De slide of your life in Vlaanderen

De slide of your life in Vlaanderen Hoe kunnen we het concept Slide The City laten uitgroeien tot een populair zomerevenement voor recreanten/toeristen in een middelgrote Vlaamse stad?

Studiegebied Handelswetenschappen en Bedrijfskunde Opleiding Bachelor in het toerisme en recreatiemanagement Academiejaar 2014 - 2015 Interne begeleider Mevrouw Karin Lecluyze Student Kimberly Deleu

2

3

De slide of your life in Vlaanderen Hoe kunnen we het concept Slide The City laten uitgroeien tot een populair zomerevenement voor recreanten/toeristen in een middelgrote Vlaamse stad?

Studiegebied Handelswetenschappen en Bedrijfskunde Opleiding Bachelor in het toerisme en recreatiemanagement Academiejaar 2014 - 2015 Interne begeleider Mevrouw Karin Lecluyze Student Kimberly Deleu

4

Voorwoord Met het schrijven van deze bachelorproef is het einde van mijn opleidingen Toerisme en recreatiemanagement aan de Howest in Kortrijk in zicht. Het waren drie zeer leuke en vooral leerrijke jaren. Ik heb me de keuze voor deze opleiding op geen enkel moment beklaagd. Vooral de vele uitstappen en de buitenlandse ervaringen, onder andere in Londen en Berlijn, zal ik niet snel vergeten.

Het onderwerp van mijn bachelorproef, een openluchtevenement in Vlaanderen organiseren volgens het concept van Slide The City, heb ik gekozen omdat dit soort spectaculaire evenementen me erg interesseert. Daarnaast roept dit evenement net als bij vele andere mensen herinneringen op. In mijn kindertijd was een mini-waterglijbaan in de tuin niet weg te denken tijdens de zomervakantie. Het feit dat dit nu ook in het groot bestaat, sprak me meteen enorm aan. Met deze bachelorproef wou ik nagaan op dit soort evenement ook in Vlaanderen zou kunnen georganiseerd worden.

Graag wil ik van de gelegenheid gebruik maken om enkele mensen te bedanken. In de eerste plaats wil ik mijn interne begeleider en docente aan de Howest, mevrouw Lecluyze, bedanken. De feedback en de vele tip hebben me zeer goed geholpen om dit projectdossier tot een goed einde te brengen. Ook wil ik haar bedanken voor de tijd die ze vrijmaakte om mijn werk na te kijken. Daarnaast wil ik graag mijn ouders bedanken voor de steun die ze me de afgelopen drie jaar gaven en voor de kans die ik gekregen heb om Toerisme en recreatiemanagement te studeren.

5

Inleiding Nadat ik in de eerste fase van de bachelorproef op zoek ging naar een geschikte locatie in Vlaanderen om een evenement met het concept van Slide The City te organiseren, werk ik nu in dit projectdossier mijn product uit : het spectaculaire openluchtevenement The Water Fest. Uit mijn researchpaper is gebleken dat evenement die voor een unieke beleving zorgen tegenwoordig zeer populair zijn. Ook The Water Fest zal zo een evenement zijn die zijn/haar deelnemers een onvergetelijke beleving bezorgt.

The Water Fest zal een mini-versie zijn van Slide The City, een populaire Amerikaanse openlucht waterevenement. Het concept van Slide The City houdt in dat er in het midden van een stad een gigantische waterglijbaan van 300 meter lang geïnstalleerd wordt in een licht dalende straat. Zowel kinderen als volwassenen kunnen zich tijdens het evenement wagen aan een slide. Dit evenement bestaat nog maar sinds de zomer van 2014, maar het is op korte tijd uitgegroeid tot een van de populairste openluchtevenementen in de VS. Door dit enorme succes plant de organisatie in de zomer van 2015 zelfs een wereldtour.

Het evenement dat ik in dit projectdossier zal uitwerken, gaat zoals hierboven vermeld minder groot zijn. Het concept blijft hetzelfde, ook tijdens mijn evenement zal er een grote waterglijbaan in het midden van de stad geïnstalleerd worden waarop zowel jong als oud zich kunnen wagen aan een slide. Het grote verschil met het Amerikaanse Slide The City is dat de waterglijbaan van The Water Fest ‘slechts’ 90 meter lang zal zijn. Op termijn is het de bedoeling om dit evenement te laten uitgroeien tot een van de populairste zomerevenementen in Vlaanderen en om indien mogelijk ook de waterglijbaan almaar langer te maken.

Ik heb ervoor gekozen om dit soort evenement uit te werken omdat er in ons land praktisch geen gelijkaardige evenementen georganiseerd worden. In Vlaanderen vind je tal van openluchtzwembaden met alles erop en eraan, maar wat betreft echte waterspelen/- activiteiten moeten we op onze honger blijven zitten. Het moment dat ik een promofilmpje van Slide The City opmerkte via Facebook, besloot ik om na te gaan of dit soort evenement, al dan niet in een kleinere versie, ook zou kunnen georganiseerd worden in Vlaanderen. Het zou een uniek evenement zijn in ons land en het speelt perfect in op een internationale trend in toerisme : beleving.

6 In dit projectdossier geef ik een uitgebreide en gedetailleerde beschrijving over het evenement The Water Fest. In hoofdstuk 1 zal ik de doelgroep van het evenement beschrijven. Omdat zowel jong als oud hieraan kan deelnemen, heeft The Water Fest een vrij uitgebreide doelgroep.

Vervolgens zal ik in hoofdstuk 2 meer informatie geven over de doelstellingen van het evenement. De eerste en belangrijkste doelstellingen zijn om aandacht te trekken en interesse te wekken bij je doelgroep. Deze doelstellingen kunnen verwezenlijkt worden door het AIDA-schema toe te passen. In het hoofdstuk zal ik de verschillende stappen van dat schema bespreken het toepassen op The Water Fest.

In hoofdstuk 3 bespreek ik de resultaten van de enquête die ik gemaakt heb over het evenement. Het doel van deze enquête was nagaan hoeveel mensen in Vlaanderen interesse hebben in The Water Fest en het wel zouden overwegen om hieraan deel te nemen. Dit soort evenement is in Vlaanderen tot op vandaag namelijk nog vrij onbekend. Daarnaast ging ik ook na welke prijs mensen zou betalen om aan dit evenement te kunnen deelnemen.

Hoofdstuk 4 van mijn projectdossier gaat over het organisatieteam. Een evenement kan je nooit helemaal in je eentje organiseren. Je hebt telkens wel een of meerdere personen nodig om alles goed en vlot te kunnen organiseren. Ook voor The Water Fest zal dit het geval zijn. In het hoofdstuk bespreek ik de verschillende taken die zullen verdeeld worden over tien medewerkers en wat deze taken precies zullen inhouden.

Alle praktische en logistieke informatie bespreek ik uitgebreid in hoofdstuk 5. Ik zal onder andere beschrijven waar en hoe de waterglijbaan zal gemaakt worden, hoe de ticketverkoop zal verlopen en welke vergunningen er nodig zijn.

In hoofdstuk 6 vind je het draaiboek van The Water Fest. Dit zal een dagprogramma zijn waarin per uur staat wat er precies moet gebeuren, waar dit zal plaatsvinden en wie daarvoor verantwoordelijk is.

In hoofdstuk 7 en 8 geef ik uitleg over de marketingcommunicatiemix en het promotieplan. Ik zal uitgebreid de verschillende communicatie-instrumenten bespreken en zal ook uitleg geven over hoe, waar en wanneer het evenement zal gepromoot worden.

7 De totale kostprijs van het evenement zal ik bespreken in hoofdstuk 9. In dit hoofdstuk geef ik een overzicht van de verschillende kosten die zullen gemaakt moeten worden. Ook zal ik uitleg geven over de verschillende inkomsten. De inkomsten zullen gegenereerd worden via ticketverkoop en via sponsors. De mogelijke sponsors zal ik eveneens uitgebreid toelichten in dit hoofdstuk. Tot slot zal ik meedelen over hoe het evenement zal gefinancierd worden.

In hoofdstuk 10 toon ik een voorbeeld van hoe de Facebook-pagina er zal uitzien. Deze pagina zal een zeer belangrijk communicatie-instrument zijn en ook een van de belangrijkste promotiekanalen voor dit evenement.

Ten slotte zal ik in hoofdstuk 11 de verschillende USP’s uitgebreid bespreken. Daarnaast zal ik de mogelijke knelpunten beschrijven en bij elk knelpunt vermelden hoe dit kan opgelost worden.

Ik hoop dat, aan de hand van dit projectdossier, dit soort evenement binnenkort in werkelijkheid kan gerealiseerd worden.

8

Beknopte toelichting projectvoorstel Het doel van mijn projectdossier is om een openlucht waterevenement te organiseren in de stad Kortrijk, gelijkaardig aan het Amerikaanse evenement Slide The City. Hierbij wordt een gigantische waterglijbaan van 90 meter lang geïnstalleerd in het midden van de stad. Dit evenement is zowel voor jong als oud en speelt perfect in op de trend “beleving”.

Mensen gaan tegenwoordig steeds meer op zoek naar unieke belevingen waarmee ze kunnen uitpakken. De toeristische sector speelt goed in op deze trend door spectaculaire publieksevenementen te organiseren die mensen de onvergetelijke beleving bezorgen waar ze naar op zoek zijn. Evenementen zoals Tomorrowland en de Color Run zijn op amper enkele jaren tijd razend populair geworden. Het evenement in dit projectdossier, The Water Fest, zal eveneens zeer goed inspelen op de trend beleving. Behalve tropische zwembaden in attractieparken en een uitgebreid aanbod aan openluchtzwembaden, bestaan er in België geen openluchtwaterevenementen die voor een unieke beleving zorgen. Dit evenement zou dus niet alleen inspelen op een belangrijke trend in toerisme, het zou ook uniek zijn in ons land.

Het evenement zal plaatsvinden in de stad Kortrijk. Ik heb bewust voor een middelgrote toeristische stad gekozen. Kortrijk is nog niet super toeristisch en er is nog ruimte in het zomeraanbod om een nieuw evenement te organiseren. Daarnaast heeft Kortrijk al enige ervaring met het organiseren van publieke openluchtevenementen. Het Zomercarnaval en de Kerstparade zijn daar twee goede voorbeelden van. Ook is de stad vlot te bereiken met het openbaar vervoer. Zo kun je via de trein vlot vanuit grootsteden zoals Brussel, Gent en Antwerpen in Kortrijk geraken. Ten slotte ligt Kortrijk vlakbij de Franse grens. Op die manier kan het evenement zich naast de Belgische bevolking ook focussen op de Noord-Franse bevolking als doelgroep.

Aangezien het om een openlucht waterevenement gaat, zal het evenement doorgaan in de zomer, meer bepaald in de maand juli. Het gaat om een eendaags evenement dat zal doorgaan op een zondag. Ik heb bewust voor een zondag gekozen omdat ik me bij dit evenement namelijk niet alleen op kinderen focus, maar ook op volwassenen. Indien het evenement zou plaatsvinden op een weekdag, zou er al een groot deel van de doelgroep wegvallen omwille van werkomstandigheden.

