HUISHOUDELIJK REGLEMENT OUDERRAAD O.B.S. DE GOUWZEE Wilhelminalaan 58 1141 CW Monnickendam
DEFINITIES Artikel 1 ‘’Ouders’’:
de ouders, voogden en verzorgers van de leerlingen die op school zijn ingeschreven.
‘’Ouderraad’’: de geledingenraad van ouders ofwel het bestuur van de Stichting Ouderraad OBS De Gouwzee ‘’Medezeggenschapsraad’’: de medezeggenschapsraad als bedoeld in artikel 4 van de wet medezeggenschap onderwijs, Staatsblad 1981, nr 778 ‘’Schoolleiding’’: directeur en adjunct-directeur ‘’Schoolbestuur’’: het bestuur van het openbaar primair en voortgezet onderwijs (ook wel bevoegd gezag genoemd (SPOOR)) met inachtneming van door hen te stellen regels.
TAKEN EN BEVOEGDHEDEN Artikel 2 De ouderraad heeft tot taak: 1. een bijdrage te leveren aan de positieve ontwikkeling van de school. 2. de belangstelling voor en de betrokkenheid van ouders bij de school in al haar facetten te bevorderen. 3. te bevorderen dat de ouders ondersteunende werkzaamheden voor de school kunnen verrichten. 4. de belangen van de ouders te behartigen bij de medezeggenschapsraad, bij de schoolleiding en zo nodig bij het schoolbestuur. 5. de medezeggenschapsraad in te lichten over de door haar genomen besluiten en andere activiteiten binnen de school. 6. activiteiten te organiseren, zoals evenementen voor en door de leerlingen, ouderavonden en vergaderingen.
Artikel 3 De ouderraad is bevoegd: 1.naar schoolleiding en schoolbestuur op te treden ter vertegenwoordiging van de ouders zonder dat hierdoor aan hun individuele rechten en verplichtingen tekort wordt gedaan. 2. een vertegenwoordiger van de ouderraad af te vaardigen naar de medezeggenschapsraad. 3. desgevraagd of eigener beweging advies uit te brengen aan de medezeggenschapsraad als geheel over die zaken die de ouders in het bijzonder aangaan. 4. rechtsgeldige besluiten te nemen indien tweederde van het bestuur aanwezig/vertegenwoordigd is.
SAMENSTELLING, KANDIDAATSTELLING EN VERKIEZING Artikel 4 1. Iedere ouder is bevoegd zichzelf kandidaat te stellen voor de ouderraad. 2. De ouderraad stelt de ouders tenminste drie weken voor de verkiezingen schriftelijk op de hoogte van de datum waarop de verkiezing van de leden van de ouderraad zal plaatsvinden. De ouderraad maakt de ouders er op attent dat zij zich, tot uiterlijk één week voor de verkiezingen, kandidaat kunnen stellen. 3. De stemming geschiedt schriftelijk. 4. De ouderraad bestaat uit tenminste vijf, maximaal negen leden, die worden gekozen door de ouders van de school bij geheime stemming. In beginsel wordt de ouder die de meeste stemmen krijgt, bij de jaarlijkse verkiezing, benoemd. Bij een gelijk aantal stemmen beslist de voorzitter. 5. Indien niet meer kandidaten zijn gesteld dan zetels in de ouderraad beschikbaar zijn, vindt geen verkiezing plaats en worden de gestelde kandidaten geacht te zijn gekozen. 6. De jaarlijkse verkiezing vindt plaats,indien mogelijk, voor de herfstvakantie doch uiterlijk voor 15 November van elk schooljaar. 7. Uit eenzelfde gezin kan niet meer dan één persoon lid zijn van de ouderraad of medezeggenschapsraad. Bovendien kan niemand lid zijn van zowel OR en MR. 8. Leden bij een jaarlijkse verkiezing gekozen, hebben zitting voor twee jaar. In tussentijdse vacatures wordt voorzien uiterlijk bij de eerstvolgende jaarlijkse verkiezing. Degene die in een tussentijdse verkiezing wordt gekozen treedt in de plaats van diegene die hij/zij opvolgt. 9. Elk jaar treedt volgens een door de ouderraad vast te stellen rooster, een aan de zittingstermijn gerelateerd deel van de leden af. De aftredende leden zijn terstond herkiesbaar indien zij op het tijdstip van de verkiezingen behoren tot de ouders.
