coverstory Archiefachterstand rijksoverheid bedraagt meer dan 800 kilometer
De papieren draak Het Nederlandse archiefwezen staat aan de vooravond van grote verschuivingen. De nieuwe shared service organisatie Doc-Direkt moet honderden kilometers aan onverwerkt archief die de departementen nog als achterstand goed te hebben maken binnen tien jaar verwerken. Intussen werkt de Algemene Rijksarchivaris Martin Berendse in overleg met OCW aan een eigentijdser regime voor archief selectie en openbaarmaking, zoals onder meer bepleit door de commissie-Davids.
14
PM 22 januari 2010
coverstory
O
m te voorkomen dat de overheid sterft aan een ‘informatie-infarct’ sloegen de departementen de handen ineen om de opgebouwde verwerkingsachterstand (een verzameling van honderden kilometers) binnen tien jaar te verhelpen, zoals de ministers van BZK en OCW al aankondigden in hun brief aan de Tweede Kamer van 7 juli 2009 over de ‘modernisering informatiehuishouding Rijk’. Donderdag 28 januari a.s. geeft staatssecretaris Ank Bijleveld van BZK in het gebouw van het ministerie van Financiën het officiële startschot voor Doc-Direkt, een nieuwe interdepartementale archiefverwerkingdienst die het kabinetsvoornemen met ingang van volgend jaar tot werkelijkheid moet brengen. Doc-Direkt is onder meer gehuisvest in het gebouw van het ministerie van Financiën en zal behalve uit zo’n 190 archief specialisten, documentalisten en andere specialisten (voornamelijk betrokken van de diverse ministeries) bestaan uit de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) in Winschoten, die opgaat in groter verband maar eigen locatie behoudt, en de Interim Organisatie Rijks Archieven (IORA) te Rotterdam, die eind vorig jaar werd ontbonden. In totaal zal de dienst zo’n 330 personeelsleden tellen. ‘Prékwartiermaker’ van Doc-Direkt is Dirk-Jan de Bruijn, die via de Algemene Bestuursdienst als interimmer tijdelijk de leiding heeft. Per 1 februari wordt hij opgevolgd door kwartiermaker/beoogd directeur Kaat Appelman, voorheen directielid bij Rijkswaterstaat. De Bruijn spreekt van ‘behoorlijke achterstanden’ in het tijdig verwerken en overdragen van de archieven en van nog steeds grote aanwas van archieven. Om de exacte mate van achterstand te berekenen wordt er momenteel een ‘schouwing’ uitgevoerd op de departementale archieven, als ook pilots om erachter te komen ‘welke delen vernietigd kunnen worden zonder al te veel kleerscheuren op te lopen’. Doc-Direkt zal een ‘balans tussen zorgvuldigheid en snelheid’ moeten vinden om aan de deadline die het kabinet stelde te kunnen voldoen, aldus De Bruijn. ‘We zullen kilometers moeten maken, maar hoe sneller de verwerking, des te groter het risico dat er iets mis gaat en stukken die eigenlijk toegankelijk gemaakt hadden moeten worden in de papiervernietiger komen. Maar de huidige situatie is ook zeker niet in control. Je kunt wel alles bewaren, maar als je vervolgens niets kunt terugvinden is dat ook een gevaar en biedt al dat bewaren niet meer dan schijnzekerheid. Om die reden wordt er nu in de vorm van pilots ervaring opgedaan in nieuwe methodes om die juiste balans ook te kunnen garanderen. Uit recente affaires als de kredietcrisis, maar ook in de naspeuringen van de commissie-Davids, bleek hoe essentieel een goede informatiehuishouding is, en hoe groot de politieke risico’s verbonden zijn aan het
ontbreken daarvan. Wij streven naar een zo transparant mogelijke i nformatieketen die gericht is op de gebruiker. E ssentieel daarbij is dat we door deze krachtenbundeling in de keten werken aan een betere positionering van de informatiefunctie. Het gaat nadrukkelijk niet om papier, maar om informatie.’
