FU N C T IE BE S C H R I JV I N G W E R K L O O S H E I D S C O N S U L E N T Functietitel
:
werkloosheidconsulent
ORGANISATIE Ressorteert onder en rapporteert aan de coördinator werkloosheid. DOEL Het voorbereiden, behandelen, verwerken en opvolgen van werkloosheidsdossiers teneinde de rechten van de leden correct en kwaliteitsvol te laten gelden, binnen een strak tijdskader. Fungeren als belangenbehartiger van het individu m.b.t. werkloosheid en de eraan gekoppelde uitkeringen. Het fungeren als eerste aanspreekpunt voor dienst sociaal recht, centrales, lidmaatschap, en andere diensten in het sociale middenveld en adequaat doorverwijzen. HOOFDACTIVITEITEN
Onderzoeken of een lid recht heeft op uitkeringen : o
o
Samenstellen werkloosheidsdossier o Verzamelen diverse documenten (via lid of zelf aanvragen bij diverse instanties) o Rechten onderzoeken o Input gegevens in informaticasysteem (as-400) o Maximaliseren en optimaliseren van het recht op uitkeringen Indienen van het werkloosheidsdossier bij de RVA
Berekenen, uitbetalen en desgevallend corriger en van de diverse uitkeringen: o o o
Deels automatische uitbetalingen (bv. brugpensioen) Deels geïndividualiseerde uitbetalingen (bv. inkomensgarantie) Terugvorderingen bij leden inleiden: eerste terugvorderingsbrief versturen naar het lid
Behandelen van vragen en/of advies geven over werkloosheid, uitkeringen en sociaal zekerheidsrecht (basis), desgevallend doorverwijzen naar interne en externe instanties: o o o o
Face-to face tijdens openingsuren of op afspraak Telefonisch schriftelijk Via E-mail
De door de RVA teruggestuurde dossiers en beslissingen controleren op hun juistheid, en desgevallend corrigeren: o o
Indien geen akkoord met bevindingen RVA: rechtzetting aanvragen bij de RVA Indien wel akkoord met bevinding RVA: correcties ingeven in informaticasysteem (as-400)
De door de RVA als foutief beschouwde uitbetalingen controleren op hun juistheid, en desgevallend corrigeren: o o
Indien geen akkoord met bevindingen RVA: rechtzetting aanvragen bij de RVA Indien wel akkoord met bevinding RVA: terugvorderingsprocedure opstarten 1
Specifieke taken o o
aanvragen en verifiëren van aanvullende vergoedingen van sociale fondsen uitreiken attesten (vakantie, vergoedingen, uitsluitingen, …)
Dagelijkse postverwerking en opvolging lopende dossiers
Beheer loonbeslag, alimentatiegeld, enz .: o o
Input gegevens informaticasysteem (as-400) op basis van aangereikte gegevens Opvolgen van dossiers schuldbemiddeling
Specifieke taken m.b.t. lidmaatschap o o o
Wijzigingen in het lidmaatschapsdossier inbrengen (bv. adreswijziging, wijzigingen werkgever, bijdragencodes, wijziging centrales, enz.) Administratief beheren achterstallige bijdragen (o.a. afhouding van lidgeld) Uitbetalen sociale vergoedingen
Verwerken allerlei lijsten en algemene administratieve ondersteuning (klassement, indiening dossiers, enz .). Extra bijkantoor: o o o o o o
Uitgebreidere eerstelijns dienstverlening dan in hoofdkantoren wegens het niet rechtstreeks beschikbaar zijn van centrales, dienst sociaal recht of andere ondersteunende diensten Onthalen van leden in het kader van de vakbondswerking, correct doorverwijzen naar interne en externe diensten. Onthalen en inschrijven nieuwe leden of wijzigingen in lidmaatschapsdossier (bv. adreswijziging, wijzigingen werkgever, enz.). Ontvangen en controleren documenten allerhande voor centrales (bv. premies bouw, interimpremie) Kantoorbeheer.
2
CRITERIA Verantwoordelijkheidsbereik Is verantwoordelijk en bevoegd voor: o
Respecteren van de regelgeving inzake de Wet op de Privacy.
o
Advies m.b.t. werkloosheid, uitkeringen en sociaal sociaal zekerheidsrecht
o
Opmaak en opvolging van de werkloosheidsdossiers
o
Betaling van de uitkeringen
o
Omgang met de leden
Impact op het werk van anderen of op het eindresultaat van de organisatie: o
Bij goede dienstverlening neemt het aantal leden en dus de financiële middelen toe wat het abvv als geheel versterkt.
o
Bij slechte uitvoering van de functie vermindert het ledenaantal door ontevredenheid over de service en hierdoor dalen de overheidssubsidies en de lidgelden.
