De opmars van scrum: kansen voor communicatieve organisaties Door: Gidion Peters
Wat betekent het als verschillende mensen op vrijwel hetzelfde moment, vrijwel hetzelfde idee krijgen? Ieder vanuit een eigen invalshoek, maar wel vanuit dezelfde gedachte? Dit verschijnsel heet ‘multiple discovery’ en steekt recentelijk overtuigend zijn kop op, en wel in de wereld van scrum. Want laten we even terugkijken op 2013: Grontmij ontdekte dat je de Maximabrug kunt scrummen,1 bij ABD TOPConsult vindt men beleid opeens scrumwaardig,2 en Betteke van Ruler schreef een bestseller over scrum in de communicatie3. En dat voor een methode die al meer dan 10 jaar wordt gebruikt voor het ontwikkelen van software: waarom nu opeens al die aandacht? Misschien wel om dezelfde reden dat Newton en Leibniz in de 17e eeuw gelijktijdig de wiskundige calculus ontdekten: omdat de tijd er rijp voor is. Hoe rijp precies, zal ik in het komende uitleggen. Daarnaast zal ik verder ingaan op hoe scrum werkt, welke kansen er liggen voor het communicatievak en hoe de ontdekking van scrum tot nog veel meer mooie ontdekkingen kan leiden. Het tijdperk van verandering Het verhaal van scrum kan niet los worden gezien van de alsmaar versnellende verandering die optreedt in de wereld om ons heen. Technologie en digitalisering maken een onstuitbare opmars, gezagsverhoudingen veranderen, demografische, politieke en economische verschuivingen vinden plaats waar we bij staan. In deze bundel vind je de effecten ervan op vele onderwerpen terug. Wat scrum bijzonder maakt, is dat het organisaties de kans geeft om soepel mee te bewegen met al deze verandering en versnelling. Het doet denken aan wat in een recent rapport van de Raad voor Maatschappelijke Ontwikkeling ‘swingen’ wordt genoemd: als
http://www.grontmij.nl/MediaCenter/Nieuwsarchief/Pages/Persbericht-Grontmij-scrumtMaximabrug-tussen-Alphen-aan-den-Rijn-en-Rijnwoude.aspx 1
2
http://ibestuur.nl/weblog/scrum-ook-voor-beleidsmakers
Betteke van Ruler (2013). Reflectieve Communicatie Scrum, Zó word je accountable. Amsterdam: Adfogroep. 3
organisatie mee kunnen dansen met de snelle, wispelturige maatschappelijke ‘beat’.4 Einde van het grote Plan Het is niet voor niets dat scrum uit de wereld van de software komt: verandering is daar aan de orde van de dag. Terwijl een stuk software wordt ontwikkeld veranderen gebruikers van gedachten, maakt de technologie nieuwe stappen, gaan klanten nieuwe richtingen op. Als je dan een goede app wil ontwikkelen, merkte lead developer bij Rocket Mobile, Eric Clymer, kun je bij een opdrachtgever niet telkens ‘nee’ verkopen, maar beweeg je met hem mee, met de woorden: “Yes, and...” En na heel veel “Yes, and…” was er de app “A Beautiful Mess”, die binnen vijftien uur na lancering op nummer 1 kwam te staan in de appstore.5 Veelbetekenend is ook het gebruik van scrum door startup bedrijfjes. De succesvolle startups van vandaag leggen niet alles meer vast in businessplannen om maar te hopen dat daar iets van terecht komt. Ze weten dat de waarde van een masterplan temidden van wervelende verandering weinig zin heeft. In plaats daarvan beginnen ze met proberen, met testen, met interactie met klanten. En door zelf telkens te verbeteren en veranderen vinden ze de weg omhoog. De clou is: als je niet veel meer hebt dan een team en een idee, waarom zou je dan tijd verspillen aan blauwdrukken en vergezichten?6 Verandering omarmen als organisatie Ook grotere organisaties kunnen het zich steeds minder permitteren om ramen en deuren te sluiten. En om binnenin alle schuttingen overeind te houden. Het bemoeilijkt namelijk de doorstroom van waarden die je als organisatie wilt creëren voor maatschappij en/of partners en/of klanten. Waarom kan scrum daar een antwoord op bieden? Ten eerste door werk niet meer in duizend stukjes te knippen. Het is waar ik Pierre van Amelsvoort, meesterveranderaar, onlangs over hoorde praten.7 In de postindustriële samenleving moet je de mens weer centraal stellen in plaats van het productieproces. De http://www.adviesorgaanrmo.nl/dsresource?type=pdf&objectid=default:35020&versionid=&subobjectname= 5 http://www.nirandfar.com/2013/09/the-two-words-that-created-a-1-app.html 4
