De kracht van indicatoren Van systeemmanagement tot duurzame veiligheid

De kracht van indicatoren Van systeemmanagement tot duurzame veiligheid Ir. Paul Olivier Academic Director, Antwerp Management School Vinçotte Group Manager Certification

Deel 1: De Paradigma’s

1. De paradigma’s 2. De zorgsystemen 3. Het driedimensioneel model

Drie generaties veiligheid Het nieuwe paradigma : het betrokkenheid paradigma Drie generaties veiligheid Het nieuwe paradigma : het betrokkenheid paradigma

vooruitgang

Betrokkenheid paradigma Systeem paradigma Technisch paradigma tijd

Jobdescripties Verantwoordelijk heden & aansprakelijkheid

ISO 9001:2008 ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007

Rubriek 4.4.1: Middelen, taakverdeling, verantwoordelijkheid, toerekenbaarheid en bevoegdheid; … directie draagt de eindverantwoordelijkheid voor de arbeidsomstandigheden en het managementsysteem…&… beschikbaarheid van middelen en taakverdeling vast te stellen, verantwoordelijkheden en toerekenbaarheden toe te wijzen, bevoegdheden te delegeren, te documenteren en kenbaar te maken …directieverantwoordelijke…inrichten, implementeren, onderhouden van het systeem...&...prestaties rapporteren aan de directie … alle personeelsleden met mgtverantwoordelijkheid ... moeten betrokkenheid aantonen bij de continue verbetering.. … de personen in de werkomgeving moeten hun verantwoordelijkheid nemen voor aspecten van arbeidsomstandigheden die zij kunnen beheersen,…

Systemen zijn holistisch Systemen zetten complexe principes om in concrete organisatie Systemen vertalen waarden in concreet gedrag van mensen Systemen maken lerende organisaties

Deel 2: Het systeemmanagement

1. 2. 3. 4. 5.

Procesbenadering Deming 14 Systeemelementen Systeemdenken Vaardigheden

Procesbenadering Veiligheid = stelsel van processen of afspraken binnen de organisatie

• • • • • • • • • • • • •

Uitvoeren van participatieve risicoanalyse Kwalificaties opzetten voor veiligheidsfuncties Maandelijkse werkplaatsinspecties uitvoeren Trimestrieel veiligheidsflashes op intranet zetten Ongeval- en incidentenanalyse uitvoeren Instructies opstellen voor veiligheidskritische operaties Schadegevallen registeren en analyseren Jaarlijkse noodplanoefening organiseren Branddetectie-installatie onderhouden en keuren PBMs en CBMs aanschaffen Nieuwe installaties in dienst stellen Veiligheidsonthaal van nieuwe medewerkers …

Deming : PDCA: Management DEMING: PDCA

Beoordelen en bijsturen

Act

Plan

. How to improve next time ?

. What to do ? . How to do it ?

Check . Did things happen according to plan ?

Meten en controleren

Peter Drucker Van DO naar PC management Vaardigheden

Beleid Planning

Do . Do what was planned

Continue verbetering

Implementatie en uitvoering

PDCA Zorgsysteem : 14 systeemelementen •Veiligheidsonthaal organiseren •Infoflashes op intranet •Veiligheidspromotiecampagnes •Toolboxmeetings op de vloer •Middle management meetings veiligheid •Comité meetings Incident Accident Analyse

ACT

Beleid Doelstellingen

Correctieve & preventieve acties

Management Review Measuring & Monitoring

CHECK

PDCA Zorgsysteem 14 Systeemelementen

RIE & Wetgeving Structuur & Middelen Communicatie & participatie

Interne & externe audit Inspectie, keuring & observatie Medische & gezondheidszorg

PLAN

Training & Kwalificatie Informatie & Documentatie Operat.beheersing & noodplanning