The Water Fest zal doorgaan op een zomerse locatie in de stad, namelijk Kortrijk Strand, ook wel gekend als Buda Beach. Deze locatie past perfect bij unieke en zomerse sfeer die het evenement wil creëren. Kortrijk Strand ligt naast de Leie, maar door een gevaarlijke onderstroom mag er niet in

9 gezwommen worden. The Water Fest kan er dus voor zorgen dat men ondanks het zwemverbod toch heel wat waterpret kan beleven vlakbij de Leie.

Om dit evenement te promoten, zal ik vooral gebruik maken van sociale media. Via onder meer Facebook, Twitter en Instagram kun je op korte tijd heel veel mensen bereiken. Aan de hand van een Facebook-pagina zal ik het evenement promoten. Op deze pagina zal alle info verschijnen over waar en wanneer het evenement zal doorgaan, hoe men zich kan registreren. Daarnaast zal er ook een wedstrijd aan gekoppeld worden. Mensen die de Facebook-pagina liken en delen, maken kans op een toegangsticket voor het evenement nog voor de registratie officieel geopend is. Door de pagina te delen, worden constant nieuwe mogelijke deelnemers bereikt.

In de volgende hoofdstukken zal ik de doelgroep en de doelstellingen uitgebreid bespreken. Ik zal praktische en logistieke informatie geven over het evenement. Daarnaast ga ik dieper in op de kostprijsberekening, het financieringsplan en het marketingcommunicatieplan. Ook zal ik een voorbeeld tonen van de Facebook-pagina van het evenement. Vooral via deze pagina zal The Water Fest gepromoot worden. In het laatste hoofdstuk zal ik de USP’s en de knelpunten van het evenement bespreken. Ik besteed ook aandacht aan de knelpunten en ga na of er een mogelijke oplossing is. Ten slotte zal ik een besluit formuleren over dit projectdossier.

10

Link met de researchpaper In mijn researchpaper ging ik op zoek naar een antwoord op de vraag hoe het concept Slide The City kan uitgroeien tot een populair zomerevenement in een middelgrote stad in Vlaanderen voor recreanten en/of toeristen.

Ik besprak in mijn researchpaper enkele gelijkaardige evenementen als The Water Fest die plaatsvonden of nog moeten plaatsvinden in het buitenland. Op basis van die bespreking, besloot ik om me vooral te focussen op het concept van het evenement Park and Slide dat plaatsvond in mei 2014 in de Britse stad Bristol. Daarbij werd een waterglijbaan van 90 meter lang geïnstalleerd in het midden van de stad. Dit concept sluit vrij goed aan bij de mogelijkheden die je hebt in een middelgrote stad als Kortrijk. De waterglijbaan is “slechts” 110 cm breed en 90 meter lang. Het is dus eenvoudiger om hiervoor een geschikte locatie te vinden dan om een locatie te vinden met het concept van Slide The City, waarbij een waterglijbaan van 300 meter lang geïnstalleerd wordt. Dit laatste concept past een stuk beter in een grootstad als Brussel of Antwerpen. In deze steden heb je namelijk veel meer mogelijkheden qua locaties. Ze beschikken over tal van brede en lange straten die in aanmerking zouden kunnen komen om een groots en spectaculair evenement als Slide The City te organiseren.

Zoals ik hierboven reeds vermeldde, zal The Water Fest doorgaan in Kortrijk. Ik koos in de eerste plaats voor deze stad omdat ze al enige ervaring heeft met het organiseren van grote en spectaculaire openluchtevenementen zoals Zomercarnaval en de Kerstparade. Daarnaast past het evenement vrij goed bij de profilering van de stad : creatie en innovatie. Het evenement The Water Fest kan zeker en vast beschouwd worden als een innovatief toeristisch product. Tot slot is de stad op verschillende manieren vlot te bereiken en ligt het vlakbij de Franse grens waardoor het evenement ook buitenlandse bezoekers kan lokken.

De stad Kortrijk beschikt over verschillende locaties die in aanmerking zouden kunnen komen om The Water Fest te organiseren. Uiteindelijk koos ik voor het Budapark, ook wel eens Kortrijk Strand genoemd. Dit is een zomerse locatie en past dus zeer goed bij de unieke en zomerse sfeer die The Water Fest wil creëren.

Ten slotte zocht ik naast een geschikte locatie ook nog naar een goeie naam voor mijn evenement. In tegenstelling tot veel gelijkaardige evenementen koos ik er bewust voor om niet met het woord “slide” te werken. Ik raakte geïnspireerd door The Colorfest, een indoor party waarbij de aanwezigen

11 elkaar kunnen volspuiten met neon verf. Daar draaide alles rond verf en aangezien het op mijn evenement allemaal rond water zou draaien, besloot ik om color te vervangen door water. Zo kwam ik uit bij de naam The Water Fest.

12

Inhoudsopgave Voorwoord

4

Inleiding

5

Beknopte toelichting projectvoorstel

8

Link met de researchpaper

10

1.

14

2.

Doelgroep Doelstellingen 2.1 Creëren van een behoefte (fase 1) 2.2 Merkbekendheid (fase 2) 2.3 Merkattitude (fase 3) 2.4 Koopondersteuning (fase 3) 2.5 Tevredenheid (fase 4) 2.6 Loyaliteit (fase 4)

15 16 16 16 17 17 18

3.

Resultaten enquête

19

4.

Samenstellen van het organisatieteam

21

5.

Praktische en logistieke informatie 5.1 Aanschaffen en installeren waterglijbaan 5.2 Tickets The Water Fest 5.3 Aankleden locatie Budapark 5.4 Veiligheidsmaatregelen 5.5 Wegwijzers naar het evenement 5.6 Vergunningen en toelatingen 5.7 Verzekeringen

23 23 24 25 26 27 27 29

6. 7.

Draaiboek dagprogramma The Water Fest Marketingcommunicatiemix 7.1 Communicatie-instrumenten 7.1.1 Website 7.1.2 Sociale Media 7.1.3 Affiches en flyers 7.2 Communicatiestrategie

8. 9.

Promotieplan Kostprijsberekening 9.1 Kosten 9.2 Inkomsten 9.3 Resultaat

30 32 32 32 33 35 36 37 40 40 41 47

10.

Facebook-pagina The Water Fest

49

11.

USP’s en knelpunten

51

12.

Eindconclusie

53

13.

Lijst met figuren en tabellen

54

14. Bronnen 14.1 Digitale bronnen 14.2 Geschreven bronnen

55 55 56

15.

57

Bijlagen

13

14

1. Doelgroep Met het evenement The Water Fest probeer ik verschillende doelgroepen aan te spreken. De eerste doelgroep waarop ik mij zal focussen, zijn gezinnen met (kleine) kinderen. Ik focus me op deze doelgroep omwille van verschillende redenen. Een van de redenen is dat het evenement plaatsvindt op een zondag. Deze dag is gekend als een familiedag. The Water Fest kan dus de ideale gelegenheid zijn om er een gezellige uitstap van te maken met het hele gezin. Een andere reden is dat zowel de ouders als de kinderen kunnen deelnemen aan het evenement. Het is voor de kinderen extra plezant als ze samen met mama of papa van de waterglijbaan kunnen glijden.

Een tweede doelgroep voor dit evenement zijn de jongeren (14-26jaar). De jongeren vormen net zoals gezinnen met kinderen een grote en belangrijke doelgroep. We leven vandaag in een maatschappij waarin jongeren telkens opnieuw op zoek zijn naar unieke belevenissen. Ze willen unieke dingen beleven waarmee ze vervolgens kunnen uitpakken op sociale media. The Water Fest is een evenement dat hierop perfect kan inspelen. Veel deelnemende jongeren zullen met hun smartphone tal van foto’s en filmpjes maken om deze vervolgens te delen op sociale media. Op die manier worden almaar meer mensen uit deze doelgroep bereikt worden en kan het aantal deelnemers elk jaar groter worden.

Naast het feit dat dit evenement voor de belevenis zorg waarnaar jongeren op zoek zijn, kan er ook een andere reden meespelen waarom jongeren willen deelnemen aan dit evenement. Het kan namelijk leuke herinneringen oproepen aan hun kindertijd. Bij sommigen van de jongeren is het mogelijk dat er vroeger een mini waterglijbaan geplaatst werd in hun tuin. Dankzij The Water Fest zouden ze dit dus nog eens kunnen herbeleven maar dan in het groot.

Ten slotte focus ik mij ook op volwassenen ouder dan 26 jaar. Gelijkaardige evenementen in de Verenigde Staten en het Verenigd Koninkrijk lokten naast kinderen en jongeren ook aardig wat volwassenen, sommige deelnemers waren 50 jaar of ouder.

15

2. Doelstellingen Op korte termijn is het de bedoeling om The Water Fest in Kortrijk te laten uitgroeien tot een populair jaarlijks openluchtevenement. De stad is er eerder al in geslaagd om een evenement uit het niets te laten uitgroeien tot een populair evenement dat duizenden mensen lokt. Het Zomercarnaval is hier een goed voorbeeld van.

Op langere termijn is het doel om dit evenement in elke provincie in Vlaanderen te organiseren en er dus met andere woorden een rondtrekkend evenement van te maken. Aangezien het evenement perfect inspeelt op een van de belangrijkste trends in de toeristische sector, het belevingstoerisme, heeft het veel kans om uit te groeien tot een jaarlijks en succesvol evenement. Het zou dan kunnen vergeleken worden met evenementen zoals de Color Run of het Holi Festival of Colours. Ook deze evenementen ontstonden in het buitenland en groeiden uit tot zeer populaire evenementen in België.

Vooraleer je kunt denken aan korte- en lange termijn doelstellingen, zijn er eerst twee andere zeer belangrijke doelstellingen, namelijk aandacht trekken en interesse wekken bij je doelpubliek. Deze doelstellingen kun je verwezenlijken door het AIDA-model toe te passen. AIDA staat voor Attention, Interest, Desire en Action. Dit model gaat over het beslissingsproces van de consument vooraleer hij of zij overgaat tot het aankopen van een product of in dit geval tot het deelnemen aan een evenement. In onderstaand schema vind je meer toelichting.

Figuur 1 : AIDA communicatiemodel (Wiki Marketing)

16

2.1 Creëren van een behoefte (fase 1) In onze huidige maatschappij is er een grote behoefte aan evenementen die voor een unieke belevenis zorgen. Er wordt tegenwoordig steeds meer gezocht naar evenementen of attracties die voor een WOW-effect zorgen. Ook The Water Fest kan voor deze unieke belevenis zorgen.

Op de Facebook-pagina van het evenement zullen enkele promofilmpjes en foto’s geüpload worden. Deze zullen er voor zorgen dat er een behoefte gecreëerd wordt. Ook de affiches langs de weg op goed zichtbare plaatsen zullen een behoefte doen creëren.

2.2 Merkbekendheid (fase 2) Het soort waterevenement waartoe The Water Fest behoort, is in Vlaanderen niet zo bekend. Evenementen zoals Slide The City of Park and Slide klinken helemaal nog niet zo bekend in de oren als de Color Run en Tomorrowland.

Door het evenement uitgebreid op sociale media te promoten, kan er een merkbekendheid opgebouwd worden. Onder andere via Facebook en Twitter kun je snel veel mensen bereiken. Aan de hand van filmpjes, foto’s en artikels van gelijkaardige evenementen die elders in de wereld plaatsvonden, kunnen mensen kennis maken met dit speciale en unieke waterevenement.