Tekst René Zwaap Foto’s Welmer Keesmaat
Landsbelang Volgens de Archiefwet van 1995 moet alle overheidsinformatie binnen 20 jaar worden overgedragen aan het Nationaal Archief om door het publiek te kunnen worden geraadpleegd. 95 procent van de overgedragen stukken is direct in te zien. Voor de andere 5 procent geldt dat vanwege privacy, het landsbelang (of dat van een bondgenoot) of door ‘onevenredige benadeling of bevoordeling’ van derden archieven nog een tijd gesloten blijven, of slechts beperkt openbaar worden. Zo’n beperking geldt altijd voor een van tevoren vastgestelde periode. Aan de overdracht aan het Nationaal Archief gaat een selectieproces vooraf, waar behalve de archivarissen van de departementen ook de Algemeen Rijksarchivaris bij is betrokken. Gemiddeld wordt zo’n 5 tot 10 procent van de totale archiefvoorraad overgedragen. De departementen hebben daarbij een forse achterstand opgelopen, die in het recente verleden op 800 kilometer hemelsbreed (de
‘Al dat bewaren biedt alleen maar schijnzekerheid als je niets kunt terugvinden’ afstand Den Haag-Zürich) is geschat. Veel archieven bij de departementen liggen vanaf 1975 (dus ver na de overdrachtstermijn) op bewerking te wachten en zijn dus nog niet ontsloten. Algemeen Rijksarchivaris Martin Berendse: ‘De termijn voor overdracht binnen 20 jaar uit de Archiefwet kent één ontsnappingsclausule. Zo kan een archief worden achtergehouden als het d ossier in kwestie nog loopt – de termijn kan dan met maximaal 10 jaar worden opgerekt. Dat is dus in feite een uitzonderingsmaatregel, maar zoals wel vaker gebeurt wordt de uitzondering vaak de regel. Zo is de opstopping ontstaan, waar er wel grote onderlinge verschillen bestaan tussen de departementen. Een ministerie als Economische Zaken heeft heel wat minder archief dan Justitie, dat een enorme uitvoeringsorganisatie heeft en veel meer papier moet verwerken. Voordat er vernietiging mag plaatsvinden, moet er een ontwerp selectielijst worden opgesteld door de departementale informatiedienst, en die lijst wordt vervolgens doorgenomen in een driehoeksoverleg waarin behalve de Algemene Rijksarchivaris en de departementale archivaris ook nog een vertegenwoordiger vanuit de samenleving zit, afhankelijk van de aard van het beleidsterrein. Alleen Buitenlandse Zaken heeft een eigen archiefcommissie. Die 22 januari 2010 PM
15
coverstory
Algemeen Rijksarchivaris Martin Berendse (op de foto links)
ontwerp-selectielijst wordt gepubliceerd om inspraak mogelijk te maken, vervolgens gecontroleerd door de Raad voor Cultuur, waarna er een beroepsmogelijkheid bestaat bij de rechtbank en uiteindelijk ook nog bij de Raad van State. In het verleden is zo’n voordracht tot vernietiging al eens met succes aangevochten bij de Raad van State, door iemand die het niet eens was met het voornemen om een civielrechtelijk dossier te vernietigen over een zaak waar hij bij betrokken was.’ Het meest gevoelig van alles liggen natuurlijk de zogeheten ‘gerubriceerde’ archieven, dossiers die nog gesloten blijven voor het publiek op grond van staatsbelang of privacybescherming. Die geheim-
De geheimhoudinsplicht werd onlangs nog gekappitteld door de commissie-Davids houdingsdrang werd onlangs nog gekapitteld in het rapport van de commissie-Davids, die in de laatste aanbeveling van haar rapport stelt: ‘De commissie heeft zich bij inzage van sommige staatsgeheime stukken afgevraagd welke de redelijke zin kan zijn van de nog steeds daaraan gehechte rubricering. Geschiedschrijving en waarheidsvinding worden hiermee zonder voldoende grond belemmerd. Het verdient aanbeveling om een stelsel in te voeren van periodieke toetsing of een rubricering verantwoord is. Hier ligt een taak voor de Algemeen Rijksarchivaris en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, waaronder hij ressorteert’. Dat is een saillante constatering, zeker gezien het feit dat de commissie
16
PM 22 januari 2010
in de gelederen ook historicus-jurist Cees Fasseur had, die in zijn recente biografische naspeuringen naar Wilhelmina, Juliana en Bernhard grossierde in het met toestemming van de Staat publiceren van staatsgeheimen (zie pagina 17).