DO

Deel 3: De Operationele beheersing

1. Vergunningen, procedures, instructies 2. Fouten en overtredingen

Vergunningen, procedures en instructies

verkoop

opslag

onderhoud

productie

aankoop

administratie

normale uitbating

Invoeren en onderhouden van maatregelen om tot aanvaardbaar risico te komen

noodsituaties

Koud en warm werk Werken op hoogte Uitvoeren gastesten Betreden van besloten ruimten Veiligstellen van apparatuur Hijswerkzaamheden Openen van proceslijnen Open vuur


verkoop

Training van operationele procedures opslag

onderhoud

productie

aankoop

administratie



Incidenten en accidenten zijn het noodsituaties gevolg van “fouten en overtredingen”

Training op afwijkende situaties


verkoop

opslag

productie

aankoop

administratie

onderhoud

Vergunningen, procedures en zijn instructies • Regels onwerkbaar

Gedrag is stimulus respons koppel Veiligheidskoppel moet prioriteit krijgen op andere koppels (rentabiliteit) Inslijpen van veiligheidskoppel Beinvloeding van de context


Incidenten en accidenten zijn het gevolg van “fouten en overtredingen” noodsituaties

• Regels zijn niet beschikbaar • Regels zijn niet verspreid of uitgelegd • Regels uitgelegd maar niet begrepen • Iedereen overtreedt de regels • Niemand houdt toezicht op de regels

Deel 4: Prestatiemanagement

1. 2. 3. 4.

De γ organisaties De β organisaties De α organisaties Boordtabellen per eenheid

De γ organisaties Aktie plan 3 : invoeren van PBM’s Aktie plan 2 : invoeren van nieuwe brandblussers

Aktie plan 1 : invoeren van veiligheidsinstructie WAT

WIE

WAARMEE

WANNEER

Jaaraktieplannen Vijfjaarlijksaktieplan

De β organisaties Dynamisch risicobeheersingsysteem

ACT

CHECK

Correctieve maatregelen & acties

Incident & Accident Analyse

RIE & Wetgeving

Veiligheidsmaat regelen Instructies & procedures Noodplanning

PLAN

DO

De α organisaties Zorgsysteem Managementsysteem Incident Accident Analyse

ACT

Beleid Doelstellingen Correctieve & preventieve acties

Management Review Measuring & Monitoring

CHECK

RIE & Wetgeving Structuur & Middelen Communicatie & participatie

Interne & externe audit Inspectie, keuring & observatie Medische & gezondheidszorg

PLAN

Training & Kwalificatie Informatie & Documentatie Operat.beheersing & noodplanning

DO

De α organisaties Prestatie management Bestaansreden: voor wie en waarom

Mission

Geeft richting op lange termijn via waarden

Verzameling procedures legt de

Policy

onderlinge werkingsafspraken vast Sturen via boordtabellen, Indicatoren en streefwaarden

System Veiligheid is strategisch Systemen, processen en indicatoren om: •resultaten te volgen: feedback •prestaties te stuwen: feedforward

Processes KPI’s Targets

VEILIGHEIDSBOORDTABEL EENHEID 1 P1 P2 P3 A1 A2 A3 D1 D2

Mediaan Meetwaarde 1° Gemiddelde 2009 Bedrijfsboordtabel trimester 2010 waarde 2009 veiligheidsdoelstellingen 9,8 10 9,8 RIE 's & nieuwe werkposten 7,3 8,5 8,3 jobdescripties & veilghdsfuncties 8,7 9,8 9,2 accident analyses & accidenten 6,2 7,1 6,8 corr & prev maatregelen 6,2 7,3 6,8 mgt reviews 9,1 10 stressonderzoeken 6,2 6,2 Streefwaarden noodoefeningen 8,3 8,3 Meetwaarden8,7

D3

kwalificaties

D4

toolboxen informatie &

Boordtabellen

7,9

8,3

Reload 6,7 of the matrix 7,9

7,3 7,3

Deel 5: De Prestatiepiramide 1. Resultaat-, Systeem- en Operationele indicatoren 2. SCA & SPI 3. Numerieke beoordeling 4. Indicatorbladen

Prestatie Piramide Prestatie Piramide

Level I Resultaat indicatoren Level II Systeem indicatoren

Level III Operationele indicatoren

I. Veiligheidsresultaten

Act

II. Veiligheid zorgsysteem

Plan

Check Do

III. Operationele veiligheid

Leading & lagging indicatoren

Operationele indicatoren

Systeem indicatoren

Wat?

