agendapunt 02
Aanwezig: Afwezig:
Notulen Algemene Ledenvergadering 18 september 2014 zie presentielijst De namen van de leden die zich hebben afgemeld worden voorgelezen door Marc Wijnen bij de opening van de vergadering.
1. Opening en vaststelling definitieve agenda. Mark Wijnen heet de aanwezigen welkom De afmeldingen (17 stuks) worden voorgelezen. De agenda wordt vastgesteld conform voorstel. 2. Vaststelling notulen Algemene Ledenvergadering 12 september 2013. Tekstueel geen op- of aanmerkingen. Pagina 3, onder punt 17: Met Jos van Lin is overleg gepleegd. Hij heeft zich afgemeld als lid. 3. Jaarverslag Secretaris. Tekstueel geen op- of aanmerkingen. 4. Verslag Technische Commissie. Tekstueel geen op- of aanmerkingen n.a.v. de twee deelverslagen. Jos Gijsen verzoekt in de toekomst de resultaten en standen van de teams op te nemen zodat dit wordt gearchiveerd. Jos Smedts mist de relatie met de meerjarenplanning. Roelandt de Fouw zegt nog een toelichting te maken, (nu niet gelukt i.v.m. personele problemen). Marc Wijnen geeft nog toelichting op trainingssystematiek, (standaardisatie was speerpunt, aan evaluatie nog niet toegekomen, denken aan het werken met trainercoaches, trainers H1 en D1 kijken ook naar junioren). Jos Gijsen stelt voor om het indelen op sterkte te vermelden in het verslag. Fred van Neerven stelt voor de leden van D1 en H1 te stimuleren om trainingen te geven. Dit gebeurt al maar verschilt van jaar tot jaar. Blijft aandachtspunt. Marc Wijnen stelt dat input D1 en H1 moet doordruppelen naar junioren. Marc Staats stelt voor om dit ook vast te leggen. Roelandt de Fouw geeft aan dat Technische Commissie nogal wat vacatures heeft. Hij doet beroep op leden om mee te kijken. Opgemerkt wordt dat mensen moeten worden aangesproken en dat voor de werving van vrijwilligers een commissie ingesteld zou kunnen worden. Jacques Clermonts stelt voor alle jeugdteams meer te prikkelen om voor de eerste prijs te gaan. 5. Verslag Commissie Ledenzorg. Tekstueel geen op- of aanmerkingen. Stefan Klaver vraagt meer aandacht voor ledenwerving. Dit is al speerpunt van het bestuur. Fred van Neerven vindt het prima dat de feesten meer gestructureerd zijn. 6. Verslag Toernooi Commissie. Tekstueel geen aan- of opmerkingen. Het B-toernooi ondervindt hinder van het algemene alcoholbeleid. Belangstelling was al langer dalende. Dit zal worden geëvalueerd. Jos Smedts pleit voor meer eenduidigheid bij bijdragen voor deelname aan “feest”toernooien.
7. Verslag Commissie PR, Communicatie en ICT. Tekstueel geen op- of aanmerkingen. De nieuwsbrief wordt, via het tweede mails adres, toegestuurd naar de meeste ouders van junioren. Een bijdrage van de RABO (€ 5000) is bedoeld voor de versterking van de jeugdopleiding. De aandachtpunten zijn nog onderwerp van gesprek. 8. Verslag Accommodatie Commissie en Kantine Commissie. - Tekstueel geen op- of aanmerkingen. - De vergadering applaudisseert voor de vele vrijwilligers op de zon- en zaterdagen. - Er is nog geen opvolger gevonden voor Geert Lenssen in het klusteam. Guido van Lin doet de suggestie om teams hierbij te betrekken. Thijs van Rens had graag meer betrokkenheid vanuit het bestuur gezien voor de opvolging van Geert. Jan Brinkhaus geeft aan het klusteam wel te willen versterken. - Christine Camps merkt op dat de zuidzijde van veld 1 glad is. 9. Jaarverslag Penningmeester, financieel overzicht 2013-2014, begroting 2014-2015, rekening en verantwoording van de commissie van onderzoek en benoeming nieuwe commissie van onderzoek. Mieke Versleijen geeft een toelichting op het financieel overzicht van het verenigingsjaar. Naar aanleiding daarvan komen vanuit de vergadering enkele opmerkingen: o Jos Gijsen spreekt over een mooi financieel resultaat. We leunen wel erg sterk op sponsoring en huuropbrengst. o Marc Slaats stelt voor de afschrijvingen in de toekomst op te nemen in het jaarverslag. o Naar aanleiding van een vraag van Marc Slaats wordt verteld dat de balans ter vergadering ter inzage licht. De Commissie van Onderzoek, bestaande uit Jos Smedts, Jan van Helden en Jacques Clermonts, heeft onderzoek gedaan naar de financiële administratie over 2013-2014. De commissie is gebleken dat de financiële feiten tijdig, volledig en correct zijn verwerkt in de administratie. De boekhouding ziet er goed uit. De nieuwe Commissie van Onderzoek wordt benoemd. en bestaat uit Jos Smedts, Jan Brinkhaus en Marc Slaats. Jan van Heleden of Jacques Clermonts worden aangewezen als reservelid. 10. Vaststelling contributie 2014-2015. Het bestuur heeft een voorstel uitgewerkt dat uitgaat van de prijsindex materiële kosten (gebruikelijke verhoging) over 2013. Dit was 2,5 %. Daarnaast wordt voorgesteld bepaalde categorieën extra te verhogen met € 5,00 of € 2,50. De motivatie hiervoor ligt vooral in de verwachting dat de gemeente gaat knijpen in de bijdragen en de stijging van andere uitgaven. De suggestie van Jos Gijsen om de extra verhogingen te verdubbelen wordt niet overgenomen door de vergadering. De vergadering stemt in met het voorstel van het bestuur. 11. Decharge beleid bestuur seizoen 2013-2014. Het bestuur wordt decharge verleend voor het gevoerde beleid. 12. Verkiezing nieuw te benoemen bestuursleden. Periodiek aftredend zijn Mark Versleijen, Elly Verstegen en Pieter vd Bosch. Alleen Mark Versleijen heeft zich herkiesbaar gesteld. Er zijn geen andere aanmeldingen bij het secretariaat binnengekomen.