Aangezien het evenement doorgaat in Kortrijk, kan er ook via de website van Toerisme Kortrijk merkbekendheid gecreëerd worden. Op de website kan men een artikel of advertentie plaatsen over The Water Fest. Mensen kunnen dit vervolgens delen op sociale media of doorsturen naar familie en/of kennissen. Op die manier kunnen opnieuw veel mensen bereikt worden, wek je interesse op en kan de merkbekendheid alleen maar groter worden.

2.3 Merkattitude (fase 3) Bij merkattitude zijn de persoonlijke ervaringen van de deelnemers een belangrijke factor. Aangezien het om een uniek evenement gaat in Vlaanderen dat voor de allereerste keer zou plaatsvinden, zullen er wellicht weinig deelnemers zijn in Vlaanderen die reeds ervaringen hebben met een gelijkaardig evenement als The Water Fest. Ze kunnen nog geen positieve of negatieve attitude ontwikkeld hebben tegenover het evenement.

17 Nadat er een eerste editie heeft plaatsgevonden, zal er bij de deelnemers wel een positieve of negatieve attitude ontstaan. Het is dan zeer belangrijk om de negatieve attitudes in positieve attitudes te veranderen.

Ook het beïnvloeden door andere personen is een zeer belangrijke factor bij merkattitude. Mensen die enthousiast worden door de promofilmpjes en foto’s op de Facebook-pagina kunnen familie of vrienden beïnvloeden om uiteindelijk toch deel te nemen aan het evenement. Nadat er een eerste editie heeft plaatsgevonden, kunnen mensen die hieraan deelnamen anderen beïnvloeden door hun positieve ervaringen met hen te delen.

2.4 Koopondersteuning (fase 3) Wanneer mensen beslist hebben om deel te nemen aan The Water Fest, is het zeer belangrijk om hen goed te begeleiden tijdens het koopproces. De klant mag niet aan zijn lot worden overgelaten en moet op een vlotte en veilige manier de tickets kunnen aankopen.

Op de Facebook-pagina van het evenement zal er een link staan naar een landingspagina. Via deze pagina zal de klant zijn tickets voor The Water Fest kunnen aankopen. De klanten moeten hier alle praktische informatie kunnen vinden over het evenement : prijs, aanvangsuur, locatie en bereikbaarheid. Belangrijk is ook dat hij/zij verschillende betalingsmogelijkheden heeft zoals overschrijving , Maestro of VISA. Ten slotte moet men er voor zorgen dat de pagina niet enkel in het Nederlands te raadplegen is. Het is namelijk altijd mogelijk dat er buitenlanders willen deelnemen aan het evenement, bijvoorbeeld mensen uit Noord-Frankrijk aangezien Kortrijk vlakbij de Franse grens ligt. Het zou dus goede service zijn wanneer men de pagina ook in het Frans en eventueel in het Engels kan raadplegen.

2.5 Tevredenheid (fase 4) Een belangrijke doelstelling is om mensen tevreden te houden tijdens hun deelname aan The Water Fest. Elke deelnemer heeft namelijk bepaalde verwachtingen. Wanneer het evenement er in slaagt aan deze verwachtingen te voldoen, zal de deelnemer tevreden zijn en overweegt die persoon wellicht om in de toekomst nog deel te nemen aan dit evenement.

18 Je krijgt tevreden deelnemers wanneer alles goed georganiseerd is, de inschrijvingen vlot verlopen en de klant krijgt waarvoor hij/zij betaald heeft. Tevreden deelnemers kunnen voor gratis reclame zorgen. Zij zullen hun tevredenheid uiten op sociale media en mensen hierdoor aanmoedigen om deel te nemen aan de volgende editie.

Er zullen vanzelfsprekend ook altijd enkele ontevreden deelnemers zijn. Deze zullen misschien de volgende editie niet meer deelnemen en hun negatieve ervaringen doorvertellen aan hun omgeving. Het is zeer belangrijk voor de organisatoren om te weten wat de reden is waarom deze klanten ontevreden zijn. Aan de hand van die feedback kan men The Water Fest proberen te verbeteren voor de volgende edities.

2.6 Loyaliteit (fase 4) Een belangrijk doel is om er voor te zorgen dat de deelnemers van de eerste editie ook terug komen naar volgende edities. Tevreden deelnemers zullen, zoals hierboven besproken, naar alle waarschijnlijkheid ook naar de volgende editie komen. Daarnaast zit de kans er in dat ze vrienden of familie meenemen doordat ze zo enthousiast waren over dit evenement. Op die manier krijg je trouwe deelnemers en ontstaat er een vorm van loyaliteit.

19

3. Resultaten enquête Het concept van The Water Fest is bij ons voorlopig vrij onbekend. In de Verenigde Staten daarentegen is een gelijkaardig evenement, Slide The City, uitgegroeid tot een ware hype. In de zomer van 2015 plant de organisatie zelfs een wereldtour. Ook in het Verenigd Koninkrijk hebben er al enkele gelijkaardige evenementen plaatsgevonden en ook deze waren telkens een succes. Om na te gaan hoe groot de interesse bij ons is voor dit concept, heb ik online een kleine enquête gemaakt. Ik verspreidde de enquête via sociale media en ontving in totaal 116 ingevulde enquêtes. De mensen moesten slechts 2 vragen beantwoorden :

-

Het is uitgegroeid tot een echte hype in de Verenigde Staten, een waterglijbaan van 90 meter lang in het midden van een stad, echte waterpret voor zowel jong en oud...Indien dit evenement binnenkort in jouw buurt wordt georganiseerd, zou jij hieraan deelnemen?

-

Hoeveel zou jij betalen om aan dit unieke evenement te kunnen deelnemen? (gelijkaardige evenementen in het buitenland kosten €13 voor 1 slide - voorbeeld WearSlide)

Op de vraag wie zou deelnemen aan dit evenement antwoordde 73% met ja. Op de tweede vraag kreeg ik 13 verschillende antwoorden. (zie grafiek 1)

Grafiek 1 : Hoeveel zou jij betalen om deel te nemen aan The Water Fest? Gratis

Geen antwoord 2 euro

14 euro

15 euro

13 euro 12 euro

5 euro

6 euro 7 euro

10 euro

8 euro 9 euro

20 De twee bedragen die het meest werden gegeven zijn € 10 (35%) en € 5 (21%). Daarnaast zou 8% van de ondervraagden dezelfde prijs ( €13) geven als op het Britste evenement Wearslide. Volgens vier mensen zou het evenement gratis moeten zijn en drie anderen hebben geen bedrag gegeven.

Aan de hand van de resultaten heb ik besloten om € 8 te vragen voor The Water Fest. Ik heb voor dit bedrag gekozen omdat 67% van alle ondervraagden € 8 of meer zou willen geven en slechts 33% minder dan €8 zou geven. Voor deze prijs krijgt elke deelnemer ook nog een foto die zal genomen worden tijdens zijn/haar slide.

Dit kleine onderzoek was zeer interessant. Hierdoor stelde ik vast dat er wel degelijk interesse is in dit concept en dat het net zoals in andere landen zou kunnen uitgroeien tot een populair evenement.

21

4. Samenstellen van het organisatieteam Elk groot of klein evenement wordt nooit door 1 persoon alleen georganiseerd. Ook voor het evenement The Water Fest zal dit niet het geval zijn. Ruim een jaar op voorhand zal een team samengesteld worden dat mee zal helpen met de organisatie van The Water Fest. Het team zal uit 10 mensen bestaan. Dit zullen vrijwilligers zijn die net zoals ik fan zijn van dit soort evenement en het ook heel graag in Vlaanderen zouden willen organiseren.

Het organisatieteam zal een algemene coördinator hebben. Die persoon zal in samenspraak met het hele team elke medewerker een specifieke taak toekennen. Hieronder geef ik een overzicht van de belangrijkste taken.

 Logistiek verantwoordelijke Minstens drie medewerkers zullen verantwoordelijk zijn voor de logistieke kant van het evenement. Een zeer belangrijke taak zal zijn om voor het transport van de waterglijbaan te zorgen en mee helpen om deze te installeren op de locatie zelf. Daarnaast zullen ze moeten zorgen voor dranghekken om de waterglijbaan af te zetten. Deze mensen zullen eveneens voor de strooibalen moeten zorgen die gebruikt gaan worden als randen voor de waterglijbaan. Ten slotte is het ook hun taak om de bewegwijzeringbordjes te plaatsen in het centrum van de stad.

 PR- verantwoordelijke Een medewerker zal de opdracht krijgen om zich bezig te houden met de PR rond het evenement. Hij/zij zal contacten leggen met sponsors en deze organisaties/bedrijven proberen te overtuigen om het evenement te sponsoren. Deze medewerker zal eveneens de publiciteit verzorgen en interviews geven aan kranten, radio en/of tv.

 Veiligheidsverantwoordelijke Zorgen voor de veiligheid van de deelnemers tijdens het evenement is zonder twijfel een van de belangrijkste taken. Een iemand zal de taak krijgen om samen met de stewards en een zestal vrijwilligers over de veiligheid van de deelnemers te waken. Deze drie partijen zullen de hele dag met elkaar in verbinding staan zodat er snel kan ingegrepen worden indien er iets moest gebeuren.

22  Administratief coördinator Een medewerker zal aangeduid worden als administratief coördinator. Wanneer er een vergadering is met het hele team zal hij/zij de taak krijgen om een verslag te maken en deze vervolgens doorsturen naar de andere medewerkers. Deze persoon zal daarnaast verantwoordelijk zijn voor het aanvragen van de nodige vergunningen en verzekeringen.

 Verantwoordelijke voor sociale media Sociale media zal zeer belangrijk zijn bij de promotie van The Water Fest. Een iemand zal de taak krijgen om zich bezig te houden met de Facebook- en Twitter-pagina. Dit houdt onder meer in dat hij/zij regelmatig een bericht plaatst over het evenement en foto’s & video’s van gelijkaardige evenementen in het buitenland op de pagina plaatst. Daarnaast zal het zijn/haar taak zijn om de vragen die de mensen stellen op de pagina’s zo snel mogelijk te beantwoorden.

 Verantwoordelijke voor affiches en flyers Ten slotte zullen er drie mensen de taak krijgen om affiches en flyers te verspreiden in Vlaanderen. Zij zullen affiches ophangen/plakken op goed zichtbare plaatsen in de verschillende provincies. Daarnaast zullen zij de taak krijgen om flyers rond te dragen naar meerdere openbare gebouwen en toeristische diensten verspreid over Vlaanderen. Ten slotte kunnen deze medewerkers ook ingeschakeld worden om te flyeren op bepaalde publieksevenementen waar de doelgroep aanwezig is.

Hoewel elk zijn/haar specifieke taken krijgt, zal er gedurende de hele voorbereidingsperiode nog steeds als een team gewerkt worden. Elke medewerker zal de andere leden zeer frequent updaten over het verloop van zijn/haar taak. Daarnaast is het ook mogelijk dat een medewerker even bijspringt bij een collega om een bepaalde taak tot een goed eind te brengen. Teamwork is dus zeer belangrijk om een goed evenement te organiseren.

23

5. Praktische en logistieke informatie Om een evenement te organiseren en het vlot te laten verlopen, komen er heel wat praktische en logistieke aspecten bij kijken. Hieronder geef ik een overzicht en zal ik elk aspect afzonderlijk bespreken.

