Vlaams Verbond van het Katholiek Secundair Onderwijs Guimardstraat 1, 1040 Brussel
MEDEDELING referentienr. datum gewijzigd contact
: M-VVKSO-2011-012 : 2011-02-08 :— : Dienst Leerlingen en Schoolorganisatie,
[email protected] Katrien Bressers,
[email protected], 02 507 07 25 Joost Laeremans,
[email protected], 02 507 08 66 Jan Schokkaert,
[email protected], 02 507 06 48
De cel leerlingenbegeleiding als onderdeel van leerlingenbegeleiding op school 1 2 3
4
Inleiding .............................................................................................................................................................3 Leerlingenbegeleiding .......................................................................................................................................3 Actoren en partners van de leerlingenbegeleiding............................................................................................4 3.1 Actoren op het niveau van de school en/of scholengemeenschap.........................................................4 3.1.1
De leerkracht.......................................................................................................................................4
3.1.2
De klassenleraar .................................................................................................................................5
3.1.3
De klassenraad ...................................................................................................................................5
3.1.4
De leerlingenbegeleider ......................................................................................................................5
3.1.5
De directie ...........................................................................................................................................6
3.1.6
De opvoeder........................................................................................................................................6
3.1.7
De cel leerlingenbegeleiding...............................................................................................................6
3.1.8
Werkgroepen.......................................................................................................................................6
3.1.9
Schooloverstijgende werkgroep leerlingenbegeleiding op niveau van de scholengemeenschap......7
3.2
Het CLB als actor ....................................................................................................................................7
3.3
Partners ...................................................................................................................................................7
3.3.1
Time-out en schoolvervangende projecten.........................................................................................7
3.3.2
Externe hulpverleningsdiensten..........................................................................................................8
Cel leerlingenbegeleiding ..................................................................................................................................8 4.1 Doel .........................................................................................................................................................8 4.2
Samenstelling ..........................................................................................................................................9
4.2.1
Directie ................................................................................................................................................9
4.2.2
Leerlingenbegeleider(s) ......................................................................................................................9
4.2.3
CLB-medewerker ................................................................................................................................9
4.2.4
Andere personeelsleden ...................................................................................................................10
4.3
Opdrachten en werking .........................................................................................................................10
2 2011-02-08 – M-VVKSO-2011-012
4.3.1
Uitbouwen, coördineren en evalueren van het beleid rond leerlingenbegeleiding ...........................11
4.3.2
Het ondersteunen van leerkrachten en opvoeders...........................................................................11
4.3.3
Het aanpakken van specifieke leerlingenproblemen ........................................................................11
4.4
5
Communicatie........................................................................................................................................11
4.4.1
Informatie ..........................................................................................................................................12
4.4.2
Privacygevoelige informatie ..............................................................................................................12
Het dossier van de leerling ..............................................................................................................................13 5.1 Gegevens die verband houden met de individuele leerlingenbegeleiding............................................14 5.2
Toegang tot de dossiers en schrijfrecht ................................................................................................15
5.2.1
Hiërarchische meerdere / cel leerlingenbegeleiding.........................................................................15
5.2.2
Leden van de klassenraad................................................................................................................15
5.2.3
Andere personeelsleden ...................................................................................................................15
5.2.4
CLB-medewerker ..............................................................................................................................15
5.2.5
Toegang van de leerling tot de informatie ........................................................................................15
5.3
Bewaartermijn........................................................................................................................................16
3 2011-02-08 – M-VVKSO-2011-012
1
Inleiding
Leerlingenbegeleiding is niet weg te denken uit de dagdagelijkse werking van een school. Het begeleiden van leerlingen behoort vandaag tot de basistaak van elke school en de kernopdracht van elke leerkracht. De invulling ervan blijkt echter te verschillen van school tot school. Er bestaat ook weinig regelgeving hieromtrent. Dit heeft tot gevolg dat scholen de leerlingenbegeleiding op een eigen en gepaste wijze kunnen invullen. Hoe leerlingenbegeleiding specifiek georganiseerd wordt, is dus afhankelijk van de school en haar context. Met deze Mededeling willen we een kader aanbieden om scholen te steunen bij hun eigen beleid en hen handvatten bieden om dit te bekijken. Leerlingenbegeleiding is maatwerk. De invulling blijft daarom een zaak van de school. We zullen wel enkele reglementaire aandachtspunten aanreiken. Werken met een cel leerlingenbegeleiding is een mogelijkheid om aan deze leerlingenbegeleiding vorm te geven en de verschillende actoren erin te ondersteunen. In de Mededeling wordt verder ingegaan op de rol die de cel leerlingenbegeleiding kan spelen in het organisch geheel van de leerlingenbegeleiding.
2
Leerlingenbegeleiding op school
We kunnen leerlingenbegeleiding op school omschrijven als alle geïntegreerde acties vanuit preventief of remediërend standpunt met het oog op de totale ontplooiingskansen van de jongere in een schoolse context 1 . Leerlingenbegeleiding krijgt vorm vanuit twee algemene opdrachten, nl. preventie en remediëring. De preventieve opdracht bestaat erin acties te ondernemen zodat zoveel mogelijk jongeren zo goed mogelijk functioneren op school. Deze preventieve opdracht gaat uit van een positieve welzijnsdefinitie 2 . Dit betekent dat de ontwikkeling van een goed leef- en leerklimaat op school, een effectieve betrokkenheid op en participatie van de leerling aan het schoolgebeuren voorop staan. Daarnaast is er de remediërende opdracht die ook van zeer groot belang is bij de begeleiding van de leerlingen. Remediëring houdt de (systematische) begeleiding en opvolging rond specifieke probleemsituaties in. Er wordt meestal uitgegaan van een probleemoplossende strategie om samen met de jongere en eventueel ook met andere actoren op zoek te gaan naar een gepaste aanpak. Deze manier van werken zou eerder uitgaan van een negatieve welzijnsdefinitie omdat de begeleiding hier een probleemoplossende activiteit betreft. Dit betekent niet dat de focus eenzijdig negatief is. Positieve aspecten van de jongere bieden vaak goede aanknopingspunten om te handelen. Ons lijkt het aangewezen om aan beide opdrachten belang te hechten en deze uit te bouwen in het beleid rond de begeleiding van leerlingen op school. Het handelingsgericht werken (HGW) biedt een goed kader om de preventieve en remediërende opdracht concreet vorm te geven 3 . Het begeleiden van leerlingen op school vindt plaats op drie domeinen. Bij het leren en studeren gaat het onder andere over de opvolging van gegevens uit evaluatie, leerproblemen en -beperkingen, taalachterstand en studiebegeleiding. Het domein rond de onderwijsloopbaan heeft betrekking op de schoolloopbaanbegeleiding, waartoe het leren maken van een goede studiekeuze behoort. Tot slot is er het psychisch en sociaal functioneren, wat de socio-emotionele begeleiding van de leerling inhoudt. Hierbij denken we aan acties om het welbevinden van de leerlingen te verhogen alsook het begeleiden van leerlingen met gedragsproblemen, spijbelproblemen, pestproblematieken … Het opstellen van een gezondheidsbeleid en het aanbieden van seksuele en relationele vorming kunnen hier ook bij aansluiten.
