De opzet van een centrale inhuurfunctie

De opzet van een centrale inhuurfunctie Afstudeerscriptie

Leon Versteegen

De opzet van een centrale inhuurfunctie

Instelling

:

Studierichting Specialisatie

: :

Katholieke Universiteit Nijmegen Informatica Bedrijfsgericht

Afstudeerbegeleider Afstudeerdocent

: :

Theo van der Weide Theo van der Weide

Periode Scriptienummer

: :

17-07-2000 t/m 30-05-2001 477

Pagina 2 van 70


Inhoudsopgave Voorwoord ........................................................................................................................... 4 1 Inleiding........................................................................................................................ 5 2 Huidige situatie ............................................................................................................ 6

2.1 De organisatie van de ABN AMRO............................................................................6 2.2 Structuur afdelingen...................................................................................................6 2.2.1 IT Services & Support ........................................................................................6 2.2.2 Technology & Trading Floors.............................................................................8 2.3 Huidige inhuurprocessen............................................................................................8 2.3.1 IT Services & Support ........................................................................................9 2.3.2 Technology & Trading Floors...........................................................................13 2.4 Verschillen inhuurprocessen.....................................................................................17 3

Opzet centrale inhuurfunctie..................................................................................... 21

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 4

Functionele beschrijving centrale inhuurfunctie...................................................... 26

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 5

Interne aanvraag.......................................................................................................21 Externe aanvraag & selectieprocedure ......................................................................22 Administratieve & praktische afhandeling komst nieuwe externe medewerker..........23 Begeleiding & facturering externe medewerker ........................................................24 Beëindiging werkzaamheden externe medewerker....................................................24 Interne aanvraag.......................................................................................................26 Externe aanvraag & selectieprocedure ......................................................................28 Administratieve afhandeling komst nieuwe externe medewerker ..............................29 Praktische afhandeling komst nieuwe externe medewerker .......................................32 Begeleiding externe medewerker..............................................................................33 Facturering externe medewerker...............................................................................34 Beëindiging werkzaamheden externe medewerker....................................................35 Administratieve afhandeling vertrek externe medewerker.........................................35

Optimalisatieaspecten ............................................................................................... 38

5.1 Interne aanvraag geautomatiseerd.............................................................................38 5.2 Geautomatiseerde interne aanvraag geanalyseerd .....................................................39 5.2.1 Verwerkingstijd................................................................................................39 5.2.2 Doorlooptijd.....................................................................................................40 5.2.3 Gemak..............................................................................................................41 5.3 Screening elektronisch .............................................................................................42 5.4 Administratieve afhandeling geautomatiseerd...........................................................42 5.5 Controleformulier voor gedane werkzaamheden.......................................................43 5.6 Tussentijdse evaluatiegesprekken .............................................................................45 5.7 Eindevaluatie door resourceaanvrager ......................................................................45 6

De toekomst ............................................................................................................... 46

6.1 Gestandaardiseerd aanvraagformulier inhuur............................................................46 6.2 Vaste prijsafspraken met softwarebureaus ................................................................46 6.3 Elektronische marktplaats ........................................................................................46 7 Conclusies en verder onderzoek............................................................................... 48 Literatuur ........................................................................................................................... 49 Begrippenlijst .................................................................................................................... 50 Bijlage I : Organisatieschema ABN AMRO ....................................................................... 51 Bijlage II : ITS&S Operational Services List ..................................................................... 52 Bijlage III : Verslag interviews managers SDI’s ................................................................ 55 Bijlage IV : Verslag interviews managers skill centres .................................................... 58 Bijlage V : Flowcharts centrale inhuurfunctie.................................................................. 60 Bijlage VI : Controleformulier voor gedane werkzaamheden .......................................... 68 Bijlage VII : Gestandaardiseerd aanvraagformulier inhuur ............................................. 70

Pagina 3 van 70


Voorwoord Na een tijd van lezen, denken, overleggen en doen, is hier het resultaat. Naar aanleiding van de door de heren Martin van der Mee en André de Bruijne opgestelde opdracht voor het creëren van een centrale inhuurfunctie, ben ik in juli 2000 begonnen om deze opdracht zo goed mogelijk uit te voeren. In hoeverre dit is gelukt mag u zelf beoordelen aan de hand van dit document. Ik wil bij deze vooral de heer Theo van der Weide en mevrouw Ewa Turadek bedanken voor hun goede begeleiding tijdens de uitvoering van de opdracht. Zij hebben op zeer veel vlakken positief bijgedragen aan de correcte uitvoering van de opdracht. Verder wil ik natuurlijk iedereen bedanken die mij de afgelopen periode geholpen en begeleid heeft en natuurlijk de mensen waarmee ik af en toe gewoon een praatje kon maken. Leest en gij zult leren!

Nijmegen, mei 2001 Leon Versteegen

Pagina 4 van 70


1 Inleiding In de huidige krappe arbeidsmarkt wordt er binnen de ABN AMRO veel gebruik gemaakt van externe medewerkers. Hiertoe heeft elke afdeling in het algemeen één persoon aangesteld voor de afhandeling van de benodigde contacten met de verschillende softwarebureaus. Omdat binnen DGIT toch vaak dezelfde soort skills benodigd zijn, ontstond de vraag of het niet mogelijk zou zijn om één persoon de contacten met de verschillende softwarebureaus te laten onderhouden voor verschillende afdelingen. Deze persoon zou dan de resourceaanvragen van de verschillende afdelingen richting de softwarebureaus kunnen afhandelen. Het doel van de nieuwe opzet zou zijn om één gecentraliseerde inhuurfunctie te creëren voor meerdere afdelingen. Nadat de praktische kant verder was uitgewerkt werd besloten deze centrale inhuurfunctie te realiseren. De centrale inhuurfunctie zou kostenbesparend en efficiënter kunnen werken dan de op dat moment aanwezige werkwijze. De precieze opdrachtformulering was daarbij als volgt: “Het realiseren van één centrale functie voor de inhuur van externe medewerkers teneinde efficiënter en kostenbesparend te kunnen werken. Hierbij zal gekeken worden naar zowel de centralisatie als de optimalisatie van dit inhuurproces, waarbij deze twee activiteiten sequentieel zullen plaatsvinden.”. Dit document beschrijft het tot stand komen van deze centrale inhuurfunctie. Hierbij worden eerst de procedures voor een centrale inhuurfunctie gegeven waarna de mogelijke optimalisaties besproken zullen worden. Dit document is als volgt ingedeeld: in hoofdstuk 2 zal de huidige situatie binnen de twee afdelingen worden geschetst. Vervolgens zal in hoofdstuk 3 een eerste opzet van een centrale inhuurfunctie worden gegeven. Daarna zal in hoofdstuk 4 met behulp van flowcharts de definitieve functionele beschrijving van de centrale inhuurfunctie worden gegeven. In hoofdstuk 5 zullen dan de optimalisatieaspecten worden behandeld. De toekomst van de inhuur van externe medewerkers zal in hoofdstuk 6 aan de orde komen. Tenslotte zullen in hoofdstuk 7 de conclusies en het advies voor verder onderzoek worden behandeld.

Pagina 5 van 70


2 Huidige situatie 2.1

De organisatie van de ABN AMRO

De ABN AMRO is georganiseerd in een vijftal verschillende divisies. Deze vijf divisies zijn: Divisie Nederland, Divisie Investment Banking, Divisie Buitenland, Divisie Risk Management en Divisie Resources Management. Elke divisie opereert relatief zelfstandig met eigen verantwoordelijkheden en een autonome organisatorische opbouw. Waar nodig ondersteunen de verschillende divisies elkaar of vullen elkaar aan. Naast deze vijf divisies zijn er binnen de ABN AMRO een groot aantal stafafdelingen. Het organisatieschema, waarin de vijf divisies zijn terug te vinden, is in Bijlage I afgebeeld. De Divisie Resources Management bestaat uit drie Directoraten-Generaal (DG’s): het Directoraat-Generaal Information Technology, het Directoraat-Generaal Human Resources Management en het Directoraat-Generaal Global Transaction Services. Het DirectoraatGeneraal Information Technology (DG-IT) is opgebouwd uit een aantal ondersteunende afdelingen en een aantal ontwikkelafdelingen, te weten: Development Corporate Functions, Development Investment Banking, Development International en Development Netherlands. Binnen Development Investment Banking zijn tenslotte de twee afdelingen die hier besproken worden actief: IT Services & Support (ITS&S) en Technology & Trading Floors (TTF). In dit hoofdstuk worden de huidige inhuurprocessen besproken, zoals die bij de afdelingen IT Services & Support en Technology & Trading Floors in gebruik zijn. Eerst zal een introductie gegeven worden op de twee afdelingen, waarbij de structuur van de twee afdelingen en hun werkzaamheden worden toegelicht. Vervolgens zal per afdeling besproken worden hoe het huidige inhuurproces is vormgegeven. Tenslotte zullen de verschillen in het inhuurproces van de twee afdelingen in kaart worden gebracht.

2.2

Structuur afdelingen

2.2.1 IT Services & Support ITS&S verzorgt de ondersteuning en het onderhoud van de IT applicaties en gerelateerde infrastructuur binnen de divisie Investment Banking. De activiteiten zijn gericht op de dealingrooms, waarbij de focus ligt op de dealingroom in het hoofdkantoor van de ABN AMRO te Amsterdam. ITS&S bestaat uit een verschillend aantal resourcegroepen. Elke resourcegroep is verantwoordelijk voor een aantal IT diensten. In Bijlage II is terug te vinden welke resourcegroep voor welke diensten verantwoordelijk is. De resourcegroepen worden hieronder kort toegelicht, waarbij een korte beschrijving van hun activiteiten wordt gegeven en voor de Service Delivery & Integration (SDI) units ook de belangrijkste IT diensten die zij ondersteunen: ITS&S Management: deze groep verzorgt de aansturing van de gehele afdeling ITS&S. Resource Management: hieronder valt het Human Resource Management. Service Management & Planning: binnen deze groep wordt het overkoepelende servicemanagement afgehandeld. Verder draagt de groep zorg voor het problem & change management. Hiermee is deze groep een coördinatie-eenheid. Service Desk: deze resourcegroep levert de first-line support voor de IT systemen die door ITS&S beheerd worden. Zij fungeren als een helpdesk. Secretariaat: het secretariaat verzorgt de dagelijkse secretariële ondersteuning voor de verschillende resourcegroepen.

Pagina 6 van 70

De opzet van een centrale inhuurfunctie SDI-1: deze groep verzorgt voornamelijk de ondersteuning bij het verwerken van transacties. Hieronder vallen onder andere de volgende diensten/systemen: Omrta, Profit&Loss en Texcom. SDI-2: deze groep verzorgt voornamelijk de ondersteuning van de risk management diensten. Hieronder vallen onder andere de volgende diensten/systemen: Armis en Pitsa Asset Control. SDI-3: deze groep verzorgt voornamelijk de ondersteuning van de handelssystemen. Hieronder vallen onder andere de volgende diensten/systemen: Anvil, 4Cast, Aski, Infinity en FNX SDI-4: deze groep verzorgt voornamelijk de ondersteuning van de standaard platforms. Hieronder vallen onder andere de volgende diensten/systemen: ADSM, Remedy, SBI/Inforalgo en Tivoli. SDI-5: deze groep verzorgt voornamelijk de ondersteuning van de webdiensten. Hieronder vallen onder andere de volgende diensten/systemen: Atlas, SRH, Rex, RWS, Europa en CMIS 4T. SDI-6: deze groep verzorgt voornamelijk de ondersteuning van de systemen ter analyse van de markt en de handelssystemen. Hieronder vallen onder andere de volgende diensten/systemen: Bloomberg, Bridge Trade Station, Reuters en Marketsheet. SDI-7: deze groep verzorgt voornamelijk de ondersteuning van de aanwezige netwerkstructuur en spraak- en videosystemen. Hieronder vallen onder andere de volgende diensten/systemen: Environmental, Network, Video Conferencing en Voice. SDI-8: deze groep verzorgt voornamelijk de ondersteuning voor de applicaties die door de klanten van ITS&S gebruikt worden op hun computer en het beheren van de Windows NT servers. Hieronder vallen onder andere de volgende diensten/systemen: Desktop Application services, Microsoft Server services en Notebook Application Services. SDI-91: deze groep zal de operationele ondersteuning van de andere resourcegroepen gaan verzorgen. Hierbij kan gedacht worden aan het verzorgen van de backups, systeembeheer, etc. Elke resourcegroep heeft zijn eigen manager. Bij het SMP en de SDI’s heten deze respectievelijk SMP-manager en SDI-managers. Op 1 oktober 2000 vindt er binnen de SDI’s een wisseling van de wacht plaats wat betreft de SDI-managers. In onderstaande tabel is terug te vinden wie de huidige manager is, wie de nieuwe manager wordt en hoe elke resourcegroep is opgebouwd wat betreft het aantal interne en externe medewerkers. Resourcegroep ITS&S management RM SMP SMP ServiceDesk Secretariaat SDI-1 SDI-2 SDI-3 SDI-4 SDI-5 SDI-6 SDI-7 SDI-8 SDI-93 1 2

Huidige manager

Nieuwe manager 2

Paolo Bellini

Paolo Bellini

Externe Totaal aantal Interne medewerkers medewerkers medewerkers 3 0 3

Martin van der Mee Martin van der Mee 3 Klaas Loeve Klaas Loeve 8 Alexander Nooij Alexander Nooij 2

1 2 4

4 10 6

Frans ten Velden Fulco Houtveen Ger van Rossum Tom van den Ven Ronald van der Lint Michel Roozenbeek Piet Kruit Tom van den Ven -

0 9 10 11 5 9 8 6 12 -

4 16 16 16 9 17 15 16 13 -

Marieke Verduijn Fulco Houtveen Frans ten Velden Ger van Rossum Sander Drent Michel Roozenbeek Piet Kruit Tom van den Ven Dennis van Bakkum

4 7 6 5 4 8 7 10 1 -

Deze resourcegroep zal per 1 oktober 2000 worden opgericht Per 1 oktober 2000

Pagina 7 van 70


Totalen

-

-

68

77

145

2.2.2 Technology & Trading Floors TTF levert de infrastructuur en bijbehorende applicaties voor voornamelijk de dealingrooms. Hierbij kan gedacht worden aan de applicaties die de mensen in de dealingrooms gebruiken om transacties uit te voeren, maar ook aan de benodigde netwerkfunctionaliteit en infrastructuur in de dealingrooms. TTF bestaat uit een verschillend aantal skill centres. Elk skill centre heeft zijn eigen gebied van expertise. De verschillende skill centres worden hieronder kort toegelicht: Resource Management: hieronder valt het Human Resource Management en de aansturing van de afdeling Secretariaat: het secretariaat verzorgt de dagelijkse secretariële ondersteuning voor de verschillende skill centres. DDS/DAD: staat voor Direct Dealer Support/Dealingroom Applications Development en verzorgt de softwareontwikkeling. Hierbij is er zowel sprake van RAD applicaties als langdurige projecten. CCP&MDDS: staat voor Centralised Computing Platforms & Market Data Delivery Systems en is verantwoordelijk voor de ontwikkeling voor het UNIX-platform en de TIBCO-systemen in de dealingrooms. Verder zijn zij in het bezit van database kennis en dan voornamelijk Sybase. DCP&DNA: staat voor Distributed Computing Platforms & Dealingroom Network Architecture en is verantwoordelijk voor de ontwikkeling voor het Windows NT-platform. Ook verzorgen zij de integratie van desktopapplicaties op het Windows NT-platform. Verder ontwikkelen zij het dealingroomnetwerk en brengen zij hier eventuele wijzigingen op aan. Voice&EE: staat voor Voice Communication & Environmental Engineering en verzorgt zowel de spraaksystemen, zoals de telefonie in de dealingrooms, als de infrastructuur. De vier operationele skill centres (DDS/DAD, CCP&MDDS, DCP&DNA en Voice&EE) kennen de volgende hiërarchische opzet: aan het hoofd van het skill centre staat een Product Coördinator (PC). Dit is de dagelijkse manager die verantwoordelijk is voor de overkoepelende werkzaamheden binnen zijn skill centre. Verder kent elk skill centre één of meerdere Project Leiders (PL’s). Deze zijn onder andere verantwoordelijk voor de aansturing van de Project Teams (PT’s). Om een idee van de grootte en opzet van de skill centres te geven is hieronder een tabel ingevoegd, waarin per skill centre is aangegeven wie de manager/PC is en hoe het skill centre is opgebouwd wat betreft het aantal interne en externe medewerkers. Skill centre Manager/PC Interne Externe Totaal aantal medewerkers medewerkers medewerkers RM André de Bruijne 2 0 2 Secretariaat 2 0 2 DDS/DAD Raymond Thomas 26 13 39 CCP&MDDS Dirk Sibiet 7 5 12 DCP&DNA Henk de Ruijter 11 4 15 Voice&EE Martin Roberscheuten 3 1 4 Totalen

2.3

-

51

23

74

Huidige inhuurprocessen

Hieronder wordt voor de afdelingen ITS&S en TTF beschreven welke acties uitgevoerd dienen te worden indien er een nieuwe externe medewerker ingehuurd wordt. Hiertoe is het 3

Dit is de nieuwe SDI, die per 1 oktober 2000 operationeel wordt. SDI-9 zal 9 externe medewerkers herbergen, die onttrokken zullen worden aan SDI-1 en SDI-2

Pagina 8 van 70

De opzet van een centrale inhuurfunctie inhuurproces opgesplitst in dertien verschillende onderdelen. Deze onderdelen worden hieronder eerst kort toegelicht: 1. Initiële aanvraag intern: op welke manier belandt de aanvraag voor een nieuwe externe medewerker bij de persoon4 verantwoordelijk voor de inhuur van externe medewerkers. 2. Externe aanvragen naar softwarebureaus: op welke manier wordt de aanvraag voor een nieuwe externe medewerker bij de softwarebureaus uitgezet. 3. Selectie op basis van ontvangen Curriculum Vitae: in dit onderdeel wordt aangegeven op welke manier de CV”s binnenkomen en verder worden beoordeeld. 4. Vervolg sollicitatieprocedure (gesprek, screening, etc.): hierbij wordt aangegeven wat er gebeurd nadat een of meerdere CV’s geschikt zijn bevonden. 5. Contractonderhandeling: wat dient er nog te gebeuren nadat er een geschikte kandidaat voor de functie is gevonden. 6. Administratieve afhandeling inhuur standaard: hoe verloopt de administratieve afwikkeling van de komst van een nieuwe externe medewerker in de meest voorkomende gevallen? 7. Administratieve afhandeling inhuur niet-standaard: hoe verloopt de administratieve afwikkeling van de komst van een nieuwe externe medewerker indien zich een uitzonderlijke situatie voordoet. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het ontbreken van een mantelovereenkomst. 8. Uit te voeren acties bij komst nieuwe externe medewerker: wat dient er organisatorisch te gebeuren bij de komst van een nieuwe externe medewerker en wie is voor de verschillende acties verantwoordelijk. 9. Begeleiding externe medewerker: op welke manier wordt de externe medewerker begeleid gedurende zijn werktijd bij de ABN AMRO. 10. Facturering externe medewerker: op welke manier worden de gewerkte uren van de externe medewerker in rekening gebracht. 11. Beëindiging inhuurcontract standaard: op welke manier wordt het contract van een externe medewerker beëindigd in de meest voorkomende gevallen. 12. Beëindiging inhuurcontract niet-standaard: op welke manier wordt het contract van een externe medewerker beëindigd indien zich een uitzonderlijke situatie voordoet. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het beëindigen van een contract vóór de overeengekomen einddatum. 13. Administratieve afhandeling vertrek externe medewerker: welke acties dienen er te worden uitgevoerd indien een externe medewerker de ABN AMRO verlaat en wie is voor de verschillende acties verantwoordelijk.