5.1 Aanschaffen en installeren waterglijbaan Het hele evenement draait rond die ene waterglijbaan. Dit is dan ook zonder twijfel het belangrijkste aspect. De waterglijbaan zal gemaakt worden door het Britse bedrijf Cameron Balloons, gevestigd in de stad Bristol (Verenigd Koninkrijk). Dit bedrijf maakte in mei 2014 ook de waterglijbaan voor het evenement Park and Slide waarop ik me baseer voor dit projectdossier. Per mail deelde Craig Moore, eigenaar van Cameron Balloons, me mee dat het bedrijf sinds Park and Slide heel veel aanvragen binnenkrijgt van particulieren en organisaties. Door het enorme succes biedt Cameron Balloons vandaag al twee types waterglijbanen aan. Voor het evenement The Water Fest zal ik voor dezelfde waterglijbaan kiezen die gebruikt werd tijdens Park and Slide. Craig Moore gaf me per mail zeer gedetailleerde informatie. De glijbaan is 90 meter lang en is ongeveer 110 cm breed. Ze is gemaakt van een robuust PVC materiaal geleverd in modulaire secties zodat het gemakkelijk te hanteren is. Naar de beide randen toe is de waterglijbaan een klein beetje verhoogd om het water te kanaliseren. De randen van de glijbaan zullen bestaan uit strobalen. Er zullen aan beide kanten van de waterglijbaan stukken bevestigd worden zodat deze gemakkelijk kunnen vastgemaakt worden aan de strobalen. Over de kleur van de glijbaan kan zelf beslist worden. Onder de 90 meter lange waterglijbaan wordt een schuim mat gelegd van 120 meter lang en 1,5 meter breed. Deze mat moet ervoor zorgen dat deelnemers niet gewond geraken door een scherp voorwerp op de grond. Om deze waterglijbaan te installeren op de locatie zelf, stelt Cameron Balloons een team van specialisten ter beschikking. De organisatie vertelde me dat voor dit evenement 1 specialist genoeg zal zijn, aangevuld met medewerkers uit het organisatieteam en vrijwilligers. Deze deskundige zal de mensen van het organisatieteam een korte opleiding geven. Hij/zij zal tonen hoe je de waterglijbaan moet installeren, hoe alles werkt en hoe je de waterglijbaan achteraf terug moet opbergen om er

24 later opnieuw gebruik van te kunnen maken. De deskundige zal het team ook begeleiden tijdens het evenement zelf. De waterglijbaan zal naar België getransporteerd worden door een vrachtwagen die via een ferry vanuit het Verenigd Koninkrijk naar ons land komt. Het duurt maximum 1 dag om de waterglijbaan te installeren.

5.2 Tickets The Water Fest Tickets voor The Water Fest zullen enkel online verkocht worden via de website van het evenement. Mensen die willen deelnemen zullen kunnen kiezen tussen 2 soorten tickets :

 Single slide ticket  VIP-ticket

De single slide tickets voor The Water Fest zullen € 8 kosten. Inbegrepen in de prijs zitten 1 slide op de 90 meter lange waterglijbaan en een foto van de deelnemer tijdens zijn/haar slide. Ik ben tot deze prijs gekomen na een rondvraag bij 116 mensen (zie hoofdstuk 3). Bij de aankoop van hun ticket zullen de deelnemers het uur moeten selecteren waarin ze hun slide willen maken. Het evenement begint om 11u en eindigt om 18u. Per uur zullen er 150 tickets beschikbaar zijn. Voor het hele evenement zullen er dus in totaal 1050 tickets verkocht worden.

De VIP-tickets zullen € 25 kosten. Met dit ticket mag de deelnemer een uur voor ( 10u – 11u) en uur na ( 18u – 19u) zoveel sliden als hij/zij zelf wilt. Tijdens het evenement zelf zullen ze 3x mogen sliden. Vooraf zullen ze wel, net zoals bij de single slide tickets, online het uur moeten ingeven waarin ze wensen te sliden. Ze kunnen de 3 slides verspreiden over de dag of ze kunnen ervoor kiezen om alle drie de slides in het zelfde uur te maken. Er zullen in totaal 40 VIP-tickets aangeboden worden

Op de website zal telkens aangegeven worden hoeveel tickets er nog beschikbaar zijn per uur. Per uur kunnen er maximum 170 personen glijden. Dit is omwille van veiligheidsredenen. Voor elke deelnemer wordt er 30 seconden gerekend en om de 20 seconden mag een andere deelnemer over de waterglijbaan sliden.

25 Ten slotte zullen er naast de 1090 betalende tickets nog 10 gratis tickets weggeschonken worden via een wedstrijd op de Facebook-pagina. Mensen die de pagina van The Water Fest leuk vinden en delen, maken kans op 1 van die 10 tickets. De winnaars zullen er willekeurig uitgepikt worden.

5.3 Aankleden locatie Budapark Het evenement The Water Fest zal, zoals hierboven vermeld, doorgaan op een zomerse locatie in de stad Kortrijk, namelijk het Budapark. Omdat het hier om een betalend evenement gaat, zal de waterglijbaan afgesloten worden met dranghekken. Enkel deelnemers zullen na het tonen van hun ticket toegang krijgen. Er zal een strook van 1 meter breed voorzien zijn tussen de dranghekken en de ene kant van de waterglijbaan. Deze strook is bedoeld voor de aanschuivende deelnemers. Aan het begin van deze dranghekken, de eigenlijke ingang, zullen er twee medewerkers staan die de tickets controleren. Aan de andere kant zal er halverwege de waterglijbaan een fotograaf zitten die voor elke deelnemer een foto trekt tijdens zijn/haar slide. Deze foto zullen de deelnemers achteraf gratis meekrijgen. Op onderstaande foto (Maddens) is met een zwarte pijl aangeduid waar de waterglijbaan precies zal liggen.

Nieuwsgierigen en omwonenden zullen een kijkje kunnen nemen van achter de dranghekken of van bovenop de brug.

26 Naast de waterglijbaan zullen er op het terrein een aantal tentjes staan van (hoofd)sponsors en een tentje van het EHBO-team. Er zullen ook muziek boxen geïnstalleerd worden verspreid over het terrein. Op die manier kan er extra sfeer gecreëerd worden.

5.4 Veiligheidsmaatregelen Veiligheid is een zeer belangrijk onderdeel tijdens de organisatie van het evenement. Om deze veiligheid te kunnen garanderen, zullen er verschillende maatregels genomen worden. Hieronder geef ik een overzicht van de maatregelen.

 Dranghekken De waterglijbaan zal afgesloten worden door dranghekken. Deze hekken zorgen ervoor dat niet eender wie de glijbaan zomaar kan betreden. Dit geeft de deelnemers een veilig gevoel en zo kunnen ze ongestoord over de waterglijbaan glijden.  Strobalen De linker- en rechterrand van de waterglijbaan zullen bestaan uit stevige strobalen. Deze zullen ervoor zorgen dat wanneer een deelnemer wat richting zou verliezen, hij/zij onmogelijk van de glijbaan af kan geraken. Vooral de (kleine) kinderen zullen hierdoor een veiliger gevoel krijgen.  Schuim mat Om te voorkomen dat de deelnemers tijdens hun slide verwond geraken door een (scherp) voorwerp op de grond, zal er een schuim mat geplaatst worden onder de waterglijbaan.  Stewards De organisatie zal beroep doen op twee stewards om de nacht voor het evenement de waterglijbaan te bewaken. Deze zal namelijk een dag op voorhand geplaatst worden op de locatie. Alles draait rond die ene waterglijbaan en het is dus zeer belangrijk dat er de nacht voor het evenement geen schade wordt aangebracht aan deze glijbaan.  EHBO team Tot slot zal er ook een EHBO team aanwezig zijn. Zij zullen de hele dag paraat staan indien er kleine of grote ongevallen zouden gebeuren. Hun tentje zal vlakbij de waterglijbaan staan. Wanneer deelnemers een kleine last zouden ondervinden na hun slide zullen ze meteen terecht kunnen bij het EHBO team.

27

5.5 Wegwijzers naar het evenement Vanaf het station van Kortrijk zullen wegwijzers geplaatst worden zodat deelnemers en nieuwsgierigen snel en gemakkelijk de locatie van het evenement vinden. De organisatie zal vooraf op de website en op sociale media de mensen van buiten Kortrijk aanraden om zoveel mogelijk met het openbaar vervoer te komen naar de stad. Eens aan het station kunnen ze vervolgens te voet naar het Budapark gaan. Dit is slechts 10 minuten wandelen en dankzij de wegwijzers zullen deelnemers zeer gemakkelijk hun weg vinden.

5.6 Vergunningen en toelatingen Om een evenement te organiseren, moeten er meerdere vergunningen en toelatingen aangevraagd worden. Omdat deze twee zaken sterk streekgebonden zijn, heb ik navraag gedaan bij de stad Kortrijk zodat ik wist wat welke vergunningen ik precies zou moeten aanvragen. Belangrijk is dat je tijdens het evenement zelf de aangevraagde vergunningen (eventueel een kopie) bij je hebt omdat er altijd op een onverwachts moment controle kan zijn. Hieronder geef ik in alfabetische volgorde een overzicht van de vergunningen en toelatingen die moeten aangevraagd worden om The Water Fest te mogen organiseren.  Aanvraagformulier evenement indienen bij de stad Kortijk De belangrijkste toelating die je moet aanvragen, is de toelating om een evenement te organiseren. (Stad Kortrijk) Ongeveer 3 maand op voorhand dien je bij het college van de burgemeester en schepenen een aanvraag in waarmee je toelating vraagt om een evenement te organiseren. De enige voorwaarde waaraan je evenement moet voldoen is dat het plaatsvindt op het grondgebied van Groot-Kortrijk. Het aanvraagformulier kan ingevuld worden via het online evenementenloket op de website van stad Kortrijk. Het team Evenementen & Verenigingen zal deze aanvraag voorleggen aan het college en je vervolgens schriftelijk op de hoogte brengen van de beslissing.  Toelating om tijdelijke bewegwijzering bij het evenement te plaatsen The Water Fest zal doorgaan in het Budapark. Omdat meerdere deelnemers nog nooit van deze locatie zullen gehoord hebben, zullen er wegwijzers geplaatst worden de stad om de mensen naar het evenement te begeleiden.

28 Vooraleer er wegwijzers mogen geplaatst worden, moet je hiervoor eerst toelating vragen bij de burgemeester. Dit moet minimum 6 weken voor het evenement aangevraagd worden. (Stad Kortrijk) Ook deze aanvraag kun je indienen via het Evenementenloket op de website van de stad Kortrijk. Als de aanvraag wordt goedgekeurd, stuurt de afdeling Evenementen & Verenigingen de vergunning op.

De wegwijzers zullen enkel in het centrum van de stad geplaatst worden. Er zal vooraf aangeraden worden om zoveel mogelijk met het openbare vervoer (trein & bus) te komen. Het Budapark ligt op amper 10 minuten wandelen van het station. Vanaf het station zullen er dus wegwijzers geplaatst worden om vlot op het evenement te geraken.

 Vergunning om muziekinstallaties, luidsprekers en versterkers te plaatsen bij het evenement Bij een spectaculair openluchtevenement als The Water Fest mag er geen muziek ontbreken. Dit zorgt namelijk voor een leuke sfeer en maakt de deelnemers dat tikkeltje enthousiaster. Net zoals bij de wegwijzers moet ook voor het plaatsen van muziekinstallaties, luidsprekers en versterkers een vergunning aangevraagd worden. De voorwaarde om zo een vergunning aan te vragen is dat het evenement plaatsvindt op een openbaar domein van de stad. Deze aanvraag moet minstens 15 kalenderdagen voor de activiteit ingediend worden. (Stad Kortrijk) Je dient, net zoals bij de bovenstaande aanvragen, het aanvraagformulier in via het Evenementenloket op de website van de stad.

