De producten van Exact worden continue ontwikkeld en voorzien van nieuwe functionaliteiten. Houdt u er rekening mee dat de trainingsmaterialen

De producten van Exact worden continue ontwikkeld en voorzien van nieuwe functionaliteiten. Houdt u er rekening mee dat de trainingsmaterialen hierdoor ook continue veranderen. Geprinte of lokaal opgeslagen versies kunnen dus verouderd zijn.

Exact Online Factuur 2

Deze training is bedoeld voor personen die gaan werken met facturen in Exact Online. U leert onder meer hoe u artikelen kunt aanmaken en facturen kunt invoeren en versturen. Verder gaat u aan de slag met factuur lay-outs.

 U kent de basisprincipes van Exact Online  U kent de gebruikersinstellingen van Exact Online  U kent de basisprocessen in Exact Online  U kunt de instellingen definiëren voor facturatie  U kunt een artikel aanmaken  U kunt een factuur invoeren  U kent het principe van vaste facturen  U kunt facturen kopiëren  U kunt een factuur lay-out aanmaken

Er is veel aandacht en zorg besteed aan de in deze handleiding opgenomen beschrijvingen, opdrachten, oefeningen en verklaringen. Exact Trainingen kan echter niet aansprakelijk gesteld worden voor enige schade, in welke vorm dan ook, die zou kunnen voortvloeien uit het gebruik van de in dit boekwerk opgenomen informatie of aanwijzingen. © 2011 Exact Software Nederland B.V. Niets aan deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere manier dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Exact Software Nederland B.V., gevestigd te Delft. Wij hopen dat deze uitgave goed wordt ontvangen en dat de gebruikers opmerkingen, die tot verbetering leiden, aan ons kenbaar willen maken.

Release:

n.v.t.

Versiedatum:

03-12-2015

Versie:

3


Hoofdstuk 1 - Werken met Exact Online

5

1.1 Schermopbouw

5

1.2 Mijn Exact Online

5

1.3 Zoeken op referentie

8

1.4 Zoeken op transacties

8

1.5 Help in Online

8

Hoofdstuk 2 - De administratie inrichten

12

2.1 Stamgegevens

12

2.2 Artikelgroepen

18

2.3 Artikelen

19

2.4 Artikelprijzen

22

2.5 Instellingen

26

Hoofdstuk 3 - Verkoopfactuur aanmaken

29

3.2 Verkoopfactuur wijzigen

32

3.3 Verkoopfactuur historie

32

3.4 Verkoopanalyse

34

Hoofdstuk 4 - Vaste verkoopfacturen

35

4.1 Het aanmaken van de vaste verkoopfactuur

35

4.2 Genereren van facturen op basis van vaste verkoopfacturen

35

Hoofdstuk 5 - Abonnementen

38

5.1 Abonnementen inrichten

38

5.2 Abonnementen aanmaken

40

5.3 Facturen genereren

41

Hoofdstuk 6 - Managementinformatie

42

Hoofdstuk 7 - Aanmaken van een factuur lay-out

43



Deze paragraaf behandelt kort de verschillende onderdelen van het Exact Online scherm.

Bovenin uw scherm ziet u verschillende tabbladen.

Deze tabbladen verwijzen naar verschillende onderdelen binnen uw administratie in Exact Online. Als u met uw muis over de tabbladen beweegt krijgt u de meest gebruikte menupaden van het betreffende tabblad te zien.

Aan de rechterkant bovenin uw scherm heeft u wanneer geklikt wordt op de naam van uw gebruiker een aantal opties beschikbaar:


Hiermee kunt u de administratie opnieuw beginnen. LET OP! Het kan zijn dat een gebruiker deze optie niet ziet als men hiervoor geen rechten heeft.

In dit menu vind u al uw persoonlijke instellingen en informatie over u als gebruiker en uw abonnement.

In dit overzicht kunt u uw huidige abonnement bekijken, bijbestellen en (gedeeltelijk) opzeggen. Ook kunt u eenvoudig zien hoeveel administraties en gebruikers u in uw licentie heeft en daadwerkelijk in gebruik heeft.

De gegevens welke zijn gebruikt voor de registratie van het abonnement van Exact Online worden getoond in 'Mijn relatiegegevens'. In dit scherm kunt u uw adres wijzigen en bankrekeningnummers onderhouden.

Als u reeds een accountant heeft gekoppeld kunt u hier de samenwerking bekijken en eventueel beëindigen. Ook kunt u een vraag stellen aan uw accountant, die direct in de werkstroom van uw accountant terecht komt. Het voordeel is dat u een eventuele boeking of document kunt koppelen aan uw vraag.

In mijn profiel wordt aanvullende informatie getoond over de gebruiker die op dat moment ingelogd is.

U kunt Exact Online naar eigen wens aanpassen. Dit kan variëren van het aanpassen van het nummer- en datumformaat tot aan het instellen met welk scherm Exact Online moet opstarten (Startpagina). Tevens kunt u in de sectie Dialoog een aantal pop-ups aan- of uitzetten. Het aanpassen gebeurd via de gebruikersinstellingen. Hier kunt u:  De startpagina definiëren;  De schermhelptekst in- of uitschakelen;  Taal, datum, tijd en nummerformaat instellen;  Gedrag van de ENTER en ESC toetsen bepalen;  Perioden gelijk stellen aan de datum als u werkt met een gebroken boekjaar;  Export van alle pagina’s of alleen de huidige pagina;


 Bepalen of de export van gegevens naar Excel met of zonder opmaak dient te gebeuren;Pop-ups met foutmeldingen en tips in- of uitschakelen;

Hier kunt u uw gebruikersnaam en het wachtwoord te wijzigen. Wij verzoeken u tijdens de training NIET de gebruikersnaam of het wachtwoord te wijzigen. Iedere gebruiker kan zijn wachtwoord aanpassen naar een eigen wachtwoord. Aan een wachtwoord worden twee eisen gesteld;  Het moet minimaal zes karakters lang zijn.  Het moet minimaal één hoofdletter bevatten. U geeft vervolgens eenmaal het oude wachtwoord en tweemaal het nieuwe wachtwoord in: Wij verzoeken u tijdens de training het wachtwoord NIET te wijzigen!

Vervolgens klikt u op de knop BE WA RE N . De eerstvolgende keer dat u inlogt in Exact Online dient u het nieuwe wachtwoord te gebruiken. N.B. Om te kunnen werken in Exact Online dient u in te loggen met een gebruikersnaam en wachtwoord. Gaat u in uw internetbrowser naar www.exactonline.nl. Om in te loggen, kiest u voor de optie ‘Inloggen’ rechts bovenin. NB: Optioneel kunt u dit uitbreiden met een Digipass. Dit is een extra beveiligingsoptie waarmee u voor iedere inlogpoging een unieke code kunt genereren. Deze code dient u naast uw gebruikersnaam en het wachtwoord op te geven om toegang tot Exact Online te verkrijgen.

De functies die een gebruiker mag uitvoeren in Exact Online worden bepaald door de rollen die een gebruiker heeft. Wanneer een bepaalde gebruiker bijvoorbeeld alleen als taak heeft de bankboekingen in te voeren kunt u Exact Online zo instellen dat die gebruiker verder niets kan zien of doen. Op die manier wordt de privacy gewaarborgd. Wij verzoeken u tijdens de training geen rechten te wijzigen.


 Door te klikken op de knop BE WA RE N worden de wijzigingen opgeslagen. De wijzigingen worden van kracht als opnieuw wordt ingelogd in Exact Online. Wanneer u met meerdere administraties werkt, kunt u naast de gebruikersrechten ook toegangsrechten bepalen. Deze rechten bepalen tot welke administratie(s) een medewerker toegang heeft. Via het menu Rechten kiest u voor de knop: . U kunt rechten toekennen door de betreffende administratie aan te vinken en middels de pijltjes naar rechts te verplaatsen.

Het zoek veld geeft u de mogelijkheid om naar specifieke 'entiteiten' of boekingen in de administratie te zoeken. U kunt bijvoorbeeld zoeken op de naam van een relatie of grootboekrekening maar ook op de omschrijving van een boeking of op een factuurnummer. In deze algemene zoekfunctie kunt u NIET zoeken op bedragen. Dit kan wel bij ‘Zoeken op transacties’.

In Exact Online is het mogelijk om boekingen op te zoeken aan de hand van een uitgebreide selectie van criteria welke zijn gegroepeerd onder meerdere tabbladen. Deze zoek functie is te vinden onder [FIN A N C IE E L , GRO O T BO E K RE KE N IN GE N , O VE RIG E , T RA N S A C T I E S : Z OE KE N ]

Vul alle informatie in welke gewenst is om het zoeken te verfijnen met gebruik van de getoonde velden. Nadat u heeft gekozen voor de knop 'zoeken' worden de resultaten getoond aan de hand van de gekozen kolominstellingen. De zoekresultaten kunnen ook worden geëxporteerd in CSV of gescheiden

waarden.

LET OP: De ‘vorige selectie’ wordt vastgehouden. Als u een nieuwe selectie wilt maken klik dan altijd eerst op de knop ‘Herstellen’. Hiermee worden de instellingen uit de vorige selectie gewist.

De help functie in Exact Online is een belangrijke en krachtige tool. U kunt op verschillende manieren naar informatie zoeken. Dit wordt in de volgende paragrafen nader toegelicht.