2.3.1 IT Services & Support Hieronder wordt voor ITS&S beschreven welke acties uitgevoerd worden indien er een nieuwe externe medewerker ingehuurd dient te worden: Initiële aanvraag intern: • Goedkeuring met betrekking tot het budget en de capaciteit vindt plaats voordat er een aanvraag wordt ingediend • De resourceaanvrager bepaalt de looptijd: hoe lang moet de externe medewerker in dienst komen • De resourceaanvrager geeft aan of de nieuwe externe medewerker dient om: - een nieuwe functie te vervullen of - het vertrek van een huidige externe medewerker op te vangen - ter vervanging van een huidige externe medewerker (bijv. door ziekte, ontslag, etc.) • De resourceaanvraag is afkomstig van een van de volgende partijen: - SDI-manager 4

Op dit moment is dat voor zowel ITS&S als TTF de Ass. to RM

Pagina 9 van 70

De opzet van een centrale inhuurfunctie - SMP-manager - ITS&S management • Er wordt een rollenprofiel samengesteld door de resourceaanvrager in samenspraak met de Ass. to RM indien de eisen aan de nieuwe externe medewerker te onduidelijk zijn • Het budget van de resourceaanvrager wordt bewaakt door de resourcegroep SMP. Alleen als de resourceaanvraag een nieuwe functie betreft controleert de Ass. to RM het beschikbare budget Externe aanvragen naar softwarebureaus: • De Ass. to RM selecteert de softwarebureaus op basis van: - Resourceaanvraag - Profiel/benodigde skills - Ervaring/inzicht van de Ass. to RM - Aanwezige mantelovereenkomst (verdient voorkeur) - Advies van de resourceaanvrager • In bepaalde situaties worden door de Ass. to RM de geselecteerde bedrijven eerst gebeld om een indruk te krijgen of het bedrijf het gezochte type personen in huis heeft. • De Ass. to RM verstuurt het aanvraagformulier naar de softwarebureaus via: - E-mail - Telefoon - Persoonlijk contact (de betreffende vertegenwoordiger van het softwarebureau is toevallig aanwezig op de ABN AMRO) • In bepaalde gevallen wordt er door de Ass. to RM een bulk-email naar alle bekende softwarebureaus gestuurd (dus zonder selectie): - Indien het onbekend is welk softwarebureau de gevraagde skills in huis heeft - Indien het een generieke rol betreft die zeer veel softwarebureaus in huis hebben • Totaal aantal softwarebureaus in bestand: +/- 30 Selectie op basis van ontvangen Curriculum Vitae: • De CV’s komen bij de Ass. to RM binnen via: - Fax - E-mail - Soms: persoonlijk (de betreffende vertegenwoordiger van het softwarebureau komt naar ABN AMRO toe om CV af te geven: de vertegenwoordiger hoopt hierdoor de CV nog even toe te kunnen lichten) • De binnengekomen Curriculum Vitae’s worden door de Ass. to RM en de resourceaanvrager beoordeeld, waarbij voor de resourceaanvrager een preselectie uit de CV’s wordt gemaakt door de Ass. to RM hoofdzakelijk op de beschreven skills • Indien een geschikte CV gevonden wordt, dan gaat de Ass. to RM eventueel in onderhandeling met het softwarebureau indien de prijs te hoog is • Telefonische afmelding door Ass. to RM bij softwarebureau indien geleverde CV afvalt Vervolg sollicitatieprocedure (gesprek, screening, etc.): • Zeer sporadisch wordt er eerst telefonisch contact gezocht met de kandidaat. Dit gebeurt voornamelijk indien de fysieke afstand erg groot is (kandidaat woont bijvoorbeeld in Groot-Brittannië) • Intake gesprek(ken) dienen te worden gepland & uitgevoerd door de Ass. to RM in samenspraak met de resourceaanvrager. Het inplannen gebeurt als volgt: - Intern door middel van e-mail, Lotus Notes calendar of de telefoon - Extern door middel van de telefoon • De uitkomst van de intake gesprekken wordt intern besproken. Dit gebeurt meestal direct na een intakegesprek. Vervolgens wordt bij zowel een positieve als negatieve beoordeling het betreffende softwarebureau op de hoogte gesteld Contractonderhandeling: • Vervolgens worden de volgende onderdelen vastgesteld, waarbij de Ass. to RM de onderhandelingen verzorgt: - Prijs

Pagina 10 van 70

De opzet van een centrale inhuurfunctie -

Tijdsperiode (koppeling met prijs mogelijk -> bijv. indien langer in dienst dan lagere prijs) - Inwerk-/proefperiode - Einddatum - Werktijden - Standaardafspraken in contract (bijv. overwerk conform AAB) Administratieve afhandeling inhuur standaard: • De Ass. to RM vult het registratieformulier in en geeft dit door aan het secretariaat. Het secretariaat haalt vervolgens alles uit het Excel formulier • Door secretariaat uit te voeren: - Screening - Vervaardigen dossier - Vervaardigen inhuurcontract aan de hand van door Ass. to RM aangeleverde contractgegevens - Begeleidend schrijven maken - Inhuurcontract en brief versturen aan het softwarebureau - Na retourontvangst van het contract wordt dit ondertekend door: Ass. to RM indien uurtarief minder dan ƒ 200,- bedraagt Hoofd ITS&S5 en Ass. to RM indien uurtarief meer dan ƒ 200,- bedraagt - Daarna als volgt verdelen: 1 origineel retour softwarebureau 1 origineel naar de Stafadministratie 1 kopie in het dossier van de medewerker op het secretariaat - Pasje & toegang regelen - Rita code aanvragen bij staff - Toevoegen aan telefoonlijst ITS&S - Toevoegen aan Lotus Notes verzendlijst - Toevoegen Lotus Notes ziek/herstel - Toevoegen aan personeelsdatabase - Inhuurdatabase bijwerken • Door Ass. to RM uit te voeren: - Vervaardigen change - Aanvraag bureau - Aanvraag werkstation - Aanvraag telefoon - Aanvraag Lotus Notes account - Aanvraag Windows NT account - Aanvraag Remedy account - Aanlevering contractgegevens bij secretariaat • Door resourceaanvrager uit te voeren: - Aanvraag Internet account Administratieve afhandeling inhuur niet-standaard: • Indien er geen mantelovereenkomst met het softwarebureau is, dan dient het softwarebureau zelf een contract op te stellen • De punten genoemd onder Administratieve afhandeling inhuur standaard waarbij de volgende uitzonderingen gelden: - Indien de nieuwe externe medewerker korte tijd geleden reeds voor de ABN AMRO heeft gewerkt dan is screening niet noodzakelijk - Indien de nieuwe externe medewerker ter vervanging van een andere medewerker dient, dan is infrastructureel alles reeds aanwezig Uit te voeren acties bij komst nieuwe externe medewerker: • Ontvangst gebeurt door de Ass. to RM of de resourceaanvrager 5

In dit document wordt hiermee Paolo Bellini aangeduid

Pagina 11 van 70

De opzet van een centrale inhuurfunctie •

Identificatie op de eerste werkdag door middel van een paspoort of identiteitskaart uitgevoerd door de Ass. to RM of het secretariaat • De Ass. to RM of de resourceaanvrager laat de geheimhoudingsverklaring ondertekenen • Het toegangspasje wordt opgehaald door de Ass. to RM of de resourceaanvrager in combinatie met de nieuwe externe medewerker • Uitleg Rita-formulier wordt door de Ass. to RM of de begeleider van de nieuwe externe medewerker gegeven • Aangeven dat bij ziekte men zich ziek en beter dient te melden bij het secretariaat • Timesheet wordt in elektronische vorm door het secretariaat uitgereikt en wordt kort toegelicht • Rondleiding wordt door degene die de nieuwe medewerker ontvangt uitgevoerd of door iemand uit het team waar de nieuwe medewerker te werk wordt gesteld Begeleiding externe medewerker: • De coördinatie gebeurt door de resourceaanvrager • Indien een opleiding of cursus noodzakelijk is dan neemt de Ass. to RM contact op met het betreffende softwarebureau betreffende de kosten van de cursus op basis van de volgende richtlijnen: - Indien de cursus toekomstgericht is: 0% voor rekening van de ABN AMRO - Indien de cursus zowel voor de ABN AMRO als het softwarebureau positief is: 50% voor rekening van de ABN AMRO - Indien de cursus zeer specifiek voor de ABN AMRO is: 100% voor rekening van de ABN AMRO Facturering externe medewerker: • Externe medewerkers vullen wekelijks urensheets (Rita-formulieren) in welke uiterlijk de maandag volgend op de betreffende week, ondertekend door de SDI -manager, ingeleverd dienen te worden op het secretariaat, waarna het secretariaat deze uiterlijk dinsdag heeft verwerkt in het systeem. Vervolgens worden deze urensheets naar DGIT Financial Control Administration Services gestuurd, waarbij een kopie in het urenverantwoordingsdossier van de betreffende SDI wordt toegevoegd. De urensheets worden soms door de externe zelf en soms door de SDI-manager bij het secretariaat ingeleverd • Externe medewerkers zorgen zelf voor het aanleveren van een kopie van de urensheets, of eventueel een door hun softwarebureau aangeleverd urensheet, bij hun softwarebureau • Softwarebureaus sturen hun factuur inclusief een kopie van de urenverantwoording naar DGIT Financial Control Administration Services • Financial Control controleert vervolgens in het systeem en aan de hand van de originele urensheets of de factuur correct is en betaalt uit Beëindiging inhuurcontract standaard: • Meestal wordt dit door de Ass. to RM eerst mondeling doorgegeven aan het softwarebureau waarna in ieder geval het secretariaat een schriftelijke bevestiging per brief stuurt Beëindiging inhuurcontract niet-standaard: • Mogelijke afwijking van einddatum contract door: - Disfunctioneren - Voortijdige beëindiging van het project • Het softwarebureau wordt door de Ass. to RM mondeling op de hoogte gesteld waarna het secretariaat een schriftelijke bevestiging per brief stuurt Administratieve afhandeling vertrek externe medewerker: • Door Secretariaat uit te voeren: - Contractbeëindiging maken - Afmelden bij staff/CFI - Verwijderen uit telefoonlijst - Verwijderen uit Lotus Notes ziek/herstel - Verwijderen uit personeelsdatabase Pagina 12 van 70


•

•

Verwijderen uit PC Tel Archiveren dossier IT counter Remove user invoeren, waarbij de IT Counter de volgende punten verzorgt: Verwijderen Lotus Notes account Verwijderen Windows NT account Verwijderen Remedy account Archiveren Windows NT data Verwijderen Internet account (grip/laptop) Verwijderen SDI gerelateerde userid’s Door Ass. to RM uit te voeren: - Aanlevering contractgegevens voor beëindiging contract bij secretariaat - Vervaardigen change - Innemen ABN AMRO eigendommen Door resourceaanvrager of secretariaat uit te voeren: - Innemen pasje

Ter verbetering van het huidige inhuurproces bij ITS&S worden de volgende verbeteringen erkend: • Bij Initiële aanvraag intern dient ook meteen een werkplek geregeld te worden indien de aanvraag wordt goedgekeurd en het een nieuwe medewerker betreft. • Bij Externe aanvragen naar softwarebureaus dient er een situatie te ontstaan waarin nog slechts gebruik gemaakt zal worden van bedrijven met een mantelovereenkomst. Verder wordt aangegeven dat de SDI-manager meestal een slechte rolbeschrijving doorgeeft. • Bij Selectie op basis van ontvangen Curriculum Vitae komt het ook soms voor dat er ongevraagd CV’s binnenkomen, zonder dat er een aanvraag is uitgegaan. Als dit gebeurd dan dienen deze CV’s snel te worden doorgekeken om te bepalen of er een geschikte kandidaat tussen zit. • Bij Vervolg sollicitatieprocedure (gesprek, screening, etc.) dient na een positieve intake meteen een kopie van het paspoort en de adresgegevens worden opgevraagd. Verder dient aan het softwarebureau te worden doorgegeven dat op de eerste werkdag een paspoort of identiteitskaart door de nieuwe externe medewerker meegenomen dient te worden. • Bij Administratieve afhandeling vertrek externe medewerker dient een checklist te komen waarop wordt afgevinkt wat er allemaal reeds heeft plaatsgevonden. De RM dient deze checklist dan te ondertekenen indien alle acties hebben plaatsgevonden. Om een beter beeld te krijgen van de acties die buiten het Resource Management om worden uitgevoerd hebben er twee interviews plaatsgevonden met SDI-managers. Het verslag van deze interviews is terug te vinden in Bijlage III.

2.3.2 Technology & Trading Floors Hieronder wordt voor TTF beschreven welke acties uitgevoerd worden indien er een nieuwe externe medewerker ingehuurd dient te worden: Initiële aanvraag intern: • Goedkeuring met betrekking tot het budget en de capaciteit vindt plaats voordat er een aanvraag wordt ingediend • De PL(A) vraagt de resource aan bij de PC • Indien de gevraagde resource niet aanwezig is, dan wordt een externe aangevraagd door de PC bij de Ass. to RM • De PC levert de rolbeschrijving aan de Ass. to RM • De PC geeft bij de Ass. to RM aan of de nieuwe externe medewerker een nieuwe functie gaat vervullen, waarvoor projectbudget dient te worden gereserveerd, of dat het ter vervanging, ziekte of vakantie van een bestaande medewerker is

Pagina 13 van 70

De opzet van een centrale inhuurfunctie • •

De PC geeft de looptijd en eventuele bijzonderheden door aan de Ass. to RM De Ass. to RM controleert het budget van het betreffende project. Indien de resourceaanvraag vervanging, ziekte of vakantie betreft, dan vindt er overleg plaats met de RM Externe aanvragen naar softwarebureaus: • Selectie softwarebureaus door de Ass. to RM op basis van: - Resourceaanvraag - Gevraagde skills in aanvraag - Ervaring/inzicht van de Ass. to RM - Aanwezige mantelovereenkomst (verdient voorkeur) - Sporadisch: advies van de resourceaanvrager • Eerst worden door de Ass. to RM de geselecteerde bedrijven gebeld om een indruk te krijgen of het bedrijf het gezochte type personen in huis heeft. Indien ze voldoen, dan wordt het benodigde functieprofiel via e-mail of fax toegestuurd • Tussentijds wordt er door de Ass. to RM telefonisch contact onderhouden met de softwarebureaus betreffende de voortgang • Totaal aantal softwarebureaus in bestand: +/- 30 Selectie op basis van ontvangen Curriculum Vitae: • CV’s komen bij de Ass. to RM binnen via: - Fax - E-mail - Soms: persoonlijk (de betreffende vertegenwoordiger van het softwarebureau komt naar ABN AMRO toe om de CV af te geven: de vertegenwoordiger hoopt hierdoor nog even de CV toe te kunnen lichten) • De geselecteerde CV’s worden na een preselectie door de Ass. to RM per e -mail verzonden of doorgegeven aan: - PC/PL(A) - PC/RM: indien het de vervanging van een bestaande medewerker betreft • De Ass.to RM en de PC maken samen een keuze op basis van: - Skills - Prijs • Telefonische afmelding door Ass. to RM bij softwarebureau indien geleverde CV afvalt Vervolg sollicitatieprocedure (gesprek, screening, etc.): • Het secretariaat plant op verzoek van de Ass. to RM het intakegesprek in met de PC, Ass. to RM en meestal ook de PL(A). Dit intakegesprek dient “face to face” plaats te vinden • Sporadisch wordt er eerst telefonisch contact gezocht met de kandidaat • De uitkomst van het intakegesprek wordt intern besproken en vervolgens wordt bij zowel een positieve als negatieve beoordeling het betreffende softwarebureau door de Ass. to RM op de hoogte gesteld Contractonderhandeling: • Vervolgens worden de volgende onderdelen vastgesteld, waarbij de Ass. to RM de onderhandelingen verzorgt: - Prijs - Tijdsperiode - Inwerk-/proefperiode - Einddatum - Werktijden - Standaardafspraken in contract; overwerk pro rata, dus 100% uitbetaling Administratieve afhandeling inhuur standaard: • Door secretariaat uit te voeren: - Inhuurcontract maken aan de hand van door Ass. to RM aangeleverde contractgegevens - Begeleidend schrijven maken - Inhuurcontract en brief versturen aan het softwarebureau

Pagina 14 van 70


Na retourontvangst van het contract deze laten tekenen door RM en Ass. to RM Daarna als volgt verdelen: 1 origineel retour softwarebureau 1 origineel naar de Stafadministratie 1 kopie in het dossier van de medewerker op het secretariaat - Ritanummer aanvragen door middel van een Lotus Notes aan de Ass. to RM - Aanvraag toegangspas (E-pas) via Bewonersservice - Kopie paspoort faxen naar Concern Veiligheidszaken ten bate van een fraudescreening en wachten op akkoord - Opnemen in telefoonlijst TTF - Vervaardigen dossier - Werkblad externe medewerkers invullen/bijwerken - Toevoegen aan Lotus Notes verzendlijst • Door Ass. to RM uit te voeren: - Aanlevering contractgegevens - Inhuuradministratie bijwerken • Door Management Assistant to Project Office6 uit te voeren (op aanvraag van RM): - Vervaardigen change in IT counter - Aanvraag bureau bij huisvesting - Aanvraag werkstation - Aanvraag telefoon - Aanvraag Lotus Notes account - Aanvraag Window NT account - Aanvraag skill centre-specifieke userid’s • Door nieuwe medewerker zelf uit te voeren: - Aanvraag Internet account Administratieve afhandeling inhuur niet-standaard: • Indien er geen mantelovereenkomst met het softwarebureau is, dan dient het softwarebureau zelf een contract op te stellen • De punten genoemd onder Administratieve afhandeling inhuur standaard waarbij de volgende uitzondering geldt: - Indien de nieuwe externe medewerker ter vervanging van andere medewerker dient, dan is infrastructureel alles reeds aanwezig Uit te voeren acties bij komst nieuwe externe medewerker: • Door PC uit te voeren: - Rondleiding binnen afdeling/vestiging • Door Ass. to RM uit te voeren: - Ontvangst - Uitleg Rita-formulier geven • Door Ass. to RM of secretariaat uit te voeren: - Identificatie op de eerste werkdag door middel van een paspoort of identiteitskaart • Door secretariaat uit te voeren: - Kopie van paspoort of identiteitskaart invoegen in het dossier - Geheimhoudingsverklaring laten tekenen door de nieuwe externe medewerker - Ophalen en uitreiken toegangspas (E-pas) - Timesheet hard- en softcopy uitreiken en uitleg hierbij geven - Eventueel het organisatieschema geven Begeleiding externe medewerker: • Begeleiding vindt plaats door de PC’s en de PL(A)’s • Indien een opleiding/cursus noodzakelijk is, dan neemt de Ass. to RM contact op met het betreffende softwarebureau Facturering externe medewerker: 6

In dit document wordt hiermee Frans Saleh aangeduid

Pagina 15 van 70


Externe medewerkers vullen wekelijks urensheets (Rita-formulieren) in welke uiterlijk de maandag volgend op de betreffende week, ondertekend door de PC, ingeleverd dienen te worden op het secretariaat, waarna het secretariaat deze uiterlijk dinsdag heeft verwerkt in het systeem. Vervolgens worden deze urensheets naar DGIT Financial Control Administration Services gestuurd7, waarbij een kopie in het dossier van de betreffende externe medewerker wordt toegevoegd. De urensheets worden soms door de externe zelf en soms door de PC bij het secretariaat ingeleverd • Externe medewerkers zorgen zelf voor het aanleveren van een kopie van de urensheets, of eventueel een door hun softwarebureau aangeleverd urensheet, bij hun softwarebureau • Softwarebureaus sturen hun factuur inclusief een kopie van de urenverantwoording naar DGIT Financial Control Administration Services • Financial Control controleert vervolgens in het systeem en aan de hand van de originele urensheets of de factuur correct is en betaalt uit Beëindiging inhuurcontract standaard: • Het softwarebureau wordt mondeling door de Ass. to RM op de hoogte gesteld Beëindiging inhuurcontract niet-standaard: • Mogelijke afwijking van einddatum contract door: - Disfunctioneren - Voortijdige beëindiging van het project • Het softwarebureau wordt mondeling door de Ass. to RM op de hoogte gesteld waarna een schriftelijke bevestiging volgt, meestal in de vorm van een e-mail Administratieve afhandeling vertrek externe medewerker: • Door Secretariaat uit te voeren: - Contractbeëindiging maken aan de hand van door Ass. to RM aangeleverde contractgegevens - Afmelden bij staff/CFI - Verwijderen uit telefoonlijst - Verwijderen uit PC Tel - Archiveren dossier • Door Ass. to RM uit te voeren: - Aanlevering contractgegevens voor beëindiging contract • Door Management Assistant to Project Office uit te voeren: - Vervaardigen change in IT counter met betrekking tot het verwijderen van de elektronische accounts indien de betreffende externe medewerker niet binnen de ABN AMRO blijft - Verwijderen Lotus Notes account - Verwijderen Windows NT account - Verwijderen skill centre-specifieke userid’s - Innemen ABN AMRO eigendommen (zoals laptop, GSM, etc.) - Innemen pas voor toegang parkeergarage Ter verbetering van het huidige inhuurproces bij TTF worden de volgende verbeteringen erkend: • Bij Initiële aanvraag intern dient ook meteen een werkplek geregeld te worden indien de aanvraag wordt goedgekeurd en het een nieuwe medewerker betreft. • Bij Externe aanvragen naar softwarebureaus dient er een situatie te ontstaan waarin nog slechts gebruik gemaakt zal worden van bedrijven met een mantelovereenkomst. Verder wordt aangegeven dat de PC meestal een slechte rolbeschrijving doorgeeft. • Bij Selectie op basis van ontvangen Curriculum Vitae komt het ook soms voor dat er ongevraagd CV’s binnenkomen, zonder dat er een aanvraag is uitgegaan. Als dit gebeurd dan dienen deze CV’s snel te worden doorgekeken om te bepalen of er een geschikte kandidaat tussen zit.

7

In de praktijk betekent dit dat ze naar Jules Hiraki worden gestuurd

Pagina 16 van 70


• •

•

•

Bij Vervolg sollicitatieprocedure (gesprek, screening, etc.) dient na een positieve intake meteen een kopie van het paspoort en de adresgegevens worden opgevraagd. Verder dient aan het softwarebureau te worden doorgegeven dat op de eerste werkdag een paspoort of identiteitskaart door de nieuwe externe medewerker meegenomen dient te worden. Bij Administratieve afhandeling inhuur niet-standaard dient er meer duidelijkheid te komen over het feit wat er met de screening dient te gebeuren indien de nieuwe externe medewerker reeds korte tijd geleden voor de ABN AMRO heeft gewerkt. Bij Uit te voeren acties bij komst nieuwe externe medewerker dient een duidelijkere en concretere procedure opgesteld te worden met betrekking tot de aanvraag van werkplekmiddelen en user id’s. Verder wordt er aan de nieuwe medewerkers schijnbaar niet duidelijk gemaakt dat zij zich ziek en beter dienen te melden bij het secretariaat; dit gebeurt namelijk meestal niet. Bij Administratieve afhandeling vertrek externe medewerker dient een strengere controle te komen op het innemen van de toegangspasjes; deze worden namelijk meestal niet ingenomen. Verder dient er een checklist te komen waarop wordt afgevinkt wat er allemaal reeds heeft plaatsgevonden. De RM dient deze checklist dan te ondertekenen indien alle acties hebben plaatsgevonden. Tenslotte is het niet duidelijk wie de Internet account van de betreffende externe medewerker opzegt. Als algemeen punt valt nog op te merken dat het secretariaat te weinig persoonlijk contact heeft met zowel de interne als de externe medewerkers; de secretaresses worden meestal ook niet op de hoogte gesteld indien er een nieuwe medewerker arriveert dan wel vertrekt.

Om een beter beeld te krijgen van de acties die buiten het Resource Management om worden uitgevoerd hebben er twee interviews plaatsgevonden met PC’s. Het verslag van deze interviews is terug te vinden in Bijlage IV.