-
-
Er worden tijdens de stemronde 33 stemmen uitgebracht, (33 stemmen voor Mark Versleijen). Marc Wijnen spreekt een woord van dank uit in de richting van Pieter vd Bosch (zeer lange staat van dienst) en Elly Verstegen. Dit wordt komend jaar nog overgedaan in de kring van het bestuur. Pieter van den Bosch merkt op dat voor zijn functies geldt dat leden vooral de dingen zien die niet goed zijn. Elly Verstegen is niet aanwezig in verband met vakantie.
13. Vaststelling diverse commissies. De namen voor de commissies worden door Marc Wijnen voorgelezen. De vergadering is akkoord met de samenstelling van de diverse commissies. De invulling van de Advies Commissie wordt vooralsnog geparkeerd. Het bestuur komt op een later tijdstip hierop terug. 14. Stand van zaken verbouwing kantine. Marc Wijnen geeft een toelichting bij dit agendapunt. Er is een architect in de arm genomen voor de uitwerking van een uitbreiding van de kantine, (verbouwing van hoek naar hoek van de eerste en de tweede moot). Het plan was om snel aan de slag te kunnen gaan. De procedure bij de gemeente vergt echter meer tijd dan gedacht, (planologische medewerking en omgevingsvergunning). Het ligt in de bedoeling een bouwteam samen te stellen en offertes op te vragen bij bouwbedrijven. Uitgangspunt is een verbouwing in 2015. De uitbreiding past binnen het perceel waarvoor we recht van opstal hebben. Een renovatie van de keuken is getemporiseerd i.v.m. onzekerheid financiermogelijkheden. Naar aanleiding van een vraag van Leon vd Bekerom geeft Marc Wijnen aan dat het de bedoeling is de verbouwing van de kantine te financieren vanuit de voorzieningen. Leon merkt op dat deze pot bedoeld is voor het groot onderhoud aan de accommodatie en niet voor een uitbreiding van de kantine, (privatiseringsgelden niet gebruiken voor kantine). 15. Sportzone Horst aan de Maas. Marc Wijnen licht het agendapunt toe. Meerdere sportverenigingen binnen de zone van Dendron tot het Boscafé, het Parkhotel en Dendron hebben zich samengepakt om te komen tot het oormerken van deze zone voor sport en recreatiedoeleinden. Hierover is overleg gepleegd met het gemeentebestuur en ambtelijk wordt het nu dieper bekeken. Onze leden zullen via de nieuwsbrief worden geïnformeerd. Het initiatief is in eerste instantie gekomen vanuit de verenigingen. De komst van Engelse Scholen is een voorbeeld van samenwerking. Een verplaatsing van onze accommodatie is niet aan de orde. 16.Plannen viering lustrumjaar 2015. Jos Smedts geeft een toelichting bij dit agendapunt. Er is een jubileumcommissie ingesteld. Deze heeft een opzet voor de viering van het 50tig jarig bestaan gemaakt en dit voorgelegd aan de diverse commissies. De opzet is een activiteit elke maand in 2015. Een aantal activiteiten worden kort benoemd. In november wordt er nog een ideeënbus geplaatst. Er wordt een speciaal logo gemaakt. Medio november worden de leden geïnformeerd en er wordt nog een agenda met data verstrekt.