Een zeer krachtige methode om informatie te krijgen over bepaalde onderwerpen is door gebruik te maken van de snel zoek methode. Wanneer u een trefwoord (of trefwoorden) ingeeft in het kader, wordt een overzicht gegenereerd van alle helptekst documenten waarin het trefwoord voorkomt. Opmerking: Deze zoekmethode maakt gebruik van een intelligente zoektechnologie, wat betekent dat Exact Online onthoudt wat in het verleden al is ingevoerd om zo snel tot het gewenste zoekresultaat te komen. Indien u bijvoorbeeld meer wilt weten over aanmaningen in Exact Online, kunt u deze informatie opzoeken door in het kader het trefwoord “aanmaning” in te voeren en te drukken op de ENTER toets of op het pijltje.

Als u informatie wilt over het scherm waarin u zich op dat moment bevindt, kunt u via deze knop de helptekst van het betreffende scherm oproepen.

Wanneer u deze optie aanklikt wordt er in de verschillende schermen van Exact Online een helptekst getoond bij de verschillende velden en knoppen. Wanneer het hier aangezet wordt is het alleen beschikbaar voor dit betreffende scherm. Na het verlaten van het betreffende scherm is de schermhelptekst weer uit.

De Help startpagina is uw centrale bron van alle door u gewenste informatie over de functionaliteit van Exact Online. U kunt de help startpagina opstarten door te klikken op het vraagteken in de rechter bovenhoek en dan HE L P: S T A RT PA GIN A . Direct daarna verschijnt het volgende scherm:


Via dit scherm kunt u geheel bovenin direct zoeken op trefwoorden. Dit is gelijk aan de snel zoek methode zoals beschreven in de vorige paragraaf. In de sectie daaronder worden belangrijke mededelingen, zoals mededelingen over gepland systeemonderhoud of tips over het gebruik van bepaalde functionaliteiten, weergegeven. Er zijn nog 4 extra mogelijkheden om achter het antwoord van een vraag te komen: Stel een vraag: u kunt 24 uur per dag 7 dagen per week uw vragen digitaal stellen aan onze Supportafdeling. Geef een korte omschrijving van de vraag bij ‘Uw vraag’. Vervolgens kunt u deze toelichten bij het veld ‘Uitgebreide vraag’. Met de knop Bewaren+Bewerken dient u de vraag in. U ontvangt het antwoord van de Support afdeling per mail. Uw vraag en het antwoord wordt ook opgeslagen en kunt u onder ‘Uw Supportvragen’ terugvinden. Bel me terug: registreer een verzoek tot terugbellen door één van onze helpdesk medewerkers op een door u gewenst tijdstip en/of datum. Chat: stel direct uw vraag via de chat aan één van onze helpdesk medewerkers; Exact Support Blog: zoek het antwoord op uw vraag in ons Support Blog. Het Exact Support Blog vindt u rechts onderin het scherm.Via de knop ‘Uw Supportvragen’ kunt u alle vragen die u in het verleden heeft gesteld terugvinden.

Via de link ‘Aan de slag’ kunt u (afhankelijk van uw abonnement) een startpagina van Exact Online selecteren. Met behulp van deze startpagina kunt u stap voor stap de benodigde gegevens aanmaken om met het gekozen onderdeel te kunnen starten. Verder treft u op de startpagina procesinformatie aan en kunt u naar de cockpit van de betreffende toepassing.


Periodiek brengt Exact een nieuwe versie (release) van de programmatuur uit. Op de pagina Release notes vindt u de wijzigingen en nieuwe functionaliteiten die zijn doorgevoerd in Exact Online.


In dit hoofdstuk worden de verschillende stappen doorlopen voor het inrichten van de verkoop administratie. Dit trainingsmateriaal is gebaseerd op Exact Online Premium.

In deze paragraaf worden de belangrijkste stamgegevens voor de administratie besproken. Per stamgegeven worden een aantal belangrijke velden besproken. Informatie over de overige in te vullen velden kunt u vinden in de help documenten van Exact Online. U kunt alle stamgegevens onderhouden/ aanmaken via [‘ NA A M A D MIN IST RA T IE ’ , S T A MGE GE VE N S ] .

Als u de administratie in heeft gericht via een standaardinrichting, zal een standaard grootboekrekeningschema

aanwezig

zijn.

Via

het

menupad

[FIN A N C IEE L ,

GRO O T BOE K REK E N I N GE N , ON D E RHO U D ] of [‘ N A A M AD MIN IS T RA T IE ’ , ST A MGE GE VE N S , FI N A N C I E E L , GROO T BOE K REK E N I N GE N ] komt u in het overzicht van de bestaande rekeningen

terecht. Hier kunt u bestaande grootboekrekeningen wijzigen of vernummeren, niet gebruikte rekeningen verwijderen en nieuwe grootboekrekeningen aanmaken. Een aantal velden worden onderstaand toegelicht:

T Y PE : Via dit keuze menu kunt u het type van de rekening selecteren. Dit type is o.a. bepalend

voor welke rekeningen u kunt gebruiken bij het onderhoud van dagboeken en grootboekrekening koppelingen. Als u een type heeft gekozen, wordt het veld BA L A N S / WIN S T & VE R L IE S automatisch ingevuld. GE BL O K KEE RD : U dient deze optie aan te vinken als er niet (meer) handmatig vanuit de financiële

administratie op deze rekening geboekt mag worden. Als de rekening gebruikt wordt vanuit bv. een koppeling kan er wel op geboekt worden. Wij adviseren u om de voorraad


grootboekrekeningen te blokkeren, zodat deze alleen vanuit de handelsadministratie gemuteerd kunnen worden. Het voordeel hiervan is dat de waarde van de voorraad in de handelsadministratie blijft aansluiten bij die in de financiële administratie. A FL E T T E RE N : Wanneer u deze keuze aan vinkt kunt u boekingen op balans grootboekrekeningen

tegen elkaar afletteren via de grootboekkaart, met uitzondering van grootboekrekeningen die verbonden zijn aan kas/bankboeken en debiteuren/crediteuren subadministratie. BT W- C O DE : Hier kunt u een BTW-code koppelen aan de grootboekrekening. Dit wil zeggen dat bij

het boeken op deze rekening de gekoppelde BTW-code voorgesteld wordt. Uiteraard kunt u deze in de boeking zelf nog wijzigen. C L A S S I FI C A T I E S : Met niveaus in de classificaties bepaalt u hoe de financiële gegevens

weergegeven kunnen worden op de balans en winst- en verliesrekening. Tip! Open voor het aanmaken van een nieuwe rekening een bestaande rekening van dezelfde klasse en klik op ‘Kopiëren’. Zo worden alle instellingen van de bestaande rekening overgenomen en hoeft u alleen het rekeningnummer en de naam aan te passen.

Een betalingsconditie is een afspraak tussen de koper en de verkoper over hoe en wanneer de factuur betaald dient te worden. U kunt de betalingscondities o.a. terugvinden in het menu [[‘ N A A M A D MI N I S T RA T I E ’ , S T A MGE GE VE N S, RE L A T IE S , BET A L IN GS C O N D I T IE S ]. Indien

gewenst kunt u extra betalingscondities aanmaken, middels de knop N IEU W .

De betalingsconditie bepaalt de vervaldatum van zowel inkoop- als verkoopboekingen.

Berekening van vervaldatum kan op basis van 2 gegevens:  Aantal dagen: In dit veld vult u het aantal dagen in waarna een factuur vervalt. De vervaldatum wordt bepaald door de som van de factuurdatum en het aantal ingevulde dagen.


 Aantal keren einde v/d maand: Hier vult u het aantal maanden in dat standaard wordt opgeteld bij de factuurdatum, de vervaldatum wordt dan berekend op basis van de laatste datum van de betreffende maand. Voorbeeld: als het nu augustus is en u vult bij A A NT A L KERE N E IN DE V A N D E MA A N D ‘2’ in en bij A A NT A L D A GE N 21, dan wordt de vervaldatum 21 oktober.

Dit gedeelte van het scherm geeft u de mogelijkheid om kortingen te berekenen aan klanten die binnen een bepaald tijdsbestek de factuur betalen.  Aantal dagen: Dit veld bevat het aantal dagen waarbinnen een factuur betaald moet worden, wil de korting geldig zijn.  Percentage: Het kortingspercentage.  Kortingsberekening: De keuze in dit veld bepaalt of de korting inclusief of exclusief BTW berekend wordt.  Berekeningswijze BTW: De keuze in dit veld bepaalt of de BTW inclusief of exclusief korting berekend wordt.

BTW-codes zorgen ervoor dat grondslag - en BTW-bedrag uit de boekingen in de juiste vakken van de BTW-aangifte terecht komen. De BTW-codes kunt u terugvinden via [, S T A MGE GE VEN S , BE L A S T I N G, BT W - C OD E S ]. Vanuit dit scherm kunt u een bestaande BTW-code openen of een

nieuwe aanmaken. Wanneer u een BTW-code opent, ziet u de volgende instellingen:

PE RC E N T A GE / T Y PE : Hier dient u het BTW-percentage in te vullen. Na het invullen van het

percentage kunt u aangeven welk type BTW-code dit is: inclusief, exclusief, geen btw of btw 0%.


