WAREI{OUSING ln een vorige editie (zie BL03/10) schetste Vincent Weinschenk van Wherehows Logistics hoe we door een slimmere planning en organisatie flink op ons intern transport kunnen besparen. Het intern optimaliseren van onze processen is trouwens een sine qua non willen we goed voorbereid aan de slag gaan met de tendering van ons intern transport. ln dit artikel geeft Vincent Weinschenk een aantal tips over hoe we ook op dit vlak het onderste uit de kan kunnen halen.
wffiruffiffiffiffiru
met verstand Belangrijk
ís
dat we eerst onze vloot
rationaliseren vooraleer we aan het
en frequent probleem in warehouses is dat er in de loop der tijd een
wildgroei
in
aantallen, types en
merken binnen de vloot heftrucks en magazijntrucks is ontstaan. Veel
bedrijven hebben diverse huisleveranciers, zeker als het bedrijf meerdere vestigingen heeft. Maar een grote diversiteit aan leveranciers betekent meer communicatie, beheer en onderhoud. ln zulke bedrijven stellen we vast dat een goed beheer, laat staan een overkoepelende beheersing over afdelingen en processen, ver te zoeken is. Meestal kampen die bedrijven ook met overcapaciteit doordat tÍucks niet optimaal bezet worden.
Vincent Weinschenk: "Heel wat bedrijven vragen zich dan ook terecht af hoe ze de pro-
ductiviteit van hun truckvloot kunnen verbeteren en tegelijk kosten kunnen besparen. Veel gehoorde redenen voor tendering zijn
de optimalisering van vloot, financiering en leveranciers. Vaak beseffen bedrijven dat ze de kosten en de beschikbaarheid niet meer
r' ' Ii Business r-oclsrrcs
tnlwtnr BUs
onder controle hebben. Maar het kan ook
ten deri ng p roces beg
best zi;n dat intern transport voor de onder-
Die rationalisatie kan dan als basis dienen
neming in kwestie geen kernactiviteit is en men af wil van de wekelijkse of zelfs dage-
voor
lijkse beslommeringen die daarmee gepaard gaan. Die organisaties willen niets liever dan de mengelmoes van merken en types die in
het magazijn rondrijdt in handen van
één
betrouwbare leverancier te geven."
FIGUUR
h
in
nen.
et tend eri ngtraject.
1
Meten van de productiviteit van de interne transportvloot
Ëerst E'a*i*naËÊsarem" dam seleeteven Belangrijk is dat we eeÍst onze vloot rationaliseren vooraleer we aan het tenderingproces beginnen. Die rationalisatie kan dan als basis dienen voor het tenderingtraject. Hoe we die rationalisatie kunnen aanpakken, lichtten we toe in het eeÍste deel van dit tweeluik. "Maar nog al te vaak zien we dat het tenderingtraject vanuit een 'as is' situatie vertrekt", aldus Vincent Weinschenk. "Veel beter is om eerst de processen te rationaliseren. Daardoor scheppen we de juiste uitgangspunten voor het eigenlijke tenderin g p roces."
NEssroc sT rs
coNl
c E
o
È
p
:= c
ó .=
5 I
i€... Ge nvesteerd vermogen
:
/
€x
Kosten / Huurtar e'ie-
Aandachtspunten binnen een 'pakket van eisen' AlqeÍ!êèn
lêvêrlig
rrr.r:
Uitgangspunten lease, rental, sale & lease/rent back Spelregels blj rfateriaal in eigendom
Draaiuren (bij lease) Bandbreedte tariefste ling (bij lease) Contractduur Afwijkingen Laadstations W sselbatteriien
óiid.erhóud èÈ aèivircé On off site service Responstijd
Preventief onderhoud Consignrnent stock
Beschikbaarheid Responst jd
\errarq gs.re
heid
Kwaliteit & veiligheid Contractvoorwaarden Rapportage
Prijstabel
Eisèn
6uririinqi€ritéaia COiímuriiaatie
PlànÍinq Site visits Testplan
lntellectueél 'r5gitèn..ááiibiediftq
Vincent Weinschenk adviseert om vooraleer het tenderingtÍaject in te gaan dus alleszins ee rst:
- alle
transportstromen in kaart te brengen;
- het aantal draaiuren van de trucks per dag,
per week en per jaar te meten; - de trucks naar uitvoering,
functie en lay-out te
Om een goed beeld te krijgen van de 'as is' productiviteit, moeten we een aantal zaken in kaart brengen. Op basis daarvan kunnen we onze eisen voor de toekomst stellen. Om een goed inzicht te krijgen in de situatie en wat er veranderd moet worden, stelt Vincent Weinschenk volgende actiepunten voor:
- meten van de fluctuaties in capaciteit
al beslissen om eventueel een 'ijzeren'voor-
dag, week, maand en jaar; - berekenen van het aandeel 'vaste'capaciteit
Wat betreft het eigenlijke tenderingtraject onderscheidt Vincent Weinschenk drie essentiele stappen, waar we dieper op zullen ingaan.