Geven aan wat er concreet gedaan wordt door het bedrijf om de veiligheid te verbeteren. (vb: aanpassen van brandveiligheidsdeuren)

Hoe?

Geven aan hoeveel inspanning er door het managementsysteem wordt geleverd om vooropgestelde doelen te bereiken. Ze hebben een voorspellend of predictief karakter. (vb: aantal uitgevoerde toolboxen)

Resultaat indicatoren Hoeveel?

Geven aan wat de status van de performantie van het bedrijf is in veiligheid. (vb: frequentie en ernstgraad)

1. Resultaatindicatoren Resultaat gebied

Veiligheid

Level II Systeem indicatoren Level III Operationele indicatoren


Act Plan


#Dodelijke ongevallen eigen werknemers # Dodelijke ongevallen contractors #Dodelijke arbeidsongevallen interims Frequentiegraad van eigen werknemers Frequentiegraad van contractors Frequentiegraad van interims

Prestatie Piramide

Level I Resultaat indicatoren

INDICATOR

Check Do


Ernstgraad eigen werknemers Ernstgraad derden Ernstgraad interims # Schadegevallen / jaar # Incidenten /jaar # Bijna ongevallen /jaar Jaarlijkse premie arbeidsongevallen Jaarlijkse premie schadegevallen # dagen zonder ongeval # wegwerkongevallen andere...

Streef

Meet

Probleem van de definities

1. Resultaatindicatoren Resultaatgebied

Gezondheid

(eventueel uitsplitsen naar eigen werknemers, contractors, interims) Prestatie Piramide

Level I Resultaat indicatoren Level II Systeem indicatoren Level III Operationele indicatoren


Act


Plan

Check Do


INDICATOR # EHBO verzorgingen /jaar # aangevraagde en erkende beroepsziekten # ziektedagen per jaar # dagen werkverlet / jaar # gezondheidsklachten bij arbeidsgeneeskundige dienst graad van absenteïsme Body Mass Index (BMI) # spontaan aangevraagde medische onderzoeken andere...

Streef

Meet

SCA Eenheid 1

RESULTATENBOORDTABEL WELZIJN

1. Boord tabel van resultaat indicatoren

Resultaat gebied

Resultaatindicatoren

Veiligheid

SCA 001 SCA 002 SCA 003 SCA 004 SCA 005 SCA 006 SCA 007 SCA 008 SCA 009 SCA 0010 SCA 0011 SCA 0012 SCA 001 SCA 0013 SCA 0014 SCA 0015

Frequentiegraad

SCA 0016

Extern lawaaioverlast

Gezondheid

SCA (safety scorecard)

Psycho Sociaal

(Lagging) Ergonomie

Hygiëne

Verfraaiing Leefmilieu

Ernstgraad Globale ernstgraad Wegwerkongevallen Absenteïsme BMI Beroepsziekten Werkdruk (Wd) Stressklachten Klachten ongewenst gedrag WRMSD Ergonomische klachten Geluidbescherming Ademhalings bescherming Chemische producten

Orde en netheid

Evolutie tov vorig jaar

2. Systeem indicatoren SYSTEEM ELEMENT

PROCES

Training & kwalificatie

Prestatie Piramide



Act


Plan

Check Do


INDICATOR

STREEFWAARDE

Bij aanwerving van nieuwe werknemers de veiligheidsregels en procedures uiteenzetten

# introductie gesprekken / # nieuwkomers

100 %

De werknemers de basisopleiding operationele veiligheid geven na hun proefperiode

# basisopleidinge n/# ingeschreven werknemers

100 %

Jaarlijks alle medewerkers een opfrissing geven van de basisveiligheidsregels

#opfrissingen / # medewerkers

80 %

De werknemer de aangepaste veiligheidsopleiding geven bij overgang naar een nieuwe functie

# specialisatie opleidingen / # gepromoveerde werknemers

70 %

De nieuwkomers laten begeleiden door een peter en kwalificeren voor kritische taken