2.4

Verschillen inhuurprocessen

Hieronder worden de verschillen in het inhuurproces tussen de afdelingen ITS&S en TTF besproken. Dit zal per onderdeel plaatsvinden, waarbij gebruik zal worden gemaakt van dezelfde opdeling als in paragraaf 2.3. Initiële aanvraag intern: ITS&S • De resourceaanvraag is afkomstig van de SDI-manager, SMP-manager of het ITS&S management • Het budget van de resourceaanvrager wordt gecontroleerd door de resourcegroep SMP. Alleen bij een nieuwe functie controleert de Ass. to RM zelf het beschikbare budget Externe aanvragen naar softwarebureaus: ITS&S • Softwarebureaus worden meestal niet gebeld door de Ass. to RM voordat zij het skillprofiel ontvangen •

•

Naast e-mail wordt het aanvraagformulier voor een nieuwe externe door de Ass. to RM ook telefonisch of persoonlijk doorgegeven aan de softwarebureaus In bepaalde gevallen wordt door de Ass. to RM een bulk-email naar alle bekende softwarebureaus gestuurd

• •

•

•

•

TTF De resourceaanvraag is afkomstig van de PC Het budget van de resourceaanvrager wordt altijd gecontroleerd door de Ass. to RM. Indien het vervanging, ziekte of vakantie betreft dan vindt er ook nog overleg plaats met de RM TTF De Ass. to RM belt de softwarebureaus eerst op om een indruk te krijgen of het bedrijf het gezochte type personen in huis heeft De Ass. to RM stuurt het aanvraagformulier voor een nieuwe externe alleen via e-mail naar de softwarebureaus De Ass. to RM stuurt nooit bulk-email

Pagina 17 van 70

De opzet van een centrale inhuurfunctie softwarebureaus gestuurd Selectie op basis van ontvangen Curriculum Vitae: ITS&S TTF • De CV’s worden allee n naar de • De CV’s worden behalve naar de resourceaanvrager gestuurd resourceaanvrager ook naar de RM gestuurd indien het de vervanging van een bestaande medewerker betreft • De Ass. to RM en de resourceaanvrager • De Ass. to RM en de resourceaanvrager kiezen de geschikte CV’s uit op basis van kiezen de geschikte CV’s uit op basis van de gewenste skills. De Ass. to RM gaat de gewenste skills en de prijs. daarna eventueel nog in onderhandeling met het softwarebureau over de prijs Vervolg sollicitatieprocedure (gesprek, screening, etc.): ITS&S TTF • Intakegesprekken worden ingepland door • Intakegesprekken worden ingepland door de Ass. to RM in samenspraak met de het secretariaat resourceaanvrager Contractonderhandeling: ITS&S TTF • Overwerk gebeurt conform ABN AMRO • Overwerk gebeurt pro rata, dus 100% maatstaven uitbetaling Administratieve afhandeling inhuur standaard: ITS&S TTF • Er is een Excel formulier aanwezig • Er zijn wel een aantal procedures bekend, waarin de gegevens van de nieuwe die gevolgd dienen te worden, maar dit is medewerker worden ingevuld en dat ook niet zo uitgebreid beschreven als bij als checklist dient voor de taken die ITS&S gedaan dienen te worden • Indien het uurtarief meer dan ƒ200, • Het contract wordt altijd ondertekend bedraagt dan dient het hoofd van ITS&S8 door de Ass. to RM en de RM met de Ass. to RM het contract mee te ondertekenen • De Rita code wordt door het secretariaat • De Rita code wordt door het secretariaat bij staff aangevraagd bij de Ass. to RM aangevraagd, die deze vervolgens bij staff aanvraagt • Er is een ziek/herstel lijst in Lotus Notes • Er is een Excel formulier waarin wordt waaraan de nieuwe medewerker door het bijgehouden welke medewerkers ziek secretariaat wordt toegevoegd zijn. Dit wordt echter niet consequent bijgewerkt • Het secretariaat werkt de inhuurdatabase • De Ass. to RM onderhoudt zelf de bij, waarin de Ass. to RM ook kan kijken inhuurdatabase en werkt deze ook bij • De Ass. to RM verzorgt het aanvragen • De Management Assistant to Project van werkplekmiddelen en user id’s Office9 verzorgt het aanvragen van werkplekmiddelen en user id’s Administratieve afhandeling inhuur niet-standaard: ITS&S TTF • Indien de nieuwe externe medewerker • De screening wordt altijd uitgevoerd, korte tijd geleden reeds voor de ABN ongeacht het verleden van de nieuwe AMRO heeft gewerkt dan is screening externe medewerker niet noodzakelijk Uit te voeren acties bij komst nieuwe externe medewerker: 8 9

In dit document wordt hiermee Paolo Bellini aangeduid In dit document wordt hiermee Frans Saleh aangeduid

Pagina 18 van 70

De opzet van een centrale inhuurfunctie ITS&S TTF Ontvangst gebeurt door de Ass. to RM of • Ontvangst gebeurt door Ass. to RM de resourceaanvrager • De Ass. to RM of de resourceaanvrager • Het secretariaat laat de laat de geheimhoudingsverklaring geheimhoudingsverklaring ondertekenen ondertekenen • Het toegangspasje wordt opgehaald door • Het toegangspasje wordt opgehaald door de Ass. to RM of de resourceaanvrager in het secretariaat combinatie met de nieuwe externe medewerker • Er wordt aangegeven dat men zich bij • Er wordt geen toelichting gegeven over ziekte zich ziek en beter dient te melden wat er dient te gebeuren bij ziekte bij het secretariaat • Timesheet wordt alleen in elektronische • Timesheet wordt in zowel elektronische vorm uitgereikt als papieren vorm uitgereikt • Rondleiding binnen de afdeling wordt • Rondleiding binnen de afdeling wordt door de ontvanger of iemand uit het team door de resourceaanvrager uitgevoerd waar de nieuwe medewerker te werk wordt gesteld uitgevoerd • De organisatie wordt al tijdens het • Er wordt eventueel een intakegesprek besproken; er wordt daarna organisatieschema uitgereikt aan de geen organisatieschema meer verstrekt nieuwe medewerker Begeleiding externe medewerker: Er zijn bij dit onderdeel geen concrete verschillen geconstateerd tussen de inhuurprocessen van ITS&S en TTF Facturering externe medewerker: ITS&S TTF • Een kopie van de urensheets worden in • Een kopie van de urensheets worden in het urenverantwoordingsdossier van de het dossier van de betreffende externe betreffende SDI toegevoegd medewerker toegevoegd Beëindiging inhuurcontract standaard: ITS&S TTF • Meestal wordt het softwarebureau door • Het softwarebureau wordt mondeling de Ass. to RM eerst mondeling op de door de Ass. to RM op de hoogte gesteld hoogte gesteld van de beëindiging van van de beëindiging van het contract het contract waarna in ieder geval het secretariaat een schriftelijke bevestiging per brief stuurt Beëindiging inhuurcontract niet-standaard: ITS&S TTF • De schriftelijke bevestiging van de • De schriftelijke bevestiging van de beëindiging van het contract wordt per beëindiging van het contract wordt brief verstuurd meestal per e-mail verstuurd Administratieve afhandeling vertrek externe medewerker: ITS&S TTF • De Ass. to RM zorgt voor het innemen • De Management Assistant to Project van de AAB eigendommen en het Office zorgt voor het innemen van de toegangspasje AAB eigendommen en het parkeerpasje • Het secretariaat zorgt voor het opheffen • De Management Assistant to Project van de verschillende user id’s en de Office zorgt voor het opheffen van de Internet account verschillende user id’s • Het secretariaat verwijdert de • Het secretariaat heeft geen Lotus Notes medewerker uit de Lotus Notus ziek/herstel lijst of een ziek/herstel lijst en de personeelsdatabase personeelsdatabase

•

Pagina 19 van 70

De opzet van een centrale inhuurfunctie Verbeterpunten: •

•

ITS&S Er is voldoende duidelijkheid over het feit wat er dient te gebeuren betreffende de screening indien de nieuwe externe medewerker reeds korte tijd geleden voor de AAB heeft gewerkt Er is een vaste en concrete procedure betreffende de aanvraag van werkplekmiddelen en user id’s

•

•

•

Het ziek/beter melden van een medewerker gaat goed en gestructureerd

•

•

De toegangspasjes worden altijd ingenomen De Internet account van een vertrekkende externe medewerker wordt opgezegd door de Ass. to RM Het secretariaat is goed op de hoogte van de vertrekkende en nieuwe medewerkers, onder andere door een actieve instelling hierin

•

• •

• •

TTF Er dient meer duidelijkheid te komen over het feit wat er met de screening dient te gebeuren indien de nieuwe externe medewerker reeds korte tijd geleden voor de AAB heeft gewerkt Er dient een duidelijke en concrete procedure te komen betreffende de aanvraag van werplekmiddelen en user id’s Het ziek/beter melden van een medewerker gebeurt onregelmatig en zonder duidelijke structuur De toegangspasjes worden meestal niet ingenomen Het is niet duidelijk wie de Internet account van een vertrekkende externe medewerker opzegt Het secretariaat is meestal slecht op de hoogte van vertrekkende en nieuwe medewerkers

Pagina 20 van 70


3 Opzet centrale inhuurfunctie In dit hoofdstuk wordt de opzet van de centrale inhuurfunctie besproken. Het doel hiervan is een handleiding op te stellen teneinde een eerste opzet van deze inhuurfunctie te realiseren. De inhuurfunctie is hiertoe opgesplitst in vijf verschillende onderdelen, te weten: • Interne aanvraag • Externe aanvraag & selectieprocedure • Administratieve & praktische afhandeling komst nieuwe externe medewerker • Begeleiding & facturering externe medewerker • Beëindiging werkzaamheden externe medewerker Deze vijf onderdelen zullen hieronder stuk voor stuk aan de orde komen, waarbij telkens zal worden aangegeven wat de te volgen procedure zal worden en welke aanpassingen hiertoe benodigd zijn ten opzichte van de huidige inhuurprocessen.

3.1

Interne aanvraag

Bij de verantwoordelijke voor de inhuur van externe medewerkers, de Coordinator External Resources (CER), komt per Lotus Notes een resourceaanvraag binnen van één van de volgende partijen: • PC TTF • TTF management • SDI-manager ITS&S • SMP-manager ITS&S • ITS&S management Deze resourceaanvraag dient tenminste drie weken voor de gewenste resourceinzet bij de CER ingediend te worden en zal tenminste de volgende onderdelen dienen te bevatten: • Het budget waarvan de gevraagde resource ten laste dient te komen • Een skillprofiel met daarin duidelijk aangegeven welke skills vereist zijn en op welk niveau deze skills dienen te liggen, waarbij gerefereerd kan worden aan het rollenhuis • Een taakomschrijving met daarin duidelijk aangegeven welke functie en werkzaamheden de aan te vragen externe medewerker zal gaan vervullen • Een korte projectbeschrijving, waarin tenminste het aantal medewerkers, het doel en de werkzaamheden binnen het project zijn opgenomen • De begin- en einddatum van de nieuwe externe medewerker • De inzet van de nieuwe externe medewerker waarin is aangegeven of de nieuwe externe medewerker een nieuwe functie gaat vervullen, waarvoor projectbudget dient te worden gereserveerd, of dat de nieuwe externe medewerker ter vervanging dient van een bestaande medewerker, doordat deze bijvoorbeeld ontslag heeft genomen, niet voldoet of ziek is Eventueel kan de resourceaanvrager een suggestie geven met betrekking tot een geschikt softwarebureau dat de gevraagde skills in huis zou kunnen hebben. De CER zal de volgende acties ondernemen: • Controle compleetheid van de resourceaanvraag, waarbij bij incompleetheid contact zal worden opgenomen met de resourceaanvrager • Controle van het budget van het betreffende project of SDI om te verifiëren dat er nog voldoende budget aanwezig is voor de inhuur van de nieuwe externe medewerker • Indien het een nieuwe medewerker betreft en de aanvraag is goedgekeurd dan dient er meteen een werkplek geregeld te worden met de bijbehorende werkplekmiddelen. De CER controleert bij de resourceaanvrager of deze reeds aanwezig zijn. Indien deze

Pagina 21 van 70

De opzet van een centrale inhuurfunctie ontbreken dan volgt overleg met de Resource Facilitator (RF)10 op de afdeling. Deze persoon zorgt dan voor de verdere afhandeling

3.2

Externe aanvraag & selectieprocedure

De CER zal na een correcte interne aanvraag eerst nagaan of de gevraagde resource door één van de reeds aanwezige externe medewerkers vervuld kan worden, doordat deze bijvoorbeeld nog geen volledig takenpakket heeft of zijn werkzaamheden bijna heeft afgerond. Indien het niet mogelijk is om de gevraagde resource binnen de aanwezige externe medewerkers te vervullen dan wordt de resourceaanvraag uitgezet bij een aantal softwarebureaus. Deze softwarebureaus worden door de CER geselecteerd op basis van de volgende aandachtspunten: • Het aangeleverde profiel en de benodigde skills • Ervaring en inzicht van de CER • De aanwezigheid van een mantelovereenkomst • Eventueel: advies van de resourceaanvrager De resourceaanvraag wordt in principe alleen via e-mail naar de betreffende softwarebureaus verstuurd. Alleen indien het softwarebureau hier specifiek om vraagt kan de resourceaanvraag eventueel per fax worden verstuurd. Bij de resourceaanvraag wordt door de CER ook een uurtariefindicatie gevraagd. De CER krijgt vervolgens van de softwarebureaus een aantal CV’s toegestuurd. De CER maakt hieruit een preselectie en stuurt de resterende CV’s per Lotus Notes door naar de resourceaanvrager. Deze selecteert hier de volgens hem geschikte CV’s uit. Deze selectie kan ook in overleg met de CER plaatsvinden. De CER krijgt vervolgens van de resourceaanvrager de namen van de geschikte kandidaten per Lotus Notes door. De softwarebureaus die CV’s hebben geleverd die zijn afgevallen worden door de CER hiervan op de hoogte gesteld. Met de softwarebureaus die een geschikte CV hebben geleverd wordt een afspraak gemaakt voor een face-to-face intakegesprek. Alleen indien de fysieke afstand tot de kandidaat erg groot is, kan besloten worden om eerst telefonisch contact op te nemen. Wel dient daarna altijd nog een face-to-face intakegesprek plaats te vinden. Tijdens het intakegesprek dient de kandidaat een geldig legitimatiebewijs te kunnen tonen. De intakegesprekken worden ingepland door het secretariaat van de External Resources Unit (ERU), waarbij de CER en de resourceaanvrager aanwezig zullen zijn. Tijdens het intakegesprek zal gekeken worden of de kandidaat de gewenste skills in huis heeft en of de kandidaat binnen de afdeling past. De geschiktheid van de kandidaat wordt zo snel mogelijk na het intakegesprek besproken. Vervolgens wordt bij zowel een positieve als negatieve beoordeling het betreffende softwarebureau hiervan op de hoogte gesteld door de CER. Nadat de kandidaat geschikt bevonden is, gaat de CER eventueel nog in onderhandeling met het softwarebureau met betrekking tot de volgende punten: • Inhuurtarief • Tijdsperiode: begin- en eventuele einddatum • Inwerk-/proefperiode • Werktijden • Standaardafspraken in contract (bijv. overwerk pro rata) Uitgangspunt hierbij is de mantelovereenkomst en de door IT-Procurement (ITP) opgestelde gangbare inhuurtarieven. Verder wordt door de CER aan het softwarebureau doorgegeven dat zo snel mogelijk een kopie van het paspoort en de adresgegevens van de kandidaat dienen te worden doorgegeven. Indien de kandidaat geen inwoner van één van de landen binnen de Europese Unie is, dan dient ook een kopie van de werkvergunning en verblijfsvergunning te worden overlegd. 10

Bij ITS&S is dit Peter Flapper en bij TTF is dit Frans Saleh

Pagina 22 van 70

De opzet van een centrale inhuurfunctie Verder wordt bij het softwarebureau aangegeven dat de kandidaat op zijn eerste werkdag zijn paspoort of een ander identiteitsbewijs dient te kunnen tonen.

3.3

Administratieve & praktische afhandeling komst nieuwe externe medewerker

Nadat de contractonderhandelingen zijn afgerond geeft de CER de contractgegevens aan het secretariaat, dat vervolgens de volgende acties onderneemt: • Vervaardigen en versturen inhuurcontract en begeleidend schrijven • Vervaardigen dossier van de nieuwe externe medewerker • Uitvoeren screening bij Concern Veiligheidszaken nadat kopie paspoort is ontvangen en resultaat toevoegen aan dossier • Na retourontvangst van het contract dit laten ondertekenen door: De RM en CER bij TTF De CER bij ITS&S indien het uurtarief minder dan ƒ200, - bedraagt en de CER en het hoofd ITS&S11 indien het uurtarief meer dan ƒ200, - bedraagt • Na ondertekening wordt het contract als volgt verdeeld: 1 origineel retour softwarebureau 1 origineel naar de Stafadministratie 1 kopie in het dossier van de medewerker op het secretariaat • Aanvragen Rita-code door middel van CFI-formulier • Aanvragen toegangspas (E-pas) via Bewonersservice • Toevoegen aan Lotus Notes ziek/herstel • Toevoegen aan inhuurdatabase De resourceaanvrager voert zelf de volgende actie(s) uit: • Aanvragen specifieke autorisaties, die binnen zijn unit gebruikt worden De CER initieert en bewaakt bovenstaande acties en levert de eventuele input hiervoor. Verder voert de CER nog de volgende acties uit: • Controle of de werkplek en werkplekmiddelen zijn geregeld • Aanvragen algemene autorisaties, zoals de Windows NT id, Lotus Notes account e.d., met behulp van de IT Counter Er komt een checklist waarop de bovenstaande acties zullen worden afgevinkt door degene die ze uitvoert. Deze checklist zal ook de acties bevatten die dienen te worden uitgevoerd bij het vertrek van de externe medewerker. De checklist zal worden bewaard in het dossier van de betreffende externe medewerker en zal uiteindelijk twee handtekeningen van de CER bevatten: één nadat alle acties met betrekking tot de binnenkomst van de nieuwe externe medewerker zijn uitgevoerd en één nadat alle acties met betrekking tot het vertrek van de nieuwe externe medewerker zijn uitgevoerd. Op de eerste werkdag wordt de nieuwe externe medewerker in principe ontvangen door de CER. Alleen indien deze verhinderd is zal de ontvangst gebeuren door de resourceaanvrager. De CER controleert het identiteitsbewijs van de medewerker en neemt de medewerker mee naar het secretariaat waar de geheimhoudingsverklaring ondertekend wordt. Deze wordt vervolgens door het secretariaat in het dossier van de betreffende externe medewerker opgenomen. Door het secretariaat wordt vervolgens uitleg gegeven over de urensheets en de ziekmeldingsprocedure. De medewerker ontvangt hier ook de toegangspas, tenzij deze toegangspas in Buitenveldert dient te worden opgehaald. In dat geval wordt dit afgehandeld 11

In dit document wordt hiermee Paolo Bellini aangeduid

Pagina 23 van 70

De opzet van een centrale inhuurfunctie door de resourceaanvrager. Vervolgens wordt de medewerker naar de resourceaanvrager gebracht welke hem verdere uitleg over zijn unit en een eventuele rondleiding zal geven.

3.4

Begeleiding & facturering externe medewerker

Gedurende zijn werktijd bij de AAB wordt de externe medewerker begeleid door de resourceaanvrager. Indien de externe medewerker een cursus nodig heeft dan neemt de resourceaanvrager dit op met de CER. De CER zal vervolgens beoordelen in hoeverre deze cursus echt nodig is en in hoeverre deze nuttig is voor de AAB. Indien de cursus inderdaad benodigd is, dan neemt de CER hierover contact op met zowel het betreffende softwarebureau als de afdelingspecifieke RM in verband met de te maken kosten. Een veelgebruikte opzet in zo’n situatie is dat het betreffende softwarebureau de kosten van de cursus vergoedt, terwijl de AAB de uren, die de externe medewerker hieraan spendeert, vergoedt. De CER heeft éénmaal in de drie maanden een individueel feedbackgesprek met alle resourceaanvragers. Het doel van dit feedbackgesprek is drieledig: • Op de hoogte blijven van de ontwikkelingen binnen het specifieke werkgebied van de resourceaanvrager • Beter inzicht krijgen in de kwaliteit van de ingezette externe medewerkers • Eventuele problemen bij de ingezette externe medewerkers constateren De resourceaanvragers houden vaak een aantal keren per jaar een evaluatiegesprek met elke externe medewerker. Hiervan wordt door de resourceaanvrager vaak een kort verslag gemaakt. Dit korte verslag dient ook aan de CER gestuurd te worden, zodat de CER goed op de hoogte blijft van de prestaties en kwaliteit van de ingezette externe medewerkers. Externe medewerkers vullen wekelijks een urensheet (Rita-formulier) in welke uiterlijk de maandag volgend op de betreffende week, ondertekend door de resourceaanvrager, ingeleverd dient te worden op het secretariaat. Het secretariaat dient deze urensheets uiterlijk de daarop volgende dinsdag te hebben verwerkt in het systeem. Vervolgens worden deze urensheets naar DGIT Financial Control Administration Services (FCAS) gestuurd, waarbij een kopie in het dossier van de betreffende externe medewerker wordt toegevoegd. Externe medewerkers zorgen zelf voor het aanleveren van een kopie van de urensheet, of eventueel een door hun softwarebureau aangeleverd urensheet, bij hun softwarebureau. Softwarebureaus sturen vervolgens hun factuur, inclusief een kopie van de urenverantwoording, naar FCAS. FCAS controleert vervolgens in het systeem en aan de hand van de originele urensheets de ingebrachte factuur en betaalt bij een correcte factuur uit. Indien de factuur niet overeenkomt met de interne gegevens dan wordt de factuur niet uitbetaald en wordt er contact opgenomen met de betreffende afdeling.

3.5

Beëindiging werkzaamheden externe medewerker

Er zijn met betrekking tot de looptijd van een contract in principe twee soorten: • Een contract met een bepaalde looptijd • Een contract voor onbepaalde tijd Indien een externe medewerker een contract voor een bepaalde looptijd heeft en zijn werkzaamheden worden binnen deze looptijd afgerond, dan kijkt de CER of de medewerker nog op een andere plaats binnen het werkgebied van de ERU ingezet kan worden. Als dit niet het geval is dan wordt het betreffende softwarebureau telefonisch op de hoogte gesteld dat het contract op de afgesproken einddatum zal aflopen. Indien een externe medewerker niet goed functioneert of het project binnen de in het contract gestelde looptijd wordt beëindigd dan zal het contract door de CER worden opgezegd met inachtneming van de in het contract gestelde opzegtermijn. Dit zal eerst telefonisch door de

Pagina 24 van 70

De opzet van een centrale inhuurfunctie CER aan het softwarebureau worden doorgegeven, waarna in ieder geval een schriftelijke bevestiging zal volgen. Indien het disfunctioneren betreft dan zal dit opgenomen worden in het dossier van de betreffende externe medewerker. De CER zal het secretariaat op de hoogte stellen van de contractbeëindiging waarna het secretariaat de volgende acties zal ondernemen: • Vervaardigen & versturen contractbeëindiging indien het contract vóór de gestelde einddatum wordt beëindigd of het een contract voor onbepaalde tijd betreft • Afmelden externe medewerker bij staff/CFI • Verwijderen uit Lotus Notes ziek/herstel • Verwijderen uit inhuurdatabase • Indien externe medewerker is opgenomen in PC Tel: hieruit verwijderen • Verwijderen uit eventueel andere systemen waarin de externe medewerker is opgenomen • Intrekken autorisaties, Lotus Notus e-mail e.d. met behulp van de IT Counter • Innemen toegangspas • Archiveren dossier De CER initieert en bewaakt bovenstaande acties en levert de eventuele input hiervoor. Verder geeft de CER bij de RF10 op de afdeling aan dat de AAB eigendommen van de betreffende externe medewerker dienen te worden ingenomen. Op de in paragraaf 3.3 genoemde checklist zullen vervolgens alle ondernomen acties worden afgevinkt door degene die ze uitvoert. De CER zal vervolgens deze checklist ondertekenen, waarna de checklist wordt opgenomen in het dossier van de externe medewerker. Tenslotte zal de resourceaanvrager een korte eindevaluatie opstellen, die tenminste de volgende onderdelen zal bevatten: • Technische skills/kennis • Communicatie/klantgerichtheid • Zelfstandigheid/initiatief • Resultaat van het werk Deze eindevaluatie zal naar de CER verstuurd worden, waarna deze opgenomen wordt in het dossier van de externe medewerker. Deze evaluatie kan bij een eventueel opnieuw aanbieden van dezelfde persoon gebruikt worden om te beoordelen of de betreffende externe medewerker geschikt is voor de betreffende functie. Verder geeft de eindevaluatie de CER een beter inzicht in de inzet van de geleverde externe medewerkers.