1
Mededeling van 19 augustus 2010 betreffende “Algemene Pedagogische Reglementering nr. 2 De begeleidende klassenraad in de loop van het schooljaar” (M-VVKSO-2010-036), punt 2.1 (hierna: ‘APR 2’).
2
Dekimpe, L., Depotter, I., & Verdiere, S. (2007). De cel leerlingbegeleiding in kaart gebracht. Caleidoscoop, 2-9. VLOR-studie 62 bis van G. Verschelden (2003): ‘Naar een gefundeerde omschrijving van leerlingbegeleiding
3
Voor meer informatie over handelingsgericht werken: zie Mededeling van 28 juni 2012 betreffende “Visie op zorg voor de leerlingen in het secundair onderwijs” (M-VVKSO-2012-028), punt 5.
4 2011-02-08 – M-VVKSO-2011-012
Bij het uittekenen van de krijtlijnen van een beleid rond leerlingenbegeleiding dient men rekening te houden met enkele deontologische en juridische aspecten. Hieronder worden daartoe enkele belangrijke uitgangspunten geformuleerd 4 . –
Maximale betrokkenheid van de leerling – handelen in het belang van de leerling
–
Binnen onderwijssetting: geen jeugdhulpverlening
–
Personeelsleden van een school zijn drager van een discretieplicht; personeelsleden van een CLB zijn drager van een beroepsgeheim
–
Privacywetgeving is van toepassing op de persoonsgegevens van leerlingen die worden verwerkt
3
Actoren en partners van de leerlingenbegeleiding op school
Dit punt brengt de verschillende actoren en partners die een rol spelen in de leerlingenbegeleiding in de schoolse context in kaart. De leerling staat hierbij centraal, hij komt naar school om te leren en moet daarin begeleid worden. Deze begeleiding betreft de drie (hierboven reeds besproken) domeinen. Deze domeinen staan in voortdurende interactie met elkaar en zijn dus constant aan elkaar gelinkt. Het is bijvoorbeeld niet goed voor het welbevinden van de leerling wanneer hij een studierichting volgt waarin hij het hoofd niet boven water kan houden. Deze leerlingenbegeleiding wordt gedragen door verschillende actoren die het leer- en ontwikkelingsproces van de leerling op school faciliteren. Het is pas wanneer deze actoren samenwerken en goed op elkaar afgestemd zijn, dat de leerlingenbegeleiding een organisch geheel wordt. De begeleiding gebeurt het best en in de eerste plaats door de leerkrachten. Zij staan immers het dichtst bij de leerlingen. Wanneer de situatie te complex wordt, is het de taak van de leerkrachten om andere actoren, bijvoorbeeld de directie, de leerlingenbegeleider en/of de CLB-medewerker te betrekken bij de begeleiding. In een aantal gevallen zullen school en CLB een beroep doen op externe partners, zoals time-outprojecten en externe hulpverleningsdiensten. Deze instanties doen niet aan leerlingenbegeleiding in de strikte betekenis van het woord. Zij benaderen de jongere vanuit hulpverleningsperspectief, iets wat scholen in geen geval zelf kunnen opnemen. Maar scholen hebben hen wel nodig om de leerlingenbegeleiding op school te ondersteunen. Bij de begeleiding van de leerling worden de ouders zoveel als mogelijk geïnformeerd en actief betrokken. 3.1
Actoren op het niveau van de school en/of scholengemeenschap
3.1.1
De leerkracht
Bij het begeleiden van leerlingen speelt de leerkracht de hoofdrol. De klaseigen leerlingenbegeleiding behoort tot de geïntegreerde lerarenopdracht 5 . Eerst en vooral is er voor de leerkracht een rol als leerprocesbegeleider weggelegd. Bij de begeleiding van de leeractiviteiten van de leerlingen is hij de expert wat de vakinhoud en de daarbij horende didactiek betreft. De leerkracht dient daarbij in te spelen op de leefwereld van de leerlingen, om zo hun betrokkenheid bij de lessen te verhogen. Daarnaast is er voor de leerkracht ook een rol als opvoeder weggelegd. De school geeft mee vorm aan de opvoeding van de leerling, om hem/haar voor te bereiden op het maatschappelijke leven. De leerkracht probeert in
4
Mededeling van 1 april 2009 betreffende “Leerlingenbegeleiding-communiceren over privacygevoelige informatie” (MVVKSO-2009-017), punt 2, Uitgangspunten.
5
Decreet van 27 maart 1991 betreffende de rechtspositie van sommige personeelsleden van het gesubsidieerd onderwijs en de gesubsidieerde centra voor leerlingenbegeleiding, art. 47 quinquies. http://www.ond.vlaanderen.be/edulux > rubrieken > officieuze codificatie van de wetgeving > personeel > administratief statuut > gesubsidieerd personeel (uitsluitend)
5 2011-02-08 – M-VVKSO-2011-012
het kader van zijn lesopdracht een positief klimaat te scheppen. Hij heeft hierbij aandacht voor het individueel welbevinden van zijn leerlingen. Vanuit deze rol als leerprocesbegeleider en opvoeder heeft de leerkracht een signaleringsfunctie. Aangezien hij dicht bij de leerlingen staat door zijn lesgeven, heeft hij het voordeel om eventuele problemen bij de leerlingen vroegtijdig op te merken. De leerkracht staat zo in voor de eerste begeleiding en ondersteuning van de leerlingen, maar dient problemen wel te signaleren indien er meer ondersteuning nodig is. Zo zullen sommige situaties zijn draagkracht overstijgen en zal hij raad en ondersteuning aan andere actoren (klassenleraar, leerlingenbegeleider, …) moeten vragen zodat het begeleiden van de leerling nog op een gepaste wijze kan gebeuren. Hierdoor ontstaat een collectieve aandacht en kan er samen naar de meest passende begeleidingsvorm gezocht worden. 3.1.2
De klassenleraar
De klassenleraar staat in voor het managen van de klas als groep en zorgt dat elke leerling hierin kan functioneren. In sommige scholen wordt de klassenleraar hierin ondersteund door een hulpklassenleraar of –titularis. Wanneer we hier over de klassenleraar spreken, kan het over beide leerkrachten gaan. De klassenleraar heeft een aantal administratieve en organisatorische taken die betrekking hebben op de leerlingen van zijn klas. Dit resulteert in een uitgebreid takenpakket dat varieert van het onthaal van de leerlingen op de eerste schooldag tot het bijhouden en onderhouden van het dossier van de leerlingen. De klassenleraar heeft ook een functie als persoonlijke begeleider, hij staat immers erg dicht bij zijn leerlingen en is voor hen vaak een eerste aanspreekpunt. Als persoonlijke begeleider van de leerlingen kunnen zij bij hem terecht voor een gesprek aangaande hun studieresultaten, socio-emotionele problemen, … Wanneer deze problemen te complex worden zal hij bij andere actoren te rade moeten gaan. Ook op het vlak van communicatie speelt de klassenleraar een belangrijke rol. De communicatie vanuit de klassenraad naar de ouders (en omgekeerd) gebeurt via hem. De praktijk leert dat hij vaak een spilfiguur is in de werking van de begeleidende klassenraden 6 . Hij fungeert overigens als brugfiguur tussen diverse instanties in de school. 3.1.3
De klassenraad
Er bestaan drie soorten klassenraden: de toelatingsklassenraad 7 , de begeleidende klassenraad 8 en de delibererende klassenraad 9 . De begeleiding van de leerlingen valt onder het takenpakket van de begeleidende klassenraad. Zijn opdracht bestaat erin om leerlingen systematisch op te volgen en hen te begeleiden doorheen hun schoolloopbaan. Op de begeleidende klassenraad is er oog voor de ‘totale’ persoon van elke leerling. Het biedt kansen om de begeleiding van een groep of individu te optimaliseren d.m.v. overleg. 3.1.4
De leerlingenbegeleider
De leerlingenbegeleider is een leerkracht die een vrijstelling van lesopdrachten krijgt (bijvoorbeeld via BPT) voor de specifieke begeleiding van leerlingen. Het kan ook gaan om een lid van het ondersteunend personeel. De invulling van deze functie is niet wettelijk vastgelegd. De scholen zijn vrij om deze functie in te vullen naargelang de context en cultuur van de school. Om dit te faciliteren heeft de leerlingenbegeleider twee grote clusters van taken: 6
Mededeling van 19 augustus 2010, APR 2 (M-VVKSO-2010-036).