# gekwalificeerde n/ # nieuwkomers voor kritische taken

100 %

Balancing

2. Systeem indicatoren SYSTEEM ELEMENT

PROCES

Interne & Externe Audit

INDICATOR

STREEFWAARDE

Jaarlijks alle processen intern auditeren door intern gekwalificeerde auditoren

# geauditeerde 100 % processen / # processen

Jaarlijks alle processen extern auditeren door een certificatie instelling

1/ jaar externe 100 % audits uitgevoerd

Driejaarlijks een benchmark audit laten uitvoeren door het moederbedrijf

1/3 jaar uitgevoerd

Prestatie Piramide



Act


Plan

Check Do


100 %

SPI Eenheid 1

2. Boordtabel van inspannings indicatoren

Wetgeving 10 Incid en… 8 RIE's 6 Corr en… Veilighds… 4 2 0 Medisch… Veilighdk…

SPI

Interne… Inspecties

(safety performance indicators)

2007 2008 2009

Veilighds… Noodoef…

Boordtabel Eenheid 1

(Leading)

2007

2008

2009

SPI 001

Plan

Wetgeving

3,5

4,5

7,2

SPI 002

Plan

RIE's

7,1

5,5

6,5

SPI 003

Do

Veilighdsonthaal

8,2

7,2

7,2

SPI 004

Do

Veilighdkringen

7,5

6,5

7,5

SPI 005

Do

Veilighds opleiding

5,5

3,7

4

SPI 006

Do

Noodoefeningen

4,5

4

5,5

SPI 007

Check

Inspecties

6

5,5

6,2

SPI 008

Check

Interne audits

7,5

6,2

7

SPI 009

Check

Medisch toezicht

7,5

7

7,8

SPI 010

Act

Corr en prev maatregelen

7

7,8

7

SPI 011

Act

Incid en accid analyse

10

8,5

8,5

6,4

6,0

6,7

Gemiddelden

3. Operationele indicatoren Actieplannen

Indicator

Streef waarde

Meet waarde

Kleur code

Uitvoeren van ATEX zonering

% uitgevoerd

100%

10%

NOK

Aanbrengen van nood en veiligheidsverlichting en pictogrammen

% aangebracht

100%

70%

OK

Aanbrengen van noodstoppen en veiligheidsbarrières

% uitgevoerd

100%

50%

+/-

Aanpassen machines aan richtlijn arbeidsmiddelen

Level I % uitgevoerd

10%

NOK

50%

+/-

Aanpassen van opslag gevaarlijke stoffen

Prestatie Piramide

Resultaat indicatoren

Level II Systeem indicatoren

% uitgevoerd Level III Operationele indicatoren

100% I. Veiligheidsresultaten

II. Veiligheid

Act

Plan

zorgsysteem

Check

Do

100%


Deel 6: Eigen Prestatietabellen 1. 2. 3. 4.

Eigen strategie Eigen indicatorbladen Eigen boordtabellen Optimalisaties

Strategie 1: Verbeteren van eigenaarschap van de 1ste leidinggevende (tonen dat veiligheid topprioriteit is) Acties: • Elke medische verzorging resulteert in een actie van de leidinggevende (n+1) • Taakanalyses uitvoeren • Onthaalsessies op de werf • Noodoefening op elke klasse 3 werf Verantwoordelijken: 1ste leidinggevenden Opvolgingsindicator: • Aantal taakanalyses ten opzichte van het aantal verzorgingen • Aantal onthalen ten opzichte van het aantal nieuwelingen • aantal noodoefening en op klasse 3 werven Ondersteuning: medische dienst levert aantal verzorgingen aan.

Opstellen van indicatorbladen Systeem compone nt: Do

Noodoefeningen

Level 2 Indicator

Proces

Uitvoeren van noodoefening op klasse 3 werven

Proces owner: 1e leiding gevende

Doelstelling proces

Paraatheid van bedrijf verzekeren door het uitvoeren van noodoefening voor elke klasse 3 werf volgens een passend scenario, met verslaggeving waarin het verloop van de oefening wordt geëvalueerd met reacties van alle deelnemende partijen

Definitie indicator

Het aantal oefeningen dat in het kalenderjaar zijn doorgegaan conform de noodoefeningprocedure op de klasse 3 werven