GE BL O K KEE RD : Als u niet meer wilt dat een btw-code gebruikt wordt, kunt u deze blokkeren. BT W- VE RL E GD : U dient dit veld aan te vinken voor BTW-codes die gebruikt worden in transacties

die onder de BTW-verleggingsregeling vallen (bv. voor onderaannemers). I C P - A A N GI FT E : U dient dit keuzeveld op de gewenste LIS T IN G te zetten als de transacties

waarvoor deze BTW-code gebruikt wordt ook moet opgenomen worden in de ICP-aangifte. Wanneer u goederen of diensten levert binnen de EU, moet u een ICP-aangifte indienen. S O O RT T RA N S A CT I E : Indien u een BTW-code alleen voor inkopen of verkopen gebruikt kunt u

dat hier opgeven. Indien u de BTW-code voor beide type boekingen gebruikt dient u dit veld op de keuze ‘Beide’ te zetten. RE K E N I N GE N : U dient de grootboekrekeningen voor de BTW te koppelen. Op deze manier weet

het systeem op welke grootboekrekeningen btw er geboekt dient te worden bij gebruik van de betreffende BTW-code. LET OP: Na instellen van alle velden dient u de BTW-code te bewaren en vervolgens opnieuw te openen. Rechts onderaan het scherm bij ‘BTW-koppelingen’ dient u nog de juiste aangiftevakken te koppelen. Dit zorgt ervoor dat de bedragen terecht komen in de juiste vakken van de BTW-aangifte. U kunt de vakken koppelen middels de link ‘Toevoegen’ aan de rechterkant.

Een belangrijk verschil tussen Exact Online en andere Exact producten is dat in Exact Online een relatie tegelijkertijd en klant en leverancier kan zijn. U kunt op verschillende plaatsen binnen het programma een relatie aanmaken, onder andere via: [‘ N A AM A D MIN IS T RA T IE’ , S T A MGE GE VE N S , RE L A T I E S , K LA N TE N / LE VE RA N C IE RS ] [VE RK O O P, K L A N TE N , A A N MA KE N ] [I N K O O P, LE VE RA N C I E R S , A A N MAK E N ]

Het belang van een correct adressenbestand is groot, echter het onderhouden ervan kost vaak veel inspanning. Om het voor u gemakkelijker te maken heeft Exact Online twee extra services beschikbaar gemaakt:  een online adressenbestand;  een online postcode tabel. Bij het vastleggen van een nieuwe klant of leverancier heeft u alleen de bedrijfsnaam of de postcode nodig om de juiste en volledige adresgegevens aan te vullen. Deze service is mogelijk door een koppeling met het adressenbestand van een externe partij die adresgegevens onderhoud


en ter beschikking stelt. De gegevens zijn afkomstig van TNT NV (voorheen TPG Post) en de Kamer van Koophandel en worden wekelijks bijgewerkt. Nadat u op de knop N IE U W heeft geklikt ziet u het volgende scherm:

Door middel van de twee onderste opties kunt u bedrijven zoeken op basis van ‘naam en adres’, of op basis van ‘postcode en huisnummer’. Nadat u een zoekopdracht heeft ingegeven wordt er een lijst met resultaten getoond. U selecteert vervolgens de juiste relatie. Direct na selectie van een regel, wordt een nieuwe relatiekaart aangemaakt en worden de NAW-gegevens en aanvullende gegevens voorgevuld. Indien u zelf alle gegevens wilt invoeren, kiest u voor H A N D MA T I G .

Het enige verplichte veld bij het aanmaken van een nieuwe relatie is de N A A M . Daarnaast kunt u uiteraard adresgegevens en contactpersonen toevoegen. Tevens kunt u bankrekeningnummers toevoegen, zodat u betaalbestanden of incassobatches kunt aanmaken. De bankrekeningnummers verbeteren ook de herkenning van de relatie bij het importeren van afschriften. Verder kunt u marketing gegevens toevoegen, zoals een classificatie. Deze kunt u gebruiken voor het filteren van bepaalde overzichten. Belangrijk zijn verder: de sectie Algemeen:


De sectie debiteur en verkoop:

De sectie crediteur en Inkoop:


Hiermee kunt u het aanmaken van boekingen voor relaties vereenvoudigen. Voor buitenlandse debiteuren of crediteuren is het wenselijk de betreffende btw code in te vullen, zodat het systeem deze automatisch zal voorstellen bij het invoeren van een verkooporder of bestelling (inkoop). Ook kunt u een -van de standaardinstelling van deze administratie- een afwijkende betalingsconditie invullen. Het bij de relatie invullen van dit soort gegevens voorkomt enerzijds fouten bij invoer en anderzijds verhoogt dit de snelheid bij invoer doordat de juiste gegevens automatisch worden voorgesteld. Onder VE RKO O P kunt u tevens per relatie een standaard methode voor het versturen van facturen selecteren, u kunt kiezen uit: papier, e-mail, of digitale brievenbus. Onder I N KO O P kunt u in het veld C O DE BIJ L E VE RA N C IER uw klantcode (debiteurnummer) bij de leverancier invullen. Deze code wordt dan automatisch meegenomen in de betalingsreferentie bij het aanmaken van betaalbestanden. LET OP: Bij het aanmaken van een nieuwe relatie zal afhankelijk van het gekozen menupad het selectieveld ‘Klant’ of ‘Leverancier’ aangevinkt zijn. Wanneer u een relatie aan wilt maken die zowel klant als leverancier is, dient u handmatig beide selectievelden aan te vinken. Wanneer u geen gebruikt maakt van bepaalde velden en deze velden dus nooit invult, kunt u deze velden uitzetten. Dit doet u via de knop AANPASSEN rechts boven in uw scherm.

Eenheden worden gebruikt in het onderhoud van de artikelen. Standaard zijn er al een aantal eenheden aanwezig binnen Exact Online. Indien gewenst, kunt u zelf extra eenheden aanmaken via [‘ N A A M A D MI N I S T RA T I E’ , ST A MGE GE VE N S , A RT IKE L E N , EE N HE D EN ].

Artikelgroepen zijn de link tussen facturatie en de financiële administratie. U kunt ook geen artikel aanmaken zonder een artikelgroep te koppelen. Verder kunnen [Artikelgroepen] gebruikt worden voor rapportage en selectie doeleinden.


Zo kunt u bijvoorbeeld een verkoopanalyse of een grootboekrekening opvragen gebaseerd of gegroepeerd op artikelen of artikelgroepen.

Artikelgroepen kunnen aangemaakt worden via [‘N A A M AD MIN IS T RA T IE ’ , S T A MGE GE VE N S , A RT I K E L E N, A RT I KE L GR O E PE N ] .

In de artikelgroep bepaalt u op welke grootboekrekeningen het systeem dient te boeken wanneer u een actie uitvoert in het facturatie gedeelte zoals het afdrukken van een verkoop factuur.

Artikelen zijn de basis voor facturatie gedeelte van Exact Online. Na het aanmaken van de artikelgroep, kunt u artikelen toevoegen.

gaat u naar [VE RKO O P , A RT I KE L E N , A RT IKE L E N A AN MA K E N ]. U komt in het volgende scherm:


In de sectie [A L GE ME EN ] kunt u onder andere de artikelcode en omschrijving invoeren. Tevens kunt u eventueel een extra omschrijving invoeren, dit is extra informatie die u zowel voor interne informatie kunt gebruiken als externe. U kunt dit veld bv. afdrukken op lay-outs. Daarnaast koppelt u hier de artikelgroep en geeft de kostprijs van het artikel in. De kostprijs is de prijs waartegen de voorraad in de financiële administratie gewaardeerd wordt.

In de sectie [PRI J Z E N BE H EE R ] kunt u de verkoopprijs, BTW-code: Verkoop en de eenheid ingeven van het artikel.


Let op! Binnen Exact Online kunnen BTW-codes op 3 niveaus ingegeven worden, op relatieniveau, artikelniveau en grootboekrekeningniveau. Relatieniveau is leidend. Bij het aanmaken van een verkoopfactuur wordt er eerst gekeken of er bij de relatie een specifieke BTW code gekoppeld staat (denk aan buitenlandse relatie). Als er geen BTW code bij de relatie gekoppeld staat wordt er gekeken of er bij het artikel een BTW code gekoppeld staat. Zo niet kijkt Online of er bij de grootboekrekening (afkomstig van de artikelgroep) een BTW code gekoppeld staat. Indien er ook bij de grootboekrekening een code gekoppeld staat blijft de kolom code leeg in de verkoopfactuur. U dient handmatig de BTW code te selecteren. 2.3.1.2.1

Verkoopprijzen toevoegen

Als het artikel opgeslagen is kunt u op de kaart nog toekomstige verkooprijzen, verkoopprijzen met gebaseerd op een andere eenheid en prijsafspraken toevoegen.

Klikt u op [N IE U WE TO E VO E GE N ] om toekomstige prijzen, prijzen voor een andere eenheid (denk hierbij aan een prijs per stuk maar ook een prijs per doos) en prijsafspraken. U hoeft hierdoor geen nieuw artikel aan te maken tegen een andere eenheid. Let op! Deze prijswijzigingen gaan per artikel. U kunt ook gemakkelijk verkoopprijzen bijwerken vanuit het overzicht [A RT I K E L PRI J ZE N ]

 D E E L BA A R: Hier kunt u aangeven of aantal ook in decimalen ingegeven kunnen worden, dus bv 0,5. Vinkt u dit veld niet aan dan kunt u alleen hele aantallen voeren van bv Verkooporders of Verkoopfacturen.  VE RK O O P: Als u dit artikel wilt kunnen verkopen dient u deze eigenschap aan te vinken.  VO O RRA A D : Als u voorraad van dit artikel wil bijhouden dient u dit veld aan te vinken. Als u ‘voorraad’ heeft aangevinkt zal het systeem automatisch journaalposten aanmaken in de financiële administratie bij het open afboeken van aantallen van dit artikel. Het aantal vermenigvuldigt met de kostprijs bepaalt de waarde van de op- of afboeking.  WE BWI N K E L : Dit veld kan worden gebruikt indien u bv. een koppeling gaat maken met webwinkel software.