Wanneer de aanvraag is goedgekeurd door de burgemeester, wordt de vergunning opgestuurd of kan deze ophalen bij de afdeling Evenementen & Verenigingen.

 Vergunning aanvragen bij SABAM voor muziek tijdens het evenement Wanneer je tijdens je evenement muziek gebruikt uit werken van muzikanten of filmmakers, moet je een vergoeding betalen aan SABAM. Dit is een Belgische Vereniging van auteurs, componisten en uitgevers die de belangen behartigt van haar leden (auteurs, componisten, uitgevers, enz.) en controleert of de auteurswetgeving wordt nageleefd. (Wikipedia)

Voor de muziek die zal gespeeld worden op The Water Fest moet er dus een vergunning aangevraagd worden bij SABAM. De prijs voor deze vergunning bedraagt € 72,68 inclusief 6% BTW. Dit is het tarief per dag voor een evenement met inkom. De aanvraag moet ongeveer 2 maanden voordat het

29 evenement plaatsvindt, ingediend worden. Deze aanvraag gebeurt niet via de stad Kortrijk, je dient het rechtstreeks in bij SABAM zelf. (SABAM)

Naast de vergoeding die je moet betalen aan SABAM, moet je in vele gevallen ook een “Billijke Vergoeding” betalen. Dit is het geval wanneer je een bestaand werk/ opgenomen muziek laat afspelen in openbare ruimtes.

5.7 Verzekeringen Naast vergunningen en toelatingen, is het zeer belangrijk om ook enkele verzekeringen af te sluiten voor de organisatie van het evenement The Water Fest. Om te weten welke verzekeringen er precies nodig zijn voor dit soort evenement, nam ik contact op met de stad Kortrijk. Zij gaven me wat meer uitleg over de verschillende soorten verzekeringen. Hieronder geef ik een overzicht van de twee voornaamste verzekeringen die moeten afgesloten worden voor dit soort evenement. (Stad Kortrijk)  Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid Met deze verzekering ben je gedekt tegen lichamelijke en materiële schade die opgelopen wordt door een derde tijdens het evenement en door een fout van de organisator. Een voorbeeld hiervan kan zijn dat een deelnemer zich (ernstig) kwetst op de waterglijbaan doordat deze niet veilig genoeg was. Met de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid zou je in dat geval gedekt zijn.  Verzekering lichamelijke ongevallen vrijwillige medewerkers Voor, tijdens en na The Water Fest zullen er een aantal vrijwilligers ingeschakeld worden. Om deze reden is het belangrijk om een verzekering af te sluiten tegen lichamelijke ongevallen van de vrijwilligers. Deze verzekering dekt je in wanneer er een lichamelijk ongeval zou gebeuren met een vrijwillige medewerker tijdens het evenement.

30

6. Draaiboek dagprogramma The Water Fest Wanneer 09:00 – 18:00

Waar Budapark Kortijk

Zaterdag 16 juli 2016 Wat Installeren waterglijbaan + uittesten of de waterglijbaan goed werkt

Wie Medewerkers en deskundigen van Cameron Balloons

Zondag 17 juli 2016 Wanneer 08:00 – 08:30

Waar Budapark Kortrijk

Wat - Laatste teammeeting : Briefing wie wat zal doen tijdens het evenement - Afspraken maken met stewards

Wie Alle medewerkers, vrijwilligers en stewards

08:30 – 09:45

Budapark Kortrijk

-

Controleren van de waterglijbaan Alles klaarmaken voor de opening Muziekinstallaties klaarzetten en aansluiten Tentjes van EHBO & sponsors opzetten Fotograaf ontvangen en uitleg geven wat hij precies moet doen Dranghekken plaatsen

-

Medewerkers Vrijwilligers Deskundigen Cameron Balloons

Medewerkers Vrijwilligers

09:45 – 11:00

Budapark Kortrijk

-

Onthaal van de VIP-deelnemers Tickets VIP-deelnemers controleren & hen hun deelnemersbandje geven

-

10:00 – 11:00

Budapark Kortrijk

-

Uur vrij sliden voor VIP-deelnemers voor de officiële opening

Enkel deelnemers met een VIP-ticket

11:00 – 18:00

Budapark Kortrijk

-

Opening van The Water Fest voor alle deelnemers Ontvangst deelnemers single slide tickets + VIP-deelnemers Tickets deelnemers controleren & hen hun deelnemersbandje geven Foto trekken van elke deelnemer tijdens zijn/haar slide

Medewerkers Vrijwilligers

Afsluiten van waterglijbaan voor single sliders

-

Medewerkers Vrijwilligers

-

Medewerkers Vrijwilligers

-

18:00

Budapark Kortrijk

18:00 – 19:00

Budapark Kortrijk

-

Tickets controleren VIP-deelnemers Uur vrij sliden voor VIP-deelnemers

19:00

Budapark Kortrijk

-

Einde van The Water Fest

Ingehuurde fotograaf

31 19:00 – 00:00

Budapark Kortrijk

-

Afbreken tentjes van EHBO & sponsors Afbreken waterglijbaan Muziekinstallaties afsluiten en opbergen Dranghekken wegzetten

-

Medewerkers

32

7. Marketingcommunicatiemix Om het evenement The Water Fest te promoten, zal ik gebruik maken van verschillende communicatie-instrumenten. Sociale media zullen in dit geval de belangrijkste instrumenten zijn voor de promotie van het evenement. Kanalen zoals Facebook, Twitter en Instagram zijn vandaag de dag niet meer weg te denken en zullen dus maximaal gebruikt worden. Daarnaast zal er een centrale website zijn en zullen er ook advertenties over het evenement verschijnen op sites zoals deze van Toerisme Kortrijk.

De verschillende communicatie-instrumenten zullen elkaar ondersteunen en aanvullen. De ene persoon is al meer vertrouwd met Facebook dan met Twitter of Instagram terwijl dit bij iemand anders juist omgekeerd kan zijn. Daarnaast zullen mensen die niet echt vertrouwd zijn met internet, maar toch zeer geïnteresseerd zijn in het evenement, aangetrokken worden om toch wat informatie op te zoeken op het web.

7.1 Communicatie-instrumenten Hieronder bespreek ik de verschillende instrumenten die gebruikt zullen worden om het evenement te promoten.

7.1.1 Website De website zal een belangrijk onderdeel zijn voor de promotie van het evenement. Hierop zal alle belangrijke info te vinden zijn over The Water Fest zoals onder meer de deelnameprijs, waar en hoe je tickets kan kopen, hoe je het evenement vlot kunt bereiken enz. .

Op deze website zal ook een rechtstreekse link staan naar de Facebook- en Twitterpagina van The Water Fest. Geïnteresseerden kunnen vervolgens deze pagina’s liken waardoor ze op de hoogte gehouden worden van de nieuwste weetjes en info over het evenement.

Het voornaamste doel van de website is om geïnteresseerden duidelijke en correcte informatie te geven over het evenement. Na een bezoek aan de website moeten de mensen weten wat hen precies te wachten staat en hoe ze snel en eenvoudig tickets kunnen kopen.

33 7.1.2 Sociale Media Zoals ik hierboven al vermeldde, zijn sociale media vandaag niet meer weg te denken. Vele jongeren staan er mee op en gaan er mee slapen. Sociale media zijn zeer handig om op korte tijd snel en veel mensen te bereiken. Wanneer een bericht geplaatst wordt op Facebook of Twitter, kunnen mensen die dit interessant vinden het bericht delen met hun vrienden. Op die manier kan het bericht heel wat mensen bereiken.

Daarnaast ga je door verschillende sociale media te gebruiken verschillende doelgroepen aanspreken. Je kunt dus met behulp van sociale media heel snel je gewenste doelgroep bereiken.

Sociale media maakt het voor de klant ook gemakkelijk om vragen te stellen over het evenement. Het is dus zeer belangrijk dat de beheerders van de pagina’s zoveel mogelijk vragen op een klantvriendelijke manier proberen te beantwoorden. Dit zorgt voor tevreden klanten. Indien je de vragen links laat liggen, neem je het risico dat geïnteresseerden afhaken.

I.

Facebook

De Facebook-pagina van The Water Fest zal het belangrijkste sociale media instrument zijn. Deze pagina zal gelijktijdig online komen met de website die ik hierboven besprak. In het begin zal het vooral belangrijk zijn om zoveel mogelijk mensen uit je doelgroep naar de pagina te lokken. Dit kun je onder andere doen door spectaculaire filmpjes en/of foto’s te uploaden van gelijkaardige evenementen in het buitenland met de vraag : “Wil jij dit ook bij jou in de buurt?”. Daardoor weten mensen meteen wat het doel is van de pagina en dat er binnenkort misschien wel eens een gelijkaardig evenement bij hen in de buurt zou kunnen plaatsvinden. Geïnteresseerden zullen meteen rondvragen bij familie en vrienden wie er wil deelnemen samen met hen en zo gaat het nieuws snel veel mensen bereiken.

Daarnaast zal er ook een wedstrijd gekoppeld worden aan de Facebook-pagina. Mensen die de pagina van The Water Fest liken en delen met hun Facebook-vrienden maken kans op een van de 10 gratis tickets voor het evenement. Doordat de geïnteresseerden de pagina moeten delen om kans te kunnen maken op een gratis ticket, zullen er opnieuw veel nieuwe mensen uit je doelgroep bereikt worden.

De Facebook-pagina zal dus een zeer belangrijk onderdeel zijn tijdens de promotie van The Water Fest. De geïnteresseerden zullen hier alle belangrijke info vinden over het evenement en de pagina

34 zal heel frequent geüpdatet worden. Ook kunnen mensen vragen stellen via de pagina. Dit kan op het prikbord van de pagina, maar men kan ook een privé-bericht sturen. Deze vragen zullen telkens beantwoord worden binnen de twee werkdagen. De deelnemers zullen dus dankzij alle nuttige informatie op de pagina en de beantwoorde vragen goed voorbereid zijn op hun deelname aan het evenement.

II.

Twitter

Ook het sociale medium Twitter zal maximaal gebruikt worden bij de promotie van The Water Fest. In vergelijking met Facebook kun je via Twitter nog sneller mensen bereiken met nieuws over het evenement. De Twitter-pagina zal pas gelanceerd worden na de website en de Facebook-pagina. De lancering hiervan zal bekend gemaakt worden via deze twee kanalen.

Via de Twitter-pagina zullen vooral korte boodschappen met praktische informatie over het evenement gedeeld worden. De regel bij dit medium is namelijk dat je berichten niet meer dan 140 tekens mogen bevatten. Elke boodschap op Twitter zal afgesloten worden met een hashtag, meer bepaald #TheWaterFest. Wanneer gebruikers op deze hashtag klikken, zullen ze een overzicht krijgen van alle berichten over The Water Fest. Dit zullen veelal berichten zijn van de organisatie zelf, maar dit kunnen even goed berichten zijn van liefhebbers of van andere toeristische organisaties zoals bijvoorbeeld Toerisme Kortrijk. Daarnaast kunnen volgers berichten van het evenement zelf ook retweeten en dus delen met hun eigen volgers. Op die manier kunnen er opnieuw heel snel veel mensen uit je doelgroep bereikt worden.