17. Rondvraag en sluiting. Geert Vullings doet de suggestie in de richting van het bestuur om in de nieuwsbrieven aan te geven waar het bestuur mee bezig is. Ook geeft hij aan dat uniforme shirts voor scheidsrechters nog niet is gerealiseerd, er nog afspraken moeten worden gemaakt over prijsindicatie tarieven kantine en vraagt hij om lediging van de prullenbakken voor het weekend. Per Ouwerkerk vraagt aandacht voor gezondere voeding in onze kantine. Staat op agenda bestuur. Namens Petra Gijsen vraagt Jos Gijsen om meer aandacht voor de viering van jubilarissen. Enkele andere vragen van Petra zijn al gesteld. Guido van Lin vraagt aandacht voor leden die veel hebben gedaan voor de vereniging. Dit wordt meegenomen bij de verbouwing. Niets meer aan de orde zijnde sluit Marc Wijnen de vergadering met dank aan de inbreng vanuit de aanwezigen. Verslag: Jo Geurts
agendapunt 03
Jaarverslag Secretariaat HCH seizoen 2014-2015
Seizoen 2014-2015 heeft vooral in het teken gestaan van het 50 jarig jubileum. In februari 2015 werd afgetrapt met een fantastische oriëntatietocht, gewonnen door de grote groep oudgedienden en vrijwilligers. In mei vond het geweldige lustrumweekend plaats met een veiling, reünie, oudledenwedstrijd en feest. Na het ontbijt op zondagmorgen werd er afgesloten met de huldiging van de heren Jan Haegens, Thijs v Rens en Kees Smorenburg; zij werden geëerd omdat zij 50 jaar lid zijn van HC Horst. Middels een fraaie jubileumtegel, “ingemetseld” of wel ingelegd op ons terras, worden zij telkenmale “herdacht”. Na afloop werd het 500e lid (Lasse Meijers) door deze heren in het zonnetje gezet. Binnen het bestuur zijn er een aantal veranderingen doorgevoerd en de samenstelling is aan het eind van dit seizoen Marc Wijnen Mieke Versleijen Mark Versleijen Ton vd Munckhof Karin van Zon Roelandt de Fouw
voorzitter penningmeester PR en ICT Accommodatie en Kantine Ledenzorg en Toernooicommissie Technische Commissie
Er is een vacature voor het secretariaat agendapunt 04a
Jaarverslag Technische Commissie 2014-2015
Samenstelling Technische Commissie Roelandt de Fouw voorzitter Vacature secretaris Diane Seuren jongste jeugd consulente Monique Wanten jongste jeugd consulente Jeroen Verstegen junioren consulent Chantalle vd Munckhof junioren consulente Koen Gijsen senioren consulent en zaalhockey Mieke Jacobs senioren consulent Felix van Haren wedstrijdsecretaris junioren/jongste jeugd Maria Hesen/vacature wedstrijdsecretaris senioren Jac Kleuskens materialen Geert Vullings arbitrage/uittredend Jos Gijsen arbitrage Vacature trainingen op afroep (iemand van) G-Hockey Aandachtsgebieden Zoeken, opleiding en begeleiding van scheidsrechters, trainers en coaches. Begeleiding en uitvoering jeugdplan. Teamselectie, indeling en teamsamenstelling. Begeleiding junioren- en seniorencompetitie. Propageren en organiseren opleidingen. Arbitrage Materialen
Zoeken en begeleiden van trainers en coaches Algemeen De TC heeft in de uitvoering van haar taken beduidend veel last gehad van uitgetreden leden, die in slechts beperkte mate konden worden vervangen. Met name het formuleren van nieuw beleid heeft hieronder geleden. Coaches. Het afgelopen seizoen is de inzet van coaches bij ieder juniorenteam gerealiseerd. Bij een enkel team is er een beroep gedaan op ouders; dat heeft uiteindelijk geresulteerd in een acceptabele bezetting per team. Het verloop is echter groot en vraagt ieder jaar opnieuw investering in het vinden van nieuwe coaches. De seniorenteams waren grotendeels op zichzelf aangewezen. Dit heeft niet geleid tot problemen, al blijft het hebben van een vaste coach wenselijk. Trainers. De meeste teams hebben wekelijks twee trainingen gehad. Een tweede training is de keuze van de trainer zelf. Hoewel de Hockey Academy niet dwingend was voorgeschreven, bleek er steeds meer gebruik gemaakt te worden van dit hulpmiddel. De conclusie dat steeds meer trainers het nut van dit hulpmiddel zien, lijkt gewettigd. Bij de Jongste Jeugd zijn we gestart met het werken met seniortrainers en hulptrainers oftewel “Train de Trainer”. Op deze wijze wordt er aandacht besteed aan de begeleiding van de vaak jonge hulptrainers en waarborgen we de kwaliteit van de trainingen. Deze variant is succesvol en zal het komende seizoen gecontinueerd worden. Teamselectie, indeling en teamsamenstelling De teamselectie is op detail licht bijgesteld. Jaarlijkse ervaringen vragen om het telkens bijstellen van wensen/eisen, doch niet op hoofdlijnen. Er is gekozen voor een eenvoudiger beoordelingssysteem en beoordeling d.m.v. oefeningen, naast de spelvormen. Dit om inzicht in technische vaardigheden inzichtelijker te maken. De teamindeling bij de jongens blijft om aandacht vragen vanwege het aantal leden. Dit vereist lastige beslissingen, zoals vervroegd overzetten of dispensatie aanvragen voor ‘n jaar. Dit beeld is in vrijwel geheel Nederland gelijk binnen de KNHB. Wij zijn dus geen uitzondering. De selectie bij de Senioren is relatief eenvoudig, in de zin dat D1 en H1 onder de verantwoordelijkheid van de trainer/coach valt. De andere teams zijn redelijk zelfvoorzienend, waardoor de bemoeienis van de TC beperkt blijft. Bij de Heren Senioren (met name H2/H3) was de bezetting aan de krappe kant, doch door eigen inzet en samenwerking tussen alle senioren is dit wekelijks tot tevredenheid opgelost. Opleiding en begeleiding scheidsrechters, trainers Trainers en Coaches Na het succes van de cursus in Helden (2013-2014), rees binnen de club de vraag om een dergelijke cursus nogmaals aan te bieden. Doordat Helden dit seizoen geen cursus aanbood, hebben wij dit in eigen beheer opgezet en uitgevoerd. De deelnemers waren allemaal positief over de cursus en hebben het verzoek bij de TC gelegd om komend seizoen de inhoud verder uit te breiden naar 8- en 11-tal hockey. Scheidsrechters De Technische Commissie is er opnieuw niet in geslaagd om het arbitrage-plan een start te geven. Seizoen 2014-2015 zou gebruikt worden om overdracht naar een nieuwe bezetting van de Arbitrage-Cie geleidelijk te laten plaatsvinden, waaronder ook actualisatie van het Arbitrage-plan. Dit heeft geen enkel resultaat opgeleverd. G-Hockey G-hockey is vrijwel geheel zelfvoorzienend. Toch is de “afdeling” zeer zichtbaar binnen de vereniging én op een prima wijze: het plezier straalt er aan alle kanten vanaf.
