Aalst, 30.11.2012
De gewijzigde BTW-regels inzake facturatie In het kader van de implementatie van de Tweede Facturatierichtlijn BTW (2010/45/EG) zal de Belgische wetgeving op diverse punten worden gewijzigd (wetsontwerp in de Commissie Financiën goedgekeurd op 13.11.2012). De wijzigingen gaan normaal in op 01.01.2013. De gevolgen voor de dagelijkse boekhoudpraktijk van alle BTW-plichtigen zijn echter zodanig ingrijpend op gebied van samenstelling van de BTW-aangiften, factuuropmaak en boekhoudsoftware, dat momenteel een overgangsregeling wordt uitgewerkt. Helaas is op heden nog niet gekend hoe deze laatste regeling eruit zal zien. Hieronder geven wij een overzicht van de belangrijkste bepalingen. Er zal blijken dat voor de praktische implementatie van een aantal wijzigingen nog onduidelijkheid heerst.
1.
Wijzigingen inzake tijdstip van verschuldigdheid en aftrekbaarheid
Het is op dit gebied dat de grootste omwenteling zich situeert. Het tijdstip van opeisbaarheid van BTW bepaalt wanneer de verkoper BTW verschuldigd is aan de Staat, EN wanneer de koper diezelfde BTW kan recupereren van de Staat. Beiden doen dit in principe in hun periodieke BTW-aangifte. In de huidige regeling (t.e.m. 31.12.2012) wordt de BTW opeisbaar op het eerste van volgende momenten : ofwel de datum waarop de factuur wordt opgemaakt ; ofwel de datum waarop de levering van een goed plaatsvindt of de dienst wordt voltooid (= de hoofdregel ; bij doorlopende leveringen of diensten met opeenvolgende afrekeningen wordt het einde van elke afgerekende periode als tijdstip voorzien ; ofwel de datum van (voorafgaandelijke) betaling. In de praktijk wordt meestal het eerste toegepast (de factuurdatum ; alhoewel strikt genomen niet altijd terecht!), hetgeen een synchronisatie toelaat tussen enerzijds de boekhoudkundige journalen en anderzijds de periodieke BTW-aangifte. En zoals hieronder zal blijken is het helaas juist de factuurdatum die inzake BTW vanaf 2013 wordt geschrapt als moment van opeisbaarheid. De andere twee data blijven behouden en worden van primordiaal belang.
1.1.
De nieuwe regeling algemeen
De nieuwe algemene regel luidt dat de uitreiking van een factuur vóór het belastbare feit (de levering of dienst) geen oorzaak van opeisbaarheid meer is. Bij goederenleveringen vindt het belastbare feit plaats wanneer het goed ter beschikking van de koper wordt gesteld. Bij diensten vindt het belastbare feit plaats wanneer de dienst wordt "verricht" (vroeger was dit "voltooid", maar inhoudelijk zou dit hetzelfde blijven betekenen). Het tijdstip van opeisbaarheid kan nooit meer liggen vooraleer het belastbare feit zich heeft voorgedaan, behalve indien de betaling deels of volledig gebeurde vóór dat belastbare feit. M.a.w. de BTW is dus niet langer bij het uitreiken van de factuur verschuldigd bij de verkoper en aftrekbaar bij de koper, maar wel enkel in de mate dat de levering of dienst is verricht OF de klant de factuur heeft betaald. De praktische gevolgen kunnen zeer ingrijpend zijn :
Verkoper en koper zullen hun boekhoudsoftware moeten aanpassen, want facturen waarvoor in een bepaalde BTW-periode noch een levering of prestatie noch een betaling heeft plaatsgevonden, mogen niet in de BTW-aangifte van die periode worden opgenomen, ook al dateert de factuur (en dus de normale boekhoudregistratie) wel van die periode. Eenzelfde factuur zal trouwens mogelijks gespreid over verschillende BTW-aangiften moeten worden opgenomen in geval van een gespreide betaling (namelijk zie nieuwe regel "in de mate dat"). Boekhoudprogramma's zullen dus voor elke koop/verkoop moeten voorzien in de registratie van factuurdatum EN betaaldatum EN datum van levering/dienst. Noteer dat de betaaldatum niet noodzakelijk de datum van het bankrekeninguittreksel is, vermits deze soms meerdere betalingsdata omvat. En de vroegere overeenstemming tussen enerzijds de boekhoudkundige journalen en anderzijds de periodieke BTW-aangifte zal dus niet zomaar meer kunnen worden gemaakt. Het is hieraan dat een nog te verschijnen overgangsregeling enigszins wil verhelpen, vermits de meeste boekhoudprogramma's tegen 01.01.2013 nog niet aangepast zullen zijn. Voorlopig is inzake de overgang enkel bekend dat het tijdstip van opeisbaarheid m.b.t. een factuur van 2012 die pas in 2013 wordt betaald, nog conform de oude regeling in 2012 ligt en niet (nogmaals) in 2013 wegens de betaling.