Pagina 25 van 70


4 Functionele beschrijving centrale inhuurfunctie In dit hoofdstuk wordt de centrale inhuurfunctie functioneel beschreven. Dit zal gebeuren aan de hand van een achttal flowcharts, te weten: 1. Interne aanvraag 2. Externe aanvraag & selectieprocedure 3. Administratieve afhandeling komst nieuwe externe medewerker 4. Praktische afhandeling komst nieuwe externe medewerker 5. Begeleiding externe medewerker 6. Facturering externe medewerker 7. Beëindiging werkzaamheden externe medewerker 8. Administratieve afhandeling vertrek externe medewerker Deze acht flowcharts zullen hieronder één voor één aan de orde komen. Elk onderdeel van de flowchart is uniek genummerd. Deze nummering zal hieronder gebruikt worden om elk onderdeel individueel te beschrijven. De flowcharts zelf zijn in Bijlage V terug te vinden.

4.1

Interne aanvraag

Onderdelen: 1. Externe medewerker benodigd 2. Resourceaanvraag opstellen 3. Controle resourceaanvraag door CER 4. Resourceaanvraag compleet? 5. Voldoende budget beschikbaar? 6. Resourceaanvrager op de hoogte stellen 7. Werkplek aanwezig? 8. Werkplek aanvragen bij Resource Facilitator 9. Herinzet aanwezige externe medewerkers mogelijk? 10. Resourceaanvraag uitzetten bij softwarebureaus 11. Voorleggen aan resourceaanvrager ter beoordeling 12. Medewerker geschikt? 13. Herinzet aanwezige externe medewerker Beschrijving individuele onderdelen: 1. Externe medewerker benodigd: De resourceaanvrager constateert dat er een nieuwe externe medewerker benodigd is. 2. Resourceaanvraag opstellen: De resourceaanvrager stelt een resourceaanvraag op. Deze resourceaanvraag dient tenminste de volgende onderdelen te bevatten: • Het budget waarvan de gevraagde resource ten laste dient te komen • Een skillprofiel met daarin duidelijk aangegeven welke skills vereist zijn en op welk niveau deze skills dienen te liggen, waarbij gerefereerd dient te worden aan het rollenhuis • Een taakomschrijving met daarin duidelijk aangegeven welke functie en werkzaamheden de aan te vragen externe medewerker zal gaan vervullen • Een korte projectbeschrijving, waarin tenminste het aantal medewerkers, het doel en de werkzaamheden binnen het project zijn opgenomen • De verwachte begin- en einddatum van de nieuwe externe medewerker • De inzet van de nieuwe externe medewerker waarin is aangegeven of de nieuwe externe medewerker een nieuwe functie gaat vervullen, waarvoor projectbudget dient te worden gereserveerd, of dat de nieuwe externe medewerker ter vervanging dient van een bestaande medewerker, doordat deze bijvoorbeeld ontslag heeft genomen, niet voldoet of ziek is De resourceaanvraag dient tenminste drie weken voor de gewenste begindatum per Lotus Notes aan de CER verstuurd te worden.

Pagina 26 van 70

De opzet van een centrale inhuurfunctie 3. Controle resourceaanvraag door CER: De CER controleert de ontvangen resourceaanvraag tenminste op een tweetal punten: • Compleetheid • Aanwezigheid van voldoende budget 4. Resourceaanvraag compleet?: De CER controleert of de resourceaanvraag compleet is, wat inhoudt dat alle punten genoemd in onderdeel 2: Resourceaanvraag opstellen ook daadwerkelijk in de resourceaanvraag zijn opgenomen. Indien de resourceaanvraag niet compleet is dan wordt dit via Lotus Notes doorgegeven aan de resourceaanvrager en wordt geen verdere actie ondernomen, totdat de resourceaanvraag is herontvangen en wel compleet is. Indien de resourceaanvraag wel compleet is dan controleert de CER of er voldoende budget beschikbaar is. 5. Voldoende budget beschikbaar?: De CER controleert of het budget waarvan de gevraagde resource ten laste dient te komen voldoende is om de gevraagde resource op te kunnen boeken. Indien het budget niet voldoende is dan wordt de resourceaanvrager hiervan via Lotus Notes op de hoogte gesteld en zal er geen verdere actie ondernomen worden. Indien het budget wel voldoende is dan wordt door de CER gecontroleerd of er reeds een werkplek aanwezig is. 6. Resourceaanvrager op de hoogte stellen: De resourceaanvrager wordt via Lotus Notes op de hoogte gesteld van het feit dat het opgegeven budget in de resourceaanvraag onvoldoende is om de gevraagde resource op te kunnen boeken. 7. Werkplek aanwezig?: De CER controleert bij de resourceaanvrager of er reeds een werkplek aanwezig is voor de nieuwe externe medewerker. Indien de werkplek niet aanwezig is dan neemt de CER contract op met de Resource Facilitator. Indien de werkplek wel aanwezig is dan kijkt de CER of herinzet van aanwezige externe medewerkers mogelijk is. 8. Werkplek aanvragen bij Resource Facilitator: De CER dient bij de Resource Facilitator van de afdeling van de resourceaanvrager een aanvraag in voor een nieuwe werkplek. Deze zorgt dan voor de verdere afhandeling. 9. Herinzet aanwezige externe medewerkers mogelijk?: De CER kijkt of het mogelijk is om één van de reeds aanwezige externe medewerkers opnieuw in te zetten. Dit kan bijvoorbeeld doordat een externe medewerker nog geen volledig takenpakket heeft of doordat het project waarvoor een externe medewerker is aangenomen ten einde loopt. Indien herinzet van een aanwezige externe medewerker niet mogelijk is, dan wordt de resourceaanvraag door de CER uitgezet bij de softwarebureaus. Indien herinzet van een aanwezige externe medewerker wel mogelijk is dan wordt de betreffende externe medewerker voorgelegd aan de resourceaanvrager. 10. Resourceaanvraag uitzetten bij softwarebureaus: De resourceaanvraag wordt door de CER uitgezet bij de softwarebureaus. Een gedetailleerde beschrijving hiervan is te vinden in paragraaf 4.2: Externe aanvraag & selectieprocedure. 11. Voorleggen aan resourceaanvrager ter beoordeling: Indien herinzet van een aanwezige externe medewerker plaats kan vinden dan wordt deze kandidaat voorgedragen aan de resourceaanvrager. Deze zal dan bepalen of de kandidaat geschikt is voor de gevraagde functie. 12. Medewerker geschikt?: De resourceaanvrager bepaalt of de aanwezige externe medewerker geschikt is voor de gevraagde functie. Indien de betreffende externe medewerker niet geschikt is dan zal de resourceaanvraag alsnog door de CER worden uitgezet bij de softwarebureaus. Indien de betreffende externe medeweker wel geschikt is dan zal deze opnieuw worden ingezet voor de huidige resourceaanvraag. 13. Herinzet aanwezige externe medewerker: De aanwezige externe medewerker wordt opnieuw ingezet voor de huidige resourceaanvraag. De CER hoeft vervolgens geen actie meer te ondernemen met betrekking tot het zoeken van een geschikte nieuwe externe medewerker.

Pagina 27 van 70


4.2

Externe aanvraag & selectieprocedure

Onderdelen: 1. Selectie softwarebureaus 2. Resourceaanvraag naar softwarebureaus versturen 3. CV’s ontvangen door CER 4. Preselectie maken uit ontvangen CV’s 5. CV door preselectie? 6. Afmelden bij softwarebureau 7. Resourceaanvrager beoordeelt resterende CV’s 8. CV gaat definitief door? 9. Afspraak maken met softwarebureau voor intakegesprek 10. Voeren intakegesprek 11. Intakegesprek positief? 12. Afmelden bij softwarebureau 13. Afspraak maken met softwarebureau voor intakegesprek met andere geschikte kandidaat 14. CER onderhandelt met softwarebureau over inhuurvoorwaarden 15. Onderhandelingsgesprekken succesvol afgerond? 16. Adresgegevens en eventueel kopie paspoort externe medewerker door softwarebureau laten toesturen 17. Inzet nieuwe externe medewerker Beschrijving individuele onderdelen: 1. Selectie softwarebureaus: De CER selecteert de softwarebureaus op basis van de volgende aandachtspunten: • Het aangeleverde profiel en de benodigde skills • Ervaring en inzicht van de CER • De aanwezigheid van een mantelovereenkomst • Eventueel: advies van de resourceaanvrager 2. Resourceaanvraag naar softwarebureaus versturen: De CER verstuurt de resourceaanvraag via e-mail naar de geselecteerde softwarebureaus. Bij de resourceaanvraag wordt door de CER ook een uurtariefindicatie gevraagd. 3. CV’s ontvangen door CER: Op basis van de resourceaanvraag ontvangt de CER een aantal CV’s van de softwarebureaus. 4. Preselectie maken uit ontvangen CV’s: Uit de ontvangen CV’s maakt de CER op basis van inzicht een preselectie voor de resourceaanvrager. 5. CV door preselectie?: Indien een CV niet door de preselectie van de CER komt, dan wordt deze CV door de CER afgemeld bij het betreffende softwarebureau. Indien een CV wel door de preselectie van de CER komt, dan wordt deze CV via Lotus Notes doorgestuurd naar de resourceaanvrager. 6. Afmelden bij softwarebureau: De ontvangen CV wordt afgemeld bij het betreffende softwarebureau wat inhoudt dat het softwarebureau door de CER op hoogte wordt gesteld van het feit dat de geleverde CV niet verder in behandeling zal worden genomen. 7. Resourceaanvrager beoordeelt resterende CV’s: De resourceaanvrager beoordeelt de door de CER geselecteerde CV’s. Deze beoordeling kan eventueel ook in overleg met de CER plaatsvinden. 8. CV gaat definitief door?: Indien een CV niet door de selectie van de resourceaanvrager komt, dan wordt deze CV door de CER afgemeld bij het betreffende softwarebureau. Indien een CV wel door de definitieve selectie komt, dan wordt de CER via Lotus Notes op de hoogte gesteld van de namen van de kandidaten waarmee eventueel een intakegesprek gehouden dient te worden. De resourceaanvrager bepaalt dan in overleg met de CER met welke kandidaten als eerste een intakegesprek gehouden dient te worden. 9. Afspraak maken met softwarebureau voor intakegesprek: Het secretariaat plant op aanwijzing van de CER de intakegesprek(ken). Bij het softwarebureau wordt hierbij

Pagina 28 van 70


10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

4.3

aangegeven dat de kandidaat een geldig legitimatiebewijs naar het intakegesprek mee dient te nemen. Indien de kandidaat geen inwoner van één van de landen van de Europese Unie is, dan dient de kandidaat ook een werken verblijfsvergunning te kunnen tonen. Voeren intakegesprek: Tijdens het intakegesprek is in ieder geval de resourceaanvrager aanwezig. Normaal gesproken zal ook de CER aanwezig zijn en eventueel een domeindeskundige om te beoordelen of de kandidaat voldoende operationele kennis heeft. De kandidaat dient tijdens het intakegesprek een geldig legitimatiebewijs te tonen en indien de kandidaat geen inwoner van één van de landen van de Europese Unie is, dan dient de kandidaat ook een werken verblijfsvergunning te tonen. Het intakegesprek is bedoeld om te beoordelen of de kandidaat geschikt is voor de gevraagde functie. Intakegesprek positief?: Zo snel mogelijk na het intakegesprek wordt de geschiktheid van de kandidaat besproken. Indien de kandidaat niet geschikt wordt bevonden dan wordt de kandidaat afgemeld bij het betreffende softwarebureau. Indien de kandidaat wel geschikt wordt bevonden dan gaat de CER met het betreffende softwarebureau in onderhandeling over de inhuurvoorwaarden. Afmelden bij softwarebureau: Het softwarebureau wordt op de hoogte gesteld van het feit dat de kandidaat niet geschikt is bevonden dan wel dat er geen overeenstemming kon worden bereikt met betrekking tot de inhuurvoorwaarden. In beide gevallen betekent dit dat er geen verdere actie zal worden ondernomen met betrekking tot de betreffende kandidaat. Afspraak maken met softwarebureau voor intakegesprek met andere geschikte kandidaat: Aangezien er nog geen geschikte kandidaat is gevonden voor de gevraagde functie wordt er een afspraak gemaakt met een andere geschikte kandidaat (die in onderdeel 8: CV gaat definitief door? naar voren is gekomen). De afhandeling betreffende het inplannen van het intakegesprek gebeurt conform de procedure genoemd in onderdeel 9: Afspraak maken met softwarebureau voor intakegesprek. CER onderhandelt met softwarebureau over inhuurvoorwaarden: De CER onderhandelt eventueel nog met het softwarebureau over de volgende inhuurvoorwaarden: • Inhuurtarief • Tijdsperiode: begin- en eventuele einddatum • Inwerk-/proefperiode • Werktijden • Standaardafspraken in contract (bijv. overwerk pro rata) Uitgangspunt hierbij is de mantelovereenkomst en de door ITP opgestelde gangbare inhuurtarieven. Onderhandelingsgesprekken succesvol afgerond?: Indien de onderhandelingsgesprekken betreffende de inhuurvoorwaarden niet succesvol worden afgerond dan wordt de betreffende externe medewerker niet in dienst genomen. Deze zal vervolgens bij het betreffende softwarebureau worden afgemeld. Indien de onderhandelingsgesprekken wel succesvol zijn afgerond dan kan na ontvangst van de adresgegevens de externe medewerker worden ingezet. Adresgegevens en eventueel kopie paspoort externe medewerker door softwarebureau laten toesturen: Het softwarebureau dient de adresgegevens van de externe medewerker aan de CER door te geven. Indien tijdens het intakegesprek nog geen kopie van het legitimatiebewijs is gemaakt dan dient dit ook nog door het softwarebureau naar de CER te worden opgestuurd. Als de nieuwe externe medewerker geen inwoner is van één van de landen van de Europese Unie dan dient het betreffende softwarebureau ook een kopie van de werken verblijfsvergunning op te sturen. Inzet nieuwe externe medewerker: De inzet van de nieuwe externe medewerker kan plaatsvinden.

Administratieve afhandeling komst nieuwe externe medewerker

Onderdelen: 1. CER verstrekt contractgegevens aan secretariaat

Pagina 29 van 70

De opzet van een centrale inhuurfunctie 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.

Secretariaat vraagt screening aan Screening akkoord? Softwarebureau op de hoogte stellen Externe medewerker niet in dienst nemen en selectieprocedure opnieuw starten Vervaardigen dossier nieuwe externe medewerker Secretariaat Aanvragen Rita-code Vervaardigen en versturen inhuurcontract en begeleidend schrijven Na retourontvangst laten ondertekenen door CER en eventuele medeondertekenaar Na ondertekening: 1 origineel retour softwarebureau, 1 origineel naar Stafadministratie, 1 kopie in dossier Aanvragen toegangspas Toevoegen aan in gebruik zijnde interne databases CER op de hoogte stellen van ondernomen acties CER Aanvragen algemene autorisaties van IT Counter Resourceaanvrager specifieke autorisaties laten regelen Werkplek geregeld? Resource Facilitator aanspreken Alle benodigde acties uitgevoerd? Ontbrekende acties laten uitvoeren Controleformulier ondertekenen

Beschrijving individuele onderdelen: 1. CER verstrekt contractgegevens aan secretariaat: De CER verstrekt met behulp van het geautomatiseerde Excel formulier 12 de contractgegevens aan het secretariaat. 2. Secretariaat vraagt screening aan: Het secretariaat vraagt de screening aan bij Concern Veiligheidszaken met behulp van het screeningsformulier dat is opgenomen in het geautomatiseerde Excel formulier. 3. Screening akkoord?: Indien de screening niet akkoord is, dan wordt de CER hiervan op de hoogte gesteld en wordt de externe medewerker niet in dienst genomen. Indien de screening wel akkoord is, dan wordt dit resultaat toegevoegd aan het dossier van de betreffende externe medewerker en vinden de overige administratieve acties plaats. 4. Softwarebureau op de hoogte stellen: Het betreffende softwarebureau wordt door de CER op de hoogte gesteld van het feit dat de externe medewerker niet door de screening van de ABN AMRO is gekomen. Dit heeft tot gevolg dat de externe medewerker niet in dienst mag worden genomen bij de ABN AMRO. 5. Externe medewerker niet in dienst nemen en selectieprocedure opnieuw starten: Omdat de screening niet akkoord was, mag de betreffende externe medewerker niet in dienst worden genomen. De selectieprocedure voor een nieuwe externe medewerker dient hierbij opnieuw te worden gestart. Indien de CER nog geschikte kandidaten voor een intakegesprek in het dossier heeft dan kan de selectieprocedure hervat worden bij onderdeel 9: Afspraak maken met softwarebureau voor intakegesprek van Externe aanvraag & selectieprocedure, anders dient de selectieprocedure opnieuw te starten bij onderdeel 1: Selectie softwarebureaus van Externe aanvraag & selectieprocedure. 6. Vervaardigen dossier nieuwe externe medewerker: Het secretariaat maakt een dossier aan voor de nieuwe externe medewerker. Behalve het screeningsformulier en de overige output van de administratieve afhandeling dient deze ook het controleformulier 13 uit het geautomatiseerde Excel formulier te bevatten.

12

Dit geautomatiseerde Excel formulier zal in paragraaf 5.4: Administratieve afhandeling geautomatiseerd verder worden toegelicht 13 Dit controleformulier zal in paragraaf 5.5: Controleformulier voor gedane werkzaamheden verder worden toegelicht

Pagina 30 van 70

De opzet van een centrale inhuurfunctie 7. Secretariaat: Het secretariaat voert de acties uit die beschreven worden onder deze connector. 8. Aanvragen Rita-code: Het secretariaat vraagt via MISS een Rita-code aan voor de nieuwe externe medewerker. Eventueel kan deze aanvraag ook via de CER lopen. 9. Vervaardigen en versturen inhuurcontract en begeleidend schrijven: Het secretariaat stelt in tweevoud het inhuurcontract op en maakt het begeleidend schrijven met behulp van de in het geautomatiseerde Excel formulier opgenomen documenten. Voordat dit opgestuurd wordt naar het betreffende softwarebureau wordt dit eerst ter goedkeuring aan de CER voorgelegd. 10. Na retourontvangst laten ondertekenen door CER en eventuele medeondertekenaar: Nadat de contracten retour zijn ontvangen dient het secretariaat deze te laten ondertekenen door de CER en een eventuele medeondertekenaar. 11. Na ondertekening: 1 origineel retour softwarebureau, 1 origineel naar Stafadministratie, 1 kopie in dossier: Na ondertekening van de twee contracten wordt er door het secretariaat één kopie gemaakt dat toegevoegd wordt aan het dossier van de betreffende externe medewerker. Eén origineel wordt door het secretariaat naar het betreffende softwarebureau retour gestuurd en één origineel wordt door het secretariaat naar de Stafadministratie gestuurd. 12. Aanvragen toegangspas: Door het secretariaat wordt een toegangspas aangevraagd bij Bewonersservice voor de nieuwe externe medewerker. 13. Toevoegen aan in gebruik zijnde interne databases: De nieuwe externe medewerker wordt door het secretariaat toegevoegd aan de in gebruik zijnde interne databases. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een interne Lotus Notes verzendlijst, een Lotus Notes ziek/herstel lijst of een inhuurdatabase. 14. CER op de hoogte stellen van ondernomen acties: De CER wordt op de hoogte gehouden van de ondernomen acties en indien alle acties correct zijn uitgevoerd dan wordt dit formeel door het secretariaat aan de CER meegedeeld. 15. CER: De CER voert de acties uit die beschreven worden onder deze connector. 16. Aanvragen algemene autorisaties van IT Counter: De CER vraagt de algemene autorisaties voor de nieuwe externe medewerker aan via de IT Counter. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een Windows NT account of een Lotus Notes account. 17. Resourceaanvrager specifieke autorisaties laten regelen: De CER geeft bij de resourceaanvrager aan dat deze de specifieke autorisaties die binnen zijn unit benodigd zijn dient aan te vragen. De resourceaanvrager is hier vervolgens zelf verantwoordelijk voor, maar de CER dient hier wel toezicht op te houden. 18. Werkplek geregeld?: De CER controleert of de werkplek geregeld is. Indien de werkplek nog niet geregeld is dan spreekt de CER de Resource Facilitator hierover aan. Indien de werkplek wel is geregeld dan kan een laatste controle plaatsvinden om na te gaan of alle benodigde acties zijn uitgevoerd. 19. Resource Facilitator aanspreken: Indien de werkplek voor de nieuwe externe medewerker nog niet is geregeld dan spreekt de CER de Resource Facilitator hierover aan. De Resource Facilitator dient dan zo spoedig mogelijk alsnog de werkplek te regelen. 20. Alle benodigde acties uitgevoerd?: De CER controleert aan de hand van het controleformulier uit het geautomatiseerde Excel formulier of alle benodigde acties zijn uitgevoerd. Indien alle benodigde acties nog niet zijn uitgevoerd dan spreekt de CER de verantwoordelijke voor de niet uitgevoerde acties hierop aan. Indien alle benodigde acties wel zijn uitgevoerd dan ondertekent de CER het controleformulier uit het geautomatiseerde Excel formulier. 21. Ontbrekende acties laten uitvoeren: De CER spreekt de personen verantwoordelijk voor de acties die nog niet zijn uitgevoerd aan en laat hun de ontbrekende acties alsnog uitvoeren. 22. Controleformulier ondertekenen: Indien alle acties met betrekking tot de administratieve afhandeling van de komst van de nieuwe externe medewerker zijn uitgevoerd dan ondertekent de CER het controleformulier uit het geautomatiseerde Excel formulier.

