Rapport Gemeentelijke Ombudsman
Dakkapel kan wél Gemeente Diemen
23 oktober 2009 RA0943372
Samenvatting Een inwoner van Diemen en twee buren vragen een bouwvergunning aan voor een dakkapel met loggia. De gemeente vraagt de Welstandscommissie om advies. Die geeft een negatief advies, maar laat de gemeente bij twee gelegenheden weten dat alternatieven mogelijk zijn. In haar advies aan de gemeente biedt de commissie aan hierover overleg te voeren met aanvragers. De gemeente geeft een en ander niet door aan aanvragers, omdat er geen tijd meer zou zijn voor overleg. De vergunning zou in dat geval volgens de gemeente door termijnoverschrijding van rechtswege worden verstrekt. De gemeente wijst de aanvraag af. De man dient een bezwaarschrift in tegen de afwijzing. Als gevolg van late ontvangst van het advies van de bezwaarschriftencommissie doet de gemeente er ruim vijf maanden over om te beslissen op bezwaar. De ombudsman is van oordeel dat wel degelijk ruimte bestond voor overleg; van dreigende termijnoverschrijding was gelet op de beslistermijn op een aanvraag reguliere bouwvergunning nog geen sprake. Bovendien had overleg een bezwaarprocedure kunnen voorkomen. De ombudsman is voorts van oordeel dat tijdig op het bezwaarschrift besloten had moeten worden. In zijn verslag van bevindingen heeft de ombudsman aanvullende vragen gesteld aan de gemeente. Deze zijn ondanks toezegging van de gemeente en rappel van de ombudsman niet beantwoord. Dit illustreert wederom een werkwijze waarbij de gemeente de vragen en verzoeken van de ombudsman niet, dan wel niet tijdig beantwoordt.
Oordeel De onderzochte gedragingen zijn onbehoorlijk.
Aanbeveling De ombudsman verzoekt de wethouder Bouw- en Woningtoezicht en Bouwen te bevorderen dat de leges en eventuele invorderingskosten worden gerestitueerd dan wel komen te vervallen.
Datum: 23 oktober 2009 Rapportnummer: RA0943782 Pagina: 2/5
Verzoek Het verzoek tot onderzoek is op 7 april 2009 op het spreekuur ingediend en betreft de gemeente Diemen. Het gevraagde onderzoek heeft betrekking op: De behandeling van een aanvraag van een bouwvergunning; De behandeling van een na afwijzing ingediend bezwaarschrift.
Bevindingen Achtergrond van het verzoek Aanvraag bouwvergunning Verzoeker en zijn buren aan weerszijden vragen op 7 juli 2008 een reguliere bouwvergunning voor een dakkapel met loggia aan, voor de achterzijde van hun huizen. Verzoeker heeft daar al een dakkapel maar wil een eenheid vormen met zijn buren. Op 8 juli ontvangt de gemeente de aanvraag. Het college laat zich door de Welstandscommissie adviseren, die op 22 juli 2008 een negatief advies afgeeft. In het advies deelt de commissie evenwel mee dat denkbaar is dat de zolderverdieping op andere, voor haar wel toelaatbare, wijze kan worden vergroot. De gemeente stelt verzoeker van dit punt niet op de hoogte (de Welstandscommissie heeft verzoekers hierover evenmin geïnformeerd). Naar aanleiding van een brief van verzoeker, waarin hij foto’s meestuurt van dakkapellen op nabijgelegen woningen (huisnummers 26 en 28), vraagt het college de Welstandscommissie nogmaals om een advies. Dit advies wordt op 4 september uitgebracht. De commissie is niet tot een ander inzicht gekomen, maar nodigt aanvragers expliciet uit om met haar in overleg te treden. De gemeente noch de commissie brengt aanvragers hiervan op de hoogte. Het bevreemdt verzoeker dat, hoewel andere dakkapellen kennelijk mogelijk zijn, de gemeente hierover geen contact met hem heeft opgenomen. De bezwaarprocedure Naar aanleiding van de adviezen van de Welstandscommissie, wijst het college de aanvraag op 15 september 2008 af. Verzoeker en de buurman van huisnummer 20 dienen op 8 oktober een bezwaarschrift in tegen de afwijzing. De gemachtigde van de buren van huisnummer 24 dient op 29 oktober een bezwaarschrift in. Op 10 november 2008 vindt een hoorzitting plaats. Tijdens de hoorzitting komt onder andere aan de orde dat een dakkapel die qua afmeting en vorm gelijk is aan huisnummer 26 en 28 bij de Welstandscommissie niet op bezwaren stuit. Het bevreemdt verzoeker dat de gemeente hiervan alleen melding maakt in het verweerschrift dat betrekking heeft op het bezwaar van de buren van nummer 24. Om aanvragers en de gemeente de mogelijkheid te bieden onderling tot een oplossing te komen, wordt de zaak twee weken aangehouden. De secretaris van de bezwaarschriftencommissie laat verzoeker per brief van 13 november 2008 weten dat de beslistermijn tot 24 november 2008 wordt onderbroken. Op 8 december 2008 delen verzoeker en zijn buren mee dat zij er niet uit zijn gekomen. Ze verzoeken de commissie het uitbrengen van een advies weer ter hand te nemen. Overigens bevreemdt het verzoeker dat de commissie de zaak niet uit eigen beweging hervat. Op 3 februari 2009 brengt de bezwaarschriftencommissie haar advies uit, op 26 maart
Datum: 23 oktober 2009 Rapportnummer: RA0943782 Pagina: 3/5
2009 neemt het college een besluit, dat op 30 maart 2009 wordt toegestuurd. Het bezwaar wordt ongegrond verklaard. Bij het verschijnen van dit rapport heeft de gemeente een vergunning verstrekt voor het realiseren van een nieuwe dakkapel aan de achterzijde. De dakkapel is nog niet geplaatst.