Onder [S T AT U S ] bepaalt u of het artikel actief is. Een actief artikel kan gebruikt worden in facturen en/of overzichten. Een artikel is actief als de A CT IE F VA N A F datum kleiner, of gelijk is aan de datum van vandaag. Wanneer u een A C T IE F T OT datum invoert is het artikel vanaf deze datum non-actief en niet meer te gebruiken in de administratie.

LET OP: bij het aanmaken van een nieuw artikel wordt als AC T IE F VA N A F de eerste dag van de maand van invoer ingevuld. Deze kunt u uiteraard wijzigen.

In dit veld kunt u een grote hoeveelheid tekst invoeren. Dit is extra tekst die u zowel voor interne informatie kunt gebruiken als externe. Deze tekst kunt u bv. op een lay-out opnemen door het veld [N O T I T IE S ] toe te voegen aan de lay-out. Indien u het veld [K O PIEE R O PME RK IN GEN ] aan vinkt zal de tekst bij het invoeren van dit artikel bij een factuur worden gekopieerd naar het notitieveld in de artikelregel.

Artikelprijzen kunnen gemakkelijk bijgewerkt worden vanuit het overzicht [ A RT IKE L PRIJ ZE N ]. Gaat u naar [VE RK OO P, A RT IK E LE N , A RT IK E L PRIJ ZE N ]. U komt in het volgende scherm:


In het overzicht Artikelprijzen kunt u artikelprijzen toevoegen. Klikt u hiervoor op de knop [N I E U W ]. U komt in het volgende scherm:

In de sectie [A L GE ME E N ] kunt u via het vergrootglas een artikel selecteren en de eenheid waarvoor deze verkooprijs geldt.

In de sectie [PRI J Z EN ] kunt u de verkoopprijs ingeven tegen eventueel een vreemde valuta.


Let op! Hiervoor dient u te beschikken over de module Valuta en de wisselkoersen ingericht te hebben.

In de sectie [S T AT U S ] bepaald u vanaf wanneer deze verkoopprijs acties is. Een verkoopprijs is actief als de A C T IE F VA N A F datum kleiner, of gelijk is aan de datum van vandaag. Wanneer u een A C T I E F T OT datum invoert is de verkoopprijs vanaf deze datum non-actief.

In de sectie [K O RT I N G O P BA S I S VA N S T A N D AA RD VERK O O PPRI J S ] toont het systeem de verhouding met nieuwe prijs tegen de standaard prijs. Eventuele korting/toeslag wordt getoond.

In de sectie [PRI J S A FS PRA A K ] kunt u aangeven dat de verkoopprijs alleen geldt voor de koppelde relatie. Vinkt u prijsafspraak aan en kiest u vervolgens de relatie.

In het overzicht [Artikelprijzen] kunt u een selectie maken van artikelen waarvoor u een verkoopprijswijziging voor wilt doorvoeren. Na de selectie klikt u op de knop [ PRIJ ZE N BI J WE RK E N ]

en u komt in het volgende scherm:


U kunt de prijzen op twee manieren bijwerken; Handmatig bewerken of met percentage bijwerken.

De ingangsdatum is de datum waarop de nieuwe verkoopprijs actief zal zijn in de administratie. Let op! Geef eerst de ingangsdatum aan alvorens u op de knop [Verwerken] klikt. Maakt u daarnaast voor de zekerheid een back-up van uw administratie.

Met deze methode is de kolom [Verkoopprijs: Nieuw] bewerkbaar. U kunt handmatig de nieuwe verkoopprijzen aangeven. Klikt u na het invullen op de knop [Verwerken]. Let op! Geef eerst de ingangsdatum aan alvorens u op de knop [Verwerken] klikt. Maakt u daarnaast voor de zekerheid een back-up van uw administratie.

Met deze methode kunt u met een percentage de verkoopprijzen wijzigen. U kunt hier een positief/negatief percentage invullen. De nieuwe verkoopprijzen worden direct berekend a.d.h.v. het percentage. De kolom [Verkoopprijzen: Nieuw] is niet te bewerken. Belangrijk bij het bijwerken d.m.v. een percentage is de afrondingsmethode. U kunt kiezen uit 4 methodes voor afronding van de verkooprijzen. Zie onderstaande afbeelding:

Na het selecteren klikt u op de knop [Verwerken]. Let op! Geef eerst de ingangsdatum aan alvorens u op de knop [Verwerken] klikt. Maakt u daarnaast voor de zekerheid een back-up van uw administratie.


Op het moment dat u de stamgegevens heeft aangemaakt, kunt u de instellingen van de administratie invoeren of wijzigen. Deze instellingen zijn o.a. terug te vinden via [‘ N A A M A D MI N I S T RA T I E ’ , I N ST E L L I N GEN ] . In de instellingen vindt u verschillende tabbladen, elk

tabblad bevat specifieke instellingen gerelateerd aan het betreffende proces.

Het tabblad financieel bevat de instellingen voor de financiële administratie. Een aantal van deze instellingen hebben tevens betrekking op de logistieke administratie.

Hier koppelt u alle grootboekrekeningen die door het systeem gebruikt worden bij het uitvoeren van bepaalde acties in Exact Online. Voor logistiek koppelt u hier de grootboekrekening TE O N T VA N GE N

FA C T U RE N /

GO E DE RE N,

de

standaard

rekening

voor

de

VO O RRA A D H E RWA A RD E RI N G en de standaard tegenrekening die gebruikt wordt bij een

voorraadtelling. Als u gaat werken met ‘dropshipments’, waarbij u goederen besteld bij een leverancier en die direct bij uw klant laat afleveren, wordt de grootboekrekening ‘Goederen onderweg’ gebruikt.

Hier geeft u aan welke dagboeken standaard gebruikt worden bij bepaalde transacties. Voor logistiek definieert u hier het dagboek waarin alle boekingen met betrekking tot artikel transacties worden aangemaakt. Het is alleen mogelijk om een dagboek van het type Memoriaal te kiezen. Hier geeft u aan welke dagboeken standaard gebruikt worden bij bepaalde transacties. Voor logistiek definieert u hier het dagboek waarin alle boekingen met betrekking tot artikel transacties worden aangemaakt. Het is


alleen mogelijk om een dagboek van het type Memoriaal te kiezen. Naast een memoriaal voor de financiële administratie adviseren wij u voor de overzichtelijkheid en terugzoekbaarheid een apart memoriaal dagboek te definiëren voor artikel transacties.

Op dit tabblad kunt u een aantal zaken instellen met betrekking tot het (definitief) afdrukken van facturen in Exact Online.

T O E WI J ZE N – FA C T UU RN U MME R : Hiermee bepaalt u wanneer het factuurnummer definitief

wordt toegekend aan de factuur. Dit kan tijdens het invoeren van de factuur of tijdens het definitief afdrukken van de factuur. O MZ E T RE K EN I N G : Deze instelling bepaalt welke omzetrekening wordt gebruikt voor de

verkoopboeking die wordt aangemaakt tijdens het definitief afdrukken van de factuur. U kunt hiervoor de omzetrekening uit het onderhoud van het artikel of de relatie gebruiken. ME T HO D E VOO R VE RS T U RE N FA C T U REN : Hiermee kunt u voor het afdrukken van facturen

bepalen wat de standaard methode voor verzending is. Per relatie kunt u nog afwijken van deze instelling, door in het onderhoud van de betreffende relatie een andere methode te kiezen. Als u bij deze instelling kiest voor E- MA I L , kunt u bij BIJ L A GE : T Y PE S aangeven in welk formaat de factuur verzonden moet worden. U I T GE S TE L DE O MZ E T : Wanneer u deze optie aan vinkt kunt u via de verkoopfacturen uitgestelde

omzet boeken. U dient dan op het tabblad FIN A N C IEE L van de instellingen de grootboekrekening U I T GE S TE L DE O MZE T te koppelen.

Bij de optie [uitgestelde omzet (Berekeningswijze) kunt u aangeven hoe de omzet gesplitst dient te worden. Zie onderstaande afbeelding:

Voorbeeld In januari factureert u een abonnement van 1.200 euro per jaar. De omzet wordt normaal gesproken geheel geboekt in januari. Echter, u wilt de omzet die hieruit


voortkomt graag verdelen over het jaar: 100 euro per maand. Door de optie U I T GE S TE L DE O MZE T aan te vinken hebt u tijdens het invoeren van de order of factuur

op regels datumvelden tot uw beschikking, hiermee kunt u de omzet verdelen over meerdere maanden. Na het definitief afdrukken van de factuur wordt de omzet in de periode van afdrukken automatisch tegengeboekt en pro rata opgeboekt in de periodes die corresponderen met het ingegeven datum traject.

Dit tabblad bevat algemene informatie over de administratie, zoals naam, adres en BTW-nummer. Deze gegevens kunnen gebruikt worden op verschillende lay-outs, zoals bestellingen en orders.