Pagina 31 van 70


4.4

Praktische afhandeling komst nieuwe externe medewerker

Onderdelen: 1. CER aanwezig? 2. CER ontvangt nieuwe externe medewerker 3. Resourceaanvrager ontvangt nieuwe externe medewerker 4. Introductie bij secretariaat 5. Secretariaat 6. Geheimhoudingsverklaring laten ondertekenen 7. Geheimhoudingsverklaring opnemen in dossier 8. Uitleg urensheets en ziekmeldingsprocedure 9. Toegangspas in Buitenveldert afhalen? 10. Ontvangst toegangspas 11. Resourceaanvrager verzorgt de toegangspas 12. Overdragen aan resourceaanvrager Beschrijving individuele onderdelen: 1. CER aanwezig?: Indien de CER niet aanwezig is op de eerste werkdag van de nieuwe externe medewerker dan ontvangt de resourceaanvrager de nieuwe externe medewerker. Indien de CER wel aanwezig is op de eerste werkdag van de nieuwe externe medewerker dan ontvangt de CER de nieuwe externe medewerker. 2. CER ontvangt nieuwe externe medewerker: De CER ontvangt de nieuwe externe medewerker op de eerste werkdag. 3. Resourceaanvrager ontvangt nieuwe externe medewerker: De resourceaanvrager ontvangt de nieuwe externe medewerker op de eerste werkdag. 4. Introductie bij secretariaat: De ontvanger introduceert de nieuwe externe medewerker bij het secretariaat. 5. Secretariaat: Het secretariaat voert de acties uit die beschreven worden onder deze connector. 6. Geheimhoudingsverklaring laten ondertekenen: Het secretariaat laat de nieuwe externe medewerker een geheimhoudingsverklaring ondertekenen. 7. Geheimhoudingsverklaring opnemen in dossier: De ondertekende geheimhoudingsverklaring van de nieuwe externe medewerker wordt door het secretariaat opgenomen in het dossier van deze medewerker. 8. Uitleg urensheets en ziekmeldingsprocedure: Het secretariaat geeft uitleg over de procedure betreffende het invullen van de urensheets en het ziekmelden. De urensheets dienen uiterlijk maandag volgend op de betreffende week ondertekend door de resourceaanvrager worden ingeleverd bij het secretariaat. Ziekmelden dient in principe telefonisch bij het secretariaat te gebeuren op de eerste ziektedag. Dit zal door het secretariaat worden geregistreerd in een Lotus Notes overzicht, genaamd ziek/herstel. Indien de externe medewerker weer beter is dient de externe medewerker zich ook weer beter te melden bij het secretariaat. Het secretariaat zorgt voor een correcte afwikkeling. 9. Toegangspas in Buitenveldert afhalen?: Als de nieuwe externe medewerker toegang dient te hebben tot het hoofdkantoor in Buitenveldert dan dient de toegangspas in Buitenveldert te worden afgehaald. Indien de toegangspas niet in Buitenveldert afgehaald dient te worden dan ontvangt de nieuwe externe medewerker meteen zijn toegangspas van het secretariaat. Indien de toegangspas wel in Buitenveldert afgehaald dient te worden dan dient de resourceaanvrager de toegangspas te verstrekken. 10. Ontvangst toegangspas: De nieuwe externe medewerker ontvangt de toegangspas van het secretariaat. 11. Resourceaanvrager verzorgt de toegangspas: Aangezien de toegangspas in Buitenveldert afgehaald dient te worden, zal de resourceaanvrager hier verder zorg voor dragen. Dit wordt aan de nieuwe externe medewerker duidelijk gemaakt. 12. Overdragen aan resourceaanvrager: Indien de CER de nieuwe externe medewerker heeft ontvangen dan zal de CER deze overdragen aan de resourceaanvrager. Nadat de nieuwe

Pagina 32 van 70

De opzet van een centrale inhuurfunctie externe medewerker eventueel kennis heeft gemaakt met de resourceaanvrager zal deze de nieuwe externe medewerker verder begeleiden op zijn afdeling.

4.5

Begeleiding externe medewerker

Onderdelen: 1. Begeleiding externe medewerker wordt verzorgd door resourceaanvrager 2. Resourceaanvrager 3. Binnen proefperiode kort feedbackgesprek met CER voeren over externe medewerker 4. Driemaandelijks algemeen feedbackgesprek met CER voeren 5. Doorsturen individuele rapportages over externe medewerkers naar CER 6. Externe medewerker cursus nodig? 7. Geen actie 8. Contact hierover opnemen met CER 9. CER vindt cursus ook noodzakelijk? 10. CER neemt contact op met softwarebureau Beschrijving individuele onderdelen: 1. Begeleiding externe medewerker wordt verzorgd door resourceaanvrager: Gedurende zijn werktijd bij de ABN AMRO wordt de externe medewerker begeleid door de resourceaanvrager. 2. Resourceaanvrager: De resourceaanvrager voert de acties uit die beschreven worden onder deze connector. 3. Binnen proefperiode kort feedbackgesprek met CER voeren over externe medewerker: De resourceaanvrager dient tegen het einde van de proefperiode van een nieuwe externe medewerker een kort feedbackgesprek met de CER te voeren. Het doel van dit gesprek is om het presteren van de nieuwe externe medewerker kort te evalueren, zodat bij onvoldoende prestaties van de nieuwe externe medewerker het contract eventueel opgezegd kan worden zonder dat dit verdere consequenties heeft voor de ABN AMRO. 4. Driemaandelijks algemeen feedbackgesprek met CER voeren: De resourceaanvrager zal driemaandelijks een algemeen feedbackgesprek met de CER voeren over de algemene prestaties van de aanwezige externe medewerkers en de eventuele veranderingen die zich binnen zijn unit hebben voorgedaan. De CER blijft op die manier goed op de hoogte van de kwaliteit van de ingezette externe medewerkers en de eventuele ontwikkelingen binnen het specifieke werkgebied van de resourceaanvrager. Ook kunnen op deze wijze eventuele problemen bij de ingezette externe medewerkers tijdig worden geconstateerd. 5. Doorsturen individuele rapportages over externe medewerkers naar CER: Indien de resourceaanvrager individuele rapportages opstelt over de externe medewerkers die binnen zijn unit werken dan dienen deze ook opgestuurd te worden naar de CER. De CER krijgt op die manier een beter inzicht in de prestaties van de ingezette externe medewerkers. 6. Externe medewerker cursus nodig?: Een externe medewerker kan zelf bij de resourceaanvrager aangeven dat hij/zij een cursus wil volgen of de resourceaanvrager kan zelf bepalen dat het noodzakelijk is dat een externe medewerker een cursus gaat volgen. De resourceaanvrager bepaalt in beide gevallen eerst zelf of zo’n cursus daadwerkelijk noodzakelijk is. Indien een cursus niet noodzakelijk wordt geacht door de resourceaanvrager dan volgt er geen verdere actie. Indien een cursus wel noodzakelijk wordt geacht door de resourceaanvrager dan zal de resoureceaanvrager hierover contact opnemen met de CER. 7. Geen actie: Er volgt geen verdere actie. 8. Contact hierover opnemen met CER: Indien de resourceaanvrager het noodzakelijk acht dat een externe medewerker een cursus gaat volgen dan neemt de resourceaanvrager hierover contact op met de CER. 9. CER vindt cursus ook noodzakelijk?: Indien de CER het niet noodzakelijk acht dat een externe medewerker een cursus gaat volgen dan volgt er geen verdere actie. Indien de

Pagina 33 van 70

De opzet van een centrale inhuurfunctie CER het wel noodzakelijk acht dat een externe medewerker een cursus gaat volgen dan neemt de CER hierover contact op met het betreffende softwarebureau. 10. CER neemt contact op met softwarebureau: Indien door zowel de resourceaanvrager als de CER het noodzakelijk wordt geacht dat een externe medewerker een cursus gaat volgen dan wordt door de CER contact opgenomen met het betreffende softwarebureau in verband met de te maken kosten. Een veelgebruikte opzet in zo’n situatie is dat het betreffende softwarebureau de kosten van de cursus vergoedt, terwijl de ABN AMRO de uren, die de externe medewerker aan de cursus spendeert, vergoedt.

4.6

Facturering externe medewerker

Onderdelen: 1. Externe medewerker vult wekelijks urensheets in 2. Urensheet laten ondertekenen door resourceaanvrager 3. Uiterlijk de maandag volgend op de betreffende week urensheet inleveren bij secretariaat 4. Secretariaat verwerkt urensheets in systeem 5. Kopie van urensheets toevoegen aan dossier 6. Urensheets uiterlijk de daarop volgende dinsdag naar FCAS sturen 7. Softwarebureaus sturen facturen naar FCAS 8. FCAS controleert ontvangen facturen aan de hand van urensheets 9. Factuur komt overeen met urensheets? 10. FCAS neemt contact op met betreffende afdeling 11. Factuur wordt uitbetaald Beschrijving individuele onderdelen: 1. Externe medewerker vult wekelijks urensheets in: De externe medewerker vult zelf wekelijks een urensheet in 2. Urensheet laten ondertekenen door resourceaanvrager: De externe medewerker dient de urensheet te laten ondertekenen door de resourceaanvrager. 3. Uiterlijk de maandag volgend op de betreffende week urensheet inleveren bij secretariaat: De externe medewerker dient de urensheet ondertekend door de resourceaanvrager uiterlijk de maandag volgend op de betreffende week in te leveren bij het secretariaat. 4. Secretariaat verwerkt urensheets in systeem: Het secretariaat verwerkt de urensheets vervolgens zo snel mogelijk in het systeem. 5. Kopie van urensheets toevoegen aan dossier: Het secretariaat maakt een kopie van de urensheets en voegt deze toe aan het dossier van de betreffende externe medewerkers. Eventueel kan deze kopie ook worden toegevoegd aan het dossier van de unit van de betreffende resourceaanvragers in plaats van het dossier van de betreffende externe medewerkers. 6. Urensheets uiterlijk de daarop volgende dinsdag naar FCAS sturen: De originele urensheets worden vervolgens uiterlijk de dinsdag volgens op de betreffende week naar FCAS gestuurd. 7. Softwarebureaus sturen facturen naar FCAS: Bepaalde softwarebureaus hanteren hun eigen urensheets. De correcte aanlevering van de juiste urensheets naar de softwarebureaus dient door de betreffende externe medewerkers zelf verzorgd te worden. De softwarebureaus sturen hun, op de door de betreffende externe medewerkers aangeleverde urensheets gebaseerde, facturen rechtstreeks naar FCAS. 8. FCAS controleert ontvangen facturen aan de hand van urensheets: FCAS controleert de ontvangen facturen van de softwarebureaus aan de hand van de ontvangen urensheets van het secretariaat. 9. Factuur komt overeen met urensheets?: Indien een factuur van een softwarebureau niet overeen komt met de bijbehorende urensheets dan neemt FCAS hierover contact op met de betreffende afdeling. Indien een factuur van een softwarebureau wel overeen komt met de bijbehorende urensheets dan betaalt FCAS deze uit.

Pagina 34 van 70

De opzet van een centrale inhuurfunctie 10. FCAS neemt contact op met betreffende afdeling: FCAS neemt contact op met de betreffende afdeling om de onregelmatigheden tussen de urensheets en de factuur van het softwarebureau op te lossen. 11. Factuur wordt uitbetaald: FCAS betaalt de factuur uit aan het betreffende softwarebureau.

4.7

Beëindiging werkzaamheden externe medewerker

Onderdelen: 1. Contract externe medewerker afgelopen 2. Project voortijdig beëindigd 3. Disfunctioneren externe medewerker 4. Disfunctioneren opnemen in dossier externe medewerker 5. Softwarebureau op de hoogte stellen 6. Ergens anders inzetbaar? 7. Contract beëindigen 8. Contract verlengen/aanhouden Beschrijving individuele onderdelen: 1. Contract externe medewerker afgelopen: Het contract van de externe medewerker is afgelopen; dit betekent dat de einddatum van het contract is bereikt. 2. Project voortijdig beëindigd: Het project, waarvoor de externe medewerker is aangenomen, is voortijdig beëindigd. 3. Disfunctioneren externe medewerker: De externe medewerker blijkt ernstig te disfunctioneren waarbij aanspreking op zijn gedragswijze geen effect blijkt te hebben. Dit heeft als gevolg dat de betreffende externe medewerker de ABN AMRO zal moeten verlaten. 4. Disfunctioneren opnemen in dossier externe medewerker: Het disfunctioneren van de externe medewerker wordt in zijn dossier opgenomen met vermelding van zijn tekortkomingen. 5. Softwarebureau op de hoogte stellen: Het betreffende softwarebureau wordt op de hoogte gesteld van de ontstane situatie. 6. Ergens anders inzetbaar?: Door de CER wordt onderzocht of de betreffende externe medewerker op een andere plek binnen het werkgebied van de CER inzetbaar is. Hierbij zal zeker worden gekeken naar de openstaande aanvragen. Indien herinzet niet mogelijk is dan wordt het contract met de betreffende externe medewerker beëindigd. Indien herinzet wel mogelijk is dan zal door de CER getracht worden het contract met de betreffende externe medewerker te verlengen dan wel te behouden. 7. Contract beëindigen: Indien herinzet van de betreffende externe medewerker niet mogelijk is dan wordt het contract van de betreffende externe medewerker zo snel mogelijk beëindigd. Indien dit vóór de officiële einddatum van het contract dient te gebeuren dan zal dit schriftelijk plaats dienen te vinden bij het betreffende softwarebureau met inachtneming van de in het contract gestelde opzegtermijn. Bij beëindiging volgens de in het contract gestelde einddatum is het telefonisch op de hoogte stellen van het betreffende softwarebureau voldoende. 8. Contract verlengen/aanhouden: Indien herinzet van de betreffende externe medewerker wel mogelijk is en de einddatum van het contract nog niet is bereikt dan zal het betreffende softwarebureau telefonisch op de hoogte worden gesteld van de veranderende werkzaamheden van de betreffende externe medewerker. Indien de einddatum van het contract wel reeds is bereikt dan zal de CER hierover contact opnemen met het betreffende softwarebureau, waarbij de CER zal trachten het contract te verlengen.

4.8

Administratieve afhandeling vertrek externe medewerker

Onderdelen: 1. Externe medewerker vertrekt bij ABN AMRO

Pagina 35 van 70

De opzet van een centrale inhuurfunctie 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

CER initieert beëindigingswerkzaamheden Secretariaat Vervaardigen & versturen contractbeëindiging indien contract voortijdig beëindigd Afmelden externe medewerker bij staff/CFI Verwijderen uit in gebruik zijnde interne databases Intrekken autorisaties via IT Counter Innemen toegangspas Archiveren dossier CER Aangeven bij Resource Facilitator dat AAB eigendommen ingenomen dienen te worden Aangeven bij resourceaanvrager dat eindevaluatie opgesteld dient te worden Eindevaluatie aan CER sturen Eindevaluatie door secretariaat laten opnemen in dossier Alle benodigde acties uitgevoerd? Ontbrekende acties laten uitvoeren Controleformulier ondertekenen

Beschrijving individuele onderdelen: 1. Externe medewerker vertrekt bij ABN AMRO: Een externe medewerker vertrekt bij de ABN AMRO. 2. CER initieert beëindigingswerkzaamheden: De CER stelt het secretariaat op de hoogte van het vertrek van de betreffende externe medewerker en geeft aan of er een contractbeëindiging verstuurd dient te worden. 3. Secretariaat: Het secretariaat voert de acties uit die beschreven worden onder deze connector. 4. Vervaardigen & versturen contractbeëindiging indien contract voortijdig beëindigd: Indien door de CER is aangegeven dat er een contractbeëindiging verstuurd dient te worden, dan wordt deze contractbeëindiging door het secretariaat gemaakt met behulp van het in het geautomatiseerde Excel formulier opgenomen document. Vervolgens wordt de contractbeëindiging naar het betreffende softwarebureau verstuurd. 5. Afmelden externe medewerker bij staff/CFI: Het secretariaat meldt de betreffende externe medewerker af bij staff/CFI. 6. Verwijderen uit in gebruik zijnde interne databases: Het secretariaat verwijdert de betreffende externe medewerker uit de in gebruik zijnde interne databases. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een interne Lotus Notes verzendlijst, een Lotus Notes ziek/herstel lijst of PC Tel. 7. Intrekken autorisaties via IT Counter: Alle autorisaties van de betreffende externe medewerker worden door het secretariaat ingetrokken met behulp van de IT Counter. 8. Innemen toegangspas: De toegangspas van de betreffende externe medewerker wordt op de laatste werkdag van de betreffende externe medewerker ingenomen door het secretariaat. 9. Archiveren dossier: Nadat alle output van de administratieve handelingen in het dossier van de betreffende externe medewerker is opgenomen wordt dit dossier door het secretariaat gearchiveerd. 10. CER: De CER voert de acties uit die beschreven worden onder deze connector. 11. Aangeven bij Resource Facilitator dat AAB eigendommen ingenomen dienen te worden: De CER stelt de Resource Facilitator op de hoogte van het vertrek van de betreffende externe medewerker. De Resource Faclilitator dient hierop alle ABN AMRO eigendommen, die gedurende de werktijd van de betreffende externe medewerker bij de ABN AMRO zijn verstrekt, weer in te nemen. 12. Aangeven bij resourceaanvrager dat eindevaluatie opgesteld dient te worden: De CER geeft bij de resourceaanvrager aan dat deze een korte eindevaluatie van de betreffende externe medewerker dient op te stellen en deze per Lotus Notes aan de CER dient te sturen. In de eindevaluatie dienen tenminste de volgende onderdelen aan de orde te komen:

Pagina 36 van 70


13.

14.

15.

16.

17.

• Technische skills/kennis • Communicatie/klantgerichtheid • Zelfstandigheid/initiatief • Resultaat van het werk Het doel van deze eindevaluatie is om de CER een beter inzicht te geven in de kwaliteit van de geleverde externe medewerkers. Ook kan deze individuele eindevaluatie bij een eventueel opnieuw aanbieden van dezelfde externe medeweker in de toekomst gebruikt worden om te beoordelen of de betreffende externe medewerker eventueel geschikt zou zijn voor de dan openstaande functie. Eindevaluatie aan CER sturen: Na opstelling van een korte eindevaluatie over de betreffende externe medewerker stuurt de resourceaanvrager deze eindevaluatie per Lotus Notes naar de CER. Eindevaluatie door secretariaat laten opnemen in dossier: De CER laat de door de resourceaanvrager toegestuurde eindevaluatie door het secretariaat opnemen in het dossier van de betreffende externe medewerker. Alle benodigde acties uitgevoerd?: De CER controleert aan de hand van het controleformulier uit het geautomatiseerde Excel formulier of alle benodigde acties zijn uitgevoerd. Indien alle benodigde acties nog niet zijn uitgevoerd dan spreekt de CER de verantwoordelijke voor de niet uitgevoerde acties hierop aan. Indien alle benodigde acties wel zijn uitgevoerd dan ondertekent de CER het controleformulier uit het geautomatiseerde Excel formulier. Ontbrekende acties laten uitvoeren: De CER spreekt de personen verantwoordelijk voor de acties die nog niet zijn uitgevoerd aan en laat hun de ontbrekende acties alsnog uitvoeren. Controleformulier ondertekenen: Indien alle acties met betrekking tot de administratieve afhandeling van het vertrek van de betreffende externe medewerker zijn uitgevoerd dan ondertekent de CER het controleformulier uit het geautomatiseerde Excel formulier.

Pagina 37 van 70


5 Optimalisatieaspecten In dit hoofdstuk worden de verschillende optimalisatieaspecten die onderzocht zijn besproken. De volgende optimalisatieaspecten zullen daarbij aan de orde komen: • Interne aanvraag geautomatiseerd • Geautomatiseerde interne aanvraag geanalyseerd • Screening elektronisch • Administratieve afhandeling geautomatiseerd • Controleformulier voor gedane werkzaamheden • Tussentijdse evaluatiegesprekken • Eindevaluatie door resourceaanvrager Deze optimalisatieaspecten zullen hieronder één voor één aan de orde komen.

5.1

Interne aanvraag geautomatiseerd

Als eerste optimalisatieaspect komt de automatisering van de interne aanvraag naar voren. Met de interne aanvraag wordt hier bedoeld: “Het uitzetten van een resourceaanvraag door de resourceaanvrager richting de CER”. Op dit moment gebeurt dit nog met behulp van Lotus Notes e-mail. De bedoeling is echter dat in de toekomst een resourceaanvrager in een geautomatiseerd systeem zijn resourceaanvraag kan uitzetten waarna deze automatisch bij de CER terecht komt. De specificaties van zo’n geautomatiseerd systeem zijn als volgt: • De resourceaanvrager kan een standaard formulier elektronisch invullen. Dit formulier dient tenminste de mogelijkheid te bevatten voor het invullen van de volgende onderdelen: - Een skillprofiel waarin duidelijk aangegeven kan worden welke skills vereist zijn en op welk niveau deze skills dienen te liggen, waarbij gerefereerd dient te kunnen worden aan het rollenhuis - Een taakomschrijving waarin duidelijk aangegeven kan worden welke functie en werkzaamheden de aan te vragen externe medewerker zal gaan vervullen - De verwachte begin- en einddatum van de nieuwe externe medewerker - Het budget waarvan de gevraagde resource ten laste dient te komen - Een korte projectbeschrijving, waarbij tenminste het aantal medewerkers, het doel en de werkzaamheden binnen het project vermeld kunnen worden - De soort inzet van de nieuwe externe medewerker waarbij aangegeven kan worden of de nieuwe externe medewerker een nieuwe functie gaat vervullen, waarvoor projectbudget dient te worden gereserveerd, of dat de nieuwe externe medewerker ter vervanging dient van een bestaande medewerker, doordat deze bijvoorbeeld ontslag heeft genomen, niet voldoet of ziek is • Het elektronische formulier wordt vervolgens naar een centrale database gestuurd waar de CER het elektronische formulier kan inzien • De CER kan aangeven of de resourceaanvraag in orde is. Indien deze niet in orde is dan dient deze automatisch teruggestuurd te worden naar de betreffende resourceaanvrager met vermelding van de door de CER gegeven reden van afwijzing • De CER kan de status van de in behandeling genomen resourceaanvragen inzien • In het systeem zijn de verschillende softwarebureaus waarmee de CER contacten onderhoudt opgenomen, waarbij eventueel ook de skills die een softwarebureau levert zijn vermeld • De CER kan eventueel de skills uit de resourceaanvraag matchen op de skills die een softwarebureau levert zodat de resourceaanvraag automatisch doorgestuurd kan worden naar de betreffende softwarebureaus • Er is een database in het systeem aanwezig waarin de aanwezige externe medewerkers zijn opgeslagen • In de database voor externe medewerkers kunnen tenminste de volgende onderdelen per externe medewerker worden vastgelegd:

Pagina 38 van 70


• • •

- Adresgegevens - Bijbehorend softwarebureau - Inhuurtarief - Contractduur - Evaluatie(s) Er is een archief in het systeem aanwezig waarin reeds vertrokken externe medewerkers kunnen worden opgeslagen Er is een archiveringsfunctie in het systeem aanwezig waarmee externe medewerkers uit de actieve database naar het archief verplaatst kunnen worden Het moet voor de administrator van het systeem mogelijk zijn om verschillende rechten toe te kennen aan individuele personen

Bij Development Netherlands is zo’n systeem inmiddels ontwikkeld. Het verdient dan ook de hoogste aanbeveling om contact op te nemen met Development Netherlands indien besloten wordt een geautomatiseerd systeem voor de interne aanvraag te realiseren.