Bij de koper wordt het potentieel nadeel van BTW-voorfinanciering groter, vermits de aankoop-BTW in sommige gevallen pas via een latere BTW-aangifte recupereerbaar zal worden (bv. voorschotfacturen ; zie punt 1.3).
IS – VP
2
Noteer dat ook in de huidige regeling betaaldatum en datum van levering als eerdere datum in aanmerking moeten worden genomen (zie hierboven). In de praktijk stelde dit zelden problemen, behalve bij een groot tijdsverschil t.o.v. de factuurdatum. Probleem in de nieuwe regeling is dus dat de factuurdatum niet langer van tel is, althans inzake BTW. Het valt af te wachten hoe de Belgische BTW-Administratie met de nieuwe regels effectief zal omspringen, en of in praktijk eventuele vereenvoudigingen mogelijk zijn. Bij de verkoper zal men waarschijnlijk geen probleem maken indien deze verschuldigde BTW opneemt in een te vroege BTW-aangifte. Maar bij de koper zou een vroegtijdige BTW-aftrek kunnen worden gesanctioneerd met interesten en boetes. E.e.a. zal misschien worden beïnvloed door de nog bekend te maken overgangsregeling?
1.2.
Uitzondering voor intracommunautaire leveringen/verwervingen
Bovenstaande toelichting zal zich in eerste instantie laten merken bij verrichtingen in economische sfeer tussen twee Belgische BTW-plichtigen, vermits daar vaak effectief BTW wordt gerekend door de verkoper. Er bestaan echter ook intracommunautaire handelingen, waarbij de verkoper geen BTW op de factuur moet toepassen en de koper in zijn eigen land BTW als verschuldigd moet aangeven en desgevallend tegelijkertijd ook als aftrekbaar kan beschouwen, althans in een business-to-business-transactie tussen bedrijven die elk in hun eigen land BTW-plichtig zijn. Bij intracommunautaire handelingen zal het tijdstip van opeisbaarheid in principe per uitzondering toch de factuurdatum zijn, indien de factuur volgt op het belastbaar feit en betrekking heeft op de gehele prijs :
Het tijdstip van opeisbaarheid ligt echter sowieso uiterlijk op de 15e dag van de maand volgend op de maand van het belastbaar feit, mocht de factuur later worden opgemaakt.
Indien het een voorschotfactuur betreft heeft de factuurdatum geen belang, en ligt het tijdstip van opeisbaarheid toch op het latere tijdstip van belastbaar feit of betaling.
Noteer hierbij dat het "belastbaar feit" bij doorlopende intracommunautaire leveringen en business-to-business-diensten geacht wordt plaats te vinden bij het verstrijken van elke kalendermaand resp. elk kalenderjaar totdat de handeling wordt beëindigd.
IS – VP
3
1.3.
Toepassing inzake voorschotfacturen
Voor alle duidelijkheid identificeren wij hierbij volgende drie tijdstippen : 1 opmaak van de factuur ; 2 betaling van de factuur ; 3 verrichting van de levering of dienst. Bij voorschotfacturen heerst in de nieuwe wetgeving momenteel nog onzekerheid :
Een factuur die voorafgaat aan het belastbaar feit en aan enige betaling, maakt niet meer de BTW opeisbaar (zie punt 1.1). De Memorie van Toelichting lijkt te suggereren dat dergelijke voorschotfacturen niet meer mogelijk zijn, of m.a.w. dat de verkoper moet wachten op een betaling door de klant vooraleer hij een factuur voorafgaand aan het belastbaar feit mag opmaken, hetgeen in praktijk onwerkbaar is (wie wil betalen zonder factuur? voor elke voorschotfactuur een afzonderlijke betalingsuitnodiging nodig?).