Overig Afgelopen seizoen zijn er een flink aantal teams geweest, die ‘interlands’ hebben gespeeld tegen teams van Engelse scholen. Elke interland resulteerde in leuke reacties, ongeacht de uitslag van de wedstrijden. Wij zijn voornemens dit te continueren. Personele wijzigingen. Het grootste probleem voor de TC bleek het vinden van vervangers voor vertrokken leden. Dit proces heeft in de loop van het seizoen geleid tot enkele belangstellenden voor functies, maar daarmee zijn nog niet alle vacatures ingevuld. Koen Gijsen nam de functie van Senioren (Heren) op zich. De geleidelijke overdracht van Arbitrage naar een volledig nieuwe bezetting is geheel mislukt. Door persoonlijke omstandigheden zag Maria Hesen zich genoodzaakt om haar rol (wedstrijd secretaris) over te dragen. Haar functie is door Felix van Haren uiterst vakkundig waargenomen vervolgens ingevuld. Vinden van vervangers blijkt een zeer lastige aangelegenheid, aangezien nog steeds niet alle functies zijn vervuld. De beoogde nieuwe functie (Trainingen) is niet gecreëerd, voornamelijk door onderbezetting. Bert van Meijel is gestopt als trainer/coach H1. Hij wordt hierbij nogmaals bedankt voor zijn bijdrage. De functie van Trainer/Coach Heren 1 zal vervuld gaan worden vanuit ons midden: Jeroen Verstegen. Zijn rol binnen HCH zal verschuiven naar die van Trainingen. Samenwerking andere commissies Ook dit jaar is er weer een avond georganiseerd met de diverse commissies van HC Horst voor afstemming over de diverse activiteiten. Uitslagen competitie 2014-2015 Kampioenen Een 2-tal teams zijn afgelopen seizoen kampioen geworden in de eindstand van juni 2015: Meisjes D1 - Heren 3 Dank Tot slot dankt de Technische Commissie alle leden, ouders en met name de (hulp) trainers, (hulp) coaches en scheidsrechters voor het meedenken, meehelpen aan het slagen van seizoen 2014-2015. Ook het komende seizoen hopen we weer te kunnen rekenen op de medewerking van veel mensen en dat we er in slagen om ieder team te voorzien van een trainer en coach. agendapunt 04b
Programma Technische Commissie 2015-2016
Trainingsperiode
Dames- en Herenselectie trainen in overleg met trainer/coach. Jongste Jeugd, Junioren, Senioren en G-hockey: Oefenwedstrijden
Senioren. Standaardteams in overleg met de trainer/coach. Overige seniorenteams in overleg met het wedstrijdsecretariaat zelf te regelen. Junioren hebben eind augustus en begin september oefenwedstrijden tegen Venray. Jongste Jeugd spelen onderlinge wedstrijden. Speeldata
zie website www.hchorst.nl
Winterprogramma
Senioren: Dames 1 en 2 en Heren 1, 3 zaalhockey. Er doet zich misschien een mogelijkheid voor om met jeugdteams enkele trainingen in de zaal af te werken. Overige teams eventueel onderlinge wedstrijden. Opleidingen seizoen
Er zal wederom een scheidsrechterscursus georganiseerd worden. Begin september wordt een bijscholing van de Hockey Academy gegeven voor alle trainers en coaches. Voor een HT2 opleiding, te starten in september (Venray) zullen wij waarschijnlijk 2 leden gaan afvaardigen. Clinic(s), speciale trainingen
Komend seizoen gaan we weer hockey-clinic(s) voor de (jongste) jeugd en mogelijk trainers te organiseren. Data worden, afhankelijk van het KNHB programma en beschikbaarheid van de dames en heren 1 spelers, naderbekend gemaakt. Selectie trainingen en teamindelingen
Evaluatie selectie standaard teams. Zowel bij de dames als de heren is er gekozen, daar waar mogelijk, voor een selectie van ongeveer 30 spelers. Deze 30 spelers zullen net voor aanvang verdeeld worden (selectiecriteria) over het 1ste en 2de elftal waarbij het de bedoeling is dat deze teams 1 keer per week samen trainen. Bij de Dames Senioren vindt er nog een selectieprocedure plaats voor Dames 2 en 3. Bij de junioren en jongste jeugd evalueren we de selectie methode en teamindelingen en ontwikkelen van het beleid m.b.t. de selectietrainingen door voor alle teams en de teamindeling die hier op volgt. Trainers en coaches
