De opt-in-modules van de HISsen

De opt-in-modules van de HISsen Eugène van Diepen ([email protected])

HIS-leveranciers maken het op verschillende manieren mogelijk om de opt-in-toestemming van patiënten voor de uitwisseling van medische gegevens via het LSP in het HIS vast te leggen. Hiervoor is een aparte functionaliteit in hun HIS ingebouwd. Veelal is op het scherm met de algemene patiënteninformatie een button bijgeplaatst voor de opt-in-registratie. Bij het ene HIS staat deze button in de kop, bij een ander HIS in de linkermarge. De button heeft gewoonlijk een dubbele functie. Het icoontje op de button geeft dan ook aan of de opt-in-vraag gesteld is en of de patiënt toestemming heeft gegeven of (nog) niet. Door te klikken op het icoontje wordt een scherm geopend waar het antwoord op de opt-invraag verwerkt kan worden.

MICROHIS De button met de LSP-status staat bij MicroHIS in de kopregel met de patiëntgegevens. Een uitroepteken hierop geeft aan dat de opt-in-vraag nog niet is gesteld. Door de kopregel te openen wordt het tabblad patiëntachtergrondgegevens getoond, met daarop een vak met LSP-opties. Door daarin twee vinkjes te plaatsen bij ‘Patiënt om akkoord gevraagd’ en bij ‘Patiënt is akkoord’ worden de toestemming en de ingangsdatum hiervan vastgelegd. Als de patiënt niet akkoord gaat wordt alleen het eerste vakje aangevinkt. Ook de einddatum van de opt-in-toestemming kan worden vastgelegd, wat bijvoorbeeld bij patiënten jonger dan zestien jaar nodig is. MicroHIS heeft nog geen functionaliteit waarmee patiënten met hun DigiD zelf hun opt-in-toestemming kunnen registreren. Wel is er een beheerscherm met Communicatie, LSP, Overzicht opt-in, waarin een overzicht kan worden opgevraagd welke patiënten gevraagd zijn, welke toestemming gegeven hebben, welke niet en welke nog gevraagd moeten worden. Deze data zijn te printen en te exporteren, zodat ze in een ander programma te gebruiken zijn. MIRA Op het scherm van MIRA met de algemene patiëntgegevens staan de LSP-status van de patiënt en de opt-in-keuze. ‘Aangemeld’ betekent dat de patiënt is aangemeld bij het LSP, ‘Ja’ dat de patiënt optin gekozen heeft. Het onderliggende opt-in-registratiescherm geeft de datum waarop de vraag is gesteld. Hier wordt met enkele muisklikken aangegeven welke keuze de patiënt maakt, of dat mondeling of schriftelijk gebeurt, tot wanneer de opt-in geldt en of

er een behandelrelatie van de zorgverlener met de patiënt is. Als de zorgverlener met zijn UZI-pas inlogt, kan de behandelrelatie met al zijn patiënten in één actie direct vastgelegd worden. Bij passanten is het aangeven van een behandelrelatie nodig om medische gegevens op te mogen vragen. OMNIHIS Op het NAW-scherm toont OmniHis of de opt-in-vraag is gesteld, maar dat kan niet bij het scherm deelcontact. Achter de BSN-regel op het NAW-scherm staat achter ‘LSP status dossier’ of het patiëntdossier is aangemeld en achter het nieuwe veld ‘Opt-in’ wat de keuze van de patiënt is. In de taakbalk staat een knop waarmee het scherm wordt geopend waarin de LSP-acties worden uitgevoerd, zoals het invoeren en verifiëren van het BSN, het vaststellen van de identiteit van de patiënt en het controleren van de geldigheid van het identiteitsbewijs. In het opt-in-registratiescherm wordt met enkele muisklikken aangegeven of de patiënt ‘ja/nee/onbekend’ toestemming geeft, per wanneer en tot welke datum. Als dat laatste veld leeg blijft, loopt de toestemming in principe oneindig. Er kan ook een koppeling gelegd worden met het document waarmee de patiënt zijn toestemming geeft. Dat document wordt elders in het HIS opgeslagen. Verder zijn er de knoppen ‘Meld dossier aan via LSP’, ‘Meld dossier opnieuw aan via LSP’ – die is nodig als de toestemmingsperiode is verlopen –, ‘Meld dossier af bij LSP’ en ‘Vraag index op bij LSP’, om te vragen wanneer geraadpleegd is bij het LSP. Onder het tabblad 'Archief’ zitten de knoppen ‘LSP

