January 2010
-1-
1. De bestelling .......................................................3 A. Chronologisch verloop .......................................................... 3 B. Voorbereiding van bestellingen............................................. 4 1 2
Excel-bestand .......................................................................... 4 Leeg MOBIB-formulier ............................................................. 6 a. b.
Wie moet het MOBIB-formulier invullen?................................................................. 6 Hoe het MOBIB-formulier invullen?.......................................................................... 7
C. Verzending van de bestelling ................................................ 8 1 2
Per mail:................................................................................... 8 Post.......................................................................................... 9 a. b. c.
Bestelbrief ................................................................................................................... 9 Ondertekende print van het Excel-bestand ............................................................... 10 Ingevulde en ondertekende MOBIB-formulieren..................................................... 11
D. FAQ..................................................................................... 12
2. De verlenging....................................................14 A. Chronologisch verloop ........................................................ 14 B. Status van de verlengingen ................................................ 15 1 2
Excel-bestand ........................................................................ 15 Persoonlijk aangepaste MOBIB-formulieren .......................... 17
C. Verzending van de verlengingen ........................................ 18 3 4
Per mail:................................................................................. 18 Per post ................................................................................. 20 a. b.
Gecorrigeerde lijst voor verlengingen ...................................................................... 20 Ingevulde en ondertekende MOBIB-formulieren..................................................... 21
D. FAQ..................................................................................... 22
3. 4. 5. 6.
Procedure “Verloren door de post” ...............23 Procedure duplicaten ......................................24 Procedure omruil .............................................24 Aanvraag tot terugbetaling .............................25
A. De procedure ...................................................................... 25 B. Berekening van de terugbetaling ........................................ 25 C. De aanvraag tot terugbetaling............................................. 26
-2-
1. De bestelling De bestelling bestaat uit:
1. Het Excel-bestand
Op te sturen per mail
2. Bestelbrief 3. De MOBIB-formulieren 4. De Excel-print
Op te sturen per post
A. Chronologisch verloop
1) Minimaal 15 dagen voor de gewenste geldigheidsdatum1 stuurt uw onderneming een bestelling voor een of meer contracten (per mail en per post). De begindatum van alle contracten die voor de 15de van de maand werden besteld, is de 1ste van de volgende maand.
2) - Als de werknemer nog geen MOBIB-kaart heeft, ontvangt hij thuis zijn kaart met het reeds opgeladen contract, met het eventuele MTB-strookje. - Als de werknemer al een MOBIB-kaart heeft, zal het contract automatisch worden opgeladen als hij zijn kaart voor een MOBIB-ontwaarder2 of GO-verkoopautomaat3 houdt. Als hij op de -toets van de ontwaarder drukt, kan de houder van de MOBIB-kaart zijn opgeladen contract en de geldigheidsdatums bekijken. Het eventuele MTB-strookje zal hem thuis worden opgestuurd.
3) Het contract van de werknemer vangt altijd aan op de eerste van de maand.
1
Geldigheidsdatum: begindatum van het contract. Ontwaarder: zie FAQ p. 11 3 GO-verkoopautomaat: zie FAQ p. 11 2
-3-
B. Voorbereiding van bestellingen 1
Excel-bestand
Om de contracten van alle werknemers op te stellen, hebben wij bepaalde gegevens nodig. Daarom hebben wij dit eenvoudig in te vullen formulier opgesteld. Gelieve het bestand altijd in HOOFDLETTERS in te vullen.
-4-
Bestelling van MIVB-contracten: Inhoud van de kolommen Kolom A: kolom niet gebruiken (intern gebruik MIVB) Kolom B: Klantnummer Indien nieuwe MIVB-klant: niet invullen Indien MIVB-klant papier: klantnummer met 12 cijfers Indien MIVB-klant MOBIB: klantnummer met 19 cijfers
Kolom C: Aanspreking De heer Mevrouw Juffrouw
Kolom D: Naam van de werknemer Kolom E: Voornaam van de werknemer Kolom F: kolom niet gebruiken (intern gebruik ) Kolom G: Geboortedatum (formaat dd/mm/jjjj) van de persoon bijv.: 16/12/1973
Kolom H: Taalcode (N voor Nederlandstalig, F voor Franstalig) Kolom I: Adres = straatnaam van de persoon Kolom J: N° = huisnummer van de persoon Kolom K: Bus = nummer van de postbus van de persoon Kolom L: Postcode = postcode van de woonplaats van de persoon Kolom M: Gemeente = naam van de gemeente waar de persoon woont Kolom N: Code van de maatschappij = De code voor derde betaler die werd toegekend aan uw bedrijf (identificatienummer op uw contract voor betalende derde dat als basis dient voor de facturering)
Kolom O: Stamnummer (facultatief) = intern identificatienummer van de werknemer. Als uw personeel geen stamnummers heeft, laat u deze kolom leeg. Deze kolom kan handig zijn als u sneller uw interne gegevens wilt terugvinden.