reactie van de gemeente Aanvraag bouwvergunning In principe ziet de gemeente een rol voor zichzelf weggelegd in het overbrengen van dergelijke uitspraken van de Welstandscommissie. In onderhavige situatie was echter geen tijd meer om de uitkomsten van een eventueel overleg af te wachten, aangezien de bouwvergunning dan van rechtswege zou zijn verleend. De gemeente heeft de aanvraag dan ook geweigerd. De bezwaarprocedure Aangezien het enige tijd heeft geduurd voordat de bezwaarschriftencommissie een advies had uitgebracht is niet tijdig besloten op het bezwaarschrift. Vervolgens is het advies van de bezwaarschriftencommissie per abuis op de verkeerde plek binnen de gemeente terechtgekomen. Pas toen bekend was dat het advies al bij de gemeente lag, kon de beslissing op bezwaar worden opgesteld. Hierbij was het de wens van het bestuur dat in de beslissing zou worden aangegeven welke mogelijkheden er wel waren. Wegens tijdgebrek is de mededeling dat een dakkapel gelijk aan huisnummers 26 en 28 niet op bezwaren stuit alleen opgenomen in het verweerschrift met betrekking tot huisnummer 24. Dat deze mededeling echter ook geldt voor de huisnummers 20 en 22 is wel tijdens de hoorzitting aan de orde gekomen.
Nadere vragen ombudsman Naar aanleiding van bovenstaande reactie nodigt de ombudsman de gemeente uit om te reageren op de volgende punten. -
-
De termijn voor het beslissen op een aanvraag voor een reguliere bouwvergunning bedraagt twaalf weken (met eenmalige verlenging van zes weken)1. Verzoekers aanvraag reguliere bouwvergunning is door de gemeente ontvangen op 8 juli (nadat verzoeker eind juni aanvankelijk een aanvraag lichte bouwvergunning indiende). Dit brengt mee dat zowel na het welstandsadvies van 22 juli, als het advies van 4 september, ruimte bestond voor eventueel overleg. De gang van zaken rond het niet goed terechtkomen van het advies van de bezwaarschriftencommissie.
De gemeente heeft deze vragen ondanks toezegging en aandringen van de ombudsman niet beantwoord. 1
Dit volgt uit artikel 46 lid 1 sub b juncto lid 2 van de Woningwet
Datum: 23 oktober 2009 Rapportnummer: RA0943782 Pagina: 4/5
reacties op bevindingen Het resultaat van het onderzoek is als verslag van bevindingen naar verzoeker en naar de gemeente gestuurd teneinde een nadere reactie mogelijk te maken. De gemeente heeft aangegeven geen aanvullingen van feitelijke aard te hebben. De reactie van verzoeker is in het bovenstaande verwerkt.
Behoorlijkheidsvereisten De ombudsman toetst de gedragingen en handelingen van gemeentelijke instanties aan behoorlijkheidsvereisten. In dit onderzoek is getoetst aan de vereisten van actieve en adequate informatieverstrekking en voortvarendheid.
Overwegingen Het vereiste van actieve en adequate informatieverstrekking houdt in dat bestuursorganen burgers tijdig begrijpelijke, juiste en volledige informatie verstrekken. Dit brengt mee dat de gemeente met aanvragers meedenkt en relevante informatie aangaande de aanvraag verstrekt. In dit geval heeft de gemeente verzoeker niet geïnformeerd over de mogelijkheid alternatieven te bespreken met de Welstandscommissie en heeft de gemeente de aanvraag afgewezen in de veronderstelling dat de vergunning anders van rechtswege zou worden verleend. Hierbij is de gemeente voorbijgegaan aan de geldende wettelijke termijnen. Indien de gemeente de aanvragers op de mogelijkheid van overleg had gewezen, had een bezwaarprocedure kunnen worden voorkomen. Bovendien had het aanvragers het gevoel gegeven dat de leges voor het behandelen van de aanvraag terecht zijn opgelegd. Het vereiste van voortvarendheid houdt in dat een bestuursorgaan slagvaardig en met voldoende snelheid optreedt. Dit brengt mee dat termijnen worden bewaakt, ook in het geval de gemeente in afwachting is van extern advies. In dit geval heeft de behandeling van het bezwaarschrift, door wachten op het advies en een administratieve fout ruim 24 weken (met opschorting van twee weken) geduurd. Voldoen aan het vereiste had betekend dat de termijn deugdelijk was bewaakt door zowel de adviescommissie als de gemeente. Wellicht was de administratieve fout hierdoor ook eerder aan het licht gekomen. Gelet op het bovenstaande ziet de ombudsman aanleiding een aanbeveling aan zijn oordeel te verbinden. Terzijde merkt de ombudsman nog op dat het uitblijven van een reactie op zijn nadere vragen wederom een werkwijze illustreert waarbij de gemeente de vragen en verzoeken van de ombudsman niet, dan wel niet tijdig beantwoordt.
Datum: 23 oktober 2009 Rapportnummer: RA0943782 Pagina: 5/5
Oordeel De onderzochte gedragingen zijn onbehoorlijk.
Aanbeveling De ombudsman verzoekt de wethouder Bouw- en Woningtoezicht en Bouwen te bevorderen dat de leges en eventuele invorderingskosten voor de aanvragers worden gerestitueerd dan wel komen te vervallen.