Facturen kunt u aanmaken en invoeren via [VE RKO O P, VERK O O PFA C T U RE N , A A N MAK E N ] . U komt in het volgende scherm:

Bij [BE S TE L D D OO R/ FA C T U U R VO O R ] kiest u de klant die u wilt factureren. De [O RD E RD A TU M ] kan gelijk zijn aan de factuurdatum, maar dit hoeft niet. Op moment dat u de factuur definitief afdrukt kunt u de factuurdatum bepalen. Op de regels dient u de artikelen te selecteren die u wilt factureren. Tevens bepaald u hoeveel artikelen u wilt factureren in de kolom [A A N T A L ]. Uiteraard kunt u eventueel de voorgestelde prijs en BTW-code nog aanpassen. Let op: Het kan zijn dat de velden ‘Notitie’ en ‘Korting’ nog niet zichtbaar zijn in het invoerscherm. Voor uitgestelde omzet heeft u de velden: van & T/M nodig. Met de optie [Aanpassen] in het invoerscherm van deze verkoopfactuur deze instellingen te wijzigen. Deze instelling blijft geldig voor alle bestaande en toekomstige verkoopfacturen totdat u deze weer wijzigt. Voeg zowel de optie Omschrijving, Notities als Korting toe. Na het invoeren van de factuur kunt u de factuur bewaren via BE WA RE N + N IE U W of S LU IT E N . U kunt er ook voor kiezen de factuur direct op proef of definitief af te drukken. Wanneer u de factuur opslaat, kunt u de factuur op een later tijdstip afdrukken via [VE RKO O P, VE RK O O PFA C T U RE N , A FD RUK KE N ].

U kunt de verkoopfactuur afdrukken via de factuur of via het afdrukscherm.

Een verkoopfactuur welke aangemaakt is, is nog geen openstaande post en er zijn geen financiële boekingen gemaakt. U dient de verkoopfactuur definitief af te drukken. Dit kan in de verkoopfactuur via verschillende methodes of u gaat naar [ VE RK OO P, VE RKO O PFA C T U RE N , A FD RU K K E N ]. U komt in het volgende scherm:


Via de knop [A FD RU KK E N ] in de verkoopfactuur opent er direct een tussenscherm. Via dit scherm kunt u de factuurdatum, boekjaar/periode, lay-out en eventueel extra tekst wijzigen en/of toevoegen. In het scherm kunt u via de knop [PRO E FA FD RU K ] eerst de verkoopfactuur op papier afdrukken zonder dat de verkoopfactuur direct verwerkt wordt. Als u het document wilt afdrukken en de verkoopfactuur definitief wilt maken klikt u op de knop [A FD RU KK E N E N VE RWE RK E N ]. Let op! Het is niet mogelijk om een printer te koppelen aan Exact Online. Het systeem opent automatisch de printermogelijkheden van de computer en/of laptop waar u de documenten wilt afdrukken.

U kunt de verkoopfactuur digitaal versturen via de verkoopfactuur of via het afdrukscherm. Ga naar [VE RK OO P, VE RKO O PFA C TU RE N , A FD RU K KE N ]. U komt in het volgende scherm:

Via de knop [E - MA I L ] kunt u de verkoopfactuur via de e-mail versturen.

In de sectie [E MA I L ] kunt u de ontvanger ingeven. Het is mogelijk om meerdere e-mailadressen in te geven. Daarnaast kunt u ook een CC en/of een BCC ingegeven


Bij het afdrukken via de uitvoer [E - MA IL ] houdt het systeem een vaste volgorde aan voor het selecteren van het e-mailadres. 1: E-mail adres gekoppeld aan adres Type [FA C T UU R ] op relatiekaart 2: E-mail adres gekoppeld aan [HO O FD C ON T A C T PE RS O ON ] 3: E-mail adres op relatiekaart bij sectie [IN FO RMA T IE ] De e-mail tekst lay-out kunt u eventueel wijzigen via het vergrootglas.

In de sectie [FA C T UU R ] kunt u handmatig de factuurlay-out aanpassen indien gewenst. Daarnaast de factuurdatum, boekjaar/periode en extra tekst kan gewijzigd/ingegeven worden. Let op! Extra tekst komt enkel op de verkoopfactuur als dit veld ook op de lay-out toegevoegd is.

In de sectie [BI J L A GEN ] Kunt u meerdere bijlagen toevoegen welke meegestuurd worden met de verkoopfactuur. Denk hierbij aan voorwaarden en garanties. Via de knop [T OE VO E GE N ] kunt u een document selecteren welke toegevoegd is aan de administratie.

Als u de factuur wilt afdrukken op basis van instellingen die worden gespecificeerd op de relatiekaart dan selecteert u [Verzenden gebaseerd op klant]. Daarnaast kunt u ook op het driehoekje klikken naast de knop. Er verschijnt een drop down menu. Hier kunt u ook nog kiezen voor [Document(en) aanmaken of verzenden via digitale brievenbus.

3.1.3.1.1Selecteer [DO C U ME N T ] om in Exact Online een document van uw factuur aan te maken. Dit document is op te vragen op de relatiekaart.


3.1.3.2.1Selecteer Digitale brievenbus om de factuur naar uw Exact Online digitale brievenbus te verzenden. De Digitale brievenbus is een omgeving uniek binnen Exact Online. Indien uw klant een Exact Online licentie, heeft of het betreft een administratie welke u binnen uw licentie voert, kunt u de verkoopfactuur direct klaarzetten in de gewenste digitale brievenbus.

Een verkoopfactuur welke is aangemaakt maar nog niet definitief afgedrukt is kunt u nog wijzigen. Gaat u hiervoor naar: [VE RKO O P, VE RKO O PFA C T URE N , WIJ ZIGE N ]. Klikt u op het ordernummer van de verkoopfactuur en u komt weer in de factuur. Na het wijzigen kunt u de verkoopfactuur opslaan of afdrukken.

Alle definitief afgedrukte facturen kunt u vinden via [VE RK O O P, VE RKO O PFA C TU RE N , FA C T U U RH I S T O RI E ] . Hier kunt u de facturen openen om op basis van de afdrukte factuur de

factuur te kopiëren, een kopie af te drukken, of een creditnota aan te maken.

U kunt een creditfactuur aanmaken van de verkoopfactuur. Dit kan voor een definitieve verkoopfactuur via de [FA C T U U RH I S TO RIE ] of voor een nog te wijzigen verkoopfactuur. Voor beide dient u de verkoopfactuur te openen. In de verkoopfactuur ziet u de knop: . Hiermee kunt u de creditfactuur aanmaken. U komt in het volgende scherm:


In de sectie [VA N ] wordt de bron van de creditfactuur vermeld. Deze gegevens zijn niet aan te passen.

In de sectie [N A A R ] worden gegevens getoond welke afkomstig zijn uit de bron van de creditfactuur. U kunt in dit scherm, eventueel, een wijzigingen doorvoeren zoals een andere relatie, contactpersoon, dagboek, orderdatum en betalingsconditie.

In de sectie [RE GE L S ] kunt u aangeven welke artikelprijzen het systeem dient te gebruiken bij het aanmaken van de creditfactuur. O PH A L E N A RT I KE L PRI J Z E N : met deze optie houdt het systeem de artikelprijzen aan uit de

artikelkaart aan. D E Z E L FDE PRI J Z E N BE H O U DE N : Met deze optie houdt het systeem de artikelprijzen aan uit de

verkoopfactuur.

Via de knop afdrukken.

wordt de creditfactuur verkoop aangemaakt. Deze kunt u vervolgens


Het verkoopanalyse verslag geeft u de mogelijkheid om de verkoophistorie te analyseren op de kostenplaats, de kostendrager, het artikel, de artikelgroep, de debiteur, de classificatie en de verkoper.. Gaat u naar [Verkoop, artikelen, Verkoopanalyse]. U komt in het volgende scherm:

Het verslag is gebaseerd op de informatie van verkoopfacturen. De verkoopwaarde (het bedrag voordat de korting werd berekend) wordt getoond evenals de kortingen (in bedrag en percentage) en het werkelijke verkoopbedrag. Prijsafspraken worden niet gezien als korting/toeslag Met behulp van Groepeer op kunt u het overzicht gebaseerd op andere methodes opvragen. Zie onderstaande afbeelding:


In een administratie kan het voorkomen dat bepaalde facturen regelmatig terugkomen, per periode, per relatie of beide. Voor die situatie heeft Exact Online standaard de mogelijkheid tot het maken van vaste verkoopfacturen. Hierbij wordt eenmalig een vaste verkoopfactuur gemaakt die u vervolgens per periode, per relatie of beide kunt herhalen.

Ga

naar

[VE RK OO P,

VE RK OO PFA C T U RE N,

VE RK O O PFA C T U RE N ,

VA S TE

VE RK O O PFA C T U RE N ]. U ziet nu een overzicht van alle aangemaakte vaste verkoopfacturen, als

deze er zijn. Klik op de knop N I E U W om een nieuwe vaste verkoopfactuur aan te maken.

De werkwijze voor het aanmaken van de vaste verkoopfactuur is identiek aan die van het boeken van normale facturen. Bewaar de boeking en klik op S L U ITEN , u komt nu opnieuw in het overzicht van de vaste verkoopfacturen. Hier staat nu de zojuist aangemaakte vaste boeking.