Kolom P: Gevraagd ticket = benaming voor het gewenste type contract o 1 = MTB-contract, “geldig op het volledige MIVB-net (behalve op het gedeelte NATO-Brussels Airport van de lijnen 12 en 21), maar ook op de stadsnetten van DE LIJN, de TEC en de NMBS” o 2 = MIVB-contract, “geldig op het volledige MIVB-net (behalve op het gedeelte NATO-Brussels Airport van de lijnen 12 en 21)”
-5-
2
Leeg MOBIB-formulier
Voor de werknemers die nog niet in het bezit zijn van een MOBIB-kaart, moet elke bestelling vergezeld worden van een MOBIB-formulier. Zonder deze formulieren kan de bestelling niet worden behandeld.
a. Wie moet het MOBIB-formulier invullen? Nieuwe klant Derde Betaler Nieuwe MIVB-klant
MIVB-klant papieren abonnement
MIVB-klant MOBIBkaart
MOBIB-formulier invullen
Geen lopend contract
Lopend contract cours
Excel-bestand invullen met MOBIB-klantnummer
De klant wacht op het einde van zijn privécontract voor hij zijn contract met derde betaler krijgt Het contract met derde betaler bestellen tijdens de maand voorafgaand aan de vervaldatum van het contract en het MOBIB-klantnummer invullen in het Excel-bestand
De klant wacht niet op het einde van zijn privécontract Het MOBIB-klantnummer invullen in het Excelbestand Zodra het contract met derde betaler werd opgeladen op zijn MOBIB-kaart vraagt de klant een terugbetaling van zijn privécontract aan in een BOOTIK
-6-
b. Hoe het MOBIB-formulier invullen?
-
Het formulier moet worden ingevuld, GEDATEERD en ONDERTEKEND door de werknemer.
-
De ingevulde adressen moeten die van de werknemers zijn, niet van de onderneming.
-
Een ORIGINELE foto moet op de daartoe voorziene plaats worden GEKLEEFD (niet geniet).
-7-
C. Verzending van de bestelling 1
Per mail:
Enkel het Excel-bestand mag per mail worden verstuurd, de rest van de bestelling moet absoluut per post verstuurd worden. Voor een efficiënte behandeling van uw bestelling, gelieve het Excel-bestand de volgende benaming te geven: Jaar maand dag . code derde betaler.xls Gelieve in uw code van derde betaler de « / » te vervangen door een « - ». Excel aanvaardt het symbool « / » immers niet in bestandsnamen. Voorbeeld: 3de bestelling van de maand mei 2010 = 20100510.0100001-A9.xls Gelieve het bestand enkel naar onderstaand adres te sturen voor een snellere afhandeling:
[email protected]. Gelieve ook de volgende zaken te vermelden: 1. Onderwerp van de mail: Bestelling van contracten + Geldigheidsmaand4 + Code derde betaler 2. Bijlage: het Excel-formulier met de correcte bestandsnaam 3. Inhoud: het aantal bestelde contracten vermelden
4
Geldigheidsmaand = beginmaand van het contract. Bijv.: als het contract op 01/01/2010 moet beginnen, is de geldigheidsmaand januari 2010
-8-
2
Post
a. Bestelbrief Deze moet zoals vermeld in de brief worden verzonden naar onderstaand adres: MIVB Commerciële Directie – Verkoop op Afstand Koningsstraat 76 1000 Brussel
-9-
b. Ondertekende print van het Excel-bestand Gelieve ons het Excel-bestand ook op papier terug te sturen, met de vermelding “Voor akkoord”, de datum en de handtekening van de bevoegde persoon, zodat wij het kunnen bevestigen.
