Dag van de Zorglogistiek 16 december 2014
Standaardisatie verhoogt patiëntveiligheid en verlaagt kosten
Utopie of Realiteit Eerst Eigen Huis Op Orde
1
Veranderende wereld
2
Kosten vs inkomsten
• • • • •
Inzicht in kosten Afstemmen aanbod-inzet Planning: 80/20 Lean: TW en NTW ABC: indirecte kosten
3
Afhankelijkheid Kostenbeheersing
voor de klant IsVolledige mogelijkaandacht door standaardisatie (lees: patient) maakt het onderscheid en integratie backofficeprocessen
Veiligheid
Innovatie
4
Keuze
verspilling
omgeving
veiligheid
Noodzaak tot standaardisatie en integratie 5
Niet meegenomen: - Inkoopvoordelen - 100% registratie verbruik - Automatisch bestelproces - Reductie instrumentnetten - Saneren assortiment - Reductie klaarzetprotocollen - Etc..
6
Processen Procesflow pilot patientidentificatie OKC-SLAZ Jan Vink, v1.0, 011214
Holding
Welk menu/scherm in Epic te gebruiken
Start
Patient ontvangen op holding OKcomplex
Opzoeken patientgegevens in Epic
Gegevens akkoord
Format print bepalen en datavelden uit Epic exporteren
Printen polsband met barcode (patientnummer)
ja
Controle data en polsband bevestigen
Patient voorbereiden OK
Patient naar OK
nee
EPIC-OK
Welke activiteiten worden geregistreerd in Epic tijdens pilot
Goederenstromen VE OK (2 van 2)
Patient naar verkoever
Ziekenhuis Bernhoven Uden Levering door leverancier (incl. HL) (centraal logistiek)
Levering
Ontvangst registratie met geleidebon
Voorraadlocatie Ok inrichten (ruimte reserveren)
Lokale ontvangst (bevestiging J/N?)
Opnemen in voorraad OK (kosten VE OK)
ja
Voldoende voorraad
Ontvangst niet gebruikte artikelen
Controle patientgegevens
Scannen GS1-code leverancier of bevestigen ‘eigen’ GS1-label (met GTIN, expiratie en LOT-nr. Via vakoudsten VE OK (handmatig)
Prognose
OK-sessie
Informatie handmatig toevoegen (o.a. patient)
Uit voorraad nemen van goederen en operatiesets
compleet
ja
Registratie verbruikte protheses
Muteren OKvoorraad
Start EPD in Epic
Ontvangst OK
Start OKvoorraadsysteem (menu verbruik)
Scan barcode polsband patient
order
Aanpassing binnen Epic noodzakelijk: automatich zoeken patient en registratie tijdstip
nee
Klaarzetprotocol voor OK-sessie
Scan barcode polsband patient
nee
Ontvangst Middelen gereed zetten en verkoever informatie aanvullen
Bevestig ontvangst (scan polsband)
Fysieke controle patient
Patient naaar verpleegafdeling
Bevestig vertrek (scan polsband)
Verwijder polsband patient
Patient verlaat OK-complex
Stop
Aanpassing binnen Epic noodzakelijk: automatich zoeken patient en registratie tijdstip
nee nee
Automatisch muteren voorraad ahv min-max (m.n. koopartikelen)
Overleg TL
Registratie ahv GS1-label (scannen barcode)
ja
Artikel verbruikt
OK-sessie
Vwb Koopartikel: opnemen verwijzing naar automatisch genereren besteladvies als min is bereikt
Goederenstromen VE OK (2 van 2)
Centraal logistiek
Ziekenhuis Bernhoven Uden Levering door leverancier (incl. HL) (centraal logistiek)
Levering
Lokaal voorraadbeheer
F&I verzorgt administratieve afhandeling
Maatregelen treffen
Voorraad locatie
Goederenstromen VE OK (1 van 2) Ziekenhuis Bernhoven Uden
Ontvangst registratie met geleidebon
Voorraadlocatie Ok inrichten (ruimte reserveren)
Intern transport
Lokale ontvangst (bevestiging J/N?)