Communicatie naar en tussen de trainers/coaches verbeteren. Dit is een continu proces en blijft aandacht vragen. Daarom wordt een nieuwe functie binnen de TC gecreëerd, die zich specifiek met deze materie gaat bezighouden. Arbitrage
Het installeren van een nieuwe arbitrage-commissie en het introduceren van het arbitrageplan. Hockey Academy
De Hockey Academy is een systeem om de kwaliteit op trainings- en coachgebied (veld, zaal, keepers, prestaties en communicatie) te verbeteren en continueren. Het is een webbased systeem waarin 50 verschillende technieken / spelsituaties en bijbehorende periodisering toegankelijk zijn voor trainers en spelers verdeeld over alle niveaus. Deze technieken / spelsituaties worden uitgelegd met diverse videobeelden en waarbij er elke keer, een goede en slechte manier gedetailleerd, wordt getoond. Alle oefeningen worden ondersteund met behulp van animaties. Het gebruik van de Hockey Academy zal verplicht gesteld worden voor de trainers en trainingen. Doelstellingen Seniorenteams
Standaardteams Dames1 top 3 in de 3de klasse Heren 1 middenmoot in de 3de klasse
Overige teams Dames 2 Dames 3 Dames 4 Heren 2 Heren 3 Heren vet A Heren vet B
top 3 in de 2de klasse recreatief recreatief top 3 in de 3 de klasse recreatief recreatief recreatief
Doelstellingen Jeugdteams
Junioren De eerste teams zijn op selectie ingedeeld. Er worden echter geen specifieke doelen gesteld. Spelplezier is be-langrijk. Jongste Jeugd Spelplezier en het leren hockeyen staat voorop. Namens de Technische Commissie, Roelandt de Fouw, voorzitter agendapunt 05
Jaarverslag Commissie Ledenzorg 2014-2015
De Commissie Ledenzorg heeft het volgende takenpakket onder haar hoede: Diverse randvoorwaardelijke/praktische hockeyzaken Alle niet direct hockeygerelateerde activiteiten voor eigen leden Activiteiten Ledenwerving Randvoorwaardelijke / Praktische hockeyzaken Planning maken voor kantinediensten van ouders van Jeugdleden bij jeugdwedstrijden/ jeugdtoernooien en het maken van vervoersschema’s voor uitwedstrijden van de jeugd Het maken van de vervoersschema’s en de planning van de kantinediensten is een enorm ingewikkelde en tijdrovende taak. Er wordt bij de planning zorgvuldig gekeken en rekening gehouden met het feit, dat er niemand dubbel wordt ingepland. Hiervoor is het nodig om de speelschema’s van alle broertjes en zusjes uit een gezin naast elkaar te leggen. De Commissie Ledenzorg verzoekt daarom met klem de ouders van jeugdleden om onderling met andere ouders te ruilen, indien een bepaalde dienst niet kan worden gedaan! Let wel: deze wijzigingen doorgeven aan
[email protected] of
[email protected] Uitrekenen vergoedingen reiskosten Aan het eind van het speelseizoen (december en juni) dienen de coaches de volledig ingevulde vervoerslijsten (speeldatum uitwedstrijd, bestemming en naam van jeugdlid waarvan de ouders gereden hebben) in te leveren. Hiervoor ontvangen de coaches een herinneringsmail. Helaas constateren wij dat ondanks deze herinneringsmail de vervoerslijsten niet of onvolledig worden teruggestuurd. Hierdoor wordt het onmogelijk om de juiste reiskostenvergoedingen te berekenen. Zorgdragen voor de hockeyshirts (controleren van aantallen en kwaliteit, uitgifte en inname shirts per team, organiseren kledingverkoopavond op de club) Vorig jaar is besloten om het hockeytenue van HCH te vernieuwen. We zijn overgestapt van het merk V-sport naar het merk Reece. Dit zal gefaseerd gebeuren. Bij de start van seizoen 2014-2015 zijn de spelers van de A- en B- jeugd (met uitzondering van MA1) voorzien van nieuwe shirts van het merk Reece. Komend seizoen zijn de C- en D-jeugd aan de beurt, evenals de MA1. Bij de start van seizoen 2016-2017 zal ook de Jongste Jeugd voorzien zijn van de nieuwe shirts.