6
https://archive.harvardbusiness.org/cla/web/pl/product.seam?c=25903&i=25905&cs=f8578 5d3580feb87e2bce1535af10c2f Pierre van Amelsvoort schreef onder andere: Het Nieuwe Organiseren, Alternatieven voor de Bureaucratie (2010). 7
scrumteams die ik coach zijn dus ook weer op zichzelf aangewezen, niet op door elkaar lopende taakomschrijvingen of gedetailleerde projectopdrachten. Je staat samen voor de uitdaging, verschuilen achter processen of procedures gaat niet. Daarnaast zoek je als team regelmatig de interactie op met de buitenwereld: met je opdrachtgever, met stakeholders, met klanten. Op gepaste momenten peilt het team of het op de goede weg is, en voorkomt tegelijkertijd dat er nodeloos aanpassingen worden gedaan op hun creatie. Tenslotte houden scrumteams voortdurend in de gaten of wat zij maken, ook steeds van waarde is. Door telkens bij te sturen in reactie op de omgeving, en tot op het niveau van de kleinste acties de relatie met de teamdoelen te bewaken, doe je zo veel mogelijk zinvolle dingen. En verkrijg je dus sneller resultaat. De scrumpraktijk: sprinten Vanuit bovenstaand abstractieniveau klinkt de scrumaanpak misschien logisch. Maar hoe doe je het dan in praktijk? Er is een aantal activiteiten dat telkens weer terugkomt bij het werken in scrumteams. Dat gebeurt in cyclussen, sprints genoemd. Een gemiddelde sprint ziet er als volgt uit.
Waarde bepalen Het team gaat in interactie met de opdrachtgever op zoek naar het resultaat dat, gegeven de context, de meeste waarde oplevert. Daarbij komen vragen naar boven, zoals “Wat vinden we nu echt belangrijk? Wanneer zijn we als professionals tevreden? Wanneer zijn opdrachtgever/klant/stakeholders tevreden? Hoe maken we scherp wat we willen?”. Plannen Hier geen grootse, ambitieuze planning, maar puur een inventarisatie van de activiteiten die nodig zijn om tijdens de sprint de waarde te creëren. Het team schat in wat ze samen aankunnen, wie wat kan realiseren en wat de eventuele afhankelijkheden buiten het team zijn. Peilen Dagelijks komt het team bij elkaar. Dat kan in een fysieke ruimte, maar ook digitaal. Samen peil je waar je individueel staat, waar je als team staat, hoe je elkaar kan helpen en welke onvoorziene dingen zich voordoen. Om daar weer samen op te reageren.
Evalueren Aan het einde van de sprint is het tijd om de oogst te inspecteren. Zijn team, opdrachtgever en stakeholders tevreden met wat er is opgeleverd? Is er aan ieders verwachtingen voldaan? En hoe was de samenwerking? Door daar heel eerlijk over te zijn kan de volgende sprint nog beter verlopen. Dit alles kan in een week plaatsvinden. De teams die ik begeleid vinden het vaak prettig om in zo’n korte, afgebakende periode van waardebepaling naar resultaat te gaan. Je behoudt dan de flexibiliteit om het volgende week weer anders te doen, en ondertussen te blijven bijdragen aan de hogere teamdoelen. Communicatie + scrum = ? Nu kent scrum als methode meer regels en gebruiken dan hier opgeschreven: gelukkig zijn er open-source handleidingen en een serie boeken die verdere uitleg geven8. De methode is echter kneedbaar en kan zich aan verschillende contexten aanpassen. Het was dan ook heel verfrissend om te zien hoe een blog op DNCP (De Nieuwe Communicatie Professional, www.dncp.nl) de discussie over Betteke van Ruler’s Reflectieve Communicatie Scrum (RCS) op gang bracht.9 Niet alleen was dat een ontdekking en innovatie binnen het communicatievak (en dat van een oudgediende), het zette de communicatiediscipline ook meteen in verbinding met iedereen daarbuiten die projecten met een communicatief aspect (zijn ze dat niet allemaal?) op een nieuwe, flexibele wijze wil realiseren. Mooi is ook dat de discussie over RCS levend