10. Zodra leden niet langer tot de ouders van de school behoren, worden zij geacht geen deel meer uit te maken van de ouderraad. 11. Om te voorkomen dat de ouderraad inactief wordt dienen de leden van de ouderraad bij iedere vergadering aanwezig te zijn. Indien dit niet mogelijk is kan er een vertegenwoordiger uit de werkgroep aangesteld worden als plaatsvervanger. 12. Een vertegenwoordiging van het schoolteam is ter advisering aanwezig bij de vergadering van de ouderraad. 13. De ouderraad kiest jaarlijks, na de verkiezing, uit de leden een voorzitter, secretaris en penningmeester, die samen het dagelijks bestuur vormen. De functies van secretaris en penningmeester kunnen in één persoon zijn verenigd. Desgewenst worden tevens plaatsvervangers voor deze functies aangewezen. Het dagelijks bestuur is verantwoording schuldig aan de ouderraad. 14. De voorzitter deelt de samenstelling van de ouderraad en van het dagelijks bestuur binnen twee weken na de verkiezing mee aan de ouders, de schoolleiding en de medezeggenschapsraad. 15. Nieuwe ouderraadsleden dienen zich op de hoogte te stellen van dit reglement, zich hieraan te conformeren en te ondertekenen.
WERKWIJZE Artikel 5 1. De ouderraad vergadert in het openbaar, tenminste 4 maal per jaar. De eerste vergadering moet plaatsvinden vóór de jaarvergadering in verband met het vaststellen van de begroting. Indien de agenda hiertoe aanleiding geeft en indien tweederde van de aanwezigen hiertoe besluit, vindt de vergadering plaats in beslotenheid. 2. De agenda wordt samengesteld door het dagelijks bestuur en wordt minstens één week van tevoren bekend gemaakt aan de leden van de ouderraad. Aanvullende agendapunten kunnen voor die termijn ingediend worden. 3. De notulen en agenda van vergaderingen van de ouderraad zijn toegankelijk voor alle ouders van de op de school ingeschreven leerlingen en alle leden van het schoolteam. 4. Om samenwerking met de medezeggenschapsraad te bevorderen worden de notulen en agenda van de ouderraad ter inzage gegeven aan de medezeggenschapsraad.
Artikel 6 1. De ouderraad en de werkgroepen kunnen geen besluiten nemen op didactisch en onderwijstechnisch gebied. 2. Voorstellen op didactisch en onderwijstechnisch gebied kunnen worden ingediend bij de medezeggenschapsraad.
3. Op uitnodiging van het schoolteam kan de ouderraad één of meer leden afvaardigen naar de vergadering van het team als de agenda dit noodzakelijk maakt. Over de toelating tot en de wijze van deelname aan de vergadering wordt besloten in overeenstemming met de schoolleiding en het team.
TAKEN DAGELIJKS BESTUUR Artikel 7 De secretaris is belast met de correspondentie, het maken van de notulen van de vergaderingen van de ouderraad en de jaarvergadering(en) en met het beheer van het archief van de ouderraad. Hij/zij doet eenmaal per jaar, in ieder geval ten behoeve van de jaarvergadering, schriftelijk verslag aan de ouders van de samenstelling en de werkzaamheden van de ouderraad. Artikel 8 1. De voorzitter en de secretaris tekenen de brieven die namens de ouderraad uitgaan. 2. De voorzitter is belast met het leiden van de vergadering van de ouderraad. Hij/zij is verplicht een extra vergadering te beleggen indien tenminste één derde van de leden hiertoe schriftelijk verzoekt. Deze bijeenkomst moet binnen veertien dagen na het verzoek plaatsvinden. Artikel 9 1. De penningmeester maakt jaarlijks vóór de eerste ouderraadvergadering van het nieuwe schooljaar, een financieel verslag over het voorgaande schooljaar. Hij/zij stelt in samenspraak met de werkgroepen de begroting op voor het dan lopende schooljaar. Het verslag en de begroting worden tijdens de eerste ouderraadvergadering vastgesteld. Daarna worden het verslag en de begroting aan de medezeggenschapsraad, en tijdens de jaarvergadering aan de ouders, ter goedkeuring gepresenteerd. 2. Halfjaarlijks verstrekt de penningmeester nog een financieel overzicht aan de ouderraad. 3. De penningmeester beheert de gelden verkregen uit vrijwillige ouderbijdragen en uit andere bronnen. 4. Een kascontrolecommissie, van wisselende samenstelling, bestaande uit twee leden, controleert de bescheiden, betrekking hebbende op de inkomsten en uitgaven van deze gelden. De kascontrolecommissie brengt van haar bevindingen jaarlijks schriftelijk verslag uit op de algemene jaarvergadering. Elk jaar treedt één lid van de kascontrolecommissie af. Het aftredende lid is niet terstond herkiesbaar. Een aaneengesloten zittingsperiode in de kascontrolecommissie is maximaal twee jaar.
