De Medezeggenschapsraad van Katholieke basisschool “De Wegwijzer” Essenlaan 1 Postbus 13 Telefoon Fax E-mail school E-mail secretariaat
3442 JE Woerden 3440 AA Woerden 0348-414150 0348-421319
[email protected] [email protected]
Notulen MR vergadering Maandag 23 november Aanwezig 1. Ger de Reus 2. Paul Senden 3. Jeroen van de Rijt 4. Peter Snoek (team) 5. Rianne Thenu (team) 6. Ria van Eck (team) 7. Hein Jansen (directie) Afwezig: I. Opening en vaststellen agenda Op de agenda stond om eerst zonder bevoegd gezag te vergaderen. Voorstel is om toch gezamenlijk te beginnen. II. Notulen MR-vergadering Er zijn geen op –en aanmerkingen bij de notulen. Notulen zijn vastgesteld. III Agenda 1. Terugblik afgelopen vergadering We hebben in de vergadering kort teruggeblikt op wat er de vorige vergadering goed ging en wat minder goed ging. Besproken is oa het feit dat het lijkt alsof de personeelsgeleding wat weinig aan het woord is/komt. Dit wordt enerzijds herkend en anderzijds is het niet echt een probleem. Geconstateerd wordt dat de rol in de MR andere vaardigheden vraagt dan onderwijskundige vaardigheden. Daar wordt aan gewerkt (door het te doen). Ook is de impliciete rolverdeling besproken (bv Jeroen als notulist). Er is behoefte om rollen verder te expliciteren. Een belangrijke constatering is dat bij het bevoegd gezag de indruk leeft dat deze de enige informatieaanbrenger is: er gebeurt in GMR van alles, in team, bij ouders. Vanuit Stichting en school lijkt Hein vrijwel altijd het doorgeefluik; er wordt de wens uitgesproken als er dit jaar een omslag plaatsvindt, meer vanuit het team informatie gebracht (bv over teamontwikkeling; of GMR etc). Een zelfstandig werkende MR kan zelf zijn informatie vergaren; los van de informatie die Hein op dit moment inbrengt. Dan zou MR meer duurzaam en zelfstandig worden. Tenslotte is besproken dat de MR bijeenkomsten constructieve bijeenkomsten zijn; met ruimt voor een kritische noot. Er is de behoefte om ruimte te creeren zodat niet alleen de oudergeleding maar ook de personeelsgeleding kritisch kan zijn. Vandaar het voorstel om een half uurtje eerder te beginnen zonder directie tijdens de volgende MR vergaderingen. Dit past ook in beeld van Hein van zelfstandige MR. 2. Huishoudelijke afspraken en mededelingen Bestaande afspraken en rolverdeling: Jeroen is tot op heden (impliciet) dusverre notulist. Er zijn een paar varianten: Jeroen blijft het doen (expliciet); de secretaris gaat de notulen schrijven of de personeelsleden doen het roulerend. Er is behoefte aan een andere opzet
actie en besluitenlijst. Vraag is of Jeroen niet belemmerd wordt in zijn bijdrage. Dat is niet het geval. Besluit: Jeroen blijft notulist. Besluit: we gaan werken met een actie- en besluitenlijst Het iddee om binnen twee weken na de MR vergadering de notulen in Dropbox te hebben. Op – en aanmerkingen vervolgens binnen een week mailen zodat eea aangepast kan worden. Voorstel: om het op deze wijze nu te doen. Paul gaat als voorzitter dan besluiten of de notulen akkoord zijn om op de website te plaatsen. Onderwerpen die het bevoegd gezag vereisen: 4. Mededelingen vanuit directie Twee weken geleden heeft er een studiedag plaatsgevonden met alle directieleden van Kalisto; thema was gedeeld leiderschap. Heeft te maken met doorontwikkeling Stichting; hoe zorg je ervoor dat iedereen in kracht zit. Ook stilgestaan bij belemmeringen rondom doorontwikkeling. Moeilijk thema; want nog veel mensen in onzekerheid over hun toekomstige rol. Verdere voortgang van de doorontwikkeling wacht op het advies van de GMR. Dan kunnen mensen worden benaderd voor functie en kunnen mensen eea aangeven. Marlies houdt alles af tot schriftelijke bevestiging GMR. Vorige week was er het voortgangsgesprek met Marlies. Ze was ontzettend tevreden over de school en Marlies heeft getekend. Ze beveelt van harte aan als De Wegwijzer zich opwerpt als excellente school. Zij vindt de school zoals deze geworteld is in de wijk en omgeving heel goed. Groot compliment voor de mensen. Mooi nieuws. In team moet worden besproken wat hiermee . Vraagt een nieuw gesprek in het team. De ambitie geeft richting aan wat je doet. De zorg is “hoe hou je het behapbaar”, niet “willen we hier naar streven”. ACTIE: bespreken in het team Nb: binnen de Stichting zijn nog geen excellente scholen. Marlies zou mooi vinden als cluster Woerden West er voor gaat. Molenwiek heeft zich er ook voor uitgesproken. Er is een nieuwe folder. LOS: Leren door Onderzoek en Samenwerking is nieuwe vorm van werken. Nieuwe folder; 1 voor de ouders zelf en 1 om in de buurt in de bus te doen. Daarnaast bij huisartsenposten, gezondheidscentrum; bij makelaars; bij kinderopvang; bij peuterspeelzaal. Het is niet toegestaan actief te flyeren. En ouders aanmoedigen om bij nieuwe mensen in de buurt folder achter te laten Over 2 weken Jerney; Peter en Hein gesprek met iemand van de organisatie 3D kanjers in kader Wetenschap en Techniek. Kinderen van groep 8 gaan een 3D printer bouwen. Kinderen uitdagen om creatief te denken. Hein dient nog sponsorverzoek in bij Rabobank. Draagt mooi bij aan profilering van de school. Hein zit nu officieel op 50%. Streven is om in januari weer fulltime terug te zijn. Hein is nu achtervang in Vreeland. Team: wetenschap en techniek. Worden begeleid door iemand van steunpunt Techniek. Die helpen ons om duurzaam beleid te maken rondom wetenschap en technologie. Leuke samenwerking; Ook voor KIVA; net na herfstvakantie sessie gehad. Binnen het team enthousiast. Monique is begonnen (niet-NL taligen kinderen). 5. Begroting (portefeuille Ger en Jeroen) Hein en Ger hebben voorafgaand aan de MR even het proces besproken. Dit proces verdient niet schoonheidsprijs. Aantal dingen vallen op; koppeling van financieel aan inhoudelijk beleid is een goede ontwikkeling. En op Stichtingniveau zijn duidelijke kaders meegegeven tav reserves. En qua beeld: is het ingevuld tm 2017 (en niet verder). Voor dit jaar was begroot dat -70K zou worden afgesloten. Klopt niet; er is veel te conservatief begroot door de toenmalige financiële man. Situatie: eind augustus is als
peilmoment gebruik en geëxtrapoleerd. Dit is onnauwkeurig want veel uitgaven in begin van het jaar. Tekort zal circa 32/33 K zijn Prognose 2016: Rijksbijdragen stuk hoger door meer leerlingen; doorbelaste opbrengsten is alles wat naar bovenschool afgedragen moet worden. Conclusie is dat er weinig ruimte is om te sturen; behalve post “leermiddelen” Er is genoeg geld om 8-klassig te blijven. De 177 leerlingen halen we wel per 1 oktober volgend jaar. Het systeem rekent met 170 leerlingen vreemd genoeg. Het systeem is lastig te werken. Zoals het er nu uitziet is er vanaf 2017 geen tekort meer. Afgelopen jaar: veel nieuwe leerlingen vanuit vluchtelingen. Er wordt onderzocht om schoonmaak in eigen beheer te gaan doen. Met iets meer geld zijn veel meer mogelijkheden te creëren. Bestuur is huiverig voor aangaan van structurele verplichtingen die aangewend worden vanuit reserves. Ze willen dat wat je wil doen gefinancierd wordt vanuit beschikbare middelen. Extra’s alleen via projectvorm. Die mogen wel vanuit de reserves. Nu lastig te sturen. Behoefte aan meer projectgestuurde begroting. Sturingsruimte is minder dan 10%. De 90% is nu fixed; daar is niet op te sturen Het gaat om het sturen op die 10%. Hoe geeft je dat vorm. En wat kost het. Deze manier van sturing vraagt om ander denken. Meer denken in termen van business cases: investeren zodat het geld gaat opbrengen. Straks: proberen die 10% uit te detailleren zodat inzichtelijk wordt hoe bestuurd wordt. Kan in begroting voor volgende jaren en in het scholingsplan. De huidige manier van begroting geeft dit inzicht niet. Actie: einde van dit schooljaar dit gesprek nog voeren: over de financiële vertaling van de ambities. Welke kant wil je op en wat kost het 6. Update uitkomsten enquête ouderbetrokkenheid Is rondgestuurd. Uitkomsten spreken voor zich. Conclusies: behoefte aan thema-avond over digitaal pesten. In team bespreken, in samenhang met Kiva. De koffieochtenden worden door een aantal mensen gewaardeerd. De kijkochtenden zijn er nu 5; wellicht volgend jaar minder en meer koffieochtenden. Team gaat er mee aan de slag in het kader van Ouderbetrokkenheid. Actie: een themavond organiseren in de maand januari of februari voor de voorjaarsvakantie Dit plaatsen in de 3 pijlers van ouderbetrokkenheid. Er gebeuren mooie dingen op school; zou (meer) met ouders gedeeld kunnen worden. 