Om op basis van de aanwezige vaste verkoopfacturen een factuur te genereren, dient u de gewenste vaste factuur te selecteren in het overzicht VA S TE VE RK OO PFA C T U RE N . Vervolgens klikt u op de knop FA C T U RE N GE N E RE RE N . In het volgende scherm kunt u aangeven voor welke orderdatum de factuur gegenereerd moeten worden en kunt u een omschrijving ingeven.


Door op de knop VO L GE ND E te klikken opent u het scherm waar u kunt bepalen voor welke relatie(s) de factuur aangemaakt dient te worden.

De voor gevulde naam komt uit de gekozen vaste boeking, door op het bladericoontje

te

klikken opent u een selectiescherm waarin u op basis van waarden of selectiecriteria de gewenste relatie(s) kunt selecteren:

Na het selecteren van de relaties, kiest u wederom voor VO L GE N DE . Het controlescherm toont het aantal boekingen dat aangemaakt zal gaan worden.


Door te klikken op de link VO L GE N D E worden de boekingen aangemaakt. Zodra het genereren gereed is worden de aangemaakte boekingen getoond in een lijst.

U kunt eventueel de facturen aanpassen of gelijk verwerken.


De module Abonnement stelt u in staat om uw abonnementen te beheren. Met de abonnementen module bent u in staat om specifieke diensten en/of producten met specifieke prijsafspraken periodiek te factureren aan uw klanten. De abonnementenmodule biedt u de mogelijkheid om abonnementen aan te maken, te wijzigen, bij te werken, af te drukken en te verlengen. Daarnaast hebt u de mogelijkheid om abonnementsfacturen periodiek (bijvoorbeeld maandelijks of jaarlijks) te verwerken.

Om uw abonnementenmodule in te richten moeten de volgende gegevens worden aangemaakt/gecontroleerd: 

Abonnementsvoorwaarden



Abonnementsartikelen



Instellingen

Uw abonnementsvoorwaarden dient u in te stellen via [‘ N A A M

A D MIN IST RA T IE ’ ,

S T A MGE GE VE N S , VE RKO O P, A BO N NE MEN T S VOO RWA A RD E N ] . Hier kunt u uw huidige

voorwaarden bekijken, openen en wijzigen. Ook kunt u via de knop [N IEU W] een nieuwe voorwaarde aanmaken. Bij het aanmaken van een nieuwe conditie dienen de volgende stappen te worden doorlopen: 1.

In de sectie Algemeen voert u een code en een omschrijving in.

2.

Selecteer het type verlenging in het keuzeveld VE RL E N GE N . Opmerking: Als u Handmatig of Automatisch selecteert dan moet u de opzegtermijn en verlengingsperiode invoeren.

3.

Selecteer de Abonnementsperiode en voeg een waarde toe. Bijvoorbeeld, voor een kwartaalabonnement selecteert u de abonnementsperiode Maand en vul 3 in.

4.

Selecteer het aantal facturen dat u wilt uitgeven gedurende de abonnementsperiode. Opmerking: De abonnementsperiode moet deelbaar zijn door de factuurperiode.

5.

Voor handmatige en automatische verlengingen, selecteer de Opzegtermijn en voeg een waarde toe. Bijvoorbeeld, als er een opzegtermijn van twee maanden benodigd is voor een abonnement, selecteert u Maand en vul 2 in.

6.

Voor handmatige en automatische verlengingen selecteert u de Verlengingsperiode. Bijvoorbeeld, als er twee maanden van tevoren een bericht van een verlenging benodigd is, selecteert u Maand en vul 2 in.


7.

Voor handmatige en automatische verlengingen, selecteer de Opzegtermijn na verlenging. Bijvoorbeeld, als er twee maanden van tevoren een aankondiging van opzegging van een verlengd abonnement benodigd is, selecteert u Maand en vul 2 in.

8.

Vul het aantal perioden in bij het tekst vak en selecteer de Factuurperiode bij de drop down lijst. Bijvoorbeeld, vul 3 in en selecteer maand om elke drie maanden een factuur te sturen.

9.

Opmerking: De abonnementsperiode moet deelbaar zijn door de factuurperiode.

10. Optioneel: Als u bevestigingen uitstuurt selecteert u A BO NN E ME NT en E - MA IL T EK S T lay-

outs bij de sectie A FD RUK L A Y- OU T S . 11. Als u een notitie wilt toevoegen dan hebt u de mogelijkheid om deze in de Notities sectie

toe te voegen. Deze notities worden niet gekopieerd naar abonnementen die zijn aangemaakt met de abonnementsvoorwaarde. 12. Klik op BE WA RE N + N IE U W om deze abonnementsvoorwaarde te bewaren en een nieuwe

abonnementsvoorwaarde aan te maken, of klik op A FS L U ITE N om het dialoogvenster Wijzigingen bewaren weer te geven. Klik op J A om de wijzigingen te bewaren.

Abonnementen maken gebruik van artikelen. Eerder in deze training is uitgelegd hoe artikelen dienen te worden aangemaakt. Op dezelfde manier kunt u artikelen aanmaken die u wilt gebruiken in uw abonnement. Het grootste verschil met uw overige artikelen, is dat abonnementsartikelen altijd een eenheid in tijd hebben. Als u maandelijks wilt factureren, dient u een abonnementsartikel aan te maken met de eenheid: maand en/of maanden.


De instellingen voor abonnementen zijn o.a. terug te vinden via [‘ N A A M A DMIN IS T RA T IE ’ , I N S T E L L I N GE N ] . In de instellingen vindt u verschillende tabbladen, waar u doorklikt op

Abonnement. Voor abonnementen zijn er drie belangrijke instellingen: Abonnement nummer Hier kunt u het beginnummer voor de abonnementen opgeven. De standaardwaarde staat altijd op 1. Telkens wanneer u een nieuw abonnement aanmaakt zal dit nummer verhoogd worden. Opmerking: U kunt het nummer niet meer veranderen wanneer u bent begonnen met een nummerreeks. Dit is gedaan om dubbele nummers te voorkomen. Aantal dagen (Facturering) Het nummer dat hier is ingevuld, is bepalend voor de datuminstellingen voor het filter op de pagina Facturen genereren. Wanneer u bijvoorbeeld dit nummer op 7 zet en het is vandaag 10 januari 2014. Op de pagina Facturen genereren zult u zien dat het tweede datumbereik veld Gefactureerd t/m en het Startdatum veld beide worden voor-ingevuld met de datum 17-01-2014. Alle abonnementen welke zijn gefactureerd tot 17-01-2014 worden getoond. Standaard staat dit veld op 0 dagen. Aantal dagen (verlengen) Het nummer dat hier is ingevuld, is bepalend voor de datuminstellingen voor het filter op de pagina Verlengen: abonnementen. Wanneer u bijvoorbeeld dit nummer op 7 zet en het is vandaag 10 januari 2014. In het scherm VE RLE N GE N A BO N NE MEN T E N zult u zien dat de datum van 17 januari al is voor-ingevuld. Deze datum wordt getoond bij het veld Einddatum. Alle abonnementen welke worden verlengd tot 17-01-2014 worden getoond. Standaard staat dit veld op 0 dagen.

Als de abonnementen module is ingericht kan een eerste abonnement worden aangemaakt. U kunt dit bijvoorbeeld doen via [VE RKO O P , A BO N NE ME NT E N, A A N MA K EN ] Vul de klantnaam of het nummer in bij het veld D E BI TE U R en vul de abonnementsvoorwaarde in bij het veld A BO N N E ME N T . Vul ook het veld BE GIN DA T U M om aan te geven wanneer het abonnement in

werking treedt. Op de regels dient u de artikelen te selecteren die u wilt factureren. Tevens bepaald u hoeveel artikelen u wilt factureren in de kolom [A A N T A L ]. Uiteraard kunt u eventueel de voorgestelde prijs en BTW-code nog aanpassen. De periode die u gebruikt voor het factureren dient hetzelfde te zijn als de periode bij het veld Eenheid op de artikelkaart. Artikelen met een afwijkende eenheid worden niet getoond. Kies bovenin voor BE WA RE N om het nieuwe abonnement op te slaan. U kunt hier ook kiezen voor A FD RU K K E N , om een bevestiging van het abonnement naar uw klant te sturen, of een afdruk voor


intern gebruik te maken. Deze afdruk maakt geen financiële transactie aan en is enkel ter bevestiging van het abonnement. U kunt uw opgeslagen abonnement nu terugvinden via [VE RKO O P , A BO NN E ME N TE N , WI J Z I GE N ] en doorklikken op de code of naam van het abonnement. In dit overzicht ziet u de

verschillende eigenschappen van het abonnement en of deze reeds is gefactureerd. Als u aanpassingen wilt maken aan dit abonnement kunt u bovenin kiezen voor BE WE RK E N . Totdat u de eerste verkoopfactuur genereerd uit het abonnement kunt u deze inhoudelijk wijzigen.