Betrokken doc: werfnoodoefeningen

Wijze van meting

Op basis van noodoefeningen

Periodiciteit meting:

Numerieke beoordeling

Uitgedrukt in % en lineair omgezet tussen 0 en 10

Streefwaarde

meer dan 30 % van de vereiste oefeningen gingen door

Indicator

het

aantal

conforme

verslagen

meer dan 65 % van de vereiste oefeningen gingen door meer dan 85 % van de vereiste oefeningen gingen door Bijzonderheden:

van

van 1/ jaar

Strategie 2: Voorbeeldfunctie van het management (veiligheid is een dagdagelijkse taak voor management) Acties: • Perfecte uitvoering van inspectierondes per departement • Incidentenanalyses maximum 3 maanden laten openstaan Verantwoordelijken: leden van de HL Opvolgingsindicator: • Aantal inspecties • Aantal incidenten onderzoeken • Gemiddeld aantal dagen tot de start van een incidentenonderzoek Ondersteuning: preventiedienst levert de meetwaarden aan

Safety Performance Index Indicator

Inspectie

Proces

Doelstelling proces

Uitvoeren van periodieke inspecties door de hiërarchische lijn Voor elk departement worden er periodieke inspecties uitgevoerd volgens de vastgestelde checklijsten door de hiërachie. Per departement is vastgesteld wie hieraan moet deelnemen. Jaarlijks worden er voor productie en onderhoud 8 inspecties voorzien, voor logistiek en opslagplaatsen worden 4 inspecties voorzien, voor administratie worden 2 inspecties voorzien.

Definitie indicator

Het aantal uitgevoerde inspecties met het aantal vastgestelde verantwoordelijken

Wijze van meting

Op basis van het aantal goedgekeurde inspectieverslagen door de preventiedienst


X: uitgedrukt tussen 0 en 10

Streefwaarde

CHECK Indicator

SPI 7

Proces owner:

Referentie naar procedures en formulieren:

Periodiciteit van meting: 1/ jaar

X=Y+Z/W Y= per inspectie kan men 5 punten verdienen voor het uitvoeren van de inspectie Z = extra 5 punten wanneer de inspectie uitgevoerd werd met de vastgestelde verantwoordelijken W : aantal voorziene inspectie per jaar

minder dan 7 tussen 7 en 9 meer dan 9

Bijzonderheden: Men kan eventueel ook de tijdige invoering nemen in plaats van de juiste aantal verantwoordelijken

Indicator

Safety Performance Index Incidenten & accidenten analyse

Doelstelling proces

Incidenten en accidenten worden participatief geanalyseerd ten einde preventieve en correctieve maatregelen te nemen Incidenten en accidenten die opgenomen worden in de meldingslijst dienen binnen de 3 maanden geanalyseerd worden met vermelding van de preventieve en correctieve maatregelen te nemen en goedgekeurd door de preventiedienst

Definitie indicator

Het aantal goedgekeurde incidenten en accidenten analyses rapporten ten opzichte van het aantal geregistreerde incidenten en accidenten op de meldingslijst

Wijze van meting

Op basis van het aantal goedgekeurde IAA rapporten geregistreerd in het documentenbeheersysteem


X: uitgedrukt tussen 0 en 10

Proces

Streefwaarde

Bijzonderheden:

X = 10 x (A1 + 0,5 A3 - A4 - 0,5A5) / (IAA - A2) IAA: totaal aantal incidenten en accidenten op de meldingslijst A1: aantal IAA rapporten die binnen 1 maand zijn geregistreerd A2: aantal niet geregistreerde IAA rapporten en IAA die geen 3 maanden oud zijn A3: aantal IAA's rapporten binnen de 3 maanden geregistreerd A4: aantal niet geregistreerde IAA rapporten en IAA's ouder dan 3 maanden A5: aantal geregistreerde IAA rapporten maar ouder dan 3 maanden

ACT Indicator

SPI 11

Proces owner:

Referentie naar procedures en formulieren:

Periodiciteit van meting: 1/ jaar

Bevat de kwaliteits parameters

minder dan 6 tussen 6 en 10 vanaf 10 Men kan desgevallens ook de invoering van de maatregelen nemen in plaats van de goedkeuring van de IAA rapporten, mits aanpassing van de tijden.