5.2

Geautomatiseerde interne aanvraag geanalyseerd

De vraag naar een geautomatiseerd systeem met betrekking tot de interne aanvraag is ontstaan naar aanleiding van enerzijds de op dit moment betrekkelijk lange verwerkings - en doorlooptijd en anderzijds het gemak dat zo’n geautomatiseerd systeem m et zich meebrengt. Onderstaande analyse is opgesteld om duidelijkheid te verschaffen op welke manier een geautomatiseerd systeem nu precies de efficiëntie van de interne aanvraag kan verhogen. Deze analyse had niet uitgevoerd kunnen worden zonder het voorafgaande onderzoek, een universitaire achtergrond en een grondige bestudering van het aanwezige materiaal.

5.2.1 Verwerkingstijd De verwerkingstijd wordt in dit geval gedefinieerd als zijnde de effectief bestede tijd door zowel de resourceaanvrager als de CER met betrekking tot de totale doorlooptijd van de interne aanvraag. Deze verwerkingstijd kan door het geautomatiseerde systeem meetbaar worden gemaakt door te registreren hoe lang de CER en de resourceaanvrager in het systeem hebben doorgebracht en gedurende welke tijd ze daarbij aan de aanwezige resourceaanvragen hebben gewerkt. De totale verwerkingstijd is ten eerste afhankelijk van de compleetheid van de interne resourceaanvraag, ten tweede de overzichtelijkheid van de interne resourceaanvraag en ten derde de juistheid van de interne resourceaanvraag: • De compleetheid van de interne resourceaanvraag wordt gedefinieerd als zijnde een volledig ingevulde resourceaanvraag. Dit kan door het geautomatiseerde systeem meetbaar worden gemaakt door te controleren of alle benodigde onderdelen door de resourceaanvrager zijn ingevuld. Indien dit niet het geval is dan zal de resourceaanvraag niet verstuurd worden, maar wordt er meteen aan de resourceaanvrager duidelijk gemaakt welke onderdelen van de resourceaanvraag nog ontbreken, zodat deze gecompleteerd kunnen worden. • De overzichtelijkheid van de interne resourceaanvraag wordt gedefinieerd als zijnde het gemak waarmee de resourceaanvragers de resourceaanvraag in kunnen vullen. Dit kan op twee manieren meetbaar worden gemaakt: ten eerste kan door het systeem gemeten worden hoe lang een resourceaanvrager met een bepaalde resourceaanvraag bezig is en ten tweede kan door middel van interviews met de resourceaanvragers bepaald worden hoe zij het gemak van het resourceaanvraagsysteem ervaren en kan het geautomatiseerde systeem hier eventueel op worden aangepast. • De juistheid van de interne resourceaanvraag is een formuleringsprobleem, waarbij er een matching plaats dient te vinden tussen de beschrijving van de resourceaanvrager en de wens van de CER. Om deze matching zo snel mogelijk te laten plaatsvinden, wordt er in

Pagina 39 van 70

De opzet van een centrale inhuurfunctie het systeem gebruik gemaakt van standaardisatie. Hierdoor worden bepaalde onderdelen van de resourceaanvraag al automatisch afgestemd op de wens van de CER. Het geautomatiseerd systeem kan de gemiddelde verwerkingstijd aanzienlijk reduceren. De oorzaak hiervan is te vinden in de volgende punten: • Aanwezigheid standaardformulier: hierop zijn alle onderdelen opgenomen die de resourceaanvrager dient te vermelden in de resourceaanvraag. Hierdoor kan de resourceaanvraag compleet worden doorgestuurd naar de CER. Er wordt natuurlijk nog wel een eindcontrole door het systeem uitgevoerd voordat de resourceaanvraag naar de CER wordt verstuurd om te verifiëren of de resourceaanvraag inderdaad compleet is. • Aanwezigheid standaardantwoorden op resourceaanvraag: hierdoor hoeft de resourceaanvrager slechts te selecteren welke kwaliteiten/skills gezocht worden in een externe medewerker, van welk budget de nieuwe externe medewerker geschreven dient te worden, etcetera. • Standaardisatie: hierdoor kan de CER als het ware in één oogopslag zien of de resourceaanvraag correct is. Dit is een zeer grote verbetering ten opzichte van de huidige Lotus Notes email dat de resourceaanvrager stuurt. • Automatische controle juistheid ingevoerde gegevens: hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de controle van de beschikbaarheid van het budget. • Intern responssysteem: hierdoor kan de CER makkelijk en overzichtelijk aangeven wat er ontbreekt/incorrect is aan de ingestuurde resourceaanvraag. Uit interviews is gebleken dat de huidige minimale verwerkingstijd 45 minuten bedraagt, terwijl de maximale verwerkingstijd ongeveer 120 minuten bedraagt. De gemiddelde verwerkingstijd bedraagt ongeveer 60 minuten. De invoering van het geautomatiseerde systeem brengt twee grote voordelen met zich mee: • Door bovengenoemde verbeterpunten zal de gemiddelde verwerkingstijd teruggebracht kunnen worden naar ten hoogste 40 minuten. • De totale verwerkingstijd per resourceaanvraag zal door het systeem objectief gemeten kunnen worden. Hieruit kan een managementrapportage gemaakt worden, zodat precies de effectiviteit van het systeem in de loop der tijd gemeten zal kunnen worden. Ook kan er op die manier waar worden genomen of er zic h met bepaalde resourceaanvragen, van bijvoorbeeld bepaalde personen, problemen voordoen, zodat er concreet gewerkt kan worden aan het terugdringen van de maximale verwerkingstijden.

5.2.2 Doorlooptijd De doorlooptijd wordt in dit geval gedefinieerd als zijnde de totale tijdsduur die verstrijkt vanaf het moment dat een resourceaanvrager begint met het opstellen van de resourceaanvraag tot het moment dat de CER de resourceaanvraag correct en compleet ontvangen en gecontroleerd heeft, zodat deze uitgezet kan worden bij de softwarebureaus. In het geautomatiseerde systeem kunnen zowel het begin- als het eindpunt geregistreerd worden. Op die manier kan de totale doorlooptijd meetbaar worden gemaakt. De doorlooptijd kan worden opgesplitst in twee separate activiteiten: de verwerkingstijd en de wachttijd. Hierbij wordt met verwerkingstijd de tijd bedoeld die daadwerkelijk door de CER en de resourceaanvrager aan de resourceaanvraag besteed worden. Deze verwerkingstijd is reeds uitgewerkt in de vorige paragraaf: Verwerkingstijd. De wachttijd is de tijd waarin er zowel door de CER als de resourceaanvrager niet aan de resourceaanvraag gewerkt wordt. Dit kan verschillende oorzaken hebben: andere bezigheden, afwezigheid op de werkplaats, en dergelijke. De wachttijd is te zien als een constante, aangezien deze onafhankelijk is van de bezigheden met betrekking tot de resourceaanvraag. De wachttijd kan dus niet direct beïnvloed worden door het geautomatiseerde systeem, aangezien dit er volledig los van staat. Wel is er een

Pagina 40 van 70

De opzet van een centrale inhuurfunctie verband tussen de totale wachttijd en de verwerkingstijd. Indien namelijk de verwerkingstijd langer is, dan zal hoogstwaarschijnlijk de wachttijd ook langer worden. De oorzaak hiervoor is te vinden in het feit dat als de verwerkingstijd groter is, dit hoogstwaarschijnlijk veroorzaakt wordt doordat de resourceaanvraag een aantal malen op en neer is gestuurd tussen de resourceaanvrager en de CER, doordat deze nog niet volledig voldeed aan de wens van de CER. Elke keer dat hij op en neer is gestuurd zal er een stukje wachttijd moeten worden toegevoegd aan de totale doorlooptijd, aangezien er normaal gesproken niet direct geantwoord kan worden op de gewijzigde resourceaanvraag, door andere activiteiten. De wachttijd is meetbaar te maken door de totale doorlooptijd te nemen, die geregistreerd kan worden door het geautomatiseerde systeem, en deze te verminderen met de totale verwerkingstijd, die ook geregistreerd kan worden door het geautomatiseerde systeem. Uit interviews is gebleken dat de huidige minimale doorlooptijd een halve dag bedraagt, terwijl de maximale doorlooptijd kan oplopen tot vijf dagen en in uitzonderlijke gevallen zelfs langer. De gemiddelde doorlooptijd ligt op ongeveer anderhalve dag. De invoering van het geautomatiseerde systeem brengt twee grote voordelen met zich mee, die in grote lijnen overeen komen met de voordelen genoemd in de paragraaf Verwerkingstijd: • Door bovengenoemde verbeterpunten zal de gemiddelde doorlooptijd teruggebracht kunnen worden tot ten hoogste één dag. • De totale doorlooptijd per resourceaanvraag zal door het systeem objectief gemeten kunnen worden. Hieruit kan een managementrapportage gemaakt worden, zodat precies de effectiviteit van het systeem in de loop der tijd gemeten zal kunnen worden. Ook kan er op die manier waar worde n genomen of er zich met bepaalde resourceaanvragen, van bijvoorbeeld bepaalde personen, problemen voordoen, zodat er concreet gewerkt kan worden aan het terugdringen van de maximale doorlooptijden.

5.2.3 Gemak Gemak wordt in dit geval gedefinieerd als zijnde de activiteiten, omstandigheden, en dergelijke die van dienst kunnen zijn om iemand inspanning en/of moeite te besparen. Dit is helaas niet objectief meetbaar te maken met behulp van het systeem. Wel kan er door middel van periodieke interviews duidelijkheid worden verkregen over het eventueel verhoogde gemak dat het geautomatiseerde systeem met zich meebrengt. In de huidige situatie dienen zowel de resourceaanvrager als de CER veel standaardtekst op te stellen om de resourceaanvraag tot stand te brengen. Bovendien moeten de gegevens van de externe medewerkers handmatig gearchiveerd worden in een papieren dossier en is er geen mogelijkheid om een resourceaanvraag automatisch te matchen tegen de beschikbare softwarebureaus. Met het geautomatiseerde systeem worden deze onderdelen aangesproken. Zo zal het voor de resourceaanvrager mogelijk worden om met behulp van checkboxen/drop-downlijsten te selecteren welke kwaliteiten/skills er in een externe medewerker gezocht worden, van welke budget de nieuwe externe medewerker geschreven dient te worden, etcetera. Hierdoor hoeft de resourceaanvrager dus geen langdradig werk meer te doen of veel standaardtekst te typen. Hetzelfde geldt voor de CER. Dit komt het gemak dus ten goede. Verder zal het voor de CER mogelijk worden om de gevraagde skills in de resourceaanvraag automatisch te matchen tegen de in het systeem opgenomen skills van de softwarebureaus. Ook dit maakt het voor de CER makkelijker om de geschikte externe medewerker te vinden. Tenslotte zal het systeem ook de gegevens gaan bevatten van alle externe medewerkers. Hierdoor zullen zoektochten door papieren dossiers verleden tijd worden en kan de CER de benodigde gegevens gewoon opzoeken achter de eigen PC.

Pagina 41 van 70


5.3

Screening elektronisch

Het tweede optimalisatieaspect vor mt de elektronische uitvoering van de screening van een externe medewerker. Op dit moment vindt de screening plaats door middel van een fax aan Concern Veiligheidszaken. Er is onderzocht of het mogelijk zou zijn om de screening plaats te laten vinden door middel van Lotus Notes e-mail. Daartoe is contact opgenomen met Concern Veiligheidszaken. Deze hielden echter stellig vast aan hun oude methode, te weten de versturing van de screeningsaanvraag per fax. Helaas is het dus op dit moment niet mogelijk om de screening elektronisch te laten plaatsvinden.

5.4

Administratieve afhandeling geautomatiseerd

Het derde optimalisatieaspect vormt de automatisering van de administratieve afhandeling. Met de administratieve afhandeling wordt hier bedoeld: “Alle administratieve acties die door zowel de CER als het secretariaat uitgevoerd dienen te worden met betrekking tot de externe medewerkers”. Voorheen vonden deze administratieve acties allemaal individueel plaats, waardoor er dus veel tijd gestoken werd in repeterende acties, zoals het opstellen van een screeningsaanvraag of een inhuurcontract. De bedoeling is dat deze acties zoveel mogelijk geautomatiseerd worden, zodat er efficiënter kan worden omgesprongen met de beschikbare tijd. Daartoe is er een geautomatiseerd Excel formulier ontwikkeld waar alle gegevens betreffende de externe medewerker slechts éénmaal ingevoerd dienen te worden, waarna deze automatisch gebruikt worden in de aanwezige formulieren, zoals de screeningsaanvraag of het inhuurcontract. De enige actie die nog benodigd is, is het éénmaal invullen van alle gegevens en vervolgens het uitprinten van de benodigde formulieren. Het geautomatiseerde Excel formulier bevat daartoe de volgende formulieren: • Invulformulier: Hierop worden alle gegevens betreffende de externe medewerker, het bijbehorende softwarebureau en dergelijke ingevuld door de CER en het secretariaat. • Controleformulier: Dit formulier wordt gebruikt door de CER om te controleren of alle benodigde acties met betrekking tot de binnenkomst en het vertrek van de externe medewerker zijn uitgevoerd. Dit formulier zal in verder detail behandeld worden in paragraaf 5.5: Controleformulier voor gedane werkzaamheden. • Screeningsformulier: Dit formulier wordt volledig gevuld door het invulformulier. Nadat het invulformulier correct is ingevuld, kan dit formulier, dat benodigd is voor het screenen van de nieuwe externe medewerker, meteen uitgeprint en gefaxt worden. • Nieuwe contracten: Deze formulieren worden gevuld door het invulformulier. De nieuwe contracten zijn bedoeld voor het aangaan van een nieuwe overeenkomst tussen een softwarebureau en de ABN AMRO. De nieuwe contracten zijn zowel in het Nederlands als het Engels aanwezig. De keuze hiervoor kan gemaakt worden op het invulformulier. Ook kan op het invulformulier worden aangegeven of er een medeondertekenaar op het contract aanwezig dient te zijn. Hiervoor zijn ook aparte contracten aanwezig. In totaal zijn er dus vier verschillende soorten nieuwe contracten opgenomen in het geautomatiseerde Excel formulier. Op de contracten is nog een ruimte aanwezig voor het secretariaat om eventuele extra opmerkingen te kunnen noteren. Het juiste contract wordt door het secretariaat in tweevoud toegestuurd aan het betreffende softwarebureau. • Mutatie contracten: Deze formulieren worden gevuld door het invulformulier. De mutatie contracten zijn bedoeld voor het uitvoeren van een mutatie op een bestaande overeenkomst tussen een softwarebureau en de ABN AMRO. De mutatie contracten zijn zowel in het Nederlands als het Engels aanwezig. De keuze hiervoor kan gemaakt worden op het invulformulier. Ook kan op het invulformulier worden aangegeven of er een medeondertekenaar op het contract aanwezig dient te zijn. Hiervoor zijn ook aparte contracten aanwezig. In totaal zijn er dus vier verschillende soorten mutatie contracten opgenomen in het geautomatiseerde Excel formulier. De mutatie contracten zijn identiek aan de nieuwe contracten met de uitzondering van de plaatsing van een nieuw item, genaamd: “Startdatum nieuwe voorwaarden”. Dit item wordt gebruikt om de datum aan te geven waarop de nieuwe voorwaarden zullen ingaan. Het juiste mutatie contract wordt door het secretariaat in tweevoud toegestuurd aan het betreffende softwarebureau.

Pagina 42 van 70


•

•

Begeleidend schrijven: Deze formulieren worden gevuld door het invulformulier, met uitzondering van de datum. Het begeleidend schrijven wordt samen met het in tweevoud opgemaakte contract aan een softwarebureau gestuurd. Het begeleidend schrijven is zowel in het Nederlands als het Engels aanwezig. De keuze hiervoor kan gemaakt worden op het invulformulier. Beëindiging contract: Deze formulieren worden gevuld door het invulformulier, met uitzondering van de datum. De beëindiging van een contract wordt door het secretariaat aan een softwarebureau verstuurd indien een bestaande overeenkomst tussen het betreffende softwarebureau en de ABN AMRO voortijdig beëindigd dient te worden. De beëindiging contract is zowel in het Nederlands als het Engels aanwezig. De keuze hiervoor kan gemaakt worden op het invulformulier. Data: Dit formulier wordt gebruikt om de dropdown boxen in het invulformulier te vullen. Indien er gegevens in de dropdown boxen uit het invulformulier gewijzigd, verwijderd of toegevoegd dienen te worden, dan kan dat op dit formulier plaatsvinden.

Het geautomatiseerde Excel formulier is als elektronisch document beschikbaar en zal tezamen met de elektronische versie van dit document worden opgeleverd.

5.5

Controleformulier voor gedane werkzaamheden

Het vierde optimalisatieaspect vormt de opzet van een controleformulier voor gedane werkzaamheden. Met gedane werkzaamheden wordt hier bedoeld: “Alle activiteiten die door zowel de CER als het secretariaat uitgevoerd zijn met betrekking tot de binnenkomst en het vertrek van de externe medewerkers”. Voorheen was er geen controleformulier voor deze activiteiten en vonden de betreffende acties dus vaak te laat of zelfs helemaal niet plaats. Om te garanderen dat alle activiteiten tijdig en compleet worden uitgevoerd is er een controleformulier opgesteld. Dit controleformulier is in Bijlage VI opgenomen. In dit controleformulier zijn een aantal gegevens van de externe medewerker opgenomen. Verder zijn alle activiteiten die bij binnenkomst en vertrek uitgevoerd dienen te worden opgenomen. Indien iemand een activiteit heeft voltooid, dan dient de betreffende persoon zijn naam op het controleformulier te plaatsen, achter de activiteit die de betreffende persoon heeft volbracht. Het controleformulier wordt beheerd door het secretariaat en het secretariaat is hier dan ook verantwoordelijk voor. De volgende activiteiten zijn in dit controleformulier opgenomen met betrekking tot de binnenkomst van een nieuwe externe medewerker: • Werkplek geregeld: De CER dient zorg te dragen voor de regeling van een werkplek en heeft deze ook geregeld. • Screening aangevraagd: Het secretariaat heeft de screening aangevraagd. • Screening verwerkt: Het secretariaat heeft de screening verwerkt. • Dossier aangemaakt: Het secretariaat heeft een nieuw dossier voor de nieuwe externe medewerker aangemaakt. • Contract en begeleidend schrijven vervaardigd en verstuurd: Het secretariaat heeft zowel het contract in tweevoud als het begeleidend schrijven vervaardigd en aan het betreffende softwarebureau verstuurd. • Na retourontvangst contract: ondertekend: Het secretariaat heeft de contracten laten ondertekenen door de CER en een eventuele medeondertekenaar nadat deze contracten retour zijn ontvangen van het softwarebureau. • Na ondertekening contract: verwerkt: Het secretariaat heeft na ondertekening van de twee contracten één kopie gemaakt dat toegevoegd is aan het dossier van de betreffende externe medewerker. Verder heeft het secretariaat één origineel contract naar het softwarebureau geretourneerd en één origineel contract naar Stafadministratie gestuurd. • Algemene autorisaties via IT Counter aangevraagd: De CER heeft de algemene autorisaties via de IT Counter aangevraagd en bevestiging hierover ontvangen.

Pagina 43 van 70

De opzet van een centrale inhuurfunctie • • • • • • • • • • •

Specifieke autorisaties aangevraagd: De resourceaanvrager heeft de specifieke autorisaties die binnen zijn unit benodigd zijn aangevraagd en bevestiging hierover ontvangen. Pasje geregeld: Het secretariaat heeft de toegangspas aangevraagd en ontvangen. Rita code aangevraagd: Het secretariaat heeft de Rita code aangevraagd en ontvangen. Toegevoegd aan telefoonlijst: Het secretariaat heeft de nieuwe externe medewerker toegevoegd aan de telefoonlijst. Toegevoegd aan Lotus Notes verzendlijst: Het secretariaat heeft de nieuwe externe medewerker toegevoegd aan de Lotus Notes verzendlijst. Toegevoegd aan Lotus Notes ziek/herstel: Het secretariaat heeft de nieuwe externe medewerker toegevoegd aan de Lotus Notes ziek/herstel lijst. Toegevoegd aan personeelsdatabase: Het secretariaat heeft de nieuwe externe medewerker toegevoegd aan de personeelsdatabase. Identificatiepapieren gecontroleerd: De CER dient zorg te dragen voor de controle van de identificatiepapieren van de nieuwe externe medewerker en heeft geverifieerd dat deze ook daadwerkelijk zijn gecontroleerd. Geheimhoudingsverklaring ondertekend: Het secretariaat heeft de nieuwe externe medewerker een geheimhoudingsverklaring laten ondertekenen. Uitleg over urensheets en ziekmeldingsprocedure gegeven: Het secretariaat heeft uitleg over de urensheets en de ziekmeldingsprocedure gegeven. Handtekening CER: De CER ondertekent het controleformulier wat betreft de binnenkomst indien alle activiteiten die vallen onder de binnenkomst van een nieuwe externe medewerker zijn voorzien van een naam.