Hoewel velen denken dat Facebook het beste medium is om een evenement te promoten, wordt ook Twitter almaar belangrijker en moet men dit kanaal zeker niet onderschatten. Het feit dat je hier enkel maar korte boodschappen kan plaatsen, maakt het juist zo populair bij zowel de jongere als de iets oudere generatie. Je kunt dus voor, tijdens of na een evenement een korte en krachtige tweet plaatsen en via de hashtag van het evenement snel heel veel mensen bereiken.

III.

Instagram

Tegenwoordig leggen we alles wat we beleven graag vast op foto, niet enkel als herinnering voor onszelf, maar vooral om deze foto’s te delen met familie en vrienden op sociale media. Een van die media die we graag gebruiken om foto’s te delen, is Instagram. Vandaag is Instagram één van de populairste foto-applicaties met miljoenen gebruikers wereldwijd. Via deze applicatie kun je allerlei effecten toevoegen aan je foto’s om deze dan vervolgens te delen met al je volgers op de applicatie. Deze foto’s kun je eveneens delen op andere sociale media die aan een Instagram-account

35 gekoppeld kunnen worden, zoals Facebook of Twitter. Foto’s over het evenement die op het Instagram-account verschijnen, kan de organisatie dus ook meteen delen op zijn Facebook- en Twitter pagina.

Ook The Water Fest zal dus een Instagram-account hebben. In tegenstelling tot de pagina’s op Facebook en Twitter zal deze pagina niet meteen gebruikt worden om het evenement te promoten. Het account zal namelijk pas gelanceerd worden nadat een eerste editie van The Water Fest heeft plaatsgevonden. Vanaf dat moment zullen er tal van sfeerfoto’s en filmpjes verschijnen over het evenement met telkens een korte beschrijving erbij die eindigt met de hashtag #TheWaterFest.

Het account kan dus wel als promotiekanaal dienen voor de volgende edities. Deelnemers van de eerste editie zullen alvast aangemoedigd worden om deze hashtag te gebruiken wanneer ze foto’s over het evenement op de applicatie plaatsen. Op die manier kunnen geïnteresseerden aan de hand van de hashtag gemakkelijk foto’s terug vinden over The Water Fest en kan dit hen aanzetten om in de toekomst eveneens deel te nemen.

7.1.3 Affiches en flyers Hoewel de digitale kanalen almaar belangrijker worden in onze maatschappij, mag men zeker ook de waarde van de niet-digitale kanalen vergeten. Daarom zal ik bij de promotie van The Water Fest ook hiervan gebruik maken, namelijk door affiches en flyers te verspreiden. Op goed zichtbare plaatsen, zowel in het centrum als langs de straat, zullen er affiches (zie afbeelding links) van The Water Fest geplaatst worden. Deze affiches moeten mensen op de hoogte brengen van het evenement. Dit kan hen aanzetten om verdere informatie op te zoeken via het internet. Daarnaast kan het mensen die wel al op de hoogte waren, nog eens extra doen herinneren aan het evenement.

De affiches zullen vooral verspreid worden in de provincie West-Vlaanderen, maar ook in de andere Vlaamse provincies zullen er meerdere affiches opgehangen worden.

Naast affiches zal ik, zoals hierboven vermeld, ook gebruik maken van flyers. Deze zullen er identiek hetzelfde uitzien als de affiches, maar in een kleiner

36 formaat. De flyers zullen verspreid worden over gans Vlaanderen. Onder andere bij Toerisme Vlaanderen en in toeristische diensten van steden zoals Kortrijk, Gent, Brugge, Antwerpen en Leuven zullen er flyers liggen evenals in verschillende horecazaken en openbare gebouwen ( cultuurcentra, sporthallen, enz.).

7.2 Communicatiestrategie Bij de promotie van het evenement wordt vooral gebruik gemaakt van de pull strategie. Het doel van deze strategie is om de klanten naar het product toe te “trekken”. (Wikipedia) Via sociale media, advertenties op websites, mond-tot-mond reclame, affiches & flyers trekt men de aandacht van mensen uit de doelgroep. Velen onder hen zullen nog nooit eerder van een gelijkaardig evenement (Slide the City of Park and Slide) gehoord hebben en zullen ook niet geweten hebben dat dit soort evenementen bestond. Via de bovengenoemde verschillende kanalen maak je hen er dus van bewust dat er zo een spectaculair evenement bestaat. Je wekt interesse op en er zal bij meerdere mensen een behoefte ontstaat om aan The Water Fest deel te nemen. In onderstaand schema zie je welke communicatiemiddelen gebruikt worden in de pull strategie.

Sociale media

Website

Pull marketing

Mond-totmond reclame

Affiches & flyers

Figuur 2 : Pull-marketing

Doordat er tijdens de promotie van het evenement optimaal gebruik wordt gemaakt van sociale media, bereik je snel veel mensen en gaat het evenement The Water Fest online uitgroeien tot een gespreksonderwerp. Het belangrijkste gevolg van pull marketing is mond-tot-mond reclame.

37

8. Promotieplan Aangezien het soort evenement als The Water Fest amper gekend is in Vlaanderen is het belangrijk om op tijd te starten met de promotie van dit evenement. Je moet namelijk eerst de aandacht trekken van je doelgroep en een zekere behoefte trachten te creëren. Dit proces, het AIDA-proces, besprak ik uitgebreid in hoofdstuk 2 omtrent de doelstellingen. In dit hoofdstuk zal ik het promotieplan uitgebreid toelichten.

De website en de Facebook-pagina van The Water Fest zullen gelanceerd worden op 1 maart 2016. Op de eerste dag zal er al meteen een eerste Facebook-bericht geplaatst worden. Een voorbeeld van het eerste bericht zie je hieronder.

38 Vervolgens zal er vanaf de lancering op 1 maart elke dinsdag afwisselend een filmpje of enkele foto’s geüpload worden op de Facebook-pagina. Dit zal beeldmateriaal zijn van gelijkaardige evenementen die in het buitenland reeds plaatsvonden, zoals onder meer van Slide The City, Park and Slide, Wearslide en The City Slider. Met deze filmpjes en foto’s zullen de mensen wekelijks warm gemaakt worden voor het evenement en zal de interesse alleen maar groter worden.

De Twitter-pagina zal op 22 maart 2016 gelanceerd worden. Op deze pagina zullen dezelfde berichten verschijnen als op de Facebook-pagina. Het enige verschil is dat de berichten op Twitter soms wat korter zullen zijn door de limiet van 140 tekens per bericht.

Op 5 april 2016 zal The Water Fest een wedstrijd aankondigen op haar Facebook-pagina. Mensen die de pagina van het evenement liken en delen, maken kans op 1 van de 10 gratis tickets. De winnaars zullen willekeurig geselecteerd worden. Een week na de lancering, op 19 april 2016, zullen de eerste 5 winnaars bekend gemaakt worden. De laatste 5 winnaars zullen een week later, op 26 april 2016, via de pagina bekend gemaakt worden.

Vanaf de maand mei zal het organisatieteam flyers verdelen over verschillende openbare gebouwen en toeristische diensten in Vlaanderen. Ook zullen ze flyeren op meerdere publieksevenementen waar de doelgroep aanwezig is. Daarnaast zullen er over heel Vlaanderen affiches opgehangen worden op goed zichtbare plaatsen langs de straten en in het centrum van steden. Er zullen er ook opgehangen worden in tal van openbare gebouwen.

Op 3 mei 2016 zal de ticketverkoop starten voor The Water Fest. Dit zal 5 dagen op voorhand aangekondigd worden zodat de geïnteresseerden meteen hun tickets zullen kunnen kopen. Bij de aankoop van het ticket zullen de deelnemers, zoals in hoofdstuk 5 vermeld (zie: Tickets The Water Fest), het uur moeten selecteren waarin ze wensen te sliden. Dit zal duidelijk gemeld worden op de website, Facebook- & Twitter-pagina. Hoe vroeger men dus de tickets koopt, hoe meer keuze men nog heeft tussen de verschillende uren.

In de maand juni zullen medewerkers de opgehangen affiches controleren en indien nodig vervangen door nieuwe. Ook zullen ze een nieuwe voorraad flyers brengen naar de openbare gebouwen en toeristische diensten die hieraan willen meewerken. Daarnaast zal men via sociale media geregeld een update geven over hoeveel tickets er reeds verkocht zijn en hoeveel er nog beschikbaar zijn. Ten slotte zal er net zoals in de maand mei ook in juni geflyerd worden op publieksevenementen waar de doelgroep aanwezig is.

39 Tien dagen voordat het evenement zal plaatsvinden (7 juli 2016), start er een countdown. Elke dag wordt er dan een sfeerfoto van gelijkaardige evenementen in het buitenland geüpload, afgewisseld met foto’s en video’s van de voorbereidingen ter plaatse. Dit kunnen onder andere foto’s zijn van de installatie van de waterglijbaan in het Budapark. Telkens zal het nummer van het aantal resterende dagen in het groot op de foto staan. Zo creëer je een verlangen naar het evenement bij de deelnemers. Hieronder zie je een voorbeeld van hoe een countdown-foto er zal uitzien.

Tijdens de 10 laatste dagen zal er nog wat praktische informatie geplaatst worden op de Facebooken Twitter-pagina. Dit zal vooral informatie zijn omtrent de transportmogelijkheden. Zo zullen de organisatoren aanraden om zoveel mogelijk met het openbaar vervoer te komen en vervolgens vanaf het station van Kortrijk te voet naar het evenement gaan. Verschillende wegwijzers in het centrum zullen de deelnemers naar het Budapark leiden.

40

9. Kostprijsberekening 9.1 Kosten Om het evenement The Water Fest te kunnen organiseren, zullen er heel wat kosten gemaakt moeten worden. Deze kosten kunnen zeer uiteenlopend zijn. Dit gaat van het huren van strobalen en dranghekken tot aanschaffen van de waterglijbaan. Hieronder geef ik een overzicht van de verschillende kosten die gemaakt zullen moeten worden.

Tabel 1 : kostprijsberekening

41 De totale kostprijs voor The Water Fest zal minstens €16 679,24 bedragen. Deze prijs kan nog oplopen tot een totaal van ongeveer €20 000. Dit komt omdat ik niet van alle aspecten concrete prijzen heb ontvangen/gevonden. Verzekeringen zijn hier een goed voorbeeld van. De kost van een verzekering hangt af van het soort evenement dat je organiseert en wat de mogelijke risico’s zijn. Wat wel vast staat, is dat je voldoende verzekerd moet zijn om alle mogelijke schade aan derden te kunnen betalen. Ook voor bepaalde vergunningen (bijvoorbeeld de evenementenvergunning) bestaat er geen specifiek standaardtarief omdat dit eveneens verschilt van evenement tot evenement.

Daarnaast kunnen de kosten van het waterverbruik nog oplopen. De prijs van de standpijp is vermeld in het kostenoverzicht, maar daar moeten nog de kosten van het waterverbruik bij komen. Tijdens The Water Fest zullen er vanzelfsprekend vele liters water gebruikt worden. De prijs per m3 zal ongeveer € 1,05 euro bedragen. Er zal op de dag van het evenement al snel 1 000 L water gebruikt worden waardoor je er al minstens €1 000 kan bijrekenen.