Optimalisatie van boordtabellen • Accuraat: “ongevallen met werkverlet door een ergonomisch

probleem”. Er is geen enkel goede definitie is om te omschrijven hoe we een dergelijk ongeval moeten herkennen.

• Snel beschikbaar: “percentage afgesloten rapporten” bij een shut down of revisie. Info komt maar beschikbaar na de shut down, te laat!

• Objectief: “aantal korrekt ingevulde incidentenrapporten” .

Geeft allerlei discussies over wannneer zijn alle basisoorzaken verzameld?

• Focus op strategie: “aantal gehoortesten”. Terwijl de strategie gericht is op operationele veiligheid.

• Flexibel: “deelname van het middenmanagement aan

veiligheidsmeetings” . Terwijl veilighdsmeetings nu gehouden worden tijdens de planningsmeetings waarop de middlers toch altijd aanwezig zijn.

Optimalisatie van boordtabellen • Aanvaard: “veiligheidsdienst bij elk bijna ongeval verwittigen”. Geeft meestal nul als score omdat men het meestal niet nodig vindt om de veilligheidsdienst te verwittigen gezien ze bijna ongevallen te onbelangrijk vinden

• Meetbaar: “het aantal onergonomische jobs” . De meetwaarde ergonomische belasting voor lijngebonden activiteiten of voor stockage activiteiten zijn bijvoorbeeld totaal anders en niet vergelijkbaar.

• Onafhankelijk: “percentage afgesloten opmerkingen”; alles is afhankelijk van het aantal opmerkingen die geformuleerd worden tijdens de rondgangen. Indien er weinig opmerkingen gemaakt worden, is het gemakkelijk om goed te scoren.

Deel 6 : Sturen met systemen

1. Eigenschappen van systemen 2. Sturen met systemen

Eigenschappen van systemen • • • • • •

Interdependentie systeem Circulariteit Versterkende en balancerende loops Grenzen aan de groei Tijdsvertraging Normvervaging 5

Systeemwetten • 1e Wet: Niet afrekenen op resultaatindicatoren. (SCA) • 2e Wet: Sturen met een regelkring en meten op systeemindicatoren (SPI) • 3e Wet: Complexe resultaatindicatoren vragen complexe regelkringen • 4e Wet: Ken de werkelijkheid

Deel 7: Het betrokkenheidsparadigma

1. Bedrijfsmomentum 2. De α organisaties

Bedrijfsmomentum Mobiliserende energie van een organisatie Bedrijfsenergie Visionair leiderschap Authenticiteit van leiding Maturiteit van medewerkers Connectie met omgeving Oorspronkelijke inspiratie

Level 1

Level 2

I. Welzijnsresultaten

II. Zorgsysteem

Act Plan CheckDo

Level 3 III. Operationele veiligheid & noodplanning

“Zero is not a number, it’s a vision”

Bedrijfsmomentum • • • • •

•

Ieder bedrijf heeft zoiets als een bedrijfmomentum, een soort inherente energie die voortstuwt en de mensen mobiliseert in dezelfde richting Het bedrijfmomentum is de beweging die ontstaat ten gevolge van het krachtenveld dat aanwezig is in het bedrijf Dit krachtenveld wordt gecreëerd door het gangbare ideeëngoed en waarden die er heersen. Bedrijfsleiders ontwikkelen een visie, missie en definiëren hun bedrijfswaarden als zijnde de fundamenten van het bedrijf Wanneer waarden ernstig genomen worden en er worden strategische, tactische of operationele beslissingen genomen, dan gaat de directie deze beslissingen toetsen aan hun waarden. “Kunnen we in Indië een torengebouw optrekken met lokale werknemers zonder de nodige PBM’s”?

Deel 8: De Bijlagen

1. Shoppinglist van indicatoren 2. Voorbeelden van indicatorkaarten 3. Safety Navigator = SCA + SPI

De kracht van indicatoren Van systeemmanagement tot duurzame veiligheid

Recommend Documents