blijft en dat er nu in praktijk steeds meer ervaring mee wordt opgedaan. Van wat ik van de discussie en de praktijk heb gezien, valt mij op hoe groot de betrokkenheid en trots is in het communicatievak en hoezeer iedereen al discussiërend en verfijnend het communiceren naar een nog hoger plan wil tillen. Scrum blijkt nu een van de manieren om dat te doen. Scrummende communicatieprofs Ik merk in scrumprojecten dat deelnemende communicatieprofessionals veel meer vanuit hun eigen professionaliteit kunnen bijdragen. Discussies gaan niet meer over de punten en komma’s in communicatieplannen, maar veel meer over de communicatieve bijdrage die kan worden geleverd aan de eerste tussenresultaten. De invulling daarvan staat veel meer vrij, en kan worden vormgegeven in voortdurende interactie met relevante interne 8
https://www.scrum.org/Scrum-Guides
9
http://dncp.nl/nieuw-de-reflectieve-communicatie-scrum-van-betteke-van-ruler/
en externe individuen en groepen. Dit betekent ook dat minder analyse vooraf nodig is. Ja, het was even wennen, de eerste keren dat een communicatieprof meescrumde: er werd niet meer om uitgeschreven plannen gevraagd noch om daarvan afgeleide draaiboeken. Want tegen de tijd dat die klaar zouden zijn, is de sprint alweer voorbij. De cadans van scrum doet daarmee een beroep op je creativiteit en resultaatgerichtheid: eigenschappen die ik overigens zelden heb gemist bij communicatieprofs met wie ik werk, de inzet ervan is alleen anders.
Foto: collage van een scrum bijeenkomst
Ontdekken en vernieuwen met scrum: kansen De Reflectieve Communicatie Scrum heeft een mooie aanzet gegeven voor het vernieuwen van traditionele werkwijzen. Maar waar liggen nu de kansen, hoe krijgen we dit naar het volgende niveau? Allereerst creëer je de grootste kansen door klein te beginnen. Denk aan de eerder genoemde startup. Scrum houdt niet van masterplannen, en is er dus ook niet bij gebaat om zo te worden ingevoerd. Wel is het nodig dat de (fysieke) ruimte wordt gecreëerd voor één team om samen het diepe in te gaan. Die mensen moeten intensief met elkaar kunnen samenwerken, om samen te kunnen groeien en resultaten te behalen. Ik moet denken aan de pilot die Ymere startte met het zogenoemde co-makership: architecten, bouwers en coöperatie kregen de (fysieke) ruimte om in gezamenlijke verantwoordelijkheid een project te realiseren. Et voilà: met een tijdwinst van 9 maanden stond het er.10 Veel ‘scrummer’ wordt het niet. Na het inrichten van een scrum room en het vrijmaken van professionals om samen te experimenteren met de methode, kun je goed gebruik maken van scrum als diagnostische tool voor je organisatie. Aangezien scrum de snel veranderende omgeving naar binnen brengt, zullen er snel zaken naar boven komen die nog niet bij deze verandering aansluiten. Processen, procedures en werkwijzen die het daglicht niet kunnen verdragen. Zonder dat scrum pretendeert daar een oplossing voor te zijn, kan het laten zien dat ook daar verandering mogelijk is. Met de ontdekking van scrum op meerdere gebieden, waaronder communicatie, is de weg vrij gemaakt voor het verder reflecteren op, oefenen met en verbeteren van de manier waarop we met projecten en interventies waarde proberen te creëren. Elk stapje op die weg is er één, en elke ‘scrum reis’ is uniek. Moge er nog vele ontdekkingen volgen!
10
http://www.youtube.com/watch?v=lOWfjyjNmQM
Gidion Peters is scrummaster bij scrum4gov en verandermanager bij de gemeente Amsterdam. Hij is als coach en adviseur betrokken geweest bij trajecten op het gebied van organisatieontwikkeling, financiën, bezuinigingen en P&C, HR, communicatie en hervormingen in het fysieke en sociale domein. In het najaar van 2013 geeft hij samen met em. prof. Betteke van Ruler clinics in de Reflectieve Communicatie Scrum. LinkedIn: nl.linkedin.com/in/gidionpeters Twitter: @gidionpeters en @scrum4gov Website: http://www.scrum4gov.nl/ Blog: http://www.republic.nl/profiel/gidion-peters