Nu uw abonnementen zijn aangemaakt kunt u de facturen die hieruit voortkomen genereren. Dit kunt u doen via [VE RKO O P , A BO N NE ME N TE N , FA C TU R EN GE NE RE RE N ]. In dit overzicht ziet u bovenin de filter, startende met het kopje D A T A . Standaard staat de optie N O G N I E T GE FA C T U REE R D aangevinkt. De optie GE FA C TU RE E RD T /M stelt u in staat om enkel

de abonnementen te tonen waarvoor in de huidige periode de facturen dienen te worden gegenereerd. Bijvoorbeeld past u het datumveld aan van de dag van vandaag naar de laatste datum van de huidige week. Zo ziet u alle abonnementen die deze week gefactureerd moeten worden. Selecteer de regels door de verschillende regels aan te vinken, of allemaal tegelijkertijd doormiddel van het bovenste selectie vak. Kies bovenin voor FA C TU RE RE N GE NE RE RE N om voor al deze abonnementen de factuur aan te maken. In een nieuw scherm krijgt u de mogelijkheid om de omschrijving en factuurdatum van deze facturen te wijzigen naar bijvoorbeeld “Factuur januari” of “Abonnement 1 e kwartaal”. Nadat u heeft gekozen voor GE N E RE RE N komt u terug in het overzicht FA C T U RE N GE NE RE REN . U ziet u de melding staan: De factuur of facturen zijn gegenereerd! Verder naar: Facturen afdrukken Scherm. Uw aangemaakte facturen vind u nu terug via [VE RK OO P, VE RK OO PFA C T U RE N , A FD RU KK E N ]. Het afdrukken van facturen is in deze training reeds in een eerder hoofdstuk besproken.


Door het definitief afdrukken van facturen worden boekingen aangemaakt. Per factuur een verkoopboeking

en

voor

voorraadartikelen

ook

een

memoriaalboeking.

In de verkoopmodule vinden we deze boekingen terug in de artikel(groep)kaart en het artikel(groep)resultaat. De artikel(groep)kaart toont alle transacties met betrekking tot het artikel en is te vinden via [VE RK O O P, A RT I KE L EN , A RT I K E LE N , T RA N S A CT I E L IJ ST ] Hier kan per artikel de transactielijst worden opgevraagd.

Het resultaat toont een het resultaat per artikel(groep) door de ingevulde kostprijs van de omzet af te halen. In het resultaat overzicht kan worden doorgezoomd totdat uiteindelijk de artikelkaart weer wordt getoond. Het overzicht Resultaat kunt u vinden via [VE RK OO P, A RT IKE L E N , A RT I K E L E N, RE SU L T A TE N ]. Het resultaat kan alleen berekend worden wanneer in het onderhoud van het artikel een kostprijs in ingegeven en de optie ‘voorraad’ aan is gevinkt. Naast deze kaarten kunnen ook de grootboekkaarten een inzicht geven in de artikeltransacties. Alle grootboekkaarten kunnen gegroepeerd worden op artikel, zodat u de omzet of kosten per artikel kunt bekijken.


Op de volgende pagina ziet u een uitgeprinte factuur. Een aantal gegevens zijn omcirkeld. Geef hieronder van al deze gegevens aan, waar deze vandaan komen of waar u deze kunt invoeren. Gebruik eventueel Exact Online als hulpmiddel om dingen op te zoeken. Bij cirkel A geven wij u een voorbeeld, vul zelf in waar de gegevens van de andere cirkels vandaan komen.

Cirkel:

Oorsprong gegevens: Naam van de klant. Deze voert u in in de kaart van de klant, via [Menu, Verkoop,

A

Klanten, Onderhoud]. Als u in de kaart van de klant de naam verandert, verandert deze dus ook bij het printen van de factuur.

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L


M

N O



In deze opdracht gaat u een standaard factuurlay-out kopiëren en deze aanpassen zodat deze voldoet aan de eisen en wensen van Ons Bedrijf B.V. Het eindresultaat zal er uiteindelijk uitzien als de factuur op de volgende pagina. NB: De op de factuur getoonde voorbeeldgegevens kunnen afwijken van de gegevens waar u mee gaat testen.



U gaat nu eerst een kopie maken van een van de beschikbare standaard lay-outs. Deze standaard lay-outs zijn ook in uw eigen administratie beschikbaar en via deze methode maakt u het makkelijkst en snelst een eigen factuur lay-out. 

Ga naar [Verkoop, Lay-outs, Onderhoud] en klik op ‘Verkoopfactuur’.



In het scherm staat een aantal standaard beschikbare lay-outs. Zoek de lay-out genaamd ‘Standaard factuur lay-out…’ op en open de lay-out.



Kies nu voor ‘Bewaren als’ en voer in het volgende scherm een herkenbare omschrijving in voor de lay-out en klik ‘OK’.



Open de zojuist gedefinieerde lay-out.



U bent nu in het lay-out ontwerpscherm



U kunt deze opdracht vanaf hier zelfstandig uitvoeren en de factuur uit het voorbeeld namaken, maar u kunt ook onderstaand stappenplan volgen om te komen tot het eindresultaat.

A – Afbeelding & Tekstveld

A1.

U gaat eerst zorgen dat het juiste logo op de lay-out staat. Klik op het plaatje van het logo in de lay-out en gebruik de knop

om het plaatje te verwijderen.

A2.

Open nu een nieuw tabblad of Internet Explorer en zoek op internet een ander plaatje op dat u als logo wilt gebruiken (u kunt bijvoorbeeld een logo van uw eigen website halen). Sla dit plaatje op op het bureaublad van de computer.

A3.

Ga terug naar de lay-out en kies bovenin het scherm voor ‘Toevoegen: Afbeelding’. Zoek via de knop ‘Browse…’ in het volgende scherm de afbeelding op die u zojuist hebt opgeslagen op uw bureaublad en klik daarna ‘OK’.

A4.

De afbeelding staat nu links bovenin de lay-out. Gebruik de pijltjestoetsen op uw toetsenbord om de afbeelding te verplaatsen naar de juiste positie.

A5.

Klik rechts bovenin de lay-out op het volgende knopje: . Gebruik wederom uw pijltjestoetsen om de afbeelding te verplaatsen. Wat is het nut van dit knopje?

A6.

Gebruik in plaats van het toetsenbord ook eens uw muis om de afbeelding te verplaatsen. Wat vindt u een handiger methode?

A7.

Het logo is nu klaar. U gaat nu zorgen dat bovenaan de facturen het woord ‘Factuur’ wordt afgedrukt. Klik op ‘Toevoegen: Tekst (Label)’.

A8.

Er is nu een veld toegevoegd aan uw lay-out. Zet dit eerst op de juiste plek. Klik daarna op de knop . Het veld wordt nu geel en u kunt erin typen. Zet er het woord ‘FACTUUR’ in en klik daarna ergens naast het veld.

A9.

Selecteer daarna het veld weer en gebruik de knoppen bovenin de lay-out om de tekstgrootte en stijl (dik gedrukt) aan te passen.

B – Administratie gegevens


B1.

Zoek in de lay-out naar het blok waarin de administratiegegevens worden afgedrukt (bijvoorbeeld uw eigen adresgegevens, KvK-nummer, bankrekening, etc.). Momenteel staat dit blok ergens aan de rechter kant in de lay-out.

B2.

Selecteer het blok met de administratiegegevens. Op de lay-out wordt uw faxnummer vermeld, maar u hebt onlangs uw fax de deur uitgedaan. U ziet op de lay-out in het blok met administratie gegevens twee velden met daarin het woord ‘Fax’. Wat is het verschil tussen deze twee velden? Verwijder beide van de lay-out.

B3.

‘Adresregel 2’ van de administratie gegevens is niet zichtbaar in het blok. Selecteer het blok en klik op de knop links bovenin het scherm. Selecteer nu ‘Adresregel 2’ en klik onderin op ‘Toevoegen’. Het veld is nu in het blok met administratie gegevens neergezet, maar staat over andere gegevens heen. Gebruik uw muis en / of de pijltjestoetsen om velden te verplaatsen, zodat ‘Adresregel 2’ onder ‘Adresregel 1’ past. TIP: Houd uw linker muisknop ingedrukt en ‘sleep’ met uw muis over de velden om meerdere velden tegelijk te selecteren. Gebruik daarna de muis of pijltjestoetsen om al deze velden tegelijk te verplaatsen.

B4.

De tekst van ‘Adresregel 2’ is iets groter dan de tekst van ‘Adresregel 1’. Klik een veld aan, u ziet dan rechts boven de lay-out onder andere het lettertype en de lettergrootte. Pas dit voor ‘Adresregel 2’ zo aan, dat de tekst in beide adresvelden even groot is.

B5.

De velden ‘Adresregel 1’ en ‘Adresregel 2’ zijn ook niet even groot en misschien lukt het u niet om ze allebei precies op de juiste plek te krijgen. Selecteer beide velden (zie TIP hierboven) en test wat u hieraan kunt doen met de knopjes die nu zichtbaar zijn boven de lay-out:

TIP: Tijdens het testen kunt u ongewenste resultaten ongedaan maken met de knop:

C – Relatiegegevens C1. U bedient ook klanten in België en u wilt dus ook het land vermelden in het gedeelte met de adresgegevens van de relatie. Selecteer dit blok en gebruik wederom de knop . Ziet u nu dezelfde velden als toen u het blok met administratie gegevens selecteerde, of andere velden?

C2. Voeg het land toe aan het blok met relatiegegevens en zet het op de juiste plaats. TIP: Gebruik tijdens het werken aan de lay-out regelmatig de knop’Bewaren + Testen’ om uw aanpassingen te testen. C3. Selecteer het blok met relatiegegevens en klik op . Op welke pagina(‘s) worden de relatiegegevens bij het printen van de factuur weergegeven? C4. Het blok is nog steeds geselecteerd. Gebruik nu de knop en zorg dat er boven en onder het blok een dunne stippellijn geprint wordt (zie voorbeeldfactuur). C5. Op de voorbeeldfactuur is onder de blokken met administratiegegevens en relatiegegevens een lijn zichtbaar. U maakt deze lijn door een tekstveld toe te voegen aan de lay-out. Dit tekstveld bevat geen tekst, is even breed als de lay-out en heeft een lijn aan de onder- of bovenkant. U kunt dit veld daarna zo ‘dun’ mogelijk maken, zodat het niet in de weg zit.