Voor de senioren zijn afgelopen seizoen nieuwe “uit-shirts” aangeschaft. Voortaan zijn er aparte dames- en heren-uit-shirts in zwart. Voor nieuwe teams zullen ook nieuwe shirts worden aangeschaft. Rokjes, broeken en kousen volgen in de komende jaren. Dit zal waarschijnlijk geleidelijk gebeuren, aangezien deze kleding door de leden zelf wordt aangeschaft. Tijdens de kledingverkoop van Jan Klein bij de start van dit seizoen zullen de nieuwe kousen te koop zijn. Activiteiten eigen leden en Activiteiten Ledenwerving Verzorgen van attenties bij speciale gelegenheden (bruiloft/begrafenissen/geboorten) Begeleiden van (ouders van) nieuwe leden Organiseren (i.s.m. de Technische Commissie) van informatiebijeenkomsten van nieuw jeugdleden Coördineren van de organisatie rond kampioenschappen en huldigingen jubilarissen Activiteiten Commissie Ledenzorg seizoen 2014-2015 September 2014 - Kledingverkoop / Startfeest Kleding verkoopavond i.s.m. Jan Klein is weer druk bezocht en er is veel verkocht. Door problemen met de levering van de kousen moest er een groot aantal worden nageleverd. Startfeest om het nieuwe seizoen in te luiden. Oktober 2014 - Vossenjacht Vossenjacht voor de E/ F-jeugd op de Markt in Horst. Een jaarlijks terugkerend evenement waar ook dit jaar weer eel leuke reacties op kwamen. November 2014 - Informatieavond / Sinterklaasavond / Winterkampioenen De informatieavond voor ouders/verzorgers van nieuwe leden heeft begin november plaatsgevonden in samenwerking met de voorzitter en de jongste jeugd consulenten. Een uurtje uitleg en mogelijkheid om vragen te stellen blijkt nog steeds nodig. Ook om te benadrukken dat - zonder vrijwilligers - de club niet kan bestaan. Sinterklaasavond zaterdag 29 november voor E/F jeugd en kinderen van seniorleden t/m 8 jaar. Gezellige bijeenkomst met lieve Sinterklaas en Pieten. De kindjes zijn lekker verwend. Winterkampioenen zijn na het Sinterklaasfeest gehuldigd. Het is ‘n erg drukke dag - 2 activiteiten in één -, maar qua planning ging het niet anders. December 2014 – Vrijwilligers-attentie Als vrijwilligersattentie is dit jaar gekozen voor een zaklampje met het HC Horst logo. Toegevoegd is een kaartje met uitnodiging voor de Nieuwjaarsdinch. Attentie en uitnodiging zijn thuisbezorgd bij de vrijwilligers/sponsoren door de bestuursleden. Januari 2015 – Nieuwjaarsdinch/ Toeptoernooi Nieuwjaarsdinch voor alle A-jeugd, B-jeugd, senioren, vrijwilligers en G-hockey met aansluitend voor de liefhebbers een toeptoernooitje. Dit jaar is er gekozen voor een Chinees buffet; dat werd goed ontvangen door de aanwezigen. Er waren voor de dinch ongeveer evenveel aanmeldingen als vorig jaar, net als het aantal aanmeldingen voor het toepen. April en mei 2015 – Vrijwilligerswervingsactie / Jubileumweekend/ Jubileumtegel / Pyamaparty/ Vriendjes-mee-train-avond / Slotfeest / Einde seizoen Vrijwilligerswervingsactie: met een leuke groep gemotiveerde mensen een top filmpje opgezet, telefonische belactie en vrijwilligers vacature dag. Dit is beknopt beschreven, maar heeft een vervolg gekregen in de vorm van een nieuwe commissie samengesteld door mensen van Commissie Ledenzorg: Marc Slaats en Marco Linders.
In het jubileumweekend na het jubileumontbijt zijn de jubilarissen gehuldigd. We hadden dit jaar voor het eerst leden die 50 jaar lid zijn (ja … eerder ging natuurlijk ook niet … noot red.). Ter ere van dit jubileum is er per jubilaris een speciale stoeptegel gelegd op het terras. Pyjamaparty voor E/F jeugd was weer erg geslaagd. Dit jaar 49 aanmeldingen dit is 1 minder dan vorig jaar. Vriendjes en vriendinnetjes meetrainavond. Deze avond is redelijk bezocht en er waren een aantal geïnteresseerden. Slotfeest van het seizoen, was een leuk feest. Het eten hebben we laten cateren. Dit scheelt een hoop werk, omdat mensen zich dan niet van te voren hoefden op te geven en er contant afgerekend kon worden aan de cateraar. Einde seizoen 2014-2015 Evenals voorgaande jaren konden de coaches/trainers aan het einde van het seizoen gelijktijdig hun spullen bij de TC en de shirts bij Ledenzorg op De Klep inleveren. In toenemende mate wordt door de coaches niet op deze avond ingeleverd aan maar op een later tijdstip. Wijziging samenstelling commissie Begin April 2015 heeft Karin van Zon het voorzitterschap van Elly Verstegen over genomen. Tevens is Wanda Cox in maart de commissie ledenzorg komen versterken. Helaas nemen Brenda Coppers, Christine Camps en Marleen Verhaegh binnenkort afscheid van de Commissie Ledenzorg. Namens de leden van de Commissie Ledenzorg willen we hun hartelijk danken voor hun deelname en inzet voor de commissie. Gelukkig hebben we Kim Martens bereid gevonden om onze commissie in het nieuwe seizoen te komen versterken. Elly Verstegen Karin van Zon Jolanda Koster Helmie van de Beuken Bouke Valks Wanda Cox Christine Camps Marleen Verhaegh Brenda Coppers agendapunt 06
(voorzitter tot eind mrt 2015) (voorzitter v.a. april 2015) lid lid lid lid lid lid lid
Jaarverslag Toernooicommissie 2014-2015
Samenstelling commissie Geert Vullings voorzitter Maria Hesen secretaresse Tim Derix lid Jac Kleuskens lid Leon Haegens lid Nicole Vullings lid Marieke Huibers lid Hannies Catering ondersteuning voor de catering Jolanda Koster voor communicatie met Commissie Ledenzorg