7
Mededeling van 31 augustus 2011 betreffende “De toelatingsklassenraad” (M-VVKSO-2011-063)
8
Mededeling van 19 augustus 2010, APR 2 (M-VVKSO-2010-036).
9
Mededeling van 25 april 2003 betreffende “Algemene Pedagogische Reglementering nr. 3 De delibererende klassenraad op het einde van het schooljaar” (M-VVKSO-2003-033) (hierna: “APR 3”).
6 2011-02-08 – M-VVKSO-2011-012
•
het coachen en ondersteunen van leerkrachten en opvoeders i.f.v. hun begeleidende opdrachten
•
het begeleiden van leerlingen
Het is de taak van de leerlingenbegeleider om de leerkrachten en opvoeders te ondersteunen bij het begeleiden van leerlingen. Enerzijds kunnen de leerkrachten en opvoeders bij de leerlingenbegeleider terecht met vragen of problemen die zich stellen bij de begeleiding van een leerling of klasgroep. Dit betekent niet automatisch dat de leerlingenbegeleider de problemen van de leerkracht of de opvoeder overneemt. Anderzijds kan een leerlingenbegeleider uitgenodigd worden op een klassenraad. Zijn kennis van de situatie en expertise in het begeleiden van leerlingen kan hier namelijk van pas komen. De leerlingenbegeleider is op school iemand waarbij de leerlingen terecht kunnen wanneer ze problemen of vragen hebben. De leerlingenbegeleider staat in voor de begeleiding, die kan gaan van het verschaffen van informatie tot het doorverwijzen naar het CLB. Daarnaast heeft hij ook een brugfunctie naar de ouders toe. Hij is vaak de contactpersoon voor de ouders wanneer het gaat over het terugkoppelen van informatie. Hij is best een open, ontvankelijke en beschikbare persoon, die snel ingrijpt vooraleer probleemsituaties escaleren en waarbij de leerlingen zich goed voelen en ze het gevoel hebben geholpen te worden. Bij probleemsituaties waarbij niet begeleidend, maar sanctionerend moet worden opgetreden is dit niet altijd evident. De school en de leerlingenbegeleider zullen hier naar een evenwicht zoeken. Men dient wel op te letten aangezien de leerlingenbegeleider geen beroepsgeheim heeft en de leerlingen dus niet kan beloven om iets geheim te houden. Daarom raden wij het hanteren van de term ‘vertrouwensleerkracht’ op school af. De leerlingenbegeleider werkt in teamverband (vb. als lid van de cel leerlingenbegeleiding) en dient hierbij discreet met de informatie om te gaan. De leerlingenbegeleider moet dus aan een specifiek profiel beantwoorden. Hij zal zijn expertise ook uitbouwen via nascholing. Hij is echter geen therapeut! 3.1.5
De directie
Een lid van het directieteam heeft de eindverantwoordelijkheid voor alles wat op school rond leerlingenbegeleiding gebeurt. Het is dan ook noodzakelijk, wanneer het gaat om het uitbouwen van een bepaalde begeleidingsstructuur in de school, dat deze directeur hier actief bij betrokken is. Door participatie van de actoren die betrokken zijn bij de leerlingenbegeleiding aan de vormgeving van het beleid, heeft het beleid meer kans op slagen. 3.1.6
De opvoeder
Op school zijn er ook een aantal opvoeders aanwezig. Zij kunnen belangrijke actoren zijn wanneer het gaat om leerlingenbegeleiding. Door hun toezicht (tussen de lessen, op de speelplaats en tijdens de middagpauze) en via contacten (vaak telefonisch) met ouders (over afwezigheden e.d.) hebben zij het voordeel om dingen te kunnen signaleren die soms in de klas niet zichtbaar zijn. Op die manier beschikken zij soms over betekenisvolle informatie voor de begeleiding van een leerling. Deze informatie moet dan doorgespeeld worden naar de directie of de leerlingenbegeleider. 3.1.7
De cel leerlingenbegeleiding
Een andere actor van de leerlingenbegeleiding is de cel leerlingenbegeleiding. In deze Mededeling zullen wij dit concept verder uitwerken en er dieper op in gaan (zie punt 4. De cel leerlingenbegeleiding). 3.1.8
Werkgroepen
Leerkrachten kunnen naast hun reguliere taken, lid zijn van werkgroepen die instaan voor het uitwerken van projecten zoals bijvoorbeeld drugpreventie, gezondheidsbeleid, anti-pest-campagne, … op school. Op deze manier dragen zij bij aan de preventieve opdracht van de leerlingenbegeleiding.
