 3500) 2500 BL Den Haag Tel: 070 4124012 E:[email protected] www.erfgoedinspectie.nl

Den Haag, februari 2015

Missie Met alert en proportioneel toezicht brengt de Erfgoedinspectie het behoud (en beheer) van cultureel erfgoed en overheidsinformatie naar het gewenste kwaliteitsniveau met het oog op de duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid. Visie De inspectie vindt dat een goed functionerende interne systematische kwaliteitszorg bijdraagt aan een betere naleving van wet- en regelgeving. Zij ziet daar een eigen verantwoordelijkheid voor organisaties en stimuleert een systematische kwaliteitszorg bij de organisaties. In haar optreden is de inspectie zacht waar het kan en hard waar het moet en treedt zij zo nodig op.

Pagina 27 van 28


Pagina 28 van 28

De staat van de rijkscollectie Marinemuseum

Recommend Documents