$€ap'E: ffiepa$en vam d*e*ste$XSmgere Allereerst moeten we een goed zicht krijgen op
de bestaande en de gewenste productiviteit van de interne transportvloot. Hierbij worden operationele en fi nancièle doelstellingen tegen elkaar afgezet (zie figuur 1).
,, :
'. :: , ,
:
',,,.' I
:
Contractvoorwaarden
.Vfáóóí,.
rrl.]::. .l.rrrrrlrr.l:.rrr':rirr'ir:ir' rr"::::
::
:"::t'
t::
EerléChliíq bii'geichilleri
BèdÍiifiihformati,è Organisatiestructuur
Op basis daarvan kunnen we dan bijvoorbeeld
met gedeelde trucks samen te voegen.
,"r'
Algemeen
groeperen.
raad met oudere (afgeschreven) trucks aan te houden en kijken of het mogelijk is processen
r,r'r,"_,::::,.:::
Varianten
per
tegenover het aandeel'fl exibele' capaciteit; - in kaart brengen van operationele aspecten zoals performantie en beschikbaarheid;
- in kaart
brengen van financiële aspecten (investeringen, schades, onderhoud, boek-
waarden en afschrijvingen); - eisen opstellen voor beheer, beschikbaarheid en productiviteit (kwaliteit, ergonomie en veiligheid); - bepalen van de mate waarin levering, onderhoud en/of beheer zullen worden uitbesteed; - bepalen van de gewenste TCO (Total Cost of Ownership).
Uitrekse
KvK
Onderaanneming Verklaringen Eigen verkLaring Financièle draagkracht Ver
I
ar
ing noedern a"t>chaoo'i
Verklarinq wettelitke aansprakeliikheid
Contin uiteit
Solvabiliteit
rr.Kwàlilêi!-ibgfgjÍ9.
l:llr::l rilrrrr.,::ii:'ll:rr"r'..r:r:':l.'rr. .r:" llllr:rl
rrr r'r'
r'
:
Kwalitertsborging l n,:lite LsS!,s_eer
Referenties
,ta(tdrátié.,.r,rr lm pleme
,r,:r'rr: l'.rr,ir:ri:r,r.i,.. r,...,:rrr.',.r:,.,..i.',r
,.,
. r:,,'.
..
ntatieplan
Klachtenprocedure Ongeval lenprocedure
J\4I
Business Ë' ,, 2OIO LOGISTICS fi* "
St*p ?: *psËeË8em vacx k*Ê'p*8eket wnt,* e$ses?' Op basis van het huiswerk dat we in
de
vorige stap hebben gemaakt, kunnen we een en ander vertalen in een 'pakket van eisen'. ln feite gaat het hier om een soort handboek met spelregels, die tijdens het tenderingtraject gevolgd zullen worden.
in Excel toe te voegen. Die sheets zullen de basis vormen voor beoordelingen, vergelijkingen en onderhandelingen. Gestandaar-
diseerde beoordelings- en selectietools scheppen voor aanbieders eenduidigheid en
-
mits goed opgesteld
-
voorkomen ze
een al te vrije interpretatie en invulling van aanbieders. "Bij de aanvraag stoppen we
De basisregels die in dit pakket vastgelegd moeten worden, zijn:
iis;íií
- de te volgen procedure tijdens het project en de criteria op basis waarvan de aanbieder gekozen zal worden; - de eisen die aan de aanbieder worden
gesteld, zowel tijdens het tenderingtraject als gedurende de periode dat het contract loopt; - de nodige aantallen en types trucks met hun specificaties;
lnvulsheet met financiële details per aan te bieden heftruck Brand Ivpe/lVodel Truck code
Quantitv
NumbeÍ 0f maintenan{e services on forklift per year NJmbeÍ 0l naiTtenan(e 5eÍvice5 0n bdnerv l0ddeÍ 0er vedr Number of new tires per VeaÍ
Figuur 2 geeft een overzicht van de punten die zoal in het pakket van eisen naar voren kunnen komen. "Vanzelfsprekend bestaan er verschillende 'pakketten van eisen', die volgens klantenspecifieke situaties en wensen zullen variëren", voegt Vincent Weinschenk eÍaan toe.