Mogelijke gevolgen van onjuist uitgevoerde en/of onjuiste beslissingen en activiteiten : o
Gevolgen over het algemeen binnen 6 maanden merkbaar.
o
Sociale gevolgen:
o
o
verlies van inkomen van de leden
o
financiële problemen van de leden bij terugvorderingen van foutieve betalingen.
juridische gevolgen: o
o
economische gevolgen o
o
het ABVV kan aangeklaagd worden voor gemaakte fouten. verkeerde uitbetalingen die niet terugvorderbaar zijn, moet het ABVV ten laste nemen.
Politiek-syndicale gevolgen: o
Een correcte afhandeling van de adviezen en uitkeringen hebben een impact op het professioneel imago van ABVV Oost-Vlaanderen als kwaliteitsvolle werkloosheidskas.
o
Onjuiste informatie kan de relaties met de RVA verstoren.
Kennis en complexiteit Inwerkperiode: Opleiding en inwerkperiode van 12 maanden om te voldoen aan het functieprofiel. Bijkomend 12 maanden voor volledige polyvalentie, routine en zelfstandigheid. Testingniveau: bachelor Gewenste vooropleiding: menswetenschappelijke richting – juridische richting – administratieve richting of gelijkwaardig door ervaring
Kennisgebieden: o Kennis van de structuur en werking van het ABVV o Grondige kennis van de werking van de verschillende interne diensten en hun activiteiten
o o o o o
Grondige kennis van de gehanteerde reglementeringen in het toepassingsdomein van de werkloosheidsdienst Grondige kennis van de gebeurlijke documenten Praktische kennis van de informaticatoepassingen werkloosheid (as-400) Praktische Kennis werking RVA Kennis sociale zekerheidsrecht 3
o o o o o o o
Kennis lidmaatschap Basiskennis werking VDAB Basiskennis sociale kaart van de regio Kennis invullen belastingsbrieven Praktische kennis courante PC programma’s Gebruik gegevensbanken (bv. Doctool, dimona, kruispuntbank en RVA website) Kennis Frans in de faciliteitengemeenten
Probleemoplossing Moeilijkste problemen: o Uitzoeken van alle mogelijke pistes om het lid te geven waar hij/zij maximaal recht op heeft, dit in een complex en strak wettelijk kader. o Achterhalen en filteren van de concrete vraag van het lid uit het eerste gesprek. o Omzetten complexe materie in begrijpbare taal voor de leden. o Omgaan met verbaal agressieve leden, in minder mate fysiek agressieve leden. o Grote werkdruk bij maandelijkse terugkerende piekperiodes. o Combinatie telefoon/loketwerk. o Administratief rechtzetten van foute dossiers en betalingen. o Verrechtvaardiging bij de leden in geval van fouten. o Respecteren van timings binnen een strak tijdskader, deels extern, deels intern bepaald. Richtlijnen: o Werkloosheidsreglementering (wetgeving) o Sociaal handvest (richtlijnen en verplichtingen vanuit de overheid) o Werkafspraken met de RVA o Werkafspraken binnen de dienst en met direct collega’s o Visie en beleid ABVV Beslissingen: o Mogen beslissen over: o Eigen werkorganisatie binnen de dag-week (buiten de openingsuren) o Het advies o Het dossier: openen/niet openen – inhoud + opvolging o De uitbetaling o De terugvorderingen o De aanvragen tot rechtzetting bij de RVA o Mogen niet beslissen over: o Afbetalingsplannen
Communicatie en overleg
Interne contacten
Waarover
frequentie
Collega’s
Dossiers – gezamenlijke opvolging – werkoverleg – werkplanning
Dagelijks
Eigen coördinator
Werkoverleg – werkplanning – specifieke dossiers/betalingen – inhoudelijke ondersteuning
Van dagelijks tot wekelijks
Collega’s van andere dienstverleningen
doorverwijs
dagelijks 4
Centrales
Doorverwijs – problemen met werkgevers – bekomen van documenten
Wekelijks
Externe contacten
Waarover
Frequentie
Leden
Behandelen van vragen en/of advies geven over werkloosheid, uitkeringen en sociaal zekerheidsrecht (basis).
Dagelijks
Heeft continu rechtstreekse contacten met leden m.b.t. gevoelige dossiers, met inbegrip van het geven van slechte boodschappen.
RVA
Dossiers – betalingen
Dagelijks
OCMW
Leefloon – doorverwijs – dossiers
dagelijks
Andere vakbonden
Dossiers – uitwisseling gegevens
Wekelijks
VDAB
Opvolging inschrijving als werkzoekende
Wekelijks
Mutualiteiten
Doorverwijs – uitwisseling gegevens
Wekelijks
Advocaten en gerechtdeurwaarders
Loonbeslag
Wekelijks
Werkgevers en sociale secretariaten
Opvragen en uitwisselen gegevens
dagelijks
Datum ondertekening: Naam medewerker: Voor akkoord medewerker:
Datum ondertekening: Naam direct leidinggevende: Voor akkoord direct leidinggevende:
5
