PROSES BISNIS P2L Perencanaan s/d Pelaksanaan Pengadaan
Oleh:
Arief Se(awan B.N., Ph.D.
Kepala Pusat Pengadaan dan Logis4k
PERKEMBANGAN PERATURAN PRESIDEN
54
35
2010
2011
Pengganti Keppres 80/2003
Tambahan Penunjukan Langsung Jasa Konsultan Hukum di Pasal 44
70 2012
Penyempurnaan istilah, Penegasan Tupoksi, Perubahan Kriteria Pemilihan dan bukti perjanjian dll
172 2014
4 2015
Penekanan eProc dan Tambahan Penunjukan Langsung Pupuk dan Benih ePurchasing, penyederhaan prosedur dan perlindungan Pasal 38 pengelola PBJ dll
Sruktur Organisasi P2L Rektor
WRSDMA
Kepala P2L
Kabag Pengadaan
Kasubbag ULP
Kasubbag Pelaksanaan Kontrak
Kabag LPSE dan Logis(k
Kasubbag LPSE
Kasubbag Logis(k
Penyedia
GARIS BESAR PENGADAAN
Pelelangan
E-‐Tendering E-‐Purchasing
Non Pelelangan
Penunjukan Langsung Pengadaan Langsung
Proses Pengadaan UGM
Subunit Input RUP
Review Kepala Unit
Review Bidang Logis4k P2L
Pengadaan
Review Satgas
Review Review BBidang idang Pengadaan Pengadaan
SIMABEKA
SIMKEU INTEGRASI
SIMPEL
www.simpel.ugm.ac.id
Alur Pengadaan Penyempurnaan pani;a Pelelangan USER -‐ Kantor Pusat (Unit, RS UGM) -‐ 18 Fakultas -‐ 2 Sekolah
Permohonan pengadaan (RUP) ULP Product Pengadaan Penerimaan
Proses Pengadaan UGM 1
Satgas ya
Perlu review? Permintaan Pengadaan
Unit K erja
Kabag LPSE dan Logistik
Kasubbag Logistik
tidak Kabag Pengadaan
Kepala P 2L
Rencana Umum Pengadaan (RUP)
Menunjuk PPK
Menetapkan PPHP
Mengirimkan data H PS, KAK/Spesifikasi Teknis dan draft kontrak
2
Kas ubbag ULP
PPK
PPHP
Pejabat Pengadaan
TPTK
Memeriksa hasil pekerjaan
PUMK
5
Proses P engadaan Langsung
4 Melak sanakan pekerjaan
Rekanan
6
Serah terima pekerjaan PPK dan r ekanan
POKJA
3
PPK d ibantu dg TPTK melakukan monitoring pekerjaan rekanan
Hasil Pekerjaan
Menunjuk P okja disertai data HPS, KAK dan Draft Kontrak
<200 juta -‐ non K onsultan < 50 j uta -‐ Konsultan
Admin Kontrak
Permintan pembayaran ke keuangan
Kaji Ulang PPK dan P OKJA
Mendapatkan rekanan pemenang
Proses Pelelangan di S PSE
Dokumen pembayaran
Unit Kerja m eneri ma barang/jasa
Jenis Pengadaan Barang Pekerjaan Konstruksi Jasa Konsultansi Jasa Lainnya
USER -‐ Kantor Pusat -‐ 18 Fakultas -‐ 2 Sekolah
Keuangan
RENBANG
DA P2L
KOMREN WR-‐SDMA
Satgas
Pembayaran termin
Kawal Perencanaan
Pengadaan
Proses Bisnis Pengadaan UGM Alur pengadaan infrastruktur
pelelangan
Proses Pengadaan
Hand over
LPSE (P2L), Pokja (P2L, DA, Unit)
Proses konstruksi PPK (P2L), TPTK (Satgas), PPHP (P2L, DA, Unit), Admin Kontrak (P2L), PMUK (P2L)
Product
Sistem Informasi terkait Pengadaan
SIMABEKA
Budget locking
Penyusunan/realokasi Rencana Anggaran Kegiatan Tahunan (RKAT)
Pelaksanaan dan monitoring
SIMP2L (sirencang-‐simpel-‐simonev)
Perencanaan s/d Pelaksanaan
PENGADAAN
SIMKEU
Usulan pengadaan
Proses pembayaran (Defini4f/UMK-‐SPJ)
Pejabat Pelaksana Pengadaan
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) • Administrasi Kontrak (Adminkon) • Tim Pengelola Teknis Kegiatan (TPTK) Pejabat Pengadaan (PP) • à Pengadaan langsung Kelompok Kerja (Pokja) • à Lelang Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP)
Tugas Pokok PPK 1. menetapkan rencana pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasayang melipu4: 1) spesifikasi teknis Barang/Jasa; 2) Harga Perkiraan Sendiri (HPS); dan 3) rancangan Kontrak. 2. menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa; 3. menandatangani Kontrak; 4. melaksanakan Kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa; 5. mengendalikan pelaksanaan Kontrak; Dalam pelaksanaan tugasnya PPK dapat dibantu TPTK dan Admin Kontrak: 1. Membantu Kerja PPK dalam pengadaan 2. Mensuport hal-‐hal teknis dan administra4ve terkait pengadaan
Tugas Pokok POKJA 1. menyusun rencana pemilihan Penyedia Barang/Jasa; 2. menetapkan Dokumen Pengadaan; 3. menetapkan besaran nominal Jaminan Penawaran; 4. mengumumkan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di website menilai kualifikasi Penyedia Barang/Jasa melalui prakualifikasi atau pascakualifikasi; 5. melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap penawaran yang masuk; 6. menjawab sanggahan;
Tugas Pokok PPHP
1. melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan PengadaanBarang/Jasa sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam Kontrak 2. menerima hasil Pengadaan Barang/Jasa setelah melalui pemeriksaan/pengujian; dan 3. membuat dan menandatangani Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan.