f]wn risk íWA/faqrol
I
easin0 Íwith seÍvice c0m00npnts)
Net investment {without battervl Residual value Lease
factoÍ
Ierms íin months)
$êmp 3: Gebra.Ë!k vase
Ses*eRd6ardise*rde hessrdeBSns$- effi seIeetÊ*tosls Bij het 'pakket van eisen' is het aan te raden
voor de aanbieder een aantal invulsheets
ExDeded hours ofusaqe
Leasinq
in tarifí
truck
Maintenan(e
tÍu(k
lnsurance
Iest/examination l\4anaqementfee Fee
Íor repla(emenl
trud
Iotal tarifl (per month)
Í\4a
figuur3
ntenance truck Der houÍ
IiÍes Der hour
Overzicht van de huidige truckvloot
Iarifffor ex(eedino houre o€r houÍ Iarifffor lower hours oer hout
1
2
: { 5
6
: I I 1S
rÁ
IJ Business LOGISTICS
WWW BUSIN ESSLOG]STITS C(]I\I
figítli
5,
lnvulsheet met functionele details per aan te bieden trucktype
dus ook best klare definities van interpreteerbare begrippen. Bedoe-
len we met een beschikbaarheid van 95o/oheï percentage van de tijd dat de truck daadwerkelijk inzetbaar moet zijn? Of van de 24 uur die een dag telt? Of van de acht werkuren per dag?"
Voor de selecterende partij zijn voorstellen van aanbieders met gebruik van standaard Excel-sheets eenvoudiger en overzichtelijker. Bovendien wordt zo de doorlooptijd van een tendertraject drastisch verkort, zowel tijdens de selectie als in de implementatiefase. Als elke leverancier op zijn eigen manier een aanbieding doet, zal het voor de selecterende partij immers een hele klus zijn om achteraf een goede vergelijking te maken. V. Weinschenk: "Het is de bedoeling dat alle aanbieders de invulvelden gebruiken om hun aanbieding te maken. lk raad aan om alle velden die niet gewijzigd mogen worden in Excel te beveiligen om aanpassingen en discussies achteraf te vermijden. Daarnaast moet de aanbieder de ruimte krijgen om zelf aanvullingen te doen. Wel moeten we de leveranciers duidelijk maken dat die aanvullingen vanuit operationeel of financieel standpunt van betekenis moeten zijn. ln alle andere gevallen is extra informatie eigenlijk overbodig." Vanzelfsprekend kan ook het aantal en het soort invulsheets dat meegestuurd wordt variëren. Ter illustratie Iicht Vincent Weinschenk drie vaak gebruikte standaard Excel-sheets kort toe.
ijn werk: gemakkeLij k gezegd en gedaan? M
Ten eerste hebben we het truckoverzicht van de huidige vloot met alle details (zie figuur 3). Hier zal bijvoorbeeld bij sale & leaseback of sale & rentback de aanbieder de huidige en/of toekomstige marktwaarde moeten aangeven. Die marktwaarde vertegenwoordigt dan de overnameprijs voor de truck. Een andere sheet is die met de financiële details per aan te bieden heftrucks (zie figuur 4). Die sheet biedt een overzicht van de manier
waarop de trucks per trucktype worden aangeboden en wordt opgesteld met alle nodige financiële bijzonderheden. De leverancier geeft hier m.a.w. een kostenopbouw van alle relevante kostencomponenten: investerin gen, onderhoud, verzekeringen, testen, vervanging/transport, enz. De vereiste extra dienstverlening (administratie,
ffiffiW ffimyruffimffi VOICE OPLOSSINGEN NAAR EEN HOGER NIVEAU
Wm*r de ssdecfererpdc pmrtrr3 rryn wsssstr#d$€ffi w#rË msm&dsdffitrs $'B?Ëf
U eist meer keuze en mogeLijkheden, u wi[t een kant-en-klare bedrijfsoptossing? Zetes, met meer dan 500 gerealiseerde voiceprojecten en 25000 gebruikers, neemt deze uitdaging aan. De 3iV CrystaL oplossing van Zetes beantwoordt aan de
gf
e&nar$é* Ër#rÊ s #'ffi
$*
dwsrd ffxce$-s$**tr€s
##$r w# ssd$gwn trë? # w#trtr$r& f e$s3k*r.
nieuwste standaarden inzake performantie, open êrchitectuur en beve Iiging. Enkele van oe vele voordelen:
rapportages, beheer) die wel is opgenomen in het'pakket van eisen'
*
wordt hier buiten beschouwing gelaten maar zal uiteraard wel een
u
* '* *
o
toepassingsmogetijkheden zoals picking, inventaris, herbevoorrading, cross-docking,... Êen sneLLe en gemakkelijke integratie met uw WMS SAP gecertif iceerd Ëen eenvoudige en multimoda[e gebruikersinterÍace Een perfecte wisselwerking tussen het systeem en barcodescanners, printers, RFID Lezers,... Een compleet hardware onaÍhankeLijke optossing Zowel voor KM0's aLs muLtinationaLs
TaL van
Meer weten? Bezoek onze website op naar marketingÍilbe.zetes,com
(
www.zetes,be
r>
of maiI
O3O
o3
'zetes
www.zETEs,coM I Á:-!f4.,$ Á Gils# !* .iA,-Y
BELGIUM IRÁNCE GER!1.1NY n-ELA[iD Sfil!E!. P0R:.lGA 5PÀrN Sf,/ -f;li: i? A\D i I I F \lFIriFil Á!Di
,
]taliiY 0ilAST [:0RD
llii
TFD
krfiaf
ar[1
L]
il0i.,ITi i]:
onderdeel vormen bij de onderhandelingen. De invulsheet met functionele details per aan te bieden trucktype
tot slot geeft een zo volledig mogelijk beeld over alle specificaties die van belang zijn vooÍ het trucktype in kwestie (zie figuur 5). Uiteraard zullen we onze eindbeslissing niet louter op deze sheets baseren. Ze zullen eerder dienen als basis voor de gesprekken met de partijen die de shortlist hebben gehaald. En bij de eindbeslissing kunnen we nogmaals teruggrijpen naar de sheets om een en ander terug te visualiseren. V. Weinschenk: "Toegegeven, niet alle leveranciers zijn gelukkig wan neer je met dergelijke standaard Excel-sheets komt aandragen. Brj
Tralecten voor tenderi ng Grosso modo kunnen we bij een tendering van intern transport drie mogelijke trajecten onderscheiden. De meest eenvoudige is de projectmatige tendering. Het kan hier bijvoorbeeld gaan
om het aanschaffen van een vloot binnen een nieuwbouw of het herbekijken van de leverancier na afloop van een contract. Bij zoh projectmatige tendering ligt de focus over het algemeen op de aanschafkosten en het onderhoud, wat zich meestal vertaalt naar kopen ofleasen.
de aanschaf van nieuwe trucks komt immers vaak emotie kijken en het gebruik van zulke feitengebaseerde sheets doorbreekt dat. ln de praktijk zie je nog al te vaak dat merkengevoeligheid of de relatie met de bestaande leveranciers de doorslag geven. Maar als we echte kostenbesparingen willen realiseren, zijn we toch maar beter op de hoogte van
de mogelijkheden in de markt. Met deze Grotere logistieke en productiebedrijven die vaak meerdere vestigingen en zodoende ookeen groter aantal trucks hebben rondrijden, bewandelen doorgaans een andere weg. Ten eerste kunnen we opteÍen
voor'prefened suppliers'. Daarbij stelt de centrale inkoper of inkoopafdeling de operationele en financiêle doelstellingen en spelregels op waaraan zo'n prefened supplier moetvoldoen. Decentraal dus
-
-
per vestiging
kan dan worden bepaald met welke (voorafgeselecteerde) leverancier ook effectiefzaken worden
gedaan. Aangezien in het voortraject de mogelijke leveranciers en de bijbehorende condities al zijn bepaald, kunnen de verschillende vestigingen snel een lokale beslissing nemen als er zich een project
voordoet.
BU
dittraject worden
dus centrale beslissingen met een lokale inbreng gecombineerd.
Bij het tweede traject, dat van de'single supplier'is er daarentegen geen keuze. Hierwordt één
je ook dat je achteraf een pak duurder af bent dan wat initieel was
sheets vermijd
gepland. Heel vaak zien we dat er een (lage) prijs wordt gemaakt voor een 'referentietruck' maar als er achteraf een andere mast of nog een aantal opties bij moeten, loopt de rekening snel op. Als we vooraf weten wat we willen, zullen de Excel-sheets klaarheid scheppen over alle gewenste opties
en de bijbehorende prijzen. Dankzij
het
periode (maand, weekofzelfs dag), per draaiuur of per (handling)eenheid (pallet, collo oftonnage).
gebruik van standaarddocumenten kun je achteraf ook een betere motivatie geven waarom partij X uiteindelijk het contract in
Êen single suppliertÍaject is ongetwijfeld het meest complex en heeft ook de meest verstrekkende
de wacht heeft gesleept en partij Y niet."
leverancier gekozen voor alle vestigingen. Doorgaans zal het hier om een al leverende partij gaan. De
klant kan zo gemakkelijkzijn volledige vloot uitbesteden. Hier zalworden gewerkt met een huur per
gevolgen voor de organisatie en de manier van financieren. De tips voor een goede tendering beschreven in dit anikel zullen ook het meesttot hun recht komen in dit soort van trajecten. TC
Business l\4
E
LOGISTICS