Opnemen in voorraad OK (kosten VE OK)
Prognose
OK-sessie
Informatie handmatig toevoegen (o.a. patient)
Klaarzetprotocol voor OK-sessie
Uit voorraad nemen van goederen en operatiesets
nee Bepalen OKassortiment
Start Prognose
ja
Voldoende voorraad
Ontvangst niet gebruikte artikelen
order
nee Via vakoudsten VE OK (handmatig)
Klaarzetten
Kostenmutatie van VE OK naar RVE
Informeren specialist
compleet
ja
Middelen gereed zetten en informatie aanvullen
nee
Bepalen aantallen
aanschaf
ja
Artikelinfo toevoegen
ja
Bijwerken artikelbestand Vila
Specialist: kernassortiment (input vakoudste) Overige OK-voorraad m.h.v. assortimentsbeheerder (OK/IC = 80/20)
Bijwerken eigen overzicht artikelen (kennis medewerker) en bepalen aantallen
OK incidentafhandeling
Levering regelen
nee
Voorraad locatie
Spoedlevering via leverancier en informeren logistiek
ja
Externe levering
Levering regelen
Informeren specialist
Maatregelen treffen
Overleg TL
nee Levering
Order doorgeven aan leverancier
Goedkeuring manager
ja
Goedgekeurde aanschaf
OK zitting
Doorbelasting aan RVE
Externe levering
Assortiment
ja
Aanschaf
Spoedlevering via leverancier en informeren logistiek
order
Doorbelasting aan RVE
Kostenmutatie van VE OK naar RVE
F&I verzorgt administratieve afhandeling
Automatisch muteren voorraad ahv min-max (m.n. koopartikelen)
Registratie ahv GS1-label (scannen barcode)
ja
Artikel verbruikt
OK-sessie
nee
Administratie
OK incidentafhandeling
Gegevens akkoord
ja
Inkoop regelt HL-artikelen (min-max). Consignatie-in eigendom (20/80)
Voorraad locatie
Verkoever
Klaarzetten
Lokaal voorraadbeheer
Hoge afhankelijk vwb kennis over atikelen bij OK-medewerker
OK zitting
OK-ingreep
1. bestelling volgt na verbruik tijdens OK 2. enkel bij controle expiratie (ongestructureerd) 3. orders worden zonder/met ordernummer geplaatst
Intern transport
OK-voorraad
Centraal logistiek
Ontvangsten in Vila
Welk menu in Epic moet worden gestart
Registraties in EPD patient
Ingreep gereed
Factuur leverancier
nee
Ontvangst factuur
Ordernummer bekend
ja
Betaling factuur (mits bedrag in orde)
Belasten winstverliesrekening VE OK
Einde
7
Inspanning
derving
voorraadwaarde
8
Verborgen kosten ZIS
EPD
ERP Specialist
OK-sessie
Diagnose en behandeling
Klaarzetprotocol
Voorraad
DBC-Dot
Fysieke levering
Verbruik
Ontvangst
Leveranciersorder
Besteladvies
Order 9
Planbaarheid Hoog Kennis Onvoorspelbaar Alert Onzeker (kosten)
Acuut (trauma) Hoog complex
Electief (planbaar) Laag complex
Acuut (trauma) Laag complex
Complexiteit
Electief (planbaar) Hoog complex
Voorspelbaar Routine Standaard Beheersing (kosten) Laag
Hoog
Onzekerheid
10
Toepassen GS1 GS1-standaard Artikelref. (GTIN) Expiratie LOT-nummer
ORDER
ONTVANGST en REGISTRATIE
LEVERING OK
VOORRAAD OK
VERBRUIK OK
BESTELLING OK
Leverancier
Barcode: GS1-standaard HIBC -> GS1-standaard Producent -> GS1-standaard Handmatig -> GS1-standaard
Ziekenhuis 11
Samenhang
OK-personeel
OK-processen OK-Systemen
12
Organisatie