7. Bestuursformatieplan (portefeuille Paul en Rianne) Moet vanaf het bestuur komen en er is nog geen zicht op. Gaat over inzet personeel op de diverse scholen. Sommige scholen hebben te veel personeel; andere niet. Op De Wegwijzer is er nauwelijks overhead. Op sommige scholen veel overhead en tekorten. Op stichtingsniveau voldoende geld dus er mogen geen mensen ontslagen worden. Dan gaat het over mobiliteit van mensen etc. Actie: als het er is even rondsturen of op Dropbox zetten. Is overigens GMR niveau en niet MR issue. 8. Status meerjarenbeleidsplan (portefeuille Paul en Ria) Peter heeft bij agenda schoolplan meegestuurd met ambities komende vier jaar. Gecombineerd met stuk van voortgangsgesprek is duidelijk waar we mee bezig zijn en de ontwikkeling ervan. Vorig jaar als MR gezegd dat MR graag betrokken is voor de verdere invulling van het plan over de jaren heen. Dit jaar paar keer laten terugkomen. Actie: volgende meetig paar dingen er uit lichten waar we meer van willen horen. Initiatief ligt bij MR. Eén of twee dagen voorafgaand aan voorbereidende meeting stuurt Paul/Peter een reminder IV Ingekomen stukken -
Vraag Ria: waar staan de GMR notulen; Directeurenraad? Peter zet relevante dingen in Dropbox en stuurt even een mailtje wanneer er iets gepost is. Besluit: Peter zet docs op dropbox V mededelingen Team OV Jose is linkin pin; als zij er niet is; dan graag even overleg zodat de info wel in de MR komt GMR Het is gek dat de schriftelijke bevestiging van de GMR ontbreekt. Er gaat veel aandacht naar de mensen die “afremmen” . Goed om tegengeluid te horen. Actie: MR van de Wegwijzer betreurt het uitblijven van actie. Actie: paul stuurt een mail waar het advies blijft. Rondvraag Ger: benoemd dat prettige vergadering was. Peter en Paul gaan standaard de vergadering voorbereiden. Audit vanuit andere scholen: ging goed Informele bijeenkomst nog organiseren? In combinatie met voorbereiding nieuwe meeting. ACTIE: Peter stuurt datumprikker Jeroen: wellicht niet bij volgende bijeenkomst
De volgende bijeenkomst vindt plaats op maandag 25 januari 20.00 uur
Concept jaarkalender MR 2015-2016 1. dinsdag 08-09-2015 (GMR = 15-09) Eerste concretisering vanuit meerjarenplan naar jaarplan Portefeuilleverdeling 2. maandag 23-11-2015 (P&O = 26-11) Bestuursformatieplan Concept begroting 2016 3. maandag 25-01-2016 (P&O = 21-1) Jaarplan 2015/2016 Evaluatie meerjarenbeleidsplan 4. maandag 14-3-2016 (GMR = 16-2) Jaarplan 2016 Ondersteuningsplan samenwerkingsverband 5. maandag 23-05-2016 (P&O = 19-5 / GMR = 19-4 en 26-5) scholingsplan ouderbijdrage 6. woensdag 15-06-2016 samen met de MR (P&O = 9-6) Schoolgids Jaarplanning 2016/2017
Actie- en besluitenlijst MR de Wegwijzer
_____________________________________________________________________ Actielijst n.a.v. vergadering d.d. 23-11-2015 nr. 1 2
3
4 5 6
7
onderwerp
eigenaar
Wegwijzer als excellente school; te bespreken in het team Einde van dit schooljaar dit gesprek nog voeren: over de financiële vertaling van de ambities. Projectgestuurde financiering Een themavond organiseren in de maand januari of februari voor de voorjaarsvakantie Bij beschikbaarheid Bestuursformatieplan het document in Dropbox zetten
Hein
Accenten uit Meerjarenbeleidsplan kiezen ter besprekening volgende MR bijeenkomst Mail sturen naar GMR over teleurstelling MR de Wegwijzer over tempo voortgang en uitblijven schriftelijke bevestiging GMR Peter stuurt voorstel via Datumprikker voor informele bijeenkomst MR
Ger/Paul/Je roen Paul
MR
Ria
datum gepland ? Op MR agenda zetten ?
afhandelen vóór ?
?
Einde schooljaar
voor de voorjaarsvakantie
Rianne
8 9
10 11
Besluitenlijst Nr. 1. 2. 3.
4. 5 6
Omschrijving Jeroen blijft notulist MR gaat werken met actie- en besluitenlijst Binnen 2 weken na vergadering concept notulen in gezamenlijke Dropbox. Op – en aanmerkingen vervolgens binnen een week mailen zodat eea aangepast kan worden. Paul plaatst dan de notulen op de website Themavond Ouderbetrokkenheid voor de voorjaarsvakantie Peter plaatst alle relevante documenten (GMR, Directieraad etc) in Dropbox
status
Datum 23 nov 23 nov 23 nov
23 nov 23 nov