SynthesHis december 2012; 4 (11)

19

Beheer’ en ‘LSP Acties’. Daar zijn knoppen om patiënten te tonen die aangemeld zijn, patiënten die klaar zijn om aangemeld te worden (van wie de hele opt-inprocedure is doorlopen) en om meerdere patiënten waarvan de opt-in-toestemming is vastgelegd in één keer bij het LSP aan te melden. De huisartsenkring Haaglanden stimuleert het gebruik van het LSP, vooral vanwege het getob met OZIS in het verleden. Dat heeft veel geld gekost en is niet goed van de grond gekomen. Haaglanden verwacht dat het LSP een blijvende technologie is, maar het LSP zal zich het komende jaar wel moeten bewijzen met snelle en voldoende volumegroei. PROMEDICO-VDF Op het algemene scherm met patiëntgegevens staat het BSN en informatie over COV, ION en aanmelding bij het LSP, met de datum van de laatste wijziging. Deze informatie is altijd voor iedereen zichtbaar. Voor het vakje LSP staat een vraagteken, een rood kruisje of een groen vinkje, achtereenvolgens voor ‘nog niet gevraagd’, ‘aanmelding niet akkoord’ en ‘aanmelding akkoord’. Door dubbelklikken op ‘LSP’ verschijnt een scherm waarop ‘ja/nee akkoord’ en de einddatum van de goedkeuring worden ingevoerd. Er kan aangegeven worden of een folder is meegegeven. Het is nog niet mogelijk om de aanmelding aan een brief te koppelen. Wel kan voor elke episode de opt-in-toestemming apart worden uitgezet of aangezet. In Promedico-VDF is het op het moment van deze presentatie mogelijk de keuze van de patiënten vast te leggen, maar de module om de patiënten daadwerkelijk bij het LSP aan te melden moet nog worden gebouwd. MEDICOM Achter het blokje met alle patiëntgegevens staat bij Medicom een zestal icoontjes. Een hiervan is voor het oproepen van alle administratieve processen rondom de behandelrelatie, zoals vergewissing, ophalen en verifiëren BSN via SBV-Z, de WID-identificatie, raadplegen behandelrelaties en LSP-verwijsindex. Na klikken op ‘LSP verwijsindex’ verschijnt een scherm met de patiëntnaam en zijn mogelijke reacties, variërend van ‘niet gevraagd’ tot ‘wel/niet akkoord’ en de reden van de keuze van de patiënt. Na het geven van ‘Akkoord’ komt het vorige scherm met het LSP-verwijsindexicoontje terug. Dat icoontje geeft aan of de patiënt niet gevraagd is, wel gevraagd is maar niet akkoord is, of gevraagd is en akkoord is. De beheerfunctie om te tonen welke patiënten akkoord zijn gegaan met opt-in-registratie, welke patiënten niet en welke patiënten nog niet gevraagd zijn komt in november beschikbaar. In de stamkaart van Medicom kan per patiënt aange-

20


geven worden met wie het waarneemdossier uitgewisseld mag worden: volledig, dus via het LSP, of beperkt tot OZIS en het cluster. PROMEDICO-ASP Op het overzichtsscherm van de patiënt staat middenboven in de kopregel een button met de tekst ‘OPT-IN’ en daarachter een vraagteken – wat betekent dat de patiënt nog niet gereageerd heeft, ‘Ja’ of ‘Nee’. Klikken op de button laat een pop-upmenu verschijnen dat veel lijkt op het menu van Promedico-VDF – de programma’s zijn niet voor niets familie van elkaar. Daar wordt ingevuld of de patiënt positief heeft gereageerd, of een informatiefolder is meegegeven; bovendien is er een blok voor vrije tekst en de mogelijkheid een einddatum voor de toestemming in te vullen. Geadviseerd wordt dit op de zestiende verjaardag te zetten, maar het verstrijken van deze einddatum heeft (nog) geen invloed op de al gegeven opt-in-toestemming. Er is nog geen mogelijkheid patiënten te selecteren die al wel of nog geen opt-in-toestemming hebben gegeven. In de oude situatie kan per episode apart de communicatie met OZIS, ketenzorg, EMD of de waarneming geblokkeerd worden. Voor het LSP moet deze optie nog worden gebouwd. HETHIS In de agenda van HetHis staat achter de patiënten die een afspraak hebben een knop met drie opties voor de opt-in: Ja/Nee/ Brief mee. Bij de laatste optie is de informatiebrief, die in het systeem staat, geprint en aan de patiënt meegegeven. De patiënt moet nog wel reageren. Als de patiënt toestemming geeft kan de assistente dat vastleggen, waarna de datum waarop dat gebeurt automatisch wordt vastgelegd in het systeem. De opt-in-knop verdwijnt vervolgens van het eerste scherm. Het terugdraaien van de opt-in-toestemming kan daarna zo nodig via het tabblad Communicatie worden gedaan. Tijdens het spreekuur werkt de huisarts met een ander scherm, waarop ook een opt-in-knop staat. Daar is te zien of de patiënt een brief heeft meegekregen en er dus nog een antwoord wordt verwacht. De opt-in-knop leidt naar hetzelfde scherm als de opt-in-knop op de agenda en de huisarts kan daar de opt-in-keuze vastleggen. HetHis heeft de mogelijkheid toestemmingsbrieven te scannen en zo de optin-keuze vast te leggen. CONCLUSIE Bij enkele HISsen missen huisartsen de mogelijkheid ‘in de spreekkamer’ te zien of een patiënt zich heeft aangemeld. Dat is een omissie die eenvoudig in te programmeren is door een button op het scherm bij te plaatsen. Het invoeren van de opt-in-toestemming staat los van