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Taak-activiteit OK-beleid opstellen/executeren Besparingen realiseren Bepalen OK-assortiment Vaststellen voorraadhoogte Installatie OK-voorraadsysteem Koppeling artikelbestand Aanbrengen voorraadparameters Aanbrengen recht van retour Labels tbv uniforme barcodering Inrichten voorraadlocaties OK Inventarisatie OK-voorraad (ORTH) Registratie ontvangst OK-voorraadbeheer Controle expiratie Registratie verbruik Registratie derving Inventarisatie OK-voorraad (overig) Opstellen inventarisatiedossier Bijstellen voorraadparameters Klaarzetprotocollen up to date Beheer voorraadsysteem Jaarlijks inventarisatie OK-voorraad Evalueren kritische artikelen Bestelproces optimaliseren
Responsible Accountable 8 7 8 9 7 2 7 2 9 6 9 10 9 2 7 2 7 4 7 4 9 4 7 4 7 4 7 2 7 3 7 3 9 4 8 4 7 2 7 2 7 4 8 7 1 7 8 7
Supported 7,8 4,5 1,4 4 4,6 4,11,12 4,10 3, 11 ,12 2,3 2 5 5 4, 11 2 2 2 2,3,5,7 4 3,6 2,3 4,5 2 4,6
Consulted 1 1,2,3,4 1 1 2 2 1,10 10
Informed allen 3,4,8,10 3,8 1,3,8,10 1,3,8 8 1,8,9 allen 9 1,8 3,8
1= 2= 3= 4= 5= 6= 7= 8= 9= 10 = 11= 12=
specialisme/vakgroepen specialisme-oudste OK-assistent OK-logistiek OK-secretariaat OK-support (ICT) OK-teamleider(s) OK-management OK-projectleider inkoop-financien CSA Goederen beheer
Informele OK-organisatie: • Er wordt hard gewerkt • Kost veel energie • Geen enkele dag is hetzelfde • Doen we de goede dingen • Wie is verantwoordelijk 11,12 2,3 2 1 1
8,9 8,9 8,9 1,8
10 11 2 3 10
8 8,9 8 1,10 8 allen
13
Flow
ORDER
AKKOORD
NEE
OVERLEG
ONTVANGST en REGISTRATIE NEE
- Verwijderen niet waarde toevoegende activiteiten - Zichtbaar maken processtappen - Voorbereiding i.p.v. correctie/herstellen LEVERING OK - Reduceren en verplaatsen beslismoment - Afhankelijkheid reduceren AKKOORD
AKKOORD
VOORRAAD OK
NEE
AKKOORD
VERBRUIK OK
BESTELLING OK
14
Integratie
Doorlooptijd en kosten?
15
Koppelingen
Patiëntlogistiek OK-ingreep (EZIS , CS-OK)
Planning
Klaarzetprotocol (EZIS, CS-OK)
Verbruik
Protocol
Goederenlogistiek Inzet middelen (Vila)
Order
Artikel Locatie
Webbased OK-voorraadsysteem
16
Webbased
Verbruik
17
100% Traceability
Lotnummer
Patient en locatie
18
Gefaseerde aanpak
Voorraad: 25-40% Kosten van € 150-250k pj Focus op kernproces
Balans: € 2.000-3.000k Derving: -60% tot -80% Registratie verbruik 100%
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Productie met zelfde team:+15 tot 20% Rust, kwaliteit en veiligheid
19
Lean Six Sigma Project SLAZ
Optimalisatie voorraadbeheer op het operatiekamercomplex
Ingeborg Wanrooij, teamleider OKC 16 december 2014
Soms zie je het zelf niet meer…….
Continu Verbeteren met verschillende methodieken
Conclusie Proces dat wordt verbeterd
Voorraadbeheer op het operatiekamercomplex (OKC)
Doel van het project
Effectief, efficiënt en veilig proces Reduceren “onnodige” derving Reduceren voorraden
Verwachte baten
Kwaliteitsverbetering voor patiënt en medewerker Financiële besparing van ≥ €50.000
Aanpak voor verbeteren
DMAIC
Verbeteren begint bij inzicht Voorraadwaarde ?
Meten is weten
OK logistiek
Standaardisatie?