De volgende activiteiten zijn in dit controleformulier opgenomen met betrekking tot het vertrek van een externe medewerker: • Contractbeëindiging gemaakt en verstuurd: Het secretariaat heeft de contractbeëindiging vervaardigd en aan het betreffende softwarebureau verstuurd. • Afgemeld bij staff: Het secretariaat heeft de betreffende externe medewerker afgemeld bij staff. • Verwijderd uit telefoonlijst: Het secretariaat heeft de betreffende externe medewerker verwijderd uit de telefoonlijst. • Verwijderd uit Lotus Notes verzendlijst: Het secretariaat heeft de betreffende externe medewerker verwijderd uit de Lotus Notes verzendlijst. • Verwijderd uit Lotus Notes ziek/herstel lijst: Het secretariaat heeft de betreffende externe medewerker verwijderd uit de Lotus Notes ziek/herstel lijst. • Verwijderd uit personeelsdatabase: Het secretariaat heeft de betreffende externe medewerker verwijderd uit de personeelsdatabase. • Verwijderd uit PC Tel: Het secretariaat heeft de betreffende externe medewerker verwijderd uit PC Tel. • Autorisaties ingetrokken via IT Counter: Het secretariaat heeft alle autorisaties ingetrokken via de IT Counter. • AAB eigendommen ingenomen: De CER dient er zorg voor te dragen dat alle ABN AMRO eigendommen zijn ingenomen en heeft geverifieerd dat deze ook daadwerkelijk zijn ingenomen. • Pasje ingenomen: Het secretariaat heeft de toegangspas ingenomen. • Eindevaluatie van resourceaanvrager ontvangen: De CER heeft de eindevaluatie van de resourceaanvrager ontvangen en deze eindevaluatie is door het secretariaat toegevoegd aan het dossier. • Dossier gearchiveerd: Het secretariaat heeft het dossier gearchiveerd. • Handtekening CER: De CER ondertekent het controleformulier wat betreft het vertrek indien alle activiteiten die vallen onder het vertrek van een externe medewerker zijn voorzien van een naam.

Pagina 44 van 70


5.6

Tussentijdse evaluatiegesprekken

Het vijfde optimalisatieaspect vormt het voeren van tussentijdse evaluatiegesprekken tussen de CER en de resourceaanvrager. Op dit moment vindt er alleen informele communicatie plaats tussen de CER en de resourceaanvrager wat betreft de prestaties van de ingezette externe medewerkers en de veranderingen in het vakgebied van de resourceaanvrager. De CER krijgt hierdoor echter geen goed beeld van de kwaliteit van de geleverde externe medewerkers of van de veranderingen op het werkgebied van de resourceaanvrager. Om de CER beter op de hoogte te houden zal er in de toekomst een driemaandelijks algemeen feedbackgesprek plaatsvinden tussen de CER en de resourceaanvrager. Het doel van deze evaluatiegesprekken is drieledig: • De CER krijgt een beter inzicht in de kwaliteit van de ingezette externe medewerkers • De CER blijft goed op de hoogte van de ontwikkelingen binnen het specifieke werkgebied van de resourceaanvrager • Eventuele problemen met betrekking tot de inzet van externe medewerkers kunnen tijdig worden geconstateerd

5.7

Eindevaluatie door resourceaanvrager

Het zesde en laatste optimalisatieaspect vormt het opstellen van een eindevaluatie door de resourceaanvrager. Op dit moment vindt zo’n eindevalua tie nog niet plaats. Het doel van de eindevaluatie van een externe medewerker is tweeledig: • De CER een beter inzicht geven in de prestaties van de betreffende externe medewerker • Bij het toekomstig aanbieden van dezelfde externe medewerker kan de eindevaluatie als leidraad dienen in verband met het bepalen van de geschiktheid van de betreffende externe medewerker voor de dan openstaande functie De eindevaluatie dient door de resourceaanvrager opgesteld te worden en per Lotus Notes aan de CER verstuurd te worden. De eindevaluatie dient niet meer dan één A4 pagina te beslaan en tenminste de volgende onderdelen te bespreken: • Technische skills/kennis • Communicatie/klantgerichtheid • Zelfstandigheid/initiatief • Resultaat van het werk

Pagina 45 van 70


6 De toekomst In dit hoofdstuk wordt de toekomst van de inhuur van externe medewerkers binnen de ABN AMRO besproken. De volgende onderwerpen zullen daarbij aan de orde komen: • Gestandaardiseerd aanvraagformulier inhuur • Vaste prijsafspraken met softwarebureaus • Elektronische marktplaats Deze onderwerpen zullen hieronder één voor één worden behandeld.

6.1

Gestandaardiseerd aanvraagformulier inhuur

Op korte termijn zal voor alle aanvragen voor de inhuur van externe medewerkers richting de softwarebureaus een gestandaardiseerd elektronisch aanvraagformulier gebruikt gaan worden. Een conceptversie van dit gestandaardiseerde aanvraagformulier is in Bijlage VII terug te vinden. Het doel van het gestandaardiseerde aanvraagformulier is om ABN AMRO-breed een standaard te creëren richting de softwarebureaus. Op het aanvraagformulier zijn de volgende onderdelen opgenomen: • Registratienummer: Hiermee wordt de resourceaanvraag uniek geïdentificeerd. Dit registratienummer zal waarschijnlijk door Resource Management Services (RMS) per individuele resourceaanvraag automatisch worden verstrekt. • Datum: De datum waarop de resourceaanvraag wordt uitgezet richting de softwarebureaus. • Gegevens aanvrager: De gegevens van de CER die de resourceaanvraag uitzet richting de softwarebureaus. • Aanvraag verzonden naar: De softwarebureaus waar de resourceaanvraag wordt uitgezet. • Reden nieuwe inhuur: De oorzaak voor het ontstaan van de resourceaanvraag. • Contractduur: De gewenste begin- en einddatum van de gevraagde externe medewerker. • Soort project: Een beschrijving van het project waarvoor een nieuwe externe medewerker benodigd is. • Gevraagde skills: De vereiste skills van de gevraagde externe medewerker, waarbij onder andere aan het rollenhuis gerefereerd dient te worden. Het aanvraagformulier zal in principe elektronisch richting de betreffende softwarebureaus verstuurd worden. Eventueel is het mogelijk om het aanvraagformulier per fax of brief te versturen.

6.2

Vaste prijsafspraken met softwarebureaus

Op dit moment is ITP en RMS bezig om met alle softwarebureaus, die een voldoende grote omzet draaien binnen de ABN AMRO, vaste prijsafspraken te maken op basis van het rollenhuis. Dit houdt in dat een softwarebureau een vaste prijs neerzet voor de combinatie van een bepaalde rol op een bepaald rolniveau. Ook wordt er onderhandelt over kwantumkortingen, waarbij de ABN AMRO de afname van een vast aantal externe medewerkers per jaar van een bepaald softwarebureau garandeert, waar dan tegenover staat dat het betreffende softwarebureau haar tarieven met een bepaald percentage verlaagt. Deze ontwikkelingen dienen te zorgen voor een overzichtelijkere situatie met betrekking tot de inhuur van externe medewerkers en zullen op termijn ook kostenbesparingen opleveren.

6.3

Elektronische marktplaats

Op de lange termijn zal er ee n elektronische marktplaats gecreëerd worden. Deze elektronische marktplaats is een online systeem waarin de CER’s hun resourceaanvraag kunnen uitzetten en de softwarebureaus, die een mantelovereenkomst met de ABN AMRO hebben afgesloten, kunnen zien of er resourceaanvragen zijn waaraan zij kunnen voldoen.

Pagina 46 van 70

De opzet van een centrale inhuurfunctie Hierbij gelden dan volledig vaste tarieven, zodat de CER niet meer over inhuurtarieven hoeft te onderhandelen. Dit online systeem heeft als groot voordeel dat de CER de resourceaanvraag niet meer zelf hoeft uit te zetten bij alle geschikte softwarebureaus, maar slechts op één centrale plaats. Op basis daarvan zal de CER dan alle geschikte CV’s ontvangen. Verder kan er op basis van dit systeem goed gewerkt worden met vooraf overeengekomen kortingstarieven. Zo kan bijvoorbeeld afgesproken worden met een softwarebureau, dat er op jaarbasis honderd medewerkers zullen worden afgenomen waar dan een lager tarief tegenover staat. De ABN AMRO kan dan in het online systeem zien of het betreffende softwarebureau ook wel voldoende vaak gereageerd heeft op openstaande resourceaanvragen om die honderd medewerkers überhaupt te kunnen leveren. Voor deze elektronische marktplaats zal hoogstwaarschijnlijk het programma Ariba gebruikt gaan worden. Meer informatie hierover is te vinden op de website van Ariba: http://www.ariba.com.

Pagina 47 van 70


7 Conclusies en verder onderzoek In dit document is de opzet van een centrale inhuurfunctie besproken. Het doel van een centrale inhuurfunctie is om kostenbesparend en efficiënt te kunnen werken. Bij de beschrijving van deze centrale inhuurfunctie zijn alle te volgen procedures expliciet benoemd en vastgelegd. Dit heeft tot gevolg dat er een grotere duidelijkheid ontstaat onder de betrokken medewerkers met betrekking tot het verwachtingspatroon van hun activiteiten. Tenslotte zullen de vermelde optimalisatieaspecten bijdragen tot een efficiëntere en overzichtelijkere inrichting van de centrale inhuurfunctie. Als gekeken wordt naar het directe nut van een centrale inhuurfunctie dan zijn daarbij twee belanghebbenden: • De softwarebureaus • De ABN AMRO De softwarebureaus hebben bij een centrale inhuurfunctie een centraal aanspreekpunt voor alle afdelingen binnen het werkgebied van de betreffende CER. Hierdoor is het voor de softwarebureaus niet meer noodzakelijk om contact te onderhouden met zeer veel individuele personen binnen de ABN AMRO, wat voor de softwarebureaus tijd- en dus kostenbesparend werkt. De ABN AMRO heeft bij een centrale inhuurfunctie één persoon (de CER) toegewijd aan een functie waar zich normaal gesproken minstens één persoon binnen elke afdeling binnen het werkgebied van de betreffende CER mee bezig dient te houden. Hierdoor is het voor de ABN AMRO dus ook zowel tijd- als kostenbesparend om een centrale inhuurfunctie te realiseren. Voor verder onderzoek kan gekeken worden naar het punt Interne aanvraag geautomatiseerd, zoals genoemd in hoofdstuk 5: Optimalisatieaspecten. Indien dit op een goede manier geïmplementeerd wordt, kan dit tot een aanzienlijke tijd - en dus kostenbesparing leiden. Bovendien zorgt dit voor een vergroot gemak onder de betrokken medewerkers. Verder zal in de praktijk moeten blijken in hoeverre de opgestelde procedures en optimalisaties ook goed blijken te werken. Het is dan ook aan te raden om op middellange termijn een inventariserend onderzoek uit te voeren, waarbij gekeken dient te worden naar het gemak, de bruikbaarheid en het daadwerkelijke voordeel dat ontstaan is door de invoering van de centrale inhuurfunctie.

Pagina 48 van 70


Literatuur •

ABN AMRO documentatie, How IT works, eerste druk, ABN AMRO publicaties, 1998

•

ABN AMRO Resource Management Services, Rollenhuis DGIT, eerste druk, ABN AMRO publicaties, 2000

•

J.E. van Aken, Strategievorming en organisatiestructurering: organisatiekunde vanuit ontwerpperspectief, tweede druk, Kluwer Bedrijfswetenschappen, 1998

•

D.B. Baarde en M.P.M. de Goede, Methoden en technieken, vijfde druk, Stenfert Kroese, 1999

•

Prof. Dr. T.M.A. Berkelmans, Bestuurlijke informatiesystemen en automatisering, zesde druk, Kluwer Bedrijfswetenschappen, 1994

•

Drs. Ir. R.T.M. Bots en mv. dr. W. Jansen, Organisatie en informatie, vierde druk, Samsom Bedrijfsinformatie, 1996

•

Peter H. de Dreu, Het organisatie-instrument, eerste druk, Addison-Wesley, 1995

•

Peter Jackson en David Ashton, Achieving BS EN ISO 9000, eerste druk, Kogan Page Limited, 1996

•

Paul S. Licker, Management information systems: a strategic leadership approach, eerste druk, Harcourt Brace & Company, 1997

•

Naresh K. Malhotra en David F. Birks, Marketing Research: An Applied Orientation, derde druk, Pearson Education Company, 1999

•

Prof. Dr. B. Prakken, Informatie en de besturing van organisaties, eerste druk, Van Gorcum & Comp., 1997

•

G.R. Teisman, Complexe besluitvorming, derde druk, Elsevier bedrijfsinformatie, 1998

Pagina 49 van 70


Begrippenlijst AAB CCP & MDDS CER DCP & DNA DDS / DAD DG ERU FCAS IT ITP ITS&S KUN PC PL PL(A) PM PT RF RM RMS SDI SI/PM SMP TTF VOICE & EE

ABN AMRO BANK N.V. Centralised Computing Platforms & Market Data Delivery Systems Coordinator External Resources Distributed Computing Platforms & Dealingroom Network Architecture Direct Dealer Support / Dealingroom Applications Development Directoraat-Generaal External Resources Unit DGIT Financial Control Administration Services Information Technology IT-Procurement IT Services & Support Katholieke Universiteit Nijmegen Product Coördinator Project Leader Project Leader (Automation) Project Manager Project Team Resource Facilitator Resource Management Resource Management Services Service Delivery & Integration Solution Integrator/Portfolio Manager Service Management & Planning Technology & Trading Floors Voice Communication & Environmental Engineering

Pagina 50 van 70


Bijlage I: Organisatieschema ABN AMRO

Pagina 51 van 70


Bijlage II: ITS&S Operational Services List SDI Service SMP SMP SMP SMP SMP

SDI1

SDI1

SDI1

SDI1

SDI1 SDI1 SDI2

SDI2

SDI2

SDI3 SDI3 SDI3

SDI3 SDI3

SDI3

SDI3

SDI3 SDI3 SDI3

SDI3

Description

Lines of Business

Change coordination Number of tasks for various change management purposes (new users, orders etc) Facility Management Service desk handles calls from dealers physically located at the ATF for non-it components (desks, chairs, etc) Mainframe Security Resets of mainframe passwords, for various AAB parties for security issues Service Integration Service integration activities on new services (Investigations, Quickscans) Service management Set of processes to ensure continuity in IT delivery and support towards users of IT services, including coordination, control, execution and enhancing. OMRTA/GFX Technical availability of OMR/TA GFX and design & availability of interfaces with OMR for trading and transaction computing to back office users.GFX stands for Global Foreign Exchange OMRTA/PRD Technical availability of OMR/TA PRD and design & availability of interfaces with OMR for trading and transaction computing to the front office and back office OMRTA/RTD Technical availability of OMR/TA RTD and design & availability of interfaces with OMR for trading and transaction computing to the Rotterdam dealingroom OMRTA/TEST Technical availability of OMR/TA Test platform and design & availability of interfaces with OMR for development, testing and contingency of OMR, P&L en TEXCOM. The OMR/TA test platform consist of over 30 test environments P&L Availability of P&L for Profit & Loss calculations TEXCOM Availability of Texcom system for telex/fax traffic between AAB en customers of AAB. ARMIS Availability of ARMIS to ABN Amro Risk Management for global and regional Risk Management. ARMIS stands for ABN AMRO Risk Management Information System Asset Control Availability of Pitsa (Asset data) for collecting of rate and price information, the validation of this information and contribution of the historic set of validated data. Extra for ARMIS The availability of the service 'Extra for Armis' consist of three parts: 1. Availability of European Regional Site A and C to local users. 2. Availability of Central Database EXTRA for backup and contingency to Regional Sites and providing ARMIS with dat 4Cast Provision of the usage of 4-Cast to the dealingroom organisation. Newswire with graphs ANVIL (Arts) Availability of Anvil (including interface to mainframe) for trading in Repos for dealing room organisation. ASKI Availability of ASKI; maintenance of the ASKI database server and the upload to the Mainframe. The system supports the documentation of loans and associated products sold by the IB&GC Division or branches Bondware Provision of the usage of Bondware (a bond information system) to the dealingroom organisation. Book Builder Availability of Book Builder for the dealingroom organisation. Book Builder is an application for distribution and/or dealing in equities Book Runner Availability of Book Runner for the dealingroom organisation Book Runner is an application for distribution and/or dealing in equities DER Applications Support for administrative functions performed by the Dutch Desk/Dutch Equity Research. Applications produce documentation/data for investment advisers, institutional investors and other customers of IB Fenics Availability of the fenics application for the dealingroom organisation. Fenics application is a pricing tool for options. FNX Availability of FNX for ABN AMRO Global. FNX is a trading application for exchange traded options. Infinity Infinity is a pricing, booking and risk management system for derivatives. Functions are Pricing of trades, Booking of trades, Risk management (portfolio & regulatory compliance), Profit and Loss calculations. The RXM interface is also included here. Murex Availability of Murex for trading and transaction processing to dealingroom domain (front office and back office)

Pagina 52 van 70

ITS&S DG T&FI, Equity ITS&S ITS&S ITS&S

OperA

OperA

OperA

OperA

OperA OperA IB Risk

IB Risk

GED

DG T&FI FI Foreign Division dept. Agency Services

FI DG T&FI1

DG T&FI1

Equity

Treasury OperA OperA

FI

De opzet van een centrale inhuurfunctie SDI3 SDI3 SDI3

Osiris OST Ronnie 2

SDI3

Windiamond

SDI4

Remedy

SDI4 SDI4 SDI5

SBI / Inforalgo Tivoli Atlas

SDI5

CIDI

SDI5

CMIS

SDI5

CMIS 4T

SDI5

Dealstation

SDI5

Europa

SDI5 SDI5

FARM PRESENT

SDI5

REX (& REXCHAT)

SDI5

RWS

SDI5

SITE

SDI5

SRH

SDI6

Bloomberg

SDI6

Contex

SDI6

Datastream

SDI6

Dealing 2000

SDI6

Dealtracker

SDI6

EBS

SDI6

Espeed

SDI6

Infomedas

SDI6

Instinet-Fim

SDI6

Marketsheet/ Datastation

SDI6

MEMO

SDI6

Newsedge

Availability of Osiris for trading to dealingroom organisation Provision of the usage of OST to the dealingroom organisation The service Ronnie 2 supports the trading and risk management system for Equity Derivatives products used by GEDD. The system supports Trade Entry, Option Trading Sheet Production, Risk Management, Position Management and Report Production. Windiamond is a pricing system for FRA, IMM en Swap calculation. Main features: Availability Remedy tooling for IT Service Management to dealing room organisation Gateway for Bloomberg online and batch data Systems Management Tool ABN AMRO Transferable Legal Administration System. An intranet application in which derivative contracts (e.g. ISDA 92) are stored. Secure order confirmation via the internet

FI FI/FOD Equity Derivates

Treasury ITS&S DG T&FI ITS&S OperA

Former GCAM back end for internal as well as external customers. This service includes the distribution of client software. CMIS is a Global client trades database for ABNAMRO FI & EQ, which acts as a trade-feed link with Bloomberg Web based reporting tools for calculating hard and soft credits, Treasury based on RXM data On line trading application via GAN and X.25 for traders and Treasury external clients EUROPA is a pricing system for the FI department. Database FI contains static data, pricing parameters and historical price information; Common infrastructure for hosting web applications Create PowerPoint presentations via a web site REX (Research EXtranet) is a tool for research analysts, sales and trading units, within ABN AMRO as well as external clients. REX consists of Treasury, Equity and Fixed Income Research and is available through the Internet and the GAN worldwide. The appl Web based reporting tools for providing risk management information based on RXM data Automated FX Deal Execution. Receiving and sending of order baskets via Internet Used within the IB to come to a common framework for reporting Availability of Bloomberg application (price display and trading tool) in terms of functionality and access.Price display and trading tool is also used for P&C monitoring Availability of the contribution system ConteX (contribution from the users to the data vendors). Contibution data to several datavendors Availability of datastream, a historical database with advanced analysis tools, can interface with excel. First Line support for the availability of Dealing 2000 application. Reuter Dealing 2000-1&2 is a FX and FRA trading application with conversation and dealcapture. Support for this system which archives all Reuter Dealing conversation and tickets. First Line Support for the availability of the EBS service which is a Electronic Broking Service. Availability of eSPeed. Fixed Income order matching and trade execution via the AMLO connection to London based eSPEED server. The financial instruments traded, include; Futures, Government Bonds. Availability of Trading support application for Spanish government bonds. Availability of Instinet, trading application for Fixed Income. Availability of Marketsheet application for representing realtime and historical data. Incl. Broker screens for Eurobrokers Tullett & Tokio Tradition Garban Reuters Media Server (Reuters Business Report). This is an EU funded, international research project involving E-commerce. Availability of the newsEDGE service (realtime news from different news providers).