Staatssecretaris Bogaert heeft echter recent gesteld dat voorschotfacturen nog steeds mogelijk zijn, zelfs met vermelding van het BTW-bedrag, maar dat zij op zich de BTW dus niet meer verschuldigd maken. Een andersluidende algemene wettelijke bepaling (artikel 51, §1, 3° WBTW ; blijvend van kracht) die stelt dat BTW onmiddellijk "verschuldigd" wordt (door de verkoper aan de Staat) wanneer zij op een factuur wordt vermeld, wordt daarbij verondersteld enkel te spelen bij frauduleuze fictieve facturen. Diezelfde BTW is dus nog niet "opeisbaar" in zin van bovenstaande toelichting (zie punt 1.1), wat betekent dat de verkoper de BTW dus toch niet reeds moet afdragen aan de Staat, maar ook dat de koper die BTW nog niet kan aftrekken louter via een voorschotfactuur.
De BTW is dus "verschuldigd" maar nog niet "opeisbaar". Sommige wetgevers zijn hiervan (het buiten spel zetten van artikel 51, §1, 3° WBTW) echter nog niet overtuigd, zodat het wachten wordt op de finale wetteksten en Administratieve toelichtingen.
In principe is de BTW opeisbaar op tijdstip 2 of tijdstip 3 naargelang hetgeen eerst komt, maar dus niet meer op tijdstip 1 (cfr. de nieuwe hoofdregel). Voormelde onzekerheid betekent in praktijk het volgende :
Indien de Staatssecretaris gelijk krijgt, is pas op tijdstip 2 of 3 niet alleen de verkoper de BTW verschuldigd maar is dezelfde BTW ook dan pas voor de koper aftrekbaar.
In het andere geval zullen verschuldigdheid en aftrekbaarheid op verschillende tijdstippen liggen : de verkoper is de BTW verschuldigd op tijdstip 1, terwijl dezelfde BTW voor de koper pas aftrekbaar is op tijdstip 2 of 3.
IS – VP
4
1.4.
Toepassing inzake facturen pas na de levering of dienst opgemaakt
Bij een "normale" facturatie liggen de klassieke drie tijdstippen als volgt : 1 verrichting van de levering of dienst ; 2 opmaak van de factuur ; 3 betaling van de factuur. Via toepassing van de nieuwe regeling is tijdstip 2 alvast zonder enig belang inzake verschuldigdheid en aftrekbaarheid van BTW. Er moet gekeken worden naar tijdstip 1 en 3. Vermits tijdstip 1 het eerste komt, is verkoper de BTW dan reeds verschuldigd. De koper kan de BTW ook reeds op tijdstip 1 aftrekken. In deze situatie wijzigt de betaling achteraf op tijstip 3 hieraan niets meer (het is het eerste van tijstippen 1 of 3 dat doorslaggevend is). In praktijk zal het echter vaak voorkomen dat de factuur in dezelfde BTW-periode wordt opgemaakt als tijdstip 1, zodat boekhouding en BTW-aangifte zowel bij verkoper als koper alsnog synchroon zijn. Enkel in die situatie is er geen verschil t.o.v. de huidige regeling. Indien de factuur pas wordt opgemaakt in de maand na deze waarin tijdstip 1 valt (hetgeen mogelijk is : zie punt 2.2), zal er daarentegen wel een discrepantie kunnen bestaan tussen boekhouding en BTW-aangifte.
1.5.
Toepassing inzake deelfacturen
Bij "doorlopende" leveringen of diensten die aanleiding geven tot opeenvolgende afrekeningen, wordt ook in de nieuwe regeling het einde van elke afgerekende periode als belastbaar feit beschouwd. Het gaat hier niet over voorschotfacturen, vermits een deel van de prestaties wel reeds is geleverd op het tijdstip van facturatie. Het tijdstip van opeisbaarheid en de gevolgen inzake verschuldigdheid en aftrekbaarheid zijn hier o.i. dezelfde als bij de "normale" facturatie vermeld in punt 1.4. Of boekhouding en BTWaangifte nog gelijk lopen, zal dus afhangen van hoe snel de factuur wordt opgemaakt en wanneer de betaling wordt verricht.