Oorzaken
1. Geen uniformiteit / standaardisatie
2. Geen structurele controles op voorraad, steriliteit of gebruik producten
3. Geen systeem integratie
4. Geen feedback in proces over verbruikte goederen tijdens ingreep
DMAIC
Verbeteracties
Na
Voor
DMAIC
Verbeteracties Voor
Na
DMAIC
Verbeteracties Besparing € 15.342,- per jaar
1 leveranciers per product
Besparing € 38.794,-
Verlagen assortiment
Track & Trace
DMAIC
Resultaten
DMAIC
Resultaten Som van stuksprijs Rijlabels OK Algemeen OK Gynaecologie OK Heelkunde OK Neurochirurgie OK Orthopedie OK Plastische chirurgie OK Urologie Eindtotaal
Kolomlabels 2014-11-00 123 133,77 826,8
1083,57
2014-12-00 2015-01-00 2015-02-00 2015-03-00 2015-04-00 2015-05-00 2015-06-00 2015-07-00 2015-08-00 2015-09-00 2015-10-00 2015-11-00 2015-12-00 2016-01-00 Eindtotaal 937,49 937,49 1874,98 123 846,08 732,68 96,45 1171,71 28,1 403,23 1252,4 1055,95 338,8 7555,24 436,72 975,76 525,99 2299,26 762,02 1127,35 548,74 1016,3 478,88 924,7 799,67 173,33 2602,69 1340,9 15577,5 3626,62 6735,28 1561,66 1745,36 365,04 283,02 761,79 17000,69 595,05 93,6 223,86 1103,47 3073,4 3148,02 1107,77 4136,82 2564,52 1599,04 1007,01 976,56 505,98 20294,11 87,52 1590 1677,52 907,5 116,88 2722,5 25,42 676,8 1302,78 128,26 1270,5 170,84 8518,03 5093,84 1687,69 4188,17 9258,4 4159,83 5971,53 4158,25 2800,87 5787,41 4907,62 3213,22 4960,23 6667,49 3294,01 72498,07
expiratie
voorraad dep_name Orthopedie Operatiekamer Chirurgie Operatiekamer Orthopedie Operatiekamer Operatiekamer Orthopedie Chirurgie
cc_name 30020 30020 30020 30020 30020 30020 30020 30020 30020
art_gs1_id 5019279400775 5019279400775 8718836930638 8718836930638 880304199064 880304199064 880304199118 5019279400676 8718836930645
art_reference 163667 163667 VM106 VM106 11104114 11104114 11104116 163662 ER320
art_descr HEUP M-H KOPJE 32 MM - 6 HEUP M-H KOPJE 32 MM - 6 VICRYLNET MILT 26 X 30 CM VM106 VICRYLNET MILT 26 X 30 CM VM106 HEUP M-H STEEL STAND 14 X 175 MM HEUP M-H STEEL STAND 14 X 175 MM HEUP M-H STEEL STAND 16 X 180 MM HEUP M-H KOPJE 28 MM 0 CLIPTANG ENDO MULTI
Rijlabels JOHNSON & JOHNSON MEDICAL BV 1985 Resectosc elec,geh. lus resectie Steriel Magazijn OK,GYNAECOLOGIE,1,lade 5 (leeg) 1217-11-066 Acetebular Cup 66mm Steriel Magazijn OK,Karren,Heupprothese kar,lade 5 1217-55-500 Pinnacle Cancellous bone screw 6,5 x 55 mm Steriel Magazijn OK,Karren,Heupprothese kar,lade 9 1217-60-500 Pinnacle Cancellous bone screw 6,5 x 60 mm Steriel Magazijn OK,Karren,Heupprothese kar,lade 9 1218-81-766 Biolox Delta insert 36mm Steriel Magazijn OK,Karren,Heupprothese kar,lade 4 1218-83-754 Biolox Delta insert 28 mm mt 54 Steriel Magazijn OK,ORTHO,15,lade 9 1219-28-154 Acetabular liner 28 mm mt 54 Steriel Magazijn OK,ORTHO,15,lade 1
Eindtotaal 14136,43 2209,14 2209,14 245,46 1963,68 521,42 521,42 521,42 244,35 244,35 244,35 81,45 81,45 81,45 940,84 940,84 940,84 470,42 470,42 470,42 208,15 208,15 208,15