Krampachtig Berendse zint al enige tijd op manieren om de krampachtige wijze waarop er in Nederlands met vertrouwelijke stukken wordt omgegaan te doorbreken. De Rijksarchivaris is nauw betrokken bij elk besluit om een bepaald dossier na de archiefoverdracht gesloten te houden. Hij moet daarover volgens de wet worden geconsulteerd door de archivaris van het betreffende departement. Berendse: ‘Vaak gaat het in zo’n archiefblok om één stuk of één dossier dat men niet aan de openbaarheid kan prijsgeven. Haal dan dat ene stuk of dossier eruit, behandel dat apart en maak de rest van het archiefblok wel raadpleegbaar en vermeld netjes dat een klein deel van het blok is afgescheiden en voor bepaalde tijd niet of beperkt openbaar is.’ Mag er ook archief worden vernietigd om het uit de openbaarheid te houden? Berendse: ‘Nee, dat mag zeker niet. Alle relevante archiefstukken moeten worden overgedragen.’ Als stelregel hanteert de Rijksarchivaris het adagium ‘je gooit alleen iets weg als je het niet nodig hebt’, maar daarover kunnen meningen verschillen naarmate de tijd verstrijkt, zo signaleert hij. Berendse: ‘Toen in 1997 de LiRo-archieven werden gevonden in het gebouw van een voormalig agentschap van het ministerie van Financiën in Amsterdam, leidde dat tot grote publieke consternatie. De gedachte was dat de gegevens van die roofbank
coverstory voor geconfisqueerd bezit van Joodse Nederlanders waren achtergehouden, maar in werkelijkheid was dat archief al op de selectielijst voor vernietiging gezet. Daar was echter geen gevolg aan gegeven en het bestaan van het archief was uiteindelijk in de vergetelheid geraakt. Wat in de jaren zestig nog van nul en generlei waarde werd beschouwd leidde 30 jaar later tot grote publieke verontwaardiging – de waarde van een bepaald archief is in die zin onderhevig aan emotionele fluctuaties. Daarom is het selectiebeleid zo’n gevoelig onderwerp.’ Berendse is momenteel nauw betrokken bij de totstandkoming van de Visie Archiefbeleid die de minister van OCW in de tweede helft van dit jaar zal presenteren. In die visie zullen de sleutels tot een nieuw selectiebeleid worden uitgereikt, zo is de verwachting. Vanuit diverse kanten – te beginnen met de motieKalsbeek/Dittrich van 12 oktober 2005 – is aangedrongen op het toegankelijk maken van het Koninklijk Huis Archief, maar volgens Berendse is daar weinig kans op. ‘Dat is een privéarchief van een familie, en dus in principe geen staatszaak. De Raad van State bevestigde in 2006 nog eens dat het Koninklijk Huisarchief evenmin als andere particuliere archieven onder de Archiefwet valt. De stukken van het Kabinet van de Koningin vallen echter wel degelijk onder de Archiefwet, want die gaan over het optreden van het staatshoofd en dat is een overheidsorgaan in de zin van de Archiefwet. Overigens is er al wel langer behoefte aan meer betrokkenheid van het openbare archiefwezen bij particuliere archieven in het algemeen.’ Berendse
wijst op het advies Het tekort van het teveel van de Raad voor Cultuur uit 2005 dat een pleidooi bevat voor meer aandacht van de staat voor particuliere archieven. ‘Dit is een interessante gedachte, die wel veel haken en ogen kent. Onmiddellijk doet zich de vraag voor hoe de overheid p articulieren zou kunnen bewegen hun archieven zorgvuldig te bewaren en over te dragen aan een openbare archiefbewaarplaats. Zou je bijvoorbeeld bepaalde waardevolle archieven moeten kunnen kopen? Op die manier komt er economische waarde aan
‘De waarde van een archief is onderhevig aan emotionele fluctuaties’ archieven, en die hebben dat tot nu toe niet. Het zou natuurlijk wel erg leerzaam kunnen zijn de archieven van een bank als de ABN Amro op deze manier toegankelijk te maken. Je zou er ook niet aan moeten denken dat een prachtige archiefcollectie als die van het Internationaal Instituut voor de Sociale Geschiedenis (IISG) over de landsgrenzen zou verdwijnen, maar er zijn op dit moment geen rechtsmiddelen om dat tegen te houden. Binnen de erfgoedwetgeving (Wet behoud cultuurbezit) bestaat een aanwijzingsbevoegdheid voor de minister van OCW om in het nationaal belang te voorkomen dat bijzonder erfgoed het land verlaat. Maar die wet geldt nog niet voor archieven omdat archivarissen er tot nu toe heel huiverig voor zijn als er internationale handel in particuliere archieven ontstaat.’