Jeugdtoernooien We zijn al vroeg begonnen om in dit jubileumjaar toch weer te proberen om alle traditioneel te organiseren toernooien doorgang te laten vinden. En … we wilden iets extra’s doen. Aan de inschrijvingen heeft het dit jaar niet gelegen. Andere omstandigheden speelden ons dit jaar parten. We zullen de toernooien even bespreken. B - Toernooi Op zaterdag 27 en zondag 28 juni stond ons B-toernooi gepland. In tegenstelling tot vorig jaar kon het toernooi dit jaar wel doorgang vinden. Wat ons opviel was dat er 7 jongensteams hadden ingeschreven en maar 3 meisjesteams. Daarom is er 1 poule gemaakt met alle teams. Overdag alles goed verlopen. De extra attracties voor de zaterdag (overdag) vielen in de smaak. De stier voor de avond iets minder. De disco werd slecht bezocht, maar ondanks dat waren de bezoekers tevreden over het toernooi. C - Toernooi Zaterdag 20 juni waren we er weer vroeg bij om de C-jeugd op onze velden te begroeten. Met 16 teams was het volle bak. Bij de jongens hebben we 8 inschrijvingen ontvangen, bij de meisjes 8 teams. Het weer was prima. Bij de meisjes nog teams moeten afzeggen omdat dat qua tijd niet mogelijk was. Vandaag verder geen problemen. Ook hier vielen de extra attracties in de smaak. Vlotjes werd het toernooi afgewerkt. Om 19.15 uur konden we de prijzen uitreiken. D - Toernooi Op 4 juli was onze D-jeugd aan de beurt. We hadden 9 inschrijvingen binnen. Het weer gooide echter roet in het eten: tropische hitte. Er zat niets anders op dan het toernooi geen doorgang te laten vinden Familietoernooi en Jeugdfamilietoernooi Zondag 12 juli was ons familietoernooi. We wilden dit jaar in dit kader op de zaterdag 11 juli voor de jongste jeugd een jeugdfamilietoernooi organiseren. Helaas te weinig inschrijvingen. Daarom hebben we de 3 ingeschreven teams op zondag mee laten doen. In totaal hadden zich 31 teams opgegeven. Het weer was niet zo goed. Ondanks dat: uitermate geslaagd. Uittoernooien Voor zover ons bekend zijn er maar 2 teams naar een uittoernooi gegaan. Om naar een uittoernooi te gaan, moeten de teams en de coaches zelf actie ondernemen. Omdat het seizoen al lang is, wordt daar niet altijd op ingespeeld. Wat te doen voor het nieuwe seizoen In het komend seizoen gaat de commissie weer proberen om voor een ieder een leuk toernooi te organiseren. U hoort tijdig van ons. Samenstelling commissie komend seizoen De samenstelling van de commissie gaat veranderen. Geert en Jac verlaten de commissie. Ook stopt Hannies Catering met haar bijdrage. De commissie gaat op zoek naar versterking. Met name op de dagen zelf is dat nodig. Verder zal er een takenlijst worden gemaakt voor de toernooidagen. De commissie gaat de jeugdtoernooien organiseren. Geert en Jac gaan het jeugdfamilie- en familietoernooi organiseren. Het vaste vergaderschema blijft gehandhaafd.
Ik wil namens de commissie iedereen bedanken, die zijn of haar steentje heeft bijgedragen aan het welslagen van de toernooien. namens de toernooicommissie: Geert Vullings, voorzitter agendapunt 07
Jaarverslag Commissie PR, Communicatie en ICT
Samenstelling commissie 2014-2015: Voorzitter: Mark Versleijen PR redacteur: Felix van Haren/Mark Spreeuwenberg Beheerder website/LISA/EMMA: Ruben Peeters/Felix van Haren Beheerder flatscreen: Mark Spreeuwenberg, Acquisiteurs: Jeroen Schobbers/Bram Sommerdijk Secretariaat: Bram Sommerdijk/Ruben Peeters Externe media Jeroen Schobbers/ Caro Roeffen/Ingrid van der Sterren Dit seizoen stond naast de normale activiteiten zeker in het teken van het 50-jarig jubileum. Hiervoor zijn er binnen de commissie een aantal zaken met betrekking tot de publicaties, sponsoring en interne- en externe communicatie uitgevoerd. De taken zijn ook dit jaar weer verder onder de loep genomen en hebben wij deze kunnen onderverdelen en uitbreiden. Met betrekking tot de sponsoring blijft het een lastig gegeven om in deze tijd sponsoren bereid te vinden om Hockey Club Horst te ondersteunen en samen het juist communicatieplatform te bieden. Toch hebben wij dit jaar weer verschillende nieuwe borden digitale media sponsoren mogen verwelkomen. Daarnaast zijn de nieuwe shirtsponsoren van Dames 2 en Heren A sinds het begin van dit jaar te zien. Kempen Media (HALLO Horst aan de Maas) en Kempen Communicatie dank daarvoor. Naast de activiteiten van het jubileum hebben wij een uitrol gedaan van de regenjack van de Rabobank naar heel veel jeugdleden. Dit als onderdeel van het vernieuwde sponsorcontract van vorig jaar. Met behulp van onderstaande punten wil ik graag even terugkijken op de realisatie van de doelstellingen en overige zaken. Doelstellingen voorgaande seizoen: Facturatie van de sponsoren naar de LISA sponsormodule. Vanuit de commissie zijn wij nog bezig om alle sponsorinformatie vast te leggen in LISA. Dit is niet afgerond, maar blijft nog een doorlopend proces. Het voordeel is dat de informatie bewaard en beschikbaar blijft voor de commissie, met name als leden wisselen. Tevens hebben wij verder gekeken naar de facturatie vanuit LISA in plaats van de losse digitale facturatie van de sponsoren. Vooralsnog lijkt het erop dat wij dit jaar vanuit deze applicatie kunnen gaan factureren. Tevens zal er een beter beleid en inzicht zijn in de betalingen door een real time overzicht vanuit ons financieel systeem. Dit zorgt voor een sneller inzicht en adequate actie indien nodig. Stroomlijnen communicatie binnen de club Op dit moment blijven wij bezig met het verbeteren van communicatie naar onze leden. Dit vertaalt zich onder andere in aanpassingen in LISA, de app maar ook mail, Twitter en Facebook. Dit alles zal voor leden en ouders in het komend seizoen weer veel informatie bevatten, die meteen voorhanden is. Een aandachtspunt blijft de centralisatie van gegevens, waar het foto- en filmarchief een onderdeel van is.