IS – VP
5
2.
Wijzigingen inzake uitreiking en inhoud van facturen
2.1.
Factureringsregels van welk land?
De factureringsregels worden in de regel bepaald door het land waar de levering of dienst "plaatsvindt" volgens de BTW-principes. Het zullen daarentegen de factureringsregels van het land van de leverancier zijn indien de BTW wordt verlegd naar de klant bij een businessto-business-dienst binnen de EU, of indien de levering of dienst plaatsvindt buiten de EU. Deze nota behandelt enkel de gewijzigde Belgische regels.
2.2.
Wanneer moet de factuur worden uitgereikt?
Inzake het tijdstip waarop een factuur moet worden uitgereikt zijn er geen grote wijzigingen. Ter herinnering, een factuur is nog steeds verplicht voor volgende transacties : 1)
2) 3)
een goederenlevering of dienst aan een BTW-plichtige of aan een niet-BTWplichtige rechtspersoon (maar niet verplicht bij particulieren), ongeacht of het een Belgische of grensoverschrijdende transactie betreft ; een goederenlevering die valt onder de regeling "verkopen op afstand" ; intracommunautaire leveringen van nieuwe vervoermiddelen, ook aan particulieren.
Daarenboven moet een factuur (net zoals nu) verplicht worden uitgereikt indien bij bovenstaande transacties 1 of 2 de BTW vervroegd opeisbaar wordt wegens een gedeeltelijke of volledige betaling. De factuur moet dan worden uitgereikt uiterlijk op de 15e dag van de maand volgend op de maand waarin de BTW "opeisbaar" (zie punt 1.1) wordt over het geheel of een deel van de prijs (momenteel is dit de 5e dag).
2.3.
Vereenvoudiging inzake self-billing
Indien men gebruik wil maken van self-billing, waarbij de verkoopfactuur door de klant zelf wordt uitgereikt, moet tussen beide partijen nog steeds een voorafgaand akkoord bestaan. Maar vanaf 2013 is niet langer vereist dat nadien elke opgemaakte self-bill zelf nog eens expliciet wordt aanvaard door de leverancier : dit kan nu ook stilzwijgend via het voorafgaand akkoord of via de betaling. Tevens moet een creditnota niet langer verplicht op dezelfde manier als de initiële factuur worden opgemaakt (dus al dan niet self-billing).
IS – VP
6
2.4.
Gewijzigde factuurvermeldingen
Via een afzonderlijk Koninklijk Besluit zullen ook de Belgische factuurvermeldingen op onder andere volgende punten worden gewijzigd :
regels
inzake
Verstrenging : in het verlengde van de problematiek hierboven in punt 1.1 aangehaald, moet één van volgende data verplicht afzonderlijk op elke factuur worden vermeld (ook al is het soms dezelfde als de factuurdatum) : de datum van het belastbare feit (de goederenlevering of de afwerking van de dienst) ; of de datum van ontvangst van de betaling of van een deel ervan.
Vereenvoudiging : indien de BTW via verlegging door de klant moet worden voldaan, volstaat de vermelding "BTW verlegd" op de factuur, en moet niet meer verplicht worden verwezen naar het betrokken wetsartikel.
Bij self-billing moet bovenaan de vermelding "factuur uitgereikt door afnemer" worden geplaatst.
Het BTW-bedrag moet verplicht worden uitgedrukt in de munteenheid van de lidstaat waarvan de factureringsregels van toepassing zijn (zie hierboven).
3.
Overige wijzigingen
De boekhoudkundige en fiscale bewaringstermijn voor facturen (en andere boekhoudstukken) is en blijft zeven jaar. Maar vanaf 2013 mag men zelf kiezen waar deze bewaard worden, zolang dit maar in België is (uitzondering voor elektronische bewaring met internettoegang en buitenlandse BTW-plichtigen). Elektronische facturatie (e-invoicing) wordt vereenvoudigd. De elektronische factuur mag nu eender welk formaat aannemen (xml, pdf, Word,…) zolang ze maar elektronisch ook wordt uitgereikt. E-invoicing blijft enkel toegestaan indien de klant het gebruik aanvaardt, doch dit kan nu ook impliciet gebeuren bv. via betaling. De (beroepsmatige) klant mag de factuur nu ook op papier bewaren.
IS – VP
7