INSPRAAK Artikel 10
Alle tijdens een schooljaar door het bestuur genomen besluiten worden na iedere vergadering op de website gepubliceerd. Tijdens de jaarvergadering worden ouders in de gelegenheid gesteld hierop te reageren. Artikel 11 1. Het huishoudelijk reglement wordt op de website gepubliceerd. 2. Ouders van de op school ingeschreven leerlingen hebben het recht wijzigingen en/of aanvullingen op dit reglement voor te stellen.
JAARVERGADERINGEN Artikel 12 1. Tenminste één maal per jaar belegt de ouderraad, indien gewenst in combinatie met de medezeggenschapsraad, een jaarvergadering met een algemeen karakter. Deze jaarvergadering vindt plaats vóór de herfstvakantie. De agenda voor deze vergadering wordt samengesteld door de ouderraad. Aan de orde komen: het inhoudelijke en financiële jaarverslag en het jaarplan van de ouderraad. Tevens worden dan, op voorstel van de ouderraad, de hoogte van de vrijwillige ouderbijdrage en de begroting vastgesteld. 2. Een buitengewone jaarvergadering kan worden bijeen geroepen als tenminste 25% van de ouders de wens daartoe te kennen geeft aan de ouderraad. Ook voor een dergelijke vergadering stelt de ouderraad de agenda samen. Deze jaarvergadering wordt belegd binnen één maand nadat het verzoek is ontvangen. Artikel 13 De leiding van de jaarvergaderingen berust bij de voorzitter van de ouderraad. Hij/zij is bevoegd de leiding over te dragen aan anderen, wanneer de omstandigheden daartoe aanleiding geven. Artikel 14 1. De uitnodigingen, die tevens de agenda en te behandelen stukken bevatten, worden tenminste twee weken voor de te houden jaarvergadering verzonden. Behoudens de ouders ontvangt in elk geval het aan de school verbonden personeel een uitnodiging. 2. Tot de jaarvergadering hebben ook personen toegang die door de ouderraad zijn uitgenodigd.
STEMMINGEN Artikel 15 1. Besluitvorming vindt in beginsel plaats op basis van consensus. Indien dit niet wordt bereikt wordt overgegaan op hoofdelijke instemming. (zie artikel 16). Één stem per werkgroep.
2.Een vergadering van de ouderraad kan slechts besluiten nemen indien tweederde van het aantal zitting hebbende leden is opgekomen. 3. Wanneer het vereiste aantal leden niet is opgekomen, wordt een nieuwe vergadering belegd, met dien verstande dat er slechts vierentwintig uur hoeft te zitten tussen de schriftelijke uitnodiging voor deze vergadering en het tijdstip van de vergadering. 4. Op deze laatste vergadering kunnen besluiten worden genomen ongeacht het aantal leden dat aanwezig is. Artikel 16 Over personen wordt schriftelijk, over zaken mondeling gestemd. Besluiten over zaken worden genomen bij enkelvoudige meerderheid (de helft + één). Bij het bepalen van het aantal der uitgebrachte stemmen, wordt het aantal stemonthoudingen, dan wel het aantal blanco stemmen, niet meegeteld. Bij staking der stemmen is het voorstel verworpen.
WERKGROEPEN Artikel 17 1.De ouderraad formeert een aantal werkgroepen, ten behoeve van de organisatie van activiteiten, waarbij participatie van ouders zeer wenselijk is. 2. Een werkgroep bestaat uit minimaal drie en maximaal negen leden, tenzij omstandigheden een gewijzigde groepsgrootte noodzakelijk maken, dit naar het oordeel van de ouderraad. 3. Het coördinatorschap van de werkgroep wordt bekleed door een lid van de ouderraad. 4. Nieuwe leden van een werkgroep worden namens de ouderraad benoemd door de coördinator van de betreffende werkgroep. 5. In iedere werkgroep is het schoolteam vertegenwoordigd door een leerkracht, de overigen zijn ouders van de op school ingeschreven leerlingen. De oproep tot deelname aan de werkgroepen wordt aan alle ouders medegedeeld. Indien zich meer kandidaten hebben aangemeld dan de beschikbare plaatsen, beslist de ouderraad in overleg met de betrokkenen. 6. De werkgroepen worden geformeerd, in principe binnen een week na de eerste vergadering van de nieuwe ouderraad. De portefeuilleverdeling onder de coördinatoren van de werkgroepen vindt plaats in de eerste vergadering van de ouderraad na de algemene jaarvergadering. Wordt een project/werkgroep opgeheven dan blijft de coördinator lid van de ouderraad, als lid zonder portefeuille. 7. Een werkgroep kan voor de uitwerking van de plannen hulp vragen aan een ieder, die zij voor de uitvoering daarvan noodzakelijk acht. 8. Iedere werkgroep zorgt voor zijn interne communicatie.