7 2011-02-08 – M-VVKSO-2011-012
3.1.9
Schooloverstijgende werkgroep leerlingenbegeleiding op niveau van de scholengemeenschap
Op het niveau van de scholengemeenschap bestaat de mogelijkheid om via het oprichten van een werkgroep ‘socio-emotionele leerlingenbegeleiding’ bij te dragen aan een betere leerlingenbegeleiding op de individuele school. De leden van deze werkgroep kunnen elkaar inspireren en ondersteunen. Verder kan deze werkgroep fungeren als een soort van klankbord. Zo kan er bijvoorbeeld een overlegplatform gecreëerd worden voor de leerlingenbegeleiders van de verschillende scholen, waarin zij elkaar om raad kunnen vragen bij de aanpak van verschillende casussen. Daarnaast kunnen leerkrachten ook deel uitmaken van schooloverstijgende werkgroepen om samen projecten uit te werken die dan een eigen invulling krijgen in elke school. We denken dan vooral aan preventieve projecten zoals een anti-drugcampagne of een anti-suïcideproject. 3.2
Het CLB als actor
De scholen van een scholengemeenschap zijn verbonden aan één CLB en elke school krijgt één of meerdere CLB-medewerker(s) toegewezen. Deze medewerker heeft als taak om de leerkrachten en leerlingenbegeleiders te ondersteunen (schoolondersteuning) en aan concrete begeleiding te doen waar nodig 10 . We willen benadrukken dat een school geen jeugdhulpaanbieder is en enkel begeleiding verschaft. Het CLB daarentegen staat wel in voor hulpverlening. Er gelden op school dan ook andere regels dan in de jeugdhulpverlening wanneer het gaat over de deontologische en juridische aspecten van de leerlingenbegeleiding. Zo vallen CLB-medewerkers onder een beroepsgeheim terwijl er bij het personeel van een school enkel een ambtsgeheim of discretieplicht geldt 11 . De CLB-medewerker fungeert ook als brugfiguur naar de hulpverlening buiten de school toe. Wanneer het bij een bepaalde situatie wenselijk is, is het aan de CLB-medewerker om de leerling hierin weg te wijzen en de school – rekening houdend met zijn beroepsgeheim – te informeren van relevante en noodzakelijke informatie. Het is zeer belangrijk dat een goede communicatie en afstemming tussen de externe begeleiding en de school gerealiseerd wordt. Dit maakt de functie van de CLB-medewerker als brugfiguur, al is het niet altijd evident, erg essentieel (zie punt 4.4 Communicatie). 3.3
Partners
3.3.1
Time-out en schoolvervangende projecten
12
De time-out en schoolvervangende projecten situeren zich gedeeltelijk los van de school en de scholengemeenschap. Zowel de korte als de lange time-out focust op de tijdelijke opvang van leerplichtigen waarvan het schools en relationeel functioneren (tijdelijk) problematisch verloopt. De korte time-out richt zich op leerlingen die bepaalde moeilijkheden veroorzaken waarop de school niet onmiddellijk op een adequate manier kan inspelen. De lange time-out heeft als bedoeling vroegtijdige schooluitval tegen te gaan door leerlingen die grote moeilijkheden veroorzaken op school of sterk gemotiveerd zijn verschillende weken te begeleiden. Beide programma’s hebben tot doel dreigende schooluitval te voorkomen en willen dit doen met behulp van een werking op maat van de jongere werkend vanuit de context van jongere en school. Het moet duidelijk zijn dat schoolinterne inter-
10
Mededeling van 30 november 2005 betreffende “Beleidscontract school – CLB: algemene bepalingen (M-VVKSO-2005157).
11
Mededeling van 14 februari 2008 betreffende “Enkele deontologische aspecten van leerlingenbegeleiding in het gewoon secundair onderwijs” (M-VVKSO-2008-019), punt 2.
12
Mededeling van 8 september 2008 betreffende “De meerwaarde van herstelgericht omgaan met conflicten” (M-VVKSO2008-054), punt 5.1.
8 2011-02-08 – M-VVKSO-2011-012
venties maximaal benut werden en dat de mogelijkheden uitgeput zijn. De school blijft actief betrokken tijdens de time-out en het CLB is verantwoordelijk voor de aanmelding en de opvolging van de betreffende leerlingen 13 . 3.3.2
Externe hulpverleningsdiensten
De externe hulpverleningsdiensten zoals een Centrum Algemeen Welzijnswerk (CAW), een Jongeren Advies Centrum (JAC), een Centrum Geestelijke Gezondheidszorg (CGG), … zijn eveneens actoren in het begeleiden van de leerlingen, maar situeren zich buiten de school. Wanneer de probleemsituatie de verantwoordelijkheid en de draagkracht van de school overstijgt wordt er contact opgenomen met externe hulpverleningsdiensten. Dit contact gebeurt doorgaans door de CLB-medewerker, aangezien hij als brugfiguur tussen deze diensten en de school fungeert. Wanneer echter doorverwezen wordt naar externe hulpverlening, heeft de school de begeleiding niet meer in de hand en geeft zij als het ware de verantwoordelijkheid door aan de hulpverleningsdienst. Een goede communicatie over de situatie van de leerling met de school is van belang. De CLB-medewerker staat, zoals hierboven reeds vermeld, in voor deze communicatie. Wel moet men er op letten dat enkel relevante informatie doorstroomt naar de school (zie punt 5.4 Communicatie en 5.5 Dossier van de leerling).
4
Cel leerlingenbegeleiding
De cel leerlingenbegeleiding is een structurele vorm van overleg en/of samenwerking op het schoolniveau. De mogelijkheid bestaat om binnen een bepaalde graad of zelfs binnen een bepaald leerjaar een aparte cel leerlingenbegeleiding op te starten. De cel houdt zich bezig met het ontwikkelen, begeleiden, coördineren, bewaken en sturen van begeleidingsinitiatieven. 4.1
Doel
Het hoofddoel van de cel bestaat erin om de leerlingenbegeleiding in een school te optimaliseren. Aan de hand van deze kerngroep kan een structureel en duidelijk beleid rond leerlingenbegeleiding tot stand gebracht worden. Om een gepast beleid rond leerlingenbegeleiding te ontwikkelen, moet gekeken worden naar de context en de heersende schoolcultuur. Wanneer vernieuwingen niet gedragen worden door het schoolteam of niet passend zijn in de specifieke schoolcontext hebben ze slechts weinig kans op slagen 14 . Een leerling kan zich alleen maximaal ontplooien indien hij goed functioneert op de drie domeinen: leren en studeren, onderwijsloopbaan en psychisch en sociaal functioneren. De cel leerlingenbegeleiding krijgt hierin de taak om een beleid te ontwikkelen om de begeleiding zo optimaal mogelijk te laten verlopen. Zo moeten acties ontwikkeld worden met het oog op preventie. Hoe meer en hoe beter de preventieve acties/projecten hun ingang doen op school, hoe minder remediërende acties nodig zullen zijn. Dit sluit niet uit dat er ook op remediërend vlak doelen gesteld moeten worden vanuit de cel leerlingenbegeleiding. Wanneer een probleem opduikt is het wenselijk dat er zo snel mogelijk op ingegaan wordt. Daarnaast heeft de cel ook tot doel de leerkrachten en opvoeders te ondersteunen in hun begeleiding van leerlingen en staan de leden van de cel ook in voor het ondersteunen van elkaar. Het is belangrijk dat de cel leerlingenbegeleiding geen eiland op zich is en dat een goede wisselwerking en communicatie met aandacht voor een correcte omgang met privacygevoelige informatie bestaat (zie punt 4.4). Zo is een goede wisselwerking tussen de begeleidende klassenraad en de cel leerlingenbegeleiding nodig. Er komen bijvoorbeeld problemen ter sprake op de klassenraden, waar de raad van de cel bij het bepalen van een strategie voor de begeleiding in een probleemsituatie nodig is. Omgekeerd zal de cel leerlingenbegeleiding soms ook een beroep op de klassenraad moeten doen. De cel fungeert dus niet als doorgeefluik van problemen.
13 14
Voor meer informatie over time-out zie: http://www.ond.vlaanderen.be/leerplicht > actoren > time-out
Van den Berg, D. (2004). Sturing en de betekenisgeving door leerkrachten bij innovatieprocessen. In G. Kelchtermans, De stuurbaarheid van onderwijs: tussen kunnen en willen, mogen en moeten (pp. 121-140). Leuven: Universitaire Pers.