Pagina 53 van 70

DG T&FI

IB Risk Treasury Market Risk Reporting (MRR) DG T&FI

FI

DG T&FI Treasury

DG T&FI

DG T&FI

TBD Datavendors

De opzet van een centrale inhuurfunctie SDI6

Octopus

SDI6 SDI6

Passbook Reuters Business Briefing Telematico

SDI6

SDI6 SDI6 SDI6

SDI6

SDI6

SDI7

SDI7 SDI7 SDI7

SDI8 SDI8

SDI8 SDI8

Availability of conectivity trading information system Octopus Equity Derivates (AEX). Order routing system DG T&FI News service for research purposes DG T&FI

The technical availability of the Telematico Electronic Trading system, which enables the users to trade in several European government Bonds. The EuroMts - Bloomberg Interface is also part of this service Telex Availability of the TELEX service. With this service users can contact clients via the conventional Telex. TIB The availability of a TIB backend. Tradestation First Line support for the availability of Bridge Telerate Trading application . Bridge Teletrate Trad. is an advanced analysis package for real-time and historical data. Tradeview First Line Support on the Tradeview application. This application is used to do trade on the Brussels Stock Exchange. TSA Technical availibity of the TSA service: We provide the access to TSA, the order entry system of the Amsterdam Stock Exchange. The TSA-Bloomberg interface supports the automatic upload of the equity trades executed for ABN AMRO from TSA to the Bloomberg T Environmental The physical infrastructure includes the network facilities, voice Infrastructure facilities and the non-architecture complaint facilites like telex, a part of Reuters, video switch and so on. Includes "movement" of desks Network Availability of network facilities for data transportation to the dealingroom organisation. Video conferencing Availability of Video Conferencing via NT-Desktops to the Dealingroom Organisation Voice Availability of voice telecommunication, open line communication, (global) intercom communication and voice logging facilities. Datawall information wall at BTV room Desktop Application Availability of a Desktop Applications services in a number of Services configurations and in addition access to other services (systems) on AZODLRMPRD, AZODLRMACC and NLAMSTFP1 Microsoft Server Provision of Microsoft servers for data and application storage, Services manipulation, archiving and transmission. Notebook Availability of Notebook Applications services in a number of Application Services configurations and in addition access to other services in a standalone environment with network capabilities. NAS stands for Notebook Applications services

IRT

DG T&FI DG T&FI

DG T&FI

Equity

DG T&FI, Equity

DG T&FI, Equity DG T&FI, Equity DG T&FI, Equity

DG T&FI

DG T&FI DG T&FI

DEFINITIONS (System) Owner (Business) Contact

Person responsible for strategic issues concerning the service and charge back of costs. Talks to MT ITS&S Person appointed by Owner as -' daily'- contact for (detail) agreements on specific service. Talks to IT Service Manager of ITS&S

Pagina 54 van 70


Bijlage III: Verslag interviews managers SDI’s Acties inhuur SDI3-manager Ger van Rossum • •

•

• •

• •

•

•

• • •

•

14 15

De SDI-manager14 bepaalt of er een nieuwe externe medewerker nodig is. Indien er voldoende budget (uren) beschikbaar is, dan stelt de SDI-manager samen met een teamleader een skillprofiel op met daarin de vereiste skills voor de nieuwe externe medewerker. Dit skillprofiel stuurt de SDI-manager vervolgens in de vorm van een resourceaanvraag via een Lotus Notes bericht aan de Ass. to RM15. De Ass. to RM probeert vervolgens eerst een geschikte medewerker te vinden binnen ITS&S die bijvoorbeeld binnenkort beschikbaar komt doordat het project waarvoor de externe medewerker is aangenomen bijna is afgelopen. Lukt dit niet dan zet de Ass. to RM de aanvraag uit bij de softwarebureaus. Op de binnengekomen CV’s vindt door de Ass. to RM eerst een preselectie plaats, waarna de Ass. to RM de geschikte CV’s becommentarieert en doorstuurt naar de SDI -manager. De SDI-manager beoordeelt vervolgens de doorgestuurde CV’s, waarna de Ass. to RM intakegesprekken organiseert met de geschikte kandidaten, waarbij de Ass. to RM, de SDImanager, de kandidaat en soms ook een accountmanager van het softwarebedrijf van de kandidaat aanwezig zijn. Een change voor de Lotus Notes id, autorisatie voor specifieke applicaties binnen een SDI en dergelijke wordt door de Ass. to RM of de SDI-manger ingediend bij de IT Counter. De Ass. to RM vangt de nieuwe externe medewerker op en regelt een aantal administratieve zaken met hem af, zoals het ondertekenen van de geheimhoudingsverklaring en dergelijke. Vervolgens wordt de nieuwe externe medewerker naar de SDI-manger gebracht, die hem de opzet van de afdeling uitlegt en een rondleiding op de afdeling geeft. Tenslotte wordt de nieuwe externe medewerker overgedragen aan zijn begeleider, welke meestal een senior is met veel vaktechnische kennis. Elke twee maanden vindt er een evaluatiegesprek plaats. Tijdens dit evaluatiegesprek komt het functioneren van de medewerker aan de orde, wordt een planning voor de komende twee maanden gemaakt en wordt de planning met de bijbehorende resultaten en afspraken van de afgelopen twee maanden besproken. De SDI-manager maakt hierin geen onderscheid tussen de interne en de externe medewerkers. Tijdens het evaluatiegesprek wordt ook eventueel benodigde scholing besproken. Indien er een scholing/cursus benodigd is, dan wordt dit opgenomen met de Ass. to RM. De SDI-manager maakt van het evaluatiegesprek een kort rapportje, maar stuurt dit niet door aan de Ass. to RM. Wel bespreekt de SDI-manager de prestaties van de externe medewerkers informeel met de Ass. to RM. Het softwarebureau van een externe medewerker stuurt meestal gedurende het verblijf van die externe medewerker verschillende functioneringsformulieren die door de SDI-manager worden ingevuld. De accountmanager van het softwarebureau bespreekt daarna meestal het resultaat van die functioneringsformulieren met de externe medewerker. De SDI-manager controleert en ondertekent de urensheets en stuurt deze vervolgens door naar het secretariaat, die voor verdere afhandeling zorgt. Indien een externe medewerker niet meer benodigd is binnen de afdeling dan bepaalt de Ass. to RM of de externe medewerker nog ergens anders kan worden ingezet. Is dit niet het geval dan wordt zijn contract opgezegd. Bij het vertrek van de medewerker worden zijn autorisaties ingetrokken en zijn pasje ingenomen. De SDI-manager initieert dit proces, waarna de Ass. to RM het uitvoert. Er vindt geen controle plaats door de SDI-manager of de autorisaties daadwerkelijk zijn ingetrokken. Als verbetering wordt door de SDI-manager aangegeven dat het verstandig zou zijn indien er een exit-gesprek zou plaatsvinden met de vertrekkende externe medewerker, wat op het moment niet gebeurt. Tijdens zo’n exit -gesprek kan de vertrekkende externe medewerker dan aangeven welke punten hij/zij voor verbetering vatbaar acht en waaraan hij/zij zich heeft gestoord tijdens zijn werktijd bij de AAB. In dit document wordt hiermee Ger van Rossum aangeduid In dit document wordt hiermee Onno Matthesius aangeduid

Pagina 55 van 70

De opzet van een centrale inhuurfunctie • •

Verder wordt door de SDI-manager aangegeven dat er betere onderhandelingen plaats zouden moeten vinden met de softwarebureaus op het tarievengebied. Te denken valt hierbij bijvoorbeeld aan quantumkorting en preferred suppliers. Tenslotte geeft de SDI-manager een voorbeeld van hoe de inhuurafdeling ook zou kunnen werken: er zou direct contact kunnen zijn met een aantal grote preferred suppliers, zoals CAP Gemini, CMG en dergelijke. Daarnaast zou de inhuurafdeling contact onderhouden met één of twee kleine bureaus waarmee vaste afspraken betreffende tarieven, contractduur en dergelijke zijn gemaakt en die op basis van provisie werken. Deze bureaus krijgen een aanvraag voor een inhuurkracht binnen van hun opdrachtgever en zetten deze vervolgens uit in de markt, te weten zeer veel kleinere softwarebureaus. In principe wordt op die manier dus het intensieve persoonlijke contact met zeer veel softwarebureaus terug gebracht naar een (klein) aantal grote softwarebureaus en één of twee kleine tussenbureaus. Dit systeem schijnt succesvol bij de ING te worden toegepast.

Acties inhuur SDI6-manager Michel Roozenbeek • • • • • • • •

•

• • •

16 17

De SDI-manager16 bepaalt of er een nieuwe externe medewerker nodig is. Indien er voldoende budget beschikbaar is, dan vind er een resourceaanvraag plaats bij de Ass. to RM17. Deze resourceaanvraag gebeurt meestal informeel, waarbij ook de benodigde skills niet expliciet worden benoemd, maar deze ook informeel worden doorgegeven. De SDI-manager ontvangt de van de softwarebureaus verkregen CV’s van de Ass. to RM en neemt deze samen met hem door. Op basis daarvan worden intakegesprekken georganiseerd, waarbij de Ass. to RM, de SDImanager, de kandidaat en soms ook een accountmanager van het softwarebedrijf van de kandidaat aanwezig zijn. Een change voor de login en dergelijke wordt door de Ass. to RM ingediend en door de SDImanager goedgekeurd. Het secretariaat handelt dit verder af. Werkplek, telefoonnummer en dergelijke worden aan de Ass. to RM en het secretariaat doorgegeven. De SDI-manager vangt de nieuwe externe medewerker op en geeft hem een rondleiding op de Foppingadreef en Buitenveldert. Het toegangspasje dient bij Bewonersservice op Buitenveldert te worden afgehaald. Voortgangsgesprekken vinden vier maal per jaar plaats en duren ongeveer één uur. De SDImanager maakt hiervan een kort verslag en stuurt dit door naar de Ass. to RM. Tijdens dit voortgangsgesprek komt het functioneren van de medewerker aan de orde, wordt een planning voor de komende drie maanden gemaakt en wordt de planning met de bijbehorende resultaten van de afgelopen drie maanden besproken. Verder wordt eventueel benodigde scholing besproken. Indien er een scholing/cursus benodigd is, dan wordt dit opgenomen met de Ass. to RM, die dit dan weer doorspeelt naar het betreffende softwarebureau in verband met de te maken kosten. Een veel gebruikte opzet hierbij is: de AAB betaalt de uren, terwijl het softwarebureau de cursus zelf betaalt. Meestal vindt er sowieso een interne opleiding plaats in Remedy en eventueel ITIL, aangezien dit veel gebruikt wordt binnen ITS&S. Vaak belt een accountmanager van een softwarebureau op om te vragen hoe de externe medewerker functioneert en of de SDI-manager nog meer werknemers nodig heeft. De SDImanager bespreekt meestal wel het functioneren en de voortgang van de externe medewerker, maar stuurt de accountmanager voor de overige zaken (bijvoorbeeld het aanbieden van een nieuwe medewerker) door naar de Ass. to RM. De SDI-manager controleert en ondertekent de urensheets en stuurt deze vervolgens door naar het secretariaat, die voor verdere afhandeling zorgt. Bij contractafloop vindt overleg met de Ass. to RM plaats in verband met het eventueel verlengen van het contract. Meestal wordt er echter gewerkt met contracten voor onbepaalde tijd omdat bij ITS&S meestal geen sprake is van projecten maar van langdurig onderhoud/service. Indien een medewerker vertrekt dan dient door de Ass. to RM een change aangemaakt te worden om alle logins en dergelijke in te trekken. De SDI-manager controleert zelf nog of de logins daadwerkelijk zijn ingetrokken en zorgt eventueel voor de verandering van de passwords die algemeen worden gebruikt. In dit document wordt hiermee Michel Roozenbeek aangeduid In dit document wordt hiermee Onno Matthesius aangeduid

Pagina 56 van 70


•

De SDI-manager heeft geen commentaar op het huidige verloop van het proces. Wel merkt de SDI-manager op dat door bepaalde softwarebureaus betere mensen worden geleverd dan door andere softwarebureaus, terwijl dit niet altijd herkend wordt door de Ass. to RM.

Pagina 57 van 70


Bijlage IV: Verslag interviews managers skill centres Acties inhuur PC CCP & MDDS Dirk Sibiet • • • • • • • • •

• • • •

•

• •

Een resourceaanvraag voor een nieuwe medewerker wordt ingediend door een projectleider (PL). Deze geeft aan wat de doorlooptijd is, hoeveel uur per week de medewerker nodig is en van welke projectcode de betreffende uren geschreven kunnen worden. De PC18 kijkt vervolgens eerst in hoeverre de gevraagde resource nog beschikbaar is binnen zijn afdeling. Indien deze niet aanwezig is dan dient een externe medewerker te worden ingehuurd. Indien de nieuwe medewerker voor minder dan 40 uur per week benodigd is, dan wordt nog gekeken op welke manier de resterende uren kunnen worden ingevuld. Vervolgens wordt door de PC een skill profiel opgesteld dat naar de Ass. to RM19 wordt doorgestuurd. Dit skill profiel kan zowel specifiek voor de functie zijn opgesteld als algemeen zijn. De Ass. to RM heeft de algemene basisprofielen in haar administratie. De PC ontvangt de van de softwarebureaus verkregen CV’s van de Ass. to RM en selecteert hieruit de geschikte CV’s. Op basis daarvan worden intakegesprekken (face to face) georganiseerd, waarbij de Ass. to RM, de PC, de kandidaat en meestal ook de PC van DDS/DAD 20 (aangezien CCP & MDDS veel projecten uitvoert voor DDS/DAD) aanwezig zijn. Indien het intakegesprek positief is verlopen, dan gaat de Ass. to RM verder in onderhandeling met het betreffende softwarebureau met betrekking tot de voorwaarden van het contract (zoals prijs en dergelijke). Als dit geregeld is dan gaat een ondersteunende medewerker 21 de deskinfrastructuur regelen, zoals een werkplek, computer, Lotus Notes id, etc. De Ass. to RM vangt de nieuwe externe medewerker op, geeft hem een rondleiding op de afdeling, maakt hem bekend met verschillende administratieve zaken en handelt een aantal praktische zaken met hem af. Daarna wordt de nieuwe externe medewerker naar de PC gebracht waar de nieuwe externe medewerker een gesprek heeft met zowel de PC als de PL waarbi j onder andere zijn toekomstige taakomschrijving aan de orde komt. De PC heeft wekelijks informeel contact met al zijn interne en externe medewerkers. Indien er zich problemen voordoen dan wordt de PC hierover door de PL geïnformeerd. In principe vindt er elke twee maanden of na de oplevering van een mijlpaalproduct een evaluatiegesprek plaats. De PC controleert en ondertekent de urensheets. De PC krijgt ongeveer een maand voordat het contract van een externe medewerker afloopt bericht van de Ass. to RM. Indien er geen werkzaamheden voor de betreffende externe medewerker meer zijn dan wordt het contract niet verlengd. Indien er wel verlenging van het contract is vereist dan vindt hierover overleg plaats tussen de PC en de Ass. to RM. Indien deze verlenging niet mogelijk is vanuit het softwarebureau of de externe medewerker dan dient er kennisoverdracht plaats te vinden van de vertrekkende externe medewerker naar zijn vervanger of, indien deze niet tijdig aanwezig is, naar een interne medewerker. Op de laatste of voorlaatste werkdag van de externe medewerker worden zijn AAB eigendommen ingenomen en worden zijn Lotus Notes id en eventuele andere id’s opgezegd. De deskinfrastructuur wordt hierbij door een ondersteunende medewerker21 of de PC afgehandeld, terwijl het toegangspasje door de Ass. to RM of de Assistant to Project Office22 wordt ingenomen. Als probleem wordt door de PC aangegeven dat hij een groot gedeelte van de problemen met betrekking tot externe medewerkers zelf moet oplossen en dat hiervoor dus te weinig ondersteuning is vanuit het Resource Management (RM). Als verbetering wordt door de PC aangegeven dat er meer interne medewerkers dienen te komen; de verhouding is op dit moment: 40% interne medewerkers tegenover 60% externe medewerkers.

18

In dit document wordt hiermee Dirk Sibiet aangeduid In dit document wordt hiermee Ewa Turadek aangeduid 20 In dit document wordt hiermee Raymond Thomas aangeduid 21 In dit document wordt hiermee Rob Morrien aangeduid 22 In dit document wordt hiermee Frans Saleh aangeduid

19

Pagina 58 van 70

De opzet van een centrale inhuurfunctie Hierdoor komt de continuïteit van de afdeling soms in gevaar. Verder is het ook zo dat de interne medewerkers over het algemeen te weinig verdienen waardoor het moeilijk is om deze te behouden en/of nieuwe interne medewerkers te werven.

Acties inhuur PC DDS/DAD Raymond Thomas •

•

• •

• •

• •

•

• •

•

23 24

Een projectleider (PL) dient een aanvraag bij de PC23 in voor resources voor een project. Een project dient hiertoe wel voldoende budget te bezitten. Onder de resources valt ook de bemanning van het project. Indien het project niet bemand kan worden door de huidige aanwezige medewerkers, dan zullen er één of meerdere nieuwe externe medewerkers ingehuurd dienen te worden. De PC geeft meestal eerst informeel aan de Ass. to RM 24 doordat hij een nieuwe externe medewerker nodig heeft en welke kwaliteiten die persoon moet hebben. Vervolgens stuurt de PC een Lotus Notes bericht naar de Ass. to RM met daarin de benodigde skills voor de nieuwe externe medewerker (het skillprofiel). De PC ontvangt de van de softwarebureaus verkregen CV’s van de Ass. to RM, waarbij de Ass. to RM meestal een voorselectie maakt. De PC neemt de CV’s door en overlegt in bepaalde gevallen met de PL. De Ass. to RM organiseert vervolgens de intakegesprekken met de kandidaten behorende bij de geschikte CV’s, waarbij de Ass. to RM, de PC, de kandidaat en soms de PL en een skillkenner aanwezig zijn. De PL kan gevraagd worden om te kijken of de kandidaat binnen de groep zou passen en de skillkenner om te kijken of de kandidaat voldoende kennis van de vereiste skills heeft. Verder is er ook vaak een accountmanager van het softwarebureau van de kandidaat aanwezig bij het intakegesprek. De faciliteiten voor de nieuwe externe medewerker, zoals werkplek, Lotus Notes id en dergelijke, worden door de PC geregeld. De Ass. to RM of de PC vangt de nieuwe externe medewerker op en geeft deze een rondleiding op de afdeling en maakt hem bekend met de administratieve zaken op het secretariaat. De PC stelt hem vervolgens voor aan het project team en maakt hem bekend met de gebruikte methodieken en standaarden. De PC voert in principe geen formele evaluatiegesprekken met de externe medewerker, tenzij de PC duidelijke punten voor verbetering opmerkt, die hij kenbaar wil maken aan de externe medewerker. Informeel spreekt de PC de externe medewerkers wel dagelijks. De urensheets worden door de PC gecontroleerd en ondertekend waarna de PC deze naar het secretariaat doorstuurt. Indien er overwerk heeft plaatsgevonden wil de PC dit zoveel mogelijk op basis van 100% ver goeding uitbetalen in plaats van de meer gangbare 125%. Hierover maakt de PC dan ook voor de binnenkomst van de externe afspraken met de externe of het betreffende softwarebureau. De PL geeft met behulp van de inzetplanning weer wanneer een project beëindigd zal worden, waardoor de PC één maand voor het einde van het project aan de Ass. to RM door kan geven dat de externen die betrokken zijn bij het project een maand later niet meer nodig zijn en hun contract dus opgezegd kan worden. De PC onderneemt zelf geen actie bij het vertrek van een externe medewerker: het innemen van Lotus Notes id en dergelijke dienen door andere personen geregeld te worden. Er vind in principe geen eindevaluatie plaats door de PC of iemand anders binnen de AAB. Wel stuurt het softwarebureau bij vertrek van de externe medewerker vaak een evaluatieformulier, dat dan door de PC ingevuld wordt. Soms vindt er ook een afsluitend gesprek plaats tussen de PC en de vertrekkende externe, met als doel de externe op zijn zwakke en sterke punten te wijzen. Als probleem wordt door de PC aangegeven dat hij veel activiteiten zelf dient te doen, zoals het opstellen van de skills, beoordelen van binnengekomen CV’s en dergelijke. De PC beseft echter ook dat dit waarschijnlijk onvermijdelijk is, aangez ien er anders een te grote taak bij de Ass. to RM komt te liggen, aangezien deze zich dan volledig in de verschillende skill centres moet inwerken om te bepalen welke skills en dergelijke een bepaald project nodig heeft.

In dit document wordt hiermee Raymond Thomas aangeduid In dit document wordt hiermee Ewa Turadek aangeduid

Pagina 59 van 70


Bijlage V: Flowcharts centrale inhuurfunctie

Pagina 60 van 70


Pagina 61 van 70


Pagina 62 van 70


Pagina 63 van 70


Pagina 64 van 70


Pagina 65 van 70


Pagina 66 van 70


Pagina 67 van 70


Bijlage VI: Controleformulier voor gedane werkzaamheden Helaas is het door de beperkingen in Microsoft Word 97 niet mogelijk om het controleformulier uit het geautomatiseerde Excel formulier op éénzelfde pagina te plaatsen als de bijbehorende tekst. Het controleformulier is daarom op de volgende pagina geplaatst.

Pagina 68 van 70

Gegevens externe medewerker

Contractgegevens

Interne gegevens

Achternaam

Albers

Rol

IT Specialist

SDI/Skill centre

DCP&DNA

Voornamen voluit

Jan Wilhelmus

Rol niveau

Professional

Telefoonnummer

020-6249326

Straatnaam & huisnummer

Hoofdstraat 10

Softwarebureau

TYA Consulting

Projectleider

M. van der Meer

Postcode

3284 XS

Contactpersoon

M. Jansen

Projectcode

RH6098

Woonplaats

Hoofddorp

Inhuurtarief

123.72 NLG

Werklocatie

C2a-100

Geboortedatum

20 mei 1970

Soort contract

Ad hoc

Werkgebied

Information Analysis

Geboorteplaats

Amsterdam

Aantal uur per week

40

Toegang benodigd tot

TTF

Soort identiteitsdocument

Paspoort

Begindatum contract

1 november 2000

Startdatum nieuwe voorwaarden

1 januari 2001

Einddatum contract

1 februari 2001

Nummer identiteitsdocument P2173093

Binnenkomst Activiteit

Vertrek Uitgevoerd door

Activiteit

Werkplek geregeld Screening aangevraagd Screening verwerkt Dossier aangemaakt Contract en begeleidend schrijven vervaardigd en verstuurd Na retourontvangst contract: ondertekend Na ondertekening contract: verwerkt Algemene autorisaties via IT Counter aangevraagd Specifieke autorisaties aangevraagd Pasje geregeld Rita code aangevraagd Toegevoegd aan telefoonlijst Toegevoegd aan Lotus Notes verzendlijst Toegevoegd aan Lotus Notes ziek/herstel Toegevoegd aan personeelsdatabase Identificatiepapieren gecontroleerd Geheimhoudingsverklaring ondertekend Uitleg over urensheets en ziekmeldingsprocedure gegeven

Contractbeëindiging gemaakt en verstuurd Afgemeld bij staff Verwijderd uit telefoonlijst Verwijderd uit Lotus Notes verzendlijst Verwijderd uit Lotus Notes ziek/herstel Verwijderd uit personeelsdatabase Verwijderd uit PC Tel Autorisaties ingetrokken via IT Counter AAB eigendommen ingenomen Pasje ingenomen Eindevaluatie van resourceaanvrager ontvangen Dossier gearchiveerd

Handtekening CER

Handtekening CER

= Secretariaat

= CER

Uitgevoerd door

= Resourceaanvrager


Bijlage VII: Gestandaardiseerd aanvraagformulier inhuur

Pagina 70 van 70

De opzet van een centrale inhuurfunctie

Recommend Documents