Historicus Harry Veenendaal voert actie voor open archieven
Staatsgeheim gezocht Samen met journalist Jort Kelder richtte historicus Harry Veenendaal de stichting Ali Baba op om pressie uit te oefenen voor de openbaarmaking van geheime stukken uit het Kabinet Minister-President en het Koninklijk Huis Archief. ‘Ik kreeg het idee in een schemercircuit te zijn beland waar de normale spelregels van de Wob en de Archiefwet ophielden te bestaan,’ zegt hij over zijn ervaringen met de ‘afdeling staatsgeheimen’ van het Nationaal Archief.
O
p de zesde verdieping van het Nationaal Archief in Den Haag bevindt zich een grote kluis waar de ‘gerubriceerde archieven’ van het Kabinet Minister-President (KMP) zijn ondergebracht. De ‘Zesde’, zoals de afdeling in de regel wordt genoemd, is een zwaarbeveiligde bunker waar alleen maar ambtenaren mogen werken met een speciale ‘clearance’ van de AIVD. Buiten-
staanders krijgen maar zelden toegang tot de stukken van deze ‘afdeling staatsgeheimen’. Historicus-jurist Harry Veenendaal bouwde de afgelopen jaren een speciale relatie met ‘De Zesde’ op, waarvan hij verslag doet in het ‘bookazine’ Z.K.H., Hoog spel aan het hof van Zijne Koninklijke Hoogheid, dat hij schreef in samenwerking met journalist Jort Kelder en dat veel commotie veroorzaakte door onthullingen over bemoeienissen van prins Bernhard met naoorlogs Indonesië.
De prins zou volgens de naspeuringen van Veenendaal en Kelder in Indonesië hebben gestreefd naar een post als ‘viceroy’ (onderkoning) en bediende zich om die reden van wapenhandel ten bate van moslim-fundamentalistische groepering Daroel Islam om het regime van Soekarno te destabiliseren en een (mislukte) staatsgreep op Java onder regie van de beruchte KNIL-kapitein Raymond Westerling, alias ‘de bloedhond van Celebes’. De stukken waar Veenendaal en Kelder zich op baseren vielen eerder deze maand vrij en werden met enig vlagvertoon uit de kluis van de ‘Zesde’ gehaald en voor het oog van de massaal uitgerukte media tentoongesteld in de leeszaal van het Nationaal Archief. Motief tot de openbaar making was het feit dat Bernhard en Juliana inmiddels vijf jaar geleden over22 januari 2010 PM
17
coverstory leden zijn, waardoor de geheimhouding in verband met privacyoverwegingen was komen te vervallen. Veenendaal had de bedoelde stukken al begin 2009 mogen raadplegen nadat historicus Cees Fasseur speciale toestemming had gekregen voor het raadplegen van de gerubriceerde archieven van het KMP ten behoeve van zijn boek Juliana & Bernhard, Verhaal van een huwelijk 1936-1956, dat in 2008 het licht zag, twee jaar voor het verstrijken van de geheimhoudingstermijn. Veenendaal: ‘In 2001 kreeg ik via diens nabestaanden de dagboeken in handen van Gerrie van Maasdijk, voormalig Kamerheer in buitengewone dienst van koningin Juliana. De inhoud daarvan bleek meer dan brisant. Ik realiseerde me direct dat ik een bom in handen had en ik vond het geen gerust idee die dagboeken gewoon bij mij thuis te hebben staan. Om te voorkomen dat de documenten in verkeerde handen zouden kunnen vallen, benaderde ik het Nationaal Archief met het idee de dagboeken daar in bewaring te geven, zodat ze tenminste veilig zouden zijn. Het resultaat van mijn inspanningen was echter dat ik die dagboeken voorgoed dreigde kwijt te raken als ik een bewaarnemingsovereenkomst zou afsluiten met het Nationaal Archief. De stukken zouden dan hoogstwaarschijnlijk tot staatsgeheim worden verklaard en dan zou ik er niet meer bij kunnen. Inmiddels benaderde ik diverse insiders als ex-premier Van Agt, ex-topambtenaar van Algemene Zaken en Staatsraad Rein-Jan Hoekstra en Renée Roëll, een goede vriendin van koningin Beatrix. Zij allen gaven me op goede gronden te verstaan dat