9 2011-02-08 – M-VVKSO-2011-012
4.2
Samenstelling
De cel leerlingenbegeleiding bestaat doorgaans uit een vaste kern, waarvan de leden zich (evt. via nascholing) deskundigen kunnen noemen op het gebied van begeleiden van leerlingen. Daarnaast zijn er ook nog andere personeelsleden die tot de cel leerlingenbegeleiding kunnen behoren. Zij maken geen deel uit van de kerngroep en zijn niet op alle vergaderingen of bijeenkomsten aanwezig. Ze kunnen betrokken worden bij een overleg indien dit wordt gewenst door de kernleden van de cel leerlingenbegeleiding. De cel leerlingenbegeleiding is een team dat bestaat uit: •
een lid van het directieteam;
•
leerlingenbegeleider(s);
•
CLB-medewerker;
•
andere personeelsleden (bijvoorbeeld: klassenleraar, graadcoördinator, OKAN-vervolgcoach, preventieadviseur, opvoeder …).
4.2.1
Directie
Een lid van het directieteam heeft de eindverantwoordelijkheid voor alles wat op school gebeurt op het vlak van leerlingenbegeleiding en is daarom ook meestal de voorzitter van de cel. Door zijn hoge betrokkenheid heeft hij een zicht op alle zaken die in de cel behandeld worden en heeft hij een beter beeld over het beleid rond de begeleiding van de leerlingen. Zijn lidmaatschap van de vaste kern van de cel leerlingenbegeleiding vergemakkelijkt het beslissingsproces doordat het lange processen en omwegen vermijdt. Daarnaast wordt ook dankzij zijn lidmaatschap het beleid meer gedragen. 4.2.2
Leerlingenbegeleider(s)
Als lid van de cel leerlingenbegeleiding krijgen de leerlingenbegeleiders de kans om, samen met de andere leden van de cel, het beleid rond de leerlingenbegeleiding op school vorm te geven. Dit beleid houdt niet enkel het ondersteunen van de leerkrachten en opvoeders bij de begeleiding van leerlingen, maar ook het begeleiden van leerlingen zelf in. Zo kunnen leerkrachten, opvoeders en leerlingen bij de leerlingenbegeleiders terecht. De leerlingenbegeleider kan dan op zijn beurt casussen aanbrengen op de vergaderingen van de cel leerlingenbegeleiding. Door de uitbouw van een specifiek beleid worden ook de rolverdelingen en de daarbij horende taakafbakeningen transparanter. 4.2.3
CLB-medewerker
De CLB-medewerker is een essentiële figuur wanneer het gaat om leerlingenbegeleiding en hierdoor een onmisbaar kernlid van de cel leerlingenbegeleiding. Het CLB heeft de plicht het pedagogische project van de school te respecteren en stemt zijn werking af op de schoolspecifieke kenmerken 15 . Door de samenwerking met de school is hij mede verantwoordelijk voor de leerlingenbegeleiding op school. In de cel leerlingenbegeleiding worden casussen besproken van leerlingen die in begeleiding zijn bij het CLB en leerlingen die dit niet zijn. Wanneer het gaat om leerlingen in begeleiding, is de CLB-medewerker de contactpersoon naar de cel leerlingenbegeleiding en wordt de individuele leerling besproken in de cel. Gaat het over een leerling die niet in begeleiding is bij het CLB, dan is het de taak van de CLB-medewerker om de leerkrachten en de leerlingenbegeleider te ondersteunen bij hun begeleiding van de leerling. De CLB-medewerker heeft vanuit zijn functie als hulpverlener een beroepsgeheim. Dit is bij de andere actoren niet het geval. Binnen de grenzen van het beroepsgeheim moet hij wel de informatie die belangrijk is voor de 15
Mededeling van 30 november 2005 betreffende “Beleidscontract school – CLB: algemene bepalingen” (M-VVKSO-2005157).
10 2011-02-08 – M-VVKSO-2011-012
begeleiding van de leerlingen doorgeven aan de school zodat een optimale begeleiding mogelijk is. Hij fungeert eveneens als brugfiguur tussen school en externe hulpverleningsdiensten 16 , time-out 17 en schoolvervangende projecten. Dit draagt bij tot een goed beleid rond leerlingenbegeleiding en tot een goede afstemming en communicatie met de school en het CLB. In uitzonderlijke situaties (bv. bij een acute gevaarsituatie waarin een leerling zich bevindt én het CLB onbereikbaar is) kan een personeelslid externe (jeugd)hulpverlening informeren om op een adequate wijze hulp te verlenen aan de betrokken leerling 18 . 4.2.4
Andere personeelsleden
Ten slotte kunnen enkele andere personeelsleden ook deel uitmaken van de cel leerlingenbegeleiding. We denken hier aan personeelsleden met een specifieke begeleidingstaak bijvoorbeeld aan een graadcoördinator, een OKAN-vervolgcoach, een preventieadviseur, een opvoeder, … Deze personeelsleden kunnen specifiek toegewezen zijn als kernlid van de cel leerlingenbegeleiding, maar kunnen daarnaast ook afhankelijk van de situatie worden uitgenodigd op een vergadering. De klassenleraar is ook een belangrijke betrokkene bij de leerlingenbegeleiding. Hij is verantwoordelijk voor de leerlingen van zijn klas. Het is daarom steeds wenselijk altijd enige, daarom zeker niet alle, informatie naar hem terug te koppelen zodat hij erkend blijft in zijn rol. Hij wordt door de leerlingenbegeleider op de hoogte gebracht over de situatie en geeft de informatie door aan de klassenraad wanneer die relevant is voor de begeleidingsaspecten die de leden ervan op zich moeten nemen. 4.3
Opdrachten en werking
De leerlingenbegeleiding op school wordt in handen genomen door alle personeelsleden. De begeleidende klassenraad staat in voor het systematisch opvolgen van leerlingen met het oog op een goede begeleiding 19 . De opdrachten van de cel leerlingenbegeleiding kunnen opgesplitst worden in drie deelopdrachten. Deze deelopdrachten zijn sterk met elkaar verweven en kunnen daardoor overlappingen vertonen. Binnen deze delen kan de preventieve en remediërende opdracht uitgevoerd worden. •
Uitbouwen, coördineren en evalueren van het schoolinterne beleid rond leerlingenbegeleiding (4.3.1)
•
Het ondersteunen van leerkrachten en opvoeders (4.3.2)
•
Het aanpakken van specifieke leerlingenproblemen (4.3.3)
Het is niet nodig om met elk probleem bij de cel te gaan aankloppen. Als er zich bijvoorbeeld een gelijkaardig probleem eerder heeft voorgedaan en hier al een strategie voor is uitgewerkt, kan deze eventueel toegepast worden en is het niet nodig om via de cel een nieuwe strategie af te spreken. Een goede communicatie tussen alle betrokkenen is hierbij wel vereist. Het is dan ook aangeraden de cel op de hoogte te houden aangezien het haar taak is om de betrokken actoren te begeleiden doorheen het proces en om de begeleidingsprocessen op te volgen, te evalueren en indien nodig bij te sturen. Een essentiële voorwaarde voor een goede werking van de cel leerlingenbegeleiding is dat de samenwerking gebeurt binnen een veilige omgeving. Zeker gezien de gevoelige thema’s die geregeld aan bod komen, moeten de leden van de cel elkaar kunnen vertrouwen zodat op een discrete manier kan gewerkt worden.