art_supplier art_extsystem_id arc_linkvalue arc_category if(ite_consignment group_concat(distinct = 1,OracleVerpakking 'Ja','Nee')IngevuldOmverpakking ite_purchase_order) GebruikteOmverpakking art_price art_vat_percentage stuksprijs sum(round((art_price aantal / ifnull(art_actualnumpackage,1)),2)) BIOMET NEDERLAND BV 40696 462533 Implantaten heup Ja INVENT140414 STUK 1 1 281,43 0.0600 281,43 281,43 1 BIOMET NEDERLAND BV 40696 462533 Implantaten heup Ja invent150914,invent170914 STUK 1 1 281,43 0.0600 281,43 844,29 3 JOHNSON & JOHNSON MEDICAL 70162 B.V. 462700 hechtmateriaal Nee INVENT090713 STUK 1 1 536,91 0.0600 536,91 536,91 1 JOHNSON & JOHNSON MEDICAL 70162 B.V. 462700 hechtmateriaal Nee INVENT140414,INVENT010713 STUK 1 1 536,91 0.0600 536,91 1073,82 2 BIOMET NEDERLAND BV 76284 462533 Implantaten heup Ja 110614 STUK 1 1 1935,86 0.0600 1935,86 1935,86 1 BIOMET NEDERLAND BV 76284 462533 Implantaten heup Ja invent250914 STUK 1 1 1935,86 0.0600 1935,86 3871,72 2 BIOMET NEDERLAND BV 96827 462533 Implantaten heup Ja INVENT251113,INVENT130513CONS STUK 1 1 1935,86 0.0600 1935,86 3871,72 2 BIOMET NEDERLAND BV 96834 462533 Implantaten heup Nee INVENT030614 STUK 1 1 278,3 0.0600 278,3 278,3 1 JOHNSON & JOHNSON MEDICAL 99578 B.V. 462712 aut./mech. hechtmateriaal Nee INVENT080713 VERPAKKING A 3 STUKS 1 178,7 0.1120 178,7 178,7 1 610750,7 3544
verbruik eve_status eve_datetime USED 2013-04-02 09:39:14.000 USED 2013-04-02 09:56:42.000 USED 2013-04-02 09:56:44.000 USED 2013-04-02 09:56:46.000 USED 2013-04-02 09:56:48.000 USED 2013-04-02 10:20:29.000
ite_reference ite_expiry_dateart_reference ITE+RADITE0000192461 1-11-2015 900101 ITE+RADITE0000191059 1-12-2015 401511M ITE+RADITE0000190407 1-1-2016 M001203351 ITE+RADITE0000193906 1-10-2015 86604 ITE+RADITE0000194411 1-10-2014 RF-GA35183M ITE+RADITE0000168562 1-12-2014 RB=C5SN10NC
art_supplier COVIDIEN NEDERLAND B.V. JOHNSON & JOHNSON MEDICAL BV BOSTON SCIENTIFIC BENELUX BV MICROTEK MEDICAL BV TERUMO EUROPE NV TERUMO EUROPE NV
art_descr art_price 150ML HP SYRINGE ANGIOMAT X50 401,05 BT CSI F5 11 70,94 Flexibele H pressure connecting Tube 240 Ultracover 80/300 mm 49,09 Standaard voerdraad - 0.035"" x 180 cm - gebogen - 3 cm113,69 Sheath met radiopaque merker, dilator - 5fr x 10 cm 254,1
art_numpackage art_actualnumpackage price pap_patient_nr pap_reference trc_code trc_descr verp a 50 st 50 8,02 6890834 21528904 213 PIER procedure verp a 5 st 5 14,19 6890834 21528904 213 PIER procedure 50 4,8 6890834 21528904 213 PIER procedure verp a 10 st 10 4,91 6890834 21528904 213 PIER procedure verp a 5 st 5 22,74 6890834 21528904 213 PIER procedure verp a 10 st 10 25,41 6890834 21528904 213 PIER procedure
cc_name 13550 13550 13550 13550 13550 13550
loc_name loc_name loc_name loc_na R I 3 5 R I 10 7 R I 3 6 R I 11 3 R I 11 6 R I 10 13
Samenvatting Eerst Eigen Huis Op Orde: • • • • • • •
Kwaliteit masterdata niet onderschatten Combinatie patiënt- en goederenlogistiek Integrale aanpak: organisatie-processen-systemen Kosten zichtbaar maken: laaghangend fruit Lange termijn visie en betrokkenheid afdelingen Medewerkers zijn de sleutel voor succes Gefaseerde aanpak met meetbare resultaten
39
DANK VOOR UW AANDACHT 40