Rekening houdend met de hierboven vermelde zaken zal de totale kostprijs van The Water Fest dus zeker €20 000 bedragen.

9.2 Inkomsten Naast de kosten zullen er natuurlijk ook heel wat inkomsten zijn. De inkomsten zullen gegenereerd worden via ticketverkoop en sponsoring. Deze 2 bronnen van inkomsten zullen dus het evenement financieren. Hieronder zal ik beide bronnen uitgebreid beschrijven.

 Ticketverkoop De eerste en belangrijkste bron van inkomst is de ticketverkoop. In hoofdstuk 5 gaf ik al uitgebreid uitleg over de ticketverkoop en de verschillende tickets die zullen worden aangeboden worden. In het totaal zullen er 1050 tickets aangeboden worden aan de prijs van €8 en 40 VIP-tickets aan de prijs van €25. Wanneer het evenement helemaal zou uitverkocht zijn, zou de omzet €9 400 bedragen.

 Sponsors De tweede belangrijke bron van inkomsten zal de sponsoring van bedrijven en organisaties zijn. Het zoeken van sponsors zal een van de eerste en belangrijkste taken zijn voor de organisatie van The

42 Water Fest. Ongeveer een jaar voordat het evenement zal plaatsvinden, ga ik verschillende bedrijven/organisaties contacteren die bereid zouden zijn om The Water Fest te sponsoren. Voor het evenement ga ik opzoek naar een vijftal hoofdsponsors en nog enkele kleinere sponsors. Ik zal aan de mogelijke sponsors drie verschillende sponsorpakketten voorstellen :

-

Spnsorpakket 1 : € 1 500 o

Bedrijfslogo op alle communicatiematerialen (flyers, affiches, spandoeken en vlaggen op het evenement zelf)

o

Bedrijfslogo op website evenement + vermelding op Facebook-pagina en Twitterpagina

o

Mogelijkheid om extra promotie te voeren op het evenement (uitdelen van flyers, goodiebag etc.)

o -

Vermelding bedrijfslogo op het einde van promofilmpje

Sponsorpakket 2 : € 1 000 o

Bedrijfslogo op vlaggen en spandoeken tijdens het evenement zelf

o

Bedrijfslogo op website evenement + vermelding op Facebook-pagina en Twitterpagina

o

Mogelijkheid om extra promotie te voeren op het evenement (uitdelen van flyers, goodiebag etc.)

-

Sponsorpakket 3 : € 500 o

Bedrijfslogo op website evenement + vermelding op Facebook-pagina en Twitterpagina

o

Mogelijkheid om extra promotie te voeren op het evenement (uitdelen van flyers, goodiebag etc.)

In elk sponsorvoorstel zal ik beschrijven waarom ik precies voor dit bedrijf of die organisatie gekozen heb en waarom hun missie/profilering bij dit evenement pas. Hieronder geef ik een overzicht van de mogelijke (hoofd)sponsors in alfabetische volgorde.

 AG-Insurance De eerste mogelijke (hoofd)sponsor is de Belgische verzekeringsmaatschappij AG-Insurance. Ik zou hen een sponsorvoorstel doen omdat dit evenement vrij goed past bij de missie van de verzekeringsmaatschappij. Hun missie is om mensen te verrassen en te verbinden. (AG-Insurance) Dit evenement zal de deelnemers alleszins in een zekere zin verrassen. Er heeft namelijk nog nooit een gelijkaardig evenement in België plaatsgevonden. Daarnaast verbindt het evenement mensen

43 met elkaar. Het is een groot publieksevenement, zowel voor jong en oud en er zullen vanzelfsprekend spontaan mensen met elkaar beginnen spreken zonder dat ze elkaar kennen. Tot slot kan men The Water Fest ook een beetje als sportief evenement beschouwen waardoor AG Insurance zich nog meer aangetrokken zal voelen. De verzekeringsmaatschappij ondersteunt namelijk tal van kleine en grote sportevenementen, onder meer de Memorial Van Damme.  Bar Amorse Ten tweede zal ik Bar Amorse een sponsorvoorstel doen. Deze bar ligt op dezelfde locatie als waar The Water Fest zou doorgaan, namelijk in het Budapark. Het evenement zal honderden mensen naar het Budapark lokken en velen zullen tijdens het evenement iets willen drinken. Aangezien Bar Amorse de enige bar in de buurt is, zal het merendeel daar naartoe gaan. Het evenement zou dus een hoogdag kunnen zijn voor Bar Amorse. Daarom zal ik hen een sponsorvoorstel doen. Het zou voor beide partijen een win-win situatie zijn. The Water Fest heeft er een sponsor bij en Bar Amorse zal op de dag van het evenement naar alle waarschijnlijkheid heel veel klanten hebben.

 Decathlon De sportwinkel Decathlon die een vestiging heeft in Kortrijk, zal eveneens een sponsorvoorstel ontvangen. De winkel verkoopt allerei water- en zwemartikelen en zou dus een ideale sponsor zijn voor een evenement als The Water Fest waar alles rond water draait. In ruil voor hun sponsoring zullen ze de mogelijkheid krijgen om bijvoorbeeld een tentje op te stellen in het Budapark en er bepaalde zwemartikelen promoten. Ze kunnen ook vlaggen opstellen en goodiebags uitdelen. Ook zal hun naam op de website, de affiche, en de flyer vermeld worden.

 Giks Mode Ik zal ook de kledingzaak Giks Mode een sponsorvoorstel doen. In ruil voor het sponsoren van The Water Fest zullen de T-shirts voor alle medewerkers en vrijwilligers aangekocht worden bij Giks. Daarnaast zal het logo van Giks Mode op de voorkant van de shirts gedrukt staan. Ook zal Giks de kans krijgen om vlaggen te plaatsen en spandoeken uit te hangen tijdens het evenement en krijgen ze de vrijheid om extra promotie te voeren voor hun winkel op de locatie zelf. Ten slotte zal hun logo op zowel de affiche en de flyer van The Water Fest vermeld worden.

44  Golazo Sports Goloza Sports is een bedrijf dat hun klanten een toegevoegde waarde wil aanbieden binnen de wereld van sport, media en entertainment. Ze focussen vooral op innovatieve en creatieve evenementen/oplossingen. De profilering en de missie sluiten dus zeer goed aan bij mijn evenement. (Touch-Belgium) Dit is dan ook de reden waarom ik hen een voorstel zou doen om een van de hoofdsponsors te worden. The Water Fest is een voorbeeld van een innovatief en creatief evenement in Vlaanderen. Het zou de eerste keer zijn dat dit soort evenement in ons land wordt georganiseerd. Daarnaast organiseert Golazo zelf jaarlijks zo’n 120 sportevenementen. Een daarvan is de Color Run, net zoals The Water Fest een vrij spectaculair openluchtevenement dat voor een unieke beleving zorgt.

 KBC Voor het evenement zullen er verschillende verzekeringen nodig zijn. Deze zal ik afsluiten bij de bank KBC die enkele vestigingen heeft in Kortrijk. In ruil daarvoor zal ik de bank een sponsorvoorstel doen en hen een exclusiviteit aanbieden. KBC zal als enige bank vermeld worden op zowel de affiche, flyer en website van The Water Fest. Ook krijgt de bank net als andere hoofdsponsors de kans om een tentje op stellen in het Budapark en vlaggen op te stellen of spandoeken uit te hangen.

 Krant van West-Vlaanderen Daarnaast zal ik de Krant van West-Vlaanderen een voorstel doen om (hoofd) sponsor van The Water Fest te worden. Het evenement zal plaatsvinden in West-Vlaanderen en er zullen waarschijnlijk zeer veel mensen uit andere West-Vlaamse steden afzakken naar Kortrijk om deel te nemen of om een kijkje te komen nemen. In ruil voor hun sponsoring zou de krant exclusiviteit krijgen om een reportage te maken over The Water Fest in de eerst volgende editie na het evenement.

 Nationale Loterij Een andere mogelijke sponsor is de Nationale Loterij. Deze organisatie behandelt jaarlijks ongeveer 1 300 sponsordossiers. Het beschikbare budget wordt verdeeld over vier verschillende soorten evenementen : sportieve, culturele, speciale en sociale evenementen. (Nationale Loterij) The Water Fest zou zowel een sportief als een speciaal evenement zijn. Daarnaast voldoet het evenement aan de 5 basisvoorwaarden van de organisatie in verband met sponsoring. Deze voorwaarden zijn :

-

Het evenement moet in België plaatsvinden The Water Fest zal doorgaan in het Budapark van Kortrijk.

45 -

Het evenement en de voorgestelde return moet passen binnen de marketing- en sponsorstrategie van de Nationale Loterij. Het evenement moet bijdragen aan het imago en de commerciële objectieven van de Nationale Loterij en haar merken Ik zal de organisatie de mogelijkheid aanbieden om extra promotie te voeren tijdens het evenement. Dit kunnen ze doen door bijvoorbeeld tentjes te plaatsen op het terrein waar de deelnemers zich kunnen wagen aan een spelletje. Op die manier kan de organisatie, zoals ze in hun missie verwoorden, bruggen bouwen tussen hun spelers en de merken, de bezoekers een onvergetelijke entertainmentervaring bezorgen en hun imago plus dat van de andere merken (Lotto, Win For Life, Euro Millions, Subito) versterken.

-

De Nationale Loterij krijgt exclusiviteit als sponsor uit de sector van de kansspelen Het evenement zal de organisatie een voorstel doen om een van de hoofdsponsors te worden en hen een exclusiviteit als sponsor uit de sector van kansspelen garanderen.

-

Het doelpubliek van het evenement mag niet minderjarig zijn Slechts een deel van het doelpubliek zal minderjarig zijn. Een groot deel van de deelnemers zal +18 zijn.

-

Het dossier moet je uiterlijk vier maanden voor de datum van het evenement indienen per mail

 Stad Kortrijk Aangezien The Water Fest gaat plaatsvinden in de stad Kortrijk, zal ik ten slotte ook aan de stad zelf een sponsorvoorstel doen. In ruil voor hun sponsoring zou de stad Kortrijk in de naam van het evenement vermeld worden : The Water Fest Kortrijk. Ook zal het logo van de stad op alle affiches en flyers staan en zullen er op het evenement zelf vlaggen staan en spandoeken hangen.

 Vives Een laatste mogelijke hoofdsponsor is de hogeschool Vives. Op The Water Fest zullen veel jongeren rond de 18 jaar aanwezig zijn. Zij vormen de belangrijkste doelgroep voor hogescholen zoals Vives. De hogeschool zou tijdens dit evenement dus direct contact kunnen leggen met mensen uit hun doelgroep. Indien ze The Water Fest sponsoren, krijgen ze de kans om een standje op te zetten en hun school te promoten. Ze kunnen dit onder andere doen door leuke gadgets uit te delen. Daarnaast zullen ze net als de andere hoofdsponsors vermeld worden op het promotiemateriaal zoals de flyers en affiches en zal hun logo ook op de officiële website van het evenement staan.