16
Mededeling van 1 april 2009 betreffende “Leerlingenbegeleiding-communiceren over privacygevoelige informatie” (MVVKSO-2009-017), punt 3, Communicatielijnen.
17
http://www.ond.vlaanderen.be/leerplicht > actoren > time-out
18
Mededeling van 1 april 2009 betreffende “Leerlingenbegeleiding-communiceren over privacygevoelige informatie” (MVVKSO-2009-017), punt 3, Communicatielijnen.
19
Mededeling van 19 augustus 2010, APR 2 (M-VVKSO-2010-036), punt 3, Bevoegdheid van de begeleidende klassenraad.
11 2011-02-08 – M-VVKSO-2011-012
4.3.1
Uitbouwen, coördineren en evalueren van het beleid rond leerlingenbegeleiding
Een belangrijke opdracht van de cel leerlingenbegeleiding is het uitbouwen, coördineren en evalueren van het beleid rond leerlingenbegeleiding op school. Zo is het haar taak om na te denken over de doelstellingen die in het beleid rond leerlingenbegeleiding op school opgenomen moeten worden. De mogelijkheid bestaat om een visie te ontwikkelen waarin geformuleerd wordt wat de school wil bereiken, binnen welke termijn, wie daarbij betrokken is en hoe de school dat structureel gaat aanpakken. Het is belangrijk dit beleid goed af te stemmen op de noden en de context van de school. Zo is het bijvoorbeeld wenselijk om na te denken over de beschikbare middelen en de bereidheid van het investeren in: uren van personeelsleden, nascholing, … Een goed beleid rond leerlingenbegeleiding is transparant en bestaat uit heldere doelen en daaruit volgt een heldere rolbeschrijving. Hierdoor wordt duidelijk waar de verantwoordelijkheid van de actoren begint en ook wat hun verantwoordelijkheid te boven gaat. Een laagdrempelig beleid, waarbij de stap niet groot of moeilijk is om met leden van de cel leerlingenbegeleiding te gaan praten is gewenst. 4.3.2
Het ondersteunen van leerkrachten en opvoeders
Een andere taak van de cel leerlingenbegeleiding bestaat er in om de leerkrachten en opvoeders te ondersteunen bij hun begeleiding van leerlingen. Het is belangrijk dat de leerkrachten, met hun vragen en twijfels rond deze begeleiding, bij leden van de cel terecht kunnen. Wanneer de leerkrachten zich gesteund en bekwaam voelen voor de begeleiding en ondersteuning van de leerlingen wordt hun draagkracht verhoogd, waardoor ze beter in staat zijn om de leerlingen zelf te begeleiden en te ondersteunen. 4.3.3
Het aanpakken van specifieke leerlingenproblemen
De cel leerlingenbegeleiding heeft ook een specifieke taak wat het begeleiden van leerlingen betreft. Uit onderzoek blijkt dat het derde domein ‘psychisch en sociaal functioneren’ hier het meeste aandacht krijgt. Daarnaast krijgen ook studiegedrag en onderwijsloopbaanbegeleiding hier een plaats 20 . Enkele voorbeelden van specifieke leerlingenproblemen zijn: pesten, stageproblematieken, een foute studiekeuze, spijbelproblematieken, een ongewenste zwangerschap, depressie … Deze casussen worden, wanneer het om een probleem gaat dat de draagkracht van de leerkracht of de opvoeder en de klassenraad overstijgt, besproken in de vergadering van de cel. Zo wordt er voor gezorgd dat de leerlingenbegeleider geen eiland op zich vormt en alle problemen zelf moet aanpakken. De cel als multidisciplinair team, biedt een overlegforum waar vanuit verschillende invalshoeken via teamgericht werken een aanpak voor specifieke leerlingenproblemen bedacht kan worden. In de meeste scholen komt de cel leerlingenbegeleiding wekelijks samen. De manier waarop deze casussen de cel bereiken kan verschillen. Zo is het mogelijk dat de klassenraad, een opvoeder of een individuele leerkracht een probleem voorlegt. Daarnaast kan de casus ook door derden, bijvoorbeeld ouders of leerlingen, via de leerlingenbegeleider, de directie of andere actoren worden aangebracht. Tijdens de vergadering van de cel wordt vervolgens, vanuit een handelingsgerichte aanpak 21 , de strategie besproken en wordt een verantwoordelijke voor de begeleiding en eventuele opvolging aangeduid. De cel zelf staat dus niet in voor de uitvoering van de begeleiding, maar wel voor het bepalen van de aanpak e.d. De uitkomst van deze bespreking wordt teruggekoppeld naar diegene die de probleemsituatie heeft aangebracht. 4.4
Communicatie
De communicatie bij het begeleidingsproces van leerlingen is erg belangrijk. We kunnen de informatie waarover gecommuniceerd wordt onderverdelen in twee categorieën, nl. Informatie (4.4.1) en Privacygevoelige informatie (4.4.2). Onder privacygevoelige informatie verstaan we alle informatie die nauw verweven is met het privéleven 20 21
Dekimpe, L., Depotter, I., & Verdiere, S. (2007). De cel leerlingbegeleiding in kaart gebracht. Caleidoscoop, 2-9.
Voor meer informatie over handelingsgericht werken zie Mededeling van 28 juni 2012 betreffende “Visie op zorg voor de leerlingen in het secundair onderwijs” (M-VVKSO-2012-028), punt 5.