Artikel 18 1. Een werkgroep neemt besluiten met algemene stemmen. 2. Indien geen besluitvorming in een werkgroep mogelijk is, wordt het probleem doorverwezen naar de ouderraad.
Artikel 19 1. Iedere werkgroep dient aan het begin van het schooljaar een begroting in bij de ouderraad, die de werkgroep aan de hand daarvan de beschikking kan geven over een budget. 2. Alle geldhandelingen voor de werkgroepen lopen via de penningmeester van de ouderraad.
TUSSENTIJDS AFTREDEN OUDERRAAD/OUDERRAADSLID Artikel 20 1.Wanneer de helft plus één van het aantal leden daartoe besluit, treedt de ouderraad in zijn geheel af. Een dergelijk besluit kan alleen worden genomen als het aftreden is opgevoerd als punt op de tevoren opgestelde agenda van de vergadering van de ouderraad en als een meerderheid van het aantal leden bij die vergadering aanwezig is. Is een meerderheid van de leden niet opgekomen, dan wordt een nieuwe vergadering belegd, die dient plaats te vinden op een tijdstip dat ligt tussen twee en drie weken na de datum van de eerste vergadering. Op de nieuwe vergadering kan het geagendeerde besluit worden genomen ongeacht het aantal aanwezigen. 2. De aftredende ouderraad benoemt een commissie, die zorg draagt voor verkiezingen voor een nieuwe ouderraad. In deze commissie kunnen alle ouders, met uitzondering van de leden van de afgetreden ouderraad, zitting hebben. 3. De leden van de afgetreden raad zijn herkiesbaar, met inachtneming van artikel 4. Artikel 21 1. De ouderraad kan op schriftelijk verzoek van tenminste tweederde deel van het aantal leden van de ouderraad besluiten een lid uit de functie te ontzetten. Op de eerstvolgende jaarvergadering wordt het tussentijds aftreden van een individueel ouderraadslid voorgelegd. Het bedoelde ouderraadslid treedt daadwerkelijk af indien tenminste tweederde van de aanwezige ouders hiermee instemt. 2. Het in het eerste lid bedoelde verzoek kan slechts door de ouderraad worden gedaan op grond van het feit dat de belanghebbende de werkzaamheden van de raad ernstig belemmert dan wel de ouderraad schade berokkent. 3. Betrokkene wordt niet eerder tot aftreden gedwongen dan nadat deze in de gelegenheid is gesteld zich mondeling of schriftelijk te verweren.
4. Van het mondeling verweer wordt verslag gemaakt, dat aan betrokkene wordt toegezonden ter ondertekening voor akkoord. Weigert betrokkene de ondertekening dan wordt daarvan, zo mogelijk met vermelding van reden, melding gemaakt. Betrokkene stuurt het ondertekende verslag binnen veertien dagen retour, al of niet voorzien van opmerkingen. 5. Van de uiteindelijke beslissing wordt betrokkene onverwijld bij aangetekende brief in kennis gesteld. De beslissing is met redenen omkleed. 6. Een vertrek op eigen verzoek van een ouderraadslid wordt opgevangen door tussentijdse verkiezingen. Het hierdoor benoemde ouderraadslid treedt in het rooster van aftreden in de plaats van degene die hij/zij opvolgt (zie art.4 lid 1).
SLOTBEPALING Artikel 22 1. Dit reglement en de daarin aan te brengen wijzigingen worden op voorstel van de ouderraad bij tweederde meerderheid van de stemgerechtigde aanwezigen, tijdens de jaarvergadering door de ouders vastgesteld. Het vastgestelde reglement of de wijziging worden ter kennis gebracht van de schoolleiding en de medezeggenschapsraad. 2. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de ouderraad.
Aldus vastgesteld,
Monnickendam, 5 -6-2013. Namens de ouderraad, De voorzitter: De secretaris: De penningmeester: Werkgroepen:
