Databáze mobility Školení uživatelů Praha, 30. října 2013
DATABÁZE MOBILITY (MOBILITY TOOL)
CO JE DATABÁZE MOBILITY? •
Webová platforma pro řízení Projektů mobility a pro vytváření zpráv
•
Určena pro projekty mobility Leonardo (IVT, PLM, VETPRO) a Erasmus
PŘÍSTUP DO DATABÁZE MOBILITY • Nutnou podmínkou pro přístup do Databáze mobility je registrace v systému ECAS. • Každý uživatel si zřídí účet v ECAS. • Po přihlášení v systému ECAS bude přesměrován na stránky Databáze mobility. • ECAS – Evropský systém pro ověřování přístupu (European Commission Authentication System) – Umožňuje registrovaným uživatelům přistupovat do různých systémů a databází Evropské komise
ECAS
PRINCIP • Údaje z projektových žádostí jsou převáděny do systému EK • Národní agentura vytvoří pokyn k převedení dat ze systému EK do Databáze mobility (po podepsání Grantové smlouvy) – příjemce grantu obdrží automaticky generovaný email s odkazem na systém • V Databázi mobility vznikne projekt Vaše projektové žádosti
Systém EK
Databáze mobility
UŽIVATELÉ DATABÁZE MOBILITY • Přístup do systému automaticky získá KONTAKTNÍ OSOBA PROJEKTU (v systému ECAS registruje svůj přístup). • Kontaktní osoba projektu = Uživatel. • Kontaktní osoba může v systému přidávat další uživatele (přidat uživatele). • U nového uživatele nutné uvést správný email. • Nový uživatel bude vyzván k registraci v systému ECAS.
PRÁCE V DATABÁZI MOBILITY
Doplnit nové partnerské organizace
Zaevidovat účastníky
Vytvořit stáže
Vyplnit rozpočet
REGISTRACE ÚČASTNÍKŮ A JEJICH STÁŽÍ
• Nejpozději dva týdny před vycestováním na stáž. • Vložené stáže lze vždy opravit. • Aktualizovat / opravovat nejpozději 5 týdnů po návratu ze stáže.
REGISTRACE ROZPOČTU (FINANČNÍCH ÚDAJŮ) • Je potřeba vložit vyúčtování grantu (konečný rozpočet). • Pobytové a cestovní náklady je třeba rozpočítat na každého účastníka zvlášť. • Náklady na organizaci projektu se vkládají za celý projekt. • Náklady na přípravu účastníků se vkládají pro každého účastníka.
• Po vyplnění finančních údajů vyplnit OBSAHOVOU ČÁST ZÁVĚREČNÉ ZPRÁVY.
obdrží automatický email s odkazem na PDF formulář.
PDF zprávu účastníka
vygeneruje uživatel v Databázi mobility (PDF elektronický formulář).
Účastník
Zprávu účastníka
ZPRÁVA ÚČASTNÍKA
je možné z Databáze mobility stáhnout a zaslat účastníkům v příloze nebo ji nahrát na CD / flashdisk, ...
U účastníků nutné uvádět správné emaily!
Formulář • průběžně ukládat • validovat • na konci „předložit“ a zároveň vytisknout
ZPRÁVA ÚČASTNÍKA
Účastník zprávu - vyplní - validuje
- předloží a vytiskne
Po předložení se vyplněná zpráva automaticky nahraje do Databáze mobility
Příjemce grantu může zprávu - přijmout
- odmítnout - zaslat znovu k přepracování
VYPLNĚNÍ OBSAHOVÉ ČÁSTI ZÁVĚREČNÉ ZPRÁVY Formulář obsahové části závěrečné (průběžné) zprávy bude k dispozici ke stažení v Databázi mobility (PDF elektronický formulář)
Formulář je třeba stáhnout a vyplnit (stejná forma jako elektronická žádost)
Formulář bude obsahovat finanční tabulky
(na základě údajů, které byly předtím vyplněny v Databázi mobility)
KOMPLETNÍ ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA
• Vytisknutý PDF formulář (obsahuje textovou část i finanční tabulky) • Zprávy účastníků • Další požadované přílohy
CO OD VÁS POTŘEBUJEME
• Aktuální kontaktní osobu projektu • Správný email kontaktní osoby projektu
VAŠE ÚKOLY • Zřídit všem účastníkům emaily
• Zajistit jim přístup na internet • Mít k dispozici program Adobe Reader (ww.adobe.com) • Umožnit účastníkům vypracovat jejich zprávy ve správné verzi Adobe Readeru
CVIČENÍ
PARTNERSKÉ ORGANIZACE Zobrazení přehledu partnerských organizací: V horní nabídce klikněte na tlačítko „Partnerské organizace”
Vyhledání/vyfiltrování organizace:
Úprava údajů partnera: 1. Klikněte na ikonu u té organizace, kterou chcete upravovat. 2. Změňte údaje a klikněte na tlačítko „Uložit”. Zobrazí se potvrzující text „Záznam byl úspěšně aktualizován!”.
Jak vymazat partnerskou organizaci? Klikněte na ikonu
•
(„Vymazat“)
Organizace se smaže pokud není organizace použita v žádné stáži/mobilitě
Jak přidat kontaktní osobu organizace? 1. Klikněte na název organizace 2. Klikněte na tuto ikonu
Jak přidat novou partnerskou organizaci? Klikněte na tuto ikonu
ÚČASTNÍCI Jak zobrazit přehled účastníků? V horní nabídce klikněte na tlačítko „Účastníci“
Jak vložit nového účastníka? Nad přehledem vlevo klikněte na tlačítko „Přidat další”
Jak upravovat údaje o účastníkovi? Klikněte na zelenou ikonu s lupou
STÁŽE/MOBILITY Jak k vytvořit novou stáž/mobilitu? 1. V horní nabídce klikněte na tlačítko „Stáže/Mobility”. Zobrazí se přehled stáží/mobilit
2. Klikněte na tlačítko „Nová stáž/mobilita”.
Jak zobrazit podrobné údaje o stáži/mobilitě? Klikněte na zelenou ikonu s lupou vlevo u stáže/mobility
Jak zobrazit detaily praxe a změnit údaje? Klikněte na zelenou ikonu s lupou ve žlutě zbarvené tabulce nadepsané „Přehled praxí této stáže/mobility”
Jak přidat novou praxi do již existující stáže/mobility? Klikněte na tlačítko „Uložit novou stáž/mobilitu” pod tou stáží/mobilitou, do které chcete přidat další praxi
ZPRÁVY ÚČASTNÍKŮ Jak vyžádat zprávu účastníka? 1. Klikněte v horní nabídce na tlačítko „Stáže/Mobility” 2. Klikněte na zelenou ikonu s lupou vlevo u té stáže/mobility, které chcete vygenerovat zprávu účastníka 3. Klikněte na záložku „Vygenerované zprávy” 4. Klikněte na tlačítko „Vygenerovat novou zprávu” 5. Vyberte jazyk, ve kterém chcete, aby byla zpráva vygenerována (vybrat lze pouze anglický nebo český jazyk)
ROZPOČET Jak zobrazit smluvní a finální rozpočet? Klikněte v horní nabídce na tlačítko „Rozpočet”
Jakým způsobem spravovat rozpočet stáže/mobility? 1. V horní nabídce klikněte na tlačítko „Stáže/Mobility” (zobrazí se přehled stáží/mobilit) 2. Klikněte na ve žlutě zbarvené tabulce nadepsané „Přehled praxí této stáže/mobility” vpravo 3. Vyplňte Pobytové a Cestovní náklady
Další možnost: 1. 2. 3. 4.
Klikněte v horní nabídce na tlačítko „Rozpočet” Klikněte na „Náklady na mobilitu“ Klikněte na jméno účastníka nebo na ikonu Vyplňte Pobytové a Cestovní náklady
Jak vyplnit náklady na přípravu? 1. Klikněte v horní nabídce na tlačítko „Rozpočet” 2. Klikněte na „Pedagogická, jazyková a kulturní příprava“ 3. Klikněte na účastníka
ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA Jak vytvořit a předložit závěrečnou zprávu? 1. V horní nabídce klikněte na tlačítko „Změny a zprávy” 2. Klikněte na „Připravit novou zprávu” 3. Vyberte kontaktní osobu projektu 4. Klikněte na tlačítko „Ano” 5. Klikněte na „Stáhnout PDF soubor” a uložte zprávu do svého PC
ZMĚNY A ZPRÁVY Změny podrobných informací o projektu 1. V horní nabídce klikněte na tlačítko „Změny a zprávy” 2. Klikněte na datum a čas v poli „Čas aktualizace” v řádku, který chcete zobrazit
DĚKUJEME ZA POZORNOST WWW.NAEP.CZ