- 10 -
c. Ingevulde en ondertekende MOBIB-formulieren
- 11 -
D. FAQ Waarom moet het Excel-bestand ook op papier worden opgestuurd? Wij vragen een papieren versie van het Excel-bestand, dat moet worden gedateerd en ondertekend door de bevoegde persoon, met de vermelding “voor akkoord”. Zo kunnen wij controleren dat het aantal MOBIB-formulieren overeenstemt met de bestelling. Waarom kan ik mijn bestelling per e-mail niet rechtstreeks naar onze contactpersoon bij de MIVB opsturen? Wij vragen u om uw mail met uw bestelling naar het algemene e-mailadres van onze cel Verkoop of Afstand te sturen5:
[email protected]. Als u uw bestellingen naar het rechtstreekse adres van een van onze medewerkers stuurt, zou die de behandeling van uw bestelling kunnen vertragen. Waarom moet ik het Excel-bestand nog opsturen als ik het MOBIB-formulier al heb opgestuurd? Het MOBIB-formulier is noodzakelijk voor de vervaardiging van de MOBIB-kaart. Deze MOBIB-kaart is geen vervoerbewijs maar enkel de drager waarop het vervoercontract zal worden opgeladen. Het Excel-bestand echter bevat de noodzakelijke gegevens voor de toekenning van het contract. Levering van het MTB-contract Het MTB-contract wordt op de MOBIB-kaart geladen. Daarnaast zal de werknemer per post een MTB-strookje ontvangen, zodat hij ook kan gebruikmaken van de Brusselse netten van de NMBS, De Lijn en de TEC. Het MTB-strookje kan niet zonder de MOBIBkaart gebruikt worden op de andere netten.
5
De Verkoop of Afstand is de dienst die zich bezighoudt met het beheer van uw bestellingen van contracten.
- 12 -
Aandachtspunten: -
Zorg er bij de verzending van het bestand met uw bestelling voor dat enkel nieuwe klanten in het Excel-bestand worden vermeld. Gebruik voor elke nieuwe bestelling een leeg bestand, om eventuele problemen met leveringen en facturen te vermijden.
-
Mogen wij u eraan herinneren dat wij geen diskettelezers meer hebben op onze computers. Gelieve ons dus geen diskettes meer op te sturen.
-
Een ontwaarder: Voor klanten die al een MOBIB-kaart hebben zijn, gebeurt de oplading van het contract met derde betaler op hun huidige kaart automatisch als ze hun kaart voor de ontwaarder houden.
-
De GO-verkoopautomaat: 270 verkoopautomaten in metrostations en 70 verkoopautomaten aan tram- en bushaltes, verspreid in de hele stad, waar u op elk moment tickets en abonnementen kunt kopen
-
Ontwaarding: de ontwaarding van de MOBIB-kaart is verplicht bij elk gebruik van het MIVB-net. Wie niet ontwaardt, begaat een overtreding.
- 13 -
2. De verlenging De verlenging bestaat uit: 1. Gecorrigeerd Excel-bestand
Op te sturen per mail
2. Ontbrekende MOBIB-formulieren Op te sturen per post 3. Ondertekende Excel-print
A. Chronologisch verloop
1) Verzending van de listing: twee maanden voor het aflopen van de contracten, stuurt de MIVB een lijst met alle medewerkers waarvan het contract afloopt (per mail en per post). In bijlage bij deze brief vindt u de persoonlijk aangepaste MOBIBformulieren voor klanten die nog niet in het bezit zijn van een MOBIB-kaart.
2) Terugsturen van de listing: de bevoegde persoon in het bedrijf stuurt zoals afgesproken het gecorrigeerde Excel-bestand per e-mail terug naar onderstaand adres:
[email protected]. Eventuele ingevulde MOBIB-formulieren moeten per post worden opgestuurd, samen met een print van het Excel-bestand.
3) Verzending van de contracten: de verlengingen verlopen als volgt: •
Als de werknemer nog geen MOBIB-kaart heeft, ontvangt hij thuis zijn kaart met het reeds opgeladen contract, met het eventuele MTB-strookje.
•
Als de werknemer al een MOBIB-kaart heeft, zal het contract automatisch worden opgeladen als hij zijn kaart voor een MOBIB-ontwaarder of GOverkoopautomaat houdt. Het eventuele MTB-strookje zal hem thuis worden opgestuurd. Als hij op de -toets van de ontwaarder drukt, kan de houder van de MOBIB-kaart zijn opgeladen contract en de geldigheidsdatums bekijken.
- 14 -
B. Status van de verlengingen 1
Excel-bestand
Twee maanden voor de vervaldatum stuurt de cel VOA (Verkoop op Afstand) uw bedrijf een e-mail en een brief per post. In de mail ontvangt u een Excel-bestand dat op dat van de bestelling lijkt. Dit formulier vertoont echter een paar kleine verschillen:
Met name de twee laatste kolommen: Vermelding “Contract niet verlengen”: Als u het contract van een van uw werknemers niet wenst te verlengen, vink dan het vakje bij die persoon aan. MOBIB-formulier aanvullen: De betrokken werknemer heeft bij de vorige operaties geen MOBIB-formulier ingediend of ontvangen. Gelieve hem het formulier in bijlage bij de Verlengingsbrief te laten invullen, dateren en ondertekenen, en zorg ervoor dat hij een originele pasfoto bijvoegt.