Uitbreiden sponsormogelijkheden buiten de gebaande paden Om een breder pallet aan sponsormogelijkheden te bieden zijn er een aantal nieuwe mogelijkheden in concept aanwezig. Dit wordt komend seizoen uitgewerkt. Inzet digitaal betalen (My Order) in combinatie met Rabobank Deze doelstelling is gedurende het seizoen gebleken achterhaald te zijn. Er wordt op dit moment te weinig gebruik gemaakt in de markt om dit bij HCH in te voeren. Er is derhalve ook gekozen voor een pinoplossing op de club. Deze is dan vanaf het jubileumweekend operationeel. Wel zal er verder nog gekeken worden naar het cashless betalen onder een bepaald minimum bedrag. Invulling sponsoractiviteiten in Jubileumjaar Samen met de jubileumcommissie zijn er verschillende activiteiten en scenario’s opgezet en in gang gezet. We hebben moeten constateren dat het heel lastig is om een juiste invulling en planning in gang te zetten voor de sponsoren. Wij blijven echter kijken naar een goede invulling om onze sponsoren een platform te geven om ze te bedanken en te laten netwerken. Invulling communicatiestromen voor het Jubileumjaar De communicatiestroom in samenwerking met de jubileumcommissie heeft in verschillende vormen plaats gevonden. Voor de activiteiten zijn de aankondigingen en de informatie achter de schermen via de PR commissie goed ingevuld. Uitbreiding commissie voor operationele zaken. Hiervoor heeft ook de vrijwilligersactie nieuwe leden kunnen werven voor tekstredactie (Marc Cremers) en fotografie (André Lemmen). Tevens heeft Michel Zanders weer aangegeven beschikbaar te zijn vanaf komend seizoen om in de commissie zitting te nemen. Afronden volledige functionaliteit flatscreen voor Narrowcasting Vanwege enkele beperkingen in design en mogelijkheden van het flatscreen, zijn wij op dit moment nog bezig om de functionaliteit alsmede de zichtbaarheid zo optimaal mogelijk in te richten. Afronden volledige functionaliteit app De LISA app heeft zeer succesvol zijn intrede gedaan binnen onze club. Deze app biedt allen het inzicht om informatie over eigen teams, activiteiten, agenda in te zien en biedt ons de mogelijkheid om ook informatie snel te kunnen publiceren. Gedurende het jaar zijn er ook functionaliteiten om taken en documenten toe te wijzen bijgekomen. Hieraan zullen in het komend jaar nieuwe zaken worden toegevoegd, die wij aan eenieder zullen introduceren. Voor wat betreft de budgetten en realisatie kunnen wij melden, dat deze dit seizoen behaald zijn en dat wij hiermee wederom kosten hebben kunnen besparen. De sponsoropbrengsten zijn dit seizoen ten opzichte van vorig jaar daarmee licht gestegen.
Doelstellingen voor het nieuwe seizoen: * Verwerven van nieuwe sponsoren * Verlengen en uitbouwen van bestaande sponsorcontracten * Introduceren nieuwe mogelijkheden van sponsoring * Integreren facturatie sponsoren in LISA * Verbeteren zichtbaarheid HCH in externe media * Sponsoractiviteit opzetten * Duidelijke communicatie lijnen opzetten tussen verschillende commissies. * Aanpassing en verbetering Narrowcasting In ieder geval danken wij iedereen die op welke wijze heeft bijgedragen aan de invulling van deze commissie. Tevens ben ik blij dat Jeroen Schobbers heeft aangegeven om mijn rol als voorzitter binnen de commissie te gaan overnemen. Felix van Haren wil ik speciaal danken voor alle werkzaamheden in de afgelopen (vele) jaren en we zullen de werkzaamheden dit jaar verder overnemen, wellicht nog met een beetje hulp van jou, Felix. Ik dank iedereen die in de afgelopen jaren ons heeft geholpen om wat voor de verenging te kunnen betekenen. met vriendelijke groet, Mark Versleijen