Naast de mogelijke hoofdsponsors zal ik ook nog enkele (kleinere) bedrijven en/of organisaties in de buurt van Kortrijk een voorstel doen om het evenement te sponsoren. Aan deze bedrijven zal ik in de

46 eerste plaats het sponsorpakket 3 voorstellen. De bedrijven zullen niet willekeurig gekozen worden, er zal telkens een link zijn tussen het evenement en de profilering van het bedrijf. Ten slotte zal ik ook aan de drukker van de affiches & flyers en aan de verhuurder van de geluidsinstallatie een aantrekkelijk voorstel doen om The Water Fest te sponsoren.

In het totaal zou er ongeveer €11 000 aan inkomsten gegenereerd worden via sponsors. Aan de 10 hoofdsponsors zou ik een sponsorpakket voorstellen van €1 000 of €1 500 en aan nevensponsors een pakket van €500. Hieronder krijg je een overzicht van de totale inkomsten.

Tabel 2 : Inkomstenberekening

47

9.3 Resultaat

Tabel 3: resultaat

48 Op basis van de huidige kostprijsberekening min de totale inkomsten zou er een winst zijn van €5.220,76. Rekening houdend met het feit dat de kosten nog zullen oplopen tot rond de €20.000 zou er een break-even kunnen zijn of een klein verlies. Dit kleine verlies zou gefinancierd kunnen worden door nog extra hoofd- en/of nevensponsors te zoeken.

 Hoe krijg je dit bedrag bij elkaar : o

Sponsoring van bedrijven en organisaties

o

Inkomsten via ticketverkoop

49

10.

Facebook-pagina The Water Fest

Hierboven zie je een voorbeeld van hoe de Facebook-pagina van The Water Fest er zal uitzien. Deze pagina zal het belangrijkste promotiekanaal zijn. Op de pagina zal, zoals eerder vermeld, wekelijks een foto of video geüpload worden van gelijkaardige evenementen in het buitenland. Ook zullen de geïnteresseerden via deze pagina alle nodige info krijgen over de ticketverkoop en zal er ook praktische info meegedeeld worden over hoe men het evenement het best kan bereiken. Tot slot

50 zullen mensen via de Facebook-pagina privé- of prikbordberichten kunnen sturen naar de organisatoren indien ze nog onbeantwoorde vragen hebben.

51

11.

USP’s en knelpunten

In dit hoofdstuk zal ik een opsomming maken van de USP’s van The Water Fest. Elk Unique Selling Point zal ik vervolgens wat nader toelichten. Daarnaast ga ik een aantal knelpunten beschrijven en op zoek gaan naar een oplossing hiervoor.

Het evenement The Water Fest heeft verschillende troeven die ervoor kunnen zorgen dat het kan uitgroeien tot een van de populairste zomerevenementen in Vlaanderen. De eerste troef is dat het om een uniek evenement in Vlaanderen zou gaan. Tot op vandaag heeft er namelijk nog nooit iets gelijkaardigs plaatsgevonden in ons land. In vergelijking met andere landen ( de Verenigde Staten, Australië, het Verenigd Koninkrijk) is het concept van The Water Fest amper gekend. Het is zeer belangrijk om deze troef uit te spelen tijdens de promotie van het evenement. Woorden als “uniek” , “allereerste editie in België” en “hype in het buitenland” kunnen de aandacht trekken en mensen overtuigen om deel te nemen aan The Water Fest.

Daarnaast speelt The Water Fest, zoals eerder vermeld, perfect in op een van de huidige trends in toerisme : belevingstoerisme. Jongeren maar ook volwassenen willen tijdens een evenement niet langer alleen meer kijken of luisteren, ze willen iets kunnen beleven en liefst iets waarmee ze kunnen uitpakken op sociale media of bij familie en vrienden. Een evenement als The Water Fest speelt goed in op deze behoefte. Het biedt de deelnemers een unieke beleving aan en elk van hen zal achteraf een foto krijgen van tijdens hun slide. We leven vandaag namelijk in een maatschappij waarin we alles willen vastleggen op foto om deze dan te verspreiden via sociale media.

Een derde USP is dat het evenement zowel voor jong en oud is. Men kan dus met het hele gezin deelnemen aan The Water Fest. Vooral voor kleine kinderen kan het leuk zijn om samen met hun mama of papa van de waterglijbaan te sliden. Ook voor de iets oudere generatie kan dit leuk zijn omdat ze zich even terug volledig kunnen laten gaan.

De laatste USP is de locatie van het evenement. The Water Fest zal doorgaan in het Budapark, ook wel Kortrijk Strand genoemd. Dit mooie park, gelegen aan de Leie, wordt tijdens de zomermaanden omgebouwd tot een strand. Er is ook een beachbar in het park waardoor alles aanwezig is om een aangename zomerse sfeer te creëren die perfect past bij een evenement als The Water Fest. De deelnemers kunnen dus voor en/of na hun slide nog gezellig iets drinken in de Bar Amorse en genieten van de rustige, tropische locatie.

52 Toch zijn er naast de USP’s ook enkele knelpunten. Een eerste knelpunt is dat het evenement vrij duur is om te organiseren. Daarom zijn sponsors hier van zeer groot belang. Zonder de sponsorbedragen zou het onmogelijk zijn om The Water Fest te organiseren. Met enkel en alleen de inkomsten van de tickets kan je namelijk maar de helft van alle kosten financieren. Het is dus zeer belangrijk om aantrekkelijke sponsorpakketen aan te bieden aan bedrijven en organisaties die op de een of andere manier een link hebben met The Water Fest.

Ook de prijs van de tickets zou voor sommige geïnteresseerden een probleem kunnen vormen. Dit merkte ik op wanneer ik de resultaten van de enquête bekeek. (zie hoofdstuk 3). Ruim 21% van de ondervraagden zou namelijk ‘maar’ €5 geven terwijl een zelfde evenement in het Verenigd Koninkrijk €13 kost. Om deze mensen toch over de streep te trekken, besloot ik om elke deelnemer een foto te geven van hun slide, getrokken door een professionele fotograaf.

Een derde en laatste knelpunt is de dalingsgraad. In het Budapark, de locatie waar het evenement zou doorgaan, is er weinig of geen daling. De dalingsgraad ligt tussen de 1 en de 5 graden. Hoe kleiner de dalingsgraad, hoe meer water er moet gebruikt worden om de deelnemers vlot over de waterglijbaan te doen sliden. Een mogelijke oplossing kan zijn om aan het begin van de glijbaan een soort stelling te plaatsen van ongeveer 1 meter hoog waardoor er een iets grotere dalingsgraad gecreëerd wordt en de deelnemers sneller van de waterglijbaan sliden.

Voor elk van de drie knelpunten bestaat er uiteindelijk wel een (kleine) oplossing waardoor The Water Fest toch zonder problemen zou kunnen doorgaan. Daarnaast heb je ook nog de vier USP’s die, wanneer je ze goed uitspeelt, vele mensen kunnen overtuigen om deel te nemen aan dit spectaculaire openluchtevenement.

53

12.

Eindconclusie

Aan de hand van dit projectdossier stel ik vast dat het niet onmogelijk is om dit soort evenement in Vlaanderen te organiseren. Wanneer je voldoende mensen kan warm maken om hieraan deel te nemen en je ook genoeg sponsors vindt om dit evenement mee te helpen financieren, zijn er zeker mogelijkheden om een evenement als The Water Fest in de nabije toekomst in werkelijkheid te organiseren.

Het evenement beschikt over een aantal Unique Selling Points die mensen zeker over de streep kunnen trekken om deel te nemen. Het speelt ook perfect in op een van de belangrijkste trends in toerisme : beleving. Daarnaast zijn de knelpunten niet onoplosbaar. Voor elk van de drie knelpunten die ik hierboven besprak, bestaat er een (kleine) oplossing.

Ik hoop dat ik met dit projectdossier bedrijven en/of organisaties in Vlaanderen kan warm maken en overtuigen om dit evenement ooit in werkelijkheid te organiseren.

54

13.

Lijst met figuren en tabellen

Figuur 1 : AIDA communicatiemodel ............................................................................. 14 Figuur 2: Pull-Marketing ................................................................................................. 35 Grafiek 1: Hoeveel zou jij betalen om deel te nemen aan The Water Fest ................... 18 Tabel 1: Kostprijsberekening .......................................................................................... 39 Tabel 2: Inkomstenberekening....................................................................................... 45 Tabel 3: Resultaat ........................................................................................................... 46

55

14.

Bronnen

14.1 Digitale bronnen AG-Insurance. (sd). Sponsor- & partnerships. Opgeroepen op mei 2, 2015, van AGInsurance: www.aginsurance.be/About-us/nl/partnerships/Paginas/Home.aspx Maddens, W. De vernieuwde leieboorden van Kortrijk. Kortrijk, West-Vlaanderen, België. Nationale Loterij. (sd). Sponsoring. Opgeroepen op Mei 2, 2015, van Nationale Loterij: www.nationale-loterij.be/nl/over-ons/sponsoring SABAM. (sd). Evenementen. Opgeroepen op April 5, 2015, van SABAM: www.sabam.be/nl/sabam/evenementen-0 Stad Kortrijk. (sd). Toelating tot de organisatie van een evenement op het openbare domein. Opgeroepen op April 15, 2015, van Stad Kortrijk: www.kortrijk.be/producten/toelating-tot-de-organisatie-van-een-evenement-op-hetopenbaar-domein Stad Kortrijk. (sd). Toelating tot het plaatsen van tijdelijke bewegwijzering bij evenementen. Opgeroepen op April 15, 2015, van Stad Kortrijk: www.kortrijk.be/producten/toelating-tot-het-plaatsen-van-tijdelijke-bewegwijzeringbij-evenementen Stad Kortrijk. (sd). Vergunning muziekinstallaties, luidsprekers en versterkers op het openbaar domein. Opgeroepen op April 15, 2015, van Stad Kortrijk: www.kortrijk.be/producten/vergunning-muziekinstallaties-luidsprekers-enversterkers-op-het-openbaar-domein Stad Kortrijk. (sd). Verzekeringen af te sluiten bij evenementen. Opgeroepen op april 15, 2015, van Stad Kortrijk: www.kortrijk.be/node/111378 Touch-Belgium. (sd). Golazo Sponsorship. Opgeroepen op Mei 2, 2015, van TouchBelgium: touchbelgium.blogspot.be/2014/05/golazo-sponsorship-anouncement.html Wiki Marketing. (sd). Consumentengedrag. Opgeroepen op April 8, 2015, van Wiki Marketing: www.wikimarketing.nl/subject/43/2-consumentengedrag/2.7-mentaleprocessen Wikipedia. (sd). Push-pull strategie. Opgeroepen op april 21, 2015, van Wikipedia: nl.wikipedia.org/wiki/Push-pull-strategie Wikipedia. (sd). SABAM. Opgeroepen op april 15, 2015, van Wikipedia: nl.wikipedia.org/wiki/SABAM

56

14.2 Geschreven bronnen Kaarsgaren, L. (2012). Zakelijke en publieksevenementen. In L. Kaarsgaren, Zakelijke en publieksevenementen. Amsterdam, Nederland: Pearson.

57

15.

Bijlagen

Bijlage 1 : Prijs waterglijbaan

58 Bijlage 2: Prijs fotograaf

Bijlage 3: Prijs stewards + EHBO

Bijlage 4: prijs geluidsset

59 Bijlage 5: SABAM

Bijlage 6: Prijs bewegwijzeringsborden

Bijlage 7 : Prijs flyers

60 Bijlage 8 : Prijs affiches

Bijlage 9: Prijs t-shirts

Bijlage 10: Projectplan