Opgelet: Als we de ingevulde MOBIB-formulieren niet terugkrijgen, zullen de contracten van de personen niet afgeleverd worden. Dit Excel-bestand is bestemd voor EENMALIG gebruik en de naam ervan mag in geen geval gewijzigd worden. - 15 -
Verlenging van contracten: inhoud van de kolommen Kolom A: kolom niet gebruiken (intern gebruik MIVB) Kolom B: Klantnummer Deze kolom is onbewerkbaar, u kunt er geen wijzigingen in aanbrengen.
Kolom C: Aanspreking De heer Mevrouw Juffrouw
Kolom D: Naam van de werknemer Kolom E: Voornaam van de werknemer Kolom F: kolom niet gebruiken (intern gebruik MIVB) Kolom G: Geboortedatum (formaat dd/mm/jjjj) van de persoon bijv.: 16/12/1973 In deze kolom lan u geen wijzigingen aanbrengen. Gelieve eventuele fouten te melden in de mail waarmee u het formulier terugstuurt. Kolom H: Taalcode (N voor Nederlandstalig, F voor Franstalig) Kolom I: Adres = straatnaam van de persoon Kolom J: N° = huisnummer van de persoon Kolom K: Bus = nummer van de postbus van de persoon Kolom L: Postcode = postcode van de woonplaats van de persoon Kolom M: Gemeente = naam van de gemeente waar de persoon woont Kolom N: Code van de maatschappij = de code die werd toegekend aan uw bedrijf (zie uw contract met derde betaler). Deze kolom is onbewerkbaar, u kunt er geen wijzigingen in aanbrengen.
Kolom O: Registratienummer = registratienummer eigen aan uw onderneming. (Als uw personeel geen registratienummer heeft, laat deze kolom dan leeg.) Deze kolom kan handig zijn als u sneller uw interne gegevens wilt terugvinden.
Kolom P: Gevraagd ticket = benaming voor het gewenste type contract o
1 = MTB-contract, “geldig op het volledige MIVB-net (behalve op het gedeelte NATOBrussels Airport van de lijnen 12 en 21), maar ook op de stadsnetten van DE LIJN, de TEC en de NMBS”
o
2 = MIVB-contract, “geldig op het volledige MIVB-net (behalve op het gedeelte NATOBrussels Airport van de lijnen 12 en 21)”
Kolom Q: Contract niet verlengen. Als uw onderneming het contract van een of meer werknemers niet wenst te verlengen, vinkt u de vakjes van die werknemers aan.
Kolom R: MOBIB-formulier aanvullen. Vermeldt de werknemers waarvan het MOBIBformulier ontbreekt. Een persoonlijk aangepast MOBIB-formulier werd toegevoegd aan de brief. Gelieve het te laten invullen door de betrokken werknemer. Ter herinnering, er worden geen contracten geleverd voor personen die hun MOBIB-formulier niet invullen.
In deze kolom kan u geen wijzigingen aanbrengen. - 16 -
2
Persoonlijk aangepaste MOBIB-formulieren
We vragen werknemers waarvan het MOBIB-formulier bij de bestelling werd gevoegd om:
-
Een ORIGINELE pasfoto te kleven op de daartoe bestemde plaats. GEEN NIETJES.
-
Het adres van de werknemer in te vullen, en niet van de onderneming.
-
Niet vergeten het DOCUMENT te dateren en te ONDERTEKENEN.
- 17 -
C. Verzending van de verlengingen 3
Per mail:
Enkel het gecorrigeerde Excel-bestand moet per mail worden opgestuurd. De MOBIBformulieren moeten per post volgen, samen met de ondertekende print waarvan u hieronder een voorbeeld vindt. Gelieve ook de volgende zaken te vermelden: 1. Onderwerp van de mail: Verlenging vervaldatum dd/mm/jjjj + code betalende derde 2. Bijlagen: Excel-formulier voor verlengingen. 3. De inhoud
Herinnering: Dit Excel-bestand is bestemd voor EENMALIG gebruik en DE NAAM ERVAN MAG IN GEEN GEVAL GEWIJZIGD WORDEN. - 18 -
Voor een goede ontvangst van de contracten, is het belangrijk dat u alle wijzigingen of gevonden fouten in de lijst met betrekking tot uw werknemers vermeldt. In geval van een verkeerde geboortedatum, kunt u ons dat melden in de mail waarmee u het bestand terugstuurt. Voor de rest van de kolommen kunt u de wijzigingen rechtstreeks in de tabel aanbrengen.