12 2011-02-08 – M-VVKSO-2011-012
van de leerling. Het gaat meestal om informatie die geen directe band heeft met het schoolleven maar er wel een invloed op kan hebben. Het is informatie die men in vertrouwen verneemt van de leerling zelf of van derden. Wanneer het gaat om informatie die privacygevoelig is, moet er dus voorzichtig mee omgesprongen worden 22 . 4.4.1
Informatie
Wanneer het gaat om informatie die niet privacygevoelig is, zijn er minder ‘regels’ bij het communicatieproces waarop men dient te letten. Wel is het van groot belang dat de juiste informatie de juiste personen bereikt. Gebeurt dit niet dan wordt het begeleidingsproces bemoeilijkt. Eerst en vooral is het belangrijk dat de leerkrachten die een lesopdracht bij deze leerling hebben op de hoogte zijn van de situatie van de leerling. Het gaat dan om niet-privacygevoelige informatie en in sommige gevallen ook om privacygevoelige informatie (zie 4.4.2). Wanneer bijvoorbeeld de leerkrachten van een leerling met een leerstoornis hier niet van op de hoogte zijn, zal dit een optimale begeleiding belemmeren op de domeinen ‘leren en studeren’, ‘psychisch en sociaal functioneren’ en zelfs ‘onderwijsloopbaan’. Daarnaast is het belangrijk dat ook andere personeelsleden op de hoogte zijn van sommige leerlingsituaties. Hier wordt dan gedacht aan de opvoeders, de leerkrachten en mensen van het secretariaat die toezicht doen. Zo zijn ze bijvoorbeeld beter voorbereid wanneer een leerling een epilepsieaanval krijgt wanneer ze de situatie van deze leerling kennen. Ze kunnen dan bijvoorbeeld te rade gaan bij de CLB-arts om te vragen hoe te handelen indien een aanval voorvalt. De leerlingenbegeleider en de cel leerlingenbegeleiding in het algemeen dienen ook toegang te hebben tot informatie over leerlingspecifieke problemen. Dit kan d.m.v. het (elektronisch) dossier van de leerling (punt 4.5). Het is onder andere hun taak om de leerkrachten te ondersteunen in hun begeleiding en om deze leerlingspecifieke problemen aan te pakken (zie punt 4.3 Opdracht en werking). Belangrijke figuren in de doorstroming van communicatie zijn: •
de klassenleraar die als brugfiguur fungeert tussen de ouders en de klassenraad,
•
de leerlingenbegeleider die als brugfiguur fungeert tussen de cel leerlingenbegeleiding en de klassenraad, en die daarnaast ook een belangrijke contactpersoon is naar ouders en leerlingen toe
•
en de CLB-medewerker die als brugfiguur fungeert tussen de externe hulpverleningsdiensten/timeout/schoolvervangende projecten en de cel leerlingenbegeleiding.
4.4.2
Privacygevoelige informatie 23
Bij het begeleiden van leerlingen komt vaak privacygevoelige informatie aan bod. Het is belangrijk om hier op een gepaste wijze mee om te gaan. Zo zijn er ook sommige regels waar men zich aan moet houden en is er een bepaalde doorstroom van informatie wenselijk. De leden van de cel leerlingenbegeleiding (met uitzondering van de CLB-medewerker) zijn, net als alle andere personeelsleden van de school, gebonden aan het ambtsgeheim of de discretieplicht. Dit betekent dat ze discreet met privacygevoelige informatie moeten omgaan en dus enkel relevante informatie mogen doorgeven wanneer dit noodzakelijk is. Daarnaast is er voor de leden van de school ook intern spreekrecht, wat inhoudt dat elk personeelslid het recht en zelfs de plicht heeft om informatie uit te wisselen met collega’s en hiërarchische
22
Mededeling van 1 april 2009 betreffende “Leerlingenbegeleiding-communiceren over privacygevoelige informatie” (MVVKSO-2009-017).
23
Mededeling van 1 april 2009 betreffende “Leerlingenbegeleiding-communiceren over privacygevoelige informatie” (MVVKSO-2009-017).
13 2011-02-08 – M-VVKSO-2011-012
meerderen. Dit verzamelen van informatie gebeurt in naam van de dienst en met het oog op verbetering van de werking van de organisatie 24 .
De cirkels van ambtsgenoten geven een goed overzicht van de optimale informatiedoorstroming, waarbij de meest privacygevoelige informatie zich beperkt tot de kern. In de twee binnenste cirkels moet ingespeeld worden op specifieke probleemsituaties van leerlingen. Daarom hebben zij meer recht en nood aan informatie. Privacygevoelige informatie die in de buitenste cirkels binnenkomt, moet naar de kern doorstromen. De mensen van het directieteam zouden als hiërarchische meerderen dus altijd van alles, naarmate het gewicht van het probleem, op de hoogte moeten zijn. De informatiestroom die van de kern naar de buitenste cirkels gaat, beperkt zich tot de informatie die noodzakelijk is voor de begeleiding. De communicatie met de externe hulpverlening, time-out en schoolvervangende projecten gebeurt via de CLBmedewerker, die als enige lid van de cel leerlingenbegeleiding wel beroepsgeheim heeft. Met het oog op een optimale begeleiding oordeelt de CLB-medewerker vervolgens welke informatie doorstroomt naar de cel. Het is wenselijk om de leerlingen en/of de ouders zo veel mogelijk bij het begeleidingsproces te betrekken. Hiervoor kunnen zij op aparte gesprekken met de directie, de leerlingenbegeleider, de graadcoördinator of een ander lid van de cel uitgenodigd worden. De leerling is hier natuurlijk de belangrijkste figuur. Wanneer deze meerderjarig is, is het niet essentieel de ouders te betrekken. Indien de leerling niet meerderjarig is, maar wel als handelingsbekwaam wordt beschouwd en wenst zijn ouders niet te betrekken, is dit ook mogelijk. Natuurlijk wordt voor de meeste zaken de betrokkenheid van de ouders bij de begeleiding aangeraden.
5
Het dossier van de leerling
Van elke leerling wordt in een school een dossier bijgehouden. Dit dossier bevat alle relevante informatie over de leerling. Dit, meestal elektronische, dossier heeft twee verschillende verwerkingsdoelen: Ter ondersteuning van de klassenraadswerking is er een dossier met brede leerlingeninformatie. Over dit deel van het dossier van de leerling en de verwerking ervan zie Mededeling van 19 augustus 2010 betreffende “Al-
24
Mededeling van 14 februari 2008 betreffende “Enkele deontologische aspecten van leerlingenbegeleiding in het gewoon secundair onderwijs” (M-VVKSO-2008-019).