het daadwerkelijk aanmelden van de patiënt bij het LSP. Het vastleggen van de toestemming kost de meeste doorlooptijd en moet eerst gedaan worden. Het daadwerkelijk aanmelden bij het LSP gebeurt later batchgewijs binnen enkele minuten. De aanmeldmodule hoeft daarom nu nog niet operationeel te zijn, als dat voor januari maar wel het geval is. De verschillende HISsen zijn nog in ontwikkeling en

delen van de gewenste functionaliteit ontbreken nog. Nu de eerste stap van het vastleggen van de opt-intoestemming nagenoeg klaar is, volgen de andere functionaliteiten, zoals de beheerfuncties en de aanmeldmodule. Het finetunen van de programma’s met het oog op gebruikerswensen is daarna de volgende logische stap. 3

Rondetafeldiscussie over de opt-in-modules van de HISsen Eugène van Diepen ([email protected])

Aansluitend aan de technische demonstratie startte de discussie over welke vraag de huisarts de patiënt wil stellen. Moet het de specifieke vraag zijn of de huisarts het patiëntendossier mag openstellen voor bevraging via het LSP, of de meer algemene vraag of de huisarts het patiëntendossier mag openstellen voor bevraging door andere zorgverleners? Want als er straks een ander systeem dan LSP op de markt komt, moeten alle patiënten dan opnieuw bevraagd worden?

De aanwezige huisartsen willen patiënten niet de hele constructie met het LSP, de verwijsindex en de VZVZ uitleggen, dat leidt alleen maar tot verwarring. Zij zijn van mening dat huisartsen in principe de algemene vraag willen stellen: mag een derde persoon, een zorgverlener waarmee de patiënt een behandelrelatie heeft, gegevens ophalen uit de database van de huisarts? In december of januari komt een website beschikbaar waarop patiënten met hun DigiD+ kunnen inloggen om hun opt-in-formulier in te vullen. Op basis van hun postcode zien zij welke zorgverleners in hun regio hebben aangegeven mee te doen. De zorgverleners krijgen hierna via hun VECOZO-berichtenbox een melding als een van hun patiënten het opt-informulier heeft ingevuld en kunnen dat vervolgens downloaden en de toestemming registreren. (Op de website www.vzvz.nl/zorginformatie.nl kunnen patiënten zien welke zorgverleners zijn aangesloten op de zorginfrastructuur.) Als hun zorgverleners nog niet mee doen of als patiënten geen DigiD hebben, kunnen ze wel het toe-

stemmingsformulier van de website downloaden en dat thuis invullen. Daarna moeten ze met hun identiteitsbewijs en toestemmingsformulier langs bij hun zorgverleners om zich aan te melden. Hun opt-intoestemming kunnen ze ook mondeling geven. NedHIS maakt algemene formulieren en algemene informatie voor een folder breed beschikbaar voor de huisartsen, zodat niet iedereen het wiel opnieuw hoeft uit te vinden. Deze informatie staat onder Docs op de NedHIS-groep van HAweb. De informatie is niet netjes opgemaakt, maar dient door huisartsen gebruikt te worden om op hun eigen briefpapier te zetten. REGISTRATIE KOST TIJD Sommige huisartsen merken dat collega's geen geld in het LSP willen stoppen. Hoe haal je ze toch over? Adriaan Mol antwoordt hierop dat het huisartsen voornamelijk tijd kost om de opt-in te registreren. De belangrijkste drijfveer om opt-in te registreren moet de HAP in de regio zijn. Als die de informatie van de patiënt niet wil raadplegen, hoef je er niet aan te beginnen.