Kebutuhan SDM dalam pengadaan
Buk( pembayaran Nilai
Konstruksi/Barang/Jasa lainnya
Konsultansi
0 s/d 10jt
Nota pembelian
Kwitansi
10 s/d 50jt
Nota Pembelian
SPK (Pengadaan Langsung)
50 s/d 200jt
SPK (Pengadaan Langsung)
SPK (lelang sederhana)
200jt – 5M
Kontrak (Lelang sederhana/ Pemilihan langsung)
5M ke atas
Kontrak (Lelang umum)
Kontrak (Lelang umum)
Surat Pesanan à Pengadaan sistem daring (On-Line)
Kebutuhan SDM dalam pengadaan
Kebutuhan SDM Nilai
Konstruksi/Barang/Jasa lainnya
Konsultansi PPK
PP/Pokja
PPHP
PPK
PP/Pokja
PPHP
0 s/d 10jt
Y/N
1
1
Pimp.
buyer
Y/N
10 s/d 50jt
1
1
1
Pimp.
buyer
Y/N
50 s/d 200jt
1
3
3
1
1
1
200jt – 1M
1
5
3
1
3
3
1M – 5M
1
7
5
1
5
5
5M ke atas
1
7
7
1
7
7
Suplai logis(k UGM Jan-‐Feb
Mar-‐Sept
Okt-‐Des
Kemampuan proses pengadaan
Kebutuhan logis4k
Produk
Ketersediaan SDM P2L: PPK : 2 orang Pokja : 9 orang Admin kontrak : 4 orang
Kendala Pengadaan
Perencanaan pengadaan yang 4dak bagus Penyusunan HPS yang terlalu rendah Spesifikasi terlalu 4nggi Desain yang 4dak sempurna
Jadi concern siapa ini??
Spesifikasi pengadaan barang Alat Tulis Kantor – Spesifikasi – Test berat – Test warna – Test 4nta – Test ketahanan (boardmarker, bolpoint) – Sistem pembelian/pengiriman
Spesifikasi pengadaan barang Obat-‐obatan – Jenis – Sistem dan schedule pengiriman – Inventory – Jaminan expired
Spesifikasi pengadaan barang Alat Medis Habis Pakai – Jenis – Sistem dan schedule pengiriman – Inventory – Kualitas Merk
Spesifikasi pengadaan barang Alat laboratorium àspesifikasi – Daya Listrik : – Fungsi : – Dimensi : – Custom : DED, spesifikasi, pagu à design-‐build? à beauty contest?
à Jaminan purna jual
– Spare part – Jaminan bahan baku
à Long term contract?
Spesifikasi pengadaan barang Elektronik àspesifikasi – Daya Listrik : – Fungsi : – Feature :
à Clausul an(sipasi discon(nue – Harga 4mpang atas-‐bawah – Perubahan spesifikasi lebih 4nggi tanpa merubah harga
Spesifikasi pengadaan barang Catering – Bahan Baku – Check proses pembuatan – Survey lokasi – Kemampuan ketenagakerjaan – Kemampuan peralatan
Spesifikasi pengadaan barang Jaket almamater/Toga/Kaos – Jenis kain – Test uji – Ukuran baju – Mock up – Schedule pengiriman: – Syarat kerapihan produk??
Spesifikasi pengadaan barang Pengadaan Jasa Konstruksi • Struktur – Masihkah kita perlu membuat aturan mutu dengan menggunakan perbandingan campuran? – Pondasi sumuran à harus dengan bor-‐auger atau boleh manual? à Kecelakaan kerja karena longsor tanggung jawab siapa? –
Spesifikasi pengadaan barang Pengadaan Jasa Konstruksi • Arsitektur – Sampai dimanakah DED seharusnya? • Detail pertemuan antara komponen arsitektur • Perlukah gambar 3D se4ap detail?
– Perlukah sampai gambar komposit feasibilaty dari cross
Spesifikasi pengadaan barang Pengadaan Jasa Konstruksi – Sampai dimanakah DED seharusnya? • Detail pertemuan antara komponen arsitektur • Perlukah gambar 3D se4ap detail?
– Perlukah sampai gambar komposit (clashed-‐compnent visibility)
Sistem informasi Pengadaan • SIMPEL (www.simpel.ugm.ac.id) PIC : -‐ buyer -‐ PPK -‐ PP/Pokja -‐ PPHP
• RUP (Sirencang)
Local: 10.13.249.94 PIC : -‐ Perencana Pengadaan Unit Kerja (peng-‐ENTRY) -‐ Pimpinan Unit kerja (Approval)
Web LPSE UGM
User manual SIMPEL dan SiRENCANG
Rencana tatakelola keuangan pengadaan
Proses pembayaran pekerjaan dilakukan oleh unit kerja.
Sistem honorarium untuk pelaksana pengadaan (PPK, Pokja/PP, PPHP) terpusat d P2L
KEGIATAN yang BUKAN Pengadaan
Perjanjian Kerja Sama (PKS) contoh : kerja sama perparkiran,
Konsinyasi
Obat pada rumah sakit
Sewa menyewa Sewa bangunan untuk bank
Semoga ke depan akan lebih baik….. J