ik op een bom zat en er goed aan deed geen woord over de kwestie te publiceren zolang Juliana en Bernhard nog in leven waren. Hein Jongbloed, projectleider van het KMParchief, gaf me het advies de paperassen “desnoods in Frankrijk in een blok beton te gieten en diep in de grond te laten zakken”. Ik zou er goed aan doen een paar goede dievenklauwen op mijn deur te zetten mocht ik toch besluiten de d agboeken in eigen bezit te houden. Ik kreeg het idee in een schemercircuit te zijn beland waar de normale spelregels van de Wob en de Archiefwet ophielden te bestaan. ’
Fasseur Naast de dagboeken van Van Maasdijk richtte Veenendaal zich in zijn onderzoek met name op acht geheime onderzoeksrapporten van de Koninklijke Marechaussee naar de handel en wandel van JanWillem Duyff (1907-1969), een intimus van prins Bernhard. Duyff, tijdens de bezetting actief in het verzet en na de oorlog hoogleraar mathematische fysiologie aan de Universiteit Leiden, werd door de marechaussee beschouwd als de kwade genius achter de plannen om Soekarno ten val te brengen. De marechausseerapporten, waarnaar Van Maasdijk in zijn dagboeken verwees, bleken te liggen op de ‘Zesde’. Omdat Veenendaal geen toestemming kreeg die te raadplegen, waarschuwde hij historicus Cees Fasseur, die de s tukken vervolgens ‘per kerende post’ (aldus Veenendaal) kreeg toegestuurd door het ministerie van Algemene Zaken. Veenendaal: ‘ De rechtsbasis hiervan is tamelijk dun. Immers, van een formele derubricering is
geen sprake.’ Fasseur verwerkte de stukken in zijn in 2008 verschenen studie over Juliana en Bernhard. Veenendaal: ‘Dat deed Fasseur echter met zoveel dédain voor de figuur van Duyff – zoals hij in zijn boek ook Van Maasdijk behandelt – dat ik me geroepen voelde een tegengeluid te laten horen, eens te meer daar Fasseur wel erg selectief gebruik maakt van de documenten inzake Duyff, die ik uiteindelijk toch in handen kreeg na een succesvol beroep op de Wob. Hoewel er nog veel onderzoek nodig is om helderheid te krijgen vond ik dat deze kwestie niet zo makkelijk mocht worden afgedaan. De Bijlmerbajes zit vol met mensen die nog geen 20 procent op hun geweten hebben van de zaken die in deze affaire allemaal hebben gespeeld. Ik vind het nogal bedenkelijk dat stukken die eigenlijk mee hadden moeten spelen in strafrechtelijk onderzoek tot aan 2009 zijn achtergehouden door de overheid.’ Voor zijn studie in de rechtsgeleerdheid wijdde Veenendaal een doctoraalscriptie aan de mogelijkheid van conservatoir inbeslagname van staatsgeheime stukken, een mogelijkheid die nu wordt bestudeerd door de advocaten van Robert en Eleonora van Maasdijk, kinderen van Kamerheer Van Maasdijk, die juridische stappen hebben aangekondigd tegen Fasseur vanwege ‘karaktermoord’ op hun vaders nagedachtenis. Veenendaal: ‘De Van Maasdijks overwegen stukken te vorderen uit het Koninklijk Huis Archief, zodat je de situatie kan krijgen dat een deurwaarder met een brief met de aanhef “In naam van de Koningin” bij het koninklijk paleis zou aankloppen om die stukken in beslag te nemen.’ ·
Archiefstukken over de Lockheed-affaire van de Commissie van Drie werden begin deze maand uit de kluis van de ‘Zesde’ gehaald
18
PM 22 januari 2010