21

De komende drie jaar betaalt de huisarts niets aan VZVZ, dat wordt direct bekostigd. Wel maken huisartsen de (extra) kosten voor de service van hun HISleverancier en voor de mailing die de deur uit gaat. Mol adviseert daarvoor de achterkant van een bestaande mailing, zoals de griepvaccinatiemailing, te gebruiken. Je bent goedkoop uit en hebt meteen het urgentste deel van de patiëntenpopulatie te pakken. Huisartsen merken op dat er weinig informatie beschikbaar komt als ze nu een medicatieoverzicht opvragen omdat apothekers uit de regio onvoldoende vaak aangesloten zijn, terwijl de HAP wel informatie uit hun bestanden krijgt. Huisartsen hebben daardoor het gevoel dat ze moeten betalen om bekeken te worden.

Een positief geluid is dat geprobeerd wordt de kosten voor de opt-in registratie in de bekostigingsstructuur mee te nemen. Nu wordt geïnventariseerd welke kosten dat zijn, zoals tijd nodig voor het regionaal overleg, uitleg geven aan patiënten en verwerking van reacties, kosten van mailings en informatiemateriaal, kosten van de website. Tot slot wordt opgemerkt dat het belang van het LSP bij de patiënt en de zorgverzekeraar ligt. De patiënt, de patiëntenplatformen en de zorgverzekeraars zouden hiervoor moeite moeten doen en deze kar ook financieel kunnen trekken. 3

Opt-in-toestemming in de praktijk Eugène van Diepen ([email protected])

Jeroen van der Lugt geeft een kijkje in zijn praktijk en vertelt hoe hij de opt-in-registratie organiseert. Jeroen heeft een groepspraktijk met twee huisartsen, drie praktijkassistentes, twee praktijkondersteuners en zo’n 3650 patiënten. Zijn insteek was om in een eerste batch de patiënten die in aanmerking komen voor de griepprik, die op 17 oktober werd gegeven, te benaderen met zijn opt-in-verzoek. Zo wordt de groep die er het meeste baat bij heeft als hun medische gegevens opvraagbaar zijn, het eerst benaderd.

Zeshonderdzestig patiënten hebben informatie over het LSP en de VZVZ-toestemmingsformulieren ontvangen.1 ‘Op de dag dat de postbode de brieven rondbracht, kwamen de eerste formulieren alweer binnen. Niemand faxt of stuurt ze met de post, iedereen brengt ze naar de praktijk’, vertelt Jeroen. ‘Op de dag van de griepvaccinatie zelf hadden we twee dozen neergezet, eentje voor de oproep griepvaccinatie, eentje voor de toestemmingsformulieren.’ GEEN HANDTEKENING Ruim driehonderd patiënten hebben het toestemmingsformulier al ingevuld teruggebracht, maar dagelijks komen er meer bij. ‘De meesten hebben het kruisje bij Ja gezet’, zegt Jeroen. ‘Op het formulier van VZVZ staan JA/NEE voor het geven van de toestemming, de datum, NAW-gegevens en de geboortedatum. Daar onder kunnen de

22


kinderen op het formulier bijgeschreven worden. Gek genoeg is er geen hokje voor een handtekening, maar die is officieel ook niet nodig. “Hier hoort toch een vakje voor een handtekening!”, zei een van mijn patiënten al. Een klein aantal patiënten heeft het formulier ingeleverd en het NEE-hokje aangekruist. Eén patiënt, die acute medische zorg nodig heeft, denkt er nog over na om toestemming te geven.’ De uitlegbrief die Jeroen heeft verstuurd, heeft hij samengevat van de drie velletjes informatie van de patiëntfolder opt-in op de VZVZ-website. ‘Die vond ik wel wat lang en in ambtelijke taal gesteld, dus die heb ik ingekort. Ook de FAQ’s op deze site heb ik, heel kort samengevat, in mijn brief verwerkt.’ De patiëntfolder staat op dezelfde pagina van de website als het toestemmingsformulier, maar is inmiddels uitgegroeid tot acht pagina’s. ‘Dat is wel compleet,