- 19 -
4
Per post
U hoeft enkel een brief te sturen als u ons MOBIB-formulieren moet terugsturen. In dat geval moet de lijst voor de verlengingen ook bij de brief gevoegd worden.
a. Gecorrigeerde lijst voor verlengingen Met de vermelding “Voor akkoord”, de datum en de handtekening van de bevoegde persoon
- 20 -
b. Ingevulde en ondertekende MOBIB-formulieren
- 21 -
D. FAQ Wat moet ik doen als mijn MOBIB-kaart defect is? De werknemer moet zich naar een van onze BOOTIKS begeven om zijn MOBIB-kaart te laten vervangen. Waarom kan ik de mail met de lijst met verlengingen niet rechtstreeks naar onze contactpersoon bij de MIVB opsturen? Wij vragen u om uw mail met de lijst van verleningen naar het algemene e-mailadres van onze cel Verkoop of Afstand te sturen:
[email protected]. Als u uw bestellingen of lijsten naar het rechtstreekse adres van een van onze medewerkers stuurt, zou dat de behandeling van de contracten kunnen vertragen.
- 22 -
3. Procedure “Verloren door de post” Als de werknemer geen MOBIB-kaart en/of MTB-strookje heeft ontvangen met de post, keert hij terug naar de werknemer om contact op te nemen met de cel Verkoop op Afstand om de reden hiervoor te kennen. Als blijkt dat de zending verloren is geraakt, kan de werknemer zich naar een van de BOOTIKS van de MIVB begeven voor een vervanging van de verloren kaart en/of strook. Daarvoor moet de werknemer de volgende zaken meebrengen -
Zijn identiteitskaart of
-
Zijn MOBIB-kaart (in geval van verlenging MTB)
Na ondertekening zal hem gratis een vervanging van het niet ontvangen contract worden overhandigd. Deze procedure is geldig gedurende 30 dagen na de afleveringsdatum. Na deze termijn kan de werknemer enkel tegen betaling een duplicaat krijgen van zijn kaart en/of van zijn MTB-strookje.
- 23 -
4. Procedure duplicaten In geval van verlies of beschadiging van de MOBIB-kaart, door verkeerd gebruik of nalatigheid, kan de werknemer in de BOOTIKS, tegen betaling, een nieuwe MOBIBkaart (duplicaat) krijgen. - De werknemer gaat zelf naar een van de BOOTIKS van de MIVB - Hij neemt zijn identiteitskaart mee (of een document ter vervanging daarvan) - Hij vult de aangifte van verlies in - Het duplicaat wordt onmiddellijk geleverd.
Het duplicaat wordt geleverd tegen het geldende tarief.
5. Procedure omruil Als de MOBIB-kaart van een werknemer in de eerste vijf gebruiksjaren defect raakt, verbindt de MIVB zich ertoe deze kosteloos te vervangen. - De werknemer gaat zelf naar een van de BOOTIKS van de MIVB - Hij neemt zijn identiteitskaart mee (of een document ter vervanging daarvan) - De nieuwe kaart wordt onmiddellijk geleverd. Deze nieuwe kaart is gratis.
- 24 -
6. Aanvraag tot terugbetaling A. De procedure De werknemer geeft zijn MOBIB-kaart, waarop het terug te betalen contract werd opgeladen, terug aan zijn werkgever. De abonnee kan zijn kaart niet afgeven in een BOOTIK. De werkgever moet het formulier “Aanvraag tot Terugbetaling”6 invullen en de MOBIBkaart en het eventuele MTB-strookje in bijlage toevoegen. De werkgever stuurt de aanvraag tot terugbetaling naar onderstaand adres: MIVB Commerciële Directie – Verkoop op Afstand Koningsstraat 76 1000 Brussel De MIVB stuurt een creditnota op basis van het afgesproken percentage. Als de klant zelf een bijdrage of zijn MOBIB-kaart had betaald, wordt het corresponderende bedrag op zijn rekening gestort.
B. Berekening van de terugbetaling Prijs van het contract - € 10,00 administratieve kosten - de gebruikte maanden, inclusief de lopende maand (tegen het geldende maandtarief) Totaal terug te betalen
6
Zie formulier hieronder op p. 26
- 25 -
C. De aanvraag tot terugbetaling
- 26 -