D - Factuurkop gegevens

D1. Het tweede gedeelte van de factuur bevat gegevens over de factuur, zoals het factuurnummer en de factuurdatum. Deze gegevens staan aan de linker kant van de lay-out. U gaat nu extra gegevens over de factuur toevoegen rechts naast deze bestaande gegevens. De nieuwe informatie komt in een extra blok te staan. Voeg een blok toe via ‘Toevoegen: Blok’. D2. Kies in het nieuwe schermpje voor het blok ‘Factuur’ en het subblok ‘Koptekst’. U krijgt nu een lijst met velden te zien die beschikbaar zijn om toe te voegen aan de factuurkop. D3. Selecteer de velden ‘Omschrijving’ en ‘Uw Ref.’ en gebruik de knopjes met de pijltjes om deze velden naar de rechterkant van het schermpje over te halen. Dit zijn de velden die toegevoegd gaan worden aan de lay-out. D4. Bovenin ziet u de instelling ‘Toevoegen: Omschrijving’. Waarom is het handig om deze instelling te gebruiken? D5. Klik uiteindelijk op ‘OK’ om het nieuwe blok met de twee velden toe te voegen aan de lay-out. Zet het blok op de juiste plek en zorg dat het het juiste formaat heeft. D6. Maak alle kopjes die betrekking hebben op de factuurkop dik gedrukt en wijzig eventueel omschrijvingen. D7. Er zijn nu twee blokken die betrekking hebben op de factuurkop. Vergelijk de eigenschappen van de blokken. Wat gebeurt er als u de instellingen laat staan zoals ze nu staan, en u print een factuur die uit meerdere pagina’s bestaat? D8. Zorg dat beide blokken alleen op de eerste pagina zichtbaar zijn.

E - Artikelregels

E1. De kop van de artikelregels is momenteel zwart. Zorg er met behulp van de knoppen bovenin de lay-out voor dat de kop een witte of geen achtergrond heeft en dat de tekst van de kopjes zwart dik gedrukt is. Voeg ook de subkopjes toe (onder het kopje ‘Prijs’ staan bijvoorbeeld de subkopjes ‘Bruto’, ‘Korting’ en ‘Netto’). Dit zijn allen tekstlabels. E2. Klik op het paarse blok dat om de artikelregels heen staat. Gebruik dan de knop de volgende gegevens toe te voegen aan de artikelregels: Kortingspercentage Prijs (Eenheid) (= netto prijs) BTW-percentage BTW-bedrag Bedrag

Verwijder het volgende veld: -

Artikelcode

om


E3. Zet alle velden en kopjes op de gewenste plaats. E4. Zorg dat alles op de artikelregel netjes is opgemaakt (positie, lettertype, vet gedrukt) en zet ook de lijnen op de lay-out. Vergeet niet om voor het positioneren van de velden gebruik te maken van de knoppen bovenin de lay-out. TIP: Een verticale lijn maakt u door de rechter of linker kaderlijn van een tekstveld aan te zetten.

E5. Zorg dat ook de opmerkingsvelden op de juiste plek staan. Er zijn twee verschillende opmerkingsvelden: dat van het artikel en dat van de factuurregel zelf.

TIP: Als u een opmerkingsveld helemaal ‘plat’ maakt en bij de eigenschappen van het veld aangeeft dat dit ‘kan groeien’, zal het veld alleen weergegeven worden als het is gevuld. Zo voorkomt u dat er ongewenste witruimtes tussen de regels ontstaan. In het ontwerp van de lay-out zien ‘platte’ velden er zo uit:

Uiteindelijk zal het ontwerp van het blok met artikelregels er ongeveer zo uitzien om te komen tot het resultaat uit het voorbeeld:

F – Voet van de factuur

In de voet van de factuur vindt u in het voorbeeld onder andere een BTW-uitsplitsing, de factuurtotalen, eventuele factuuropmerkingen en een zin over de betaling van de factuur.

F1. Maak de zin over de betaling in orde. Dit is een tekstveld met daarin factuurvelden. Als u het tekstveld selecteert, kunt u de tekst

. Als u hierop hebt geklikt, kunt u bovenin ook

de knop terugvinden en gebruiken om velden toe te voegen aan het tekstveld. Deze velden zullen zich bij het printen van de factuur qua lengte automatisch aanpassen aan de lengte


van de inhoud, u hoeft zich hier dus bij het ontwerpen van de lay-out geen zorgen om te maken. Zorg wel dat er voor en achter een dergelijk veld altijd een spatie staat.

F2. Selecteer het blok dat om de BTW-uitsplitsing en factuurtotalen heen staat en klik op . Bekijk welke velden u eventueel nog extra kunt toevoegen aan dit blok.

TIP: De factuuropmerkingen staan in het voorbeeld helemaal onderaan de factuur. U kunt dit veld echter ook aan de kop van de factuur toevoegen, zodat het bij uw klanten meer in het oog springt.

1.

Het lijkt erop dat uw factuur lay-out klaar is voor gebruik. Test de lay-out echter eerst grondig. Het is vooral belangrijk om de volgende situaties te testen:

Artikelen en factuurregels met opmerkingen / notities Factuur met korting Factuur met verschillende BTW-percentages Factuur met meerdere regels Factuur die bestaat uit 2 pagina’s Factuur die bestaat uit meer dan 2 pagina’s

2.

U bent tevreden met het eindresultaat. Nu zijn er klanten die nooit korting van u krijgen en u wilt liever niet dat deze klanten op de factuur zien staan dat zij 0% korting krijgen.



Kopieer de factuur lay-out die u net hebt afgemaakt en verwijder dan in de nieuwe lay-out de velden die betrekking hebben op de korting



U kopieert een lay-out door de lay-out te openen en te kiezen voor ‘Bewaren als’.



Verzin een nieuwe omschrijving die duidelijk maakt dat het hier gaat om een layout zonder korting.

3.

Om te zorgen dat bepaalde klanten altijd standaard gefactureerd worden volgens een bepaalde layout, koppelt u de lay-out aan de klant:



Koppel via [Verkoop, Lay-outs, Onderhoud] en de optie ‘Koppelen’ de lay-out zonder korting aan WMS Shipyards. Dit doet u door in het gedeelte onder ‘Relatie: Lay-outs’ te kiezen voor ‘Nieuw’:




Kies dan de juiste relatie en lay-out en sla de koppeling op.



Ga nu naar [Verkoop, Verkoopfactuur, Afdrukken]. Wat is het doel van de instelling ‘Altijd de geselecteerde lay-out gebruiken’? Waarom moet u goed op deze instelling letten?

4.

U kunt een lay-out die u in een bepaalde administratie hebt gemaakt exporteren en daarna importeren in een andere administratie:



Ga naar [Verkoop, Lay-outs, Onderhoud] en klik op uw lay-out. Klik dan op de knop ‘Exporteren’. Sla het XML bestand ergens op uw computer op.



Ga naar [Verkoop, Lay-outs, Onderhoud] en kies ‘Nieuw’. Kies vervolgens voor ‘Importeer een nieuwe lay-out van bestand’ om het zojuist opgeslagen XML bestand te importeren.



De geïmporteerde lay-out is nu beschikbaar, pas eventueel de omschrijving nog aan.

NB: Als u de lay-out die u vandaag hebt gemaakt beschikbaar wilt hebben in uw eigen administratie, kunt u nu inloggen met uw eigen Exact Online inloggegevens en dan het XML bestand importeren in uw eigen administratie.

Extra: Begeleidend schrijven

5.

Als u factureert via e-mail, kan het wenselijk zijn om in de e-mail een begeleidend schrijven op te nemen.



Ga naar [Verkoop, Lay-outs, Ouderhoud] en kies voor ‘Nieuw’.




Ga wederom naar ‘Verkoopfactuur’. U vindt hier een bestaand begeleidend schrijven dat u kunt aanpassen. U kunt echter ook een geheel nieuwe lay-out aanmaken door te kiezen voor de knop ‘Nieuw’.



Kies voor ‘Maak handmatig een volledig nieuwe lay-out aan’ en selecteer het type Verkoopfactuur: E-mail text.



Klik ‘OK’.



Maak nu de inhoud voor het begeleidend schrijven, bijvoorbeeld:



U kunt velden toevoegen door ze aan de linkerkant van het scherm op te zoeken en dan te dubbelklikken op de gewenste velden.




Gebruik de knop ‘Bewaren + Testen’ om het begeleidend schrijven te testen. Het eindresultaat uit het voorbeeld zou er zo uitzien:



Ga naar [Verkoop, Verkoopfactuur, Afdrukken]. In dit scherm ziet u de instelling ‘Begeleidend schrijven’, hier geeft u aan welk begeleidend schrijven gebruikt moet worden bij het versturen van facturen per e-mail.

NB: Het daadwerkelijk versturen van e-mails is tijdens de cursus niet mogelijk.

De producten van Exact worden continue ontwikkeld en voorzien van nieuwe functionaliteiten. Houdt u er rekening mee dat de trainingsmaterialen

Recommend Documents