maar veel te lang’, oordeelt Jeroen. Met zijn samenvatting van de informatiefolder voldoet Jeroen aan zijn plicht patiënten te informeren over het elektronisch delen van hun medische informatie. TIEN SECONDEN PER PATIËNT ‘We hebben een hele stapel formulieren klaar liggen om in te voeren in ons HIS, maar hebben nog tot 1 januari. Als we de keuze hebben ingevoerd kunnen we die in het patiëntscherm zien. Dan kunnen we de patiënt daarover ook persoonlijk gericht benaderen.’ Jeroen is optimistisch over het invoeren van de formulieren. ‘Je moet per patiënt de geboortedatum invoeren, de patiënt aanklikken en dan rechtsboven de opt-inkeuze aan-geven. Dat kost 10 seconden per patiënt. Daar ben je een uurtje, hooguit twee uurtjes mee bezig.’ Het benaderen van de patiënten die nog niet gereageerd hebben op de toestemmingsvraag wordt tijdelijk een onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden. Daarvoor ligt een stapel blanco toestemmingsformulieren op de praktijk. ‘We hebben er vierhonderd gekopieerd om ter plekke tijdens het spreekuur, aan patiënten die langskomen of bij visites uit te delen. We leggen ze niet in de wachtkamer, dat wordt rommelig.’ Omdat zo’n 10 procent van de patiënten jaarlijks verhuist, en een nieuwe huisarts opnieuw de optin-vraag moet stellen, moet die vraag een standaardonderdeel worden bij het inschrijven van nieuwe patiënten. STRUCTUREEL AANPAKKEN Na de eerste batch om de opt-in-toestemming vast te leggen, heeft Jeroen behoefte aan een beheerfunctie in zijn HIS, zodat te zien is welke patiënten nog niet benaderd zijn en welke geweigerd hebben. Dan kan hij een selectie maken en gestructureerd en batchgewijs patiënten een brief sturen met de opt-in-vraag. ‘Als je dit niet gestructureerd aanpakt door patiënten die niet geregeerd hebben een brief te sturen, sta je over tien jaar tijdens je consult nog steeds de opt-in-vraag te stellen en alles uit te leggen. Want sommige patiënten komen heel lang niet op het spreekuur. En dat uitleggen verstoort het dagelijkse werk te veel. Bovendien kost het ad-hoc vragen van de toestemming veel meer tijd dan het in één keer goed aan te pakken’, sluit Jeroen af met een nuttig advies. 3

Knip en plakgedoe Niet bij iedereen viel de brief van Jeroen van der Lugt aan zijn patiënten in goede aarde. ‘Veel te lange zinnen’ en ‘niet te bevatten informatie voor de patiënten’, oordeelde een patiënte over het epistel. En het woord ‘deze brochure’ klopte duidelijk niet met de brief. Kortom, het was maar ‘knip- en plakgedoe’, vertelde zij tegen de praktijkassistente. Nu heeft deze patiënte veel ervaring met voorlichtingswerk voor grote bedrijven en werkt ze als professioneel tekstschrijver, onder andere aan het stroomlijnen en moderniseren van patiënteninformatie van een grote kliniek in Amsterdam. Zeker recht van spreken heeft ze daardoor wel. Jeroen vatte de koe bij de horens, benaderde zijn patiënte en legde uit dat het inderdaad knip- en plakwerk was. Hij vertelde ook dat hij de brief buiten zijn praktijk, in de regio Zaanstreek/Waterland of zelfs landelijk, wilde gebruiken. Of zij ervoor voelde er eens naar te kijken. ‘Dat heeft zij gedaan. Ze heeft de brief helemaal veranderd, wel dezelfde informatie verwerkt, maar de zinnen verbeterd, de lay-out overzichtelijker gemaakt en onze patiënten directer aangesproken. Een hele verbetering’, zegt Jeroen. ‘Dit is toch een heel leuk voorbeeld dat je als huisarts een beroep kunt doen op je patiënten om je te helpen.’ 3 Nieuwsgierig geworden? U kunt de brief opvragen bij [email protected]

NOOT 1.Een voorbeeld van het toestemmingsformulier staat op www.vzvz.nl Ú Zorgverlener Ú Toestemming Patiënt Ú Informatiemateriaal. De informatie op deze site wordt geregeld ververst en is niet meer hetzelfde als de informatie die Jeroen heeft gebruikt.


23

De opt-in-modules van de HISsen

Recommend Documents