14 2011-02-08 – M-VVKSO-2011-012
gemene Pedagogische Reglementering nr. 2 De begeleidende klassenraad in de loop van het schooljaar” (MVVKSO-2010-036). Anderzijds beschikt de cel leerlingenbegeleiding vaak over een aparte sectie in het leerlingendossier, waar privacygevoelige informatie een plaats krijgt. Door een beroep te doen op de leerlingenbegeleiding wordt er toestemming gegeven tot het bijhouden van relevante informatie in het leerlingendossier. Er moet op een pedagogisch verantwoorde – en juridisch correcte – manier worden omgegaan met leerlingeninformatie 25 . De rest van de tekst behandelt de verwerking en hantering van dit deel van het dossier van de leerling. 5.1
Gegevens die verband houden met de individuele leerlingenbegeleiding
Deze gegevens worden enkel opgenomen van leerlingen die een beroep doen op de individuele leerlingenbegeleiding. Het gaat dus om informatie die, alleszins in eerste instantie, los staat van de klassenraadswerking. Het kan gaan over onderwerpen die een directe invloed hebben op het welbevinden van de leerling, maar niet noodzakelijk schoolgerelateerd zijn. Het gaat dan vaak om gegevens betreffende de begeleiding rond het psychisch en sociaal functioneren van leerlingen. Voor het verwerken van deze gegevens bestaat er geen wettelijke basis. De betrokkene moet bijgevolg expliciet instemmen met de verwerking van zijn gegevens. O.i. is het niet wenselijk alle leerlingen hiermee te laten instemmen via het schoolreglement. Vermits het schoolreglement een toetredingsovereenkomst is, heeft de leerling immers niet de keuze om wel of niet in te stemmen. Om die reden is het aangewezen de leerling te informeren dat bepaalde informatie zal worden bijgehouden als hij een beroep doet op de schoolinterne leerlingenbegeleiding (de leerlingen kunnen hier in algemene zin wel over geïnformeerd worden via het schoolreglement of een ander communicatiekanaal). Op dat moment wordt de leerling geïnformeerd over de volgende aspecten: “(1) Door beroep te doen op de schooleigen leerlingenbegeleiding stemt de leerling er mee in dat de school relevante informatie bijhoudt in het dossier van de leerling. (2) Deze informatie wordt gedeeld met een beperkte groep mensen binnen de school (directie; cel leerlingenbegeleiding). (3) Indien noodzakelijk en relevant kan informatie worden doorgegeven aan andere ambtsgenoten (zie 4.4 Communicatie), dit zoveel mogelijk in samenspraak met de leerling. (4) De leerling kan te allen tijde inzage vragen in of uitleg bekomen over de door hem verstrekte 26 gegevens die bijgehouden worden.” Soms heeft een leerling principieel toegestemd met het verwerken van gegevens die verband houden met de individuele leerlingenbegeleiding, maar is hij het niet eens met het bijhouden van bepaalde, specifieke informatie. In dat geval moet zeer omzichtig omgegaan worden met het verwerken van informatie. Indien de leerlingenbegeleider het desalniettemin noodzakelijk vindt dat de betwiste informatie toch wordt bijgehouden in het dossier van de leerling wordt deze informatie, samen met een beknopte verantwoording van de leerlingenbegeleider om de informatie toch bij te houden, opgenomen in het dossier. Zolang de gegevens niet relevant zijn voor de klassenraadswerking worden ze bijgehouden in een gedeelte van een dossier waar de leden van de klassenraad geen toegang toe hebben. Bij de begeleiding van leerlingen krijgt een school soms ook informatie van derden. Soms gaat het om gevoelige informatie waarover men de leerling liever niet (onmiddellijk) informeert. De privacywetgeving laat echter niet toe deze informatie af te schermen van de leerling. Steeds zal een antwoord gevonden moeten worden op de vraag wat met de verkregen informatie gebeurt. Indien men oordeelt dat de leerling niet onmiddellijk kan worden geïnformeerd (bepaalde gegevens moeten bv. worden geverifieerd), dient men deze periode zo kort mogelijk te houden en bijvoorbeeld snel duidelijkheid te verkrijgen over de geuite vermoedens. Verder wordt er ook zeer omzichtig omgesprongen met het verwerken van deze. Indien het noodzakelijk is deze informatie op te nemen in het dossier waakt men uitdrukkelijk over de wijze van formuleren en de hoeveelheid van informatie die wordt opgenomen.
25
Zie ook Mededeling van 18 december 2008 betreffende “Bewaartijd van leerlinggebonden documenten” (M-VVKSO-2008082)
26
Zie ook VVKSO-model van schoolreglement (M-VVKSO-2012-013-B01), deel III – Informatie..
15 2011-02-08 – M-VVKSO-2011-012
5.2
Toegang tot de dossiers en schrijfrecht
5.2.1
Hiërarchische meerdere / cel leerlingenbegeleiding
Zowel de hiërarchische meerdere, als de cel leerlingenbegeleiding beschikken over een toegangsrecht tot deze informatie. Deze personen beschikken naast een leesrecht ook over een schrijfrecht. Deze personen zijn er ook voor verantwoordelijk dat de relevante informatie doorstroomt naar de leden van de klassenraad en op die manier wordt opgenomen in het luik waartoe de leden van de begeleidende klassenraad toegang hebben. Zij zijn m.a.w. gemachtigd om op basis van het “need to know, not nice to know”-beginsel, informatie die initieel enkel was opgenomen in het luik leerlingenbegeleiding over te plaatsen naar het luik dat toegankelijk is voor de leden van de begeleidende klassenraad (in overleg met de leerling!). 5.2.2
Leden van de klassenraad
Een lid van de klassenraad heeft geen rechtstreekse toegang tot de informatie opgenomen in het luik leerlingenbegeleiding. De relevante informatie uit het dossier (luik ondersteuning individuele leerlingenbegeleiding) wordt op basis van het beginsel “need to know, not nice to know”, en indien mogelijk in samenspraak met de leerling, door de hiërarchische meerdere / cel leerlingenbegeleiding bezorgd aan de leden van de begeleidende klassenraad en desgevallend opgenomen in het luik toegankelijk voor de leden van de begeleidende klassenraad. Uiteraard beschikt ook dit personeelslid niet over een schrijfrecht in het dossier. 5.2.3
Andere personeelsleden
Een personeelslid dat geen lid is van de desbetreffende klassenraad heeft, om op een pedagogisch verantwoorde manier met de leerlingen om te gaan, geen nood aan de informatie opgenomen in het luik leerlingenbegeleiding. Hij beschikt dus niet over een toegangsrecht tot het dossier, noch over een schrijfrecht in het dossier. 5.2.4
CLB-medewerker
De CLB-medewerker is de contactpersoon naar de cel leerlingenbegeleiding wanneer het gaat om leerlingen die door hem worden begeleid. Daarnaast is het ook zijn taak om de leden van de cel te ondersteunen als het gaat over leerlingen die niet in begeleiding zijn bij het CLB. Hij heeft daarom ook toegang tot de dossiers van deze leerlingen. Uiteraard maakt hij van deze mogelijkheid slechts gebruik binnen zijn deontologische code en raadpleegt hij slechts die gegevens die relevant zijn voor zijn begeleidingsopdracht. Hij beschikt niet over een schrijfrecht vermits deze dossiers bijgehouden worden onder de verantwoordelijkheid van en ten behoeve van de school. Uiteraard kan de CLB-medewerker wel vragen bepaalde verslagen, handelingsplannen e.d.m. toe te voegen aan het dossier van de leerling. In samenspraak met de voorzitter van de klassenraad kan eveneens een interventie van de CLB-medewerker worden geciteerd. 5.2.5
Toegang van de leerling tot de informatie
De leerling heeft recht op kennisneming. Dit is geen probleem want de opname van informatie in het luik leerlingenbegeleiding gebeurt maar als er toestemming is van de leerling. Is er geen toestemming, dan blijft dit beperkt tot objectieve informatie (bv. informatie verkregen via de klassenraad) en zou ook hier een leesrecht geen probleem mogen zijn. Over deze gegevens wordt in de regel niet gecommuniceerd met de ouders zonder medeweten van de minderof meerderjarige leerling 27 . 27
Mededeling van 1 april 2009 betreffende “Leerlingenbegeleiding-communiceren over privacygevoelige informatie” (MVVKSO-2009-017), punt 3.5.
16 2011-02-08 – M-VVKSO-2011-012
5.3
Bewaartermijn 28
Het dossier van de leerling wordt minimaal bewaard tot de leerling de school verlaten heeft en gebleken is dat de leerling geen beslissing van de school betwist. Het kan nooit meer dan één jaar worden bewaard; gegevens met betrekking tot lichamelijke en psychische gezondheid, risicosituaties en risicogedragingen zelfs niet meer dan 30 dagen.
28
Mededeling van 18 december 2008 betreffende “Bewaartijd van leerlinggebonden documenten” (M-VVKSO-2008-082)
